Het Laboratorium voor Algemene

Kli nische Chemie (LAKC) van het AMC

verwerkt jaar lijks zo’n 700.000 aan­

vragen voor labora torium­onderzoek.

De ge ge vens worden tegenwoordig

auto ma tisch gelezen van ver nieuwde,

ge stan daardi seerde formulieren en ge­

ex porteerd naar het laboratoriumsys­

teem Labzis. Vanaf verschillende werk­

plek ken kun nen gebruikers de oor­

spronke lijke formulie ren altijd gemak­

kelijk te rug vinden omdat ze digitaal

worden op geslagen in Easy Archive.

Voorheen verliep dit proces veel om­

slach tiger. Guus Sturk, Hoofd van het

LAKC, be schrijft het veranderingspro­

ces en de voordelen.

Efficiënter en sneller werken

“Als het AMC aanvraagformulieren voor

klinisch chemisch onderzoek kreeg, was

het inlezen en verwerken van de for­

mu lieren geconcentreerd op slechts

enkele plaatsen, zoals het algemene

laborato rium, de bloed bank en het

poli klinisch laboratorium. Als we het ori­

ginele aanvraagformulier wilden raad­

plegen, bij voorbeeld als er twijfel be­

stond of de juiste combinatie van be ­

palingen is aan gevraagd, dan was dat

slechts op een beperkt aantal plaatsen

mogelijk. Formulie ren moesten dan per

interne post worden verzonden, wat een

behoor lijke vertraging opleverde. For­

mulieren kon den door verkeerde terug­

Aanvraagformulieren voor onderzoek nu overal snel digitaal voor handen

Case aMC laboratoriuM voor algeMene klinisChe CheMie

Aanleiding Formuliereninvoer slechts

mogelijk op 3 plaatsen

Formulieren niet overal digitaal

toegankelijk

Procesvertraging door

verzending via interne post

Terugzoeken formulieren

tijdrovend

Verzoek specialisten om snelle

inzage aanvraagformulieren

Resultaten Formulieren op meerdere

plaatsen in te voeren

Automatische herkenning van

elk soort formulier

Directe digitale archivering

formulieren

Formulieren overal onmiddellijk

in te zien

Verkorting tijd tussen aanvraag

en bepalingen

Naadloze aansluiting op Labzis

Eenvoudigere administratie

“Alle formulieren zijn direct na scanning overal in te

lezen. Onderzoek kan sneller starten en ook de specia­

listen hebben de formulieren onmiddellijk in beeld.

Een hele vooruitgang!”

Guus Sturk, Hoofd AMC Laboratorium Algemene

Klinische Chemie

Aanpak Onderzoek naar optimale

systeeminrichting

Installatie Eyes & Hands en

Easy Archive

Koppelen software aan Labzis

Standaardiseren formulieren

Ontwikkelen autorisatiesysteem

Ricoh, Utopialaan 25, 5232 CD, ‘s-Hertogenbosch, +31 (0)73 645 26 00, www.ricoh.nl

plaatsing in het archief met moeite

boven water worden gehaald of raak­

ten soms zelfs helemaal zoek.

Omdat we sneller en efficiënter wilden

wer ken, zochten we naar de mogelijk­

heid om formulieren op diverse werk­

plekken in te voeren. Met daarbij de

mogelijkheid om ze met toegangs­

rechten overal via de pc in te zien. Een

wens ook met name van de specia­

listen in ons ziekenhuis.”

De keuze voor Ricoh

In een vorige werkkring had Guus Sturk

al kennis gemaakt met de mogelijkhe­

den die Eyes & Hands en Easy Archive

van Ricoh bieden voor het ondersteu­

nen van werk processen in een klinisch

chemisch laboratorium. “Daarbij speel­

den niet alleen de producten een rol.

Belangrijk was dat Ricoh uitgebreide

erva ring heeft in de gezondheidszorg

en specifiek ook in laboratoria, zodat

ze snel de essentie van onze proble­

matiek zouden kunnen be grijpen.

Bovendien ga je als AMC een lang­

durige relatie aan, want na installatie

worden onder houd en uitbreidingen

van belang. We zoch ten dus een leve­

rancier die groot en stabiel genoeg

was om ons dit te kunnen bieden.” Het

AMC koos uiteindelijk voor Ricoh voor

het herinrichten van het elek tro nische

aanvraag­ en archiveringsproces.

Formulieren altijd snel toegankelijk

Het resultaat? Tegenwoordig verloopt

het formulierenproces een stuk sneller.

Nadat de laboratoriumaanvragen zijn

gescand in Eyes & Hands, worden de

ge gevens door gezonden naar Labzis,

het laboratorium informatiesysteem.

Parallel exporteert Eyes & Hands de

formulieren naar Easy Archive, waar zij

twee jaar digitaal worden bewaard.

Geautoriseer de gebruikers hebben de

infor matie altijd snel in beeld. Sturk:

“Aanvraagformulieren raken niet meer

zoek en het bepalingsproces volgt nu

veel sneller op het indienen van de

aanvraag. In geval van twijfel over het

uitvoeren van de juiste be palingen kan

op het eigen laboratorium én op daar­

toe bevoegde andere laboratoria elk

formulier gemakkelijk worden terug ge­

zocht en onmiddellijk worden ingezien”.

Automatische herkenning van

elk soort formulier

In samenwerking met Ricoh zijn alle

aan vraagformulieren gestandaardi­

seerd zodat Eyes & Hands deze

gemak kelijk via templates kan verwer­

ken. Het door elkaar aanbieden van

verschil len de formulieren is daarbij

geen enkel probleem. Het systeem her­

kent elk soort aanvraagformulier. De

inhoud en lay­out van de formulieren

beheert het AMC zelf. Elke patiënt is

via een barcode herken baar in het

Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS).

Eyes & Hands leest en interpreteert dan

deze barcode, iden tificeert de patiënt

en koppelt de formuliergegevens aan

de patiëntgegevens.

Systeem functioneert uitstekend

Sturk: “Het is een betrouwbaar systeem

dat naar verwachting functioneert én

in uitbreiding voorziet. Dat is voor ons

erg belangrijk. Want willen we ook in de

toekomst op ons laboratorium gebruik

maken van alle voor delen van digitali­

sering, dan hoeven we geen nieuw sys­

teem aan te schaffen.

Ook heeft de vernieuwde werkwijze veel

voordelen voor onze administratie. Dit

verloopt nu veel eenvoudiger door de

auto matische koppeling van de aan­

vraagformulieren aan de patiëntge­

gevens in het ziekenhuis informatie sys­

teem. De mede werkers kunnen zo weer

extra tijd inzetten voor andere taken!”