© <2008-2011> TML bvba

Cadeaubonnen

8/24/2011

3Contents

© <2008-2011> TML bvba

Table of Contents

Foreword 0

Part I Cadeaubon module 4

................................................................................................................................... 51 Installatie cadeaubon module

......................................................................................................................................................... 6Parameters cadeaubon module

................................................................................................................................... 82 Cadeaubon template

......................................................................................................................................................... 13Cadeaubon als betalingsmiddel of commerciëel artikel?

......................................................................................................................................................... 14Cadeaubon template werklijst

......................................................................................................................................................... 15Cadeaubon bulkcreatie

......................................................................................................................................................... 15Cadeaubon afdrukken

......................................................................................................................................................... 16Cadeaubon deels opneembaar / splitsbaar / Teruggave

................................................................................................................................... 183 Cadeaubon

......................................................................................................................................................... 20Cadeaubon werklijst

................................................................................................................................... 214 Cadeaubonnen en artikelen

................................................................................................................................... 215 Het verkopen van een cadeaubon

......................................................................................................................................................... 22Cadeaubon snelcreatie

................................................................................................................................... 236 Het verrekenen van een cadeaubon

................................................................................................................................... 237 Opmerkingen

................................................................................................................................... 238 Cadeaubonnen en klantenkaarten

................................................................................................................................... 249 Cadeaubonnen en centrale verwerking

......................................................................................................................................................... 25Cadeaubon en centraal dossier

......................................................................................................................................................... 25Cadeaubonnen en de leden

Index 0

4 Cadeaubonnen

© <2008-2011> TML bvba

1 Cadeaubon module

Deze module dient als basis voor het beheren van cadeaubonnen.

Wat is een cadeaubon?

Een cadeaubon is te beschouwen als een betaalmiddel. Uw klant wenst iemand anders eengeschenk te geven, maar weet eigenlijk niet precies wat hij/zij wenst. U verkoopt uw klant eencadeaubon, zodat hij deze cadeaubon als geschenk kan overmaken aan zijn vriend, die op zijn beurtdan langskomt, om met deze cadeaubon iets te kopen.

Waarom cadeaubonnen?

In commerciële ondernemingen wordt vandaag veel gebruik gemaakt van cadeaubons. De reden iseenvoudig- het is makkelijker dan de aanschaf van een artikel op zich (omdat men niet altijd weet wat men alheeft of wat niet)- cadeaubonnen stimuleren te verkoop

Het doel van cadeaubonnen

Het commercieel doel is eenvoudig: bevorderen van klantentrouw en verkoop stimuleren. Ondertussen zijn er reeds tal van varianten van dergelijke bons op de markt. Het basisprincipe blijftsteeds hetzelfde. De naam is meestal iets anders: waardebons, cadeaubons, geschenkbons,cadeaucheques, maar het principe blijft hetzelfde.

Cadeaubonnen en DBFACTw

Aangezien het bijhouden van de cadeaubonnen belangrijk is én omdat het principieel over eenbetaalmiddel gaat (geld dus), zorgen we ervoor dat we met een sluitende administratie zitten van decadeaubonnen.

Deze administratie zorgt er voor

Efficiëntie: een cadeaubon genereren is kinderspel. Het volstaat enkele zaken goed te zetten, endan kan DBFACTw automatisch cadeaubonnen genereren, en bij de verkoop ervan automatisch dewaardeboeking tot en met de boekhouding doorvoeren. Veiligheid: de klant kan nog een document mee krijgen, maar DBFACTw zelf houdt steeds bij watde eigenlijke waarde van de cadeaubon is. Iedere verrichting op de cadeaubon wordtgeregistreerd en kan via de historiek van de cadeaubon opgevraagd worden. Nauwkeurigheid: door het gebruik van de werklijsten is te allen tijde een overzicht te verkrijgenvan de cadeaubons die een bepaalde relatie in gebruik heeft, de totale organisatie nog open staanheeft, en zo niet, welke cadeaubons wanneer gebruikt werden.

Protip de cadeaubon module is een zogenaamde uitbreidingsmodule. Dit betetekentdat het makkelijk is om deze te activeren en in gebruik te nemen. Dezemodule heeft weinig invloed op andere modules.

5Cadeaubon module

© <2008-2011> TML bvba

1.1 Installatie cadeaubon module

Het installeren van de cadeaubon module gebeurt a.d.h.v. een aantal stappen. Deze stappen staanhier in chronologische volgorde bepaald. Gebruik deze lijst daarom als checklist om zo vlot mogelijkdeze module in uw dossier te implementeren.

De licentie

U activeert de module 'cadeaubonnen' in de licentie. Er wordt een bestelling doorgestuurd naar TheMissing Link, zodat u deze module kunt activeren. U kunt daarna in ieder van uw dossiers decadeaubon module activeren.

Parameters voor de module

Aangezien u cadeaubonnen wenst te 'verkopen', moet u een artikel aanmaken. Dit artikel wordtgebruikt om de cadeaubon te verkopen.

Protip U maakt een aparte groep (en soort) voor de cadeaubonnen (bv. CADBN).

Een aantal parameters moeten in het dossier ingesteld worden, zodat de module actief wordt envolgens uw eigen wensen werkt. U vindt de informatie hierover bij 'parameters cadeaubon module

'.

Diverse betalingen (koppelingen kasboek)

Aangezien de betalingen in de kassa automatisch en direct geboekt worden, is men verplicht bij deopstart, om de juiste kasboeken te kiezen voor deze overboeking. Informatie hoe dit moet gebeuren vindt u bij de boekhouding: 'Instellen diverse boekingen viakasboek'. U stelt best per divisie een kasboek in, dat afwijkt van het kasboek dat normaal gebruikt wordt. Ditkasboek zal telkens boekingen creëren in evenwicht (debet = credit)

Cadeau template

Hoe een cadeaubon binnen uw organisatie gebruikt kan worden, bepaalt u door een cadeaubontemplate aan te maken. Het volstaat om één cadeau template aan te maken, en u kunt aan deslag.

Het kan gebeuren dat er ook nog wat aanpassingen qua layout moeten gebeuren. Het kan zijn dat ucadeaubonnen op voorhand afdrukt, of dat u bij de verkoop ervan de cadeaubonnen afdrukt.

Aan de slag !

Als deze zaken allemaal ingesteld zijn, kunt u aan de kassa heel makkelijk cadeaubonnen 'verkopen'en ook registreren als ontvangen. De hoofdbrok van de administratie wordt daarom heel sterkvereenvoudigd.

Aangezien cadeaubonnen normaliter als betaalmiddel worden gebruikt, geldt dat er boekhoudkundigook gevolgen zijn. Deze module verwerkt de boekhoudkundige administratie volledig transparant.

De verkoop van de cadeaubon wordt automatisch op een 46 rekening geboekt, en voor de btw

6

8

6 Cadeaubonnen

© <2008-2011> TML bvba

buiten e omzet gehoudenBij verbruik, wordt de cadeaubon afgeboekt van de 46 Vervallen cadeaubonnen kunnen via de werklijst, via een diverse boeking in resultaat geboektworden. Een lijst kan zelfs gegenereerd worden om als bijlage in het document toe te voegen.

