BỘ SẢN PHẨM GOV-PORTALgiaothuy.namdinh.gov.vn/SiteFolders/huyengiaothuy/2273/1... · Web...

TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM

***************

TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNGHệ thống quản lý văn bản và điều hành

Phiên bản 2.0Liên hệ: Tập đoàn Bưu chính – Viễn thông Việt Nam, 57 Huỳnh Thúc Kháng, Hà Nội. Tel: (84-4) 3774 1337. Fax: (84-4) 3774 1656. Email: [email protected]. Website: http://www.vnpt.vn.

Hà Nội, 11/2014

http://www.vnpt.vn/

mailto:[email protected]

TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNGHệ thống quản lý văn bản và điều hành – V2.0

MỤC LỤC

1. Chức năng hệ thống 32. Chức năng xử lý văn bản đến 63. Chức năng xử lý văn bản đi 144. Chức năng văn bản nội bộ 175. Chức năng thông tin điều hành 206. Chức năng hồ sơ công việc 267. Chức năng lịch công tác 318. Chức năng quản lý họp 349. Chức năng tin nội bộ 3910. Chức năng lấy ý kiến 4411. Chức năng báo cáo thống kê 48

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội Trang 2Website: www.vnpt.vn


1. Chức năng hệ thống

Bắt đầu

Kết thúc

Đăng nhập

Thay đổi mật khẩuThay đổi thông tin cá nhân

Cập nhật thông báo khẩn Đăng ký nhận mã xác thực

Xem nhật ký sử dụng

Đăng xuất

Sơ đồ chức năng hệ thống1.1 Giải thích lưu đồ

Người dùng đăng nhập hệ thống có thể: Thay đổi thông tin cá nhân, thay đổi mật khẩu, xem nhật ký sử dụng, đăng ký nhận mã xác thực (nếu cần thiết), cập nhật thông báo khẩn (nếu tài khoản được cấp quyền đăng thông báo khẩn).1.2 Hướng dẫn chi tiết

Thay đổi thông tin cá nhân: Người dùng vào menu Hệ thống -> Thông tin cá nhân. Đặt biệt cập nhật số di động để nhận tin nhắc nhắc việc sau này.



Đổi mật khẩu: Sau khi đăng nhập, cần phải thay đổi mật khẩu mặc định ban đầu của nhà cung cấp nhằm mục đích bảo mật tài khoản người dùng. Người dùng vào menu Hệ thống -> Đổi mật khẩu



Đăng ký / Hủy đăng ký nhận mã xác thực: Người dùng muốn tăng độ bảo mật cho tài khoản của mình có thể đăng ký nhận mã xác thực OTP, tài khoản của người dùng sẽ được bảo vệ 2 lớp. Người dùng vào menu Hệ thống / Đăng ký nhận mã xác thực.

Xem nhật ký sử dụng: Giúp người dùng kiểm tra ngày giờ đăng nhập, thao tác trên hệ thống. Người dùng vào menu Hệ thống -> Xem nhật ký sử dụng.

Cập nhật thông báo khẩn: Chỉ người dùng được cấp quyền mới được cập nhật thông báo khẩn của đơn vị mình. Khi người dùng nhập thông báo khẩn thì


Nhập mật khẩu cũ, mật khẩu mới, nhập lại mật khẩu mới, sau đó nhấn Cập nhật

Nhập số điện thoại đang sử dụng, check chọn đồng ý đăng ký (đăng ký) hoặc bỏ check chọn đăng ký (hủy đăng ký), sau đó nhấn Cập nhật


nhân viên tại đơn vị khi đăng nhập hệ thống sẽ thấy được thông báo. Người dùng vào menu Hệ thống -> Cập nhật thông báo khẩn.


