Bestnr. 96 77 35

CHIPDRIVE PC Stempelklok Server

Alle rechten, ook vertalingen, voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een automatischegegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, of openige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van CONRAD ELECTRONIC BENELUX B.V.Nadruk, ook als uittreksel is niet toegestaan. Druk- en vertaalfouten voorbehouden. Deze gebruiksaanwijzing voldoet aan de technischeeisen bij het in druk gaan. Wijzigingen in de techniek en uitvoering voorbehouden.© Copyright 2005 by CONRAD ELECTRONIC BENELUX B.V.Windmolenweg 42, 7548 BM BoekeloInternet: www.conrad.nl of www.conrad.be

2

Belangrijk! Beslist lezen!Deze gebruiksaanwijzing is een integraal onderdeel van dit product. Er staan belangrijke aanwij-zingen in betreffende de ingebruikneming en het gebruik.Lees deze gebruiksaanwijzing zorgvuldig door! Bij schades, die ontstaan door het niet opvolgenvan de handleiding, vervalt het recht op garantie. Voor volgschades, die hieruit ontstaan zijn wijniet aansprakelijk.Bewaar deze gebruiksaanwijzing zorgvuldig!

Introductie

Geachte klant,Hartelijk dank voor het kopen van dit product.Lees eerst deze gebruiksaanwijzing volledig en zorgvuldig door, voordat u deze CHIPDRIVE PC-stempelklok server, tijdregistratie- apparaat en professionele tijdregistratie- software in ge-bruik neemt.

U dient zich beslist te houden aan de aanwijzingen betreffende de veiligheid en het gebruik.

Voor meer informatie kunt u kijken op www.conrad.nl of www.conrad.be.

Inhoudsopgave Pagina

PC- stempelklok- Server: 4Algemene Beschrijving 5Voor de installatie 5Installatie 5Vrijgeven (delen) van de installatie-map? 6Beheer van de cliënt met behulp van de Administratie- tool 6 Terminal- ID 6 Invoer voor de tijdregistratie- computer 6 Invoeren van cliënten 7Controle van het e-mail- verkeer 8Configureren van de server- module 8 Poort- nummer 10 Instellingen voor e-mail 10E-mail oproepen en verzenden 11Aanwijzing voor de gebruikers van de stempelklok 11Configureren van de tijdregistratie- software 12Data- uitwisseling tussen PC- stempelklok (server) en tijdregistratie- software 13 Boekingen van bestand inlezen 13

Tijdregistratie- apparaat 14Algemene beschrijving 14Installatie van de software 14Transport Card formatteren 15Instellingen controleren en veranderen 16Instellen van tijd en datum 16

3

Zomer- /wintertijd 17Tijd kalibreren 17LCD- contrast veranderen 18Terminal- ID (apparaatnummer) veranderen 18Stempelen van Komen en Gaan zonder project 19Stempelen van Komen met project 19Stempelen van het wisselen van een project 19Correctie van foutieve invoeren en afbreken 20Data- transport naar de PC 20Vervangen van batterijen, onderhoud van het apparaat 21Technische specificaties 21

Professionele tijdregistratie – Korte handleiding 22Installatie van de CHIPDRIVE Tijdregistratie- software 22Basisinstellingen 22Personen aanleggen 23Data van het mobiele CHIPDRIVE tijdregistratie- apparaat 24Data van de PC- stempelklok 24Boekingen bewerken 25Evaluatie printen, exporteren en data afsluiten 26Data beveiligen 27Overige informatie 27

PC- Stempelklok 28Algemene beschrijving 28Voorwaarden – Installatie 28PC- stempelklok configureren 29PC- stempelklok configureren voor gebruik van TCP/IP HTTP 31PC- stempelklok voor e-mail gebruik zonder eigen e-mail adres 32PC- stempelklok voor e-mail gebruik met eigen e-mail adres 35

Testen van de instellingen 38Stempelen op de PC- stempelklok 39PC- stempelklok in combinatie met het mobiele tijdregistratie- apparaat 40Reparatie van kaarten 41

4

PC- stempelklok - Server

Algemene beschrijvingDe software PC- stempelklok is een onderdeel van het CHIPDRIVE- tijdregistratie- systeem enmaakt het in combinatie met een kaartlezer van het merk CHIPDRIVE mogelijk te ”stempelen” di-rect op de werkplek en ook data vanuit het mobiele tijdregistratie- apparaat over te dragen. Zodraer met meer dan één stempelklok gewerkt moet worden, moet de software PC- stempelklok ser-ver (hierna ook verkort Server- module genoemd) toegepast worden.

Voor de data-uitwisseling tussen de aparte installaties van de PC-stempelklok en de server- mo-dule is er de keuze tussen een directe verbinding via het netwerk- protocol TCP/IP-HTTP en eenmeer indirecte weg via e-mail. De verbinding via TCP/IP-HTTP heeft het voordeel, dat de stem-peltijd afkomstig is van de systeemtijd van de server en dat de boekingen direct overgebrachtworden naar de server. Voorwaarde voor deze manier van werken is een locaal TCP-IP- netwerk(LAN). Verder dient de server- module geïnstalleerd te worden op een computer (server), die zomogelijk continu in bedrijf is. Het gebruikssysteem speelt hierbij geen rol (alle Windows-versiesvanaf Windows 95 resp. NT4.0).Als alternatief of als aanvulling op de directe verbinding bestaat de mogelijkheid van data- uitwis-seling per e-mail volgens de protocollen POP3/SMTP. Een ijking van de tijd is op deze maniernatuurlijk niet mogelijk. Het voordeel van het e-mail dataverkeer zit hem daarin, dat er geen per-manente netwerk- verbinding tussen PC- stempelklok en server nodig is. De data kunnen ook viaeen DFÜ- verbinding (analoog modem of ISBN- aansluiting) overgebracht worden.Onafhankelijk van hoe het dataverkeer tussen de aparte installaties van de PC- stempelklok en deserver plaatsvindt, moeten alle installaties (cliënten) aangemeld worden. Dit gebeurt met het pro-gramma PC- stempelklok Admin – hierna ook Administratie tool genoemd. De Administratie-tool wordt bij de installatie van de server- module automatisch mee geïnstalleerd.

5

Voor de installatie

Voor u het programma PC- stempelklok Server installeert, zult u moeten beslissen of u – zoals inhet schema op pagina 4 wordt aangegeven – een server wilt gebruiken of dat u de server- moduleop dezelfde computer wilt laten werken waarop ook de tijdregistratie loopt. Als u de cliënten uit-sluitend via TCP/IP-HTTP wilt verbinden, dient u beslist een server te gebruiken. Op voorwaardedat er permanent een e-mail-Proxy beschikbaar is in het lokale netwerk, kan de installatie op depermanent ter beschikking staande server de direct verbonden cliënten (TCP/IP-HTTP) bedienenen bovendien automatisch na vast te leggen intervallen e-mail data oproepen en versturen.

Als u alle cliënten via e-mail zou willen verbinden met de tijdregistratie, verdient het aanbevelingde server- module op de werkplek-computer te laten werken waarop ook de tijdregistratie geïn-stalleerd is, vooral wanneer u als verbinding met internet een DFÜ- verbinding (modem, ISDN-aansluiting) gebruikt.

Installatie

Om de software PC-stempelklok-server te installeren, legt u de software-CD van de CHIP-DRIVE- tijdregistratie in de computer, en kiest dan op het als eerste verschijnende venster de taal“Duits (Nederlands indien aanwezig)” en daarna PC-stempelklok server installeren. Als uw PCzo geconfigureerd is dat de CD niet automatisch start, kiest u met behulp van “Werkplek” of van deWindows-Explorer eerst de letter van de drive waarin de CD-ROM zich bevindt en klikt dan dubbelop de bestandsnaam Start.exe.Na de installatie vindt u in de programma- groep “Tijdregistratie” vier iconen: • PC- stempelklok server

• PC- stempelklok Admin• PC- stempelklok server – documentatie (de aanwezige documentatie)• PC- stempelklok - documentatie

Terwijl de Server- module principieel op de server gestart moet worden, kan de Adminstratie-tool ook vanuit een willekeurige werkplek-PC gestart worden. Voorwaarde is echter, dat de per-soon die op de desbetreffende PC ingelogd is, op de server-map de volledige lees- en schrijf-bevoegdheid bezit.

