Concept Begroting 2017 - Krimpen aan den IJssel...voor het ontwikkelen van een visie Veranderingen...

Aan het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland Kle in Amerika 20 2806 CA GOUDA

Concept Begroting 2017

Vastgesteld door: Dagelijks Bestuur d.d. Algemeen Bestuur d.d

.2016 2016

Concept Begrot ing 2017 Streekarchief Midden-Holland

Inhoudsopgave

Blz.

BEGROTING 2017

Deel 1 P rogrammaplan 1-6

Deel 2 Paragrafen

2.1 Inleiding 7 2.2 Weerstandsvermogen 7-8 2.3 Treasuryparagraaf begroting 2017 9-10 2.4 Bedrijfsvoering 10

2.4.1 Personeel Si organisatie 10-14 2.4.2 Financiën 14-15 2.4.3 Huisvesting 15-16 2.4.4 Communicatie 16 2.4.5 Informatievoorziening en automatisering 16-17

Begroting van Baten en Lasten 2017 Totaal overzicht 18-20 Kostensoort salariskosten 21-22 Intern beheer 23 Huisvesting 24 Kostenverdeelstaat 25 Financiële baten en lasten 26 Specificatie materiële vaste activa 27 Verzamel- en consolidatiestaat 28 Overzicht reserves 29 Overzicht langlopende leningen 30 Meerj arenbegroting 2017 t/m 2020 31 Verdeling bijdrage 2017 32 Toekomstige kostenontwikkeling huisvestingslasten Streekarchief 33-35

Streekarchief Midden-Holland

1. Programmaplan

Concept Begroting 2017 Streekarchief Midden-Holland

D e e l 1 P r o g r a m m a p l a n

I n l e i d i n g

Op 25 november 2015 is "Een beleidsvisie in paradoxen" d o o r het A lgemeen Bestuur vastgesteld. Deze visie is leidraad voo r de p rog rammabeg ro t i ng . Leidraad is ook de taakopdrach t zoals ge fo rmu leerd in de "Regeling Streekarchief Midden - Holland". Deze is in l i jn me t de visie b i jgesteld o m m.n. de opgaven in het d ig i ta le d o m e i n beter te kunnen u i tvoeren. De visie en de taakopdrach t w o r d t concreet ver taald in de programma's . De opgaven ui t de beleidsvisie z i jn ge fo rmu leerd onder "Wat gaan we ervoor doen?". H ieronder w o r d e n eerst de 6 paradoxen annex de du id ing ervan en de taakopdrach t uit de regel ing ge fo rmu lee rd . Daarna vo lgen de programma's .

B e l e i d s v i s i e Er zi jn 6 paradoxen ge fo rmu leerd en de vraag die het Streekarchief zich daarbi j in de prakt i jk telkens stelt is: "Gaat het om het maken van keuzes of wordt het de kunst van continu schipperen tussen "uitersten"?

Paradox 0 Dagelijks werk én ambities: De u i tvoer ing van dagel i jkse werkzaamheden werk t be lemmerend voo r het on tw ikke len van een visie <-> Verander ingen en t rends in de samenlev ing vragen een n ieuwe

werkwi jze en we rkhoud ing .

Duiding: De paradox dagelijks werk én ambities betekent dat de winkel open blijft tíjdens de verbouwing. Derhalve zal de nieuwe werkwijze met kleine stapjes en transparant worden ingevoerd. Keuzes en tempo zullen telkens opnieuw moeten worden bepaald.

Paradox 1 Overheid én markt: De gemeen ten wi l len dat het Streekarchief z ich focust o p de wet te l i jke kerntaken zoals ve rwoo rd in de regel ing. Daarbi j passen geen "onde rnemende " act iv i te i ten die hiervan

af le iden <-> De d o o r de bezu in ig ingen onts tane schaarste leidt er toe dat d o o r de gemeen ten gewaardeerd w o r d t dat het Streekarchief inkomsten van bu i ten genereer t o m de bestaande taken op

een h o o g kwal i te i tsniveau te handhaven. Daarbij passen onde rnemende act iv i te i ten zoals de verhuur van de overcapaci te i t van het Gouwedepo t . Duiding: De paradox overheid én markt creëert de noodzaak tot ontwikkeling van een zakelijke houding waarbij duidelijke afspraken worden gemaakt met gemeenten en gebruikers over welke diensten we wél leveren en niet leveren, de kwaliteitsnormen die gehanteerd worden en de kosten van de (extra) diensten.

Paradox 2 Zelfregie én ontzorging: Gemeenten pakken het d ig i taal in format iebeheer zelf o p en vragen aan het Streekarchief expert ise t o e te voegen via p ro jec tg roepen. Het geheugen van Gouda is een voorbee ld van zel fregie <-> Gemeenten vragen het Streekarchief de regie te nemen bij het d ig i ta le

in format iebeheer. De gemeen te Wadd inxveen vraagt aan ons advies over s tandaarden voo r digi taal

in format iebeheer in te zet ten voo r de hele regio en zoekt naar samenwerk ing . De gemeen te Kr impen aan den IJssel vraagt: "on tzo rg ons bij het in format iebeheer, ver te l maar hoe we het gaan doen" . Taken

kunnen verschuiven naar het Streekarchief. Duiding: De paradox zelfregie én ontzorging f samenwerking rond digitaal informatiebeheer versterkt de waarde van de GR Streekarchief Midden - Holland als instrument om kennis en ervaringen van gemeenten

over digitaal beheer met elkaar te verbinden en te delen. Het biedt de mogelijkheid om de regiefunctie te voeren in de regio, een functie die nu nóg belangrijker wordt dan in het papieren tijdperk het geval was.

Paradox 3 minder professionals f aanbod én meer amateurs f vraag: Het aantal professionals dat beschikbaar is voo r deskund ig en wet te l i jk beheer van de (digi tale) col lect ie is kleiner geworden . Het

aanbod w o r d t daardoor kleiner en gespecial iseerder De g roep amateurs en vr i jwi l l igers die met e r fgoed en histor ische in format ie bezig is bl i j f t g roe ien. De vraag o m in fo rmat ie en een gevar ieerder p roduc t aan het archief g roe i t navenant.

Duiding: De paradox van het afnemende aanbod en de groeiende vraag biedt een kans om via crowdsourcing en andere methoden amateurs en vrijwilligers bij projecten van het archief in te zetten.

1


De betrokkenheid van de buitenwereld met de archiefcollectie, "het gedeeld eigenaarschap", groeit daardoor.

Paradox 4 Beperking én open: Het Streekarchief moe t rekening houden met t oenemende wet te l i jke

beperk ingen op openbaarhe id {recht om vergeten te worden, auteursrecht 8i WBP) waardoor toeganke l i j khe id van archieven en collecties w o r d t ingeperk t . Het niet op orde zi jn van dig i ta le archieven van de gemeente l i jke overheden versterkt d i t en d i t zi t de d ienstver len ing aan de burger in de w e g

Het Streekarchief stelt zoveel mogel i j k overhe ids in format ie met z o m i n mogel i j k beperk ingen beschikbaar en is de facto een open archief. Het streeft "act ieve openbaarhe id" als waarde na en past

da t maximaal toe: "we ontsluiten alles, tenzij". W e gaan h iermee actief de boer op . Duiding: De paradox beperkt én open plaatst het Streekarchief (in haar wens tot zo groot mogelijke

openheid van informatie en in haar rol als afweger van het publieke en wettelijke belang) in een centrale rol als aanjager van een open discussie met bestuurders, ambtenaren en burgers in Midden - Holland over principes, cultuur en attitudes die een open overheid stimuleren of juist in de weg staan.

Paradox 5 Maatwerk én standaarden: Voo r het "ambachte l i j ke" onderzoek en voor deskund ig advies

k o m t het t rouwe, vaak oudere, publ iek naar het Streekarchief. Zij verwachten een rust ige onderzoeksomgev ing met goede faci l i te i ten en z ich tbaarhe id van de archivaris in de locale (digitale)

werkgemeenschappen en de HOPS. Bovenal verwachten zij "maatwerk" én een "mensel i jke maat". Het archiefstuk is le idend, de charter de meta foor en de atlas van Blaeu het gekoesterde ob jec t <-> Alle histor ische data I in format ie " in beheer" bij het Streekarchief moe t snel, vo l led ig , real t ime in hapklare

b rokken beschikbaar komen voor ( h e r g e b r u i k in een were ld van versnel lende verander ing. De gebru iker is gro tendeels anon iem. Innovat ieve technieken van toeganke l i j kmak ing w o r d e n ge ïn t roduceerd en

n ieuwe zoekfunct iona l i te i ten w o r d e n doorgevoerd . Techniek is le idend, economisch rendement w o r d t een factor en "b ig da ta" de metafoor . Duiding: De paradox maatwerk én standaarden (rust en snelheid) vraagt gedegen kennis van en oprechte

belangstelling voorde drijfveren van de trouwe gebruiker, de lokale omgeving (inclusief de instellingen) én de anonieme gebruikers. Én belangstelling voor nieuwe technologie. Een onderzoekende houding is de

essentiële eigenschap om beide werelden goed te bedienen. Welke vragen heeft de bezoeker van het archief? Wat speelt er in lokale gemeenschappen? Welke thema's zijn trending in de regio? Maar ook: welke standaarden zijn beschikbaar om informatie open te stellen en waarde te geven? Een permanente leeromgeving (waterwolf, ateliers) is een gegeven.

D e t a a k o p d r a c h t c o n f o r m d e r e g e l i n g In het kader van deze taakopdrach t draagt het Streekarchief zorg voor o.a.:

a. de aanstel l ing van een streekarchivaris, d ie voo r de dee lnemende gemeen ten ge ld t als de gemeentearchivar is , als bedoe ld in art. 32 van de Arch ie fwet ;

b. het in s tandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoe ld in art. 31 van de Arch iefwet ; c. het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

d . het toezicht o p het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, die nog bij de deelnemers berusten;

e. integraal d igi taal in format iebeheer (duurzaamheid , be t rouwbaarhe id en vei l igheid) i.s.m. de deelnemers;

f. de inr icht ing en het beheer van een studiezaal ter raadp leg ing van archiefbescheiden; g. het ( interactief) bet rekken van diverse pub l ieksgroepen en (we rkgemeenschappen bij de lokale en regionale gesch iedbeoefen ing en archiefbeheer;

h. de mogel i j khe id van hergebru ik van in format ie (open data) en inbedd ing van de (digitale) col lect ie in externe p lat forms.

D e p r o g r a m m a ' s De visie van het SAHM w o r d t concreet vertaald in de vo lgende programma's :

1. Organiseren

2


2. Bewaren

3. Bewerken 4. Dienstver lening 5. Acqui reren

6. Adviseren 8i inspecteren De programma's hebben een vaste opzet . Het eerste deel van het p rog ramma gaat in o p de vraag: Wat wi l len we bereiken? Hier in komen de aan het p rog ramma gekoppe lde doels te l l ingen aan de orde. In het

tweede d e e l - W a t gaan we d a a r v o o r d o e n ? - w o r d e n de act iv i te i ten besproken die voo r het bet ref fende

p rog ramma in begrot ings jaar 2015 van belang zi jn. Het derde deel bean twoo rd t de vraag: Wat mag het kosten? Met een overz icht van de baten en lasten. Voo r de deta i lbedragen zie de bi j lage Begroting van baten en lasten 2017.

1. O r g a n i s e r e n Doelstellingen: 1. Zo rgd ragen voor adequate huisvest ing, vo ldoende en kwal i tat ief personeel en vo l doende f inanciële

midde len o m de doels te l l ing en de daarui t voor tv loe iende taakstel l ing van het Streekarchief M i d d e n -Hol land, zoals die is ge fo rmu lee rd in de regel ing Streekarchief Midden-Holland (en in de Archiefwet)

en de beleidsvisie te kunnen realiseren; 2. Verv lecht ing van het archief met de omgev ing ļ s takeholders I netwerkpar tners.

Wat gaan we ervoor doen?

