Co-Creatie voor stedelijke veerkracht in het Brussels ... · Als je Project Outline groen licht...
29
1 Co-Creatie voor stedelijke veerkracht in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Projectoproep 2020
Transcript of Co-Creatie voor stedelijke veerkracht in het Brussels ... · Als je Project Outline groen licht...
1
Co-Creatie voor stedelijke veerkracht in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest
Projectoproep 2020
2
Inhoud
1 Wat is er nieuw sinds onze laatste oproep? ................................................................................... 4
2 De fasen van een co-creatief onderzoeksproject ............................................................................ 4
2.1 Een idee ................................................................................................................................... 6
2.2 Ontwerp en opzet .................................................................................................................... 6
2.2.1 Begripsgemeenschap op het niveau van de problematiek ............................................. 6
2.2.2 Begripsgemeenschap op het niveau van het onderzoek ................................................ 7
2.2.3 De onderzoeksvraag/Het onderzoeksprobleem ............................................................. 8
2.2.4 Begripsgemeenschap op het niveau van de co-creatie ................................................... 8
2.2.5 Design en proces van co-onderzoek ................................................................................ 8
2.3 Progressieve startfase (Phasing-In) ......................................................................................... 9
2.4 Go/no go ................................................................................................................................ 10
2.5 Onderzoek op volle kracht .................................................................................................... 10
2.6 Afsluiting en valorisatie ......................................................................................................... 10
3 Oproep «Project Outline» ............................................................................................................. 11
3.1 Ontvankelijkheidscriteria voor het opzetten van een project .............................................. 11
3.2 Subsidie voor de opzet .......................................................................................................... 12
3.2.1 Onderzoeksinstellingen ................................................................................................. 13
3.2.2 Ondernemingen,............................................................................................................ 13
3.2.3 Verenigingen zonder winstoogmerk ............................................................................. 13
3.2.4 De gewestelijke en gemeentelijke ‘administratieve overheden’ van het Brussels
Hoofdstedelijk Gewest. ................................................................................................................. 14
3.3 Indienen van de ‘project outlines’ ......................................................................................... 14
3.4 Evaluatie en selectie van de ‘Project outlines’ ...................................................................... 15
4 ‘Full proposal’ indienen ................................................................................................................. 15
4.1 Toelatingscriteria ................................................................................................................... 16
4.2 Indienen van de finale voorstellen ........................................................................................ 17
4.3 Evaluatie van de finale voorstellen ....................................................................................... 18
4.4 Selectie van de finale voorstellen .......................................................................................... 19
4.5 Duur van het project ............................................................................................................. 19
4.6 Subsidie voor het volledige project ....................................................................................... 19
4.6.1 Onderzoeksinstellingen ................................................................................................. 19
4.6.2 Ondernemingen............................................................................................................. 19
3
4.6.3 Vereniging zonder winstoogmerk (vzw) ........................................................................ 20
4.6.4 De gewestelijke en gemeentelijke ‘administratieve overheden’ van het Brussels
Hoofdstedelijk Gewest .................................................................................................................. 20
4.7 Budgetten .............................................................................................................................. 21
4.8 Intellectueel eigendomsrecht................................................................................................ 23
4.9 Opvolging van het project en uitbetaling van de subsidie .................................................... 23
5 Informatie en contacten ................................................................................................................ 24
6 Bijlage 1 : Kalender van de projectoproep .................................................................................... 24
7 Bijlage 2 : Overzicht selecties vorige projectoproepen ................................................................. 25
8 Bijlage 3 : Evaluatiefiche van de finale voorstellen ....................................................................... 25
9 Bijlage 4 : Toegelaten kosten......................................................................................................... 27
4
Beste lezer,
In dit document stellen we de Co-Create projectoproep en de bedoeling van dit
programma voor.
Heb je nog vragen na het lezen van dit document? Neem dan contact op met Xavier
Hulhoven (02 600 50 68, [email protected]).
1 Wat is er nieuw sinds onze laatste oproep?
Hoewel we hieronder in het kort de grootste wijzigingen aangeven sinds de vorige projectoproep,
zijn we bepaalde concepten, bepaalde modaliteiten blijven preciseren. Wij verzoeken je dus de
nodige tijd te willen nemen om dit hele document grondig te lezen.
• Een co-creatief project kan een maximale duur van 4 jaar hebben.
• De financiering wordt georganiseerd in 2 fasen:
o een eerste fase van 18 maanden;
o een hernieuwing van max. 30 maanden.
• De gewestelijke en gemeentelijke ‘administratieve overheden’ van het Brussels
Hoofdstedelijk Gewest komen in aanmerking voor alle fasen: opzet en volledig project.
2 De fasen van een co-creatief onderzoeksproject
Een Co-creatief project is zoals een ontdekkingsreis. We hanteren deze metafoor om de mijlpalen in
het verloop van een co-creatief project en het contact met Innoviris te beschrijven.
De figuur op de volgende pagina geeft een kort overzicht van de verschillende fasen weer.
De kalender van de oproep tot projecten vind je in bijlage.
5 Opzet
Selectie
Project Outline
Projectvoorstel en subsidieaan-vraag voor een « phasing in »
van 18 maanden
Phasing in: opzet en start co-onderzoek (12 maanden)
Subsidieaan-vraag voor de verderzetting
van het co-onderzoek (30
maanden)
Verderzetting co-onderzoek (30 maanden)
6 maanden 18 maanden
Jury
Jury
Jury
Beperkt
opvolgingscomité na
3 maanden
Beperkt
opvolgingscomité
na 6 maanden
Opvolgingscomité om
de 6 maanden
Afsluiting project
(max 6 maanden)
30 maanden
Na 12
maan-
den
6
2.1 Een idee
Je hebt een droom, een idee. Je denkt aan een mogelijke en wenselijke toekomst, een andere manier
van functioneren, een alternatieve weg, een nieuw evenwicht voor de stad en haar inwoners. Maar
voor die droom moet je een hele expeditie opzetten, een onbekende wereld verkennen en
experimenteren met nieuwigheden. Je weet immers niet of het echt mogelijk is, of het gaat werken,
of het wel een goed idee is, enz.
Enerzijds heb je middelen nodig om die expeditie te financieren en wil je de hulp van Innoviris
inroepen, maar anderzijds heb je nog niet de middelen om een volledig project uit te werken. Je wilt
weten of jouw idee kadert binnen het Co-Create programma.
In dat geval kan je een ‘Project Outline’ indienen bij Innoviris tussen 21/01/2020 en 22/05/2020 via
het formulier dat beschikbaar is op onze website.
Als je ‘Project outline’ geselecteerd is, kun je aanvangen met de opzetfase.
2.2 Ontwerp en opzet
Als je Project Outline groen licht krijgt, dan kan Innoviris je tot € 25.000 geven voor een periode van 6
maanden om je project verder uit te werken. Dat is de fase waarin het project wordt opgezet.
Tijdens die fase moet je twee doelstellingen bereiken:
Tijdens deze fase ga je concreter nadenken over de ontdekkingsreis die je wil ondernemen. Wat
zouden we willen onderzoeken, ontdekken, begrijpen? Welke bemanning zouden we daarvoor moeten
bijeenbrengen? Welke experimenten zouden we moeten doen? Hoe lang zou de reis duren? Welke
tussenstappen zouden we best voorzien? Hoeveel zou deze reis kosten?
Je gaat ook de weg van je reis bepalen (design van het co-onderzoek), zie document ‘Presentatie van
het Co-create programma’.
De opzetfase moet dus vooreerst dienen om een begripsgemeenschap op te bouwen rond 3 pijlers
en om je proces van co-onderzoek te bepalen.
• Een begripsgemeenschap op het niveau van de problematiek: Waarom doen we dit project?
Is er een gedeeld bewustzijn van het probleem dat we willen aanpakken?
• Een begripsgemeenschap op het niveau van de onderzoeksbehoefte. Waarom is een
onderzoek nodig? Is er een gedeeld bewustzijn op het niveau van de behoefte om een
verkenning/een onderzoek te verwezenlijken?
• Begripsgemeenschap op het niveau van de co-creatie? Waarom deelnemen als co-
onderzoeker? Zijn wij bereid om samen een onderzoeksproces te verwezenlijken of
verwachten wij vooral antwoorden en oplossingen die van andere partners komen?
2.2.1 Begripsgemeenschap op het niveau van de problematiek
Het Co-create programma is in de eerste plaats gericht aan degenen die geconfronteerd worden met
het risico van transformatie, degenen die hun praktijken zullen moeten veranderen, veranderingen
moeten aanbrengen, zich moeten aanpassen, moeten experimenteren, het risico lopen om buiten hun
kader te treden. Dat zijn wat we noemen de rechtstreeks betrokken personen.
7
Het doel is om die personen een veilige ruimte te bieden zodat ze dat risico kunnen nemen. Een
ruimte waar onderzoeksprincipes kunnen spelen zoals de vrijheid om zijn verbeelding te gebruiken en
te experimenteren, de stoutmoedigheid om op verkenning te gaan (wanneer men ons zegt ‘dat is niet
mogelijk’, kunnen antwoorden met ‘en als we eens probeerden’), de tijd om na te denken en terug te
keren, het open staan voor kritische confrontatie, de zin voor nuance.
