E-Facturatie: Wat moet ik weten?Hein Vandelanotte

1

7Audio = kanaal

Definitie factuur

Factuur (Vandaele):

• Lijst van geleverde goederen, met opgave van de berekende prijzen, van plaats en datum van de aflevering, de wijze van vervoer enz.

• Samen of tegelijk met de goederen aan de afnemer verzonden

3

Verplichte vermeldingen op de factuur

De opname van alle verplichte vermeldingen op de factuur is van belang zowel in hoofde van de belastingplichtige dienstverrichter/leverancier maar ook in hoofde van de afnemer. Het Hof van Cassatie bevestigde in een arrest van 19 september 1996 dat de afnemer zijn recht op aftrek slechts mag uitoefenen op voorwaarde dat hij in het bezit is van een conforme factuur.

4

Verplichte vermeldingen op de factuur

Datum (factuur wordt uitgereikt)Volgnummer (uniek nummer)Identiteit van de leverancier/dienstverrichterIdentiteit van de afnemerVermelding BTW-identificatienummerDatum belastbaar feit (datum levering, voltooiing dienst, incassering van (een deel) de prijs - indien deze verschilt van de uitreikingsdatum)Vermelding van gegevens inzake de verrichte handelingDe maatstaf van heffing en de elementen waaruit hij is samengesteldDe tarieven van de verschuldigde btwHet totaalbedrag van de verschuldigde btw moet in euro worden opgegevenAdministratieve toegevingen (facturering aan particulieren, detailzaken, …)

5

Regels vanaf 1 januari 2013

• Ter omzetting van richtlijn 2010/45/EU van 13 juli 2010, harmonisering tussen de lidstaten van de regels voor het opstellen van een factuur en elektronische facturering.

Geschiedenis :• Vanaf 1993 : via individuele

vergunning• Vanaf 2004 : twee voorwaarden :

• Voorafgaandelijk akkoord tot het ontvangen van een elektronische factuur

• Garanderen van Authenticiteit van de herkomstIntegriteit van de inhoud

6

Regels vanaf 1 januari 2013

Geschiedenis :• Door beveiligde elektronische handtekening• EDI (Electronic Data Interchange)• Een ander systeem dat aan de voorwaarden

voldoet van art. 1, §4 van het KB nr. 1, mits de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud ervan worden gewaarborgd.

• Vanaf 2010 : schrapping van de drie mogelijkheden voor het geven van de garantie. De belastingplichtige kiest zelf de wijze van verzending (wel nog garanderen van authenticiteit en integriteit)

Vanaf 2013…….• Nu ook de leesbaarheid van de factuur

7

Regels vanaf 1 januari 2013

Definitie van een factuur : Elk document of bericht op papier of in elektronisch formaat dat voldoet aan de voorwaarde vastgesteld in het Wetboek en zijn uitvoeringsbesluiten.Elektronische factuur is toegestaan mits aanvaarding van de afnemer.

• Van belang is dat een factuur slechts kan worden aangemerkt als een elektronische factuur als zij zowel verstrekt als ontvangen is in een elektronisch formaat. Het Wetboek BTW vermeld in Artikel 1, §13, 2° dat een elektronische factuur in om het even welke elektronische vorm mag worden uitgereikt en ontvangen. (Circ. 14/2014 dd. 04/04/2014)

8

Regels vanaf 1 januari 2013

Vorm :Alle vormen zijn toegelaten : Gestructureerde XML-berichten, Word-documenten, pdf, elektronische fax… ---Zolang je ze maar elektronisch verstuurd.

• Het is niet uitgesloten dat een factuur in een bepaald elektronisch formaat wordt verstuurd en in een ander elektronisch formaat wordt ontvangen.

9

Regels vanaf 1 januari 2013

Garantie : (voor alle facturen !)Authenticiteit van de herkomstIntegriteit van de inhoudLeesbaarheid van de factuur

Niet voldoende louter onveranderlijkheid van de factuur aan te tonen of de identiteit van de leverancierOok aantonen dat factuur overeenstemt met werkelijke levering

• Door een bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen factuur en levering van goed of dienst aantoont

• Bewijsstukken van de onderneming

10

Begrippen

Authenticiteit van herkomst:• “Het waarborgen van de herkomst van de

identiteit van de leverancier of de uitreiker van de factuur.”

