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B T� Magazin für Geschäftsprozess- und Output-Management

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Jeff Ashida,Sharp, zeigtsich begeis-tert von derinternatio -nalen Partner-konferenzSharp InspireExpo 2018.

Jahresrückblick 2017 und Ausblick auf 2018

Themen, Innovationen,Erlebnisse, Trends

Jos Bischoff,BCT, im Inter-view über dasNeue Arbei-ten, Informa-tionen stattDokumente,und digitaleMarktplätze.

MarcusLaube, Crossinx: Blockchain,Machine Learning undein Rückblickauf zehn Jahre E-Invoicing.

Dr. DanielWagenführer,TA Triumph-Adler: Die Digitalisierungund der große Optimierungs-bedarf beiWorkflows.

www.bit-news.de

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BITEDITORIAL

B TBIT widmet sich dem Themenspektrum Dokumenten-Manage-

ment sowie Enterprise-Content-Management in allen Facetten.

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Geschäftsprozesse,

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BIT ist das Fachmagazin für effiziente Geschäftsprozesse, Kundenkommmunikation und Output-Management-Prozesse.

Einen Blick zurück und einen voraus haben zahlreiche renommierteBranchenexperten aus dem Bereich Geschäfts prozess-Management für unseren Themenschwerpunkt „Jahresrückblick 2017/Ausblick auf 2018“ geworfen. Demzufolge haben Themen wie Künstliche Intelligenz, Prozessautomatisierung und Blockchain im letzten Jahr die Dokumen ten technologie-Branche bewegt. Auch die Datenschutz -grundver ordnung, deren Übergangsfrist bald endet, war in allerMunde und wird auch 2018 noch viele Unternehmen beschäftigen.Hinzu kommen die Veränderungen in der Messe-Landschaft. DieDruck + Form, die IT & Business und die Co-Reach haben ihre Pfortenbereits geschlossen. Die Cebit richtet sich in diesem Jahr neu aus. Welche Themen, Innovationen und Erlebnisse 2017 noch für Gesprächsstoff in der Branche gesorgt haben und welche Markt-, Technologie- und Thementrends 2018 zu erwarten sind, lesen Sie ab Seite 14.

Newcomer treffen auf Dauerbrenner: Ebenso rapide wie sich Technologien weiterentwickeln, steigt der Druck auf IT-Verantwortliche in Unternehmen auch in diesem Jahr stetig an. Die vielen noch ungelöstenAufgaben in Bezug auf den Start der DSGVO sowie brisante Fragen rund um neue Angriffsziele und Vertei -digungsstrategien werden die Agenda dominieren. Wichtige IT-Security-Themen 2018 werden auf Seite 38 dieser Ausgabe benannt.

Die Säulen des Neuen Arbeitens: Mit der Verbreitung moderner Informations- und Kommunikations -technologien hat sich die Arbeitswelt grundlegend verändert. Das klassische Nine-to-Five-Arbeitsmodell ist inzwischen genauso überholt wie die traditionelle Büroarchitektur. Unterschiedlich ausgeprägte Produktiv -phasen bei Mitarbeitern kann durch flexible Arbeitszeiten und -orte Rechnung getragen werden. Um eine flexible, produktive und intelligente Arbeitsweise zu erreichen, hat sich BCT Deutschland beispielsweise an den vier Ks orientiert: Kommunikation, Kollaboration, Konzentration und Kontemplation. Am Unternehmens-hauptsitz im niederländischen Sittard wird daher die Unternehmens kultur in den Mittelpunkt gestellt. Wie das genau aussieht, erklären BCT-Geschäftsführer Jos Bischoff und Thomas Kuckelkorn, Manager PR &Kommunikation, im Interview mit BIT ab Seite 26.

„Mit der Verbreitung moderner Informations-und Kommunikations -technologien hat sich die Arbeitswelt grund -legend verändert. “

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4 | BIT 1–2018

BITINHALT

Sharp Inspire Expo 2018: Das Smart Office erleben 8

Cebit: IoT – Die Vernetzung der Welt 10

Inotec: Statement von Peter Schnautz zur Cebit 10

Konica Minolta: Druckportfolio erweitert 11

IT-Trends 2018: Große Herausforderungen 12

Canon: Niedriger Energieverbrauch 13

Geschäftsprozesse in Unternehmen und Verwaltungen

Rückblick und Ausblick:Artificial Intelligence, Datenschutzgrund -ver ordnung, Internet of Things, Umbruch in der Messelandschaft ... Welche Themen, Erleb -nisse und Innovationenhaben 2017 für reichlichGesprächsstoff in der ECM-, Output- und MPS-/MDS-Branche gesorgt? Und welcheMarkt-, Techno logie- undThementrends erwartenuns in diesem Jahr? Renommierte Branchenexperten aus dem BereichGeschäfts prozess-Management haben exklusiv für BIT einen Blick zurück ge worfen und sich zudem mit den Trends 2018 aus einandergesetzt. Die äußerst interessanten Antworten der Branchen-kenner lesen Sie in unserem Jahresrückblick/Ausblickab Seite 14 dieser BIT-Ausgabe.

Rückblick 2017 / Ausblick 2018

Experten-Umfrage: Themen, Innovationen, Trends 14

Bernhard Zöller: Der KMU-Markt boomt 15

Dr. Martin Böhn: ECM wird nicht verdrängt 16

Lothar Leger: Aufregendes Branchenjahr 16

Ralf Kaspras: Eine Renaissance als Boom 17

Robert Duisberg: Innovation von hohem Wert 19

Dr. Ulrich Kampffmeyer: Die Branche verliert ihr Gesicht 20

Dr. Robert Dekena: Es bleibt weiter spannend 21

Jürgen Biffar: Näher an den Menschen 22

Reiner Kappus: Generationenwechsel im Gange 23

Prevolution: Technik trifft Recht 34

Swiss Post Solutions: Vollständige Transparenz 35

DXC Technology: Banken läuft die Zeit davon 36

Teamdrive: Für Ruhe und Sicherheit sorgen 36

Medialine: Keine Datenschutz-Oasen 37

Office

Enterprise-Content-Management

ELO Solution Day 2018: Business Solutions im Fokus 24

Zöller & Partner: Neue Termine für Intensivseminare 24

Proalpha: GoBD – Timing ist alles 25

BCT: Über das neue Arbeiten – Interview mitJos Bischoff und Thomas Kuckelkorn 26

Bernhard Zöller: Zeitgemäße Alternativen 29

EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Konica Minolta: Mit Vollgas Richtung Datenschutz 32

Bitkom: EU-DSGVO – Das kann teuer werden 33

Sicherheit

Konica Minolta: IT-Security-Trends 2018 38

GFT: Sicherheit an der Basis 39

E-Rechnung, PDF

E-Rechnungsgipfel: Das Jahr der E-Rechnung 40

Foxit Europe/IKB Bank: Gute Lösungsansätze 41

GetMyInvoices: Einfach Zeit sparen 42

Crossinx: Blockchain & Machine Learning 43

E-Invoicing: Spannender Rückblick auf 10 Jahre 44

Governikus: Elektronisch identifizieren 46


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Output-Zentrale und Document-Factory

Editorial 3

Panorama 6

Bitkom-Kompetenzbereich ECM 30

Köpfe & Karrieren 31

PDF Association 47

Dienstleister 56

BIT-Kompass 63

Herstellerverzeichnis 65

Vorschau / Impressum 66

Rubriken

Output-Management

Output-Aufmacher: Die Branche lebt 57

Compart: E-Approval – Auf den letzten Drücker 58

Drupa: Kooperation mit Federazione Carta e Grafica 60

Doxnet: Reger Erfahrungsaustausch in München 61

Invaris: Ohne die richtigen Dokumente geht nichts 62

Digitalisierung

TA Triumph-Adler: Noch nicht ganz am Ziel 49

Cocq/Hamburg Netz: Digitalisierungsprojekt 50

Buchtipp: Folgen der Digitalisierung 51

Tropper/Sparkasse Essen: Bereit für weitere Projekte 52

Arvato: Prozesstransparenz auf Knopfdruck 54

Bitkom: Händler blicken in eine digitale Zukunft 55

Scannen, Capturing

Kutzner Prozessoptimierung: Leistungsstarke Einheit 48


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## #### #### ### # #6 | BIT 1–2018

Selbstfahrende Autos, genauere medizinische Diagnosen oder Unter-stützung bei der Aufklärung von Ver-brechen – Künstliche Intelligenz (KI)wird schon heute in vielen Lebens - bereichen eingesetzt und gilt alsSchlüsseltechnologie der kommendenJahre. Zwei Drittel der Bundesbürgersind der Meinung, dass Künstliche Intelligenz entscheidend ist, damitdeutsche Unternehmen künftig welt-weit erfolgreich sind. Jeder Zweitewünscht sich, dass die Politik die KI-Forschung hierzulande massiv fördertund rund jeder Dritte ist sogar der Mei-nung, die Politik müsse Künstliche In-telligenz zu einem Top-Thema machen.

Das ist das Ergebnis einer reprä-sentativen Bevölkerungsumfrage unter1006 Bundesbürgern ab 14 Jahren imAuftrag des Digitalverbands Bitkom.„Bereits in wenigen Jahren werdenviele Produkte und Dienstleistungenmit Maschinenintelligenz ausgestattetoder sogar von ihr geprägt sein“, sagtBitkom-Präsident Achim Berg. „Wirmüssen alles tun, um das Potenzialvon KI für die digitale Gesellschaftbestmöglich zu nutzen.“

Grundsätzlich sehen die Bundes-bürger in allen Lebensbereichen großeChancen beim Einsatz von KünstlicherIntelligenz. 8 von 10 sind sicher, dassKI die Verkehrssteuerung verbessernund so Staus reduzieren kann. Fast

ebenso viele glauben, dass dank KI in der Industrie körperlich belastendeTätigkeiten auf Maschinen übertragen

werden können. Jeweils zwei Drittelsagen, dass Verwaltungstätigkeitendurch KI beschleunigt werden, in derForschung die Innovationskraft steigtund der Kundenservice Anfragen zu-verlässiger bearbeiten kann. Allerdingsglaubt gerade einmal jeder Fünfte, dassKI in Kunst und Kultur völlig neueDinge schaffen kann. Berg: „Analytischsieht man bei KI offenkundig keineGrenzen, echte Kreativität wird denSystemen aber nicht zugetraut.“

Bei aller Offenheit gegenüber KI gibt es auch zahlreiche Bedenken.So befürchten 78 Prozent, dass derEinsatz Machtmissbrauch und Mani -pulation Tür und Tor öffnet. Rundjeder Zweite hat Angst, dass KI denMenschen entmündigt oder sich dieintelligenten Maschinen sogar irgend-wann gegen den Menschen richten.(www.bitkom.org)

Bitkom: Große Chancen für Künstliche Intelligenz

Entscheidendes Zukunftsthema

Die Tech-Branche verändert sich so rasant wie kaum eine andere. Christoph Kull, Geschäftsleiter Vertriebund Marketing DACH bei Workday,sieht drei Entwicklungen, die 2018nachhaltig prägen werden.

1. Weg mit den Datensilos!Big Data fliegt uns schon seit Jahren alsregelrechtes Buzzword um die Ohren.Wirklich sinnvolle datenbasierte Ent-scheidungen lassen sich allerdings nurtreffen, wenn die Daten entsprechendorganisiert und strukturiert sind. 2018wird deshalb das Jahr, in dem Unter-nehmen immer mehr auf Technologie-plattformen vertrauen, die Daten ausverschiedensten Quellen an einemzentralen Ort sammeln, kombinierenund auswerten.

2. Zukunft der Arbeit ist intelligentKünstliche Intelligenz (KI) wird sich inUnternehmen im kommenden Jahrweiter verankern und Arbeitsprozesse

sowie -inhaltenachhaltig beeinflussen:Ganze Branchen werden so auf denKopf gestellt, Kerndisziplinen im Un-ternehmen ändern sich, komplett neueJobs und Tätigkeitsbereiche entstehen.

3. Public oder Private Cloud? Während der letzten Jahre gab es eineständige Diskussion rund um die Vor-und Nachteile von Public und PrivateClouds sowie über die Frage, welcherTyp für ein Unternehmen besser ist.Tatsache ist: Es gibt keine richtige oderfalsche Antwort auf diese Frage, beideKonzepte haben ihre Vor- und Nach-teile. (www.workday.com)

Workday: Drei Technologie-Trends für 2018

Mehr TechnologieplattformenChristoph Kull,GeschäftsleiterVertrieb undMarketingDACH Workday.

BITPANORAMA

Eine repräsentativeBevölkerungs -umfrage im Auf-trag des Bitkom hat u. a. das Thema KünstlicheIntelligenz in der Arbeitswelt untersucht.


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ten zögert jedoch und hat für sichnoch nicht die Einsatzszenarien erkannt oder die Komplexität des Themas durchdrungen. Als Haupt-gründe für ihre Zurückhaltung nennensie, dass sie keine Anwendung für IoT sehen, kein Kundenbedarf exis-tiert, die Kapitalrendite unklar ist oderihnen Kenntnisse und Partner fehlen.

„Bei IDC ist man davon überzeugt,dass beide Gruppen Unterstützung benötigen, damit IoT in ihrem Unter-nehmen umgesetzt werden kann“,heißt es in der Studie. „Diejenigen, bei denen bereits eine Lösung existiert,müssen sicherstellen, dass die ange-strebten Ziele erreicht werden. An-dere, die kurz vor einer IoT-Umset-

zung stehen, mussen mögliche Pro-bleme reduzieren. Und die wenigen,die noch keine IoT-Projekte planenwollen, müssen sicherstellen, dass siekeine wichtigen Chancen verpassen.“

Die größten Herausforderungenfür Unternehmen sind gemäß der Umfrage Bedenken zu Sicherheit undDatenschutz, Komplexität der Imple-mentierung sowie Beschränkungendurch die bestehende Infrastruktur.Diese Hürden können mit Hilfe vonPartnern überwunden werden, um die Vorteile von IoT zu nutzen. (www.interxion.de)

IDC-Studie: Hürden & Wege zum Internet der Dinge

Infrastruktur als IoT-HerzstückDie europäischen Unternehmen beschäftigen sich mit dem Internet der Dinge (IoT), doch viele habennoch erhebliche Startschwierigkeiten.Laut einer IDC-Studie, die von Interxion Holding in Auftrag gegebenwurde, haben erst 26 Prozent der Be-fragten praktische Erfahrung mit demIoT. Die Hauptgründe für die Einfüh-rung der Technologie bei diesen IoT-Pionieren waren eine Erhöhung derServicequalität und eine Steigerung derinternen Effizienz (jeweils 58 Prozent),gefolgt von der Erzeugung neuer Um-satzpotenziale (41 Prozent), Integra-tion der Lieferkette (38 Prozent) undNutzung vorhandener Datenquellen(31 Prozent). Die Mehrheit der Befrag-

IoT kann zumMotor für den digitalen Wandelim Unternehmenwerden, indem es Cloud-Anwen-dungen eine sehrpraktische Aus -richtung verleiht. Abb.: XtravaganT,

Fotolia.


Die Nachfrage nach intelligenten Büro-technologien steigt konstant, sodassSharp für die Zukunft eine stark posi-tive Entwicklung für das erweiterte

Produkt- und Serviceportfolio im Un-ternehmensbereich Business Systemserwartet. Im Rahmen der Sharp InspireExpo 2018, vom 15. bis 18. Januar im

International Conference Centre inEdinburgh, stellt der japanische Elek-tronikkonzern neue Produkte und Lösungen für das vernetzte Büro vor.Unter den Teilnehmern waren über600 Handelspartner aus 40 europä -ischen Ländern.

Die Zukunft der Arbeit:Vernetzte TechnologienIn Präsentationen und einer interakti-ven Ausstellung erläuterte Sharp ver-schiedene Möglichkeiten, wie Partnervon der Kooperation mit Sharp profitie-ren und ihre Geschäftsbereiche mitdem umfassenden Produkt-Portfolio er-weitern können. Im Fokus steht dabeidas Konzept „My Integrated Office“:Es bietet Unternehmen die Möglich-keit, die Digitalisierung schrittweisevoranzutreiben, denn es ist modularaufgebaut, skalierbar und wächst mitden Anforderungen. Alle Unterneh-mensbereiche werden demnach durchintelligent vernetzte Technologien verbunden, um den Informationsaus-tausch zu verbessern. Hierfür bietetSharp ein umfangreiches Sortiment an flexiblen, präzise aufeinander abge-

Die Sharp-Delega-tion stellte sich denFragen aus demAuditorium (vonlinks): Kate Lawson(PR Manager), Alexander Hermann(President Infor -mation SystemsEurope), Jeff Ashida(President SharpElectronics Europe),Ginger Finnegan(Director of Plan-ning Sharp Labora-tories of America),Jason Cort (Directorof Product Plan-ning/Marketing, Informaton SystemsEurope) und SidStanley (GeneralManager Visual Solutions Europe).

Alexander Herrmann zusam-men mit der Moderatorin von„Sharp today“ –einer konstruiertenNachrichtensen-dung im Rahmender Sharp InspireExpo in Edinburgh.

Sharp Inspire Expo 2018: Internationale Partnerkonferenz in Edinburgh

Das Smart Office erlebenMitte Januar zeigte sich Sharp Europe auf seiner internatio -

nalen Partnerkonferenz Inspire Expo 2018 mit neuem Profil

und Stärke. Im Mittelpunkt stand das „My Integrated Office“-

Konzept, in dessen Rahmen integrierte, intelligent vernetzte

Lösungen für moderne Büros präsentiert wurden. Ebenfalls

mit dabei: visionäre Zukunftstechnologien basierend auf

Sprachsteuerung und künstlicher Intelligenz.

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Office

Geschäftsprozesse


wird damit effizienter. Über Cloud Portal Office werden alle Informatio-nen sicher und bei Bedarf bis weit über die gesetzliche Aufbewahrungs-frist hinaus archiviert.

Neue Hardware undKünstliche Intelligenz Insgesamt wurden bei der Sharp Inspire Expo 15 neue Einzelgeräte vorgestellt, die ab dem ersten Quartal2018 das Sharp-Portfolio für integrier-te Büro lösungen erweitern. Hierzuzählen die vollständig überarbeiteteA3-Schwarzweiß-MFP-Serie, neue A4-Modelle, kompakte Produktions-drucksysteme sowie ein neues inter -aktives White board für Besprechungs-räume. Die Besucher der Inspire Expoerhielten in der schottischen Haupt-stadt einen exklusiven Einblick in die Zukunfts vision von Sharp für intelligente Meeting-Räume, zu derauch Themen wie Sprachsteuerung bei interaktiven Displays gehören. Einbesonderes Augenmerk galt dabei demBereich Forschung und Entwicklung:Sharp arbeitet derzeit an einem um -fassenden 8K-Konzept und einem Digital Assistant, bei dem u. a. Themen wie künstliche Intelligenzeine entscheidende Rolle spielen.

Sharp hat sich zum Ziel gesetzt,durch optimal aufeinander abge-stimmte, flexible Technologien die Zusammenarbeit in Unternehmen zuverbessern. In seiner Keynote bekräf-tigte Jeff Ashida, dass das Unterneh-men entschlossen in neue Technologie-felder investiert. Durch intensive For-schung in Bereichen wie AIoT – eineKombination aus Künstlicher Intelli-genz (AI) und Internet der Dinge (IoT)– und 8K arbeitet Sharp an innovati-ven Technologien zur Unterstützungneuer Lebensstile und Arbeitsformen.

„Seit unserer letzten Partnerveran-staltung 2015 hat sich sehr viel getan”,so Ashida. „Mit der Investition vonFoxconn haben wir unser Geschäfts-modell erfolgreich umgestaltet undeine Vielzahl neuer Lösungen vorge-stellt. Dabei geht es jedoch nicht nur

um unseren neuen Weg, sondern vorallem auch darum, wie wir unserePartner auf diesem Weg mitnehmenkönnen.“

„Mit Stolz präsentieren wir nunein einzigartiges System aus Dokumen-ten- und Displaylösungen mit einerVielzahl von Dienstleistungen“, so Ashida weiter. „Damit eröffnen sichunseren Händlern Gewinnchancen,die weit über das Portfolio der Print-Solutions hinausgehen. Dazu gehörenbeispielsweise auch Large Format Displays, Videokonferenz- und Colla -boration-Lösungen sowie Cloud-Ange-bote. Wir bieten unseren Partnern alleKomponenten, die sie für die Zusam-menstellung neuer, überzeugenderKundenpakete benötigen.“(www.sharp.eu)

stimmten Lösungen aus einer Hand –u. a. leistungsstarke Multifunktions -systeme, Displays und Softwarelösun-gen, die über den Dienst Sharp CloudPortal Office kommunizieren und dieeinzelnen Geschäftsbereiche mitein -ander verbinden. Dass das ursprüng -liche Kerngeschäft Drucken damit an Gewichtung verliert, räumt Alexander Hermann, Vice PresidentSharp Information Systems Europe,offen ein: „Unsere DNS war über viele Jahre Printing. das hat sich in den letzten drei Jahren deutlich geän-dert.“ Schließlich entwickelten sich „Technologien schnell, angepasst anden rasanten Wandel der Bedürfnisse“,so Hermann weiter.

Musterbeispiel für dasoptimal vernetzte BüroUm den Leitgedanken des „integrier-ten Büros“ zu verdeutlichen, konzi-pierte Sharp die Ausstellung als Musterbeispiel für ein optimal vernetz-tes Büro. Die Besucher bewegten sichdurch realistische Nachbildungen derwichtigsten Geschäftsräume eines Unternehmens mit den typischen Herausforderungen von Büroarbeiternim Arbeitsalltag. So ist z. B. in Berei-chen wie Rechnungswesen, Poststelleoder Personalabteilung die manuelleInformationsverarbeitung und -ablagenoch weit verbreitet, was zu teils er-heblichen Zeitverlusten und Lückenim Informationsaustausch führt.

Die Lösungen von Sharp in denBereichen Hardware, Software, Appli-cations und Services sind explizit aufdiese Herausforderungen abgestimmtund zielen darauf ab, vor allem admi-nistrative Aufgaben vollständig zu automatisieren und dadurch die Mit -arbeiter zu entlasten. Die gewonnene Arbeitszeit steht für anderweitige Auf-gaben zur Verfügung, zudem wird einschneller und lückenloser Austauschvon Informationen gewährleistet. Sovereinfacht z. B. die Sharp-Lösung zurAutomatisierung und Kontrolle in derBuchhaltung die manuelle Rechnungs-verarbeitung – der Prozess als Ganzes

Torsten Bechler,Product Manager,Sharp Business Systems, führte auf der Sharp Expo durch dasSmart Office – einer realistischenNachbildungen der wichtigsten Geschäftsräume eines Unterneh-mens.

Insgesamt wurden bei der InspireExpo 15 neue Einzelgeräte vorge-stellt, die das Sharp-Portfolio für integrierte Bürolösungen erweitern.

BIT 1–2018 | 9


10 | BIT 1–2018

Office

Geschäftsprozesse

Das Internet der Dinge auf der Cebit 2018

Die Vernetzung der Welt

Rund 50 Milliarden Dinge werden inden nächsten zwei Jahren mit dem Internet verbunden sein. Handys, Tablets, Ampeln, Autos, Maschinen.Das Internet der Dinge vernetzt dieWelt und wird sie ändern. Und es ergibt sich für Unternehmen allerBranchen neues Wertschöpfungs -potenzial. Auf der Cebit 2018 stehtdas Thema ganz oben auf der Agenda.

Von Smart Devices im intelligenten Zuhause bis zur vernetzten Fabrik derZukunft – die Darmstädter SoftwareAG zeigt auf der Cebit 2018 die neue Anwendungsfelder im Internet of Things. Karl-Heinz Streibich, Vorstandsvorsitzender der SoftwareAG. „Unser Schwerpunkt ist das Inter-net der Dinge, ein Thema, das unsereArbeits- und Lebenswelt in den nächs-

ten Jahren radikal verändern wird. DiePotenziale dieser Technologie werdenwir mit vielen spannenden Showcasesin Hannover demonstrieren.“

Ohne hochleistungsfähige Netzeund hohe Übertragungsraten werdensich allerdings nicht alle Potenziale im Internet der Dinge heben lassen,meint Vodafone-Deutschland-Chef Dr. Hannes Ametsreiter. „Daher wer-den wir massiv in modernste Glasfaser-technologie investieren, um das Inter-net der Dinge möglich zu machen.Aber das IoT ist auch mobil – deshalbtreiben wir schon jetzt den Aufbau desnächsten, des schnellen Mobilfunk-standards 5G mit aller Kraft voran.“

Das Rückgrat der Digitalisierung Das Internet der Dinge verfügt überein enormes Wachstumspotenzial inder internationalen Wirtschaft und isteines der Topthemen der Cebit 2018.„Die Vernetzung der Welt schreitetvoran – daraus entstehen großartigeGeschäftspotenziale“, sagt OliverFrese, Vorstand der Deutschen MesseAG. „Das IoT ist das Rückgrat der Digitalisierung – und mit der SoftwareAG und Vodafone haben wir zwei der weltweit technologisch führenden

Unternehmen für die Cebit gewon-nen.“ Nicht nur im Ausstellungsbe-reich, auch auf den Konferenzbühnender Cebit wird das Thema IoT ausgie-big präsentiert und diskutiert. EinHighlight im Konferenzprogramm istsicherlich Prof. Ina Schieferdecker, Leiterin des Fraunhofer-Instituts für Offene Kommunikationssysteme Fokusin Berlin. Schieferdecker entwickeltTestautomatismen und befasst sich u. a. damit, wie Netztechnologien zurdigitalen Transformation in der Gesell-schaft, in der Industrie und im Lebenbeitragen. Am Cebit-Dienstag, 12.Juni, spricht sie auf der Expert Stage in Halle 13 über die aktuellen Heraus-forderungen beim Einsatz von IoT-Anwendungen.

IoT als zentraler WachstumsmarktGrundsätzlich gehört das Internet derDinge zu den zentralen Wachstums-märkten für die gesamte Technologie-branche. Es wird Industrien, Unterneh-men und die Gesellschaft dramatischverändern, darüber herrscht allge-meine Einigkeit. In den kommendenJahren sind Zuwächse in Milliarden-höhe zu erwarten, sowohl bezüglichder vernetzten Geräte als auch derUmsätze. Im IoT der Zukunft werdendie „Dinge“ zu selbst denkenden, lernenden Objekten, die ihr Verhaltendynamisch ändern. (www.cebit.de)

Auf der Cebit 2018werden konkreteIoT-Anwendungs-fälle gezeigt.Abb.: Deutsche Messe.

Ein Statement von Peter Schnautz, Geschäftsführer der Inotec GmbH, zurNeuausrichtung der Leitmesse: „Die Cebit war für viele Unternehmender ECM-Branche ein gesetzter Termin, als zentrale internationalePlattform für die Präsentation aktuellerProdukte und Lösungen. Das wird sichmit der neuen Cebit massiv ändern.Ob es gelingt, den beabsichtigten

Spagat zwischen B2B-Orientierung aufder einen sowie Trendveranstaltungmit Event-Charakter für das jüngerePublikum auf der anderen Seite hinzubekommen, bleibt abzuwarten.

Deshalb hat die Cebit für Inotecund viele Unternehmen der Brancheihren Stellenwert als wichtigste inter-nationale B2B-Veranstaltung verloren.Was viele Aussteller befremdlich

Inotec: Statement von Peter Schnautz zur Cebit

Den B2B-Charakter verloren

Peter Schnautz, Geschäftsführer der Inotec GmbH.

fanden: Über die Neupositionierungder Messe wurde im Vorfeld mit nur wenigen ausgewählten Branchen -größen gesprochen. Wer eine solchschwerwiegende Entscheidung nur im kleinen Kreis trifft, darf sich übernegative Reaktionen von dem Gros der Aussteller nicht wundern.

Die Konsequenz für Inotec: Wirnehmen nächstes Jahr verstärkt anPartner- und Branchenveranstaltungenteil und überlegen, eigene Workshopsund Tagungen durchzuführen.“(www.inotec.eu)


Konica Minolta hat die bizhub Systeme C759 und C659 gelauncht.Die A3 Farbdrucksysteme setzen neueMaßstäbe in Bezug auf Scanvolumen,Reduzierung von Fehleinzügen sowiebei den verfügbaren hochkarätigenEndverarbeitungsoptionen. Benutzerprofitieren von höherer Produktivität,mehr Flexibilität sowie umfangreichenFunktionalitäten, darauf ausgerichtet,die Digitalisierung von Geschäfts -prozessen im Office voranzutreiben.

Die neue bizhub C759/C659Serie ist Teil der Produktstrategie vonKonica Minolta in Richtung maximalerProduktivität, Qualität, Kosteneffizienzund Zuverlässigkeit. Als direkte Nach-

folger der C754e/C654e Systeme imoberen A3 Farbsegment sind die neuenSysteme dafür ausgelegt, die geschäft -lichen Anforderungen von Druck-dienstleistern und Hausdruckereienmit Großauflagen zu erfüllen, die standardmäßig Lösungs- und Service-plattformen sowie anspruchsvolles Systemmanagement benötigen.

Speziell für diese neueste System-generation wurde ein schneller DualScan Dokumenteneinzug mit hoherKapazität entwickelt, der mit einerGeschwindigkeit von bis zu 240 Bil-dern pro Minute scannt. Damit eigneter sich ideal für die Bearbeitung großerScanvolumina wie etwa zur digitalen

Archivierung in Schulen oder Anwalts-kanzleien. Die neue Sensortechnologieund das neue Leerungssystem reduzie-ren die Ausfallzeiten aufgrund von Papierstau deutlich. Das Beheben die-ser Störungen wird somit noch leich-ter. Das robuste Produktdesign gewähr-leistet Haltbarkeit und Zuverlässigkeitder Systeme und unterstützt zahlrei-che anspruchsvolle Finisher für die verschiedensten Ausgabeoptionen, ein-schließlich Wickelfalz für Einladungen.(www.konicaminolta.de/business)

Konica Minolta erweitert Druckportfolio

Maximale Zuverlässigkeit

Der hohe Bedien-komfort der neuenbizhub Systeme gewährleistet ein optimales Ein- und Ausgabe-management.


12 | BIT 1–2018

Office

Geschäftsprozesse

IT-Trends 2018 im Hinblick auf das Thema Sicherheit

Große HerausforderungenDas Jahr 2017 ist vorrüber und es ist an der Zeit für einen

Blick in die Glaskugel. Unternehmenssprecher von Bitglass,

Bitdefender, Cloudian, Cradlepoint und IP Dynamics haben

erklärt, was sie 2017 in puncto Sicherheit besonders bewegt

hat und welche IT-Trends uns 2018 erwarten.

Mirco Rohr, Global Evangelist bei Bitdefender:„Nie war die weltweite Bedrohungs-lage in der IT so brisant wie 2017. Wirvon Bitdefendersehen auch imJahr 2018 kei-nen Grund zurEntwarnung.Ransomware-und Miner-Angriffe werdenin täglich hun-dertfach variier-ter Form allge-genwärtig sein. Auch die Anzahl vonSpam-E-Mails wird weiter zunehmen.Zudem: Große IoT-Botnets werden2018 zur neuen Normalität.“

Rich Campagna, CEO bei Bitglass:„2018 werden die Passwortrichtlinienin Unternehmen deutlich strenger wer-den. Der Anstieg an Sicherheitsvorfäl-len im vergangenen Jahr hat deutlichgezeigt, wie einfach Cyberkriminellesowohl Zugangsdaten als auch Zugang

zu sensiblenDaten erlangenkönnen. Multi-Faktor-Authenti-fizierungsver-fahren und eindynamischesIdentitätsmana-gement sind erforderlich.“

Neil Stobart, Global Technical Director bei Cloudian:„Die DSGVO wird für viele Unter -nehmen 2018 ein Hauptthema sein.Viele Organisationen haben bei der Erfüllung dieser Vorschriften nochnicht einmal an der Oberfläche gekratzt, der 25. Mai steht jedoch un mittelbar vor der Tür steht. Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin,die Bedeutungder neuen Vor-schriften für siezu interpretie-ren und zu ver-stehen, wie siedie Einhaltungder Vorschriftengewährleistenkönnen.

Ich denke, dass eine Reihe Unter-nehmen nach Dienstleistern Ausschauhalten werden, die öffentliche Cloud-Dienste in EU-eigenen und regulier -ten Rechenzentren anbieten und sichvon den amerikanischen Anbieternentfernen."

Sascha Kremer, Director CarrierDevelopment bei Cradlepoint:„Auch in diesem Jahr ist der Einsatzvon IoT-fähigen Geräten in Unter -nehmen weiter stark vorangeschritten. Mit dieser Entwicklung einher gehtauch die zunehmende Verbreitung vonCybergefahren. Für IT-Verantwortliche

in den Unter-nehmen wirdverstärkt deut-lich, dass derEinsatz von IoT-Geräten in Netzwerkeneine Kontami-nierungswellenach sich zie-hen kann, bei der sich traditionelle Sicherheitstools schwertun. Es be-steht also dringender Handlungs-bedarf.“

Holger Heeren, Business Consultant bei IP Dynamics:„Um Auto zu fahren, muss ich keinAuto mehr besitzen. Nutzen, statt besitzen – neudeutsch „as a Service“ –setzt sich in vielen Bereichen unseresLebens durch. Auch in der IT, moder-nen Technologiekonzepten wie derCloud oder Virtualisierung sei Dank.Software-Lösungen gibt es seit einigenJahren as a Service. Im Be-reich Hardwareziehen die gro-ßen Herstellergerade nach.Auch infrastruk-turseitig gibt eseinige Angeboteam Markt. ‚Workplace as aService’ ist mein Trend für 2018: Der digitale Arbeitsplatz zur Miete, die komplette IT, vom Office-Paketüber den Cloud-Speicher bis hin zurHardware, auf der das Ganze läuft, inklusive Support und alles zu einemtransparenten Preis-Leistungsverhält-nis. Nach solchen IT-Rundum-Sorg -lospaketen suchen Mittelständler und Startups händeringend.“(www.touchdownpr.de)


Canon ergänzt seine imageRunner Advance Serie mit den neuen Multifunk -tionsdruckern imageRunner AdvanceC256i, C356i und C356P. Die neuen Systeme sind auf höchste Effizienz aus -gelegt und bieten maßgeschneiderte Dokumentenlösungen, die den Workflowverbessern, die Gesamtkosten für denDruck verringern und durch starken Text- und Bilderdruck überzeugen.

Die imageRunner Advance C256/356Serie baut auf den erfolgreichen Modell-reihen imageRunner Advance C255 undC355 auf und bietet Unternehmen eineDruckgeschwindigkeit von bis zu 35 DINA4-Seiten pro Minute beim imageRunnerAdvance C356 und bis zu 25 DIN A4-Sei-ten pro Minute beim C256. Die Systemelassen sich über einen 25,6-cm-großenFarb-Touchscreen einfach bedienenund können durch ihr kompaktesDesign injedes Bürointegriert werden.

Durch die Verbindungder Canon V2 Farbtechno-logie mit einer verbesserten Druck-trommel und dem neuen CS-Toner wird die Haltbarkeit und Farbstabilität von Dokumenten verbessert. Es werden –selbst bei großen Auflagen – konstant beeindruckende Ergebnisse erzielt. Fürnoch mehr Komfort sorgt die optionaleEndverarbeitung mit einem Heftfinisher.

Dank der Kompatibilität zu CanonuniFlow und Therefore, die eine zentraleLösung zur Steuerung von Druck- undScanaufgaben über die gesamte Drucker-flotte hinweg bereitstellen, unterstützt die vielseitige imageRunner AdvanceC256i/356i Serie das effiziente Doku-

mentenmanagement – inklusive der Option, Dokumente über mehrere Cloud-Plattformen wie Google Drive, Evernoteund Dropbox gemeinsam zu nutzen. DieMöglichkeit von mobilen Geräten aus zudrucken, steigert die Produktivität weiter.So können Anwender direkt auf dieCanon Print Business App, Apple AirPrintund Mopria zugreifen und mobil Doku-mente erfassen und drucken, während der Universal Login Manger (ULM) dabeihilft, die Kosten und Zugriffseinstellungenzu verwalten.

Die erweiterte Scanfunktionalität der Systeme bietet eine Vielzahl von möglichen Datei-Formaten inklusivedurchsuchbare PDFs (mit OCR), sowie –mittels der Doppeleinzugskontrolle amOriginaleinzug –ein besonders sicheres

Scannen gerade bei der Digitalisierung von dop-pelseitigen Originalen.