Voor die personen/organisaties is het project ook een moment in een ruimere context. Een moment
bij het oplossen van een probleem, bij de wil om iets te veranderen. Een fase op een weg om een
innovatie tot stand te brengen die men in gedachten heeft of om zich aan te passen aan een
veranderende context.
Neem zeker de tijd om na te denken over de risico's die die personen nemen en over de risico's
waaraan het project hen blootstelt. Het risico dat er geen positieve resultaten zullen zijn, dat de
hypothesen niet bevestigd zullen worden, dat de resultaten beslissingen, strategieën en/of
standpunten in vraag zullen stellen. Het risico dat wordt gevormd door het zichtbaar maken van
bepaalde zaken, het risico van het bekendmaken van de resultaten, enz.
Zoals vermeld in de sleutelelementen van de Co-creatie actie moeten de betrokken personen de keuze
maken en het risico van de verkenning aanvaarden, namelijk dat ze zich op onbekend terrein begeven
en experimenteren met zaken waarmee ze dat normaal niet zouden durven, in het kader van hun
gewone functie. Ze moeten er dus zeker van zijn dat ze de mogelijkheid en de vrijheid zullen hebben
om op ontdekking te gaan in het kader van het project.
Tijdens deze fase moet je dus de personen rondom jou identificeren en verzamelen die betrokken zijn
bij de problematiek en die de behoefte aan verandering/aanpassing delen.
2.2.2 Begripsgemeenschap op het niveau van het onderzoek
Het creëren van een begripsgemeenschap op het niveau van de behoefte aan onderzoek impliceert
het co-creëren van een gedeelde state of the art. De taak van Innoviris bestaat erin onderzoek te
ondersteunen. Als het project geen onderzoeksuitdagingen vertoont Innoviris het niet financieren.
Het is dus belangrijk om samen een state of the art op te bouwen van de kennis rond de
problematiek en de beoogde oplossingen/aanpassingen. In een co-creatieve onderzoekslogica is die
state of the art niet enkel het werk van de wetenschappers, noch enkel het werk van de actoren op
het terrein. Ieder moet zijn specifieke bijdrage leveren aan de uitwerking van die state of the art.
Sommigen moeten aangeven wat reeds gedaan wordt op hun schaal: wijk, gewest, gemeente, enz.
Anderen moeten hun praktijkervaring inbrengen, wat werkt, wat werkt niet, waar wringt het. Nog
anderen brengen een revisie van de literatuur, stellen de theorieën en wetenschappelijke kennis
voor die reeds bestaan.
Het is belangrijk dat je dit werk doet tijdens de opzetfase. Het is immers zeer waarschijnlijk dat je je
na dit werk realiseert dat de behoefte geen onderzoeksbehoefte is maar een behoefte aan
onmiddellijke oplossingen, acties, opleidingen, toegang tot bestaande kennis, enz. Bij veel projecten
wordt deze fase uitgesteld. De onderzoekers zitten dan gekneld tussen de eis om in een co-
onderzoeksprogramma te stappen en de uitgesproken behoeften die eerder gericht zijn op
consultancy, probleemoplossing of opleiding. Aangezien de begripsgemeenschap rond het onderzoek
nog niet verworven is, moet aan deze behoeften worden voldaan om de deelnemers actief te blijven
betrekken en moet er tegelijkertijd een onderzoeksproject worden uitgevoerd. Een onaangename
permanente kloof.
8
2.2.3 De onderzoeksvraag/Het onderzoeksprobleem
Als de state of the art duidelijk maakt dat er nieuwe kennis moet worden geproduceerd, kun je
beginnen met het formuleren van nieuwe hypothesen en onderzoeksvragen. Opgelet: het is niet
omdat een zin eindigt met een ‘?’ dat het een onderzoeksvraag is. Die vragen moeten zich duidelijk
onderscheiden van operationele vragen. Als je vraag begint met: ‘Hoe kan ik ervoor zorgen dat…?’, is
de kans groot dat het om een operationele vraag gaat. Het opzetten van iets nieuws brengt veel
vragen/obstakels met zich mee die moeten worden opgelost/weggewerkt. Een ondernemer moet tal
van vragen beantwoorden alvorens zijn onderneming op te starten. Wat is mijn markt? Wat is mijn
economisch model? Wat zal mijn governance-model zijn? Welke opleiding moet ik volgen? Elke dag
stellen wij ons vragen bij bepaalde situaties. Welke weg moet ik nemen? Om hoe laat moet ik
vertrekken? Wie moet ik contacteren? enz. Dat zijn geen onderzoeksvragen. De onderzoeksvraag
gaat gepaard met het feit dat er een kans bestaat dat er geen antwoord is, dat men niet vindt wat
men zoekt, dat de hypothesen niet worden bevestigd.
2.2.4 Begripsgemeenschap op het niveau van de co-creatie
Een co-creatief onderzoeksproject is geen onderzoek in opdracht van een betrokken actor noch een
project voor actieonderzoek. Het gaat om een echt werk van co-onderzoek. Iedereen zal het risico
van de verkenning nemen en iedereen zal de onderzoeksmethode beheersen. Het is dus belangrijk
de tijd te nemen om zijn verwachtingen en de zin daarvan goed te verduidelijken.
Na afloop van deze fase is iedereen klaar om aan boord te gaan op weg naar het avontuur, de
plaatsen waar geëxperimenteerd wordt, zijn duidelijk afgebakend. In dit stadium wordt verwacht dat
het project klaar is om de trossen los te gooien. Er moet dus geen diagnostische fase, geen
literatuuroverzicht, geen mobilisatie, geen zoektocht naar plekken om te experimenteren enz. meer
gebeuren.
Het is duidelijk dat je na afloop van deze fase nog niet weet wat je precies gaat ontdekken. Dat is iets
wat je pas op het einde van de reis weet. Maar je weet welke reis je wil ondernemen en je bent
vertrekkensklaar.
Na afloop van deze fase kan je beslissen om het proces stop te zetten of om financiële steun voor je
expeditie te vragen. Je dient dan een volledig voorstel of ‘Full Proposal’ in.
2.2.5 Design en proces van co-onderzoek
Een participatief proces staat niet noodzakelijkerwijze synoniem voor een kwalitatief proces. Een co-
creatief project is geen project voor collectief nadenken/optreden. Het gaat om een
onderzoeksproject dat de verbeelding, de vrijheid om te experimenteren, het gebruik van de
ongepaste resultaten, tijd en reflexiviteit impliceert. Het moet toelaten om een solide kennis te
produceren die kan worden omgezet in actie, beslissingen, transformaties. Jouw
onderzoeksresultaten moeten op hun juiste waarde worden erkend en niet worden beschouwd als
nog meer ideeën, meningen, hypothesen, eisen. Dat impliceert een ontwerp en een strikte en goed
uitgewerkte methodologie.
Zich engageren in een strikt proces voor de productie van kennis (of het nu gaat om academische,
praktische, experimentele of traditionele kennis) betekent dat er moet omgegaan worden met
9
ongepaste resultaten. We hernemen hier de woorden van Lucie Gélineau1: ongepaste resultaten zijn
‘resultaten die de a priori's, de verdedigde plannen, de hypothesen of de verklaringen weerleggen’.
Wijst de aanwezigheid van ongepaste resultaten op methodologische zwakheden?
Steekproefafwijkingen? Als dat niet het geval is, kunnen die resultaten dan hefbomen worden,
bijvoorbeeld voor nieuwe campagnes van volksontwikkeling, de evaluatie van een missie, de
ontwikkeling van nieuwe partnerships of voor nieuwe verkenningen teneinde die verrassende
gegevens beter te begrijpen? De ongepaste gegevens zijn deuren die opengaan, een wind die
verwarring brengt, de mogelijkheid met een andere blik te kijken, fundamenten aan het wankelen te
brengen en een opdracht te transformeren of te consolideren.’
2.3 Progressieve startfase (Phasing-In)
Indien je aanvraag is aanvaard en de subsidie toegekend, zal Innoviris een eerste progressieve
startfase (Phasing-In) van 18 maanden financieren.
Waarom een progressieve startfase (Phasing-In)? Idealiter vragen wij dat de opzetfase uitmondt in
de hierboven vermelde doelstellingen: het vormen van een begripsgemeenschap rond 3 assen en
een ontwerp van co-onderzoek. Hoe meer een project op dit niveau maturiteit aantoont op het
moment van de indiening van het eindvoorstel, hoe meer kans het maakt om geselecteerd te
worden. Met andere woorden, een project dat die doelstellingen heeft bereikt tijdens de opzetfase
zal altijd beter gerangschikt worden dan een project dat die doelstellingen niet heeft bereikt.