» Ontwikke l ing van netwerkverbanden met branchegenoten, Hogescholen, regionale (culturele) instel l ingen, historische werkgemeenschappen, ondernemers en communi t ies ;

» Beheer en on tw ikke l ing van het Gouwedepo t en de Chocoladefabr iek; » Jaarlijks bi jstel len 8i u i twerken van beleidsvisie (paradoxen) in concrete en realiseerbare opgaven en

pro jecten;

» Vaststel l ing p r o g r a m m a b e g r o t i n g en meer ja renbegro t ing ; « Veran twoord ing van de taaku i tvoer ing via voor tgangsrappor tage , jaar reken ing en -vers lag en

accountantscont ro le en in fo rmeren (annex werkbezoeken) van raden en col leges van de

dee lnemende gemeen ten ; » Klantenraad- en adviescommissie b i jeenkomsten;

» Bi jeenkomsten ambtenarenover leg dee lnemende gemeenten ; » Deelname van de archivaris als bestuursl id in de branche-organisat ie KVAN/Brain; » Bouwen aan een p roduc ten - en d ienstencata logus;

» Jaarlijkse kwal i te i tsafspraken met de gemeen ten ; » Onderzoek naar on tzo rg ing gemeen ten doo r Streekarchief en maken van afspraken

Wat mag het kosten?

Lasten Rek. 2015 Begr. 2016 Begr. 2017 Begr. 2018 Begr. 2019 Begr. 2020

Bestuur (incl.ov.lasten)

100.702 93.075 100.969 100.969 100.969 100.969

Saldo progr . -100.702 -93.075 -100.969 -100.969 -100.969 -100.969

2 . B e w a r e n Doelstelling: » Conserver ing (w.o. d ig i ta l iser ing van een deel) van archieven en collecties; « Zo rgd ragen voo r duurzame opslag van dig i ta le b ronnen .

Wat gaan we ervoor doen? « Beheer Gouwedepo t ;

3

Concept Begroting 2017 Stt'eekarchief Midden-Holland

» E-Depot oploss ing n.a.v. onderzoek naar e -depo t in 2014 - 2015 en het tweejar ig leertraject E-Depo t oploss ing met DATA MATTERS;

» Kosten scanstraat zi jn beeld in 2016 en beslissing over G o / N o - G o is g e n o m e n ; » Herverpakking archieven en collecties en restauratie van archiefstukken.

Wat mag het kosten? (inclusief nieuwbouw depot vanaf 2014)

Lasten Rek. 2015 Begr. 2016 Begr. 2017

Begr. 2018 Begr. 2019 Begr. 2020

Conserver ing en

schaduwarch ie fvorming 335.318 321.117 313.783 313.783 313.783 313.783

Saldo p rog ramma -335.318 -321.117 -313.783 -313.783 -313.783 -313.783

3 . B e w e r k e n Doelstelling:

Archieven en collecties w o r d e n p ro jec tmat ig bewerk t


« Proef met nominat ie van te onts lu i ten archieven en collecties d o o r "gebru ikers" (de bui tenwere ld) ; » Onts lu i ten col lecties via "c rowdsourc ing" ;

» Archieven w o r d e n geün i fo rmeerd en gestandaardiseerd beschreven en ingevoerd ; » Al le archieven die in excel staan zi jn geconver teerd naar ScopeArchiv; » Onts lu i t ing fo toco l lec t ie via een n ieuw p la t fo rm.

Wat mag het kosten?


Begr. 2018 Begr. 2019 Begr. 2020

Toeganke l i j kmak ing 212.643 210.231 224.023 224.023 224.023 224.023

Saldo p rog ramma -212.643 -210.231 -224.023 -224.023 -224.023 -224.023

4 . D i e n s t v e r l e n i n g Doelstellingen:

1. Een rustige, aantrekkel i jke en ef f ic iënte fysieke studiezaal voo r het verr ichten van onderzoek; 2. Digi taal raadplegen en hergebru iken van in format ie (openbaarhe id , auteursrecht, open data); 3. Snelle en doe lmat ige in fo rmat iebemidde l i ng ;

4. Publ ieksact iv i tei ten (w.o. educatie) me t Openbare Bibl iotheek, musea, Historische On tmoe t i ngspun ten en historische werkgemeenschappen (regionale verv lecht ing) .

Wat gaan we hiervoor doen?

» Studiezaal 4 dagen 8t 1 avond per week open ;

» Gastvri jheid naar de bezoeker ļ een gezicht samen met de Bibl iotheek en andere partners in de Chocoladefabr iek;

» Er is een goed func t ionerende webs i te

» Jaarlijkse masterclass I wo rkshop over thema's rond openbaarheid, auteursrecht, open data en beleid dienaangaande;

» Pilot "beschikbaarstel len van in fo rmat iebes tand als open data"; » Beantwoord ing van vragen van gebru ikers;

« Educatie voo r volwassenen, basis- en voor tgeze t onderwi js ; « Bi jdragen aan ten toons te l l i ngen in regionale musea (op verzoek)

« Jaarlijkse p rog rammer ing met Histor ische On tmoe t i ngspun ten (Ouderkerk, Schoonhoven en Waddinxveen) ;

4


» Jaarlijkse p rog rammer ing met de Openbare Bibl iotheek;

Wat mag het kosten?


Begr. 2018 Begr. 2019 Begr. 2020

Beschikbaarstel l ing 434.840 397.280 410.314 411.274 411.274 411.274 Baten Rek. 2015 Begr. 2016 Begr.

2017 Begr. 2018 Begr. 2019 Begr. 2020

Beschikbaarstel l ing 4.394 2.500 4.500 4.500 4.500 4.500

Saldo p r o g r a m m a -430.446 -394.780 -405.814 -406.774 -406.774 -406.774

5. O v e r b r e n g e n e n a c q u i r e r e n Doelstellingen:

» Overdragen van gemeente l i jke (digitale) archieven o p basis van selectieli jst VNG (naar fysiek en

dig i taal depo t ) ;

» Verhuur overcapaci te i t gouwedepo t ;

» Documenteren van de samenleving (w.o. selectie particulier archief).


» Locale t rendanalyse gemeente(n) in samenhang met gemeente l i j ke selectieli jst « In samenhang met E-Depot oplossing is een proef gedaan met ops lag bestanden in het E-Depot; » Verhuur 2 km archief ru imte aan Zoetermeer ; » Exper iment met "GOUDASFALT - KOUDASFALT" is u i tgewerk t in voorste l vern ieuwing

co l lec t ieopbouw naast t rad i t ione le v o r m e n van acquisi t ie. Wat mag het kosten?

Lasten Rek. 2015 B e g r . 2 0 1 6 Begr. 2017

Begr. 2018 Begr. 2019 Begr. 2020

Ui tb re id ing archieven en verzamel ingen

30.329 50.489 34.228 34.228 34.228 34.228

Baten Rek. 2015 Begr. 2016 Begr. 2017

Begr. 2018 Begr. 2019 Begr. 2020

Verhuur 2.258 33.300 40.000 40.000 40.000 40.000

Saldo p rog ramma -28.071 -17.189 5.772 5.772 5.772 5.772

6. A d v i s e r e n 8i i n s p e c t e r e n Doelstellingen:

1. Het zo rgd ragen dat archieven van de gemeen ten in goede, geo rdende en toegankel i jke staat zi jn en bl i jven;

2. Het coörd ineren van de u i tvoer ing van het Arch ie fconvenant annex Innovat ieagenda Archief 2020 bij de dee lnemende gemeenten ;

3. Bevorderen van de regionale gemeente l i j ke samenwerk ing (vervlecht ing met gemeen ten c o n f o r m beleidsvisie)


« De in fo rmat iehu ishoud ing van alle dee lnemende gemeen ten jaarl i jks toetsen aan de hand van de krit ische Proces Ind icatoren (KPI's);

5


« Er is een hand le id ing voor een kwal i tei tssysteem voo r in format ievoorz ien ing vastgesteld d o o r het Streekarchief v o o r de vi j f dee lnemende gemeen ten en het Streekarchief begele id de in t roduct ie en

u i tvoer ing; « Het Streekarchief heeft een standaard vastgesteld v o o r metadater ing (Toepassingsprofiel

Metadatering Lagere Overheden / T M L O ) en gemeen ten werken daarmee; « Beoordelen van de jaarl i jks te vern iet igen archiefbescheiden a.d.h.v. de d o o r gemeen ten

toeges tuurde l i jsten van v o o r vern iet ig ing in aanmerk ing komende archiefstukken;

» Bi jeenkomsten van de ambte l i jke werkgroep (pro jecten en themas) ; « U i tbouw en dee lname aan verschi l lende Strategisch In fo rmat ie Over leggen (SIO);

» Het in 2016 met ge ld uit de Innovat ieagenda Archief 2020 gestarte Onderzoek naar de wijze van transitie in de informatievoorziening bij de implementatie van de nieuwe omgevingswet (deelnemers:

O D M H , Streekarchief ne Provincie Zu id -Ho l land) heef t t o t nadere bele idsmat ige afspraken gele id tussen gemeen ten en Streekarchief over integraal digitaal informatiebeheer en -voorziening (een van de taakvelden in de Regel ing Streekarchief M i d d e n - Hol land) en tegel i jk als onders teun ing

inr icht ing SIO.

Wat mag het kosten?

Lasten Rek. 2015 Begr. 2016 Begr . 2017

Begr. 2018 Begr. 2019 Begr. 2020

Toezicht op niet overgebrachte archieven

109.858 93.081 109.551 109.551 109.551 109.551

Saldo p r o g r a m m a -109.958 -93.081 -109.551 -109.551 -109.551 -109.551

6


2. Paragrafen


Deel 2 Paragrafen

2.1 Inleiding

Veran twoord ing (BBV) van toepassing.

De BBV schri j f t verpl icht de vo lgende paragrafen voor , die ook voor het Streekarchief van toepassing

zi jn:

» Weers tandsvermogen

» Financiering

« Bedri j fsvoering

Niet van toepass ing zi jn:

» Lokale he f f ingen

« Onde rhoud Kapi taalgoederen

» Bestuurl i jke part ic ipat ies

» Grondbe le id

2.2 W e e r s t a n d s v e r m o g e n en r is icobeheersing

Het weers tandsvermogen is gedef in ieerd als het ve rmogen van het SAMH o m niet s t ructure le f inanciële

risico's op te kunnen vangen ten einde zi jn taken te kunnen voor tze t ten . Het weers tandsvermogen

bestaat u i t de relatie tussen weerstandscapaci te i t en de risico's waarvoor geen voorz ien ingen zijn

ge t ro f fen .

Weerstandscapaci te i t

Voor het weers tandsvermogen is d o o r het A lgemeen Bestuur op 6 november 2014 bepaald dat de

bestaande reserves e ind 2014 moeten zi jn te ruggebrach t t o t een dr ietal noodzakel i jke reserves:

Egalisatiereserve, Reserve personeelskosten en Reserve nieuwbouw depot. Dit is het m i n i m u m dat nod ig is

voo r de bedr i j fsvoer ing en ter v o o r k o m i n g van schommel ingen in de gemeente l i j ke b i jdragen. Naast

deze reserves bestaat eind 2015 nog een resterend bedrag op de reserve Project Open GHA. Deze reserve

w o r d t in 2016 verder aangesproken.

De Egalisatiereserve heeft als doel het opvangen van schommel ingen in het bedri j fsresul taat zoda t

dee lnemende gemeen ten niet elk jaar w o r d e n geconf ron teerd met een nabeta l ing of te rugbeta l ing ,

o m d a t de in de rekening vastgestelde b i jdrage afwi jk t van de raming in de beg ro t i ng (artikel 30, l id 6

van de "Regel ing Streekarchief M iddenHo l land" ) . Het saldo van de jaar reken ing kan ten bate of ten

laste van de egalisatiereserve gebracht w o r d e n zo lang het in de regel ing vastgeste lde m a x i m u m van

1096 van het begro t ings to taa l ( totale baten) niet is bereikt o f zo lang het fonds over vo ldoende midde len

beschikt. Het m a x i m u m saldo van de egalisatiereserve zou op basis van to taa l baten 2017 ē 118.295

kunnen bedragen. Na on t t rekk ing van het resultaat over 2015 bedraagt het saldo C 66.577. Het niveau

van de reserve zal bij voorkeur aangevuld m o e t e n w o r d e n t o t het geste lde m a x i m u m via dota t ie uit

t oekomst ige posi t ieve resultaten.

