Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag...
Transcript of Contactgegevens 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e ...€¦ · (Kwaliteits)borging 1 Themadag...
(Kwaliteits)borging
1
Themadag 27 november 2014
Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641 2e lijn: Roland Vissers 06-46839585 3e lijn: Roeland van Woerkom 06-12509488
Inleiding en opzet sessie
• (Kwaliteits)borging bij WSHD;
• Urgentie 2011 toen HWBP een groot programma werd;
• Continue ontwikkeltraject waar stap voor stap de projectorganisatie wordt geprofessionaliseerd;
• Doorontwikkeling naar een integrale 1e , 2e en 3e lijn controle op de borging (three lines of defense);
• Opzet deelpresentaties: Historie, context, waar staan we nu en waar willen we naar toe
2
HWBP2 Programma
Projectafdeling
WSHD-organisatie
borging door het Programma/project
borging door afdeling
borging door CT
3
Borging binnen het project
Michel Dubelaar, Manager projectbeheersing;
• 2011:
– Invoering IPM-rollenmodel en PRINCE2 systematiek
• 2012:
– Advisering overheden UAV-GC contracten
• 2013 - heden:
– Dijkversterkingsproject Eiland van Dordrecht
• 2015 – en verder:
– Cluster dijkversterkingsprojecten met o.a. Eiland van Dordrecht
Borging: 1e lijnscontrole
Productdecompositie:
4
Processen OG:
5
• Contractbeheersplan
– Inventarisatie risico’s
– Opstellen en uitvoeren Toetsplan
– Acceptatieplan documentbeoordelingen
– Opstellen prestatieverklaring
– VTW’s
– Contractwijzigingen
Inboeken
VTW
Beoordelen
VTW
VTW
VTW
formulier
Stap 1
Verzenden
VTW
Volledig?
Register
Brief ON
Stap 2
Stap 3
Stap 4 Afwijzings-
brief
Registratie-
dossier
Stap 5
Stap 6
Nee
Ja
Register
Accoord
Ja
Nee
Advies toets-
coordinator
Advies
kostendes-
kundige
Wijziging
Baseline?
VTW
Register
Baseline
Wijzigings-
procedure
Proces- en systeemtoetsen:
• Kwaliteitsmanagement in de vraagspecificatie
• Hanteren (kwaliteits)managementsysteem (ISO)
• Medewerking verlenen aan audits en toetsen OG
• Zelf plannen en uitvoeren interne audits
• Identificeren en registreren van afwijkingen
• Aanbieden documenten ter acceptatie en verificatie
6
Processen ON:
7
Borging risico A-001 en A002 in “Verificatieproces”
Valideren: bouwen we het juiste?
Verifiëren en keuren van resultaat
door eerstelijns verantwoordelijke na
elke projectfase.
Tweedelijns verificatie van
elke eis door sleutel
functionaris.
Opstellen afwijking en herstellen
zodat alsnog voldaan wordt aan de
contracteis.
Opstellen VTW als afwijking niet
herstelbaar is.
Eisenanalyse en afleiden van
eisen.
Valideren vraag van WSHD en
stakeholders.
Actueel houden eisendossier door
eisenmanagement.
Opstellen verificatieplannen.
Gebruik van Relatics als
database voor eisen,
verificaties en
bewijsdocumenten.
Borgen eisen in werkpakketten.
Uitvoeren van werkzaamheden
conform PMP en andere
uitvoeringsplannen.
Risico 1: Niet aantoonbaar voldoen aan eisen uit VSE; Risico 2: Werk voldoet niet aan de verwachtingen van opdrachtgever of andere stakeholders.
8
Ris
ico
an
ala
yse
OG
Co
ntr
actb
eh
eers
pla
n O
G
Contractbeheersing SCB • Kwaliteitsborging primair belegd bij de MPB
• Onafhankelijke positie binnen het project?
• Toetst de effectieve werking systeemgerichte contractbeheersing in het
project
• Project assurancerol conform PRINCE2.
Speelveld Risicomanagement
9
SCB + PRINCE2
10
Staat ZWART zand in ons Contract?
11
Risico ON of OG?