Nhập nội dung thông báo, nhấp “Cập nhật” nếu muốn đăng thông báo. Xóa trắng nội dung thông báo, nhấp “Cập nhật” nếu muốn gỡ bỏ thông báo khẩn


2. Chức năng xử lý văn bản đếnVăn thư Lãnh đạo Chuyên viên

Vào sổ văn bản đến và trình lãnh đạo

Cho số, vào sổ và phát hành văn bản đi

Xem xét Văn bản đến điện tử

Văn bản đến bằng giấy

Bắt đầu

Kết thúc

Xem xét và cho ý kiến chỉ đạo

Đề nghị chỉnh sửa, bổ sung nội dung

Duyệt

Chuyển lãnh đạo khác phê duyệt

Sai

Đúng

Kiểm tra

Dự thảo văn bản phúc đáp và trình lãnh đạo

Chỉnh sửa văn bản và trình lại lãnh đạo

Văn bản chỉ xem để biết

Văn bản cần phúc đáp

Kết thúc

Tiếp nhận văn bản có ý kiến chỉ đạo

Tiếp nhận văn bản đến

Xem xét văn bản dự thảo

Xử lý thành văn bản điện tử(scan,..)

Cập nhật trang thái xử lý

Chuyển tiếp để xem

Lưu vào hồ sơ công việc

Sơ đồ xử lý văn bản đến

2.1 Giải thích lưu đồ



Văn thư tiếp nhận văn bản đến: văn bản giấy hoặc văn bản đến điện tử (nếu là văn bản giấy văn thư cần xử lý thành văn bản điện tử) sau đó lưu vào sổ văn bản đến và trình lãnh đạo.

Lãnh đạo xem xét và cho ý kiến chỉ đạo và chuyển cho chuyên viên trong đơn vị. Nếu văn bản không thuộc chuyên môn phê duyệt có thể chuyển cho lãnh đạo khác phê duyệt.

Chuyên viên tiếp nhận văn bản có ý kiến chỉ đạo. Trường hợp văn bản chỉ xem để biết, chuyên viên có thể cập nhật trạng thái xử lý, chuyển tiếp để xem, lưu vào hồ sơ công việc. Đối với văn bản cần phúc đáp, chuyên viên phải dự thảo văn bản phúc đáp và trình lên lãnh đạo.

Lãnh đạo xem xét văn bản dự thảo, khi cần đề nghị chỉnh sửa bổ sung nội dung văn bản sẽ được chuyển lại cho chuyên viên, khi đó chuyên viên sẽ chỉnh sửa và trình lại lãnh đạo. Nếu văn bản hợp lệ, chuyển cho văn thư phát hành.

Văn thư cho số, vào sổ và phát hành văn bản đi theo chỉ đạo.2.2 Hướng dẫn chi tiết

Tiếp nhập văn bản đến: văn thư vào menu Văn bản -> Sổ văn bản đến, bấm vào nút Thêm mới văn bản.



- Phần chọn văn bản đính kèm: văn thư bắt buộc chọn chọn ít nhất một văn bản. Văn thư nhấp “Chọn văn bản đính kèm”, hệ thống hiển thị khung chọn như hình:

- Chọn đường dẫn đến các file văn bản cần gửi. Sau đó nhấp “Chọn” (Văn thư có thể chọn nhiều file văn bản bằng cách giữ phím Ctrl). Khi chọn xong muốn xóa văn bản nào thì nhấn nút “x”. Sau khi đã chọn xong các file cần thiết nhấn “Hoàn tất”.


Nhập và chọn đầy đủ các thông tin văn bản. Các thông tin có dấu (*) là bắt buộc

Khi cần gửi tin nhắn đến lãnh đạo để thông báo hiện tại có văn bản cần duyệt, văn thư check vào nút “Gửi tin nhắn đến lãnh đạo”

Nhấp “Chọn văn bản đính kèm” để upload văn bản điện tử lên hệ thống

Nhấp “Chọn văn bản liên quan” nếu văn thư chọn những file văn bản có liên quan đến văn bản đang thêm


Lưu ý: Nên đặt tên file văn bản đúng số ký hiệu trên văn bản để sau này có thể tìm kiếm dễ dàng. Ví dụ: 1424-TB-VTTG.pdf

- Phần văn bản liên quan: Nếu văn thư cập nhật đầy đủ phần này thì khi lãnh đạo, nhân viên xem văn bản hiện tại có thể xem lại những văn bản liên quan mà không cần tìm kiếm.

- Nếu văn bản này đã được duyệt trên giấy thì văn thư có thể check vào “Văn bản đã duyệt”, nhập ngày duyệt, hạn xử lý của văn bản và nhập chỉ đạo của lãnh đạo vào ô “Bút phê lãnh đạo”.