De reserve personeelskosten is bedoe ld te r dekk ing van het risico's van z iekteverzuim en

arbeidsconf l ic ten. Hierbi j moe t w o r d e n gedach t aan kosten van vervanging bij langdur ige ziekte van het

personeel, hoge a f k o o p s o m m e n bij beë ind ig ing arbeidscontracten enz. In de nota reserves en

voorz ien ingen 20162019, welke op 25 november 2015 is vastgesteld, is het gewenste niveau van de

reserve vastgeste ld op de gemidde lde salariskosten voo r één f te. Voor 2015 lag d i t gemidde lde op ë

56.901. Door z iekteverzuim is in 2015 uit d i t fonds gepu t en bedraagt het saldo na on t t rekk ing ē 21.876.

7


Het niveau van de reserve zal aangevuld moe ten w o r d e n t o t het gestelde max imum via do ta t ie uit

toekomst ige posi t ieve resultaten.

De reserve nieuwbouw depot d ient te r dekk ing van de afschri jv ingslasten van de invester ingen (aanschaf

ste l l ingen e.d.) voo r het n ieuwe depot . Gedurende de komende 40 jaar w o r d e n de afschri jv ingslasten

van de invester ingen gedek t vanui t deze reserve.

Risicoanalyse

De risico's voo r een organisat ie als het Streekarchief kunnen w o r d e n onderscheiden in kwant i f iceerbare

en n iet kwant i f iceerbare risico's ten aanzien van de budget ta i re posit ie.

Als n iet kwant i f iceerbaar risico kan b i jzonder z iekteverzuim (calamiteiten) en verzu im ten gevo lge van

arbeidsconf l ic ten w o r d e n aangemerkt . Een beoorde l ing van de weerstandscapaci te i t van het

Streekarchief heeft p laatsgevonden bij de opste l l ing van de nota reserves en voorz ien ingen 20162019.

In de nota is u i tgegaan van de gemidde lde salariskosten per één FTE. Door on t t rekk ing aan de reserve

over 2015 bedraagt het saldo u l t imo 2015 ē 21.876. Het resultaat over 2015 b iedt geen ru imte o m de

reserve aan te passen naar het gewenste niveau van de gemidde lde loonkosten per u l t imo 2015

berekend op ē 56.901. In 2006 is d o o r de Arbo Unie een r isicoinventarisat ie gedaan in het Streekarchief.

Hierbi j is aandacht geschonken aan de onderde len Arbozorg (verzuim, welzi jn en tev redenhe id van de

medewerkers e.d.) en Bedrijfszorg (kl imaat, lawaai, gevaarl i jke s to f fen e.d.). In 2016 zal opn ieuw een

r is ico inventar isat ie w o r d e n gedaan.

Een tweede n iet kwant i f iceerbare r is icopost is de schade aan archieven en collecties ten gevo lge van

calamite i ten. Dit risico w o r d t gemin imal iseerd met ingang van 2014 bij de ingebru ikname van het

Gouwedepo t . De col lect ie is daarmee in de meest moderne en aan alle wet te l i jke eisen con fo rmerende

ru imte ondergebracht . Acuut noodzakel i jke restauraties kunnen uit de lopende begro t i ng gehaald

wo rden . Daarnaast onders teunt het f onds van Vr ienden van Archief 8i Librije restauraties van part icul iere

archieven en collecties. Het Streekarchief is aangesloten bij de Documentwach t en dee lnemer in het

project Netwerkaanpak Veiligheidszorg van de provincie.

In 2011 is de server en backup toepass ing vervangen. Daarmee is het risico voo r het verl ies aan

gegevens beperkt . Door de permanente innovat ie op ICT terre in in de maatschappi j w o r d t wel het risico

voo r de toeganke l i j khe id van in format ie g roo t . Daarvoor was de reserve Open GHA (2013 2014)

ingeste ld. Een e depo t voor de regio zal met zich meebrengen dat digi taal onts tane in fo rmat ie I

gedig i ta l iseerde d o c u m e n t e n duurzaam w o r d e n bewaard.

Kwant i f iceerbare risico's in de zin van voortijdige vervangingsinvester ingen (kantoor en

depot inventar is) , achten wi j beperkt . Me t de bet rekk ing van n i euwbouwpanden zul len bovend ien

vervang ingen de eerste ja ren min imaal z i jn. Het risico van o n d e r h o u d doo r de huurder (het SAMH) v o o r

Chocoladefabr iek en Gouwedepo t w o r d t gedek t via de o p b o u w van de voorziening

gebruikersonderhoud.

Financiële kengetal len: Gerealiseerd Begrot ing Begrot ing

2015 2016 2017

Net to schu ldquo te 6,2596 3,2696 15,5596

Net to schu ldquo te gecorr igeerd

voo r alle len ingen 6,2596 3,2696 15,5596

Solvabi l i te i tsrat io 54,5096 52,4896 52,5596

Grondexplo i ta t ie — ~ ~

Structurele exp lo i ta t ie ru imte 5,5196 0,8196 1,0596

Belast ingcapacitei t — ~ —

8


2.3 Treasury paragraaf begrot ing 2017

Het Streekarchief M idden Ho l l and is een gemeenschappel i jke regel ing, waarvan de kosten w o r d e n

gedragen d o o r de dee lnemende gemeen ten en de O D M H vo lgens een verdeelsleutel .

Het t reasurybeleid van het Streekarchief M idden Ho l l and is een voor t ze t t i ng van het bestaande beleid,

zoals vastge legd in het ok tobe r 2002 d o o r het A lgemeen Bestuur van het Streekarchief goedgekeurde

be leggingsstatuut van de f inanciële verorden ing .

Kasgeldl imiet

De kasgeldl imiet vo lgens de W e t Fido legt een beperk ing op aan de o m v a n g van de kor te ne t to schuld

van de gemeenschappel i jke regel ing o m gro te rentef luctuat ies te v o o r k o m e n . De toegestane kasgeld

l imiet is 8,2 0

Zo van de beg ro t i ng , voo r de gemeenschappel i jke regel ing ë 1.195.403 = ë 98.023,

De kasgeld l imiet w o r d t derhalve niet overschreden.

Box 9. Kasgeldl imiet Bedragen in euro's per kwartaal

Omvang begro t ing per 1 januar i 2017 ë 1.195.403

kw 1 kw 2 kw 3 kw 4

(1) Toegestane kasgeldl imiet

in procenten van de gronds lag 8,2X 8,2X ĩ.,2% 8 ,2X

i n bedrag é 98.023 ë 98.023 ë 98.023 ë 98.023

(2) O m v a n g v lot tende korte schuld

O p g e n o m e n ge lden < 1 jaa r ë 14.600 ë 1.600 ë 6.200 ë 10.800

Schuld in reken ingcourant ë ë ë ë

Gestorte ge lden d o o r de rden ë ë ë ë

Over ige ge lden niet z i jnde vaste schuld ë 117.600 ê 117.600 ë 117.600 ë 117.600

Subtotaal ë 132.200 ê 119.200 ë 123.800 ë 128.400

(3) V lot tende middelen

Contante ge lden in kas

Tegoeden in reken ingcourant

(inclusief schatk istverrekening)

Over ige ui tstaande ge lden < 1 jaar

Subtotaal

Toets kasgeldl imiet

(4) Totaal netto v lot tende schuld

Toegestane kasgeldl imiet

Ruimte

Renter is iconorm

De W e t Fido stelt een n o r m , waaraan het renterisico van het to taal van de lang lopende ge ld len ingen van

de gemeenschappel i jke regel ing moe t vo ldoen . De renter is iconorm is 20 0

A van het begro t ings to taa l

van het komend jaar, me t een m i n i m u m van ë 2.500.000,—. Voo r de gemeenschappel i jke regel ing is 20 X van

het begro t ings to taa l ë 239.081, . Derhalve bl i j f t het renterisico voo r de gemeenschappel i jke regel ing

onder de n o r m .

ë 200 200 200 ë 200

ë 915.600 595.900 293.600 ë 10.000

43.700 ë 43.700 ũ 43.700 ë 43.700

ë 959.500 ē 639.800 ē 337.500 ë 53.900

ź 827.300 520.600 C 213.700 ë -74.500

98.023 ë 98.023 ë 98.023 ë 98.023

925.323 618.623 ē 311.723 ë 23.523

9

Concept Begroting 2017 Stt'eekarchief Midden-Holland

Box 10. Renter is iconorm en renter is ico 's vaste schuld in 2017

Bedragen in euro's

2016 2017 2018 2019

1 Renteherziening ë ê ē ũ

2 Betaalde af lossingen C 16.585 ê 17.522 ë 18.513 ē 19.559

3 Renterisico (1+2) C 16.585 ē 17.522 ë 18.513 ë 19.559

Renter is iconorm

Begrot ingstotaal ē 1.195.403

Het bij min. regel ing vastgest. X 20 20 20 20

Renter is iconorm ë 239.081 ē 239.081 f 239.081 C 239.081

M i n i m u m van renter is iconorm ē 2.500.000 ë 2.500.000 ē 2.500.000 é 2.500.000

Toets renter is iconorm

Renter is iconorm

Renterisico op vaste schuld

Ru imte( t )70verschr i jd ing( )

C 2.500.000 ê 2.500.000

16.585 ē 17.522

ë 2.483.415 C 2.482.478

é 2.500.000

i 18.513

C 2.481.487

2.500.000

19.559

2.480.441

Uitzett ingen

Het beleid van de gemeenschappel i j ke regel ing Streekarchief M idden Ho l l and is en zal zi jn dat

het u i tzet ten van midde len al leen is toegestaan v o o r u i toe fen ing van de publ ieke taak.

A a n en verkoop kan u i ts lu i tend geschieden na goedkeur ing d o o r het Dageli jks Bestuur.

2.4 Bedri j fsvoering

2.4.1 Personeel 8i Organisat ie

Samenwerking met Archieven

O m meer gereal iseerd te kr i jgen o p zowel prakt isch, be le idsmat ig en innovat ief terre in, bl i j f t het

Streekarchief gefocust op samenwerk ing met andere archieven. De Innovatieagenda Archief 2020 is

daarvoor het kader en kennisdel ing staat daarin centraal. In 2014 2015 zi jn pro jecten gedaan met RA

Ti lburg over Open archiefcollecties f ICT opdrachtgeverschap, met RA Alkmaar en Water lands Archief over

duurzaam beheer f e-depot, over waardering en selectie en met Archief Eemland, Stadsarchief

Ams te rdam, Universiteit van Ams te rdam, Reinwardt Academie en Hogeschool van Ams te rdam over

Documenteren van de samenleving. I n 2016 is het Streekarchief samen met de Provincie en het O D M H

partner in het project SIO ODMH - Een onderzoek naar de wijze van transitie in de informatievoorziening

bij de implementatie van de Omgevingswet. De innovat ieagenda heef t daarvoor ē 25.000, beschikbaar

geste ld . Dit zal doo r l open t o t apri l 2017 en behu lpzaam zijn bij de instel l ing van een regionaal Strategisch

Informatieoverleg (SIO).

Me t de gemeente Zoetermeer is een contract afgesloten voor de verhuur van ca. 2 km. archief voo r 20

jaar. Hiermee w o r d t de bestaande overcapaci te i t in het Gouwedepo t benut en inkomsten gegenereerd.

Samen met het Streekarchief Ri jnlands M i d d e n w o r d t zo rggedragen voo r het beheer van het

Gouwedepo t (zie 2.4.3. Huisvesting)

Waar is meer informatie te vinden over deze samenwerking?

