Effectief overleggen, iedereen komt aan bod, met Interactive Acts

Interactive Acts Group Support System

Nederland vergadert zich suf. Dagelijks worden op veel verschillende locaties vergaderingen belegd, workshops georganiseerd en conferenties gehouden. Deze verbale bijeenkomsten zijn meestal tijdrovend, kostbaar en leveren niet altijd het gewenste resultaat op. Bron van ergenis is het gebrek aan structuur waardoor niet iedereen aan bod komt om zijn of haar mening te geven (gemakkelijke praters overstemmen vaak timide mensen). Maar ook de angst om in het openbaar te spreken of superieuren tegen te spreken, verlamt menig deelnemer waardoor mogelijk briljante ideeën en oplossingen nooit boven tafel komen.

Frappant is dat in een wereld die bol staat van moderne communi-catiemiddelen en -technieken, in de vergader- of sessieruimte het whiteboard en de zelfklevende memoblaadjes de voornaamste communicatiemiddelen blijken. Een overzichtelijke, bruikbare rapportage maken van honderden ‘gele papiertjes’ , is haast ondoenlijk en tijdrovend. En bij de strategie die hier uit volgt, kunnen vraag-tekens worden gezet.

Het Group Support SystemMaar het kan ook anders. Effectiever en efficiënter. Plezieriger en goedkoper. Met het Group Support System van Interactive Acts. Voortaan kunnen organisatoren van vergaderingen, workshops e.d. met behulp van laptops en gebruiksvriendelijke ‘vergadersoftware’ van een sessie een groot succes maken. Het Group Support System bestaat o.a. uit een netwerk van laptop pc’s uitgerust met InTeam® vergadersoftware, dat kleine en grote groepen mensen in staat stelt om effectief met elkaar te communiceren, discussiëren of brainstormen.

Het werkt als volgt...Afhankelijk van het onderwerp van de bijeenkomst, bepaalt u vooraf: n het doel ervan; n op welke vragen u antwoord n wilt hebben; n over welke zaken er gestemd n moet worden;n de stellingen waarop men dient n te reageren en n welke meningen gepeild moeten worden.In plaats van een beknopte traditionele agenda worden

deze zaken voorafgaand aan de meeting heel eenvoudig door Interactive Acts ingevoerd op de InTeamserver. Bij de opstelling van het Group Support System, bij u op locatie of elders, worden net zoveel laptops aan deze server gekoppeld als er deelnemers zijn. Een aan de server gekoppelde beamer projecteert de voortgang op een scherm. Aanwezigen kunnen zelfs anoniem meedoen wat de actieve deelname kan bevorderen.

Simultaan en gevarieerdAlle deelnemers hebben dezelfde interface en zien dezelfde vragen. Op de gestelde vragen kan men door intypen antwoorden geven. Simultaan welteverstaan! Binnen een minuut ziet u misschien wel 40 verschillende antwoorden op één vraag. Of 23 maal een Ja en 17 maal Nee.

Elk antwoord verschijnt op alle beeldschermen van de deelne-mers. Naar gelang de behoefte kan men zelfs reageren op antwoorden van anderen. Meer concreet: het Group Support System stelt deelnemers aan een sessie in staat simultaan en -al dan niet anoniem- hun ideeën, vragen, opmerkingen, commentaren en reacties over een bepaald onderwerp in te voeren. Verschillende stemmethodes maken snel duidelijk wat men van bepaalde zaken vindt.

Groot pluspunt is dat alle data die wordt ingevoerd direct wordt opgeslagen in een database. Geen enkele mening raakt zoek of ontsnapt aan de aandacht. Zo kan met één druk op de knop een tussenstand, een spreadsheet, grafiek of eindrapportage worden uitgedraaid. U begrijpt het al. Een notulist, zelfklevende memoblaad-jes en whiteboards behoren tot de verleden tijd. Een rapportage is na afloop direct beschikbaar zodat u

Haal meer rendement uit uw vergadersessie, workshop en mensen.

vraag 3vraag 2

vraag 4 vraag 5

vraag 1 K017 Antwoordt op vraag 3 K012 Antwoordt op vraag 3 K016 Antwoordt op vraag 3 K010 Antwoordt op vraag 3

K015 Reageert op antwoord van K012



Vraag 3

Fig. 1

snel een analyse kunt maken of conclusies kunt trekken.

