Brochure COMM 18 N - Belgium · COMM Collection - Nr 18 Brochure COMM 18 N 5/11/10 7:31 PM Page a...
20
Het COMMnetKern Charter Gids voor de federale communicatoren COMM Collection - Nr 18
Transcript of Brochure COMM 18 N - Belgium · COMM Collection - Nr 18 Brochure COMM 18 N 5/11/10 7:31 PM Page a...
Het COMMnetKern Charter
Gids voor de federale communicatoren
COMM Collection - Nr 18
Brochure COMM 18 N 5/11/10 7:31 PM Page a
“COMM Collection” is een reeks praktische gidsen bestemd voor allefederale communicatoren. Ze zijn het resultaat van de samenwerking vanfederale ambtenaren die actief zijn op het terrein van de communicatie.
De COMMnetKern, samengesteld uit de communicatieverantwoordelijkenvan de federale overheidsdiensten en voorgezeten door de FOD Personeelen Organisatie en de FOD Kanselarij van de Eerste Minister, heeft deinhoud gevalideerd en is verantwoordelijk voor de toepassing ervan.
Reeds verschenen:Nr 1 Efficiënt gebruik van e-mailNr 2 Residence COMMtrainings (uitgeput)Nr 3 Visie en missie van interne communicatieNr 4 Huisstijl van de Belgische federale overheidNr 5 Hoe en waarom een jaarverslag opmakenNr 6 De contactpunten van de federale overheidNr 7 Crisiscommunicatie - Voorzien en beherenNr 8 Visie en opdrachten externe communicatieNr 9 Een elektronische nieuwsbrief maken en verspreidenNr 10 Deontologische code van de federale communicatorenNr 11 Hoe en waarom een huisstijl ontwikkelenNr 12 Het communicatieplan van een project opstellenNr 13 Spreken voor een publiekNr 14 Duurzaam communicerenNr 15 Communicatie-acties evaluerenNr 16 Hoe en waarom een evenement organiserenNr 17 Naar een Balanced Scorecard voor
Overheidscommunicatie
Goed om wetenDe elektronische versie van deze brochures is beschikbaarin PDF-formaat op www.fedweb.belgium.be>Publicaties.
Meer informatie over COMMnetKern op www.fedweb.belgium.be>Over de organisatie>Communicatie.
Brochure COMM 18 N 5/11/10 7:31 PM Page b
1
Het COMMnetKern Charter
Gids voor de federale communicatoren
COMM Collection - Nr 18
Brochure COMM 18 N 5/11/10 7:31 PM Page 1
2
Brochure COMM 18 N 5/11/10 7:31 PM Page 2
3
Inhoudstafel
COMMnetKern ................................................................... 4
Het engagement ................................................................. 5
De oprichting ..................................................................... 6
De missie .......................................................................... 7
De visie ............................................................................. 8
De waarde ......................................................................... 9
De werking ........................................................................ 10
De activiteitsdomeinen ............................................................. 10De samenstelling .................................................................... 11Het engagement van de voorzitters ........................................... 12Het engagement van de leden .................................................. 12De organisatie van de vergaderingen ......................................... 13
Brochure COMM 18 N 5/11/10 7:31 PM Page 3
4
COMMnetKern
De COMMnetKern is het netwerk van communicatieverantwoordelijkenbinnen de federale overheid.
De opdrachtgevers zijn de federale regering, de federale ministers, devoorzitters van de directiecomités, de administrateurs-generaal en decolleges die ze vertegenwoordigen.
De belangrijkste begunstigden zijn de federale communicatoren enprojectleiders.
Brochure COMM 18 N 5/11/10 7:31 PM Page 4
5
Het engagement
Het COMMnetKern Charter legt het engagement van de leden van hetnetwerk van communicatieverantwoordelijken binnen de federale overheidformeel vast. Het werd in 2009 op initiatief van de leden door de ledenzelf opgesteld en richt zich tot de leden van vandaag en morgen. Het lichtde missie, de visie en de waarden van het netwerk toe.
De activiteitsdomeinen, de samenstelling, de engagementen van devoorzitters en van de leden en de praktische werking maken integraal deeluit van dit Charter.
Het werd gevalideerd op de COMMnetKern van 22 oktober 2009 en isbindend voor de huidige en toekomstige leden.