• Verplichting: bij leverancier/dienstverrichter als afnemer

Integriteit van de inhoud:• “ Het feit dat de inhoud die voorgeschreven is

door de toepasselijke regels inzake de facturering geen wijziging heeft ondergaan.”

• Verplichting: bij leverancier/dienstverrichter als afnemer

Leesbaarheid:• “Zowel op korte als op lange termijn moeten alle

btw-gegevens duidelijk leesbaar zijn, op papier of op digitaal scherm, zonder dat er daarvoor veel onderzoek of interpretatie nodig is.”

11

Factuurvermeldingen

Datum belastbaar feit voor goederenlevering en diensten of datum ontvangst prijs

• Voor zover die datum verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur

Te betalen BTW in munteenheid van lidstaat van regels factureringVermelding “BTW-verlegd” (dus geen wetsartikel ook voor medecontractant)Vermelding “factuur uitgereikt door afnemer” bij self-billingVermelding “bijzondere regeling – reisbureaus”Vermelding “bijzondere regeling – gebruikte goederen” “bijzondere regeling -kunstvoorwerpen” “bijzondere regeling voor verzamelingen of antiquiteiten”

12

Factuurvermeldingen

Vermeldingen van de elektronische factuur:Artikel 5, § 3, van het KB nr. 1 voorziet dat:

Bij een reeks elektronische facturen die aan dezelfde medecontractant worden overgemaakt of ter beschikking worden gesteld, hoeven de voor de verschillende facturen gelijke vermeldingen slechts één keer te worden opgenomen, voor zover voor elke factuur alle informatie toegankelijk is.

13

Aanvaarding

De voorafgaande aanvaarding door de afnemer• De aanvaarding kan impliciet

bv. door het betalen van de factuur.• kan ook stilzwijgend:

• Betaling • Latere correspondentie zonder protest• Opname in boekhouding afnemer

• Aanvaarding: geldt in principe voor alle handelingen

• In de circulaire nr. 14/2014 wordt er aanbevolen om deze aanvaarding uitdrukkelijk en schriftelijk vast te leggen en dit in het belang zowel van de belastingplichtigen zelf als van de Schatkist.

14

Bewaring

7 jaar• Tenzij niet gebouw – cf. herziening 15

jaarWaarborg van authenticiteit, integriteit en leesbaarheidCBN 2010/14

Art 60 § 5 : vanaf uitreiking tot einde bewaartermijnElektronisch of op papier (dus elektronische kunnen nu op papier bewaard worden) (Art 60 §6)Elektronisch mag buiten België : toegang online gewaarborgd

• Op ieder verzoek en zonder onnodig uitstel

15

BewaringAdvies CBN van 28 september 2016

• De onveranderlijkheid wordt gegarandeerd • Behoud van de initiële, eventueel geüpdatete

informaticatoepassingGeen verplichting van bewaring van een identieke versie van de informaticatoepassingMaar de gearchiveerde gegevens moeten kunnen worden gerecupereerd aan de hand van latere versies

• Wijziging van de informaticatoepassing: archivering en overdracht van gegevens

Bij overdracht van gegevens naar een nieuwe informaticatoepassing moet er een waarborging zijn van de materiële continuïteit, regelmatigheid en onveranderlijkheid

• Fiscale aspecten• Belastingplichtige bepaalt zelf hoe de authenticiteit

van herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de facturen gewaarborgd worden.

• Waarborg kan geleverd worden a.d.h.v. een betrouwbaar controlespoor.

• De fiscale administratie beveelt aan om de bedrijfscontroles aan te passen aan de omvang en de activiteit van de onderneming en raadt aan om een zo volledig mogelijke documentatie op te maken van alle geïmplementeerde bedrijfscontroles.

16

Bewaring

Controlespoor• Aangepast aan o.a.

• Omvang, activiteit en type BP• Aantal en waarde transacties• Aantal en type leveranciers en

afnemers• O.a. via 3-way / 2-way matching (AAFISC nr. 14 – 8.1)

• Vb. aankooporder/bestelbon, ontvangen leveringsnota en aankoopfactuur of van gelijkwaardige stukken

• Vb. aankooporder/bestelbon en aankoopfactuur of van gelijkwaardige stukken

• Geen administratieve goedkeuring (zelfcontrole) (AAFISC nr. 14 – 9.4)

• Evt. outsourcen en/of externe audit

17

Bewaring

Recht op aftrek BTW• De circulaire van 16/2008 (ET 112.801

dd. 13/05/2008) was veel strenger op het vlak van digitale bewaring

• In de nieuwe circulaire van 2014 wordt dit niet meer herhaald, dus volgens mij blijft volgende nog van toepassing:

• De originele papieren facturen vanaf de datum van scanning moeten nog gedurende één maand worden bewaard voor controledoeleinden. Nadien moeten ze voor btw-doeleinden niet meer worden bewaard.