1.1.1 Parameters cadeaubon module

Om het standaard gedrag van deze module in te stellen zijn een aantal algemene parameters terbeschikking. Het is belangrijk dat deze parameters correct ingevuld zijn, zodat de werking van demodule goed verloopt. Om zeker te zijn dat de module naar behoren werkt, zullen ook een aantal controles uitgevoerdworden.

Cadeaubonnen actief in dossier Indien de licentie toelaat om deze module actief temaken, zal dit ook hier ingesteld zijn. Door dezeparameter aan te vinken, wordt de module actief. Delijsten, de functionaliteit wordt dan allemaalzichtbaar.

Standaard artikel voor cadeaubonx Om een cadeaubon te verkopen, moet een artikelingegeven kunnen worden. Het is daarom belangrijkdat er een standaard artikel gedefiniëerd kan worden.Dit artikel wordt trouwens gebruikt om als standaardartikel voor een cadeau template ingevuld te worden.

De typisch eigenschappen van het cadeaubon artikelzijn:- Omschrijving van het type 'cadeaubon,waardebon ... '- Prijs: geen prijs ingevuld - Voorraadbeheer: geen voorraadbeheer op dit artikel- BTW-code: normaal 'buiten de omzet' gehouden- Grootboekrekening: 46 .... (minstens een actief-rekenign)

Artikel voor afronding cadeaubon Men kan cadeaubonnen aanmaken waarbij teruggaveop de cadeaubon niet toegelaten is. In dat geval wordthet restant van de verkoop met dit artikel automatischafgeboekt.

Een voorbeeld:stel dat een cadeaubon 30 euro waard is, en de klantkoop iets van 28,95. Doordat in de cadeaubongeregistreerd is dat er geen mogelijkheid bestaat omwisselgeld te retourneren, wordt op de kasverkoop ofde factuur automatisch 1,05 euro als extra artikelgeregistreerd met vermelding 'Afronding cadeaubon'.

Dit artikel bestaat typisch uit volgende eigenschappen:- Omschrijving: "Afronding cadeaubon"- Prijs: geen prijs ingevuld- Voorraadbeheer: uitgeschakeld

7Cadeaubon module

© <2008-2011> TML bvba

- BTW-code: - Grootboekrekening: klasse 75 (voordeligbetalingsverschil)

Het artikel moet vanzelfsprekend verschillend zijn vanhet cadeaubonartikel zelf.

Barcode lengte voor willekeuriggenereren barcodes

Naast de barcodestam (de eerste cijfers van debarcode) uit de template, wordt hier bepaald hoe langde rest van de barcode moet zijn. Standaard is dezewaarde op 20 gezet (zodat de stam van 10 + lengtevan 20 uiteindelijk 30 karakters genereert). U kunt ditverminderen tot 11, en maximaal 35 instellen.

Grootboekrekening voorcadeaubonnen

De actief-rekening die gebruikt wordt om decadeaubon verkoop op te registreren. Dit moet eenklasse 4 rekening zijn (liefst 46....), aangezien deverkoop van cadeaubonnen nog niet in resultaat maggebracht worden.

Analytische rekening voorcadeaubonnen

De analytische rekening die gebruikt wordt om deverkoop van de cadeaubon op te registreren.

Afboeken Er zijn verschillende methodes om de niet gebruiktecadeaubonnen in resultaat te brengen. Via diverse: Enerzijds kan men via een eenvoudigediverse boeking alle afgeboekte cadeaubonnenomvormen tot een 'uitzonderlijke opbrengst'. Via factuur: Een factuur wordt gecreëerd. Daarbijwordt een bepaalde relatie gebruikt (zie volgendeparameters en een bepaald artikel. De factuur wordtafgerekend incluis btw, en wordt afgewerkt op dezemanier.

Afboeken via diverse

Journaal voor afboeken via diverse Indien men met multi-journaal werkt in deboekhouding, moet hier een diverse dagboek wordeningegeven.

Tip: gebruik een apart dagboek (CBON) om deboekingen voor de cadeaubon in te realiseren. Anders gebruikt u best het 'correctie' dagboek,aangezien deze boekingen wel degelijk invloedhebben op de resultaten.

Grootboekrekening voor afboeken Als cadeaubonnen vervallen zijn, moeten ze uit debalans geboekt worden. Om dit te kunnenautomatiseren, moet men hier een standaardgrootboekrekening in vermelden. Dezegrootboekrekening is typisch een klasse 74-rekening.Immers, het afboeken van deze cadeaubon moet alseen uitzonderlijke opbrengst beschouwd worden.

Analytische rekening voor afboeken Als de analytische boekhouding actief is in het dossier,moet het afboeken van een vervallen cadeaubon ook

8 Cadeaubonnen

© <2008-2011> TML bvba

analytisch geboekt worden. Dit is afhankelijk van de aanduiding op degrootboekrekening zelf. Als daar een vinkje staat bijde grootboekrekening, wordt er van uit gegaan datanalytisch geboekt moet worden.Indien er bij de grootboekrekening zelf eenanalytische rekening is ingevuld, krijgt deze voorrangop deze parameter.

Afboeken via factuur

Journaal afboeken via factuur Het journaal dat gebruikt wordt om de afboekfactuurte maken

Relatie voor afboeken via factuur De relatie die gebruikt wordt om de factuur van deafboeking te maken.

Artikel voor afboeken cadeaubonnen Het artikel om de factuur van het afboeken te maken.

Heel wat controles zijn ingebouwd om tot de juiste werking van de module te leiden. Deze controlesworden uitgevoerd bij het bewaren van de parameters.

Eens deze parameters goed ingesteld, maakt men eerst een cadeau template aan. In het geen volgtwordt dit in detail beschreven.

1.2 Cadeaubon template

Om een cadeaubon in gebruik te nemen, wordt het standaard gedrag van de cadeaubongedefiniëerd. Dit gebeurt a.d.h.v. een cadeaubon template. Hier wordt uitgelegd wat in eencadeaubon template ingesteld kan worden.

U kunt meerdere templates maken, telkens met een andere instelling qua gedrag. Dit is geenverplichting. Er wordt afgeraden om vanaf het begin meerdere templates te definiëren.

U dient te beschikken over filebeheer rechten om een nieuwe cadeautemplate te maken of eenbestaande cadeautemplate te wijzigen.

9Cadeaubon module

© <2008-2011> TML bvba

ID Interne ID om het type aan te duiden

Code Om een cadeau template snel te kunnen kiezen, wordt hier verplicht eenunieke korte zoekcode gevraagd. Deze code kan ook op documentenafgedrukt worden.

Omschrijving Omschrijving van de cadeau template Bv: Onbeperkte cadeaubon Bv: Cadeaubon geschenklijst

Verrekenwijze Deze instelling voor de template is heel belangrijk. In principe geldt dateen cadeaubon een betaalmiddel is. U heeft in DBFACTw echter de keuze.Voor een uitgebreide keuze omtrent betaalmiddel of artikel, zie ookcadeaubon als betalingsmiddel of commercieel artikel .

Opgelet: deze instelling is ook achteraf voor het template niet meerwijzigbaar. Indien u met een ander bon type wenst te werken, maakt ueen nieuwe template aan, en stelt u vooral aan om die te gebruiken.

