DigiGIDS@home Colofon Archief en Museum voor het Vlaams leven te Brussel Arduinkaai 28 1000 Brussel Auteur: Stephanie Aertsen Vormgeving: Kevin Van Campenhout Afbeeldingen: Luc Vermeersch Verantwoordelijke uitgever: Jari Demeulemeester Versie: 26 september 2012 (onderdeel van D/2012/3510/2) U kan deze brochure ook downloaden op www.amvb.be

2 digigids@amvb.be

Inhoudstafel

Inhoudstafel Inleiding Digitale documenten bewaren Digitale berichten bewaren Digitale afbeeldingen bewaren Digitale geluidsfragmenten bewaren Digitale beeldfragmenten bewaren Websites en blogs bewaren

Inleiding

DigiGIDS@home is gericht op thuisgebruik, om persoonlijke bestanden met een juridische of emotionele waarde voor een lange(re) periode te bewaren. In zes richtlijnen wordt uiteengezet welke stappen je kan nemen om je digitale documenten, e-mail, foto’s, filmpjes, geluid en websites duurzaam te bewaren. De richtlijnen zijn vrij beknopt, om een thuissituatie – met basismaterialen en tijdsgebrek – zo realistisch mogelijk te benaderen. Wil je toch meer informatie of tips rond bepaalde aspecten, dan kan je terecht in de DigiGIDS@work. DigiGIDS@work is een handleiding, gericht op kleine organisaties zoals vrijwillige verenigingen of vzw’s met een beperkt aantal medewerkers. Alle richtlijnen zijn – mits kleine aanpassingen – perfect bruikbaar in een privésituatie. Een gezin vormt dan ook een organisatie op zich …

3 digigids@amvb.be

Digitale documenten bewaren

Waarom? Waarschijnlijk heb je financiële documenten, presentaties, huiswerk van de kinderen of andere digitale documenten op je computer staan. Misschien heb je al digitale kopieën van papieren documenten als brieven, kaarten of familiegeschiedenissen. Deze informatie kan waarde hebben op lange termijn, daarom is het belangrijk deze documenten veilig te bewaren.

Basisprincipes Dit is de meest logische volgorde om onderstaande stappen uit te voeren. Je kan alle principes echter in een willekeurige volgorde toepassen, waarbij prioriteit gegeven moet worden aan het maken en veilig bewaren van veiligheidskopieën.

ZOEK JE DIGITALE DOCUMENTEN BIJ ELKAAR Zoek alle digitale documenten op computers en media als cd-roms en diskettes bij elkaar. Denk hierbij ook aan persoonlijke documenten op websites of platformen als GoogleDocs of Facebook. Je kan er niet van uitgaan dat onlinediensten je documenten op lange termijn (gratis) blijven bewaren.

BESLIS WELKE INFORMATIE BELANGRIJK IS Selecteer de informatie waarvan je denkt dat die belangrijk is en dat op langere termijn blijft. Je kan een paar documenten selecteren of grote hoeveelheden. Denk ook na over de verschillende versies, zoals kladversies. Deze kunnen belangrijke details bevatten die in de finale versie niet werden opgenomen. Als enkel de eindversie van belang is, kan je je ontwerpen weggooien en zo ruimte besparen.

ORDEN DE GESELECTEERDE DOCUMENTEN Maak veiligheidshalve altijd eerst een kopie zodat er niets verloren kan gaan bij het herordenen en herbenoemen van je bestanden. Maak een folderstructuur aan op je computer om de geselecteerde documenten in te bewaren. Om een folderstructuur op te stellen, houd je rekening met je taken: taken als werkgever of werknemer, werkzoekende, belastingbetaler, student of scholier, ouder, lid van een vereniging etc. Geef individuele documenten beschrijvende namen, zodat je ze niet telkens moet

openen om het juiste of meest recente document te vinden. Vermeld bijvoorbeeld de datum van opmaak en het onderwerp. Kies hiervoor een vaste structuur, zodat je documenten automatisch chronologisch of alfabetisch geordend worden. Kies voor een open bestandsformaat. Dit is een bestandsformaat dat algemeen gebruikt wordt en waarvan de technische gegevens vrij beschikbaar zijn. Dit vergroot de kans dat je het bestand in de toekomst nog kan openen en lezen. (Zie DigiGIDS@work: Geschikte bestandsformaten.) Maak een korte beschrijving van de mappenstructuur en de documenten.

TIP Je kan ook binnen je selectie een onderverdeling maken tussen documenten die je langere tijd moet bewaren (zoals administratie) en

4 digigids@amvb.be

documenten die je blijvend wil bewaren omdat ze voor jou persoonlijk waarde hebben.

