!!!!!!!!!!!

!!!Haal zoveel mogelijk uit Contacten in Mavericks !

!!!!!!!!!!HOBBIT!!!

EDITIE 1 : 6 DEC 2013

� van �1 12

Het Mac OS X-programma Contacten, eerder bekend als Adresboek, krijgt een behoorlijke hoeveelheid kritiek omdat het te eenvoudig is. Op het eerste gezicht lijkt deze kritiek een kern van waarheid te bevatten, maar als je je verdiept in het programma, dan ontdek je dat het zowel een verrassende diepgang als een stevige integratie heeft in het Apple-ecosysteem.!!Laten we eens bekijken hoe de interface van Contacten naar jouw smaak veranderd kan worden, hoe je je contactgegevens kunt organiseren, hoe je kunt werken met contactinformatie en hoe je hulpprogramma's kunt onderzoeken die de tekortkomingen kunnen compenseren.!!1. Het op maat maken van het sjabloon!Wat je als eerste zou moeten doen, is de beschikbare velden die Contacten aanbiedt op zijn contactkaarten op maat maken. Standaard worden maar een handjevol velden getoond als je een contact bewerkt en hoewel je gemakkelijk velden kunt toevoegen aan een individuele kaart, zou je de velden die je het meest gebruikt willen toevoegen aan het sjabloon van Contacten zodat deze velden op al je contactkaarten beschikbaar zijn.!!Om de velden die beschikbaar zijn op alle contactkaarten te wijzigen, open je het sjabloon-voorkeurvenster door te kiezen voor Contacts > Preferences en dan Templates te klikken. Je zult dan de velden zien die nu standaard verschijnen op nieuwe contactkaarten. Kies uit het menu Add Field de velden die voor jouw werkproces nuttig zijn.!!Bovendien kun je bij sommige velden kiezen uit een selectie van labels. Bijvoorbeeld: Contacten voorziet in een veld voor relatiebenamingen met een standaard label "moeder". Klik op dat label en je ziet een lange lijst van familienamen, relatiebenamingen en baanaanduidingen die je kunt gebruiken als label voor een relatieveld. Ik voeg bij al mijn contactkaarten relatievelden toe voor echtgeno(o)t(e) en kind, zodat ik de familie van een contactpersoon kan onthouden.!!

� van �2 12

!!Bij bijna alle velden is het mogelijk om op maat een label te maken. Bijvoorbeeld: als ik een kaart voor een firma maak, wil ik graag specificeren welk telefoonnummer voor facturering en welk voor ondersteuning is. Ik gebruik op maat gemaakte labels voor dat doel. Kies aan het einde van het menu Custom en voer de naam van je eigen label in. Als je in het sjabloon de naam van een veld verandert, verschijnt de verandering op al je kaarten. Als je een label

verandert terwijl je een individuele contactkaart verandert, heeft de verandering alleen betrekking op die kaart.!!Om nog meer flexibiliteit te krijgen, kun je extra instanties van een veld als standaard toevoegen. Daar de meeste van mijn contactpersonen meer dan één telefoonnummer hebben, heb ik het sjabloon gewijzigd om te voorzien in meerdere telefoonnummers. Klik op de groene plusknop naast het veld om een andere instantie van een veld toe te voegen, klik daarna op het label van het nieuwe veld om het label te kiezen dat je wilt.!!Sommige van de toegevoegde velden van Contacten werken samen met andere Mac-toepassingen. De verjaardag- en datumvelden voegen corresponderende kalenderinvoergegevens toe aan het kalenderprogramma. Bovendien kun je, als je een kalenderproject in iPhoto definieert, verjaardagen en datums van contactpersonen in je kalender tonen. Denk eraan dat je in OS X 10.7 Lion en eerdere versies een jaar voor een verjaardag of datumveld moet aangeven. Anders staat er standaard 2000, wat tot belachelijke bewering leidt dat je contactpersoon 13 jaar is. In 10.8 Mountain Lion and 10.9 Mavericks hoef je helemaal niet het jaar te specificeren en kun je het jaar van onjuiste verjaardagen wissen.!!Gegevens van Contacten worden ook door Siri gebruikt in iOS. Door het toevoegen van het veld voor de roepnaam, kun je de inhoud van dit veld als hulp gebruiken als je met je stem je iPhone het telefoonnummer laat kiezen. Bijvoorbeeld: bij de volledige naam van mijn oom staat "oom Bob" en bij mijn

