ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

17

ARCHIEF VAN DE HORIZONTALE DIENSTEN VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE

VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU EN VAN DE

HOGE GEZONDHEIDSRAAD

VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST

2008

door

Madeleine JACQUEMIN]

Brussel 2008

ARCHIEF VAN DE HORIZONTALE DIENSTEN VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE

VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU EN VAN DE

HOGE GEZONDHEIDSRAAD

VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST

2008

door

Madeleine JACQUEMIN

Brussel 2008

5

WOORD VOORAF Dit werk is het resultaat van een intense en vruchtbare samenwerking tussen de FOD

Volksgezondheid en het Algemeen Rijksarchief. Deze archiefselectielijst zou er niet gekomen zijn zonder de hulp van alle mede-

werkers van de FOD, die ondanks hun drukke agenda bereid waren om de Enquête over het archief van de horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid in te vullen, mij te ontvangen en mijn vele vragen te beantwoorden, mij hun dienst voor te stellen en hun archieven te tonen, kortom, mij te helpen om de inlichtingen te verzamelen die ik nodig had om deze archiefselectielijst op te stellen. Ze hebben mij vooral de gelegenheid geboden om de FOD Volksgezondheid en zijn personeel beter te leren kennen. En het is naar die personeelsleden dat mijn meest oprechte dank uitgaat. Jammer genoeg is het niet mogelijk om al de namen op te sommen van de mensen die ik tijdens mijn bezoeken heb ontmoet, maar de heer Voorzitter Dirk Cuypers en de dames en heren diensthoofden mogen weten dat ik hen erg dankbaar ben voor hun vriendelijke, nauwgezette en efficiënte medewerking.

Het spreekt vanzelf dat ik deze belangrijke opdracht, die mij in het kader van mijn stage werd toevertrouwd, niet had kunnen aanvatten zonder het vertrouwen en de steun van de heer Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris, en van mevrouw Rolande Depoortere, afdelingshoofd van de afdeling Toezicht, advies en coördinatie van verwerving en selectie. Ik wil hen hier uitdrukkelijk voor bedanken!

Tot slot mag ik dit hoofdstuk niet afsluiten zonder ook de raad, de hulp en de steun van mijn collega’s te vermelden.

7

INHOUDSTAFEL WOORD VOORAF................................................................................................................. 5 INHOUDSTAFEL ................................................................................................................... 7 LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN ........................................ 11

I. BRONNEN ......................................................................................................................... 11 II. GEDRUKTE BRONNEN...................................................................................................... 11 III. WERKEN ........................................................................................................................ 12

LIJST VAN AFKORTINGEN ............................................................................................. 15 INLEIDING ........................................................................................................................... 17

WAT IS EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? .................................................................................. 17 DE CONTEXT VAN DE PUBLICATIE ....................................................................................... 17 DE TOEPASSING VAN EEN MANAGEMENTINSTRUMENT....................................................... 17 DE FASEN VAN DE OPMAAK ................................................................................................. 18

Opdrachtomschrijving..................................................................................................... 18 Systematische inspecties bij de diensten.......................................................................... 18 Uitwerking van de archiefselectielijst ............................................................................. 18

DE TOEPASSING VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST ................................................................ 18 I. INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID................................................................................................................................................. 19

A. GESCHIEDENIS VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID......................................................... 19 Vóór 1936 ........................................................................................................................ 19 Sinds 1936 ....................................................................................................................... 20

B. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID EN DE

HORIZONTALE DIENSTEN ............................................................................................... 25 FOD Volksgezondheid..................................................................................................... 25 Secretariaat ..................................................................................................................... 26 Communicatiedienst en Call center................................................................................. 26 Vertaaldienst ................................................................................................................... 26 Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk........................................... 26 Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk ..................... 27 Juridische dienst.............................................................................................................. 27 Internationale Betrekkingen ............................................................................................ 27 Personeel en Organisatie ................................................................................................ 28 Budget en Beheerscontrole - Logistiek............................................................................ 29 Informatie- en Communicatietechnologie ....................................................................... 30

C. ORGANISATIE EN WERKING VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID IN 2008.......................... 31 D. GESCHIEDENIS VAN DE HOGE GEZONDHEIDSRAAD EN VAN DE DIENST CONTRACTUEEL

ONDERZOEK................................................................................................................... 32 Hoge Gezondheidsraad ................................................................................................... 32 Contractueel Onderzoek.................................................................................................. 33

E. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN VAN DE HOGE GEZONDHEIDSRAAD EN VAN DE