Het is echter volgens de gevallen, de uitdagingen, de betrokken personen moeilijk om die
doelstellingen te bereiken na 6 maanden opzet (wat niet wegneemt dat men het proces al heeft
kunnen beginnen). Daarvan een strikte eis maken zou kunnen leiden tot hetzij het forceren van een
valse situatie van co-onderzoek, hetzij tot het selecteren van projecten waar de gemeenschappen
reeds zeer gestructureerd zijn en het niet toestaan dat er nieuwe gemeenschappen ontstaan die
nochtans nodig zijn ten opzichte van de problematiek. Het forceren van een valse situatie van co-
onderzoek creëert problematische situaties want men vertrekt van eisen waaraan structureel niet
kan worden voldaan door het project. En de bedreiging legt een zware druk op het project dat koste
wat kost probeert ervoor te zorgen dat er wordt geparticipeerd. Het kader van het co-onderzoek
wordt dan contraproductief en dat levert het omgekeerde op van wat men wil.
Het vormen van de begripsgemeenschap gebeurt overigens niet in één keer. Dat is een gradueel en
heterogeen proces. Volgens het profiel van de betrokken actoren engageren zij zich geleidelijk aan
naargelang ze de ‘realiteit’ van het project begrijpen. Sommigen kunnen zich van bij het begin
engageren op basis van een opgevat project waarvan de financiering hypothetisch is. Anderen
moeten het project zien beginnen vorm krijgen. Het is dus niet altijd mogelijk om een duidelijke
grens te trekken tussen de opzet en de start van het co-onderzoek.
Wij dringen er evenwel op aan dat dit op zich geen reden mag vormen om de selectie van een
project te rechtvaardigen dat die doelstellingen tijdens de opzetfase niet zou hebben bereikt. Het zal
aan de jury zijn om te evalueren of de situatie, de aard van het project, de betrokken actoren en de
1 Lucie Gélineau, Émilie Dufour et Micheline Bélisle : Quand recherche-action participative et pratiques AVEC se conjuguent : enjeux de définition et d’équilibre des savoirs1. RECHERCHES QUALITATIVES – Hors Série – numéro 13 – pp. 35-54. LES ENJEUX MÉTHODOLOGIQUES DES RECHERCHES PARTICIPATIVES ISSN 1715-8702 - https://www.researchgate.net/publication/318299564_Quand_recherche-action_participative_et_pratiques_AVEC_se_conjuguent_enjeux_de_definition_et_d'equilibre_des_savoirs_1_Meres_et_monde © 2012 Association pour la recherche qualitative
10
werken gerealiseerd tijdens de opzetfase die doelstellingen inderdaad moeilijk bereikbaar maken
tijdens de 6 maanden opzet en of het potentieel om er te geraken tijdens de progressieve startfase
aangetast is.
Die fase is dus niet langer een opzetfase maar wel degelijk een progressieve startfase van je
verkenningstocht. Het is een fase waarin je effectief start met je project en waarin je de volgende
zaken consolideert:
• de gemeenschap van verkenners rond de 3 hierboven vermelde pijlers
• design en proces van co-onderzoek
2.4 Go/no go
12 maanden na de start van het project moet er een onderzoeksverslag worden ingediend, eventueel
samen met een aanvraag van hernieuwing van maximaal 30 maanden. Het uitgebreide
opvolgingscomité (zie opvolgingsprocedure beschikbaar op onze website) zal hernieuwingsaanvraag
evalueren. Dit impliceert een evaluatie de maturiteit van het project volgens de hierboven nader
bepaalde doelstellingen (gemeenschap van verkenners en design en proces van co-onderzoek). Die
evaluatie zal verlopen volgens de criteria vermeld op de evaluatiefiche, die wordt gebruikt tijdens
opvolgingsprocedure.
Als in dit stadium aan die doelstellingen nog altijd niet voldaan is, betekent dit dat het project niet in
staat is een co-onderzoek te verwezenlijken. Het project zal dan worden gestopt (No go). Op basis
van het advies van het opvolgingscomité zal Innoviris oordelen hoeveel tijd nodig is om het project af
te sluiten teneinde de verworven kennis te formaliseren en te valoriseren. Het project mag dan in
geen geval een termijn van 18 maanden overschrijden.
Als het uitgebreide opvolgingscomité de hernieuwing van het project goedkeurt, zal INNOVIRIS de
financiering van de volgende fase voorstellen (Go voor de fase van co-onderzoek op volle kracht).
2.5 Onderzoek op volle kracht
Als het co-onderzoek in de vorige fase van start is gegaan, kan het nu op volle kracht worden
verdergezet. Tijdens deze fase ontplooi je ten volle het design en het proces van je co-onderzoek. In
deze fase wordt zeker en vast niet meer gesproken over een behoefte om deelnemers te
mobiliseren, wijzigingen van de onderzoeksvragen, experimenteerruimte die nog niet operationeel
is, enz. In dit stadium wordt er geëxperimenteerd, geobserveerd, er worden gegevens verzameld en
geanalyseerd, de hypothesen worden bevestigd of weerlegd, er wordt geantwoord op de deelvragen
die geleidelijk aan het antwoord op de globale vraag gaan vormen. Men begint resultaten te
genereren en te gebruiken.
2.6 Afsluiting en valorisatie
9 maanden vóór het einde van je project (d.w.z. op 29 maanden) zullen wij je vragen om een
afsluitings- en valorisatieplan voor te leggen en te beginnen uitvoeren. Dit plan zal onder andere
beschrijven hoe je
• het onderzoek gaat stopzetten. Er zijn ongetwijfeld nog talrijke vragen om te ontdekken en
talrijke ervaringen om te verwezenlijken. Je zult dat wellicht niet kunnen doen vóór het einde
11
van het project. Bovendien mag men niet vergeten tijd en geld over te houden voor de
terugreis; anders zou je kunnen vast komen te zitten op zee. ;-)
• de verworven kennis gaat formaliseren
o Voor het project. De tijd nemen om te formaliseren wat je hebt ontdekt, geleerd.
Hebben wij de onderzoeksvragen beantwoord? Hebben wij de hypothesen
gevalideerd/weerlegd?
o Voor diegenen die op de kade zijn blijven staan en die nochtans belangrijk zijn voor
de valorisatie van je resultaten.
• Eventueel bepaalde verkende plaatsen en zij die niet deelnemen aan de terugreis naar
behoren, gaat verlaten.
• de geproduceerde kennis/te leveren prestaties gaat formaliseren zodat die mobiliseerbaar
zijn door de betrokken actoren in hun respectieve contexten.
• Actief valoriseren en verspreiden: evenement, ontmoetingsmomenten, implementering, enz.
Een afsluitingsevenement organiseren.
3 Oproep «Project Outline»
De doelstelling van de Project Outline is dat je ons vertelt over je idee en ons in staat stelt na te gaan
of het binnen het takenpakket van Innoviris past en strookt met het kader van de projectoproep voor
Co-creatieve projecten. Het komt er voor iedereen op aan te vermijden dat te veel energie en middelen
worden gemobiliseerd voor het zeker is dat de mogelijkheid bestaat om een completer project te
tonen.
Om iedereen op gelijke voet te behandelen, zal Innoviris geen individueel contact hebben met
projectdragers voor er een ‘project outline’ is ingediend. Vóór die fase komt er over het project dus
geen evaluatie en feedback vanwege Innoviris.
Indien de subsidieaanvraag voor het opzetten van een project en de ‘project outline’ op hetzelfde
moment worden ingediend, zullen enkel de ‘project outlines’ in aanmerking komen voor een
subsidie. De toekenning hiervan hangt immers af van de beslissing van de Ministerraad van het BHG.
3.1 Ontvankelijkheidscriteria voor het opzetten van een project
De Brusseslse entiteiten die een subsidieaanvraag kunnen indienen bij Innoviris voor de opzet van een
project zijn:
• ondernemingen met een maatschappelijke of een exploitatiezetel in het Brussels
Hoofdstedelijk Gewest;
• non-profitorganisaties met een maatschappelijke zetel of een exploitatiezetel in het
Brussels Hoofdstedelijk Gewest;
• onderzoeksinstellingen (universiteiten, hogescholen en collectieve onderzoekscentra)
met een maatschappelijke of een exploitatiezetel in het Brussels Hoofdstedelijk
Gewest;
• de gewestelijke en gemeentelijke ‘administratieve overheden2‘ van het Brussels
Hoofdstedelijk Gewest. Administratieve overheden komen in aanmerking voor een
subsidie van Innoviris in het kader van het Co-Create programma voor zover
2 Voir Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.
12
o de rollen, taken en betrokkenheden van de administratieve overheid goed passen
in het kader van een co-creatief project. Dit impliceert met name dat de
administratieve overheid optreedt als co-onderzoeker en deelneemt aan het hele
co-onderzoeksproces. Zij handelt dus niet als dienstverlener om een
experimentatie toe te laten noch als opdrachtgever van werken, leveringen of
diensten. De financiering van Innoviris is bedoeld om ondersteuning te bieden bij
de uitdagingen en het risico van verkenning, van experimentatie en van
disruptieve innovatie. Het project moet dus voor de administratieve overheid
dergelijke uitdagingen bieden. De administratieve overheid op zich moet in staat
zijn om het risico van de verkenning te nemen en te experimenteren met pistes
en hypothesen die buiten het operationele kader van haar normale
functie/situatie vallen. De rol, taken en betrokkenheden van de administratieve
overheid in het project onderscheiden zich dus duidelijk van hun ‘core business’
activiteiten;
o de rollen, taken en betrokkenheid die de administratieve overheid wenst te
realiseren in het kader van het project, niet al worden gefinancierd door hun
dotaties (en andere financieringsbronnen). De administratieve overheden moeten
het bewijs leveren van de afwezigheid van dubbele financiering met betrekking
tot hun opdrachten en dotaties (en andere financieringsbronnen).
