HR WebworxAutomatiseer uw administratieve en HR processen

Mensen zijn het meest energiek en succesvol als ze werken vanuit hun individuele sterktes. Maar hoe brengt u dat in kaart? Hoe kan u uw medewerkers engageren om de gewenste prestaties te leveren? Of hun loopbaan in de goede richting sturen met een marktconform verloningspakket dat past binnen uw HR strategie en organisatiedoelstellingen?

Hoe? Met HR Webworx, onze modulaire HR software cloud oplossing die uw administratieve en HR processen maximaal automatiseert zodat u zich volledig kan concentreren op de uitvoering en follow-up van uw strategisch HR beleid.

Talent is cruciaal in het succesverhaal van uw organisatie

Organisation chart

PerformanceJob Management

Competence Management

Performance Management

Overtime

Expenses

Bene�ts Statement

e-Pay documents

Comp & Ben

HR AdminAbsences

Personal details

HR Helpdesk

Who’s who?

Staffing

Survey

DevelopmentLearning & development

Competence Management

HR Webworx

employeemanager

RESULT & ROI Dashboards & KPI’s Reports

HR Department

Focus op de bijdrage aan de strategische doelstellingen en de bedrijfsresultaten en ga stap voor stap te werk:

Automatiseer eerst alle arbeidsintensieve en tijdrovende administratieve taken en processen inuw organisatie. Door employee en manager selfservice van afwezigheden, overuren,... vermijdt u dubbel beheer, krijgt u minder operationele taken en hebt u steeds informatie die up-to-date is.

Op die manier kan u zich meer toeleggen op de strategische kant van het beleid: breng de taken, de bevoegdheden en de verantwoordelijkheden in kaart in de vorm van rollen en/of functiebeschrijvingen.

Breng in kaart welke kerncompetenties nodig zijn om de strategische doelstellingen te behalen. Zet die kerncompetenties om in gewenst individueel gedrag. Door de vereiste competenties binnen een functie/rol schept u duidelijkheid over de verwachtingen ten aanzien van elke afdeling en medewerker.

Maak een overzicht van de aanwezige en vereiste competenties. Zo zorgt u dat het juiste talent in uw organisatie aanwezig is én blijft zowel op korte als op lange termijn.

Optimaliseer verder via learning & development, loopbaanplanning, performance management of eventuele nieuwe aanwervingen.

Hou het algemeen overzicht via uw dashboard. Meet, stuur bij, volg op. Via HR Webworx wordt uw HR afdeling maximaal ondersteund, kunnen leidinggevenden makkelijk aan de slag met HR processen en zorgt u voor een transparante communicatie naar uw medewerkers.

1

2

3

4

5

Automatiseer in 5 stappen en focus op een strategisch HR beleid

HR AdminVia HR Admin automatiseert u uw administratieve HR processen en bespaart u veel tijd. Bovendien ondersteunt u uw lijnmanagement en optimaliseert u de dienstverlening naar uw medewerkers. U kan zich focussen op wat echt telt, een bijdrage leveren tot uw strategie en organisatiedoelstellingen.

Comp & BenOok het compensation & benefits beleid biedt een belangrijke bijdrage aan het realiseren van de doelstellingen. Medewerkers die de totale waarde van hun loonpakket kennen, zullen nog gemotiveerder meewerken aan de cijfers, de kwaliteit, het imago van het organisatie. Door het invoeren van de juiste verloning krijgt het loonbeleid een meer sturend karakter.

PerformanceVia een formeel performance management proces (planning, opvolging en evaluatie), krijgt u betrokken medewerkers die hun talenten inzetten om de gewenste prestaties te leveren. In dit proces staan de prestaties van de medewerkers voorop. Samen met hun engagement en hun motivatie zijn deze prestaties de bouwstenen voor duurzame organisatieresultaten.

DevelopmentVia development kan u de kennis en vaardigheden van de medewerkers verhogen en hun prestaties verbeteren. Dit gebeurt aan de hand van leertrajecten in lijn met de visie, waarden en strategie van uw onderneming. Ontwikkeling gaat van het invullen van kortetermijn-behoeften tot het laten ontluiken van nieuw potentieel en het waarborgen van talent op lange termijn.

StaffingDe eventuele zoektocht naar talent kan beginnen met het zoeken naar talent binnen de organisatie. Wanneer blijkt dat op korte termijn intern niet de juiste profielen aanwezig zijn, wordt de blik op de externe arbeidsmarkt gericht en is werving & selectie aan de orde. De mate waarin de organisatie de talenten van (potentiële) medewerkers en kandidaat-medewerkers kent, aanspreekt en ontwikkelt, is recht-evenredig met de kwaliteit van de staffing van de organisatie.

HR Webworx: de verschillende pakketten en modules

Modules:• Absences• Personal details• HR Helpdesk• Who is who?

