Grathem – In januari 2007 ondertekenden de Nederlandse woningcorporaties een Enterprise Corporate Governance. Voortaan zullen zij in hun jaarverslag uitleggen hoe hun corporatie omgaat met ordentelijk bestuur en de Aedes-code. Afwijken van deze code is nog altijd mogelijk, maar daarover moet dan wel verantwoording worden afgelegd. In de praktijk blijkt het niet altijd eenvoudig om een goede controleerbare verantwoording af te leggen. “Wie garandeert u dat de informatie waarop u zich als verantwoordelijke baseert ook daadwerkelijk betrouwbaar is?” “Een digitaal archief is namelijk niet per defi nitie het gevolg van een veilig informatieproces”, zegt Ron Janssen van Square DMS.

Hoewel de meeste organisaties het belang van goede informatieprocessen erkennen, hebben zes van de tien woningcorporaties nog altijd geen offi ciële digitale strategie. Ondanks de voortdurende opmars van digitale processen in de organisatie. In ordners, stand alone computers en persoonlijke archieven van medewerkers bevinden zich nog altijd een groot aantal schaduwarchieven. Daardoor wordt het lastig of zelfs onmogelijk om te onderscheiden welke informatie de complete, authentieke en meest recente versie is. Omdat de verschillende werkprocessen in een organisatie elkaar kruisen lijkt het vaak onmogelijk om alle waardevolle informatie gestructureerd te archiveren. Bovendien is de

‘BEROUW KOMT ‘BEROUW KOMT NA DE ZONDE’

Bedrijfskritische informatie op straat

Vrijwel elk bedrijf wapent zich tegen ‘aanvallen’ van buiten. Stevige beveiligingssoftware voorkomt dat data gehackt wordt of dat virussen de organisatie lamleggen.

Hoe zit het echter met de kwetsbaarheid van de interne bedrijfsinformatie?

Natuurlijk worden in uw organisatie geen bedrijfskritische documenten op een USB-stick gezet en komen ze niet buiten uw organisatie ‘ergens’ terecht... Toch?

E-mail lekkage

Er zijn maar weinig bedrijven die een e-mailstrategie hebben. Ondanks ethiek in de e-mailuitwisseling over gedrag en taalgebruik blijft een risico bestaan dat zonder toezicht vertrouwelijke bedrijfsinformatie snel en gemakkelijk naar buiten wordt geloodst.

Veel zakelijke e-mailberichten blijken nooit in het dossier terecht te komen omdat ze door de gebruiker bewust of onbedoeld worden vernietigd.

informatie afkomstig uit heel informatie afkomstig uit heel verschillende media zoals: verschillende media zoals: computers, e-mail, websites, computers, e-mail, websites, papieren post en de digitale papieren post en de digitale informatie uit de telefooncentrale. informatie uit de telefooncentrale.

BeleidsmaatregelenBeleidsmaatregelen

“Een woningcorporatie kan niet langer zonder digitale strategie”, stelt Ron Janssen. “Om alle informatie binnen een organisatie goed te kunnen structureren zijn beleidsmaatregelen nodig. Anders kun je de verschillende soorten informatie nooit goed ordenen en bewaren. Hoe langer je wacht met het defi niëren van een digitale strategie, hoe ingewikkelder en omvangrijker de processen in de toekomst zullen worden. De informatiestromen zullen immers alleen maar in omvang toenemen.” Bij het defi niëren van een digitale strategie moet op de eerste plaats het doel van de digitalisering worden bepaald. Vervolgens wordt er een keuze gemaakt voor de media die daartoe ingezet zullen worden en welke informatie bewaard dient te worden. Daarbij is het onder meer van belang te bepalen welke informatie kritisch is voor de organisatie. Ook de rol van de stakeholders wordt hierin meegenomen.

beleidsplan geformuleerd ten behoeve van een sluitende digitale strategie voor de gehele organisatie. Ron Janssen kan woningcorporaties deze aanpak met ondersteuning van zijn medewerkers van harte aanbevelen: “Voorwaarde voor een goed resultaat is een goede, planmatige aanpak. Als bestuurders van woningcorporaties dit enthousiast oppakken zal dit de organisatie op den duur heel veel opleveren. Niet alleen grote besparingen in tijd en geld maar ook enthousiaste en tevreden medewerkers en klanten. Een digitale strategie komt dus de totale kwaliteit van de dienstverlening ten goede.”

Cruciale en authentieke informatie

Een van de belangrijkste uitgangspunten voor informatiebeheersing is dat alle waardevolle informatie eenvoudig terug te vinden moet zijn in de authentieke uitvoering. Dat laatste kan cruciaal zijn wanneer bewijsvoering noodzakelijk is. “Als de informatieprocessen niet goed beschreven en nageleefd worden, loop je als corporatie grote risico’s”, weet Ron Janssen. “Door slordigheid, nalatigheid of onwetendheid van medewerkers kan informatie in verkeerde handen raken. Denk maar eens aan het kwijtraken van laptops, USB-sticks, CD’s of back-up tapes. Ook de risico’s bij het per ongeluk online zetten van verkeerde informatie op de website kunnen aanzienlijk zijn. Het gevolg is vaak reputatieschade, fi nanciële schade of zelfs juridische vervolging.”

Winst in tijd, geld én kwaliteit

Veel organisaties beseffen wel dat bedrijfsmaatregelen en een digitale strategie belangrijk zijn. Ze hebben meestal echter niet de expertise in huis om deze zaken structureel aan te pakken. Omdat Square DMS zich uitsluitend in de markt van de woningcorporaties beweegt, zijn de medewerkers van Square DMS dagelijks in de weer met deze materie. De ervaring leert dat een digitale strategie vraagt om een aanpak op twee fronten: Op de korte termijn worden de documentenstromen geïnventariseerd. Parallel daaraan wordt een passend

Een digitale strategie zorgt voor:

• Beleid en bewustwording.

• Analyse en planmatig werken.

• Ordening van documentstromen versus processtromen.

• Ordening van inzetbare media en hun rol in de organisatie.

• Ordening van bedrijfskritische documenten en het terug vinden hiervan.

• Structurele opleiding en vooroplopen in het gebruik van digitale instrumenten.

• Interne en externe profi lering van uw organisatie.

HET ‘LEKKEN’ VAN INFORMATIE

Square DMSBrugstraat 156096 AA Grathem

Tel. (0475) 47 35 00Fax (0475) 47 35 99

E-mail: info@squareDMS.comPostbus: postbus@squareDMS.comWeb: www.squareDMS.com

Ron Janssen: “Berouw komt na de zonde.”