» Projectplan Duurzaam digitaal archiveren en beheren (maart 2014)

» Project plan Atelier Documenteren van de Samenleving (april 2014)

» Verhuurbele id G o u w e d e p o t (maart 2015)

10


» SIO ODMH - Een onderzoek naar de wijze van transitie in de informatievoorziening bij de implementatie van de Omgevingswet ( februari 2016)

Regionale samenwerking met Bibliotheken en Musea Bibl iotheek, Archief en Museum (BAM) in Gouda werken samen rond educat ie en on tw ikke l ing van gezamenl i jke p roduc ten voor het onderwi js . Het Streekarchief onders teunt musea via u i t len ing van

documen ten ui t archieven en Librije (zie b.v. de u i t len ingen voo r Uitgelezen Gouda in 2015 en voo r Erasmus in Europa in 2016 aan het museum Gouda en de u i t len ing voo r Eenheid in verscheidenheid aan het s t reekmuseum Kr impenerwaard zi jn in 2015) én met actieve part ic ipat ie bij opze t ten van historische

ten toons te l l i ngen .

Met de Bibl iotheek w o r d t in de Chocoladefabr iek jaarl i jks een gezamenl i jke p rog rammer i ng gedaan waar in het geleerde uit het pro ject Waterwolf w o r d t toegepast . De uitvalsbases voo r samenwerk ing in

de regio zi jn de Historische On tmoe t i ngspun ten in Ouderkerk, Schoonhoven en Wadd inxveen. De HOPS stel len een j a a r p r o g r a m m a op en er is een s tuurg roep voo r Schoonhoven en Ouderkerk die twee maal

per jaar b i j eenkomt en de p rogramma's beoordeel t .

De k lantenraad, waar in ver tegenwoord igers z i t ten van de histor ische werkgemeenschappen, musea en

het onderwi js , is voor het Streekarchief een belangr i jke b ron van in format ie v o o r act iv i tei ten rond

regionale cul tuurh is tor ie ( lezingen, ten toons te l l ingen, e tc ) . Het Streekarchief is daarmee goed ingebed

in de regio.

Waar is meer informatie te vinden over deze ontwikkelingen? » "U bent hier. Zijn er nog vragen?" Wa te rwo l f Cu l tuurexper iment (mei 2007)

» "Buiten Spelen" Woud lope rshandboek voo r de e r fgoedmedewerker 2.0 (2008)

« "Het échte werk" (Waterwolf , 2012) » Programma's en jaarvers lagen van b ib l io theek Gouda, de Historische On tmoe t i ngspun ten en

k lantenraad

Samenwerking rond informatie- en archiefbeheer In de beleidsvisie is vastgesteld dat jaarlijkse kwaliteitsafspraken me t de gemeen ten w o r d e n gemaakt .

Daarmee is in 2016 begonnen . Belangri jke thema's waarover afspraken w o r d e n gemaakt o m de komende ja ren aan te werken zi jn: invoer ing kwaliteitssysteem informatiebeheer decentrale overheden (KIDO), on twe rp en beschri jv ing processen voo r een regionaal e -depo t (zie ook 2.4.5.

Informatievoorziening en automatisering), dee lname aan Strategisch Informatie Overleg (SIO) van de

gemeen ten en de opzet daarvan, het u i tvoeren van trendanalyses parallel aan de nieuwe selectieli jst en het vaststel len en werken met het toepassingsprofiel metadatering lokale overheden (TMLO). Daarnaast

w o r d t me t de P&C cyclus jaarl i jks de in fo rmat iehu ishoud ing via de Kritische Proces Ind icatoren (KPI) beoordee l t d o o r de inspecteur in de per iode december - februar i . Thema's die nader u i tgewerk t w o r d e n

via pro jecten z i jn: 1. SIO - Omgev ingswe t (zie boven), met dee lname Provincie, O D M H čk Streekarchief 2. E-depot met p i l o t -gemeen ten Zuidpias, Kr impen aan den IJssel en Wadd inxveen

De samenwerk ing rond het gemeente l i j k in fo rmat ie - en archiefbeheer v ind t verder plaats via de regionale ambte l i jke werkg roep "Ui tvoer ing Arch ie fconvenant" die parallel aan de voorbere id ing van het A lgemeen Bestuur van het Streekarchief dr ie maal per jaar b i jeenkomt . Al le bovengenoemde

onderwerpen w o r d e n daar geagendeerd .

11


Naar twee onde rwerpen w o r d t in de per iode 2016 - 2017 onderzoek gedaan I nader u i tgewerkt :

on tzorg ing gemeen ten en bouwen van een p roduc ten - en d ienstencata logus. Deze zi jn g e n o e m d in de

beleidsvisie.

Waar is meer informatie te vinden over de inspectie? » Beleidsvisie Streekarchief, Paradoxen (november 2015)

» Landeli jke Archiefvis ie (juni 2011) » Brief van de VNG bet re f fende het Arch ie fconvenant en de wi jz ig ingen in de Arch ie fwet en -

regelgeving (maart 2013) » Ui tvoer ingsplan 2014, Archief 2020 (december 2013) » Dr. G J . van Bussel, Archiving should be just like an apple (Oktober 2012)

» Handre ik ing Strategisch Informatieoverleg Decentrale Overheden ( februari 2015) » Onderzoek Funct ional i te i t e -depo t Decentrale Overheden (februari 2015) » "Geheugen van Gouda" , audi t in fo rmat ievoorz ien ing 2013 (april 2014) » Handre ik ing kwaliteitssysteem informatiebeheer decentrale overheden (KIDO) (januari 2016)

Personele ontwikkelingen

Formatie en on tw ikke l ing personeel De onderstaande tabel geef t de huid ige fo rmat ie weer. Deze is 447,3 uren, waarvan 433 uren op di t

m o m e n t zi jn ingevu ld .

Ambtel i jke Functies Functie Schaal Profiel

1. Directeur (32.0 uur) 12 H o o f d streekarchiefdienst

2. Coörd ina tor beheer (32.0 10 A Vakspecial ist B

uur)

3. Coörd ina tor d ienstver len ing, 10 Vakspecial ist B

educat ie 8i commun ica t ie (32.0

uur)

4. Coörd inator In fo rmat ie 10 Vakspecial ist B

Dienstver lening (30,0 uur)

5. Medewerker pro jec ten (32,0 8 Vakspecial ist D

uur)

6. Arch iefconsulent 1 8 Vakspecial ist D

inspecteur (32 uur)

7. Educatief medewerker 9 ( ingevuld in 8) Vakspecial ist D

(32.0 uur)

8. Secretarieel 8i f inancieel 7 Admin is t ra t ie f medewerker A

medewerker (24.0 uur)

9. Medewerker Studiezaal (32 7 Ui tvoerend medewerker A

uur)

10. Medewerker Collecties (23 8 Vakspecial ist D

uur)

1 1 . Stud iezaalcoörd inator (32 8 Medewerker f ron to f f i ce B

uur)

12. Depo tmedewerker (32 uur) 3 Ui tvoerend medewerker D

13. Medewerker mater ieel 6 Ui tvoerend medewerker B

beheer (36 uur)

12


14. Facilitair medewerker (32 uur)

3 Ui tvoerend medewerker D

Vacan t : 14,3

Met ingang van 2016 zijn 14,3 uren van de bestaande fo rmat ie vacant. De kwetsbaarheid van het

Streekarchief als gevo lg van de taakste l l ingen bl i j f t bestaan. In 2015 en 2016 moest extra personeel

wo rden ingehuurd . Dit was vooral nod ig wegens z iekteverzuim en daarnaast was extra capaciteit nod ig voor de u i tvoer ing van pro jecten bij de gemeen ten . Tegenover deze kwetsbaarheid staat de groe iende vraag van de gemeen ten van de regel ing o m hen te on tzo rgen o p het terrein van de gemeente l i jke in format ievoorz ien ing in relatie t o t de decentral isat ie van taken van de provincie naar de gemeen ten en

de bezu in ig ingen b innen de gemeen ten zelf. On tzo rg ing w o r d t in de per iode 2016 - 2017 onderzocht als uitvloeisel van de beleidsvisie Paradoxen (zie Programmaplan) . Voo r de invul l ing van personele

capacitei t en d ienstver len ing gemeen ten zi jn de inkomsten van verhuur overcapaci te i t Gouwedepo t gelabeld, zoals d o o r het AB in de novembervergader ing 2015 we rd besloten.

De brancheverenig ing v o o r archieven BRAIN heeft in 2016 een rappor t "leerbehoeften" geschreven vanui t de innovat ieagenda Archief 2020. Dit rappor t en de opgaven w o r d t leidraad voo r het

leerprogramma van de medewerkers van het Streekarchief. De vraag naar "ICT-vaardigheden", "de taal van de ICT-er leren", "adviseren" bl i jken een belangr i jke behoef te te z i jn . Naast "leerbehoeften" zul len de

in de beleidsvisie aangegeven noodzakel i jke kwal i te i ten en ervar ingen o m in bestaande paradoxen te kunnen acteren (zakeli jke houd ing aanmeten, ambit ies in kleine stapjes vo rmgeven , leren regisseren,

leren gebruikers te laten dee lnemen aan werkzaamheden via c rowdsourc ing , aanjagen van discussies met stakeholders en "de onderzoekende" houd ing) vo lop de aandacht kr i jgen.

De in onders taande tabel ge fo rmuleerde act iv i te i ten wo rden jaar l i jks voor tgezet . Ook deze acties zi jn ger icht op on tw ikke l ing van de medewerkers en organisat ie en het streven naar g ro tere waarder ing bij de medewerkers v o o r het Streekarchief.

Prioriteiten i Kwal i tat ieve ! doelstel l ing

Kwanti tat ieve doelstel l ing

Activi tei ten

Verbeteren van de medewerker

» Herkenen van wensen, behoe f ten

en be langen van medewerkers en

hiernaar handelen » Inleven in

medewerker situaties

« Denken in oploss ingen

» A fname k lachten met 50 X

» Interviews

medewerkers en vast leggen van

wensen en behoef ten

Verbeteren van

samenwerk ing

« Opereren en

redeneren vanui t een gemeenschappel i jk belang

« Bi jdragen aan het daarui t voor tv loe iende

gemeenschappel i jke doel 1 gezamenl i jk

resultaat neerzet ten

» Min imaal 2 acties zi jn

een p roduc t van samenwerk ing

« 4 Kwartaal -lunchb i jeenkomsten

» Verbeteren van

interne over legst ructuren

» Versterk ing integraal werken via stages bij elkaar (leren van

elkaar) » Kwartaal

lunchb i jeenkomsten

Verbeteren van

resul taatger ichtheid

» Vast leggen van concrete en meetbare

» Een per iod iek over leg

per medewerker per kwartaal

« Projectmat ig werken

13


doelste l l ingen in » 1 op le id ing J t ra in ing

werkp lannen per t w e e j a a r

« Rapporteren en

in formeren

Loonkostenontwikke l ing en voorz ien ingen

Voo r de loonkostenontw ikke l ing w o r d t verwezen naar hoo fds tuk 2.4.2. Financiën.

I nkoop van personeelsdiensten en werken d o o r derden

Het Streekarchief koop t personeelsdiensten in bij de Omgev ingsd iens t M i d d e n Hol land (ODMH). Dit

z i jn: Arbod iens t en verzu imbege le id ing , salar isadministrat ie, personeelsadministrat ie, adviser ing

(rechtsposi t ionele regel ingen/voorschr i f ten) , ju r id ische aange legenheden en verzeker ingen.

Waar is meer informatie te vinden over de personele ontwikkelingen?

» Beleidsvisie Paradoxen (november 2015)

» Het onzekere voor het zekere nemen in een onzekere wereld, Een onderzoek naar leerbehoef ten

van het archiefveld (BRAIN, maart 2016)

» Leren als levensstijl (BRAIN, november 2014)

« Overeenkomst Dienstver lening O D M H SAMH (2013)

2.4.2. Financiën

Indexering en besparing

Voor de bespar ingen w o r d t verwezen naar de afspraken uit de systematiek waar toe het A lgemeen

Bestuur heeft bes loten op 6 november 2014: het realiseren van bezuinigingen via kostenbesparing bij

toekomstige overdracht van archieven ( m e m o r a n d u m Financieel kader 2015 2018, 6 november 2014).

Deze is met ingang van de begro t ing 2016 ingezet en deze beg ro t i ng w i jk t daar niet vanaf. Voo r de staat

w o r d t verwezen naar de c i j fermat ige beg ro t i ng hierna.