DIENST CONTRACTUEEL ONDERZOEK ........................................................................... 35 Hoge Gezondheidsraad ................................................................................................... 35 Dienst Contractueel Onderzoek....................................................................................... 35

8

F. ORGANISATIE EN WERKING VAN DE HOGE GEZONDHEIDSRAAD.................................... 36 II. ORGANOGRAMMEN VAN DE HORIZONTALE DIENSTEN VAN DE FOD...... 39

1936-1938: MINISTERIE VAN VOLKSGEZONDHEID ............................................................. 39 1938-1940: MINISTERIE VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN VOLKSGEZONDHEID ................. 40 1940-1941: MINISTERIE VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN VOLKSGEZONDHEID ................. 41 1942-1944: MINISTERIE VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN VOLKSGEZONDHEID ................. 42 1944-1946: MINISTERIE VAN VOLKSGEZONDHEID ............................................................. 43 1946-1952: MINISTERIE VAN DE VOLKSGEZONDHEID (1946-1950). MINISTERIE VAN DE

VOLKSGEZONDHEID EN HET GEZIN (1950-1952) .......................................................... 44 1952-1953: MINISTERIE VAN DE VOLKSGEZONDHEID EN HET GEZIN................................. 45 1953-1963: MINISTERIE VAN DE VOLKSGEZONDHEID EN HET GEZIN................................. 46 1963-1968: MINISTERIE VAN DE VOLKSGEZONDHEID EN HET GEZIN................................. 47 1968-1990: MINISTERIE VAN DE VOLKSGEZONDHEID EN HET GEZIN (1968-1987).

MINISTERIE VAN DE VOLKSGEZONDHEID EN LEEFMILIEU (1987-1990)........................ 48 1990-1994: MINISTERIE VAN DE VOLKSGEZONDHEID EN LEEFMILIEU............................... 49 1995-2001: MINISTERIE VAN DE SOCIALE ZEKERHEID, VOLKSGEZONDHEID EN LEEFMILIEU

....................................................................................................................................... 50 2001-HEDEN: FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN

LEEFMILIEU.................................................................................................................... 51 III. ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER ......................................................... 53

A. ENKELE DEFINITIES......................................................................................................... 53 Archiefstuk....................................................................................................................... 53 Gegevensdrager............................................................................................................... 53 Reeksen............................................................................................................................ 53 Archiefvormer.................................................................................................................. 53 Archiefselectielijst ........................................................................................................... 54 Bewaartermijn ................................................................................................................. 54 Definitieve bestemming ................................................................................................... 55

B. ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING ............................................................................. 56 Het ordeningsplan (“het klassement”)............................................................................ 56 Het beheer, de bewaring en de fysieke opslag van archieven ......................................... 56 Het specifieke geval van digitale archieven .................................................................... 57

C. BESCHRIJVING VAN DE VOORNAAMSTE ARCHIEFREEKSEN ............................................ 59 De reeksen die in de diensten worden bewaard .............................................................. 59

A. Secretariaat ............................................................................................................. 59 B. Communicatiedienst en Call center ........................................................................ 60 C. Vertaaldienst ........................................................................................................... 60 D. Interne dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk .................................. 61 E. Gemeenschappelijke Dienst Preventie en Bescherming op het Werk. ................... 61 F. Juridische Dienst ..................................................................................................... 62 G. Internationale Betrekkingen.................................................................................... 63 H. Personeel & Organisatie ......................................................................................... 64 I. Budget en Beheerscontrole – Logistiek ................................................................... 65 J. ICT ........................................................................................................................... 65 L. Hoge Gezondheidsraad ........................................................................................... 66 M. Contractueel Onderzoek......................................................................................... 67

9

De archiefreeksen bewaard in het Algemeen Rijksarchief .............................................. 68 D. VOORSTELLENING VAN HET SELECTIECONCEPT............................................................. 74

Inleiding........................................................................................................................... 74 De selectie ....................................................................................................................... 74 Algemene selectieprincipes ............................................................................................. 75 Algemene beginselen toegepast voor de selectie van de archiefreeksen gevormd en ontvangen door de horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid. ........................ 75

11

LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN

I. BRONNEN

ANNAERT P., SPF Économie, P.M.E., Classes moyennes et Énergie. Archives de l’ancien ministère des Classes moyennes et de l’Agriculture. Tableau de gestion et de tri du fonds de l’ancien Institut pour l’Encouragement de la Recherche scientifique dans l’Industrie et l’Agriculture (IRSIA) et de la DG6 – Subvention de la Recherche contractuelle, 3 p. Database schema and fields explanation. Modifications for Services. PFS/ICT DEV. Version 0.3. 07/03/08, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, s.p. Enquêtes over het archief van de FOD Volksgezondheid, Algemeen Rijksarchief, 2008. http://portal.health.fgov.be http://www.iph.fgov.be http://www.var.fgov.be FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Op uw gezondheid. Jaarverslag 2003, Brussel, 2004. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Op de graad gemeten. Jaarverslag 2004, Brussel, 2005. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Dialoog. Jaarverslag 2005, Brussel, 2006. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Vinger aan de pols. Jaarverslag 2006, Brussel, 2007. SUIVI. Analyse functionnelle [sic]. Version 0.5. 21/09/07, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, 17 p.

