Dda

DDADBFACTw Digitaal Archief

Vaststelling

Het klasseren, ordenen en opzoeken van documenten neemt bijzonder veel tijd en ruimte in beslag.

De kans op een fout klassement en het verloren gaan van documenten is te groot om betrouwbaar de informatie te kunnen beheren.

Oplossing

Documenten scannen en archiveren zodat ze voor iedereen en altijd toegankelijk zijn.

Het zoeken naar het juiste document gebeurt door full-text zoeken.

Een document wordt van bij zijn creatie of verwerking geïndexeerd zodat snelheid en accuraatheid geen probleem kunnen vormen.

Toegepast in DBFACTw betekent dat:

Alle documenten die worden aangemaakt in DBFACTw zijn voorzien van een unieke ID in de vorm van een barcode.

Alle documenten die in DBFACTw worden verwerkt worden voorzien van een barcode die als

unieke ID wordt herkend bij het scannen

Alle documenten die kunnen worden gekoppeld aan een relatie of artikel kunnen worden voorzien van een barcode die als unieke ID wordt herkend bij het scannen en waardoor het document aan

de relatie of artikel is gekoppeld.

Concreet betekent dat het archiveren van:

* uitgaande facturen * inkomende facturen * bankuitreksels * getekende zendnota’s* getekende contracten * gemaakte notities * gedrukte informatie artikelen

* afgewerkte servicerapporten * getekende orders

Quick Wins:

Elektronische verdeling van documentenKostenbesparend (opzoeken, printen, verzenden, kopiëren... )Eenmalige opslag van het documentGeen transport meer tussen gebouwenSnelle opzoektijdOpzoekingen op basis van verschillende criteria mogelijk

Toegang tot documenten vanop eender welke plaatsVeilige opslag van informatie (gebruikersrechten)Steeds de meest recente versie van het documentLink met workflow en goedkeuringscircuits mogelijk

Hoe het werkt ?

DocumentVoorbereiding

Pagina’s voorbereiden

Batches scheiden

Release

Beelden archiveren

Export naar DMsysteem

ScannenLokaal of

vanop afstand

Faxen importeren

Beelden reviewen

Herkenning

Bar code

Validatie

Manuele indexatie

Correctie data

Automatische validatie - Link met legacy DB

Quality Control / Rescan

Het Document Beheerssysteem

Doel is het bewaren, publiceren en verspreiden van de gearchiveerde documenten.

Documenten worden teruggevonden door de gebruik te maken van: de boomstructuur

zoekscherm zoekscherm Geavanceerd zoeken

e-mail notificatie

Hoe het werkt ?

Documenten toevoegenDocumenten opzoeken

Documenten toevoegen aan het archief

Office Add-Ins

Macro’s voor MS Office toepassingen Drag & Drop voor snelle en intuitieve upload

Mogelijkheid om documenten aan de databank toe te voegen zonder ze op de eigen PC te moeten bewaren

Beschikbaar voor:MS WordMS Excel

MS PowerpointMS Windows Explorer

MS OutlookLotus Notes


Manueel toevoegen van documenten via web Interface

Indien voldoende gebruikersrechten verschijnt de optie Document toevoegen bij de folder opties.

Gebruikersrechten gedefinieerd per folderEén document per keer en toevoegen in 2 fases

1. Opladen van indexen (meta data)2. Opladen van bestand


DocCenter

client-server applicatie die de beheerder toelaat om nieuwe documenten toe te voegen

met de meest volledige indexatie van alle mogelijke manieren van toevoegen


DRUM - DocRoom and Routing Upload Module

applicatie voor automatische upload van:

1. bestanden die zich op file server of op uw lokale PC bevinden2. data files (beeldbestanden met daarbij een databestand dat metadata bevat i.v.m. het gelinkte beeld)3. gegevens uit een externe databank

Hoe het werkt ?

Documenten toevoegenDocumenten opzoekenDocumenten beveiligenDocumenten wegschrijven

Documenten zoeken in het archief

Boomstructuur

Zoekscherm Zoeken

Zoekscherm Geavanceerd Zoeken

De boomstructuur laat een klassieke opzoeking via folders en subfolders toe.

Zoeken doorheen het hele archief

Geavanceerd zoekenop een specifiek veldlaat gericht zoeken toe

E-mail Notificatie

Mogelijkheid tot het automatisch ontvangen van e-mails die verwittigen dat er nieuwe documenten zijn toegevoegd.

Configureerbaar per gebruiker

Nieuwe documenten:Met een bepaald onderwerpIn een bepaalde folder van de boomstructuurAls resultaat van een bewaarde zoekactie

Hoe het werkt ?


Geïntegreerd met Windows server operating systeem

Identificatie op basis van login

Voorgedefinieerde beveiligingsinstellingen automatisch actief → gebruiker ziet alleen wat hij / zij mag zien

Beveiligingsinstellingen op niveau van boomstructuur (folders) of op documentniveau in combinatie met Windows groepen of individuele gebruikers.