- Sau cùng văn thư nhấp “Lưu chuyển lãnh đạo phê duyệt” để chuyển văn bản cho lãnh đạo phê duyệt hoặc “Lưu và phát hành văn bản” nếu check chọn “Văn bản đã duyệt”.

Duyệt văn bản đến: Lãnh đạo vào menu Văn bản -> Duyệt văn bản đến.Bao gồm 3 tabs:

VB chờ duyệt: Hiện danh sách các văn bản chờ lãnh đạo phê duyệt. VB đã chuyển văn thư: Hiện danh sách các văn bản lãnh đạo đã

chuyển cho văn thư nhưng văn thư chưa phát hành. VB đã chuyển thực hiện: Hiện danh sách các văn bản lãnh đạo

duyệt và đã chuyển đến các đơn vị khác hay đã chuyển cho các cán bộ của chính đơn vị mình.

- Thao tác duyệt một văn bản đến.



- Nhấp “Duyệt” để duyệt văn bản đến.


Nhấp link trích yếu để xem chi tiêt văn bản

Nhấp để xem nội dung văn bản

Nhấp để duyệt văn bản đến

Nhấp để chuyển lãnh đạo khác phê duyệt văn bản này

Nhấp để lưu văn bản này vào hồ sơ công việc cá nhân


- Sau khi chuyển xong thì văn bản sẽ được hiện lên trên Tab “VB đã chuyển thực hiện” của lãnh đạo.


Có thể gửi tin nhắn đến người nhận

Chọn người/đơn vị nhận văn bản

Chọn người/đơn vị xử lý chính

Nhập nội dung chỉ đạo

Chọn hạn xử lý (nếu có), sau đó nhấp “Xác nhận”


- Nhìn vào đây lãnh đạo có thể biết được cán bộ nhận văn bản đã xem văn bản chưa và tình trạng xử lý văn bản của từng cán bộ trong đơn vị.


Nhấp vào đây để xem lại nội dung đã duyệt

Nhấp vào đây để xem quá trình xử lý của văn bản


Xem văn bản đến: Để xem được văn bản lãnh đạo chuyển đến, chuyên viên vào menu Văn bản -> Xem văn bản đến.

- Nhấp vào “Xử lý” để xử lý văn bản đang xem.


Nhấp link trích yếu để xem chi tiêt văn bản

Nhấp để báo cáo xử lý văn bản vừa xem

Nhấp để đăng ký văn bản đi phúc đáp văn bản đến vừa xem


3. Chức năng xử lý văn bản điChuyên viên Lãnh đạo Văn thư

Dự thảo văn bản đi và trình lãnh đạo

Chỉnh sửa văn bản và trình lại lãnh đạo

Bắt đầu

Xem xét văn bản dự thảo

Duyệt

Chuyển lãnh đạo khác phê duyệt

Đúng

Sai

Cho số, vào sổ và phát hành văn bản đi

Kết thúc

Sơ đồ xử lý văn bản đi3.1 Giải thích lưu đồ:

Chuyên viên dự thảo văn bản đi và trình lãnh đạo.Lãnh đạo xem xét văn bản dự thảo. Nếu cần tham mưu ý kiến lãnh đạo

khác chuyển lãnh đạo khác phê duyệt. Khi lãnh đạo duyệt văn bản, nếu văn bản không hợp lệ hoặc cần bổ sung chỉnh sửa chọn chuyển lại chuyên viên để chuyên viên chỉnh sửa văn bản và trình lại lãnh đạo, đối với văn bản hợp lệ có thể phát hành sẽ được chuyển sang văn thư.

Văn thư cho số, vào sổ và phát hành văn bản đi. 3.2 Hướng dẫn chi tiết

Đăng ký văn bản đi dự thảo: Chuyên viên vào menu Văn bản -> Đăng ký văn bản đi. Chuyên viên vào đây để chuyển văn bản đi vừa soạn thảo đến lãnh


Chọn trạng thái xử lý, nhập nội dung xử lý, nhấp “Xác nhận” để hoàn thành xử lý


đạo xin ý kiến trước khi cho phát hành trong nội bộ hoặc chuyển ra các đơn vị khác.

