INFORMATIEFOLDER

TeMa bestuur 2014 - 2015

2

Mijn jaar als TeMa bestuur

Een jaar in het TeMa bestuur kent vele hoogtepunten, zowel op professioneel als sociaal gebied. De tijd als voorzitter van deze inspirerende, maar bovenal gezellige vereniging is voorbij gevlogen. Vorig jaar rond deze tijd besloot ik om te solliciteren voor het TeMa bestuur. Ik wilde graag nog meer uit mijn studententijd halen en een nieuwe uitdaging aangaan. Nadat ik te horen had gekregen dat ik een jaar het gezicht mocht zijn van TeMa en samen mocht werken met vier andere ambitieuze studenten, werden we bekend gemaakt bij de Dies. Een intensieve periode volgde, waarin wij als bestuursleden elkaar steeds beter leerden kennen, en de speerpunten voor ons bestuursjaar uitstippelden. Op de overdracht ALV mochten wij ons beleid presenteren en werden wij officieel geïnstalleerd als het TeMa bestuur 2013 - 2014. Dat was het moment dat het echte werk kon gaan beginnen en wij onze stempel op de vereniging konden drukken.

Mijn tijd als voorzitter van het TeMa bestuur is in één woord geweldig te noemen. Ik heb ontzettend veel mensen leren kennen en heb mij kunnen ontwikkelen op professioneel vlak. In mijn bestuursjaar heb ik veel ervaring op kunnen doen op het gebied van strategische beslissingen, het contact

met de faculteit en het bedrijfsleven en het coördineren van verschillende activiteiten. Naast dat je de kans krijgt om jezelf op allerlei vlakken te ontplooien, leer je ook hoe het is om in een team samen te werken. Door een jaar lang intensief samen te werken met je bestuursgenoten, leer je ze van binnen en buiten kennen.

Van de personen waar ik voor mijn bestuursjaar alleen de naam van wist, zou ik nu een biografie over kunnen schrijven. Naast de professionele aspecten en het intensief samenwerken in een team, bestaat een bestuursjaar ook uit veel borrels en feesten. Elke week staat er wel een leuke borrel op het programma van, of je eigen vereniging, of van andere verenigingen. Op die manier maak je herinneringen voor het leven.

3

Tot op de dag van vandaag heb ik geen moment spijt gehad en ben ik ontzettend dankbaar voor wat ik dit jaar allemaal heb mogen meemaken. Daarom kan ik ook zonder twijfel iedereen aanraden om de uitdaging aan te gaan en te solliciteren voor het TeMa bestuur!

Silvia Woudberg Voorzitter TeMa bestuur 2013 - 2014

4

TeMa

TeMa is de studieverenging voor de track Technologiemanagement binnen de brede bachelor Bedrijfskunde (track TM), de bachelor Technologiemanagement (TM), de MSc. Technology Operations Management (TOM), de MSc. Supply Chain Management (SCM) en de Dual Degree master in Operations Management (DD). De vereniging is op 26 mei 2009 opgericht door Jelena van Gelder en Anna Paques met als doel het creëren van verbondenheid onder studenten, richting de faculteit en het bedrijfsleven. Op dit moment telt TeMa ongeveer 250 leden, waarvan ruim 50 actief zijn in een commissie. TeMa heeft op dit moment drie ALV commissies en negen bestuurscommissies. Deze commissies organiseren tal van activiteiten, variërend van carrièregerichte activiteiten tot studiegerichte activiteiten en sociaalgerichte activiteiten.

5

TeMa bestuur Een bestuursjaar binnen TeMa betekent een jaar vol nieuwe ervaringen en nieuwe inzichten. In dit jaar zal je op verschillende vlakken uitgedaagd worden en veel ervaring opdoen op het gebied van beleidvorming, het werken in teamverband en het motiveren en begeleiden van anderen. Een bestuursjaar is uitdagend, leerzaam en daarbij ook erg gezellig. De dingen die je in je bestuursjaar leert kun je de rest van je studie en carrière meenemen. Naast deze persoonlijke ontwikkeling is bestuur zijn een zeer sociale bezigheid en zul je veel nieuwe mensen leren kennen. Contacten lopen uiteen van gesprekken met de faculteit en commissies tot contact met andere besturen en bedrijven.

