Collectiemanagement

30 april 2010

InformatierondeBibnet als aankoopcentrale voor veelgevraagde collectie

Hier staat de titel

PROGRAMMA

Intro | Doel | AanleidingMeest ontleend in Vlaanderen

Verhaal van de collectioneurRendement veelgevraagde collectie

Offertevraag | Bibnet aankoopcentrale

Informele discussie in functie vanselecteren, verwerken & etiket

Hier staat de titelInformele voorbereiding voor offertevraag voor Vlaamse Snelcollectie* volwassenen.

Bibnet treedt daarmee op als sectorale aankoopcentrale voor één specifiek collectieperceel met extra dienstverlening inzake bestellen, verwerking en levering

Bibliotheken vrij om gedurende raamovereenkomst in te tekenen volgens gewenste periode

Bibliotheken vrij van overheidsopdracht voor dit collectieperceel.

* In praktijk ook ‘Sprintercollectie’ genoemd

Doelstelling kader

Hier staat de titel. Bibnet als aankoopcentrale zorgt daarmee voor:

• Eerste Vlaamse standing order mét keuzemogelijkheid van titels voor openbare bibliotheken

• voor veel gevraagde volwassenencollectie fictie en deels non fictie

• optimale individuele selectiemogelijkheid bij voorafbestelling

• levering kastklaar één week na publicatie • Van januari 2011 tot december 2013

Doelstelling inhoud

Hier staat de titel

Bibliotheken rond de tafelAanwezigAntwerpenGentBrusselHasseltGenkKortrijkSint-NiklaasTurnhoutZaventemElseneGeel

verontschuldigd Puurs Lier Leuven

Mol Sint-Gillis-Waas

Hier staat de titel

Rond de tafel

Wie heeft ‘sprintcollectie’?

Als men boek snel wil hebben… - Volgen actualiteit- kopen zelf aan en maken

kastklaar- op drie dagen kastklaar in rekken

Kortingen voor reguliere aankoop van 17% tot 29%

Waarom hier aanwezig?“Ik wil met Sprintercollectie beginnen en kom voor informatie/inspiratie”“Ik ben overtuigd en ik doe mee”“Het is belangrijk dat we duidelijk omschrijven wàt we willen, zodat leveranciers de kwaliteit bieden die we wensen”“Er gebeurt eens wat.”

Regelmatig gehoordOok om in te zetten voor aanschaf reguliere collectiezónder speciale uitleenvoorwaarden

Hier staat de titel

Initiatief om uit te besteden komt vanuit sector

Initiatief van TurnhoutPilootproject met 5 Vlaamse bibliothekenGelanceerd in 2009Ondersteuning van provincies Antwerpen en LimburgEind 2009 50 bibliotheken maken via leverancier Medio Europe van dienst ‘Vlaamse Sprinter’

Bestaand conceptLeverancier stelt op jaarbasis beperkt aanbod samen dat verwacht wordt ‘populair’ te zijn of worden.Bibliotheek selecteert minimum % van de titels uit dat aanbod.Boeken kastklaar geleverd week na publicatie

Hier staat de titel

Naar sectorale aanpak

Bibnet wil bestaande succesvolle uitbestede

collectiedienst optimaliseren en vlot beschikbaar maken voor alle Vlaamse

bibliotheken.

Stapsgewijs naar centrale ondersteuning voor

lokale collectievorming met maximale sectorale kwaliteitsbewaking en

aandacht voor diversiteit aan behoeften bij

bibliotheken

Aanschaf lokale basiscollectievia geautomatiseerde

collectiecyclus. De beoogde collectiedienst

gaat van (laten) selecteren tot kastklaar leveren

Hier staat de titel

Wàt is veelgevraagd*?cijfers 2009

voor 120 bibliotheken in provincies & VGCTop 20 auteurs fictie

*Met veelgevraagd wordt hier bedoeld: meest ontleend.

