Cursus: Agenda’s synchroniseren Orde in de dagelijkse chaos

Bij sommige mensen lijkt het wel alsof ze meer digitale agenda’s hebben dan activiteiten. Een agenda voor de club, één voor familieactiviteiten en natuurlijk de agenda van je werk. Als het tegenzit heeft elke agenda een ander formaat: je werk levert je een Google Agenda, thuis werk je met Outlook en op je iPhone heb je ook nog eens een aantal agenda’s gesynchroniseerd met iCloud. In deze cursus leer je hoe je orde in de chaos schept.

Inleiding

Voorbereidingen – Google Agenda Om agenda’s met elkaar te synchroniseren, is het belangrijk dat ze allemaal dezelfde

taal spreken. Wij gebruiken in deze cursus Google Agenda als overkoepelende dienst,

omdat je dit formaat in allerlei diensten kan importeren.

Google Agenda is een dienst van de zoekmachine-gigant waarmee je verschillende

agenda’s kan aanmaken, bewerken en delen. Het mooie van deze dienst is dat heel veel

systemen het protocol ondersteunen en je dus moeiteloos agenda’s tussen

verscheidene systemen kan synchroniseren. Het nadeel is wel dat je een Google-

account nodig hebt. Veel mensen zullen al zo’n account hebben, doordat ze

gebruikmaken van Gmail of een Android-toestel hebben. We laten eerst zien hoe je een

Google Agenda aanmaakt, daarna vertellen we hoe je zo’n agenda’s kan importeren,

bijhouden en synchroniseren met Windows Live Mail of Outlook op de pc, Agenda op de

Mac of op jouw iPhone of Android-smartphone.

01 Google-account aanmaken Heb je nog geen Google-account, navigeer dan naar www.google.nl en klik op

Aanmelden. Rechtsboven klik je nogmaals op Aanmelden en op het volgende scherm

voer je jouw gegevens in. Klik vervolgens op Volgende stap. Het is niet nodig om in de

volgende stap een profielfoto toe te voegen, zeker niet als je het account alleen gaat

gebruiken om agenda’s te synchroniseren.

Klik wederom op Volgende stap en in het volgende venster kies je voor Aan de slag. Je

wordt naar de Google-startpagina geleid en je ziet je naam linksboven. Klik op Agenda.

Mocht de taal nog niet op Nederlands staan, kies hier dan voor in het pop-up-venster en

klik op Volgende: tijdzone instellen. Kies onder land voor Nederland en de tijdzone zal

automatisch worden ingesteld. Google Agenda wil het liefst nog een aantal instellingen

doorlopen met je, maar voor nu kan je het venster sluiten door op het grijze kruisje

rechtsboven te drukken.

02 Google Agenda We gaan in deze cursus een aantal verschillende agenda’s aanmaken. Klik links op Mijn

agenda’s en ke ziet dat er twee agenda’s staan: jouw eigen agenda die verbonden is

aan je Google-account en een agenda met de naam Taken. Dit is een takenlijst, deze

zullen we niet gebruiken. Klik op het driehoekje naast Mijn agenda’s en kies voor

Nieuwe agenda maken. Achter Agenda naam vul je bijvoorbeeld Privé in. Bij

Beschrijving en Locatie kan je nog wat invullen, maar dit is niet noodzakelijk. Zorg dat

het vinkje voor Deze agenda openbaar maken niet is geplaatst, anders wordt deze hele

agenda zichtbaar voor iedereen, en dat is voor een privé-agenda uiteraard niet

wenselijk. Klik op Agenda maken en je ziet dat de agenda wordt toegevoegd aan de lijst

met je agenda’s.

Maak een tweede agenda aan en noem deze bijvoorbeeld Sport. Deze agenda ga je

gebruiken om later te delen met je partner, omdat je bijvoorbeeld samen wilt tennissen.