Modules:• Overtime• Expenses• Benefits Statement• e-Pay documents

Modules:• Job Management• Competence Management• Performance Management• Organisation chart

Modules:• Learning & Development• Competence Management• Survey

Staffing wordt door SD Worx aangeboden via peoplexs, een gespecialiseerde oplossing rond e-recruitment.

MarcMedewerker Frank

LeidinggevendeNathalie HR afdeling

De dag voor de indiensttreding krijgt Frank, Marcs manager, een mail met een overzicht van wat er

van hem verwacht wordt in het onboarding proces. Bijvoorbeeld het inplannen van een kennismakings-gesprek en het overlopen van de bedrijfsprocedures en –systemen. In het bijzonder HR Webworx.

Frank ontvangt Marcs aanvraag en raadpleegt de teamkalender om te kijken of de continuïteit van

de afdeling niet in gevaar komt. Dat is niet het geval, dus hij keurt de verlofaanvraag goed.

Frank krijgt een e-mail die hem eraan herinnert met Marc een evaluatiegesprek over de

inloopperiode te plannen.

3 maanden na de opleiding die Marc volgde, krijgt Frank een bevraging waarin gepolst wordt in

hoeverre hij een verhoging van Marcs capaciteiten of competenties merkt, te wijten aan de opleiding. Frank verhoogt in Marcs competentiedossier het niveau van een aantal competenties. Tijd voor de functioneringsgesprekken. Frank krijgt hierover een remindermail en plant gesprekken met zijn medewerkers in.

Marc komt in dienst en heeft een kennismakings-gesprek met Frank. Die maakt hem wegwijs in

HR Webworx. Hij toont Marc hoe hij contactgegevens van collega’s opzoekt in het telefoonboekje, hoe een onkostennota kan ingediend worden, verlof kan aangevraagd worden, enz. Daarnaast legt hij Marc uit wat van hem verwacht wordt aan de hand van de functiebeschrijving en het bijhorende competentie-profiel en vertelt hij hoe de evaluatiecyclus zal verlopen. Marc gaat aan de slag in HR Webworx en vult zijn ontbrekende persoonlijke gegevens aan, maakt kennis met het organigram, bekijkt het introductiefilmpje over de bedrijfswaarden en meldt zich meteen aan voor een aantal opleidingen die hij op korte termijn moet volgen. De eerste opleiding komt in zicht. Marc krijgt een remindermail met de praktische informatie en volgt enkele dagen later de opleiding. Marc zou graag zijn jaarlijks verlof inplannen. Hij neemt ook een kijkje in de HR Helpdesk. Zijn dochter viert binnenkort haar plechtige communie en Marc wil weten of hij daar een extra verlofdag voor krijgt. Daarna plant hij zijn jaarlijks verlof en stuurt hij zijn aanwezigheidsaanvragen door.

Marc is jarig en vindt in zijn mailbox een verjaardagsmailtje in naam van de HR afdeling.

Marc krijgt een korte bevraging binnen die polst naar het verloop van zijn eerste week.

Het bedrijf waar Nathalie werkt heeft een vacante positie. Op basis van een overzicht

van aanwezige en ontbrekende competenties binnen het team waar de vacature is, gaat Nathalie op zoek naar de geknipte kandidaat voor de functie. Na enkele weken vindt het bedrijf de geschikte kandidaat: Marc. Marc kan binnen 2 weken starten. HR Webworx zet voor Nathalie de nodige gegevens klaar: persoonlijke gegevens, de verlofkalender, de juiste functiebeschrijving, Marcs verloningspakket, ...

Nathalie wordt via het HR Webworx dashboard op de hoogte gehouden van het onboarding

proces van Marc. Alles verloopt vlot en Marc geeft in de bevraging aan dat hij een fijn gevoel heeft over zijn introductieperiode. Ze kan met een gerust hart verder werken aan het opmaken van de sociale balans. Dankzij het voorziene rapport krijgt ze de cijfers rond opleidingen in no-time uit het systeem.

Marc zijn eerste maanden bij het bedrijf zitten erop. Hij had een zeer positief en motiverend

functioneringsgesprek. Dankzij de duidelijke functieomschrijving in het systeem en de overzichtelijke lijst van doelstellingen weet hij perfect wat van hem verwacht wordt. Dit vindt hij zeer aangenaam aan het bedrijf.

Alle processen binnen uw strategisch HR beleid sluiten naadloos aan op uw organisatiedoelstellingen. Met correcte en betere competenties, motivatie, engagement en inzetbaarheid zorgt u voor een omgeving waar talent optimaal kan presteren. Laat u bij implementatie begeleiden door een betrouwbare partner en u kan rekenen op een meetbaar resultaat voor uw organisatie.