Delen van de installatie-map?

Als u de server- module op de computer geïnstalleerd heeft maar het beheer van de cliëntengraag vanaf de werkplek afhandelt, moet u de server-map delen (de map in welke het bestand“clocksrv.exe” staat, standaard- map: “C:\CHIPDRIVE\klok_server”). Deze vrijgave kunt u ookgebruiken voor het uitwisselen van data met de tijdregistratie- software (zie pagina 11).Vanzelfsprekend hoeft de vrijgave (delen) alleen ingericht te worden voor de persoon/ personendie verantwoordelijk zijn voor de tijdregistratie en op de desbetreffende PC's ingelogd is/ zijn.

6

Beheer van de cliënten met behulp van de Administratie-tool

Voor de eerste start van de server- module dient u eerst het programma PC- stempelklok Adminte gebruiken, om de reeds aanwezige resp. geplande installaties van de PC- stempelklok in tevoeren. Daarbij dient u te onderscheiden, of het om “TCP/IP-HTTP – cliënten” of om “e-mail-cliënten” gaat: bij TCP/IP-HTTP moet de computernaam ingevoerd worden, bij e-mail echter hete-mail adres.

De server-module accepteert principieel alleen e-mail data, waarvan de afzenders ingevoerd zijn.Alle andere berichten worden zonder commentaar gewist. Het opnemen van contact via TCP/IP-HTTP kan eveneens alleen gebeuren, als de naam van de computer geregistreerd is.Belangrijke aanwijzing: sluit het programma PC- stempelklok Admin nadat u de invoeren uitge-voerd heeft, omdat de server-module zijn opgaven niet in de volle omvang kan uitvoeren zolangde Administratie-tool in gebruik is. Er kunnen speciaal geen e-mails ontvangen resp. verzondenworden.

Terminal-ID

De terminal- ID is een onderdeel van elke boeking. Het geeft voor de beheerder van de tijdregi-stratie aan, op welk tijdregistratie-apparaat resp. op welke installatie van de PC- stempelklok detijdregistratie heeft plaatsgevonden. Elke installatie van de PC- stempelklok heeft vooralsnog deprovisorische terminal- ID 0000. In het verloop van de data- uitwisseling tussen server- module enPC- stempelklok krijgt de PC- stempelklok de door de beheerder vastgestelde terminal ID.

Boekingen, die van een mobiel tijdregistratie- apparaat stammen en alleen met behulp van eencomputer overgebracht worden, krijgen de terminal ID van dat apparaat.

Invoer voor de tijdregistratie- computer

Opdat de tijdregistratie- PC (de PC waarop de tijdregistratie “loopt”) vanuit de server de data viaTCP/IP-HTTP kan afroepen, is het beslist noodzakelijk dat de naam van de desbetreffende com-puter ingevoerd wordt. Als u de Administratie-tool voor de eerste keer start, vindt u de proviso-rische invoer “Tijdregistratie” met de terminal ID “0000”. Deze invoer dient als plaatshouder voorde naam van uw tijdregistratie- PC. Kies Bestand/ invoer bewerken”, om de provisorische naamvan uw tijdregistratie-computer te veranderen.

7

Invoeren van cliënten

Om een cliënt in te voeren, kiest u Bestand / nieuwe invoer of u klikt op de desbetreffende buttonin de snelstart- lijst.

Kies vervolgens bij de keuze Data- uitwisseling via de route, die u voor de desbetreffende in-stallatie van de PC- stempelklok in gedachten heeft. Afhankelijk van uw keuze verandert het op-schrift van het naamveld. Voer de computernaam resp. de e-mail- adressen in.

8

Controle van het e-mail verkeer

De invoeren, die u met behulp van de Administratie-tool invoert, worden in het bestand “clients.txt”opgeslagen. Dit bestand wordt door de server- module ook gebruikt om het e-mail verkeer met de“e-mail cliënten” te protocolleren. Als er zich ergens problemen voordoen met het e-mail verkeer,kunt u met behulp van de Administratie-tool controleren, welke bestanden door een bepaaldecliënt binnengekomen zijn en wanneer die verstuurd zijn. Markeer daartoe de naam van de e-mailcliënt in de namenlijst. De lijst Ontvangen e-mail Attachments toont dan de bestandsnamen vande laatste 10 bestanden. De aanduidingen in de velden verzonden en ontvangen hebbenbetrekking op de in de lijst gemarkeerde invoer.

Configureren van de server- module

Onmiddellijk na de installatie is de server- module uitsluitend geconfigureerd voor het dataverkeervia TCP/IP-HTTP via Poort 80. Als u de server- module op deze manier wilt gebruiken, hoeft ugeen instellingen meer uit te voeren.

9

Het programma is in deze toestand actief en klaar voor het uitwisselen van data met de cliëntenen voor de installatie van de tijdregistratie-software. Als de PC- stempelklok een ijking van de tijduitvoert resp. als op de “stempel- PC” een kaart ingestoken wordt, verschijnt op de server- moduleonder laatste aanvraag de naam van de computer die contact opgenomen heeft. Door op hetgetal te letten onder aanvraag nr. krijgt u informatie over de intensiteit van het totale data- ver-keer.

Om verdere instellingen uit te voeren, kiest u bestand/ instellingen.

De instellings- assistent verschijnt, die u, afhankelijk van de keuze die u onder data- transfermaakt, stapsgewijs door de aparte instellingen leidt.

10

Poort- nummer

Er bestaat normaal gesproken geen aanleiding voor het veranderen van het poort- nummer. Inprincipe kunt u elk nummer kiezen. U dient echter overlapping met andere diensten zoals POP 3,SMTP, FTP, PING… te vermijden. Als u hier een verandering uitvoert, moet u er vanzelfsprekendvoor zorgen dat alle cliënten op dezelfde poort geconfigureerd worden.

Instellingen voor e-mail

Voor het thema “e-mail” dient u in de documentatie “PC- stempelklok” het punt “PC- stempelklokbij e-mail- gebruik met eigen e-mail- adres” te lezen. Daar worden alle instellingen duidelijk uitge-legd. Verder leert u daar wetenswaardigheden over aparte providers en de bijzonderheden daar-van.

Als u een permanent in het lokale netwerk beschikbare mail- server gebruikt, dient u onder Post-oproepen/ verzenden de optie automatisch… te kiezen. De optie handmatig is bedoeld voorDFÜ- verbindingen.

11

E-mail oproepen en verzenden

Om te kunnen testen of e-mail mogelijk is, staan de beide functies Test- mail aan een cliënt enTest- mail aan willekeurige ontvanger tot uw beschikking.

Terwijl u bij Test- mail aan willekeurige ontvanger de ontvanger, het onderwerp via het toetsen-bord kunt invoeren, kunt u bij Test- mail aan een cliënt de ontvanger alleen kiezen uit een lijstvan de ingevoerde “E-mail cliënten”. Het onderwerp luidt: “Test- mail” en de tekst luidt: “Tekst”. Decliënt reageert op de ontvangst van dit bericht met de melding “Test- mail van server ontvangen”.

Als u bij de instellingen voor het oproepen en verzenden van e-mail handmatig heeft ingesteld,gebruikt u het menupunt Mail oproepen – versturen of de gelijknamige button, om de beide func-ties te starten. U kunt oproepen en verzenden ook handmatig starten, als u de optie automatischingesteld heeft, om een niet geplande ontvangst c.q. verzenden te starten.

Aanwijzing: Een eventueel automatisch opgebouwde DFÜ- verbinding wordt mogelijkerwijs na hetontvangen en verzenden van data niet automatisch verbroken.

Aanwijzing voor de gebruikers van de PC- stempelklok

Als netwerkbeheerder van de PC-stempelklok moet u de aparte gebruikers of bij de installatie hel-pen of op zijn minst duidelijke aanwijzingen betreffende de instellingen doorgeven.