Tijdsduur Een cadeaubon kan beperkt zijn in tijd. Bij tijdsduur 0 zal de cadeaubonnooit vervallen. Praktisch gezien laat men best toe dat een cadeaubon maximaal 12, 18 of24 maand geldig is. U dient dan best op de afdruk van de cadeaubon tevermelden in welke mate de cadeaubon vervalt.

13

10 Cadeaubonnen

© <2008-2011> TML bvba

Opmerking: aangezien wettelijk gezien een cadeaubon beschouwd wordtals een betaalmiddel, is het in principe niet toegelaten om eengeldigheidsdatum te registreren op de cadeaubon. Dit houdt niet tegen dat90 % van de cadeaubon aanbieders een tijdsduur vermelden op huncadeaubonnen.

Toepassing Het kan voorkomen dat men een cadeaubon wenst te beperken tot hetaankopen van een bepaald artikel, artikelgroep of andere beperking. Men kan deze beperking registreren in de cadeaubon template. Bij de verkoop van de cadeaubon (van deze template) zal in de cadeaubonbijgehouden worden dat er een beperking zit op deze cadeaubon.Bovendien zal bij het verbruiken van de cadeaubon (de registratie van debetaling), gecontroleerd worden of op het document wel degelijk hetartikel of de artikelgroep voorkomen.

Volgende beperkingen zijn mogelijk:

Artikel: de betaling met de cadeaubon kan alleen als dit artikel verkochtwordtGroep: de betaling met de cadeaubon kan alleen als uit deze groepverkocht wordt.Opmerking: de betaling met de cadeaubon kan alleen als uit dezeopmerking verkocht wordt. De verkoper krijgt bij het registreren van hetdocument een melding op zijn scherm, zodat hij kan controleren dat deverkoop effectief aan de opmerking voldoet.

Klant Hiermee kan bepaald worden of bij een cadeaubon al dan niet verplichteen klant moet ingegeven worden.

Optioneel: we kùnnen, waar nodig, een relatie ingeven, maar het is nietverplicht Verplicht: vanaf dat de cadeaubon verkocht wordt, zal de relatie gevraagdworden. Geen: het is niét mogelijk de klant in te geven, deze cadeaubonnen blijvenanoniem.

Opmerking: dit is ideaal voor firma's die werken met geschenkenlijsten ofwebsites, aangezien dan de cadeaubon zelf eigenlijk niet zo echt vanbelang is, want DBFACTw houdt zelf bij wat de klant als tegoed heeft opcadeaubonnen.

Oorzaak Bij de creatie van een cadeaubon wordt dit automatisch ingesteld. Normaalzal de oorzaak van de cadeaubon commercieel zijn, maar aangeziencadeaubonnen ook via de RMA kunnen ontstaan, of uit andereoverwegingen. Hier kan men dit per cadeaubon gaan instellen.

Creatie Cadeaubonnen kunnen op vele manieren ontstaan. De verschillendeaanmaakwijzen worden hier gekozen:

Bulk creatie: u beschikt over een goede kleurenprinter, en wenst opgepaste tijdstippen een aantal cadeaubonnen op voorhand af te drukken,met alle gepaste informatie van doen, waaronder ook de uniekeidentificaties van de barcode. Bij de verkoop wordt dan voor dit type de

11Cadeaubon module

© <2008-2011> TML bvba

barcode van de cadeaubon gescand om te vermelden dat die verkochtwordt. (BULK) Creatie tijdens verkoop met scannen barcode: u heeft (centraal) beslistdat er complete cadeaubonnen voorgedrukt zijn. Deze bevatten zelfs eenunieke barcode, en worden alsdusdanig verkocht. Het volstaat dan deunieke barcode van de cadeaubon te scannen om de verkoop van dezebon te realiseren (VKPSCAN) Creatie tijdens verkoop met afdruk waardebon etiket: aangezien er noggeen cadeaubon bestaat, maar er wel een voorbedrukte cadeaubonbestaat, met bv. een witte zone om de barcode en de verkoopsgegevensvan de verkochte cadeaubon te registreren, wordt bij de verkoop vandeze cadeaubon automatisch een cadeaubon-etiket afgedrukt, dat dangekleefd kan worden op de juiste cadeaubon. (VKPETIK) Creatie tijdens verkoop met afdruk waardebon document: dit isgelijkaardig als de afdruk van een etiket, maar in dit geval wordt eenvolwaardige cadeaubon onmiddellijk afgedrukt bij verkoop (VKPBON)

Actief Een template die niet meer in gebruik is, kan men op 'non-actief' zetten.Daardoor wordt deze cadeaubon template niet meer bekeken bij de creatievan een cadeaubon. Tip: aangezien we een cadeaubon template niet kunnen uitvegen als erooit cadeaubonnen mee gemaakt zijn, kan men gebruik maken van dezeoptie. In de standaard lijsten zal deze optie dan niet meer voorkomen.

Splitsbaar Met deze optie laten we toe dat dergelijke cadeaubon geplitst wordt. Zokan dan een cadeaubon van bv. 30 euro gesplitst worden in eencadeaubon van 20 euro en een aparte cadeaubon van 10 euro. Indien niét mogelijk, moet de volledige cadeaubon in één verkoop(document) opgenomen worden. Deze parameter kan men later ook wijzigen. Een cadeaubon dieoorspronkelijk niet splitsbaar was, kan later (door deze parameter tewijzigen) wel splitsbaar zijn. Standaard is een cadeaubon niet splitsbaar.

Opgelet: een cadeaubon van het type "Creatie tijdens verkoop metscannen barcode" kan onmogelijk als splitsbaar gezet worden, aangeziener anders een probleem is met het genereren van de barcode voor de (af)gesplitste cadeaubon.

Teruggave Mag er wisselgeld gegeven worden indien de cadeaubon niet volledigopgebruikt is. Dit is standaard zo voorzien, maar kan voor een bepaaldetemplate aangepast worden.

Deels opneembaar Indien men een template wenst voor een cadeaubon die eenoorspronkelijke waarde heeft en dan deels opgenomen kan worden, doorvan het openstaande bedrag een deel in tegeven, dan kan dat met dezeoptie. Standaard staat deze optie op 'neen'. We gaan er van uit dat normaal eencadeaubon integraal opgenomen wordt bij een verkoop

Waarde Een cadeaubon kan een standaard waarde hebben (bv. voorbedruktecadeaubonnen), het kan zijn dat een waarde voorgesteld kan worden,maar wijzigbaar is, of dat steeds voorgesteld moet worden wat de waardevoor de cadeaubon moet zijn.

Waarde bedrag Enerzijds het vaste bedrag of het voorgestelde bedrag, zoals hierboven

12 Cadeaubonnen

© <2008-2011> TML bvba

juist vermeld.

Start status Het kan voorkomen dat men meerdere 'startstatussen' wenst in te geven,zoals bij bulk creatie de cadeaubonnen die op verschillende plaatsenworden bijgehouden. Standaard is slechts één status van een cadeaubon voorzien. Het is trouwens alléén maar deze statussen die hier ingevuld kunnenworden. De volgende statussen die de levenscyclus van de cadeaubonvastleggen, kunnen hier niet geselecteerd worden. Het herzetten van dezestatus gebeurt immers automatisch a.d.h.v. de verkoop en het verbruik vaneen cadeaubon.