Waarom kiezen voor HR Webworx?Eén tool die zowel administratieve en HR processen automatiseert bespaart u niet alleen kosten, u wint er ook tijd mee. Voor uw werknemers en leidinggevenden zorgt één tool voor meer transparantie. Bovendien kiest u voor flexibiliteit indien u kiest voor HR Webworx. U automatiseert de processen die u wilt, in verschillende stappen, op uw eigen tempo én op maat van uw behoeften. Deze tool is één van de meest flexibele op de markt, zodat bijna elke bedrijfseigen behoefte in de tool past. Hierdoor levert u kwalitatieve HR-dienstverlening op maat van uw bedrijf.

Succes door expertiseDat HR Webworx de beste integratie heeft met de payroll software van SD Worx hoeft geen betoog. Maar wist u dat de consultants van HR Webworx u ook advies kunnen geven rond HR processen en Change Management? Met HR Webworx haalt u niet enkel state-of-the-art software in huis, u haalt er ook Payroll, HR en Change experten mee in huis. Op die manier automatiseert u uw processen succesvol en met meetbaar resultaat.

Opleiding voor gebruikers en beheerdersU krijgt een uitgebreide opleiding over het systeem. Alle gebruikers kunnen via de online Help-functie een uitgebreide handleiding raadplegen via een inhoudstafel of zoekmotor. Regelmatig krijgt u tips & tricks of maken wij ‘how to’ video’s op maat van gebruikers en beheerders.

Ondersteuning na implementatieVia uw toegang tot de MySupport tool van SD Worx kunt u snel en eenvoudig vragen en/of problemen met HR Webworx melden. U krijgt meteen gebruikers-ondersteuning van onze helpdeskmedewerkers.

Continu productontwikkeling HR Webworx wordt door SD Worx zelf ontwikkeld. Dit heeft als grote voordeel dat we kunnen inspelen op klantbehoeften bij nieuwe ontwikkelingen. Elk jaar brengt SD Worx 4 software releases uit met nieuwe functionaliteiten. De inhoud van deze nieuwe releases wordt samengesteld op basis van feedback van onze klanten en marktevoluties. We zorgen niet alleen voor een systeem rijk aan functionaliteiten, we besteden ook de nodige aandacht en studies aan de gebruiksvriendelijkheid en ‘user experience’ van de software.

HR Webworx communityBij SD Worx vinden we bij productontwikkeling co-creatie met onze klanten zeer belangrijk. Wij nodigen klanten uit om actief deel te nemen aan het HR Webworx klantenpanel om hun feedback te geven op nieuwe functionaliteiten, schermen en ideeën. Dit gebeurt via online bevragingen, interviews of focusgroepen. Veiligheid van uw gegevensHosting van uw gegevens in onze datacenters gebeurt volgens internationale security normen. Zo is SD Worx titularis van het ISAE3402 rapport, en helpt klanten om te voldoen aan de strenge SOX wetgeving. Om onze security te garanderen, worden er jaarlijks interne en externe audits uitgevoerd. Daarnaast gebeurt regelmatig een Ethical hacking door een gecertifieerde externe partij, waarbij telkens aangetoond wordt dat onze software zeer veilig is. Onze beveiliging wordt gegarandeerd door netwerk segmentatie, firewalls, IDP, authenticatie gateways, ...

Stabiele en betrouwbare infrastructuurHR Webworx draait op één van de meest stabiele, beveiligde infrastructuren die er is. Monitoring over beschikbaarheid, snelheid en responsetijden zorgen voor een stabiele omgeving die 99% van de tijd beschikbaar is. Clustering, fail-over en backup procedures zorgen ervoor dat alle services, applicaties en data gegarandeerd beschikbaar blijven. Ons Disaster Recovery Plan garandeert onze continuïteit ten allen tijde. Dit plan bevat de nodige procedures om onze kritische ICT infrastructuur zo snel mogelijk te kunnen heropstarten in geval van onderbreking en wordt jaarlijks getest en geëvalueerd. Zo heeft SD Worx ervoor gekozen om alle kritische systemen onder te brengen in fysiek gescheiden datacenters die volledig onafhankelijk van elkaar opereren en zich in aparte geografische gebieden bevinden. Zo blijft de dienstverlening gegarandeerd, zelfs indien een onderbreking een volledig datacenter onbeschikbaar zou maken. Ook de netwerkverbindingen tussen de beide datacenters verlopen via redundante en volledig gescheiden paden zodat de communicatie tussen de sites te allen tijde gegarandeerd is.

Voor gedetailleerde informatie omtrent architectuur en security kan u een beschrijving van onze Service Level Agreement opvragen.

Resultaat voor uw organisatie

Result & ROI Dashboards & KPI’s Reports

SD Worx – HR Software Brouwersvliet 5 - 2000 Antwerpen hrwebworx@sdworx.com

www.sdworx.be/hrwebworx