Om een sportafspraak te maken in je sport-agenda, klik je op een tijd in de agenda en

vul je het onderwerp in achter Wat. Vul hier Tennis in. Het is belangrijk om nu achter

Agenda de juiste agenda te selecteren, in dit geval Sport. Kies voor Afspraak maken

om de afspraak in te plannen en sluit af door op Opslaan te klikken. Maak in de agenda

Privé ook nog één of twee afspraken, wij noemen één van deze twee Tandarts.

03.1 Windows Live Mail Windows Live Mail is het standaard agenda-programma dat bij Windows wordt

meegeleverd. Het is mogelijk om je Google Agenda’s in Live Mail te importeren, maar de

synchronisatie werkt maar één kant op. Je kan dus wel afspraken uit je Google Agenda

inzien in Windows Live Mail, maar als je in Windows Live Mail een afspraak toevoegt,

wordt deze niet toegevoegd aan je Google Agenda.

Klik in Windows Live Mail linksonder op Agenda en kies bovenin voor Aanmelden. Log

in met je Hotmail- of Windows Live-account en klik op Aanmelden. Heb je nog geen

account maar wil je wel gebruik gaan maken van Windows Live Mail, klik dan op

Registreer nu en volg de stappen op je scherm. Het programma zal een tijdje de

melding Bezig met aanmelden weergeven, maar na een aantal minuten kom je in je e-

mail-inbox terecht. Klik linksonder op Agenda en je ziet dat er een Hotmail-agenda is

toegevoegd aan je agenda’s.

03.2 Windows Live Mail Om de Google Agenda’s toe te voegen, moet je in je browser naar www.live.com surfen

en inloggen met jouw (zojuist gemaakte) Windows Live-account. Ga met je muis naar

Hotmail bovenin en selecteer Agenda en klik op Agenda importeren. Achter URL van

de agenda moet je het adres van je Google Agenda invullen. Om deze url te weten te

komen, ga je in een ander browservenster naar je Google Agenda, klik bij de agenda

Privé op het driehoekje en selecteer Agenda-instellingen. Ga met je muis naar het

groene vierkantje ICAL achter Privé-adres en klik met de rechtermuisknop. Kies voor

Koppelingslocatie kopiëren.

Terug in het andere browservenster plak je de zojuist gekopieerde link. Achter Naam

van de agenda vul je Privé in en je sluit af door op Agenda volgen te klikken. Als het

goed is, zie je nu de afspraak Tandarts in je agenda verschijnen. Mocht dit niet het geval

zijn, probeer het dan nogmaals en verander bij de URL https:// in http://. Ga terug naar

Windows Live Mail en klik op Verzenden/ontvangen en vervolgens op Alle agenda’s.

Hier zie je nu ook de tandartsafspraak.

04 Outlook Met Outlook is het proces om een agenda toe te voegen wat eenvoudiger dan met

Windows Live Mail. Hiervoor heb je wel aparte software nodig. Ga naar

http://ct.link.idg.nl/goas en download Google Agenda Sync. Belangrijk om te weten is dat

het programma nog niet compatibel is met Windows 8 en ook de 64bit-versie van

Windows XP wordt niet ondersteund.

Doorloop de installatie en voer jouw Google Agenda-accountgegevens in. Geef bij Sync

Options de optie 2-way aan als je beide kanten op wilt synchroniseren. Achter Sync

every kan je gerust een korter interval aangeven, 120 minuten is erg lang. Een nadeel is

dat het programma alleen je hoofdagenda synchroniseert, de agenda’s Sport en Privé

zijn niet zichtbaar in Outlook. Als je een nieuwe afspraak maakt in Outlook, verschijnt

deze wel in je Google Agenda.

