Dra. Benita Vega de ChingDoctora en Ciencias Empresariales y Económicas

Con Maestría en Gerencia Estratégica

Directora de la Junta Directiva de la Asociación Panameña de Ejecutivos de EmpresaPresidenta de APEDE Joven 2011-2013

Es consultora en marketing relacional, CRM , RSE y servicio al cliente

Tiene más de 15 años de experiencia laboral, ha ocupado diferente posiciones gerenciales, de dirección y de vice presidencia en multinacionales bancarias, empresas de la industria automotriz y tiendas de consumo masivo (retail).

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Gestión de Compras

GESTIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

1. DEFINICIÓN, ESTRUCTURA E IMPORTANCIA DE ADMINISTRACION DE COMPRAS

Administración de compra, conceptos y funciones.

Importancia de la Gestión de Compras.

2. ANÁLISIS DE MERCADO, PRINCIPIO DE LA COMPRAS

3. LA NEGOCIACIÓN EN COMPRAS

Objetivos y estrategia de la negociación

La negociación

Seguimiento

4. CONTRATOS DE COMPRAS

5. SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES

Criterios para evaluar a un proveedor potencial

   Valoración de la motivación

   Identificar, tamizar e investigar proveedores

   Evaluación y selección

Homologación de proveedores

6. ESTRATEGIAS Y MEDICION DE LA GESTION DE COMPRAS

7. GESTIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO ( SUPPLY CHAIN MANAGEMENT)

•Compras es el proceso de adquisición de insumos, repuestos y materiales en la cantidad necesaria, a la calidad adecuada y al precio conveniente, puestos a disposición de operaciones en el lugar y momento requerido

Gestión de Compras

Consiste en suministrar de manera ininterrumpida materiales, bienes y/o servicios, para incluirlos de manera directa o indirecta a la cadena de comercialización o de producción.Deben proporcionarse en las cantidades adecuadas, en el momento solicitado, con el precio y en el lugar acordado.

Gestión de Compras

Objetivos de Compras

Continuidad del abastecimiento

Negociar precios convenientes

Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los suministros

Definir el nivel de inventario evitando rotura de stocks y mermas por obsolescencia, deterioro, duplicidad

Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de suministro en función a nuevos procesos productivos

Mantener costos de adquisición y mantenimiento de stocks a niveles adecuados, acorde a la estructura de operación

 El índice PMI (en español: Índice de Gestores de Compras) es un indicador macroeconómico que pretende reflejar la situación económica de un país basándose en los datos recabados por una encuesta mensual de sus empresas más representativas que realizan los agentes de compra . Lo elabora la empresa Markit Economics desde abril del 2008.

Purchasing Managers' Index.

Su mayor peculiaridad radica en la metodología, ya que no se trata de una encuesta de opinión ni de expectativas, sino que versa sobre datos reales pero sin llegar a preguntar por cifras concretas. La importancia del PMI radica en que es un inmejorable indicador de la situación y dirección de una economía.El índice PMI se obtiene a partir de las respuestas a unos cuestionarios que se remiten mensualmente a los profesionales de compras y a los ejecutivos de empresas de los sectores manufacturero y servicios.

Toma en cuenta: Nuevos pedidos (30%) Producción (25%) Ocupación (20%)Término de entrega de proveedores (15%) Stock de compras (10%)

Si el índice PMI resultante está por encima de 50, indica una expansión; por debajo de 50, contracción y si es inferior a 42, anticipa una recesión de la economía nacional. La participación en la confección del PMI da a las empresas colaboradoras el privilegio de acceder gratuitamente a los resultados de todos los estudios publicados por Markit Group.En el caso de los EU, Markit la elabora en colaboración con el Institute for Supply Management, de donde toma el nombre de Índice ISM. 

Purchasing Managers' Index.

Gestión de Compras

• Planeación : Generación, planes y estrategias

• Ejecución: Implementar tácticas y acciones.

• Control y seguimiento: Mecanismos de seguimiento.

Las decisiones estratégicas en Compras

ANÁLISIS DE MERCADO

Estudios de los mercados de compra

• Deberían hablar sobre :

– Evolución de los precios de los productos o materiales

– Evolución de la calidad y de las mejoras en el rendimiento

– Identificación de los términos comerciales más utilizados

– El nivel de servicio logístico del mercado

– Costos logísticos implicados en la adquisición de material

Negociación en compras

La elección del proveedor adecuado se hará finalmente en función de la negociación de condiciones establecidas por el cliente.