Layout Het rapport dat gebruikt wordt voor de layout

Artikel Het artikel dat gebruikt wordt voor de verkoop van de cadeaubon. Voor ditartikel worden diverse zaken gechecked bij het bewaren- is dit een artikel zonder stockbeheer- beschikt dit artikel over een 46 klasse rekening- is de btw buiten omzet gehouden - het artikel heeft geen prijs (aangezien dit in de template wordt bepaald)

Barcode key De barcode key wordt gebruikt om barcodes te herkennen of barcodeste genereren.

Als we zelf barcodes genereren, zal DBFACTw deze barcode key gebruikenals basis (de eerste tien cijfers van de barcode).

Als barcodes op voorbedrukte documenten extern worden aangemaakt,willen we de barcode key gebruiken om deze terug te vinden. Door hiereen * of een ? in terug te vinden, wordt gezocht naar de gelijkenis van debarcode (In het Engels spreken we over 'like'). Indien er geen ? of * terugte vinden is in de barcode key, gaan we er van uit dat de ingegeven cijfersde eerste cijfers van de te zoeken barcode zijn.

De barcodes die gegenereerd worden voor de cadeaubonnen zijn steedsminstens 20 karakters lang, aangezien anders de verwarring zou bestaantussen cadeaubon-barcodes en barcodes die normaliter voor artikelengelden.

Protip Om er voor te zorgen dat barcodes over alletemplates steeds uniek zijn, worden de eerste cijfersvan de barcode door DBFACTw zelf automatischvoorgesteld.Door een ingenieus systeem van combinatie vanlicentienummer en templatenummer, wordt dezecode zelfs uniek gegenereerd over alle DBFACTwdossiers heen. Zo worden autoamtisch de eerste tien cijfers van debarcode 'voorgedefiniëerd', terwijl u de templateaanmaakt.

Protip Indien u barcodes heeft aangemaakt viavoorbedrukte cadeaubonnen, raden we u sterk aanom een barcode te kiezen waarvan de eerste 10

13Cadeaubon module

© <2008-2011> TML bvba

cijfers effectief overeenkomen met devooropgestelde template én er minimaal nog 10 (ofmeer) vervolgnummers worden toegekend. We raden u trouwens ook aan om dievervolgnummers liever willekeurig te genereren ipveen opvolgend nummer te voorzien.

Nederlands /Frans / Engels /Duits

De teksten die we op een bepaald type cadeaubon afgedrukt willen zien,kunnen we hier rechtstreeks in meerdere talen ingeven.

Memo Interne opmerkingen die we omtrent de type templates wensen bij tehouden, kunnen we hierin kwijt.

1.2.1 Cadeaubon als betalingsmiddel of commerciëel artikel?

Bij de ontwikkeling van deze module ontstond er een discussie rond de juridische / wettelijkeafhandeling van een cadeaubon. In principe gaat de wet er van uit dat een cadeaubon eigenlijk eennieuwsoortig betaalmiddel is. We raden daarom sterk aan om dit als basisprincipe te hanteren.

Cadeaubon als betalingsmiddel

Wettelijk gezien is het overduidelijk: dit is de enige manier om cadeaubonnen correct op te volgen.

Als een cadeaubon als betaalmiddel ingesteld is, wordt de verkoop van de cadeaubon nietbeschouwd als een commerciële transactie. Dit betekent concreet, dat op dat moment er ook geenBTW verschuldigd is op de transactie. Het is gelijkgesteld met een ruil van cash geld ten opzichte vande cadeaubon als betalingsmiddel. Boekhoudkundig houdt dit in dat bij een verkoop van een cadeaubon het geïnde bedrag'geactualiseerd' wordt op de balans als een voorschot. Dit vindt u daarom onmiddellijk terug op debalans.

Bij verrekening van de cadeaubon wordt dan dezelfde rekening gebruikt om het geïnde bedrag inmindering te brengen. Zo kunt u te allen tijde via de boekhouding terugvinden hoeveel cadeaubonnenu 'openstaand' heeft. Per maand zullen immers nieuwe cadeaubonnen verkocht worden en ouderecadeaubonnen verrekend worden.

Maar opgelet. Indien u cadeaubonnen hebt die al lange tijd geleden verkocht zijn, maar ondertussennog niet geïnd, kan de overheid er van uit gaan dat deze cadeaubonnen niet meer verbruikt (geïnd)zullen worden.Daarom kunnen cadeaubonnen als 'vervallen' geregistreerd worden, zodat de actieve voorschottenovergeboekt moeten worden als uitzonderlijke opbrengsten.Dit betaalmiddel wordt dan als een uitzonderlijke opbrengst op de 74 geboekt.

14 Cadeaubonnen

© <2008-2011> TML bvba

Cadeaubon als commercieel artikel

Voor gebruikers die eigenlijk geen zo'n uitgebreide administratie in cadeaubonnen hebben, en waarde termijn van verrekening van de cadeaubonnen relatief klein is, kan men desgewenst eencadeaubon 'interpreteren' als een gewoon (commercieel) artikel dat 100 % retourrecht heeft.

Dit betekent concreet dat de verkoop van een cadeaubon eigenlijk hetzelfde is als de verkoop vaneen gewoon artikel, met verrekening BTW, waarbij het hoogst gangbare tarief in de ondernemingmoet gehanteerd worden. Voordeel hiervan is weliswaar dat ondernemingen ook de BTW van hun'cadeau' in mindering kunnen brengen, terwijl dit via een geldmiddel eigenlijk niet mogelijk is. Bij de verrekening van de waardebon wordt de waardebon als artikel als het ware 'teruggenomen',d.w.z. aan dezelfde waarde maar met aantal -1, wijzend op de terugname. Op de verkoop waar decadeaubon verrekend wordt, zal het totaal bedrag van het document automatisch in minderinggebracht worden met de terugname (i.e. verrekening) van de cadeaubon. Boekhoudkundig wordt dan de verkoop van de cadeaubon onmiddellijk in resultaat gebracht (typischop een omzetrekening). Bij verrekening, wordt de omzetrekening gedebiteerd.

Het gebruik van deze soort cadeaubonnen blijft hetzelfde. Zowel de verkoop van het artikel als deterugname (het gebruik van de cadeaubon als betaling) wordt in de detail van het documentgeregistreerd en niét in het betalingsscherm.

Besluit: Om uw administratie vlot te doen verlopen, raden we heel sterk aan om decadeaubonnen te gebruiken als betalingsmiddel.

1.2.2 Cadeaubon template werklijst

Met deze functie verkrijgen we een volledige lijst van de mogelijke cadeau templates.

De lijst met templates wordt onmiddellijk getoond. Voor een beschrijving van de informatie uit de kolommen, zie 'cadeau template '.

De volgende functies zijn beschikbaar:

Nieuw Om een nieuwe template aan te maken (alleen met filebeheer rechten) ofOm voor een template van het type 'bulk creatie' een reeks cadeaubonnenin één keer aan te maken. Deze worden hier aangemaakt om er voor tezorgen dat u deze kunt afdrukken op papier of etiketten. Echter, deze cadeaubonnen beschikken op dat moment nog niét over eenwaarde. De waarde wordt immers pas geboekt op de bon, als de verkoopvan de cadeaubon effectief heeft plaatsgehad.