Het bestuur bestaat uit vijf verschillende functies. Met veel zaken houdt iedereen zich uit het bestuur bezig, maar daarnaast heeft ook elke functie een aantal specifieke taken. Elke week is er een bestuursvergadering waarin alle lopende zaken van de vereniging besproken worden en je elkaar op de hoogte houdt van je bezigheden en eventuele problemen. Verder worden er in de vergaderingen gezamenlijke besluiten genomen.

Het bestuur is in principe bij alle activiteiten die door TeMa worden georganiseerd aanwezig. Niet alleen de commissies, maar ook het bestuur organiseert verschillende activiteiten voor de leden. Voorbeelden hiervan zijn het Actieve Ledenweekend, inhousedagen en de inloopuurtjes. Het contact met je leden is dan ook een zeer belangrijk aspect van het bestuur zijn. Daarnaast zal je ook regelmatig contact hebben met andere besturen op bijvoorbeeld (constitutie)borrels van andere verenigingen, gezamenlijke activiteiten en besturendagen.

6

Beleid

Wanneer je geselecteerd wordt door de Sollicitatiecommissie, ben je officieel kandidaatsbestuur van TeMa. Tijdens de kandidaatsperiode schrijf je met het hele kandidaatsbestuur een beleidsplan voor het komende jaar. Het beleidsplan is een document waarin je met je bestuur je doelen bepaalt en een plan uitwerkt hoe je deze wilt gaan behalen. Je beschrijft als het ware hoe jullie het jaar willen gaan invullen. Met het beleidsplan bepaal je de richting die de vereniging het komende jaar inslaat en kijk je waar jullie als bestuur extra aandacht aan willen geven en wat jullie willen verbeteren. Het beleidsplan wordt door jullie gepresenteerd en verdedigd op de overdracht ALV, welke plaats zal vinden in september. Wanneer jullie plan goedgekeurd wordt, zullen jullie officieel ingehamerd worden als bestuur van TeMa.

7

Commissies

Als bestuur geef je sturing aan de bestuurscommissies. In principe is dit de taak van de commissaris intern, maar toch zal het vaak voorkomen dat ook andere bestuursleden betrokken zijn bij het aansturen van commissies. Ook kan er voor gekozen worden om een andere bestuursfunctie een commissie te laten begeleiden. Zo begeleidt de commissaris extern op dit moment bijvoorbeeld de CareerCie en de SympoCie, omdat zij veel contact moeten hebben met bedrijven en de commissaris extern het ervarenste bestuurslid is op dit gebied. Uiteindelijk heeft het bestuur gezamenlijk de eindverantwoordelijkheid over de commissies.

Op dit moment telt TeMa negen bestuurscommissies. Eén commissie zal hiervan volgend jaar wegvallen, namelijk de Lustrumcommissie. Verder kan het bestuur bij het schrijven van hun beleid ervoor kiezen om commissies toe te voegen of weg te halen. De commissies die het bestuur op dit moment begeleidt zijn:

BorrelCie: organiseert de maandelijkse borrel en de tweedejaarsactiviteit.

CareerCie: organiseert carrière gerichte activiteiten waaronder de Inhousetour.

ExcurCie: organiseert het International Study Project.

FCie: organiseert diverse activiteiten, waaronder het kerstdiner en de Batavieren race.

IntroCie: organiseert het introductieweekend voor de tweedejaars track TM studenten.

LustrumCie: organiseert het eerste lustrum van TeMa.

PromoCie: maakt foto’s en filmpjes van activiteiten die TeMa organiseert.

SympoCie: organiseert het jaarlijkse symposium.

TeMagaCie: schrijft het verenigingsmagazine.