TIP Hoewel het wordt afgeraden om persoonsmappen te gebruiken, kan het handig zijn om voor elk gezinslid dat de computer gebruikt een persoonlijke map aan te maken. Binnen de persoonsmap maak je vervolgens een taakgerichte onderverdeling. Zo blijft het huiswerk van de kinderen gescheiden en is de kans kleiner dat je plots vakantiefoto’s terugvindt tussen je rekeninguittreksels. Bijvoorbeeld:

MAAK VEILIGHEIDSKOPIEËN EN BEHEER DIE OP VERSCHILLENDE PLAATSEN Maak ten minste twee veiligheidskopieën van je documenten. Eén kopie kan op je pc of laptop bewaard worden. Zorg voor geautomatiseerde back-up, bijvoorbeeld met de Backup & restore functie in Windows 7 of Mac OS X Time Machine. Sla andere kopieën op op een externe harde schijf, in ‘the cloud’ of op een netwerkschijf (NAS). Bewaar de verschillende kopieën zo ver mogelijk uit elkaar. Als er op één plaats een ramp gebeurt (brand, overstroming,…), moeten de documenten op je andere locatie veilig zijn. Leg een kopie van de beschrijving van je structuur bij je belangrijke documenten op een veilige locatie. Controleer je documenten minstens één keer per jaar om er zeker van te zijn dat je de bestanden nog kan openen. Creëer minstens elke 5 jaar of eerder (dit is onder meer afhankelijk van de drager) een nieuwe kopie om dataverlies te vermijden.

Lees ook in DigiGIDS@work Een back-up maken Digitale opruimdag: dragers en bestanden verzamelen Dubbels opsporen en verwijderen Bestanden efficiënt indelen Een indeling omzetten naar een mappenstructuur Bewaartermijnen Mappen benoemen Bestanden benoemen Versiebeheer Geschikte bestandsformaten Afspraken maken rond printen

5 digigids@amvb.be

Meer lezen? Deze richtlijn is gebaseerd op www.digitalpreservation.gov/you. Meer informatie vind je op www.edavid.be onder het topic Archiveren van kantoordocumenten en e-mail, zoals: BOUDREZ, Filip. Digitaal Archiveren. Richtlijn en Advies, nr.3: Mappenstructuur en bestandsnamen voor digitale documenten. Antwerpen, s.d. http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn3.pdf Bekijk ook de richtlijnen voor het digitaliseren van tekstdocumenten op de CEST wiki: http://www.projectcest.be/index.php/Tekstdocumenten_digitaliseren. Ook het Algemeen Rijksarchief heeft richtlijnen gepubliceerd voor het bewaren van digitale documenten: SOYEZ, Sébastien. Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van kantoordocumenten. Brussel, 2009. http://arch.arch.be/images/stories/brochure_surveillance/richtlijn_electr_files.pdf POPPE, Jeroen. Digitaal documentbeheer. Handleiding FARO vormingstraject Digitaliseren en digitaal archiveren. Brussel, 2012. Online raadpleegbaar vanaf september 2012 op www.faronet.be. NAS of Network-attached Server: http://nl.wikipedia.org/wiki/Network-attached_storage

6 digigids@amvb.be

Digitale berichten bewaren

Waarom? Net zoals brieven op papier documenteren je e-mailberichten belangrijke gebeurtenissen, transacties en relaties. Een e-mail kan juridische en financiële bewijskracht hebben of voor jou persoonlijk waardevol zijn. Misschien wil je een paar e-mails – of net heel veel – bewaren. E-mails bewaren wil zeggen dat je ze moet scheiden van het e-mailprogramma. E-mailaccounts zijn immers niet bedoeld om informatie gedurende lange tijd te bewaren: op elk moment kan de software veranderen of de provider kan een vergoeding vragen of ophouden ondersteuning te bieden.

Basisprincipes Dit is de meest logische volgorde om onderstaande stappen uit te voeren. Je kan alle principes echter in een willekeurige volgorde toepassen, waarbij prioriteit gegeven moet worden aan het maken en veilig bewaren van veiligheidskopieën.

1. ZOEK AL JE BERICHTEN BIJ ELKAAR Maak een overzicht van je persoonlijke e-mailaccounts. Zoek binnen elk account alle folders en aparte groepen met berichten, inclusief ‘gearchiveerde’ e-mails.

2. BESLIS WELKE BERICHTEN WAARDEVOL ZIJN OP LANGE TERMIJN Maak een selectie van de berichten die je heel belangrijk vindt. Stel criteria op voor

jezelf. Een mogelijke houvast: ‘Zou je er vroeger een brief voor geschreven hebben?’ Weg met spam, nieuwsbrieven, leesbevestigingen, nietszeggende beleefdheden. Beperk je tot berichten die voor jou als persoon (berichten van familie of vrienden) of financieel of juridisch van belang zijn (aankoopbevestigingen, vragen om informatie e.d.). Vergeet ook niet de e-mails door te nemen die je zelf verstuurd hebt en bewaar belangrijke bijlagen al dan niet met het bijbehorende bericht.