Opvragen Hiermee maakt u een keuze uit ofwel de cadeaubon template ofwel alle cadeaubonnen gegenereerd voor deze template ofwel het overzicht van de actieve cadeaubons van de aangeduidetemplate. De voorstelling hiervan gebeurt a.d.h.v. decadeaubonwerklijst

Wijzigen Om een cadeaubon template te wijzigen (alleen met filebeheer rechten)

Markeren

Verwijderen Als een cadeaubon template nog nooit gebruikt is, kan men de templateverwijderen.

8

15Cadeaubon module

© <2008-2011> TML bvba

Als de cadeaubon template niet meer verwijderd kan worden, dan wordtvoorgesteld om deze op 'niet actief' te plaatsen.

Afdrukken Lijst van cadeaubon templates

Sluiten

1.2.3 Cadeaubon bulkcreatie

Aangezien voor cadeaubons van het type template 'Bulk Creatie' ook snel aangemaakt moetenkunnen worden, is dit onder de menu van het commercieel beheer apart terug te vinden. Via directmenu 1285 krijgen we een overzicht van deze type templates.

Door te klikken op 'nieuw', krijgen we de mogelijkheid om in bulk cadeaubonnen aan te maken, endeze af te drukken. De template die aangeduid is wordt gebruikt, en daarna kunnen we het aantalingeven. Door op doorgaan te klikken, worden heel snel een aantal cadeaubonnen aangemaakt.

Opgelet: deze cadeaubonnen worden aangemaakt, maar ze beschikken nog niét over de nodige'waarde'. Dat gebeurt pas op het moment dat dergelijke cadeaubon op een document wordtgeplaatst om te verkopen.

1.2.4 Cadeaubon afdrukken

Er zijn verschillende mogelijkheden om cadeaubonnen rechtstreeks uit DBFACTw te genereren.Daarbij wordt steeds vooropgesteld dat het uniek maken van de cadeaubon zeer belangrijk is.Uiteindelijk gaat het over een betaalmiddel dat vanuit DBFACTw aangemaakt wordt. Ofwel kunt ueen document als 'volledig' afdrukken, ofwel gebruikt u een etiket-vorm, waardoor u een label metde essentiële informatie afdruk, om te kleven op een cadeaubon.

De keuze van de printer voor de afdruk van barcodes.

Dymo: gezien de lagere resolutie van deze toestellen, zal de barcode niet langer mogen zijn dan 20karakters. Bovendien gaat het hier over thermisch papier, wat bij het lezen van een barcode nietinteressant is. Zebra en laserprinters: de meeste van deze toestellen kunnen in een veel hogere resolutieafdrukken, waardoor barcodes van 30 tekens of meer geen probleem zijn. Deze barcodes worden,gezien de lengte, best vrij groot afgedrukt. Een compacte cadeaubon is daardoor alleen mogelijkdoor gebruik te maken van de nieuwste generatie uiterst compacte barcodes.

De nieuwste generatie barcodes

Aangezien we lange codes genereren, is het van belang recente technologie van barcode afdruk tegebruiken. Daarbij worden zeer lange barcodes op een klein vlakje afgedrukt. De technologiedaarvoor is 2D en QR barcodes. Om dit technisch gezien te kunnen realiseren, heb je een speciaal programma (een DLL) nodig enlettertypes om deze te kunnen genereren op de lijsten.

Klungelalarm

Voor welke barcode men ook kiest, ga voor liefst zo compact mogelijk. Maar hetbelangrijkste is dat u ook test bij àl uw barcode scanners of deze effectief deafgedrukte barcode herkennen. Bij de meeste barcodelezers is wat instelwerk nodigom optimaal 2D en/of QR barcodes te kunnen lezen.

16 Cadeaubonnen

© <2008-2011> TML bvba

Vergeet niet dat QR barcodes pas vanaf 2010 echt courant geworden zijn. Bijoudere barcode scanners is de kans dus groot dat deze daar niet herkend worden. Testen is de boodschap!

Voorbedrukte barcodes

Als we cadeaubonnen maken met voorbedrukte unieke codes, moeten we- enerzijds een template maken waar de eerste tien tekens overeenkomen met de serie barcodes diewe op deze manier aangemaakt hebben.- anderzijds ook hier goed testen dat de code die gescand wordt overeenkomt met de barcode dieafgedrukt is.

Barcode scanners

Er zijn heel veel type barcode scanners op de markt. Kies steeds voor een model dat breed genoegkan scannen, minstens 2D ondersteunt, en liefst draadloos.

1.2.5 Cadeaubon deels opneembaar / splitsbaar / Teruggave

Het gedrag van de cadeaubon bij het betalen kan verregaand ingesteld worden. Er zijn drieeigenschappen die het gedrag bij de betaling, het verbruik dus, bepalen:

Deels opvraagbaar Een cadeaubon moet normaal in zijn totaliteit als betaalmiddel wordengebruikt. Dit is de standaard instelling. Sommige gebruikers willenmisschien de mogelijkheid om grote cadeaubonnen uit te schrijven, diedan in schijven verbruikt kunnen worden. In dat geval moet dezeparameter aan staan.Dit geeft rechtstreekse invloed in het betalingsscherm. Als in de templatede deels opvraagbaarheid op 'ja' staat, dan kan men een bedrag ingevenbij de cadeaubon, dat lager is dan het totale bedrag van de cadeaubon. Indien deze mogelijkheid uitgeschakeld is, dan kan men de cadeaubonalleen maar in zijn totaliteit op de bon zetten.

Splitsbaar Sommige gebruikers willen toestaan dat een cadeaubon uitgesplitst wordtin kleine cadeaubonnen. Dit kan via de cadeaubon werklijst, of via hetbetalingsscherm.

Teruggave Indien een verkoop van artikelen met een cadeaubon wordt betaald, en dewaarde van de cadeaubon is kleiner dan de verkoop, dan wordt gevraagdof er teruggave mogelijk is. Dit is weinig logisch, gezien het commerciëleprincipe van de cadeaubon. Indien dit niét mogelijk is, zal DBFACTw automatisch bij een tekort, een afrondingsartikel (zie parameter modules) gebruiken om het tekrt tochop het document te boeken.

Hoe gaat DBFACTw dan in het betalingsscherm te werk?

Cadeaubonnen worden gemarkeerd, en afhankelijk van de juist beschreven instellingen, wordtanders gereageerd. Hieronder beschrijven we een situatie waar we telkens een verkoop van artikelen ter waarde van 90euro willen betalen met een cadeaubon van 100 euro.

6

17Cadeaubon module

© <2008-2011> TML bvba

Daarvoor markeren we een cadeaubon.