- Riêng người dùng có vai trò văn thư khi đăng ký văn bản đi sẽ có thêm nút “Chuyển phát hành” để cho phép văn thư chuyển phát hành văn bản đi đã hoàn chỉnh.

Trường hợp văn bản lãnh đạo chuyển lại chuyên viên chỉnh sửa sẽ nằm trong menu Văn bản -> Xử lý văn bản đi.Bao gồm 4 tabs:

VB chờ xử lý: Hiện danh sách các văn bản mà chuyên viên cần xử lý. VB đã xử lý: Hiện danh sách các văn bản mà chuyên viên đã xử lý

xong và đang chờ chuyên viên khác tiếp tục xử lý hay đang chờ lãnh đạo duyệt.

VB chờ văn thư phát hành: Hiện danh sách các văn bản mà lãnh đạo đã phê duyệt và chờ văn thư phát hành.

VB đã phát hành: Hiện danh sách các văn bản đã được duyệt và đã chuyển đến các đơn vị khác hay đã chuyển cho các cán bộ của chính đơn vị mình.


Nhấp để chuyển chuyên viên khác bổ sung, hoàn thiện văn bản

Nhấp để chuyển lãnh đạo xin ý kiến trước khi phát hành

Nhấp để chuyển văn thư phát hành văn bản



Nhấp link trích yếu để xem chi tiêt và xử lý văn bản


4. Chức năng văn bản nội bộNgười gửi Người nhận Văn thư

Soạn thảo văn bản nội bộ

Chuyển văn thư cấp số

Nhận lại văn bản nội bộ đã được cấp số

Bắt đầu

Xem xét

Chuyển văn bản nội bộ

Văn bản cần cấp số

Văn bản không cần cấp số

Nhận văn bản nội bộ

Chuyển tiếp văn bản nội bộ

Kết thúc

Cấp số văn bản nội bộ

Sơ đồ chức năng văn bản nội bộ5.1 Giải thích lưu đồNgười gửi (CB-CNV sử dụng hệ thống) soạn thảo văn bản nội bộ. Trường

hợp văn bản cần cấp số sẽ được chuyển sang văn thư để cấp số khi đó Văn thư sẽ cấp số cho văn bản nội bộ và gửi lại văn bản nội bộ đã được cấp số cho người gửi.

Chuyển văn bản nội bộ đến danh sách người nhận.Người nhận nhận được văn bản nội bộ, có thể chuyển tiếp văn bản nội bộ

nếu cần.5.2 Hướng dẫn chi tiếtGửi văn bản nội bộ: Vào menu Văn bản nội bộ -> Gửi văn bản nội bộ. Cho

phép người dùng gửi văn bản nội bộ đến các cán bộ trong đơn vị.



- Chọn “Chuyển Đơn vị/ Cán bộ khác”.

- Chọn “Chuyển văn thư cấp số”.


Nhập đầy đủ thông tin, thông tin có dấu (*) là bắt buộc nhập

Nhấp vào đây để chuyển văn thư xin số đi nội bộ

Nhấp vào đây để chuyển văn bản nội bộ đến đơn vị/cán bộ khác

Từ danh sách cán bộ hiển thị, chọn cán bộ cần gửi, nhập ý nội dung yêu cầu, sau đó nhấn “Gửi”


- Cấp số Văn bản nội bộ: văn thư vào menu Văn bản nội bộ -> Cấp số văn bản nội bộ. Chỉ người dùng có vai trò văn thư có thể thực hiện chức năng này.


Chọn văn thư nhận, nhập ý nội dung yêu cầu, sau đó nhấn “Chuyển”

Nhấp link trích yếu để xem chi tiết văn bản nội bộ


5. Chức năng thông tin điều hànhNgười gửi Người nhận

Soạn thông tin điều hành

Nhận thông tin điều hành phản hồi

Chọn cán bộ cần gửi

Chuyển tiếp thông tin điều hành đã gửi

Bắt đầu

Nhận thông tin điều hành

Phản hồi Chuyển tiếp

Kết thúc

Gửi thông tin điều hành

Sơ đồ chức năng thông tin điều hành


Nhập đầy đủ thông tin cần thiết, cấp số trên văn bản nội bộ, cuối cùng nhấp “Cập nhật”


5.1 Giải thích lưu đồNgười gửi soạn thông tin điều hành cần gửi, chọn các cán bộ cần gửi và

gửi đến danh sách người nhận đã chọn. Sau khi đã gửi, người gửi vẫn có thể tiếp tục chuyển tiếp thông tin điều hành đã gửi nếu cần.