Zelfstandigen die niet verbonden zijn aan één van bovenstaande juridische entiteiten, kunnen geen
aanvraag indienen. Ze kunnen echter wel als onderaannemer deelnemen aan een project.
Niet-Brusselse entiteiten of entiteiten die niet aan één van de bovenstaande categorieën
beantwoorden, kunnen als partner aan het project deelnemen, maar kunnen geen subsidie krijgen van
het Gewest.
Het project kan gedragen worden door een Brusselse entiteit (geïsoleerde entiteit) of door een
consortium van Brusselse entiteiten.
In het geval van een consortium, moet een coördinator worden aangesteld. De coördinator is de
belangrijkste contactpersoon en is verantwoordelijk voor de interne coördinatie van het project.
3.2 Subsidie voor de opzet
De toepassing van het principe van co-creatie vereist dat alle actoren betrokken zijn bij de
conceptualisering van het project. Dit betekent dat de betrokken personen voorafgaand moeten
gemobiliseerd en betrokken worden.
Wij wensen dat de projecten werkelijk worden gedragen door de actoren op het terrein. Indien die
actoren niet over de nodige middelen of infrastructuur beschikken om dit werk op te nemen vóór enige
financiering, kan er samen met een ‘project outline’ ook een subsidieaanvraag ingediend worden voor
een maximaal bedrag van 25.000 euro voor een latere opzet van het project.
De subsidie die wordt toegekend bij de opzet van een co-creatief project moet de betrokken burgers
in staat stellen om zich van bij het begin te engageren in het project en om de hulp in te schakelen van
externe experts inzake co-creatie. Het budget moet dan ook de rangorde van de prioriteiten in de
hieronder te bepalen posten volgen.
13
1. De kosten verbonden aan het betrekken van personen en burgers die rechtstreeks
met het project te maken hebben (vergoeding van actoren in onderaanneming,
terugbetalingen, vervoerbewijzen, enz.)
2. De vergoeding van externe consultants/deskundigen/lesgevers, vooral over de co-
onderzoeksaspecten of de aspecten die te maken hebben met de relevantie van het
project.
3. Het organiseren van seminaries, ateliers en workshops om de onderzoeksopzet af te
bakenen, te organiseren en op te zetten en om met de betrokken mensen samen te
werken om het project uit te tekenen. In het budget moeten dus eerst de kosten voor
de organisatie van deze workshops worden opgenomen.
4. Vervolgens kan alleen het loon van bepaalde vaste werknemers van verenigingen die
een rechtstreekse band met de burgers hebben in aanmerking komen
5. Ten slotte kan het loon van academische onderzoekers in aanmerking komen.
Zo mag het budget voor het uitwerken van een project niet nagenoeg uitsluitend worden benut voor
het vergoeden van onderzoekers of deskundigen die reeds binnen organisaties beschikbaar zijn en
erdoor vergoed worden. Deze kosten mogen slechts in overweging worden genomen indien er binnen
de toegestane maximumenveloppe van 25.000 euro nog budget overblijft, nadat de financiering van
de als prioritair beschouwde kosten gewaarborgd is.
Het maximumbudget bedraagt 25.000 euro per consortium en per project.
3.2.1 Onderzoeksinstellingen
Het financiële tegemoetkomingspercentage van het Gewest bedraagt 100%.
3.2.2 Ondernemingen,
Het financieringspercentage van het Gewest bedraagt 100%. Dit percentage van 100% wordt
toegekend in het kader van de ‘de-minimisregel‘. Ondernemingen zijn dus verplicht om een
verklaring in te vullen (beschikbaar op onze website) met betrekking tot de de-minimissteun waarin
ze bewijzen dat de totale de-minimissteun die ze hebben gekregen het maximum bedrag van
200.000 euro voor een periode van 3 boekjaren niet overschrijdt (zie Verordening (EU) 1407/2013
van de Commissie van 18 december 2013 betreffende de toepassing van artikel 107 en 108 van het
Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de de-minimissteun).
3.2.3 Verenigingen zonder winstoogmerk
Het financieringspercentage van het Gewest bedraagt 100%. Dit percentage van 100% wordt
toegekend in het kader van de ‘de-minimisregel‘. Verenigingen zijn dus verplicht om een verklaring in
te vullen (beschikbaar op onze website) met betrekking tot de de-minimissteun waarin ze bewijzen
dat de totale de-minimissteun die ze hebben gekregen het maximum bedrag van 200.000 euro voor
een periode van 3 boekjaren niet overschrijdt (zie Verordening (EU) 1407/2013 van de Commissie
van 18 december 2013 betreffende de toepassing van artikel 107 en 108 van het Verdrag
betreffende de werking van de Europese Unie op de de-minimissteun).
OPGELET: dit percentage is enkel van toepassing in het kader van steun bij de opzet van het
project. Voor de eindprojecten zijn andere voorwaarden (en eventueel andere percentages) van
toepassing.
14
3.2.4 De gewestelijke en gemeentelijke ‘administratieve overheden’ van het
Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
De percentages worden beschreven in het document ‘steun aan overheidsinstanties in het kader van
een Co-create programma’ dat beschikbaar is op onze website. Onderstaande tabel geeft een kort
overzicht van de toepasselijke percentages
Aard van de activiteit van de administratieve overheid die betrokken is bij het project
Financieringspercentage
De activiteit van de administratieve overheid wordt niet beschouwd als een economische activiteit
100%
De activiteit van de administratieve overheid wordt beschouwd als een economische activiteit. Maar ze is niet los te koppelen van haar prerogatieven van openbaar gezag.
100%
De activiteit van de administratieve overheid wordt beschouwd als een economische activiteit die kan worden losgekoppeld van haar prerogatieven van openbaar gezag.
Onderzoek
Kleine
administratieve
overheid 70%
Middelgrote
administratieve
overheid 60%
Grote
administratieve
overheid 50%
Het financieringspercentage kan met 15% worden verhoogd tot maximum 80% als de administratieve overheid in het kader van het project effectief samenwerkt met één (of meerdere) andere(e) onderzoeksinstelling(en), non-profitorganisaties of ondernemingen voor de uitvoering van het project
3.3 Indienen van de ‘project outlines’
Je kan een projectvoorstel en een subsidieaanvraag indienen voor het opzetten van een project, door
de rubriek ‘subsidieaanvraag voor het opzetten van een project’ in te vullen van het formulier
waarmee je je ‘Project Outline’ indient.
De aanvragen moeten worden ingediend door een geïsoleerde entiteit of door de coördinator en dit
ten laatste op 22 mei 2020, om 12.00 uur bij Innoviris via het aanvraagformulier dat beschikbaar is op
de website www.innoviris.brussels (rubriek toolbox op de pagina van de actie).
15
• Een papieren exemplaar moet naar volgend adres worden opgestuurd: Innoviris,
Charleroisesteenweg 110, 1060 Brussel.
• Een elektronisch exemplaar moet worden verstuurd naar : [email protected] met
in cc [email protected] . Project outlines die na deze datum worden ingediend
komen niet in aanmerking.
3.4 Evaluatie en selectie van de ‘Project outlines’
Innoviris evalueert de projecten en staat in voor de analyse van de ontvankelijkheid van de project
outlines. Daarbij wordt rekening gehouden met volgende factoren:
1. het respecteren van de deadline;
2. de volledigheid van het formulier;
3. de aanwezigheid van alle bijlagen;
4. de overeenkomst tussen het project en de oproep;
5. de toelaatbaarheid van de deelnemende entiteiten;
6. de financiële situatie van de entiteiten, hoe ze voldoen aan hun wettelijke verplichtingen en
hoe ze bij een vorige samenwerking met Innoviris de richtlijnen hebben gevolgd. NB:
ondernemingen met een niveau van eigen fondsen lager dan 50% van het kapitaal van de
onderneming komen niet in aanmerking;
7. het respecteren van de specifieke voorschriften van de oproep.
De ontvankelijke project outlines worden nadien geëvalueerd door een evaluatiecomité dat bestaat
uit wetenschappelijke adviseurs van Innoviris. Indien nodig kan Innoviris voor de evaluatie beroep
doen op externe deskundigen. De evaluatie zal worden uitgevoerd op basis van het ingediende
document en op basis van volgende criteria:
1. mogelijke impact op het Gewest;
2. doelstelling van de pijler stedelijke veerkracht;
3. Is er sprake van co-onderzoek?;
4. Uitdagingen op vlak van verkenning: positionering ten opzichte van the state of the art,
uitdagingen voor de experimenten, graad van verkenning, onderzoeksuitdagingen;
5. coherentie en complementariteit van de verschillende projecten.
Enkel voor de geselecteerde ‘project outlines’ kan een finaal voorstel ingediend worden en, indien van
toepassing, een subsidie krijgen voor het opzetten van een project.