II. GEDRUKTE BRONNEN

Bulletin du ministère de la Santé publique, 1936-1980. Bulletin du ministère de l’Intérieur, 1831-1944. Conseil supérieur d’Hygiène publique, Rapport annuel, 1861-1931.

12

Institut pour l’Encouragement de la Recherche scientifique dans l’Industrie et l’Agriculture (IRSIA), Comptes-rendus de recherches, juin 1950-avril 1965. Institut pour l’Encouragement de la Recherche scientifique dans l’Industrie et l’Agriculture (IRSIA), Rapport annuel, 1945-1993. L’activité du ministère de la Santé publique et de la Famille, 1966-1975. Belgisch Staatsblad, 1849-2007.

III. WERKEN

ANNAERT P. en GUINAND M., Le ministère des Affaires économiques (1934-1992). I. Étude de l’organisation et répertoire des commissions et parastataux, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1994. (Miscellanea Archivistica Studia, 62) ANTOINE F., SPF Sécurité sociale. Direction générale de la Politique sociale. Tableau de tri, Brussel, Algemeen Rijksarchief, [2008]. (in voorbereiding) BLERO B. en DONY M., « La répartition des compétences en matière de politique de santé », in Courrier hebdomadaire du Centre de Recherche et d’Information socio-politiques, nr. 1300-1301, 1990. BOURGEOIS P., Le ministère des Victimes de la Guerre (1945-1946). Le ministère des Dommages de Guerre (1945-1946). Le ministère de la Reconstruction (1946-1952). Organisation et compétences, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1993. (Miscellanea Archivistica Studia, 42) BOURGEOIS P., DEVOLDER C., GUINAND M., TERRIZZI R., VAN DER CRUYSSEN C. en VANDEWEYER L., Het ministerie van Landbouw (1884-1990). Deel I. Organisatiestructuur van de centrale administratie en adviesorganen, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1993. (Miscellanea Archivistica Studia, 50) BOURGEOIS P., DEVOLDER C., GUINAND M., TERRIZZI R., VAN DER CRUYSSEN C. en VANDEWEYER L. (m.m.v. S. SUETENS), Het ministerie van Landbouw (1884-1990). Deel II. Overzicht van de bevoegheden, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1994. (Miscellanea Archivistica Studia, 54). COPPIETERS G., « Institut scientifique de la Santé publique », in Guide des organismes d’intérêt public en Belgique. Tome II. Notices concernant les parastataux soumis à la loi du 16 mars 1954 et ceux créés antérieurement et qui avaient déjà disparu avant la promulgation de celle-ci. Volume 2 (notices 160 à 290), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2007, p. 1184-1188. (ter perse) COUTURE C., Les fonctions de l’archivistique contemporaine, Presses de l’Université du Québec, Québec, 1999.

13

DECEULAER H. en DOCKX Y., Ministerie van Volksgezondheid: Inventaris van de series koninklijke en ministeriële besluiten. 1830-1978, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004. DECEULAER H. en TALLIER P.-A., Inventaris van de series notulen van de directieraad van het ministerie van Volksgezondheid. 1944-2001, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2006. De gezondheid in België, Brussel, Europese Uitgeversmaatschappij, 1996. DEPOORTERE R., La surveillance archivistique ou comment concilier inspection, diplomatie et persuasion. Syllabus du cours sur la surveillance donné les 4, 10, 17 et 24 septembre 2007, Brussel, Algemeen Rijksarchief, [2007]. DEVOLDER C., Het ministerie van Verkeer en van Post, Telegrafie en Telefonie (1884-1990). I. Organisatie, Brussel, Algemeen Rijksarchief, Brussel, 1995. (Miscellanea Archivistica Studia, 63) DEVOLDER C., Het ministerie van Verkeer en van Post, Telegrafie en Telefonie (1884-1990). II. Bevoegdheden, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1995. (Miscellanea Archivistica Studia, 65) DEVOLDER K., Archief van de FOD Justitie. Directoraat-Generaal wetgeving, fundamentele rechten en vrijheden. Archiefselectielijst, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Brussel, 2007. Directives aux administrations de l’État pour la conservation, le tri, le dépôt et le versement de documents aux Archives de l’État, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2005, 26 p. (Communication aux administrations, nr. 1). Directive relative aux archives du pouvoir judiciaire: tableaux de tri et délais de conservation, 8 février 2002. JACQUEMIN M., Archives de la police fédérale. Tableau de tri, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. LEBURTON E., "La prise de décisions en Belgique en matière de Santé publique (1945-1975)", in Res Publica, 1983, p. 633-653. LEFÈVRE J.-N., Archives de l'Agence fédérale des Médicaments et des Produits de santé. Tableau de tri, Brussel, Algemeen Rijksarchief, [2008]. (in voorbereiding) LEFÈVRE, J-N., Archives de l'Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire (AFSCA). Tableau de tri, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008.