En todo proceso de negociación es fundamental considerar aspectos claves, tanto técnicos, económicos como logísticos, para poder ofrecer la cotización más competitiva de acuerdo a las necesidades del cliente

• Separe las personas del problema.

• Céntrese en intereses no en posiciones.

• Genere alternativas para beneficio mutuo.

• Insista en criterios objetivos.

Negociación integrativa en compras

Evaluación de proveedores

El proveedor debe pasar por un proceso de homologación basado en una auditoría de planta.El Gestor de Compras debe realizar una clasificación y actualización de los perfiles de sus proveedores.

Evaluación de proveedores

• Revisión periódica, cuantitativa y cualitativa del funcionamiento de los proveedores en cuanto a resultados de los indicadores críticos definidos por la empresa.

• Revisión con proveedores estratégicos, uno o dos veces al año y de manera presencial.

• Objetivos específicos de este proceso son:– Definir prioridades para siguientes períodos, indicadores a ser utilizados,

objetivos y límites– Asegurar que los objetivos del comprador y del vendedor se adaptan

entre sí, a corto y largo plazo.– Construir relaciones a largo plazo

Evaluación de proveedores: áreas de acción

Costo de los materiales, servicios y transporte Calidad de las materias primas o módulos Suministro en cantidad y tiempo Capacidad tecnológica, tanto en los procesos de los proveedores

como en su participación en la innovación de los productos del cliente,

Flexibilidad para adaptarse a los cambios del cliente, Estabilidad financiera o riesgo de que en el futuro problemas

financieros del proveedor puedan poner en peligro su continuidad y

Estilo de gestión, medido como el grado de coincidencia de la cultura y las estrategias de la empresa proveedora con los de la compradora.

Puntuación y evaluación del proveedor

Factores de desempeño del proveedor

Ciclo Seguridad

Tiempo de espera de resurtido X

Desempeño de la puntualidad X

Flexibilidad del suministro X

Frecuencia de la entrega/Tamaño mínimo del lote X X X

Calidad del suministro X X

Costo del transporte entrante X

Términos del precio X X

Capacidad de coordinación de la información X X

Capacidad de colaboración en el diseño X X X X X

Tipos de cambio, impuestos y derechos X

Viabilidad del proveedor X X

Inventario Costo de transporte

Precio de compra del

componente

Tiempo de introduccion del producto

Evaluación de la gestión de compras

• Evaluar permite darle dirección a las acciones:

– Permite verificar la efectividad de las mismas, es decir que produzcan los resultados esperados

– La eficiencia de las acciones , es decir que se emplee una cantidad razonable de recursos para realizar la acción

– La coherencia de las acciones, es decir que los resultados de las acciones estén alineados con los objetivos globales que se quiere atender

– La consistencia de las acciones, es decir, que no sean contradictorias entre sí

• Evaluar permite diseñar y rediseñar las prácticas de trabajo de la institución

• Cuando existen evaluaciones negativas acerca de cómo se está haciendo, por ejemplo, la recepción y registro de materiales en bodega, se pueden tomar acciones correctivas y capacitar mejor al personal.

Evaluación de la gestión de compras

Listado de indicadores

• Duración de los inventarios: es el número de días en que se consumiría los stocks disponibles de un material a los niveles de consumo promedio de la institución.

• Quiebres de inventario: frecuencia de casos en que una institución se queda sin inventario de un material que se mantiene en bodega.

• Tiempo de ciclo de compras: tiempo que transcurre entre que se solicita la compra de un material y que este es recibido en bodegas.

• Tiempo de despacho de la orden de compra: tiempo que transcurre entre que se solicita la compra de un material y se despacha al proveedor la orden de compra respectiva.

Listado de indicadores

• Cantidad de peticiones de oferta enviadas: corresponde al número de proveedores a los cuales se envía una petición de oferta para los procesos de cotización (para la operación en ChileCompra, corresponde al número de proveedores que son notificados de las cotizaciones vía e-mail).

• Cantidad de ofertas recibidas: corresponde al número de ofertas o cotizaciones recibidas en un proceso de compra.

• Indicadores de satisfacción de usuarios: corresponden a una calificación de la calidad de servicio percibida por los clientes internos del área de adquisiciones, normalmente considera distintos ámbitos.

