boekje Werken bij de overheid 1.474,3 Kb
33
Werken bij De Overheid Werken bij de overheid Informatie voor flexibele arbeidskrachten 2016 Versie 3.0
Transcript of boekje Werken bij de overheid 1.474,3 Kb
Werken bij
De Overheid
Werken bij de overheid Informatie voor flexibele arbeidskrachten
2016
Versie 3.0
Werken bij
De Overheid
Inhoud Welkom bij Randstad
Werkplek en werktijden 3
Eerste werkdag 3
Werktijden 3
Vragen 3
Integriteit en geheimhouding 4
Hoe werkt de overheid aan integriteit 4
Geheimhoudingsverklaring 4
Formulier verklaringen flexwerker 4
Verklaring omtrent gedrag 4
Nevenwerkzaamheden 5
Niet toegestane nevenwerkzaamheden 5
Algemene huisregels 6
Veiligheid 6
Toegangspas 6
Arbeidsvoorwaarden 7
Beloningsregeling 7
Salaris en inschaling 7
Salarisverhoging 7
Reiskostenvergoeding 7
Hoe declareren 8
Het wijzigen van je reiskosten 8
Dienstreizen 9
Tijdregistratie 10
Urenregistratie bij jouw opdrachtgever 10
Niet gewerkte uren 10
Controle urendeclaratie Mijn Randstad 10
Vakantie en Verlof 11
Vakantie opnemen 11
Vakantie opnemen bij een uitzendovereenkomst in fase A 11
Vakantie opnemen bij een arbeidsovereenkomst in fase A, B en C 11
Feestdagen 12
Kort verzuim/ buitengewoon verlof 12
Kort verzuim/buitengewoon verlof bij een uitzendovereenkomst in fase A 12
Kort verzuim/buitengewoon verlof bij een arbeidsovereenkomst
in fase A, B en C 12
Onbetaald verlof 12
Spelregels vakantie en verlof op een rijtje 13
Ziek & hersteld melden 14
Ziekte begeleiding 14
Uitbetaling ziekte-uren bij een uitzendovereenkomst in fase A 14
Uitbetaling ziekte-uren bij een arbeidsovereenkomst in fase A, B en C 14
Werken bij
De Overheid
Binding & begeleiding 15
Jaarlijkse beoordeling 15
Belangrijke mailadressen 16
Rijksoverheid en Semi Overheid 16
Decentrale Overheid 16
Tot slot 17
Klachtenregelingen 17
Ophouden met werken en laatst werkdag 17
Tot slot 17
Bijlagen
1. Kernwaarden
2. Toevoegingen aan Integriteit en geheimhouding
3. Formulier ‘verplichte melding nevenwerkzaamheden’
4. Instructie declareren reizen met openbaar vervoer
5. Formulier kort verzuim en buitengewoon verlof
2
Werken bij De Overheid
Welkom bij Randstad
Binnenkort ga je aan de slag via Randstad binnen de branche overheid. Naast het
inwerktraject dat je op je nieuwe werkplek gaat volgen, bieden wij je deze informatie aan.
Lees de informatie zorgvuldig door zodat je weet wat er van je wordt verwacht en je
voorbereid aan de slag gaat.
In dit boekje vind je informatie over: • Basiswaarden en huisregels • Werken bij de overheid via Randstad
Dit ‘Werken bij de overheid’ boekje vormt samen met je uitzendovereenkomst, de
Werkwijzer voor uitzendkrachten (of bij detachering je arbeidsovereenkomst, de Werkwijzer
voor gedetacheerden Randstad Resource Bedrijf) en de CAO voor Uitzendkrachten de basis
voor onze samenwerking. Mocht je na het lezen meer willen weten kom dan gerust langs bij je accountspecialist op de
Randstad vestiging. Ideeën en suggesties voor dit boekje zijn van harte welkom. Je kunt ze kenbaar maken bij je
accountspecialist.
Veel werkplezier en wij vertrouwen op een plezierige samenwerking!
Good to know you!
Randstad Uitzendbureau
Randstad Resource Bedrijf
Alle onderwerpen die in dit boekje ter sprake komen zijn onder voorbehoud van veranderingen in
wettelijke bepalingen.
De reeds eerder uitgegeven boekjes komen hierbij te vervallen.
Op alle plaatsen waar in deze personeelsgids medewerker of hij staat, wordt ook medewerkster en zij
bedoeld.
3
Werken bij De Overheid
Werkplek en
werktijden
De eerste werkdag
Op je eerste werkdag word je ontvangen door de contactpersoon van de betreffende
opdrachtgever. De accountspecialist heeft daarnaast regelmatig contact met je tijdens de
uitvoering van je werkzaamheden, zodat we direct kunnen inspelen op vragen of
opmerkingen van jouw kant. Dit contact is voor Randstad van groot belang, want zowel jij
als ook de opdrachtgever zijn gebaat bij een goede samenwerking. Wij gaan er dan ook van
uit dat je ons op de hoogte houdt van de omstandigheden die je functioneren op het werk
kunnen beïnvloeden.
Je werkplek Binnen de overheid werk je voornamelijk in een kantooromgeving. De overheid krijgt steeds
meer flexibele werkplekken en in de toekomst wordt het voor bepaalde functies mogelijk om
vanuit huis te werken. Op bepaalde locaties krijg je de beschikking over een laptop en
mobiele telefoon van de opdrachtgever. Hiervoor teken je op de locatie een
gebruikersverklaring.
Pauzes Iedere dag heb je recht op een half uur pauze (afhankelijk van je uren per dag). Deze pauze
is onbetaald. Mochten er voor je werklocatie andere regels rondom pauzetijden gelden, dan
word je hierover geïnformeerd.
Vragen Op de locatie waar je werkzaam bent, is niet altijd een accountspecialist van Randstad
aanwezig. Je accountspecialist zal bij je aangeven wanneer hij op de locatie aanwezig is en
hoe hij in de tussentijd bereikbaar is.
4
Werken bij De Overheid
Integriteit en
geheimhouding
Hoe werkt de overheid aan integriteit
De overheid besteedt al geruime tijd aandacht aan het onderwerp integriteit. Dit is terug te
vinden in de regelgeving, circulaires en rapportages. Zo wordt bijvoorbeeld jaarlijks aan de
Tweede Kamer gerapporteerd. Tevens zijn er wijzigingen in de Ambtenarenwet aangebracht
zoals bijvoorbeeld de openbaarmaking van geregistreerde nevenwerkzaamheden, een
procedure voor het omgaan met een bij een ambtenaar levend vermoeden van misstanden
en de rechtspositie van de klokkenluider. Er is een rijksbrede modelgedragscode ontwikkeld
die een basis legt voor integriteit. Daarnaast hebben veel ministeries een eigen gedragscode
opgesteld. Integriteit is een onderdeel van het dagelijks functioneren van de ambtenaar.
Integriteit is iets van ons allemaal, daarom wordt ook jij gevraagd daaraan bij te dragen.
Geheimhouding
Alle medewerkers die voor de overheid werken hebben een geheimhoudingsplicht. Dat geldt
ook voor jou. Je moet dus vertrouwelijk omgaan met informatie over bijvoorbeeld de
organisatie, de werking van apparatuur, documentatie, bestanden en programmatuur. Het
gaat om alle informatie die een van de partijen kan schaden.
Voordat je bij de overheid aan de slag gaat, moet je (afhankelijk van de functie en
opdrachtgever) een geheimhoudingsverklaring ondertekenen. Deze
geheimhoudingsverklaring is onderdeel van het “Formulier verklaringen flexwerker”. In de
geheimhoudingsverklaring verklaar je dat je op de hoogte bent van het vertrouwelijke
karakter van (sommige) informatie en deze geheimhouding in stand zal houden.
Geheimhouding stopt dan ook niet na afloop van het contract. Het niet naleven van deze
belofte vormt een reden voor de betreffende opdrachtgever én voor Randstad om de
arbeidsverhouding te beëindigen. Randstad bewaart de verklaring in je digitale dossier.