12
Proces
analyse
Risico-identificatie
Kwaliteits
Doc’s ON
Proces
analyse
Risicoscore
tbv SCB
planning
Stap 1
SCB
omgeving
Bepalen toetsmix
Stap 2
Stap 4
Stap 5
Stap 3
Expertise
teamleden
Risicodossier
ON
Resultaten
voorgaande
toetsen
Proces
analyse
Beleid
toetsstrategie
Risicoscore
Top-(gevolg)
Risicoscore
Opstellen audit en
toetsplanning
SCB
omgeving
Audit en
toetsplanning
Vaststellen
Projectplanning
ON
Risico OG
13
Producttoets
14
Beslisboompje opzetten
15
Escaleren op kwaliteit
16
ISSUERAPPORT
Project: Eiland van Dordrecht Issue: EvD2014012
Toepassen thermisch gereinigde grond
Resumé: kwaliteitskaders
17
PRINCE2:
• Projectplan, baseline, beleidskaders WSHD
• Overschrijden van toleranties
• Teamplannen IPM-rollen, Faseplan
• Issuerapport
• Financiën-risicobudget/subsidiebeschikking
• VTW OG naar HWBP
Systeemgerichte Contract Beheersing:
• Contract : VSP + VSE
• Contractbeheersplan: processen
• Toets-strategie: systeem/proces/product
• Bevinding/tekortkoming/sanctie
• VTW ON naar OG
• Rondje Werk
Rondje Werk: blijven doen!
18
Bij de Buitendijk is vandaag (1 oktober) het volgende geconstateerd:
Eis ID
Versie Status Eistekst Eis-initiator
UE.2.GL.6
2.0 Def Het grondlichaam in combinatie met de dijkbekleding dient tijdens
de uitvoering in het gesloten seizoen de hoogte te waarborgen op
basis van de volgende randvoorwaarde:
De waterkerende hoogte dient tenminste gelijk te zijn aan de
oorspronkelijke waterkerende hoogte of de hoogte conform
ontwerptekening.
WSHD
Bron (document) Veiligheid tijdens uitvoering en werken in het gesloten seizoen
Verificatiemethode ON
Toelichting Deze eis dient in samenhang met eis <UE.2.DB.7> beschouwd te worden.
19
Borging op de afdeling PU (projecten en uitvoering
Roland Vissers, adviseur professionalisering projecten;
• 2012 :
– Kwaliteit controle (challenge, extern/informeel)
• 2013 :
– Sr. Systems engineer Eiland van Dordrecht
• 2013 :
– Configuratiemanager HWBP-2
• 2014 - Heden :
– Kwartiermaker Project Management Office PU
Borging: 2e lijnscontrole
Context [1/2]
20
Vanuit het HWBP-2 programma:
• 5-7 projecten met soortgelijke scope & contractvorm
• Lopen min of meer parallel
• Constateringen 2012:
– Planningsdruk leidt tot capaciteitsproblemen
– Leereffecten en best-practices hebben geen thuisbasis;
• Geïntegreerde contracten, IPM, Systems Engineering, SCB e.d.
– Het Wiel wordt steeds opnieuw uitgevonden
• Koers vanaf 2013:
– Discussie over onthechten of vervlechten HWBP-2
– Vervlechten onder voorwaarden:
• Leren van het HWBP !
Context [2/2]
21
Vanuit de Lijn (projectenafdeling ) :
• Professionaliseringdoelstelling van de projectenafdeling van WSHD;
• Betere beheersing primaire processen
• Sturen op Synergie
• Meer benutten van de Markt
• Standaardiseren van de werkwijze in de projecten is een randvoorwaarde ! (Prince2 en IPM)
• Interne controles vanaf volgend jaar systeemgericht (3e lijn) door de afdeling C&T ingestoken,
• Verbeteragenda van de WSHD: van actiegericht naar procesgericht
Aanpak
22
Kwaliteitsborging binnen projecten 1e Lijns
Kwaliteitsborging binnen Programma 2e Lijns (tijdelijke-situatie)
Kwaliteitsborging binnen Projectafdeling (PMO!) 2e Lijns (eind-situatie)
Kwaliteitsborging binnen C&T van 2e naar 3e Lijns
1. “Veilig” bouwen van een basis binnen HWBP 2. Draagvlak ontwikkeling binnen de lijn 3. Vrijmaken van benodigde middelen en mensen 4. Overhevelen van programma naar lijn 5. Go-Life 2e lijns kwaliteitsborging door de lijn.
1
2
3 4
HWBP-2 Program
Projectafdeling
C&T
Project
DVP DVP DVP
5
= V
era
nderp
roces !
!!
Waar staan we nu ? – Afgerond [1/3]
23
1. “Veilig” bouwen van een basis binnen HWBP; • Standaardisatie van de objectenboom met basisspecificaties,
templates, procesbeschrijvingen, contractdocumenten (BOK, Annexen, VSP e.d.)
• Resultaten:
– Contractvoorbereiding: Reductie in doorlooptijd en resources ca. 50%!