14

LELOUP G., Les archives institutionnelles du Musée royal de l’Afrique centrale. Tableau de tri, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Koninklijk Museum voor Midden-Afrika, Brussel, 2007. PLISNIER F., "Institut pour l’Encouragement de la Recherche scientifique dans l’Industrie et l’Agriculture (IRSIA)", in Guide des organismes d’intérêt public en Belgique. Tome II. Notices concernant les parastataux soumis à la loi du 16 mars 1954 et ceux créés antérieurement et qui avaient déjà disparu avant la promulgation de celle-ci. Volume 1 (notices 1 à 159), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2007, p. 547-549. (ter perse) MARÉCHAL G., "Het ministerie van Binnenlandse Zaken. Bevoegheden: 1831-1940", in Album Carlos Wyffels aangeboden door zijn wetenschappelijke medewerkers, Brussel, 1987, p. 313-323. PETIT R., VAN OVERSTRAETEN D., COPPENS H. en NAZET J., Terminologie archivistique en usage aux Archives de l'État en Belgique. I: Gestion des Archives, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1994. (Miscellanea Archivistica. Manuale, 16) SOENS V., Tableau de tri Police Locale, PLP 40, 2005. SOYEZ S., Service Public Fédéral Intérieur. Direction générale de la Sécurité civile. Tableau de tri des archives. 2007, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. SOYEZ S., Service Public Fédéral Intérieur. Direction générale de la Sécurité et de la Prévention. Tableau de tri des archives. 2008, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. TERRIZZI R., Le ministère de l’Intérieur (1830-1994). I. Étude de l’administration centrale et répertoires des commissions et services publics, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1995. (Miscellanea Archivistica Studia, 74) TERRIZZI R., Les ministères de l’Emploi et du Travail et de la Prévoyance sociale (1895-1990), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1993. VANDEWEYER L., Het ministerie van Volksgezondheid (1936-1990). Organisatie en bevoegdheden, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1995. (Miscellanea Archivistica Studia, 56) VELLE K., "De centrale gezondheidsadministratie in België vóór de oprichting van het eerste ministerie van Volksgezondheid. 1849-1936", in Belgisch Tijdschrift voor Nieuwste Geschiedenis, 1-2, Gent, 1990, p. 162-210. VELLE K., "Het voormalig ministerie van volksgezondheid [en gezin]", in VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G. (ed.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België. 19de-20ste eeuw, Brussel, 2003, p. 413-426.

15

LIJST VAN AFKORTINGEN ARA Algemeen Rijksarchief CODA Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie FAGG Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheids-

producten FAVV Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen FOD Federale Overheidsdienst GDPBW Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het

Werk GGO Genetisch Gemodificeerd Organisme HGR Hoge Gezondheidsraad ICT Information and Communication Technologies IDPBW Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk IHE Instituut voor Hygiëne en Epidemiologie IWONL Instituut tot Aanmoediging van het Wetenschappelijk Onderzoek in

Nijverheid en Landbouw P&O Personeel en Organisatie WGO Wereldgezondheidsorganisatie WIV Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid

17

INLEIDING

WAT IS EEN ARCHIEFSELECTIELIJST?

Een archiefselectielijst is een managementinstrument, dat een systematisch overzicht biedt van de door een archiefvormer gevormde categorieën archief, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Er wordt met andere woorden aangeduid welke documenten blijvend bewaard zullen worden en welke vernietigd kunnen worden na het verstrijken van hun administratieve bewaartermijn1.

DE CONTEXT VAN DE PUBLICATIE

Dit instrument wordt verwezenlijkt op initiatief van het Rijksarchief, maar is een nieuwe stap in de samenwerking die enkele jaren geleden werd opgestart tussen de inspecteurs van het Algemeen Rijksarchief belast met de FOD Volksgezondheid, inzonderheid Harald Deceulaer, en de FOD zelf. De opeenvolgende overdrachten2 in de loop van de jaren 2003-2005 getuigen overigens van deze nauwe samenwerking.