Hier staat de titel

voor 120 bibliotheken in provincies en VGC

Pieter Aspe absolute top met 13 titels

Hier staat de titel

top 20 per provincie

verschillen auteurs en variatie groep 120 versus lokaal (niet tot groep 120)

Hier staat de titel

Accenten per provincie

Hier staat de titel

Meest gevraagd non fictievoor 63 bibliotheken in provincies

Antwerpen, Oost-Vlaanderen & Vl. Brabant3 meest ontleende titels

Hier staat de titel

Top 20 per provincie

voor 63 bibliotheken

Hier staat de titel

Top 50 non fictie

voor 63 bibliotheken in 3 provinciesGrote variatie aan titels

Hier staat de titel

Eten en drinkenRijbewijsLifestyle (mode & afslanken)Landen & ReizenSexualiteit Wonen BV’sEsoterie Guinness book of recordsAutobiografieInformatica

Hier staat de titel

Collectioneurs

Diverse concepten uit praktijk om veelgevraagde collecties samen te stellen en uit te lenen

SPRINTER

1 week € 0,50

1 week€ 0,50

Sprinters in de HOB• Gestart in 2005 tijdens de bibliotheekweek• Waarom? onze klanten wilden sneller populaire titels kunnen uitlenen

(onderzoek VCOB)• Aanbod: zo’n 50 à 60 titels • Budget: € 8500, waarvan ongev. 60% wordt gerecupereerd• Uitleen: € 0,5 ; 1 week• Wekelijkse interne sprintermeeting: bronnen worden geraadpleegd,

voorstellen worden bekeken op hun ‘sprintergehalte’, onrendabele sprinters worden afgevoerd.

• Goede afspraken met de boekhandel, snelle levering• Record aanmaken enkel voor uitleen, minimale verwerking

Kortrijk• Sprinter? Klanten bepalen: vanaf 2 reservaties.• Aantal exemplaren? • Principe: verscheidenheid, dus één exemplaar per boek. • Vanaf een 3e reservatie één exmplaar extra in collectie [max. 3 exemplaren]. • Merk op: in elk der 10 buurtbibliotheken ook één exemplaar. • Conclusie: min. 11, max. 13 exemplaren.• Sprinters enkel in de centrale bibliotheek.• Bij élke uitlening wordt flyer meegegeven meegegeven. accent ligt niet op snel na publicatie, maar op wat klanten aangeven als

Definitie van een

sprinter-collectie

- beperkt aantal recente, veel gevraagde titels- in meer dan de courante aantallen beschikbaar- beperkte leenperiode- prominent zichtbaar- niet verlengbaar- niet reserveerbaar

- streven naar een beperkt en overzichtelijk aanbod van 20 à 25 titels - 5 exemplaren per titel enkel in hoofdbibliotheek (1 week ontlenen)- waarvan minstens 1 exemplaar in gewone uitleen (4 weken)

Leen-voorwaarden

- 1 week- max. 2 exemplaren (ook 2 exemplaren van

dezelfde titel !)- niet reserveerbaar- niet verlengbaar

Alle filialen krijgen één exemplaar even snel in de reguliere collectie

Hier staat de titel

Rendement van veelgevraagde collecties?

Hoge uitleencijfers betekenen niet noodzakelijk het succes van de collectie.

Indicatie bij veelgevraagde collecties op basis van aanwezigheidspercentage en uitleenfrequentie

Hier staat de titel

AanwezigheidspercentageVlaanderen

2008 2007 2005 2004 2003 2002 2001 200050.00%

55.00%

60.00%

65.00%

70.00%

75.00%

80.00%

85.00% 76% tevredenheidcollectieaanbod

74% tevredenheidcollectieaanbod

Hoeveelheid collectie (%) dat klant aantreft tijdens bezoek.75% permanente aanwezigheid van de collectie is een te benaderen globale richtlijn opdat de klant voldoende aanbod zou hebben.

Het gemiddelde aanwezigheidspercentage voor Vlaanderen is 82%

Met een aanwezigheid van 65% blijft de tevredenheid quasi even groot. Minder dan helft van de collectie aanwezig, is te vermijden.