Opdat de aparte installaties van de PC- stempelklok via TCP/IP-HTTP kunnen communiceren metde server module, heeft u of de computernaam of het IP- adres van de server nodig. Welke vandeze beide aanduidingen bij de configuratie van de cliënten ingevoerd moet worden, hangt ervanaf of in het netwerk DHCP (Dynamic Host Control Protocol) ingezet wordt of niet. Als er geensprake is van DHCP, kunnen zowel de naam als het IP- adres gebruikt worden. Als er echter welDHCP toegepast wordt, dan moet de computernaam gebruikt worden, tenzij de netwerkbeheerderde tijdregistratie- server uitgezonderd heeft van de dynamische toedeling van de IP- adressen eneen vast IP- adres heeft toegewezen. In dit geval is het voordelig om ondanks het gebruik vanDHCP het IP- adres te gebruiken.

12

Configureren van de tijdregistratie- software

Opdat u de PC- stempelklok vanaf V3.00 met of zonder server- module kunt gebruiken, heeft u deCHIPDRIVE tijdregistratie – software vanaf V 2.30 nodig. Om de voor de samenwerking van deprogramma’s noodzakelijke instellingen uit te voeren, dient u in de tijdregistratie- softwareBestand / Administratie / PC- stempelklok – Instellingen te kiezen.

Onder voorwaarde dat de server- module gebruikt zal worden (en het dus niet om een aparte in-stallatie gaat), kunt u TCP/IP-HTTP instellen. Het vrijgeven van de server-map is dan niet nodig.Bij de keuze van TCP/IP-HTTP moet u na een klik op verder nog de computer- naam of het IP-adres invoeren.

Als er na het in orde maken van de TCP/IP- configuratie in de hoek rechts onderin van het pro-gramma- oppervlak geen verbindingssymbool verschijnt, komen voor het mislukken van het totstand brengen van de verbinding in principe dezelfde oorzaken in aanmerking die in de docu-mentatie PC- stempelklok op pagina 7 genoemd worden.

Als u om administratieve redenen volledig toegangsrecht heeft (zie pag. 4 en pag. 5), kunt u ookMappen- vrijgave (delen) kiezen. Hoe u verder moet handelen wordt uitgelegd in de Instellings-Assistent en in de Online- hulp van de tijdregistratie-software.

13

Data- uitwisseling tussen PC- stempelklok (server) en Tijdregistratie- software

Er zijn meerdere mogelijkheden om boekingsdata van de PC- stempelklok of van de server- mo-dule over te nemen in de tijdregistratie en als tegenzet de actuele uren- overzichten door te gevenaan de PC- stempelklok:

• Onmiddellijk na de start van de tijdregistratie- software worden nieuwe boekingsdatavan de PC- stempelklok automatisch uitgelezen.

• U kiest het menupunt Evaluatie / Overzicht nu (voor het tonen van het overzicht wor-den de data geactualiseerd).

• U kiest het menupunt Bestand / Data van de PC- stempelklok inlezen.• U laat de tijdregistratie- software ’s nachts doorlopen. Om 1 uur ’s nachts worden de

data van de PC- stempelklok automatisch ingelezen.

De herkomst van iedere boeking herkent u aan het nummer van het apparaat, dat of een mobieltijdregistratie- apparaat kenmerkt of een installatie van de PC- stempelklok. De kleine p staat voor“privé” en betekent, dat de boeking afkomstig is van een “niet gecontroleerde klok”, dus van eeninstallatie van de PC- stempelklok, die op het moment van de boeking geen contact had met deserver of per e-mail op de centrale tijdregistratie is aangesloten.

Na het inlezen van de boekingen worden de uren- overzichten nieuw berekend. Het resultaat vande nieuwe berekening wordt door de tijdregistratie- software teruggemeld aan de PC- stempelklokresp. aan de server- module, opdat bij het “stempelen” de stand van het uren- overzicht getoondkan worden. Dit gaat maximaal tot aan de vorige dag, omdat in principe alleen afgesloten dagengeëvalueerd worden.

Met behulp van het menupunt Bestand / data voor PC- stempelklok actualiseren kunt u de ac-tuele uren- overzichten naar de PC- stempelklok sturen, ook als er geen nieuwe data aanwezigzijn. Dit zou b.v. het geval kunnen zijn, als de netwerk- verbinding onderbroken was en net weerhersteld is.

Aanwijzing: als de tijdregistratie- software ’s nachts doorloopt, vindt er om 1 uur een automatischeactualisering plaats.

Boekingen van bestand inlezen

Als de PC- stempelklok met de optie handmatig verzenden van data geconfigureerd is, kunnende data als attachment naar het e-mail- adres van de server- module gestuurd worden. In dit gevalis er van de kant van de tijdregistratie- beheerder geen handmatig ingrijpen nodig, omdat de ser-ver-module zelfs het antwoord naar het adres van de inzender terugstuurt.Er bestaat ook de mogelijkheid, de door de PC- stempelklok gegenereerde bestanden op een wil-lekeurige manier (b.v. op diskette, e-mail naar het adres van de persoon) te transporteren. Voor ditgeval biedt de tijdregistratie- software het menupunt Bestand/ boekingsdata van bestand inle-zen.

14

CHIPDRIVE - Tijdregistratie- apparaat

Algemene beschrijvingBij de ontwikkeling van het CHIPDRIVE tijdregistratie- apparaat werd bijzondere waarde gehechtaan een zo eenvoudig mogelijke bediening. Zo wordt de normale Komen – evt. Gaan – boekingbeperkt tot het insteken en weer er uithalen van de User Card M16. Het inschakelen van het ap-paraat gebeurt automatisch zodra er een kaart ingestoken wordt. De blauwe inschakeltoets hoeftalleen ingedrukt te worden, als u zonder chipcard de datum en tijd wilt zien of om het aantal opge-slagen boekingen te laten zien. De overdracht van de data op de PC geschiedt met behulp van deTransport Card M256.

Installatie van de softwareMisschien is uw nieuw aangeschafte CHIPDRIVE mobile nog niet geprogrammeerd voor de tijdre-gistratie of het aanwezige programma is niet in het Nederlands. U vindt de juiste software op uwtijdregistratie- software- CD. Met behulp van de Transport Card brengt u het programma over vande PC naar het mobiele apparaat.

Belangrijke aanwijzing: De software, die zich op uw tijdregistratie- software- CD bevindt, is al-leen geschikt voor apparaten vanaf de apparaat- versie CHIPDRIVE mobile 910.

Opdat u de software kunt kopiëren op de Transport Card, moet er aan twee voorwaarden vol-daan zijn:1. De driver-software voor de CHIPDRIVE moet op de PC geïnstalleerd zijn (U installeert de

driver door de tijdregistratie- software of de PC- stempelklok te installeren).

2. De CHIPDRIVE voor de PC moet aangesloten zijn.

Om de software van de CD op de Transport Card te kopiëren, dient u de volgende stappen uit tevoeren:1. Leg de software- CD er in en wacht tot het hoofdmenu op het beeldscherm verschijnt (als de

Autostart- functie niet geactiveerd is, moet u dubbel klikken op het symbool of de bestands-naam SETUP).

2. Kies als volgende de taal Nederlands (of Duits of Engels) en aansluitend software voor tijd-registratie- apparaat. Installeer het programma.

15

Start het programma software voor tijdregistratie-apparaat en steek de Transport Card in deCHIPDRIVE op de PC.

3. Kies software op kaart kopiëren en wacht, tot deze procedure afgelopen is.

4. Steek de Transport Card in het tijdregistratie- apparaat, druk daarna (op het tijdregistratie-apparaat) op een willekeurige toets, wacht tot de laadprocedure afgelopen is en trek de kaarter weer uit.

5. Steek de Transport Card weer in de CHIPDRIVE op de PC en kies Transport Card weeraanmaken (de kaart wordt daardoor geformatteerd). U kunt dan het volgende punt (“Trans-port Card formatteren”) overslaan.

Transport Card formatteren

De Transport Card moet, voordat hij de eerste keer gebruikt wordt, geformatteerd worden. Daar-voor heeft u een PC met CHIPDRIVE en of de software Professionele tijdregistratie of de PC-stempelklok nodig. Steek de Transport Card gewoon, bij lopende tijdregistratie- software, in deCHIPDRIVE. Er wordt dan gevraagd of u de er ingestoken kaart wilt formatteren.

