De breedte van de bibliotheek in kaartGegevensverzameling via het Bibliotheekonderzoeksplatform

De bibliotheeksector is volop in beweging. We worden geconfron-

teerd met allerlei ontwikkelingen van buitenaf: de digitalisering, de

24-uurs economie, een groeiende druk op overheidsbudgetten en

de toenemende nadruk op burgerparticipatie en -verantwoordelijk-

heid. Maar ook in de periferie van de bibliotheek zelf speelt er van

alles: bezuinigingen, nieuwe spelers op de bibliotheekmarkt, en na

veertig jaar hebben we een weer een echte bibliotheekwet (Wsob),

waarin de vijf kernfuncties van openbare bibliotheken worden

bestendigd. Ook het adviesrapport van de commissie Cohen,

Bibliotheek van de toekomst, geeft vanuit dezelfde visie een blik

op de bibliotheek van straks. Dit betekent dat de koers naar de

verbreding van de bibliotheeksector definitief is gezet.

De vijf kernfuncties

1. Ter beschikking stellen van kennis en informatie.

2. Bieden van mogelijkheden tot ontwikkeling en educatie.

3. Bevorderen van lezen en het laten kennismaken met

literatuur.

4. Organiseren van ontmoeting en debat.

5. Kennis laten maken met kunst en cultuur.

In juli 2015 heeft de Koninklijke Bibliotheek het Bibliotheekonderzoeksplatform (BOP)

gelanceerd. Dit is het nieuwe portaal voor onderzoek en gegevensverzameling van

de openbare bibliotheken in Nederland. Voor het goed functioneren van BOP is het

essentieel dat alle bibliotheken hun steentje bijdragen. Waarom, wat je er aan hebt

en hoe je mee kunt doen, lees je in deze brochure.

Verbreding

‘Wij zijn meer dan boeken’, een veelgehoorde uitspraak binnen de

sector. En het is waar: bibliotheken bieden een groeiende groep

zzp’ers onderdak, zijn podium voor debatten over tal van actuele

onderwerpen, organiseren tal van leesbevorderingsactiviteiten

(in samenwerking met de kinderopvang en het onderwijs), geven

cursussen voor laaggeletterden, helpen met het invullen van

formulieren, of faciliteren de plaatselijke genealogie- of leesclub.

Allemaal activiteiten die passen bij onze identiteit, die ervoor zorgen

dat mensen zich kunnen ontplooien en ontwikkelen, en dat op een

laagdrempelige manier. Dát is waarom we als bibliotheken ooit het

levenslicht zagen en dát is waarom we ook vandaag de dag worden

betaald uit gemeenschapsgeld. Wij bieden een waardenvrije, neu-

trale en veilige plek voor lezen, leren, informeren, kunst & cultuur

en ontmoeting & debat. Meer dan boeken dus. Toch ligt het accent,

zeker in de communicatie, bij de meeste bibliotheken nog altijd

primair op het uitlenen van boeken, wat ook naar voren komt in

onderzoek naar het gebruik en de opinie van mensen over de biblio-

theek. Vraag aan een willekeurige voorbijganger naar zijn associatie

met de bibliotheek en negen van de tien keer is dat boeken lenen.

Hoe maken we duidelijk aan de buitenwereld, vooral ook aan onze

subsidiegever dat we meer doen en wat dat oplevert? Die vraagt

dringt zich steeds meer op.

De uitdaging is om een beter beeld te krijgen van hoe bibliotheken

invulling geven aan die verbreding. Wat is precies ontmoeting, wat

verstaat de bibliotheek binnen haar dienstverleningspakket onder

leren en wat onder kunst? Hier zijn geen scherpe definities voor,

juist doordat die functies vaak sterk lokaal gebonden zijn. Met BOP

bieden we bibliotheken de mogelijkheid om de brede invulling van

de functies in kaart te brengen en te monitoren. Daarnaast kunnen

we ook op landelijk niveau monitoren hoe de invulling en maat-

schappelijke betekenis van het bibliotheekwerk zich ontwikkelt.

Belangrijk bijvoorbeeld in het kader van door OCW ondersteunde

programma’s als Kunst van Lezen om het ministerie, provincies,

gemeenten maar ook de bibliotheeksector regelmatig te informeren

over het bereik en de invulling van deze programma’s.

