Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis

7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis

http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 1/32

Noordelijke Regieraad Bouw

Evaluate aanbesteding“Capaciteitsuitbreiding

Johan Friso Sluis”



PRO6 managers BV

Amsterdamseweg 16

3812 RS Amersfoort

[email protected]

www.pro6managers.nl

Amersfoort, april 2012

Joost Merema

Met dank aan Ballast Nedam voor de toestemming voor het gebruiken van impressies van het ontwerp.



Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 3 van 32

Inhoudsopgave

1) Voorwoord

2) Samenvang

Algemeen

Doelstelling

Werkwijze

Algemene aandachtspunten

Aandachtspunten voor aanbestedende diensten naar aanleiding van

deze evaluat eConclusie

Onderwerpen voor verdere studie

3) Evaluate aanbesteding “Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis Stavoren”

Probleemstelling

Doelstelling evaluat e

4) Analyse van het aanbestedingsproces

1. De voorbereiding van de aanbesteding

2. De keuze van de aanbestedingsprocedure via concurrent egerichte dialoog

3. De formulering van de uitvraag en de contractdocumenten

4. De inricht ng van de concurrent egerichte dialoog van select e tot en met

indiening van de documenten

5. De beoordeling van de dialoogproducten

6. De beoordeling van de inschrijvingen

5) Conclusie

Toetsing doelstelling


6) Deelnemers evaluate

Werkwijze

Par t jen

4

6

6

6

6

7

7 8

9

10

10

11

12

12

14

15

18

21

26

28

28

28

30

30

30



1) Voorwoord

Het aanbesteden van innovateve contractvormen is maatwerk, en verloopt niet alt jd

gemakkelijk voor opdrachtgever en inschrijvers. Aan de kant van opdrachtgever dient er ten

behoeve van de aanbesteding een goed proces voorbereid te worden én een goed contract

opgesteld te worden. De aanbesteding moet immers op een duidelijke en transparante

wijze plaats te vinden. Aan de zijde van de markt is het belangrijk dat er een goed plan

van aanpak geschreven te worden en een degelijk ontwerp gemaakt te worden. Er dient

t jdens de tenderfase - onder t jdsdruk - een passend antwoord geformuleerd te worden

op de vraagstelling van de opdrachtgever. Deze opdrachtgever zal dan als sluitstuk van

het aanbestedingsproces op rechtmatge en doelmatge wijze een keuze maken voor eenbegunstgde die het werk mag gaan uitvoeren. Het opstellen van documenten ten behoeve

van selecteprocessen en criteria, het aanbestedingsproces en de aanbestedingsleidraad en

het gunningsproces met gunningscriteria vragen veel aandacht.

Voor u ligt het verslag van de evaluate aanbesteding ‘Capaciteitsuitbreiding JF Sluis

Stavoren. Deze evaluate is vanuit de Noordelijke Regieraad Bouw, werkgroep Aanbesteden

en Samenwerking in de Bouwketen uitgevoerd door PRO6 managers. De Noordelijke

Regieraad heef deze evaluate uitgevoerd op gezamenlijk verzoek van de inschrijvers én de

aanbestedende dienst Provinsje Fryslân. Dit verslag is tot stand gekomen nadat zowel de

aanbestedende dienst als alle inschrijvers op deze aanbesteding elk hun feedback op schrif

hebben aangeleverd, en vervolgens deze feedback t jdens een bijeenkomst gezamenlijk

besproken hebben. Daarbij is de feedback geanonimiseerd, en hebben de inschrijvers

nadrukkelijk de gelegenheid gekregen om op basis van deze geanonimiseerde feedback

meer toelichtng te geven of discussie te voeren.

Onze dank en waardering gaan uit naar zowel opdrachtgever en aanbestedende dienst als

ook de marktpart jen. Door de bereidheid om met elkaar de dialoog aan te gaan, geven zij

ook andere part jen die niet betrokken waren bij deze aanbestedingsprocedure de kans om

te leren van de opgedane ervaringen.

De betrokken marktpart jen willen wij daarom danken en complimenteren voor hun inbreng

in deze evaluate. Er ontstond een open dialoog, waarbij marktpart jen zowel elkaar als

de opdrachtgever de ruimte gaven om hun feedback te geven. Zowel de moeite die men

genomen heef om deze evaluate grondig voor te bereiden, als ook de constructeve




houding t jdens de gezamenlijke sessie, hebben er toe bijgedragen dat de evaluate door

de betrokken part jen als preg, plezierig en nug werd ervaren. Ook deze evaluate heef

laten zien dat marktpart jen en opdrachtgevers bereid zijn om op professionele wijze met

elkaar te kijken naar wat goed ging, en wat de volgende keer beter kan.

Wij hopen met deze evaluate een bijdrage te hebben geleverd aan de doelstellingen van

de Noordelijke Regieraad Bouw. Door het delen van kennis en ervaringen op het gebied van

aanbestedingen van grote infrastructurele projecten kan voorkomen worden dat fouten in

het proces zich onnodig herhalen. Zeker met de bouwopgave die het Noorden de komende

jaren voor zich heef, denken wij dat de Noordelijke Regieraad Bouw hiermee in een behoefe

voorziet.

Ir. L.A. Roelofs

Mr. Ing. J.H. Merema




2) Samenvang

Algemeen

In april 2011 heef Provinsje Fryslân het voornemen tot gunnen bekend gemaakt voor

het project ‘Capaciteitsuitbreiding Johan Frisosluis’. Aan deze gunning is een intensieve

aanbestedingsprocedure middels een concurrentegerichte dialoog vooraf gegaan. De

betrokken part jen kijken - ondanks een aanbestedingsprocedure zonder geschillen of

bezwaarprocedures die bij de rechter zijn voorgekomen - toch met gemengde gevoelens

terug op het gehele traject.

Vanuit marktpart jen is aan de Provinsje Fryslân de vraag gesteld een evaluate te houden insamenwerking met de Noordelijke Regieraad Bouw. Binnen de Noordelijke Regieraad Bouw

is de vraag om een evaluate te organiseren, doorgezet aan de werkgroep Aanbesteden en

Samenwerking in de bouwketen. De uitvoering van deze evaluate lag bij PRO6 managers en

vond plaats op donderdag 26 januari 2012 in Leeuwarden.

Doelstelling

De evaluate had als doelstelling:

“Het delen van de ervaringen van de betrokken par t jen aan beide zijden zodat aan de hand

van de aanbesteding van het contract voor de capaciteitsuitbreiding van de Johan Frisosluis

Stavoren gekeken kan worden welke lessen geleerd kunnen worden voor toekomst ge

aanbestedingen (primair voor Provinsje Fryslân, secundair voor alle opdrachtgevers en

aannemers in Noord Nederland).”

Werkwijze

Alle bij de aanbesteding betrokken part jen zijn benaderd met het verzoek om vooraf

schrifelijk hun ervaringen en visie op de aanbesteding aan te leveren aan de begeleiders van

deze evaluate. Een geanonimiseerde compilate van dit commentaar heef als leidraad van de

discussie gefunctoneerd. Op basis van deze feedback is er een aantal primaire onderwerpen

gekozen waar t jdens een gezamenlijke bijeenkomst met elkaar over gesproken is. Dit

resulteerde in een aantal breed gedragen verbeter- en aandachtspunten, en in onderwerpen

die zich lenen voor nadere studie. De gehanteerde indeling op basis van onderdelen in het

aanbestedingsproces is gekozen door de opstellers van de evaluate. Zowel de opdrachtgever

en de bij de aanbesteding betrokken adviseurs als alle geselecteerde inschrijvers hebben

meegewerkt aan deze evaluate.




Algemene aandachtspunten

Algemene aandachtspunten voor aanbestedingen worden voor aanbestedende diensten

als bekend verondersteld. Begrippen als ‘level playing field’, ‘accountability’ en de

beginselen van transparante en non-discriminate komen rechtstreeks uit de Europese

aanbestedingswetgeving en zijn een heldere leidraad voor aanbestedingsprocessen. In ons

overzicht hebben wij ons daarom niet op de algemene aandachtspunten gericht, maar juist

specifiek op de in de evaluate naar voren gekomen onderwerpen. Dit laat uiteraard onverlet

de noodzaak en plicht voor een aanbestedende dienst om ook de algemene uitgangspunten

goed in voorbereiding en uitvoering van het aanbestedingsproces op te nemen.