05 Delen Om een Google Agenda met iemand anders te delen, ga je in je browser naar Google

Agenda. In ons geval willen we graag de agenda Sport delen met onze partner. Om de

agenda te delen klik je op het driehoekje naast de agenda Sport en kies je voor Deze

agenda delen. Onder Persoon vul je het e-mailadres in van je partner, mits dit een

Google-adres is. Onder Instellingen voor bevoegdheden stel je in of je partner

afspraken mag wijzigen, verwijderen of nieuwe afspraken mag toevoegen in de agenda.

Jouw partner krijgt alle rechten dus kies je voor Wijziging aanbrengen EN toegang

beheren. Klik op Persoon toevoegen en je partner krijgt een e-mail. Vanuit de e-mail

kan de gedeelde agenda eenvoudig aan de Google Agenda van je partner worden

toegevoegd.

Heeft je partner geen Google Agenda, klik dan op het driehoekje naast Sport en kies

voor Agenda-instellingen. Naast Adres voor agenda klik je met je rechtermuisknop op

ICAL en selecteert Koppelingslocatie kopiëren. Deze koppeling kan je met je partner

delen, hij of zij kan de agenda online bekijken via de koppeling. Een derde mogelijkheid

is om achter Privé-adres met je rechtermuisknop op ICAL te klikken en voor

Koppelingslocatie kopiëren te kiezen. Dit is een koppeling naar een bestand met de

extensie .ics. Deze koppeling deel je via je e-mailprogramma met je partner, je partner

kan dit ics-bestand openen in bijvoorbeeld Outlook. De agenda verschijnt in Outlook nu

onder Andere agenda’s. Deze agenda wordt niet automatisch geüpdatet als je een

nieuwe afspraak in je Google Agenda maakt, dit in tegenstelling tot de eerste twee

methodes.

06 Agenda op de Mac

Op de Mac is het heel gemakkelijk om een Google Agenda toe te voegen en up-to-date

te houden. Het standaard agenda-programma in OS X ondersteunt gewoon tweezijdige

synchronisatie. Open de app Agenda en klik op Agenda / Voorkeuren. Onder

Accounts vind je links een kolom waar je jouw Google-account kan toevoegen. Klik

onderin op het plusje en een venster wordt geopend. Achter Type account moet je voor

Google kiezen. Vul je Google Agenda-accountgegevens in. In het volgende venster heb

je nog de mogelijkheid om notities, berichten of e-mail te synchroniseren. Deze vinkjes

kan je allemaal uitzetten omdat we in deze cursus alleen de agenda’s willen

synchroniseren. Klik op Maak aan en je vindt het account in de linker kolom terug als

calendar.google.com.

Om de naam van het account te wijzigen, selecteer je het account en klik je op Wijzig

account. Je wordt naar de systeemvoorkeuren geleid, klik op Details. Achter Naam kan

je de naam wijzigen zoals het account in de agenda verschijnt. Achter Beschrijving

wijzig je de naam zoals deze in de linkerkolom in de app Agenda voorkomt. Sluit af met

OK en keer terug naar het programma Agenda. Ben je een agenda-poweruser, zet dan

het interval achter Vernieuw agenda’s iets korter, bijvoorbeeld op Elke minuut. Onder

Delegeren vind je de twee aangemaakte agenda’s Sport en Privé. Zet voor beide

agenda’s een vinkje. In de app zie je nu dat de twee agenda’s onder Gedelegeerden

worden weergegeven. Je kan afspraken wijzigen in de app, en deze wijzigingen worden

in je Google Agenda overgenomen. Onder de naam van je account staat ook een vinkje,

dit kan je rustig uitzetten aangezien je geen afspraken maakt in de hoofdagenda, maar

alleen in je agenda’s Sport en Privé.

07 Android Omdat Android door Google is ontwikkeld, is de synchronisatie met je Google Agenda

heel eenvoudig. Zodra je je op jouw Android-toestel aanmeldt, vraagt het

besturingssysteem je Google-accountgegevens. Heb je in dit account agenda’s

aangemaakt dan zal de agenda-app op je Android-toestel deze agenda’s automatisch

weergeven. Wil je een ander account gebruiken voor de agenda’s, ga dan naar

Instellingen en kies voor Accounts of Accounts & synchronisatie, afhankelijk van

jouw Android-versie. Vul de gegevens in en je agenda-app zal de agenda’s weergeven.

