24 F U N C T I O N E E L B E H E E R

R E G I E V O E R I N G

Voor het in kaart brengen van regie-voering zijn er diverse modellen enframeworks beschikbaar. Om tot eencompleet model te komen zijn diverseprocessen samengevoegd tot éénmodel. Vanuit deze processen is eendoorontwikkeling gemaakt van hetontwikkelde regiemodel naar rollen enoutput. Om een regieorganisatie com-pleet te maken dient er vervolgensnagedacht te worden over taken, ver-antwoordelijkheden, bevoegdheden enook over welke competenties noodza-kelijk zijn bij het voeren van regie. Deframeworks die gebruikt zijn voor hetregiemodel zijn: BiSL, ISPL, Cobit,eSCM-CL en het 9-vlaksmodel.

BiSL is een procesmodel dat inzichtgeeft in de hoofdprocessen en de rela-ties tussen de processen. Daarnaastbiedt het aanknopingspunten voor ver-betering van de processen. Dit gebeurtonder meer via ‘best practices’.Daarnaast verschaft het een uniformeterminologie. ISPL is een praktischebenadering voor het managen van eenuitbesteding en de verwerving vanICT producten en diensten.

Ook ISPL is gebaseerd op best practi-ces met betrekking tot het managenvan acquisitieprocessen. IT governan-ce is het “in control” zijn van de ICT-dienstverlening. Hierbij wordt Cobitgebruikt als framework. eSCM-CL iseen model dat gebruikt wordt voor debeheersing van de leveranciers van deICT-diensten. Ook dit model is geba-

seerd op best practices. Het laatstemodel, het 9-vlaksmodel is een modeldat alignment moet creëren tussen debusiness en ICT, waardoor er waardewordt toegevoegd aan de optimalise-ring van de bedrijfsprocessen.

Uit de bestaande frameworks is hetregiemodel voor de regieorganisatie ont-wikkeld. Het regiemodel geeft aan wateen regieorganisatie is en waar dit uitbestaat. Een belangrijk punt om tebenadrukken is dat demandmanage-ment en supplymanagement binnen deregiefunctie vallen. Onderstaand modelgeeft de positionering van regie weer.Ook is in dit model weergegeven dat deregieorganisatie een onderdeel dient tezijn van de klantorganisatie.

De bovenstaande figuur heeft de positi-onering van regie verduidelijkt. Omconcreet te maken wat er gebeurt enwat er aanwezig dient te zijn bij regie ishet regiemodel (figuur 2) een handvat,

een leidraad voor het weergeven van deinitiële inrichting van de regieorganisa-tie. Het kan gezien worden als referen-tiekader, dat aanpasbaar en interpre-teerbaar is naargelang de situatie datvraagt. In dit model zijn wederom deklantorganisatie, de leverancier alsmedede regiefuncties weergegeven. Op stra-tegisch niveau wordt vanuit de regie hetIT beleid en de IT strategie van deklantorganisatie neergezet. Functioneelbeheer, op zowel tactisch als operatio-neel niveau, bevindt zich in demandma-nagement. Vanuit de regie wordt functi-oneel beheer van de business aange-stuurd.

Vanuit het regiemodel zijn er processenvastgesteld, die in de regieorganisatiebelang hebben.Vanuit de aanwezigeregieprocessen komen er productentussen de betrokken organisaties, klant-organisatie, leveranciers en regie-

Gecontroleerd dirigerenRegievoering over de diensten Infrastructure Management en Application

Management is een onderdeel dat volgens onderzoeken van het Platform

Outsourcing Nederland onderbelicht is. Een zwak ingerichte regieorganisatie

leidt tot minimale aansturing van de leverancier, hierdoor kan onvrede ont-

staan over de situatie van het uitbesteden. Om de mogelijke onvrede te

beperken dan wel te voorkomen is getracht om, in een afstudeeronderzoek,

een model (regiemodel) te ontwikkelen dat als handvat gebruikt kan gaan

worden bij het voeren van regie over de uitbestede ICT diensten.

