Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag...

33
(Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e lijn: Roeland van Woerkom 06-12509488

Transcript of Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag...

Page 1: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

(Kwaliteits)borging

1

Themadag 27 november 2014

Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e lijn: Roeland van Woerkom 06-12509488

Page 2: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

Inleiding en opzet sessie

• (Kwaliteits)borging bij WSHD;

• Urgentie 2011 toen HWBP een groot programma werd;

• Continue ontwikkeltraject waar stap voor stap de projectorganisatie wordt geprofessionaliseerd;

• Doorontwikkeling naar een integrale 1e , 2e en 3e lijn controle op de borging (three lines of defense);

• Opzet deelpresentaties: Historie, context, waar staan we nu en waar willen we naar toe

2

HWBP2 Programma

Projectafdeling

WSHD-organisatie

borging door het Programma/project

borging door afdeling

borging door CT

Page 3: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

3

Borging binnen het project

Michel Dubelaar, Manager projectbeheersing;

• 2011:

– Invoering IPM-rollenmodel en PRINCE2 systematiek

• 2012:

– Advisering overheden UAV-GC contracten

• 2013 - heden:

– Dijkversterkingsproject Eiland van Dordrecht

• 2015 – en verder:

– Cluster dijkversterkingsprojecten met o.a. Eiland van Dordrecht

Borging: 1e lijnscontrole

Page 4: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

Productdecompositie:

4

Page 5: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

Processen OG:

5

• Contractbeheersplan

– Inventarisatie risico’s

– Opstellen en uitvoeren Toetsplan

– Acceptatieplan documentbeoordelingen

– Opstellen prestatieverklaring

– VTW’s

– Contractwijzigingen

Inboeken

VTW

Beoordelen

VTW

VTW

VTW

formulier

Stap 1

Verzenden

VTW

Volledig?

Register

Brief ON

Stap 2

Stap 3

Stap 4 Afwijzings-

brief

Registratie-

dossier

Stap 5

Stap 6

Nee

Ja

Register

Accoord

Ja

Nee

Advies toets-

coordinator

Advies

kostendes-

kundige

Wijziging

Baseline?

VTW

Register

Baseline

Wijzigings-

procedure

Page 6: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

Proces- en systeemtoetsen:

• Kwaliteitsmanagement in de vraagspecificatie

• Hanteren (kwaliteits)managementsysteem (ISO)

• Medewerking verlenen aan audits en toetsen OG

• Zelf plannen en uitvoeren interne audits

• Identificeren en registreren van afwijkingen

• Aanbieden documenten ter acceptatie en verificatie

6

Page 7: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

Processen ON:

7

Borging risico A-001 en A002 in “Verificatieproces”

Valideren: bouwen we het juiste?

Verifiëren en keuren van resultaat

door eerstelijns verantwoordelijke na

elke projectfase.

Tweedelijns verificatie van

elke eis door sleutel

functionaris.

Opstellen afwijking en herstellen

zodat alsnog voldaan wordt aan de

contracteis.

Opstellen VTW als afwijking niet

herstelbaar is.

Eisenanalyse en afleiden van

eisen.

Valideren vraag van WSHD en

stakeholders.

Actueel houden eisendossier door

eisenmanagement.

Opstellen verificatieplannen.

Gebruik van Relatics als

database voor eisen,

verificaties en

bewijsdocumenten.

Borgen eisen in werkpakketten.

Uitvoeren van werkzaamheden

conform PMP en andere

uitvoeringsplannen.

Risico 1: Niet aantoonbaar voldoen aan eisen uit VSE; Risico 2: Werk voldoet niet aan de verwachtingen van opdrachtgever of andere stakeholders.

Page 8: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

8

Ris

ico

an

ala

yse

OG

Co

ntr

actb

eh

eers

pla

n O

G

Contractbeheersing SCB • Kwaliteitsborging primair belegd bij de MPB

• Onafhankelijke positie binnen het project?

• Toetst de effectieve werking systeemgerichte contractbeheersing in het

project

• Project assurancerol conform PRINCE2.

Page 9: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

Speelveld Risicomanagement

9

Page 10: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

SCB + PRINCE2

10

Page 11: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

Staat ZWART zand in ons Contract?

11

Page 12: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

Risico ON of OG?

