Confenis 2012 ICT-Inspiratiedag

Waarom scoort een softwarepakket beter bij de ene organisatie dan de andere?

Nico Van der Meersch

Pre sales, product management en business consultancy

INLEIDING

Vaststellingen

CASE STUDY

Doorlooptijd analyse

Spend analyse

Benchmarks

Vervolgstappen

Conclusies

AANPAK

Verzamelen van informatie

Gebruikersgroepen

Analyse-oefeningALGEMENE CONCLUSIES

VRAAG EN ANTWOORD

INLEIDING

Vaststellingen

CASE STUDY

Doorlooptijd analyse

Spend analyse

Benchmarks

Vervolgstappen

Conclusies

AANPAK

Verzamelen van informatie

Gebruikersgroepen

Analyse-oefeningALGEMENE CONCLUSIES

VRAAG EN ANTWOORD

Verwacht-ingen van

de ERP implemen-

tator

INLEIDING – VASTSTELLINGEN

Nieuwe ERP implementaties

Aandacht voor bedrijfsprocessen en change management

Geen kopie van de AS IS situatie

Best practices

Input voor de business case

Verwacht-ingen van

de ERP implemen-

tator

INLEIDING – VASTSTELLINGEN

Bestaande ERP implementaties

Dikwijls weinig besef en noodzaak om processen bij te sturen

“Er is altijd wel iets te verbeteren”

Succes hangt meer dan ooit af

van het aanpassingsvermogen

INLEIDING – VASTSTELLINGEN

Organisaties worden continu blootgesteld aan veranderende omgevingsfactoren

Sneller en frequenter rapporteren

Wijzigende wetgeving

Personeelsverloop

Fusies en overnames

Maatschappelijke ontwikkelingen zoals globalisering en slecht economisch klimaat

Een moeilijk te be-

antwoordenvraag?

INLEIDING – VASTSTELLINGEN

Hoe efficiënt zijn mijn processen?

Weinig nacalculatie van de business case

Kleinere organisaties

Weinig aandacht voor proces efficiëntie

Consultancy studies worden als overbodig en duur ervaren

Weinig transparante informatie beschikbaar

INLEIDING

Vaststellingen

CASE STUDY

Doorlooptijd analyse

Spend analyse

Benchmarks

Vervolgstappen

Conclusies

AANPAK

Verzamelen van informatie

Gebruikersgroepen

Analyse-oefeningALGEMENE CONCLUSIES

VRAAG EN ANTWOORD

Echter weinig

inzicht in de efficiëntie

en effectiviteit

van de huidige

processen

AANPAK – VERZAMELEN VAN INFORMATIE

Via verschillende kanalen

Conclusies feasibility studies

Sales Lastenboeken, RFI, RFP, PVE, …

Individuele klanten

Gebruikersgroepen

Aandacht voor niet-

tastbare en latente

noden en behoeften

AANPAK – GEBRUIKERSGROEPEN

Doelstelling

Meer en beter samenwerken met de klant

Inspraak en betrokkenheid in de product roadmap

Afstemmen van de dienstverlening op de werkelijke noden

Netwerken en delen van ervaringen met andere gebruikers

Bespreken van gezamenlijke knelpunten, verbeterpunten

Gebruikers-groepen in België en

Nederland per

functioneel domein

AANPAK – GEBRUIKERSGROEPEN

Health Public TSIRetail

Financieel (België)

Financieel (NL)

Aankoop en logistiek (NL)

Begroting (NL)

Aankoop en logistiek (België)

Gebruikers-groepen in België en

Nederland per

functioneel domein

AANPAK – ANALYSE-OEFENING

Deelnemers

Gebruikersgroep financieel België

11 organisaties

Van 200 tot 5000 werknemers

Gebruikersgroep zorg financieel NL

7 organisaties

Van 1500 tot 7000 werknemers

Gebruikersgroep zorg aankoop NL

10 organisaties

Van 750 tot 7000 werknemers

De leden van de

gebruikers-groep

bepalen de inhoud van de oefening

AANPAK – ANALYSE-OEFENING

Onderdelen

Gebruik en interpretatie van beschikbare en meetbare data in de ERP software

Doorlooptijd analyse Invoice-to-payprocess

Spend analyse

Waarnemingen en interviews

Bespreken van de meetgegevens

De leden van de

gebruikers-groep

bepalen de inhoud van de oefening

AANPAK – ANALYSE-OEFENING

Deliverables

Persoonlijke meetgegevens deelnemers

Doorlooptijd analyse

Spend analyse

Beschrijving AS IS Invoice-to-pay process

Cross-functioneel (Swim lane) stroomdiagram

Korte beschrijving per processtap

Verbeterpunten

Benchmarks (resultaten geanonimiseerd)