Formulier verklaringen flexwerker Voordat je aan het werk gaat bij de overheid, ontvang je (afhankelijk van de functie en
opdrachtgever) vanuit Randstad Groep Nederland een formulier ‘Formulier Verklaringen
flexwerker’. We verzoeken je om dit formulier te lezen en bij akkoord te ondertekenen en
retour te sturen per e-mail. Met het ondertekenen van dit document geef je aan dat je
akkoord gaat met bepalingen die op het formulier zijn opgenomen. Dit zijn onder andere:
Eigen verklaring van goed gedrag
Geheimhoudingsverklaring overeenkomstig
Verklaring omtrent intellectuele eigendommen
Integriteitsverklaring
Volledigheidsverklaring
Lees het formulier goed door en stuur het compleet ingevuld en getekend retour naar
Randstad Groep Nederland. In de e-mail staat duidelijk aangegeven welk e-mailadres je
daarvoor mag gebruiken. Het formulier is compleet ingevuld wanneer:
je parafen onderaan elke pagina staan;
de datum en je handtekening op de laatste pagina staan.
Wanneer aan één van bovenstaande voorwaarden niet is voldaan, wordt het formulier retour
gestuurd en kun je niet beginnen bij je opdrachtgever binnen de branche Overheid.
Verklaring omtrent gedrag
Naast het ondertekenen van het “formulier verklaringen flexwerker” dien je, voor het werken
bij de meeste opdrachtgevers binnen de branche Overheid, ook een Verklaring Omtrent
Gedrag (VOG) aan te vragen bij de dienst Justitie. In een VOG wordt verklaard dat je nog
nooit met politie of justitie in aanraking bent geweest ter zake van vermogens- en/of
geweldsdelicten.
5
Werken bij De Overheid
De overheid is met name geïnteresseerd in overtredingen op het gebied van fraude en
dergelijke. Randstad Groep Nederland zorgt ervoor dat je een e-mailbericht met een link
krijgt van het Ministerie van Justitie waarmee je een VOG kunt aanvragen. Je hebt hiervoor
een DigiD nodig. Je moet de VOG binnen vijf dagen na ontvangst van de link aanvragen.
Zodra je de aanvraag hebt ingediend, ontvang je twee PDF-documenten. Een bewijs van
aanvraag en een bewijs van betaling. Deze twee documenten dien je na ontvangst direct
door te sturen naar Randstad Groep Nederland. Wanneer deze documenten niet binnen vijf
dagen na ontvangst van de e-mail binnen zijn, kan dit gevolgen hebben voor je opdracht.
Binnen twee tot vier weken zal je de VOG thuisgestuurd krijgen. Zodra je de VOG hebt
ontvangen, stuur je een kopie hiervan zo spoedig mogelijk naar Randstad Groep Nederland
(dus niet naar de opdrachtgever, tenzij anders vermeld staat in het document ‘informatie
over jouw opdrachtgever” - zie Mijn Randstad/Mijn afspraken). Het origineel mag je zelf
bewaren en dien je bij bepaalde overheidsdiensten te laten zien op je eerste werkdag. De
VOG kost € 33,85. Zodra je de - kopie/originele - VOG inlevert bij Randstad Groep Nederland
krijg je dit bedrag vergoed. Wordt er binnen vier weken geen VOG verstrekt, dan wordt je
opdracht om deze reden beëindigd.
Nevenwerkzaamheden Veel medewerkers van de overheid zijn - betaald of onbetaald - in hun vrije tijd actief.
Natuurlijk mag je in je vrije tijd andere werkzaamheden uitoefenen, maar je bent niet
helemaal vrij in wat je naast je werk bij de overheid doet. Nevenwerkzaamheden mogen de
integriteit van de overheidsmedewerker namelijk niet in gevaar brengen. Daarom moeten
deze voldoen aan bepaalde voorwaarden: Nevenwerkzaamheden mogen niet leiden tot belangenverstrengeling met
betrekking tot je functie bij de overheid.
De nevenwerkzaamheden mogen niet botsen met het dienstbelang.
Het nevenwerk mag het aanzien van je opdrachtgever binnen de branche Overheid
niet schaden.
Je meldt je nevenwerkzaamheden bij je opdrachtgever en je leidinggevende.
Het nevenwerk mag niet leiden tot onvoldoende beschikbaarheid voor je functie.
Mocht je twijfelen of bepaalde nevenwerkzaamheden in strijd zijn met werken bij je
opdrachtgever, dan kun je dit bespreken met je accountspecialist of leidinggevende.
Hiervoor kun je het formulier ‘verplichte melding nevenwerkzaamheden’ gebruiken (bijlage
3).
Niet toegestane nevenwerkzaamheden Kies je er voor om naast je werk bij de overheid nevenactiviteiten te verrichten die
raakvlakken hebben met de dienstverlening van je opdrachtgever binnen de branche
Overheid, dan dien je dit te melden bij je direct leidinggevende. Ook bij twijfel. Sommige
nevenwerkzaamheden conflicteren namelijk met het werk dat je verricht voor de overheid.
Burgers en ondernemingen moeten erop kunnen vertrouwen dat de medewerkers van
overheidsinstellingen alleen vanuit dat belang handelen. Indien nevenwerkzaamheden niet
zijn toegestaan, dan wordt dit schriftelijk aan je bevestigd. Vervolgens heb je zelf de keuze
om door te gaan met je werkzaamheden bij de overheid of om door te gaan met de
nevenwerkzaamheden. Kies je ervoor om te stoppen met je werk bij de overheid, dan
betekent dit dat je op eigen verzoek stopt. Daarmee vervallen voor Randstad de
verplichtingen vanuit de uitzendovereenkomst of, bij detachering, je arbeidsovereenkomst.
6
Werken bij De Overheid
Algemene
huisregels
Veiligheid In het kader van de Arbowet is Randstad verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden
(veiligheid, gezondheid, welzijn) van flexwerkers. De overheid is net zo verantwoordelijk
voor de flexwerkers als voor de werknemers die bij de overheid in dienst zijn. De overheid
heeft Randstad geïnformeerd over de functie-eisen en de specifieke arbeidsomstandigheden
op de betreffende werkplek. Voordat je bij de overheid aan de slag gaat zal je
accountspecialist je hierover informeren, zodat je weet waar je terecht komt, welke eisen er
aan je worden gesteld en aan welke risico´s je wordt blootgesteld. De overheid zal zorg
dragen voor veilige werkomstandigheden in het bedrijf, de gezondheid van de werknemer zo
goed mogelijk beschermen en het welzijn van de werknemer in verband met de arbeid
bevorderen.
Toegangspas Op veel werklocaties bij de overheid hebben de medewerkers een toegangspas nodig voor
toegang tot de gebouwen en bepaalde ruimtes. Deze toegangspas krijg je op het moment
dat je gaat starten bij de overheid, indien dit van toepassing is voor de locatie waarop je
werkzaam bent. Deze pas moet altijd zichtbaar gedragen worden. Aan het einde van je
dienstverband moet je de toegangspas weer inleveren. Verlies je je pas of lever je de pas op
de laatste werkdag niet in, dan kan het zijn dat de kosten van deze pas, te weten maximaal
€ 35,-- met je (laatste) loonbetaling worden verrekend.
7
Werken bij De Overheid
Arbeids-voorwaarden
Beloningsregeling Met de opdrachtgevers binnen de branche Overheid is afgesproken dat vanaf de eerste
werkdag de beloningsregeling van de betreffende opdrachtgever, waar je gaat werken, van
toepassing is. Dit betekent dat je een salaris ontvangt dat gebaseerd is op de salarisschalen
van de betreffende opdrachtgever. Daarnaast zijn de toeslagen voor overwerk en
onregelmatigheid eveneens gebaseerd op de beloningsregeling van je opdrachtgever. De
geldende toeslagen staan vermeld in Mijn Randstad/Mijn afspraken. Voordat je met je opdracht begint, is je inschaling en dus je salaris met je besproken. Je
salaris wordt bevestigd middels je opdrachtbevestiging in Mijn Randstad.
Salaris en inschaling De salarisperiode bedraagt een week en loopt voor zowel een fulltime medewerker als een
parttime medewerker van maandag tot en met zondag. In Mijn Randstad vind je - na elke loonbetaling - je loonstrook terug. Daarop staan alle
relevante gegevens vermeld over inkomen, ingehouden belasting en sociale premies.
Eenmaal per jaar, in februari, wordt je jaaropgave digitaal beschikbaar gesteld via Mijn
Randstad.