Figuur 1: Positionering regie

Art. Gecontroleerd dirigeren.gecor:Opmaak 1 02-12-2008 11:34 Pagina 1

F U N C T I O N E E L B E H E E R 2 5

R E G I E V O E R I N G

organisatie. Daarnaastzijn er vanuit de proces-sen ook rollen gedefini-eerd. De bijbehorendetaken, verantwoordelijk-heden en bevoegdhedenzijn vervolgens ookomschreven evenals debenodigde competentiesdie noodzakelijk zijn bin-nen een regieorganisatie.Alle onderdelen wordenneergezet op strategisch,tactisch of operationeelniveau.

De regiemodellen zijn indiverse situaties en bijverschillende soortenorganisatie’s toepasbaar.Wel moet het gezien wor-den als een handvat datindien de situatie hetvraagt anders geïnterpre-teerd moet worden met eventueel enkeleaanpassingen. Deze aanpassingen kun-nen het samenvoegen van enkele rollenzijn tot een bepaalde functie.

De belangrijkste conclusie is dat de bun-deling van de frameworksmodellen deintegrale regiefunctie oplevert. Andereconclusies zijn dat regie zich binnen de

klantorganisatie moet afspelen en dat deregievoering zelf niet uitbesteed moetworden. Daarnaast zijn zowel demand-management als supplymanagementonderdeel van de regiefunctie. De laatsteconclusie van het onderzoek is dat regiegeen project is maar wel degelijk eenorganisatievorm.

Tekst: Iwan Jager, Albert van Dijk,IT sourcing consultants in de publiekemarkt bij Capgemini

Figuur 2: Regiemodel

De onderzoeksresultaten zijn met succes toegepast ineen sourcingsonderzoek voor een onderwijsinstelling. Indeze praktijksituatie bleek dat afgelopen jaren, in eenbehoefte tot verdere besparing op de IT-kosten, er metname een besparing was doorgevoerd, welke ten kosteging van het functioneel beheer van de (primaire) onder-wijsapplicaties. De gevolgen lieten zich raden: door deverminderde kwaliteit van de vraagarticulatie namen deklachten over de ICT-dienstverlening hand over handtoe. De afnemende kwaliteit van de dienstverlening keer-de uiteindelijk het schip. Een grote migratie ging foutdoor afwezigheid van communicatie tussen opdrachtge-ver en uitvoerder, met als gevolg enige dagen(!) uitvalvan belangrijke bedrijfsvoeringsapplicaties. Onderzoekbracht aan het licht dat er aan de primaire zijde nogsprake was van 0,8 fte functioneel beheer, waar dat eerstruim 5 fte was geweest. Bijvoorbeeld het belangrijke wij-zigingsproces was wel beschreven, maar werd doorgebrek aan menscapaciteit niet meer uitgevoerd insamenspraak met het onderwijs. Eén van de onderwijsdi-recteurs verzorgde zelf hoogstpersoonlijk de afstemming

met de IT-afdeling, met een sterke focus op incidentenen calamiteiten.

De regie op ICT moest volledig opnieuw ingericht wor-den, met primaire proces opnieuw in de lead, en eenduidelijke scheiding tussen strategische, tactische enoperationele processen. Het regiemodel is daarbij ingezetom de besturing, de processen, de producten als resul-tante van processen en de rollen met verantwoordelijkhe-den en bevoegdheden opnieuw te structureren. Deonderwijsinstelling staat nu aan de vooravond van deimplementatie, met het vooruitzicht dat de ICT-exploita-tie conform het model helder en duidelijk wordtbestuurd, met een toenemende kwaliteit tegen lagerekosten. Daarnaast biedt de, uit het model volgende, ont-koppelde besturing en uitvoering de onderwijsinstellingde mogelijkheid verder te kijken naar mogelijke uitbeste-dingsscenario's. Hiermee kan de ICT-functie, met eentoenemende druk op kosten en een steeds schaarser wor-dende arbeidsmarkt, met vertrouwen naar de toekomstkijken.

Art. Gecontroleerd dirigeren.gecor:Opmaak 1 02-12-2008 11:34 Pagina 2