Indexer ing. Voo r de indexer ing w o r d t 0,7596 gehanteerd , het ge ldende percentage voor

gemeenschappel i jke regel ingen in de regio Ho l l ands M idden (Financieel kader GR's Ho l landsMidden) .

Inkomsten

Inkomsten wo rden gegenereerd ui t de verhuur van de overcapaci te i t van het Gouwedepo t . Voo r de

verhuur is een Verhuurbeleid Gouwedepot Zuidpias geschreven. De gemeen te Zoetermeer huur t m.i.v. 1

ok tobe r 2015 voo r 20 jaar 2 km ops lagru imte v o o r haar archieven in het Gouwedepo t . Dit genereert

jaarl i jks ca ē 40.000, aan inkomsten voo r huur en b i j komende d iensten. De inkomsten w o r d e n zoals

a fgesproken met het A lgemeen Bestuur benut o m het kwal i te i tsniveau van het Streekarchief in stand te

houden en de opgaven in de beleidsvisie te realiseren.

Herijking

De b i jdragen van de gemeen ten zi jn v o o r de begro t ing w e d e r o m heri jkt. Deze afspraak is gemaak t met

ingang van 2014 en v ind t jaarl i jks plaats. De her i jk ing gebeur t op basis van de jaarl i jkse aanpassing van

het aantal inwoners van de gemeen ten . De t oename van het aantal s t rekkende meters is wegens de

afspraken van 6 november 2014 rond de n ieuwe systemat iek niet meer van inv loed op de her i jk ing. Voo r

de u i twerk ing w o r d t verwezen naar de eerste pagina van de f inanciële begro t ing , Begroting van baten

en lasten 2017 - inkomsten.

14


(Loon) kostenontwikkeling Voor 2017 is rekening gehouden met per iodieke ve rhog ingen van de salarissen. Geen rekening is gehouden met de t rendmat ige salar isverhogingen t.o.v. 2016. In de meer ja renbegro t ing is geen rekening g e h o u d e n met kostenverhog ingen wegens inf lat ie en andere d o o r externe factoren

veroorzaakte ve rhog ingen (b.v. BTW).

Inkoop van financiële diensten Het Streekarchief koop t f inanciële diensten in bi j Zirkzee non-p ro f i t te Oegstgeest . De vo lgende

werkzaamheden w o r d e n verr icht: boekhoud ing , opste l len van de 2 d e Marap in november ļ december, samenstel len van de jaar rekening, onders teun ing bij het opste l len van de begro t i ng en f inancieel advies.

Wet en regelgeving Met ingang van 2006 w o r d t gewerk t con fo rm de n ieuwe Verordening op de uitgangspunten voor het

financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling SAMH (artikel 212 van de Gemeentewet) en de Verordening voorde

controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de regeling SAMH (artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscont ro le gemeenten) . De accountant van

het Streekarchief is Zirkzee Audit B.V. in Oegstgeest. Ten behoeve van de rechtmat ighe idscont ro le d o o r de accountant (vastgelegd in art ikel 213 gemeen tewet en het Besluit Accountantscont ro le Provincies en Gemeenten/BAPG) is kaderstelling rechtmatigheid jaarrekening d o o r het a lgemeen bestuur vastgesteld.

Deze w o r d t in 2016 aangepast doo r de wi jz ig ing in o.a. de GR. De regel ingen Budgetverantwoordelijkheid, Betalingsbevoegdheid en het Treasurystatuut (vastgesteld doo r het a lgemeen bestuur in 2006) werken het no rmenkader u i t in een toets ingskader.

Waar is meer informatie te vinden over de financiële ontwikkelingen? « Beleidsvisie Paradoxen (2015)

« Vero rden ing o p de u i tgangspunten voor het f inancieel beleid, a lsmede voo r het f inancieel beheer en voo r de inr icht ing van de f inanciële organisat ie van de gemeenschappel i jke regel ing SAMH

» Fusierapport en Regel ing Streekarchief M i d d e n - H o l l a n d » Voorste l M e t h o d e Kostenverdel ing Streekarchief » Haalbaarheidsonderzoek d e p o t g e b o u w Gouda

» Nota reserves en voorz ien ingen 2015 » Overzicht huisvest ingslasten (maart 2013)

» Verhuurbe le id Gouwedepo t Zuidpias (maart 2015) » Overeenkomst Dienstver lening Zirkzee non -p ro f i t » Not i t ie Financieel kader gemeenschappel i jke regel ingen 2015 - 2018 (november 2013)

» Samenwerk ingsovereenkomst D e p o t g e b o u w Gouwepark (2011)

« M e m o r a n d u m Financieel kader 2015 - 2018 (6 november 2014) en kadestel l ing begro t ing 2017 GR Ho l lands-Midden .

2.4.3. Huisvest ing

De huisvest ing van het Streekarchief is gespl i tst in 2 delen: het Gouwedepo t en de Chocoladefabr iek. In het Gouwedepo t is het archiefbeheer ondergebracht , in de Chocoladefabr iek de d ienstver len ing. In de

kostenplaats Huisvesting staan de u i tgaven voor beide g e b o u w e n weergegeven. De u i tgaven zijn hoger beg roo t in vergel i jk ing met 2015 wegens hogere kosten voo r gemeenschappel i jk gebru ik van de

Chocoladefabr iek. Deze hogere kosten zi jn te rug te voeren op bevei l ig ing, hogere onderhouds las ten en

15


hogere schoonmaakkosten. Deze hogere lasten zi jn aanle id ing o m in 2016 wél met de direct ie van de

b ib l io theek mogel i jke reduct ies in de doorbe las t ing van de gemeenschappel i jke kosten te bespreken.

Voor het beheer van de beide gebouwen zi jn d ienstver len ingsovereenkomsten gesloten. Voo r het Gouwedepo t is het Streekarchief als g roo ts te huurder als beheerder aangeste ld en brengt h iervoor

kosten in rekening aan de twee andere huurders: Archeo log ie gemeen te Gouda en Streekarchief R i jn lands-Midden. Bij de Chocoladefabr iek is de b ib l io theek beheerder. Ook deze kosten zi jn verwerk t in de kostenplaats Huisvesting.

Een deel van de overcapaci te i t in het Gouwedepo t w o r d t m.i.v. 1 ok tobe r 2015 verhuurd aan de

Gemeente Zoetermeer. Voo r 20 jaar huren zij 2000 m' depo t ru im te . Zie verder onder : 2.4.2. Financiën Inkomsten. Het Verhuurbeleid Gouwedepot te Zuidpias (6 maart 2015) is op 1 apri l 2015 d o o r het A lgemeen Bestuur vastgeste ld.

Waar is meer informatie te vinden over de huisvesting? » Haalbaarheidsonderzoek Depo tgebouw Gouda (februari 2008)

« Samenwerk ingsovereenkomst Depo tgebouw Gouwepark (2011)

» Locat ieonderzoek n ieuwe Centrale Bibl iotheek en Streekarchief (2011)

» Concept -Huur in ten t ie -overeenkomst Gemeente-Bib l io theek-Streekarch ief (2013) » Scenario's gezamenl i jke huisvest ing met de Bib l io theek (april 2013) » Onderhoudsp lannen 2014 - 2053 » Overzicht berekening huurpr i js Gouwedepo t (september 2013) » Raming beheerskosten Gouwedepo t

» Huurcont rac ten en d ienstver len ings-overeenkomsten Gouwedepo t ļ Chocoladefabr iek » Verhuurbele id Gouwedepo t Zuidpias (maart 2015) » Verhuurovereenkomsten met Zoetermeer (ok tober 2015 8i februar i 2016)

2.4.4. Communica t ie

Commun ica t ie w o r d t hoofdzakel i jk gedaan en voor tgeze t via n ieuwe media zoals Twit ter, Archief 2.0 en Facebook. Jaarverslagen en nieuwsbr ieven w o r d e n d ig i taal verspreid. Voo r p rog rammer ing met de bewoners van de Chocoladefabr iek w o r d t de commun ica t ie gezamenl i jk gedaan via een gezamenl i jke webs i te h t tps : / /www.choco lade fabr iekgouda.n l /

2.4.5 In format ievoorz iening en automat iser ing

In 2016 w o r d t een leertraject e -depo t gestart. Daarvoor zal het Streekarchief M idden -Ho l l and voo r de duur van (minimaal) twee jaar een e -depo t aanschaffen. De kosten voo r het beheer van zo 'n e -depo t zi jn ĥ 10.000. B i jkomende kosten voo r advies en t ra in ing van de e-depot leverancier zul len op ca. C 4.500

l iggen. Het e -depot voorz ie t in een regionale behoef te en b iedt een meerwaarde v o o r zowel het Streekarchief als de aangesloten gemeen ten . In samenwerk ing met de gemeen ten is het een belangr i jke stap naar goed digi taal (a rch ie fbeheer .

In 2016 w o r d t er gemig ree rd naar een n ieuw p la t fo rm v o o r de toegang t o t onze collecties. Dit b rengt een ve rhog ing van de kosten voo r host ing, suppor t en service met zich mee van ca ē 4.000,. In 2017

zul len de to ta le kosten naar verwacht ing î 12.000 bedragen. Daarnaast zal er voo r de on tw ikke l ing van

nieuw funct iona l i te i ten en koppe l ingen met andere systemen (zoals het e depot ) éénmal ig ē 10.000

gereserveerd moe ten wo rden .

De structurele kosten v o o r het archiefbeheersysteem ScopeArchiv bedragen ë 19.750 en zul len niet

16


st i jgen. Dit bedrag is inclusief de nieuwe versie van ScopeArchiv die ui ter l i jk beg in 2017 zal moe ten

w o r d e n ge ïmp lementeerd . De migrat ie van het oude naar het n ieuwe p la t fo rm kost naar schat t ing

éénmal ig i. 2.500 to t ũ 4.000.

Tot slot zi jn in 2017 weer structurele kosten voo r het o n d e r h o u d van onze ha rd en software. Voo r het

a b o n n e m e n t op off ice 365 is dat ē 2.000. De kosten voor service en suppor t voo r onze hardware (servers

en PC's) bedragen ë 4.500. Hiervoor is een bestaand onderhoudscon t rac t met Heycom.

Waar is meer informatie te vinden over l&A?

» In fo rmat iep lan Van binnen naar buiten: Informatieplanning bij de Groene Hart Archieven,

Periode: 2010-2013 (maart 2010);

» Transi t ieplan Van binnen naar buiten: transitieplan van de Groene Hart Archieven, Periode:

2010-2013 (maart 2010);

» Projectplan Verandering software t.b.v. beheer en toegang collecties (2013);

» Projectplan Duurzaam digitaal archiveren en beheren (maart 2014);

» Projectplan Vernieuwing website SAMH ( januari 2014).

