De competente projectleider

Deel 3 en 4

Onderdelen

Deel 3 Uitvoeren (managen productdelivery, en sturen)

H.8 Opstarten van je projectH.9 Sturen van je projectH.10 Communiceren en rapporteren

Deel 4 Afronden (closing a project)H.11 Afronden van je project

Opstarten van je project• Competenties:• Vakbekwaamheid als projectleider (v/k)• Omgaan met onzekerheden (v/h)• Multidisciplinair werken (v/v)• Proactief zijn (O/H)• Openstaan voor projectomgeving (O/H)• Procedures durven doorbreken (O/H)• Besluiten durven nemen (O/H)• Organiseren (o/v)• Machtsverhoudingen analyseren (r/k)• Stress hanteren (r/h)• Mensen enthousiast maken (r/v)• Omgaan met machtstegenstellingen en tegenstrijdige belangen

Kick-off

• Met opdrachtgever (in voorbereidingsfase). Doel: opdracht helder

• Met projectteam (aan einde voorbereidinsgfase)Doel: startschot en motiveren

Opdracht: stel een agenda op voor de kick-off voor jullie project.

mobiliseren

• Tijdens voorbereidingsfase is alles geregeld• Nu controleren en sturen

Opdracht: • wat en wanneer zijn de meetpunten in jullie project

om te controleren en te sturen?• Maak een SWOT analyse van jullie als team. Waarin

liggen voor jullie uitdagingen en bedreigingen? Wat zijn meetpunten om jullie samenwerking te controleren en te sturen?

Sturen van je project

• Competenties:• Doelen van anderen kennen en respecteren

(r/k)• Beheersinstrumenten kunnen hanteren (o/v)• Voortgang bewaken (o/v)• Procedures bewaken (o/v)• Eenvoudige financiële analyses maken (o/v)

Bewaken en sturen

• Bewaken is…• Sturen is…..

• Bewaken leveringsomvang– Meerwerk(tijd, kwaliteit, geld)– minderwerk

Bewaken en sturen

• Bewaken voortgang– Taak, geplande duur, % gereed, werkelijk gewerkte

uren (urenovericht).• Omstandigheden (welke problemen, welke inzet, etc)• Mijlpalen (is het moeilijkste al geweest?) • Anticiperen

– Prognose kwaliteit• Terugkoppelen plan met opdrachtgever

(voorbereidingsfase)• meten (met de opdrachtgever), aan start, tussentijds en

aan het eind

H.10 communiceren en rapporteren

• Doelen van anderen kennen en respecteren (r/k)

• Adequate communicatieve vaardigheden hanteren(r/v)

• Effectief omgaan met conflicten (r/v)• Coachen (r/v)

communiceren

• Luisteren (en raadplegen)(bijv. “managing by walking around”): – informele informatie – non-verbale aspecten– anticiperen

• Duidelijkheid– Direct, openheid, uitgesproken verwachtingen– Aanspreken op verantwoordelijkheid– Afspraken over taken en verantwoordelijkheden

opdracht

• Spreek wensen en verwachtingen t.a.v. het project en elkaar uit. Maak op basis daarvan werkafspraken en leg die vast in het eerste verslag

• Bespreek de te ontwikkelen competenties met elkaar. wat betekent dit voor de taakverdeling?

• Maak afspraken over de verdeling van taken en verantwoordelijkheden en leg die vast in het eerste verslag

Communiceren met opdrachtgever

• Formeel en informeel• Mondeling en schriftelijk• Time driven

• Verschil – aan opdrachtgever (mijlpalen en budget) – Aan interne directie (financieel, risico’s, meer- en

minderwerk)

Rapportages:

• Status van de mijlpalen (incl. gehaald)• Voorspelling/planning van de mijlpalen met als

conclusie: de opleverdatum• Afwijkingen t.o.v. de scope en consequenties van

de afwijkingen• Status en impact van meerwerk • Tegenslagen • Bij interne projecten (of het project binnen

budget blijft en voorspelling t.a.v. overschrijding)

afronden

• Pro-actief zijn (o/h)• Besluiten onderbouwen en draagvlak creeeren (r/h)• Adequate communicatieve vaardigheden hanteren (r/v)• Mensen enthousiast maken (r/v)• Effectief onderhandelen( r/v)• Confronteren (r/v)• Zich kwetsbaar opstellen(r/v)• Omgaan met machtstegenstellingen en tegenstrijdige

belangen(r/v)

opdrachten

• Een proactieve houding houding komt vaak terug bij competenties. Wat is het verschil tussen pro-actief en brutaal?

• Koe kun je stressvolle situaties voorkomen (individueel en als team)?