Je salaris wordt betaald in de week volgend op de gewerkte week, mits je je uren op
maandag voor 09.00 uur hebt ingevoerd in Mijn Randstad. Begint het dienstverband niet op
de eerste werkdag van de week of eindigt het dienstverband niet op de laatste dag van de
week, dan wordt over die week een evenredig deel van het salaris en de eventuele overige
vergoedingen betaald. Over de tijd welke je, in strijd met je verplichtingen, opzettelijk nalaat
je werkzaamheden te verrichten is Randstad je geen salaris verschuldigd.
Salarisverhoging Volgens de CAO voor Uitzendkrachten heb jij recht op dezelfde verhogingsmethodiek en
frequentie van verhoging zoals die bij je opdrachtgever geldt. In Mijn Randstad/Mijn
afspraken vind je de regeling voor de opdrachtgever waar jij gaat werken.
Afhankelijk van de opdracht en werkzaamheden die je verricht wordt ook bepaald hoe je
ingeschaald wordt volgens de CAO voor Uitzendkrachten. Mocht het werk bij je
opdrachtgever onverhoopt eindigen terwijl je arbeidsovereenkomst met Randstad voortduurt
(alleen bij een fase B en een fase C contract), dan zal Randstad passende vervangende
arbeid voor je zoeken conform een vergelijkbaar functieniveau van de CAO voor
Uitzendkrachten. Op je opdrachtbevestiging is te zien hoe je ingeschaald bent volgens de
CAO voor Uitzendkrachten.
Wil je hier meer over weten, dan kun je dit nalezen in de Werkwijzer voor gedetacheerden
in Mijn Randstad/Mijn afspraken.
Reiskostenvergoeding Als flexibele arbeidskracht heb je bij sommige opdrachtgevers recht op een
reiskostenvergoeding om op je werk te komen, conform de regeling die geldt bij de
opdrachtgever waar je gaat werken. Indien je op basis van de regeling van de
opdrachtgever inderdaad recht hebt op een reiskostenvergoeding, worden deze kosten
alleen vergoed over de daadwerkelijk gewerkte dagen en de uitbetaling vindt plaats in of
direct na de loonbetalingsperiode waarin de reiskosten zijn gemaakt.
De reiskosten worden vergoed op basis van tijdig ingeleverde originele reisbewijzen/
abonnementen of op basis van forfait (kilometervergoeding). Voordat je gaat werken heb je bij je accountspecialist aangegeven op welke wijze je gaat
reizen (ov/fiets/auto). Dat wordt bevestigd op je opdrachtbevestiging. Indien je niet met het
openbaar vervoer reist ontvang je een vaste vergoeding per werkdag.
8
Werken bij De Overheid
De vergoedingen die gelden bij jouw opdrachtgever staan in Mijn Randstad en op je
opdrachtbevestiging.
Afhankelijk van de opdrachtgever kan het zijn dat je reiskostenvergoeding wordt aangepast
bij een verhuizing, binnen een straal van 50 kilometer (enkele reis) of één tot anderhalf uur
(enkele) reistijd gerekend vanaf de locatie van je opdrachtgever waar je werkt.
Hoe declareren (alleen van toepassing als je recht hebt op reiskostenvergoeding)
Indien je met eigen vervoer reist (auto, motor, scooter, brommer, snorfiets, fiets), krijg je
per gewerkte dag een (vaste) tegemoetkoming in de reiskosten. De uitbetaling gaat
automatisch: je hoeft hier geen reiskostendeclaratieformulier voor in te vullen.
Indien je met openbaar vervoer reist ontvang je een (volledige) vergoeding op basis van de
transactieoverzichten die opgevraagd kunnen worden via je persoonlijke account op
www.ov-chipkaart.nl. Je kiest hierbij voor de goedkoopste manier van reizen in de vorm van
bijvoorbeeld reizen op saldo of een maandabonnement. In combinatie met de benodigde
reisbewijzen kun je de reiskosten declareren.
Ben je werkzaam bij de Belastingdienst, onderdeel van de Rijksoverheid, Politie, UWV, SVB
of Defensie kan dat via:
http://www.nlforms.nl/doc/ebr_CSU_reiskostendeclaratie_RGN.
Ben je werkzaam bij een onderdeel van de Decentrale Overheid kan dat via:
https://www.nlforms.nl/doc/BS_RK_decentrale_overheden
In bijlage 4 vind je een volledige instructie waarin wordt beschreven hoe je de ov-reiskosten
kunt declareren.
Het wijzigen van je reiskosten
Wijzigingen met betrekking tot je reiskostenvergoeding kun je doorgeven via de volgende
links: http://www.nlforms.nl/doc/ebr_CSU_reiskostendeclaratie_RGN of
https://www.nlforms.nl/doc/BS_RK_decentrale_overheden. (zie hierboven welke link voor
jou van toepassing is).
Dat geldt dus wanneer je het type vervoersvoorziening wilt wijzigen of wanneer je verhuist.
Indien het gaat om een verhuizing, dien je het adres ook aan te passen in Mijn Randstad.
9
Werken bij De Overheid
Dienstreizen
Per opdrachtgever zijn er afspraken gemaakt over de mogelijkheden om dienstreizen te
maken en te declareren (reizen die anders zijn dan woon-werkverkeer). Overleg daarom
altijd eerst met je leidinggevende, aangezien bepaalde opdrachtgevers ook
mobiliteitskaarten ter beschikking stellen. In Mijn Randstad is opgenomen of er afwijkende
afspraken zijn bij je opdrachtgever.
Indien je de dienstreizen bij Randstad kunt declareren, dan gebruik je het hiervoor
bestemde declaratieformulier. De dienstreis kan pas worden verwerkt wanneer er een
akkoord van je leidinggevende is opgenomen. Op het declaratieformulier wordt beschreven
hoe je de declaratie kunt indienen. Een digitaal bestand van dit formulier kun je aanvragen
via Randstad.
Ben je werkzaam bij de Belastingdienst, onderdeel van de Rijksoverheid, Politie, UWV, SVB
of Defensie kan dat via:
Ben je werkzaam bij een onderdeel van de Decentrale Overheid kan dat via:
10
Werken bij De Overheid
Tijdregistratie
Om wekelijks je salaris te ontvangen, moet Randstad van iedere week precies weten
welke uren je hebt gewerkt. Als je een arbeidsovereenkomst hebt moet Randstad
daarnaast precies weten welke uren je niet hebt gewerkt en waarom je ze niet gewerkt
hebt. Dat is nodig voor een zorgvuldige administratie en om ervoor te zorgen dat het
(juiste) loon kan worden uitbetaald.
Urenregistratie bij jouw opdrachtgever Bij Randstad gaat het registreren van uren digitaal. Dit werkt snel, simpel en is minder
foutgevoelig. Bij onze opdrachtgevers zijn er verschillende manieren voor de registratie van
uren. Welk systeem bij je opdrachtgever wordt gebruikt vind je in Mijn Randstad, informatie
over je opdrachtgever. Indien het een registratiesysteem is van de opdrachtgever (dus niet
Mijn Randstad), dan wordt de werking hiervan uitgelegd tijdens je inwerktraject bij je
opdrachtgever. Voor de wijze waarop je je uren dient in te voeren in Mijn Randstad
verwijzen we je naar www.mijnrandstad.nl. In het kort komt het er op neer dat Randstad wekelijks je gewerkte - en door je
opdrachtgever - goedgekeurde uren digitaal ontvangt en uitbetaalt aan jou.
Niet gewerkte uren Vakantie-uren en feestdag uren kunnen alleen maar worden geboekt via Mijn Randstad. Heb
je een arbeidsovereenkomst in fase A, B of C, dan kun je ook je ziekte uren inboeken. Bijzonder verlof en kort verzuim uren kunnen niet ingeboekt worden via Mijn Randstad.
Dat heeft te maken met het feit dat je accountspecialist deze uren goed moet keuren. Moet
je een keer naar een huwelijk of heb je een afspraak bij de tandarts of dokter dat niet buiten
werktijd te plannen is, neem hiervoor contact op met de accountspecialist. Zie ook het
hoofdstuk vakantie en verlof blz. 11.