Brochure COMM 18 N 5/11/10 7:31 PM Page 5
De oprichting
Het koninklijk besluit van 15 mei 2001, art. 2 § 1.4° beschrijft als eenvan de opdrachten van de Federale Overheidsdienst Kanselarij van deEerste Minister “de oprichting van een kenniscel en een dienstencentrumvoor de communicatie, de organisatie, de uitbouw en de coördinatie vandepartementsoverschrijdende communicatie en informatie naar en met deburger, de media en de andere beleidsverantwoordelijken.”
De Federale Overheidsdienst Personeel en Organisatie heeft tot opdracht“de globale strategie inzake personeel en organisatie te omschrijven, teorganiseren en te coördineren”, waarbij de interne communicatie deeluitmaakt van die materie (koninklijk besluit van 11 mei 2001, art. 2, § 1).
Om die opdrachten optimaal te kunnen vervullen hebben de AlgemeneDirectie Externe Communicatie van de FOD Kanselarij en het Directoraat-generaal Interne Communicatie van de FOD Personeel en Organisatie indecember 2002 de COMMnetKern opgericht, het netwerk vancommunicatieverantwoordelijken binnen de federale overheid.
6
Brochure COMM 18 N 5/11/10 7:31 PM Page 6
7
De missie
De COMMnetKern stimuleert het federaal communicatiebeleid enondersteunt de federale communicatoren om:
• de plaats van de communicatie in de federale overheidsdiensten teverankeren,
• het professionalisme en de kwaliteit van de communicatie te verbeteren,• het effect van de communicatie bij de interne en externe doelgroepen te
verbeteren.
Brochure COMM 18 N 5/11/10 7:31 PM Page 7
De visie
De COMMnetKern wil:
• een dynamische, professionele, coherente en efficiënte federalecommunicatie versterken,
• de plek zijn waar de federale communicatie wordt gecoördineerd engestimuleerd,
• de federale identiteit bevestigen en versterken, • transdepartementale communicatieprojecten op nationaal en
internationaal vlak aanmoedigen,• een actieve partner zijn in de communicatiesector, onder meer door
synergie te zoeken met communicatienetwerken op lokaal en federaalvlak, op het niveau van de Gewesten en Gemeenschappen en opEuropees niveau,
• het gebruik van instrumenten voor het meten van de efficiëntie van decommunicatie aanmoedigen,
• zijn leden steunen binnen hun organisatie.
8
Brochure COMM 18 N 5/11/10 7:31 PM Page 8
9
De waarden
De deontologische code van de federale communicatoren(COMMCollection - Nr 10) is van toepassing op de leden van deCOMMnetKern.
De waarden die het netwerk uitdraagt zijn:
• collegialiteit• openheid• luisterbereidheid• resultaatgerichtheid.
Brochure COMM 18 N 5/11/10 7:31 PM Page 9
De werking
� De activiteitsdomeinen
Om zijn missie en visie waar te maken:
• geeft de COMMnetKern aanzet voor een geïntegreerde federalecommunicatie• door aan de politieke gezagdragers concrete pistes voor te stellen
voor de uitwerking van een strategisch communicatieplan voor defederale overheid,
• door standaarden, raamcontracten en aanbevelingen uit te werken,• door de organisatie van gemeenschappelijke evenementen aan te
moedigen, onder meer de collectieve deelname aan beurzen ensalons,
• door de leden aan te zetten de afspraken van het netwerk correct uitte voeren.
• deelt de COMMnetKern kennis• door informatie, kennis en vernieuwende ideeën over communicatie
uit te wisselen,• door te zorgen voor communicatiekennisoverdracht:
- uitwisselen van ervaring en praktijken,- kennis verwerven door opleidingen, colloquia,… - uitwerken van methodologieën, communicatieplannen,…
• zorgt de COMMnetKern voor afstemming en coördinatie • door de federale communicatieprioriteiten duidelijk en tijdig te
communiceren,• door een aantal concrete interdepartementale projecten (interne en
externe communicatie) te kiezen die worden uitgewerkt instuurgroepen,
• door de activiteiten van COMMnet, het netwerk van de federalecommunicatoren, te sturen.
• zorgt de COMMnetKern voor evaluatie• door op regelmatige basis de werkzaamheden van het netwerk
(communicatiebeleid, concepten, producten, …) te analyseren,• door verbeteringen voor te stellen.