Er werd beslist dat er een eerste archiefselectielijst opgesteld zou worden voor de archieven van de diensten van de Voorzitter, de stafdiensten en de Hoge Gezondheidsraad. Na de maand juli 2008 zal er een nieuwe publicatie worden voorbereid voor alle directoraten-generaal en voor de twee wetenschappelijke instellingen, het Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie (CODA) en het Wetenschappelijk Instituut Volks-gezondheid (WIV).

DE TOEPASSING VAN EEN MANAGEMENTINSTRUMENT

De realisatie van een archiefselectielijst voor een FOD zoals Volksgezondheid heeft niet alleen tot doel een werkinstrument te vormen voor de toekomstige overdrachten van archieven die bestemd zijn voor permanente bewaring. Het moet ook en vooral een instrument zijn voor de uitbouw van archiefbeheer binnen een federale administratie en moet in dat kader een essentieel instrument worden voor het beheer van alle relevante informatie (records management), en dus voor kennismanagement (knowledge management).

We hopen dat deze archiefselectielijst als instrument voor informatiebeheer zal bijdragen tot een efficiënt en geïntegreerd beheer van de archiefstukken van de FOD Volks-gezondheid. Het kan de (beleids)verantwoordelijken van alle niveaus relevante informatie bieden voor de toewijzing van de nodige menselijke en materiële middelen, dus voor investeringen die nodig zijn om te komen tot een betere controle op de levenscyclus van archiefstukken, vanaf hun ontstaan tot hun bewaring.

1 PETIT R., VAN OVERSTRAETEN D., COPPENS H. en NAZET J., Terminologie archivistique en usage aux Archives de l’État en Belgique. I. Gestion des archives [TAB1], Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 1994, p. 46, nr. 71. 2 Zie de lijst, p. 69-73.

18

DE FASEN VAN DE OPMAAK

Opdrachtomschrijving

De realisatie van een archiefselectielijst voor de horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid werd gepland in het kader van een mandaat én naar aanleiding van een vergadering die op 21 januari 2008 plaatsvond tussen de Voorzitter van de FOD, dhr. Dirk Cuypers, de Algemeen Rijksarchivaris, dhr. Karel Velle, en het hoofd van de afdeling "Toezicht, advies en coördinatie van verwerving en selectie" van het Rijksarchief, mevr. Rolande Depoortere.

Systematische inspecties bij de diensten

Systematische inspecties werden verricht door in de loop van de maanden februari, maart en april 2008 alle diensten te bezoeken (14 en 25 februari, 4, 11, 13 en 27 maart, 2, 10, 11, 14 en 28 april).

Uitwerking van de archiefselectielijst

De archiefselectielijst (met inbegrip van het inleidende gedeelte) werd opgesteld tijdens de periode februari-april 2008.

Vervolgens werd in de loop van de maand april 2008 aan de contactpersonen bij de diensten de vraag gesteld de ontwerpversie te verifiëren. Elk van hen werd gevraagd een aantal zaken te verduidelijken, meer in het bijzonder met betrekking tot de bewaartermijnen, en meer informatie te verschaffen over een aantal archiefreeksen.

De voltooide archiefselectielijst omvat alle gegevens over de archiefreeksen en is door beide partijen gevalideerd, te weten het Algemeen Rijksarchief en de FOD Volks-gezondheid.

DE TOEPASSING VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST

De toepassing van de archiefselectielijst zorgt ervoor dat documenten die geen enkele waarde meer hebben sneller of binnen een redelijke termijn worden vernietigd, zodanig dat de archiefmassa gereduceerd wordt, wat meer in het algemeen bijdraagt tot de verbetering van het archiefbeheer binnen de horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid.

De toepassing kan in twee fasen verlopen: - in 2008 kunnen alle archieven worden vernietigd die geen administratieve waarde meer hebben en die zich in de kelders bevinden [= achterstand]; - vanaf 2009 kan er systematisch een jaarlijkse vernietiging worden georganiseerd van de archieven die in de loop van het voorbije jaar hun administratief en juridisch nut verloren hebben.