Người nhận nhận được thông tin điều hành, có thể xem để biết hoặc phản hồi, chuyển tiếp nếu cần.

5.2 Hướng dẫn chi tiếtGửi thông tin điều hành: vào menu Thông tin điều hành -> Gửi thông tin

điều hành.


Nhập đầy đủ thông tin cần thiết, sau đó nhấp “Chọn người nhận” để chọn người nhận thông tin muốn gửi



Chọn các cán bộ cần gửi, sau đó nhấp “Gửi”

Danh sách cán bộ đã chọn được liệt kê trên lưới. Chọn “Đồng ý chuyển” để gửi thông tin điều hành đến các cán bộ đã chọn

Có thể gửi tin nhắn đến người nhận


Xem thông tin điều hành đã gửi: vào menu Thông tin điều hành -> Thông tin điều hành đã nhận. Hiển thị danh sách thông tin điều hành đã gửi trước đó.


Nhấp link tiêu đề để xem chi tiết thông tin

Khi cần chuyển tiếp cho cán bộ khác, nhấp “Chuyển tiếp”


Xem thông tin điều hành đã nhận: vào menu Thông tin điều hành -> Thông tin điều hành đã nhận. Hiện danh sách các thông tin điều hành mà cán bộ đã nhận.


Chọn cán bộ cần gửi bổ sung, sau đó nhấn “Gửi”

Nhấp link tiêu đề để xem chi tiết thông tin



Khi cần phản hồi nội dung cho người gửi, nhấp “Phản hồi”


6. Chức năng hồ sơ công việc

Bắt đầu

Kết thúc

Thêm mới hồ sơ công việc

Lưu hồ sơ công việc

Cập nhật hồ sơ công việc

Giao việc

Xóa hồ sơ công việc

Sơ đồ chức năng hồ sơ công việc



6.1 Giải thích lưu đồNgười dùng thêm mới hồ sơ công việc để lưu vào hồ sơ công việc, nếu cần

giao việc cho cán bộ khác chọn giao việc. Người dùng cũng có thể cập nhật hoặc xóa hồ sơ công việc nếu cần.

6.2 Hướng dẫn chi tiếtXem danh sách công việc: vào menu Công việc -> Hồ sơ công việc. Hiển thị

tất cả danh sách công việc do cán bộ tạo và các công việc do cán bộ khác giao cho mình. Danh sách hồ sơ công việc sẽ bố trí theo dạng cây thư mục (cha con).


Nhấp link tiêu đề để xem chi tiết công việc


- Cập nhật hồ sơ công việc.


Nếu muốn giao việc cho cán bộ khác thì nhấn “Giao việc”

Khi muốn cập nhật lại hồ sơ công việc thì chọn nút “Cập nhật”


- Giao việc cho cán bộ khác.


Cập nhật những thông tin muốn thay đổi, sau đó nhấp “Lưu”

Chọn cán bộ muốn giao việc, sau đó nhấp “Giao việc”


- Cập nhật nội dung xử lý công việc.

Lưu ý: Khi xem chi tiết công việc, nếu công việc do chính cán bộ tạo thì cán bộ đó mới có chức năng “Cập nhật” và “Giao việc”. Nếu công việc không do chính cán bộ tạo mà cán bộ được giao việc thì cán bộ đó chỉ có chức năng “Cập nhật nội dung xử lý” công việc.Lưu công việc mới: vào menu Công việc -> Tạo công việc mới

- Cán bộ có thể lưu hồ sơ công việc mới cho mình hoặc giao việc cho những cán bộ khác. Một hồ sơ công việc có thể nhiều văn bản liên quan.


Nhập nội dung xử lý, tỷ lệ hoàn thành theo phần trăm và file đính kèm nếu có, sau đó nhấp “Lưu”


- Chọn hồ sơ công việc cha cho hồ sơ công việc đang tạo, nhấp vào “Chọn hồ sơ”. Sau khi chọn thì một danh sách hồ sơ công việc cha sẽ hiện lên cho cán bộ chọn.


