Bij de inschrijving van uw kind - 2012

OBS Het Toverkruid 2012-2013

Dalkruid 235721 RR [email protected]

De inschrijving van uw kind

Alles wat u moet weten over de inschrijfprocedure

Gecombineerde uitgave van OO-Asten



Bij de inschrijving van uw kind

Hartelijk welkom op onze school ! Fijn dat u besloten hebt om uw kind op onze school in te schrijven. Deze informatiefolder, die u als bijlage bij het inschrijfformulier ontvangt, geeft een korte uitleg bij de inschrijfprocedure.

Het inschrijfformulier De meeste onderdelen van het inschrijfformulier spreken voor zichzelf. De vakken ‘In te vullen door de school’ op de voor- en achterpagina worden na inschrijving en te zijner tijd na uitschrijving door de administratie ingevuld. Enkele onderdelen van het formulier behoeven echter wel wat uitleg. Telefoonnummers en bereikbaarheid Als uw telefoonnummer geheim is kunt u dit aangeven op het inschrijfformulier. Uw nummer wordt dan niet weergegeven op de adressenlijst die alle ouders ontvangen. Het is handig als we onder schooltijd de ouders van onze leerlingen kunnen bereiken. Bijvoorbeeld als een kind op school ziek wordt of natte kleren oploopt. Daarom kunt u elk uw telefoonnummer, mobiel-nummer en eventueel het telefoonnummer van uw werk invullen. Dit is ook belangrijk als ouders gescheiden zijn. U kunt ook telefoonnummers van familieleden, buren of de oppas vermelden. Op de adressenlijst kan echter maar één nummer worden weergegeven. U kunt zelf aangeven welk nummer dat moet zijn. Ook kunt u één nummer aanwijzen dat we in geval van nood het éérste moeten bellen. Dit nummer verschijnt in ons administratieprogramma op bladzijde 1 van de leerlingkaart, zodat het direct voorhanden is. E-mailadres Ouders die thuis Internet en E-mail hebben kunnen hun E-mailadres vermelden op het inschrijfformulier. In de toekomst zult u af en toe informatie, enquêtes of bijvoorbeeld de nieuwsbrief per E-mail ontvangen. U kunt zelf aangeven of u dit op prijs stelt. Verder is het mogelijk dat onze medewerkers u per E-mail benaderen voor overleg of een afspraak. Bank- of gironummer Het vermelden van uw bank- of gironummer is niet verplicht, maar het is handig voor onze financiële administratie. Bijvoorbeeld bij de inning van de Ouderbijdrage of bij declaratie van gemaakte onkosten, als u als vrijwilliger meehelpt op school. Geloofsovertuiging Hoewel wij een openbare school zijn, zijn we wel geïnteresseerd in de religieuze achtergrond van onze leerling-populatie. Dit in verband met projecten, feesten e.d.. Voedt u uw kind niet op met een specifieke godsdienst of levensbeschouwing, vult u dan ‘geen’ in op deze plaats. Het SOFI-nummer (Burger-Service-Nummer, BSN) Het Ministerie vraagt ons om het SOFI-nummer van onze leerlingen in de administratie vast te leggen. Dit vergemakkelijkt de overdracht van informatie naar andere onderwijs-instanties, naar het voortgezet onderwijs of bij leerlingtellingen. Als het SOFI-nummer op school niet bekend is gaat ons administratiesysteem via het Ministerie en de Gemeente zelf op zoek naar het nummer. Heeft een kind geen SOFI-nummer, dan wordt door het Ministerie een speciaal Onderwijsnummer toegekend. School van herkomst Als uw kind van een andere basisschool afkomstig is, vermeldt u dan in ieder geval de naam en de vestigingsplaats van die school. Onderwijs-inhoudelijke gegevens zoals toetsresultaten worden door de leerkrachten en de interne begeleiders uitgewisseld. Als uw kind vóór de basisschool naar een