16

Instellingen controleren en veranderenOm de instellingen op het tijdregistratie- apparaat te bewerken, heeft u als bewijs dat u toegangs-gerechtigd bent een geformatteerde Transport Card nodig.

U roept het hoofdmenu voor de in totaal 5 instelmogelijkheden op door de Transport Card er in testeken en aansluitend op de groene OK- toets te drukken.

Instellen van tijd en datum

Om bij het beeldscherm tijd/ datum veranderen te komen, kiest u in het hoofdmenu punt 1, doorop toets 1 van het toetsenbord te drukken.

De op dat moment actieve instelmogelijkheid wordt geaccentueerd door een streep eronder. Als ui.p.v. het 24h formaat voor de tijd de voorkeur geeft aan het 12h AM/PM formaat, drukt u op éénvan de pijltjestoetsen naar boven resp. naar beneden.

Met de pijltjestoets naar rechts markeert u als volgende de uren, om die (indien nodig) met eenvan de toetsen UP of DOWN in te stellen. Markeer daarna de minuten, om die op dezelfde manierin te stellen. De seconden kunnen alleen op 0 teruggezet worden. Met de functie TTMM kunt u hetformat van de datum aanpassen (TTMM betekent dag/ maand – MMTT staat voor maand/ dag).

17

Met de groene OK- toets keert u terug naar het hoofdmenu. In tegenstelling tot alle andere instel-lingen (punt 2 t/m 5 in het hoofdmenu) zijn tijd en datum onmiddellijk na een verandering opgesla-gen.

Zomer-/ Wintertijd

Kies in het hoofdmenu punt 2 om datum en tijd voor de automatische omschakeling van zomertijdop wintertijd resp. van wintertijd op zomertijd in te stellen.

Om de automatische omschakeling te deactiveren, beweegt u de markering naar an (= aan), ommet behulp van een pijltjestoets op aus (= uit) te schakelen.

Met de toets naar rechts komt u achtereenvolgens bij dag, maand en tijd voor de omschakelingvan winter- naar zomertijd (+1) en daarna op de volgende regel (-1), die betrekking heeft op deomschakeling van zomer- naar wintertijd.

De instellingen worden overgenomen als u ze m.b.v. de groene OK – toets bevestigt. Met de rodeAfbreken- toets keert u zonder verandering terug naar het hoofdmenu.

Tijd kalibreren

Punt 3 van het hoofdmenu maakt een precieze kalibrering van de tijd mogelijk. Als uw apparaatover langere periodes een aanmerkelijke afwijking van de tijd aangeeft, kunt u hier een correctieuitvoeren. Er wordt aanbevolen eerst de afwijking over 30 dagen exact vast te stellen, omdat dewaarde die voor de kalibrering ingegeven moet worden, betrekking heeft op een maand.

Met behulp van de toetsen naar boven en naar beneden kunt u de pijl boven de schaalverdelingin vaste stappen van 10,7 sec/ maand (+) resp. 5,35 sec/ maand (-) verstellen.

18

LCD- contrast veranderen

Als het display van uw tijdregistratie- apparaat te weinig contrast vertoont of als er storende verti-cale of horizontale lijnen zichtbaar zijn (te groot contrast), kies dan in het hoofdmenu punt 4 omhet contrast aan te passen. Met behulp van de pijltjestoets stelt u het contrast in kleine stappenhoger (naar boven) of lager (naar beneden) in. De toets naar rechts zet de markering terug opde oorspronkelijke standaardwaarde. Als u per ongeluk het contrast zo veel veranderd heeft dat uop het display niets meer kunt herkennen, kunt u door op de rode afbreek- toets terugkeren naarhet hoofdmenu, zonder de verandering over te nemen.

Aanwijzing: Het contrast is ook afhankelijk van de omgevingstemperatuur. Als het apparaatslechts tijdelijk in een koude omgeving was en het contrast is daardoor minder geworden, zal hetbij het bereiken van de normale kamertemperatuur vanzelf weer groter worden.

Terminal ID (apparaatnummer) veranderen

Speciaal als er meerdere tijdregistratie- apparaten gebruikt worden of als één of meerdere appa-raten samen met de PC- stempelklok worden gebruikt, is het belangrijk dat elk apparaat zijn ei-gen apparaatnummer bezit. Dit nummer is onderdeel van elke boeking die op het desbetreffendeapparaat uitgevoerd wordt. Met behulp van de tijdregistratie- software kan daardoor precies getra-ceerd worden wie – wanneer – waar (op welk apparaat) “gestempeld” heeft.

Om het apparaatnummer in te stellen, kiest u in het hoofdmenu punt 5. Bij nieuwe apparaten komthet apparaatnummer overeen met de laatste vier cijfers van het op de achterkant van het apparaatopgeplakte serienummer. U kunt waarden tussen 1 en 9999 invoeren. Bij het invoeren van eensoftware- update wordt het nummer teruggezet op 9999. Het nummer moet dan, zoals hier be-schreven, opnieuw ingevoerd worden.

19

Stempelen van Komen en Gaan zonder project

Er wordt gestempeld door het insteken van User Cards, die met behulp van de CHIPDRIVE tijd-registratie- software gemaakt zijn. De boeking gaat automatisch – een bevestiging met behulp vande groene OK- toets is niet nodig. De soort boeking (Komen of Gaan) hangt van de het laatst ge-dane boeking af. Als er een keer vergeten is te stempelen, moet er bij de volgende keer beslisttwee keer gestempeld worden, opdat in ieder geval de laatste boeking klopt. De soort van de ge-dane boeking wordt op het display links onder getoond en bovendien naast de tijd door een grotebeginletter (K, G, of P).

Stempelen van Komen met projectHet tijdregistratie- apparaat neemt bij de Komen- boeking automatisch het projectnummer van delaatste Komen- resp. project- wisseling- boeking over. Om bij het komen een projectnummer in tevoeren resp. om het overgenomen nummer te veranderen, handelt u als volgt:1. Steek de User Card er in en wacht kort, tot uw naam en de bevestiging van de Komen- boe-

king op het display verschijnen.

2. Voer met behulp van de cijfertoetsen het projectnummer in en bevestig de invoer met degroene OK- toets.

3. Trek de kaart pas uit het apparaat, nadat de boeking met het projectnummer bevestigd is.

Stempelen van een project- wisselingEen projectwisseling wordt dan gestempeld, als er zonder pauze van één project naar een anderproject gewisseld wordt of als het werk aan een project beëindigd wordt (wisseling naar project”0000”). Om een projectwisseling te stempelen, handelt u als volgt:

1. Steek de User Card er in en wacht kort, tot uw naam en de bevestiging van de Gaan- boekingop het display verschijnen.

2. Voer met behulp van de cijfertoetsen het projectnummer in en bevestig de invoer met degroene OK- toets.

20

3. Trek de kaart pas uit het apparaat, nadat de projectwisseling bevestigd is.

Correctie van foutieve invoeren en afbreken

Met behulp van de pijltjestoets naar rechts kunt u het laatst ingevoerde cijfer wissen. De rode af-breek- toets daarentegen wist het ingevoerde getal volledig. Om de procedure helemaal af tebreken, trekt u gewoon de kaart er uit zonder eerst op de OK- toets te drukken. Het blijft dan bijde oorspronkelijke Komen- resp. Gaan- boeking.

Data- transport naar de PC

Om de data van het tijdregistratie- apparaat naar de PC te transporteren, gebruikt u een gefor-matteerde Transport Card. Op de PC kunt u voor het inlezen van de data òf de software Profi-Tijdregistratie òf de PC- stempelklok gebruiken. Voer s.v.p. de volgende stappen uit, om de datauit het apparaat naar de PC over te brengen.