18

Bewaring

Recht op aftrek BTW• De Administratie moet de

mogelijkheid hebben om de originele papieren factuur te vergelijken met het beeld dat werd bekomen volgens een beveiligde scanningprocedure

• Bv. Een onderneming die op 20 juni 2017 overgaat tot scanning van de inkomende papieren facturen met betrekking tot de jaren 2015 en 2016 moet die papieren facturen derhalve nog tot en met 20 juli 2017 bewaren.

19

Voorlegging / meenemen facturen

Bij elektronische bewaring en online toegang :recht deze facturen ter controle na te zien /

te downloaden en tegebruiken

Geen onlinetoegang door AdministratieWel verzoeken op uitrusting BP kopieën te maken in de hem gewenste vorm (papier, cd …)Recht om boeken, facturen en kopieën facturen (tegen ontvangstbewijs, proces verbaal van retentie) te behouden

• Directe belastingen: vermoeden van hogere belastbare basis

• BTW: indien ambtenaar meent dat er extra belasting of boete verschuldigd is

20

Valsheid

Valsheid in geschriften Nu ook valsheid in informatica :

• De inbreuk valsheid in informatica wordt gedefinieerd als het opzettelijk vermommen van de waarheid via datamanipulatie met betrekking tot juridisch relevante gegevens. Gegevens in een elektronisch formaat kunnen derhalve worden vervalst door wijziging of verwijdering (geheel of gedeeltelijk), tijdens hun invoer, hun herstelling of tijdens de bewaring.

21

Wat is e-factureren?

22

Verschijningsvormen

Door de mens lees- en interpreteerbare e-facturen

• Grafisch bestand : GIF, TIF of JPEG• Geen verwerking door de ontvanger

Tekstverwerking of spreadsheets• Nadeel : aanpasbaar• Geen waarborg van integriteit• Wel mogelijk wachtwoord maar soms

elektronische handtekeningPDF

• Te beveiligen voor verandering• (geavanceerde) e-handtekening• Kan meestal niet gelezen worden

door computersysteem

23

Verschijningsvormen

Door de computer lees- en interpreteerbare e-facturen

• UN/EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport)

• Extensible Markup Language (XML)• XML en XBRL• UBL Standaard (nadere invulling van

XML)• E-FFF protocol : op basis van UBL 2.1

Combinatie : in de praktijk PDF + XML geëxtraheerd

24

Verschijningsvormen

Verschillen tussen PDF en een XML-bericht:

PDF-document XML-bericht

De opmaak van het document is vrij. De indeling van een XML-bericht kent een vaste structuur die bepaalt welke elementen in het bericht opgenomen zijn.

Een PDF-document is direct leesbaar voor de gebruiker.

Een XML-bericht is niet visueel direct leesbaar voor de gebruiker.

25

Verschijningsvormen

• Verschillen tussen PDF en een XML-bericht:

Bron: www.bestuurszaken.be – Elektronisch factureren naar de overheid?

26

Elektronisch factureren bij overheidsopdrachten Elektronische facturering bij overheidsopdrachten

Richtlijn 2014/55/EU• Doel: volumetoename van e-invoicing te verhogen door

overheden te verplichten e-facturen te ontvangen en te verwerken

• Probleem: veelheid aan niet-interoperabele normen→ het naast elkaar bestaan van meerdere juridische voorschriften en

technische normen inzake e-factureringOndernemers die een grensoverschrijdende opdracht willen plaatsen en een nieuwe markt betreden, moeten vaak een nieuwe norm inzake e-facturering voldoen

• Gevolgen:• Belemmeringen voor markttoegang bij

grensoverschrijdende overheidsopdrachten• Handelsbelemmeringen• Buitensporige complexiteit• Versnippering van de markt door nationale voorschriften• Rechtsonzekerheid• Extra exploitatiekosten

27

Elektronisch factureren bij overheidsopdrachten • Oplossing:

Gemeenschappelijke Europese norm:• Moet kernelementen aangeven en beschrijven die een

elektronische factuur altijd moet bevatten.• Moet het mogelijk maken elektronische facturen te versturen en te

ontvangen tussen systemen met uiteenlopende technische normen.