Peuterspeelzaal, Kinderdagverblijf, Crèche of Gastoudergezin is gegaan verzoeken wij u dit eveneens te vermelden. Zo krijgen wij zicht op trends met betrekking tot de schoolvoorbereiding, en op de dóórstroming van onze leerlingen. Bijzonderheden Bij de inschrijving en ter voorbereiding van de eerste schooldag van uw kind hebt u altijd de gelegenheid om belangrijke persoonlijke zaken met de leerkracht en/of de directeur te bespreken. We bekijken dan samen hoe we daar het beste mee om kunnen gaan. Dieet, allergie, indicatie en handicap Als uw kind bepaalde dingen niet mag eten, ergens allergisch voor is, een handicap heeft of structureel medicijnen gebruikt kunt u dat bij de inschrijving vermelden. Wij houden daar dan rekening mee bij traktaties, feesten, het schoolkamp en dergelijke. Heeft uw kind een diagnose die recht geeft op leerlinggebonden financiering of extra begeleiding, dan dient u een speciale bijlage bij dit inschrijfformulier in te vullen. Daarop kunt u indicatienummers en –data en andere specifieke gegevens invullen. Gezinssamenstelling Onderaan op bladzijde 2 van het inschrijfformulier wordt gevraagd naar uw gezinssituatie. Het is belangrijk dat de school op de hoogte is van ingrijpende zaken, zoals een sterfgeval in het gezin of een echtscheiding. Verder kunt u hier de naam en geboortedatum van al uw kinderen tot 12 jaar vermelden, ook en vooral van kinderen onder de 4 jaar. De verwachte instroom van kleine broertjes en zusjes helpt ons namelijk bij het maken van prognoses! Opleiding ouders Waarschijnlijk had u dit niet verwacht, maar wij moeten wettelijk ook navraag doen naar de hoogst voltooide opleiding (richting + niveau) van de ouders. Op basis daarvan wordt het onderwijskundige ‘gewicht’ van onze leerlingen bepaald. Kinderen van laagopgeleide ouders krijgen een extra ‘gewicht’ toegekend. Als er veel kinderen met zo’n extra ‘gewicht’ op school zitten kunnen we daarvoor extra formatie (dat wil zeggen, leerkracht-uren) krijgen. Uw eigen naam Onze school is een gezellige, hechte gemeenschap van team, ouders en leerlingen. Veel ouders zijn als vrijwilliger betrokken bij allerlei school-activiteiten. Daarom is het handig als u uw eigen voornaam óók op het inschrijfformulier zet. Huisarts en tandarts Hoewel het maar weinig voorkomt dat een kind vanuit school met spoed naar de dokter of de tandarts moet is het goed dat de school weet wie de huisarts en de tandarts van uw kind zijn. Uiteraard nemen we in geval van calamiteiten meteen contact met u op. Accoordverklaringen Sommige ouders hebben er bezwaar tegen dat hun kind op Internet naar informatie zoekt, of dat foto’s van hun kind in onze nieuwsbrief en/of op onze website worden geplaatst. U kunt dit aangeven op het inschrijfformulier. Ook vragen wij u of u het goed vindt dat de school bepaalde informatie over uw kind uitwisselt met bijvoorbeeld de onderwijsbegeleidingsdienst, de GGD of andere scholen. Gaat het om een specifieke, persoonlijke procedure, dan vragen we daarvoor te zijner tijd alsnog expliciet uw toestemming. U begrijpt echter dat de verstrekking van algemene informatie van statistische aard, vereist voor bijvoorbeeld leerling-tellingen of inventarisaties van het bestuur, ook zonder uw toestemming doorgang moet vinden.



De inschrijving van een heel gezin Wij beseffen dat ons inschrijfformulier vrij uitgebreid is. Daarom willen we ouders van meerdere kinderen graag een beetje tegemoet komen. Als u, bijvoorbeeld na een verhuizing, meerdere kinderen uit uw gezin tegelijkertijd op onze school inschrijft, dan hoeft u alleen voor uw oudste kind het gehele formulier in te vullen. Voor de overige kinderen vult u alleen de eerste en de laatste bladzijde in. Wij voegen dan een kopie van bladzijde 2 en 3 toe aan de dossiers van de jongere kinderen. Let wel: dit geldt alleen als u meerdere kinderen op hetzelfde moment inschrijft ! Als er enige tijd tussen de inschrijvingen zit kunnen de gegevens op bladzijde 2 en 3 immers veranderd zijn.

De inschrijvingsprocedure Als u uw kind op onze school in wilt schrijven, vult u het inschrijfformulier in. U kunt het inleveren bij degene die u te woord heeft gestaan, afgeven bij de administratie of in de brievenbus doen. Na ontvangst van uw formulier worden de gegevens van u en uw kind in het administratieprogramma ingevoerd. U ontvangt na inschrijving een uitdraai van deze gegevens (de zgn. leerlingkaart), met het verzoek deze te controleren en indien nodig aan te vullen. Ontvangen wij de kaart retour met correcties of aanvullingen, dan verwerken wij die en ontvangt u een nieuwe versie. Omdat de leerlingkaart regelmatig opnieuw wordt geprint hoeft u hem niet te ondertekenen.