Documenten beveiligen

Hoe het werkt ?


Documenten wegschrijven

Bestanden/documenten kunnen online geconsulteerd worden

CD kan gegenereerd worden

7 jaar beschikbaarheid

Documenten wegschrijven

Basisoplossing: Magnetische OpslagTape Back-up

Optical Storage: Optical access vervangt magnetische opslagNon Erasable Disks:

Secured StorageLife cycle van 5 tot 7 jaar

afhankelijk van de disk typesWORM, CD-R, DVD-R

Wat hebben we nodig ?

Input :

Scanner/digital copier 300 dpi

MS.Office (docs)

Internet (e mail)

DBFact

Andere programma’s…

Centraal Beheer :

(bestaande) pc of (bestaande) server met voldoende storage

Verwerking :

Digitaal Archief

Output :

(bestaande) printer

WORM-drive

Wat zegt de wet ?

Nieuwe wetgeving sinds januari 2006

Wettelijke bewaartermijn = 7 jaar

Elektronische archivering is toegestaan

Wat zegt de wet ?

Archiveren van facturen: Vrijheid om facturen op gelijk welk medium / drager op te slaan

Facturen die elektronisch werden ontvangen moeten in hun oorspronkelijke vorm bewaard worden

Facturen die in papieren vorm werden ontvangen, mogen ofwel in hun oorspronkelijke vorm ofwel digitaal bewaard worden

In geval van digitale bewaring moeten de gebruikte technologieën de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen waarborgen

Nog niet overtuigd ?

Enkele cijfers Live Demo

Stel onderneming heeft 5000 verkoopfacturenStel onderneming heeft 5000 verkoopfacturen

Kostprijs klasseren facturen (alleen dit!):5000 verkoopfacturen, 5000 leveringsbons

Tijd voor klasseren: 45 sec / documentKostprijs administratie: 25 € / h.

Totale tijd: ong 120 u per jaar

Ophalen uit archief: 30 uur per jaar (uit archief halen, opzoeken, terugzetten)

Totale kost tijd: 3750 € / jaar

(Zonder mappen en archiveringsstockplaats te rekenen (7 jaar verplicht!)

Veel en dure opslagcapaciteit nodig ?Veel en dure opslagcapaciteit nodig ?

Typisch per document: 30 à 50 K/paginaTypisch per document: 30 à 50 K/paginaVb: Schijf 100 GB = 250.000 pagina’s.Vb: Schijf 100 GB = 250.000 pagina’s.

Live Demo Q & A

Pricing

DBFACTw Digitaal Archief (DDA) 3.000 euro DBFACTw connector DDA Arco DocRoom GenCD

Opmerking: zelfs met deze versie worden de barcodes steeds gegenereerd op de documenten of de archiefetiketten, zodat bij verdere evolutie oude documenten ook gescand en gearchiveerd kunnen worden (starten met deze faze, later DDA & scan)

Pricing

DDA & Scan 4.500

eur DDA 3.000 euro Kofax Ascent 1.500 euro Barcode herkenning

Opmerking: "het digitaal archief uitgebreid met een automatische scanfunctie“. Hier zit dus nog geen OCR van de gescande documenten in. We raden sterk het gebruik van een archief-scanner aan wegens het groet gebruiksgemak.

Opmerking: indien de gebruiker een All-In-One toestel heeft aangekocht dan wordt de Kofax Ascent vervangen door Kofax Scansplitter die het mogelijk maakt gescande en bewaarde documenten te scannen en toe te voegen aan het archief. De kwaliteit van de scanning is een belangrijke factor voor de OCR (zie later)

PricingDDA & Scan - OCR 5.000 euro DDA 3.000 euro Kofax Ascent 1.500 euro Barcode herkenning OCR 500 euro

Opties: VRS Basic 300 euroVRS Professional 1.700 euroMeer info

Opmerking: "het digitale archief met scanfunctie en full text search als extra"Gezien de noodzaak om gescande documenten eerst optisch te verwerken, moet de Virtual Rescan bijgekocht worden".

Opmerking: ook al heeft de Virtual Rescan een reeks zeer krachtige tools om documenten op te schonen, in bepaalde omgevingen kan het zijn dat de VRS niet noodzakelijk is voor de goede werking van de OCR, bijv. wanneer voornamelijk gedrukte contracten worden gescand. VRS basic heeft volgende functies niet (tov de Pro-versie):Color Saturation, Automatic Color Detection, White background crop/deskew, Automatic rotation en Blank Page Deletion

Opmerking: indien de gebruiker een All-In-One toestel heeft aangekocht dan wordt de Kofax Ascent vervangen door Kofax Scansplitter die het mogelijk maakt gescande en bewaarde documenten te scannen en toe te voegen aan het archief. De kwaliteit van de scanning is een belangrijke factor voor de OCR

Pricing

DDA & Scan - OCR - Routing 7.000 eur

DDA 3.000 euro Kofax Ascent 1.500 euro Barcode herkenning OCR 500 euro Routing 2.000 euro

Opties: VRS Basic 300 euroVRS Professional 1.700 euroMeer info

Opmerking: een succesvol gebruik van de toepassing voor document-routing is een sterk implementatie-afhankelijke. De prijs van de software is de prijs zonder consulting en implementatie die een veelvoud van deze prijs kan zijn.