8

Algemene leden vergadering (ALV)

Het hoogste orgaan binnen de studievereniging TeMa is de algemene leden vergadering (ALV). Het bestuur, de Kascommissie (KasCo), de Raad van Advies (RvA) en de Sollicitatiecommissie (SollicitaCie) staan onder toezicht van de ALV. De KasCo is een onafhankelijke commissie die de financiën en de financiële verslaggeving van de vereniging controleert. De RvA wordt gevormd door mensen die ervaring hebben met bestuurswerk. De RvA voorziet het bestuur, gevraagd en ongevraagd, van advies. De SollicitaCie draagt zorg voor het sollicitatietraject van de sollicitanten voor het TeMa bestuur. Het werven van kandidaten is echter wel de verantwoordelijkheid van het bestuur.

Tijdens de ALV brengt het bestuur verslag uit naar de leden en kunnen leden het bestuur van extra input voorzien. Ook zal het kandidaatsbestuur op de overdachts ALV haar beleid presenteren.

9

Externe partijen

Naast alle interne organen bestaan er ook een aantal externe partijen. Hieronder vallen de Economische Bedrijfskundige Faculteitsvereniging (EBF), de mede onderverenigingen van de EBF (MARUG, Risk en VESTING), het Faculteits Verenigingen Overlegorgaan Groningen (FVOG), het opleidingsbestuur en andere studieverenigingen.

TeMa is een ondervereniging van de EBF en heeft dus nauw contact met deze vereniging en haar onderverenigingen. Het contact met deze verenigingen gaat onder andere via het Platform Voorzitters (PV) waarin alle voorzitters van deze verenigingen zitten en door het bezoeken van activiteiten en ALV’s van elkaar. Daarnaast is TeMa gevestigd op het interim waar een gezellige, informele sfeer hangt en de EBF en onderverenigingen elkaar vaak opzoeken. Als bestuur heb je hier een bestuurskamer waar je de hele week door kan werken en waar leden naar binnen kunnen komen lopen voor een praatje of met vragen.

Het FVOG behartigt de belangen van vele studieverenigingen in Groningen en bezoekt hiervoor enkele keren per jaar de faculteit. Daarnaast wordt er contact onderhouden met het opleidingsbestuur, omdat zij erg betrokken zijn bij de vereniging en ze TeMa helpen bij het neerzetten van activiteiten en het bereiken van de studenten. Tot slot houd je contact met andere verenigingen door naar constitutieborrels te gaan en deel te nemen aan activiteiten en borrels van ze. Daarnaast zal je af en toe met ze om de tafel gaan om ideeën uit te wisselen. Het contact met de andere verenigingen zal meestal verlopen via de voorzitter of de secretaris.

10

Tijdsbesteding

TeMa heeft een parttime bestuur, dus het is goed mogelijk om naast je bestuurstaken nog ECTS te halen voor je studie. Het is lastig om in te schatten hoeveel uren er per week in gaan zitten, omdat dit erg verschilt per periode per functie. Geschat wordt dat je gemiddeld 25 uur per week bezig met bestuur. Houd er verder rekening mee dat, naast het gebruikelijke bestuurswerk, je verwacht wordt op de TeMa activiteiten en je de mogelijkheid krijgt om activiteiten van andere verenigingen te bezoeken.

11

Functies

TeMa heeft vijf verschillende bestuursfuncties, die ieder hun eigen taken hebben, maar er zijn ook een groot aantal gedeelde taken. Zo helpt iedereen mee bij de organisatie van bestuursactiviteiten en houdt iedereen zich bezig met het uit te voeren beleid. Daarnaast is er elke week minstens één bestuursvergadering waarin de zaken die op dat moment aan de orde zijn besproken worden. Hiertoe behoren elke week de ingekomen stukken (van binnen en buiten de vereniging), de commissievoortgang, acquisitievoortgang, de financiële situatie en het bespreken van de actiepunten van de voorgaande vergadering. Daarnaast worden tijdens de bestuursvergadering algemene besluiten genomen.

Het TeMa bestuur heeft de volgende vijf functies:

Voorzitter

Secretaris

Penningmeester

Commissaris intern

Commissaris extern

Daarnaast neemt één van deze personen, met uitzondering van de voorzitter, ook de functie vicevoorzitter op zich.