Die neuen Multi-funktionsdrucker verein-fachen die Verwaltungund Einhaltung von Sicherheitseinstellungenund -richtlinien, wobeidie neuesten Sicherheits-standards wie HDD-Ver-schlüsselung, CommonCriteria Certification,IP/MAC-Adressfilte-rung, IPSEC sowie die neue Wireless LAN-

Authentifizierung zur Standardausstattung zählen.

Des Weiteren gewährleisten die Systeme den branchenweit niedrigstenGesamtstromverbrauch (TEC) ihrer Klasseund verbrauchen nur 0,8 W im Ruhe -modus. Durch ihre nachhaltige Bauweiseunter Verwendung von Bio- und wieder-verwerteten Kunststoffen erfüllen siestrengste Umweltschutzbestimmungen.

Alle Modelle sind mit Energy Star-zertifiziert und kommen den neuen verschärften Vorschriften des BlauenEngel nach. (www.canon.de/business)

Canon präsentiert neue imageRunner Adcance MFPs

Niedriger Energieverbrauch

Dank der Kompatibilitätzu Canon uniFlow und Therefore,unterstützt die vielseitige image-Runner Advance Serie (im Bild derC256i) das effiziente Dokumenten-management.


14 | BIT 1–2018

Rückblick/Ausblick

Geschäftsprozesse

Abb.: Tim Reckm

ann, Pixelio.

Themen wie Automatisierung, Verlagerung von Lösungen in die Cloud, Künstliche Intelligenz

und neue Ansätze wie Blockchain haben 2017 die Dokumenten technologie-Branche bewegt.

Ein wichtiges Gesprächsthema war auch die neue Datenschutzgrundverordnung, deren Über-

gangsfrist bald endet. Immer noch wird viel über Mobile- bzw. Cloud-Printing geredet. Und

doch sind diese Lösungen im betrieblichen Alltag noch nicht überall angekommen. Von den

ganz großen Innovationen war das Jahr im Output-, ECM- und MPS/MDS -Umfeld jedoch

wieder nicht geprägt. Wie ein roter Faden zieht sich allerdings das Messe-Sterben durch die

Branche. Die Druck + Form in Sinsheim und die DMS-Expo/IT & Business in Stuttgart schließen

ihre Pforten. Zudem wird die Cebit in Hannover ihr Gesicht verändern. Welche Themen,

Innovationen und Erlebnisse 2017 noch für Gesprächsstoff in der ECM-, Output- und

MPS-/MDS-Branche gesorgt haben und welche Markt-, Technologie- und Thementrends

2018 zu erwarten sind, erläutern renommierte Experten aus dem Bereich Geschäftsprozess-

Management exklusiv in BIT auf den folgenden Seiten.

Die ECM- und Output-Branche im Jahresrückblick 2017 und Ausblick auf 2018

Die stetige Digitalisierungder Prozesse


BIT 1–2018 | 15

Besondere Veränderungen: • Die Vielfalt an Angeboten hat sichnicht reduziert. Die immer wieder vor-hergesagte (und von uns schon immerbestrittene) Konsolidierung hat nichtstattgefunden. Übernahmen wie die von Saperion durch Perceptive/Lexmark oder von Ceyoniq durch Konica oder von Documentum durchOpentext haben nicht zu einer Redu-zierung an Systemangeboten geführt.Die wenigen Systeme, die am Markttatsächlich nicht mehr aktiv vermark-tet werden, sind zahlenmäßig durchNeueinsteiger ersetzt worden.• Viele mittelständische Hersteller sind bezüglich ihrer Funktionalität mitden großen international operierenden Anbietern absolut konkurrenz- und unserer Meinung nach auch dauer-haft überlebensfähig. • Umgekehrt haben manche monoli-thischen Alt-Lösungen, die immernoch angeboten werden, eine erschre-ckend geringe Funktionalität und werden zunehmend abgelöst, durchLösungen die sehr viel weniger kostenund sehr viel mehr können. • Der KMU-Markt boomt: Für vielekleinere und mittelständische Anwen-der sind die Lösungen erst in den ver-gangenen Jahren bezahlbar geworden;umso größer ist dort der Nachholbe-darf. Dieser Trend wird sich fortsetzen,weil Anwender zunehmend mit digita-len und digitalisierten Dokumenten arbeiten, um sie in den neuen stand-ortübergreifenden elektronischen Prozessen einbinden zu können. Die-ses boomende Marktsegment wurdevon den großen, internationalen An-bietern bis heute weder preislich nocharchitektonisch adressiert, was einerder Hauptgründe für die immer nochvorhandene Vielfalt an Angeboten auf dem Markt ist.• Das Thema Cloud hat sich langsamerals vorhergesagt, aber trotzdem stetig,weiterentwickelt. Der Anwender musswissen, dass eine echte Cloud-Lösung

(nicht nur eine Hosting-Lösung) aufeiner anderen Technologie, mit ande-ren und in der Regel geringeren Mög-lichkeiten zur Individualisierung undzur technischen Integration mit seinen Client- und Fachanwendungen,basiert. Dafür erhält der Anwendereine Lösung, um deren Betrieb er sich deutlich weniger Sorgen machenmuss, was komplett neue Märkteadressiert, die für OnPremise-Lösungennicht in Frage gekommen wären. • Die regulatorischen Rahmenbedin-gungen sorgen weiterhin für einenHandlungsdruck in Richtung ord-nungsgemäßer Aufbewahrung. Allenvoran die EU-Datenschutzgrundverord-nung, die Anwender dazu verpflichtet,personenbezogene Unterlagen recher-chierbar zu halten, weil sonst wesent -liche Anforderungen der DSGVO (wieLöschung) gar nicht umsetzbar sind.Die bisherige Ablage im Gruppenlauf-werk und E-Mail-System führt hier zumassiven Risiken bei der Umsetzungzentraler Bestimmungen der DSGVO.• Der Feind Nummer 1 ist nicht mehrPapier, sondern Gruppenlaufwerk unddie E-Mail-Systeme. Hier entsteht einVielfaches an geschäftlich relevantenUnterlagen, während der Papierein-gang stagniert oder sogar zurückgeht.Erstaunlicherweise sind aber nicht alleSysteme dafür gerüstet: Eine vernünf-tige Integration in PC-Anwendungenund die vorherrschenden Mail-Clientsbeherrschen nicht alle Systeme. • Neue Anwendergruppen wieKnowlegde-Worker wollen intuitiveOberflächen, gerne mit nativen TabletApps, um Akten und Dokumente nicht nur mobile-Online, sondern auch Offline mitzunehmen. • Mit dem vorigen Punkt verknüpft:Archivierung ist nicht immer dasHauptthema, sondern häufig „nur“eine unverzichtbare Anforderungneben anderen wichtigen Anforderun-gen: Viele Anwender eines modernenDMS wollen, mit den dortigen Nach-

Bernhard Zöller, Zöller & Partner

Der KMU-Markt boomtteilen, nicht mehr in E-Mail und Gruppenlaufwerken ablegen.

Herausragende Themen: • Im positiven Sinne: Die Entwicklungauf dem DMS-Markt. Ohne mit Kolle-gen von Marktbegleitern oder Anbie-tern gesprochen zu haben, vermuteich, dass alle das gleiche Bild haben:Digitalisierung aller Prozesse ist einKernthema aller Anwender: unab -hängig von Branche und Größe der Organisation. • Im negativen Sinne: Der Mangel anqualifiziertem Personal auf Anbieter-seite. Das ist die Kehrseite der stürmi-schen Marktentwicklung. Viele Pro-jekte leiden nicht unter fehlenderFunktionalität der Produkte, sondernam Mangel personeller Ressourcen.Das gilt sowohl für die Anbieter- aber auch die Anwenderseite.

Größtes Ärgernis: Der eklatante Widerspruch zwischen den Lippen-kenntnissen zum Bürokratieabbau und zur Digitalisierung und gleich -zeitig den, viele Projekte lähmenden,tatsächlichen Rahmenbedingungen:das Signaturdebakel, das seit 20 Jahrenwirksam verhindert, dass Bürger undKonsumenten sich papierlos aber trotz-dem gerichtsbelastbar authentifizieren,groteske Schildbürgereien wie TR-Resiscan (5 Jahre alt und hat nichts gebracht) sowie TR-esor (noch älter,fristet ebenfalls nur ein Schatten -dasein), dazu noch Projektleichen wieDe-Mail (ich kenne keinen einzigenAnwender, aber alle öffentlichen Ein-richtungen müssen einen Zugang eröff-nen, der derzeit und seit Jahren nurfür Testmails genutzt wird). Ein weite-res Beispiel: Das besondere Anwalts-postfach beA (38 Mio. EUR Projekt -kosten), das die papierlose Kommuni-kation zwischen Anwälten und Justizeinführen sollte, ist ebenfalls geradekrachend an die Wand gefahren. Viele E-Government-Projekte bleiben wegenÜberregulierung der Rahmenbedingun-gen im Ansatz stecken. So wird das nix mit der Digitalisierung. (www.zoeller.de)

Bernhard Zöller,Geschäftsführer der Zöller & PartnerGmbH: „Für vielekleinere und mittelständischeAnwender sind dieLösungen erst inden vergangenenJahren bezahlbargeworden; umsogrößer ist dort derNachholbedarf.“


16 | BIT 1–2018

Rückblick/Ausblick

Geschäftsprozesse

Mein spannendstes Branchen -erlebnis: • Das Sterben der Fachmes-sen für ECM – leider erreicht die Branche die Kunden nicht mehr.• Wieviel über künstliche Intelligenzdiskutiert wird – und wo es einfach ge-macht wird (und das schon seit Jahren:bspw. bei der Dokumentenanalyse). Es ist zu hoffen, dass hier konkreteProjekte mit einem klar erkennbarenNutzen umgesetzt werden, und esnicht ein Schlagwort wie beispiels-weise Big Data bleibt.

Herausragende Themen: • DSGVO wurde viel diskutiert, da natürlich auch Dokumente strukturiertverwaltet und geschützt werden müssen.• Die Anwender wollen möglichstschnell sehen, wie sie arbeiten können. Daher waren Templates fürbestimmte Anwendungsfälle und agileVorgehensweisen stark nachgefragt.

Besondere Veränderungen: • So mancher Anbieter, der von einemgroßen Unternehmen übernommenwurde, verabschiedet sich vom Markt.Beispiele sind Saperion und Readsoft,deren Sichtbarkeit und Flexibilitätdeutlich abgenommen hat.

Besondere Innovationen: • Der Trend zu Apps und Clouds wird auch in ECM-Systemen nach -vollzogen. Es werden flexible Systemebereitgestellt, die sich in bestehendeProzesse und Applikationen integrie-ren. Viele ECM-Systeme haben hier von der Technologie und Philosophie schon vorgearbeitet, um nun auf die geänderten Architek-tur-Strategien ihrer Kunden reagierenzu können.• Unterstützung des Anwenders durch KI-Funktionen (selbstlernendeSysteme ebenso wie regelbasierte Expertensysteme) nimmt zu. Die Systeme bieten Vorschläge und leiten

die Anwender. Der Bereich der Sprachsteuerung ist aber noch kaumausgeprägt.

Größte Überraschung: • Wie schnell sich die Konzepte wieder (zurück)drehen. Die gleichenAnbieter, die bestimmte Integrationen,Volltextsuchen, Ablagestrukturen etc.verteufelten, bieten sie nun wieder an. Langsam sollte sich die Erkenntnisdurchgesetzt haben, dass nicht alle Anwender gleich arbeiten können undwollen, und dass daher verschiedeneBedienkonzepte angeboten werdenmüssen.• Wie umfassend manche Kunden nun Output-Management-Lösungennutzen. Nicht nur die Erstellung undVerteilung der Dokumente, auch dieValidierung der Daten und damit teil-weise die Prozesssteuerung wird hierabgebildet. Die Lösungen werden genutzt, um die viel diskutierte Customer Experience zu steuern undim Kundendialog ein wirklich gutesKundenerlebnis zu sichern.

Größtes Ärgernis: • Arroganz bei Branchenlösungen:Manche Anbieter und deren Partnermachen dem Kunden vor, dass es nurihre Lösung für bestimmte Aufgaben-stellungen in ihrer Branche gibt. Wenn

Dr. Martin Böhn, BARC

ECM wird nicht verdrängtdie Systeme die Prozesse nicht unter-stützen oder schlechte Benutzerober-flächen bieten, soll sich der Kundeeben dran gewöhnen. Die Branchen-templates unterstützen auch teilweisedie aktuellen Produktversionen nicht,weshalb neue Funktionen nicht zurVerfügung stehen.• Die weiterhin vorhandenen Lückenzwischen Marketingversprechen undrealer Lösungskompetenz. Die Moduleund die Partner können leider nichtimmer leisten, was dem Kunden vorher versprochen wurde.

Ausblick auf 2018: • SharePoint wird in vielen Bereichenweiter zurückgehen – es wird als Col-laboration-Plattform gesehen und nichtals Alternative zu vollwertigen ECM-Systemen. Damit können beide Anwen-dungen ihre Stärken besser ausspielen. • Leider werden die Anbieter auchweiter isolierte Kampagnen und Ver -anstaltungen fahren, was es schwer-macht, die Themen ECM, OM, PDMetc. bei den potenziellen Kunden zuverankern.• ECM wird weiter sowohl als Fach-system als auch als Integrationsplatt-form im Hintergrund agieren. Die Anforderungen der Kunden an die Gestaltung der Arbeitsplätze und dieVerbindung der Inhalte steigen, daherwird auch ECM weiter an Bedeutunggewinnen. Weder Cloud-Speicher nochandere Fachanwendungen werdenECM verdrängen. (www.barc.de)

Dr. Martin Böhn,Head of Enterprise-Content-Manage-ment und Custo-mer-Relationship-Management beim Business Application Research Center(BARC): „Die An -forderungen derKunden an die Gestaltung der Arbeitsplätze unddie Verbindung der Inhalte steigen,daher wird auchECM weiter an Bedeutung gewinnen.“

Mein spannendstes Branchen -erlebnis: Der Trend zur durchgehen-den Digitalisierung der Prozesse istnicht mehr aufzuhalten. Besondersspannend war, mit welchem Eifer undElan man in der Öffentlichen Verwal-tung diesen Trend aufgegriffen hat.Wir haben zwar nicht gezählt, abermehr Anfragen und Ausschreibung

zur Einführung der E-Rechnung wie in 2017 hat es nach unserer Einschät-zung in keinem Jahr davor gegeben.

Herausragende Themen: Heraus -ragende Themen waren ganz sicherdie Einführung von „E-Akten“ und von „E-Rechnungen“. Hier werden dieUnternehmen und Organisationen

Lothar Leger, B&L Consulting

Aufregendes Branchenjahr


BIT 1–2018 | 17

quasi links von Anwendungen undFeatures im privaten Umfeld überholt,in dem der digitale Umgang durchSmartphones und Tablets gang undgäbe ist.

Im Schlepptau blühten die Richt -linien, wie TR 03138 (ersetzendesScannen), TR-esor und eIDAS regelrecht auf. Schließlich will man,wenn schon alles digital läuft, nichtdas Papier im Keller horten.

Besondere Veränderungen: DieBranche verhält sich auffällig ruhig.Alle Anbieter scheinen gut bis sehr gut ausgelastet zu sein und keinerscheint größere Wachstumsphantasienzu haben. Das kann aber auch eineRuhe vor dem Sturm sein. Kapitalgenug wäre da.

Bei vielen Anbietern drängt eineneue Generation von Führungskräftennach vorn. Diejenigen, die die Basis fürdie Unternehmen in den 80er/90erJahren gelegt haben, verabschiedensich langsam in den Ruhestand. DerGenerationenwechsel eröffnet Poten-zial für Veränderungen.

Besondere Innovationen: Der Einzug der Künstlichen Intelligenz in die Rechnungseingangsbearbeitung ist sicher eine Nennung wert.

Ansonsten vermissen wir eher größere Innovationen. Was ist mitsmarten Oberflächen oder einerAlexa/Siri für ECM und DMS? Warum überlässt man als Herr überviele Informationen und noch mehrDokumenteninhalte vorausschauendeAnalysen und Smart Services anderen?

Größte Überraschung: Die größteÜberraschung für uns war die E-Rech-nungs-Richtlinie der EU und das E-Rechnungs-Gesetz als nationale Umsetzung in Deutschland. Innerhalbeines doch recht engen Zeitfenstersmuss die Öffentliche Verwaltung nunstrukturierte elektronische Rechnun-gen annehmen und verarbeiten unddas, obwohl teilweise noch eher „althergebracht“ gearbeitet wird. Das wird eine echte Herausforderung!

Größtes Ärgernis: Wir sind geneigtdazu auch an dieser Stelle das E-Rech-nungs-Gesetz zu nennen. Der Ansatzist zweifelsfrei richtig und ein echterMeilenstein für die Optimierung undDigitalisierung von Verwaltungsprozes-sen in Deutschland. Durch die födera-len Strukturen in Deutschland entstehtallerdings nicht das eine Gesetz fürelektronische Rechnungen, sondern im schlimmsten Fall eines pro Bundes-land. Für Rechnungssteller entstehtdamit ein undurchsichtiger Flicken -teppich, da vor der Rechnungsstellungimmer erst geklärt werden muss, welches Bundesland den Umsetzungs-spielraum der EU-Richtlinie wie ausge-legt hat. Eine einheitlichere Regelungwäre hier doch von sehr großem Vorteil gewesen.

Ausblick auf 2018: Alle Zeichen stehen auf Digitalisierung. Die E-Akteist beim „Kunden“ angekommen. Und dieser wird in den Vordergrundgestellt, ganz gleich ob bei einer Versi-cherung (die Versicherten), im Handel(die Kunden) oder in der ÖffentlichenVerwaltung (die Bürger). Die E-Akten

haben damit endgültig die internenWorkflows und damit die Grenze der Unternehmen und Organisationenüberschritten. Das bietet große Ent-wicklungspotenziale und Chancen für den Digitalen Wandel.

IT-Sicherheit und Compliance (im Sinne „Einklang mit geltenden Regeln“) werden in den Projekteneinen zunehmenden Stellenwert er -reichen. Durch die allgemeine Digitali-sierung und Vernetzung der Prozessewerden diese eben auch anfälliger für Attacken und Missbrauch.

Die Wirtschaft brummt und vordiesem Hintergrund wird auch dieNachfrage nach Digitalisierung vonProzessen allgemein, nach Archivie-rung (ersetzendem Scannen) und nach Smart Services im UmfeldECM/DMS weiter anziehen. Auch die Öffentliche Verwaltung muss bezüglich Digitalisierung weiter Gasgeben, weil sie durch das E-Govern-ment-Gesetz und durch die neue Datenschutzgrundverordnung getrie-ben wird. Die Branche darf ein auf -regendes Jahr erwarten.(www.bul-sonsulting.de)

Lothar Leger, GeschäftsführerB&L ManagementConsulting GmbH:„Die Wirtschaftbrummt und vordiesem Hinter-grund wird auchdie Nachfrage nachDigitalisierung vonProzessen allge-mein und nachSmart Services imUmfeld ECM/DMSweiter anziehen.“

Mein spannendstes Branchen -erlebnis: Aus Sicht von Complianceim Umgang mit IT und Datenhaltunghaben sich für mich in 2017 zwarkeine überraschenden Neuerungenoder Erkenntnisse eingestellt, dafürscheint mir aber die Verschärfung von Sanktionen für mehr Handlungs-bewusstsein zu sorgen. Aktuelle Bei-spiele: die EU-DSGVO, die ab dem 25.Mai europaweit zwingend eingehaltenwerden muss oder die für Deutschlandsteuerrechtlich relevanten GoBD .

Einmal mehr zeigt sich hierüber,dass offensichtlich nur das Risiko von„schmerzhaften Sanktionen“ zumHandeln führt und dass das Vertrauenauf einen freiwillig eingehaltenen

Moralkodex eine Illusion ist. Altbe-kannte Sachverhalte, wie z. B. dasFühren einer Verfahrensdokumenta-tion (VD) zum Nachweis von rechts-und revisionsgerechtem Handeln, sindplötzlich im Hype und die Lösungs -angebote schießen wie Unkraut ausdem Boden. Nur lassen sich solchehochkomplexen und organisatorischanspruchsvollen Prozesse „nicht“ maleben umsetzen. Und schon ist dasnächste Problem in Sichtweite …

Mein persönliches Fazit hierzu:Wir stehen vor einem grundsätzlichenParadigmenwechsel in der Frage derOrganisationsprozesse, was die Um -setzung von Compliance im Umgangmit IT und Datenhaltung angeht.

Ralf Kaspras, Innodatatech

Eine Renaissance als Boom

Ralf Kaspras, Geschäftsführer der Innodatatech:„Die Wachstums -erwartungen fürDeutschland sindungebrochen positiv und es gibt viele Chancenzu nutzen.“


18 | BIT 1–2018

Rückblick/Ausblick

Geschäftsprozesse

Herausragende Themen: Da warzuerst ein Beitrag in der Zeitschrift„Fokus Spezial“ zum Thema Digitalisie-rung in deutschen Unternehmen in derAusgabe vom Dez/Jan 2016/2017. Als Quellen der aufgeführten Zahlenwurden „namenhafte“ Research-Orga-nisationen aus Deutschland aufgeführt,so dass sich von einer Belastbarkeit des Zahlenmaterials ausgehen lässt. Im Kontext mit der Richtungssucheunserer Branche und immer wiederauftauchenden Totgesängen über The-menklassiker, wie z. B. ElektronischesDokumentenmanagement und Archi-vierung, waren dann doch folgendeZahlen bemerkenswert, was in denUnter nehmen bereits umgesetzt sei:• Digitalisierung von Dokumenten: 51 Prozent• Archivierung, z. B. elektronischeAkten: 35 Prozent• Output-Management: 33 Prozent• Automatische Erkennung von ein -gehenden Dokumenten und Informa-tionen: 18 Prozent

Das sieht selbst für die oben genannten Themenklassiker nicht nachSättigungsgrößen aus. Vielmehr lässt es sich als Hinweis entnehmen, dassweniger neue Marketing-Begriffe ge-braucht werden, als vielmehr Komple-xität aufzulösen. Ein Weg dahin wäre, Themenfelder konsequenter zu modu-larisieren, Wirkungszusammenhängeaufzuzeigen und rechtliche, organisa -torische und technische Folgen trans-parenter zu machen.

Zudem ist für mich unver ändertdie Compliance-Frage herausragend,wie sich Handlungssicherheit im Zu-sammenhang mit Digitalisierung undspeziell mit Fokus auf Rechts- und Revi-sionssicherheit im Umgang mit elektro-nischen Daten- und Dokumentenpro-zessen praktikabel und in wirtschaftlichangemessener Weise realisieren lässt.

Wie die steigende Zahl von erfolg-reichen Hacker-Attacken – selbst aufgrößte Firmen und Regierungseinrich-tungen – sowie die stark wachsendeCyber-Kriminalität und gewerblicherDatenmissbrauch zeigen, ist Hand-lungsbedarf zwingend von Nöten.

Als eine Reaktion sehen wir der-zeit neue Gesetze, welche zu mehrverantwortlichem und vorsorglichemHandeln verpflichten. Aber Vorschrif-ten alleine lösen das Problem auchnicht. Im Gegenteil besteht die Gefahrdes noch Weiterverkomplizierens. AlsBeispiel bringe ich auch hier die EU-DSGVO, die GoBD und dazu noch dasIT-Sicherheitsgesetz (IT-SiG), die jedesfür sich in Sachen Machbarkeit einBündel an Fragezeichen mitbringen.

Als Ausgangspunkt zur Lösung desProblems ist ein Vorgehensrahmen er-forderlich, der Technik und Organisa-tion in risikobezogener und wirtschaft-lich angemessener Weise in Beziehungsetzt und kontrollierbar macht. Pro-zesse, die sich hieraus ableiten, solltenin sich bidirektional kontrollierbar undselbsttragend sein. Das bedeutet z. B., dass Ausgangs- und Endpunkteines Prozesses stets eindeutig aufei-nander verweisen. Darauf aufbauendist ein Internes Kontrollsystem (IKS) er-forderlich, das schlüssig in die Aufbau-und Ablaufstruktur von Unternehmenund Organisationen integriert wird.

Eine solche Methode müsste nochnicht einmal erfunden werden. Z. B.bietet der IT-Fachverband VOI in Kooperation mit der TÜViT, TÜV-Gruppe Nord, mit seinen VOI PK-DMLseit 2000 ein Verfahren an, das genaudiesen Lösungsweg beinhaltet – ein„rechtsraumunabhängiges“ Compli-ance-Framework für Organisationsge-staltung, Verfahrensdokumentationund Zertifizierung. Diesen Ansatz mas-siv in den Fokus zu bringen, insbeson-dere mit Blick auf den StandortDeutschland und die Wettbewerbsfä-higkeit seines Mittelstands, halte ichfür ein „Gebot der Stunde“, damitdeutsche Unternehmen in vordersterPosition bleiben.

Besondere Innovationen: Geschäfts-relevante Tools über die Cloud, wie z. B. Microsoft mit Office 365 undSharePoint oder Adobe mit seinerCreativeCloud sind aus der Nische fürTechnikbegeisterte heraus. Mit ihrenvielfältigen Zugriffsmöglichkeiten und

Apps für verschiedene Betriebssystemebieten sie insbesondere KMU effizienteTechnologie- und Kollaborationsoptio-nen an, die diese Gruppe aus eigenenMitteln kaum unterhalten könnte. Ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierungschance für alle!

Einen weiteren Meilenstein seheich in der sich zunehmend etablieren-den Zwei-Faktor-Authentifizierung(2FA). Die Kombination von unmittel-barer Legitimation einer Handlungs -berechtigung und einer zusätzlichenÜberprüfung, ob es sich mit (hoher)Wahrscheinlichkeit auch um die „berechtigte Person“ handelt, ist einwe-sentliches Element für rechts- undrevisionssichere Daten- und Dokumen-tenprozesse in verteilten Systemen,insbesondere, wenn diese nicht untervollständiger Kontrolle eines Unterneh-mens oder einer Organisation stehen.Ich gehe davon aus, dass die EU-DSGVO die Verbreitung noch weiterbeschleunigen wird.

Ausblick auf 2018: Sieht man auf dievorgenannten Zahlen zur Digitalisie-rung in Deutschland, bleiben die Themenklassiker DMS nebst Elektro -nischer Archivierung auch im neuenJahr mindestens ein Brot- und Butter-geschäft. Im Zusammenhang mit derEU-DSGVO und den Anforderungenan die fortschreitende Digitalisierunglässt sich sogar über eine Renaissanceals Boom spekulieren, sieht man aufdie vielen Gruppenlaufwerke, dies esnoch in Unternehmen und Organisa-tionen gibt …

Das Compliance-Thema „Rechts-und Revisionssicherheit in elektroni-schen Daten- und Dokumentenprozes-sen“ wird sich weiter dynamisieren.Neben Verfahrensdokumentation undDatenschutz wird der Fokus auf derFrage liegen, wie sich dieser komplexeSachverhalt grundsätzlich wirtschaft-lich angemessen und effizient in Unter-nehmensprozesse integrieren lässt.

Für Unternehmen, die bereits vollin der Digitalisierung und Vernetzungstehen und solche, die dieses planen,wird es – insbesondere auch mit Blick


BIT 1–2018 | 19

auf die EU-DSGVO – darauf ankom-men, sich gegen den Vorwurf vonFahrlässigkeit systematisch abzu -sichern. Dabei werden unabhängigePrüfungseinrichtungen und Zertifi -zierer eine wichtige Rolle spielen.

Unsere Branche wird allerdingseine fortgesetzte Not haben: Ausrei-

chend Nachwuchs und Fachkräfte zu bekommen. Viele der Tätigkeiten in unserer Branche bedürfen nichtzwingend eines Studiums. Insofern gilt es jetzt auch geeignete Ausbil-dungsberufe und Zusatzqualifikations-möglichkeiten zu schaffen und dieseRichtung massiv zu fördern.

Insgesamt stehe ich dem Jahr 2018 optimistisch gegenüber. Die Wachs-tumserwartungen für Deutschland sind ungebrochen positiv und es gibtviele Chancen zu nutzen. In diesemSinne wünsche ich uns allen eine gute Hand und viel Erfolg!(www.innodatatech.de)

Mein spannendstes Branchen -erlebnis: Oftmals wird „Digitalisie-rung“ pauschal mit dem Niedergangdes Druckvolumens gleichgesetzt.Zwei aktuelle Studien zeigen ein diffe-renzierteres Bild. Nach einer Bitkom-Studie kaufen fast alle Geschäftsfähi-gen in Deutschland im Internet ein;das immer öfter und in einem immergrößeren Sortiment. Dieses Einkaufs-verhalten kann man als „Hinweg“ desKunden zum Unternehmen bezeich-nen, und dieser Schritt ist wirklich „digitalisiert“. Aus diesem digitalisier-ten „Hinweg“ wurde bisher immer ge-schlossen, dass Kunden auch auf dem„Rückweg“ vom Unternehmen zumKunden (Vertragsabschluss und Betreu-ung während der Laufzeit) digital be-treut werden wollen. Hier zeigt jedocheine andere Studie, dass von den Be-fragten mehr als 50 Prozent ihre Versi-cherungspolicen und 25 Prozent sogarihre Rechnungen lieber per Post alsüber elektronische Medien erhalten.Mehr als 80 Prozent der Befragten mei-nen, dass sie grundsätzlich einen Briefbewusster wahrnehmen und sich per-sönlich von ihm angesprochen fühlen;das gilt auch für beigefügte Werbung.Diese Ergebnisse fordern uns auf, sehrgenau über die Gestaltung des „Rück-wegs“ zum Kunden nachzudenken.

Herausragende Themen: Viele Top-Manager sehen das Druckzentrum nurals notwendiges Übel – insbesondereim Hinblick auf die „Digitalisierung“.Jetzt ist mancherorts ein Umdenken

eingetreten. Den Entscheidungsträgernist bewusst geworden, dass Transakti-onsdruck ein unternehmenskritischerProzess ist. Denn ohne eine inhaltlichrichtige und förmlich vollständigeRechnung mit pünktlicher Zustellungkann das Inkasso nicht beginnen. JederZeitverzug hat Auswirkungen auf dasTreasury Management und damit aufdie Liquidität des Unternehmens.

Durch die Einstufung zum unter-nehmenskritischen Prozess wird der Unternehmensdruck auch für das Risiko-Management bzw. Business-Continuity-Management relevant. Das bedeutet auch, dass spätestensjetzt Backup-Lösungen für Notfälleetabliert werden müssen.

Besondere Innovationen: In denmeisten Druckzentren existierenTransaktionsbereich und Hausdrucke-rei mehr oder weniger bezugslos nebeneinander. Eigentlich kein Wun-der, denn auf der einen Seite werdenpersonalisierte Transaktionsdrucke produziert und auf der anderen Seitequalitativ hochwertige „Hochglanz“-Produkte vervielfältigt.

Diese Zeiten sind jetzt vorbei, undeinige Marktteilnehmer reagierenschon. Dank neuester Technologiekönnen bei praktisch gleicher Soft-waresteuerung wie im Transaktions-druck in hoher Geschwindigkeit mit„Luxuszutaten“ (Papier und Tinte/Toner) personalisierte „Hochglanz“-Broschüren produziert werden; ausMarketingsicht eine Innovation von

Robert Duisberg, Insentis

Innovation von hohem Werthohem Wert. Unabhängig davon kön-nen auf diesen Maschinen mit „Stan-dardzutaten“ ebenfalls Transaktions -dokumente (z. B. Rechnungen) erstelltwerden. Hierdurch ergeben sich eineMenge von Synergien: Diese Maschi-nen können wesentlicher besser ausge-lastet werden, weil sie hybrid verwend-bar sind. Durch die technische Nähe zuheutigen Transaktionsdruckmaschinenkönnen alle Mitarbeiter befähigt wer-den, an allen Maschinen zu arbeiten.

Größte Überraschung: Papier als innovatives Marketinginstrument. Was2016 begann hat sich 2017 noch ver-stärkt. Hierzu zwei aktuelle Beispiele:In der Verpackung eines bekanntenWeichkäses steckte eine besondereÜberraschung. Dort bot der Herstelleran, im Namen des Käufers Postkartenmit persönlichen Grüßen an Dritte zu versenden. Man musste als Käufernur den Dritten benennen und derHersteller übernahm Druck, Porto und Zustellung der Postkarte.

Eine große Supermarktkette ergriffin der Vergangenheit viele Maßnah-men, um Kunden auf ihre digitalePlattform zu locken. 2017 dann eine Kehrtwende: Ab einem gewissenEinkaufswert gab es ein Walt-Disney-Taschenbuch zum Sammeln.

Ausblick auf 2018: Die o. a. Punktewerden sich sicherlich auch in 2018fortsetzen. Es werden diejenigen sichererfolgreicher sein, die eine integrierteMuli-Kanal-Architektur in der Kunden-kommunikation realisieren können.Dabei wird weiterhin die papiergebun-dene Kommunikation eine wichtigeRolle spielen. (www.insentis.com)

Robert Duisbergvon der Manage-mentberatung Insentis GmbH: „Eswerden diejenigensicher erfolgreichersein, die eine inte-grierte Muli-Kanal-Architektur in derKundenkommuni-kation realisierenkönnen.“


20 | BIT 1–2018

Rückblick/Ausblick

Geschäftsprozesse

Mein spannendstes Branchen -erlebnis: Meine schönsten Erlebnissewaren immer der Austausch mit An-wendern und Kollegen bei Veranstal-tungen. Ein schönes Erlebnis war in2017 die Keynote auf einer internatio-nalen Konferenz in Dublin, in derLounge des wunderschönen Stadions.

Herausragende Themen: Heraus -ragende Themen waren der zuneh-mende Einfluss von Künstlicher Intelli-genz, Cloud und Blockchain auf dieehemalige ECM-Branche. Automatisie-rung, Verlagerung von Lösungen in dieCloud und neue Ansätze wie Block-chain veränderten den Markt in 2017.

Besondere Veränderungen: Beson-dere Veränderungen in der Anbieter-landschaft ergaben sich z. B. durch die Zerlegung eines weiteres größereninternationalen Anbieters, Lexmark,der Rückzug großer IT&SW-Anbieterwie IBM, Oracle, HP u. a. aus dem traditionellen ECM-Markt, die Abkehrvieler Anbieter von den ursprünglichenAnsätzen des ECM und die Fokussie-rung auf Fach- und Branchenlösungenanstelle leerer Plattformsysteme.

Besondere Innovationen innerhalbder Branche gibt es kaum. Es werdendie Innova tionen anderer Marktseg-mente der ITK adaptiert. Besonderswird dies bei Automatisierungsthemendeutlich. Künstliche Intelligenz wirdauch beim Information-Managementzum Treiber bei intelligenter Suche,automatischer Klassifikation, selbstler-nenden Workflows, selbstkonfigurie-renden Aktenstrukturen, Analytics,Informations bewertung, Wissensmana-gement usw. Die Verlagerung von Lö-sungen in die Cloud ist nicht mehr alsInnovation anzusehen, sondern müsstebei allen Anbietern schon Standardsein. Gleiches gilt für die Nutzung vonInformationen auf mobilen Geräten,die den PC längst überholt haben.

Größte Überraschung: Eine großeÜberraschung war der Widerhall derErklärung von Gartner „ECM ist tot“.Totgesagte leben länger und Gartnerwar beileibe nicht das erste Unterneh-men, dass ECM in Frage stellte. Beider Diskussion musste man allerdingsüberrascht feststellen, dass kaum einAnbieter ECM mit Strategien, Metho-den, Vision und Werkzeugen verstan-den hatte, sondern nur in funktionalenund technischen Dimensionen seinerProdukte dachte.

Größte Ärgernisse gab es mehrere.Da zerlegt sich die Branche mit neuenSchlagworten wie Content-Servicesselbst und gibt die langjährig aufge-baute Strategie von ECM auf. Da gehtDeutschland weiter schlafwandlerischseine Sonderwege bei eIDAS, elektro-nischer Rechnung, Breitbandausbau,Gesundheitskarten usw., und bringtuns immer mehr ins Hintertreffen. Dawird mit der Absage der IT & Businessdie letzte überregionale Messe- undKongressveranstaltung der Brancheeingemottet. Da kommen immer mehrDokumentationsanforderungen, dieden Aufwand beim Anwender in dieHöhe treiben. Da verliert die Brancheihr eigenständiges Gesicht und immermehr Visibilität, so dass man nichtmehr von einer eigenen Branche sprechen kann.

Einen Flop im Management leistetesich die Leitung der BRAK Bundes-rechtsanwaltskammer bei der „termin-gerechten“ Freischaltung des Beson-dere elektronische Anwaltspostfachnebst Verteilen von Signaturzertifika-ten, die zum #beAgate führten.