Aandachtspunten voor aanbestedende diensten naar aanleiding van deze evaluateUit de evaluate zijn meerdere aandachtspunten naar voren gekomen. Na verwerking

van deze input, die met name sterk projectgericht is, zijn de volgende leerpunten voor

toekomstge aanbestedingen naar voren gekomen:

I. De voorbereiding van de aanbesteding

Het verwerken van op ruimtelijke, landschappelijk en duurzaamheid gespitste bestuurlijke

ambites in een project vormt een opgave voor de inrichtng van de aanbestedingsprocedure,

die daardoor complex en intensief kan worden.

II. De keuze van de aanbestedingsprocedure via concurrentegerichte dialoog

Een concurrentegerichte dialoog biedt de meeste meerwaarde bij aanbestedingen waar op

basis van een functonele vraagstelling van de aanbestedende dienst een oplossing wordt

gezocht. De sleutel van een succesvolle concurrentegerichte dialoog zit in de helderheid van

de functonele specificates en in de inrichtng en de balans tussen beschikbare t jd en het

gewenste uitwerkingsniveau van de dialoogproducten.

III. De formulering van de uitvraag en de contractdocumenten

Op het gebied van wat algemeen beschouwd wordt als ‘zachtere’ criteria als ruimtelijke

kwaliteit, vormgeving en beleving is het onvermijdelijk dat er verschillen zijn in interpretate.

Een aanbestedende dienst moet zich tot het uiterste inspannen deze criteria zo objectef

mogelijk te maken. Het beschikbaar stellen van een ‘EMVI-handboek’ of een aparte

bijeenkomst om het EMVI model toe te lichten, kan daarbij helpen.




IV. De inrichtng van de concurrentegerichte dialoog van selecte tot indiening inschrijvingen

Een goede dialoog vereist een acteve houding van zowel gegadigden als de aanbestedende

dienst. Part jen moeten durven vragen en antwoorden zonder bevreesd te zijn voor ‘cherry-

picking’. Een redelijke beheersing van de transactekosten is belangrijk, en een redelijke

relate tussen de inschrijfvergoeding en de gemaakte kosten gewenst. In alle gevallen is een

snelle trechtering naar drie part jen in zijn algemeen de beste wijze om dit te bereiken.

V. Beoordeling van de dialoogproducten

Wanneer gebruik wordt gemaakt van rekenmodellen, dienen deze vanaf de eerste dag

volledig beschikbaar te zijn voor alle marktpart jen. Een programma van eisen dient door alle

vertegenwoordigers van de opdrachtgever hetzelfde te worden geïnterpreteerd.

VI. De beoordeling van de ingediende inschrijvingen

Een goede beoordeling komt objectef tot stand middels een vooraf met de gegadigden

gedeeld proces en is daardoor achteraf navolgbaar voor de inschrijvers. Het aantal EMVI

criteria dient beperkt te blijven (drie tot vier), met het liefst zo weinig mogelijk subcriteria.

Conclusie

De bij deze evaluate verkregen inzichten en verbeterpunten kunnen direct worden

toegepast op nog aan te besteden projecten. Vooral opdrachtgevers nodigen wij uit om deze

verbeterpunten in hun proces in te bedden. Naast de verbeterpunten zijn er uit de evaluate

een aantal vraagstukken naar voren komen, die zich lenen als onderwerp van verdere studie.

De Noordelijke Regieraad Bouw zou zich tot doel kunnen stellen om op een of meerdere van

deze vragen een door opdrachtgevers en de markt gedragen antwoord te (laten) formuleren.

Er is zoals alt jd ruimte voor verbetering voor een volgende aanbesteding, en met

bovenstaande verbeterpunten bieden wij part jen die deze verbeteringen willen toepassen

een handreiking aan. Er is ook met deze werkwijze een basis gelegd om in de toekomst

meer gebruik te maken van deze vorm van evaluate met de markt. De ervaring werd door

de betrokkenen als nug ervaren. De opdrachtgever gaf aan dat men de evaluate via de

Noordelijke Regieraad Bouw als een meerwaarde beschouwd additoneel op de eerder

gehouden evaluategesprekken met de marktpart jen. Gezien bovenstaande kan worden

geconcludeerd dat de doelstelling van deze evaluate is behaald.





Tijdens de evaluate werd zowel door opdrachtgever als marktpart jen vastgesteld dat er

behoefe was aan een antwoord op de volgende vragen:

1. Op welke wijze kan onderhoud in relate tot duurzaamheid en Total Cost of Ownership

beter in een EMVI beoordeling van een infrastructureel werk opgenomen worden?

2. Is er een standaardregeling of richtlijn te maken om een redelijke inschrijfvergoeding

voor dergelijke uitgebreide aanbestedingsprocedures van D&C (M) contracten vast te

stellen, waarbij een redelijke relate wordt gelegd tussen de omvang van de te behalen

omzet en de van de markt gevraagde inspanning t jdens de dialoog?




3) Evaluate aanbesteding “Capaciteitsuitbreiding Johan FrisoSluis Stavoren”

Probleemstelling

Op veel infrastructuur projecten in Nederland speelt in de voorbereidingsproces een

dilemma aan opdrachtgeverszijde die veel in het proces van de aanbesteding (en uiteindelijke

realisate) bepaalt. Enerzijds willen opdrachtgevers zo snel mogelijk marktkennis mobiliseren

en creatviteit, innovatviteit en uitvoeringsexpertse in de ontwerpfase betrekken. Dit

resulteert in contracten waar (in Nederland) op basis van een UAVgc 2005 contract Design &

Construct (soms Engineering & Construct) gecontracteerd wordt. Dit pleit voor veel vrijheid

en voor functonele programma’s van eisen.

Anderzijds hebben opdrachtgevers (en dan zowel bestuurders als het ambtelijk apparaat)

behoefe aan duidelijkheid en concrete plannen in de voorbereidingsfase. Dit om een

robuust budget te kunnen opstellen, en soms ook op gronden van rechtszekerheid in

inspraakprocedures. Daarnaast is er vaak bij opdrachtgevers in de onderzoeksfase zoveel

informate beschikbaar over het specifieke probleem, dat een technisch georiënteerd

ambtelijk apparaat in de voorbereiding vrij snel richtng een oplossing specificeert.

Bovenstaande leidt vaak tot een zoektocht in de balans tussen een voldoende concrete uitvraag

en het creëren van genoeg ‘bewegingsruimte’ voor de oplossingen van de marktpart jen in

de aanbestedingsprocedure. Een van de middelen om een aanbestedingsprocedure met een

dergelijke uitdaging te kunnen doorlopen op basis van een functoneel programma van eisen is

de concurrentegerichte dialoog. Deze procedure (kortweg: CGD) is door de Provinsje Fryslân

gehanteerd voor de aanbesteding van de capaciteitsuitbreiding van de Johan Friso sluis te

Stavoren. De CGD is door zowel de opdrachtgever als de inschrijvers ervaren als een intensief

en op onderdelen lastg proces. Tijdens en na afloop van de aanbestedingsprocedure was er

kritek vanuit inschrijvers op deze aanbestedingsprocedure. Deze kritek had betrekking op

verschillende aspecten. Een belangrijk aspect was dat de uiteindelijke inspanning die door

inschrijvers is geleverd nauwelijks meer in een redelijke verhouding stond tot de waarde

van de te vergeven opdracht. Ook was de inrichtng van het proces volgens part jen niet

optmaal en te langdurig, waarbij de aanbestedende dienst volgens een aantal marktpart jen

veel actever de dialoog aan had kunnen gaan. Tot slot bestond bij meerdere marktpart jen te

weinig helderheid over de wijze waarop verschillende kwaliteitsaspecten in de beoordeling

waren meegenomen.




Doelstelling evaluate

De doelstelling van deze evaluate is de volgende:

“Het delen van de ervaringen van de betrokken par t jen aan beide zijden zodat aan de hand

van de aanbesteding van het contract voor de capaciteitsuitbreiding van de Johan Frisosluis

Stavoren gekeken kan worden welke lessen geleerd kunnen worden voor toekomst ge

aanbestedingen (primair voor Provinsje Fryslân, secundair voor alle opdrachtgevers en

aannemers in Noord Nederland).”