4 ‘Full proposal’ indienen
In een ‘full proposal’ presenteer je de volledige verkennende expeditie die je voor ogen hebt. Het geeft
de betreffende veerkrachtproblematiek, de beoogde vernieuwingen, het verkennersteam en het te
bouwen verkennende instrumentarium weer, alsook de beoogde verkenningen, experimenten (zie
document ‘Presentatie van het financieringsprogramma’).
Opmerking: in dit stadium worden het einddoel van je verkenning, de doelstellingen, de koers duidelijk
bepaald. De route daarentegen is slechts een projectie op basis van je huidige kennis en van wat je
bedenkt. Afhankelijk van wat je gaat ontdekken en van de reisomstandigheden, kunnen de ervaringen
en routes die je wenst te verkennen uiteraard wijzigen. Belangrijk is dat je de koers aanhoudt en van
bij het begin een idee hebt van het parcours.
16
In het stadium van de ‘full proposal’ wordt bijgevolg gevraagd
• een duidelijke koers te hebben bepaald die zal worden aangehouden;
• routes, ervaringen voor te stellen die je hebt bedacht en in dit stadium wenst te verkennen.
Die kunnen in de loop van de reis natuurlijk evolueren.
Innoviris kan daarentegen geen toekenning van een subsidie adviseren voor een project waarbij men
zegt: ‘we laten het schip te water en zien dan wel waar de wind ons brengen zal’.
4.1 Toelatingscriteria
De Brusselse entiteiten die bij Innoviris een aanvraag kunnen indienen voor deze projectoproep, zijn :
• Ondernemingen met een maatschappelijke of een exploitatiezetel in het Brussels
Hoofdstedelijk Gewest.
• Non-profitorganisaties met een maatschappelijke zetel of een exploitatiezetel in het
Brussels Hoofdstedelijk Gewest; Non-profit organisaties komen in aanmerking voor
een subsidie van Innoviris in het kader van het Co-Create programma voor zover
o de rollen, taken en betrokkenheden van de vzw goed passen in het kader van een co-
creatief project. Dit impliceert met name dat de vzw optreedt als co-onderzoeker en
deelneemt aan het hele co-onderzoeksproces. Zij treedt dus niet op als dienstverlener
of consultant. De financiering van Innoviris is bedoeld om ondersteuning te bieden bij
de uitdagingen en het risico van verkenning, van experimenteren en van disruptieve
innovatie. Het project moet dus voor de vzw dergelijke uitdagingen bieden. De vzw op
zich moet in staat zijn om het risico van de verkenning te nemen en te experimenteren
met pistes en hypothesen die buiten het operationele kader van haar normale
functie/situatie vallen. De rol, taken en betrokkenheden van de vzw in het project
onderscheiden zich dus duidelijk van hun ‘core business’ activiteiten;
o de rollen, taken en betrokkenheid die de vzw wenst te realiseren in het kader van het
project niet al worden gefinancierd door hun dotaties (en andere
financieringsbronnen). De vzw's moeten het bewijs leveren van de afwezigheid van
dubbele financiering met betrekking tot hun opdrachten en dotaties (en andere
financieringsbronnen).
• Onderzoeksinstellingen (universiteiten, hogescholen en collectieve onderzoekscentra)
met een maatschappelijke of exploitatiezetel in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
• De gewestelijke en gemeentelijke ‘administratieve overheden3‘ van het Brussels
Hoofdstedelijk Gewest. Administratieve overheden komen in aanmerking voor een
subsidie van Innoviris in het kader van het Co-Create programma voor zover
o de rollen, taken en betrokkenheden van de administratieve overheid goed passen in
het kader van een co-creatief project. Dit impliceert met name dat de administratieve
overheid optreedt als co-onderzoeker en deelneemt aan het hele co-
onderzoeksproces. Zij handelt dus niet als dienstverlener om een experimentatie toe
te laten noch als opdrachtgever van werken, leveringen of diensten. De financiering
van Innoviris is bedoeld om ondersteuning te bieden bij de uitdagingen en het risico
van verkenning, van experimentatie en van disruptieve innovatie. Het project moet
dus voor de administratieve overheid dergelijke uitdagingen bieden. De
administratieve overheid op zich moet in staat zijn om het risico van de verkenning te
3 Voir Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.
17
nemen en te experimenteren met pistes en hypothesen die buiten het operationele
kader van haar normale functie/situatie vallen. De rol, taken en betrokkenheden van
de administratieve overheid in het project onderscheiden zich dus duidelijk van hun
‘core business’ activiteiten;
o de rollen, taken en betrokkenheid die de administratieve overheid wenst te realiseren
in het kader van het project worden niet al gefinancierd door hun dotaties (en andere
financieringsbronnen). De administratieve overheden moeten het bewijs leveren van
de afwezigheid van dubbele financiering met betrekking tot hun opdrachten en
dotaties (en andere financieringsbronnen).
Zelfstandigen die niet verbonden zijn aan één van bovenstaande juridische entiteiten, kunnen geen
aanvraag indienen. Ze kunnen echter wel als onderaannemer deelnemen aan een project.
Niet-Brusselse entiteiten of entiteiten die niet aan één van de bovenstaande categorieën
beantwoorden, kunnen als partner aan het project deelnemen, maar kunnen geen subsidie krijgen
van het Gewest.
Het project kan gedragen worden door een Brusselse entiteit (geïsoleerde entiteit) of door een
consortium van Brusselse entiteiten.
In het geval van een consortium, moet een coördinator worden aangesteld. De coördinator is de
belangrijkste contactpersoon en is verantwoordelijk voor de interne coördinatie van het project.
4.2 Indienen van de finale voorstellen
Voor projecten met een onderzoeksinstelling als partner:
• De documenten moeten twee weken voor de deadline van Innoviris door de geïsoleerde
entiteit of door de coördinator worden ingediend bij de interface (TTO/TTI of gelijkaardig) van
de onderzoeksinstelling via het aanvraagformulier beschikbaar op de website
www.innoviris.brussels (rubriek ‘toolbox’ op de pagina van het programma). De interfaces
(TTO/TTI) moeten vervolgens de documenten indienen bij Innoviris voor 31/01/2021 om 12.00
uur.
• Eén recto-verso papieren exemplaar moet verstuurd worden naar volgend adres: Innoviris,
Charleroisesteenweg 110, 1060 Brussel.
• Eén elektronische versie naar: [email protected] met
[email protected] in cc.
• De projecten die na deze datum worden ingediend, komen niet in aanmerking.
Voor projecten zonder onderzoeksinstelling als partner:
• De aanvragen moeten worden ingediend door de geïsoleerde entiteit of door de coördinator
van het project bij Innoviris voor 29/01/2021 om 12.00 uur via het aanvraagformulier beschikbaar op
de website www.innoviris.brussels (rubriek toolbox op de pagina van het programma).
• Eén recto-verso papieren exemplaar moet verstuurd worden naar volgend adres: Innoviris,
Charleroisesteenweg 110, 1060 Brussel.
18
• Eén elektronische versie naar: [email protected] met
[email protected] in cc.
De projecten die na deze datum worden ingediend, komen niet in aanmerking.
4.3 Evaluatie van de finale voorstellen
Na ontvangst van je dossier, stuurt Innoviris een ontvangstbewijs en analyseert het instituut de
ontvankelijkheid van je aanvraag. Daarbij wordt rekening gehouden met:
1. respecteren van de deadline;
2. de toelaatbaarheid van de deelnemende entiteiten;
3. de volledigheid van het formulier;
4. de aanwezigheid van alle bijlagen;
5. de overeenkomst tussen het project en de oproep;
6. de criteria die eerder al werden aangehaald tijdens de selectie van de project outlines;
7. de financiële capaciteit van de entiteiten, hun wettelijke verplichtingen en hun gedrag bij
voorgaande aanvragen. NB: Ondernemingen met een niveau van eigen fondsen lager dan 50%
van het kapitaal van de onderneming komen niet in aanmerking;
8. respecteren van specifieke voorschriften van de oproep;
9. identificatie van alle partners
Na de bevestiging over de ontvankelijkheid van het dossier, zal een wetenschappelijk adviseur van
Innoviris het project analyseren en evalueren. Tijdens deze analyse kan er een ontmoeting worden
georganiseerd tussen de wetenschappelijk adviseur en de aanvrager van de subsidie. Er kunnen ook
bijkomende informatie of bijkomende documenten gevraagd worden.
De finale evaluatie wordt uitgevoerd door een jury van experten en wordt georganiseerd door
Innoviris. Deze jury zal bestaan uit adviseurs van Innoviris en personen, gekozen door Innoviris, met
competenties met betrekking tot de drie pijlers (participatief onderzoek, sociale innovatie, stedelijke
veerkracht). De juryleden komen niet alleen uit de academische wereld. Tijdens deze jury krijgt/krijgen
de aanvrager(s) de kans zijn/haar project mondeling te verdedigen.
De jury stelt een advies op dat zal worden ingediend bij Innoviris. Op basis van dit advies en de analyse
van de wetenschappelijke adviseurs van Innoviris, zal een finale selectie worden uitgevoerd.
Ook zal de jury tijdens de evaluatie rekening houden met de evaluatiefiche, hier te vinden in bijlage.