3. EXPORTEER DE GESELECTEERDE MAILS Als je slechts een paar berichten bewaart, kan je de ‘bewaar als’ opdracht gebruiken. Voor grote hoeveelheden kan je best uitzoeken of je de berichten automatisch kan exporteren uit het e-mailprogramma. Sla de berichten op in een standaardformaat. Dit is een bestandsformaat dat algemeen gebruikt wordt en waarvan de technische gegevens vrij beschikbaar zijn. Dit vergroot de kans dat je het bestand in de toekomst nog kan openen en lezen. (Zie DigiGIDS@work: geschikte bestandsformaten) Bewaar zeker de contextgegevens bij elk e-mailbericht, waaronder de hoofding of ‘header’: het onderwerp,

7 digigids@amvb.be

afzender, datum en tijd. Neem deze eventueel op in de benaming van het bestand.

4. ORDEN DE BEWAARDE BERICHTEN Maak veiligheidshalve altijd eerst een kopie zodat er niets verloren kan gaan bij het herordenen en herbenoemen van je bestanden. Geef aan de verschillende berichten en bijlagen beschrijvende namen, waarin je de contextgegevens mee opneemt. Creëer een mappenstructuur op je computer om de berichten en bijlagen in te bewaren. Als je reeds een mappenstructuur hebt, bewaar de mails en bijlagen dan bij de bijbehorende documenten om volledige dossiers aan te leggen. Dit schetst een duidelijkere context bij het dossier. Maak een korte beschrijving van de mappenstructuur en de documenten. Bijvoorbeeld:

5. MAAK KOPIEËN EN BEHEER DIE OP VERSCHILLENDE PLAATSEN Maak ten minste twee veiligheidskopieën van je e-mails en bijlagen. Eén kopie kan op je pc of laptop bewaard worden. Zorg voor een geautomatiseerde back-up, bijvoorbeeld met de Backup & restore functie in Windows 7 of Mac OS X Time Machine. Sla andere kopieën op op een externe harde schijf, in ‘the cloud’ of op een netwerkschijf (NAS). Bewaar de verschillende kopieën zo ver mogelijk uit elkaar. Als er op één plaats een ramp gebeurt (brand, overstroming, diefstal,…), moeten de bestanden op je andere locatie veilig zijn. Kies een praktische locatie in je buurt. Leg een kopie van de beschrijving van je structuur bij je belangrijke documenten op een veilige locatie. Controleer je dragers minstens één keer per jaar om er zeker van te zijn dat je de bestanden nog kan openen. Creëer minstens elke 5 jaar of eerder (dit is onder meer afhankelijk van de drager) een nieuwe kopie om dataverlies te vermijden.

TIP 1 Zie je deze stappen echt niet zitten? Neem minstens de tijd om onbelangrijke mails te verwijderen na het lezen om zo je inbox onder controle te houden.

TIP 2 Orden de e-mails die je later wil bewaren in een mappenstructuur binnen je mailaccount. Eventueel kan je ook tags toekennen om berichten sneller terug te vinden. Wees je wel bewust van het risico dat je op een dag geen toegang meer kan hebben tot je account of gearchiveerde berichten.

TIP 3 Bewaar enkel de laatste mail in een heen-en-weergaand gesprek. Tenzij het belangrijk is dat je van elk bericht afzonderlijk de gegevens zoals datum en verzender bijhoudt.

8 digigids@amvb.be

TIP 4 Documenten met een financiële of juridische waarde verliezen na een aantal jaren hun bewijskracht. Je kan dus om de paar jaar mails die administratief niet langer van belang zijn verwijderen en tot een beperktere selectie komen van mails die voor jou persoonlijk belangrijk zijn.

Zie ook DigiGIDS@work Een back-up maken Digitale opruimdag: dragers en bestanden verzamelen Bewaartermijnen Criteria voor het bewaren van e-mail Bestanden efficiënt indelen Een indeling omzetten naar een mappenstructuur Mail klasseren in de inbox van je mail client Mail klasseren in de digitale mappenstructuur Mappen benoemen Bestanden benoemen Geschikte bestandsformaten

Meer lezen? Deze richtlijn is gebaseerd op www.digitalpreservation.gov/you. Meer informatie vind je ook op www.projectcest.be en www.edavid.be. Naast Richtlijn nr.1: Archiveren van E-mail (http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn1.pdf), vind je onder het topic Archiveren van kantoordocumenten en e-mail uitgebreide richtlijnen voor het bewaren van je digitale berichten. Bekijk ook de richtlijnen van het Algemeen Rijksarchief: SOYEZ, Sébastien. Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van e-mails. Brussel, 2009. http://arch.arch.be/images/stories/brochure_surveillance/richtlijn_e-mail.pdf NAS of Network-attached Server: http://nl.wikipedia.org/wiki/Network-attached_storage

9 digigids@amvb.be

Digitale afbeeldingen bewaren

Waarom? Foto’s hebben een persoonlijke betekenis. Bovendien is een foto uniek: de informatie op een foto kan niet worden vervangen of beschreven worden in woorden. Met de komst van het digitale fototoestel werd het maken van foto’s veel eenvoudiger en goedkoper. Waar we vroeger 24 of 36 analoge foto’s maakten van een gelegenheid, zijn dat er nu gemakkelijk enkele honderden. We gaan ervan uit dat deze foto’s veilig zijn op pc, dvd of online. Niets is minder waar.