Reacties van deelnemers en opdrachtgeversUit reacties van deelnemers blijkt dat:n zij zich meer betrokken voelen n bij het proces;n hun mening er daadwerkelijk toe doet;n het een verfrissende manier n van vergaderen en n samenwerken is;n het proces niet meer n gedomineerd wordt door n mensen die makkelijk praten;n de aandacht niet verslapt;n door eventuele anonieme deelname men niet bang is voorn ‘verkeerde’ antwoorden.

Uit reacties van opdrachtgevers blijkt dat:

n er 50% tijd wordt bespaard n t.o.v. traditionele methoden;n de kwaliteit van de n antwoorden en resultaten n stijgt omdat er veel meer n informatie boven tafel komt;n er veel meer interactie is;n men direct aan de slag kan n met de resultaten;n pure, ongecensureerde n antwoorden op prijs n worden gesteld waardoor n men meer gevoel krijgt bij n wat er daadwerkelijk leeft bij n de deelnemers.

Iedereen kan werken met het Group Support System!Interactive Acts zorgt voor een vlekkeloos verloop van uw sessie. Onze technici installeren het hele systeem ruim voor aanvang. Apparatuur en benodigdheden worden snel en vakkundig

aangesloten en getest. De geïmplementeerde vragenlijst wordt met u doorgenomen. Ter ondersteuning en uitleg van het systeem aan de deelnemers zal een medewerker van Interactive Acts aanwezig zijn tijdens de sessie. De uitleg is van korte duur en stelt mensen met weinig of geen computerervaring in staat om er direct mee te kunnen werken. Na afloop wordt de ruimte weer snel netjes achtergelaten.

K12

K11

K13

K10K15

K16

K14

SERVER

K17

vraag 3vraag 2

vraag 4

vraag 5

vraag 1

K017 Antw

oordt op vraag 3

K012 Antw

oordt op vraag 3

K016 Antw

oordt op vraag 3

K010 Antw

oordt op vraag 3

K015 Reageert o

p antwoord van K012

K012 Reageert o

p antwoord van K015

K014 Reageert o

p antwoord van K012

Vraag 3

vraag 3

vraag 2 vraag 4 vraag 5

vraag 1

K017 Antwoordt op vraag 3







Vraag 3

vraag 3


vraag 1








Vraag 3

vraag 3


vraag 1








Vraag 3

vraag 3


vraag 1








Vraag 3 vraag 3vraag 2

vraag 4

vraag 5

vraag 1

K017 Antw

oordt op vraag 3

K012 Antw

oordt op vraag 3

K016 Antw

oordt op vraag 3

K010 Antw

oordt op vraag 3

K015 Reageert o

p antwoord van K012

K012 Reageert o

p antwoord van K015

K014 Reageert o

p antwoord van K012

Vraag 3

Fig. 1 Voorbeeld InTeam interface van een actieve, niet anonieme, sessie. Fig. 2 Schematische weergave mogelijke opstelling Group Support System.

Fig. 2

Het aantal deelnemers aan een sessie kan variëren van een kleine groep mensen (bijvoorbeeld een salesteam) tot een zaal met meer dan 500 aanwezigen (congres). Bij grote aantallen deelnemers worden meestal groepjes van 4 tot 5 personen bij één laptop geplaatst. Deze groepjes komen door middel van overleg tot antwoorden of bevindingen die voor hen representatief zijn.

10, 25, 100, 500, ...

Meer weten?Bent u geïnspireerd of geïnteresseerd in de activiteiten van Interactive Acts? Nodig ons dan uit voor een heldere toelichting. Aan de hand van praktische en relevante voorbeelden kunnen we vaststellen wat Interactive Acts voor u kan betekenen. Referenties zijn op verzoek verkrijgbaar. Stuur een e-mail met motivatie naar: [email protected]

ContactInteractive Acts bv Eosstraat 1271076 DT AmsterdamM 06-54715132T 020-6736775 F [email protected]

Interactive Acts Als elke mening teltInteractive Acts werkt o.a. voor:Rechterlijke Organisatie, Reclassering, TNO, ABVA KABO, Rabobank, Keurslager,Twynstra Gudde, Verwey-Jonker Instituut.

Effectief overleggen, iedereen komt aan bod, met Interactive Acts

Business

Transcript of Effectief overleggen, iedereen komt aan bod, met Interactive Acts