• Moet verenigbaar zijn met de bestaande betalingsnormen zodat betalingen automatisch verwerkt kunnen worden.

• Moet rekening houden met bescherming van persoonsgegevens.• Houdt rekening met de speciale behoeften van het midden- en

kleinbedrijfen van niet-centrale aanbestedende diensten en aanbestedende instanties.

• Is geschikt voor gebruik in commerciële transacties tussen ondernemingen.

• Is verenigbaar met de relevante internationale normen voor elektronische facturering.

• Tegen uiterlijk 27/05/2017 zal de richtlijn de norm opmakenUiterlijk na 18 maand (27/11/2018) moeten de lidstaten zorgen dat hun aanbestedende diensten/instanties e-facturen ontvangen en verwerken die voldoen aan de norm

28

Elektronisch factureren bij overheidsopdrachten Indien bestaande nationale normen niet

botsen met nieuwe Europese norm:• Hoeven deze niet te worden

vervangen• Hoeft het gebruik ervan niet te

worden beperkt• Mogen ze toegepast blijven naast de

Europese normVoordelen voor aanbestedende instanties en ondernemers:

• Besparingen• Milieueffecten• Vermindering van de administratieve

lasten

29

Elektronisch factureren bij overheidsopdrachten Doel: volledige interoperabiliteit op drie

afzonderlijke niveaus• Semantisch: de inhoud van de factuur

De Elektronische factuurBevat een bepaalde hoeveelheid vereiste informatieBehoudt de precieze betekenis van de uitgewisselde informatieWordt op ondubbelzinnige wijze begrepenWordt onafhankelijk van de wijze waarop zijn fysiek wordt weergeven of doorgegeven

• Syntax: het gebruikte formaat of de gebruikte taal

Elektronisch formaat dat rechtstreekse uitwisseling tussen zender en ontvanger en automatische verwerking mogelijk maakt

• Wijze van overdracht

30

Elektronisch factureren bij overheidsopdrachten In het kader van facturatie naar de overheid

toe is er in 2017 ook een aardverschuiving gebeurd. Sedert 1 januari 2017 verplicht de Vlaamse overheid zijn leveranciers om de facturen digitaal aan te leveren.

• Elke nieuwe overheidsopdracht vanaf 01/01/2017

• Richtsnoer: OpdrachtdocumentenHier staat in hoe u moet aanleveren: E-invoice of papier

Europese doelstelling :• “Tegen 2020 moet e-facturatie zijn

uitgegroeid tot de voornaamste manier van factureren.”

31

Elektronisch factureren bij overheidsopdrachten Vanaf 1 januari 2017 verwacht de Vlaamse overheid e-facturen van haar

leveranciers. Sinds 2015 kunnen vrijwel alle entiteiten immers ook e-facturen ontvangen en verwerken.Er zijn een aantal uitzonderingen waarbij elektronische facturatie op dit moment niet verplicht is:

• De leverancier is een micro-onderneming én factureert voor opdrachten onder de 8.500€ (zonder BTW). (Uitstel kan tot 1.1.2018)Wanneer is een bedrijf een micro-onderneming? https://overheid.vlaanderen.be/sites/default/files/documenten/overheidsopdrachten/e-procurement/Leveranciers_excl_micro-ondernemingen.pdf geeft alle bedrijven in België weer zonder de micro-ondernemingen. Vindt u uw bedrijf niet terug in deze lijst, dan mag u veronderstellen dat het een micro-onderneming is.

• De factuur is geen startpunt voor de betaling (kredietkaart, contante betaling, pro forma factuur)

• G2G-facturen. Een overheid factureert naar een overheid (Voorzien eind 2017)

• Facturen van privé-personen• Declaraties• Schuldvorderingen

32

Elektronisch factureren bij overheidsopdrachten

Federale en Vlaamse regering hebben beslist om een bestaand platform gezamenlijk te gebruiken: e-PRIOR

• Is een product van en voor de Europese Commissie

• Mercurius: uitrol van e-PRIOR in België

• Aangesloten op de PEPPOL omgeving

Bron: https://overheid.vlaanderen.be/project-e-invoicing

33

Modellen van elektronisch factureren

• Pan European Public Procurement Online• In 2008 gestart als testproject van de

Europese Commissie• PEPPOL verschaft een elektronische

(data)transport infrastructuur, die het voor overheden en bedrijven in Europa mogelijk maakt via hun IT systemen op een eenvoudige, efficiënte en betrouwbare wijze data en zakelijke documenten (elektronisch) uit te wisselen.