Let op: Vul je uren wekelijks in Mijn Randstad in. Schrijf voor een kwartier 0,25; voor een half uur 0,50 en voor drie kwartier 0,75. Het is niet mogelijk om bij een reeds verstuurde declaratie nog een aanpassing te doen. Je krijgt de volgende melding: “Deze uren zijn al ingediend en kunnen niet meer online worden gewijzigd. Neem contact op met je accountspecialist”. Indien je na beëindiging van de opdracht bij de overheid ontdekt dat nog niet alle uren zijn
uitbetaald, is het je eigen verantwoordelijkheid om je leidinggevende en je accountspecialist
hiervan op de hoogte te brengen en alsnog akkoord te krijgen voor deze uren.
Indien het nog niet langer dan vijf weken geleden is, dan kan de leidinggevende deze uren
alsnog voor je boeken en accorderen via de systemen. Is het langer dan vijf weken geleden,
dan zal je leidinggevende deze uren schriftelijk moeten accorderen en op moeten sturen
naar Randstad. Alleen dan kunnen deze uren alsnog aan je uitbetaald worden.
Controle urendeclaratie Mijn Randstad Voor al de te verwerken uren worden controles uitgevoerd. Als je uren invoert, waar je
volgens de regels geen recht op hebt, krijgen wij een foutmelding in ons systeem en
ondernemen we samen met je opdrachtgever actie zoals hieronder is beschreven. De accountspecialist neemt contact met je op en bespreekt dat ten onrechte uren
zijn ingevoerd in Mijn Randstad
Je ontvangt schriftelijk een bevestiging van het gesprek
Indien het vervolgens nog een keer voorkomt, ontvang je hiervoor een officiële
waarschuwing
Misbruik heeft gevolgen voor de arbeidsverhouding
Als je vragen hebt over de werking van Mijn Randstad of je hebt inlogproblemen neem dan
contact op met onze Servicedesk (020-4056565).
11
Werken bij De Overheid
Vakantie en verlof
Iedereen heeft het recht om vakantie, vrije dagen of een andere soort van verlof op te
nemen, dus jij ook. In dit hoofdstuk vind je informatie over verschillende vormen van
vakantie/verlof, de gevolgen voor je salaris en de spelregels.
Vakantie opnemen De data waarop je vakantiedagen wilt opnemen, dien je altijd in overleg met je direct
leidinggevende en met de accountspecialist van Randstad vast te stellen. Aangevraagde
vakantiedagen kunnen worden geweigerd om redenen van bedrijfsbelang. De weigering
wordt binnen twee weken na aanvraag aan je medegedeeld onder vermelding van de reden.
Is je vakantieaanvraag akkoord dan is het je eigen verantwoordelijkheid om de vrije uren in
Mijn Randstad in te voeren.
Je kunt tot vijf weken in de toekomst vakantie-uren invoeren in Mijn Randstad. Zorg ervoor
dat je je vakantie-uren elke week voor maandag 09.00 uur invoert. Het maximum aantal
vakantie-uren dat je per week kunt opnemen, is het aantal uren zoals dat is
overeengekomen in de arbeidsovereenkomst of op basis van het gemiddeld aantal gewerkte
uren in de dertien weken voorafgaande aan je vakantie.
Vakantie opnemen bij een uitzendovereenkomst in fase A
Je kunt alleen vakantie-uren opnemen als je voldoende vakantie-uren hebt opgebouwd. Op
je loonstrook staan de opgebouwde vakantie-uren uitgedrukt in geld. Door deze te delen
door je uurloon, weet je hoeveel vakantie-uren je heb opgebouwd. Op het moment dat je
vakantie op wilt nemen, maar niet voldoende uren hebt staan, zal de vakantie geheel of
gedeeltelijk onbetaald zijn.
Vakantie opnemen bij een arbeidsovereenkomst in fase A, B en C
Heb je een arbeidsovereenkomst in fase A, B of C, dan kan je bij het opnemen van vakantie
gebruik maken van de reeds opgebouwde uren, maar ook van de uren die je in de toekomst
op basis van je arbeidsovereenkomst gaat opbouwen. Deze twee samen zijn je totale
vakantie-uren en die kun je altijd aanspreken. Hieronder vind je een aantal spelregels
rondom vakantie en de opname daarvan:
Meer vakantie opnemen/inboeken dan waar je recht op hebt, is niet mogelijk
Wanneer je voor de einddatum van de lopende arbeidsovereenkomst stopt en
reeds meer vakantie hebt opgenomen dan tot op dat moment opgebouwd, dan heb
je een schuld, die verrekend zal worden met de eindafrekening
Heb je een arbeidsovereenkomst, dan worden je vakantiedagen berekend op basis
van je contracturen. Wanneer je uiteindelijk minder werkt dan berekend (door
onbetaald verlof, ziekte en dergelijke) kan er ook een schuld ontstaan (als het
toekomstig recht reeds is opgenomen). Indien er geen verlenging van de
arbeidsovereenkomst plaatsvindt zal deze schuld worden verrekend met de
eindafrekening
Wanneer er wel sprake is van een verlenging van de arbeidsovereenkomst, start je
de nieuwe overeenkomst met een negatief verlof saldo
Je opgebouwde vakantie-uren mag je onbeperkt meenemen en hoeft niet voor het
eind van het jaar te worden opgenomen
Je reeds opgebouwde vakantie-uren kun je zelf checken op je loonspecificatie via
Mijn Randstad op het tabblad Geldzaken
Heb je een arbeidsovereenkomst in fase B of C waarin is opgenomen dat je loon ontvangt
over tenminste het minimum aantal contracturen per week/periode van vier weken, dan is
Randstad verplicht je voor dat minimum aantal uren per week/periode van vier weken loon
door te betalen.
12
Werken bij De Overheid
Werk je op eigen verzoek minder dan de overeengekomen minimum aantal uren, dan dien
je betaald verlof (vakantie-uren) op te nemen. Werk je minder omdat de opdrachtgever
binnen de branche Overheid minder werk heeft, dan kan Randstad je voor die uren
passende vervangende arbeid aanbieden. Wil je dit niet, dan kun je ook vakantie-uren
opnemen. Weiger je passende vervangende arbeid, dan heb je geen recht op loon.
Feestdagen Op de volgende feestdagen zijn de meeste opdrachtgevers binnen de branche Overheid
gesloten en kan niemand werken: - Nieuwjaarsdag - Tweede paasdag - Hemelvaartsdag - Tweede pinksterdag - Beide kerstdagen - Koningsdag - Bevrijdingsdag (5 mei, eenmaal in de vijf jaar een officiële feestdag)
Als bij je opdrachtgever ook op feestdagen wordt gewerkt, dan moet je in principe gewoon
werken. Je kunt dan wel - in overleg met je leidinggevende en accountspecialist - een
vakantiedag nemen, maar die wordt afgetrokken van je opgebouwde vakantiedagen. Als je
opdrachtgever gesloten is op een dag, welke geen nationale feestdag is volgens de cao dan
wordt deze dag niet als feestdag uitbetaald. Er kunnen in een jaar meerdere van deze
‘verplichte vrije dagen’ (brugdagen/blokdagen) voorkomen. Voor deze dagen zal een
vakantiedag opgenomen moeten worden.
Kort verzuim/Buitengewoon verlof In een aantal bijzondere situaties heb je het recht op kort verzuim (bijvoorbeeld voor een
doktersbezoek) en buitengewoon verlof (bijvoorbeeld voor een trouwdag). In artikel 37 van
de cao voor Uitzendkrachten zijn deze situaties en het daarbij behorende recht op verlof
beschreven.
Kort verzuim/Buitengewoon verlof bij een uitzendovereenkomst in fase A
Neem je kort verzuim of buitengewoon verlof op, dan krijg je in beginsel geen loon
doorbetaald. Voor de vergoeding van kort verzuim en buitengewoon verlof reserveert
Randstad een vast percentage van je bruto uurloon. Stop je met werken voor Randstad, dan
wordt het tegoed, net zoals het gereserveerde bedrag voor vakantie-uren, automatisch
uitbetaald. Wil je tijdens kort verzuim wel geld uitbetaald krijgen, dan kun je gebruik maken
van je gereserveerde vakantie-uren.
Kort verzuim/Buitengewoon verlof bij een arbeidsovereenkomst in fase A, B en C
Indien je een arbeidsovereenkomst hebt, kun je deze uren/dagen meteen uitbetaald krijgen.