� van �3 12

broer heb ik "broer" geschreven. Daardoor kan ik tegen Siri "bel oom Bob" of "bel mijn broer" zeggen en hoef ik niet hun volledige naam te specificeren.!!2. Commando's uitvoeren vanuit Contacten!Je bent ongetwijfeld gewend om contactinformatie in Contacten op te zoeken, maar weet je dat je direct vanuit Contacten de Mac kan doorzoeken, toegang hebt tot kaartdiensten en sms'jes kunt sturen? Je kunt verschillende commando's vinden en uitvoeren door op de verschillende veldlabels op een contactkaart te klikken.!!Bijvoorbeeld: als je een e-maillabel klikt, zie je een menu met acties, waaronder Send Email, FaceTime, Send Message en Send My Card. Ook kun je zoeken met Spotlight. Dit laatste commando doorzoekt je hele Mac en niet alleen je e-mail op documenten die dit adres bevatten.!!Je kunt een straatadreslabel klikken om het te open in de nieuwe app Maps in Mavericks (Google Maps in eerdere versies van Mac OS X), om dat adres op je klembord te plaatsen of om een URL voor die locatie in Maps te kopiëren (opnieuw, in Google Maps in eerdere versies).!!Door te klikken op een telefoonnummer kun je het nummer in erg grote letters op je scherm tonen, een FaceTime-gesprek starten, via Messages een tekstbericht sturen naar dit nummer, of zelfs telefoneren met compatibele toepassingen zoals Skype.!!3. Omgaan met duplicaten!Van tijd tot tijd vind je dubbele fiches in Contacts, wat verschillende oorzaken kan hebben. Als bijvoorbeeld al je contacten twee of drie keer bestaan, is dit mogel i jk omdat je je contacten vanuit verschi l lende bronnen gesynchroniseerd hebt, zoals met iCloud en iTunes (enkel mogelijk in Mountain Lion gezien Sync Services niet meer in Mavericks zitten). Als je iCloud in Lion of Mountain Lion gebruikt, schakel dan het synchroniseren van contacten uit in iTunes en het probleem van meerdere identieke contacten zou moeten verdwijnen.!!Je kan ook makkelijk met meerdere fiches voor een persoon zitten waarvan sommige verouderde gegevens bevatten of waarvan de e-mailadressen op één fiche staan en de telefoonnummers op een andere. Deze duplicaten kunnen voorkomen wanneer je bijvoorbeeld door de tijd heen contacten hebt toegevoegd vanuit verschillende bronnen, zoals tijdens het overzetten van contacten van een oude telefoon of het importeren van op een andere Mac.!!