Verantwoording

In onze jaarverslagen zien onze opdrachtgevers uitleningen en

lenersaantallen teruglopen, ieder jaar opnieuw. Tegelijkertijd staat

er een nieuwe generatie wethouders op die steeds vaker geluiden

laten horen dat ‘het allemaal wel digitaal kan’ en dat de bibliotheek

zijn langste tijd heeft gehad.

We komen in onze jaarverslagen niet meer weg met zinnen als ‘De

lezing van Arnon Grunberg was een groot succes’, of: ‘We organise-

ren tal van activiteiten in het sociaal domein’. Dit geeft geen helder

beeld van wat de bibliotheek precies is, voor wie, waarom en wat

het oplevert. Uit een beknopte analyse van een aantal willekeurige

jaarverslagen en beleidsplannen blijkt dat bibliotheken niet vaak de

koppeling leggen tussen de beoogde doelen in het beleidsplan en de

resultaten daarvan in het jaarverslag. De behaalde resultaten en de

gevoerde activiteiten worden zelden gerelateerd aan de maatschap-

pelijke waarde die deze voort zouden moeten brengen.

Gemeenten stellen hogere eisen aan bibliotheken als het gaat om

verantwoording en legitimering.

Onder druk van bezuinigingen willen zij een helder beeld hebben

van de wijze waarop wij onze subsidie besteden en wat de gemeen-

schap daarvoor terugkrijgt. Kortom niet alleen harde cijfers op het

gebied van leners en uitleningen, maar ook met betrekking tot het

maatschappelijk nut van de bibliotheek.

Termen als evidence based policy, contractfinanciering en opbrengst-

gericht werken zijn ook in de bibliotheeksector niet meer weg te

denken. Manieren van werken waarmee we antwoord krijgen op

vragen als: wat bereiken we met onze maatschappelijke inspannin-

gen? Hoe laat je die zien, en wat is het verhaal dat je daarbij vertelt?

Zo’n verhaal is niet alleen bruikbaar voor verantwoording naar

buiten toe, maar ook voor een gesprek met collega’s over resultaten,

en over wat werkt en wat niet. Goed onderbouwde rapportages

met relevante gegevens stellen ons in staat die bredere rol ook waar

te maken. De bredere rol die we overal, en op allerlei manieren al

hadden opgepakt en die ons met de komst van de bibliotheekwet

ook nog eens formeel is toebedeeld.

Een goed verhaal

Het wordt dus tijd dat we onze maatschappelijke betekenis vaker

en beter gaan uitdragen.

Daarvoor is het nodig om meer te weten. Uitleencijfers, leden,

omvang van de collectie, vestigingen zijn allemaal gemakkelijk uit

het bibliotheeksysteem te halen. Deze getallen vertellen slechts een

deel van het verhaal. Om dit vollediger te kunnen vertellen, zullen

we ook andere informatie boven tafel moeten halen en registre-

ren: wat gebeurt er op het gebied van ontmoeting en debat? Hoe

brengen we mensen precies in contact met kunst en cultuur? Hoe

ondersteunen we hen in een leven lang leren? Hoe hebben we edu-

catieve ondersteuning ingericht? En hoe groot is het bereik onder

verschillende doelgroepen?

Een vraag die daar op volgt is natuurlijk: wat levert die dienstver-

lening dan uiteindelijk op? Welke effecten brengen we teweeg bij

de mensen die we bereiken? Draagt een boekenfeest of een cursus

werkelijk bij aan leesbevordering, ontwikkeling, ontplooiing of

goed burgerschap?

Voordat we ons verhaal echter kunnen verrijken met informatie

over deze zogenaamde outcomes of effecten is het belangrijk eerst

de basis op orde te hebben, want zonder output geen outcome.

BOP in het kort

Het Bibliotheekonderzoeksplatform (BOP) is hét nieuwe

platform voor onderzoek en gegevensverzameling onder

de openbare bibliotheken in Nederland. BOP is de centrale

plek waartoe iedere bibliotheek toegang heeft, waar

bibliotheekonderzoeken worden uitgezet en resultaten

worden gepubliceerd

BOP stroomlijnt onderzoeken die voorheen versnipperd

werden uitgevoerd.