Basisprincipes Dit is de meest logische volgorde om onderstaande stappen uit te voeren. Je kan alle principes echter in een willekeurige volgorde toepassen, waarbij prioriteit gegeven moet worden aan het maken en veilig bewaren van veiligheidskopieën.

1. BRENG JE DIGITALE FOTO’S BIJ ELKAAR Zoek alle digitale foto’s bij elkaar. Controleer geheugenkaarten van camera’s en computers. Vergeet je onlinecollecties en foto’s op je gsm niet. Er is geen enkele garantie dat Flickr of Facebook je foto’s op lange termijn zal bewaren (en jou gratis toegang blijft verlenen).

2. BESLIS WELKE FOTO’S HET BELANGRIJKST ZIJN Kies de foto’s uit die het belangrijkst voor je zijn. Je kan enkele foto’s kiezen of een hele verzameling. Als je verschillende versies hebt van eenzelfde foto, bewaar dan de foto met de hoogste kwaliteit (bij voorkeur TIF of JPEG2000 of de hoogste resolutie).

3. ORDEN JE GESELECTEERDE FOTO’S Maak veiligheidshalve altijd eerst een kopie van je afbeeldingen, zodat je niets kan kwijtraken bij het herbenoemen of herordenen van je foto’s. Maak een mappenstructuur aan voor de foto’s die je geselecteerd hebt, bijvoorbeeld een map per jaar en daarin per gelegenheid. Geef elke foto een beschrijvende naam. Gebruik hiervoor een vaste structuur. Gegevens die je in de naam van de map vermeldt, moet je niet per foto herhalen. Je kan ook een tag (etiket, kernwoord) toevoegen aan je foto’s met namen van personen en beschrijvingen van het onderwerp. Kies voor een open bestandsformaat. Dit is een bestandsformaat dat algemeen gebruikt wordt en waarvan de technische gegevens vrij beschikbaar zijn. Dit vergroot de kans dat je het bestand in de toekomst nog kan openen en lezen. (Zie DigiGIDS@work: Geschikte bestandsformaten) Maak een korte beschrijving van de opbouw van je structuur en de

foto’s.

10 digigids@amvb.be

Bijvoorbeeld:

4. MAAK VEILIGHEIDSKOPIEËN EN BEWAAR ZE OP VERSCHILLENDE PLAATSEN Maak ten minste twee veiligheidskopieën van je fotoselectie. Eén kopie kan op je pc of laptop bewaard worden. Zorg voor een geautomatiseerde back-up, bijvoorbeeld met de Backup & restore functie in Windows 7 of Mac OS X Time Machine. Sla andere kopieën op op een externe harde schijf, in ‘the cloud’ of op een netwerkschijf (NAS). Bewaar de verschillende kopieën zo ver mogelijk uit elkaar. Als er op één plaats een ramp gebeurt (brand, overstroming,…), moeten de foto’s op je andere locatie veilig zijn. Kies een praktische locatie die je snel kan bereiken. Leg een kopie van de beschrijving van je fotostructuur bij je belangrijke documenten op een veilige locatie. Controleer je foto’s minstens één keer per jaar om er zeker van te zijn dat je de bestanden nog kan openen. Creëer minstens elke 5 jaar of eerder (dit is onder meer afhankelijk van de drager) een nieuwe kopie om dataverlies te vermijden.

Zie ook DigiGIDS@work Een back-up maken Geschikte dragers Digitale opruimdag: dragers en bestanden verzamelen Digitale bestanden efficiënt indelen Een indeling omzetten naar een mappenstructuur Mappen benoemen Bestanden benoemen Versiebeheer Geschikte bestandsformaten

11 digigids@amvb.be

Meer lezen? Deze richtlijn is gebaseerd op www.digitalpreservation.gov/you. Meer informatie rond het beschrijven en bewaren van digitale foto’s vind je op www.projectcest.be. Check onder meer de richtlijnen voor het digitaliseren van foto’s op http://www.projectcest.be/index.php/Fotocollectie_digitaliseren. Bekijk ook de richtlijn van het Algemeen Rijksarchief: BOON, Bart en LELOUP, Geert. Fotoarchief. Praktische aanbevelingen voor bewaring en beheer. Brussel, 2011. http://arch.arch.be/images/stories/brochure_surveillance/fotoarchief.pdf Het gemeentearchief Rotterdam heeft een reeks uitgegeven onder de titel Bewaren is een vak!, waaronder een handleiding voor het bewaren van foto’s. http://appl.gemeentearchief.rotterdam.nl/docs/bewaren/Bewaren_foto.pdf http://www.gemeentearchief.rotterdam.nl/node/334 http://appl.gemeentearchief.rotterdam.nl/docs/bewaren/Bewaren_digitaal.pdf Op www.edavid.be vind je bovendien richtlijnen voor specifiekere onderwerpen, zoals: VANDERMAESEN, M. Digitaal Beeldarchief. Digitaliseren van polaroidfoto’s. Antwerpen, 2005. http://www.edavid.be/cdavid/pdf/CasusRapport_polaroid.pdf VANDERMAESEN, M. Digitaal Beeldarchief. Aanbevelingen voor het opzetten van beeldbanken, aan de hand van ‘lessons learnt’ en ‘best practices’. Antwerpen, 2005. http://www.edavid.be/cdavid/pdf/Rapport_beeldbank_LR.pdf NAS of Network-attached Server: http://nl.wikipedia.org/wiki/Network-attached_storage