Hier staat de titel

Aanwezigheidspercentageveelgevraagd

Aangezien het om veelgebruikte collectie gaat, is het logisch dat deze in mindere mate op de plank staat, of aanwezig is. Het aanwezigheidspercentage voor veelgevraagde collecties in Vlaanderen ligt binnen de bevraagde groep 120 bibliotheken steevast onder 50% indien de reguliere uitleentermijn van toepassing is.

Onderstaande grafiek toont met de kortste staven een reëel aanwezigheidspercentage van minder dan 30% bij de meest ontleende titels fictie in een grootstedelijke bibliotheek met reguliere uitleentermijn (1 x per maand).

De langste staven geven ter indicatie aan wat potentieel het aanwezigheidspercentage – of permanent keuzeaanbod - zou zijn indien deze collectie op wekelijkse basis zou ontleend worden.

Hier staat de titel

Pieter Asperegulier 120 bibs

Korte staven = reëel aanwezigheidspercentage maandelijkse (reguliere) uitleentermijn

Lange staven = potentieel aanwezigheidspercentage wekelijkse uitleentermijn

Hier staat de titel

5 meest ontleende fictiecentrumbib

5 toptitels met 5 exemplaren per titel in centrumbibliotheek aan reguliere uitleentermijn van een maand. Aangezien deze collectie quasi permanent ontleend is, treft de bezoeker op jaarbasis gemiddeld minder dan 10% van deze toptitels aan op de plank.

Potentieel aanwezigheidspercentage indien toptitels wekelijks ontleend zouden worden

Hier staat de titel

Aanbod bij wekelijkse uitleentermijn

Aanwezigheidspercentage van +80% in grootstedelijke bibliotheek van populaire collectie met wekelijkse uitleentermijn (sprinter).

.

Indien deze collectie maandelijks ontleend zou worden, biedt dat een beduidend lager aanwezigheidspotentieel

Hier staat de titel

uitleenfrequentie

Uitleenfrequentie of gebruikscoëfficiënt (BIOS) = uitleningen/bezit Of aantal keer per jaar dat een exemplaar ontleend wordt.indien elk exemplaar in reguliere collectie één maal per maand ontleend wordt, is de maximale uitleenfrequentie 12.

Vlaams gemiddelde uitleenfrequentie is 2.18

collectie uitleentermijn uitleenfrequentie Aanwezigheids%

Vlaanderen totaal maand 2.18 82%

120 bibs Pieter Aspe maand 9.72 19%

Centrumbib Top 5 fictie maand 11.32 6%

Grootstedelijk 1 Top 10 fictie maand 9.88 18%

Grootstedelijk 2 Sprinters week 6.45 88%

Hier staat de titel

Aantal exemplaren

Meest ontleende collectie FictieGemiddeld 3.45 exemplaren in bezit per bibliotheek (op 120 bibliotheken)

Meest ontleende collectie Non FictieGemiddeld 1.41 exemplaren in bezit per bibliotheek(op 63 bibliotheken)

Hier staat de titel

Aankoopcentrale

Bibnet voert procedure

Sectorale raamovereenkomst voor periode van 3 jaar

In werking vanaf januari 2011

Eender welke bibliotheek kan vanaf dan gedurende 3 jaar, of kortere periode intekenen voor bedrag en aantallen naar keuze, zonder zelf aankoopprocedure te voeren.

Hier staat de titel

Offertevraagprijs én kwaliteitBeoordeling

Preventiefbewijs leveren voor realiseren gelijkaardige dienst

niet afhankelijk zijn van één bepaalde klant

Prijsboekenprijs

korting

prijs voor verwerking

prijs voor levering

Voldoen aan kwaliteitseisen7 categorieën

Hier staat de titel

Omschrijving van het voorwerp

1. Collectieprofiel

2. Selecteren

3. Bestellen

4. Kastklaar maken

5. Etiket

6. Leveren

7. Facturatie

AANZET voor kwaliteitseisen

Hier staat de titel

Resultaat van de discussie met aanwezige bibliotheken

Hier staat de titel

1. collectieprofiel

Het collectieprofiel wordt gedetailleerd beschreven in het lastenboek.