� van �4 12

Om dit probleem op te lossen, zal je de fiches moeten samenvoegen. Dit kan je één voor één doen: commando-klik op de kaarten die je wil combineren en kies vervolgens Card > Merge Selected Cards. Om zeker te zijn dat de gegevens mooi werden gecombineerd, zorg er dan voor dat de labels Home en Work correct werden toegewezen in de individuele fiches. Als twee verschillende telefoonnummers beide met Work werden gemarkeerd, kan het zijn dat Contacts één van de nummers niet opneemt.!!Als je veel van die duplicaten hebt, kan je ze in één keer samenvoegen: kies Cards > Look for Duplicates. Contacts vertelt je hoeveel contacten het heeft gevonden en vraagt je of je ze wil samenvoegen. Je hebt hier echter geen controle over, en alle contactfiches met dezelfde naam, zelfs al gaat het over verschillende personen, zullen wellicht samengevoegd worden (sorry, John Smith!). Maak eerst een back-up met File > Export > Contacts Archive als je deze techniek gaat gebruiken.!!Je bent niet enkel aangewezen op Contacts als je een slordige contactendatabase wil opkuisen: als je veel duplicaten hebt, fiches met ontbrekende informatie of fouten in de fiches (zoals bedrijfsnamen in het veld van de voornaam), neem dan een kijkje naar Spanning Syncs Contacts Cleaner <http://spanningtools.com/mac/> ($ 4,99). Deze app kan tientallen formatteringsfouten en complexe duplicaatproblemen oplossen.!!4. Smart groups maken!Een ondergewaardeerde functie in Contacts is Smart groups. Naast de contactgroepen die je handmatig kan aanmaken (Kies File > New Group en sleep de contacten vervolgens naar de groep), kan je Smart groups creëren: lijsten met contacten die dynamisch bijgewerkt worden, net zoals smart playlists in iTunes en smart albums in iPhoto. Smart groups kunnen gebaseerd zijn op de inhoud van een veld of op de status van de kaart, en ook op wanneer deze werd bijgewerkt.!!Ik gebruik een smart group voor alle werknemers van één van de bedrijven waarmee ik samenwerk. Ik heb een tiental contacten die in verschillende afdelingen van het bedrijf werken, en ik houd hun fiches gerangschikt met voor- en familienaam, niet de bedrijfsnaam. Door het maken van een Smart group kan ik de volledige lijst van de werknemers van dat bedrijf op één plaats zien, zonder dat ik moet zoeken naar de bedrijfsnaam of handmatig een nieuw contact aan de groep moet toevoegen.!!Om je eerste smart group te creëren, kies je File > New Smart Group (commando-optie-N). Je kan ook de muisaanwijzer laten zweven boven de

� van �5 12

titel Smart Groups in de navigatiekolom en dan op het +-knopje klikken dat verschijnt. In beide gevallen verschijnt er een dialoogvenster waar je de naam van een smart group kan ingeven en de voorwaarden waaraan een fiche moet voldoen om bij die groep te horen. Om mijn bedrijfsnaam als smart list te laten verschijnen zoals in het eerdere voorbeeld: kies Company in het eerste menu, "is" in het tweede menu, en geef dan de bedrijfsnaam in. Als je meerdere parameters nodig hebt, klik dan op het +-knop rechts om een extra parameter toe te voegen.!

� !!Telkens een contact aan de door jou opgegeven voorwaarden voldoet, verschijnt het in de smart group. Wanneer het niet langer aan die voorwaarden voldoet, verdwijnt het automatisch uit de smart group.!!5. Gebruik van sociale media!In Mavericks biedt Mavericks velden om de namen op te slaan die je contacten gebruiken bij sociale media. Wanneer je accounts voor Facebook, Twitter, en LinkedIn (nieuw in Mavericks) toevoegt via het luik Internet Accounts van systeemvoorkeuren, wordt in Contacts de 'sociale media'-naam van elk contact in de overeenstemmende kaart toegevoegd.!!Voor Facebook en LinkedIn, kan je klikken op Get Profile Photos in het voorkeurluik Internet Accounts om de profielfoto's van je vrienden te laten verschijnen in hun fiches.!

� van �6 12

� !Je kan zelfs nog een stapje verder gaan door de optie Contacts aan te vinken in het luik Internet Accounts, waarmee je al je Facebook- en LinkedIn-connecties in een nieuwe groep importeert, compleet met profielinformatie. Beter nog, die informatie blijft up-to-date wanneer je connecties hun contactinformatie bijwerken. Maar...!!Gezien het willekeurig "bevrienden" een sport is die door de meeste mensen wordt beoefend, is het toevoegen in Contacts van honderden mensen die je nauwelijks kent wellicht een heel slecht idee. Als je Facebook- en LinkedIn-informatie toevoegt, en je dan later van mening verandert en voor elk contact de checkbox Contacts uitvinkt in het voorkeurluik Internet Accounts, dan heb je de mogelijkheid om die informatie van je Mac te wissen, ofwel te houden maar de connectie te verbreken zodat de informatie niet meer wordt geüpdatet. Geen enkele manier is volledig bevredigend. Ideaal voor velen onder ons zou zijn om informatie te blijven updaten, maar dan enkel voor mensen die al in Contacts aanwezig waren.!!Given the promiscuous "friending" that most people have engaged in on these services, adding hundreds of entries of people you barely know to