Hiervoor is een evaluate in de vorm van een dialoog georganiseerd. Tijdens deze dialoog

werd geprobeerd op de volgende vragen een antwoord te krijgen:

1. Wat is de analyse van iedere part j van het proces van aanbesteding?

2. Welke verbeteringen verwacht iedere part j van de andere part j in een volgendeaanbesteding?




4) Analyse van het aanbestedingsproces

1. De voorbereiding van de aanbesteding

De capaciteitsuitbreiding van de Johan Friso Sluis valt als project binnen het ‘Friese Meren

Project’. Het ‘Friese Meren Project’ heef als doel de aantrekkelijkheid van Provinsje Fryslân

voor de watersporter te verhogen, waarmee een belangrijke bijdrage geleverd wordt aan de

economische bedrijvigheid van de provincie op langere termijn. Voor de aantrekkelijkheid

van grote en mooie vaargebieden is een goed werkende infrastructuur belangrijk. De Johan

Friso sluis speelt hierin een belangrijke rol als toegang tot de Friese Meren. Lange wachjden

in het zomerseizoen door een beperkte schutcapaciteit zijn daarbij ongewenst. Daarom heef

de provincie enkele jaren geleden besloten de capaciteit van de Johan Frisosluis te vergroten.Bestuurlijke voorwaarden waren daarbij een hoge mate van duurzaamheid en ruimtelijke

kwaliteit van de oplossing.

In eerste instante werd de voorbereiding van de capaciteitsvergrotng door de provincie

zelf ter hand genomen. Dit resulteerde uiteindelijk in een ontwerp van een geheel nieuwe

sluis opgesteld door de betrokken diensten van de provincie, een ontwerp dat alleen op

de minimale technische eisen gebaseerd was. Dit leidde tot een eerste begrotng van 12

miljoen euro en na incorporate van alle wensen, eisen, kosten en mogelijke indexeringen en

risicoreserveringen leidde dit tot een budgetaanvraag van 29 miljoen euro. Dit voldeed niet

aan het verwachtngspatroon van Gedeputeerde Staten. Vanuit de markt werden suggestes

richtng de politek gedaan dat het laten ontwerpen en uitvoeren door de marktpart jen

mogelijkerwijs tot een veel goedkopere oplossing zou leiden. Hierdoor besloot uiteindelijk

het bestuur tot het niet gebruiken van het bestaande ontwerp en middels een aanbesteding

op basis van een functoneel programma van eisen de markt uit te dagen tot het indienen

van een passende oplossing voor de capaciteitsuitbreiding van de Johan Friso sluis.

Bovenstaande speelde zich af in de periode tussen 2004 en 2008. Hierbij herkennen de

schrijvers van deze evaluate een patroon dat zich op veel infrastructurele projecten in de

voorbereidingsfase afspeelt.

Ondanks dat de voorbereidingsfase aan opdrachtgeverszijde t jdens de evaluate met de

marktpart jen dit buiten beschouwing is gebleven, willen wij toch enkele punten aandragen

ter evaluate en verbetering. Dit omdat de keuzes die in deze fase worden gemaakt, de

inrichtng van het proces van aanbesteding en uitvoering in grote mate bepalen. De politeke




en bestuurlijke keuzes scheppen namelijk de kaders waarbinnen het project gerealiseerd

dient te worden.

Wij vinden het belangrijk dat onderstaande aanbevelingen gelezen worden in een algemene

context, en met de opmerking dat dit geen punten zijn die (uitvoerig) in de evaluate naar

voren zijn gekomen. Het zijn aanbevelingen die wij naar aanleiding van onze observate

van deze aanbesteding en andere aanbestedingen aan part jen (en dus zeker ook aan

opdrachtgevers die gelijksoortge uitvragen voorbereiden) mee willen geven.

Een capaciteitsuitbreiding heef het kenmerk dat een bestaande oplossing opgewaardeerd

wordt door renovate of vervanging door een nieuwe oplossing. Doordat er ruimere kaders

of bestuurlijke ambites worden verwerkt in het project wordt de uitvraag complexeren lastger. Enerzijds is er de behoefe aan budgetzekerheid in een zo vroeg mogelijke

fase om de besluitvorming mogelijk te maken, anderzijds zijn er ambites op het gebied

van duurzaamheid en ruimtelijke kwaliteit die lastg te begroten zijn in combinate met

een functonele uitvraag. Wij zien vaak een spanningsveld tussen bestuur en ambtelijke

organisates om enerzijds grip te krijgen op deze ambites, en anderzijds de wens om ruimte

te laten voor creatviteit van de markt.

Onze aanbeveling is om binnen de organisate van opdrachtgevers meer aandacht te vragen

voor het overbruggen van bestuurlijke ambites op het gebied van MVO, duurzaamheid,

ruimtelijke kwaliteit enerzijds, en de behoefe van uitvoerende diensten om te kunnen sturen

op geld, t jd en kwaliteit anderzijds. Dat betekent dat ambites zoveel als mogelijk gevat moeten

worden in concrete doelstellingen, waarbij bij voorkeur de aspecten kwaliteit en geld concreet

zijn vastgelegd én in relate tot elkaar staan.


AANBEVELING I: Voorbereiding van de aanbesteding

Besef dat uitbreiding van capaciteit van infrastructuur alt jd technisch-functoneel van

aard is. Onze aanbevelingen daarbij:

• Bestuurlijke ambites op het gebied van duurzaamheid, maatschappelijk verantwoord

ondernemen, ruimtelijke kwaliteit en sociale innovate zijn alt jd ‘extra’. Deze

dienen daarom omgezet te worden in concrete doelstellingen voor het project die

hanteerbaar (en dus zoveel mogelijk meetbaar) zijn voor de ambtelijke organisate.

• Ruimte voor creatviteit en functoneel uitvragen betekent alt jd dat in de

planvormingsfase een budgetraming minder concreet zal zijn dan bij een traditonele



2. De keuze van de aanbestedingsprocedure via concurrentegerichte dialoog

Omdat de opdrachtgever de markt zoveel mogelijk ruimte wilde laten in het aanbiedenvan een oplossing, is gekozen voor de concurrentegerichte dialoog. Formeel dient deze

procedure alleen gekozen te worden wanneer de aanbestedende dienst verwacht dat een

andere aanbestedingsprocedure een oplossing zal opleveren die niet of nauwelijks voldoet

aan de behoefe van die aanbestedende dienst. Dat de opdrachtgever in het voortraject zelf

al een ontwerp heef opgesteld, staat daar niet aan in de weg.

Tijdens de evaluate kwam naar voren dat er vooraf door de aanbestedende dienst was

gemeld dat er gekozen was voor een concurrentegerichte dialoog, maar dat de consequentes

daarvan niet bij alle marktpart jen t jdens de selectefase en de beginfase van de CGD volledig

inzichtelijk waren. De hoeveelheid en de benodigde diepgang van de kwalitateve producten

is van te voren door marktpart jen lager ingeschat dan achteraf nodig bleek.

Voor een marktpart j is het belangrijk om vooraf goed in te kunnen schaen wat de

aanbestedende dienst in een dergelijke procedure vraagt, want op basis van die gegevens

en de ervaring van de marktpart j is het mogelijk een inschang te maken van de totale

tenderkosten van de procedure, en de baten bij eventuele gunning. Met deze gegevens kan

een marktpart j en vervolgens afwegen of men zich wel of niet zal aanmelden voor deelname

aan de dialoog. Tegenwoordig schrijven lang niet alle aannemers in op alle aanbestedingen.

Met ziet dat steeds meer als een voorinvestering op een mogelijk te behalen rendement.

Naar de mening van de Provinsje Fryslân is de vorm en inhoud van de gevraagde producten

in de inschrijfleidraad (waarin stond opgenomen welke producten geleverd dienden te

worden) nauwelijks gewijzigd, sterker nog, gedurende het dialoogproces is de aanbestedende

part j juist tegemoet gekomen aan de marktpart jen door juist minder diepgang in


uitvraag. Het is belangrijk om dit mee te nemen in de besluitvorming.