10
Brochure COMM 18 N 5/11/10 7:31 PM Page 10
11
� De samenstelling
Leden van ambtswege
• De 2 voorzitters: het medevoorzitterschap wordt waargenomen door deDirecteur-generaal Externe communicatie van de FOD Kanselarij en doorde Directeur-generaal Interne communicatie en Kennismanagement vande FOD Personeel en Organisatie.
• De communicatieverantwoordelijke van elke FOD en elke POD en vanhet Ministerie van Defensie, een vertegenwoordiger van de openbareinstellingen van sociale zekerheid (OISZ) en een vertegenwoordiger vande instellingen van openbaar nut (ION).
Gecoöpteerde leden
Een lid van ambtswege van de COMMnetKern kan de kandidatuur van decommunicatieverantwoordelijke van een andere (nog nietvertegenwoordigde) federale instelling, die onder de voogdij van dezelfdebevoegde minister is geplaatst, voorleggen en steunen.
De kandidatuur wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de aanwezige ledenvan de COMMnetKern bij gewone meerderheid van stemmen (de helft +één; bij staking van stemmen is de stem van één voorzitterdoorslaggevend). De stemming gebeurt op basis van de kwaliteit van hetingediende dossier waarvoor onder andere volgende criteria gelden:
• de kandidaat moet de hoofdverantwoordelijke communicatie zijn inzijn/haar organisatie,
• hij/zij moet zelf vrijwilliger zijn en vooral beschikbaar zijn voor dewerkzaamheden van de COMMnetKern,
• de kandidaat dient een communicatieopleiding te hebben genoten, ofbeschikken over de nodige ervaring in dat domein,
• de kandidaat moet deel uitmaken van een organisatie die zich in deperimeter van de federale overeid bevindt.
Coördinatoren
De coördinatie van het netwerk wordt verzekerd door een medewerker vande Algemene Directie Externe Communicatie van de FOD Kanselarij eneen medewerker van het Directoraat-generaal Interne Communicatie enKennismanagement van de FOD P&O.
Brochure COMM 18 N 5/11/10 7:31 PM Page 11
� Het engagement van de voorzitters
• De voorzitters verwelkomen nieuwe leden en zorgen voor hun integratie.Zij staan in voor de opvolging van de leden en trachten zo nodigeventuele problemen met de betrokken organisatie op te lossen.
• Zij leggen aan de colleges van de voorzitters van de FOD's, van deadministrateurs-generaal van de OISZ en van de niet-sociale instellingenvan openbaar nut, alsook aan het netwerk van de directeurs van destafdiensten P&O concrete resultaten van de werkzaamheden van hetnetwerk, nl. die resultaten die rechtstreeks impact hebben of kunnenhebben op de professionalisering van de federaleoverheidscommunicatie. Dit gebeurt onder de vorm van een jaarlijksactiviteitenverslag.
• Ze agenderen een jaarlijkse zelfevaluatie van de werking van hetnetwerk en de resultaten die het netwerk boekt. Elke evaluatie moetaanleiding geven tot verbeterprojecten.
• Ze organiseren één keer per jaar een “networkbuildingactiviteit”.
� Het engagement van de leden
• De leden van ambtswege van het netwerk zijn bij voorkeurcommunicatieverantwoordelijken aangeduid door devoorzitter/administrateur-generaal van hun organisatie, met wie zijregelmatig overleg plegen.
• Ze bereiden de vergaderingen voor en nemen er actief aan deel(agendapunten aanbrengen, actief bijdragen tot de discussie, reagerenop de actiepunten).
• Ze organiseren intern de communicatie over de resultaten, deengagementen, enz. van de vergaderingen en begeleiden de toepassingvan de beslissingen binnen eigen organisatie.
• Bij afwezigheid vaardigen ze een collega af die daartoe gemandateerdis. Zij verwittigen de coördinatoren van COMMnetKern daarvan tijdig.Bij drie ongewettigde afwezigheden volgt een reactie van de voorzitters.
• Elk lid verbindt er zich toe als “gastspreker” over een goede of eenminder goede communicatiepraktijk binnen zijn of haar organisatie tecommuniceren.
• Elk lid verbindt zich tot deelname aan ten minste één transversaalproject (werkgroepen, voorbereiding van COMMnet activiteiten, …).
• Zij werken mee aan de opstelling en de toepassing van het operationeelplan van het netwerk.
• Zij gebruiken een gemeenschappelijk elektronischsamenwerkingsplatform.