• Indicadores de evaluación de proveedores: corresponden a una evaluación de la calidad de servicio entregada por los proveedores. Normalmente se asocia a una clasificación de los proveedores.

Eficiencia en las

ComprasTransparencia

Calidad de Servicio

Racionalización del uso de recursos

Duración de los inventarios

Quiebres de inventarios

Cantidad de peticiones de oferta enviadas

Cantidad de ofertas recibidas

Tiempo de ciclo de compras

Tiempo de despacho de la orden de compra

Indicadores de satisfacción de usuarios

Indicadores de evaluación de proveedores

= Alto impacto = Impacto medio = Impacto bajo o indirecto

Relación de indicadores con objetivos de gestión

Estrategia y medición de compras

Adaptación de los objetivos de la función de compras

a los objetivos de la empresa

Estudios de los mercados de compra

Elaboración de la estrategia de compras

Organización del área de compras

Adaptación de los objetivos de la función de compras a los objetivos de la empresa

Corporativos Integración/Desintegración – Hacer vs Comprar Centralización/Descentralización

De Unidades de Negocio

Objetivos de disminución tiempos desde el diseño del producto hasta su lanzamiento al mercado

Aumento de flexibilidad – garantizar suministros

Introducción de nuevos productos

Adaptación de los objetivos de la función de compras a los objetivos de la empresa

Corporativos Integración/Desintegración – Hacer vs Comprar Centralización/Descentralización

De Unidades de Negocio Objetivos de disminución tiempos desde el diseño del producto hasta

su lanzamiento al mercado Aumento de flexibilidad – garantizar suministros Introducción de nuevos productos

Productos Apalancados

Ofertas Competitivas

Productos Rutinarios

Sistema de Contratación

Productos Estratégicos

Alianzas con Proveedores

Productos Cuello de Botella

Asegurar elSuministro

RIESGO DE SUMINISTRO

IMP

AC

TO

DE

LA

CO

MP

RA

EN

RE

SU

LT

AD

OS

Dimensión externa

Dimensión interna

Matriz de Kraljic

Segmentación de productos/servicios que la empresa compra

Estrategia de Producto - Mercado

Productos Apalancados

MercadosComerciales

Productos Rutinarios

MercadosFáciles

Productos Estratégicos

MercadosCompetitivos

Productos Cuello de Botella

MercadosTécnicos

COMPLEJIDAD TECNICA

CO

MP

LE

JID

AD

CO

ME

RC

IAL

Matriz de MercadosDecisiones OrganizativasCentralizar las compras +Reducir el número de proveedores:Apalancados y Cuellos de Botella

Responsabilidad de la Dirección:Estratégicos y Mercados Competitivos

Descentralizar: Rutinario y MercadosFáciles

Todos los Proveedores se agrupan y forman una industria, que les permite competir y desarrollar sus ventajas competitivas.

• Industria Comunicaciones ( banda ancha, cable )

• Industria Consumo ( consumo masivo )

• Industria Educación ( e-learning, capacitación )

• Industria Transporte ( Aéreo, Terrestre, Marítimo )

• Industria Finanzas etc. ( Bancos )

Agrupación de proveedores por Industria

Crossdocking -Retail

Adecuación de los proveedores a los estándares de almacenamiento.

Midiendo la gestión de compras: Indicadores de Gestión

Con la intención de mejorar la performance de las organizaciones se necesitan considerar diferentes indicadores específicos para cada proceso.

Los indicadores de gestión están relacionados con:• Mejoras en la calidad de la información• Optimización en el uso de los activos fijos• Optimización en el uso del capital de trabajo.• Crecimiento de eficiencia

Indicadores de gestión

Número

Pedido

1

2

3

4

5

Entregas

A Tiempo

1

1

0

0

1

Entregas

Completas

0

0

0

1

1

Facturac.

Sin Prob.

0

1

1

0

1

Entregas

Perfectas

0

0

0

0

1

60% 40% 60% 20%

Calidad del

Producto

0

1

1

1

1

80%

Indicador de Pedido Perfecto

Quiebres de stock

11,9

11,1

10,7

4,8

2,84,3

5,3

3,5

3,7

3,7 1,4

1,902468

101214

%

Quiebre de Stock (mar'99-feb 2000)

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