12

Voorzitter

Zit jij vol zelfvertrouwen? Neem jij graag initiatief? En voel jij je een geboren leider? Word dan voorzitter!

Als voorzitter ben je het gezicht van de vereniging en ben je verantwoordelijk voor je bestuur. Een uitdagende taak, waar bij je goed overzicht moet kunnen houden en moet ingrijpen waar nodig. Het is als voorzitter belangrijk dat je je bestuursleden ondersteunt, waardoor je bij elke functie betrokken bent. Verder kan je je zelf op allerlei vlakken ontwikkelen, omdat je contact hebt met verschillende externe partijen. Zo ben je verantwoordelijk voor het contact met de faculteit, de vakgroep, de RvA, de EBF en de andere onderverenigingen. Als voorzitter kan je op een uitstekende manier je leiderschapsvaardigheden ontwikkelen, omdat je als het ware je bestuursgenoten coördineert. Verder leid je de bestuursvergaderingen en moet je op de ALV de visie van jouw bestuur aan de leden van de vereniging presenteren.

Het is fantastisch om zo nauw samen te werken met m’n bestuursgenoten en te zien hoe dit bijdraagt aan de ontwikkeling van de vereniging. Als

voorzitter ziet elke dag er anders uit, doordat je bij elke functie nauw betrokken bent. Bovendien heb ik ontzettend veel mensen leren kennen, zowel op formeel als informeel gebied. Het geeft een enorme kick en het is een grote eer om als voorzitter vele mensen in de vereniging aan te sturen en de vereniging te mogen representeren.

Vicevoorzitter

Deze persoon ondersteunt de voorzitter waar nodig en zal de voorzitter vervangen bij afwezigheid. De vicevoorzitter gaat mee naar belangrijke overleggen met externe partijen, zoals met de EBF en het opleidingsbestuur.

13

Secretaris

Kan jij gestructureerd werken en goed overzicht houden? Ben jij goed in het schrijven van levendige en duidelijke teksten en vind je dit leuk om te doen? Dan zijn we op zoek naar jou voor de functie secretaris!

Als secretaris ben je verantwoordelijk voor de verslaglegging en archivering van de vereniging en het algemene mailcontact met leden. Je maakt verslagen van activiteiten en notuleert tijdens bestuursvergaderingen en de ALV’s. Je zorgt dat deze netjes en overzichtelijk bewaard worden in het TeMa archief en je bestuursleden hier informatie uit kunnen halen indien nodig. Daarbij ben je verantwoordelijk voor de secretarieel (half)jaarverslagen die gepresenteerd worden op de ALV. Ook zorg je voor de verwerking van ingekomen stukken zoals post en e-mail. Je brengt ze ter sprake in de bestuursvergadering en beantwoordt ze waar nodig. Daarnaast stuur jij de maandelijkse nieuwsbrief en post namens het bestuur. Verder ben je verantwoordelijk voor de verwerking van ideeën uit de DenkTank en het up-to-date houden van de TeMa activiteitenkalender. Tot slot houd je samen met de penningmeester de ledenadministratie bij.

Als secretaris leer je om gestructureerd te werk te gaan, overzicht te houden en belangrijke documenten te schrijven. Een secretaris heeft niet heel veel taken die specifiek zijn vastgelegd en ik ben daarom ook veel tijd bezig met niet-functie specifieke taken. Dit maakt m’n werk ontzettend gevarieerd en erg leuk om te doen. De ene dag ben ik bezig met het maken van een promotiefolder zoals deze en de andere dag voer ik gesprekken met de webmaster over de ontwikkeling van de website. Ook is het mooie aan deze functie dat je veel contact hebt met je leden en andere studieverenigingen.