19
4.4 Selectie van de finale voorstellen
Op basis van het algemeen advies van de jury en van de analyse van Innoviris, zal een selectie worden gemaakt. Deze selectie zal worden voorgelegd aan de Inspectie van Financiën en aan Staatssecretaris Barbara Trachte, bevoegd voor Economische Transitie en Wetenschappelijk Onderzoek.
4.5 Duur van het project
Een co-creatief project heeft een maximale duur van 4 jaar.
De full proposal wordt gefinancierd voor een eerste periode van 18 maanden.
Na 12 maanden kan een aanvraag tot hernieuwing voor een tweede periode van 30 maanden worden
ingediend.
4.6 Subsidie voor het volledige project
De subsidie komt overeen met een percentage van het budget van elke partner. Dit percentage hangt
af van de aard van de begunstigde organisatie.
4.6.1 Onderzoeksinstellingen
De tegemoetkoming is vastgelegd op 100% van het budget voor elke partner.
4.6.2 Ondernemingen
De tegemoetkoming van het Gewest, in regel met de Europese wetgeving, wordt uitgedrukt in een
percentage van het budget van elke partner die nodig is voor de uitvoering van het project. Het bedrag
wordt bepaald op basis van de soort en de grootte van de entiteit. Onderstaande tabel vat de
verschillende soorten tegemoetkoming voor deze oproep samen.
Toegepast onderzoek
Zeer kleine/kleine onderneming 70 %
Middelgrote onderneming 60%
Grote onderneming 50%
Als de aanvrager een onderneming is die effectief samenwerkt met één (of meerdere)
onderzoeksinstelling(en), non-profitorganisaties of ondernemingen voor de uitvoering van het project,
kan het tegemoetkomingspercentage verhoogd worden met 15% tot maximum 80%.
Effectieve samenwerking is een partnership waarbij de stakeholders:
• samen deelnemen aan de conceptualisering van het project
• samen bijdragen tot het opzetten van het project
• de risico’s en de resultaten delen
Onderaanneming wordt niet beschouwd als effectieve samenwerking en leidt bijgevolg niet tot een
verhoging van de tegemoetkoming.
20
De entiteit moet aantonen dat ze in staat is om een eigen deel van het project te financieren via andere
middelen dan publieke fondsen. Dit eigen aandeel moet bewezen worden via verschillende
documenten (balans, bankuittreksel, kapitaal, banklening enz.).
4.6.3 Vereniging zonder winstoogmerk (vzw)
De toepasselijke subsidiepercentages worden beschreven in het document ‘financiering van
verenigingen zonder winstoogmerk in het kader van een Co-create project’ dat beschikbaar is op onze
website. Onderstaande tabel geeft een kort overzicht van de toepasselijke percentages.
Aard van de activiteit van de vzw die een impact ondervindt van het project
Financieringsgraad
De activiteit van de vzw wordt niet beschouwd als een economische activiteit
100%
De activiteit van de vzw wordt beschouwd als een economische activiteit
Onderzoek
Kleine vzw 70%
Middelgrote
vzw 60%
Grote vzw 50%
Het financieringspercentage kan met 15% worden verhoogd tot maximum 80% als de vzw in het kader van het project effectief samenwerkt met één (of meerdere) andere(e) onderzoeksinstelling(en), non-profitorganisaties of ondernemingen voor de uitvoering van het project
Voor een tegemoetkoming lager dan 100% is het noodzakelijk dat de entiteit aantoont dat ze in staat
is om een eigen deel van het project te financieren via andere middelen dan publieke fondsen. Dit
eigen aandeel moet bewezen worden via verschillende documenten (balans, bankuittreksel, kapitaal,
banklening enz.).
4.6.4 De gewestelijke en gemeentelijke ‘administratieve overheden’ van het Brussels
Hoofdstedelijk Gewest
Onderstaande tabel geeft een kort overzicht van het kader van financiering voor administratieve
overheden in het geval van een co-creatief project. De gedetailleerde toelichtingen bevinden zich in
het document ‘financiering van overheidsinstanties in het kader van een Co-create project’ dat
beschikbaar is op onze website.
Aard van de activiteit van de administratieve overheid die een impact ondervindt van het project
Financieringsgraad
De activiteit van de administratieve overheid wordt niet beschouwd als een economische activiteit
100%
21
De activiteit van de administratieve overheid wordt beschouwd als een economische activiteit. Maar ze is niet los te koppelen van haar prerogatieven van openbaar gezag.
100%
De activiteit van de administratieve overheid wordt beschouwd als een economische activiteit die kan worden losgekoppeld van haar prerogatieven van openbaar gezag.
Onderzoek
Kleine
administratieve
overheid 70%
Middelgrote
administratieve
overheid 60%
Grote
administratieve
overheid 50%
Het financieringspercentage kan met 15% worden verhoogd tot maximum 80% als de administratieve overheid in het kader van het project effectief samenwerkt met één (of meerdere) andere(e) onderzoeksinstelling(en), non-profitorganisaties of ondernemingen voor de uitvoering van het project
Voor een tegemoetkoming lager dan 100% is het noodzakelijk dat de entiteit aantoont dat ze in staat
is om een eigen deel van het project te financieren via andere middelen dan publieke fondsen. Dit
eigen aandeel kan bewezen worden via verschillende documenten (balans, bankuittreksel, kapitaal,
banklening, enz.).
4.7 Budgetten
Het eerste waaraan je moet denken is dat je overheidsgeld vraagt. Het is dus aan de
belastingplichtigen, aan de burgers dat je een financiële steun vraagt om je project te verwezenlijken.
Overeenkomstig met wat hierboven is vermeld, is de financiering in de eerste plaats bedoeld voor
het ondersteunen van het risico van het onderzoek en van de verkenning. De betrokken personen
moeten dus ondersteund worden zodat de middelen hebben om grensverleggend onderzoek te
voeren.
Als één van de betrokken actoren geen entiteit is die in aanmerking komt voor een rechtstreekse
subsidie, kunt je altijd contact opnemen met Innoviris om een voorstel te doen.
Op het vlak van personeelskosten moet het budget de co-onderzoekers vergoeden. Dat kan op
verschillende manieren gebeuren
o toewijzing van een werknemer die al aanwezig is in de organisatie;
o rekrutering binnen de organisatie;
o indienstneming binnen de organisatie onder het statuut van zelfstandige;
22
o indienstneming binnen de organisatie onder het statuut van zelfstandige via een
werkgelegenheidscoöperatie;
o vrijwilligersvergoedingen worden opgenomen in de personeelskosten.
Als je geen rechtstreeks betrokken actor bent, maar je voelt je wel onrechtstreeks betrokken en
denkt dat je een belangrijke rol kunt spelen als co-onderzoeker, dan kan je eveneens rechtstreeks
een subsidie aanvragen als partner. We zullen echter letten op het evenwicht tussen je budget en
het budget dat bedoeld is voor de betrokken actoren. Dit vormt geen ontvankelijkheidscriterium,
maar zal deel uitmaken van de evaluatie. De verhouding tussen de budgetten van de betrokken
actoren en het budget van de onrechtstreeks betrokken actoren zou niet lager mogen zijn dan 30%
Er kan een functie van coördinator en beheerder van partnership voor het hele project worden
toegevoegd. Die functie lijkt ons belangrijk maar mag toch niet overschat worden. Het
toewijzingspercentage van deze functie dient geëvalueerd te worden in functie van de aard en de
omvang van het consortium. 1 voltijdse equivalent wordt echter beschouwd als een maximum.
De exploitatiekosten, d.w.z. werkingskosten, moeten de kosten opnemen die nodig zijn voor het
verwezenlijken van het onderzoeksproject. Men moet opletten dat die kosten wel degelijk verband
houden met de onderzoeksopzet en het verwezenlijken van experimenten. Ze mogen ook niet worden
gebruikt om aan de creatieve verplichting te voldoen. Nagaan dat de beoogde aankoop geen
vertekening veroorzaakt in het experiment. Het experiment zou immers enkel kunnen werken omdat
de kosten worden gedekt door de subsidie. Maar in normale tijden zonder de subsidie zou het
experiment niet hebben gewerkt. Bijvoorbeeld: ik wens een informaticaplatform te ontwikkelen voor
samenwerking tussen burgerinitiatieven. Maar opdat dit platform zou werken moet ieder
burgerinitiatief zich uitrusten met een software waarvoor het in normale tijden niet de middelen heeft
om het aan te kopen. De aankoop van de software kan niet worden gedekt door de subsidie. Dat zou
de reële context van die initiatieven scheeftrekken. Dat is een verplichting die erom vraagt na te
denken over een andere oplossing voor het platform, een oplossing die is aangepast aan de weinige
middelen waarover die burgerinitiatieven beschikken.