12 digigids@amvb.be

Digitale geluidsfragmenten bewaren

Waarom? Je kan verschillende digitale geluidsopnames hebben zoals muziek, lezingen of interviews. Sommige opnames hebben een persoonlijke, financiële of historische waarde, zodat je ze voor lange tijd wil bewaren.

Basisprincipes Dit is de meest logische volgorde om onderstaande stappen uit te voeren. Je kan alle principes echter in een willekeurige volgorde toepassen, waarbij prioriteit gegeven moet worden aan het maken en veilig bewaren van veiligheidskopieën.

1. ZOEK JE DIGITALE GELUIDSFRAGMENTEN BIJ ELKAAR Zoek al je digitale geluidsbestanden bij elkaar op computers, afspeelapparatuur, gsm’s en dragers als geluidskaarten en dvd’s. Vergeet de audiobestanden niet die je beheert met audiosoftware.

2. BESLIS WELKE OPNAMES WAARDE HEBBEN OP LANGE TERMIJN Selecteer de geluidsfragmenten die voor jou van belang zijn. Als je verschillende versies hebt van belangrijke opnames, bewaar dan de opname met de hoogste kwaliteit, bij voorkeur in een open formaat.

3. ONLINE AANGEBODEN BESTANDEN: EXPORTEER DE GESELECTEERDE GELUIDSFRAGMENTEN Als je slechts enkele opnames wil bewaren, kan je de ‘bewaar als’ opdracht gebruiken in je webbrowser of je softwareprogramma om de fragmenten te exporteren als individuele bestanden. Als je grote hoeveelheden wil bewaren, ga je best na of je alles automatisch kan exporteren. Indien mogelijk, kies je voor een open formaat. Dit is een bestandsformaat dat

algemeen gebruikt wordt en waarvan de technische gegevens vrij beschikbaar zijn. De codec is het coderingsalgoritme waarmee het geluidssignaal en het beeld is gecodeerd en eventueel verkleind (gecomprimeerd). Je hebt dezelfde codec nodig om het bestand ‘terug uit te pakken’ en alle gegevens op een begrijpelijke manier te ordenen. Het is belangrijk om niet alleen een duurzaam formaat, maar ook een duurzame codec te kiezen, die bovendien samen een geschikte combinatie vormen. Op die manier verlies je zo weinig mogelijk gegevens (en daardoor kwaliteit). Geschikte bestandsformaten en codecs voor beeld en geluid vind je in: BOUDREZ, Filip; VANNESTE, Willem en VISSERS, Rony. Handboek digitaliseren van analoge audiovisuele objecten (beeld en geluid). Antwerpen; Brussel, 2011. http://www.projectcest.be/images/8/8f/20111011_WP1_Archipel_Handboek_digitaliseren_cor.pdf Bewaar ook beschrijvende gegevens die bij de opname horen,

13 digigids@amvb.be

zoals datum, locatie, auteur en gelegenheid van opname, inclusief de datum waarop je het bestand geëxporteerd hebt.

4. ORDEN DE GESELECTEERDE GELUIDSBESTANDEN Maak veiligheidshalve altijd eerst een kopie zodat er niets verloren kan gaan bij het herordenen en herbenoemen van je bestanden. Geef de individuele bestanden een beschrijvende naam, waarin je kernwoorden opneemt met informatie rond de opname – neem bij zelf opgenomen bestanden zeker de datum, gelegenheid, onderwerp, locatie en auteur op. Maak een folderstructuur aan op je computer om de geselecteerde geluidsfragmenten te bewaren. Maak vervolgens een korte beschrijving van de structuur en de bestanden die erin zijn opgeslagen. Bijvoorbeeld:

5. MAAK KOPIEËN EN BEHEER DIE OP VERSCHILLENDE PLAATSEN Maak ten minste twee veiligheidskopieën van je selectie. Eén kopie kan op je pc of laptop bewaard worden. Zorg voor een geautomatiseerde back-up, bijvoorbeeld met de Backup & restore functie in Windows 7 of Mac OS X Time Machine. Sla andere kopieën op op een externe harde schijf, in ‘the cloud’ of op een netwerkschijf (NAS). Bewaar de verschillende kopieën zo ver mogelijk uit elkaar. Als er op één plaats een ramp gebeurt (brand, overstroming, diefstal,…), moeten de geluidsbestanden op je andere locatie veilig zijn. Kies hiervoor een praktische locatie bij je in de buurt. Leg een kopie van de beschrijving van je structuur bij je belangrijke documenten op een veilige locatie. Controleer je geluidsbestanden minstens één keer per jaar om er zeker van te zijn dat je de bestanden nog kan openen. Creëer minstens elke 5 jaar of eerder (dit is onder meer afhankelijk van de drager) een nieuwe kopie om dataverlies te vermijden.