14

Penningmeester

Werk jij nauwkeurig en gedetailleerd? Kan je gestructureerd te werk gaan en heb jij affiniteit met boekhouden? Solliciteer dan voor de functie penningmeester! Als penningmeester ben je verantwoordelijk voor de financiële kant van de vereniging. Alle beslissingen van financiële aard gaan via jou. Dit begint met het maken van de begroting, die je toespitst op het beleid dat je met je bestuur gaat voeren. Maar gedurende het jaar kan er van alles veranderen en het is aan jou de taak om daarop te anticiperen. Dit kan betekenen dat je in bepaalde kosten zult moeten snijden, maar wanneer je hogere inkomsten voorziet kan het óók betekenen dat je juist meer geld te verdelen hebt. Daarom is het belangrijk dat je goed overzicht kunt houden en oplossingsgericht kunt denken. Naast dat je verantwoordelijk bent voor waar het geld naar toe gaat, moet je er ook voor zorgen dat het geld daadwerkelijk binnenkomt. Je stelt facturen op en voert incasso’s uit, maar je zorgt er ook voor dat alle geldelijke stromen goed geadministreerd worden. Daarnaast voer je regelmatig gesprekken met penningmeester functionarissen van commissies, want hier draag je ook de eindverantwoordelijkheid over. Veel van je taken voer je uit op de achtergrond, maar de resultaten hiervan zal je op de ALV presenteren.

Het mooie van penningmeester zijn is dat je jaar eruit ziet als een leuke grote puzzel, waarbij je grote invloed hebt op hoe het verenigingsjaar

eruit ziet. Iedereen wil en kan wel extra geld gebruiken, maar het is aan jou om te beslissen waar het geld daadwerkelijk heen gaat. Daarnaast is het leuk om commissies van financieel advies te voorzien. Op die manier kun je bijdragen aan de succesvolle activiteiten.

15

Commissaris intern

Ben je sociaal betrokken? Vind je het leuk om veel contact te hebben met mensen en kan je goed overzicht houden? Dan is de functie commissaris intern iets voor jou.

De commissaris intern is verantwoordelijk voor het vullen en begeleiden van de commissies van de vereniging. Voor een intern coördinator begint het jaar met het coördineren en afnemen van commissiesollicitaties. Je moet tijdens de commissiewervingsperiode de promotie verzorgen en mensen benaderen. Daarnaast zal je het algemeen contact met de actieve leden verzorgen. Het grootste deel van de commissies zal door jou begeleid worden en ook de evaluatie van de commissies zal door jou gecoördineerd worden. Het is belangrijk goed op de hoogte te zijn van wat er binnen een commissie gebeurt door vergaderingen bij te wonen, periodieke gesprekken te voeren, mensen te bellen en de notulen door te lezen na elke vergadering. Ook houd jij je bestuursgenoten op de hoogte over wat er binnen de commissies speelt. Tot slot ben je verantwoordelijk voor de promotieplanning en afstemming van activiteiten.

Het mooie van de functie commissaris intern is dat je al in een vroeg stadium veel contact hebt met de actieve leden. Voor hen was ik een van de eerste van het bestuur waar ze mee in aanraking kwamen. Het begint bij de sollicitaties en daarna is de kans groot dat je hun commissie gaat begeleiden. Omdat ik zo nauw ben betrokken bij de commissies, vind ik het erg leuk om te zien hoe ze zich ontwikkelen in het jaar en toewerken naar hun activiteiten. Als commissaris intern speel je hierin ook een adviserende rol.

16

Commissaris extern

Kan jij professioneel te werk gaan en ben je communicatief sterk? Vind je het leuk om met bedrijven in contact te komen en heb je veel overtuigingskracht? Dan ben jij de perfecte kandidaat voor de functie commissaris extern!

Als commissaris extern is het je taak om het contact met het bedrijfsleven te onderhouden en te verbeteren. Gedurende het jaar zal je veel gesprekken voeren met de huidige samenwerkingspartners maar ook met nieuwe potentiele partners. Tijdens deze gesprekken wordt er gekeken hoe beide partijen het aankomende jaar kunnen samenwerken. De wensen van de bedrijven variëren van een hoofdsamenwerking tot een artikel in het magazine en van een inhousedag tot Facebookposts. Het is je taak om aan de wensen van de bedrijven te voldoen en genoeg acquisitiegelden binnen te halen zodat TeMa mooie evenementen neer kan zetten.