INLEIDING

Vaststellingen

CASE STUDY

Doorlooptijd analyse

Spend analyse

Benchmarks

Vervolgstappen

Conclusies

AANPAK

Verzamelen van informatie

Gebruikersgroepen

Analyse-oefeningALGEMENE CONCLUSIES

VRAAG EN ANTWOORD

Invoice-to-pay process

Hoofd-proces,

subprocesen

meetpunten

CASE STUDY – DOORLOOPTIJD ANALYSE

Top 10 analyses

CASE STUDY – SPEND ANALYSE

Spend per leverancier

Facturen met bestelbon

Top 10 op aantal facturen

Top 10 op inkoopomzet

Facturen zonder bestelbon

Top 10 op aantal facturen

Top 10 op inkoopomzet

Top 20 analyses

CASE STUDY – SPEND ANALYSE

Spend per grootboekrekening

Top 20 aantal facturen

Top 20 bedragen

Top 20 aantal verschillende leveranciers

Op basis van door-

looptijd en spend

analyse

CASE STUDY – BENCHMARKS

Toepassingsgebied

Organisaties kunnen zich vergelijken ten opzichte van de benchmarks

Eigen sector of andere sectoren?

Benchmarks kunnen een trigger zijn om de eigen processen beter te bestuderen

Wat vindt de klant

belangrijk?

CASE STUDY – VERVOLGSTAPPEN

Doelstelling

Analyse-oefening uitbreiden naar andere processen

Verzamelen van een set van doelstellingen en KPI’s per doelstelling in een score card

Exploitatie en analyse van gegevens door middel van business intelligence

Benchmarks per sector, per land

… en meteen ook belangrijke aandachts-

punten

CASE STUDY – CONCLUSIES

Onderliggende factoren efficiency verschillen (1/3)

Eénzelfde proces kan operationeel of ondersteunend/administratief zijn

Afhankelijkheid van de (ervaringen) van de implementator

Interfaces met andere pakketten

Personeelsverloop (Inrichtings)keuzes uit het verleden onbekend

Weinig of geen opleiding voor nieuwe medewerkers

… en meteen ook belangrijke aandachts-

punten

CASE STUDY – CONCLUSIES

Onderliggende factoren efficiency verschillen (2/3)

Geen periodieke evaluatie van de processen

Geen meetinstrumenten beschikbaar

Geen noodzaak om efficiënter te werken (bv. tijdens hoogconjunctuur)

Bepaalde stappen in het proces zijn niet geautomatiseerd

… en meteen ook belangrijke aandachts-

punten

CASE STUDY – CONCLUSIES

Onderliggende factoren efficiency verschillen (3/3)

Foutieve invoer/inconsequent gedrag medewerkers

Meerdere decentrale locaties

Geen aandacht voor change management Angst voor verandering

Geen of onvoldoende communicatie

Geen betrokkenheid medewerkers

In standhouden van bepaalde functies

INLEIDING

Vaststellingen

CASE STUDY

Doorlooptijd analyse

Spend analyse

Benchmarks

Vervolgstappen

Conclusies

AANPAK

Verzamelen van informatie

Gebruikersgroepen

Analyse-oefeningALGEMENE CONCLUSIES

VRAAG EN ANTWOORD

Positieve feedback

van de deelnemers

aan de analyse-oefening

ALGEMENE CONCLUSIES

Algemene conclusies

Analyse-oefeningen en benchmarks kunnen inefficiënties inzichtelijk maken en awareness triggeren

Interpretatie van meetgegevens is moeilijk zonder de context te kennen

ERP-leveranciers kunnen een belangrijke rol vervullen in het kader van proces efficiëntie

INLEIDING

Vaststellingen

CASE STUDY

Doorlooptijd analyse

Spend analyse

Benchmarks

Vervolgstappen

Conclusies

AANPAK

Verzamelen van informatie

Gebruikersgroepen

Analyse-oefeningALGEMENE CONCLUSIES

VRAAG EN ANTWOORD

Confenis 2012 ICT-Inspiratiedag

Hartelijke dank voor uw aandacht!

Nico Van der Meersch

nico.van.der.meersch@axi.be

Pre sales, product management en business consultancy