« Duurzaam digitaal archiveren en beheren resultaten (maart 2016)

» M e m o r a n d u m Financieel kader 2015 - 2018 (6 november 2014)

17


CONCEPT BEGROTING VAN BATEN EN LASTEN 2017

Concept Begroting 2017 STREEKARCHIEF MIDDEN-HOLLAND

BEGROTING VAN BATEN EN LASTEN 2017 - inkomsten (6)

Functie Econ. Omschrijving Rekening Begroting Begroting categ. 2015 2016 2017

jul-15 apr-16

Beschikbaarstelling 3.4 - Fotokopieën, foto's en overige inkomsten

Subtotaal

7 Overige baten 3.4 - Overige inkomsten 3.4 - Verhuur ruimte Gouwedepot 6.1 - Rente resultaat

Subtotaal

Bijdragen gemeenten en ODMH 4.2 - Bijdrage gemeente Krimpenerwaard 4.2 - Bijdrage gemeente Gouda 4.2 - Bijdrage gemeente Krimpen a/d IJssel 4.2 - Bijdrage gemeente Zuidpias 4.2 - Bijdrage gemeente Waddinxveen 4.2 - Bijdrage ODMH

Subtotaal

4.394 2.500 4.500

4.394 2.500 4.500

8.756 0 7.500 2.258 33.300 40.000

-7.938 -6.107 -6.639

3.076 27.193 40.861

297.258 297.590 303.793 469.164 468.828 439.766 103.312 103.594 110.084 160.367 159.810 166.046

94.530 94.818 112.429 4.190 4.181 5.473

1.128.821 1.128.821 1.137.591

Totaal baten 1.136.291 1.158.514 1.182.952

De totaal omvang bijdrage gemeenten en ODMH voor 2017 is als volgt berekend:

Bijdrage niveau 2010 (basis) 1.007.267 2011 Af: taakstellende bezuiniging 50Zo van č 1.007.267 -50.364 2012 Bij: indexering 2Vo (van ê 956.903) 19.138 2013 Af: taakstellende bezuiniging 2e tranche 57o van 1.007.267 -50.364

Bij: indexering op basis van notitie 8 maart 2011 (1,9607o (van ë 925.677) 18.144 Bij: geraamde kosten nieuwbouw depot 185.000

2014 Bij: indexering 1,5407o (van ê 1.128.821) vervallen ivm bezuiniging* 0 2015 Bij: indexering 1,4107o (van ë 1.146.205) vervallen ivm bezuiniging* 0 2016 Bij: indexering 0,5907o (van ê 1.162.366) vervallen ivm bezuiniging* 0

Subtotaal 2016 1.128.821 2017 Bij: indexering 0,750/) (van ë 1.169.224) 8.770

Totaal bijdragen 2017 (excl. BTW) 1.137.591

* Cumulatief bedrag van de bezuiniging 40.403


BEGROTING VAN BATEN EN LASTEN 2017 -- uitgaven (ŝ)

Functie Econ. Omschrijving Rekening Begroting Begroting categ. 2015 2016 2017

jul-15 apr-16 1 Bestuur

1.0 -Salariskosten 72.142 69.225 75.774 6.2 - Verrekening met KP intern beheer 28.560 23.850 25.195

Subtotaal 100.702 93.075 100.969

2 Conservering en schaduwarchiefvorming 1.0 -Salariskosten 62.710 58.990 69.380 3.4 - Materialen en diensten regulier 45.128 18.300 10.000 6.2 - Verrekening met KP huisvesting 189.400 218.940 200.811 6.2 - Verrekening met KP intern beheer 38.080 24.887 33.593

Subtotaal 335.318 321.117 313.783

3 Toegankelijkmaking 1.0 -Salariskosten 98.025 109.780 116.063 6,2 - Verrekening met KP huisvesting 38.458 44.456 40.774 6.2 - Verrekening met KP intern beheer 76.161 55.995 67.186

Subtotaal 212.643 210.231 224.023

4 Beschikbaarstelling 1.0 -Salariskosten 211.348 221.930 227.611 3.4 - Materialen en diensten t.b.v. educatie 541 3.100 2.000 3.4 - Materialen en diensten t.b.v. studiezaal 36.745 2.600 2.000 3.4 - Levering foto's aan derden 0 2.000 1.924 6.2 - Verrekening met KP huisvesting 63.805 70.176 68.802 6.2 - Verrekening met KP intern beheer 122.401 97.474 107.977

Subtotaal 434.840 397.280 410.314

5 Uitbreiding archieven en verzamelingen 1.0 -Salariskosten 15.446 32.170 21.028 3.4 - Aankoop boeken, tijdschriften, enz. 2.964 2.600 2.500 6.2 - Verrekening met KP huisvesting 1.039 1.202 1.102 6.2 - Verrekening met KP intern beheer 10.880 14.517 9.598

Subtotaal 30.329 50.489 34.228

6 Toezicht op I nazorg van niet overgebrachte archieven

1.0 -Salariskosten 72.129 65.530 75.822 6.2 - Verrekening met KP huisvesting 2.369 2.664 2.535 6.2 - Verrekening met KP intern beheer 35.360 24.887 31.193

Subtotaal 109.858 93.081 109.551


VERVOLG BEGROTING VAN BATEN EN LASTEN 2017 -- uitgaven (6)

Functie Econ. Omschrijving categ.

Overige lasten 6.2 - Project open GHA 6.2 - Verrekening met KP huisvesting

8 Afrondingsverschillen

Subtotaal totaal lasten

Saldo van baten en lasten

Mutatie reserves* 10 6.0 - Personeel (kosten)

6.0 - Nieuwbouw depot (afschrijving) 6.0 - Project open GHA (kosten)

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten

Subtotaal

Rekening 2015

Begroting 2016

jul-15

Begroting 2017

apr-16

18.425 2.369

0 2.664

0 2.535

20.794 2.664 2.535

0 -2 0

1.244.484 1.167.935 1.195.403

-108.193 -9.421 -12.451

34.735 9.421

18.425

0 9.421

0

0 12.451

0

-45.612 0 0

* Op grond van het BBV dienen mutaties in reserves op de zogenaamde functie "980 Mutaties reserves" opgenomen te worden. Derhalve treft u hiervoor een apart kopje aan.

Nadere toelichting mutaties reserve en begroot tekort Voor de afzonderlijke bestemmingsreserves wordt tevens verwezen naar de nota reserves en voorzieningen 2016 - 2019, vastgesteld door het AB d.d. 25 november 2015

Bijdrage uit bestemmingsreserve nieuwbouw depot 12.451 Dit betreft de dekking voor de afschrijvingslasten van de stellingen en kantoorinventaris Gouwedepot. Voor de aanschaf van deze goederen is in het verleden een bestemmingsreserve gevormd. De afschrijvingslasten komen, via resultaatverdeling, ten laste van deze bestemmingsreserve.

Gouda 2016

Concept Begroting 2017 STREEKARCHIEF

MIDDENHOLLAND

K o s t e n s o o r t s a l a r i s k o s t e n a m b t e l i j k e f o r m a t i e - u i t g a v e n (ē)

Functie Functionaris Uren Sch.

Directeur

Coördinator nspectie S beheer

Coördinator dienstverlening

Medewerker nformatie dienstverlening

Archiefconsulent

Educatief medewerker

Seer. I financieel medewerker

Medewerker studiezaal

Medewerker collecties

Studiezaalcoördinator

Depot medewerker

Medewerker materieel beheer

Facilitair medewerker

Medewerker projecten

Totale doorbelasting

3 2

32

32

30

32

32

2 4

32

2 3

32

32

36

32

32

433,0

12

10A

10

10

Functie Omschrijving

16

Bestuur

Conservering

en schaduwarchiefvorming

Toegankelijkmaking

Beschikbaarstelling

Uitbreiding archieven

en verzamelingen

Toezicht op I nazorg van niet

overgebrachte archieven

Kostenplaats intern beheer/huisvesting

Totaal

Rekening Begroting Begroting

2015 2016 2017

jul-15 apr-16

82 .393 81 .200 86 .043

6 8 . 5 2 7 6 7 . 1 0 0 70 .913

62 .296 6 0 . 9 0 0 64 .528

54 .942 5 4 . 6 0 0 6 0 . 2 6 5

49 .624 4 8 . 7 0 0 5 1 . 7 3 4

4 7 . 9 0 6 4 6 . 9 0 0 51 .725

34 .101 34 .300 38 .487

43 .948 4 3 . 0 0 0 4 5 . 8 9 4

36 .394 3 5 . 0 0 0 3 7 . 3 5 3

4 4 . 1 9 6 4 5 . 7 0 0 5 1 . 3 1 6

35 .628 3 5 . 6 0 0 35 .729

4 5 . 9 6 5 4 4 . 2 0 0 4 6 . 9 0 7

33 .942 33 .700 35 .769

8 .702 3 7 . 5 0 0 34 .225

648.564 668.400 710.888

- v e r r e k e n i n g (6)

Rekening Begroting Begroting

2015 2016 2017

jul-15 apr-16

72 .142 6 9 . 2 2 5 75 .774

62 .710 58 .990 6 9 . 3 8 0

98 .025 109 .780 116 .063

211 .348 2 2 1 . 9 3 0 2 2 7 . 6 1 1

15 .446 32 .170 21 .028

72 .129 6 5 . 5 3 0 75 .822

116 .765 110 .775 125 .210

648.564 668.400 710.888

Toelichting begroting salariskosten:

De salariskosten zijn gebaseerd op de salaristabellen per 1 april 2015 , waarbij rekening is gehouden met

aanpassingen van de salarisbedragen als gevolg van cao afspraken, per 1 januari 2 0 1 6 met 1,40

7o en een

structurele verhoging per 1 juli 2 0 1 6 van 0,740

7o.

Er is rekening gehouden met eventuele te verwachten periodieke verhogingen voor 2 0 1 6 en 2 0 1 7 .

Werkgeverslasten

De afdracht voor Pensioenfonds ABP is geraamd op het gemiddelde over 2 0 1 5 (140

7o) en aangepast met

een opslag van \"h ter versterking van de financiële positie van Pensioenfonds ABP.

De afdracht sociale premies is gebaseerd op de gemiddelde afdracht over 2 0 1 5 (130

7o).

o o o o o o o o o o o o o o O O O O O O O O O O O O O

to S

o ~S

s ž s 1

O O O

O O O

O t O O O O O O O O O O O O O

o o o o o o o o o o o o o o




S2(0

ü c 3

O. O O

ra E O


o m o o o o o o o o o o o o

re c

O

O

c 3

4—

CU

o

E

ÍÜ cu

* I O. Ë

O w c O O

- J

~ ^ s ^ 'F 9)

m O -a H Cũ 3

™ ra

'"5 | | 8

8 1 t 3 O S < LU

(O 'Ť D (D

"O 3 õ E Qí w o o E w L. o r Hl 3) Ü

w - - ā C O 0) ra

? ĩ ĩ I į ĵ "O "O ^ o 0) ŭ) j ĵ

05 S Ē «

S 8

W CO -Ť LT)

Concept Begroting 2017 STREEKARCHIEF

MIDDENHOLLAND

K o s t e n p l a a t s in tern b e h e e r -- u i t g a v e n (ē)

Econ. Omschrijving Rekening Begroting Begroting

categ. 2015 2016

jul-15

2017

apr-16

1.0 Salarissen 108.325 100.395 112.910

3.4 Reis en verblijfkosten 1 werkkosten 5.751 2.500 5.800

3.4 Kosten voormalig personeel 321 0 0

3.4 Werk door derden 19.893 8.000 5.000

3.4 Gratificaties, afscheid, jubilea etc. 1.395 0 1.500

3.4 Arbodienst 10.353 2.500 4.000

3.4 Studiekosten 1 educatie 6.936 5.000 5.000

3.4 Onderhoud apparatuur 506 1.500 1.500

3.4 Kosten financiële controle 7.000 7.000 7.300

3.4 Automatisering 50.843 38.000 40.000

3.4 Telefoonkosten 3.514 4.400 3.700

3.4 Verzekeringen 2.447 3.059 2.500

3.4 Porti 1 bankkosten 1 kantoormiddelen 5.533 5.000 5.500

3.4 Communicatie en PR 6.788 3.500 7.000

3.4 Fotokopieën, drukwerk 5.628 4.300 5.700

3.4 Admin. diensten 1 salarisverwerking 43.805 27.800 34.000

3.4 Exploitatie koffieautomaat 1.366 1.000 1.500

3.4 Diverse lasten voorgaand jaar 1.033 500 0

6.1 Kapitaallasten (afschrijving) 30.004 27.156 31.831

Totaalkosten Intern Beheer 311.442 241.610 274.741

K o s t e n p l a a t s in tern b e h e e r -- v e r r e k e n i n g (6)

Functie

Econ. Omschrijving Rekening Begroting Begroting

categ. 2015 2016 2017

jul-15 apr-16

1 6.2 Bestuur 28.560 23.850 25.195

2 6.2 Conservering

en schaduwarchiefvorming 38.080 24.887 33.593

3 6.2 Toegankelijkmaking 76.161 55.995 67.186

4 6.2 Beschikbaarstelling 122.401 97.474 107.977

5 6.2 Uitbreiding archieven

en verzamelingen 10.880 14.517 9.598

6 6.2 Toezicht op 1 nazorg van niet

overgebrachte archieven 35.360 24.887 31.193

Totaal 311.442 241.610 274.741


K o s t e n p l a a t s h u i s v e s t i n g ~ u i t g a v e n (C)

Econ. Omschrijving categ.