Ausblick auf 2018: Prognosen füreinen Markt, der kaum mehr identi -fizierbar ist, sich selbst zerlegt, zwi-schen ECM, Digital Workplace, EIM,Content-Services und Intelligent-Information-Management hin- und her

Dr. Ulrich Kampffmeyer, Project Consult

Die Branche verliert ihr Gesicht driftet? Bezüglich Markt kann man an-nehmen, dass dieser weiterhin wächst.Klassische Archivierung ist mehr dennje nachgefragt, wobei es vielfach abereher um die Ablösung von Altsystemenund die Zusammenführung älterer In-sellösungen geht. Microsoft hat es überdie Jahre geschafft, mit Office365 zumwichtigen Cloud-SaaS-Player bei klei-nen, mittleren und großen Anwender-organisationen zu werden und gleichgeschickt, die Basisfunktionalität vonECM für sich mit zu reklamieren. Besonders im Cloud-Bereich, als IaaS,PaaS und SaaS werden wir in 2018 erhebliches Wachstum sehen.

Bei den Technologien werden Ser-vices wichtiger – das stimmt auch beider Diskussion um Content-Services –jedoch wurde übersehen, dass ECMschon immer einen Service-/Dienste-/Middleware-Ansatz hatte. DieseDienste werden gekapselt und für On-Premise wie auch Cloud vermehr be-reitgestellt. Eigenständige ECM-Funk-tionalität sieht man dann vielleichtnoch in Postkörben, Akten und Work-flows. Hierbei spielt die Automatisie-rung eine doppelte Rolle. Einerseits fürProzesse und Auswertung, andererseitsaber auch für die Integration und An-sprache solcher Services durch andereLösungen. Je mehr Produkte miteinan-der kommunizieren müssen – beson-ders sichtbar bei IoT – desto wichtigerwird die einfache, möglichst automati-sierte Integration und Konfigurationvon Services.

In 2018 muss sich auch zeigen, ob Blockchain auch für klassische Archivierungsthemen eine sinnvolleAlternative darstellt oder ob Anforde-rungen des Datenschutzes und Lö-schens nach DSGVo, Mengen- und Performance-Probleme sowie der Umgang mit Legacy-Informationendoch erhebliche Hürden darstellen. Information-Governance wird ange-sichts der zahlreichen gesetzlichen und regulativen Änderungen auch in2018 ein Treiber im Markt sein.

Künstliche Intelligenz strebt demHöhepunkt des Hypes zu und kann in2018 besonders durch selbstlernende

Dr. Ulrich Kampffmeyer,Gründer und Geschäftsführer der Project ConsultUnternehmens -beratung GmbH: „Eine große Überraschung war der Widerhallder Erklärung von Gartner ‘ECM ist tot’.“


BIT 1–2018 | 21

Mein spannendstes Branchen -erlebnis: Für mich immer wiederspannend waren die vielen Gesprächemit Hausdruckereien aus verschiede-nen Branchen im Rahmen der Studie„Das Inhouse-Druckzentrum im Jahr2020 – Aussichten und Perspektivenvon CRD und Hausdruckereien“, dieich zusammen mit Canon durchführendurfte. Die Auswirkungen der Digitali-sierung sind auch für Hausdruckereienein nicht zu vernachlässigendes The-ma. Wir sind auf großes Interesse ge-stoßen und haben viel positive Reso-nanz bekommen. In 2018 werden wirdie Gespräche fortsetzen. Das Thema„Überlebensstrategien für Hausdrucke-reien“ bleibt auch zukünftig spannend.

Besondere Veränderungen: DieKonsolidierung in der Output- undMPS/MDS-Branche ist noch langenicht abgeschlossen. Aus den Verände-rungen sticht besonders die Über-nahme der Printing-Division von Sam-sung durch HP heraus. Hier entstehtein sehr großer, wichtiger Player miteinem umfassenden Portfolio. Nachallem was man so hört und liestscheint die Übernahme auf einem ganzguten Weg zu sein. Mit Interesse wer-den wir verfolgen, wie es weitergeht,ob es HP gelingt, das erweiterte Poten-zial auf die Straße zu bringen.

Ganz spannend dürfte auch wer-den, zu sehen, wie sich Lexmark nachder Übernahme durch Apex schlägt.

Nach Jahren des Weges in RichtungSoftwareanbieter schlägt das Pendelwieder in Richtung Hardware zurück.

In meinem angestammten Markt-segment der Öffentlichen Verwaltunggewinnt in letzter Zeit die Firma TATriumph Adler zahlreiche Ausschrei-bungen. Der bisherige PlatzhirschRicoh kann seine führende Stellung imMPS/MDS-Behördengeschäft nichthalten. Das passt auch zu den sonsti-gen Entwicklungen, die man überRicoh von vielen Seiten hört. Die Unruhe im Unternehmen erreicht inzwischen auch die Kunden.

Besondere Innovationen: Von denganz großen Innovationen war das Jahrim Output- und MPS/MDS -Umfeldwieder nicht geprägt. Business-Ink-Lö-sungen konnten sich nicht im erwarte-ten Maße durchsetzen. Noch immerbeherrscht die klassische elektrostati-sche Toner-Drucktechnik den Markt.Es wird auch viel über Mobile- bzw.Cloud-Printing geredet. Und doch sinddiese Lösungen Im betrieblichen Alltagnoch nicht überall angekommen.

Aufhorchen lässt die Kooperationzwischen der Bundesdruckerei und TA Triumph-Adler bei der Beratungund Zertifizierung von Unternehmenmit kritischen Infrastrukturen. Als ein-ziges Unternehmen in seiner Branchedarf TA Triumph-Adler die Eigen -entwicklung der Bundesdruckerei, die GoID-Card, für seine Kunden ver-

Dr. Robert Dekena, Dokulog

Es bleibt weiter spannendtreiben. Wir sind gespannt, was sichaus dieser Kooperation entwickelt.

Größtes Ärgernis: Wir finden es sehr bedauerlich, dass mehr und mehrMessen, auf denen die Output- undMPS/MDS-Branche noch vertretenwar, eingestellt werden. Die Druck +Form und die DMS-Expo schließenihre Pforten. Die Cebit verändert ihrGesicht. Inzwischen gibt es kaumnoch Möglichkeiten, sich auf herstel-lerunabhängigen Veranstaltungen überneue Entwicklungen der Output- undMPS/MDS-Branche zu informieren,neue Kontakte zu knüpfen und ins Gespräch zu kommen.

Ausblick auf 2018: Es bleibt span-nend in der Branche. Längst tot gesagt,entwickelt sich die Papierausgabe ständig weiter. Neue Dienstleistungen,Softwareangebote und Partnerschafteneröffnen neue Chancen. InnovativeFachhändler und Fachhandelsverbündewerden sich weiter gegenüber den Her-stellern etablieren können. Die Direkt-vertreiber suchen ihren Weg in die Zukunft. Ohne neue Ideen, motivierteMitarbeiter und einem weitsichtigemManagement wird es aber immerschwieriger werden, die eigene Posi-tion zu behaupten oder auszubauen.

Nicht vergessen wollen wir dievon uns begleiteten Hausdruckereien.Sie werden sich in Zukunft noch stär-ker mit den verschiedenen Aspektender Digitalisierung in ihren Prozessen,Dienstleistungen und Erzeugnissenauseinandersetzen müssen.(www.dokulog.de)

Dr. Robert Dekena,Inhaber DokulogDokumentenlogis-tik & ManagementBeratung: „DieKonsolidierung inder Output- undMPS/MDS-Brancheist noch lange nichtabgeschlossen.“

Funktionalität einen wichtigen Durch-bruch erzielen. Spätestens in 2019wird nichts mehr ohne KI gehen. Weitere Themen in Deutschland wer-den sicherlich die Umsetzung recht -licher Anforderungen mit eigentlich herkömmlichen ECM-Lösungen sein– DSGVO, elektronische Rechnung,eIDAS für Signaturen und andere steu-errelevante Aufbewahrungsregularien.

Das Thema Archivierung wird weiterhin seine Bedeutung behalten.Andere Segmente von ECM oder EIMentfernen sich aber zunehmend ausdem klassischen Kanon, so BPM, Collaboration, Output-Managementund andere. Ein wichtiges Thema fürdieses und die kommenden Jahre wirdaber sein, dass sich das traditionelleDokument auflöst. Es wird zu Daten

in einem Layout – getrieben durch Anwendungen für Mobile und in derCloud. Damit entfällt auch die alteTrennung in strukturierte und unstruk-turierte Daten und Dokumente. Esgeht darum, Information ganzheitlichzu erschließen und zu verwalten. In-formation-Management ist die großeKlammer für alle diese Entwicklungen. (www.project-consult.de)


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Rückblick/Ausblick

Geschäftsprozesse

Mein spannendstes Branchen -erlebnis: Die DOC im September mithochkarätigen Referenten und span-nenden Themen war ein Erfolg. DasFeedback der Besucher war sehr gut.

Herausragende Themen: Die imMai 2016 mit einer zweijährigen Über-gangsphase in Kraft getretene Daten-schutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ab dem 25. Mai 2018 rechtsgültigund wird Unternehmen zum Handelnzwingen. Anbieter von Dokumenten-management-Lösungen können einenwertvollen Beitrag leisten, die Com -pliance einzuhalten. Denn E-Mails, Dateien, Papiere oder verschiedensteDokumente, die persönlich identifizier-bare Informationen enthalten, sind personenbezogene Daten und müssengemäß DSGVO archiviert, verwaltet,geschützt und kontrolliert werden. Es ist abzusehen, dass die DSGVO die Nachfrage nach ECM-Lösungen zusätzlich steigern wird.

Ein weiteres wichtiges Thema, dasUnternehmen und Behörden den Wegzur rein digitalen Dokumentenverwal-tung auch rechtlich ebnen wird, ist die Tatsache, dass das Bundeskabinettdas Gesetz zur Durchführung dereIDAS-Verordnung der EU im März2017 verabschiedet hat. Die Verord-nung sorgt dafür, dass elektronischeDokumente EU-weit nach einheitli-chen Regeln signiert und als rechts -gültig anerkannt werden können.

Besondere Veränderungen: Cloud-Lösungen erfreuen sich in Deutschlandzunehmender Nachfrage und dadurchfassen Unternehmen wie beispiels-weise der US-Anbieter Box hierzu-lande zunehmend Fuß.

Besondere Innovationen: Mittler-weile gibt es auf dem Markt ausge-reifte Cloud-Lösungen, die an Funk -tionalität On-Premises-Systemen umnichts nachstehen. Zunehmend steht

die ECM-Branche vor der Aufgabe,ihre Dokumentenmanagement- undWorkflow-Systeme fit zu machen fürneue Technologien wie Künstliche Intelligenz, Internet of Things und Maschine-Learning.

Größte Überraschung: Die Neuaus-richtung der Cebit 2018. Mir gefälltdie Idee, näher an den Menschen heranzurücken und ihn auf dem Wegin die digitale Welt mitzunehmen.

Größtes Ärgernis: Die Entwicklungeiner Zusatzvariante für den Rech-nungsaustausch zu ZUGFeRD 2.0durch das Bundesinnenministerium.Gottseidank wurde der internationaleStandard Factur-X, der ZUGFeRD enthält, im Herbst final veröffentlicht.

Ausblick auf 2018: Ich bin davonüberzeugt, dass die zunehmende Akzeptanz der Cloud, die E-Akte unddie im Mai in Kraft tretende Daten-schutz-Grundverordnung in 2018 das Geschäft mit ECM-Lösungen weiter pushen werden.

Laut einer in 2017 durchgeführtenrepräsentativen Unternehmensbefra-gung von Bitkom Research hat bislangnur jedes dritte mittelständische Unter-nehmen eine ECM-Lösung im Einsatz,nur knapp elf Prozent nutzen eine unternehmensweite Lösung. Die meis-ten Unternehmer schreckten vor denhohen Anschaffungskosten zurück.Doch zunehmend erkennt auch derMittelstand klar den Nutzen, den Dokumenten-Management, Prozess -automatisierung und intelligente Doku-menten-Workflows aus der Cloud mitsich bringen. Die Einstiegskosten sinddeutlich niedriger, da beispielsweise Investitionen in Hardware und teureWartung entfallen, die Abrechnungnach Services erfolgt, die tatsächlichgenutzt werden und immer die aktu-elle Software-Version im Einsatz ist. Es ist keine lokale Installation erforder-

Jürgen Biffar, Bitkom

Näher an den Menschenlich, die Systeme sind performantsowie hochverfügbar und führende Anwendungen lassen sich idealerweiseproblemlos integrieren. Ich bin schonlange ein Befürworter der Cloud undbin überzeugt, dass der Durchbruchgeschafft ist. Die Verkaufszahlen unseres Unternehmens Docuware untermauern dies: Zum 31.12.2016betrug die Zahl der Cloudkunden 555,Ende des dritten Quartals 2017 warenes bereits mehr als doppelt so viel undim ersten Quartal 2018 wird sich dieZahl verdreifacht haben – bereits dieHälfte der Docuware-Neukunden entscheidet sich inzwischen für dieCloud-basierte Variante.

Bereits ab dem 25.5.2018 müssenalle Datenanwendungen an die neuenRegularien Datenschutz-Grundverord-nung angepasst sein. Wir als Anbietervon Dokumentenmanagement-Lösun-gen können im Rahmen der anstehen-den DSGVO einen wertvollen Beitragleisten, die Compliance einzuhalten.Denn E-Mails, Dateien, Papiere oderverschiedenste Dokumente, die per-sönlich identifizierbare Informationenenthalten, sind personenbezogeneDaten und müssen gemäß DSGVO archiviert, verwaltet, geschützt undkontrolliert werden.

Last but not least wird die Nach-frage nach DMS-/ECM-Lösungen in öffentlichen Verwaltungen und Behörden aufgrund der EuropäischenE-Government-Gesetze (EgovG) steigen – bis 2020 ist die E-Akte aufBundesebene Pflicht. Ihre Vorteile sind enorm: Sie lässt sich nahtlos inFachanwendungen integrieren, sorgtfür eine rechtskonforme Archivierungund transparente Prozesse, beschleu-nigt Verwaltungsprozesse deutlich und erfüllt die gesetzlichen Anforde-rungen der EgovG.

Auf der technologischen Seite wirdspannend, wie schnell die Möglich -keiten der Europäischen eIDAS-Verord-nung in den ECM-Lösungen umgesetztwerden und welche Bedeutung Block-chain-Technologien für das Dokumen-ten-Management erlangen werden.(www.bitkom.org)

Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzen-der des Bitkom-Kompetenz-bereichs ECM: „Ich bin davonüberzeugt, dass die zunehmendeAkzeptanz derCloud, die E-Akteund die Daten-schutz-Grund -verordnung das Geschäft mit ECM-Lösungen weiterpushen werden.“


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Mein spannendstes Branchen -erlebnis: Im letzten Jahr haben wireinen Weltkonzern auf dem Weg zueine elektronischen Akten- und Pro-zesslösung im Personalbereich beglei-tet. Interessant dabei, wie unterschied-lich die Bereitschsaft zur digitalen Ver-änderung in den europäischen, aberauch amerikanischen oder asiatischenLändern ist. Wir in Deutschland sindgetrieben von einem „juristischen undtechnischen Perfektionismus“, wäh-rend andere Länder, was die Bereit-schaft zur Digitalisiserung angeht, unsdeutlich voraus sind. Dort sind aberhäufig weder die technischen noch juristischen Voraussetzungen gegeben,dies zu leben. Und daher ist manschnell wieder in einer hybriden Weltzwischen Papier, digitaler Akte undhalbfertigen Prozessen angekommen.

Die Erkenntnis aus diesem Projekt:Wir haben in Deutschland mit die bes-ten Voraussetzungen in der Welt, digi-tale Prozesse und Verwaltung unsererInformationen umzusetzen. Wir nut-zen diese Chance aber kaum. AndereNationen sind im Kopf schon viel wei-ter. Es wird nur eine Frage der Zeitsein, bis die fehlenden Rahmenbedin-gungen dort vollends hergestellt sind.Und dann kommt ein neuer Wettbe-werb, dem wir uns stellen müssen.

Langweiligstes Branchen erlebnis:Messen und Werbeveranstaltungenjeglicher Art. Die Komplexiztät der Lösungen ist so hoch, dass man derenwahren Nutzen und Wert kaum nochauf herkömmliche Weise in einer Demoauf dem Messestand oder im Rahmeneiner Konferenz vorstellen kann. So er-lebt man die Aussteller häufig in einerbemittleidenswerten Rolle als „Pausen-Clown“, um die Kaffeepause der Teil-nehmer mit fachlichen Themen zu fül-len und den Rahmen für die Veranstal-tung zu liefern. Schade. Denn hier ste-hen oftmals erfahrene Menschen, dieviel zu erzählen hätten. Doch ist die

Zeit meist nicht gegeben, um den Be-sucher zwischen Standard-Messe-Demo, dem Ausfüllen von Lead-Bögenund dem Verteilen von Prospektenwirklich begeistern zu können.

Besondere Veränderungen: Alslangjähriger Teilnehmer in der ECM-Szene merkt man, dass ein Generatio-nenwechsel im Gange ist. GestandeneMarktbegleiter werden zunehmenddurch neue, oftmals jüngere Menschenersetzt. Mit diesem Wechsel – auch in den Führungspositionen – kommen andere Ideen in die Szene. Sei es eineandere Erwartungshaltung an das, wasman anbieten muss, oder auch denWeg, wie man mit den Lösungen anden Markt geht und diese dort plaziert.

Während man sich früher viel mehrmit der Abbildung von Ablagestruktu-ren, Aktenbildung und der Nachbildungdes Informationsmediums Papier befassthat, findet hier tatsächlich ein erkenn-barer Wandel statt. Freie Suchen, semantische Analysen und Ähnlich-keitsfindung oder auch nur das einfache„Vorausfüllen beim Tippen“ sind imFokus. Schön, dass dies nun endlichauch in den Kernbereich des Informati-onsmanagements Einzug hält. Hoffent-lich ist es nicht zu spät, denn die Iden -titätskrise von ECM, ausgelöst durchimmer mächtigere Sach- und Fachlö-sungen, hat schon viel weggenommen.

Größte Überraschung: Fehlanzeigein diesem Jahr. Die Wirtschaft boomt,die Branche profitiert davon und fürÜberraschungen war kaum Zeit.

Größtes Ärgernis: Wieder einmal erkenntlich, das noch immer viel Geldfür Umsetzungen ausgegeben wird,welche nur „halbherzig“ sind. Kurzvor einer anstehenden Kaufentschei-dung wird man als Berater als „gutesGewissen“ schnell nochmal hinzuge-zogen. Und wenn der Berater dann aufgewisse Themen hinweist, die nicht so

Reiner Kappus, DMS Consulting

Generationenwechsel im Gangerund oder gar unbetrachtet sind, istman schnell derjenige, der die Sacheunnötig verkompliziert. Schade, denneine Einbindung eines Fachmanns zuBeginn kann oft mit geringem Aufwanddazu beitragen, Investitionen zielge-richtet vorzunehmen, ohne wichtigePunkte außer Acht zu lassen, die späternur noch schwer umsetzbar sind.

Ausblick auf 2018: Im neuen Jahrgeht es munter weiter. Guter Schwungin der Branche, allerdings eher fremd-bestimmt als durch eigene Innovatio-nen oder Initiativen getrieben. Wir sindgespannt, was die neue Vergabeord-nung in Bezug auf Beschaffungen imöffentlichen Bereich so bringt.

Was uns nach wie vor noch fehltist die Einsicht, dass ECM kein Selbst-zweck ist oder gar eine führende Rolleim Unternehmen spielt. ECM soll Prozesse unterstützen, am Besten so, dass sich eine Lösung nicht „auf-drängt“, aber immer dort präsent ist,wo sie wertschöpfend ist.

Zukunftsweisend wird sein, wenndie Lösung – ähnlich wie bei anderenSuch- und Findanwendungen – immermehr „mitdenkt“. Dies meint, denKontext der Informationsbeschaffungganzheitlich zu sehen und mehr zu liefern, als vielleicht im ersten Schrittvom Anwender eingerenzt, aber späterdurchaus erwartet wurde. Wir hoffen,dass dies in 2018 noch mehr in die Ge-staltung von Lösungen Einzug hält.

Noch fällt es schwer, sich von deralten Denke zu befreien, bei der esimmer um Verwaltung von Dokumen-ten in Papierform, Mails, Dateien imDateisystem oder „Content“ in anderenLösungen geht. Noch ist die Branchesehr technik geprägt und denkt in den benannten Kategorien. Klar, mit irgend etwas muss man anfangen. Wiewäre es denn mit dem Blick auf dasGanze? Die Beratung sollte hierbei aufder Höhe der Zeit, besser noch einenSchritt voraus sein. Wir nehmen unsdaher wieder vor, die Sicht auf dieganzheitliche Informationsversorgungdes Einzelnen und damit des Unterneh-mens zu lenken. (www.dmsweb.de)

Reiner Kappus, GeschäftsführerDMS Consulting: „Wir in Deutsch-land sind getriebenvon einem ‘juristi-schen und techni-schen Perfektionis-mus’, während andere Länder, wasdie Bereitschaft zur Digitalisiserungangeht, uns deut-lich voraus sind.“


24 | BIT 1–2018


Geschäftsprozesse

prozessen. Darüber hinaus findenFachvorträge und eine Podiumsdiskus-sion zur neuen Europäischen Daten-schutz-Grundverordnung (EU-DSGVO)statt, die im Mai 2018 in Kraft tritt. Ergänzt wird das Programm durch verschiedene Workshops zu denGoBD, zur Analyse von ECM-Potenzialen in Unternehmen sowiezum Thema Verfahrensdokumentation.Auf der begleitenden Fachausstellungpräsentieren ELO Business Partner ihre Branchenlösungen und stehen als Experten für Fragen zur Projekt -umsetzung zur Verfügung.

„Die konsequente Digitalisierungvon Geschäftsprozessen ist heute soeinfach wie nie: Mit Hilfe unserer intelligenten Standardlösungen können papiergebundene Vorgänge,wie beispielsweise die Bearbeitung eingehender Rechnungen oder Verträge, blitzschnell digitalisiert und automatisiert werden“, so ELO-Geschäftsführer Karl Heinz Mosbach.

Weitere Informationen zu derAgenda und Anmeldung gibt es unterwww.elo.com/SolutionDay2018

Nach dem erfolgreichen Auftaktim Herbst 2017 in Stuttgart hat sichELO Digital Office dazu entschlossen,einen weiteren Solution Day zu ver -anstalten. Dieses Mal in Hannover. Erneut rückt das Event die BusinessSolutions in den Fokus – Software -lösungen für digitale Unternehmens-prozesse. Kunden und Interessentenerhalten auf dem ELO Solution Daydetaillierte Informationen zum Port -folio der sofort einsatzfähigen Best-Practice-Ansätze im Unternehmen. Zu den Business Solutions ge hören Geschäftsprozesslösungen wie Ver-trags- und Rechnungsmanagement, Besuchermanagement, intelligentesWissensmanagement und vieles mehr.Zu den Neuvorstellungen zählt u. a.die digitale Personalakte.

Der ELO Solution Day bietetzudem interessante Vorträge von Refe-renzkunden und Fachexperten rundum die Digitalisierung von Geschäfts-

ELO Solution Day geht in die nächste Runde

Business Solutions im Fokus

Am 14. März veranstaltet ELO DigitalOffice im Schloss Herrenhausen inHannover den nächsten ELO SolutionDay. Damit setzt der Stuttgarter Hersteller von ECM-Software seine erfolgreiche Veranstaltungsreihe fort.Unter dem Motto „Unsere Lösungenfür Ihr Business“ stehen wieder digitale Unternehmenslösungen füralle Branchen und Fachbereiche imFokus. Einen weiteren Schwerpunktbilden Workshops zu den GoBD undzur neuen Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO).

Der nächste ELO Solution Dayfindet Mitte Märzin Hannover statt.

Die herstellerunabhängige Unter -nehmensberatung Zöller & Partner hat die Termine für ihre zweitägigenIntensivseminare zu den Themen Dokumenten-Management und Enterprise-Content-Management(ECM) im ersten Halbjahr 2018 bekannt gegeben. In drei Orten inDeutschland sowie an einem in derSchweiz können sich Fach- und Füh-rungskräfte darüber informieren, wiemoderne Systeme für Dokumenten -management und ECM zahlreiche Probleme im Umgang mit geschäftli-chen Unterlagen lösen.

Wichtige Themen in allen ECM-Projekten sind die Integration von Dokumenten und Dokumentprozessenin Fachanwendungen als auch die

Anpassung organisatorischer Rahmen-bedingungen. Das Intensivseminar vermittelt ein solides Verständnis der technischen und funktionalenMöglichkeiten, Unterschiede der Systemangebote, Anforderungen an die Projektarbeit sowie der organisa -torischen Konsequenzen. Es richtetsich sowohl an Einsteiger aber auch an DMS-Fachleute, die sich ein Updatezu aktuellen Themen holen wollen.

Die Berater vermitteln die Semina-rinhalte mit hohem Praxisbezug. DasSeminar ist thematisch in drei Teile gegliedert. Der erste Teil umfasst dietechnischen und funktionalen Grund-lagen inkl. Dokumentformate, Doku-mentenerfassung inkl. des aktuellenThemas Rechnungseingangsverarbei-

tung, Systemfunktionen und -unter-schiede. Ein zweiter Teil betrifft dasThema Rechtsgrundlagen inklusive aktueller Diskussionsstand zu AO/GoBD-Einzelthemen, Konsequenzender EIDAS-VO und DSGVO und an-dere aktuelle regulatorische Themensowie Werkzeuge und Anleitungen zur Erstellung einer Verfahrensdoku-mentation. Der dritte Teil beinhaltetWerkzeuge und Empfehlungen für die Projektvorgehensweise inklusiveKonzepterstellung, Durchführung Anbieter- und Systemauswahl und Kosten-/Nutzen-Betrachtungen.

Das Seminar findet an den folgenden Terminen statt: 19./20. Februar 2018 in Hamburg05./06. März 2018 in Frankfurt/Main09./10. April 2018 in Berlin19./20. April 2018 in Zürich04./05. Juni 2018 Frankfurt/Main(www.zoeller.de)

Zöller & Partner: Neue Termine für Intensivseminare

Für Einsteiger und Fachleute


BIT 1–2018 | 25

Proalpha: GoBD – Vorsicht Falle bei der ERP-Migration

Timing ist alles

Unternehmen müssen nachweisenkönnen, dass im Fall einer Migrationoder eines Systemwechsels die Datenunverändert übernommen wurden.Dies betrifft sämtliche Stamm-, Bewe-gungs- und Metadaten. Der Nachweisist in einer ganzen Reihe von Fällen zu führen: im Falle eines System -wechsels von einem Hersteller aufeinen neuen genauso wie bei einer Migration des ERP-Systems auf dienächst höhere Version. Und: Die Finanzbehörden fordern diese Nach-weise auch ein.

100 Prozent transparent

In den GoBD schreibt der Gesetzgebervor, dass sich die Daten nach einer Migration weder qualitativ noch quan-titativ unterscheiden dürfen. EinzigeAusnahme: Datenumwandlungenbeim Format, etwa von Zahlen- aufWährungsformat. Diese Datenmani -pulation ist jedoch ebenfalls detailliertzu dokumentieren. Zudem müssenAuswertungen von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Datenauch nach einer Migration noch re -produzierbar sein. Darunter verstehendie GoBD, dass Analysen im neuenSystem so auszuführen sind, als wärensie noch im vorherigen System.

Kann ein Unternehmen diese Bedingungen nicht gewährleisten,muss es das bisherige Produktivsystem

inklusive Hard- und Software über dieDauer der Aufbewahrungsfrist vorhal-ten. Im Klartext: Unternehmen müss-ten dann ihre alten Server zehn Jahream Laufen oder zumindest funktions -fähig halten.

Drei-Punkte-Strategie

Wie aber können Unternehmen im Falleiner Prüfung nachweisen, dass beieiner Migration von einer Vorgänger-version auf ein neueres Release ihresERP-Systems prüfungsrelevante Datennicht verändert wurden? Proalphaschlägt hierfür einen dreistufigen Maßnahmenplan vor: 1. Unmittelbar vor der Migration wirdein vollständiger Export sämtlicherGoBD-relevanter Daten erstellt. DieseExporte sind im DMS des ERP-Systemszu archivieren. 2. Während des Konvertierens derDaten von einem Releasestand aufeinen anderen erstellt das ERP-Systemin den meisten Fällen automatisch Protokolldateien. Diese enthalten allebetroffenen Datenbanktabellen sowiedie durchgeführten Formatumwand-lungen und erbringen den gefordertenNachweis. 3. Nach Abschluss der Migration istein erneuter GoBD-Datenexport durch-zuführen. Als Zwilling zum ersten Export belegt er, dass die Daten nichtverändert wurden – weder was die

Menge noch die Inhalte angeht. Häufig lassen sich in einem neuenERP-Release auch die Daten aus derfrüheren Version auswerten. Damit ist auch der zweiten VoraussetzungGenüge getan.

In der Pflicht

Zwar ist jeder Steuerpflichtige für dieEinhaltung und Beachtung der GoBDin seinem Unternehmen voll verant-wortlich. Aber der ERP-Partner kannseinen Kunden von Anfang an umfas-send zur Seite stehen. So betreuen dieConsultants nicht nur die eigentlicheMigration auf die neue ERP-Version.Auf Wunsch übernehmen sie z. B. beiProalpha auch alle notwendigen Maß-nahmen zur Einhaltung der Pflichtengemäß den rechtlichen Vorgaben.

Denn es genügt nicht, dass „irgendwann“ Datenexporte durch -geführt werden. Entscheidend ist derZeitpunkt: Sie müssen genau dann passieren, wenn im Altsystem keineBuchungen mehr erfolgen und nochbevor die ersten Buchungen auf demneuen Systemstand getätigt werden.IT-Verantwortliche, die diese Punktebeherzigen, stellen sicher: Sie sindGoBD-compliant und bestens auf dienächste Betriebsprüfung vorbereitet. (www.proalpha.com/de)

Als Regelwerk für Aufbewahrungsfristen und Archivierungs-

vorschriften, so kennen die meisten Unternehmen die GoBD.

Was viele nicht wissen: Sie bestimmen auch, was bei einem

Systemwechsel bzw. bei einer Auslagerung von Daten aus

dem System zu beachten ist. Ein Beitrag von Wilhelm

Baumeister, Product Manager bei Proalpha.

Wilhelm Baumeister, Product Managerbei Proalpha: „Unternehmenmüssen nachweisenkönnen, dass imFall einer Migrationoder eines System-wechsels die Datenunverändert über-nommen wurden.“

In den GoBD schreibt der Gesetzgebervor, dass sich die Daten nach einer Migration weder qualitativ nochquantitativ unterscheiden dürfen. Abb.: iStock.com/fatido.


26 | BIT 1–2018


Geschäftsprozesse

BCT Deutschland: Interview mit Jos Bischoff und Thomas Kuckelkorn

Über das neue ArbeitenBCT versteht sich als Technologieunternehmen, das vor allem

die komplementäre Zusammenarbeit mit Partnern aus den

Bereichen Business, Forschung und Verbandsarbeit fördert und

pflegt. Zudem wird das „Neue Arbeiten“ im Unternehmen

aktiv gelebt. BCT-Geschäftsführer Jos Bischoff und Thomas

Kuckelkorn, Manager PR & Kommunikation, sprachen im

Interview mit BIT über diese und weitere Themen.

BIT Herr Bischoff, als Mitgründerund Geschäftsführer sind Sie unteranderem zuständig für die operativePlanung, Koordination und Leitungvon BCT. Wie zufrieden sind Sie mit der bisherigen EntwicklungIhres Unternehmens? Jos Bischoff Zufriedenheit hat mehrere Aspekte. Finanziell gesehenist BCT ein stabiles Unternehmen. Für uns sind aber Langfristigkeit undBeständigkeit ungemein wichtig.Daher investieren wir zum einen vielin neue Produkte. Zum anderen rich-ten wir danach unsere Beziehung zuunseren Kunden und Partnern aus,von denen sehr viele schon länger als 20 Jahre mit unserem Unterneh-men verbunden sind.

BIT Sie sind den Weg vom klassi-schen Dokumenten- hin zum Infor-mationsmanagement konsequentmitgegangen und bieten kompo-nentenbasierte und modulare Produkte im Bereich Enterprise-Information-Management (EIM).Wodurch zeichnet sich ein moder-nes Informationsmanagement aus? Bischoff EIM greift als zentrale Soft-ware Dokumente und Informationenaus allen genutzten IT-Systemem ab,um sie im Anschluss zielgerichtet weiterbearbeiten zu können. Darüberhinaus wird die Geschwindigkeit in einem Unternehmen durch das

schwächste Glied bestimmt. Wenndiese Schwachstellen wegfallen, kannman sich auf seine Stärken fokussieren.

Thomas Kuckelkorn Es kommthierbei auch auf die drei Komplexitäts -faktoren an: Dynamik, Subjektivitätund Diversität. Dokumente sind etwasstarres, unflexibles, nicht wirklich dynamisch. Ein modernes Informa -tionsmanagement zeichnet sich aller-dings dadurch aus, dass der dynami-sche Kontext einer Information abge-bildet werden kann. Zudem hat manin einem Unternehmen eine Vielzahlan unterschiedlichen Informations -quellen, die miteinander vernetzt wer-den müssen. Sie müssen miteinander„sprechen“, damit Silos vermiedenwerden. Ein EIM-System erledigt dieseAufgabe sehr zuverlässig.

BIT Kommen wir zu den DigitalWorkplaces – ein Prinzip, dass vonIhnen nicht nur postuliert, sondernhier in Sittard auch umgesetzt wird.Erzählen Sie uns mehr darüber? Bischoff Tatsächlich leben wir hier in Sittard bereits das „Neue Arbeiten“,das wir mit unserer Technologie fördern wollen. Unsere Mitarbeiter haben keinen festen Arbeitsplatz sondern sitzen in projektbezogenen Arbeitsgruppen zusammen oder an

Jos Bischoff, Geschäftsführer(links), und Thomas Kuckelkorn, Mana-ger PR & Kommu -nikation, bei BCTDeutschland standen am Unter-nehmenshauptsitzim niederländi-schen Sittard fürein Interview mitBIT bereit.

Jos Bischoff ist mit der Entwicklungseines Unter nehmens sehr zufrieden.

„Tatsächlich lebenwir hier in Sittardbereits das ‘NeueArbeiten’, das wir mit unsererTechnologie fördern wollen.“(Jos Bischoff)


BIT 1–2018 | 27

rung. Für viele Unternehmen ist diesder erste wichtige Schritt in Richtung digitales Büro. Für die Zukunft könnenwir uns die ergänzende Zusammen -arbeit mit Windream natürlich auch in weiteren Bereichen vorstellen.

BIT Stichwort Digital City: Ihr strategischer Partner CMP Inter -national AG (CMPI) unterstützt Sie dabei, Städten einen lokalen, digitalen Marktplatz zu bieten. Wie sieht die konkrete Umsetzungaus? Welche Vorteile ergeben sichfür die Bürger und die Stadt? Bischoff Die Plattform setzt sich ausdrei zentralen Bereichen zusammen:einer Einkaufsplattform, einer Kommu-nikationsplattform und einer Melde-und Informationsplattform. Sie werdenals Plug-and-Play-Lösung in die IT-Infra-struktur der Stadtverwaltung integriert.Über die lokale, digitale Einkaufsplatt-form können Kommunen und Städtebenötigte sowie ausgeschriebene Wa ren und Produkte automatisiert, effizient und vergabekonform erwer-ben. Für den digitalen und direktenAustausch der Bürger untereinandersowie mit lokalen Unternehmen undOrganisationen sorgt die Kommunika -tionsplattform. Zudem wird die digitaleInteraktion der Bürger mit ihrer Be-hörde ermöglicht: Über ein Webportalkönnen z. B. Anfragen, Anträge oderandere Anliegen, wie Meldungen zuSchäden im öffentlichen Raum, direktund ohne Wartezeiten übermittelt wer-den. Zusätzlich optimiert die PlattformWorkflows und Informationsflüsse in-nerhalb der Behörde, indem sie einge-hende Standardanfragen automatischerfasst, kategorisiert und bearbeitet.

Unser Partner CMPI hat die web-

basierte Informations-, Kommunikati-ons- und Handelsplattform entwickelt.Die Anbindung der BCT-Technologieermöglicht die Abwicklung der Behör-dengänge im Internet und damit die digitale Kommunikation und Inter -aktion der Bürger mit ihrer Behörde. Vorteile ergeben sich für beide Seiten.So können Bürger kommunale Dienst-leistungen komfortabel, schnell undeinfach über das Internet beanspruchen– und das zentral über das Kommuni-kationsportal der digitalen Stadt. DieStadt selbst hat alle Informationen zuBürgern und Prozessen zentral undübersichtlich an einer Stelle und ver-fügt damit über ein „digitales Gedächt-nis“. Daraus resultieren effizientereund transparentere Prozesse, ein opti-mierter Service durch erhöhte Reakti-onsschnelligkeit und -qualität sowie einattraktives, modernes Image der Stadt.