1. Steek de Transport Card in het tijdregistratie- apparaat en wacht, tot de melding Transfer OKverschijnt.

2. Steek de kaart als het tijdregistratie- programma loopt in de CHIPDRIVE op de PC.

3. Bevestig de vraag, of de data ingelezen moeten worden.

4. Verwijder de kaart pas na beëindiging van de inlees- procedure.

Aanwijzing: Vanaf versie V2.11 van de software voor het tijdregistratie- apparaat is het ook mo-gelijk, met een Transport Card meerdere apparaten uit te lezen, zonder de kaart tussendoor naarde PC te brengen.

21

Vervangen van de batterijen, onderhoud van het apparaat

Vervangen batterijen: Als op het display de melding “BATTERY LOW” verschijnt, moeten debatterijen vervangen worden. U heeft twee cellen van het type AAA resp. MICRO nodig. Beidebatterijen moeten steeds gelijktijdig vervangen worden.

Aanwijzingen voor de kaartlezer: Het vaak gebruiken van sterk vervuilde kaarten kan leiden totstoringen – let er op dat de kaarten schoon en droog gehouden worden.

Apparaat schoonmaken: Het apparaat moet met een zachte, enigszins vochtige en niet plui-zende doek schoongemaakt worden. Bij sterke vervuiling kan de doek met een druppel ethylalco-hol (spiritus) vochtig gemaakt worden.

Technische specificaties:

Benaming : op batterij werkende kaartlezer voor PC – geheugenkaarten met display, toetsenbord en geïntegreerd geheugen

Programmering : software via PC – geheugenkaart

Stroomvoorziening : 2x ‘AAA’ alkaline batterijen 1,5V / back-up CR 1620

Werkstroomverbruik : lb <= 15 mA

Ruststroomverbruik : ls <= 30 µA

Max. gebruiksduur batterijen : ca. 50 uur permanent gebruik / 2 jaar stand-by

Werktemperatuurbereik : t +10 °C … +35°C

Opslagtemperatuurbereik : t 0 °C … +50 °C

Relatieve luchtvochtigheid : niet condenserend

Display- resolutie : 128*64 pixels

Geheugen : EEprom max. 256 kByte

Contact- unit : laadcontacten verguld

Afmetingen : 78 * 108 * 21 mm

Gewicht zonder batterijen : 150 g

22

CHIPDRIVE - Professionele tijdregistratieKorte handleiding

Installatie van de CHIPDRIVE tijdregistratie- software

Leg de tijdregistratie- software- CD in de drive en wacht, tot de chipkaart met de taalkeuze op hetbeeldscherm verschijnt. Als de CD vanwege de instellingen van uw PC niet automatisch start,kiest u op de Windows desktop Werkplek en daarna de drive- letter van de CD-ROM drive. Klikdubbel op het symbool of op de bestandsnaam START. Kies bij het eerstvolgende menu dat ver-schijnt de taal Nederlands (of evtl. Engels of Duits) en daarna Profi- tijdregistratie installeren.

Het setup programma zal eerst controleren, of op uw PC al de actuele CHIPDRIVE apparaat-driver is geïnstalleerd en deze eventueel installeren. Pas dan start het eigenlijke set-up pro-gramma voor de professionele tijdregistratie.

U heeft in het verloop van de setup de mogelijkheid, hetzij de voorgestelde doelmapC:\CHIPDRIVE over te nemen of een map naar uw eigen keuze aan te geven. U kunt eveneensde ordner voor de programmasymbolen bepalen. Indien gewenst wordt er ook een symbool voorop de desktop aangemaakt.

BasisinstellingenOnder het menupunt Bestand/ administratie/ afrekeningsperiode stelt u het interval in, waar deop de personen betrekking hebbende evaluatie betrekking op heeft. Als u wilt werken met tijdre-keningen en overdracht, kiest u maandelijks, Begin steeds op de eerste…. Onder de tweedeoptie, Wekelijks, 14 dagen zijn een heleboel opties samengevat, die allemaal het gemeenschap-pelijke kenmerk hebben dat overuren expliciet vastgesteld worden. Daarbij wordt verschil gemaakttussen “totale overuren” (werkelijk aantal uren minus het normaantal voor de gehele periode) enhet “totaal van de dagelijkse overuren” (alleen de dagen met overuren worden geteld).

23

Onder Bestand/ Administratie vindt u eveneens de menupunten voor het instellen van het tijd-formaat (24 uur / 12 uur, am/ pm) van het adres-formaat en van de valuta.

Personen aanleggenOm een persoon aan te leggen, kiest u Bestand / Nieuwe persoon of u klikt op de desbetref-fende button in de snelstart- lijst.

1. Voer de naam en de voornaam in. De velden onder de naam en de voornaam kunt u invullen –in tegenstelling tot de naam is dit echter niet dwingend.

2. Voer – indien nodig – aan de rechterkant van het beeldscherm de gewenste instellingen in.

3. Voorzie een User Card van de naam van de persoon en steek de kaart in de CHIPDRIVE.

4. Klik op User Card maken en haal de kaart er pas weer uit, wanneer het desbetreffende ver-zoek daartoe op het beeldscherm verschijnt.

Details betreffende alle instellingen vindt u in de Online- Hulp. Als u de hulp oproept met F1, wordtonmiddellijk het desbetreffende hoofdstuk getoond.

24

Data van het mobiele CHIPDRIVE tijdregistratie- apparaat

Om de data van de mobiele terminal naar de PC te transporteren, gebruikt u de Transport CardM256. Deze moet u voor het eerste gebruik als volgt formatteren:

1. Start de CHIPDRIVE- Tijdregistratie- software en steek een nieuwe Transport Card M256 in deCHIPDRIVE. Er wordt daarop aan u gevraagd, of u de kaart wilt formatteren als TransportCard.

2. Kies Formatteren en verwijder de kaart pas, wanneer het desbetreffende verzoek daartoe ophet beeldscherm verschijnt.

Het ”stempelen“ op de mobiele terminal gebeurt door het simpelweg er insteken van de UserCards. Bijzonderheden over het omgaan met de Cards vindt u in de desbetreffende handleiding.Om de boekingsdata uit te lezen en ze over te dragen naar de PC handelt u als volgt:

1. Steek de Transport Card in het tijdregistratie- apparaat en wacht, tot op het display de melding“Transfer OK” verschijnt.

2. Steek de Transport Card met de data bij in gebruik zijnde tijdregistratie-software in de CHIP-DRIVE op de PC en beantwoord de vraag “Wilt u de data van de Transport Card inlezen”met ja.

Daarop worden alle data ingelezen, over de aparte personen verdeeld en de urenoverzichtennieuw berekend. De Transport Card wordt gewist en is daardoor klaar voor het volgende transport.

Data van de PC- stempelklok

De PC- stempelklok is een voor netwerk geschikt software- alternatief (resp. uitbreiding) voor hetmobiele tijdregistratie- apparaat. Elke PC met een kaartlezer van het merk CHIPDRIVE wordt zoeen tijdregistratie- terminal. Een uitvoerige documentatie over de PC- stempelklok vindt u in PDF-format op de software- CD. De data- uitwisseling tussen tijdregistratie- software en PC- stempel-klok (server) wordt ook uitvoerig beschreven in de Online- Hulp .

25

Boekingen bewerken

U dient zo mogelijk regelmatig de boekingen controleren op volledigheid. Hiertoe staat onder hetmenupunt Bestand/ Onvolledige datarecords een hulpmiddel ter beschikking, dat u precies daarnaartoe stuurt waar u door handmatig bewerken de datacompleet moet maken.

Om de data van een onvolledige dag (op de kalender rood weergegeven) aan te vullen resp. tecorrigeren, handelt u als volgt:

1. Werp eerst een blik op de lijst Uitleg. Hier krijgt u aanwijzingen zoals bijvoorbeeld K op heteind, die het voor u gemakkelijk maken te beslissen welke manier van handmatig bewerken uwilt kiezen.

2. Kies één van de schakelvlakken Bewerken, Invoegen of Wissen en let er daarbij op, dat uvoor Bewerken en Wissen de desbetreffende boeking eerst in de lijst Boekingen moet mar-keren.

Als u een van de acties Bewerken, Invoegen of Wissen uitgevoerd heeft en niet tevreden bentover het resultaat, kunt u met behulp van Bewerken/ Ongedaan maken de toestand van de laat-ste verandering weer terugroepen.