Zie ook DigiGIDS@work Een back-up maken Geschikte dragers Digitale opruimdag: dragers en bestanden verzamelen Digitale bestanden efficiënt indelen Een indeling omzetten naar een mappenstructuur Mappen benoemen Bestanden benoemen Versiebeheer Geschikte bestandsformaten

14 digigids@amvb.be

Meer lezen? Deze richtlijn is gebaseerd op www.digitalpreservation.gov/you. Meer informatie rond het beschrijven en bewaren van geluidsbestanden en geschikte software vind je op www.projectcest.be. Ga zeker kijken bij de richtlijnen voor het digitaliseren van geluidsmateriaal op http://www.projectcest.be/index.php/Geluidsmateriaal_digitaliseren. Filip Boudrez behandelt in de Richtlijn Standaarden voor bestandsformaten de mogelijkheden van bestandsformaten voor tekstdocumenten, afbeeldingen, vectorafbeeldingen, beeld en geluid. http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn4.pdf Daarnaast vind je op www.edavid.be een rapport over het digitaliseren van geluid: VANDERMAESEN, M. Digitaal geluidsarchief. Krachtlijnen digitalisering: standaarden, formaten en dragers. Antwerpen, 2004. http://www.edavid.be/cdavid/pdf/technischrapport_geluidsarchief.pdf NAS of Network-attached Server: http://nl.wikipedia.org/wiki/Network-attached_storage

15 digigids@amvb.be

Digitale beeldfragmenten bewaren

Waarom? Sommige persoonlijke films zal je willen bewaren voor je kinderen en kleinkinderen: de eerste stapjes, een leuke verjaardag, een trouwfeest of een memorabele familievakantie. Technische kwaliteit is een belangrijk criterium voor digitale video’s en kan sterk verschillen naargelang het opnamemateriaal. Filmpjes die op het web worden gepost, zijn bovendien vaak korrelig en van een slechtere kwaliteit dan het origineel. Bewaar daarom steeds het origineel, samen met een goede beschrijving van de informatie rond de film.

Basisprincipes Dit is de meest logische volgorde om onderstaande stappen uit te voeren. Je kan alle principes echter in een willekeurige volgorde toepassen, waarbij prioriteit gegeven moet worden aan het maken en veilig bewaren van veiligheidskopieën.

1. ALLE DIGITALE FILMS BIJ ELKAAR ZOEKEN Zoek alle digitale beeldfragmenten op camera’s, computers, gsm’s en verwijderbare media als geheugenkaarten bij elkaar. Haal ook je digitale beelden van het web. YouTube is géén geschikte opslaglocatie: de kwaliteit van de filmpjes is slecht en niemand kan je garanderen dat YouTube gratis blijft of over enkele jaren nog bestaat. Hetzelfde geldt voor andere online diensten, betalend of gratis.

2. BESLISSEN WELKE FILMS BELANGRIJK ZIJN Selecteer de video’s die jij het belangrijkst vindt om op lange termijn te bewaren. Je kan enkele filmpjes selecteren of grote hoeveelheden. Beslis of je enkel de eindversies wil bewaren of ook de onbewerkte originelen. Als je verschillende versies hebt, bewaar dan de versie in de hoogste kwaliteit. Houdt hierbij rekening met het bestandsformaat en de codecs. Open formaten zijn bestandsformaten die algemeen gebruikt worden en waarvan de technische gegevens vrij beschikbaar zijn. Ze vergroten de kans dat je je bestanden in de toekomst kan blijven afspelen. De codec is de coderingsalgoritme waarmee het geluidssignaal en het beeld is gecodeerd en eventueel verkleind (gecomprimeerd). Je hebt dezelfde codec nodig om het bestand ‘terug uit te pakken’ en alle gegevens op

een begrijpelijke manier te ordenen. Het is belangrijk om niet alleen een duurzaam formaat, maar ook een duurzame codec te kiezen, die bovendien samen een geschikte combinatie vormen. Op die manier verlies je zo weinig mogelijk gegevens (en daardoor kwaliteit). (Zie DigiGIDS@work: Geschikte bestandsformaten)

3. ONLINE AANGEBODEN BESTANDEN: EXPORTEER DE GESELECTEERDE GELUIDSFRAGMENTEN Als je slechts enkele opnames wil bewaren, kan je de ‘bewaar als’ opdracht gebruiken in je