Wir haben in den Niederlandenund in Belgien bereits wichtige Er -fahrungen bei der Umsetzung dieser digitalen Bürgerservices gemacht undwollen jetzt unsere weiterentwickelteTechnologie im deutschen B2B- undB2G-Sektor etablieren. Pilotkunde inDeutschland ist übrigens die StadtMoers in Nordrhein-Westfalen.

Einzel arbeitsplätzen. Wir wollen eine flexible, produktive und intelligente Arbeitsweise erreichen und gehen des-halb nach den vier Ks vor: Kommuni-kation, Kollaboration, Konzentrationund Kontemplation. In dieser neuenArbeits- und Bürowelt wird die Unter-nehmenskultur in den Mittelpunkt gestellt. Und ich denke, dass diese Entwicklung künftig in vielen BürosEinzug halten wird.

Kuckelkorn Das denke ich auch. Dasklassische Nine-to-Five-Arbeitsmodellist mittlerweile genauso überholt wiedie traditionelle Büroarchitektur. Dankvirtueller Kommunikation, leistungsfä-higer Hard-und Software sowie zuneh-mender Verbreitung von Cloud-Com-puting kann unterschiedlich ausgepräg-ten Produktivphasen bei Mitarbeiterndurch flexible Arbeitszeiten und -orteRechnung getragen werden. Zukunfts-orientiertes Arbeiten ist eine Frage derEinstellung, kein Ort. Das bedeutet natürlich keineswegs, dass das ortsge-bundene Büro künftig überflüssig wird,im Gegenteil: Es bleibt meiner Meinungnach in modifizierter Form nach wievor das „Zentrum des Geschehens“, um flexibler und agiler arbeiten zukönnen. Ein Smart Workplace eben.

BIT Eine lange und vertrauensvolleZusammenarbeit mit Partnern istBCT wichtig. Neustes Mitglied IhresPartner-Netzwerks ist Windream.Welche Mehrwerte bieten sich hier-durch für die Endkunden?Bischoff Synergieeffekte ergeben sichzunächst im Bereich Rechnungsmana-gement. Windream ergänzt sein ECMum die Capture-Produkte von BCT.Wir liefern somit eine Komponente für die erste Meile im Prozess. Einemaßgeschneiderte IT-Lösung für eineintuitiv bedienbare Rechnungs -eingangsverwaltung und Belegarchivie-

„In einem Unternehmen gibt es eine Vielzahl unterschiedlicherInformations quellen, die mitein-ander vernetzt werden müssen.“(Thomas Kuckelkorn)

„EIM greift Dokumente und Informationen aus allen genutzten IT-Systemem ab, um sie zielgerichtetweiterbearbeitenzu können.“ (Jos Bischoff)

BCT will eine flexible, produktive und intelligente Arbeitsweise errei-chen – am Unter-nehmenshauptsitzin Sittard wird das Prinzip des„Neuen Arbeitens“umgesetzt.

Thomas Kuckelkorn: „Ein modernesInforma tions -management zeichnet sich da-durch aus, dass der dynamischeKontext einer Information abgebildet werden kann.“


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Geschäftsprozesse

• Teamfaktor: Softwareentwickler soll-ten sich als Teil eines komplementärenTeams verstehen, das gemeinsam mitPartnern die Basistechnologie umFunktionen erweitert oder ganz neueGeschäftsmodelle hervorbringt. Auchdie Nutzer sollten in architektonischeEntscheidungen eingebunden werdenund ihre Praxiserfahrungen in die ein-zelnen Produktionsschritte einfließen.• Sicherheitsfaktor: Cloud-Computingist meist der Ausgangspunkt für neueInformationstechnologien. Für die nö-tige Sicherheit während des gesamtenEntwicklungsprozesses sorgt etwa einIdentity-Access-Management.

BIT Das Thema Sicherheit bietet,wenn es um den Umgang mit Infor-mationen geht, ein großes Dikussi-onspotenzial. Ganz aktuell auch inHinblick auf die neue Datenschutz-Grundverordnung. Was meinen Sie,welche Maßnahmen gilt es für Un-ternehmen besonders zu beachten? Bischoff Der Wert von Informationist real, nicht abstrakt. Und somitwachsen die Gefahren für Wirtschaftund Gesellschaft im digitalen Zeit -alter stetig. Dass Datenschutz hierbeihöchste Priorität zukommen muss, offenbart natürlich auch der von derEU-Datenschutz-Grundverordnung definierte Sicherheitsrahmen. Er gibt

BIT Nachhaltige Trends wie BigData und Internet of Things (IoT) zeigen: Die Player am Markt nutzen webbasierte Business-Methoden,um neue Geschäftsmodelle zu entwickeln. Dabei bildet vor allemeine zukunftsorientierte Plattform-technologie eine wichtige strategi-sche Ressource. Was gilt es bei ihrer Entwicklung zu beachten? Bischoff Digitale Plattformen etablie-ren sich zunehmend als global erfolg-reiches Business-Konzept. Wenn vor-mals einzeln agierende Unternehmenund Kunden mit vielfältigen Beziehun-gen untereinander zu Netzwerken ver-schmelzen, hat das Einfluss auf ganzeGeschäftsmodelle. Die Zeit des Silo-denkens ist vorbei. Unternehmen müs-sen einen ökozentrierten statt einenunternehmenszentrierten Ansatz wäh-len, um weiter bestehen zu können.

Kuckelkorn Es gibt fünf Faktoren, die zeigen, woran Entscheider undNutzer eine gute Technologie erken-nen und was IT-Spezialisten bei ihrerEntwicklung beachten sollten: • Anbindungsfaktor: Eine Micro -services-Architektur sorgt dafür, dasssich sämtliche Funktionalitäten einerTechnologie mit Features anderer,komplementärer Systeme und Infor -mationsquellen kombinieren lassen.Dadurch wird eine Offenheit geschaf-fen, die für digitale, vernetzte Öko -systeme essenziell ist.• Flexibilitätsfaktor: Durch eine maxi-male Anpassungsfähigkeit und Flexi -bilität der IT-Lösung kann man schnellauf die Nutzungsintensität und sichverändernde Bedürfnisse der Anwen-der sowie der Marktsituation reagie-ren. Neben einem responsiven Designsollte eine Software daher skalierbarsein und sich anpassen können. • Empfehlungsfaktor: In Verbindungmit Big Data bietet Machine-Learningden Vorteil, dass Systeme zunehmendsmarter werden und Mitarbeiter proak-tiv bei ihren Tätigkeiten unterstützen.Die maschinelle Entscheidungshilfe er-folgt auf Basis der gesamten Plattform-nutzung aller Beteiligten.

vor, dass Unternehmen nachweislich,etwa durch konkrete Konzepte und regelmäßige Audits, sensible Datenschützen müssen. Dies gilt vor, wäh-rend und nach der Verarbeitung vonInformationen – da stehen auch Soft-wareanbieter in der Verantwortung.Schließlich verarbeiten sie mit ihren IT-Lösungen Informationen im Auftragihrer Kunden. Bei einem Verstoß gegendie EU-DSGVO müssen sie daher er-hebliche finanzielle Sanktionen leisten.Zu den relevanten Kriterien des Sicher-heitsrahmens zählen Menge und Artder zu verarbeitenden Informationen,deren Speicherfrist sowie die Zugäng-lichkeit – vor allem bei personen -bezogenen Daten.

Kuckelkorn Informationssicherheitist von großer Bedeutung, wollen sichUnternehmen vor dem unbefugten Zugriff auf ihre Daten schützen sowiesicherstellen, dass ihre IT-Systeme fehlerfrei und zuverlässig funktionie-ren. Diese Sicherheit liegt nicht alleinin ihrer Verantwortung, sondern auchin der von Software-, Cloud- und wei-teren Anbietern, mit denen sie zusam-menarbeiten. Dabei stehen Vertraulich-keit, Integrität und Verfügbarkeit derInformationen im Fokus – sowie eineregelmäßige Kontrolle.

BIT Herr Bischoff, Herr Kuckelkorn,vielen Dank für das Gespräch.

(www.bctsoftware.com)

Jos Bischoff undThomas Kuckelkornpflegen intensiv die komplementäreZusammenarbeitmit Partnern ausden Bereichen Business, Forschungund Verbands -arbeit.

„Für uns sind Langfristigkeit und Beständigkeit ungemein wichtig.“ (Jos Bischoff)

„Zukunftsorien -tiertes Arbeiten ist eine Frage der Einstellung,kein Ort.“ (Thomas Kuckelkorn)

„Die Anbindungder BCT-Technolo-gie ermöglicht dieAbwicklung der Behördengänge im Internet unddamit die digitaleKommunikationund Interaktion der Bürger mitihrer Behörde.“(Jos Bischoff)


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In einem zweiteiligen Beitrag berichtet Branchenexperte

Bernhard Zöller umfassend über die Hintergründe und

den aktuellen Stand bei den Anforderungen an die neue

Generation moderner DMS-Lösungen. Teil 1 mit Fokus auf

das Gruppenlaufwerk, Mobil & Offline und Native Apps

für Tablets ist in der BIT 6/2017 erschienen. In diesem

zweiten Teil liegt das Haupt augenmerk nun auf Enterprise-

und Collaboration-Funktionen.

War „früher“ – in den 1980er und1990er Jahren – die ordnungsgemäßeArchivierung von Ein- und Ausgangs-post in all ihren unterschiedlichen Facetten interessant genug, um sogarganze Messehallen zu füllen, so locktman heute mit Archivierung keinenHund hinterm Ofen mehr hervor. Es ist eine in der überwiegendenMehrzahl der Projekte unverzichtbareKernanforderung, aber eine gut ver-standene, tausendfach umgesetzte, nur eine von mehreren und nichtimmer die wichtigste.

Weitere Anforderungenan DMS-LösungenDie drei genannten Beispiele aus dem Beitrag in der BIT 6/2017 könn-ten beinahe beliebig erweitert werden,um weitere Anforderungen, die für Anwender immer wichtiger werdenund wo sich ECM-Systeme sehr voneinander unterscheiden, wie beispielsweise: • Verfügbarkeit von FachadminfähigenCustomizing Werkzeugen, die es demAnwender (nicht dem End-Anwender,aber es muss kein Programmierermehr sein) erlauben, wesentliche Elemente des Systems selbst einzu -richten, wie beispielsweise Dokumen-

tarte, Aktenstrukturen, Berechtigun-gen, mit Einschränkungen auch Workflows• Verfügbarkeit von Staging-/Transport-systemen, um einfach zwischen Ent-wicklung-, Test- und Produktions -systemen migrieren zu können, ohneSkripte und Parameter mit hohem Aufwand immer wieder neu einrichtenzu müssen• Einfache Anbindung Externer (nichtgemeint die mobilen Mitarbeiter, son-dern die Nicht-Mitarbeiter, also freieMitarbeiter, Partner etc.), die nichtüber das VPN des Unternehmens, son-dern via Browser-Zugriff und DMZ aufDokumente zugreifen sollen, ähnlich

einem Extranet-Portal. Dies erfordertsowohl eine Systeminstanz der ECM-Lösung in der DMZ als auch eine entsprechende Anwendungskompo-nente zum Einpflegen der besonderenZugriffsrechte für Externe.

Gestaltung der Ablage & Prozesse überdenken• Collaboration-Funktionen für Projek-träume mit Dokumentablage, Diskussi-onsforen, sichere Übertragung vonaußen, Zugriff durch Externe und an-dere dokumentnahen Collaboration-Funktionen.• Unicode-Fähigkeit und Mehrspra-chigkeit in Ländern, deren Zeichensatznicht auf dem lateinischen basiert, insbesondere asiatische Zeichensätze.Der Use Case ist offensichtlich: Derchinesische Vertrieb möchte die mit seinen chinesischen Kunden inChinesisch ausgetauschten E-Mails indie elektronischen Kundenakten imSystem ablegen.

Lässt sich Mehrsprachigkeit in denText- und Oberflächenelementen mitgenügend Aufwand herstellen, mussUnicode-Fähigkeit bereits in der Archi-tektur vorgesehen sein. • Regionales Caching/Replikation für Anwender, die in unterschied-lichen Ländern/Regionen tätig sind,wo eine zentrale Lösung wegen man-gelnder Leitungsbandbreiten nicht akzeptabel wäre.

Moderne DMS-Lösungen adressie-ren zahlreiche Probleme auch außer-halb des Kernthemas Archivierung.Der Zwang, Prozesse zu digitalisierenzwingt Anwender dazu, die Gestaltungihrer Dokumentablagen und Prozessezu überdenken und die „alten“ Lösun-gen in Frage zu stellen und zeitgemäßeAlternativen zu schaffen. (www.zoeller.de)

Bernhard Zöller: Anforderungen an moderne DMS-Lösungen – Teil 2

Zeitgemäße Alternativen

Bernahrd Zöller,Geschäftsführer derZöller & PartnerGmbH: „DerZwang, Prozesse zu digitalisierenzwingt Anwenderdazu, die Gestal-tung ihrer Doku-mentablagen und Prozesse zu überdenken und zeitgemäße Alternativen zuschaffen.“

Die Anforderungen an die neue Generation moderner DMS-Lösungensind vielfältig.Abb.: aleksvf, Fotolia.


Bitkom – Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.

Tel.: +49 30/27576-0, E-Mail: [email protected], Internet: www.bitkom.org

Der Bitkom informiert

Die Informationen die ser Seite entstehen in redaktioneller Verantwortung des Bitkom.

Ein Tochterunternehmen derDeutschen Bahn stellt Daten bereit, an welchen Aufzügen aktuell gerade Wartungsarbeitenstattfinden – und ein Dritter bietet basierend auf diesen Angaben ein Webangebot an, in dem etwa Rollstuhlfahrernachschauen können, ob sie an einer bestimmten Station ein- oder aussteigen können.Wenn Daten offen sowie kosten-und zweckfrei bereitgestellt werden, profitieren davon alle.

„Daten werden immer wert-voller – und sie können einengroßen Nutzen stiften“, sagt Dr. Frank Termer, BereichsleiterSoftware beim DigitalverbandBitkom. „Die Daten bilden einewichtige Säule für die Digitali-sierung der Gesamtgesellschaft,weswegen die Ausbreitung undNutzung von Open Data auchmit Blick auf die Unternehmenweiter gefördert werden muss.Das Thema muss über Behördenund Open Government Data hinaus größer gedacht werden.“

Unter Open Data verstehtman ungefilterte und maschi-nenlesbare elektronische Daten,die jedem öffentlich, zweckfreiund unverbindlich zur Verfü-gung gestellt werden. Die aufder Datengrundlage entstehen-den Innovationen, etwa wennStart-ups neue Lösungen füretablierte Unternehmen ent -wickeln, können dann über -greifende Effekte erzielen unddafür sorgen, dass Gesellschaftund Wirtschaft die Herausforde-rungen der Digitalisierung meis-tern. Open Data kann aber auchdafür sorgen, dass Entscheidun-gen transparent gemacht wer-den und so Verständnis und Vertrauen wachsen.

Der neue Bitkom-Leitfaden„Open Data – Neue Konzepteerfolgreich umsetzen“ beschreibtdie Vorteile gerade mit Blick aufdie Bereitstellung und Nutzungsolcher Daten durch Unterneh-men. Der Leitfaden richtet sichzum einen an Datenbesitzer inBehörden und Wirtschaft sowiedie Technikentwicklung in derIT-Industrie und zum anderenan die breite Öffentlichkeit und die Datennutzer.

Im ersten Teil wird der Status Quo skizziert. Neben derBegriffsdefinition werden auchAusprägungen von Open Dataund Erfolgsgeschichten betrach-tet. Im zweiten Teil des Leitfa-dens geht es um verschiedeneModelle für Open Data. Dabeiwerden das Phasenmodell und das Open-Data-Maturity-Modell sowie dessen technischeUmsetzung beleuchtet. Der Leitfaden steht kostenloszum Download bereit unterwww.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Open-Data-Neue-Konzepte-erfolgreich-umsetzen.html

Neuer LeitfadenOpen Data: Mehrwert für Unternehmen

Weiterbildung

Deutschland Safari 4.0: Best-Practice-Beispielezur Digitalisierung in Unternehmen

Lernen Sie von den Besten für Ihre Digitalisierungsstrategie:Die Bitkom Akademie und Heise Events gewähren mit derDeutschland Safari 4.0 Einblicke hinter die Kulissen von Un-ternehmen, in denen die Digitalisierung bereits vorbildlichgelebt wird. Bei bis zu 24 Safaritouren stellen jeweils zweidigitale Vorreiter-Unternehmen ihre Arbeitsweisen, Struktu-ren, Prozesse oder Forschungsvorhaben vor. Die DeutschlandSafari 4.0 gibt Unternehmen Ansätze und Hilfestellung fürdie Digitalisierung des eigenen Business-Modells.Die ersten Tour-Stopps ab Februar 2018 führen nach Hamburg, Oldenburg, Berlin, Hannover, Düsseldorf, Aachenund Frankfurt am Main. Die Teilnehmer besuchen dabei u. a.die Deutsche Börse, Viscom AG, Cewe, die Deutsche Bank,das Deutsche Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz(DFKI), das auf IoT-Anwendungen spezialisierte Start-up Relayr und den Betreiber des Hamburger Hafens, die Hamburg Port Authority (HPA). Dabei erhalten sie wert-volle Impulse für ihr eigenes Unternehmen, Insights aus der Praxis und wertvolle Kontakte.Alle aktuellen Termine, weitere Informationen und Tickets gibt es unter www.deutschlandsafari.digital

Der Handel mit Geräten undAusrüstung der Informations-und Kommunikationstechniksowie der Unterhaltungselek -tronik hat im vergangenen Jahrstark an Dynamik gewonnen.Allein zwischen Januar und September nahmen die Exportedeutscher ITK-Produkte um 9 Prozent auf 27,5 Mrd. Eurozu. Besonders kräftig stieg dieNachfrage nach deutscher IT-Hardware mit einem Plus von

20 Prozent auf 14,1 Mrd. Euro.Der Export von TK-Produktenblieb konstant bei 10,1 Milliar-den, die Ausfuhr von Unter -haltungselektronik wuchs um 3 Prozent auf 3,3 Mrd. Euro.Auch die Importe ausländischerITK-Waren wuchsen kräftig um11 Prozent auf 44,9 Mrd. Euro.Das berichtet der DigitalverbandBitkom auf Basis neuester Datendes Statistischen Bundesamts.„Das Jahr 2017 hat gezeigt,

Marktforschung

ITK-Außenhandel wächst kräftig‘welche Potenziale die Digitali-sierung und damit verbundeneInvestitionen in digitale Techno-logien freisetzen können. In derBitkom-Branche stehen die Zei-chen bei Umsatz und Beschäfti-gung weiter klar auf Wachstum.Dafür ist das Auslandsgeschäftein entscheidender Faktor“, sagtBitkom-Präsident Achim Berg.

Wichtigste Exportländer fürdeutsche ITK-Produkte sind dieeuropäischen Nachbarn. An derSpitze die Tschechische Repu-blik. Bei den Importen führtChina mit weitem Abstand.

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Köpfe & KarrierenMotio trauert um seinen ehemaligen Verbandsschatzmeister Rudolf Sievers. Der Frankfurter Reprografie-Unternehmerverstarb Ende November im Alter von 79Jahren. Seine Ehefrau Inge Sievers war be-reits 2005 im Alter von 63 Jahren verstor-ben. Gemeinsam führten beide über Jahr-zehnte den Reprografie-Dienstleistungs-Be-trieb Repro Ruppert. Seine berufliche Lauf-bahn begann Sievers in der Lichtpausereivon Carl Ruppert. Nachdem er das Unternehmen von der Ruppert-Witwe erwarb baute er den Betrieb zum modernen Reprografie-Betrieb mit Fachhandel für Kalle-Ozalid-Papiere aus.Später kam der Handel mit Océ-Plottersystemen und Zeichenbe-darf hinzu. Sievers engagierte sich im Fachverband Reprografiee.V. (heute Motio) über viele Jahre ehrenamtlich, seit 1981 alsLandesvorsitzender Hessen und ab 1984 als Bundes-Schatz -meister. Ende der 1980er Jahre forcierte er die Verlegung der Verbandsgeschäftsstelle von Düsseldorf nach Frankfurt am Main.Ebenso war Sievers vor 20 Jahren Initiator beim Ankauf der heu -tigen Verbandsimmobile im Frankfurter Holzhausenviertel. Fürseine Verdienste wurde ihm 1994 die Goldene Verdienstnadel desVerbandes verliehen. Vor 15 Jahren zog sich Sievers schrittweiseaus seinem Betrieb ins Privatleben zurück. 2014 erwarb ThomasSchulz die Firma von Sievers und führt sie immer noch unter demTraditionsnamen Repro Ruppert in der Fischerfeldstraße fort.

Rudolf Sievers

Xerox ernennt Christian Gericke zum General Manager, Production & Commercial Excellence für Deutschland. In der neu geschaf-fenen Rolle wird sich der Experte für Transfor-mations-Management als Teil der deutschen Geschäftsleitung auf zwei Schwerpunkte fokus-sieren: Als Leiter des Produktions-Bereiches wirder sich auf den Ausbau und Wandel des Geschäf-tes in Deutschland konzentrieren. In seiner Rolleals Leiter Commercial Excellence wird er das ge-samte Deutschlandgeschäft über alle Kanäle hinweg unterstützen.Damit verantwortet er das Portfolio-Management, Vertriebsunter -stützung und das Marketing. Gericke berichtet direkt an JacquelineFechner, Vorsitzende der Geschäftsführung von Xerox Deutschland.Der studierte Betriebswirt verfügt über langjähre Branchenexpertiseund hat sein Know-How im Bereich Channel-Transformation bereitsbei internationalen Unternehmen wie Hewlett-Packard und Acrolinxunter Beweis gestellt.

Christian Gericke

OKI Europe ernennt Dennie Kawahara zumneuen Geschäftsführer. Der ehemalige ManagingDirector von OKI Australien übernimmt ab so-fort die Leitung des europäischen OKI Head -quarters in London. Kawahara kam bereits 1992zu OKI und war während seiner 25-jährigen Firmenkarriere maßgeblich an der Entwicklung,Markteinführung und Verkaufsstrategie zahlrei-cher innovativer Hard- und Software-Lösungenbeteiligt. U. a. arbeitete er neun Jahre lang fürOKI America Inc. und war von 2007 bis 2010 inder Produktplanung sowie als Delivery Manager schon einmal fürOKI Europe tätig. Nachdem er 2012 die Leitung von OKI Data Australia übernommen hatte, konnte diese Division in Australien und Neuseeland einen hohen Geschäftszuwachs verzeichnen.

Dennie Kawahara

Kodak hat Siegmar Glaß zum Sales ManagerDPS mit Zuständigkeit für den norddeutschenRaum ernannt. In seinem neuen Aufgabenbe-reich wird Glaß vor allem das Geschäft mit dendigitalen Kodak Nexpress Produktionsfarbdruck-maschinen in der Druck- und Medienbrancheausbauen. Mit 27 Jahren Vertriebserfahrung imB2B-Bereich verfügt Glaß über eine umfassendeKompetenz im Verkauf von Hightech-Investi -tionsgütern und der langfristigen Betreuung an-spruchsvoller Industriekunden. Der Diplom-Ingenieur war in frühe-ren Vertriebspositionen u. a. bei Sharp und zuletzte bei HP tätig.

Siegmar Glaß

Docuware ernennt Vertriebschef Max Ertlzum Chief Revenue Officer. Damit würdigen die Geschäftsführer und der Aufsichtsrat des An-bieters von Cloud-Lösungen für Dokumenten-Management und Workflow seine herausragen-den Leistungen sowie seine ausgezeichnetenFührungsqualitäten. Als Chief Revenue Officer(CRO) der Docuware Gruppe wird Ertl künftigmaßgeblich die weltweite Vertriebsstrategie desUnternehmens bestimmen. Dazu gehören so-wohl der indirekte als auch der direkte Vertrieb des cloudbasiertenDokumentenmanagement-Systems Docuware Cloud sowie der On-Premises-Lösungen. Nach leitenden Positionen innerhalb der Siemens AG und beim Bausoftware-Spezialisten Nemetschek über-nahm Ertl bei Docuware in 2001 die Verantwortung für das Marke-ting; Anfang 2006 kamen der deutschsprachige Bereich (DACH)Sales, ab 2008 die Verantwortung für die TochtergesellschaftenFrankreich, Spanien, UK sowie die Region EMEA hinzu. In all denJahren hat Max Ertl seine Führungsqualitäten unter Beweis gestellt.Seine Beförderung zum erfolgte zum 1. Januar 2018.

Max Ertl


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Datenschutzgrundverordnung

Geschäftsprozesse

Konica Minolta: Mit Vollgas Richtung Datenschutz

Strukturiertes VorgehenAb dem 25. Mai ist die europäische Datenschutzgrundver -

ordnung (EU-DSGVO) verpflichtend umzusetzen. Zahlreiche

Unternehmen sind jedoch nicht entsprechend darauf vor -

be reitet. Datenschutzbeauftragter Dr. Frederike Rehker und

Florian Goldenstein, Head of IT Security bei Konica Minolta

über die Herausforderungen der neuen Verordnung.

Welche Anforderungen stelltdie EU-DSGVO an Unternehmen,die Daten von EU-Bürgern speichern?Die EU-DSGVO leitet eine völlig neueÄra des Datenschutzrechts ein. AlleProzesse, in denen personenbezogeneDaten eine Rolle spielen, müssen neubewertet werden. Zu beachten ist auchein verändertes Haftungsgefüge zwi-schen Betroffenen, Unternehmen undderen Dienstleistern: Bei Kooperatio-nen besteht eine gesamtschuldnerischeHaftung, so dass eine Kontrolle derPartner an Relevanz gewinnt. Insge-samt drohen bei Verstößen Sanktionenin Millionenhöhe.

Welches sind die größten Herausforderungen hierbei? Die Erfüllung erweiterter Betroffenen-rechte, das Erarbeiten von Konzep-ten zur Datenlöschung sowie die Beachtung des Grundsatzes „Privacyby Design“ bei der Entwicklung neuerProdukte verlangen Unternehmen eini-ges ab. Eine weitere Herausforderungstellen veraltete Infrastrukturen dar.Die EU-DSGVO fordert Sicherheits-maßnahmen nach „Stand der Tech-nik“. Dazu gehören etwa belastbareAbwehrmechanismen gegen Attacken,Antiviren- und Antimalware-Softwaresowie strenge Identifizierungs- und Authentifizierungsmechanismen. Kommunikationswege müssen ver-

schlüsselt sein. Eine Next-GenerationFirewall und ein IT Governance Konzept sind nun ein Muss.

Mit welchen Problemen kämpfen Unternehmen?Die Bewältigung der Abweichung zwischen Ist und Soll der datenschutz-rechtlichen Anforderungen ist einKraftakt. Innerhalb eines jeden Unter-nehmens muss eine tiefgreifende Sensi-bilisierung für das Thema Datenschutzerfolgen, die sich in einer verändertenUnternehmenskultur widerspiegelt.Die Erfüllung von Betroffenenrechten,insbesondere des Anspruchs auf Daten-löschung und des „Rechts auf Verges-sen“, ist mit Sicherheit eine großetechnische und organisatorische He-rausforderung. Betroffen ist nicht nurdie eigene Datenverarbeitung, sondernauch die aller Dienstleister und Part-ner, die solche Informationen verarbei-ten. Auch die Cloud ist eine Heraus -forderung. Fakt ist: Wenn ein Unter-nehmen Daten in eine Public Cloudablegt, ist es für diese verantwortlich.

Was müssen Unternehmen jetzttun, um die Anforderungen bis Mai 2018 umzusetzen? Das hängt natürlich von der Branchedes Unternehmens und der Mengesowie der Art verarbeiteter personen-bezogener Daten ab. Ein mittlererHandwerksbetrieb hat sicherlich einen

überschaubareren Aufwand als der Betreiber eines Online-Shops. AlsFaustregel gilt: Je mehr Prozesse digitalablaufen, desto aufwändiger ist dieUmsetzung des Datenschutzes. VielenUnternehmen ist nicht klar, wie vieleProzesse betroffen sind. Die Umset-zung bis Mai 2018 erfordert einestrukturierte Vorgehensweise. Wer bis heute noch nicht angefangen hat,sollte jetzt Vollgas geben, am bestenmit externer Unterstützung.

Wie unterstützt Konica MinoltaUnternehmen hierbei? Wir bieten das gesamte Portfolio: An-gefangen bei einer Ist-Analyse unsererzertifizierten Consultants über die daraus resultierenden „to dos“ unterErstellung einer Prioliste bis hin zurUnterstützung bei der Umsetzung.Dabei ist zu berücksichtigen, dass alleAbteilungen betroffen sind, die mit personenbezogenen Daten umgehen.Die Datenverarbeitung mit Subunter-nehmen ist zu prüfen. Im Bereich unserer Multifunktionssysteme unter-stützt Konica Minolta mit einem großen Angebot an Dienstleistungen, wie mit speziellen APPs, Einstellungs-möglichkeiten und der sicheren Daten-löschung bei Rückgabe. So profitierenKunden von einem umfangreichenPaket an Lösungen.

Wer prüft Vergehen gegen dasGesetz und wie realistisch sinddie hohen Bußgeld-Auflagen? Neben der Verhängung von drasti-schen Bußgeldern durch die Aufsichts-behörden, verfügen auch Betroffene,Verbraucherverbände und Daten-schutzvereine über erweiterte Rechte.Wir sehen es als realistisch an, dass die Verhängung von abschreckendenSanktionen erfolgen wird. (www.konicaminolta.de)

„Im Bereich unsererMultifunktions -systeme unterstütztKonica Minolta mit einem großenAngebot an Dienstleistungen.“

Florian Goldenstein, Head of IT Securitybei Konica Minolta: „Innerhalb einesjeden Unterneh-mens muss einetiefgreifende Sensi-bilisierung für dasThema Datenschutzerfolgen, die sich ineiner verändertenUnternehmenskul-tur widerspiegelt.“


BIT 1–2018 | 33

Bitkom: EU-Datenschutzgrundverordnung – jeder Zweite holt sich Hilfe

Das kann teuer werdenNur jedes zweite Unternehmen in Deutschland hat sich

bei der Umsetzung der EU-Datenschutzgrundverordnung

(DSGVO) bislang Hilfe von externen Experten geholt. Das ist

das Ergebnis einer repräsentativen Befragung unter mehr als

500 Unternehmen im Auftrag des Digitalverbands Bitkom.

Am häufigsten wurden externe Anwälte eingeschaltet,

die von rund jedem dritten Unternehmen (35 Prozent)

mit Blick auf die DSGVO konsultiert wurden.

Gerade einmal 48 Prozent aller Unter-nehmen mit 20 oder mehr Beschäfti-gen haben Spezialisten außerhalb deseigenen Hauses hinzugezogen. ExternePrüfer oder Auditoren haben 29 Pro-zent aller Unternehmen hinzugezogen,eine externe Datenschutzberatungfand in jedem fünften Unternehmen(21 Prozent) statt. Grundlage der Angaben ist eine Umfrage, die BitkomResearch im Auftrag des Bitkom durch-geführt hat. Dabei wurden 507 für denDatenschutz verantwortliche Personen(Betriebliche Datenschutzbeauftragte,Geschäftsführer, IT-Leiter) von Unter-nehmen aller Branchen ab 20 Mitar-beitern in Deutschland befragt.

„Nur rund jedes achte Unterneh-men wird nach eigener Einschätzungbis zum Stichtag die Vorgaben derDSGVO vollständig umgesetzt haben.Angesichts dieses geringen Anteils undder Höhe der möglichen Bußgelder istdie eher geringe Inanspruchnahme vonexterner Hilfe bei der Umsetzung eherüberraschend“, sagt Susanne Dehmel,Mitglied der Bitkom-Geschäftsführungfür Recht und Sicherheit. „Von denEU-Vorgaben sind praktisch alle Unter-nehmen betroffen, da sie für alle Un-ternehmen gilt, die personenbezogeneDaten verarbeiten. Für Unternehmen,die noch gar nichts getan haben, wird allmählich die Zeit knapp.“

Nicht den Kopf in denSand stecken!

In drei Monaten müssen Unternehmendie Vorgaben der DSGVO umgesetzthaben – andernfalls drohen Bußgelderin Millionenhöhe. Am 25. Mai endeteine zweijährige Übergangsfrist, dieden Unternehmen für die Umstellungeingeräumt wurde. Ab diesem Zeit-punkt können die Aufsichtsbehördenbei Verstößen Bußgelder in Höhe von bis zu 4 Prozent des weltweitenUnternehmensumsatzes verhängen.

Bislang setzt auch nur jedes vierteUnternehmen (25 Prozent) zusätzli-ches Personal im Unternehmen ein,um die Umsetzung der DSGVO voran-zubringen. Dabei haben gerade einmal5 Prozent der Unternehmen zusätz -liches Personal eingestellt. Dehmel:„Das Thema EU-Datenschutzgrundverordnung sollte in allen Unter -nehmen eine hohe Priorität haben –oder schnellstmöglich bekommen. Den Kopf in den Sand zu stecken undabzuwarten kann teuer werden.“

Unterstützung für UnternehmenFür den Einstieg in das Thema hat Bitkom „Fragen und Antworten“ zur Datenschutz-Grundverordnung

veröffentlicht, dieeinen ersten Überblick über die Veränderungen zur heutigen Rechts-lage geben. Außerdem hat Bitkom vier Praxisleitfäden erstellt, wie verschiedene Verpflichtungen aus derVerordnung im Unternehmen umge-setzt werden können: „Datenübermitt-lung in Drittstaaten“, „Verarbeitungs-verzeichnis“, „Risk Assessment undDatenschutzfolgenschutzabschätzung“sowie die „Mustervertragsanlage zurAuftragsverarbeitung“.

Unterstützung für Unternehmenbei der Anpassung der bestehendenProzesse an die DSGVO bieten darüberhinaus die Experten von Bitkom Consult. Tobias Göldner, Datenschutz-beauftragter des Bitkom, berät Start-ups, Mittelständler und Global Playerzum Datenschutzrecht und zeigt Un-ternehmen im Bitkom Video-Tipp, wiesie in Zukunft Bußgelder vermeiden.(www.bitkom.org)

Der Bitkom-Praxis-leitfaden „Risk Assessment undDatenschutzfolgen-schutzabschät-zung“ zeigt u. a.,wie verschiedeneVerpflichtungenaus der Verord-nung im Unterneh-men umgesetztwerden können.


34 | BIT 1–2018


Geschäftsprozesse

Prevolution: EU-DSGVO – Transparenz ist wichtig

Technik trifft RechtGemeinsam mit der weltweit größte Wirtschaftskanzlei

Dentons haben die IT-Experten von Prevolution in einer

bundesweiten Veranstaltungsreihe die rechtliche Heraus -

for derungen und technische Lösungskonzepte der DSGVO

in ganzheitlichem Ansatz erläutert.

Prevolution, Spezialist für integriertesService- und Information-Management,hat gemeinsam mit der internationalenWirtschaftskanzlei Dentons eine Veranstaltungsreihe zur Umsetzungder EU-Datenschutzgrundverordnung(EU-DSGVO) durchgeführt. In der Veranstaltung an fünf Standorten inganz Deutschland wurden die recht -lichen Aspekte der EU-DSGVO beleuchtet und eine konkrete Lösungzur technischen Unterstützung vorge-stellt. Im Vordergrund standen dabeidie Aufklärung über die Anforderun-gen und praxisnahe Tipps zur konkre-ten Umsetzung.

Neues Maß an Transparenz erforderlichMit dem Inkrafttreten der EU-DSGVOmüssen Unternehmen und Organisa-tionen darauf vorbereitet sein, dassKunden Auskunft darüber verlangen,welche personenbezogenen Daten wo über sie gespeichert sind und derenHerausgabe bzw. Löschung verlangen.In nur fünf Monaten wird dieserRechtsanspruch EU-weit verbindlichund es drohen empfindliche Strafen,falls Unternehmen diesem nicht nachkommen. Nach einer aktuellenUmfrage des Digitalverbandes Bitkom hat sich jedes dritte Unter -nehmen noch nicht mit der Umset-zung der EU-DSGVO beschäftigt undnur 13 Prozent der Unternehmen

haben erste Maßnahmen ergriffen oderumgesetzt. Als größter Hemmschuhbei der Umsetzung haben sich dieRechtsunsicherheit und der unklareUmsetzungsaufwand gezeigt.