26

Evaluatie printen, exporteren en data afsluiten

Om de bewerkingssnelheid van de CHIPDRIVE tijdregistratie- software te krijgen, dient u de data,zo snel mogelijk nadat ze compleet gemaakt zijn, af te sluiten. Dit doet u in combinatie met deevaluatie resp. met de data- export.

1. Kies Evalueren/ meerdere personen

2. Kies in het venster Periode- doel – type – printer uw opties en bevestig met OK.

U ziet dan een beeldscherm, waarop onder de snelstartlijst de zojuist door u gekozen opties aan-gegeven worden. Daaronder bevinden zich de lijsten volledig en onvolledig. Om het afsluitenvan de data en het printen (resp. de export) uit te voeren, handelt u als volgt:

1. Markeer in de lijst Volledig één, meerdere of alle invoeren.

2. Klik op het vlak Evalueren. In het daarop verschijnende venster kiest u dan Afsluiten en prin-ten (exporteren).

3. Kies onder Afsl. tot de maand tot waaraan de data afgesloten moeten worden en bevestigmet OK.

27

Data beveiligen

De CHIPDRIVE tijdregistratie- software biedt u de mogelijkheid onder Bestand/ veiligheidskopiemaken een gemakkelijke en efficiënte mogelijkheid data te beveiligen. Maak daar regelmatig ge-bruik van en kopieer het totale bestand regelmatig op een andere computer in het netwerk. Hoe utoegang kunt krijgen tot een beveiligingskopie, wordt beschreven in de Online- Hulp.

Overige informatie

De CHIPDRIVE tijdregistratie- software bezit een uitvoerige en overzichtelijke Online- Hulp. Ge-bruik deze Online- hulp, om informatie te krijgen over de volgende thema’s:

• vaste wekelijkse -resp. dagelijkse arbeidstijden• Vaste en variabele pauzetijden• Tarieven, tarief- evaluatie• Vakantie, ziekte en feestdagen• Aanleggen van projecten en project- evaluatie• Export van de evaluatie als tekst- of MS- Excel bestand(en)• Totaaloverzicht (wie was/ is er aanwezig – welke projecten werden/ worden er bewerkt)• Data- veiligheid en data- onderhoud

28

CHIPDRIVE PC- Stempelklok

Algemene beschrijving

De PC- stempelklok is een software- component in het CHIPDRIVE tijdregistratie- systeem, die incombinatie met een kaartlezer van het merk “CHIPDRIVE” het “stempelen” direct op de werkplekmogelijk maakt. De separate installaties van de PC- stempelklok sturen de boekingsgegevensnaar een centrale server en krijgen van deze server de huidige stand van de cliënten- rekeningenvan de aparte deelnemers.

In het lokale netwerk (LAN) loopt de communicatie via de netwerk- protocollen TCP/IP en HTTP,zodat ook interne “firewalls” geen barrière vormen. Heel belangrijk voor de tijdregistratie is de tij-dijking met de server – d.w.z. de “stempeltijd” komt steeds overeen met de systeemtijd van deserver.

Als alternatief voor de verbinding via TCP/IP (HTTP) kunnen cliënten (installaties van de PC-stempelklok) ook via e-mail gegevens met de server- module uitwisselen. Daardoor bestaat demogelijkheid externe werkplekken van de medewerkers of filialen te verbinden met de tijdregistra-tie.

Wie meervoudige installaties op diverse werkplek- computers niet belangrijk vindt en in plaatsdaarvan slechts één enkele “stempel- PC” wil inrichten, kan afzien van de installatie van de server-module en de PC- stempelklok direct met de installatie van de tijdregistratie verbinden.

Een belangrijke vernieuwing is de samenwerking van de PC- stempelklok met het tijdregistratie-apparaat CHIPDRIVE mobiel: aparte groepen medewerkers kunnen in hun eigen bereik (b.v.kantoor, verdieping, externe werkplek, filiaal) op het tijdregistratie- apparaat stempelen en de ver-zamelde data met behulp van de Transport Card naar de PC- stempelklok en daarmee naar decentrale tijdregistratie doorsturen.

Voorwaarden – installatie

Om de PC- stempelklok op een PC te kunnen laten werken, heeft u een kaartlezer van het merkCHIPDRIVE nodig. Verder dient reeds voor de installatie duidelijk te zijn, of de PC- stempelklokmet een installatie van de server- module moet samenwerken of dat het om een aparte installatiegaat, die uw data direct uitwisselt met de tijdregistratie- software.

Voor het lokale netwerk is een directe communicatie van de PC- stempelklok(ken) met een cen-trale installatie van de server- module via HTP/IP- HTTP de optimale configuratie. De voordelenzijn daarbij, dat elke boeking direct door de centrale server opgeslagen wordt en dat de tijd van dePC- stempelklok altijd overeenkomt met die van de server- module – tenzij de verbinding met deserver onderbroken is. In dat geval kan er weliswaar nog wel gestempeld worden – de boekingenworden echter gemerkt, waardoor de tijdregistratie- beheerder ziet, dat ze afkomstig zijn van eenniet- bewaakte klok. De Offline- boekingen worden op de lokale harde schijf opgeslagen en als deverbinding met de server weer tot stand is gebracht overgebracht.

Als alternatief voor de werking via HTP/IP-HTTP bestaat er de mogelijkheid van data- uitwisselingtussen PC- stempelklok en server- module via e-mail. Het gaat hierbij om een a- synchroon ge-bruik, waarvan de actualiteit er beslissend van afhangt, hoe vaak de gebruiker het verzenden/ ont-vangen van de data laat plaatsvinden.

29

De minimale eis voor het werken via e-mail is een PC met de mogelijkheid e-mails te versturen. Ofde e-mail verbinding via een lokale mail- server (E-mail Proxy) of via modem/ ISDN- kaart of viaeen willekeurige provider loopt, is niet van belang. Bij gebruik van het persoonlijke e-mail adres envan het “normale” e-mail programma (zoals b.v. Outlook- Express of Netscape Messenger) wordtde PC- stempelklok zo geconfigureerd, dat hij alleen verzend- data genereert, die de gebruiker alsattachment aan het adres van de tijdregistratie stuurt.

Veel gemakkelijker en efficiënter is het werken met e-mail, als men ervoor zorgt dat de installatievan de PC- stempelklok een eigen e-mail adres krijgt, dat uitsluitend voor de data- uitwisseling vande tijdregistratie gebruikt wordt. Als de PC- stempelklok voor toepassing met eigen e-mail adresgeconfigureerd wordt, vinden verzending en ontvangst van de tijdregistratie- data volledig onaf-hankelijk van een “normaal” e-mail programma plaats. De mogelijkheden extra e-mail adressen teverzorgen, worden in het hoofdstuk “PC- stempelklok werkend met eigen e-mail adres” besproken.

Om de PC- stempelklok op een PC te installeren, legt u de software- CD van de CHIPDRIVE tijd-registratie in de drive, kiest dan op het eerste scherm dat verschijnt de taal Nederlands (of, indienniet aanwezig Engels of Duits) en daarna PC- stempelklok installeren”. Als uw PC zo geconfigu-reerd is dat de CD niet automatisch start, kies dan met behulp van “werkplek” of van WindowsExplorer eerst de drive- letter van de CD-ROM- drive en dan na elkaar de mappen “Nederlands”EN “PC- stempelklok”. Start het installeren door dubbel te klikken op “Setup.exe” en volg de aan-wijzingen op het beeldscherm. Als uw CHIPDRIVE nog niet aangesloten is op uw PC, sluit dan dePC af, sluit de CHIPDRIVE aan op de daarvoor bedoelde interface en start dan de PC opnieuw.

Aanwijzing; de aanwezige documentatie wordt bij de installatie als PDF- bestand mee op de vasteschijf gekopieerd. U kunt daardoor als u daar behoefte aan heeft op elk moment daarop teruggrij-pen.

PC- stempelklok configurerenU heeft het programma geïnstalleerd zoals beschreven in het voorgaande hoofdstuk. Als u nietvan plan bent de PC- stempelklok als apart station te gebruiken, zou de beheerder van de tijdregi-stratie u al verteld moeten hebben hoe u de PC- stempelklok op uw werkplek moet configureren.