16 digigids@amvb.be

webbrowser of je softwareprogramma om de fragmenten te exporteren als individuele bestanden. Als je grote hoeveelheden wil bewaren, ga je best na of je alles automatisch kan exporteren. Indien mogelijk, kies je voor een open formaat. Dit is een bestandsformaat dat algemeen gebruikt wordt en waarvan de technische gegevens vrij beschikbaar zijn. De codec is de coderingsalgoritme waarmee het geluidssignaal en het beeld is gecodeerd en eventueel verkleind (gecomprimeerd). Je hebt dezelfde codec nodig om het bestand ‘terug uit te pakken’ en alle gegevens op een begrijpelijke manier te ordenen. Het is belangrijk om niet alleen een duurzaam formaat, maar ook een duurzame codec te kiezen, die bovendien samen een geschikte combinatie vormen. Op die manier verlies je zo weinig mogelijk gegevens (en daardoor kwaliteit). Geschikte bestandsformaten en codecs voor beeld en geluid vind je in: BOUDREZ, Filip; VANNESTE, Willem en VISSERS, Rony. Handboek digitaliseren van analoge audiovisuele objecten (beeld en geluid). Antwerpen; Brussel, 2011. http://www.projectcest.be/images/8/8f/20111011_WP1_Archipel_Handboek_digitaliseren_cor.pdf iBewaar ook beschrijvende gegevens die bij de het fragment horen, zoals datum, locatie, auteur en gelegenheid van opname, inclusief de datum waarop je het bestand geëxporteerd hebt.

4. DE FILMS ORDENEN Maak veiligheidshalve altijd eerst een kopie zodat er niets verloren kan gaan bij het herordenen en herbenoemen van je bestanden. Maak een folderstructuur aan op je computer om de geselecteerde video’s geordend te bewaren. Kies een vaste structuur om je mappen en bestanden te benoemen. Informatie die in de mapnaam wordt opgenomen moet je niet herhalen in de bestandsnaam. Geef elke individuele film een beschrijvende naam, waarbij je kernwoorden toekent zoals persoonsnamen of onderwerpen. Vermeld onder meer de datum waarop de film werd opgenomen, de gelegenheid, de locatie, aanwezigen en de auteur van het filmpje. Maak een korte beschrijving van de structuur en de bestanden die erin worden opgeslagen. Bijvoorbeeld:

5. KOPIEËN MAKEN EN OP VERSCHILLENDE PLAATSEN BEHEREN Maak ten minste twee veiligheidskopieën van je filmselectie. Eén kopie kan op je pc of laptop bewaard worden. Zorg voor een geautomatiseerde back-up, bijvoorbeeld met de Backup & restore functie in Windows 7 of Mac OS X Time Machine. Sla

17 digigids@amvb.be

andere kopieën op op een externe harde schijf, in ‘the cloud’ of op een netwerkschijf (NAS). Bewaar de verschillende kopieën zo ver mogelijk uit elkaar. Als er op één plaats een ramp gebeurt (brand, overstroming, diefstal,…), moeten de films op je andere locatie veilig zijn. Zoek een praktische locatie bij je in de buurt. Leg een kopie van de beschrijving van je filmstructuur bij je belangrijke documenten op een veilige locatie. Controleer je beelden minstens één keer per jaar om er zeker van te zijn dat je de bestanden nog kan openen. Creëer minstens elke 5 jaar of eerder (dit is onder meer afhankelijk van de drager) een nieuwe veiligheidskopie om dataverlies te vermijden.

Zie ook DigiGIDS@work Een back-up maken Geschikte dragers Digitale opruimdag: dragers en bestanden verzamelen Bestanden efficiënt indelen Een indeling omzetten naar een mappenstructuur Mappen benoemen Bestanden benoemen Versiebeheer Geschikte bestandsformaten

Meer lezen? Deze richtlijn is gebaseerd op www.digitalpreservation.gov/you. Meer informatie over open bestandsformaten, codecs en geschikte software vind je op www.projectcest.be. Bekijk zeker de richtlijnen voor het digitaliseren van video op http://www.projectcest.be/index.php/Video_digitaliseren. Filip Boudrez behandelt in de Richtlijn Standaarden voor bestandsformaten de mogelijkheden van bestandsformaten voor tekstdocumenten, afbeeldingen, vectorafbeeldingen, beeld en geluid. http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn4.pdf Bekijk ook eens de richtlijnen voor het digitaliseren van analoge audiovisuele objecten (beeld en geluid), opgesteld binnen het Archipelproject door PACKED en eDavid: http://www.edavid.be/docs/WP1_Archipel_Handboek_digitaliseren.pdf http://www.edavid.be/docs/WP1_Archipel_planningstool.pod NAS of Network-attached Server: http://nl.wikipedia.org/wiki/Network-attached_storage

18 digigids@amvb.be

Websites en blogs bewaren

Waarom? Als je een blog, website of Facebookpagina hebt of je deelt op een andere manier informatie op het internet, dan beschik je over een rijke informatiebron die je misschien voor de toekomst wil bewaren. Begin met het identificeren van de data die je hebt en overweeg bij elk stukje informatie of je het wil bewaren. Je kan er immers niet zomaar van uitgaan dat de onlinedienst waarvan je gebruik maakt blijft bestaan.