• Kenmerk: vrijheid voor de leveranciers voor (elektronische) gegevensuitwisseling met elke organisatie in het PEPPOL-netwerkdoor middel van open standaarden.

• PEPPOL ondersteunt het gebruik van UBL 2.0 documenten.

34

Modellen van elektronisch factureren

Voordelen PEPPOL• PEPPOL gebruikt een standaard, dit elimineert het

maatwerk en maakt e-facturatie bijgevolg goedkoper. • Niet alleen met de Overheid (B2G), maar ook met uw

andere business partners:bedrijven kunnen e-facturen zenden naar en ontvangen van andere bedrijven (B2B)

• De verwachte toename van Access Points bevordert een goede marktwerking. In Noorwegen bijvoorbeeld, waar PEPPOL algemeen ingang heeft gevonden, zijn meer dan 40 AP’s actief.

• In 19 andere Europese lidstaten is PEPPOL operationeel.

• Er komen steeds meer KMO-vriendelijke toepassingen voor e-facturatie.

• PEPPOL is veel meer dan e-facturatie alleen. Het biedt ook een oplossing voor e-ordering en e-catalogue.

• PEPPOL onderzoekt de mogelijkheid van e-facturatie naar consumenten.

35

Bron: https://overheid.vlaanderen.be/sites/default/files/documenten/overheidsopdrachten/e-procurement/PEPPOL.pdf

36

Elektronisch factureren bij overheidsopdrachten Digitaal aanleveren kan op volgende manieren:

1. Via uw boekhoudpakket2. Via een PEPPOL access point (Pan-European

Public Procurement Online)3. Via een alternatieve tool (ERP)4. Via het Mercurius portaal (gratis /

onmiddellijk beschikbaar / via E-ID)Leverancier tikt handmatig zijn factuur ineigenlijk enkel geschikt als tussenoplossing, in afwachting dat de leverancier een oplossing kiest die volledig geïntegreerd is in zijn bedrijfsprocessen

→ De digitalisering moet helpen om de nieuwe betaaltermijn van 30 dagenzo stipt mogelijk na te leven.

37

Elektronisch factureren bij overheidsopdrachten Gebruik

Mercuriusportaal

Opgelet: Mercurius biedtgeen bewaring

38

Gebruik Mercuriusportaal

• Toegang voor personen die in het KBO geregistreerd zijn

• Er kunnen rollen toegekend worden aan medewerkers

39

Elektronisch factureren bij overheidsopdrachten Mercuriusportaal

• Mercurius biedt geen bewaring• Zorgt tijdens de verzending voor:

• Authenticiteit van de herkomst• Integriteit van de inhoud

Gebruik toegestaan mits aanvaarding door afnemer

overheid verplicht e-invoicing: geen spelregels

40

Voordelen e-factuur

• Minder betwistingen• Snellere afhandeling• Geen ‘vermiste’ facturen• Minder risico op fraude• Verzenddatum = ontvangstdatum• Efficiënter proces• Volledige digitalisering processen• Feedback over uw e-factuur• Correcter en sneller betaald worden• Oplossing voor B2G, maar ook B2B• KMO-vriendelijk

41

Praktische vragen en antwoorden

Heeft de elektronische factuur dezelfde juridische waarde als een papieren factuur?

• Ja, de vorm van de factuur, hetzij op papier, hetzij in een elektronisch formaat, heeft geen belang meer, aangezien alle facturen aan dezelfde regels zijn onderworpen en op zelfde wijze moeten worden behandeld. De juridische waarde van een elektronische factuur is dus volledig gelijkwaardig aan die een papieren factuur.

42

Praktische vragen en antwoorden

Hoe veilig is een elektronische factuur?• De veiligheid van de facturen

hangt af van de gebruikte technologie, van de controles die bestaan binnen de onderneming en/of van de tussen de betrokken partijen gesloten overeenkomsten.

43

Praktische vragen en antwoorden

Wanneer wordt een factuur als elektronisch beschouwd op gebied van de BTW?