• Tijd kost geld, en dat geldt ook voor de planvormingsfase. Voorkom dat vertraging in

de planvormingsfase in de vraag richtng de markt verwerkt wordt.

• Er is een belangrijke relate tussen de planvormingsfase en het bestuurlijk

besluitvormingsproces enerzijds en de keuze en inrichtng van de

aanbestedingsprocedure anderzijds. Stakeholders en markpart jen hebben daar

invloed op, en dienen met deze invloed weloverwogen om te gaan.



ontwerpproducten te vragen. Dit neemt niet weg dat ook de Provinsje aangeef dat men

zich verkeken heef op de omvang van de gevraagde producten of het proces om tot deze

producten te komen (met name ten aanzien van het meerjarig onderhoud). De Provinsje

is overigens wel van mening dat deze producten noodzakelijk waren om een transparante

beoordeling te kunnen maken van de inschrijvingen.

Op basis van de uitvraag zoals opgesteld was de keuze voor de concurrentegerichte dialoog

volgens de marktpart jen de juiste keuze, en had een andere aanbestedingsprocedure geen

beter resultaat opgeleverd. Door gebruikmaking van de concurrente gerichte dialoog is het

mogelijk geweest om de functonele vraag uit te werken.

3. De formulering van de uitvraag en de contractdocumenten

Over de publicatedocumenten, de selecte- en aanbestedingsleidraad zijn weinig

inhoudelijke opmerkingen gekomen. Deze documenten waren naar oordeel van het

evaluateteam duidelijk en consistent. Het ambitedocument, dat als leidraad gold voor

vormgeving en ruimtelijke kwaliteit, gaf de inschrijvers in algemene zin voldoende grip op

de materie en inzicht in de objectviteit van deze criteria. De aanbieders hadden daar een

andere mening over. Zij vonden dit deel van het programma van eisen moeilijk en lastg

om eenduidig te interpreteren. Met name de criteria ‘landschappelijke inpassing’, ’beleving

van vaarweggebruiker’ en ‘duurzaamheid’ waren voor de part jen niet duidelijk en objectef


AANBEVELING II: Keuze aanbestedingsprocedure via de concurrentegerichte dialoog

• De concurrentegerichte dialoog past bij een functonele uitvraag en levert de

aanbestedende dienst meer op in termen van kwaliteit en waarde dan een openbare

of niet-openbare procedure.

• Vooraf dient een aanbestedende dienst zo duidelijk mogelijk te zijn over het aantal

aan te leveren producten t jdens de aanbestedingsprocedure, en het gewenste

uitwerkingsniveau van deze producten. Dit om gegadigden inzicht te geven in de

inspanning die geleverd moet worden zowel t jdens de dialoog als ten behoeve van

de inschrijving.

• Een concurrentegerichte dialoog biedt de meeste meerwaarde bij aanbestedingen

waar op basis van een functonele vraagstelling van de aanbestedende dienst een

oplossing wordt gezocht.



genoeg. Tegelijkert jd werd er in het EMVI-model vrij veel gewicht toegekend aan deze

criteria, terwijl de focus bij de dialooggesprekken vooral op de techniek lag. De marktpart jen

hadden graag een duidelijker beeld gehad bij de wijze waarop het EMVI-model ingericht was,

en wat precies het referentekader was op de criteria. Deze criteria hadden objectever en

duidelijker kunnen zijn.

Onze aanbeveling is dan ook om bij aanbestedingsprocedures gelegenheid in te bouwen

om, wanneer kwaliteit een belangrijk element is van het EMVI-model, de kwaliteitscriteria

nader toe te lichten. Zeker bij een concurrentegerichte dialoog is dat aan te bevelen,

omdat er in de dialoog al ruimte is voor overleg. Wij stellen ons zo voor dat bij grote

aanbestedingsprojecten na het uitvoeren van de selecte met deze gegadigden een kick-off

gehouden zou kunnen worden wanneer kwaliteit een belangrijk issue is. Een alternatef kanzijn om een beoordelingsprotocol of EMVI handleiding op te stellen, waarbij ingegaan wordt

op het proces van beoordeling en het referentekader voor bepaling van de kwaliteit van de

inschrijvingen wordt gegeven.

In deze aanbesteding was het onderhoud voor de eerste twintg jaar als deel van de scope

opgenomen. Daarnaast werd het onderhoud voor de dertg jaar daarna als kwalitatef deel

meegenomen in de beoordeling. Deze dertg jaar was geen onderdeel van de scope van het


Impressie ontwerp door Ballast Nedam in combinat e met Interra en Tromppartners architecten




contract. Er werd naast de scope een optoneel pakket gevraagd, waarbij de marktpart jen

extra maatregelen betreff ende duurzaamheid, de bouw van een infocentrum en extra

landschappelijke inpassing konden aanbieden. Dit pakket werd door part jen optoneel

aangeboden voor een vast bedrag. In de beoordeling van de uiteindelijke inschrijving is dit

optoneel pakket integraal meegenomen. De marktpart jen gaven aan dat dit een sterk punt

was in de aanbesteding. De keuze om wel of niet het optoneel deel in de scope van het

contract te betrekken is aan de politek gelaten bij het maken van de gunningsbeslissing.

Er werd in het programma van eisen en in de contractdocumenten zeer veel verwezen naar

algemene normen. De marktpart jen stelden dat dit de leesbaarheid niet ten goede kwam,

en tegelijkert jd geen meerwaarde gaf in het inschrijvingsontwerp.

AANBEVELING III: formulering van de uitvraag en de contractdocumenten

• Contractdocumenten, leidraden en ambitedocumenten dienen duidelijk en

consistent te zijn, en moeten een inschang van de aanbiedingskosten mogelijk

maken.

• Op het gebied van wat algemeen beschouwd wordt als ‘zachtere’ criteria als

ruimtelijke kwaliteit, vormgeving en beleving is het onvermijdelijk dat er verschillen

zijn in interpretate:

• Aanbestedende diensten dienen deze criteria zoveel mogelijk SMART te maken en

daardoor de mogelijke verschillen in interpretate zo klein mogelijk te maken.

• Alle part jen zullen moeten accepteren dat er een bepaalde mate van

subjectviteit blijf door het gebruik van deze criteria.

• Het is mogelijk aanvullende scope als opte mee te nemen in de aanbesteding, en de

gunning daarvan af te laten hangen van de uiteindelijke prijs en kwaliteit, en / of deze

keuze te laten maken door bestuur of politek.

• Zorg dat de gegadigden een goed inzicht krijgen in het EMVI-model. Dit geef richtng

aan de marktpart jen bij het opstellen van hun concepten. Dit kan door een kick-off

met EMVI als één van de onderwerpen, als start-up in de eerste dialooggesprekken of

door aan de geselecteerde gegadigden ook een ‘EMVI-handboek’ te verstreken.




4. De inrichtng van de concurrentegerichte dialoog van selecte tot en met indiening van

de documenten

Zoals hierboven reeds genoemd, kijken zowel de inschrijvers als de opdrachtgever en haar

adviseurs terug op een zeer intensieve procedure. Het standpunt dat de procedure achteraf

bezien efficiënter en daarmee vooral tegen lagere kosten dezelfde eff ectviteit zou hebben

gehad, wordt door alle part jen onderschreven.

Tijdens de dialoog is de inspanning ook onderwerp geweest van gesprek, wat er toe geleidt

heef dat op dat moment door de aanbestedende dienst besloten is de inschrijfvergoeding

van naar € 50.000 per geldige inschrijving te verhogen. De transactekosten voor D&C(M)

contracten worden door het EIB gesteld op ongeveer 3 tot 4 procent van de uiteindelijkeaanneemsom. Op basis van de aangeleverde informate schaen wij in dat de tenderkosten

minimaal rond de 350.000 euro per combinate bedraagt. Voor deze procedure betekent

dit dat aan de marktzijde in totaal voor 1,4 miljoen euro aan transactekosten. Gerelateerd

aan de uiteindelijke projectomvang betekent dit dat de transactekosten voor dit project

ongeveer 12% bedragen. De interne projectkosten van de Provinsje Fryslân zijn daarbij

buiten beschouwing gelaten.