19

I. INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID

A. GESCHIEDENIS VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID

Vóór 1936

Tussen 1831 en 1888, hing de ‘volksgezondheid’ af van het ministerie van Binnenlandse Zaken (1831: deuxième division ‘Service sanitaire’; 1831-1837: deuxième division ‘Bureau du service sanitaire’; 1846-1884: afdeling van de ‘Service sanitaire et de l’hygiène publique’3; 1884-1888: Bestuur van de ‘Service de santé, de l’hygiène et de la voirie communale’). Van 1889 tot 1908 wordt deze bevoegdheid overgedragen aan het ministerie van Landbouw, Industrie en Openbare Werken4, om uiteindelijk terug te keren naar zijn eerste ministerie, juist op het ogenblik dat het ministerie van Binnenlandse Zaken en het ministerie van Landbouw in oktober 1908 worden samengevoegd5 tot het ministerie van Binnenlandse Zaken en Landbouw (van 1908 tot 1910)6, later het ministerie van Binnenlandse Zaken en Volksgezondheid (1921 tot 1932)7 (1908-1932: Bestuur van de ‘Dienst voor Gezondheid en Hygiëne’8). De jaren 1932-1934 waren voor de administratie voor de Volksgezondheid een periode van een zekere instabiliteit. Eerst verlaat zij het ministerie van Binnenlandse Zaken als het ministerie van Sociale Voorzorg en Volksgezondheid. Vervolgens keert ze terug bij

3 Het koninklijk besluit van 10 juni 1846 (Belgisch Staatsblad, 27 juni 1846) richt binnen het ministerie van Binnenlandse Zaken een zesde afdeling op met als benaming ‘Division des affaires médicales et de l’hygiène publique’. Zij wordt belast met de uitvoering van de bepalingen en het onderzoeken van aangelegenheden in verband met de uitoefening van de verschillende takken van de geneeskunst; de hygiëne en de volksgezondheid; de Koninklijke Academie voor de Geneeskunde, de gezondheidsdienst van de zeehavens en kusten, de gezondheid en de ziekten van huisdieren. TERRIZZI R., Le ministère de l’Intérieur (1830-1994). I. Étude de l’administration centrale et répertoires des commissions et services publics, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1995, p. 60, voetnoot 63. 4 Koninklijk besluit van 17 december 1888 (Belgisch Staatsblad, 24-25 december 1888). Zie ook: BOURGEOIS P., DEVOLDER C., GUINAND M., TERRIZZI R., VAN DER CRUYSSEN C. en VANDEWEYER L., Het ministerie van Landbouw (1884-1990). Deel I. Organisatiestructuur van de centrale administratie en adviesorganen, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1993. MARÉCHAL G., "Het ministerie van Binnenlandse Zaken. Bevoegheden: 1831-1940", in Album Carlos Wyffels aangeboden door zijn wetenschappelijke medewerkers, Brussel, 1987, p. 313-323. 5 Koninklijk besluit van 30 oktober 1908 (Belgisch Staatsblad, 31 oktober 1908). 6 Koninklijk besluit van 5 augustus 1910 (Belgisch Staatsblad, 6 augustus 1910). 7 Koninklijk besluit van 16 december 1921 (Belgisch Staatsblad, 17 december 1921). Koninklijk besluit van 17 december 1932 (Belgisch Staatsblad, 18 december 1932). 8 Deze administratie bestond uit volgende diensten: 1908-1910: Personnel médical; Pharmacopée; Législation sanitaire; Alcoolisme; Office vaccinogène; Habitations ouvrières; Travaux d’assainissement; Établissements dangereux, insalubres ou incommodes; Laboratoire du service de santé; Fabrication et commerce des denrées alimentaires. 1910-1918: Législation sur l’art de guérir; Législation et organisation sanitaires; Vulgarisation de l’hygiène; Fabrication et commerce de denrées alimentaires; Établissements insalubres ou incommodes; Congrès et expositions; Inspection du service de santé et de l’hygiène; Laboratoire chimique et bactériologique du service de santé et de l’hygiène. 1918-1921: ‘Administratieve afdeeling’; Inspection d’hygiène; ‘Inspectie van de Vervaardiging van en de Handel in Voedingswaren’; Inspectie der Gezondheidswerken; Scheikundig en Bacteriologisch Laboratorium van de Gezondheidsdienst’. 1921-1927: Administratieve Afdeling; Technische Afdeling. 1928-1932: 1e directie ‘Ziekten-prophylaxie’; 2de directie ‘Wetgeving en organisatie der hygiëne’. TERRIZZI R., Le ministère de l’Intérieur (1830-1994), p. 91, 93-94, 96, 100, 103.