De eerste schooldag Bij de inschrijving is soms al besproken wanneer uw kind voor het eerst op school komt. Instromende kleuters in groep 1 mogen vanaf ± 6 weken voordat ze 4 jaar worden enkele malen komen ‘oefenen’ in de kleuterklas. Leerlingen die tussentijds van school wisselen mogen een keer komen ennismaken. Hierover kunt u het beste afspraken maken met de leerkracht. De eerste officiële schooldag van een 4-jarige kleuter is meestal de eerste schooldag op of na de dag dat het kind 4 jaar wordt. Bij de instroom van nieuwe leerlingen kan rekening worden gehouden met schoolvakanties en bijzondere activiteiten. Hebt u uw kind al wat langer geleden ingeschreven ? Controleert u dan of de gegevens op de leerlingkaart, die u toen gekregen hebt, nog kloppen!

Bewijs van inschrijving In de week van de eerste schooldag van uw kind ontvangt u een bewijs van inschrijving. Een kopie hiervan gaat naar de gemeente. Is uw kind afkomstig van een andere basisschool, dan ontvangt ook die school een bewijs van inschrijving. Wij krijgen dan van die school een bewijs van uitschrijving. U begrijpt: als uw kind later naar een andere school vertrekt sturen wij u en de nieuwe school een bewijs van uitschrijving, en ontvangen van de nieuwe school een bewijs van inschrijving. Dit alles houdt verband met controles in het kader van de leerplicht.

De leerlingkaart Op de leerlingkaart vindt u een groot deel van de gegevens van het inschrijfformulier terug. Het kan echter zijn dat een regel vreemd is afgekort of wordt afgebroken. Er is soms maar een beperkt aantal karakters beschikbaar voor de invoer van de gegevens. Waar de hoeveelheid informatie de beschikbare ruimte overschrijdt wordt verwezen naar het opmerkingenveld op bladzijde 2 van de leerlingkaart. En deel van de velden rechtsonder op bladzijde 1, vanaf ‘INgroep’, wordt ingevuld door de administratie. Als bepaalde velden niet ingevuld zijn staat er ‘???’. Dit betekent dat we het op prijs stellen als u ons deze informatie alsnog wilt verstrekken.

Aanvullingen en correcties Mochten er zich gedurende de basisschooljaren van uw kind wijzigingen in de administratieve leerlinggegevens voordoen, dan verzoeken wij u deze liefst schriftelijk (op een memo-blaadje) of per E-mail door te geven aan de administratie. Wijzigingen die aan leerkrachten worden doorgegeven



bereiken de administratie namelijk niet altijd. Verder houden we eens in de twee jaar een ‘update’-ronde voor de leerlingadministratie. Dit betekent dat u een uitdraai van de actuele leerlingkaart ontvangt, met het verzoek deze te controleren, aan te vullen en weer in te leveren. Tot slot gebeurt het regelmatig dat wij u, op verzoek van de overheid of om praktische, interne redenen, middels een aanvullend formulier om extra informatie vragen. Voor de duidelijkheid: de Buitenschoolse Opvang, die op onze school aanwezig is, heeft een administratiesysteem dat geheel los staat van het onze !

Leerlingenlijsten Voor intern gebruik, maar ook voor de GGD, het zwembad en dergelijke, maken we leerlingenlijsten van allerlei verschillende samenstellingen. Aan het begin van het schooljaar maken we ook een adressenlijst aan, die alle leerlingen mee naar huis krijgen. Deze lijst omvat: naam, volledig adres, één telefoonnummer (geheime nummers worden als sterretjes afgedrukt), geboortedatum en groepsnaam. Zorgt u dus dat we in elk geval aan het begin van het schooljaar over de juiste informatie beschikken !

Inzage U mag te allen tijde inzage vragen in de administratieve leerlinggegevens van uw kind en daarin wijzigingen laten aanbrengen. U mag ook te allen tijde vragen om een uitdraai van de leerlingkaart, om een bewijs van in- of uitschrijving of om een nieuwe leerlingenlijst.

Nog vragen ? Mocht u ondanks deze informatie nog vragen of opmerkingen of suggesties hebben, neemt u dan even contact met ons op. Met vriendelijke groet, Leerlingenadministratie OBS Het Toverkruid.

Bij de inschrijving van uw kind - 2012

Documents

Transcript of Bij de inschrijving van uw kind - 2012