� van �7 12

Contacts may be a truly terrible idea. If you do add Facebook and LinkedIn information, and later decide against it by deselecting the Contacts checkbox for each in the Internet Accounts preference pane, you have the option to remove that information from your Mac, or keep it and simply break the connection so it doesn't update. Neither is entirely satisfactory: ideal behavior for many of us would be to get updating information, but only for those people who were already in Contacts. !Programma Cobook Soms, echter, is zelfs deze mate van integratie van sociale media niet genoeg. Cobook € 8,99 voor de Mac, gratis voor iOS) verenigt Facebook, Twitter, LinkedIn en Xing door je vrienden- en volgerlijsten als tags te importeren. In de iPhone-app Cobook kan je zelfs bij elk contact recente sociale-mediaberichten bekijken.!!Het taggen in Cobook biedt aanvullende flexibiliteit aan groepen in Contacten. Je kan tags bij mensen plaatsen voor Kerstmis-lijstjes, uitnodigingen en andere gelegenheden waarbij je je contacten wil filteren zonder een permanente groep te moeten maken.!!Een van mijn favoriete functies van Cobook is dat je je contacten snel kan benaderen via een symbool in de menubalk van je Mac. Ook vind ik het prettig dat, in Cobooks iOS-app, bij elk contact de lokale tijd van die persoon weergegeven wordt. Nooit meer per ongeluk je dochter wakker bellen als ze een semester in het buitenland verblijft, of een bedrijf aan de andere kant van het land bellen terwijl die nog niet open zijn!!!6. Verzendetiketten afdrukken en Afdruk samenvoegen gebruiken!De meeste mensen zijn verrast als ze erachter komen dat Contacten verzendetiketten en enveloppen op standaardafmetingen van Avery en Dymo kan afdrukken en dat je zelfs je eigen opmaak kan maken voor afwijkende soorten etiketten. Apple schreeuwt deze functionaliteit niet van de daken, maar heeft hem verborgen in het Afdrukken-dialoogvenster.!!Om etiketten of enveloppen af te drukken, selecteer je eerst de contacten die afgedrukt moeten worden. Dan kies je "Archief > Druk af…" en klik je op "Toon details". Vervolgens kies je uit het uitrolmenu "Stijl", een stijl. De keuzes omvatten Enveloppen, Verzendetiketten,Lijsten en een Zak-adresboek. Als je een stijl gekozen hebt, gebruik je de Lay-out- en Etiket-

� van �8 12

panelen in het dialoogvenster "Druk af…" om de opmaak en inhoud van de verzendetiketten of enveloppen in detail in te stellen. In het Lay-outpaneel kan je de afmetingen van de etiketten instellen door uit de verschillende standaardmaten te kiezen. In het Etiket-paneel kan je een logo of andere afbeelding instellen en een lettertype kiezen.!!Labels & Addresses Als je echter streepjescodes of gecompliceerde afbeeldingen op je etiketten moet plaatsen, dan kan je beter naar andere programma's op zoek gaan. Zo geeft Labels & Addresses ($ 49,95) van BeLight Software je veel meer flexibiliteit bij afdrukken inclusief persoonlijke en zakelijke sjablonen, creatieve lettertypen, honderden afbeeldingen en de mogelijkheid ansichtkaarten af te drukken en veel verschillende etiketvormen. Als bonus kan de software ook nog eens beginnen met het afdrukken van etiketten op het midden van de pagina, waardoor je gebruik kan maken van gedeeltelijk gebruikte etiketvellen.!!Labels & Addresses lost ook het probleem op hoe je een enkel etiket kan maken voor meerdere contacten die een adres delen, zoals getrouwde stellen, een behoefte die je vaak voelt als je etiketten wilt afdrukken voor kaarten voor de feestdagen. Lees voor meer informatie daarover "Labels & Addresses maken kerstkaarten <http://nl.tidbits.com/TidBITS-nl-957.html#9>" (12 december 2008) van Jeff Carlson.!