12

Proces

analyse

Risico-identificatie

Kwaliteits

Doc’s ON

Proces

analyse

Risicoscore

tbv SCB

planning

Stap 1

SCB

omgeving

Bepalen toetsmix

Stap 2

Stap 4

Stap 5

Stap 3

Expertise

teamleden

Risicodossier

ON

Resultaten

voorgaande

toetsen

Proces

analyse

Beleid

toetsstrategie

Risicoscore

Top-(gevolg)

Risicoscore

Opstellen audit en

toetsplanning

SCB

omgeving

Audit en

toetsplanning

Vaststellen

Projectplanning

ON

Page 13: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

Risico OG

13

Page 14: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

Producttoets

14

Page 15: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

Beslisboompje opzetten

15

Page 16: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

Escaleren op kwaliteit

16

ISSUERAPPORT

Project: Eiland van Dordrecht Issue: EvD2014012

Toepassen thermisch gereinigde grond

Page 17: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

Resumé: kwaliteitskaders

17

PRINCE2:

• Projectplan, baseline, beleidskaders WSHD

• Overschrijden van toleranties

• Teamplannen IPM-rollen, Faseplan

• Issuerapport

• Financiën-risicobudget/subsidiebeschikking

• VTW OG naar HWBP

Systeemgerichte Contract Beheersing:

• Contract : VSP + VSE

• Contractbeheersplan: processen

• Toets-strategie: systeem/proces/product

• Bevinding/tekortkoming/sanctie

• VTW ON naar OG

• Rondje Werk

Page 18: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

Rondje Werk: blijven doen!

18

Bij de Buitendijk is vandaag (1 oktober) het volgende geconstateerd:

Eis ID

Versie Status Eistekst Eis-initiator

UE.2.GL.6

2.0 Def Het grondlichaam in combinatie met de dijkbekleding dient tijdens

de uitvoering in het gesloten seizoen de hoogte te waarborgen op

basis van de volgende randvoorwaarde:

De waterkerende hoogte dient tenminste gelijk te zijn aan de

oorspronkelijke waterkerende hoogte of de hoogte conform

ontwerptekening.

WSHD

Bron (document) Veiligheid tijdens uitvoering en werken in het gesloten seizoen

Verificatiemethode ON

Toelichting Deze eis dient in samenhang met eis <UE.2.DB.7> beschouwd te worden.

Page 19: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

19

Borging op de afdeling PU (projecten en uitvoering

Roland Vissers, adviseur professionalisering projecten;

• 2012 :

– Kwaliteit controle (challenge, extern/informeel)

• 2013 :

– Sr. Systems engineer Eiland van Dordrecht

• 2013 :

– Configuratiemanager HWBP-2

• 2014 - Heden :

– Kwartiermaker Project Management Office PU

Borging: 2e lijnscontrole

Page 20: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

Context [1/2]

20

Vanuit het HWBP-2 programma:

• 5-7 projecten met soortgelijke scope & contractvorm

• Lopen min of meer parallel

• Constateringen 2012:

– Planningsdruk leidt tot capaciteitsproblemen

– Leereffecten en best-practices hebben geen thuisbasis;

• Geïntegreerde contracten, IPM, Systems Engineering, SCB e.d.

– Het Wiel wordt steeds opnieuw uitgevonden

• Koers vanaf 2013:

– Discussie over onthechten of vervlechten HWBP-2

– Vervlechten onder voorwaarden:

• Leren van het HWBP !

Page 21: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

Context [2/2]

21

Vanuit de Lijn (projectenafdeling ) :

• Professionaliseringdoelstelling van de projectenafdeling van WSHD;

• Betere beheersing primaire processen

• Sturen op Synergie

• Meer benutten van de Markt

• Standaardiseren van de werkwijze in de projecten is een randvoorwaarde ! (Prince2 en IPM)

• Interne controles vanaf volgend jaar systeemgericht (3e lijn) door de afdeling C&T ingestoken,

• Verbeteragenda van de WSHD: van actiegericht naar procesgericht

Page 22: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

Aanpak

22

Kwaliteitsborging binnen projecten 1e Lijns

Kwaliteitsborging binnen Programma 2e Lijns (tijdelijke-situatie)

Kwaliteitsborging binnen Projectafdeling (PMO!) 2e Lijns (eind-situatie)

Kwaliteitsborging binnen C&T van 2e naar 3e Lijns

1. “Veilig” bouwen van een basis binnen HWBP 2. Draagvlak ontwikkeling binnen de lijn 3. Vrijmaken van benodigde middelen en mensen 4. Overhevelen van programma naar lijn 5. Go-Life 2e lijns kwaliteitsborging door de lijn.

1

2

3 4

HWBP-2 Program

Projectafdeling

C&T

Project

DVP DVP DVP

5

= V

era

nderp

roces !

!!

Page 23: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

Waar staan we nu ? – Afgerond [1/3]

23

1. “Veilig” bouwen van een basis binnen HWBP; • Standaardisatie van de objectenboom met basisspecificaties,

templates, procesbeschrijvingen, contractdocumenten (BOK, Annexen, VSP e.d.)

• Resultaten:

– Contractvoorbereiding: Reductie in doorlooptijd en resources ca. 50%!