Pricing Services

Voor DDA: 1 dag implementatie

Voor DDA en Scan: 1 extra dag implementatie

Voor DDA & Scan/OCR: 1 extra dag implementatie

Voor Routing: vanaf 2 dagen scripting extra en 1 dag implementatie en begeleiding extra

Rebates voor DDA-Partners

Standaard-DBFACTw-kortingen voor DDA van 35 of 40% afhankelijk van uw statuut als DBFACTw-verdeler

Voor modules van Dicom korting voor de dealer van 15%

Contracten voor Arco-producten: korting afhankelijk van uw statuut als DBFACTw-verdeler

Diensten van The Missing Link en Arco bij implementatie: 10%

Opmerking: onder DDA-producten verstaan we alle producten van The Missing Link en alle producten van Arco Information (DBFACTw Connector, DocRoom, GenCD, Routing)

Opmerking: onder Dicom-producten verstaan we Kofax en alle afgeleide producten zoals VRS, Ascent, OCR…

Servicecontracten

Op software 18% per jaar

Op hardware: productafhankelijk

Demovoorwaarden

DDA & Scan/OCR (zonder VRS), netto 3.000 euro

Diensten door The Missing Link en/of Arco voor implementatie à 20% korting

Canonscanner 3.500 euro – 25% demokorting: 2.625 euro

Totaal all-in (ex onderhoud) = 5.625 euro

Scanners tegen demovoorwaarden

Canon DR-3080C IIDoublesided A4 colour scanner25 ppmADF, USB 2.0

De prijs voor deze scanner is € 1.145 euro

De maintenanceprijs voor deze scanner is € 124,00 / jaar. Hetmaintenancecontract voorziet in een reparatie van het toestel binnen de 3werkdagen; de klant heeft recht op een vervangtoestel indien de reparatie langer zou duren dan 3 werkdagen

Kodak i40


Canon DR-3080C II

Doublesided A4 colour scanner40 ppmADF, SCSI, USB 2.0

De prijs voor deze scanner is € 3.750,0

Pluspac Silver: € 760,66 / jaar- interventie ter plaatse binnen 8 werkuren na ontvangst van schriftelijke pannemelding- reistijd, werkuren en wisselstukken (uitgezonderd consumables) inbegrepen- 1 x per jaar preventief onderhoud

Consumables pac: € 149,87 / jaar


Specificaties: desktop scanner for paper sizes from A8 up to A3, including long documents (up to 863 mm) and embossed plastic cards. speed is 35 sheets per minute , single or double-sided, in black and white, grey scale or colour. Page rotation and automatic paper size detection functions, as well as de-scewing, auto-cropping, selectable black background and more are provided to enhance the image quality and increase production efficiency.An ultrasound sensor reliably detects and prevents simultaneous feeding of two or more documents sticking together due to glue, staples, etc., hence ensuring that the front and back images originate from the same document.Dual interface, USB 2.0 and Ultra SCSI, guarantees simple connection to any common system.

PrijsDe prijs voorr deze scanner is 3.824,00 €

MaintenancePluspac Silver: € 697,00 / jaar- interventie ter plaatse binnen 8 werkuren na ontvangst van schriftelijke pannemelding- reistijd, werkuren en wisselstukken (uitgezonderd consumables) inbegrepen- 1 x per jaar preventief onderhoud

Consumables pac: € 224,71 / jaar

Fujitsu 5530

Scanners aankopen bij Arco ?

Elke scanner aangekocht bij Arco waarvoor een servicecontract is afgesloten kan worden omgeruild tegen de volgende voorwaarden:

• De scanner moet betaald zijn

• De klant heeft geen onbetaalde facturen bij Arco

• Tijdens de eerste drie maanden van aanschaf van de scanner kan die worden omgeruikd tegen een produkt dat duurder en beter aan de behoeften is aangepast, mits opleg van het verschil.

• Vanaf de 4de levensmaand tot de 24ste levensmaand zal een afwaardering van 1/24ste per gestarte maand gebeuren

• Voor een interventie of implementatie op een scanner die niet is aangekocht bij Arco en voor zover dat zij hier moeten tussenkomen, wordt een kurkgeld gevraagd.

Dda

Documents

Transcript of Dda