Speciale etiketprinters zoals de LabelWriter-printers van Dymo <http://www.dymo.com/en-US> en Smart Label Printers van Seiko <http://labelprinters.sii-thermalprinters.com/Home>, drukken jouw etiketten af in lange strips, waardoor je niet blijft zitten met ongebruikte etiketten onderaan het vel. Ze ondersteunen een omvangrijke reeks aan etiket-afmetingen en worden met hun eigen software geleverd, maar toch is het vaak beter om te vertrouwen op Labels & Addresses.!

Easyenvelopes Als je vaak direct op enveloppen moet afdrukken, in plaats van etiketten te gebruiken, raad ik je aan eens te kijken naar Easyenvelopes <http://www.ambrosiasw.com/utilities/easyenvelopes-mac/> van Ambrosia Software ($ 9,99), dat ook samenwerkt met Contacten.!!

� van �9 12

Je kan ook verzendetiketten, enveloppen en lijsten maken met je favoriete tekstverwerker. Zowel Pages '09 als Microsoft Word <http: / /www.microsoft.com/mac/word/> herkent Contacten als gegevensbron voor Afdruk samenvoegen. Helaas ondersteunt de onlangs uitgegeven Pages versie 5 niet langer Afdruk samenvoegen. Elk veld op een Contactenkaart kan opgenomen worden in brieven en lijsten.!!7. Contacten in de Cloud!iCloud maakt het synchroniseren met je iPhone en iPad makkelijk, maar wat als je een smartphone of tablet met Android hebt?!!De gebruikelijke oplossing op deze platformen is om Google Contacts <https://www.google.com/contacts/> te gebruiken. Omdat jouw Mac, iPhone en iPad automatisch verbinding kunnen maken met een Google-account (voeg het gewoon toe in het Internetaccounts-voorkeurenpaneel en selecteer de Contacten-vinkbox daar), kan elk contact dat je hebt in Google Contacts in de Contacten-apps op je Apple-apparaten binnengehaald worden. Elke andere dienst die in het Internetaccounts-voorkeurenpaneel opgesomd staat die contacten ondersteunt, kan op dezelfde wijze in Contacten gebracht worden.!

Fruux Een andere manier om contactgegevens op verschillende platforms te delen is het gebruik van een webdienst als Fruux <http://www.fruux.com/>, die je contactpersonen opslaat en beschikbaar stelt aan ieder programma en elk besturingssysteem of apparaat dat het CardDAV-protocol begrijpt, zoals Thunderbird, Android, en Nokia-smartphones. (Fruux ondersteunt ook het delen van agenda's door middel van het CalDAV-protocol.) Zulke diensten geven je ook de mogelijkheid om contactgegevens te delen met anderen: je kunt wie je maar wilt uitnodigen in je Fruux-adresboek, inclusief vrienden, familie en collega's, en je kunt kiezen of je ze alleen leesrechten of ook schrijfrechten geeft. Fruux is gratis als je het met niet meer dan twee mensen deelt en met niet meer dan twee apparaten gebruikt. Om dat te verhogen naar een onbeperkt aantal mensen en maximaal 10 apparaten heb je een Pro-account nodig ($ 4 per maand of $ 40 per jaar).!

Plaxo <http://www.plaxo.com/products/PlaxoPlatynumSync> is een andere populaire synchronisatiedienst in de cloud. De dienst Plaxo Platinum Sync ($ 5 per maand of $ 59,99 per jaar) synchroniseert je contactgegevens met