Basisprincipes Dit is de meest logische volgorde om onderstaande stappen uit te voeren. Je kan alle principes echter in een willekeurige volgorde toepassen, waarbij prioriteit gegeven moet worden aan het maken en veilig bewaren van veiligheidskopieën.

1. VERZAMEL JE DIGITALE INFORMATIE Zoek alle informatie die voor jou belang heeft op het web bij elkaar, inclusief persoonlijke websites en sociale media. Neem recente informatie mee, maar ook oudere (gearchiveerde) digitale informatie.

2. SELECTEER DE INFORMATIE DIE JE OP LANGE TERMIJN WIL BEWAREN Selecteer de informatie die voor jou belangrijk is. Je kan zinnen selecteren of hele pagina’s.

3. EXPORTEER DE GESELECTEERDE INFORMATIE Als je een beperkte hoeveelheid informatie wil bewaren, kan je de ‘opslaan als’-functie gebruiken in je webbrowser om de website als individuele pagina’s te exporteren. Dit is een mogelijkheid wanneer enkel de inhoud van belang is, waarbij je de informatie opslaat als platte tekst als txt of html. Gaat het je voornamelijk om de interactiviteit en het originele uitzicht, dan zal je de volledige website moeten bewaren. Je kiest best voor automatisch exporteren als een serie aan elkaar gekoppelde files. Hoe je dit moet aanpakken is afhankelijk van je platform en vraagt specifieke technische kennis.

4. ORDEN DE INFORMATIE Maak veiligheidshalve altijd eerst een kopie zodat er niets verloren kan gaan bij het herordenen en herbenoemen van je bestanden.

Creëer een folderstructuur op je computer om de informatie in te bewaren. Geef duidelijke, beschrijvende namen aan de mappen en bestanden. Gebruik hiervoor een vaste structuur, waarin je ook de contextgegevens die bij de website horen opneemt, zoals de naam van de website, de datum van de creatie, de datum van de export ... Kies voor een open formaat. Dit is een bestandsformaat dat algemeen gebruikt wordt en waarvan de technische gegevens vrij beschikbaar zijn. Dit vergroot de kans dat je het bestand in de

19 digigids@amvb.be

toekomst nog kan openen. (Zie DigiGIDS@work: Geschikte bestandsformaten) Maak een korte beschrijving van de folderstructuur en de bestanden die erin zijn opgenomen.

TIP Neem de gegevens op in de bestandsnaam of gebruik de Checklist website-info op http://www.edavid.be/zelf_aan_de_slag/schema/websiteinfo.xls.

5. MAAK KOPIEËN EN BEHEER DIE OP VERSCHILLENDE PLAATSEN Maak ten minste twee veiligheidskopieën van je informatieselectie. Eén kopie kan op je pc of laptop bewaard worden. Zorg voor een geautomatiseerde back-up, bijvoorbeeld met de Backup & restore functie in Windows 7 of Mac OS X Time Machine. Sla andere kopieën op op een externe harde schijf, in ‘the cloud’ of op een netwerkschijf (NAS). Bewaar de verschillende kopieën zo ver mogelijk uit elkaar. Als er op één plaats een ramp gebeurt (brand, overstroming, diefstal,…), moeten de bestanden op je andere locatie veilig zijn. Kies een praktische locatie bij je in de buurt. Leg een kopie van de beschrijving van je structuur bij je belangrijke documenten op een veilige locatie. Controleer je dragers minstens één keer per jaar om er zeker van te zijn dat je de bestanden nog kan openen. Creëer minstens elke 5 jaar of eerder (dit is onder meer afhankelijk van de drager) een nieuwe kopie om dataverlies te vermijden.

Zie ook DigiGIDS@work Digitale opruimdag: dragers en bestanden verzamelen Digitale bestanden efficiënt indelen Een indeling omzetten naar een mappenstructuur Mappen benoemen Bestanden benoemen Versiebeheer Geschikte bestandsformaten

Meer lezen? Deze richtlijn is gebaseerd op www.digitalpreservation.gov/you. Meer informatie rond het bewaren van websites en online content, vind je op www.projectcest.be en www.edavid.be. Tools voor het archiveren van websites vind je op http://www.edavid.be/zelf_aan_de_slag/tools_website.php. Onder het topic Bewaren van websites, vind je verschillende richtlijnen en tools van de hand van o.m. Filip Boudrez. Software voor het downloaden van streaming media (bijv. YouTube, Google Video etc.) vind je op http://www.edavid.be/zelf_aan_de_slag/tools_website.php#streaming. NAS of Network-attached Server: http://nl.wikipedia.org/wiki/Network-attached_storage