Algemene aanzet1. Minimaal 200, maximaal 300 titels per jaar2. Nederlandstalig en vertalingen3. - Wat populair of veelgevraagd is, zowel in bibliotheek als boekhandels.

- Indicatie: persaandacht, gerenommeerde auteurs, promotie door uitgevers, sequels van eerdere successen. - Focus verduidelijken met niet exhaustieve lijst NUR-codes op basis van veelgevraagd in Vlaamse bibliotheken.

4. Meer fictie dan non fictie. Verhoudingspercentage vermelden = te overwegen

5. Geen herdrukken, tenzij in zeer beperkte mate owv relevantie6. Geen pockets7. Geen buitengewone formaten of met gadgets

Hier staat de titel

2. Titels selecteren

Aanbod door leverancierAanvullend op het collectieprofiel moet de leverancier bijkomende selectiecriteria hanteren op basis van actuele verkoopcijfers bij Vlaamse boekhandels, voor zover het om schaalgrootte gaat die relevant is voor Vlaanderen.

Leverancier biedt minimaal 3 weken voor verwachte publicatie online een aantrekkelijk vormgegeven overzicht van titels met zoveel mogelijk metadata. Deze lijst wordt volgens vaste periodieke bestelrondes aangeboden, minimaal per maand - maximaal per kwartaal.

Hulp voor bibliotheken bij selecteren uit aanbod door leverancierMinimum vereisten voor metadata. Leverancier dient alle beschikbare metadata aan te bieden. Deze data dienen worden aangevuld tot vervolledigd hoe dichter bij publicatiedatum (uitgeversinfo, cover, korte inhoud, genre…).

Hier staat de titel

3. bestellen

HoeveelheidBibliotheken zijn niet verplicht een bepaald percentage titels, noch aantal exemplaren af te nemen.

Vrijheid om slechts één exemplaar van één titel te bestellen.

WebshopBestellen moet online gebeuren, rechtstreeks vanuit een aantrekkelijk vormgegeven titeloverzicht mét modaliteiten van klassieke webshop (bijv. winkelkarretje)

Bevestigen van bestelling via website

Bestelinformatie moet vanop de bestelwebsite via CVS geëxporteerd kunnen worden naar bibliotheeksysteem (bijvoorbeeld eigen bestelmodule)

Afprint kunnen maken van bestelling

Hier staat de titel

4. kastklaar maken

Plastificeren glanzend, sterk klevend en krasvrije folieVersterken van het boek door extra innaaiingAanbrengen RFID-label (ISO-norm 15471)Aanbrengen rugetiket volgens aanwijzingen Bibnet Aanbrengen verwijderbaar label op voorzijdeGEEN barcode

Mogelijkheid om NIET te laten kastklaar maken, indien bibliotheek daarvoor kiest.

Hier staat de titel

5. etiket

Voor fictie Biblioprint (bibliotheken hebben abonnement nodig voor rechten pictogrammen)        Bovenaan genre icoon         Genre benaming

Eerste vier letters van de achternaam auteur, zonder omzetting. (unanieme beslissing door aanwezige bibliothecarissen na uitgebreide discussie)

Voor non-fictie        Label volgens Vlaamse SISO OF ZIZO classificatie

Verder dient de leverancier alvorens kastklaar maken één fysiek exemplaar naar het bibliografisch centrum van Bibnet te zenden, alwaar het gecatalogiseerd wordt en de informatie voor etiket wordt bepaald.

Hier staat de titel

Maximaal 7 kalenderdagen na publicatie, kastklaar. Bepaling bij wettelijke feestdagen

Op adres dat aangegeven wordt door bibliotheek

Uitsluitend op dinsdag, woensdag of donderdag op overeen te komen tijdstip

Bij elke levering zit een leveringsnota

Terugzenden van werken die bij levering beschadigd zijn

6. leveren

Hier staat de titel

7. facturatie

Periodiek en wijze van factureren te bepalen met elke bibliotheek/gemeente afzonderlijk

Aan adres opgegeven door bibliotheek

Met vermelding van de door bibliotheek opgegeven administratieve gegevens

Klantprofiel via webshop met stand van zaken van reeds besteed budget