1.0 Salarissen beheer depot 3.0 Schoonmaakkosten 3.4 Zakelijke lasten (o.a. o.z.-bel.,verontr.heff.

riool, hoogheemraadschap) 3.4 Huur Chocoladefabriek (incl service kst) 3.4 Huur Gouwedepot (incl service kosten) 3.4 Overige huisvetingskosten 3.4 Inbraak- en brandalarm,

diefstaldetectiepoort 3.4 Inboedelverzekering 3.4 Gebruikersonderhoud 3.4 Diverse lasten grond Schoonhoven 3.4 Bijdrage beheer Gouwedepot 3.4 Overige kosten depot (vervoer etc) 3.4 Adm beheer en W E Gouwe park 6.0 Dotatie voorziening gebruikersonderhoud

Totaal

Rekening Begroting Begroting 2015 2016 2017

jul-15 apr-16

8.440 10.380 12.300 19.805 19.400 19.800

1.931 11.800 3.700 45.994 48.500 48.536

202.635 213.800 214.000 1.180 0 0

4.022 6.200 4.200 0 4.800 2.500

7.110 20.320 7.450 1.083 0 0

-14.248 -24.200 -16.134 9.280 16.800 10.000

0 3.500 0 10.208 8.800 10.208

297.440 340.100 316.560

De begrote huisvestingskosten 2017 zijn gebaseerd op de huurovereenkomsten en de begrotingen inzake de beheerskosten van het Gouwedepot en de Chocoladefabriek.

K o s t e n p l a a t s h u i s v e s t i n g - v e r r e k e n i n g (6)

Functie Econ. Omschrijving categ.

2 6.2 Conservering en schaduwarchiefvorming

3 6.2 Toegankelijkmaking 4 6.2 Beschikbaarstelling 5 6.2 Uitbreiding archieven

en verzamelingen 6 6.2 Toezicht op I nazorg van niet-

overgebrachte archieven 7 6.2 Overige lasten

Totaal

Rekening 2015

Begroting 2016

jul-15

189.400 38.458 63.805

1.039

2.369 2.369

Begroting 2017

apr-16

218.940 44.456 70.176

1.202

2.664 2.664

200.811 40.774 68.802

1.102

2.535 2.535

297.440 340.100 316.560


K o s t e n v e r d e e l s t a a t ( e x c l B T W ) (C)

Econ. Omschrijving Totaal Huis- Intern categ. vesting beheer

Lasten

1.0 Salarissen en sociale lasten 125.210 12.300 112,910 3.0 Personeel van derden 19.800 19.800 0 3.4 Overige goederen en diensten 404.252 274.252 130.000 4.2 Overige inkomensoverdrachten 0 0 0 6.0 Reserveringen 10.208 10.208 0 6.1 Kapitaallasten 31.831 0 31.831

Subtotaal lasten 591.301 316.560 274.741

Doorbelasting aan exploitatie

6.2 Kostenplaatsen 591.301 316.560 274.741

Totaal baten 591.301 316.560 274.741

25


K o s t e n p l a a t s f i n a n c i ë l e b a t e n e n l a s t e n - u i t g a v e n (C)

Econ. Omschrijving categ.

2.1 Rente langlopende leningen 2.3 Afschrijving 6.2 Renteresultaat

Rekening 2015

Begroting 2016

jul-15

9.671 29.862 -7.938

Begroting 2017

apr-16

8.607 27.156 -6.107

7.639 31.831 -6.639

Totalen 31.595

K o s t e n p l a a t s f i n a n c i ë l e b a t e n e n l a s t e n - i n k o m s t e n (C)

2.1 Rente rekening courant/deposito 6.1 Doorbelaste rente 6.1 Doorbelaste afschrijvingen

1.591 142

29.862

Totalen 31.595

29.656

2.500 0

27.156

29.656

32.831

1.000 0

31.831

32.831

26

C M

ī 5 o - i ac o

|

i o < 1XJ I-C/J < > UJ -I

:UJ

ŨĹ UJ

5 LU Q Z < > UJ H < O u. ü UJ 0-w

ns c ro CD

Q- İ2 ca JS

cu .E •43 >

3

O 0 5

co cu

Cü i O I T ca co

O) c X N

'CZ t— JZ O ü CM CO

cu Q . Q .

c co

< I t g ^

^ O

a) i 0 ? ; co o

O •3- O N •Nt O co C M O N O O co O co O N wo co C M O co O N N O O O co i—f N O co O wo ro O N r- 00 O Ņ O co ^ '— 1 •—; O N •—ļ 00

wó ,—: C O co

O N O ^

O W O O „ C O N O O co wo O N O ro r-~ O N O co O N N O O co wo •* N O wo co 00 C M

00 wo O N N O O t-~ C M N O "3" O C O O N '—' t-; 00 ro

O C M C N N O co C M co C M wó O N C M W O O N

W O ro N O wo O wo O O N O « O O O N O ro O oo -* O O ro W O O N , 1 O N 00 wo I -H O N O O O co ro '—í -—' ro C M O •—* r~ O O O O N O wo t-~ O O N O O W O N O

N O 00 oó O Ń H O C N .—ļ in C M N O N O C O 1—1 C M 1—1 •* C M N O

M? ON O

O O O

c O

nO n ũ \ 0 CJn O n 0

S

0S

" o* O O O O O W O O O — C M

C M " O " O "

J J J J I

N O C O W O ^ O

^ O oo r- C M

co C ^ co ro ^

- ŕ wó CM' CM'

•3- ^ O N -3- o WO CO CM O co O N t— 00 O N O

O W O

wó

sO nO \ Q \ ū \ 0 nO 0

S

(5S

" Cļ 1 0S- 0S-o o o o o o o C M C M C M C N C M C M C M

J J J J J J J O C O O N O c- O N O

O N wo O N N O wo C M C M ro oo

co C M o N O o co o O N N O O O C O

1—1 N O

ffļ rH rH ^ rH

O O* O

T3 Cj) c O

o o

•S a

Ū J )

0 ŵ 0 1 VN

Q 55

C

cd 6 o

I 0J)

c i 'nj ÖJ)

ì-Ŝ s : S >

> c *n O O -4-»

a es

^ 4

ro

Is

c

CQ

Ai o O

m O ï-

PH PH

NÇ NO NO O O ON W O O O

J J J N O C O C M O W O W O W O C O N O

co O N ro O wo

Ä O CN K ffi 00 ffi

ÖJ) c '5b

Ŝ

È :

>

O

U CO

"ŝ 1

"o "o O O O O

O u OJ) ĊJ)

c a

-* •* •* C M •* W O W O •* W O O

co O O O o O O O o O O O O O O O O co C M C N C N C M C M C M C M C M C N C M C N C M C M C M C N C N

—)

O o r-- •Nt WO 1 co WO ON NO f - CN 1 ON CM NO WO O O o t-N ON O OO o CO NO O 00 O ro WO CM CM ON co NO WO NO -NI OO ^ w-i ro wó NO có OŃ CO OŃ ro

CM O NO CN •*

O O-CU

O X I

0) Ê 01

E E CU

UJ UJ

MP

Cû

C 03 CD 1 2

w ro o ^ "ō.

o . m ro «

co ^ J9

s - CO

"2 E

o co h- o •*t O) h- h -

^ N CÛ Ö

CO O h - T -

O O O

O) LO C N CO

CO CN

aj ro cu

CN <

O O O

O CO T—

ö) CD N i—

co x- CN CO CN

O O O O

O O O) O

O O O O

O O O i—

O O O O O O O O LO LO

d N

O O O O

O O O O

O O O O

O O O O

O T - V -O CD CD LO 00 LO

co

>

rī ^ č >

c ? 3 E » O)

E O

ï S i J į C ^ c T ľ UJ c CD O

Cũ O

co >

o j ro

o Qį N ž ro o

c c ra c ro „ XI -w

Q. 0) CO ^ á i o o)

CD Ŭ)

ã-g» >

ro 'm O) ü 1- H IN cu to x i N et) o m - ~ J) o h- CÛ b ? | ' Ē O

CM CO LO co

gp»

Q O

^ — w

1 2 g I

i O ö

c I 2 .5» S1

(ö Q) (U > ũ X í O CO

CN M" ĩ co

O I-

O -ļ^ o w ro

Sp į ! ro

U L Ş

O -1 CC O

Sal

do

eind

e

die

nst

jaar

•3-

66.5

77

256.

845

54.1

74

377.

596

Die

nst

jaar

2017

Verm

inderin

gen

Aa

n

wen

ding

2.20

0

2.2

00

Die

nst

jaar

2017

Verm

inderin

gen Ten

gun

ste

va

n

bala

ns

CM

o

Die

nst

jaar

2017

Verm

inderin

gen

Ten

gun

ste

va

n

ande

re

rese

rves

O

Die

nst

jaar

2017

Verm

inderin

gen

Ten

gun

ste

de

exp

loi

tatie

O

0

12.4

51

12.4

51

Die

nst

jaar

2017

Verm

eerd

erin

gen

Ove

rige

on

tva

ngst

en

va

n de

rden

cn

o

Die

nst

jaar

2017

Verm

eerd

erin

gen

Ont

va

ngen

su

b

sidie

s

oo

O

Die

nst

jaar

2017

Verm

eerd

erin

gen

Toevo

egin

gen

te

n l

aste

van

de

exp

loita

tie

of a

nder

e

rese

rves

10.2

08

10.2

08

Die

nst

jaar

2017

Verm

eerd

erin

gen

Rec

ht

stre

eks

e

rent

e-bi

jsc

hrij

ving

co

o

Die

nst

jaar

2017

Verm

eerd

erin

gen

Sal

do a

an h

et

begi

n v

an

het

die

nst

jaar

in

66.5

77

269.

296

46.1

66

382.

039

Naa

m r

eser

ves

Alg

em

ene

res

erve

1 e

galis

atie

fond

s

Best

em

min

qsr

ese

rves

Nie

uwbo

uw d

epot

*

Voorz

ienin

qen

Voorz

ienin

g g

ebru

ikers

onderh

oud

Tota

al

O C M i— CD > O

CU

O O

O C M

CU

Q .

O

O C L CD T5 CD

O

CD ç

CD T T Si aí C M ro

Ş O) S o -~ •Ã co è

® B g -~ c co CD C c •e cu ro c: c > I H ra

t ! E c o CD ; *

- 0 "S

CO " Q ( O g

X CD

cu X3

ÇU

Q

O CO

OC O

81İ 03 g

z Ui 1 3 z z UI UI O UI O z Ui CL O

I¬X O N cŕ Ui > O

Sal

do

31-1

2-20

18

eg CM

LO co "tf CD O

UP

LO CO cri o

UP S

tand

ulti

mo

ver

slag

jaar

201

8

Aflo

ssin

g

CM

CN LO

00

UP

CN LO 00

UP

Sta

nd u

ltim

o v

ersl

agja

ar 2

018

Ren

te

O CM

CD CD CD

UP C

6.61

6

Sta

nd u

ltim

o v

ersl

agja

ar 2

018

Sal

do

rest

eren

de

loop

tijd,

la

nger

dan

2

jaar

Oì

co CD h-' CN

UP š

127.

997

Sta

nd u

ltim

o v

ersl

agja

ar 2

018

Sal

do

per

1-1-

2018

CO

h-co co CN

UP C

127.

997

Sal

do

31-1

2-20

17

h-cn cn N* CN

UP

h-cn cn

CN

UP

Sta

nd u

ltim

o ve

rsla

gjaa

r 20

17

Aflo

ssin

g

CO

co CN LO

MP š

17.5

23

Sta

nd u

ltim

o ve

rsla

gjaa

r 20

17

Ren

te

LO

CD CO CO

UP

Ol co co h-'

UP

Sta

nd u

ltim

o ve

rsla

gjaa

r 20

17

Sal

do

per

1-1-

2017

CM

O CM LO LO

UP ś

145.

520

Tot

aal

Afg

elos

t

o co CN

cd

h¬

UP

ś

178.

230

Ren

te

perc

en

tage

CO 5,65

Jaar

va

n de

(la

atst

e)

aflo

ssin

g

in

2023

Oor

spro

nkel

ijk

bedr

ag v

an d

e le

ning

M-

ś

340.