Zusammenspiel vonRechtsberatung und ITEine effiziente und sichere Umsetzungder Anforderungen der EU-DSGVO erfordert eine ganzheitliche Betrach-tung der rechtlichen Anforderungenund IT-technischen Möglichkeiten. Ausrechtlicher Sicht muss beispielsweisegeklärt werden, welche Auskünfteüberhaupt wie erteilt werden müssenoder welche Daten nach Aufforderunggelöscht werden können. Die Rechts-experten von Dentons haben in den

Veranstaltungen die konkreten Anfor-derungen klar benannt und damit den Teilnehmern das juristische Rüstzeug für die Beschäftigung mitdem Thema vermittel.

Für die Umsetzung in der Praxisergeben sich zusätzlich erhebliche Anforderungen an die IT. Ohne spezielle Softwarelösungen, mit denensich sicher bestimmen lässt, über welche personenbezogenen Daten ein Unternehmen verfügt und wodiese gespeichert sind, wird die Suchenach den entsprechenden Daten zummühsamen Vabanquespiel. Prevolutionpräsentiert dazu die bewährte Soft-warelösung FileFacets, die in der Lageist, personenbezogene Daten in allenrelevanten Quellen zu erkennen. Darüber hinaus können die notwen -digen Prozesse zum Umgang mit diesen Informationen optimiert undneue Prozesse zur Abwicklung vonAnfragen umgesetzt werden.

Praxisnahe Impulse zurUmsetzung der DSGVO„Die EU-DSGVO stellt für viele Unter-nehmen eine tickende Bombe dar: Wer sich jetzt nicht vorbereitet, kannim Sommer nächsten Jahres in erheb -liche Schwierigkeiten geraten“, sagtKai Andresen, Geschäftsführer vonPrevolution. „Die oftmals vorherr-schende Ratlosigkeit ist verständlich,wenn man die rechtlichen und techni-schen Aspekte getrennt diskutiert. Dieser Herausforderung begegnet man am besten im Schulterschluss vonRechtsabteilung und IT. Gemeinsammit unserem Partner Dentons bietenwir deshalb einen ganzheitlichen Ansatz für den Einstieg und die spätere Umsetzung.“(www.prevolution.de) (dentons.com)

Prevolution und Dentons haben bundesweit praxisnahe Tipps zur Umsetzung der EU-DSGVO gegeben.

Kai Andresen, Geschäftsführervon Prevolution:„Die EU-DSGVOstellt für viele Unternehmen einetickende Bombedar: Wer sich jetztnicht vorbereitet,kann im Sommernächsten Jahres in erheblicheSchwierigkeiten geraten.“


SPS: Die Digitalisierung erleichtert Einhaltung der EU-DSGVO

Vollständige TransparenzDie Lösungen von Swiss Post Solutions (SPS) für die digitali-

sierte Dokumentenverarbeitung ermöglichen Unternehmen

eine einfache Einhaltung aller erforderlichen Sicherheits-

und Datenschutzstandards nach der Datenschutz-Grund -

verordnung (DSGVO). In einem neuen Whitepaper erklärt

SPS nun die Hintergründe.

Swiss Post Solutions ist eine Vorreiterinin der digitalen Dokumentenverarbei-tung und unterstützt Kunden bei derUmsetzung ihrer Digitalisierungsstra -tegie. Die Datenschutz-Grundverord-nung ist für die meisten Unternehmeneine große Herausforderung, weil sienoch nicht über Richtlinien zur Daten-archivierung verfügen und mit derRechtslage hinsichtlich der Handha-bung von Daten in archivierten Doku-menten nicht vertraut sind. Die digi-tale Dokumentenverarbeitung mit SPSstellt einerseits sicher, dass die neueVerordnung eingehalten werden kann;gleichzeitig kann sie neue Geschäfts-möglichkeiten erschliessen.

Alles digital im Griff

Mit ihrem Serviceangebot im Mail-room, das auf eine Erhöhung der Pro-zess- und Kosteneffizienz ausgelegt ist,unterstützt SPS Unternehmen im Um-gang mit eingehenden Dokumenten,bei der Dokumentenverarbeitung undder Archivierung. PersonenbezogeneDaten erreichen das Unternehmen auf Papier und in strukturierter oderunstrukturierter Form. Physisch archi-vierte Dokumente müssen nur zu Be-ginn und am Ende ihres Lebenszyklusin die Hand genommen werden, wäh-rend die Dokumentenverarbeitung inden On- und Offsite-Verarbeitungszen-tren von SPS erfolgt. Relevante Daten

werden extrahiert und die Dokumenteordnungsgemäß klassifiziert, indexiertund direkt verarbeitet. Die Einhaltungder DSGVO ist bereits fester Bestand-teil der von SPS angebotenen Servicesim Bereich Digitaler Mailroom und Dokumentenverarbeitung, da alle Do-kumente eingescannt und als lesbarePDF-Dateien archiviert werden. DieDateien sind jederzeit schnell abrufbarund können geändert oder gelöschtwerden. Damit werden bereits von Be-ginn an die Anforderungen der Verord-nung, wie z. B. das Recht auf Daten -löschung, erfüllt. Folglich können durchdie Digitalisierung von bestehendenphysischen Archiven Datenbeständebereinigt werden, während die manu-ellen Arbeiten wie das Heraussuchen,Aufbewahren und Nachverfolgen vonphysischen Dokumenten entfallen.

Digitalisierungsstrategie

„Die Datenschutz-Grundverordnungist ein Aufruf an die Organisationen,ihre Digitalisierungsstrategie zu über-denken“, erklärt Jörg Vollmer, CEOvon SPS. „Durch die Einführung dieserVerordnung werden viele Unterneh-men die Vorteile einer digitalen Doku-mentenverarbeitung bezüglich Steige-rung der Produktivität, der Kundenzu-friedenheit und des Kundenverständ-nisses erkennen. Darüber hinaus hilftdie Digitalisierung, Compliance-Anfor-

derungen besser zu erfüllen und bietetsomit neben vollständiger Transparenzund Kontrolle auch die Möglichkeit,schneller auf Gesetzesänderungen zureagieren und Risiken zu vermindern.“

Bis zum 25. Mai müssen alle Un-ternehmen die notwendigen Anpas-sungen vorgenommen haben. Die Anforderungen an die Unternehmenzum Nachweis des Datenschutzes undder Compliance sind äusserst streng.Die Datenschutzgrundsätze gelten fürpersonenbezogene Daten wie demo-grafische Daten, Kontaktdaten, behörd-liche Identifikationsnummern und digitale Identifizierungsmerkmale. Siebetreffen Organisationen oder Perso-nen, die dafür verantwortlich sind,dass ihre Verarbeitungsaktivitäten denBestimmungen entsprechen, sowie An-bieter von Outsourcing-Services. AlleBeteiligten müssen für die Einhaltungder Datenschutz-Grundverordnungsorgen. (www.swisspostsolutions.com)

Herausforderungals Chance: SPS unterstützt Kundenbei der Umsetzungihrer Digitalisie-rungsstrategie.

BIT 1–2018 | 35


Insbesondere kleine und mittlere Un-ternehmen werden durch die striktenVorgaben der Datenschutzgrundver-ordnung (DSGVO) gegenüber größererFirmen benachteiligt. Das ist zumin-dest die Meinung von 94 Prozent derBesucher der IT-Security Messe It-sa in Nürnberg. Sie wurden im Rahmender Umfrage „Datensicherheit in der

DSGVO bringt Nachteile für kleine Unternehmen

Für Ruhe und Sicherheit sorgenCloud“ im Auftrag der Teamdrive Systems GmbH um ihre Meinung ge-beten. „Kleinere Unternehmen muss-ten sich bisher kaum mit dem ThemaDatensicherheit in seiner ganzen Tiefeauseinandersetzen. Bei wenigen Mitar-beitern wird oft noch nicht einmal einDatenschutzbeauftragter eingesetzt.Mit der DSGVO und den hohen Straf-summen bei festgestelltem Vergehenändert sich dieser Status quo gravie-rend – und kostet junge Firmen even-tuell sogar ihre Existenz“, warnt Team-drive-Geschäftsführer Volker Oboda.

Die Umfrage „Datensicherheit inder Cloud“ zeigt deutlich die Befürch-tung, dass die strikten Richtlinien derDatenschutzgrundverordnung die Unternehmensentwicklung stark aus-bremsen könnten. 78 Prozent vermu-ten, dass die wirtschaftliche Wachs-

tumskurve in Zukunft deutlich langsa-mer ansteigen wird. 77 Prozent gehendavon aus, dass Flexibilität und Effi-zienz in Unternehmen durch die großeMenge an Vorschriften stark minimiertwerden. „Firmen müssen im Hinblickauf die Datensicherheit vieles berück-sichtigen. Damit diese Themen auf die Arbeitskraft keinen Einfluss haben,tun Unternehmen gut daran, das The -ma Datensicherheit einem externenDienstleister zu überlassen. Nur so kön-nen Ruhe und Sicherheit wieder in das Tagesgeschäft einkehren“, so Oboda.

Vor allem die enorm hohen finan-ziellen Strafen, die durch die DSGVOmöglich werden, sind bei den Befrag-ten Thema. Dabei loben 79 Prozentdie frappierend hohen Geldstrafen, diemit einem Verstoß gegen die DSGVOanfallen könnten. Sie gehen davon aus,dass viele Firmen nur durch diese Ab-schreckung den sicheren Umgang mitpersonenbezogenen Daten ernst neh-men würden. (www.teamdrive.com)

Laut einer Umfrageder Teamdrive Systems GmbH„Datensicherheit in der Cloud“bremsen strikteRichtlinien die Ent-wicklung deutscherUnternehmen aus.

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Geschäftsprozesse

Die Banken in Deutschland sind aktu-ell auf die EU-Datenschutz-Grundver-ordnung (DSGVO) nur unzureichendvorbereitet: 56 Prozent der Bank -manager berichten derzeit von einemschwachen Reifegrad, wenn es um dieDSGVO-Compliance der Prozesse geht

– und das nur knapp drei Monate,bevor die neuen EU-Regeln zumSchutz personenbezogener Daten imMai 2018 in Kraft treten. Das sind Ergebnisse der DXC-Studie „EU-Daten-schutz DSGVO“, die von DXC Techno-logy über ein Marktforschungsinstitut

durchgeführt wurde. „Die neueGrundverordnung der EU soll die verschiedenen Datenschutzgesetze inEuropa harmonisieren. Ziel ist, perso-nenbezogene Daten vor dem Hinter-grund einer sich rasch veränderndendigitalen Welt besser zu schützen undzu sichern“, sagt Jens-Thorsten Rauer,Director Banking and Capital MarketsNorth and Central Europe bei DXCTechnology. „Wie unsere Umfragezeigt, kennen gut drei von vier Bank-Manager in Deutschland bereits dieneue EU-Datenschutz-Verordnung.Dieselbe Zahl an Experten geht davonaus, dass sich ihr Institut als Folge derneuen Regelungen verändern wird. Al-lerdings sagt nur rund jeder Vierte, daseigene Haus habe bei der Umsetzungeiner entsprechenden DSGVO-Strate-gie bereits einen hohen Reifegrad er-reicht.“ 65 Prozent der Bankmanagerrechnen damit, dass ihr Institut die eigenen Datenschutzregeln aufgrundder neuen EU-Regulierung ändernwird. (www.dxc.technology/de)

Banken läuft bei DSGVO die Zeit davon

Unzureichend vorbereitetDXC Technologyhat 100 Fach- undFührungskräftedeutscher Bankenzum Stand der Umsetzung derDSGVO befragt.


BIT 1–2018 | 37

Die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung birgt Herausforderungen

Keine Datenschutz-OasenAb dem 25. Mai tritt die neue europäische Datenschutz-

Grundverordnung (DSGVO) in Kraft. In bereits weniger als

einem halben Jahr müssen europäische Unternehmen die

aktualisierten Vorgaben erfolgreich umgesetzt haben. Erfüllen

Unternehmen die Auflagen nicht pünktlich bis zum Stichtag,

so drohen Bußgelder in hoher Summe.

Die derzeit geltende Datenschutz-Grundverordnung wurde seit 1995nicht mehr erneuert – die vergangenenvier Jahre wurde über die Neuerungenverhandelt. Es verwundert entspre-chend wenig, dass die Neuauflagen beachtliche Veränderungen und eineVielzahl neuer Bestimmungen enthal-ten. Insbesondere wird im Rahmen der Aktualisierung darauf abgezielt,EU-Bürgern noch mehr Rechte, Transparenz über die Datenhaltungund -verwendung und ein erhöhtesMaß an Sicherheit in diesem Zusam-menhang zu gewährleisten.

Die Datenschutzrichtlinien sollenfür alle EU-Länder gleichermaßen gelten und somit dem Entstehen unter-schiedlicher Datenschutz-Standardszwischen den Ländern entgegenwir-ken. Der Existenz so genannter Daten-schutz-Oasen wird damit endgültig einEnde zu setzen versucht. Mit Inkraft-treten der neuen DSGVO 2018 stehen Unternehmen außerdem in der Pflicht, die Einwilligung der be -troffenen Personen einzuholen, bevorentsprechende Daten weiterverwendetwerden dürfen. Weitergehend müssenUnternehmen zusätzlich deklarieren,wozu die jeweiligen Daten genutztwerden. Die Wahrscheinlichkeit fürdas Inkrafttreten des „Rechts auf Vergessen Werden“ einzelner Person-en wird durch die Neuauflage derDSGVO erhöht.

Pflichten mit deutlich erhöhtem AufwandSo positiv die Auswirkungen der Neu-regelungen für einzelne Personen auchsind, für europäische Unternehmenentstehen dadurch einige Problemeund Herausforderungen. Die neuenPflichten sind mit einem deutlich erhöhten Aufwand verbunden. Aller-dings setzen sich aktuell die wenigstenUnternehmen ausreichend mit dieserThematik auseinander, geschweigedenn befinden sich bereits in der Erar-beitung entsprechender Maßnahmen,um den künftigen Anforderungen gerecht werden zu können. Das wohlgrößte Problem dabei: Erfüllen Unter-nehmen die Auflagen nicht pünktlichbis zum Stichtag, so drohen Bußgelderin hoher Summe. Die Strafzahlungenkönnen dabei bis zu stolze 4 Prozentdes Jahresumsatzes der jeweiligen Unternehmen betragen.

Schnell und effektivhandelnDie Entwicklung und Umsetzung dernotwendigen Maßnahmen zur Erfül-lung der Neuregelungen ist ein lang-fristiger, zeitaufwendiger Vorgang, der nicht innerhalb weniger Tage odergar Wochen abzuschließen ist. Bereitszum jetzigen Zeitpunkt muss die ver-bliebene Zeit bis zum Stichtag im Mai2018 als knapp betrachtet werden, um

rechtzeitig mit den künftigen Auflagenkonform zu werden. Außerdem wirdes keine Übergangsfrist für die Daten-schutz-Grundverordnung geben, dieden Adaptionsvorgang erleichtert: Esgelten bis zum Stichtag die aktuellenRegelungen. Mit anderen Worten: Ge-rade jetzt findet die Übergangsphase

statt. Es ist also allerhöchste Zeit, sichmit dieser Thematik zielführend aus -einanderzusetzen. Große Unterneh-men können dieser Herausforderungrelativ gelassen gegenüberstehen, dasie in Hinblick auf die Entwicklungund Implementierung entsprechenderMaßnahmen auf eigens dafür errich-tete Abteilungen bauen können. Gerade für kleine und mittelständischeUnternehmen ist es nun äußerst rat-sam schnellstmöglisch tätig zu werdenund auch externe Berater heran zu ziehen um der Neuregelung noch frist-gerecht gegenüber treten zu könnenund Bußfgelder zu umgehen.(www.medialine.ag)

Die MedialineAG hat eineeigeneChecklisteentwickelt,die anhandkonkreterBeispielezeigt, in-wiefernStandard-aufgabenan externeDienstleis-ter ausge-lagertwerdenkönnen.


Konica Minolta: Newcomer treffen auf Dauerbrenner

IT-Security-Trends 2018Ebenso rapide wie sich Technologien weiterentwickeln, steigt

der Druck auf IT-Verantwortliche in Unternehmen auch 2018

stetig an. Die vielen noch ungelösten Aufgaben in Bezug auf

den Start der DSGVO sowie brisante Fragen rund um neue

Angriffsziele und Verteidigungsstrategien werden die Agenda

dominieren. Experten des IT-Dienstleisters Konica Minolta

haben die wichtigsten IT-Security-Themen 2018 benannt.

DSGVO: Showdown am 25. Mai Seit zwei Jahren in Kraft, läuft dieSchonfrist bald ab. Bis dahin müssenalle Unternehmen technisch und orga-nisatorisch Sorge dafür tragen, dass diein der DSGVO formulierten verschärf-ten Anforderungen an Schutz und un-wiederbringlicher Löschung von Datensowie der Meldepflicht bei Verstößenumgesetzt werden. Viele Unterneh-men sind noch nicht vollumfänglichvorbereitet. Versäumnisse können siejedoch teuer zu stehen kommen.

Wandel bei Antiviren-LösungenBereits 2017 wurden die Experten-stimmen immer lauter, dass das klassi-sche Konzept der Endpoint-Securitymithilfe von statischen Antiviren-Lösungen an ihr Ende gelangt. Durchneue Technologien sowie neue Geräteund verändertes Nutzer- und Angreifer-

verhalten hat der althergebrachte Ansatz zuletzt zunehmend an Sinn -haftigkeit und Effektivität eingebüßt.An Bedeutung gewinnen werden Sys-teme, die sich auf Machine Learningund KI (Künstliche Intelligenz)-Tech-nologien stützen und sich weitgehendselbstständig weiterentwickeln.

Feuerlöscher statt BrandmauerIn einer immer stärker vernetzten Welt richtet das Schutzparadigma, sichund seine Daten hinter buchstäblichenMauern wie Firewalls abzuschotten,mehr Schaden als Nutzen an. Deshalbändert sich die Denkweise: Die Frageist nicht länger, wie ein Angriff zu ver-hindern ist, sondern vielmehr, wie dieVerteidigungsstrategie aussehen muss.Verglichen mit dem Brandschutzkon-zept für ein Gebäude steht also nichtmehr die Errichtung von Brandschutz-vorrichtungen im Vordergrund, son-dern die strategisch kluge Verteilungvon Rauchmeldern und Feuerlöschern,die eine blitzschnelle Reaktion undEindämmung ermöglichen.

Fachkräftemangel: Auswege?Auf bis 1,8 Millionen bis zum Jahr2022 wird der weltweite Fachkräfte-mangel im Bereich Cyber-Security vomCenter for Cyber Safety and Educationund (ISC) geschätzt. Allein in Europawerden 350000 Fachkräfte für IT-

Sicherheit fehlen. Dieser Trend schlägtsich bereits heute auf die Nachfragenach Managed-Security-Services nie-der. Dabei lässt sich zunehmend erken-nen, dass Unternehmen nicht mehr alleine mit dem Ressourcenmangel ringen. Auch die Fähigkeit internerFachkräfte, im dynamischen Security-Markt den Überblick zu behalten undtagesaktuelle Veränderungen zu bewäl-tigen, lässt sich nicht mehr zuverlässigsicherstellen. Automatisierung undOutsourcing bieten hier den Ausweg.

Verwundbarkeit von Industrie 4.0Während Sicherheitsbewusstsein undentsprechende Konzepte in der her-kömmlichen IT sich immer stärker verankern, hinkt der Fertigungsbereichhinterher. Maschinensteuerungen basieren vielerorts noch auf veraltetenBetriebssystemen, die aufgrund derEinstellung von Herstellerupdates unzählige Sicherheitslücken bieten.Die Risiken für Unternehmen durchManipulationen oder Datenabflüssesind kaum vorstellbar. Die Aktualisie-rung und Absicherung dieser Systeme,die durch die immer engmaschigereVernetzung an Dringlichkeit gewinnt,wird eines der dominierenden Sicher-heitsthemen 2018 und darüber hinaus.

Exponentielles Wachstum des IoTManche Experten prognostizieren 30 Milliarden bis 2021 (IDC), andere75 Milliarden bis 2022 (Deutsche Telekom): Wie die Zahlen von IoT-Endpoints in drei bis vier Jahren auchaussehen werden; das Internet ofThings (IoT) wächst mit exponentiellerGeschwindigkeit und damit auch dieNotwendigkeit adäquater Sicherheits-konzepte. Denn jeder Endpunkt istgleichzeitig ein potenzielles Einfallstorfür Cyber-Schädlinge und -Kriminelle.(www.konicaminolta.de)

Experten von Konica Minoltahaben die wichtigs-ten IT-Security-Themen für 2018zusammengestellt.

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Sicherheit

Geschäftsprozesse


GFT: IT als Teil der inneren Sicherheit?

Sicherheit an der BasisIn immer größeren Mengen und immer kürzeren Abständen

kommen neue, smarte IT-Produkte auf den Markt. Jeder An-

wender hinterlässt bei der Nutzung einen digitalen Fußabdruck

im Netz und gibt Daten von sich preis. Um diese und essen-

zielle Versorgungsdienstleistungen zu schützen, greift das Bun-

desamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) immer

öfter mit Gesetzgebungen, Richtlinien oder Gütesiegeln ein.

Sorgt das BSI für zunehmende Büro-kratie und steigende Kosten? Oderhandelt es sich um eine längst überfäl-lige Amtshandlung? „Für Herstellervon IT-Produkten gibt es noch deutlichzu wenig Anreize, um neben Aspektenwie Funktionalität, Einfachheit undSchnelligkeit auch die Sicherheit in dieProdukterstellung einfließen zu lassen.Rein freiwillige Vorgaben fanden bishernoch wenig Umsetzungsbereitschaft in der Wirtschaft“, so Michael Voss,Geschäftsführer der Gesellschaft fürTelekommunikation Voss mbH.

Vom Gütesiegel bis zum GesetzWenn es um IT-Sicherheit geht, besteht auch bei kommunalen Ein-richtungen Nachholbedarf: Immer wieder kommen Datenlecks etwa inRathäusern ans Licht. Als erstes Bun-desland richtete Bayern deshalb zum1. Dezember 2017 ein eigenes Landes-amt für IT-Sicherheit ein. Auch für denVerbraucher ist bei der Produktwahldie Sicherheit oft nur zweitrangig.Selbst wenn Wert auf Datenschutz gelegt wird, lässt sich dieser bei Produkten nicht sofort durchschauen.Deshalb plant das BSI die Einführungeines Gütesiegels, das zunächst für internetfähige Produkte und Konsum-

güter gilt, langfristig aber auch auf IT-Dienstleistungen und Software -lösungen ausgeweitet werden kann.

„IT-Abteilungen profitieren natür-lich von Produkten, die von vornhe-rein verlässlich sind, weil sie dann we-niger Geld und Zeit in ihr Sicherheits-netz investieren müssen. Gütesiegelfür die Produkte sorgen in diesem Zusammenhang für Transparenz undweniger Unsicherheit bei Verbrau-chern“, weiß Voss. Außerdem setzt dasMinisterium verstärkt auf Kooperatio-nen wie etwa mit dem Zentralverbanddes Deutschen Handwerks (ZDH), der2017 die entsprechende Absichtserklä-rung unterzeichnete. Auch versuchtdas BSI durch die Ausweitung der Allianz für Cyber-Sicherheit die Sensi-bilität für das Thema zu stärken undgleichzeitig unterstützend zu wirken.Die Allianz besteht aus Herstellern, Betreibern sowie Experten aus Wissen-schaft und Forschung und unterstütztvor allem KMUs. Nicht zuletzt ver-schärft das BSI mit dem IT-Sicherheits-gesetz die Vorschrift zu Meldungenvon Datenlecks oder Hackerangriffen.

Sinkende IT-Budgets

Laut einer aktuellen Studie wurde imletzten Jahr jedes fünfte mittelständi-sche Unternehmen Opfer von Hacker-

angriffen, gleichzeitig sanken die IT-Budgets im Vergleich zum Vorjahr.Besser sieht es nur bei Betreibern sogenannter kritischer Infrastrukturen(Kritis) aus Bereichen wie Energie- undWasserversorgung oder Informations-technik aus: Sie mussten das neue IT-Sicherheitsgesetz bereits umsetzen, dasMindestanforderungen an die Informa-tionssicherheit stellt. Zwei Drittel derKritis-Betreiber wollen deshalb ihr IT-Budget erhöhen, erst die Hälfte konnteallerdings ihre IT-Sicherheit schon andas genannte Gesetz anpassen. EinAusfall der wichtigen Versorger unddessen Auswirkungen auf Wirtschaftund Gesellschaft in Deutschland rechtfertigen laut BSI ihre Behandlungals Teil der inneren Sicherheit.

Telekommunikationsunternehmenetwa verpflichtet das IT-Sicherheits -gesetz, Kunden zu warnen und ihnennach Möglichkeit Lösungsvorschlägezur Verfügung zu stellen, wenn sieeinen Missbrauch oder Angriff aufderen Anschlüsse feststellen. „Um dieKosten bei möglichen Angriffen niedrigzu halten und die Kommunikation zuerleichtern, lohnt es sich, Technik undLeistung von ein und demselben An-bieter zu beziehen“, rät Telekommuni-kationsexperte Voss, der als unabhängi-ger Dienstleister beide Seiten, also Services und Produkte, überprüft undsie durch Verhandlungen zu optimie-ren weiß. „Das Ziel einer gesamtstaat -lichen Cyber-Sicherheitsinfrastrukturlässt sich nur mit einer Mischung ausGesetzen und freiwilligen Koopera -tionen erreichen. So verbessert sich die technische Sicherheit an der Basis,während der Austausch zwischenWirtschaft, Staat und Wissenschaft zur tiefergehenden Vorbeugung vonHackerangriffen und Datendiebstahlbeiträgt“, so Voss. (www.gft-voss.de)

Michael Voss, Geschäftsführer der Gesellschaft für Telekommuni-kation Voss mbH: „Das Ziel einer gesamtstaatlichenCyber-Sicherheits -infrastruktur lässtsich nur mit einerMischung aus Gesetzen und frei-willigen Koopera-tionen erreichen.“

BIT 1–2018 | 39


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E-Rechnung, PDF

Geschäftsprozesse

E-Rechnungs-Gipfel am 15. und 16. Mai in Bonn

Das Jahr der E-RechnungDer E-Rechnungs-Gipfel fördert seit Jahren den wichtigen

Erfahrungs- und Wissensaustausch in der Öffentlichen Verwal-

tung und der Privatwirtschaft. Diese fachlich hochstehende

Tagung hat sich inzwischen als eine zentrale deutschsprachige

Leitveranstaltung etabliert und trägt dazu bei, dass die

E-Rechnung als wichtiger Bestandteil jeder Digitalisierungs-

strategie zügig und auf breiter Front eingeführt werden kann.

Mit der EU-Richtlinie 2014/55/EUüber die elektronische Rechnungs -stellung bei öffentlichen Aufträgen ist die E-Rechnung in der öffentlichenVer waltung angekommen. Ausgehendvon diesen Vorgaben stellt eine elektro-nische Rechnung eine Rechnung dar, die in einem strukturierten Datensatzerstellt, übermittelt und empfangenwird. Zudem muss sie in einem Formatvorliegen, das die automatische undelektronische Verarbeitung ermöglicht.

Die europäische Norm darf in den Mitgliedstaaten durch eine so gen-nante Core Invoice Usage Specificationkonkretisiert werden, so dass auch nationale und branchenspezifische Besonderheiten in der elektronischenRechnung Berücksichtigung findenkönnen. In Deutschland wurde derStandard XRechnung entwickelt undbeschlossen. In diesem Zusammen-hang führt der Verband elektronischeRechnung (VeR) seit Herbst 2017 mitder zentralen Koordinierungsstelle für

IT-Standards (KoSIT) und dem Bundes-ministerium des Innern (BMI) ein um-fangreiches Planspiel durch, um dieelektronische Rechnungsstellung systematisch zu erproben. Erste Ergeb-nisse und Empfehlungen werden imRahmen des E-Rechnungs-Gipfels am15. und 16. Mai in Bonn vorgestellt.

Rechnungen ab November elektronischDie Verpflichtung des Bundes zur Annahme und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen tritt gemäß E-Rechnungsverordnung am 27. November in Kraft. Für subzentraleöffentliche Auftraggeber, Sektorenauf-traggeber und Konzessionsgeber trittdie Verordnung erst ein Jahr später in Kraft. Für die Übermittlung von elek-tronischen Rechnungen an Bundesbe-hörden ist zwingend die Nutzung einesVerwaltungsportals vorgeschrieben. ZurUnterstützung der Verwaltungen desBundes wird flankierend eine zentraleRechnungseingangsplattform auf Bun-desebene entwickelt, die es Bundesein-richtungen ermöglichen soll, den elek-tronischen Rechnungseingang zu be-wältigen. Für die eigentliche Übermitt-lung der elektronischen Rechnung ste-hen vier Einbringungsarten zur Verfü-gung: Web-Formular, File-Upload, Web-Services und via DE-Mail oder E-Mail.

GoBD und Verfahrens -dokumentation

Wie für Unternehmen so sind auch für öffentliche Auftraggeber – sobaldeine Steuerpflicht begründet wird – die GoBD einschlägig. Entsprechendsind aufzeichnungs- und aufbewah-rungspflichtige Daten, Datensätze,elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen auch in elektronischer Form aufzubewahren.Für die Dauer der Aufbewahrungsfristmüssen sie unveränderbar erhaltenbleiben und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Eine Aufbewahrung in aus-schließlich ausgedruckter Form istnicht zulässig. Der gesamte E-Rech-nungs-Prozess ist in einer Verfahrens-dokumentation zu dokumentieren und von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich der formellen und sachlichen Richtigkeit in ange -messener Zeit prüfbar sein.

Leitfaden zur Umsetzung

Die Einführung der E-Rechnung eröff-net die Möglichkeit, von den Vorzügendes elektronischen Rechnungsaus-tauschs zu profitieren. Es empfiehltsich zunächst die Erarbeitung der(rechtlichen) Rahmenbedingungensowie die Analyse der bestehendenProzesse. Ausgehend von den aktuel-len Prozessen kann dann die Soll-Situation abgeleitet werden. Auf dieser Basis lässt sich eine individuelleUmsetzungsstrategie erarbeiten sowieein Fachkonzept entwickeln. Als Hilfe-stellung für die praktische Umsetzungsei insbesondere auf den „Leitfadenzur Einführung der elektronischenRechnung in der öffentlichen Verwaltung“ verwiesen. (www.e-rechnungsgipfel.de)

Johannes von Mulert, Gründer E-Rechnungs-Gipfelund Geschäfts -führer Vereon AG:„Im Rahmen vonProjekten zur Einführung der E-Rechnung sollteauch immer die Optimierung desGesamtprozessesvon der Bestellungbis zur Bezahlungbetrachtet werden.“


BIT 1–2018 | 41

Foxit Europe: Attraktives Lizenzmodell spart IKB Bank Kosten

Gute LösungsansätzeNahezu jedes Unternehmen hat einen PDF-Editor im Einsatz –

so auch die IKB Deutsche Industriebank AG. 2011 wechselte

sie von Adobe Acrobat auf PhantomPDF von Foxit Software

und spart damit jedes Jahr hohe Wartungskosten ein. Die

Bedienung der Software orientiert sich stärker an Microsoft

Office – das freut auch die Anwender.

sowie zum Signieren von PDF-Doku-menten und Formularen. Die Softwareist mit dem ISO-Standard 32000 /PDF 1.7 konform und arbeitet mitallen vorhandenen PDF-Dokumentenund Formularen zusammen. Eine Migration auf PhantomPDF ist daherjederzeit möglich.

Weiterer Pluspunkt

Das attraktive Lizenzmodell über-zeugte nicht nur Martin Behrendt, sondern auch die Pilotgruppe, sodassdie IKB sich für die Lösung von Foxitentschied. Die Anwender erzeugenPDF-Dateien aus Office-Dokumenten,entnehmen Seiten aus PDFs oder verschieben sie innerhalb einer Datei.Somit reicht die Nutzung des kosten -losen Readers nicht aus. „Der Umstieglief allerdings doch nicht so rund, wie

wir uns vorgestellt haben“, sagt derTeamleiter. „Es gab einige Schwierig-keiten bei der Anwendung und auchauf der technischen Seite.“ Diesekonnten jedoch mit Unterstützung vonFoxit gelöst werden. „Der Support hatimmer schnell mit guten Lösungsan -sätzen reagiert“, so Martin Behrendt.Hilfreich waren außerdem die zahlrei-chen Tutorial-Videos zu den wichtigs-ten Funktionen von PhantomPDF, dieauf der Webseite von Foxit zur Verfü-gung stehen. Somit war der Schulungs-aufwand äußerst gering. Zudem stehendie Funktionen, wie bei Microsoft Office, über kontextsensitive Ribbonszur Verfügung. Da das UnternehmenMS-Office nutzt, ist dies ein weitererPluspunkt im Vergleich zu Acrobat.

Mittlerweile ist bei der IKB dieVersion 8.3 von PhantomPDF im Ein-satz und man ist mit dieser zufrieden.„Was wir uns noch wünschen, ist vorallem eine verbesserte Integration mit SharePoint, beispielsweise das direkte Bearbeiten von PDFs“, sagt der Teamleiter. „Auch eine schnellereVerfügbarkeit der deutschen Sprach -versionen wäre gut.“ Foxit verfügtmittlerweile über eine Europe GmbHmit Sitz in Berlin, so dass dies künftigschneller gewährleistet ist.(www.foxitsoftware.com/de)

Die IKB mit Hauptsitz in Düsseldorfund weiteren Standorten in Berlin,Frankfurt, Hamburg, München undStuttgart beschäftigt ca. 1430 Mit ar -beiter. Ein Großteil von ihnen, nämlich800, verwenden einen PDF-Editor. Bis 2011 war dies Adobe Acrobat. Einezu diesem Zeitpunkt fällige Neulizen-sierung nahm Martin Behrendt, Team-leiter für Office Communication undCollaboration bei der IKB, zum Anlass,sich nach Alternativen umzuschauenund wurde bei seiner Internetrecher-che auf PhantomPDF aufmerksam.Dabei handelt es sich um einen an-wenderfreundlichen PDF-Editor miteinem umfassenden Leistungsumfangzu erschwinglichem Preis. Er bietetFunktionen zum Zusammenarbeitenund Erstellen, Bearbeiten, Kommentie-ren, Freigeben, Sichern, Organisieren,Exportieren, Erkennen von Text (OCR)

IKB Deutsche Industriebank AG

Die IKB begleitet mittelständische Unternehmen in Deutschland undEuropa mit Krediten, Risikomanagement, Kapitalmarkt- und Beratungs-dienstleistungen. Seit ihrer Gründung im 1924 ist sie eng mit den deutschen Unternehmen und Unternehmern verbunden. Das Ge -schäfts modell basiert auf langjährigen, stabilen Kundenbeziehungen sowie einem ausgeprägten Verständnis für Mittelstandsthemen.Im Rahmen des Onlineangebots steht die IKB Privatkunden mit Tages-

und Festgeldern, Auszahlplänen sowie einem ausgewählten Wertpapier-angebot zur Verfügung. Dieses Angebot nutzen über 80000 Kunden.

Die IKB mit Hauptsitz in Düsseldorfbeschäftigt ca. 1430 Mitarbeiter.


GetMyInvoices: Alle Eingangsrechnungen automatisch im Blick

Einfach Zeit sparenUnternehmen erhalten Rechnungen über unterschiedlichste

Wege – per Post, E-Mail oder über Portale, in die sie sich

einloggen müssen. Alle Monat für Monat oder erst am

Jahresende zusammenzutragen und der Buchhaltung oder

dem Steuerberater zu übergeben, kostet oft einiges an

Aufwand. Doch Abhilfe ist einfach – mit intelligentem

Rechnungs management aus der Cloud. Es befreit Unter -

nehmen von Routinetätigkeiten, spart Zeit und Geld.

So lädt beispielsweise GetMyInvoicesvon Simplessus Rechnungen aus mehrals 500 Online-Portalen automatischherunter, erfasst das Rechnungsdatumsowie die -summe. „Dazu zählen z. B. Belege der Deutschen Telekomfürs Internet, von Amazon für gekauf-te Produkte oder Google für Werbe -anzeigen und von Booking.com fürHotel buchungen“, verdeutlicht Björn Kahle, Geschäftsführer von Simplessus.Zudem lassen sich E-Mail-Rechnungenaus beliebigen Postfächern und Ord-nern vollautomatisch importieren,ebenso wie Rechnungen, die per Scanner oder Smartphone erfasst werden. So geht auch bei Außen-dienstlern kein Beleg verloren.