Nhập đầy đủ thông tin công việc, sau đó nhấp “Lưu”


7. Chức năng lịch công tác

Bắt đầu

Kết thúc

Đăng ký l ịch công tác tuần cho đơn vị

Đăng ký l ịch công tác tuần cho phòng/tổ

Đăng ký l ịch công tác tuần cho cá nhân

Đăng ký chi tiết l ịch công tác tuần

Xem báo cáo l ịch công tác tuầnCông bố lịch công tác tuần

Sơ đồ chức năng lịch công tác

7.1 Giải lưu đồ thích Mỗi cá nhân đều có quyền đăng ký lịch công tác tuần cá nhân, riêng đối

với lịch đơn vị và lịch phòng tổ chỉ những cá nhân được cấp quyền mới có thể đăng ký lịch tuần. Sau khi đăng ký chi tiết lịch, người dùng cần cho phép công bố lịch công tác tuần để có thể xem được trong báo cáo lịch công tác tuần.

7.2 Hướng dẫn chi tiết Xem lịch công tác: vào menu Lịch công tác -> Xem lịch công tác. Giúp

xem lịch công tác của từng các nhân, từng phòng ban trong đơn vị và có thể xem lịch công tác của các đơn vị trực thuộc ngang cấp nhau.



Đăng ký lịch công tác tuần cá nhân: vào menu Lịch công tác -> Đăng ký lịch cá nhân. Mỗi cá nhân có quyền đăng ký lịch công tác cá nhân cho mình và có thể phổ biến cho người khác cùng xem.


Xem lịch công tác của từng cá nhân trong một đơn vị

Xem lịch công tác các phòng ban trong một đơn vị

Xem lịch công tác các đơn vị khác

Có thể chọn cùng lúc nhiều đơn vị để xem lịch công tác

Chọn năm, tuần, sau đó nhấp “Đăng ký”

Sau khi đăng ký, nhấp link để cập nhật chi tiết lịch công tác tuần


Đăng ký lịch công tác tuần phòng/tổ: vào menu Lịch công tác -> Đăng ký lịch phòng/tổ. Tương tự đăng ký lịch cá nhân nhưng ở đây là đăng ký lịch công tác cho phòng/tổ thuộc đơn vị mình công tác. Chỉ người dùng nào được cấp quyền thì mới có thêm chức năng này.

Đăng ký lịch công tác tuần đơn vị: vào menu Lịch công tác -> Đăng ký lịch đơn vị. Tương tự đăng ký lịch cá nhân nhưng ở đây là đăng ký lịch công tác cho đơn vị/cơ quan mình công tác. Chỉ người dùng nào được cấp quyền thì mới có thêm chức năng này.


Nhập chi tiết công tác theo ngày, buổi, sau đó nhấn “Lưu” để lưu lại. Để các cán bộ khác có thể thấy lịch công tác của cá nhân, trong đăng ký chi tiết cần check chọn “Hiển thị lịch công tác”


8. Chức năng quản lý họp

Bắt đầu

Kết thúc

Mời họp

Cập nhật cuộc họp Điểm danh thành phần tham dự

Tạo cuộc họp mới Xem lịch họp

Ủy quyền người đại diện

Hủy cuộc họp

Sơ đồ chức năng quản lý họp8.1 Giải thích lưu đồ

Người dùng tạo cuộc họp mới, chọn những cán bộ cần tham gia cuộc họp và mời họp. Sau khi tạo cuộc họp, người dùng có quyền cập nhật cuộc họp, điểm danh thành phần tham dự hoặc hủy cuộc họp khi cần thiết. Đối với những cán bộ có trong danh sách mời họp có thể ủy quyền người đại diện trong trường hợp không thể tham dự

8.2 Hướng dẫn chi tiếtXem lịch họp: vào menu Quản lý hop -> Lịch họp. Hiển thị lịch họp của

cán bộ.