Ook heef de opdrachtgever beloofd een vereenvoudiging in de dialoogfase aan te brengen.

Meerdere part jen gaven aan dat men veel kosten maakte in de procedure, doordat er

gaandeweg veel meer inspanning gevraagd werd van de markt dan vooraf door henzelf

was ingeschat. Deels lijkt dit te komen vanwege de beperkte ervaring in het voeren van

dialooggesprekken – de procedure is voor het eerst toegepast bij de Provinsje Fryslân

op dit project, en ook voor een deel van de deelnemers van de marktpart jen was dit de

eerste of tweede deelname aan een concurrentegerichte dialoog. Aan de andere kant is er

een beeld ontstaan van een proces waarbij de opdrachtgever de marktpart j steeds meer

op detailniveau bevroeg. Tijdens de dialoog is er gesproken over de mogelijkheid om het

proces te vereenvoudigen. Dit laatste bleek echter lastg, en het is uiteindelijk niet gelukt de

intensiteit van de procedure omlaag te krijgen. Het is in onze visie ook nagenoeg onmogelijk

om dat t jdens een lopende aanbestedingsprocedure nog te kunnen regelen op rechtmatge

wijze.

De marktpart jen hebben verder kritek geuit over de invulling van de gesprekken t jdens

de dialoog. Men ervoer de houding van de opdrachtgever als afwachtend en passief. De

opdrachtgever heef aangegeven dat deze houding bewust gekozen was om vooral de ruimte




te geven aan de marktpart jen, en de marktpart jen voor een groot deel de agenda van de

overleggen te laten bepalen. Dit resulteerde erin dat er de marktpart jen t jdens de dialoog

te weinig verdieping van de gesprekken ervoeren, ondanks de hoeveelheid gesprekken. De

marktpart jen gaven aan hierdoor niet meer grip gekregen te hebben op de gunningscriteria

en het gewenste dan wel maximaal haalbare kwaliteitsniveau in de visie van de opdrachtgever.

Naar ons inzicht is dit een gezamenlijke opgave, waarbij het initatef om de opdrachtgever

t jdens de dialoog inhoudelijk ‘uit te vragen’ bij marktpart jen vandaan moet komen. Het is

echter ook zo dat een opdrachtgever in de dialoog een dergelijk initatef moet belonen met

een open houding, en af en toe best de marktpart j mag prikkelen om initatef te nemen.

Uiteindelijk leidt dit tot een betere dialoog.

Naast de dialoog hebben er een groot aantal themagesprekken plaatsgevonden over zowel

techniek als ook op de ‘zachtere’ aspecten zoals landschappelijke inpassing en duurzaamheid.

De technische gesprekken heef de Provinsje Fryslân een open sfeer ervaren. Er is er naar het

beeld van de aanbestedende dienst alle t jd en ruimte genomen om de ontwerpen van de

part jen door te nemen. Bij de gesprekken over landschapsinrichtng en ruimtelijke kwaliteit

waren beoordelaars van de jury bij deze gesprekken aanwezig. Deze personen hebben

zich bewust terughoudend opgesteld om te voorkomen dat er gaandeweg een kwalitatef

oordeel uitgespreken zou worden t jdens de aanbestedingsprocedure. Dit kan verklaren

waarom de marktpart jen teruggaven t jdens de evaluate dat men in bepaalde momenten in

de dialoog de opdrachtgever niet als open en dialooggericht ervoer. Achteraf constateert de

aanbestedende dienst dat het beter was geweest dat juist bij deze sessies de aanbestedende

part j de eisen had verduidelijkt én dat de beoordelingswijze onderwerp van gesprek zou zijn

geweest. De marktpart jen hadden hun verwachtng daar dan ook op kunnen aanpassen. In

dat geval zou er niet zozeer sprake zijn van een dialoog op deze onderwerpen maar meer

informate uitwisseling vanuit de aanbesteder richtng de gegadigde marktpart jen.

De inrichtng van de procedure voor de aanbesteding van de capaciteitsuitbreiding van de

Johan Frisosluis was zo dat men van acht aanmeldingen naar een selecte is gegaan van vier

gegadigden. Met deze vier marktpart jen is men de dialoogfase ingegaan en uiteindelijk

hebben alle vier een geldige inschrijving gedaan. Deze inrichtng (een zogenaamde ‘n > 4 > 1‘

procedure) is anders dan gebruikelijk bij de meeste concurrentegerichte dialoogprocedures

in Nederland. Normaal gesproken werkt men vanuit de aanmeldingen op basis van

referentes en (soms) een visie op de opgave toe naar een selecte van vijf. Deze selecte

van vijf wordt zo snel mogelijk teruggebracht op basis van kwalitateve dialoogproducten




(zoals een schetsontwerp, risicomanagementplan etc.) naar drie inschrijvers. Het is dan de

bedoeling dat deze laatste drie inschrijvers uiteindelijk een inschrijving doen op basis van

de door hen ontwikkelde oplossing. Dit wordt ook wel beschreven als een ‘n > 5 > 3 > 1’

procedure.

De aanbestedende dienst heef aangegeven dat de ‘n > 4 > 1’ een bestuurlijke keuze was

om enerzijds ruimte te geven aan createve ideeën (een ‘open’ venster aan het begin van

de procedure). Anderzijds ache men het risico reëel dat er een marktpart j zich voor

de inschrijving zou terugtrekken. In de gebruikelijke procedure heef de aanbestedende

dienst slechts twee markt part jen over. De marktpart jen gaven hierover aan dat een extra

trechter waarschijnlijk een betere dialoog had opgeleverd. Doordat er dan één markpart jminder overblijf, is er meer ruimte voor intensiteit in de laatste fase met de overgebleven

marktpart jen. Ook de marktpart jen kunnen bij een extra trechtering meert jd en energie in

het proces stoppen omdat er in dat geval meer zicht is op een succesvolle inschrijving omdat

men slechts twee andere marktpart jen heef in plaats van drie.

De marktpart jen gaven aan dat de verdeling van onderwerpent jdens de dialoog er toe leidde

dat er in de eerste fase vooral gestuurd werd op budgeaire aspecten van de ontwerpen om

daarmee het prijsniveau te beheersen. Hierdoor was er minder aandacht voor het concept

van de marktpart j, en hoe de opdrachtgever daar tegenaan keek. De les hieruit was dan ook

om sneller te trechteren in de beginfase naar bij voorkeur drie inschrijvers op basis van plan

van aanpak met een visie op de ontwerpopgave, zodat prijsbepalende elementen naar het

laatste deel van de dialoog verschoven werden.

AANBEVELING III: De inrichtng van de dialoog

• Kies bij een dialoog voor ‘n > 5 > 3 > 1’: selecteer uit de aanmeldingen vijf part jen,

en trechter op basis van kwalitateve stukken zo snel mogelijk naar drie part jen. Ga

vervolgens met meer intensiteit de dialoog aan met deze drie marktpart jen.

• Een goede dialoog is een gezamenlijke opgave. De markpart j heef primair het

initatef, en de aanbestedende dienst dient wanneer de marktpart j dat initatef

neemt, dat te belonen met een open en acteve houding. Aanbestedende diensten

mogen daarin ook best prikkelen. Uiteraard alt jd binnen de spelregels van de

aanbestedingsprocedure.

• Wanneer leden van het beoordelingsteam t jdens de dialoog deelnemen aan

gesprekken met de marktpart jen, dient de aanbestedende dienst van te voren



goed te doordenken wat het doel en de toon van deze gesprekken zal zijn. Goede

afstemming over wat men wel en wat men niet zegt is dus belangrijk. Het delen van

deze uitgangspunten zorgt ook dat de marktpart jen hun verwachtngen over de

dialooggesprekken daarop kunnen aanpassen.

• De inschrijfvergoeding dient een relate te hebben met de inspanning die

marktpart jen zullen leveren t jdens de dialoog. Deze inspanning op zijn beurt dient

een redelijke relate te hebben met de verwachte omzet van het te vergeven werk.