Deelsopvraagbaar

Splitsbaar

Teruggave

Betaald Resultaat

ja neen neen 90 Tijdens het aanvinken van de cadeaubon,krijgen we de mogelijkheid om in de kolom'bedrag' 90 in te vullen, zodat we van detotale bon van 100 euro slechts 90 euro gaanverbruiken.

ja ja neen 90 Aangezien de deels opvraagbaarheid hetmakkelijkst is, zal dit prioriteit krijgen tenopzichte van splitsbaarheid.

neen ja neen 90 De klant wilt maar 90 euro betalen. In datgeval zal men eerst de cadeaubon splitsen,enerzijds een nieuwe bon van 90 euro, en eentweede nieuwe bon van 10 euro. Daarna is het eenvoudig om alléén decadeaubon van 90 euro te markeren en dezete gebruiken. De aparte cadeaubon van 10euro blijft dan nog openstaand. Opgelet: splitsen kan ook in het afzonderlijkcadeaubon werklijst scherm

neen neen ja 90 De cadeaubon wordt volledig gemarkeerd, enaldus volledig verbruikt. Aangezien teruggavemogelijk is, zal de kassa voorstellen om 10euro cash terug te geven.

neen neen neen 100 De cadeaubon wordt gemarkeerd, maaraangezien geen enkele eigenschap er kan toeleiden dat er waarde wordt teruggegeven,wordt de 10 euro automatisch met het afrondingsartikel geregistreerd op hetdocument. De cadeaubon wordt volledig afgeboekt, maarom het document ook in evenwicht tebrengen, wordt automatisch hetafrondingsartikel op het document gezet, enals 'uitzonderlijke opbrengst' geboekt. Als men het document daarna opent, en bv.een paar extra artikelen er bij zet (bv. waarde2 en 6 euro), zal DBFACTw automatisch de 10euro aanpassen naar het resterende bedrag,in dit voorbeeld 2 euro.

18 Cadeaubonnen

© <2008-2011> TML bvba

1.3 Cadeaubon

Alle informatie van een cadeaubon is gegroepeerd op het cadeaubon fiche scherm. Volgendeinformatie is er beschikbaar

Template De template die gebruikt is om de cadeaubon aan te maken, en het gedrager van te bepalen is hier getoond. De gedetailleerde informatie van detemplate vindt u verder onder 'template info'

Verrekenwijze Betaalmiddel of commercieel artikel. In 99% van de gevallen wordt voor cadeaubonnen steeds met eenbetaalmiddel gebruikt.

Barcode De (unieke) barcode van deze ene cadeaubon wordt hier getoond. Deze issteeds ingevuld, en minimaal 20 karakters lang (toch zo geadviseerd).Iedere cadeaubon heeft zijn eigen unieke barcode.

Datum Datum van creatie van de cadeaubon

Geldig tot Deze cadeaubon is geldig tot een bepaalde datum. Indien er geenbeperking is in de tijd, dan is deze datum leeg gehouden.

Voor relatie Bepaalde cadeaubonnen worden aangemaakt voor een bepaalde klant (depersoon die de cadeaubon zal ontvangen). Deze relatie kan hier ingegevenworden, volgens de template al dan niet optioneel.

19Cadeaubon module

© <2008-2011> TML bvba

Dit is zeker ook handig indien we cadeaubonnen wensen te maken, waarde naam van de klant voor wie de cadeaubon bedoeld is, ook afgedruktkan worden.

Oorzaak Om bij te houden wat de ontstaansreden is van de cadeaubon. Dit kanenerzijds zijn door verkoop, anderzijds bv. ook een tegoedbon, bv. indieneen artikel wordt teruggegeven.

Saldo Het bedrag dat op deze cadeaubon nog lopend is. Indien een cadeaubon inbulk gecreëerd is, is dit bedrag altijd nul. Het is pas bij de effectieveverkoop van de cadeaubon, dat deze betreffende cadeaubon automatischverhoogd wordt met dit bedrag.

Status De status van de cadeaubon verzorgt de 'levenscyclus' van een cadeaubon. Deze statussen kunnen beheerd worden via statusbeheer.

De levenscyclus van een cadeaubon bestaat uit volgende statussen:Aangemaakt: de cadeaubon is gecreëerd (in bulk, of tijdens ingave opeen document), maar beschikt in het systeem nog niet over eenbetaalwaarde. Uitgegeven: de bon is uitgegeven (verkocht), en beschikt over eenbetaalwaarde. Afgewerkt: de bon is verbruikt, d.w.z. de bon is gebruikt alsbetaalmiddel om de verkoop van andere artikelen af te boeken alsbetaald. Vernietigd: de bon was bv. aangemaakt, maar is niet meerteruggevonden. Dan willen we ze noteren als 'vernietigd'. De bon kanniet vernietigd worden als er in DBFACTw nog waarde op staat. Vervallen: de bon staat geregistreerd als 'vervallen', als de datumvervallen is. Dit gebeurt niet automatisch. U kunt zelf als gebruiker eenaantal cadeaubonnen op vervallen zetten, bv. om deze af te kunnenboeken. Afgeboekt: vervallen bonnen of niet verbruikte, kunt u afboeken. Ditbetekent dat, waar een cadeaubon normaal geregistreerd staat alsuitgegeven, met een waarde op de activa van de balans, op dat momenthet bedrag overgeboekt wordt naar een uitzonderlijke opbrengst.

Klungelalarm

Indien u niet vertrouwd bent met het krachtige statusbeheervan DBFACTw, is het erg raadzaam hier zeker niets aanaan te passen. Immers, door het aanmaken van diverse(overbodige) statussen, kunt u het systeem onnodig in dewar sturen.

Afgedrukt als een cadeaubon afgedrukt is, wordt dit vinkje aangezet

Afgedrukt bedrag Om een onderscheid te kunnen maken tussen wat als bedrag afgedrukt is,en wat er als intrinsieke (saldo) waarde op de bon nog beschikbaar is,wordt hier steeds het afgedrukte bedrag onthouden.

Toepassing Zie template: men kan een beperking opleggen voor welke artikel ofartikelgroep deze cadeaubon beschikbaar is. Dit houdt in dat bij hetbewaren gecontroleerd wordt in welke mate de cadeaubon bruikbaar is alsbetaalmiddel op het verkoopsdocument. Indien bv. een artikel is ingevuld, dan wordt gechecked of het artikel alsdetail op het verkoopsdocument voorkomt. Indien dit niet het geval is, kan

20 Cadeaubonnen

© <2008-2011> TML bvba

men het document niet wegschrijven.

Template info Alle gedetailleerde informatie over de template, zodat we weten wat hetmogelijks gedrag van de cadeaubon is volgens het systeem

Verrichtingen Alle 'betalingen' qua verrichtingen worden hier geregistreerd.

Historiek alle belangrijke aanpassingen, zoals de statuswijziging of derelatiewijziging, worden hier geregistreerd. We kunnen dan te allen tijdezien wanneer wat door wie gewijzigd wordt.

Memo Interne memo over de cadeaubon

Info Informatie over creatie en laatste wijziging.

1.3.1 Cadeaubon werklijst

Met deze functie krijgt u een overzicht van alle cadeaubons, volgens de vooropgesteldeselectiemogelijkheden.

Selectie

Selecties zijn op héél veel zaken mogelijk. Ook krachtige selectiemogelijkheden zoals klanten of opwelke documenten de cadeaubon gebruikt is zijn mogelijk. belangrijk zijn zeker de verrekenwijze, de template, het openstaande bedrag, de vervaldag en destatussen.

Kolommen

De belangrijkste informatie van de cadeaubonnen is per regel in deze lijst beschikbaar. We verwijzengraag naar de detail van de cadeaubon zelf om informatie over deze kolommen te verkrijgen.