– Aanbesteding: Afname van vragen tijdens de tenders

Page 24: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

24

2. Draagvlak ontwikkeling binnen de lijn

3. Vrijmaken van benodigde middelen en mensen

Plan Bestuur Organiseer

VO

ER U

IT

Waar staan we nu ? – Afgerond [2/3]

Page 25: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

25

4. Overhevelen van programma naar lijn

Sturend Kader (= kapstok) Formaliseer Haal op ! Beheer (management & processen)

Waar staan we nu ? – Actueel [3/3]

Page 26: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

Schets van de eind situatie [1/2]

26

Project Management

Office

Projecten

Ervaringen Best-practices

2e lijns kwaliteitsborging !

Richten op

20 % delta

Objecten database

Werkwijze beschrijvingen

Basis specificaties

Tbv VSE

Hulp middelen

Markt informatie

Contracten buffet

o.a. ontwikkelen, onderhouden van generieke producten/hulpmiddelen

80 % direct

bruikbaar Kaders,

Standaarden en hulpmiddelen

Page 27: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

Schets van de eind situatie [2/2]

27

Project Management

Office

<ISO 15288 [ENT] processen>

Page 28: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

28

Borging: 3e lijnscontrole

Onafhankelijke Borging vanuit concerncontrol

Roeland van Woerkom, Controller HWBP2-programma

• 2011 :

– HWBP2 als programma aangestuurd met een onafhankelijke programmacontroller

• 2013 :

– Integratie van de borgingsactiviteiten van het programma in het organisatiebrede controleplan/verbeteragenda

• 2014 :

– Borgingsrol uitgerold over niet HWBP2-projecten

• 2015 – en verder :

– Controles beleggen in het project en bij de afdeling. CT zal afstand nemen en toetsen op werking systeem

Page 29: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

Context

29

• Onafhankelijke positie buiten

het project en de lijn maar

beweegt zich in het

programma

• Beschikbare instrumenten IC

controle en verbeteragenda

• Linking pin met

organisatiebrede belangen

zoals risicomanagement en

raakvlakken

Duaal takenpakket: verantwoording achteraf vs advisering vooraf

Daarnaast:

Bewaken organisatie –en wettelijke kaders

Onafhankelijke communicatie richting directie en bestuur

Beheren organisatiebrede verbeteragenda

Page 30: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

Aanpak: systeem

30

Akkoord

Projectteam

Kwaliteit OutputKwaliteit Primair proces

Eind product

Uitvoeren review/toets

Verwerken review/toets

Creatie product/toets

Standaarden

Output

Input

Stuurgroep

Organisatie

Criteria

Baseline

Kwaliteit Input

Kwaliteit besturing

Kwaliteit Project

organisatie

Akko

ord

Escalatie

Wettelijke kaders

Subsidient Eisen/normen

Eisen/normen

• Niet alleen financiële controles

maar ook proces en soft controles

• Risico gestuurde en random

gekozen steekproeven op het

systeem en processen

• Verschillende gebieden vragen om

andere controle instrumenten

Schematische weergave

projectomgeving als

basis te toetsen

elementen

Page 31: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

31

Aanpak: auditplan

De activiteiten worden jaarlijks in het

auditplan vastgelegd en door het bestuur

besloten. Beheer en controle daarop

wordt door CT uitgevoerd

Formeel

Informeel

Intern Extern

A. Jaarrekening controle

D. Externe audits

C. Subsidie verantwoording

B. Subsidietoets

E. P&C cyclus

F. IC controle

G. Onderzoek Programmabureau

I. Challenges

L. Reviews

M. Collegiale toets

Focus op middelen en proces

Focus op inhoud

K. Product Kwaliteits Plan

(PKP)

H. IKB opdrachtnemer

J. Audits samenwerkingsplan

Control

• Geheel van toetsen en audits moet

borgen dat de middelen, processen en

inhoud aan de gestelde kwaliteitseisen

voldoen

• CT vooral betrokken bij formele

toetsen met focus op proces en

middelen en systeem

• Risicoprofiel kan vragen om op

inhoud te gaan toetsen

Page 32: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

32

Aanpak : verbeteragenda

Verbeteragenda

ACT

DO

PLAN

3e lijnscontrole

Afdeling

Programma / project

CHECK

Prestatie

Tijd

• Kennisoverdracht naar andere niet-

HWBP2 projecten;

• Link met de afdelingen

• Verantwoordelijkheid laag in de

organisatie beleggen

• Toewerken van controle naar

vertrouwen

• Continue

verbetering

Page 33: Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag 27 november 2014 Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland

Schets van de eindsituatie

33

Ontwikkelingen:

• Verbeteragenda projectenorganisatie - minder bevindingen

• Standaardisatie werkprocessen

• Professionalisering projectmanagement instrumenten (IPM/Prince2)

• Ontwikkeling competenties medewerkers

• De controle van CT naar de afdeling

Gevolgen voor concern control:

• Focus controles op 1e lijn naar 2e lijn

• Focus van producttoetsen naar systeem –en procestoetsen

• Focus van inhoud en regels naar gedrag en cultuur

(bouwen aan vertrouwen)

• Link tussen projectrisico’s en organisatierisico’s