Start nu de PC- stempelklok en open het menu, door op de menu- button te klikken of de desbe-treffende toets op het Windows- toetsenbord in te drukken.

Kies Instellingen. De eerste pagina van de instellingsassistent verschijnt.

30

Op de eerste pagina hoeft u na uitvoering van het Nederlandstalige setup- programma in de regelniets te doen – het tijd- format is standaard ingesteld op “24 uur” ingesteld. Het instellingsnummerstaat voorlopig op 0000 en kan door de gebruiker niet veranderd worden. Na het eerste contactmet de server staat op deze plaats het nummer, dat de beheerder van de tijdregistratie voor uwinstallatie gereserveerd heeft.

Kies nu Verder, om op de volgende pagina van de instellings- assistent te komen.

31

Het verdere verloop van de instellings- procedure hangt er van af, welke keuze u in de keuzeboxServer- contact via maakt. Als uw keuze TCP/IP luidt, dient u het volgende hoofdstuk te lezen. Bijeen andere keuze kunt u dat hoofdstuk overslaan.

PC- stempelklok configureren voor gebruik met TCP/IP-HTTP

U heeft bij de keuze Server contact via het punt TCP/IP-HTTP gekozen. De beheerder van detijdregistratie heeft u al of de computernaam of het IP- adres van de tijdregistratie- server mede-gedeeld. De computernaam is een heel normale aanduiding zoals bijvoorbeeld “Tijdserver” of“Server_3”, terwijl het bij het IP- adres steeds om een opeenvolging van vier getallen gaat, diedoor drie punten van elkaar gescheiden zijn, zoals b.v. “10.0.0.169” .

Voer nu de naam resp. het IP- adres in het desbetreffende veld in. Als de beheerder van uw tijd-registratie geen aanduiding heeft gedaan over het poort- nummer, laat u hier de standaardwaarde80 staan. Anders moet u hier de waarde invoeren, die u meegedeeld is. Ook de waarde voor In-terval voor tijdvergelijking kunt u laten staan, als erdoor de beheerder geen ander voorstel isgedaan. Daarmee bent u klaar met de instellingen. Bevestig dit svp met Voltooien en let dan ophet verbindingssymbool op het programmavlak rechts onder.

32

Als er in plaats van het verbindingssymbool het symbool verschijnt voor het afbreken van de ver-binding,

Is het opnemen van het contact met de server niet gelukt. De volgende oorzaken kunnen daarvoorin aanmerking komen:

• U heeft de servernaam resp. het IP- adres foutief ingevoerd• Het poort-nummer klopt niet• De server is niet in gebruik of de server- module is niet gestart• De beheerder heeft verzuimd, de naam van uw computer met behulp van zijn admini-

stratie-programma in te voeren• Algemeen netwerkprobleem

Probeer in het geval van een storing – voor zover u daar toestemming voor heeft – het probleemop te lossen en kies dan – als de verbinding niet automatisch tot stand komt – in het menu Server-contact opnieuw tot stand brengen of u klikt in plaats daarvan op het symbool.

PC- stempelklok bij e-mail- werking zonder eigen e-mail adres

U heeft er voorlopig of definitief voor gekozen, het data- transport van de PC- stempelklok met uw“normale” e-mail- verkeer te doen plaatsvinden. In dit geval kiest u in de instellings- assistent bij dekeuze Server- contact via (zie pagina 5) het punt e-mail. Op de daarop volgende pagina kiest udan handmatig, bestand voor verzending genereren en u bevestigt uw keuze met Voltooien.

33

De button met het brief- symbool dient er in deze configuratie voor, een bestand voor verzendingte genereren. Verder vindt u in het menu een desbetreffende invoer.

Als u op de desbetreffende button klikt, verschijnt – mits er reeds boekingsdata beschikbaar zijn –een melding van de volgende soort:

Gebruik nu uw e-mail- programma om het in de melding genoemde bestand als attachment naarhet e-mail- adres van uw tijdregistratie te sturen. Het “Betreft” en de tekst van het te versturen be-richt zijn daarbij niet van belang. Het zou eventueel kunnen zijn, dat uw e-mail- programma geenmails zonder tekst toestaat. Tik in dat geval een paar letters. Volledigheidshalve dient nog ge-noemd te worden, dat het attachment volgens de "MIME“- procedure gecodeerd moet worden – ditkomt overeen met de standaardinstelling van alle moderne mail- programma’s.

34

Na enige tijd krijgt u van uw tijdregistratie- server een bericht met een lijst van binnengekomendata en een attachment Result.bin.

Als u het bestand result.bin opslaat in het bestand van uw PC- stempelklok, reageert de PC-stempelklok daarop met de volgende mededeling:

35

Uit het bestand Feedback.bin stamt de stand van het urensaldo, dat bij het “stempelen” op hetbeeldscherm wordt getoond. De actualiteit van deze melding hangt er enerzijds van af hoe vaak uuw data doorstuurt en anderzijds of in de centrale de tijdregistratie- software regelmatig gestartwordt, om de data van de server te ontvangen en daarna de resultaten terug te sturen naar deserver.

PC- stempelklok bij e-mail- gebruik met eigen e-mail- adres

Waarschuwing! Wie de PC- stempelklok voor gebruik van een eigen e-mail- adres configureert endesondanks zijn eigen (“normale”) e-mail- adres invoert, loopt het risico zijn nog niet gedownloademails onherroepelijk te verliezen, omdat de PC- stempelklok alle berichten die niet van de tijdregi-stratie-server stammen, direct op de mail-server wist, zonder ze compleet te ontvangen.

Vóór de bespreking van de eigenlijke configuratie dienen er nog een paar principes bij het themae-mail uitgelegd te worden. Verder is het belangrijk te weten, dat u bij de in Duitsland meest promi-nente providers AOL en T-Online op een paar bijzonderheden moet letten.

AOL schrijft dwingend het gebruik van het AOL- eigen e-mail- programma voor en werkt niet sa-men met andere e-mail- programma’s. Daarmee is het duidelijk, dat een AOL- adres voor de PC-stempelklok principieel uitvalt. Het is echter zonder problemen mogelijk binnen een AOL- verbin-ding op Internet data naar een van AOL- onafhankelijke mail- server te sturen resp. van een mail-server te ontvangen.

T-Online staat weliswaar het gebruik van een willekeurig e-mail- programma toe – maar u moethierbij aan het volgende denken: om met de mail- servers van T-Online data uit te wisselen, moetde gebruiker met zijn gebruikers- password (een zeer lang getal in het formaat000000000000000#0000) via de T-Online verbinding ingelogd zijn. Dat betekent, dat het niet mo-gelijk is binnen een T-Online- sessie eerst de eigen e-mails op te roepen resp. te versturen enaansluitend de data naar de PC- stempelklok te versturen, omdat het laatste deel van het pass-word voor elk e-mail- adres anders is (#0001, #0002…). Het is echter ook binnen T-Online-ver-bindingen op Internet mogelijk, contact op te nemen met willekeurige (vreemde) mail- servers, diegeen bijzonderheden van deze soort kennen.

36

Er zijn in principe twee mogelijkheden om e-mail te versturen: als de PC een onderdeel is van eennetwerk, bestaat er in de regel een mail- proxy, die verantwoordelijk is voor de ontvangst en hetdoorsturen van mails. In dit geval zal vermoedelijk uw netwerkbeheerder eerst een adres voor uwinstallatie van de PC- stempelklok inrichten en u dan bij het configureren van de software behulp-zaam zijn.

De tweede mogelijkheid om e-mail te versturen is gebaseerd op het overdragen van data, bij-voorbeeld via modem of ISDN- kaart. Alle belangrijke internet- providers bieden de moge-lijkheid, praktisch zo veel e-mail- adressen als u wilt met de domeinnaam van de firma(“medewerker@firma.nl") in te richten. Als uw bedrijf geen eigen domeinnaam bezit, kunt u voorde PC- stempelklok ook zonder problemen een “Freemail- adres” gebruiken, zoals die door veleaanbieders zoals b.v. Lycos.nl aangeboden worden. voorwaarde is echter, dat de aanbieder uit-drukkelijk werking via de protocollen POP3 (ontvangen) en SMTP (verzenden) mogelijk maakt.