20

Binnenlandse Zaken (koninklijk besluit van 10 januari 1934)9 waarvan zij vervolgens weer wordt afgescheiden door het koninklijk besluit van 13 juni 193610 tot oprichting van het ministerie van Volksgezondheid11. Op de achtergrond van deze grote verschuivingen is een administratieve evolutie zichtbaar die gekenmerkt wordt door drie fasen, waarvan 1889 en de Eerste Wereldoorlog de scharniermomenten zijn. De eerste periode, van 1831 tot 1888, ‘het tijdperk van de hygiëne zonder de kennis’ (Timbal), wordt gekenmerkt door de oprichting van enkele belangrijke raadgevende organen, meerbepaald de Académie de Médecine (1841), de Conseil supérieur d’Hygiène Publique (1849) en de oprichting van de eerste inspectiedienst van de volksgezondheid (1850). Zodra de volksgezondheid wordt samengevoegd met de landbouw (1889), waar de toepassingen uit de wetenschappelijke evolutie (cf. bacteriologie) meer en meer effect hebben op de sanitaire wetgeving en waar de evolutie van de sociale wetgeving in een stroomversnelling komt, begint de bevoegdheid steeds ingewikkelder te worden. Juist vóór de Eerste Wereldoorlog worden er enkele initiatieven genomen om alles wat met volksgezondheid en hygiëne te maken heeft te uniformeren en te centraliseren in één enkele administratie (ontwerp van een gezondheidswet, 1912). Uit een eerste kortstondige poging groeit na de oorlog het ministerie van Volksgezondheid en Sociale Voorzorg (1932); een tweede poging resulteert in het eerste ministerie van Volksgezondheid in België12.

Sinds 1936

Het ministerie van Volksgezondheid werd opgericht door het koninklijk besluit van 13 juni 193613. Dit initiatief was een antwoord op de wens die al sinds 1849 door enkelen was geuit: de overgang van een simpele administratie binnen het ministerie van Binnenlandse Zaken naar een volwaardig departement14. Dit ontstond uit de samenvoeging van bestaande entiteiten. Het ‘Bestuur van de onderstand’ en het ‘Bestuur voor volksgezondheid’ worden respectievelijk van de ministeries van Justitie en van Binnenlandse Zaken afgesplitst om samen het nieuwe ministerie te vormen. De Hoge Raad voor de Lichamelijke Opvoeding en de Sport, opgericht bij koninklijk besluit van 2 februari 193415, wordt door het koninklijk besluit van 13 juni 1936 overgeheveld van het ministerie van Openbaar Onderwijs16 naar het ministerie van Volksgezondheid.

Het departement Volksgezondheid werd gecreëerd om in haar schoot alle instellingen te centraliseren die met hygiëne, volksgezondheid, stedenbouw, sport enz. te maken hadden.

9 Belgisch Staatsblad, 11 januari 1934. 10 Belgisch Staatsblad, 14 juni 1936. 11 TERRIZZI R., Le ministère de l’Intérieur (1830-1994), p. 27-122. 12 VELLE K., "De centrale gezondheidsadministratie in België vóór de oprichting van het eerste ministerie van Volksgezondheid. 1849-1936", in Belgisch Tijdschrift voor Nieuwste Geschiedenis, 1-2, Gent, 1990, p. 162-210. VELLE K., "Het voormalig ministerie van Volksgezondheid [en gezin]", in VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G. (eds), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België. 19de-20ste eeuw, Brussel, 2003, p. 413-417. 13 Belgisch Staatsblad, 14 juni 1936. VELLE K., "Het voormalig ministerie van Volksgezondheid [en gezin]", op.cit., p. 417-422. VANDEWEYER L., Het ministerie van Volksgezondheid (1936-1990). Organisatie en bevoegdheden, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1995, p. 28-53. 14 De gezondheid in België, Brussel, Europese Uitgeversmaatschappij, 1996, p. 9. 15 Belgisch Staatsblad, 19-20 maart 1934. TERRIZZI R., Le ministère de l’Intérieur (1830-1994), p. 210-211. VANDEWEYER L., Het ministerie van Volksgezondheid (1936-1990). op.cit., p. 131, nr. 8 en p. 136, nr. 23. 16 Belgisch Staatsblad, 14 juni 1936.

21

Bij koninklijk besluit van 16 oktober 193617 werd de Gezondheidsdienst van het ministerie voor Posterijen, Telegrafie en Telefonie met al zijn bevoegdheden (en met inbegrip van de 2de Dienst E van het Algemeen Secretariaat van dit departement) overgeheveld naar het Algemeen secretariaat van het Departement van Volksgezondheid. Hij vormt er de ‘Administratieve Gezondheidsdienst’. Het ‘Bestuur der Sociale Geneeskunde’ daarentegen is een nieuwe entiteit.