08 iPhone

Synchronisatie met een iPhone is wat meer werk dan bij een Android-telefoon. Ga naar

Instellingen / E-mail, contacten, agenda’s en klik onder Accounts op Voeg account

toe en kies voor Microsoft Exchange. Vul achter E-mail jouw Google Agenda-account

in en laat het veld achter Domein leeg. Achter Gebruikersnaam geef je nog een keer je

Google Agenda-account in, maar nu zonder de toevoeging @gmail.com. Voer het

wachtwoord in en achter Beschrijving geef je de naam in zoals je wilt dat het account in

jouw agenda-app op de iPhone wordt weergegeven. Op de volgende pagina geef je

achter Server de url m.google.com in en klikt op Volgende. In het laatste scherm vink

je alleen Agenda’s aan en klik je op Bewaar. Ga naar de Agenda-app op je iPhone en

klik op Agenda’s, je ziet dat je account nu is aangevinkt, maar je kan de verschillende

agenda’s nog niet inzien.

Hiervoor moet je in je browser op de iPhone naar m.google.com/sync gaan en inloggen

met de gegevens van je Google Agenda-account. Onder My Calendars vink je de twee

agenda’s aan, daarna kies je voor Save. In de Agenda-app zie je nu de twee agenda’s in

de lijst staan. Je kan de hoofdagenda uitzetten, alleen de twee agenda’s Privé en Sport

zijn in ons voorbeeld belangrijk. Synchronisatie werkt nu beide kanten op, je kan op je

iPhone bij Instellingen / E-mail, contacten, agenda’s onder Agenda’s nu een

standaardagenda kiezen door achter Standaardagenda bijvoorbeeld Privé te kiezen.

Zodra je nu een afspraak in je iPhone zet, zal dit standaard in de agenda Privé komen te

staan.

09 iCloud Apples iCloud biedt je ook de mogelijkheid om agenda’s te synchroniseren. Zo hoef je

geen Google Agenda te gebruiken, maar gebruik je de agenda van je Mac als basis. In

OS X zit iCloud uiteraard helemaal ingebakken, Windows-gebruikers moeten het

programma iCloud Control Panel downloaden en installeren van http://ct.link.idg.nl/icp.

Om gebruik te maken van iCloud heb je een Apple ID nodig, ga naar

http://appleid.apple.com en kies voor Maak een Apple ID aan als je nog geen Apple ID

hebt. Open het programma Configuratiescherm iCloud en log in met jouw Apple ID.

Haal de vinkjes voor Bladwijzers en Fotostream weg en klik op Toepassen.

In het volgende venster kan je kiezen om alle agenda’s te synchroniseren met iCloud,

als je op Bepaalde agenda’s klikt, kan je kiezen welke agenda’s je wel en niet wilt

synchroniseren met iCloud. Nu kan je jouw Sport- en Privé-agenda’s bijvoorbeeld

uitkiezen en op Doorgaan klikken. Bij sommige gebruikers kan het zijn dat Outlook niet

met iCloud kan communiceren, soms wil het helpen het wachtwoord van je Apple ID te

wijzigen via http://appleid.apple.com en dit gewijzigde wachtwoord in te geven als er een

pop-up-venster verschijnt. Je kan de agenda’s ook online inzien door in te loggen op

www.icloud.com met je Apple ID.

www.computertotaal.nl/abonneren

www.facebook.com/computertotaal

www.twitter.com/computertotaal

Deze presentatie wordt je aangeboden in samenwerking met de redactie van

Computer!Totaal, het grootste computermagazine van de Benelux. Kijk voor meer

informatie over abonnementen op onderstaande url.