De commissaris extern zorgt ervoor dat de studenten in contact kunnen komen met bedrijven. Je bent verantwoordelijk voor het programma van al de carrièregerichte activiteiten. Dit houdt in dat je inhousedagen, informele carrièregerichte activiteiten en bedrijfsbezoeken zal organiseren. Ook zal je de acquisiteurs van de commissies binnen TeMa ondersteunen in hun taak. Daarnaast zal je informatiepakketten voor bedrijven controleren en contracten opstellen.

Het mooiste van mijn taak is de verantwoordelijkheid om in samenspraak met de grootste multinationals van Nederland succesvolle evenementen te

organiseren voor de leden. Daarnaast leer je, bijvoorbeeld door onverwachte telefoontjes, snel schakelen tussen gezelligheid in het bestuurshok en professionaliteit richting het bedrijfsleven. Door de bezoeken leer je veel over verschillende bedrijven en bouw je een goed netwerk op binnen

het bedrijfsleven, wat zeer nuttig kan zijn bij het zoeken van een werkgever.

17

Overige taken

Naast de functies met elk hun specifieke taken, zijn er ook een aantal taken die per bestuur onderling verdeeld worden. Zo zal er iemand verantwoordelijk worden voor het maken van promotieafbeeldingen. Hiervoor is het handig om ervaring te hebben met programma’s als Photoshop. Daarnaast is het bestuur verantwoordelijk voor de website en Social Media. Onderling zal verdeeld worden wie welke taak daarin uitvoert.

18

Sollicitatieprocedure

Ben je na het lezen van bovenstaande informatie enthousiast geworden? Twijfel dan niet langer en solliciteer nu voor een functie binnen het TeMa bestuur 2014 - 2015!

Om te solliciteren dien je een sollicitatiebrief te schrijven waarin je motiveert waarom jij denkt dat jij de geschikte kandidaat bent. In deze brief geef je ook aan voor welke functie(s) je graag wilt solliciteren. Stuur deze sollicitatiebrief samen met je CV naar apply@temagroningen.nl. De deadline hiervoor is zondag 27 april.

Na de deadline zullen je brief en CV beoordeeld worden door de Sollitatiecommissie en wordt je uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. In dit formele gesprek zal je vragen moeten beantwoorden en je sollicitatiebrief toe moeten lichten. Deze gesprekken zullen plaats vinden in de week van 19 tot en met 23 mei.

Tijdens het openingsfeest van het Lustrum, op maandag 26 mei, zal het TeMa kandidaatsbestuur 2014 – 2015 bekend worden gemaakt!

Belangrijke data

27 april Deadline sollicitatie

19 - 23 mei Sollicitatiegesprekken

26 mei Bekendmaking

Wij hopen dat je na het lezen van dit document enthousiast bent geworden om te solliciteren voor een bestuursjaar bij TeMa en we zien je aanmelding graag tegemoet!

19

Informatiebijeenkomst

Graag geven wij je nog meer informatie en vertellen we je over onze ervaringen op onze informatiebijeenkomst. Deze zal plaatsvinden op donderdag 17 april van 16:00 tot 18:00 uur in Borrelcafé Oblomov (Poelestraat 11). Bij deze ben je van harte uitgenodigd.

Contact

Mocht je verder nog vragen hebben, je twijfels willen uiten of gewoon van ons willen horen hoe wij dit bestuursjaar ervaren? Schroom dan niet om ons aan te spreken, te bellen of te mailen om een 1-op-1 afspraak te maken. We vertellen graag waar wij ons dit jaar zo hard en met veel plezier voor ingezet hebben!

Silvia Woudberg

Voorzitter

06-12381017

chairman@temagroningen.nl

Melanie Polderdijk

Secretaris

06-10775491

secretary@temagroningen.nl

Johan Zwaga

Penningmeester

06-22484987

treasurer@temagroningen.nl

Jan-peter van der Steege

Commissaris intern

06-46467061

internalrelations@temagroningen.nl

Martijn Dusseljee

Commissaris extern & Vicevoorzitter

06-55776931

externalrelations@temagroningen.nl