– Aanbesteding: Afname van vragen tijdens de tenders
24
2. Draagvlak ontwikkeling binnen de lijn
3. Vrijmaken van benodigde middelen en mensen
Plan Bestuur Organiseer
VO
ER U
IT
Waar staan we nu ? – Afgerond [2/3]
25
4. Overhevelen van programma naar lijn
Sturend Kader (= kapstok) Formaliseer Haal op ! Beheer (management & processen)
Waar staan we nu ? – Actueel [3/3]
Schets van de eind situatie [1/2]
26
Project Management
Office
Projecten
Ervaringen Best-practices
2e lijns kwaliteitsborging !
Richten op
20 % delta
Objecten database
Werkwijze beschrijvingen
Basis specificaties
Tbv VSE
Hulp middelen
Markt informatie
Contracten buffet
o.a. ontwikkelen, onderhouden van generieke producten/hulpmiddelen
80 % direct
bruikbaar Kaders,
Standaarden en hulpmiddelen
Schets van de eind situatie [2/2]
27
Project Management
Office
<ISO 15288 [ENT] processen>
28
Borging: 3e lijnscontrole
Onafhankelijke Borging vanuit concerncontrol
Roeland van Woerkom, Controller HWBP2-programma
• 2011 :
– HWBP2 als programma aangestuurd met een onafhankelijke programmacontroller
• 2013 :
– Integratie van de borgingsactiviteiten van het programma in het organisatiebrede controleplan/verbeteragenda
• 2014 :
– Borgingsrol uitgerold over niet HWBP2-projecten
• 2015 – en verder :
– Controles beleggen in het project en bij de afdeling. CT zal afstand nemen en toetsen op werking systeem
Context
29
• Onafhankelijke positie buiten
het project en de lijn maar
beweegt zich in het
programma
• Beschikbare instrumenten IC
controle en verbeteragenda
• Linking pin met
organisatiebrede belangen
zoals risicomanagement en
raakvlakken
Duaal takenpakket: verantwoording achteraf vs advisering vooraf
Daarnaast:
Bewaken organisatie –en wettelijke kaders
Onafhankelijke communicatie richting directie en bestuur
Beheren organisatiebrede verbeteragenda
Aanpak: systeem
30
Akkoord
Projectteam
Kwaliteit OutputKwaliteit Primair proces
Eind product
Uitvoeren review/toets
Verwerken review/toets
Creatie product/toets
Standaarden
Output
Input
Stuurgroep
Organisatie
Criteria
Baseline
Kwaliteit Input
Kwaliteit besturing
Kwaliteit Project
organisatie
Akko
ord
Escalatie
Wettelijke kaders
Subsidient Eisen/normen
Eisen/normen
• Niet alleen financiële controles
maar ook proces en soft controles
• Risico gestuurde en random
gekozen steekproeven op het
systeem en processen
• Verschillende gebieden vragen om
andere controle instrumenten
Schematische weergave
projectomgeving als
basis te toetsen
elementen
31
Aanpak: auditplan
De activiteiten worden jaarlijks in het
auditplan vastgelegd en door het bestuur
besloten. Beheer en controle daarop
wordt door CT uitgevoerd
Formeel
Informeel
Intern Extern
A. Jaarrekening controle
D. Externe audits
C. Subsidie verantwoording
B. Subsidietoets
E. P&C cyclus
F. IC controle
G. Onderzoek Programmabureau
I. Challenges
L. Reviews
M. Collegiale toets
Focus op middelen en proces
Focus op inhoud
K. Product Kwaliteits Plan
(PKP)
H. IKB opdrachtnemer
J. Audits samenwerkingsplan
Control
• Geheel van toetsen en audits moet
borgen dat de middelen, processen en
inhoud aan de gestelde kwaliteitseisen
voldoen
• CT vooral betrokken bij formele
toetsen met focus op proces en
middelen en systeem
• Risicoprofiel kan vragen om op
inhoud te gaan toetsen
32
Aanpak : verbeteragenda
Verbeteragenda
ACT
DO
PLAN
3e lijnscontrole
Afdeling
Programma / project
CHECK
Prestatie
Tijd
• Kennisoverdracht naar andere niet-
HWBP2 projecten;
• Link met de afdelingen
• Verantwoordelijkheid laag in de
organisatie beleggen
• Toewerken van controle naar
vertrouwen
• Continue
verbetering
Schets van de eindsituatie
33
Ontwikkelingen:
• Verbeteragenda projectenorganisatie - minder bevindingen
• Standaardisatie werkprocessen
• Professionalisering projectmanagement instrumenten (IPM/Prince2)
• Ontwikkeling competenties medewerkers
• De controle van CT naar de afdeling
Gevolgen voor concern control:
• Focus controles op 1e lijn naar 2e lijn
• Focus van producttoetsen naar systeem –en procestoetsen
• Focus van inhoud en regels naar gedrag en cultuur
(bouwen aan vertrouwen)
• Link tussen projectrisico’s en organisatierisico’s