Om een willekeurig e-mail- programma (dus ook de PC- stempelklok) te configureren, heeft usteeds een reeks aanduidingen nodig:

* E-mail- adres (b.v. medewerker@firma.nl)

* Gebruikersnaam (b.v. medewerker.klok)

* Server voor inkomende post (b.v. POP.firma.nl)

* Server voor uitgaande post (b.v. Mail.Firma.nl)

* Code

* Is er voor de server authentificering voor uitgaande post?

Aanwijzing: in de regel bieden de providers een gedetailleerde beschrijving van de configuratievan MS-Outlook-Express aan. U kunt deze beschrijvingen doelmatig voor de configuratie van dePC- stempelklok gebruiken.

Nadat u voor Manier van data- uitwisseling automatisch, eigen e-mail- adres gekozen heeft,voert u op de volgende pagina van de instellings-assistent het adres van uw tijdregistratie, hetadres van uw PC- stempelklok- installatie en de gebruikersnaam in.

Aanwijzing: bij vele providers is de “gebruikersnaam” geen naam, maar een nummer of een e-mail-adres.

37

Verlaat de pagina met de adressen en de gebruikersnamen met verder, om bij de laatste paginaaan te komen, waarop u de beide servers (die soms ook identiek zijn) en de code invoert. De optieServer voor uitgaande post vraagt authentificering is een relatief nieuwe uitbreiding van de e-mail- standaard. Activeer deze optie alleen, als u de informatie heeft dat uw mail- server deauthentificering werkelijk vraagt of wanneer u bij het versturen van e-mail een desbetreffendefoutmelding krijgt.

38

Testen van de e-mail- instellingen

Nadat alle instellingen uitgevoerd zijn, verdient het aanbeveling eerst maar eens te testen of dePC- stempelklok daadwerkelijk in staat is e-mails te versturen. Kies daartoe in het menu Testmailversturen/ Test- mail naar willekeurige ontvanger .

Vul Ontvanger, Betreft en Tekst in en bevestig met OK.

Als alle instellingen correct zijn, krijgt u de volgende melding. Als het verzenden van de e-mail nietlukt, controleer dan uw instellingen.

Na een geslaagde verzending van de test- mail aan een willekeurig e-mail- adres kunt u een test-mail naar uw Tijdregistratie sturen, door in het menu de desbetreffende keuze te maken.

39

Na een bepaalde tijd (van de beheerder krijgt u te horen hoe lang het mag duren) krijgt u de be-vestiging van de tijdregistratie-server, nadat u de data- ontvangst via e-mail: oproepen en ver-sturen of met behulp van de mail- button geactiveerd heeft:

De PC- stempelklok reageert op de bevestiging door de server met het wissen van alle reeds ver-stuurde bestanden, die zich nog op de harde schijf bevinden. Verder wordt het bestand feed-back.bin in de data-map van de PC- stempelklok geactualiseerd. Daardoor is het mogelijk, dat bijhet insteken van de user-kaart de actuele uren-rekening op het beeldscherm getoond wordt.

Stempelen op de PC- stempelklokOm op de PC- stempelklok te stempelen, start u eerst (voor zover dat nog niet gebeurd is) hetprogramma en steekt dan de User Card, die u van de beheerder van de tijdregistratie ontvangenheeft, in de CHIPDRIVE. Daarop verdwijnt het “blauwe gordijn” met de geanimeerde tekst “Kaartinvoeren aub” . Op het scherm verschijnt uw naam, de stand van het aantal gewerkte uren, datumen tijd, en de door de software voorgestelde manier van boeken. Of Komen of Gaan voorgesteldwordt, hangt af van de manier van de laatste boeking.

In veel gevallen zal het voldoende zijn de voorgestelde boeking te bevestigen, door op één vanbeide Return- toetsen te drukken of op de OK- button te klikken. Bij de Komen- boeking kunt ueen maximaal 4- cijferig projectnummer invoeren.

Het is heel voordelig, de PC- stempelklok via het numerieke deel van het PC- toetsenbord te be-dienen. Als het cijferblok niet geactiveerd is, druk dan svp eerst op de toets Num. De toetsen Ge-deeld door, min en plus staan voor project, Gaan resp. Komen. Om bijvoorbeeld een wisselingvan project te boeken, drukt u eest op de gedeeld door toets, voert dan het nummer in en beves-tigt u de boeking met het afsluitend drukken op de invoertoets. Als alternatief voor het gebruik vande numerieke toetsen kunnen ook de beginletters p, g en k van de desbetreffende boekings-soorten gebruikt worden.

40

Aanwijzing: Als er door het programma Gaan wordt voorgesteld, maar u wilt een project- wisselingboeken, is het ook voldoende gewoon een nummer in te voeren. Het programma schakelt danautomatisch over op Project.

PC- stempelklok in verbinding met het mobiele tijdregistratie- apparaat

De PC- stempelklok is niet alleen een alternatief voor het mobiele CHIPDRIVE tijdregistratie- ap-paraat, maar ook een aanvulling. Het is mogelijk in een gedeelte van de onderneming zoals b.v.op een kantoor, een verdieping, een afdeling of in een filiaal een tijdregistratie- apparaat (of meer-dere) in te zetten en de data met behulp van de PC- stempelklok naar de centrale over te brengen.

Om de data van het tijdregistratie-apparaat naar de PC over te brengen, heeft u een TransportCard M256 nodig. Een nieuwe Transport Card moet voor de eerste data- overdracht eerst ge-formatteerd worden. Daartoe steekt u de Transport Card bij actieve PC- stempelklok in de CHIP-DRIVE en bevestigt de afgebeelde melding met Ja. De geformatteerde Transport Card geeft u ookhet recht de datum en de tijd van de mobiele terminal in te stellen.

Om de data van apparaat over te dragen naar de Transport Card, steekt u de Transport Card inhet apparaat, waarop het kopiëren automatisch start. Trek de kaart pas uit het apparaat, nadat ophet display de melding Transfer OK verschijnt.

Start dan (als dat nog niet gebeurd is) de PC- stempelklok en steek de Transport Card in deCHIPDRIVE. De data worden daarop automatisch ingelezen.

41

Trek de Transport Card er pas uit, als – afhankelijk van de configuratie van de PC- stempelklok –het opslaan op de harde schijf of het overdragen naar de server bevestigd is.

Repareren van kaarten

Het kan in zeldzame gevallen gebeuren, dat een User Card bij het te snel uit het apparaat trekkenfout beschreven wordt, en daardoor niet meer als User Card herkend wordt. Deze soort beschadi-ging kan door de PC- stempelklok – en ook door de tijdregistratie- software – gerepareerd worden.Opdat de PC- stempelklok de reparatie kan uitvoeren, moet de kaart in intacte toestand minimaaléén keer in de klok gestoken zijn. Het verdient daarom beslist aanbeveling, elke door de beheer-der van de tijdregistratie nieuw aangemaakte kaart eerst één keer bij een werkende PC- stempel-klok in de CHIPDRIVE op de PC te steken. De kaart wordt daarbij automatisch geregistreerd. Eenboeking kan bij deze gelegenheid plaats vinden, maar is niet persé noodzakelijk.

Als bij het insteken van een User Card in de mobiele terminaal meerdere keren de melding ver-schijnt Onbekende kaart - formatteer de kaart, dan steekt u deze kaart bij een in werking zijndePC- stempelklok in de CHIPDRIVE op de PC. Als de onderstaande afbeelding daarna niet ver-schijnt,

Is de kaart er of nooit in intacte toestand ingestoken of er is een andere – niet repareerbareschade. Als er alleen maar verzuimd is de kaart bij de PC- stempelklok te registreren door hem ergewoon in te steken, moet de desbetreffende kaart aan de beheerder van de tijdregistratie gege-ven worden. Hij kan deze kaart dan vermoedelijk met behulp van de tijdregistratie- software weerherstellen.