Nhấp link tiêu đề cuộc họp để xem chi tiết


+ Đối với cán bộ có tham dự cuộc họp có quyền: Cập nhật tài liệu cá nhân, biên bản cuộc họp, chọn người đại điện và điểm danh. Riêng với cán bộ khởi tạo cuộc họp sẽ có thêm chức năng cập nhật thành phần tham dự, cập nhật cuộc họp hoặc cập nhật trạng thái cuộc họp.


Khi cần cập nhật thông tin cuộc họp, nhấn “Cập nhật cuộc họp”


- Cập nhật thành phần tham dự cuộc họp


Chỉnh sửa lại các thông tin cần thay đổi, sau đó nhấp “Cập nhật thông tin” để lưu lại thông tin vừa chỉnh sửa


- Ủy quyền người đại diện họp: Nếu cần ủy quyền cho cán bộ trong đơn vị đại diện tham dự cuộc họp nhấn “Ủy quyền”.

- Khi cuộc họp cần hủy bỏ bằng cách nhấn “Hủy cuộc họp”.- Có thể cập nhật trạng thái đã hoàn tất cho cuộc họp nếu cuộc họp kết

thúc sớm hơn thời gian dự kiến bằng cách nhấn nhấn “Cập nhật hoàn tất”.- Điểm danh thành phần tham dự.


Thêm bớt thành phần tham dự cuộc họp, sau đó nhấp “Lưu và mời họp” để cập nhật thành phần tham dự họp

Chọn cán bộ ủy quyền, check “Đồng ý ủy quyền”, sau đó nhấn nút “Lưu”


Mời họp: vào menu Quản lý họp -> Mời họp.


Click chọn trạng thái tham dự cho từng cán bộ, mặc định là Có mặt, sau đó nhấn “Lưu” để cập nhật điểm danh cho cuộc họp

Tên cán bộ điểm danh sẽ hiển thị bên góc trái dưới danh sách cán bộ

Đối với cán bộ thuộc đơn vị: chỉ có thể cập nhật trạng thái tham dự trực tiếp từ lưới hiển thị. Đối với cán bộ là khách mời: người điểm danh có thể thêm, sửa thông tin cán bộ nếu cần



Nhập các thông tin cần thiết về cuộc họp. Sau đó nhấp “Mời họp”

Lưu ý: các thành phần tham dự ngoài đơn vị phải được cách nhau bằng dấu “;”

Thêm bớt thành phần tham dự cuộc họp, sau đó nhấp “Lưu và mời họp” để cập nhật thành phần tham dự họp


9. Chức năng tin nội bộ

Bắt đầu

Kết thúc

Tạo tin nội bộ Xem tin nội bộ

Cập nhật tin đã tạo Xóa tin nội bộ đã đăng

Sơ đồ chức năng tin nội bộ9.1 Giải thích lưu đồ

Người dùng có quyền tạo mới tin nội bộ hoặc xem tin nội bộ. Đối với các tin nội bộ do người dùng tạo thì người dùng đó sẽ có quyền cập nhật hoặc xóa tin nội bộ đã đăng.

9.2 Hướng dẫn chi tiếtDanh sách tin đã đăng: vào menu Tin nội bộ -> Xem tin nội bộ. Liệt kê danh

sách các tin tức đã đăng



+ Khi cần đăng tin mới, nhấn “Thêm”. Sau đó nhập các thông tin cần thiết, bắt buộc nhập đối với các trường có dấu (*), nhấn “Lưu” để lưu vào hệ thống

+ Để cập nhật tin đã đăngNhấp chuột vào tiêu đề cần chỉnh sửa, thông tin chi tiết về tin đã đăng sẽ

được liệt kê. Khi đó, người dùng chỉnh sửa những thông tin cần thiết, nhấn “Lưu” để cập nhật lại thông tin mới.

+ Xóa tin đã đăngNhấp chọn tin cần xóa, nhấn “Xóa”Trạng thái tin: hiển thị - cho phép tất cả cán bộ trong đơn vị có thể xem

thông tin tin đã đăng, không hiển thị - chỉ cán bộ đăng tin có thể nhìn thấy và chỉnh sửa.



Khi cần xem thêm tin cũ hơn, nhấp vào “Xem thêm”, tất cả tin đã đăng thuộc danh mục vừa chọn sẽ được liệt kê.