• Een elektronische factuur inzake BTW wordt slechts als een geldige factuur beschouwd als aan onderstaande voorwaarden is voldaan:

• Alle verplichte factuurgegevens dienen aanwezig te zijn in de elektronische factuur

• Het moet gaan over een ‘elektronische factuur’. Dit houdt in dat het document in elektronische vorm uitgereikt en ontvangen moet worden.

44

Praktische vragen en antwoorden

Wat met het origineel van een elektronische factuur?• Vermits elke belastingplichtige ten allen tijde moet

kunnen aantonen dat de factuur een weerspiegeling is van de feitelijke prestatie die eraan ten gronde ligt en die zij vastlegt, verdween sinds 1 januari 2013 elke verwijzing naar de "oorspronkelijke vorm” van de factuur uit artikel 60 van het Btw-wetboek. Voortaan moeten alleen de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van een factuur, op papier of in elektronisch formaat, worden gewaarborgd vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaringstermijn.

• Indien deze voorwaarden op afdoende wijze worden ingevuld en gewaarborgd door elke betrokken partij, zal de realiteit van en achter de factuur noodzakelijkerwijs veel duidelijker kunnen worden aangetoond en blijken dan wanneer men, zoals vroeger, enkel oog zou hebben voor de oorspronkelijke factuur als uitgangspunt voor de btw-regelgeving met betrekking tot de bewaring van facturen, de uitoefening van het recht op aftrek én de controle op de correcte naleving ervan.

45

Praktische vragen en antwoorden

Hoe kun je weten of een elektronische factuur goed ontvangen werd?

• De wet voorziet niet in enige regeling hierover. Eenieder moet voor zichzelf uitmaken welke technische oplossing voor hemzelf wordt geïmplementeerd.

Bijvoorbeeld: bij verzending van de factuur per mail kan een ontvangstbewijs worden gevraagd, men kan gebruik maken van een facturatieplatform, met EDI of Zoomit krijgt men een messagedelivery notification.... Uiteraard geldt de betaling van de factuur als bewijs van goede ontvangst ervan.

46

Praktische vragen en antwoorden

Mag ik tegelijkertijd een papieren en een elektronische factuur uitreiken voor dezelfde klant?

• Neen. Principieel mag voor éénzelfde handeling slechts één factuur, elektronisch of papier, worden uitgereikt. Indien toch twee facturen uitgereikt worden, moet één van beide facturen (de papieren of de elektronische) de vermelding 'dubbel' bevatten of enige andere vermelding die duidelijk maakt dat het andere exemplaar het 'origineel' is en enkel dat kan gebruikt worden voor het recht op aftrek.

47

Praktische vragen en antwoorden

Moet ik de facturen bewaren die moeten gedownload worden op de website van een leverancier of kan ik eenvoudig de e-mails met de links bewaren?

• Het bewaren van een e-mail die een link naar een factuur bevat volstaat niet: u moet de factuur zelf bewaren.

• Aangezien elke belastingplichtige gehouden is de door hem ontvangen (papieren en elektronische) facturen te bewaren, dient u steeds de via de website van de leverancier/dienstverrichter ter beschikking gestelde elektronische facturen te downloaden en te bewaren. Niets belet uiteraard dat ook de e-mailberichten met de hyperlink naar die website wordt bewaard, als aanvullend bewijs van de herkomst.

48

Praktische vragen en antwoorden

Biedt het versturen van een factuur per mail evenveel zekerheid als het versturen van een factuur per post?

• Ja. Als u facturen gewoon via mail verstuurt, kunt u in uw mailprogramma aangeven dat u een afleveringsbericht wenst. Werkt u met boekhoudsoftware of via een serviceprovider dan worden daarin ook afleveringsberichten voorzien. Vooraleer u met uw klant afspreekt om voortaan elektronische facturen te versturen, kunt u altijd met testberichten werken en samen een goede regeling uitwerken.

49

Praktische vragen en antwoorden

Hoe kan ik het best omgaan met het naast elkaar bestaan van elektronische en papieren facturen?

• Ofwel de twee stromen volledig apart beheren.

• Ofwel kunt u, om slechts één gegevensstroom te behouden: uw elektronische facturen uitprinten of uw papieren documenten inscannen(De bestemmeling van de factuur moet kunnen aantonen dat de door hem gebruikte technologie of procesmatige middelen inderdaad de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur waarborgen).