12
Brochure COMM 18 N 5/11/10 7:31 PM Page 12
13
� De organisatie van de vergaderingen
• De voorzitters van het netwerk: • roepen de vergaderingen bijeen; ze worden ten minste
tweemaandelijks gehouden op data vastgelegd bij het begin van hetwerkjaar,
• waken over een evenwichtige verdeling van de agendapunten overinterne en externe communicatie,
• stimuleren de participatie en de interactiviteit,• checken vooraf de opportuniteit van externe interventies,• sluiten elke vergadering af met conclusies en to do's,• mandateren bij afwezigheid voor één van de vergaderingen vooraf
een vervanger.
• Er zijn A-vergaderingen (kennis- en informatieoverdracht ) en B-vergaderingen (verslaggeving en voortgang van de projectengroepenvan het netwerk).
• Beslissingen worden in de mate van het mogelijke in consensusgenomen. Indien nodig kan een stemming worden gevraagd. Eenvoorstel is aangenomen bij gewone meerderheid van stemmen van deaanwezige leden.
• De coördinatie van het netwerk wordt verzekerd door eengemeenschappelijke dienst, die bestaat uit een medewerker van de ADExterne Communicatie en een medewerker van het DG InterneCommunicatie en Kennismanagement. De coördinatoren zijn decontactpersonen voor de leden.• Minstens één week voorafgaand aan de vergadering wordt de
agenda ter beschikking gesteld; één week na de vergadering wordteen verslag met actiepunten toegestuurd.
• Kennis en documenten van het netwerk worden gedeeld via eengemeenschappelijk elektronisch samenwerkingsplatform.
Brochure COMM 18 N 5/11/10 7:31 PM Page 13
De leden van COMMnetKern verbinden zich ertoede bepalingen opgenomen in deze Charter terespecteren:
De voorzitters
De leden
14
Anne CoekelberghsFOD Personneel en Organisatie
Olivier AlsteensFOD Kanselarij van de Eerste Minister
Danny BackeljauwPOD Wetenschapsbeleid
Arlin BagdatFOD Personneel en Organisatie
Sharon BeavisFOD Justitie
Pierre CassartFederaal Agenschap voor de
Veiligheid van de Voedselketen
Brochure COMM 18 N 5/11/10 7:31 PM Page 14
15
Veerle CustersPOD Duurzame Ontwikkeling
Nadine DaoûtFOD Financiën
Barbara De ClippelFOD Sociale Zekerheid
Chantal De PauwFOD Economie, KMO, Middenstand
en Energie
Thomas De SpiegelaereFOD Mobiliteit en Vervoer
Mila DruweFOD Informatie- en
Communicatietechnologie
Jean-Luc DurieuFOD Werkgelegenheid, Arbeid en
Sociaal Overleg
Ann EeckhoutFederaal Agentschap voor
Geneesmiddelen enGezondheidsproducten
Brochure COMM 18 N 5/11/10 7:31 PM Page 15
16
Jan EyckmansFOD Volksgezondheid, Veiligheid van
de Voedselketen en Leefmilieu
Valérie PaulusFOD Budget en Beheerscontrole
Michel SingeléLuitenant-generaal VliegerMinisterie van Defensie
Geert ThorrezPOD Maatschappelijke Integratie,
Armoedebestrijding, SocialeEconomie en Grootstedenbeleid
Johan Van HoveFOD Buitenlandse Zaken,Buitenlandse Handel en
Ontwikkelingssamenwerking
Monique WylockFOD Kanselarij van de Eerste Minister
Olivier MaerensFOD Binnenlandse Zaken
Brochure COMM 18 N 5/11/10 7:31 PM Page 16
Brochure COMM 18 N 5/11/10 7:31 PM Page c
FOD Kanselarij van de Eerste MinisterAlgemene directie Externe CommunicatieWetstraat 161000 BrusselTel.: 02/501.02.11E-mail: [email protected]
FOD Personeel en OrganisatieDirectoraat-generaal Interne Communicatie en KennismanagementWetstraat 511040 BrusselTel.: 02/790.58.00E-mail: [email protected]
Verantwoordelijke uitgever: Jacky Leroy • Wetstraat 51• 1040 BrusselWettelijk Depot: D/2010/7737/04
April 2010
Brochure COMM 18 N 5/11/10 7:31 PM Page d