335

Dat

um g

oed

keur

ing CO

Soo

rt l

enin

g en

ve

rstr

ekke

r

CM

B. O

nder

ha

ndse

le

ning

B

NG

(m

ei-2

008)

Nr.


MEERJARENBEGROTING 2017 - 2020 * (Ê)

Inkomsten

Functie Omschrijving 2017 2018 2019 2020

4 Beschikbaarstelling 4.500 4.500 4.500 4.500 7 Verhuur ruimte depot 40.000 40.000 40.000 40.000 7 Overige baten (fin baten-/- lasten) 861 861 861 861 8 Bijdragen gemeenten en ODMH

- Krimpenerwaard 303.793 303.793 303.793 303.793 - Gouda 439.766 439.766 439.766 439.766 - Krimpen a/d IJssel 110.084 110.084 110.084 110.084 - Zuidpias 166.046 166.046 166.046 166.046 - Waddinxveen 112.429 112.429 112.429 112.429 -ODMH 5.473 5.473 5.473 5.473

Totaal baten 1.182.952 1.182.952 1.182.952 1.182.952

Uitgaven

1 Bestuur 100.969 100.969 100.969 100.969 2 Conservering en schaduwarchiefvorming 313.783 313.783 313.783 313.783 3 Toegankelijkheid 224.023 224.023 224.023 224.023 4 Beschikbaarstelling 410.314 411.274 411.274 411.274 5 Uitbreiding archieven en verzamelingen 34.228 34.228 34.228 34.228 6 Toezicht op 1 nazorg van

niet-overgebrachte archieven 109.551 109.551 109.551 109.551 7 Overige lasten 2.535 2.535 2.535 2.535

Totaal lasten 1.195.403 1.196.364 1.196.364 1.196.364

Saldo van baten en lasten -12.451 -13.412 -13.412 -13.412

Mutatie reserves Nieuwbouw depot (afschrijving) 12.451 13.412 13.412 13.412

Totaal saldo baten en lasten 0 0 0 0

* Voor de jaren 2018 t/m 2020 is geen rekening gehouden met indexering De onderlinge verdeling van de bijdragen van gemeenten is gebaseerd op het aantal inwoners per 1 januari 2016 en het aantal in gebruik zijnde strekkende meters archief per die datum. Deze verdeling kan als gevolg van wijziging in inwonersaantallen en I of opslag archief per gemeente wijzigen.

31

u. Q

CD r~ c n t -

co o

SE

1 5 E CM

— O

ro CM

CO '

< ^

•a ^ O Ç0 CM

CU O L

co

CŪ CD

85

ro

' c

co

<

o C N

CU

U)

ro La

TJ

15 O)

e "05

TJ

>

• - 5 0

o*- O*- O

O co 0 0 O CO 0 0 O CD CD CD 0 0 "3- O

co" OO c n • t f c n O ď CM co O

T—

co CD CD c n co c n CD 0 0 •* CM OJ

t~~ o o LO cd Oì' ö CD CM LO 1^ o CO CD T - co co •ţ— •ţ— T™

r-- CM O O CO CO o CO CM CD i o O CD h~ O 0 0 O) cd •sř cd LO CD CM x— ^— co CM CM

CN

O O r— ì O ) O L O h - t - C O CM O C O 0 0 C O C D L O T-

CM cd

CD - * - * L O O l CO N CO C ũ N 1-; Cn O

L O cd T— cd N CM c n co oo T- CM T-

T - O) csi to o O 0 0 LO CD CD

h - i - o c n o

• í ^ ' ' '

LO r -

c n o CM "ÑT

Q O c

CU

c

8 " c CU CU

E CU O ) c CU D ) CO

CU 10

co

X J

"ro

co

03 ,

cu co O - Q . 2 E S

7 3

. — - 3

isź N co co

CO

O CM c n c

CO 0

- D JU :CÜ

CD X !

C L O

CU CU CO CO

. Q CU c n

c o co Oì

C ļ į

c 8 00 O

CD ř?

'l— CD > O c CD ST 0 0 C O

CNİ

h -

y į c

JU 00 O

±ċ co CU CU c O co CU C L

c n c

C L CO CD Q

CD X î L— CD CD .52 "čō CD

ä f 2 CD (U

CO •Ç0,

X ! c CO co c n

o o >

c co >

CU "J—

1

C

O

* N

C L

O

fes? s ( J 3 Z. * - . - c

5 0

j » JZ w

Cl r- CD

E o c n

CD ÇĻ CO

"5 a. - 0

« C E E S 0

m CÖ C

•Ä co cu C O )

CD t "a ^ o c zz o

ro o r ^ "cu cū

• ï ï CU C

s g

E cu

CU - *

• p c CD

® ro Q

-^ m

0 5

CU * C L

o 8 cu t . CO X )

S E

s > m

a5 Q

ro

^ I C C CO B ÿ cu « E T J co 3ì co

c n S » c gļ cu co

8 Tg CU CU 0

ro P r o CU . Ē X3

7 3

ro c C L CD

2 CO X J 0

CD -^t

Q Ja .S

O

0 X J

c co >


T o e k o m s t i g e kosten ontwikkeling h u i s v e s t i n g s l a s t e n St reekarch ie f

In het basis jaar 2015 was de bi jdrage aan het St reekarch ie f gebaseerd op een bedrag per inwoner en een bedrag per s t rekkende meter archief. Op basis van de goedgekeurde begrot ing 2015 waren deze basistar ieven: -bedrag per inwoner 6 2,86 -bedrag per s t rekkende meter 6 71,02

Met de ingebru ikname van het n ieuwe depot is de ops lagmogel i jkhe id uitgebreid tot 12.500 s t rekkende meter. Ui tgaande van handhaving van het basis pr i jsniveau per s t rekkende meter zou dat voor de toekomst een uiteindeli jke bi jdrage van de gemeen te betekenen van 6 887.750 (12.500 x 6 71,02) . Een sti jging derhalve van 6 388 .729, - (77,9 0 / . ten opzichte van de bi jdrage 2015) .

O m d a t de bi jdrage van de gemeen te als gevolg van uitbreiding van het gebruik van de ops lag capaci tei t niet of nauwel i jks zul len st i jgen is er echter sp rake van een a fname van de kosten per s t rekkende meter daadwerkel i jke ops lag en derhalve van een kostenver laging (bezuiniging). A ls jaar l i jks de opges lagen archieven uitgebreid wo rden met totaal 100 s t rekkende meter zou het ver loop van de kosten per s t rekkende meter als volgt zi jn:

Jaar Opslag Prijs per m Verschi l Cumulat ie f

2 0 1 5 (basis jaar) 7 0 2 7 6 7 1 , 0 2

2 0 1 6 7339 6 6 8 , 0 0 - 3 , 0 2 -4,250/0 -4,250/0 2 0 1 7 7797 6 6 4 , 0 1 -3,99 -5,87 07o -10,13 o Zo

2 0 1 8 7 8 9 7 6 6 3 , 2 0 - 0 , 8 1 -1,270/0 -11,390/0 2 0 1 9 7997 6 6 2 , 4 1 -0 ,79 -1,250/0 -12,640/0

Door ver laging van de kosten van de opslag per s t rekkende meter is er sprake van een bezuiniging die (geen rekening houdend met t rendmat ige aanpass ing van de kosten) uiteindeli jk op kan lopen tot 43,80/0 (6 7 1 , 0 2 -/- 6 3 9 , 9 2 = 6 3 1 , 1 0 ) bij een vol ledige benutt ing van de opslagcapaci te i t .

Voo r 2 0 1 7 kan het vo lgende beeld worden geschetst . Kosten Mat. kost. A f n a m e

Bi jdragen gemeen ten Opslag m1 Aanvul l ing Totaa l m1 Basispri js 6 Berekende kosten 6 en O D M H 1-1-2015 2015 1-1-2016 per m1 Bi jdrage 6 per m1

- Kr impenerwaard 2.196 154 2.350 166.897 128.607 -38.290 - Gouda 3.835 35 3.870 274.847 211.792 -63.056 - Kr impen a/d IJssel 297 14 311 22.087 17.020 -5.067 - Zuidp ias 637 0 637 45.240 34.861 -10.379 - Wadd inxveen 315 214 529 37.570 28.950 -8.619 - O D M H 59 41 100 7.102 5.473 -1.629

7.339 458 7.797 553.743 426.703 -127.040

Per gemeen te is het ver loop als volgt:

33


Ver loop bi jdrage v a n de gemeente Wadd inxveen voor S A M H

Begrot ingsjaar Bi jdrage Opslag Gemidde ld 6 m1 p e r m l C

T.o.v. basis e T.o.v. basis jaar

2014 93.135 303 307,38 2015 Basisjaar 94.530 303 311,98

2016 94.818 315 301,01 2017 112.429 529 212,53

0,00 -10,97 -99,45

0,00 -3,52

-31,88

Ui tgaande van het basis jaar 2015 zou de bi jdrage voor 2017 worden : Bi jdrage op basis van 529 311,98 Berekende bi jdrage

165.038 112.429

Bezuiniging -52.608

Dit komt overeen met 529 -99,45 -52.608

Ver loop bijdrage v a n de gemeente Kr impenerwaard voor S A M H

Begrot ingsjaar Bi jdrage Opslag Gemidde ld ê m l p e r m l C

T.o.v. basis o/o

T.o.v. basis jaar 2014 297.897 2.015 147,84

2015 Basis jaar 297.258 2.015 147,52 2016 297.590 2.196 135,51 2017 303.793 2.350 129,27

0,00 -12,01 -18,25

0,00 -8,14

-12,37

Ui tgaande van het basis jaar 2015 zou de bi jdrage voor 2017 worden : Bi jdrage op basis van 2.350 147,52 Berekende bi jdrage

346.678 303.793

Bezuiniging -42.885

Dit komt overeen met 2.350 -18,25 -42.885

Ver loop bijdrage v a n de gemeente G o u d a voor S A M H

Begrot ingsjaar Bi jdrage Opslag Gemidde ld C m l p e r m l C

T.o.v. basis 6 T.o.v. basis jaar

2014 471.551 3.747 125,85 2015 Basis jaar 469.164 3.747 125,21

2016 468.828 3.835 122,25 2017 439.766 3.870 113,63

0,00 -2,96

-11,58

0,00 -2,36 -9,25

Ui tgaande van het basis jaar 2015 zou de bi jdrage voor 2017 worden : Bi jdrage op basis van 3.870 125,21 Berekende bi jdrage

484.563 439.766

Bezuiniging -44.797

Dit komt overeen met 3.870 -11,58 -44.797

34


Ver loop bijdrage v a n de gemeente Kr impen aan den I J s s e l voor S A M H

Begrot ingsjaar Bi jdrage Opslag Gemidde ld T.o.v, basis Vo ś m l p e r m l č T.o.v. basis jaar

2014 102.656 293 350,36 2015 Basisjaar 103.312 293 352,60 0,00 0,00

2016 103.594 297 348,80 -3,80 -1,08 2017 110.084 311 353,97 1,37 0,39

Ui tgaande van het basis jaar 2015 zou de bi jdrage voor 2017 worden : Bi jdrage op basis van 311 352,60 109.659 Berekende bi jdrage 110.084

Bezuiniging 426

Dit komt overeen met 311 1,37 426

Ver loop bi jdrage v a n de gemeente Zu idp ias voor S A M H

Begrot ingsjaar Bi jdrage Opslag Gemidde ld T.o.v. basis m1 p e r m l C T.o.v. basisjaar

2014 159.308 610 261,16 2015 Basisjaar 160.367 610 262,90 0,00 0,00

2016 159.810 637 250,88 -12,02 -4,57 2017 166.046 637 260,67 -2,23 -0,85

Ui tgaande van het basis jaar 2015 zou de bi jdrage voor 2017 worden : Bi jdrage op basis van 637 262,90 167.467 Berekende bi jdrage 166.046

Bezuiniging -1 .421

Dit komt overeen met 637 -2,23 -1.421

3 ^

Concept Begroting 2017 - Krimpen aan den IJssel...voor het ontwikkelen van een visie Veranderingen...

Documents

Transcript of Concept Begroting 2017 - Krimpen aan den IJssel...voor het ontwikkelen van een visie Veranderingen...