Knoppen

Nieuw een nieuwe cadeaubon kan aangemaakt worden, en na keuze van detemplate wordt alles direct gegenereerd.

Opvragen de cadeaubon wordt opgevraagd

Wijzigen Een cadeaubon kan gewijzigd worden, maar ook de status kan gewijzigdworden.Daarnaast kan men via deze knop automatisch de boekingen genererenom cadeaubonnen af te boeken

Markeren

Samenvoegen Meerdere cadeaubonnen kunnen tot één nieuwe cadeaubonsamengevoegd worden, mits bepaalde beperkingen. Indien het nietmogelijk is meerdere cadeaubonnen samen te voegen, krijgt u daar eenwaarschuwing van.

Splitsen Omgekeerd kan het ook gebeuren dat we cadeaubonnen willen splitsen. er kan maar één cadeaubon tegelijkertijd gesplitst worden. Het heeft dusgeen zin om meerdere cadeaubonnen te markeren. Meer nog, om verwarring te voorkomen, kan men geen splitsing uitvoerenals meerdere cadeaubonnen gemarkeerd zijn. Er wordt een vraag gesteld welke waarde van de cadeaubon we willen

21Cadeaubon module

© <2008-2011> TML bvba

spltisen. Deze waarde moet steeds kleiner zijn dan de openstaande waarde van degekozen cadeaubon. De manier van splitsen is verschillend, afhankelijk van de template.

Indien in de template ingesteld staat dat een cadeaubon 'deelsafneembaar' is, dan wordt de afsplitswaarde in mindering gebracht op dete splitsen cadeaubon, en er wordt een nieuwe cadeaubon (met dezelfdetemplate en eigenschappen) aangemaakt met de afsplitswaarde. Er wordt onmiddellijk voorgesteld om daarna de cadeaubonnen (metnieuwe waarde) af te drukken.

Indien in de template niet is ingesteld dat de cadeaubon 'deelsafneembaar' is, dan wordt de bestaande cadeaubon afgeboekt, en wordener automatisch twee nieuwe cadeaubonnen aangemaakt, met derespectievelijke waardes (dwz. het openstaande saldo van deoorspronkelijke cadeaubon min de afsplitswaarde, en een tweedecadeaubon met de afsplitswaarde).

In de memo van de cadeaubon wordt zelfs bijgehouden hoe de cadeaubontot stand is gekomen. We kunnen daar perfect terugvinden via welkecadeaubon de nieuwe cadeaubon ontstaan is.

Documenten

Afdrukken Een ovezricht van de cadeaubonnen kan hier afgedrukt worden.

Sluiten

1.4 Cadeaubonnen en artikelen

Om een cadeaubon te verkopen, wordt steeds een artikel gebruikt. Bij het scannen of invoeren vandit artikel, wordt automatisch de cadeaubon module in gang gezet, en worden de nodige vragen endergelijke gesteld, om de cadeaubon te verkopen.

1.5 Het verkopen van een cadeaubon

Het verkopen van een cadeaubon gebeurt altijd in de detail van een document (de zogenaamderegels). Er zijn verschillende manieren om de verkoop van een cadeaubon te registreren

Met de barcode

Dit is ongetwijfeld de snelste manier. U beschikt over een 'fysieke' cadeaubon, waar een langebarcode op staat. Deze barcode is minstens 20 cijfers lang. als u dergelijke barcode scant,detecteert DBFACTw automatisch dat het hier over een lange barcode gaat. Onmiddellijk gaat DBFACTw op zoek naar een cadeaubon met deze code. Indien deze gevonden, danbepaalt het gedrag van deze cadeaubon de verdere afhandeling (vast bedrag, etc). Indien er nog geen cadeaubon bestaat met deze barcode, dan gaat DBFACTw op zoek naar eentemplate waarvan de eerste 10 cijfers van de barcode key uit de template, overeenkomt met hetgeen we juist via de barcode gescand hebben.

22 Cadeaubonnen

© <2008-2011> TML bvba

Hier staat dan ingeteld dat het gaat over een cadeaubon gaat die automatisch aangemaakt wordt bijde verkoop. DBFACTw maakt daarom onmiddellijk de cadeaubon met deze barcode aan, en vraagteventueel extra informatie omtrent de cadeaubon.

Met het artikel

Als er geen barcode gekend is, mag men omgekeerd te werk gaan. We kiezen dan het 'cadeaubon'artikel. DBFACTw ontdekt dat het hier over een cadeaubon gaat, doordat het artikel terug te vinden isin één of andere template. Indien het artikel bij meerdere templates voorkomt, dan zal DBFACTw u eerst een keuze laten makenuit de gewenste template. Zoniet, wordt onmiddellijk de eventueel nodige bijkomende informatievoor de template gevraagd.

Ik wil zeker op barcode zoeken

Aangezien sommige onder u reeds over voorbedrukte cadeaubonnen beschikken met barcodes diekorter zijn dan de vooraf afgesproken 20 cijfers, bestaat nog een bijkomende wijze om DBFACTwduidelijk te maken dat we zeker willen zoeken in de cadeaubonnen (of automatisch cadeaubonnenaan te maken).In dat geval geven we in het veld waar we normaal het artikelnummer ingeven, volgende tekens in:

//

en daarna de barcode zoals die gekend is. DBFACTw laat die // vallen, en zoekt naar een cadeaubonmet deze barcode. Indien deze niet gevonden wordt, zoeken we in de templates of er een templateis waarvan de barcode key overeenkomt met het geen als barcode gescand is. Het zou ook zelfskunnen voorkomen dat meerdere templates voldoen aan deze mogelijkheid, en in dat geval wordende alternatieve templates voorgesteld, vooraleer er verder wordt gegaan.

Betaling in de verkopen

Als we een uitgegeven cadeaubon scannen in de regels, gaat DBFACTw er automatisch van uit datwe deze cadeaubon willen gebruiken als betalingsmiddel. In dat geval zal het systeem automatischdeze informatie weerhouden, en straks op het betalingsscherm terugbrengen.

1.5.1 Cadeaubon snelcreatie

Indien bij het verkopen van de cadeaubon nog niet alle informatie over de cadeaubon gekend is,wordt een 'snelcreatie cadeaubon' form getoond. De hoeveelheid informatie daarin nodig is meestalheel beperkt. Aangezien het uitermate belangrijk is snel te kunnen werken aan de kassa, wordt hiergezorgd dat een extra toets overbodig is.

Indien er aan een cadeaubon niet gewijzigd kan worden (en alle informatie is bekend), dan wordthet scherm niet getoond. Bv: een cadeaubon met een vaste waarde, afgedrukt op voorhand, en geen verplichting tot hetingeven van de relatie, veronderstelt dat we eigenlijk alles kennen om de cadeaubon in verkoop teregistreren.

De voorwaarden om het snelcreatie-scherm over te slaan zijn- je hebt het recht om een cadeaubon te maken/te wijzigen- de template van de cadeaubon beschikt over een vaste bedrag

23Cadeaubon module

© <2008-2011> TML bvba

- er moet geen relatie in de cadeaubon ingegeven worden.