BOP is gekoppeld aan bestaande systemen zoals o.a.

G!ds en Datawarehouse. Gegevens die we al hebben,

zoals vestigingen, leden en uitleningen, worden

gekoppeld en automatisch ingevuld in de vragenlijst.

Voor elk onderzoek krijgt de bibliotheek een eigen

persoonlijke rapportage van de resultaten met daarin

een provinciale en landelijke benchmark.

De analyse van de verzamelde gegevens kan men goed

gebruiken in de beleidscyclus.

Door mee te doen voldoe je aan de nieuwe wet- en

regelgeving waarin gegevenslevering door bibliotheken

verplicht is gesteld.

Gegevensverzameling en de beleidscyclus

De gegevens die met BOP worden verzameld, geanalyseerd en

gerapporteerd zijn toepasbaar in de beleidsvorming. Er zijn tal

van eenvoudige managementmodellen die kunnen helpen bij het

opzetten en uitvoeren van een volwassen beleidscyclus. Een bekende

managementtool onder bibliotheken is bijvoorbeeld de PDCA-cyclus

(Plan, Do, Check, Act). BOP levert een belangrijke bijdrage aan de

derde stap: een check op resultaten en vorderingen van plannen en

activiteiten, ten behoeve van de verbetering van organisatiepres-

taties. De verzameling en analyse van gegevens over diensten en

activiteiten helpt bij het beoordelen en bijsturen van beleid, verbe-

teren van de kwaliteit van de dienstverlening en het afwegen van de

return on investment (is het geld goed besteed?). Ook als landelijke

sector profiteren we daarvan. De verzamelde gegevens helpen bij

de verantwoording van besteed geld aan landelijke programma’s,

het bijsturen en verbeteren van programma’s, belangenbehartiging,

kennisontwikkeling en de verbinding met de wetenschap.

PLANplan/doel formuleren

CHECKcheck plan met uitvoering

DOuitvoeren van het plan

ACTactualiseren/bijsturen

Onderzoeken via BOP

Ga naar bop.bibliotheek.nl en log-in.

Iedere basisbibliotheek ontvangt via de directeur één

algemeen inlogaccount.

Op de portal vind je algemene informatie over BOP maar ook

toegang tot lopende onderzoeken en de rapportages van

afgeronde onderzoeken.

Per onderzoek krijgt elke bibliotheek via het platform een eigen

persoonlijke rapportage aangeboden van de resultaten waarin

het mogelijk is om resultaten te vergelijken met een provinciaal

en landelijk gemiddelde.

Persoonlijke bibliotheekrapportages zijn niet zichtbaar voor

anderen.

Hoe werkt een onderzoek via BOP? Van elke basisbibliotheek ontvangt een contactpersoon een mail

met instructie en link naar de vragenlijst. De contactpersonen

worden vooraf aan het onderzoek opgevraagd bij de basisbiblio-

theken.

Men kan de link naar het onderzoek delen zodat (een deel van) de

vragenlijst, in onderlinge afstemming, door een collega ingevuld

kan worden.

De complete vragenlijst wordt tevens als losse bijlage meege-

stuurd zodat je een overzicht hebt van het aantal en het soort

vragen. Dit helpt in de voorbereiding en vergemakkelijkt het

invullen van de online versie van de vragenlijst.

Ook kan de vragenlijst via het platform (BOP) benaderd worden.

Iedere bibliotheek heeft daarvoor één account.

Goed om te wetenBOP wordt ontwikkeld ter ondersteuning bij het waarmaken van

de missie en visie en het bereiken van de doelstellingen van de

bibliotheek. Meedoen aan BOP is niet verplicht, maar alleen met

steun en medewerking van de bibliotheken kunnen we BOP tot

een succes maken. Hoe meer bibliotheken meedoen, hoe beter BOP

functioneert. Voor de sector als geheel, én voor de eigen bibliotheek

hebben we nu de kans om de maatschappelijke rol op de vijf kern-

functies daadwerkelijk te laten zien. Dit is van levensbelang voor de

toekomst van de bibliotheek!