We worden momenteel in de Co-creatie actie geconfronteerd met een probleem: de middelen van
bepaalde partners zijn immers veel te versnipperd. Ofwel worden ze binnen eenzelfde partner
verdeeld over veel te veel verschillende personen ofwel zijn er te weinig middelen om genoeg
betrokken te zijn bij een co-onderzoek. Dit leidt tot situaties die de verantwoordelijkheid uithollen,
die zorgen voor een te geringe betrokkenheid of integendeel waardoor de betrokken personen niet
de erkenning krijgen die ze verdienen (100% toewijzing, dat is 1 voltijds equivalent en dat komt
overeen met 5 dagen/week a rato van max. 8u/dag). Of het leidt tot verwarring tussen de
betrokkenheid van de personen bij het onderzoeksproject en bij hun andere activiteiten. Dit element
zal dus in aanmerking worden genomen bij de evaluatie van het project
Onrechtstreeks
betrokken
actor 1
Onrechtstreeks
betrokken
actor 2
€ 200.000 € 200.000
Rechtstreeks
betrokken
actor 1 € 100.000,00 50% 50%
Rechtstreeks
betrokken
actor 2 € 100.000,00 50% 50%
Onrechtstreeks
betrokken
actor 1
Onrechtstreeks
betrokken
actor 2
€ 200.000 € 100.000
Rechtstreeks
betrokken
actor 1 € 50.000 25% 50%
Rechtstreeks
betrokken
actor 2 € 100.000 50% 100%
23
Als de personen die vergoed zullen worden door de subsidie reeds geïdentificeerd zijn en als zij niet
100% bezig zijn met het project, dan vragen wij om de professionele situatie te beschrijven die de rest
van hun voltijdse bezigheid uitmaakt (voorbeelden: werknemer aan x% in die organisatie, activiteit als
zelfstandige aan x%, werkzoekende, enz.).
Tot slot nemen wij het creëren van een gemeenschap van projecten en praktijken rond de Co-creatie
actie en het verzekeren van transversaliteit tussen hen, zeer ter harte. Dit impliceert de deelname aan
transversale activiteiten die door Innoviris of een daartoe belaste externe actor worden georganiseerd.
Die activiteiten kunnen bijvoorbeeld zijn: deelname aan opvolgingscomités van andere co-creatieve
projecten, aan gemeenschappelijke opleidingen, aan brainstormsessies van Intervision, aan thematische
werkgroepen rond stedelijke veerkracht of participatief onderzoek, aan een symposium, aan
getuigenissen enz. Voorzie deze betrokkenheid.
Elk finaal voorstel moet een budget voor elke partner bevatten. De toegestane kosten zijn in detail
terug te vinden in bijlage 3.
4.8 Intellectueel eigendomsrecht
De intellectuele eigendomsrechten behoren toe aan de partners van het project. Er moet een
duidelijke overeenkomst van het consortium worden opgesteld volgens de principes van het co-
creatief proces, waarbij een verschil wordt gemaakt tussen het intellectueel eigendomsrecht vóór het
living lab en het intellectueel eigendomsrecht dat zal worden verworven in het kader van het project.
Deze overeenkomst moet bij de subsidieaanvraag worden toegevoegd. Alle belemmeringen voor het
gebruik van de reeds verworven kennis moeten duidelijk worden geïdentificeerd.
4.9 Opvolging van het project en uitbetaling van de subsidie
De partners zijn verantwoordelijk voor de goede uitvoering van de actie.
Volgende documenten zijn noodzakelijk opdat het project goed van start kan gaan.
• de overeenkomst, ondertekend door de partners en Innoviris;
• de overeenkomst van het consortium tussen de betrokken partners; deze overeenkomst moet
worden opgesteld tussen de partners van het consortium en goedgekeurd door
Innoviris.
De toegekende subsidie wordt uitbetaald in schijven. Het bedrag van elke schrijf wordt uitgedrukt in
een percentage van de totale toegekende steun. De uitbetaling gebeurt op regelmatige basis tijdens
de duur van het project.
De eerste schijf wordt uitbetaald bij het ondertekenen van de overeenkomsten, om een
bedrijfskapitaal te kunnen vormen. Het bedrag van deze schijf zal worden vastgelegd volgens de duur
en de initiële behoeften van het project.
De bedragen en de uitbetalingsschijven worden opgenomen in de overeenkomst en vastgelegd
volgens de duur van het project.
Elke uitbetaling wordt pas uitgevoerd nadat er een schuldvordering is ingediend bij Innoviris.
Bovendien zal Innoviris op regelmatige basis wetenschappelijke en financiële controles uitoefenen om
het goede verloop van het project te verzekeren.
24
Per semester moet er een activiteitenverslag ingediend worden bij Innoviris. Dit verslag stelt onder andere de acties, eventuele moeilijkheden, de verworven
resultaten, de vorderingen en de valorisatie van de resultaten voor. Dit verslag zal worden voorgelegd aan een opvolgingscomité.
Op onze website vind je de beschrijving van de hele opvolgingsprocedure in het document (Opvolging co-creatief project).
5 Informatie en contacten
Meer informatie kan je verkrijgen bij Innoviris: Xavier Hulhoven
[email protected] of +32 2 600 50 68
6 Bijlage 1 : Kalender van de projectoproep
20/01/2020
Indiening « project outlines »
22/05/2020
Evaluatie en selectie van de
« project outline »
29/01/2021 01/09/2020
Opzetten van de projecten
01/07/2021
Eind- beslissing*
Start project Beslissing over toekenning
subsidie voor opzetten project*
Evaluatiejury van de « full
proposals »
Van 01/07 tot 01/10/2021
Indie-ning « full propo-sals »
Lance-ring project- oproep
*Deze fases hangen af van een proces waar Innoviris geen controle over heeft. De termijnen staan er dus enkel ter informatie.
25
7 Bijlage 2 : Overzicht selecties vorige projectoproepen
8 Bijlage 3 : Evaluatiefiche van de finale voorstellen
De beoordeling door de jury gebeurt per categorie, en er wordt een puntenaantal toegewezen aan elk
subcriterium (4 = zeer goed, 3 = goed, 2 = zwak, 1 = onvoldoende).
De vragen worden vermeld ter indicatie, om te tonen welke reflecties samenhangen met welke
criteria.
Kwaliteit van de doelstelling
Het project behandelt een duidelijke, goed geïdentificeerde, in context geplaatste
veerkrachtproblematiek.
Werd er rekening gehouden met de aanbevelingen die eventueel werden gegeven tijdens de selectiefase
van de ‘project outlines’?
Innoverend karakter
Is het doel van het project om een nieuw perspectief te verkennen of om een reeds bestaand systeem te
reguleren? Met andere woorden, gaat het project verder dan de huidige afgrenzingen of blijft het binnen
de muren van het bestaande systeem?
Is het project innoverend in de zin dat het de implementering beoogt van nieuwe producten, diensten of
praktijken die breken met standaardpraktijken uit een bepaald milieu (buitengewoon karakter van de
oplossing)?
Onderzoeksuitdagingen
Stelt het project een onderzoeksproblematiek voor?
Editie
Aantal
ingediende
project outlines
Aantal
geselecteerde
project outlines
Percentage
succesvolle
projecten
Aantal
geselecteerde
Full proposals
Percentage
succesvolle
projecten Budget
1 26 10 38% 6 60% € 4.593.345
2 51 17 33% 10 59% € 7.201.406
3 41 12 29% 7 58% € 3.396.131
4 37 11 30% 3 27% € 2.947.634
5 51 9 18% 4 44% € 3.000.000
De evaluaties zijn nog bezig. De schattingen zijn
gebaseerd op de budgetten en het
selectiepercentage van de vorige edities.
26
Is het gebrek aan beschikbare antwoorden/kennis ten opzichte van de behandelde problematiek
bewezen en rechtvaardigt dat een verkennend onderzoek? Standpunt ten opzichte van de state of the
art.
Kwaliteit van de co-onderzoekstool
Is co-creatie relevant voor het project?
Aanwezigheid van voorwaarden
• Een gedeeld bewustzijn van de problematiek/doelstelling (begripsgemeenschap rond de problematiek)
• Een gedeeld bewustzijn rond de onderzoeksvragen (begripsgemeenschap rond onderzoek)
• Iedereen wordt beschouwd als houder en producent van kennis.
• Geen enkele deelnemer staat alleen (aanwezigheid van lotgenoten en bekende plaatsen)
• Een gedeelde kennis van de onderzoeksdynamiek.
Stelt het project één of meerdere co-onderzoeksmethoden voor die operationeel zijn en verankerd in de
realiteit?
Stelt het project voorstellen voor experimenten voor die betrekking hebben op de beoogde
veerkrachtproblematiek en de geformuleerde onderzoeksvragen? Welke experimenten gaan we op die
plaatsen doen? Waarom kiezen voor die experimenten? Hoe onderzoeken die experimenten veerkracht?
Het team
Kunnen de teamleden het risico van de verkenning nemen, namelijk dat ze zich op onbekend terrein
begeven en experimenteren met zaken waarmee ze dat normaal niet zouden durven, in het kader van
hun gewone functie/situatie? Hebben ze zich ervan verzekerd dat ze de vrijheid en de mogelijkheid
hebben om op ontdekking te gaan in het kader van het project?
Zijn het wel degelijk de mensen die direct betrokken zijn bij het probleem en die het risico van
innovatie/verandering/transformatie moeten nemen die het project beheersen en leiden?