50

Praktische vragen en antwoorden

Hoe komt mijn e-Factuur terecht bij de overheid?

• De factuur zal op identiek dezelfde manier worden bezorgd aan de overheidsdienst, ongeacht de aanpak die u volgt. Alle facturen worden verzameld op het Mercurius-platform. Daar kan elke overheidsdienst zijn post ophalen via een specifieke toegang (zie ook Mercurius).

• Opgelet: elke overheidsdienst wordt geïdentificeerd aan de hand van zijn bedrijfsnummer (KBO-nummer). Het is dus essentieel dat er duidelijk wordt verwezen naar de geadresseerde van uw factuur (de klant) met dit nummer.

51

Praktische vragen en antwoorden

Hoeveel bedragen de kosten om zich aan te sluiten bij Mercurius om facturen te versturen?

• Er is geen enkele bijdrage vereist. U moet, als leverancier van een overheidsdienst, dus niet betalen om zich aan te sluiten bij Mercurius. Dit houdt verband met het verbod op roamingkostentussen operatoren van het PEPPOL-netwerk.

52

Belangrijkste stappen:

Nadenken over gevolgen (inkoop, logistiek, voorraadbeheer, …?)Maatwerk of standaardfunctionaliteit nodig bij softwareleveranciers?Voer gesprekken met medewerkersHoe omgaan met verschillen tussen klanten en leveranciers? (niet iedereen gaat onmiddellijk mee)Zijn er ontwikkelingen in de branche ? Zelf of welke BSP (Billing Service Provider)Voer gesprekken over de mogelijkheden om financiële, fiscale of juridische risico’s te beperken

53

Gevolgen voor het accountantskantoor

Administratieve dienstverlening• Meer klanten door uitgebreide

dienstverlening• Minder boekhoudwerk ? Meer

correctiewerk ?• Betere communicatie met de

klant voor (digitale)verwerking ?• Nederland : vb. EDI-Circle (aantal

kantoren / aantal klanten EN “rijke” e-facturen

54

Gevolgen voor het accountantskantoor

Het opmaken van de jaarrekening of de samenstelpraktijk

• Geen invloed op de uit te voeren werken

• Wel betere/snellere consultatie onderliggende documenten

• Makkelijker nazicht en controle

55

Gevolgen voor het accountantskantoor

Advies• Heel belangrijke adviesrol over

hoe om te gaan met e-facturatie.• We moeten ons verdiepen om

adequaat te kunnen helpen.• Verwijzen naar ICT specialisten !

56

Gevolgen voor het accountantskantoor

E-facturatie is een (nieuwe) uitdaging voor en in het beroep:

• Voor het beroep: Bijstand en begeleiding van ons cliënteel in deze (nieuwe) vorm van communicatie met integratie van de betaalfaciliteiten en boekhoudadministratie

• In het beroep:Een voorbereiding en uitwerking van een (nieuwe) kantoororganisatie waarin dienstverlening centraler staat en verwerking een andere dimensie krijgt.

57

Elektronisch factureren 1. De universele uitwisseling tussen

boekhoudkundige, financiële, commerciële en beheerssystemen garanderen

2. Een universele bewaring garanderen 3. De oplossing moet kunnen worden toegepast op

alle inputprocessen (de oorspronkelijke factuurvorm is geen criterium)

4. Alle compatibele operationele oplossingen bevorderen

5. Alle oplossingen bevorderen betekent ook een eenvoudige oplossing bevorderen

6. Erkennen de essentiële rol van de economische beroepen in de invoering van de elektronische factuur, in het bijzonder in kmo's

7. Aanbevelingen doen om het ontvangen, het versturen en het bewaren van elektronische facturen praktisch en concreet te maken voor kmo's

8. Een vereenvoudigd proces voor de aanvaarding van elektronische facturatie bevorderen

9. Een vertrouwenslabel creëren10. Sensibiliseren voor elektronische facturatie 58

Conclusie

E-facturatie is een (nieuwe) uitdaging voor en in het beroep:

Voor het beroep: bijstand en begeleiding van ons cliënteel in deze (nieuwe) vorm van communicatie met integratie van de betaalfaciliteiten en boekhoudadministratie

In het beroep:Een voorbereiding en uitwerking van een (nieuwe) kantoororganisatie waarin dienstverlening centraler staat en verwerking een andere dimensie krijgt.

59

Bedankt!

60