� van �10 12

Contacten, Outlook, Gmail, iPhone/iPad, Blackberry en Windows Mobile, en kan ook agenda-afspraken delen tussen deze platforms.!!8. Het exporteren van je Adresboek!Soms is het eenvoudig om contactgegevens aan andere toepassingen door te geven: een programma kan simpelweg om toestemming vragen, en het transport vindt moeiteloos plaats. Andere keren moet je echter contactgegevens exporteren voor je ze ergens anders kunt importeren.!!Contacten stelt twee exportformaten tot je beschikking: vCard of een Contacten-archief. vCard is bruikbaar voor het importeren in veel programma's op diverse platforms. Een Contacten-archief wordt daarentegen alleen gebruikt om je contactgegevens over te zetten op een andere Mac die ook met Contacten werkt.!!Maar wat nu als je doelbestemming-app vCard niet begrijpt en een tekstbestand wil? Helaas, Contacten mist een simpele optie voor tekst-export die je contactgegevens opslaat in de algemene tab-gescheiden of komma-gescheiden tekstformaten. Gelukkig zijn er hulpprogramma's die je contactenlijst kunnen lezen en die exporteren als een tab-gescheiden of komma-gescheiden tekstbestand, geschikt voor import in programma's als Excel, Filemaker, Outlook en Salesforce.com. Één zo'n app is Export Address Book <http://www.subclassed.com/software/export_address_book/details> ($ 3,99) van Subclassed. Dit juweeltje neemt zelfs verborgen velden als Aanmaakdatum en Wijzigingsdatum op in het geëxporteerde tekstbestand.!!9. Voorbij Contacten!Er is een handvol andere apps op de markt die de mogelijkheden van Contacten uitbreiden.!

Contact Book Voor een alternatieve gebruikersomgeving met kleurcodes voor groepen kun je kijken naar Contact Book <http://ilifetouch.com/ContactBook> ($ 5) van iLifeTouch. Dit voorziet in een eenvoudige manier om te wisselen tussen groepen, voegt sociale-media-informatie toe aan je contactpersonen en biedt drie manieren om te zoeken, inclusief een diavoorstelling.!

Private Contact Als je gevoelige informatie wilt opslaan in Contacten maar bezorgd bent dat die in de verkeerde handen kan vallen, kijk dan eens naar Private Contact <http://www.tensionsoftware.com/osx/privatecontact/> ($ 7) van Tension

� van �11 12

Software. Dit is een afzonderlijke contactenbeheerder die zijn gegevens versleutelt en niet integreert met de rest van je Mac, en daarmee je vertrouwelijke gegevens beschermt. Het programma importeert vanuit Contacten, biedt kleurcodering van categorieën en probeert verder in wezen net zo te werken als Contacten.!

SOHO Organizer Als je op zoek bent naar substantieel meer werkkracht, probeer dan SOHO Organizer <http://www.chronosnet.com/Products/sohoorganizer.html> van Chronos ($ 99,99) dat onder meer hiërarchische slimme groepen biedt, iCloud-synchronisatie, off line verder werken, bestanden als bijlage bij contactpersonen, en slimmere behandeling van dubbelingen. !

Daylite Als je een gereedschap zoekt voor compleet customer relationship management, onderzoek dan eens Daylite <https://www.marketcircle.com/daylite/tour/#relationships> ($ 279,95) van Marketcircle, dat alles opslaat wat je doet met een contactpersoon, dat je relaties tussen mensen laat vastleggen, je snel een overzicht kan geven van mensen die je al een tijdje niet gesproken hebt, follow-ups automatiseert, en nog veel meer.!!10. Final Contact!Hoewel Contacten is afgestemd op thuisgebruikers, maakt de aanpasbaarheid ervan het beter geschikt voor serieus gebruik dan de meeste mensen zich realiseren. Door de diepe integratie met andere Apple-apps en software van derde partijen, biedt het ook een fundering om op verschillende manieren met contactgegevens te werken. En wat je mening over de feitelijke app Contacten ook is, hij is noodzakelijk om contactgegevens probleemloos met je iOS-apparaten te kunnen synchroniseren.!!Als je echter robuuster contactpersonen- en relatiebeheer nodig hebt dan Contacten biedt, kun je wellicht één of meer van de bovenstaande hulpprogramma's gebruiken om Contacten om te vormen tot een gereedschap dat werkt voor jou, of als niets lukt, het geheel te vervangen.!

Bron: <http://tidbits.com/e/14299>!door Alicia Katz Pollock !!

� van �12 12