Dekt de expertise van het team het hele gamma van de disciplines en de competenties die nodig zijn om
de doelstelling te behalen, met inbegrip van de managementvaardigheden om de partnerschappen te
beheren?
Wordt het partnerschap gekenmerkt door verschillende machtsvormen, of zelfs door asymmetrieën,
afhankelijk van de respectievelijke legitimiteit van de betrokken actoren zonder daarbij hun
respectievelijke historieken te vergeten? Indien ja, zijn die verhoudingen dan expliciet geformuleerd en
begrijpen alle partners ze?
Haalbaarheid en implementeringsprogramma
27
Is het programma uit te voeren/aan te wenden in de huidige context?
Is het programma in overeenstemming met de aangevraagde middelen en duur?
Coherentie en evenwicht van de budgetten
Impact en valorisatie
Is de verwachte impact voor het Gewest gekend?
Zijn de actoren die betrokken zijn bij de uitvoering van de voorgestelde innovaties daadwerkelijk van plan
deze te ontwikkelen en te implementeren indien de onderzoekshypothesen worden bevestigd?
Werden de ruimtelijke, temporele en institutionele dimensies in overweging genomen zodat de effectieve
impact zo groot mogelijk kan zijn? Met andere woorden, werd er rekening gehouden met de reële
onzekerheden en obstakels die uit de weg geruimd moeten worden om het antwoord op punt te stellen?
Voorziet het project de middelen om de relevantie te evalueren van de oplossing die voorgesteld wordt
voor het maatschappelijke probleem?
Beoogt en voorziet het project de middelen om de slagvaardigheid van de betrokken actoren te
vergroten dankzij de geproduceerde kennis?
9 Bijlage 4 : Toegelaten kosten
Indien je vragen hebt met betrekking tot de toelaatbaarheid van een specifieke uitgave, gelieve per e-
mail contact op te nemen met Innoviris.
De volgende kosten kunnen in het budget worden opgenomen:
Personeelskosten
De personeelskosten voor zover het personeel betrokken is bij het project.
De toegelaten kosten voor loontrekkenden zijn: • het bruto geïndexeerd salaris; • alle sociale bijdragen van de werkgever (desgevallend verlaagd met de verminderingen op
deze lasten), hierbij inbegrepen de bijdragen aan diverse fondsen waaraan de werkgever verplicht moet bijdragen op grond van wettelijke en reglementaire bepalingen of collectieve arbeidsovereenkomsten);
• de verplichte arbeidsongevallenverzekering; • de vakantietoelage indien deze werkelijk uitgekeerd wordt tijdens de duur van het project
(doorgaans in mei of in een andere maand in geval van vervroegde vakantietoelage); • de eindejaarspremie, indien deze werkelijk uitgekeerd wordt tijdens de duur van het project
(doorgaans in de maand december); • de werkgeversbijdrage voor maaltijdcheques overeenkomstig de wettelijke bepalingen en met
een maximum van € 5,91 per dag per werknemer; • eco-cheques voor een bedrag van maximum € 250 per jaar per werknemer overeenkomstig
de wettelijke bepalingen; • sport- en cultuurcheques voor een bedrag van maximum € 100 per jaar per werknemer
28
overeenkomstig de wettelijke bepalingen; • de kosten voor een sociaal abonnement voor woon-werkverkeer vermeld op de loonfiche, met
uitsluiting van bedrijfswagens (abonnement voor het openbaar vervoer, fietspremie, …); • de kosten voor een groepsverzekering van de werkgever met een maximum van 5% van het
bruto maandelijks loon; • toelagen en uitkeringen verschuldigd op grond van wettelijke en reglementaire bepalingen of
collectieve arbeidsovereenkomsten.
Een lijst met personeelsleden voor wie de vrijstelling van bedrijfsvoorheffing voor onderzoekers (WIB Art. 275/3) van toepassing is, moet worden toegevoegd aan de meegeleverde stukken, evenals een tabel met de vrijgestelde bedragen per persoon.
Indien je vragen hebt met betrekking tot de toelaatbaarheid van een specifieke uitgave, gelieve per e-mail contact op te nemen met Innoviris.
Voor bestuurders: een kopie van de individuele fiches opgesteld door een erkend onafhankelijk sociaal
secretariaat en de fiche 281.20 met het jaarinkomen, verstrekt door de belastingadministratie, moeten
bijgevoegd worden.
Voor zelfstandigen moeten een dienstverleningscontract en de fiscale fiche 281.50 met het
jaarinkomen, zoals verstrekt door de belastingadministratie, ingediend worden.
Kosten voor materiaal
De kosten van instrumenten en materiaal kunnen worden ingebracht voor zolang ze nodig zijn voor de
uitvoering van het project. Wanneer het materiaal niet voor de hele levensduur wordt gebruikt in het
kader van het project, kunnen enkel de afschrijvingskosten in overeenkomst met de duur van het
project worden ingebracht, berekend conform de boekhoudkundige principes die algemeen worden
toegepast.
Materiaalkosten zijn toegelaten in functie van de gebruiksperiode van het materiaal (36 maanden voor
informaticamateriaal, 60 maanden voor ander materiaal), de gebruiksduur tijdens de overeenkomst,
het gebruikspercentage en de aankoopprijs.
Berekening:
Informaticamateriaal:
(Hoeveelheid * Eenmalige kost * Aantal maanden gebruik voor het project* gebruikspercentage / 36
Ander materiaal:
(Hoeveelheid * Eenmalige kost * Aantal maanden gebruik voor het project* gebruikspercentage) / 60
Let op: de periode gaat van start vanaf de aankoop of vanaf het begin van de overeenkomst voor
voorgaande aankopen. De periode wordt beëindigd aan het einde van de overeenkomst of aan het
einde van de investeringsperiode als deze voorafgaat aan het einde van de overeenkomst.
Kosten voor onderaanneming
De kosten voor contractueel onderzoek, kennis en patenten die werden gekocht of onder licentie
genomen bij externe bronnen onder voorwaarde van volledige concurrentie, evenals kosten voor
adviesdiensten of gelijkaardig die exclusief gebruikt worden voor het project.
29
Andere exploitatiekosten
Deze kosten hebben betrekking op de lopende uitgaven die op directe wijze verband houden met de uitvoering van het technisch luik van het project.
De overige exploitatiekosten, waaronder kosten voor materiaal, toebehoren en gelijkaardige producten, die rechtstreeks uit hoofde van het project gedragen worden. Deze kosten dekken de lopende uitgaven voor klein materiaal, verbruiksgoederen en opdrachten die rechtstreeks gelinkt zijn aan de uitvoering van het project, voor het verwerven van technologieën en de aankoop van octrooien of licenties bij derden, de kosten voor verplaatsingen naar het buitenland, boeken en documentatie, vergoedingen voor vrijwilligers (geldende wettelijke basis), enz.
1. vergoeding voor vrijwilligers tegen het geldend wettelijk tarief 2. klein materieel 3. benodigdheden 4. verbruiksgoederen 5. boeken en documentatie 6. kosten voor het organiseren van workshops/conferenties/symposia 7. kosten voor opdrachten in het buitenland die rechtstreeks verband houden met de uitvoering
van het project, met de verwerving van technologieën, met de aankoop van octrooien of licenties bij derden (volgens de geldende wettelijke basis)
8. kosten voor verplaatsingen binnen België of naar het buitenland die rechtstreeks verband houden met de uitvoering van het project
9. kosten voor de verwerving van technologieën, de aankoop van octrooien of licenties bij derden (volgens de geldende wettelijke basis)
10. allerlei (kosten voor onderzoeksvergaderingen met personen die geen deel uitmaken van de begunstigde, uitbesteding van drukwerk, jobstudenten)
Elke uitgave moet gerechtvaardigd worden door een kopie van de bewijsstukken (rekeningen, facturen, betalingsbewijzen, …)
Voor de kosten van opdrachten in het buitenland, moeten de redenen voor de opdracht uiteengezet worden. De kosten moeten voor elke opdracht gedetailleerd worden en er moet een bewijs van uitgaven (hotel, inschrijvingskosten voor conferenties/seminaries/salons/beurzen, enz.) geleverd worden. Enkel de kosten gemaakt door personeelsleden die vermeld worden in het bij de overeenkomst gevoegde budget, zullen aanvaard worden (geen bedrag per dag). In het kader van die buitenlandse opdrachten (conferenties, seminaries, …) kunnen gematigde restaurantkosten van de onderzoeker kunnen worden.
Voor verplaatsingskosten moet een bewijs van de uitgaven (ticket voor vliegtuig, trein, bus, tram, enz.) geleverd worden.
Voor verplaatsingen per wagen wordt de vergoeding vastgesteld volgens het koninklijk besluit van
20/07/2000. Enkel de verplaatsingskosten gemaakt door de personen die vermeld worden in het bij
de overeenkomst gevoegde budget zullen aanvaard worden (geen vast bedrag).
Algemene kosten
Het gaat over bijkomende algemene kosten die rechtstreeks gekoppeld zijn aan de uitvoering van het
project (secretariaat, boekhouding, telecommunicatie, uitgaven, verplaatsingen in België, enz.). Een
forfaitair bedrag van maximum 10% van de totale werkingskosten en kosten voor werknemers is
toegelaten.