Als onderdeel van de landelijke digitale infrastructuur kost BOP

voorlopig niets. Wel is het belangrijk dat binnen de bibliotheek tijd

en capaciteit beschikbaar is om mee te werken aan de onderzoe-

ken. Het registreren van informatie over programma’s en diensten

is nog niet voor iedereen dagelijkse kost evenals het verzamelen

van informatie en het invullen van vragenlijsten, maar ook de inter-

pretatie van informatie vergt altijd tijd. De KB heeft overleg met de

PSO’s over hoe zij bij deze punten een belangrijke aanjagende en

ondersteunende rol kunnen hebben.

Iedere bibliotheek kan meedoen, maar de volgende zaken (die

allemaal deel uitmaken van de landelijke digitale infrastructuur)

maken het wel eenvoudiger om in te stappen:

De bibliotheek levert gegevens aan het Datawarehouse, zodat de

gegevens die daarin zitten automatisch gekoppeld worden met

de gegevens in BOP. Op die manier hoef je informatie over bijv.

vestigingen en uitleningen niet meer zelf op te zoeken en in te

vullen.

Indien de bibliotheek mee doet met G!ds worden gegevens

automatisch gekoppeld met BOP en hoeft informatie niet dubbel

ingevuld te worden.

Stapsgewijze ontwikkeling en implementatieIn de zomer van 2015 gaat BOP van start. Daarbij volgen we een

stapsgewijze aanpak. We beginnen met drie vragenlijstmodules

over de educatieve functie van bibliotheken. Deze modules hebben

specifiek betrekking op:

de samenwerking met het primair onderwijs (zomer 2015)

de dienstverlening voor- en vroegschools - 0-4 jaar

(winter 2015/ 2016)

de dienstverlening basisvaardigheden volwassenen - 18+

(winter 2015/2016)

In de loop van 2015 en 2016 breiden we de modules uit met vra-

genlijsten over de andere kernfuncties. De indicatoren op basis

waarvan we deze kernfuncties meten, worden in samenwerking

met het bibliotheekveld gedefinieerd.

Doel van BOP

Word wijzer: zie hoe je het doet en vergelijk dit met

andere bibliotheken.

Word beter: leer op basis van dit inzicht waar je bij kan

sturen en verbeter je dienstverlening.

Wees zichtbaar: laat naar buiten toe zien hoe breed de rol

is die je op maatschappelijk vlak vervult.

BOP voor de toekomst van de bibliotheek!

Met BOP kunnen we relevante gegevens van alle openbare biblio-

theken in Nederland verzamelen en deze samenbrengen in één

systeem. Daarmee krijgen we een instrument in handen om de

sector op gebied van opbrengstgericht werken naar een hoger

niveau te tillen. Dit is niet alleen noodzakelijk, maar ook efficiënt en

bruikbaar voor verschillende lokale, bovenlokale en landelijke doel-

einden. BOP geeft houvast voor een goed gesprek met stakeholders

en collega’s. En omdat er met één onderzoeksplatform zicht is op

activiteiten van de sector als geheel, kunnen we de verzamelde

gegevens ook gebruiken om het diensten- en productenpakket

van de bibliotheek op landelijk niveau verder te ontwikkelen, te

ondersteunen en te professionaliseren. BOP is nog niet klaar, sterker

nog, BOP is nooit klaar en wordt continu doorontwikkeld. De basis

daarvoor is dat we als branche goed met elkaar in gesprek blijven

over welke informatie we verzamelen, wat we willen weten en wat

we daarmee kunnen bereiken.

Help de sector én je eigen bibliotheek met gegevensverzameling

en doe mee met BOP! Alleen met jullie hulp kunnen we BOP tot

een succes maken en komen we een stap dichterbij om de maat-

schappelijke waarde van de bibliotheek, nu én in de toekomst,

écht aan te tonen.

InformatieVoor meer informatie en/of vragen kunt u contact opnemen

met ons via: bop@kb.nl

ColofonAuteurs: Marjolein Oomes, Lysbeth Post

Vormgeving: CreaBea

Druk: Biblionet, Enschede

Uitgegeven door de Koninklijke Bibliotheek

Den Haag, oktober 2015