5. De beoordeling van de dialoogproducten

In vergelijking met andere aanbestedingsprocedures is de concurrentegerichte dialoogwezenlijk verschillend als het aankomt op hoe de opdrachtgever de kwaliteit van het product

kan beoordelen. Normaliter zal de aanbestedende dienst bij aanbestedingsprocedures in

één keer een volledig doordacht concept, ontwerp en plan van aanpak in de inschrijving

aantreff en. Pas op dat moment kan de opdrachtgever zich een beeld vormen van de

kwaliteit van een inschrijving, en van de onderlinge verschillen in visie en uitwerking van de

marktpart jen. Tijdens de dialoog is dit wezenlijk anders, omdat gaandeweg de opdrachtgever

een indruk krijgt van hetgeen door marktpart jen wordt ontwikkeld. Dit kan er toe leiden dat

een opdrachtgever moet concluderen dat een concept van een marktpart j op zich voldoet

aan de door hem gestelde eisen, maar op kwaliteit (in de breedste zin) een ongewenste

oplossing is.

Door de opzet van deze dialoog, en de onmogelijkheid om part jen op kwaliteit ‘af’ te laten

vloeien, ontstond er een dilemma aan de zijde van de opdrachtgever. Juridisch gezien kon men

de marktpart j niet stoppen in het uitwerken van het concept, en stond het de opdrachtgever

ook niet vrij om een waarde oordeel uit te spreken over de oplossing. Immers, een belangrijke

spelregel van de concurrentegerichte dialoog is dat men wel spreekt over de behoefe van

de opdrachtgever en het concept van de marktpart j in relate tot het programma van eisen,

maar geen waardeoordeel mag uitspreken wat betref dat concept. Dit leidt aan de ene kant

tot een verassing aan de zijde van de marktpart j: ‘had de opdrachtgever dit niet eerder

kunnen aangeven?’. Aan de andere kant geef een dergelijk scenario ook frustrate aan de

zijde van de opdrachtgever: men wil graag de marktpart j verdere moeite en inspanning

besparen, terwijl men daarover niets mag en kan zeggen t jdens de dialoog. Daarnaast

was het zo dat in dit concrete geval het ging om een aspect dat wél onderdeel was van het

programma van eisen, maar niet onderdeel was van de kwalitateve beoordelingscriteria.




Wij denken dat het onredelijk is om van de opdrachtgever te verwachten dat deze in een

dergelijk geval ervoor kiest om bij de marktpart j aan te geven dat hij er beter aan doet om uit

de aanbestedingsprocedure te stappen, en wel voornamelijk om twee redenen. Ten eerste

biedt de juridische procedure geen mogelijkheid om een dergelijke part j gedurende een

dialoogfase uit de procedure te dwingen. De enige mogelijkheid is dus dat men een verzoek

moeten doen aan een marktpart j om uit de procedure te stappen en zich terug te trekken.

Zoals gezegd, een dergelijk verzoek kent geen formele grond in de aanbestedingsregels.

Tegelijkert jd zal een opdrachtnemer die dat doet ook afstand doen van allerlei waarborgen

en rechten die hij als gegadigde nog wel heef. Ten tweede is naar onze mening dat men

de medewerkers van de marktpart j met een probleem opzadelt dat feitelijk neerkomt op de

vraag: ‘hoe vertel ik dit mijn leidinggevende?’. Er zal rekenschap afgelegd moeten wordenintern, vaak tot op directeniveau, en bij grote tenders tot op niveau van de raad van bestuur.

Wij denken dat het niet past in de wijze van samenwerking t jdens de dialoog om dergelijke

mechanismes te actveren. Het best is om in een dergelijk geval dan dialoog(fase) dan ‘uit’

te zien en ook formeel af te ronden met deze part j. Dan kan pas beoordeeld worden of

de geleverde producten of de inschrijving rechtmatg zijn, of deze voldoen aan de door de

opdrachtgever gestelde eisen en hoe de opdrachtgever het kwaliteitsniveau waardeert.

Tijdens de dialoog kregen de markpart jen de beschikking over sofware om simulates uit te

voeren over de capaciteit van hun ontwerp. Deze sofware is in Nederland algemeen erkend

als de standaard en wordt ‘Sivak’ genoemd. Omdat de aanbesteding in beginsel oplossingsvrij

was, moesten er verschillende oplossingsrichtngen van de marktpart jen in het model

passen. Zo was er een oplossing waarbij de bestaande sluis verlengd werd, een oplossing

waarbij de bestaande sluis werd vergroot, en ook en oplossing waarbij er een tweede kolk

naast de bestaande sluis gebouwd werd. Al deze oplossingen moesten in de simulate van

Sivak worden ingevoerd. Per oplossing was hiervoor een aparte parameterset benodigd.

Tijdens de dialoog bleek ook dat bestaande modules niet toereikend waren voor bepaalde

oplossingen van marktpart jen, en dat deze modules via de Provinsje Fryslân ontwikkeld

moesten worden bij de ontwikkelaar van Sivak. Hierdoor ontstond er een druk op de

marktpart jen om in de dialoog verder te gaan met hun ontwerp, terwijl bij een aantal

marktpart jen geen simulate beschikbaar was om de kwaliteit van hun oplossing te

toetsen via het model dat ook gebruikt zou worden in de uiteindelijke beoordeling. Deze

marktpart jen hebben aangegeven dat dit niet efficiënt is verlopen, en dat dit bij een aantal

inschrijvers geleid tot suboptmale inschrijvingen. Dit is deels een door de marktpart jen

genomen risico, omdat vooraf bekend was in welke oplossingen de Sivak programmatuur




wél voorzag. Het is wel de vraag of de markpart jen een redelijke inschang konden maken

over de t jd die het zou kosten om deze extra modules te ontwikkelen. Het is daarom onze

aanbeveling dat vanaf de start van een dialoog de marktpart jen de beschikking moeten

hebben over die rekenmodellen die ook gebruikt worden om capaciteit, beschikbaarheid

en dergelijke te bepalen van de uiteindelijke inschrijving, en dat voorkomen moet worden

dat rekenmodellen gaandeweg aangepast of ontwikkeld moeten worden voor specifieke

oplossingen t jdens de dialoog.

In het verlengde van bovenstaande is er t jdens de dialooggesprekken intensief gesproken

over de nautsche kwaliteit van de capaciteitsuitbreiding van de sluis. Meerdere marktpart jen

gaven aan dat de gesprekken met de desbetreff ende functonarissen van de opdrachtgeverover de nautsche kwaliteit verschilden van de overige dialoogmomenten. Hierbij kwamen

op bepaalde momenten tegenstellingen naar voren tussen de wens van de opdrachtgever

en hetgeen in het programma van eisen was opgenomen. Dat betekende dat er interpretate

ruimte leek te zijn voor marktpart jen en zorgde voor onduidelijkheid in wat de opdrachtgever

nu wilde. Bij grootschalige multdisciplinaire werken is er bijna alt jd sprake van verschillen

in belangen intern bij de opdrachtgevende organisate. Juist bij een concurrentegerichte

dialoog is het belangrijk deze verschillen zoveel mogelijk te voorkomen en op basis van

het uitwerkingsniveau in het programma van eisen en de contractdocumenten (zoals een

ambitedocument) verder de dialoog aan te gaan. Het ter discussie stellen van informate

uit deze documenten leidt tot onduidelijkheid en mogelijk tot interpretateverschillen over

delen van de vraagspecificate die juist naar de aard van de opzet van de dialoog gelijk

moeten zijn voor alle inschrijvers.

Tot slot is het onderhoud voor vijfig jaar als integrale component meegenomen in de dialoog,

waarbij de eerste twintg jaar onderdeel was van de scope van het contract. Om de waarde van

de onderhoudscomponent (over de laatste dertg jaar van de gehele periode van vijfig jaar)

te bepalen, was door de opdrachtgever een adviseur aangesteld (Westenberg) om de waarde

hiervan te bepalen. Om dit goed te kunnen uitvoeren, zijn er in de dialoog ook gesprekken

geweest tussen de marktpart jen en Westenberg over de waarde van het onderhoudsconcept.