Xem chi tiết tin nội bộ.Hiển thị 5 tin được đăng mới nhất theo từng nhóm danh mục.

Nhấp chuột vào tiêu đề tin tức để xem nội dung chi tiết.



10. Chức năng lấy ý kiếnBắt đầu

Kết thúc

Chọn người cần góp ý

Xem danh sách chủ đềTạo chủ đề

Cập nhật chủ đề Xóa chủ đề Đóng góp ý kiến

Xem chi tiết chủ đề

Sơ đồ chức năng lấy ý kiến10.1 Giải thích lưu đồ

Người dùng tạo chủ đề, chọn người cần góp ý. Người dùng có thể cập nhật hoặc xóa chủ đề đã tạo. Đối với những cán bộ được lấy ý kiến có quyền đóng góp ý kiến theo chủ đề.

10.2 Hướng dẫn chi tiếtXem danh sách chủ đề: vào menu Lấy ý kiến -> Danh sách chủ đề. Liệt kê

danh sách chủ đề cần đóng góp ý kiến hoặc do chính cán bộ tạo để lấy ý kiến cán bộ trong 30 ngày gần nhất.

Để xem thông tin chi tiết chủ đề, nhấp vào tên chủ đề từ lưới hiển thị, thông tin của chủ đề vừa tạo sẽ được liệt kê chi tiết như: chủ đề, ngày tạo, hạn xử lý, người tạo, lãnh đạo phê duyệt, tài liệu đính kèm, nội dung chủ đề ….



+ Đối với các chủ đề cho chính người dùng tạo, thông tin chi tiết sẽ được hiển thị như hình:

Khi cần bổ sung danh sách cán bộ cần lấy ý kiến, chọn “Gửi cán bộ góp ý”, chọn cán bộ cần thêm -> nhấn “Gửi”. Chủ đề sẽ được chuyển đến các cán bộ vừa thêm.

Chọn “Xóa chủ đề” để xóa bỏ thông tin chủ đề đã tạo.Ngoài ra, cán bộ đã tạo chủ đề cũng có thể xem lại danh sách cán bộ đã

gửi để lấy ý kiến đóng góp cho chủ đề, cũng như trạng thái góp ý, ngày xem của từng cán bộ.

+ Đối với cán bộ cần đóng góp ý kiến cho chủ đề.Khi vào xem chi tiết chủ đề, cán bộ chỉ có thể đóng góp ý kiến, thay đổi

trạng thái theo dõi/ không theo dõi.



Người dùng nhập ý kiến đóng góp, chọn “Xong” thông tin đóng góp của cán bộ sẽ được hiển thị vào danh sách ý kiến đóng góp.

Tạo chủ đề mới: vào menu Lấy ý kiến -> Tạo chủ đềCho phép người dùng tạo chủ đề cần lấy ý kiến đóng góp của các cán bộ

trong đơn vị.Người dùng nhập các thông tin cần thiết lấy ý kiến, bắt buộc đối với các

trường có dấu (*). Sau đó nhấn nút “Chọn người cần góp ý”, người dùng nhấp chọn cán bộ cần góp ý từ danh sách liệt kê -> chọn Gửi. Thông tin về chủ đề vừa tạo sẽ được chuyển tới các cán bộ có trong danh sách vừa chọn.



11. Chức năng báo cáo thống kêBắt đầu

Kết thúc

In báo cáo thống kê

Xem báo cáo thống kê

Xuất báo cáo thống kê sang các dạng file khác nhau để lưu trữ

Sơ đồ chức năng báo cáo thống kê

11.1 Giải thích lưu đồNgười dùng khi xem báo cáo thống kê, có thể in báo cáo hoặc xuất báo

cáo sang các dạng file khác nhau để lưu trữ.11.2 Hướng dẫn chi tiết

In sổ văn bản đến: Vào menu Báo cáo thống kê -> In sổ văn bản đến


BỘ SẢN PHẨM GOV-PORTALgiaothuy.namdinh.gov.vn/SiteFolders/huyengiaothuy/2273/1... · Web...

Documents

Transcript of BỘ SẢN PHẨM GOV-PORTALgiaothuy.namdinh.gov.vn/SiteFolders/huyengiaothuy/2273/1... · Web...