Synchronisierung mitanderen SystemenBei solchem cloudbasiertem Rech-nungsmanagement werden sämtlicheDokumente in der zentralen Beleg -verwaltung abgelegt. Die Daten befin-den sich in hochsicheren deutschenRechenzentren, werden verschlüsseltgespeichert und im Backup gesichert.Mit einer browserbasierten Lösunghaben Konteninhaber jederzeit dieMöglichkeit, ohne eine Software zu installieren von überall auf ihre Datenzuzugreifen. Durch die Vergabe vonTags können Rechnungen kategori-siert und korrekt eingeordnet werden.

Sein volles Potenzial entfaltet dascloudbasierte Rechnungsmanagement

jedoch durch eine weitere Funktion:die Synchronisierung der Rechnungenmit anderen Systemen, Online-Buch-haltungen, Steuerberatern, Anbieternvon Managed-Services sowie Shared-Services. Björn Kahle erläutert: „Das bedeutet, dass die Lösung jeden Monat sämtliche Belege automatischin das Buchhaltungssystem importiert.Da rüber hinaus ist eine Übertragungper E-Mail, FTP oder WebDav in Buch -haltungsprogramme und Dokumenten-Management-Systeme möglich.“

Minimaler ErfassungsaufwandAnwender profitieren von einem elek-tronischen Eingangsrechnungswork-flow. Dieser verkürzt die Zeit zwischendem Erhalt einer Rechnung und ihrerEingabe ins Buchführungssystem und ermöglicht insbesondere kleinen sowie mittelständischen Unternehmen(KMU) einen großen Schritt zu auto-matisierter Buchführung und effizien-tem Cashflow-Management. Nebenbeioptimieren sie ihre Kommunikationmit Steuer- oder Unternehmensbera-tern. Denn wenn die Software man-dantenfähig ist, können Berater fürihre Mandanten Konten anlegen, verwalten sowie direkt auf die Doku-mente zugreifen. Lästiges Hinterher -telefonieren nach nicht vorliegendenRechnungen ist passé.

Der Erfassungsaufwand wird somitauf ein Minimum reduziert. Es bleibtmehr Zeit für unternehmerische Ideen.Dies ist eine Menge, wenn man die Ergebnisse einer aktuellen Sage-Studiebetrachtet. Denn KMU in Deutschlandverbringen 3,7 Prozent ihrer Arbeits-zeit mit administrativen Aufgaben, was einem Produktivitätsverlust von28,2 Mrd. Euro pro Jahr entspricht.(www.getmyinvoices.com)

Björn Kahle, Geschäftsführervon Simplessus: „Beim cloudbasier-ten Rechnungs -management werden sämtlicheDokumente in der zentralen Belegverwaltungabgelegt.“

Mit GetMyInvoiceskönnen Steuer-oder Unterneh-mensberater z. B.ihre MandantenKonten anlegen,verwalten sowie direkt auf die Dokumente zu greifen.

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E-Rechnung, PDF

Geschäftsprozesse


Crossinx: Blockchain & Machine Learning heben E-Invoicing auf nächstes Level

Den Weg ebnenBlockchain und Machine Learning sind die Technologien,

die KMU 2018 besonders beschäftigen. Doch noch wissen

viele nicht, wie sie sie wertschöpfend einsetzen können.

Eine Möglichkeit wäre z. B. in Kombination mit E-Invoicing.

Marcus Laube, Gründer und Geschäftsführer von Crossinx,

über die E-Invoicing-Trends 2018.

Die Vorteile, die eine Umstellung von papierbasierten auf elektronischeRechnungen mit sich bringt, sindlängst bekannt. Allen voran sorgt eine Automatisierung von Rechnungs-prozessen für eine enorme Kosten -ersparnis und minimiert die Fehler-wahrscheinlichkeit innerhalb der Abwicklung von Zahlungsvorgängen.Die Entwicklung der Wirtschaft wirdzusehends unberechen barer undzwingt Unternehmen dazu, sich nachneuen Konzepten umzusehen, umihren Betrieb und besonders den Ein-satz ihrer finanziellen Mittel so flexibelwie möglich zu gestalten. Denn nurmit der Fähigkeit, sich schnell und kosteneffizient an neue Marktbedin-gungen anzupassen, können Unterneh-men langfristig ihre Existenz sichern.

Um ihre Finanz-Performance zuverbessern, setzen viele Unternehmenauf das Optimierungspotenzial, dassich entlang der Lieferkette, der SupplyChain, ausschöpfen lässt. Mit SupplyChain Finance werden interne Ge-schäftsprozesse verbessert, Medienbrü-che verhindert und die Zusammenar-beit mit Lieferanten und Kunden inten-siviert. Das dabei freigesetzte Kapitalsorgt für eine Liquiditätsoptimierung.

Hier kommen Technologien der nächsten Generations ins Spiel: Machine Learning und die Blockchain-Technologie haben das Potenzial, dieAbwicklung von Zahlungsvorgängen

zu revolutionieren und nach klassi-schem E-Invoicing und Supply ChainFinance die nächste Stufe der Finanz-prozessoptimierung zu zünden.

Machine Learning

KMU erhalten täglich zahllose Rechnungen. Diese verursachen vielVer arbeitungsaufwand und damit hohe Kosten. Technische Lösungen,die auf Machine Learning basieren,können Rechnungen und Belege nichtnur automatisch erfassen. Das System erkennt und versteht auch zentraleDaten wie IBAN, BIC, Mehrwert-steuer, Anschrift oder Rechnungs -nummer und kann diese in Höchst -geschwindigkeit verarbeiten. Dazu ge-hört nicht nur, die Daten zu speichern,sondern sie richtig zuzuordnen, zu sortieren und im letzten Schritt auchzu archivieren. Machine Learning gestützte Rechnungsverarbeitung erkennt außerdem etwaige Fehler und korrigiert sie. Ein Eingriff vonaußen ist nur noch dann erforderlich, wenn sich Stammdaten ändern.

Blockchain

Die Blockchain-Technologie ist längstvon der Hype- in die Anwendungs-Phase übergegangen. Innerhalb einersimplen Einkaufstransaktion laufen imNormalfall eine Bestellung, ein Liefer-

schein und eine Rechnung über denTisch eines Sachbearbeiters, der denVorgang und alle Dokumente auf ihreRichtigkeit prüft. Würde diese Einkauf-stransaktion über die Blockchain abge-wickelt, würden sämtliche Kontrollenentfallen. Herkunft, Echtheit und Richtigkeit der Dokumente wären hier garantiert. Es wäre so auf kurzeSicht denkbar, das Geschäftsdokument Rechnung komplett abzuschaffen, daeine Zahlung die logische Konsequenzauf eine erfolgte Lieferung wäre.

Die Möglichkeiten, die Technolo-gien dieser Art mit sich bringen, habendas Potenzial, den Markt komplett zuverändern. Wenngleich die Abschaf-fung von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen – nicht zuletzt aus finanzbehördlicher Sicht – heute nochundenkbar scheint, ist sie technisch bereit durchaus möglich. Dementspre-chend ist der erste Schritt in Richtungdigitaler Zukunft, Papierdokumentevollständig aus den Unternehmen zuverbannen. Prozesse werden so opti-miert und der Weg für die folgendenEntwicklungsschritte wird geebnet. (www.crossinx.com/de)

Marcus Laube,Gründer und Geschäftsführervon Crossinx:„Machine Learningund die Blockchain-Technologie habendas Potenzial, dieAbwicklung vonZahlungsvorgän-gen zu revolutio-nieren.“

Blockchain und Machine Learningwerden kleine und mittelgroße Unternehmen in diesem Jahr besonders beschäftigen.Abb. William Bout, Unsplash.

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Ein interessanter Rückblick auf 10 Jahre E-Invoicing

Weiter vorantreibenGerade feierte Crossinx, einer der führenden deutschen

Anbieter für Financial Business Collaboration, sein 10-jähriges

Bestehen. Grund genug, Bilanz zu ziehen und einen Rückblick

zu wagen, was in den letzten 10 Jahren E-Invoicing passiert ist.

Ein historischer Abriss von Crossinx-Gründer Marcus Laube.

Viele werden sich schon nicht mehr andie zehn Jahre zurück liegenden Rah-menbedingungen zur elektronischenRechnungsverarbeitung erinnern. Im Jahre 2007 gab es grundsätzlichnur zwei Möglichkeiten elektronischeRechnungen zu verschicken: mit einerelektronischen Signatur oder im so genannten EDI-Verfahren. Damit wa -ren die prozessualen und technischen Hürden noch relativ hoch. Zudem wardie Ausprägung der Signatur und desEDI-Verfahrens in jedem Land der EUunterschiedlich. Dementsprechendwar die Nutzung solcher Lösungen nur einigen Pionieren vorbehalten.

Gründung von Crossinx

Dennoch waren auch schon damalsdie Vorteile der elektronischen Rech-nungsstellung gegenüber dem Papier-prozess eindeutig. „Vor diesem Hinter-grund habe ich mich gemeinsam mitvier weiteren Kollegen dazu entschie-den, die Firma Crossinx zu gründen“,so Marcus Laube . „Über eine zentralePlattform (damals wurde der Begriff‘Cloud’ noch nicht genutzt) wolltenwir Unternehmen eine noch einfa-chere Möglichkeit bieten, elektroni-sche Rechnungen mit ihren Kundenund Lieferanten auszutauschen.“ Erste Kunden wie TNT, Lufthansa AirPlus, IG Metall und Enercon konnten schnell von den Vorteilenüberzeugt werden.

Nutzung & Verbreitungvon E-InvoicingDie relativ hohen Anforderungen andie elektronischen Rechnungen ver-bunden mit der noch geringen Nut-zung haben die EU-Kommission nochim Jahr 2007 bewogen, eine Experten-gruppe zum Thema E-Invoicing zu be-rufen. Experten aus den verschiedenenEU-Ländern, zu denen Marcus Laubeebenfalls gehörte, wurden gebeten,Verbesserungsvorschläge zu entwi-ckeln. Zentrale Themenschwerpunktewaren die Entwicklung eines europäi-schen Datenformats, die Vereinfachungder technischen und prozessualen An-forderungen und die europäische Ver-einheitlichung dieser Anforderungen.

Im Laufe der 2-jährigen Projekt -arbeit wurden verschiedene Ergebnissebzw. Vorschläge erarbeitet. Rückbli-ckend ist klar, dass insbesondere dieÄnderungen der technischen Voraus-setzungen prägend für die weitere Zu-kunft des E-Invoicings waren. DieserVorschlag wurde später in der Richt -linie RL 2010/45/EU umgesetzt, nach der Signaturen und EDI-Verfahrennicht mehr zwingende Voraussetzungfür den Versand elektronischer Rech-nungen darstellen. Vielmehr musste ab diesem Zeitpunkt die Integrität undAuthentizität der Rechnungen sicher-gestellt werden und zwar losgelöstvom technischen Verfahren. Für vieleUnternehmen war dies eine technischeErleichterung, so dass neue Projekte in

diesem Umfeld gestartet wurden. Ausheutiger Sicht ist die Projektgruppe allerdings am Anspruch gescheitert,einheitliche Regelungen für alle euro-päischen Länder zu schaffen. Die Un-terschiede in der Praxis in den einzel-nen Ländern sind heute teilweise sogarnoch größer als sie es damals waren.

Nichtsdestotrotz sollte die positiveArbeit der Expertengruppe fortgeführtwerden. Dafür wurde das so genannte„Multi Stakeholder Forum for e-Invoi-cing“ (MSHFEI) ebenfalls im Jahr 2010ins Leben gerufen. Das Forum solltedie Implementierung der neuen Richt-linie in den Ländern überwachen undan einer weiteren Optimierung arbei-ten. Aus jedem Land wurden zwei Vertreter in das Forum nach Brüsselberufen, die sich aus den ebenfalls einzurichtenden nationalen Gremienfür E-Invoicing rekrutieren. In diesemFall hat Deutschland die europäischeAnforderung zügig und als eines derersten Länder umgesetzt und noch imJahr 2010 das „Forum elektronischeRechnung Deutschland“ (FeRD) ge-gründet. Auch hier ist Crossinx einerder Initiatoren und Mitgründer des Forums mit dem Ziel die Nutzung derelektronischen Rechnung in Deutsch-land insgesamt weiter voranzutreiben.

Entwicklung eines Roaming-StandardsParallel zu den Initiativen der Europä -ischen Kommission haben neben Crossinx aber auch weitere Anbieterund Dienstleister Lösungen für elektro-nische Rechnungen entwickelt. Zuneh-mend hat sich daher die Frage gestellt,wie die Rechnungsdaten ausgetauschtwerden, wenn Versender und Empfän-ger der elektronischen Rechnung je-weils einen anderen Dienstleister nut-zen. Schnell wurde klar, dass hierfür

Crossinx-GründerMarcus Laube:„Die letzten zehnJahre waren vonhoher Dynamik geprägt und es ist schon heute erkennbar, dassdiese Dynamik undKomplexität weiterzunehmen wird.“

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E-Rechnung, PDF

Geschäftsprozesse


Die Umsetzung der EU-Richtliniein nationale Gesetzgebung ist im De-zember 2016 durch das E-Rechnungs-gesetz erfolgt. Mit dieser Basis und Fol-geregelungen wurde definiert, dass aufBundesebene der Empfang elektroni-scher Rechnungen bis November 2018und auf kommunaler Ebene bis April2020 umgesetzt werden muss. Darü-ber hinaus werden bis April 2020 auchalle Lieferanten verpflichtet, elektroni-sche Rechnungen zu versenden.

Im gleichen Zeitraum und teil-weise schon davor haben sich in Süd-amerika so genannte Clearance Mo-delle entwickelt. Inzwischen verbrei-ten sich diese Modelle aber auch inweiteren Teilen der Welt, selbst inEuropa. Kern dieser Modelle ist, dassdie Rechnungen nicht erst Jahre spätergeprüft werden, sondern Rechnungenelektronisch erst an eine zentrale Ver-waltungsstelle wie z. B. das Finanzamtgeschickt werden, bevor sie an denKunden weitergeleitet werden kön-nen. Dies gilt nicht für Rechnungen andie öffentliche Verwaltung sowie anGeschäftskunden. Damit erhält derStaat die volle Transparenz zum Auf-kommen der Umsatzsteuer und kannSchwarzarbeit vermeiden. Durch dieVerpflichtung zu diesem Prozess habenLänder wie Brasilien und Mexiko in-zwischen fast eine hundertprozentigeVerbreitung elektronischer Rechnun-gen erreicht.

Die letzten zehn Jahre waren alsovon hoher Dynamik geprägt. Trotzdemist schon heute erkennbar, dass dieseDynamik und Komplexität weiter zu-nehmen wird. Sie spielt sich dabei aufunterschiedlichen Ebenen ab. Zumeinen werden die Anforderungen andie Tax Compliance weiter stark zu-nehmen, insbesondere im internationa-len Kontext. Dabei wachsen die Unter-schiede zwischen den Ländern weiter

an, die eine zunehmende Kreativitätzur Steigerung des Umsatzsteuerauf-kommens entwickeln. Eine weitereEntwicklung ist die Betrachtung von E-Invoicing im Zusammenhang mit dergesamten Financial Supply Chain. DieRechnung ist dabei nur ein Bestandteildes gesamten Dokumentenaustauschszwischen Käufer und Verkäufer. Hin-tergrund dieser Entwicklung ist die Er-kenntnis, dass eine immer schnellereProduktentwicklung auch die Digita -lisierung der Prozesse notwendigmacht. Schlussendlich werden sichauch neue technologische Entwicklun-gen wie die Blockchain und MachineLearning auf die elektronischen Rech-nungen auswirken. Das Ergebnis die-ser Entwicklungen ist nicht nur diedramatisch steigende Nutzung elektro-nischer Rechnungen in den nächstenJahren, sondern gleichzeitig die Nut-zung von spezialisierten Dienstleistern,um die Komplexität zu beherrschenund sich auf das eigene Kerngeschäftzu konzentrieren.

Und Crossinx? Nach wie vor arbei-ten alle fünf Gründungsmitglieder plusweitere 100 Mitarbeiter in drei euro-päischen Ländern mit dem Ziel, dasRechnungswesen in der Privatwirt-schaft und der öffentlichen Verwaltungzu revolutionieren und ein Netzwerkzu schaffen, das in der deutschsprachi-gen Geschäftswelt einzigartig ist.(www.crossinx.com/de)

einheitliche Verfahren etabliert werdenmüssen (Roaming). Zusammen mitweiteren Anbietern hat Crossinx dieInitiative ergriffen und im April 2009den „Verband elektronische Rech-nung“ (VeR) etabliert. Dessen Haupt-aufgabe war es, einen Roaming-Stan-dard zu entwickeln, der einen einfa-chen Austausch der Rechnungsdatenzwischen Dienstleistern ermöglicht.Vorbild war die Telekommunikations-branche, in der Datenaustausch/Tele-fonie zwischen verschiedenen Anbie-tern ebenfalls problemlos möglich ist.

Da eine ähnliche Entwicklungauch auf europäischer Ebene statt -gefunden hat, entstand die Notwendig-keit auch einen Verband mit europä -ischer Ausrichtung zu gründen. Daswar die Geburtsstunde der „EuropeanE-Invoicing Service Providers Asso -ciation“ (EESPA) im September 2011.„Wiederum war Crossinx an der Grün-dung beteiligt. In beiden Verbändenbin ich noch heute als Co-Chair ver -treten. Dabei ist es mir ein Anliegendie Roaming-Standards der beiden Verbände zu vereinheitlichen, um zumindest zwischen den Anbietern im Markt einen einheitlichen Standardzu nutzen“, erklärt Laube.

E-Invoicing wird Pflicht

Ein weiterer Meilenstein in der Ent-wicklung von E-Invoicing war das Jahr2014 mit der neuen EU-Richtlinie RL2014/55/EU zur elektronischen Rech-nungsstellung bei öffentlichen Aufträ-gen. Diese Richtlinie ist der Ausgangs-punkt für die Verpflichtung aller öffent-lichen Verwaltungen in Europa elek -tronische Rechnungen empfangen zumüssen. Einige Länder haben dieseRichtlinie sehr schnell und umfassendumgesetzt. Deren erste Erfahrungzeigt, dass die Nutzung elektronischerRechnungen dadurch dramatisch an-steigt. Das liegt daran, dass die öffent -lichen Auftraggeber quasi in jedemLand zu den größten Rechnungs -empfängern und -versendern gehören.In Deutschland ist z. B. ca. jedeszweite Unternehmen betroffen.

In den letzten zehn Jahren istrund um dasThema E-Invoicingviel passiert.

Schon früh warendie Vorteile derelektronischenRechnungsstellunggegenüber dem Papierprozess eindeutig. Abb.: pixabay.

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E-Rechnung, PDF

Geschäftsprozesse

Governikus: Bundesverwaltungsamt vergibt Berechtigungszertifikat

Elektronisch identifizierenSeit Juli 2017 ermöglicht der Gesetzgeber eine neue Art des

Auslesens und Nutzung der auf dem Personalausweis-Chip

gespeicherten Daten. Überall dort, wo Personaldaten in ein

Formular übernommen werden sollen, bietet sich das so

genannte Vor-Ort-Auslesen an. Sämtliche seit November

2010 ausgestellten Personalausweise können für das

Vor-Ort-Auslesen genutzt werden.

Unternehmen und Behörden sind inder Lage, benötigte persönliche Datenschnell, einfach und fehlerfrei direkt in ihre Systeme zu übernehmen. DasVor-Ort-Auslesen bedarf einer Berech -tigung durch das Bundesverwaltungs-amt (BVA). Das ersteBerechtigungs -zertifikat hat die S-Direkt MarketingGmbH erhalten, um künftig allen 396 deutschen Sparkassen die Vorteiledieser neuen Möglichkeit vor allem für Kontoeröffnungen in ihren Filialenzu ermöglichen.

Klaus Wolter, Leiter der Vergabe-stelle für Berechtigungszertifikate beimBVA, freut sich über den ersten Antragund die Genehmigung für ein solchesBerechtigungszertifikat: „Wir sind sicher, dass mit dieser neuen Möglich-keit zur Verwendung der Chipdatendie Vorteile der gesamten Personal -ausweisinfrastruktur deutlich zutagetreten. Die seit 2010 bereits möglicheOnline-Verwendung wird dadurch

gestützt werden.“ Wolter weiter: „DieÜbernahme der auf dem Personalaus-weischip enthaltenen Daten dürfen natürlich nicht ohne eine vorherigePrüfung stattfinden. Die Freigabe zumAuslesen erfolgt erst nach Zustimmungdurch den Ausweisinhaber und einemerfolgreichem Lichtbildabgleich mit der auf dem Personalausweis aufge-druckten Zugangsnummer bzw. CAN,im Falle der Sparkassen, durch denSachbearbeiter in der Filiale.“

Auch Matthias Drefs, Bereichs -leiter Zentrale Dienste und Projek -tierung bei der S Direkt-MarketingGmbH zeigt sich begeistert über die

erteilte Berechtigung für das Vor-Ort-Auslesen: „Wir können unseren Sparkassen eine Dienstleistung an -bieten, die einerseits zu 100%igenKundendaten in ihren Systemen führtund andererseits durch die schnelleAbwicklung der Datenübernahmemehr Zeit für die individuelle Kunden-beratung am Schalter gewährt.“

Noch bedarf es einiger VorarbeitenFür das Auslesen vor Ort wird die bis-her für die Online-Nutzung ausgelegteSoftware des Bundes, die Ausweis-App2, noch modifiziert werden müs-sen. Sobald dies umsetzt ist, werden in einer oder mehreren Sparkassen so-wohl die AusweisApp2 als auch benö-tigte Kartenlesegeräte ausgerollt, um in so genannten Pilotprojekten den rei-bungslosen Ablauf zu testen. Gesprä-che mit mehreren Sparkassen für einesolche Pilotierung finden bereits statt.

„Wir gehen derzeit davon aus,dass wir im Laufe des ersten Quartals2018 die AusweisApp2 für das Vor-Ort-Auslesen mit der CAN ausliefern kön-nen“, so Dr. Stephan Klein, Geschäfts-führer der Governikus GmbH & Co.KG, die im Auftrag des Bundes dieAusweisApp2 entwickelt. „Wir sinddavon überzeugt, dass die Zukunft von elektronischen Identitäten auchvon der sicheren Verwendung unddem verantwortungsvollen Umgangmit persönlichen Daten abhängt. Der Personalausweis hat sich in denvergangenen 7 Jahren diesbezüglichbereits bewährt.“ Das für das Auslesenvon Personalausweisdaten benötigteserverbasierte Gegenstück, ein so genannter eID-Server, wird künftig fürdie S-Direkt im zertifizierten Rechen-zentrum der Governikus betrieben.(www.governikus.de

Neue elektronische Identifizierung:Für das Vor-Ort-Auslesen könnensämtliche seit November 2010 aus -gestellten Personalausweise könnengenutzt werden.Abb: Bundesamt für Sicherheit in der

Informationstechnik, BSI.


In diesem Jahr finden vom 14. bis 16. Mai die PDF DaysEurope in Berlin statt. Dabeiwird einer von insgesamt drei Tracks gezielt PDF 2.0 für Developer mit technisch ver sierten Vorträgen behandeln.PDF 2.0 wurde im vergangenenJahr von der ISO als Standardmit der Bezeichnung ISO32000-2 veröffentlicht.

Geschichte von PDFDer Erfinder, Adobe Systems,hat 1993 erstmals PDF vor-gestellt und es 2007 bei der ISO eingereicht. 2008 wurdeAdobe’s PDF-Version 1.7 dannzu ISO 32000-1. Seitdem ha-ben mehr als 40 Mitglieder der ISO TC 171 SC 2 WG 8 aus 20 Ländern zur Entwicklungder PDF-Spezifikation beigetra-gen, darunter sehr viele Unter-nehmen der PDF Association.

ISO 32000-2 ist die erstePDF-Spezifikation, die voll -ständig innerhalb der ISO-Richt-linien und des Prozesses ent -wickelt wurde. Sie unterstütztnicht-proprietäre Technologienund sorgt für einheitliche Wettbewerbsbedingungen vonSoftware-Anbietern, die elek -tronische PDF-Dokumente erstellen, anzeigen, bearbeitenoder anderweitig verarbeiten.Zusätzlich hat das ISO-Komiteeim Zuge der Modernisierung

von Funktionen veraltete Aspektegestrichen („deprecated“), wasvor allem Implementierern zugutekommt.

Klar und konsistent PDF 2.0 ist, so die Meinungzahlreicher PDF-Experten, einekonsequente Weiterentwicklungdes PDF-Standards. Es bein -haltet neue Funktionen sowieDetailverbesserungen und Klarstellungen. Obwohl dieseVeränderungen keine neuenBasis-Funktionen an sich dar -stellen, vereinfachen sie es, die Spezifikation zu implementie-ren. Sechs wichtige Kapitel wurden vollständig überarbeitet,um Klarheit und Konsistenz zuerreichen. Hervorzuheben sindvor allem die Kapitel zu Trans -parenzen, Tagged PDF und Wiederverwendbarkeit. Die PDFAssociation hat auf ihrer Web-seite ausführlich dargestellt, wassich in PDF 2.0 geändert hat:www.pdfa.org/intro/pdf-2-0-der-weltweite-standard-fuer-elektronische-dokumente-hat-sich-weiterentwickelt/ ?lang=de

(R)evolutionär Zusammenfassend lässt sichsagen: Neun Jahre in der Entwicklung ist PDF 2.0 eineevolutionäre und revolutionäreSpezifikation. Evolutionär, dennauf einer Ebene führt PDF 2.0

PDF Days Europe im Zeichen von PDF 2.0

PDF AssociationKontakt: PDF Association, Thomas Zellmann,

Telefon: +49 30/394050-0, E-Mail: [email protected], www.pdfa.org

Die PDF Association informiert

Die Informationen die ser Seite entstehen in redaktioneller Verantwortung der PDF Association.

Duff Johnson und Peter Wyatt für PDF-2.0-Engagement geehrt

Die International Organization for Standardization (ISO) hat Duff Johnson, Executive Director der PDF Association,und Peter Wyatt, Co-Chair des PDF Competence Center der PDF Association, mit ihrem Excellence Award ausge-zeichnet. Die beiden Projektleiter für die ISO 32000, dem internationalen Standard für das Portable Document Format (PDF), erhielten den Preis für ihre Unterstützung in der Entwicklung von PDF 2.0.Konkret erfolgte die Vergabe der ISO Excellence Awards

„in Anerkennung Ihrer herausragenden Projektleitung,Ihres außerordentlichen Engagements und der vielen Stunden, die Sie für die Bearbeitung von ISO 32000-2: Dokumentenmanagement – Portable Document Format –Part 2: PDF 2.0. aufgewendet haben.“

Die CRE-DO GmbH, Deutschland, Grain GmbH,Österreich, XFINUM Software,Rumänien, sowie AntennaHouse und Visual Integrity,beide aus den USA, sind neueMitglieder der PDF Association.

Neue Mitglieder

den Kernvorteil von PDF miteiner besseren Dokumentationund weniger Unklarheiten fort.Revolutionär, da PDF 2.0 eineWelle von PDF-bezogenen Möglichkeiten wie fortgeschrit-tene Wiederverwendung undZugänglichkeit, 3D-Modelle, dieneueste digitale Signatur-Tech-nologie, eingebettete Dateienund mehr in einem Paket einlei-ten wird. Als solches erweitertund stärkt PDF 2.0 die in PDFbereits vorhandene solide Basisfür neue Anwendungsfälle,Möglichkeiten und Workflows –und bleibt dabei den zentralenWerten von PDF treu. Mit ande-ren Worten: PDF 2.0 verein-facht das Leben für Entwickler,die PDF-Technologie in eigeneAnwendungen zu implemen -tieren und auf allen Ebenen zu verbessern.

Auf den PDF Days zeigenExperten den Teilnehmern desDeveloper Tracks, wie sie PDF2.0 konkret in ihre Applikatio-nen integrieren können. Dabeiwerden insbesondere die mitdem neuen ISO-Standard ver-bundenen Vorteile und dazuge-

hörige konkrete Anwendungs-fälle thematisiert. Insgesamt sinddafür zehn Vorträge vorgesehen.

„PDF 2.0 vereinfacht dasLeben für Entwickler, die PDF-Technologie in eigene Anwen-dungen zu implementieren“,

sagt DuffJohnson,Excecu-tive Directorder PDFAssocia-tion.„Auf dendiesjähri-gen PDFDays

Europe werden wir das dafürnotwendige Wissen vermitteln.“

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Scannen, Capturing

Geschäftsprozesse

Kutzner Prozessoptimierung: Smarte Entwicklung eines Prototyps

Leistungsstarke EinheitKutzner Prozessoptimierung ist ein mit Logistik-Themen

vertrautes Beratungshaus in dessen Fokus stets die Optimie-

rung von Arbeitsabläufen steht. Seine jüngste Entwicklung

ist ein Optimierungs -Tool für Havariekommissare und andere

Mitarbeiter im Lager- und Wareneingang. Das Tool verarbeitet

erstmalig mehrere Arbeitsschritte wie Scannen, Fotografieren

und anschließenden Datentransfer in einem Gerät.

Aufgrund vorangegangener Projektehat Kutzner den Bedarf an gekoppeltenScan- und Datentransfermodulen er-kannt und eine Lösung entwickelt, diein der Logistik eine große Erleichterungdarstellt. Die Situation im Warenein-gang sieht oftmals so aus, dass Pakete,die im Lager ankommen teilweise sehrgroßflächig sind oder in Hochregalla-gern untergebracht werden müssen.Das Überprüfen der Scan codes wirdschnell zur Herausforderung bei Scan-nern mit geringer Reichweite. Es liegtalso nah, eine sinnvolle Einheit zu erschaffen, bei der reichweitenstarkeScanner zum Einsatz kommen.

Kutzner entschied sich, einenScanner mit einer Reichweite von biszu 10 Metern zusammen mit einemleistungsstarken Industrie-Tablet zuverbinden. Mit dem Tablet und der individuell entwickelten Software auf

Auf dem Markt gibt es derzeit keinGerät, das es der Logistik ermöglicht,diese verschiedenen Arbeitsschrittegleichzeitig abzudecken. Um dieseLücke zu schließen, konstruiert dasTeam Kutzner einen Prototyp, dergenau diese Möglichkeiten bietet. Diemoderne 3D-Drucktechnik bietet demEntwickler vielfältige Möglichkeiten,die Kutzner zu nutzen weiß. Ein Zwischenstück aus ABS Kunststoff voneinem halben Zentimeter Stärke lässtaus Scanner und Tablet das „KutznerScanlet Logistic Solution“ entstehen.

Absoluter Mehrwert

„Dieses Verbindungsstück von nurknapp 50 Gramm aus dem 3D-Druckhat einen extremen Mehrwert für un-sere Kunden.“, erklärt Kutzner. Zweileistungsstarke und alltagserprobte Geräte verschmelzen zu einer Einheitund trotzdem bleiben deren Vorteileim Arbeitsprozess vollumfänglich nutz-bar. „Das Industrie-Tablet ist im Prinzipein vollständiger PC mit Microsoft Betriebssystem, auf dem die für unsereKunden individuell angepasste Soft-ware läuft.“ Notwendige Updates klap-pen innerhalb von Sekunden und dankder Größe des Tablets von 8 Zoll bleibtein hoher Bedienkomfort erhalten. DasLTE-fähige Tablet nutzt bei Bedarf dasMobilfunknetz zur Datenübertragungund ist somit unabhängig von beste-henden Infrastrukturen. Die indivi -duelle Software bleibt auch im Nach -hinein noch erweiterbar. „Das hält Anwendern für die Zukunft alle Türenoffen“, unterstreicht Kutzner.(www.kutzner-beratung.com)

Basis einer Cloud-Technologie bestehtdie Möglichkeit, die Waren mit der integrierten Kamera fotografisch zu dokumentieren und die erfasstenDaten in Echtzeit an die ausgelagerteHauptdatenbank für ein- und ausge-hende Warengüter zu übermitteln. Eingroßer Vorteil ist dabei die umfassendeAuskunftsfähigkeit. Die Firmenzentraleals auch die einzelnen Mitarbeiter wissen somit stets, wie der aktuelleLieferstand ist.

Sinnvolle Einheit

„Die Möglichkeit, zwei handelsüblicheGeräte zu verbinden, hat uns gefallenweil sie naheliegend und praktikabelist“, so Entwickler Christian Kutzner.

Optimale Reich-weite: Das Indus-trie-Tablet wird von Wilhelm Meier,Havariekommissarbei der Alexander Global LogisticsGmbH, im eigenenLager getestet.

Kutzner hat einen Scanner mit einerReichweite von bis zu 10 Metern zu-sammen mit einem leistungsstarkenIndustrie-Tablet verbunden.


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TA Triumph-Adler: Studie zur Digitalisierung

Noch nicht ganz am ZielDie Digitalisierung ist in aller Munde, doch wie weit ist diese

in den Köpfen deutscher Unternehmen angekommen, um die

notwendigen Paradigmenwechsel anzustoßen? Noch steht die

Mehrheit der Unternehmen am Anfang. Das ist das Ergebnis

der Studie „Ihr Weg zur digitalen Organisation“, die im

Auftrag von TA Triumph-Adler von IDC durchgeführt wurde.

Derzeit erfährt die Digitalisierung großen Zuspruch. TA Triumph-Adlerhat allerdings interessiert, wo deutscheUnternehmen bei diesem Transfor -ma tionsprozess abseits aller Lippen-bekenntnisse wirklich stehen. Dabei kristallisierte sich heraus, dass bereitsdrei Viertel der Befragten die Automa-tisierung von Geschäftsprozessen vo-rantreiben und sich dabei die Verwirk-lichung einer „operativen Exzellenz“zum Ziel setzen. „Doch Firmen solltenhier nicht verharren und den Fokus bei der Digitalisierung lediglich auf die Optimierung interner Abläufe be-schränken“, so Lynn-Kristin Thorenz,Associate Vice President, Research &Consulting bei IDC. Stattdessen ratendie IDC-Analysten, technologiebasierteProdukte, Dienste und Umsatzquellenmiteinzubeziehen.

Dieser Weg der digitalen Innova-tionen lohne sich. Organisationen, die sich auch auf digitale Innovationenfokussieren, wachsen demnach 1,4-mal schneller als ihre Wettbewerbermit der alleinigen Führungsphilosophieoperative Exzellenz. Bei 85 Prozentder stark wachsenden Unternehmenist die Digitalisierung Teil der Unter-nehmensstrategie. Dem gegenüber istdies nur bei 50 Prozent der Unterneh-men mit leicht abnehmenden/stagnie-renden Umsätzen der Fall. Die Zahlenzeigen, dass Organisationen von einerDigitalisierungsstrategie profitieren.

Hürden und Wegbereiter Welche Störfaktoren gibt es auf demWeg zur erfolgreichen Digitalisierung?Auf Platz 1 stehen „veraltete Struktu-ren, Prozesse und Verantwortlichkei-ten“. Gleich danach folgen „Sicherstel-lung von Budget“, Herausforderungenbei der „Veränderung der Unterneh-menskultur“ und „Fehlendes digitalesKnow-how“. Die Digitalisierung istlaut Studienautoren demnach nichtnur ein IT-Thema, sondern erfasse das ganze Unternehmen.

Besonders stark wachsende Unter nehmen wollen laut Studienauto-ren im kommenden Jahr Document-Management-Software umfassend etab-lieren oder ausweiten. 40 Prozent die-ser Firmen wollen die Automatisierungder Dokumentenausgabe und -vertei-lung aus Applikationen einführen. Dieser Trend lässt sich bei der Digitali-sierung dokumentenbasierter Prozesseauch für die Fachbereiche Logistik,Personalwesen, Rechnungswesen undKundenservice beobachten. So lautetein Studienergebnis, dass erfolgreicheFirmen ihren Vorsprung nicht nurdurch einen breiteren Einsatz von Document-Management-Software-Elementen ausweiten wollen, sondernauch durch einen umfassenderen Ein-satz dieser Komponenten in den Unter-nehmensbereichen. Als wichtigen Er-folgsfaktor für die Optimierung doku-mentenbasierter Geschäftsprozesse

sehen Unternehmen mit 33 Prozentauf Rang 2 die enge Zusammenarbeitder IT mit den Fachbereichen.

Risk und Compliance

Ab Mai 2018 wird die EU-Daten-schutz-Grundverordnung (DSGVO)rechtsverbindlich. Dadurch rückt derSchutz personenbezogener Daten weitoben auf die IT-Agenda. Vor diesemHintergrund stimmen 81 Prozent derbefragten Unternehmen zu, dass „je intensiver die digitale Transformationvorangetrieben wird desto wichtigerdie Absicherung von Daten und Infor-mationen“ werde. „Die Top 5 Security-Handlungsfelder der kommendenzwölf Monate stehen im Zeichen der DSGVO. Dokumenten-Sicherheitist mit 40 Prozent auf Platz 1, dicht gefolgt von einer Verbesserung des Da-tenschutzes“, so Lynn Thorenz. Erfolg-reiche Unternehmen legen besonderenWert auf die Sicherheit ihrer Doku-mente, da 47 Prozent dieser Unterneh-men Verschlüsselungstechnologien einsetzen. Auffällig: Die Absicherungvon MFPs, Druckern und Scannernsteht nur bei jedem 6. Unternehmenauf der Tagesordnung. Viele IT-Verant-wortliche unterschätzen das Sicher-heitsrisiko ungeschützter Peripherie -geräte, so IDC. (www.triumph-adler.de)

Dr. Daniel Wagenführer, General ManagerBusiness Develop-ment bei TA Triumph-Adler:„Laut Umfragehaben Unterneh-men noch großenOptimierungs -bedarf bei doku-mentenbasiertenAbläufen undWorkflows.“

Die Digitalisierungist nicht nur ein IT-Thema, sondernerfasst das ganzeUnternehmen.Abb.: Christopher

Gower, Unsplash.


50 | BIT 1–2018

Digitalisierung

Geschäftsprozesse

Cocq: Volltexterkennung von 870 Ordnern für die Hamburg Netz GmbH

DigitalisierungsprojektSeit 2018 herrschen neue Eigentumsverhältnisse an den

Gasübergabestationen und Hochdruckleitungen der Hamburg

Netz GmbH. Deshalb entschied sich das Unternehmen, einen

großen Teil seiner Unterlagen zu diesen Anlagen künftig

nicht mehr in Papierform, sondern digital vorzuhalten.

Die Cocq Datendienst GmbH ist der bevorzugte Partner

für den Transformationsprozess.

Die Hamburg Netz GmbH (ehemalsHanseWerk, heute eine aktive E.ONTochter) betreibt das Erdgasnetz in derFreien und Hansestadt Hamburg mit7900 Kilometern Länge und 160000Hausanschlüssen. 2010 hatte E.ONden Netzbetrieb in Norddeutschlandumstrukturiert und das bisherige E.ONHanse-Gasnetz auf drei Netzgebiete –Hamburg, Schleswig-Holstein/NordNiedersachsen, Mecklenburg-Vorpom-mern/Brandenburg – aufgeteilt. DerBetrieb des Erdgasverteilnetzes inHamburg wurde im gleichen Jahr aufdie Hamburg Netz GmbH übertragen.Anteilseigner des Unternehmens sind heute die Freie und HansestadtHamburg sowie die HanseWerk AG,eine Tochtergesellschaft der E.ON SE. E.ON ist damit noch Mitgesellschafter,

das Gasnetz jedoch gehört ab dem 1. Januar 2018 vollständig der StadtHamburg. Diese folgt damit einem entsprechenden Volksentscheid von2013 zum Rückkauf; sie möchte damit mehr Spielraum für die Umset-zung der Energiewende gewinnen.

Für die interne Organisation blei-ben unternehmerische Transaktionensolcher Art nicht ohne Folgen, weshalbes zur Entscheidung kam, die Anlagen-dokumentation der Gasübergabestatio-nen und Hochdruckleitungen komplettzu digitalisieren. Über einen Rahmen-vertrag scannt Cocq bereits u. a. Konto-auszüge und Rechnungen für die Ham-burg Netz GmbH. 2017 betraute derEnergieversorger den Scandienstleisternun mit diesem weiteren Großprojekt.

Unterlagen zu 1000 Kilometer RohrenIn den Übergabestationen nimmt dieHamburg Netz GmbH das Gas ihrerLieferanten entgegen und bereitet esauf. Ein aufwändiger Vorgang, der einekomplexe Technik erfordert. Die Sta-tionen haben die dreifache Größe einesEinfamilienhauses. Über das Hoch-drucknetz mit einer Länge von 1000Kilometern wird das Gas anschließendzum Endverbraucher transportiert.

Die Unterlagen, welche diese An-lagen beschreiben, umfassen insgesamt

knapp 900 Aktenordner, jeder mitrund 200 Blatt: Konstruktionszeich-nungen bis zum Format A0, Vertrags-unterlagen über Grundstücke, behörd-liche Genehmigungen, Abnahme -protokolle – Unterlagen, auf welchedie Beschäftigten der Abteilung Trans-portnetze & Absperrtechnik im laufen-den Betrieb immer wieder zugreifenmüssen. Um etwa zu wissen, welchesVentil abzuschalten ist, wenn es malLeitungsprobleme gibt.

Lars Jorga ist Projektmanager inder Fachabteilung. „Wir scannen nichtaus Prinzip, sondern nur solche Unter-lagen, bei denen es wirklich sinnvollist, weil viele Kollegen damit ständigarbeiten.“ Wenn diese, wie bei der

Die Hamburg NetzGmbH hat sichdazu entschieden,die Anlagendoku-mentation der Gas-übergabestationenund Hochdruck -leitungen komplettzu digitalisieren.

Die Hamburg Netz GmbH betreibt das Erdgasnetz in Hamburg mit160000 Hausanschlüssen.


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Nach Abschluss der Digitalisierungzeigte sich für Lars Jorga und seineMitarbeiter/innen rasch der großeNutzen elektronisch vorgehaltener Dokumente: schneller Zugriff auf die Unterlagen, kein Gang mehr ins Archiv, verteilter Zugriff für alle Beschäftigten durch Speicherung imzentralen Archivsystem. (www.cocq.de)

Hamburg Netz AG, nicht alle in derFirmenzentrale arbeiten, sondern verteilt in Schleswig-Holstein, ist derspontane Zugriff auf ein Papierdoku-ment im zentralen Archiv schwierig.

Zwei Wochen Bearbeitungszeit„Die Cocq Datendienst ist unser Partner in diesem umfangreichen Digitalisierungsprojekt, weil wir beiihm das beste Preis-Leistungs-Verhält-nis vor fanden“, erklärt Lars Jorga.Auch im Nachhinein bestätigte sich dieEntscheidung: „Die Zusammenarbeitwar hervorragend, was Betreuung,Rück lieferung und die Aufarbeitungder Chargen betrifft. Vorab stimmten wir jeweils ab, wann welche Ordner-chargen an der Reihe wären. In vierTranchen holte Cocq die Ordner beiuns ab. Jeweils zwei Wochen späterbekamen wir fristgerecht eine mobileFestplatte mit den digitalisierten Unterlagen zurück, die wir einfach inunser elektronisches Archiv überspie-len konnten. Wenn wir einmal kleine Differenzen in der Auswertung fest-stellten, wurden diese unverzüglich geprüft.“ Gescannt wurde vierfarbig.Während des gesamten Projektes richtete Cocq eine 24x7-Hotline ein,um notfalls Dokumente, die sich gerade im Scanprozess befinden, kurz fristig zur Verfügung zu stellen,falls sie dringend benötigt werden.

Die Vorbereitung für den Energie-dienstleister bestand darin, die ein -zelnen Register in den Ordnern mit Barcodes zu bekleben. Dadurch ent-sprach ein Ordner nicht einer großenDatei, sondern die Ordnerinhalte wurden mittels Barcode voneinanderabgegrenzt und als einzelne Dateienerzeugt. Alle weiteren Vorbereitungs -arbeiten – Entklammern, Entfalten etc. – übernahm Cocq. Die zurückge-lieferten, verschlüsselten Datenträgerenthielten dann PDF-Dokumente, die bereits einer Texterkennung unter -zogen wurden. So ist jedes einzelneDokument im Archiv nach Stich -worten durchsuchbar.

Partner für den Transformations -prozess: 2017 betreute der Energie-versorger Hamburg Netz GmbH denScandienstleister Cocq mit einem weiteren Groß projekt.

Wie verändert sich die Unternehmens-kommunikation, wenn die digitaleTransformation weitergeht? DieseFrage steht im Mittel-punkt des Sammel -bandes „Out-thinkingOrganizational Commu-nications – The Impactof Digital Transforma-tion“ von Joachim Klewes, Manuela Rost-Hein und Dirk Popp.Der Sammelband zuden Folgen der Digita-lisierung versammeltelf Autoren aus Wirtschaft und Wissenschaft.

Ihr gemeinsa-mes Thema: Wie wirkt sich die Digi -talisierung auf die Unternehmens -kommunikation aus? Zu den Autorenzählen neben erfahrenen Managernwie Marilies Rumpold-Preining (IBM), Jochen Sengpiehl (Hyundai) oder Stefan Denig (Siemens) auch Entre -preneure und Blogger wie ChristopherPeterka oder Wissenschaftler wie Giu-seppe Porcaro oder Grazia Murtarelli.Der als E-Book oder Hardcover erhält -liche Band bietet somit einen perspek-

tivreichen Einstieg in das Thema. „Die meisten Kommunikationsprofissehen die digitale Transformation nurals etwas, was mit besserem Social-

Media-Einsatz zu tunhat oder der Nutzungvon Big Data. Welcheorganisatorischen oderkulturellen Konse-quenzen für die Unter-nehmen und spezielldie Kommunikations-teams mit der digitalenRevolution kommen, ist selten im Fokus“,sagt Joachim Klewes.Das englischsprachigeBuch wendet sich an internationale Kommuni-kationsexperten und

Führungskräfte und behandelt u. a.auch die Frage, wie sich die Arbeit der Kommunikationsprofis selbst verändern, wenn im Zeitalter von Industrie 4.0 und dem Internet derDinge Algorithmen Einzug in die Kommunikation erhalten.

Joachim Klewes, Dirk Popp, Manuela Rost-Hein: „Out-thinking Organizational Communications“(www.outthinking.de)

Buchtipp/Rezension

Folgen der Digitalisierung


Sparkasse Essen profitiert von digitalen Kreditakten mit einheitlicher Struktur

Bereit für weitere ProjekteDie Bearbeitung von Krediten auf Grundlage papierbasierter

Akten ist mühsam, umständlich und zeitaufwendig. Allein

die Suche nach der richtigen Akte nimmt insbesondere bei

großen Finanzdienstleistern enorm viel Zeit in Anspruch.

So auch bei der Sparkasse Essen, die sich u. a. deshalb dazu

entschied, Kreditakten elektronisch vorzuhalten. Die Digitali-

sierung der Bestandsakten mit insgesamt zwölf Millionen Blatt

hat die Tropper Data Service AG übernommen, die als Doku-

mentendienstleister über entsprechende Erfahrung verfügt.

Bis Ende 2016 reihten sich in der Zen-trale der Sparkasse Essen auf mehrerenKilometern in Rollregallagern Kredit -akten. Zur Vorbereitung der Kunden-termine forderten die Mitarbeiter dereinzelnen Filialen die Kreditakten an.Die Sachbearbeitung hingegen wirdzentral in der Hauptstelle durchge-führt. Das Auffinden und Bereitstellender Akten war durch einen hohen Auf-wand gekennzeichnet. Teilweise lagendie Akten bei Urlaubsvertretungen,wurden verstellt oder die Entnahmedurch einen Sachbearbeiter wurdenicht korrekt vermerkt. „Es wurde ein enormer Aufwand betrieben, umKreditakten zu suchen“, erläutert

Helga Luttmann aus der Abteilung Be-triebsorganisation der Sparkasse Essen.„Hinzu kam, dass die Mitarbeiter trotzallgemein verbindlichen Vorgaben mitunterschiedlichen Ablagestrukturenagierten.“ Mit der Einführung einer digitalen Kreditakte sollte diese verein-heitlicht werden. Ein weiteres Argu-ment für die Digitalisierung war, dassMitarbeiter zeitgleich auf die Akten zugreifen können, z. B. wenn esdarum geht, Geschäftsvorgänge gemeinsam zu besprechen.

Klassifizierung für leichtere Bearbeitung2013 hat sich die Sparkasse Essen entschieden, ihre Kreditbestandaktenzu digitalisieren. Aufgrund des hohenVolumens von zwölf Millionen Blattsollte damit ein Dienstleister beauftragtwerden. Zunächst hat sich das Projekt-Team bei anderen Sparkassen darüberinformiert, wie diese ihre Digitalisie-rungsprojekte abgewickelt haben. „Dortfanden wir viele abschreckende Bei-spiele vor. Teilweise wurden sämt licheDokumente in einem Rutsch einge-scannt, ohne vorher entsprechendeStrukturen zu erarbeiten“, erinnert sichHelga Luttmann. Positiv überrascht

waren ihr Team und sie allerdings beizwei benachbarten Sparkassen. Diesesetzten ihre Digitalisierungsprojektemit dem DokumentendienstleisterTropper Data Service um. Hier wurdendie Dokumente kategorisiert, so dassdie anschließende Arbeit mit denAkten leichter von der Hand geht undauch eine schnelle Suche möglich ist.Tropper migriert bereits seit 1999 verschiedenste Aktenbestände vonBanken und Sparkassen. Im Bereichder Sparkassen und deren Daten -migration nach OSP (ZDA) der Finanzinformatik, nutzt Tropper eine zertifizierte Schnittstelle.

Qualität hat ihren Preis

Mit diesen Eindrücken startete dieSparkasse Essen dann die Ausschrei-bung. „In dem Verfahren haben wirfestgestellt, dass kleinere Anbieter, dieüber keine Erfahrung in der Verarbei-tung von Kreditakten verfügen, kaumeine Vorstellung davon haben, was aufsie zukommt“, sagt Helga Luttmann.„Deren Preise waren entsprechendniedrig, da sie von einem Massenscanmit nur einem Dokumententypen aus-gingen. Allerdings ist der Aufbau vonKreditakten mit unterschiedlichen Dokumentenarten wesentlich komple-xer und erfordert tiefe Sachkenntnisse,beispielsweise was die Dokumenten-strukturen und die Zusammenhängebetrifft.“ Schließlich waren dann nochdrei Bewerber verblieben, die Erfah-rung in diesem Bereich vorweisenkonnten. Tropper Data Service erhieltdann den Zuschlag aufgrund der er folgreichen Referenz der Nachbar -sparkassen und der räumlichen Nähe.

Im Mai 2013 startete das Projekt.Eine Mitarbeiterin packte die Akten in Transportkisten, die ein Kurier vonTropper Data Service anschließend

2013 hat sich dieSparkasse Essenentschieden, ihre Kreditbestand -akten zu digita -li sieren – der Dokumenten-dienstleister Tropper Data Service erhielt den Zuschlag.

52 | BIT 1–2018

Digitalisierung

Geschäftsprozesse


Data Service die Unterlagen, die imOriginal aufbewahrt werden müssen,an die Sparkasse Essen zurückgegeben.Dies sind z. B. Urkunden im Original.Dokumente, die lt. Gesetzgeber nichtarchivierungspflichtig sind, bewahrteder Dokumentendienstleister ein Jahrauf und vernichtete sie anschließendunter Berücksichtigung der geltendenDatenschutzrichtlinien. Insgesamt reduzierte sich damit der Platzbedarffür die Kreditakten bei der SparkasseEssen um etwa 90 Prozent.

Ursprünglich war geplant, sämt -liche Akten innerhalb eines Jahres zuverarbeiten. Dazu hätte die Sparkassepro Woche etwa 40 Kisten liefern müs-sen. „Den Plan haben wir dann aberschnell verworfen, da wir im Haus die Schlagzahl nicht halten konnten“,erinnert sich Helga Luttmann. „Es sind dann drei Jahre geworden undwir konnten das DigitalisierungsprojektEnde 2016 erfolgreich beenden.“

Digitalisierung in EigenregieDie im Tagesgeschäft eingehenden Dokumente, die zu den Kreditaktengehören, scannt die Sparkasse in Eigenregie. Dazu hat Tropper Data Service die involvierten Mitarbeiter des Finanzinstituts ausgebildet, indemsie in die Prozesse in der Produktions-stätte von Tropper Data Service einge-bunden wurden. Hier wurden sie z. B.angelernt, an welchen Positionen diedigitalisierten Dokumente abzulegensind. Damit ist gewährleistet, dass

sämtliche Kreditakten in einer einheit-lichen Struktur abgebildet sind, wassich in der jetzigen Bearbeitung für alle Beteiligten als vorteilhaft erweist.Allerdings traf die Arbeit mit digitalenAkten bei den Mitarbeitern zunächstauch auf Widerstände. Denn, wie bei jedem neuen Verfahren, werdengewohnte Arbeitsabläufe auf den Kopf gestellt. „Da wir damit gerech-net hatten, haben wir die Mitarbeiterfrüh zeitig in das Projekt eingebunden“,sagt Helga Luttmann. „So starteten wir mit dem komplexeren Firmen -kundengeschäft unter Einbindung der Kollegen. Das hat prima funktioniert.“

Nach wenigen Monaten habensich die Mitarbeiter an die neuen Arbeitsabläufe gewöhnt. Die Arbeits-plätze wurden mit einem zweiten Bildschirm ausgestattet, so dass dieMitarbeiter die Kreditunterlagen auf einem Bildschirm einsehen und auf dem anderen entsprechende Bearbeitungen vornehmen konnten.Dies hat die Zufriedenheit und Akzeptanz noch einmal gesteigert.

„Die Entscheidung, Tropper DataService mit der Digitalisierung unsererKreditakten zu beauftragen, war rich-tig“, fasst Helga Luttmann zusammen.„Das Unternehmen verfügt über einesehr gute Logistik, tiefgreifende Kennt-nis und Erfahrung, wie solche Projekteideal zu bewerkstelligen sind.“ DieSparkasse Essen wäre gern bereit, auchbei weiteren Digitalisierungsprojektenwieder mit der Firma Tropper Data Service zusammen zu arbeiten.(www.tropper.de)

wöchentlich abgeholt hat. In einerdafür eigens erstellten Datenbank dokumentierte sie, welche Akten zurBearbeitung an den Dokumentendienst-leister abgegeben wurden. Gleichzeitigkonnte die Sparkasse kontrollieren, dass die Akten nach der Digitalisierungwieder zurückgeliefert wurden.

Über 120 DokumententypenAm Standort Leverkusen hat TropperData Service dann die Akten digitali-siert. Dazu haben die Mitarbeiter dieBelege aufbereitet, indem sie sie z. B.entklammerten und eine Aktenberei -nigung durchführten. Dabei wurden verschiedene definierte Dokumenteaussortiert, so dass sie nicht der elek-tronischen Akte zugeführt wurden. Es folgte das Scannen, zum Großteil in Schwarz-Weiß. Lediglich bestimmteDokumententypen wurden farbig ge-scannt, z. B. Baupläne. Waren diesegrößer als DIN A3, entschied sich dieSparkasse Essen aufgrund der einge-schränkten Wiedergabe auf dem Moni-tor, diese nicht zu digitalisieren. Wenndie Mitarbeiter von Tropper Data Ser-vice solche großformatige Dokumentevorfanden, haben sie ein entsprechen-des Informationsblatt mit dem Vermerkhinterlegt, dass weitere Unterlagen inden Restkreditakten vorhanden sind.

Bei der sich anschließenden Doku-mentenklassifizierung mussten insge-samt 120 unterschiedliche Dokumen-tentypen erkannt werden. TypischeBeispiele sind Baufinanzierung mitStandardverträgen, Sicherheiten, Wertgutachten und KfW-Unterlagen.Hinzu kommen aus dem Großkunden-geschäft Konsortialverträge und hoch-komplexe Kreditmodelle. Nach einersorgfältigen Qualitätskontrolle hatTropper Data Service die Bilddatenschließlich über eine sichere Daten -leitung direkt an das Archiv der Finanzinformatik übertragen. Über Vorgaben war definiert, an welchenPositionen die entsprechenden Doku-menttypen abgelegt werden sollen.Nach der Digitalisierung hat Tropper

Durch die Digitali-sierung reduziertesich der Platzbedarffür die Kreditaktenbei der SparkasseEssen um etwa 90 Prozent.

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Arvato: Prozesstransparenz auf Knopfdruck – dank künstlicher Intelligenz

Prämierte LösungProzesse und deren stetige Dokumentation sind ein Dauer-

brenner – genau wie die Frage: Wie lassen sich die damit

verbundenen betrieblichen Abläufe so organisieren, dass

Ressourcen gespart und eine überdurchschnittliche Qualität

erreicht wird? Arvato Financial Solutions setzt dazu auf

automatisierte Prozessvisualisierung.

individuell, d. h. unter Würdigung derpersönlichen Situation, zu kommuni-zieren und gemeinsam Lösungen zufinden. Das Unternehmen setzt daherbei allen Maßnahmen auf Dialog. Esgeht darum, den Endkunden zu haltenund zeitgleich die Forderung erfolg-reich für den Auftraggeber zu reali -sieren – was zum Beispiel durch eine veränderte Mahnkette und einen zusätzlichen Anruf zur richtigen Zeitumgesetzt werden kann.

In der Forderungsbearbeitung setzt Arvato Financial Solutions auf das selbstentwickelte System Cosima.Starkes Wachstum und die strategischeZusammenlegung mehrerer Altsystemean unterschiedlichen Standortenhaben zu einer hohen Systemkomple-xität geführt. Der immer größer wer-dende Ressourceneinsatz für die manu-elle Dokumentation der dynamischenProzesse war deshalb Ausgangspunktfür ein Projekt zur automatischen Visualisierung.

KI – die Maschine dokumentiert sich selbstGanz konkret ging es um die automati-sche Dokumentation der Ablauf- undEreignispläne aus den vorhandenenSystemprozessen. Üblicherweise wirdbei „bemannter“ Dokumentation eingrafisches Modell – in der Regel EPK(ereignisgesteuerte Prozessketten) oder

BPMN (Business Process Model andNotation) – modelliert. Aus letzteremkann ein Quellcode generiert werden.Bei Arvato ist es nun umgekehrt. DasInnovative daran: Durch Algorithmenund Logiken erstellt das System dieProzessmodelle aus dem Quellcode automatisch.

Wie funktioniert dieser Automa -tismus genau? Per Systemexport imXML-Format, dann Aufbereitung zueinem BPMN-XML und Einspielungüber einen automatischen Layouter alsEPK-Modell in die eingesetzte BPM-Suite. Das Ergebnis umfasst zirka 800Modelle, die nun immer tagesaktuellsind. Damit kann Arvato Financial Solutions nicht nur auf die Aufnahmedes IST-Zustands, sondern auch auf des-sen Validierung und Nachmodellierungkomplett verzichten. So schafft das Unternehmen die notwendige Basis,um auf Anforderungen der Auftrag -geber künftig schneller reagieren unddiese flexibler umsetzen zu können.

Mit dem Projekt hat Arvato Finan-cial Solutions echte Prozesstransparenzüber mehrere Standorte hinweg er-reicht. Manuelle Rechercheaufwändewurden beträchtlich verringert. Durchgeringere Aufwände bei der visuellenProzessmodellierung und deutlich we-niger Erhebungs- und Abstimmungsbe-darf erzielt Arvato Financial Solutionshöhere Umsetzungsgeschwindigkeitenbei der Prozessanpassung. Davon profi-tieren in erster Linie die Kunden desDienstleisters: Denn so ist eine ver-braucherorientierte Anpassung der Prozesse überhaupt erst möglich.

Vom Code direkt zur Grafik Durch den bisher einmaligen Ansatzist es gelungen, aus einem Programm-Code automatisiert die grafische

Witali Glazyrin,Teamlead BusinessProcess Manage-ment Collection,Arvato FinancialSolutions: „Mitdem Projekt hat Arvato FinancialSolutions echteProzesstransparenzüber mehrereStandorte hinwegerreicht.“

Verbraucher erwarten eine schnelle,individuelle und situationsgerechte Erfüllung ihrer Bedürfnisse. Diese Erwartungen beeinflussen auch dienachgelagerten Prozesse in Unter -nehmen – wie z. B. Mahn- und Inkassoprozesse als Teil der komplet-ten Customer Journey.

Ein Schlüssel für die effektive Verbraucherkommunikation sind zunehmend Big-Data-Technologien,künstliche Intelligenz und dynamischeProzesse, die es Unternehmen ermög -lichen, schnell und rechtlich sicher aufdiese neuen Bedürfnisse zu reagieren –sei es ein neues Angebot oder eine Vereinbarung zum Ratenkauf. Diesedynamischen Prozesse müssen vomUnternehmen laufend dokumentiertwerden. Besonders die Dokumentationvon Systemprozessen kann langwierigsein und erfordert hohe manuelle Aufwände. Das bindet personelle undfinanzielle Ressourcen, denn üblicher-weise dokumentiert und modelliert ein komplettes Team aus Prozess -managern die Abläufe.

Arvato Financial Solutions bewegtsich als Forderungs- und Rechtsdienst-leister in einem anspruchsvollen Um-feld. Als Vermittler zwischen Auftrag-gebern und Verbrauchern gilt es nichtnur, komplexe Anforderungen des Gesetzgebers und individuelle Anfor-derungen der Auftraggeber zu erfüllen,sondern auch mit dem Verbraucher

Geschäftsprozesse

Digitalisierung

54 | BIT 1–2018


Darüber hinaus spart das Unterneh-men alleine bei der visuellen Model -lierung einen höheren fünfstelligenEuro-Betrag im Jahr. Fehlumsetzungen aufgrund eines nicht aktuellen Infor-

mationsstandes gehören der Vergan-genheit an. Und schätzungsweise 100 Projekttage Aufwand dafür pro Monat ebenfalls. (finance.arvato.com)

Prozessdokumentation inklusive Strukturen zu erzeugen. Damit hatnun jeder Prozessverantwortliche dieMöglichkeit, sich und seine direktenAnsprechpartner auf Kundenseite überAbläufe und deren Analysen in Echt-zeit zu informieren. Die visualisiertenProzesse sind die optimale Ausgangs-lage, um zum Beispiel Mahnprozessekunden gerecht anzupassen – dennüber ein grafisches Modell lässt sich einfacher reden.

Die innovative Lösung wurde von einer neutralen Jury honoriert: Arvato Financial Solutions und ArvatoSystems haben für das Digitalisierungs-projekt den Process Solution Award2017 der Gesellschaft für Organisationin der Kategorie „Prozessoptimierte Lösungen“ für mustergültiges BusinessProcess Management gewonnen.

Automatische Dokumentation derSystemprozesse: In der Forderungs -bearbeitung setztArvato FinancialSolutions auf dasselbstentwickelteSystem Cosima.

Produkte aus dem 3D-Drucker, auto-matisches Bezahlen beim Verlassen des Ladens und Öffnungszeiten rundum die Uhr: Der Handel der Zukunftist digital, doch noch hält die Digitali-sierung in dieser Branche nur schlep-pend Einzug. So sehen sich 77 Prozentder Händler als Nachzügler in SachenDigitalisierung. Das zeigt eine reprä-sentative Umfrage unter mehr als 500 online und stationär tätigen Ein-zel- und Großhändlern, die der Digital-verband Bitkom in Auftrag gegebenhat. 11 Prozent der Händler haben bei-spielsweise immer noch keine eigeneHomepage. Betrachtet man speziell dieHändler, die rein stationär verkaufen,ist es sogar rund jeder Dritte (36 Pro-zent), der noch keinen Internetauftrittbesitzt. Auch in Standard-Verzeichnis-sen wie Google, Google Maps, Gelbe-seiten.de oder werliefertwas.de istrund jeder Vierte (28 Prozent) nochnicht eingetragen. Einen Auftritt inden sozialen Netzwerken, um im Internet auf ihr Unternehmen und

ihr Angebot aufmerksam zu machen,nutzen nur 3 von 10 Händler (30 Pro-zent). „Suchmaschinenpräsenz ist füralle Unternehmen wichtig, auch wennman nicht online verkauft. Je besserund umfassender online Informationenzur Verfügung gestellt werden, umsowahrscheinlicher ist der Gang desKunden ins Geschäft bzw. der Klickdes Kunden auf die Homepage undden Online-Shop“, so Bitkom-Handels-expertin Julia Miosga. „Diese einfacheMöglichkeit, auf sich aufmerksam zu machen und Kunden anzuspre-chen, sollten Händler nicht unnötigverschenken. Fast jeder ist heute online, auch mobil. Darauf sollten die Händler reagieren und die Kundengenau da abholen, wo es für diese am unkompliziertesten ist.“

Auch wenn noch längst nicht jederHändler digitale Basics einsetzt, mitBlick ins Jahr 2030 schätzt sich dieBranche sehr fortschrittlich ein: Rundzwei Drittel (65 Prozent) meinen, dassdas Bezahlen dann beim Verlassen des

Geschäfts automatisch, also ohne langeSchlangen an der Kasse abläuft. 61Prozent sehen Läden in der Rolle einesShowrooms, in dem Produkte getestetund anschließend im Online-Shop des Händlers bestellt werden können.Mehr als jeder Zweite (53 Prozent)denkt, dass Waren bis dahin im statio-nären Handel auch über Virtual Realityerlebbar sein werden. 40 Prozent glauben daran, dass der stationäreHandel im Jahr 2030 rund um die Uhran allen Wochentagen geöffnet habenwird. „Mit Blick in die Zukunft zeigensich die Händler zwar fortschrittlich.Allerdings gibt es bis dahin noch vielNachholbedarf“, sagt Miosga. (www.bitkom.org)

Bitkom: Händler blicken in eine digitale Zukunft

Andernorts bereits Standard

Laut einer reprä-sentativen Umfrageunter mehr als 500online und statio-när tätigen Einzel-und Großhändlern,schätzt sich dieBranche mit Blickins Jahr 2030 sehrfortschrittlich ein.

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SAVE THE DATE:

Output-Management

Dem „Messe-Sterben“ die kalte Schulter zeigen

Die Branche lebtNach dem Spiel ist vor dem Spiel – das dachten sich auch die Anbieter aus dem Bereich Output-

Management/Kundenkommunikation und haben bereits ihre Veranstaltungstermine für 2018

bekannt gegeben. Das dies nicht selbstverständlich ist, hat das „Messe-Sterben“ 2017 gezeigt.

Umso mehr freuen wir uns, dass auch in diesem Jahr wieder zahlreiche Fachkongresse und

Inhouse-Veranstal tungen stattfinden werden. Hier ein erster Überblick: Am 13. und 14. Juni

veranstaltet Icon sein Anwendertreffen in Stuttgart, gefolgt von der Doxnet Fachkonferenz

vom 25. bis 27. Juni in Baden-Baden. Und auch im Herbst geht es wieder heiß her: Am 5. und

6. November lädt Kühn & Weyh zum Expertentag nach Freiburg, am 7. und 8. November folgt

das SET POSY-Output Forum in Hannover und 15.+16. November das Comparting in Böblingen.

Erfahrungswerte aus der Praxis zeigen, dass sich in der Zeit zwischen der Erstellung und

dem tatsächlichen Versand häufig Änderungen am Dokumenteninhalt ergeben. Wie praktisch

wäre doch eine Software, die alle Sendungen mit den darin enthaltenen Einzeldokumenten in

einer Bildschirmmaske auflistet und ihren Bearbeitungsstatus anzeigt; die dem Sachbearbeiter

in der Fachabteilung, aber auch dem Mitarbeiter im Druckzentrum die Möglichkeit bietet,

noch während der Produktion einzugreifen. Wunschdenken? Ganz im Gegenteil. Compart

zeigt auf den folgenden beiden Seiten, wie es geht.


Compart: E-Approval – Last-Minute-Check in der Dokumentenverarbeitung

Auf den letzten DrückerWer mit Massenjobs in der Dokumentenproduktion zu tun

hat, kennt das Dilemma: Nichts ist ärgerlicher als Änderungen

an einem Dokument kurz vor dem Druck. Glücklich derjenige,

der in der Lage ist, in Sekundenschnelle aus einer hoch -

volumigen Datei ein einzelnes Schriftstück zu selektieren.

Man stelle sich vor: Gerade, als dieneue Lebensversicherungspolice für Herrn X, langjähriger und treuerKunde bei Versicherung Y, verschicktwerden soll, bekommt die Service -abteilung von ihm einen Anruf: DieVersicherungssumme solle geändertwerden, so sein Wunsch. Wie peinlich,wenn das Schreiben mit den falschenDaten an ihn rausginge! Daher heißt es jetzt für Y, schnell das betreffendeDokument zu finden und auszusortie-ren bzw. zu ändern.

Was leichter gedacht als getan ist!Denn die Police für Herrn X wurde bereits freigegeben und an das Output-Management übergeben. Das Prob-lem: Dokumente wie Policen, Konto-auszüge, Abrechnungen etc. werden infast allen Unternehmen als Massenjobs(Batchverarbeitung) produziert. Hiergeht es um große Druckdateien), dieauch schon mal aus HunderttausendenDokumenten und mehr bestehen kön-nen. Wie also in diesem Wust eine ein-zelne Sendung oder gar Seite finden?

Die Herausforderung besteht insolchen Fällen darin, innerhalb kürzes-

ter Zeit aus dem riesigen Datenstromein ganz bestimmtes Schriftstück herauszufiltern und für die Weiterver-arbeitung zu stoppen – mit herkömm -lichen Methoden und Technologienfast ein Ding der Unmöglichkeit.

Wie will man denn einen Mecha-nismus installieren, der in der Lage ist,in letzter Sekunde, also unmittelbarvor der Produktion, ein bereits freige-gebenes Dokument für den Versand zu sperren und an den Sachbearbeiterzurückzuschicken oder zu löschen?

Gesucht: die Nadel im Heuhaufen Jedes Unternehmen, das mit großenDokumentenmengen zu tun hat, istimmer wieder mit Situationen dieserArt konfrontiert. Erfahrungswerte ausder Praxis zeigen, dass sich in der Zeitzwischen der Erstellung und dem tat-sächlichen Versand häufig Änderungenam Dokumenteninhalt ergeben. KeinWunder, denn typischerweise liegenzwischen beiden Prozessen mitunterWochen. Manche Firmen verschicken

Transaktionsdokumente wie Kontoaus-züge, Versicherungspolicen etc. immernur zu einem bestimmten Stichtag.

In der Zwischenzeit kann noch einiges passieren. Richtig spannendwird es, wenn der zu beanstandendeKontoauszug oder die fehlerhafteStromabrechnung schon gedruckt ist.Wie schön wäre es doch, wenn maneine Möglichkeit hätte, bis unmittel -bar vor dem Druck und selbst noch da-nach auf das Einzeldokument zugrei-fen zu können – unabhängig davon,wie groß der Verarbeitungsjob ist. Wiepraktisch wäre doch eine Software, die alle Sendungen mit den darin ent-haltenen Einzeldokumenten in einer Bildschirmmaske auflistet und ihren Bearbeitungsstatus anzeigt; die demSachbearbeiter in der Fachabteilung,aber auch dem Mitarbeiter im Druck-zentrum die Möglichkeit bietet, nochwährend der Produktion einzugreifen.

Last-Minute-Check: Nochist Rettung möglichAber nicht nur das. Es geht hier auchum den Servicegedanken. Die Situ-ation, dass ein Kunde plötzlich anruftund nach seiner längst überfälligenWertpapieraufstellung fragt, ist nichtnur theoretisch. Wie bequem wäre esin solchem Fall für den Sachbearbeiter,einfach per Mausklick den Status desbetreffenden Dokuments abzurufen:Wird es gerade gedruckt? Oder ist es

In letzter Minute:Auch, wenn be-stimmte Datenschon auf demDruckserver liegen,ist es noch nicht zu spät – Jobs las-sen sich komplettstoppen und Ein-zeldokumente aussortieren.Abb.: kantver, Fotolia.

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Output-Management



rungsnummer, Schlagwort etc.) lässtsich sowohl nach Sendungen als auchnach einzelnen Seiten eines Doku-ments recherchieren – ob nun am PC-Arbeitsplatz in der Fachabteilungoder im Druckzentrum bzw. dort, wo die Dokumente ausgegeben undversendet werden. So ist es beispiels-weise ein Leichtes, aus einer Batch -datei mit 10000 Dokumenten die besagte Versicherungspolice von Herrn X automatisch auszusteuern.

Mehr noch: Die Lösungen derCompart garantieren eine lückenloseRückverfolgbarkeit. Sie visualisierenden Ablauf innerhalb der Dokumen-tenverarbeitung und zeigen in Echtzeitden Jobstatus an (Erstellung/Druck/Kuvertierung/Frankierung/Versand).

Interessant in diesem Zusammen-hang ist der automatisierte Soll-Ist-Abgleich. Was steckt dahinter? Ausden zur Verarbeitung anstehenden Dokumenten extrahiert die Softwareverschiedene Metadaten (Job-ID, Stück-zahl der Seiten, Kundennr./-name, Bar-code) und übermittelt sie als Job-Listenan die Kuvertierstraße. Dort werdensie abgearbeitet, und es erfolgt auto -matisch und in Echtzeit eine Rück -meldung an das Output-Management-System. Auf diese Weise haben Sach -bearbeiter wie Produktionsleiter jeder-zeit die Kontrolle, ob alle Dokumenteordnungsgemäß gedruckt sowie in der richtigen Reihenfolge mit den zu -gehörigen Beilagen zusammengestelltund versandfertig gemacht wurden.

Qualitätsprüfung ist eingeschlossenAndersherum kann der Anwender inder erwähnten Job-Liste, also unmittel-bar vor der Produktion, vermerken,welches Dokument nicht versendetwerden soll. Moderne Kuvertier -maschinen sind inzwischen so intelli-gent, dass sie über den aufgebrachtenBarcode das betreffende Schriftstückerkennen und automatisch über einspezielles Fach aussondern. Dieses Ein-greifen in letzter Minute ist sicher eingroßes Plus von Output-Management-

schon auf der Kuvertierstraße? Odergar schon abgeholt? Diese Auskunfts -fähigkeit ist ein nicht zu unterschät-zender Aspekt. Kurz: Gesucht wirdalso eine Technologie, mit der man lückenlos den „Lebenszyklus“ vonSendungen und Dokumenten nach -vollziehen kann. Idealerweise ließesich damit im Reklamationsfalle das betreffende Dokument auch noch aufder Kuvertierstraße aussteuern.

Angesichts dieses Leidensdrucks,dem letztlich alle Unternehmen undOrganisationen mit einem hohen Dokumentenaufkommen ausgesetztsind, hat Compart innerhalb seinerDocBridge Suite verschiedene Toolsentwickelt, mit denen sich der ge-samte Workflow überwachen undsteuern lässt. Dabei geht es im Wesent-lichen um Funktionen wie Monitoring,Realtime-Reporting, Accounting, Aus-steuerung von kompletten Jobs undEinzeldokumenten, und Reprint.

Die skalierbaren, internetbasiertenund auf die Massenverarbeitung aus -gerichteten Lösungen gestatten es denAnwendern (Fachabteilung, Output-Management), an jeder beliebigenStelle des Dokumentenzyklus einzu-greifen. Am besten natürlich, bevor die Daten an das Output-Management-System übergeben werden. Das wäreder einfachste Fall. Aber auch, wennsie schon auf dem Druckserver liegen,ist es noch nicht zu spät: Jobs lassensich komplett stoppen und Einzeldoku-mente aussortieren – letzteres sogarnoch während der Kuvertierung.

Lückenlos überwacht:Wo ist das Dokument?Das Grundprinzip der DocBridge Suitebesteht darin, einen möglichst hohenAutomatisierungsgrad sowie einedurchgängige Prozesskette zwischenden einzelnen Phasen der Dokumen-tenverarbeitung – Erstellung, Aufbe -reitung, Qualitätsprüfung, Produktionund Weiterverarbeitung – zu schaffen.

Konkret heißt das: Anhand ver-schiedener Suchkriterien (Kunden-name/-adresse, Vorgangs-/Versiche-

Systemen wie der DocBridge Suite.Darüber hinaus bieten sie verschie-dene Funktionen zur Validierung von Sendungen und Dokumenten.Dabei geht es u. a. um Fragen wie:• Entspricht die zu verschickende Korrespondenz allen Auflagen (LegalCompliance, Corporate Identity)?• Wie ist sichergestellt, dass die Einzel-dokumente korrekt gebündelt/zusam-mengefasst werden (portooptimierteSendungen)?• Sind für alle Dokumente auch die richtigen Beilagen beigefügt?• Können die Dokumente überhauptgedruckt werden (Adressfeld, Lesbar-keit von Barcodes und Steuerzeichen,Kompatibilität mit den Druckmaschi-nen, Farbmanagement etc.)?

So lassen sich z. B. bestimmte Rollen und Workflows für die Freigabeund die Stornierung von Dokumentenim System hinterlegen. Ein Vorzug der Compart-Lösungen innerhalb derDocBridge Suite besteht darin, dass sienicht nur die Validierung auf Job-Ebeneermöglichen, sondern auch den Checkvon Einzeldokumenten. Sobald ein Dokument/eine Sendung freigegebenund versendet wurde, bekommt derzuständige Sachbearbeiter vom Systemautomatisch eine Benachrichtigung.

Unternehmen und Organisatio-nen unterschiedlicher Branchen und Länder setzen die Lösungen derDocBridge Suite für diverse Zweckeein. Wie unterschiedlich die Szenarienauch sein mögen – in allen Fällen pro-fitieren die Firmen von einer lücken -losen Überwachung und einem hohenAutomatisierungsgrad. Das macht sieletztlich sehr flexibel in der Steuerungder Prozesse. (www.compart.com)

Gesucht – gefun-den: Mit DocBridgeSuite lässt sich an-hand verschiedenerSuchkriterien so-wohl nach Sendun-gen als auch nacheinzelnen Seiteneines Dokumentsrecherchieren.Abb.: Sergey-Nivens,

Fotolia.

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Kooperation zwischen Drupa und Federazione Carta e Grafica vereinbart

Neue Partnerschaft Der im Juni 2017 neugegründete italienische Dachverband

Federazione Carta e Grafica und die Drupa haben eine um-

fangreiche Kooperation vereinbart. Ziel ist vor allem, italieni-

sche Aussteller für die Teilnahme an Messen des weltweiten

Drupa Portfolios zu gewinnen und ihnen so den Weg für

die Erschließung internationaler Märkte zu ebnen.

Als Teil des Verbandsnetzwerkes spieltder Maschinenbauverband Acimga (Ita-lian manufacturers association of ma-chinery for the graphic, converting andpaper industry) in dieser Vereinbarungeine Schlüsselrolle: Als Partner wird eraktiv an Messebeteiligungen mitwirkenund diese operativ umsetzen.

Pietro Lironi, Präsident der Federa-zione Carta e Grafika, zu den Motivenfür die Kooperation: „Wir erfahrendurch die Vereinbarung mit der Drupaeinen Qualitätssprung. Durch diesewichtige Allianz mit Keyplayern derBranche und dank der globalen, fun-dierten Fachkompetenz von Acimgakann unsere Vision für die Branchejetzt über sich hinauswachsen. Unserim letzten Juni gegründete Dachver-band – mit Gesamteinnahmen in Höhe von 23 Mio. Euro aus seinendrei Säulen – wächst in einer beein -druckenden Geschwindigkeit.“

Europas ‚Must-Attend‘-BrancheneventAldo Peretti, Präsident von Acimga, ergänzt: „Es ist das erste Mal, dassAcimga eine Vereinbarung dieser Trag-weite geschlossen hat. Sie soll unsereminternationalen Netzwerk zur Unter-stützung italienischer Unternehmenkünftig mehr Gewicht verleihen. DieAllianz mit der Messe Düsseldorf undder Drupa eröffnet unseren Mitglie-dern neue Geschäftspotentiale in auf-

strebenden Märkten, bietet Zugangzum globalen Messe-Portfolio derdrupa und stärkt – last but not least –unsere Messe Print 4 All. Diese Initia-tive wird die Bedeutung unserer Messesteigern, mit dem Ziel, sieals ‚Must-Attend‘ Branche-nevent in Europa für 2018zu positionieren.”

Feste Säule derWeltleitmesseAuch Sabine Gelder-mann, Global HeadPrinting Technologiesbei der Messe Düssel-dorf, freut sich überdie Vorteile der Kooperation: „Mit der Federazione

Sabine Geldermann, Global Head Prin-ting Technologies,Messe Düsseldorf:„Mit der Federa-zione Carta e Grafica und ihremVerbandsnetzwerkhaben wir einenstarken Partner gefunden, der unsbeim Ausbau unse-res internationalenPortfolios bestensunterstützenkann.“

Carta e Grafica und ihrem Verbands-netzwerk haben wir einen starkenPartner gefunden, der uns beim Aus-bau unseres internationalen Portfoliosbestens unterstützen kann. Wir er -hoffen uns, die Innovationskraft undExpertise der italienischen Printing-Branche nun auch verstärkt für unsere internationalen Satelliten gewinnen zu können.“

Italien ist für die Drupa ein bedeu-tender Markt und stellte zur Veranstal-tung 2016 nicht nur die drittstärksteBesuchergruppe hinter Deutschlandund Indien – auch auf Ausstellerseitewar das Land als Top 3 Nation nachDeutschland und China eine festeSäule der Weltleitmesse.

Die Kooperation mit der Federa-zione Carta e Grafica flankiert zu-dem die langjährig erfolgreiche Arbeit von Honegger Gaspare Srl., der offiziellen italienischen Auslands-vertretung der Messe Düsseldorf.Somit wird Honegger Gaspare auchweiterhin der Hauptansprechpartnerfür italienische Aussteller und Besu-cher sein – sei es zur Drupa 2020 inDeutschland oder für eine der welt -weiten Satellitenveranstaltungen.

Neue Partnerschaft: Der italienischeDachverband Federazione Carta eGrafica und die Drupa haben eine Kooperation vereinbart.

Mit einer kla-ren strategi-schen Ausrich-tung und zu-kunftsweisen-den Highlight-Themen lädt dieWeltleitmesseDrupa die Aus-steller aus allerWelt ein, vom 16.bis 26. Juni 2020 in Düsseldorf ihreInnovationen zupräsentieren.

60 | BIT 1–2018

Output-Management



Düsseldorf zusammen mit ihren Tochtergesellschaften herausragenderegionale Fachmessen in wichtigenWachstumsmärkten.

Dazu gehören die Printpack Algerin Algerien (11. bis 13. März 2018),die Indoprint in Indonesien (19. bis22. September 2018), die All in Printin China (24. bis 28. Oktober 2018),

die IPAP im Iran (Oktober 2018) sowie die Pack Print International inThailand (18. bis 21. September 2019)und die Pacpro in China (25. bis 28.November 2019).

Nähere Informationen zur Drupa,no. 1 for printing technologies, undihren globalen Satelliten finden Sieunter www.drupa.de

Internationales Portfolioist beachtlich

Das internationale Portfolio an Fach-messen für die Print- und Packaging-Industrie umfasst inzwischen siebenVeranstaltungen in sechs Ländern.Neben der Weltleitmesse Drupa inDeutschland veranstaltet die Messe

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„Vom internen Druckdienstleister zumPlayer auf dem externen Markt – Einschmaler Grat“ – Mit diesem Themabefasste sich der Doxnet Tag Ende November im Novotel München.Durch wachsende Digitalisierung inden Unternehmen sinken die Druck-mengen in den vorhandenen Hausdru-ckereien und es wird nach Alternati-ven gesucht, diese Mengenreduzie-rung zu kompensieren bzw. evtl. sogarneues Wachstum zu generieren. EineOption, um dies erreichen zu können,wäre ein Einstieg in den Drittmarkt,um dort neue externe Kunden zu akquirieren. Damit dies gelingen kann,müssen aber eine Vielzahl von Haus-aufgaben durch die Hausdruckereienim Vorfeld erledigt werden.

Wolfgang Hein vom Manager Institut München nahm sich diesenHausaufgaben an und informierte an-schaulich die über 60 Teilnehmer nacheiner kurzen Begrüßung durch denDoxnet-Vorstand Peter Dehm. Gleichzu Beginn des in vier Teilen geglieder-ten Vortrages überraschte Hein mit derAussage, dass gerade in Zeiten wach-sender Digitalisierung die Bedeutungvon bedruckten Papier wächst. DieWirtschaft kann durch die Printpro-dukte den Verbrauchern ihre neuenProdukte präsentieren und die Bürgerkönnen sich aktuell und unabhängiginformieren. Die präsentierten Zahlenbestätigten seine Aussage.

Nach dieser Erkenntnis stieg Heinin den ersten Teil seines Vortrages ein,

Doxnet: Nachlese zum Doxnet Tag in München

Reger Erfahrungsaustausch

stellt. Spätestens jetzt wurde deutlich,dass eine solche Mission nicht alleinvom internen Druckzentrum geleistetwerden kann, sondern das dort vonunterschiedlichen Stellen im Unterneh-men unterstützt werden muss. Im letz-ten und wichtigsten Teil des Vortragesging es um das Thema Changemanage-ment. Hier wurde von Wolfgang Heinklar und deutlich kommuniziert, dasses nicht allein reicht, dass das Manage-ment entscheidet „Wir machen jetztDrittmarkt“, sondern das alle Mitarbei-ter im Unternehmen auf diese Reisevon Anfang an mitgenommen werdenmüssen. Ohne entsprechendes Ver-ständnis für die notwendigen Verände-rungen und neuen Aufgabenstellungen,kann die Reise schon zu Ende sein,bevor sie überhaupt begonnen hat.

In der anschließenden kurzenFrage- und Diskussionsrunde wurdedeutlich, dass ein Start auf dem Drittmarkt ohne die Erledigung derHausaufgaben keinen Sinn macht, aber die Erledigung auch kein Garantfür einen erfolgreichen Einstieg in den Drittmarkt ist. (www.doxnet.de)

in dem er präsentierte, was alles benö-tigt wird, um erfolgreich im Markt zusein. Bei Punkten, wie strategische Un-ternehmensplanung im Dienstleistungs-bereich, Markt- und KonkurrentenAnalyse stellte er betriebswirtschaft -liche Modelle und Analysemethodenvor, die helfen, diese Punkte zu meis-tern. Der ein oder andere Teilnehmerfühlte sich dabei sicherlich in seine Studienzeit zurückversetzt und nahmdie Themaauffrischung dankend an.

Nach einer kurzen Pause ging esim zweiten Teil der Veranstaltung umweitere Vorrausetzungen die notwen-dig sind, um in den Drittmarkt einstei-gen zu können. Dabei wurden u. a.Themen wie Ressourcenplanung und –management, Auswahl von Zielmärk-ten, Vertrags- und Forderungsmanage-ment sowie notwendiges Kapazitäts-management vorgestellt. Auch hiergeben betriebswirtschaftliche Metho-den die entsprechenden Hilfestellun-gen, damit diese Aufgaben gelöst wer-den können. Es wurde klar, dass vo-rausschauende Planung ein Schlüsselzum Erfolg und ein „must have“ sind.

Nach der Mittagspause ging es imdritten Teil der Veranstaltung darum,wie sich ein Drittmarkt Dienstleisteraufstellen sollte, um das AbenteuerDrittmarkt beginnen zu können. Dabei wurden nicht nur die notwen-dige Aufbauorganisation und derenFunktionen erläutert, sondern auchrechtliche Themen wie Steuer undHaftungsrisiken anschaulich vorge-

Wolfgang Hein(Manager InstitutMünchen) über-raschte mit derAussage, dass gerade in Zeitenwachsender Digitalisierung die Bedeutung von bedruckten Papier wächst.


62 | BIT 1–2018

Output-Management


Invaris: Ohne die richtigen Dokumente geht nichts

Flexibel reagierenDer Begriff Digitalisierung beherrscht aktuell nicht nur die

Fachmedien sondern auch die Tagespresse und gibt für den

europäischen Markt die Marschrichtung vor. Diesem Trend

kann sich zukünftig kein Unternehmen entziehen um

seine Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten bzw. zu stärken.

Invaris, als starker Partner im Markt, macht Unternehmen

fit für die Digitalisierung – mit Hilfe von effizienten, auf die

Kunden abgestimmten Lösungen.

Durch die Digitalisierungsinitiativewerden alle Geschäftsprozesse auf denPrüfstand gestellt und zukunftssicheradaptiert. Diese Anpassungen der Geschäftsprozesse werden erheb lichenEinfluss auf die Kundenkommunika-tion und -interaktion haben. Aus die-sem Grund sind schon heute Systemefür die Unternehmen notwendig, diees dem Unternehmen ermöglichen,sehr rasch und flexibel auf Markt -an forderungen zu reagieren. Diese Reaktionsfähigkeit kann mit einem, füralle Fachanwendungen, einheitlichen Dokumentenservice bereits heute imUnternehmen etabliert werden.

Für mehr Transparenz

Unter Dokumentenservice wird aktuellnicht nur ein einzelnes Service son-dern eine Menge an Funktionalitätenzusammengefasst, die, abhängig von den eingesetzten Prozessen derKundenkommunikation, nach Bedarfgebündelt werden. Als wesentlicheFunktionen sind dabei hervorzuheben:• Unterstützung bei der Erstellung von individueller Korrespondenz und dementsprechend von Massen -korrespondenz• Versand bzw. Präsentation der Doku-mente über diverse Ausgabekanäle,

wie Druck, Mail, Web-Portal und mobile Geräte• Synchrone Erstellung von Dokumen-ten bidirektional in Echtzeit • Einbindung der Empfänger in denDokumentenerstellungs- und Daten -erfassungsprozess.

Die obigen Funktionalitäten be -deuten, dass die Darstellungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten vor allemauf die neuen technischen Gegeben-heiten wie mobile Geräte abgestimmtsein müssen.

Die Dokumenterstellungsprozessemüssen sich besonders intern RichtungSachbearbeiter und extern zum Kun-den hin öffnen. Diese Öffnung bedingteinerseits mehr Transparenz und Ein-flussmöglichkeiten auf die Prozesse

durch beide Anwendergruppen, indemInhalte und deren Darstellung beein-flusst werden können.

Effizienteste Lösung

Um alle Anforderungen zukünftig umsetzen zu können ist der Aufbauvon modular gestalteten Dokumenten -services in den Unternehmen notwen-dig. Der modulare Aufbau erlaubt es den Unternehmen die Services zu skalieren und angepasst an die Markt -anforderungen zu betreiben. Die Services müssen folgende Bereiche abdecken:• Vorlagenverwaltung inkl. revisions -sicherer Versionierung,• Mandantenfähige und performanteDokumentenaufbereitung,• Dokumentenerstellungsprozesse,• Dokumentenbearbeitung,• Dokumentenverarbeitung und • Dokumententestung.

Invaris bietet durch den modula-ren Aufbau der goSmart Suite auf denKunden abgestimmt die effizientesteund beste Lösung an, um interaktiveProzesse mit Freigaben und Assess-ments innerhalb des Dokumenten-workflows abzubilden. Weiters wirddie Gestaltung und Bearbeitung von Dokumenten, sowohl intern für dieverantwortlichen Sachbearbeiter alsauch extern über ein Kundenportal,das den Kunden die Möglichkeit gibt, Unterlagen, Belege zu erfassenund weiterzuleiten, ermöglicht.

Bei Interesse kontak tieren Sie [email protected] (www.invaris.com)

Der modulare Aufbau von Doku-mentenservices erlaubt es den Unternehmen diese zu skalierenund angepasst an die Markt -anforderungen zu betreiben.


BIT-Kompass

RUBRIK FIRMA ADRESSE KONTAKT PROFIL

Alegri International GroupInnsbrucker Ring 1581673 München

Tel. +49 89 / 666 107-0Fax. +49 700 / 0000 [email protected]

Alegri ist eines der großen IT-Beratungsunternehmen fürMicrosoft & SAP, Managed Services, Cloud und Internet ofThings in D-A-CH. 80% der DAX 100-Unternehmen zählen zuunseren Klienten. Unsere rund 670 Mitarbeiter führen mit ihrerlangjährigen Expertise anspruchsvolle IT & Business-Projektezum Erfolg, allein im Bereich SharePoint über 700 erfolgreicheProjekte. Alegri wurde 2001 gegründet, berät aus zehnNiederlassungen und einem Nearshore-Standort in Rumänien.

Microsoft

Partnerlösungen

Capturing

Janich & KlassComputertechnik GmbHZum Alten Zollhaus 2442281 Wuppertal

Tel. 0202/2708-0Fax 0202/[email protected]

Janich & Klass ist seit 1981 der führende Anbieter von inno-vativen Produkten in den Bereichen Industrie-PC-Technikund Document Capturing. Dazu gehören Scannertreiber,OEM-Scannerelektronik und die Capture SoftwareDpuScan.DpuScan ist das universelle Programm zum Scannen (Farbe,Grau, Schwarzweiß gleichzeitig), mit Indexieren, Bildoptim-ierungen, Barcodelesung, Patchcodeerkennung und OCR.

Alos SolutionALOS GmbHDocument ManagementDieselstraße 1750859 Köln


Alos Solution ist ein führender Integrator von Capture- und EnterpriseContent Management Lösungen (ECM). Das Leistungsspektrum decktvon derAnalyse, der Beratung und dem Projektmanagement über dieKonfiguration und Systemintegration bis hin zuAnwenderschulungen,Hardware Service und Software Support alle Kundenbedürfnisse ab.

icon Systemhaus GmbHHauptstätter Straße 7070178 Stuttgart


icon bietet mit der Produktsuite DOPiX ein prozessintegrier-tes Korrespondenz-System mit regelbasierten Textbausteinenfür die automatische und interaktive Erstellung von hochpersonalisierten Businessdokumenten (Korrespondenz,Policen, Verträge, ...) und Serienbriefen an.

DMS+ECM

+Workflow

INVARISInformationssysteme GmbHINVARIS CenterA-7000 Eisenstadt

Tel. +43/(0)2682/64000Fax +43/(0)2682/[email protected]

INVARIS ist führender Hersteller von Plattform-Softwarefür Textautomation, elektronisches Output Management,interaktiv-dynamische Formulare und DocumentComposition. INVARIS setzt seit 30 Jahren Maßstäbe beiintelligenter Aufbereitung, Verarbeitung und Multi-Channel-Ausgabe von Dokumenten.

kühn & weyhSoftware GmbHLinnéstr. 1-379102 Freiburg


kühn & weyh entwickelt und vertreibt Produkte zur effizien-ten Erstellung und Verarbeitung individualisierter Business-Dokumente (Outputmanagement inkl. Textverarbeitung). DieSERIE M/ bietet die unternehmensweite Komplettlösung,die den gesamten Dokumentenprozess von derDatenbeschaffung bis zum zentralen OMS organisiert undsteuert.

AKI GmbHBerliner Platz 997080 Würzburg

Tel. +49 (0) 931/32155 -0Fax +49 (0) 931/32155 [email protected]

Herstellerübergreifend, plattformunabhängig, made inGermany – die AKI GmbH vereinfacht Druckmanagement.Seit 1986 konzentrieren wir uns auf die Optimierung vonDruckvorgängen, nicht nur in anspruchsvollen SAP-Anwendungen. Das Ergebnis: Wirtschaftliches, komfortablesund sicheres Drucken. Für zufriedene Kunden und DAX-Konzerne. Weltweit.

Dokumentenautomation

clSysTech GmbHTechnologie undInnovationszentrumRobert-Bosch-Strasse 764293 Darmstadt

[email protected]

Die clSysTech GmbH ist ein junges und dynamisches IT-Unternehmen, angesiedelt in Deutschland und spezialisiert auf dieSchlüsselmärkte, Output Management, Document Compositionund SAP Lösungen. Wir verwenden zugehörige Technologienwie Prozessautomatisierung und Web-Anwendungen wo eserforderlich ist um unseren Kunden moderne, state-of-the-art Lösungen, Dienstleistungen und Produkte zur Verfügungzu stellen.

A KYOCERA GROUP COMPANY

OutputM

anagement


Der BIT-Kompass beinhaltet: FIRMA Firmen-Logo: max. 30 mm breit (.jpg, .tif, .eps mit 300 dpi) -ADRESSE Firmenname, Straße, PLZ und Ort - KONTAKT Telefon, Fax, E-Mail und Internet - PROFIL Einkurzes Unternehmensprofil zur Darstellung des Leistungsangebotes (Fließtext mit max. 300 Zeichen inkl.Leerzeichen) - RUBRIK Beispiele wie im aktuellen BIT-Kompass

Der BIT-Kompass erscheint 6 mal im Jahr – in allen BIT-Ausgabenund gleichzeitig im Internet.

bit-Verlag Weinbrenner GmbH & Co. KG • Fasanenweg 18 • 70771 Leinfelden-EchterdingenTel. 0711/75 91 312, Fax 0711/75 91 336 • www.bitverlag.de, [email protected]

FIRMA ADRESSE KONTAKT PROFIL

BIT-Kompass

BIT-Kompass

RUBRIK FIRMA ADRESSE KONTAKT PROFIL

profiforms gmbhHeidenheimer Straße 671229 Leonberg

Tel. +49 7152/2990-0Fax +49 7152/[email protected]

profiforms ist Hersteller und technologischer Vorreiter fürOutput-Management-Systeme. profiforms steht für optimalgestaltete Prozesse in der Dokumenten-Ausgabe, Verfügbar-keit und Lastverteilung, ebenso wie für wirkungsvolleKommunikation mit TransPromo oder den Einsatz vonWhite Paper Production.

Die sgh Service AG ist einer der größten Full-Service-Dienstleister für Outsourcing im Rechnungswesen inDeutschland, und spezialisiert auf die automatisierte elektro-nische Rechnungsbearbeitung sowie den Austausch elektro-nischer Rechnungen zwischen Unternehmen. Die sghbetreut Kunden aus Handel, Industrie und Verbundgruppen.

SGH Service GmbHDaimlerring 5131135 Hildesheim

Tel. 05121/76460Fax 05121/[email protected]

Output

Management

Outsourcing

SEAL Systems AGLohmühlweg 491341 Röttenbach


SEAL Systems hat Werkzeuge für die Informations- undDokumentenverteilung und für die professionelle Erzeugungund Konvertierung von grafischen Datenformaten aus vielenAnwendungen und Applikationen entwickelt. Mit der PDFLonglife Suite wird die Kompatibilität von PDF fürArchivierung (PDF/A) sichergestellt.

Neopost bietet innovative Lösungen für die Automatisierungund Effizienzsteigerung in der Postbearbeitung an.Dazu gehören Frankier- und Kuvertiermaschinen,Brieföffner, Posteingangssysteme und komplettePoststelleneinrichtungen - von der Beratung über diePlanung und Realisierung bis hin zur Ausstattung undEinrichtung moderner Poststellen.

Neopost GmbH & Co. KGLandsberger Straße 15480339 München

Tel. +49 (0)89/516891-0Fax +49 (0)89/[email protected]

profiforms gmbhHeidenheimer Straße 671229 Leonberg

Tel. +49 7152/2990-0Fax +49 7152/[email protected]

profiforms ist Hersteller und technologischer Vorreiter fürOutput-Management-Systeme. profiforms steht für optimalgestaltete Prozesse in der Dokumenten-Ausgabe, Verfügbar-keit und Lastverteilung, ebenso wie für wirkungsvolleKommunikation mit TransPromo oder den Einsatz vonWhite Paper Production.

PDF/A

HEFTER Systemform GmbHAm Mühlbach 683209 Prien


HEFTER Systemform ist seit 50 Jahren international im Marktder Post-, Mailing- und Druckweiterverarbeitung erfolgreichtätig. Das umfangreiche Programm bietet Lösungen sowohlfür den Office-Bereich (Falz- und Kuvertiermaschinen, elek-tronische Brieföffner), als auch für den grafischen Bereich.Eine besondere Stärke: Das automatische individuelleKuvertieren mit OME-Steuerzeichen, z.B. für Rechnungenoder Lohn & Gehalt. Der Geschäftsbereich verfügt über eineigenes Servicetechnikernetz.

Postbe-

arbeitung

RUBRIK


Anbieter Fax-Nr. Tel.-Nr. http:// Seite

Cebit

Arvato

B&L Management Consulting

Barc

BCT Deutschland

Bitkom

Cocq

Compart

Crossinx

DMS-Consulting

Docforum

Dokulog

Doxnet

Drupa

DXC Technology

Elektronische Rechnung

ELO Digital Office

Foxit

GetMyInvoices

GFT

Governikus

Inotec

Insentis

Invaris

Konica Minolta

Kutzner

Medialine

PDF Association

Prevolution

Proalpha

Project Consult

SET

Sharp

Swiss Post Solutions

TA Triumph-Adler

Teamdrive

Tropper Data Service

Workday

Zöller & Partner

0511-89-326-26

05241/80-3315

069/133093-29

0931/88065128

0241/46368389

030/27576-400

040/721559-9

07031/620555

069/480065115

06771/94801

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0751/5695421

0211/4560-668

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0711/806089-19

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04550 996 9001

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0421/20495-11

06036/9708-15

06722/409052

00432682/64000-900

0511/7410-50

06751/85378-11

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040/73088 20- 29

–

040/460762-29

0511/39780-65

06431/9029636

-

0911/6898-204

040/389044-44

03342/244777

–

06196/9990980

0511-89-0

05241/80-40600

069/133093-0

0931/8806510

0241/46368310

030/27576-0

040/725609-0

07031/62050

069/480065115

06771/94800

–

02202/239838

0751/5695420

0211/4560-01

–

0711/806089-0

–

04550 996 9000

–

0421/20495-0

06036/9708-0

06722/409051

00432682/64000-0

0800/64665-82

04298/46 53 6-0

06751/85378-0

030/394050-0

040/73088 20- 0

06374/800-0

040/460762-20

0511/39780-0

–

0221/77109-593

0911/6898-0

040/389044-33

03342/2446

–

06196/999090

www.cebit.de

www.arvato.com

www.bul-consulting.de

www.barc.de

www.bctsoftware.com

www.bitkom.org

www.cocq.de

www.compart.com

www.crossinx.de

www.dmsweb.de

www.doc-forum.de

www.dokulog.de

www.doxnet.de

www.drupa.de

dxc.technology/de

www.e-rechnungsgipfel.de

www.elo.com

www.foxitsoftware.de

www.getmyinvoices.com

www.gft-voss.de

www.governikus.de

www.inotec.eu

www.insentis.com

www.invaris.com

www.konicaminolta.de/business

www.kutzner-beratung.com

www.medialine.ag

www.pdfa.org

www.prevolution.de

www.proalpha.com/de

www.project-consult.com

www.set.de

www.sharp.eu

www.swisspostsolutions.de

www.triumph-adler.de

www.teamdrive.com

www.tropper.de

www.workday.com

www.zoeller.de BITLESER

SERVICE

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BIT 2-2018

erscheint am26. März 2018

Redaktionsschluss26. Februar 2018

Anzeigenschluss:05. März 2018

Geschäftsprozesse

� Arbeitswelt im Wandel – Smart Workspaces

� Drucker und MFP im Dokumentenprozess

� Mobile Enterprise: Integration und Komfort

Output-Management

� Output-Lösungen für den PC

� Social Media: Einbindung von Facebook & Co. in das Marketing

� Transaktionsdruck: Planung, Steuerung, Reporting

Herausgeber:Dipl.-Kfm. Karl-Heinz Weinbrenner †Dipl.-Kfm. Claudia Weinbrenner-Seibt

Verlagsleitung:Dipl.-Volkswirt Siegfried Elsaß

Redaktion:Torsten Wiegand (verantwortlich)Telefon: (0711) 7591-3771 E-Mail: [email protected]

Anzeigenleitung:Joachim AhnfeldtTelefon: (0711) 7591-312E-Mail: [email protected]

Layout/Herstellung: Jessica GeserE-Mail: [email protected]

Erscheinungsweise: 6-mal im Jahr

Ab 1. Januar 2018 ist die Anzeigenpreisliste Nr. 53 gültig.

Erfüllungsort: Leinfelden-Echterdingen

Gerichtsstand: Stuttgart

Bezugspreis:Zwölf Monate 84,– Euro (inkl. Zustellgebührund 7 % MwSt.), im Ausland zuzüglich 7,80 Euro Porto. Das Abonnement verlängert sich stillschwei-gend um ein weiteres Jahr, wenn es nicht spätestens sechs Wochen vor Ende des Bezugsjahres gekündigt wird.Einzelheftpreis 14,– Euro zuzüglich 1,70 Euro Versandkostenanteil.

Druck:Druckerei Silber Druck oHGAm Waldstrauch 134266 Niestetal

Verlag, Redaktion und Anzeigenverwaltung:bit-Verlag Weinbrenner GmbH Co. KGFasanenweg 18, 70771 Leinfelden-Echterdingen Postfach 10011670745 Leinfelden-Echterdingen

Telefon (0711) 7591-0 Telefax Verlag: (0711) 7591-348 Telefax Leserservice/Abonnement: (0711) 7591-368

Internet:www.bit-news.de

ISSN 1617-9757

Angeschlossen der Informations -gemeinschaft zur Feststellung derVerbreitung von Werbeträgern – Sicherung der Auflagenwahrheit.

Fachgruppe Fachpresse im VerbandDeutscher Zeitschriftenverleger e. V.

Partner-Verbände:

Der BITKOM-Kompetenzbereich ECM ist Medien-partner der BIT.

BIT ist offizielles Verbandsorgan von DOXNET – The Document X-perts Networke. V. Für Mitglieder des Verbandes DOXNETist der Bezug der BIT im Mitgliedsbeitragenthalten.

BIT ist bei den Mitgliedern des FMI – Fachverband für multimediale Informations-verarbeitung e. V. – verbreitet.

BIT ist offizielles Verbandsorgan der PDF Association, einer Initiative der Association for Digital Document Standards.

Wirtschaftsverband Kopie & Medientechnik e.V.

Für Mitglieder des VOI – Verband Orga -nisations- und Informationssysteme e.V. – ist der Bezug der BIT im Mitgliedsbeitragenthalten.

Impressum

Die Themen in BIT 2-2018

BITV

ORSC

HAU

66 | BIT 1–2018




5-2017

Oktober

Jos Bischoff,BCT:Plattform -basierte Geschäfts -modelle aufBasis einesganzheit -lichem ECM.

Comparting am 9. und 10. November 2017 in Böblingen

Paradigmenwechsel in derKundenkommunikation

Roger David,Windream:Der ECM-Arbeitsplatzvon morgen – Digitali -sierung alszentralesThema.

ThomasDenk, Deliberate:StufenweiseEntwicklungneuer Ge-schäftsmodellezwischen Da -ten & Produkt.

SascheLerchl, BFL Leasing:Von der KonzeptionpassgeneauerIT-Infrastruk -turen bis zur Finanzierung.

www.bit-news.de

Abb.: vege, Fotolia

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BIT widmet sich dem Themenspektrum Geschäftsprozess-

und Output-Management in allen Facetten – von der

Office-Umgebung über die Druckzentrale in den

Unternehmen bis hin zum Druck- und

Dokumenten-Dienstleister.

BIT bietet wertvolle Informationen für

die Planung, Auswahl und Einführung

von Systemen und Lösungen rund um

Dokumenten- und Informationsprozesse.

BIT zeigt, wie Dokumentenprozesse vom

Eingang bis zum Versand und der Archivie-

rung effizient gestaltet werden können.

www.bit-news.de


1-2017März

Oliver Frese,DeutscheMesse: DieCeBIT rücktdie Chancender digitalen Transforma-tion in denMittelpunkt.

Dr. BerndHuber, SET:Aktuelle Themen, Probleme undHerausforde-rungen imDokumenten-prozess.

Martin Denk,Docuform: Ein hersteller-unabhängigerLösungsan -bieter behaup-tet sich am europäischenMarkt.

RebeccaWald,Brainsphere, Sichten aufdie Anforde-rungserhe-bung für Output-

Systeme.

www.bit-news.de

Die CeBIT 2017 macht Digitalisierung erlebbard!conomy – no limits

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Bitte senden Sie mir die nächsten zwei BIT-Ausgaben kostenlos und portofrei zur Probe.

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Damit BIT optimal auf Ihre Informationsbedürfnisse eingehenkann, beantworten Sie uns bitte noch folgende Fragen:

Welcher Branche gehört Ihr Unternehmen an?

_______________________________

Wie viele Angestellte hat Ihr Unternehmen?� 1-19� 20-49� 50-99� 100-199� 200-499� 500-1.000� über 1.000

Was ist Ihre Position bzw. Zuständigkeit im Unternehmen?� Leiter Fachabteilung� Leiter Organisation� Geschäftsprozess-Optimierung� IT-Management� Leiter Rechenzentrum� Leiter Poststelle� Geschäftsführung� Business-Consulting� Output-Management im

Assekuranz- und Finanzsektor� Leiter Druckzentrum oder

Druckdienstleister� Leiter Dokumentendienstleistung

� Verantwortlich für Postauf-bereitung und Versand

� Verantwortlich für Dokumenten- und Output-Management bei Behörden

� Sonstige_____________________

________________________________

In welchen Bereichen interessierenSie sich für Problemlösungen?� Drucken und Kopieren� Dokumenten-Management,

Workflow� Archivieren� Storage-Systeme� E-Prozesse und E-Business� Web-Technologien� SAP R/3� Datenbanken� Output-Management,

Distributed-Output-Management,Elektronische Formulare

� Postbearbeitung� Produktionsdruck,

Print-on-demand� High-Volume-Dokumenten-

Verarbeitung� Andere______________________________________________________

Fax: 0711 /75 91-4 44


bi 0118 U1 Lao 1 30.01.2018 10:07 Seie 1 B T · Dr. Ulrich Kampffmeyer: Die Branche verliert ihr...

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