De waarde hiervan bleek gaandeweg een bepalende factor te zijn in de kwaliteit. In de

beoordeling door de opdrachtgever telde het onderhoud namelijk sterk mee. Ook ten aanzien

van het onderhoudsconcept kwamen part jen er op detailniveau achter dat de matrix die

werd gebruikt om de waarde van het onderhoudsaspect te bepalen niet volledig paste op een

aantal van hun ontwerpen. Door de vrijheid in het ontwerp bleken dus bepaalde concepten




minder goed uit het model naar voren te komen dan vooraf verwacht werd door een aantal

marktpart jen.

Verschillende marktpart jen kijken terug op de gesprekken met Westenberg met het beeld

dat hierdoor deze gesprekken minder het karakter hadden van een dialoog, en meer van

onderhandelingen over de bepaling van de waarde van verschillende onderhoudsaspecten.

Desondanks spreken de marktpart jen wel hun waardering uit voor de keuze om het

onderhoud op deze wijze mee te nemen, waarbij men erkend dat er op dit moment geen beter

alternatef beschikbaar is. Het is daarom een aandachtspunt voor volgende aanbestedingen

en wellicht een onderwerp van verdere studie.


AANBEVELING VI: Beoordeling van de dialoogproducten

• Bij oplossingsvrije functonele uitvragen in combinate met een concurrentegerichte

dialoog acteren part jen in een natuurlijk spanningsveld tussen vraag en behoefe

enerzijds en oplossing en de waardering daarvan anderzijds. Dat betekent voor de

beoordeling van de dialoogproducten het volgende:

• Een marktpart j die aan een concept werkt dat wel voldoet aan het programma van

eisen, maar totaal niet voldoet aan de wens van de opdrachtgever en daardoor zeer

slecht zal scoren op het kwaliteitsaspect, kan niet gevraagd worden zijn deelname

terug te trekken. Om dit te voorkomen kan er het beste halverwege de dialoog een

trechtering plaatsvinden op conceptniveau (zie ook boven). De kwaliteit van een

dergelijk niet passend concept zal dan als laag worden beoordeeld, of zelfs als een

niet-passende (tussent jdse) inschrijving aangemerkt kunnen worden.

• Bij beoordeling van aspecten waarbij rekenmodellen gebruikt worden, dienen deze

rekenmodellen vooraf volledig beschikbaar te zijn voor alle marktpart jen. Wanneer

er t jdens de dialoog gewerkt moet worden aan aanpassingen in het rekenmodel,

leidt dat tot suboptmale inschrijvingen. Inschrijvers moeten hun concepten vanaf de

eerste dag kunnen toetsen in deze rekenmodellen.

• Het meenemen van een onderhoudscomponent is verstandig en leidt tot meer

aandacht van de marktpart jen op de totale levensduurkosten (TCO), maar dient

wel gewaardeerd te worden in een objectef model. Keuzes ten aanzien van de

onderhoudscomponent bepalen vaak in grote mate de uiteindelijke inschrijfprijs,

en ook de waarde van de onderhoudscomponent. De aanbestedende dienst zal

zich maximaal moeten inspannen om discussies hierover te voorkomen door het te



6. De beoordeling van de inschrijvingen

Beoordeling door de aanbestedende dienst om de economisch meest voordelige inschrijving

dient objectef en transparant plaats te vinden. Marktpart jen accepteren daarom nadrukkelijkdat er alt jd een bepaalde mate van subjectviteit speelt in kwalitateve beoordeling van

plannen, ontwerpen en dergelijke. Dat is onvermijdelijk. Opdrachtgevers streven binnen

de aanbestedingsrechtelijke kaders naar zo objectef en dus eerlijk mogelijke beoordeling.

Daarbij is het belangrijk dat de beoordelingscriteria niet alleen vooraf bekend zijn, maar ook

dat duidelijk is wat het bereik van die criteria is.

Voor marktpart jen is het wel belangrijk dat de opdrachtgever transparant is over

de beoordeling. Deze transparante uit zich in hoe het proces om te komen tot een

beoordeling eruit ziet, over de mate van voorspelbaarheid van de uitkomst op basis van de

kwaliteitscriteria. Deels kan de transparante geborgd worden door vooraf duidelijk aan te

geven wat en hoe er beoordeeld wordt, door bijvoorbeeld het beoordelingsprotocol aan de

inschrijvers te verstrekken. Anderzijds bestaat transparante uit het delen van de uitkomst

van de kwalitateve beoordeling door de opdrachtgever aan de inschrijver.

Wat betref de beoordeling van de inschrijvingen voor de capaciteitsuitbreiding van de

Johan Friso sluis geven marktpart jen aan dat men ervaren heef dat de Provinsje Fryslân

daarin maximaal zijn best heef gedaan integer, transparant en objectef te werk te gaan.

Tegelijkert jd geven meerdere part jen aan dat men bij het indienen van hun inschrijvingen

geen enkel beeld had van de kwaliteit van de inschrijving en in welke mate de kwaliteit

van de inschrijving als goed of slecht beoordeeld zou worden. Men gaf aan dat dit normaal

gesproken wel degelijk mogelijk is doordat men zowel de gunningscriteria kent, als ook de

wijze van beoordeling door de opdrachtgever. Echter, in dit geval bleek dit moeilijk. Het aantal

beoordelingscriteria, de verschillende achterliggende systemateken en het ontbreken van

enige feedback t jdens de dialoog zorgde er bij enkele part jen voor dat de gunningsuitslag


hanteren model te toetsen en wellicht expliciet vast te stellen met de geselecteerde

gegadigden in de aanbestedingsprocedure.

• De aanbestedende dienst dient zorg te dragen voor een eenduidige hantering van

interpretate van het programma van eisen, ook als er verschillende functonarissen

van de opdrachtgever betrokken zijn bij de dialoog. Om dit te voorkomen dient het

aantal gesprekspartners in de dialoog zo gelijk mogelijk te blijven in het proces.




voor hen als een verrassing kwam.

Ook de Provinsje Fryslân was zich er bewust van dat het geheel van criteria en beoordelingen

leidde tot een hoge mate van complexiteit, die de transparante niet goede kwam. Dat is

ook de reden geweest dat men de beoordelingsrapporten wat betref Ruimtelijke Kwaliteit

en Duurzaamheid gedeeld heef met de inschrijvers. Uiteindelijk heef de opdrachtgever

wel geconcludeerd dat het lastg bleek om eenduidigheid in de beoordeling van al die

verschillende aspecten te borgen. Men is daarin redelijk geslaagd, maar het aansturen

van de verschillende beoordelingscommissies bleek intensiever en lastger dan vooraf was

ingeschat.

AANBEVELING VII: Beoordeling van de inschrijvingen

Om tot een goede objecteve en transparante beoordeling te komen willen we het

volgende aanbevelen:

• Deel de beoordelingsprotocollen vooraf met de inschrijvers, zodat zij kunnen zien

hoe het beoordelingsproces zal verlopen. Wees terughoudend (uiteraard) met

benoemen van de samenstelling van deze comités.

• Beperkt het aantal kwalitateve criteria. Opdrachtgevers zouden er goed aan doen

zich te beperken tot maximaal drie kwalitateve criteria om onderscheidende

inschrijvingen te krijgen. Teveel criteria, en zeker teveel subcriteria leiden

onherroepelijk tot een nivellering in de eindbeoordeling. Hierdoor raakt de prijs-

kwaliteit verhouding uit balans, en gaat een aanbesteding te vaak alleen maar weer

over de prijs.

• Bij het beoordelen van verschillende aspecten dient een aanbestedende dienst levert

een bredere range in waardering een beter contrast op tussen de verschillende

inschrijvers: voorkom een range van die ligt tussen een zes en een acht.

• Het laten beoordelen van specifieke criteria door commissies is goed mogelijk, maar

er wordt dan wel een sterke voorziersrol gevraagd om te borgen dat de commissies

eenduidig oordelen over datgene waar ze ook voor aangesteld zijn. Voor een goede

transparante is een niet-beoordelende secretaris geadviseerd.

• Deel en bespreek beoordelingsrapporten met inschrijvers. Dit kan buiten de orde

van de aanbestedingsprocedure, maar ook als onderdeel van de terugkoppeling

biedt het part jen de mogelijkheid om meer inzicht te krijgen in hoe hun inschrijving

beoordeeld is.



