8/7/2019 Bijlage 1 bij de aanvraag machtiging

1/2

BIJLAGE 1

Reikwijdte van het proces

a) De werkwijze van het digitaliseren van de archieven veldwerken, hulpkaarten en het daarbijbehorende verwijzingsregister lijst 78a is van toepassing voor de gehele Kadaster-organisatie.

b) Voor wat betreft de categorien archiefbescheiden waarvoor het voorgenomen besluit vantoepassing is, bestaat uit veldwerken, hulpkaarten en het registers 78a.De categorie veldwerken is verder onder te verdelen in:

a. staandaard veldwerkenb. hermetingsveldwerkenc. omnibusveldwerkend. projectveldwerken

c) De wijze waarop wordt vastgesteld op welke categorien archiefbescheiden ontvangen ofopgemaakt door de organisatie de machtiging niet van toepassing is, is hier niet van toepassingomdat het hier afgeronde archiefdelen betreft.

Verantwoordelijkheden en bevoegdhedenDe verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatieonderdelen ten aanzien van hetproces van vervanging ligt bij de directie GEO. Deze directie is gedurende het hele project betrokkenbij het digitaliseringsproces. Deze directie is eveneens verantwoordelijk voor de substitutie.

figuur 1: Organigram Kadaster

Inrichting van het vervangingsprocesa) De wijze waarop de digitalisering plaatsvindt is beschreven in de bijlagen A t/m Pb) De gescande documenten worden na verwerking opgenomen in het SAP Document

Management Systeem.c) De scanning geschiedt als afzonderlijke opdracht decentraal.

HardwareDe scanners die voor het scanproces worden gebruikt zijn de Image Trac III Zie bijlage P

SoftwareDe software die gebruikt wordt bij het scannen van de documenten heeft als zodanig geen marktnaamomdat deze specifiek is ontwikkeld voor de scanning van deze Kadasterdocumenten. Het betreft dusmaatwerk en geen product vanuit de markt. De leverancier van deze software is de firma Unisys teAmsterdam. De gebruikte software voor het hele project betreft de ontwikkelde versie 0.27, gedateerd16-01-2007. Zie bijlage P.

Raad van Bestuur

Strategie& Beleid

Rechts-zekerheid

GEO Services FPC

8/7/2019 Bijlage 1 bij de aanvraag machtiging

2/2

Selectieprocesa) Zoals vermeld betreft het hier afgeronde archiefdelen die in de zin van de Archiefwet 1995 en de

Selectielijst Geo-informatie (Stcrt. 2004, 118) als blijvend te bewaren archiefstukken wordenaangemerkt.

b) Alle archiefbescheiden worden als zwart/wit in kleur gescand, omdat dit kwalitatief een beter

resultaat oplevert dan bij scanning als zwart/wit in zwart/wit.

Scanprocesa) De fysieke voorbereiding van de archiefbescheiden voor vervanging (ontnieten, uitvouwen,

scangereed maken etc.) is op de betreffende Kadastervestiging uitgevoerd door een daartoeingezet team onder verantwoordleijkheid van de directie GEO. Zie bijlagen A en B.

b) Het systeem van registratie voorafgaand aan de scanning is vastgelegd in het LogischDatamodel dat als bijlage Qis opgenomen.

c) De wijze van scheiding van de archiefbescheiden door middel van bijvoorbeeld blanco vellen ishier niet van toepassing. Elke scan wordt als een afzonderlijk item gezien. Deze zijn vooraf algerubriceerd met de gebruikelijke archiefkenmerk op volgorde van kadastrale gemeente, daarnade sectieletteren vervolgens het volgnummer..

d) De wijze waarop tijdens het scanproces wordt gecontroleerd of archiefbescheiden correct en

zorgvuldig ter scanning worden ingevoerd staat beschreven in het Details Procesmodel(bijlage R) met een bijbehorende Woordenlijst (bijlage S). Schematisch wordt dit weergegevenin bijlage T.

e) Er is in dit geval sprake van batch-scanning en wel stapelsgewijs per kadastrale gemeente,sectie en volgnummer.

f) Het toegepaste kleurmodel wordt ingesteld aan de hand van de kwaliteitstoets van het slechtstedocument van de batch.

Proces van vernietiging van de vernietiging van de archiefbescheidenDe bevoegdheid tot vernietiging van de archiefbescheiden ligt bij de directie GEO. De vernietiging vande in dit proces bedoelde archiefbescheiden wordt opgelegd bij de verstrekking van de machtiging. Ditzal dan een eenmalige actie zijn en is frequentie daarbij niet van toepassing.

KwaliteitsproceduresDe criteria voor en de frequentie van interne controles is hier, zijnde een eenmalige scanningsactie,niet van toepassing. De kwaliteitsprocedures zijn in voornoemde bijlagen voldoende aangegeven.