Uiteraard verwachten we van je dat je deze afspraken zoveel als mogelijk plant op
momenten dat je niet werkt. Voor de verlening van kort verzuim of buitengewoon verlof dien
je dit - met uitzondering bij het overlijden van een 1e- of 2e-lijns bloedverwant - ten minste
één dag van tevoren aan te vragen bij je accountspecialist onder vermelding van de reden.
Er kan gevraagd worden om documenten om je verlofaanvraag te onderbouwen,
bijvoorbeeld de uitnodiging van een huwelijk. Kort verzuim/buitengewoon verlof dien je aan
te vragen door het - door je leidinggevende geaccordeerde - formulier dat in de bijlage 5 is
opgenomen, te e-mailen naar je accountspecialist.
Onbetaald verlof
Naast de verschillende vormen van betaald verlof, is er ook onbetaald verlof. Onbetaald
verlof is verlof dat je kunt opnemen zonder dat je salaris wordt doorbetaald door Randstad.
Deze vorm van verlof is bedoeld als je er een tijd tussenuit wil om een opleiding of cursus te
volgen of om een lange reis te maken. Onbetaald verlof kan ook ingezet worden als je niet
13
Werken bij De Overheid
voldoende dagen hebt opgebouwd voor je vakantie. Er bestaat geen wettelijk recht op
onbetaald verlof.
Omdat je tijdens onbetaald verlof geen loon ontvangt, hoeft Randstad in deze periode geen
loonbelasting en sociale premies af te dragen. Ook je pensioenopbouw staat stil en je bouwt
geen vakantiedagen op.
Onbetaald verlof kan alleen opgenomen worden met toestemming van Randstad en je opdrachtgever. Daarnaast kan, afhankelijk van de fase waarin je werkzaam bent, een schriftelijke overeenkomst worden opgesteld ter ondertekening.
Spelregels vakantie en verlof op een rijtje
Als je op vakantie gaat dien je dit minimaal twee weken van tevoren aan te vragen.
Een vakantie mag maximaal drie weken aaneengesloten zijn
Voor de zomerperiode kan het zijn dat er een specifieke vakantieplanning geldt.
Informeer lokaal naar de spelregels voor jouw werklocatie
Een bezoek aan bijvoorbeeld de dokter of de tandarts dien je zoveel mogelijk buiten
werktijd in te plannen, mocht het echt niet anders kunnen dan kun je hiervoor verlof
aanvragen
Kort verzuim en buitengewoon verlof dien je vooraf bij je direct leidinggevende van de
opdrachtgever te melden
Het, door je leidinggevende, ondertekende verzuimformulier dien je vooraf te e-mailen
naar je accountspecialist
Je ontvangt alleen doorbetaling van je loon tijdens kort verzuim of buitengewoon verlof
indien je op die dag gewerkt zou hebben en je door je verlof niet in staat bent om de
geplande uren te werken
Je ontvangt alleen doorbetaling van je loon tijdens kort verzuim of buitengewoon verlof
indien je een arbeidsovereenkomst in fase A, B of C hebt
Randstad zorgt - bij akkoord - dat de kort verzuim of buitengewoon verlof uren aan je
uitbetaald worden
14
Werken bij De Overheid
Ziek en hersteld
melden
Binnen Randstad hanteren wij het ziekteverzuimprincipe: ‘Ziek zijn overkomt je, ziek melden
is een keuze’. Voor jou, de opdrachtgever en Randstad is het wenselijk dat je je
werkzaamheden snel weer kunt hervatten.
Als je ziekt bent verwachten we van je dat je je 30 minuten voor aanvang van je werkdag en
uiterlijk om 08.30 uur telefonisch ziek meldt bij je leidinggevende. Meld je daarna ziek in
Mijn Randstad. Klik hiervoor in Mijn Randstad op het tabblad Gezondheidszaken. Vervolgens
klik je op nieuwe ziekmelding. Je ziekmelding gaat automatisch naar Health@Work en naar
je accountspecialist op de Randstad vestiging.
Belangrijk: zorg dat je altijd bereikbaar bent en geef op tijd via Mijn Randstad en aan je
accountspecialist op de vestiging door wanneer je weer beter bent. Eventuele tussentijdse
wijzigingen, zoals verandering van je verpleegadres, geef je ook door aan Health@Work
(088-1269960). Houd je burgerservicenummer ofwel BSN bij de hand als je Health@Work
belt.
Meer informatie over ‘Wat te doen bij ziekte’ vind je in de Werkwijzer.
Ziektebegeleiding
Op het hoofdkantoor van Randstad werken onze collega’s van Health@Work. Zij zijn
(eind)verantwoordelijk voor de begeleiding tijdens je ziekte en nemen dan ook zo spoedig
mogelijk contact met je op. Daarnaast zal je accountspecialist tijdens je ziekte ook contact
met je onderhouden.
Uitbetaling ziekte-uren bij een uitzendovereenkomst in Fase A Health@Work berekent op basis van je werkverleden je loon tijdens ziekte. Bij een
uitzendovereenkomst zijn je eerste twee ziektedagen ‘wachtdagen’ en ontvang je geen
ziekte-uitkering. Je overige ziekte-uren worden tussen de 4 en 6 weken na je ziekmelding
uitbetaald.
Uitbetaling ziekte-uren bij een arbeidsovereenkomst in Fase A/B.C
Indien je een arbeidsovereenkomst hebt, voer je je ziekte-uren zelf in via Mijn Randstad. Je
vult je gewerkte uren van de betreffende week aan met je ziekte-uren. Voer per dag de uren
in je normaal gesproken zou werken. Je eerste ziektedag is een wachtdag (onbetaald) en wordt door Randstad ingevuld, laat deze
dag dus leeg.
Ziekte-uren kunnen alleen worden ingevoerd in de te verlonen week en alleen als er bij
Randstad een ziekmelding bekend is.
15
Werken bij De Overheid
Binding en begeleiding
Jaarlijkse beoordeling Jaarlijks wordt er een functionerings- en/of beoordelingsgesprek met je gevoerd waarin we
je performance, houding en gedrag bespreken samen met je direct leidinggevende. Indien je
voldoende functioneert heb je recht op een periodiek (salarisverhoging), conform de regels
van je opdrachtgever. Indien het relevant is voor jou en/of je functie wordt er eveneens
gesproken over opleidingswensen en -mogelijkheden, loopbaanontwikkeling en je verzuim.
Randstad zal je er tijdig op wijzen wanneer je onvoldoende functioneert. Tijdens een (extra)
functioneringsgesprek bijvoorbeeld. Je accountspecialist geeft aan wat je niet goed doet en
wat van je verwacht wordt. Je krijgt vervolgens een reële kans om je functioneren te
verbeteren, zo nodig met begeleiding. Als na verloop van tijd blijkt dat je functioneren niet
verbetert, kan Randstad je ontslaan wegens ongeschiktheid voor de functie. De gesprekken zullen zoveel als mogelijk binnen de reguliere werktijd plaatsvinden. Heb je eerder een onderwerp om met de accountspecialist te bespreken neem dan contact
op voor het maken van een afspraak.
16
Werken bij De Overheid
Belangrijke mailadressen
Rijksoverheid en Semi Overheid Ben je werkzaam bij (een onderdeel van) de Rijksoverheid of de Semioverheid
- Rijksoverheid
- Belastingdienst
- UWV
- Defensie
- Politie
- SVB
Screenings (Pes) documenten en documenten rondom VOG
Declareren reiskosten
- http://www.nlforms.nl/doc/ebr_CSU_reiskostendeclaratie_RGN
Wijzigen manier van reizen
- http://www.nlforms.nl/doc/ebr_CSU_reiskostendeclaratie_RGN
Declareren dienstreizen en overige kosten
Decentrale Overheid Ben je werkzaam bij (een onderdeel van) de decentrale Overheid
- Gemeente
- Provincie
- Waterschappen
- GGD
- Brandweer
- En andere
Screenings (Pes) documenten en documenten rondom VOG
Declareren reiskosten
- https://www.nlforms.nl/doc/BS_RK_decentrale_overheden
Wijzigen manier van reizen
- https://www.nlforms.nl/doc/BS_RK_decentrale_overheden
Declareren dienstreizen en overige kosten
17
Werken bij De Overheid
Tot slot
Klachtenregelingen
Wij doen ons best om je tevreden te stellen. Als je toch een klacht hebt over onze dienstverlening bespreek deze dan met je accountspecialist van Randstad. Je kunt bij je accountspecialist ook de klachtenregeling flexwerkers opvragen. Meer informatie over deze klachtenregeling vind je in de Werkwijzer. Ophouden met werken en laatst werkdag Als je wilt stoppen met werken neem je contact op met Randstad. Bespreek met je accountspecialist waarom en wanneer je wilt stoppen en wanneer je laatste werkdag zal zijn. Mocht je willen stoppen vanwege problemen op de werkvloer, dan kan Randstad misschien voor je bemiddelen. Meer informatie over stoppen met werken vind je in de Werkwijzer. Tot slot Heb je na het lezen van dit document nog vragen, dan kun je altijd bij Randstad terecht.
Onze accountspecialisten zijn bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 08.30 tot 17.30 uur. Met vragen over je werk ga je naar je direct leidinggevende. Wij wensen je veel succes en een prettige werktijd bij de overheid.
Veel plezier en een prettige werktijd bij
de overheid!
Werken bij De Overheid
Bijlagen
Werken bij De Overheid
Bijlage 1: Kernwaarden
De overheid is een mensgerichte en een prettige werkgever. Er heerst een informele cultuur waarin de medewerkers een
belangrijke plaats innemen.
De overheid is er voor de burger. Maar de overheid vraagt ook veel van de burger. Regels moeten worden nageleefd,
belastingen betaald en boetes geïnd. Voor handhaving en een correcte uitvoering van overheidstaken is een gezaghebbende
en betrouwbare overheid vereist. Het vertrouwen in de overheid staat en valt met integriteit. Om deze reden heeft overheid
vijf kernwaarden opgesteld:
Onpartijdigheid Omdat ambtenaren het algemeen belang vertegenwoordigen, moeten burgers en externe partijen erop kunnen vertrouwen
dat de overheid niet de ene burger voortrekt ten opzichte van de andere, met andere woorden dat de overheid niet
bevooroordeeld of partijdig is. De ambtenaar moet op zuiver zakelijke gronden tot een oordeelsvorming kunnen komen en
mag daarbij niet worden gehinderd door oneigenlijke of persoonlijke motieven. Een ambtenaar mag dan ook geen
belanghebbende of partij zijn bij beslissingen die hij vanuit zijn functie neemt. Ook iedere schijn van belangenverstrengeling
moet worden vermeden.
Deze kernwaarde van onpartijdigheid en het daarmee samenhangende vermijden van belangenverstrengeling manifesteert
zich in een aantal concrete integriteitsregels. In bijvoorbeeld de regelingen inzake de meldplicht van nevenwerkzaamheden,
de meldplicht van financiële belangen en transacties in effecten, het aannemen van geschenken of giften en het verbod van
draaideurconstructies zijn normen neergelegd die moeten voorkomen dat een ambtenaar in een positie komt waarin hij niet
meer vrij of objectief zijn werk kan doen.
Betrouwbaarheid
Betrouwbaarheid betekent dat de burger erop moet kunnen vertrouwen dat de overheid, dus ook de ambtenaar, zijn
afspraken of toezeggingen nakomt of waarmaakt. Dit heeft te maken met de geloofwaardigheid van de organisatie. Dit
vertrouwen staat of valt met de betrouwbaarheid van de individuele ambtenaar. Veel van wat hij doet, op welke plaats en op
welk moment dan ook, heeft invloed op hoe anderen tegen ambtenaren aankijken en daarmee op het vertrouwen dat in de
organisatie moet kunnen worden gesteld.
Betrouwbaar zijn als ambtenaar betekent ook dat zorgvuldig wordt omgegaan met informatie waarover deze uit hoofde van
zijn functie beschikt. Deze informatie mag uitsluitend worden aangewend voor het doel waartoe die is verstrekt en er moet
bovendien rekening worden gehouden met de aard van de informatie (bijvoorbeeld politiek gevoelig, privacy gevoelig of
vertrouwelijke documenten). Door het lekken van informatie wordt het vertrouwen in de overheid geschaad.
Zorgvuldigheid
Naast het feit dat besluitvorming zorgvuldig dient te geschieden, onder andere door het betrekken in de afweging van alle
relevante belangen en een juist gebruik van de gegeven bevoegdheden, komt deze kernwaarde ook tot uiting in het gedrag
waarbij zorgvuldig met de door de dienst verstrekte middelen moet worden omgegaan. Behalve apparatuur, kantoorartikelen
en voertuigen behoren ook nadrukkelijk intranet-, e-mail- en internetvoorzieningen daartoe. Aangezien dit publieke middelen
zijn, mogen deze enkel worden gebruikt voor het doel waartoe zij zijn verstrekt.
Eveneens wordt zorgvuldig omgegaan met de ter beschikking staande financiële middelen, dat wil zeggen zuinig en efficiënt
alsmede dat deze enkel mogen worden aangewend voor geoorloofde doelen.
Werken bij De Overheid
Dienstbaarheid en respectvolle bejegening
Het handelen van ambtenaren dient gericht te zijn op het belang van de organisatie en de burgers die daarvan afhankelijk
zijn. Ambtenaren dienen de burgers, maar ook elkaar, vanuit een respectvolle houding te bejegenen waarin standpunten,
visies en de inbreng van anderen serieus worden genomen. Dit komt onder andere tot uiting in de wil en het vermogen tot
samenwerking. Verder betreft het de aspecten als klantgerichtheid, hulpvaardigheid of fatsoen. Een onderdeel van een
respectvolle bejegening is het zich onthouden van discriminatie. Deze, ook wettelijk verankerde, waarde houdt in dat
discriminatie - in welke vorm dan ook - moet worden voorkomen en waar het zich voordoet, bestreden. Het gaat om het
voorkomen van discriminatie binnen de organisatie, maar ook om het voorkomen van mogelijke discriminatie van burgers
buiten de overheidsorganisatie.
Professionaliteit en morele verantwoordelijkheid
Professionaliteit wordt niet als laatste genoemd omdat deze kernwaarde het minst belangrijk zou zijn, maar omdat deze de
bovengenoemde kernwaarden als het ware omspant. Professionaliteit houdt in dat de ambtenaar zich gedraagt zoals een
goed ambtenaar betaamt, dat hij zijn werk goed uitvoert en integer is. Dit behelst tevens het vermogen
om kernwaarden tegelijkertijd toe te kunnen passen en daar waar de verschillende waarden om voorrang strijden
(bijvoorbeeld in het geval van efficiency versus rechtmatigheid) de juiste en (moreel) verantwoorde afweging te maken.
Deze kernwaarden zijn het visitekaartje van de overheid. Ze maken duidelijk waar de overheid voor staat en wat de burger
mag verwachten. Daarnaast dient ieder onderdeel van de overheid een eigen gedragscode integriteit op te stellen,
toegespitst op de eigen organisatie.
Werken bij De Overheid
Bijlage 2: Toevoegingen aan integriteit en geheimhouding
Geschenken en voordelen Het kan zijn dat een zakelijke relatie je iets wil aanbieden. Hierbij valt te denken aan een fles wijn, een uitnodiging voor een
lunch of evenement. Het accepteren van deze gift kan integriteitsrisico’s met zich mee brengen. Krijg je hiermee te maken
tijdens je werkzaamheden binnen de overheid, zorg dan voor openheid hierover en bespreek dit met je leidinggevende. Deze
bepaalt of de gift geaccepteerd mag worden. Voor het aanvaarden van een dienst of gift gelden de volgende criteria:
een geschenk of dienst met een waarde van meer dan € 50,- mag niet worden aanvaard
geschenken mogen nooit op het huisadres worden ontvangen. Leveranciers worden hier, voor zover nodig, per brief
op gewezen
geschenken die niet kunnen worden geaccepteerd, moeten worden geweigerd dan wel, indien bijvoorbeeld eerst
achteraf de juiste waarde kan worden vastgesteld, worden teruggestuurd
uitstapjes, reizen, lunches, diners en dergelijke worden niet bekostigd door derden. Gemaakte kosten kunnen
conform de geldende regels bij het ministerie worden gedeclareerd
uitnodigingen worden altijd besproken met de leidinggevende of in het werkoverleg. Zodoende kan in alle openheid
worden bepaald of een uitnodiging kan worden geaccepteerd
Regels omtrent geschenken en voordelen kunnen per dienst afwijkend zijn. Vraag de geldende regels voor de locatie waar je
werkt na bij je leidinggevende.
Gedragscode
De Overheid heeft een gedragscode opgesteld waar alle medewerkers zich aan dienen te houden. De belangrijkste regels
zijn:
Heb respect voor elkaars rechten/integriteit en voorkom ongewenste gedragsvormen
Geef zelf geen informatie aan journalisten, maar verwijs deze door naar de persvoorlichter of bewindsvoerder van
jouw dienst
Als een kamerlid of fractievoorzitter contact met je opneemt meld je dit aan je leidinggevende
In gevaarlijke situaties wordt altijd als eerste gekozen voor de veiligheid van de medewerker
Je bent verplicht situaties die het bedrijfsbelang kunnen schaden en waar je kennis van draagt direct te melden bij
je manager
Voorkom dat informatie van het bedrijf en/of klanten ter inzage komt van derden
Gooi nooit gebruikte gegevensdragers zomaar weg en neem geen informatie mee naar huis op cd-rom’s of usb-
sticks
Gooi gevoelige informatie op papier weg in een van de speciaal afgesloten containers of papiervernietiger
Wees bewust in je communicatie naar derden met betrekking tot het bekendmaken van bedrijfsinformatie
Laat nooit andere personen werken op uw autorisaties voor toegang tot bedrijfssystemen
Plaats geen privésoftware op het overheid-netwerk
Verleen nooit andere personen toegang tot de locaties van de overheid met je geautoriseerde legitimatiebewijs
(toegangspas/ companycard)
Draag je legitimatiebewijs zichtbaar en spreek ook anderen erop aan als zij hun legitimatiebewijs niet zichtbaar
dragen
Gasten dien je altijd aan te melden en deze moeten zich kunnen legitimeren, daarna ben je zelf verantwoordelijk
voor de duur van hun aanwezigheid
Het is niet toegestaan om , zonder toestemming vooraf, foto’s of filmopnamen te maken in de panden van de
overheid
Meld beveiligingsincidenten meteen bij de daarvoor aangewezen personen binnen het betreffende dienstonderdeel. Hierbij
kun je denken aan vermissing of diefstal van kostbaarheden, verlies van sleutels, je pas die toegang geeft tot de gebouwen,
zwakke plekken in de beveiliging en bedreigingen of bommeldingen. Vraag aan je leidinggevende de procedure voor de
locatie waar je werkt.
Werken bij De Overheid
Ambtelijke integriteit Het doen en laten van medewerkers van de overheid bepaalt het gezicht en de geloofwaardigheid van de overheid. In dit
kader wordt van elke medewerker verwacht dat je zowel tijdens werk- als in privétijd geen dingen doet die de belangen of
het aanzien van de overheid kunnen schaden. Dit geldt ook voor jou, als flexibele arbeidskracht van Randstad, werkzaam bij
de - onderdelen van - de overheid.
Financiële belangenverstrengeling Er bestaat een wettelijk verbod op het handelen in effecten met gebruik van voorwetenschap. Het is mogelijk dat je vanuit je
functie kan bezitten over koersgevoelige informatie. Dit is vertrouwelijke, niet-openbare informatie over een rechtspersoon
waarvan de openbaarmaking invloed kan hebben op de koers van effecten. Hij mag deze informatie dan ook op geen enkele
manier gebruiken, noch door zelf daarin te handelen noch door die informatie aan derden te verstrekken.
Werken bij De Overheid
Bijlage 3: Formulier ‘verplichte melding nevenwerkzaamheden’
Algemene gegevens
Naam :
Voorletters :
Functie bij
Functie :
Dienstonderdeel :
Aard functie :
Nevenwerkzaamheden
Alleen die nevenfunctie vermelden die de belangen van de dienst, voor zover
deze in verband staat met de functievervulling, kunnen raken
(ARAR, art. 61 lid 1)
(Voorgenomen) nevenfunctie kort
omschreven
:
Naam organisatie/ bedrijf :
Adres :
Vestigingsplaats :
Aard betrekking
:
□ dienstbetrekking
□ politieke functie
□ freelance
□ anders, nl.
Nevenfuncties sinds/ m.i.v. :
In diensttijd :
□ ja
□ nee
Zo ja, is het
:
□ salaris of uurvergoeding
□ onkostenvergoeding
□ onbetaald
(Gemiddeld) aantal uren per week :
Raakvlakken
:
Geef zo goed mogelijk aan in welk opzicht en op welke taakonderdelen er
raakvlakken zijn tussen de functie bij Rijksoverheid en de voorgenomen
nevenwerkzaamheden
Verband met functie bij Rijksoverheid
:
Werken bij De Overheid
Beslissing
Beslissing leidinggevende
m.b.t. aanvaardbaarheid
nevenwerkzaamheden
:
□ niet akkoord nevenwerkzaamheden
□ akkoord met nevenwerkzaamheden
□ akkoord met inachtneming van de volgende nadere afspraken m.b.t. de wijze
waarop de nevenwerkzaamheden worden verricht in relatie toe de
functievervulling bij Rijksoverheid
Afspraken:
Ondertekening medewerker Plaats en datum
:
Handtekening
:
Ondertekening leidinggevende Plaats en datum
:
Handtekening
:
Melding beëindiging
nevenwerkzaamhede
n
Datum beëindiging nevenfunctie
:
Plaats en datum
:
Handtekening medewerker
:
Gemeld aan leidinggevende
:
□ ja
□ nee
Werken bij De Overheid
Bijlage 4: Instructie declareren reizen met
openbaar vervoer
Hoe declareer ik mijn reiskosten? (zie gedetailleerde uitleg op pagina 2-4)
Wanneer je de keus hebt gemaakt om met het openbaar vervoer (OV) naar je werk te reizen dan kun je de gemaakte kosten met behulp van de volgende link declareren:
Werkzaam voor Link
Belastingdienst
Rijksoverheid
Nationale politie
SVB
https://www.nlforms.nl/doc/ebr_CSU_reiskostendeclaratie_RGN
Overige https://www.nlforms.nl/doc/BS_RK_decentrale_overheden
Tevens kun via deze link wijzigingen doorgeven met betrekking tot de vergoeding van je reiskosten. Dit kan bijvoorbeeld de wijziging van het vervoermiddel of een verhuizing betreffen.
Hieronder staat aanvullende informatie over het aanvragen van een OV-chipkaart en voorwaarden voor de vergoeding van je reiskosten. LET OP: Reizen met een OV-chipkaart kunnen niet met terugwerkende kracht worden opgevraagd. Koppel je OV-chipkaart dus zo spoedig mogelijk aan je persoonlijke account op http://www.ov-chipkaart.nl.
Registreer tijdig je uren
Vergeet het betaalbewijs niet van je abonnement of
kortingskaart(N.v.t. indien je op saldo
reist)
Vraag een persoonlijke OV –chipkaart aan en
registreer een account op:
www.ov-chipkaart.nl
Heb je een persoonlijke OV-chipkaart
enaccount?
Nee
Welke kosten wil je
declareren?
Vraag je OV-transactieoverzicht op met de reisgegevens van woon-
werkverkeer: LET OP:
Per week gesplitst OV-transactieoverzicht
Vraag je OV-transactieoverzicht op met de reisgegevens van woon-
werkverkeer: LET OP:
Volledig overzicht met de reisgegevens van de eerste drie
reisweken
Vraag je OV-transactieoverzicht op met alleen de reisgegevens van woon-
werkverkeerLET OP:
Per week gesplitst OV-transactieoverzicht van de eerste drie
reisweken
1
4
3
Reizen op saldo
Alleen een
(maand-)
abonnement
4
Een kortingskaart
óf
abonnement +
overige kosten
Ga naar de link die bij jouw opdrachtgever hoort (zie tabel bovenaan deze pagina), vul de benodigde velden in en upload de
bestanden die voor jou van toepassing zijn
5
4
Legenda:
Actie
Vraag
1 Verwijzing naar instructie / uitleg
Hoe declareer ik mijn OV-kosten voor het woon-
werkverkeer?
Ja
Reiskostendeclaraties worden op dinsdag verwerkt. De verloning van deze vergoedingen vindt daarom op
woensdagochtend plaats
2
Werken bij De Overheid
Hoe geef ik een wijziging door bij verandering van vervoersmiddel of verhuizing? (zie gedetailleerde uitleg op
pagina 5)
Hoe declareer ik mijn OV-kosten voor het woon-werkverkeer?
Op www.ov-chipkaart.nl of www.ns.nl dien je een persoonlijke OV-chipkaart aan te vragen. De kosten voor het aanvragen van je persoonlijke OV-chipkaart zijn voor eigen rekening. Let op: je kunt je reistransacties pas inzien wanneer je OV-chipkaart is gekoppeld aan een persoonlijk account op www.ov-chipkaart.nl. Je reiskosten kunnen alleen worden vergoed
wanneer de reislocaties en -kosten zichtbaar zijn op het transactieoverzicht.
Reiskosten worden verwerkt nadat de gewerkte uren voor de betreffende week zijn binnengekomen bij Randstad. Registreer dus altijd tijdig je uren bij je opdrachtgever en houd rekening met de deadline.
Ga naar de site www.ov-chipkaart.nl/login/ en log in op ‘mijn OV-chipkaart’ om je reisgegevens op te halen.
Op www.ov-chipkaart.nl kun je online je reisgegevens opvragen. In het overzicht met je reisgegevens heb je de mogelijkheid
om de transacties te kiezen die je wilt declareren. In het OV-transactieoverzicht vink je alleen je woon-werkreizen aan.
Werken bij De Overheid
Privéreizen mogen niet zichtbaar zijn op het overzicht. Reiskosten worden niet vergoed wanneer de reisgegevens zijn
afgeschermd. Let op: De reiskosten worden niet uitbetaald wanneer de transactieoverzichten niet per week zijn gesplitst en er geen locaties en ritprijzen worden getoond
Hoe vraag je de reisgegevens gesplitst per week op?
Je verkrijgt weekoverzichten door op ‘OV-reishistorie’ te klikken nadat je bent ingelogd. Klik onder ‘periode’ op de dataselectie en kies voor ‘andere periode’ om de data van de betreffende week in te voeren.
Klik na het kiezen van de begin- en einddatum op ‘toepassen’. Je ziet nu het overzicht van de gemaakte ritten. Zorg ervoor dat er geen privéreizen geselecteerd zijn. Ten slotte klik je op ‘maak declaratieoverzicht’. Controleer de gegevens (juiste week/data en alleen woon-werk ritten). De
transactieoverzichten, verkregen via www.ov-chipkaart.nl, moeten voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Deze
verkrijg je door te op ‘download PDF’ te klikken.
Je slaat de PDF’s op per werkweek. Als titel voor het bestand gebruik je de betreffende werkweek, bijvoorbeeld ‘reiskosten week 20’.
Werken bij De Overheid
Je kunt een abonnement declareren nadat het abonnement minimaal drie weken geldig is. We vergoeden een abonnement na de derde reisweek wanneer de volgende documenten compleet worden aangeleverd:
Bij een abonnement dat op een OV-Chipkaart is geladen:
Het transactieoverzicht van je OV-chipkaart via je persoonlijke account. Het is belangrijk dat alle reisgegevens van de eerste drie reisweken op het transactieoverzicht staan. Zo kunnen we zien wanneer het product (het abonnement) op je kaart is gezet, met welke frequentie er gebruik wordt gemaakt van het product en of het de meest goedkope manier van reizen is.
Een betaalbewijs (print screen via digitaal bankieren is tevens voldoende)
Bij een abonnement met zichtkaart:
Een kopie van de zichtkaart
Een betaalbewijs (print screen via digitaal bankieren is tevens voldoende)
Via de link van jouw opdrachtgever (https://www.nlforms.nl/doc/ebr_CSU_reiskostendeclaratie_RGN of https://www.nlforms.nl/doc/BS_RK_decentrale_overheden) kun je de reiskostendeclaraties indienen. Selecteer, na het
invullen van je persoonsgegevens, de optie ‘mijn OV kosten declareren’ en klik op ‘Verder >>’. Op de tweede pagina kun je vervolgens kiezen of je een abonnement of losse reizen wilt declareren. Indien van toepassing is een combinatie van de twee ook mogelijk. Op de volgende pagina kun je de documenten uploaden die nodig zijn voor de vergoeding van het woon-werkverkeer. Dit doe je door op ‘Choose File’ te klikken en het juiste document op de harde schijf te selecteren. Wanneer alle velden zijn ingevuld en de documenten zijn gekozen kun je op ‘verzenden’ klikken. Hiermee bevestig je de declaratie.
Wanneer we de declaratie hebben ontvangen, ontvang je hiervan een bevestiging op het opgegeven e-mailadres. De verwerking van reiskostendeclaraties vindt over het algemeen op dinsdag plaats. Zorg er dus voor dat je de declaratie uiterlijk op maandag hebt ingediend. De uitbetaling van de reiskostenvergoedingen vindt op woensdag plaats. Hierdoor ontvang je de vergoeding van je OV-kosten een dag later dan het reguliere loon.
Indien er sprake is van een maandverloning dan is het helaas niet mogelijk om de reiskostenvergoeding wekelijks te ontvangen.
Reiskostendeclaraties worden op dinsdag verwerkt. Hierdoor vindt de verloning van deze kosten meestal op woensdagochtend plaats. Indien je twijfelt of je reiskosten vergoed zijn, dan kun je dit altijd controleren op de (gecorrigeerde) loonspecificatie van de betreffende week. Indien je declaratie niet compleet bij ons is aangeleverd, ontvang je binnen een week een melding.
Werken bij De Overheid
Een wijziging met betrekking tot het type vervoersmiddel of een verhuizing kan gevolgen hebben voor je reiskostenvergoeding. Geeft dit daarom tijdig door via de volgende link:
Werkzaam voor Link
Belastingdienst
Rijksoverheid
Nationale politie
SVB
https://www.nlforms.nl/doc/ebr_CSU_reiskostendeclaratie_RGN
Overige https://www.nlforms.nl/doc/BS_RK_decentrale_overheden
Na het invullen van de persoonsgegevens kies je vervolgens de optie ‘mijn vervoersmiddel of woonadres wijzigen' en selecteer je de opties die op jou van toepassing zijn. Let op: Vergeet in het geval van een wijziging van vervoersmiddel niet om dit ook door te geven op ‘Mijn Randstad’.
Indien je een vraag hebt over bovenstaande dan kun je deze per mail aan ons stellen. Wij zorgen dat je spoedig een reactie van ons ontvangt.
Werkzaam voor Email voor vragen omtrent reiskosten
Belastingdienst
Rijksoverheid
Nationale politie
SVB
Overige [email protected]
Werken bij De Overheid
Bijlage 5: Formulier kort verzuim en buitengewoon verlof voor gedetacheerden
Algemeen Dit formulier is specifiek voor het aanvragen van kort verzuim of buitengewoon verlof.
Reguliere verlof- of vakantie uren dienen via ‘Mijn Randstad’ aangevraagd te worden.
Voornaam en achternaam :
Geboortedatum :
Kort verzuim
Bijvoorbeeld tandarts of huisartsbezoek dat niet in vrije tijd kan plaatsvinden.
Een afsprakenkaart dient als bijlage bijgevoegd te worden.
Datum :
Aantal uur :
Reden :
Buitengewoon verlof
Bijvoorbeeld het bijwonen van een 25-jarig huwelijk, gezinsuitbreiding of begrafenis/crematie.
De kaart dient als bijlage bijgevoegd te worden.
Datum/data :
Aantal dagen : één dag twee dagen
Reden :
Verlof heeft betrekking op week …………
Dag:
Datum:
Maandag
……………
Dinsdag
……………
Woensdag
……………
Donderdag
……………
Vrijdag
……………
Aantal uren
Tijd afwezig van ………uur
tot ………uur
van ………uur
tot ………uur
van ………uur
tot ………uur
van ………uur
tot ………uur
van ………uur
tot ………uur
Datum ingeleverd :
Handtekening
direct leidinggevende :
Handtekening
flexmedewerker :
Alleen volledig ingevulde formulieren worden in behandeling genomen!
Werken bij De Overheid
Aantekeningen