5) Conclusie

Toetsing doelstelling

Zowel de opdrachtgever als de betrokken marktpart jen hebben zich professioneel, open en

constructef opgesteld. Zonder hun inbreng, t jd en inzet was de evaluate in deze vorm niet

mogelijk geweest. Dit resultaat is zonder meer een groot compliment aan de part jen. De bij

deze evaluate verkregen inzichten en verbeterpunten kunnen direct worden toegepast op

nog aan te besteden projecten, met name aan de zijde van opdrachtgevers.

Er is zoals alt jd ruimte voor verbetering voor een volgende aanbesteding, en met

bovenstaande verbeterpunten bieden wij part jen die deze verbeteringen willen toepasseneen handreiking aan. Er is ook met deze werkwijze een basis gelegd om in de toekomst meer

gebruik te maken van deze vorm van evaluate met de markt. De ervaring werd door de

betrokken als nug ervaren. Specifiek door de opdrachtgever is aangegeven dat men de

evaluate via de Noordelijke Regieraad Bouw als een meerwaarde beschouwd ten opzichte

van de eigen eerder gehouden gesprekken met de marktpart jen. Gezien bovenstaande kan

worden geconcludeerd dat de doelstelling van deze evaluate is behaald.


De part jen betrokken bij de evaluate verzoeken de Noordelijke Regieraad Bouw aandacht te

vragen voor de volgende punten. Deze punten zouden onderwerp kunnen zijn van verdere

studie en bespreking tussen opdrachtgevers en de markt, bijvoorbeeld op het niveau van de

Noordelijke Regieraad Bouw:

1. Op welke wijze kan onderhoud in relate tot duurzaamheid en Total Cost of Ownership

op goede en transparante wijze in een EMVI beoordeling van een infrastructureel werk

opgenomen worden?

2. Is er een standaardregeling of richtlijn vast te stellen om een redelijke inschrijfvergoeding

voor dergelijke uitgebreide aanbestedingsprocedures van D&C (M) contracten vast te

stellen, waarbij een redelijke relate wordt gelegd tussen de omvang van de te behalen

omzet en de van de markt gevraagde inspanning t jdens de dialoog?





6) Deelnemers evaluate

Werkwijze

De Noordelijke Regieraad wilde geen technische of juridische discussies voeren, noch de

aanbesteding ‘overdoen’. Het ging primair om het delen van kennis en ervaring, en om

ervoor te zorgen dat de geleerde lessen vast worden gelegd en gedeeld kunnen worden.

Om deze evaluate te kunnen uitvoeren, is de discussie aan de hand van een aantal

onderwerpen voorbereid en gevoerd:

1. het aanbestedingsproces van publicate tot en met de bekendmaking van de selecte;

2. de dialoogfase van selecte tot het opstellen en versturen van de inschrijvingen;3. de wijze van beoordelen, gunnen en terugkoppeling aan de inschrijvers;

4. ‘restpost’ – wat u wilt vermelden en buiten het bereik van de bovenstaande punten valt.

Wij hebben part jen aan de hand van deze vier thema’s gevraagd hun analyse op schrif

te stellen en als voorbereiding naar de Noordelijke Regieraad Bouw (NRB) te sturen. De

organisate heef ook zelf de tenderdocumentate bestudeerd om een objecteve analyse te

kunnen maken van het verloop en de inhoud van de aanbesteding.

Deze analyses zijn strikt vertrouwelijk behandeld, en zijn dus vooraf ook niet gedeeld met

enige part j. De analyse diende uitsluitend om de NRB organisate voor te bereiden op de

dialoog, en om part jen te faciliteren in het helder formuleren van de eigen standpunten.

Deze evaluate vond plaats op donderdag 26 januari 2011 tussen 14:00 en 18:00 uur. De

locate was het Provinciehuis te Leeuwarden.

Part jen

De organisate van de evaluate bestond uit:

• PRO6 managers

• Bert Roelofs (begeleider dialoog)

• Joost Merema (voorbereiding evaluate, tevens secretaris van de werkgroep

Aanbesteden en Samenwerking in de bouwketen Noordelijke Regieraad Bouw)




Vanuit de opdrachtgever waren de volgende personen aanwezig:

• Provinsje Fryslân (Opdrachtgever)

• Steven Duursma, Friese Meeren

• Jan de Pee, afdeling Nieuwe Werken

• Anne de Jager, afdeling Flexpool

• Theo Stoeten, afdeling Nieuwe Werken

• Adviseurs

• Marius Strijker, Houtzager Strijker Advocaten (voorzier t jdens

aanbestedingsprocedure)

• Paul Kuijpers, Balance & Result (adviseur duurzaamheid)

De volgende inschrijvers hebben deelgenomen aan de evaluate:

• Jan Willem Stob, Ballast Nedam

• Hans Schue, CFE / GEKA Bouw (combinate Griene Poarte)

• Maarten Reijgersberg, De Boer & De Groot (combinate Griene Poarte)

• Peter Melis, GMB (combinate GMB-De Klerk)

• Jan Bos, Grontmij (combinate Griene Poarte)

• Gerben de Jong, Heijmans

• Mark van de Hoef, Heijmans

• Jos Schoorlemmer, Jansen Veneboer (combinate Griene Poarte)

In totaal waren 16 personen betrokken bij de evaluate.



De Noordelijke Regieraad Bouw (NRB) is in 2004 opgericht. Het oorspronkelijke doel was om de dialoog

binnen de sector weer op gang te krijgen na de vertrouwenscrisis die het gevolg was van de parlementaire

enquête bouwnijverheid. Nu het vertrouwen tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers in de bouw

goeddeels

is hersteld, richt de NRB zich vooral op innovate op vier gebieden:

• aanbesteden en samenwerken in de keten

• sociale innovate

• duurzaamheid

• informatemanagement en ketendigitalisering.

Meer informate over de NRB vindt u op www.noordelijkeregieraadbouw.nl

Provinsje Fryslân maakte in april 2011

het voornemen tot gunnen bekend voor

het project ‘Capaciteitsuitbreiding Johan

Frisosluis’. Aan deze gunning is een intensieve

aanbestedingsprocedure middels een concur-

rentegerichte dialoog vooraf gegaan waar

betrokken part jen met gemengde gevoelens op

terugkeken. Provinsje Fryslân heef op initatef

van marktpart jen bij de Noordelijke Regieraad

Bouw de vraag neergelegd om een evaluate van

de aanbesteding uit te voeren. De evaluate had

als doel om gezamenlijk lessen te formuleren

van de aanbesteding. Middels deze evaluate

willen wij de conclusies en aanbevelingen met

u delen. De evaluate is uitgevoerd door Ir. L.A.

Roelofs en Mr. Ing. J.H. Merema. Zij hebben zowel

het evaluateproces begeleid als inhoudelijke

opmerkingen en aanbevelingen gegeven.

Ir. L.A. (Bert) Roelofs heef

diverse directefunctes bekleedbij onder andere Koninklijke

Volker StevinGroep (1975-1991)

en NBM-Amstelland (1991-1998). Van 1998 tot

1995 was hij directeur-grootaandeelhouder

van BM Managers van het Bouwproces

BV. Sinds de overname van BM door Royal

Haskoning werkt hij als zelfstandig consultant

voor opdrachtgevers in de bouwsector. Zijn

specialisates: aanbestedingsstrategieën,

conflictoplossing, mediaton, arbitrages,

contracten budgeeringsaudits, internatonale

contractvormen en risicomanagement.

Mr. Ing. J.H. (Joost) Merema

is afgestudeerd aan de HTSCiviele Techniek op innovateve

contractvormen (2002) en aan

de Rijksuniversiteit Groningen op het trans-

parantebeginsel binnen het aanbestedingsrecht

(2009). Hij heef vanaf 2002 vele opdrachtgevers

getraind en begeleid in het kiezen en toepassen

van innovateve contractvormen. Hij werkt als

projectmanager, contractmanager en specialist

aanbestedingen aan diverse projecten in de

bouw en infra. Voor de Noordelijke Regieraad

Bouw is hij secretaris van de werkgroep

Aanbesteden en Samenwerken in de bouwketen.

Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis

Documents

Transcript of Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis