Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten

Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen

Papiermand of archiefdoos?

• Niemand weet exact wat er met de documenten moet gebeuren

• Niemand weet hoe lang ze moeten bewaard blijven

Problematiek

• Ofwel niets weggooien => enorme hoeveelheden papier => niets terugvinden

• Ofwel zonder onderscheid alles weggooien, wanneer kelder vol zit => plots is de hele geschiedenis van de school verdwenen

Gevolgen

• Gestructureerd vernietigen en bewaren op basis van selectielijsten

• Procedures ter ondersteuning

Alternatief

• Bewaren kost geld, ook digitaal

• Alles bewaren is niet nodig voor het later

onderzoek

• Beter selecteren betekent betere en meer

toegankelijke informatie. Enkel de essentie

moet worden bewaard.

Waarom niet alles bewaren?

Gemeenschapsonderwijs en het gesubsidieerd officieel onderwijs: overgangsfase

- Tot nog toe: niets vernietigingen zonder toelating van het algemeen Rijksarchief

- Na uitvoeringsbesluit bij Archiefdecreet Vlaamse regering: Niets vernietigen zonder toetsing aan de officiële selectielijsten

Vrij onderwijs: - Inrichtende macht beslist, tenzij voor zaken waarvoor

er een wettelijke verplichting bestaat

Juridisch kader

Omzendbrieven van het ministerie

“Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten”

SO/2003/02 en BaO/2005/03

! Geven voor Gemeenschapsonderwijs en het gesubsidieerd officieel onderwijs geen vrijgeleide om te vernietigen !

Juridisch kader (2)

Zie meester over mijn schoolarchief, p. 70-711.Reeksen oplijsten

http://arch.arch.be/images/stories/formulier_aanvraag_vernietiging.doc

2.Termijnen en bestemming controleren => selectielijsten3.Instructies inrichtende macht?4.Goedkeuring vragen aan Algemeen Rijksarchief/ selectiecommissies Vlaamse overheid (eind 2012?)5.Vernietigen, bij voorkeur via een firma voor datavernietiging (nu vaak gratis of zelfs met vergoeding)

Procedures vernietiging

“Systematisch overzicht van alle soorten documenten, reeksen en dossiers die gevormd en ontvangen worden door een school bij het uitvoeren van haar taken, met vermelding van hun definitieve bestemming ('bewaren' of 'vernietigen')”

Hulpinstrument: selectielijst

• Met zo weinig mogelijk documenten de essentie bewaren van de taken die een school vervult

• Werkinstrument voor de administratie, om proactief werken mogelijk te makenDossier afgesloten => vermelding “Vernietigen

in 2013” of “Permanent te bewaren”

• Retroactief opruimen van kelders en zolders: snel en correct de bestemming bepalen

Selectielijst: Doel

Middelbaar onderwijs van het gemeenschapsonderwijs

http://extranet.arch.be/arch/tableau_de_tri_selectielijsten/reg-com_gew-gem/vlaamse_gewest_region_flamande/5021_ABHP_073.pdf

Middelbaar onderwijs van de gemeenten

http://www.vvbad.be/sites/www.vvbad.be/files/bericht/bestanden/Selectielijst_gemeente_scholen_20110117.pdf

Opmerking: Andere lijsten (ministeries, CLB’s,…)

http://arch.arch.be/content/view/684/254/lang,nl_BE/

Beschikbare selectielijsten scholen

Voor onderwijstaken wel:• Lijsten meer gericht op soorten documenten en

dossiers dan op officiële formuliernummers, modellen e.d.

• Enkel als leidraad, niet formeel

Ondersteunende taken (personeel, financiën, beleid, e.d.): niet (minder) bruikbaar voor anderen

- Andere wet- en regelgeving van toepassing

Beschikbare lijsten ook voor anderen (basis, hoger,…) nuttig?

– Lesgeven: wat werd er gegeven?– Leerlingen en hun loopbaan– De schoolvisie en het –beleid– Het leven op school– (Leerkrachten)

Wat is de essentie van een schoolarchief?

• Vastleggen van afspraken en regels met de leerlingen

• Registreren van leerlingengegevens en inschrijven van leerlingen

• Opvolgen van de aan- en afwezigheden van de leerlingen en ongevallen

• Sociale en medische maatregelen voor leerlingen

Ontwerpstructuur van de selectielijst – onderwijstaken (1)

• Maatregelen ter voorkomen van leerachterstand• Opvolgen van oud-leerlingen

• Organiseren en plannen van de klassen en

lessen

– Organiseren van klassen en studierichtingen

– Plannen van de lessen door de leerkrachten

– Lesgeven

Ontwerpstructuur van de selectielijst – onderwijstaken (2)

• Opvolgen van de stage

• Evaluatie van de leerlingen

• Organiseren van intramuros, extramuros en parascolaire activiteiten

• Organiseren van interscolaire samenwerking

• Samenwerken met externe diensten in kader van educatieve activiteiten

Ontwerpstructuur van de selectielijst – onderwijstaken (3)

Handboek p. 65-67

• Reeks

• Bewaartermijn: 2009/2010

– V na 1 schooljaar = augustus 2011

– V na 1 jaar = 1 januari 2011

• Definitieve Bestemming

• Opmerking

Velden in de lijst

Code Reeks Datering Bestemming

Locatie Omvang

F3 Aanwezigheidslijsten 2004/2005-2009/2010

V 2012 Kelder 2, rek 7 3 meter

F7.2 Agenda’s Latijn-Grieks 1985/1986-1990/1992

V 1994 Kelder 2, rek 8-9 7 meter

F2 Stamboekregister 1988/1989-2000/2001

B Kelder 2, rek 9 4 dozen

F2 Leerlingendossiers 1988/1989-2000/2001

V 2007 Kelder 2, rek 1-6 30 meter

Aan de slag: retroactief

Locatie Code Reeks Datering Bestemming

G:\2_07_Lesorganisatie\2_07_03_ASO\2011_2012

F7.2 Agenda’s V 2014

G:\2_01_leerlingenregistratie\register

F2 Stamboekregister B

G:\2_01_leerlingenregistratie\dossiers\2011_2012

F2 Leerlingendossiers V 2018

Aan de slag: proactief

Bedankt voor uw aandacht.