1.6 Het verrekenen van een cadeaubon

Via het betalingsscherm krijgen we de mogelijkheid om cadeaubonnen af te boeken alsbetalingsmiddel. Dit gebeurt op een gelijkaardige manier als betalingen van bancontact of chequebetalingen.

In het betalingsscherm staan automatisch de aan de klant toegewezen cadeaubonnen. De anderecadeaubonnen kan men via de barcode van de cadeaubon automatisch toevoegen.

1.7 Opmerkingen

Zijn kortingsbonnen ook cadeaubonnen ?Met kortingsbonnen wordt eigenlijk iets anders bedoeld. Cadeaubonnen zijn in hoofdzaak eenbetaalmiddel, terwijl kortingsbonnen alleen maar omzetbaar zijn, indien effectief de aankoop wordtgedaan. Een kortingsbon verwijst steeds naar een bepaald artikel, dat bij verkoop van dit artikelrecht geeft op een korting in bedrag of een korting in procenten. Dit kortingsbedrag wordt gestuurdvanuit een promotie door de leverancier, of als promotie van de onderneming zelf. Daarbij isessentieel dat DBFACTw dan controleert of het artikel waar de kortingsbon op slaat, ook effectiefverkocht wordt,en dat een lijst kan gemaakt worden van de op deze manier verkochte artikelen. Ditlaatste niet in het minst, omdat men bv. ook deze lijst bij de leverancier kan doorsturen, om debedragen in kortingen te claimen.

1.8 Cadeaubonnen en klantenkaarten

Zowel cadeaubonnen als klantenkaarten zijn verkoopsbevorderende middelen. Het een sluit hetandere niet uit, maar de combinatie van beide vraagt enige voorzichtigheid.

De verkoop van een cadeaubon mag nooit geregistreerd worden op de klantenkaart. In principe kandit ook niet, aangezien de verkoop van een cadeaubon per definitie buiten de omzet wordt gehouden(het is een betaalmiddel). In het onderstaande wordt uitgelegd waarom dit best niet mag.

Klungelalarm

De kortingscyclus: Zo bestaat er een kortingscyclus die men met klantenkaarten én cadeaubonnen zoukunnen creëren. Een voorbeeld:We verkopen een cadeaubon van 100 euro, en daardoor raakt de klantenkaart vol,die 10 % geeft. De volgende dag kopen we opnieuw een cadeaubon van 100 euroen ... we betalen met de 10 euro van de 100 én met een cadeaubon van 100 euro,waarbij we dus... 10 euro terugkrijgen (of een supplementarie cadeaubonkrijgen!). Resultaat: we houden een nieuwe cadeaubon over van 100 euro én nog eens 10euro cash.

24 Cadeaubonnen

© <2008-2011> TML bvba

We keren nog eens terug, en kopen opnieuw een cadeaubon van 100 euro, betalenmet ... een cadeaubon van 100 euro en krijgen 10 euro op de klantenkaart. Zo gaan we verder, en zonder iets echt te kopen krijgen we steeds tegoed op deklantenkaart.

Men zou wel een cadeaubon gebruiken om het tegoed van een klantenkaart te verrekenen. De klantis daardoor niet verplicht onmiddellijk de inning te registreren.

1.9 Cadeaubonnen en centrale verwerking

Deze functie in de cadeaubonnen is géén standaard onderdeel van de cadeaubon module. Perorganisatie die hier gebruik van wenst te maken, wordt projectmatig de communicatie en verwerkingopgezet, dit naar wensen en werking van de organisatie.

Organisaties kunnen er voor opteren om samen te werken in het uitwisselen van cadeaubonnen.

De organisatie (of leden van de organisatie) kunnen dan cadeaubonnen verkopen (en het gelddaarvoor innen), maar het verbruik van deze cadeaubon kan dan bij een ander lid gebeuren.

Daarbij voorziet dit DBFACTw Centrale Cadeaubon Systeem het volgende:

1. Verkoop: Een lid kan een cadeaubon aanmaken. Als dit gaat over een 'centrale' cadeaubon,wordt de informatie van deze cadeaubon automatisch op de centrale geregistreerd. De centraleweet vanaf dan dat er een cadeaubon door dat bepaald lid is uitgegeven (in omloop gebracht). Deaanmaak van deze cadeaubonnen kan a.d.h.v. eigen documenten, of naar voorkeur met eenvoorgedrukt document van de groepering.

2. Verbruik: Een (ander) lid ontvangt cadeaubonnen die van de groepering uitgegeven zijn, en kandeze registreren als betaling. Op het moment van het gebruik van deze cadeaubon, wordt doordoor de kassa gechecked bij de centrale in welke mate de cadeaubon effectief bruikbaar is. Dit wilzeggen, controleren of deze cadeaubon nog waarde heeft volgens de centrale. (dit gebeurt doorwebservices). Bij het registreren van het document wordt door de webservices onmiddellijk aande centrale gerapporteerd dat deze cadeaubon verbruikt is. zo vermijden we dat dezelfdecadeaubon gebruikt zou worden bij een ander lid.

3. Administratie: De administratie tussen verkoop en verbruik is niet meer aan één lid gebonden.Periodiek (maandelijks) wordt per lid een saldolijst gemaakt met

de waarde van het verbruik bij andere leden tijdens die periode, van de cadeaubonnen diedoor het lid verkocht zijnde waarde van het verbruik bij het lid tijdens die periode, van cadeaubonnen die door andereleden verkocht zijn.

OpmerkingenPraktisch gezien kan de centrale cadeaubonnen afdrukken, liefst met unieke barcodes, en deze aande leden verdelen. Deze cadeaubonnen bestaan wel op papier, maar hebben op zich geen enkelewaarde.

25Cadeaubon module

© <2008-2011> TML bvba

1.9.1 Cadeaubon en centraal dossier

Op de centrale draait een DBFACTw dossier waar het centraal beheer van de cadeaubonnen in actiefstaat. Daarbij wordt een webservice geïnstalleerd en geactiveerd, zodat de leden via het internetverbinding kunnen maken met dit dossier. Vanaf dat de leden een cadeaubon verkopen, wordt de informatie van deze cadeaubon (onderandere de unieke barcode) doorgestuurd naar het centrale systeem. Dit gebeurt bij de verkoop énonmiddellijk. Als een lid een cadeaubon verrekent, en deze cadeaubon is niét terug te vinden in het lokaalsysteem, wordt gecheckt of deze cadeaubon centraal bestaat. Als deze daar gevonden wordt, éndeze bon blijkt nog niet verrekend te zijn, dan wordt automatisch deze bon verrekend, en ook op decentrale wordt doorgegeven dat de bon geïnd is, meer bepaald door (een ander) lid. Zo kan de centrale dan nagaan welke leden welke cadeaubonnen onder mekaar hebbendoorverrekend, zodat de overeenkomstige bedragen daarvoor afgeboekt kunnen worden.

1.9.2 Cadeaubonnen en de leden

Leden die in een centraal beheer van cadeaubonnen instappen, zullen per cadeaubon templatedefiniëren waar de informatie daarvan centraal bjigehouden wordt. Vanaf dat eencadeaubontemplate zo geactiveerd is, zal bij de verkoop automatisch de informatie doorgestuurdworden naar het centraal dossier, en zal bij de verrekening automatisch gechecked worden of decadeaubon bestond of bij een ander lid (collega) bestond.