Het ministerie bestaat uit een Algemeen Secretariaat18 en drie besturen: het Bestuur van Volksgezondheid, het Bestuur van Onderstand en het Bestuur van de Administratieve Gezondheidsdienst19.

Bij koninklijk besluit van 15 mei 193820, worden de bevoegdheden inzake volksgezondheid weer toegewezen aan het ministerie van Binnenlandse Zaken, om één departement te vormen: het ministerie van Binnenlandse Zaken en Volksgezondheid. Door het koninklijk besluit van 21 januari 193921, wordt volksgezondheid opnieuw uit het departement Binnenlandse Zaken gelicht, op 22 februari 193922 wordt dit ongedaan gemaakt, en op 16 april23 wordt het er weer van afgesplitst.24.

Tijdens deze periode bestaat het Bestuur van Volksgezondheid uit twee bestuursafdelingen: een ‘administratieve’ afdeling met vier directies (1ste, 2de, Maatschap-pelijke Kinderhygiëne en Comptabiliteit) en een ‘technische’ afdeling met vier directies (Gezondheidsinspectie, Eetwareninspectie, Inspectie der Gezondheidswerken en het Laboratorium van de Gezondheidsdienst)25.

Bij besluit van de Secretaris-generaal van 25 september 194026 werden de bevoegdheden rond volksgezondheid opnieuw naar het ministerie van Binnenlandse Zaken overgeheveld om het ministerie van Binnenlandse Zaken en Volksgezondheid te vormen, met

17 Werd opgericht in 1929 en had als opdracht de medische selectie van de kandidaten voor de verschillende betrekkingen waarvan de bezoldiging ten laste is van de Staat; de organisatie van de lichamelijke en geestelijke geschiktheidsonderzoeken voorzien in gelijk welk veiligheidsreglement waarvan de uitvoering onderworpen is aan het toezicht van de Staat; de medisch-wettelijke beoordeling van de arbeidsgeschiktheid van gewonden en zieken die ten laste vallen van de Staat; een technische tussenkomst in elke actie strekkend tot de gezondheid of het rendement van personen waarvan de bezoldiging ten laste is van de Staat. Bij koninklijk besluit van 22 oktober 1929 wordt het een interministeriële instelling: deze dienst werkt ook voor het departement Verkeer, het ministerie van Openbaar Onderwijs, het ministerie van Landbouw, het Rekenhof en het Nationaal Instituut voor de Radio-omroep. DEVOLDER C., Het ministerie van Verkeer en van Post, Telegrafie en Telefonie (1884-1990). I. Organisatie, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1995, p. 66 en 771. DEVOLDER C., Het ministerie van Verkeer en van Post, Telegrafie en Telefonie (1884-1990). II. Bevoegdheden, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1995, p. 14. 18 Het algemeen secretariaat werd officieel opgericht in december 1937, kort na het ontstaan van het departement Volksgezondheid. VANDEWEYER L., Het ministerie van Volksgezondheid (1936-1990). Organisatie en bevoegdheden, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1995, p. 55. 19 Dit bestuur zal later het bestuur Sociale Geneeskunde worden. 20 Belgisch Staatsblad, 16 mei 1938. 21 Belgisch Staatsblad, 22 januari 1939. 22 Belgisch Staatsblad, 23 februari 1939. 23 Belgisch Staatsblad, 17 april 1939. 24 TERRIZZI R., Le ministère de l’Intérieur (1830-1994), p. 107, 111, voetnoot 188. MARÉCHAL G., "Het ministerie van Binnenlandse Zaken. Bevoegdheden: 1831-1940", in Album Carlos Wyffels aangeboden door zijn wetenschappelijke medewerkers, Brussel, 1987, p. 313-323. 25 TERRIZZI R., Le ministère de l’Intérieur (1830-1994), p. 111. 26 Belgisch Staatsblad, 26 september 1940.

22

uitzondering van de dienst ‘goedkope woningen’ die naar de administratie van Arbeid en Sociale Voorzorg verhuisde.27

Bij besluit van de Ministerraad van 13 september 194428 wordt het departement Volksgezondheid opnieuw een autonoom ministerie. De dienst Eetwareninspectie en de Vleeskeuringsdienst keren terug naar het ministerie van Landbouw. De dienst ‘Goedkope Woningen’ wordt onttrokken aan het ministerie van Arbeid en Sociale Voorzorg; de Dienst voor de Zuivering van de Afvalwaters keert terug naar het Commissariaat-Generaal voor ’s Lands Wederopbouw. Bij koninklijk besluit van 14 augustus 1952, wordt het ministerieel Departement van Wederopbouw afgeschaft en worden de bevoegdheden in verband met schade aan personen, oftewel het ‘Bestuur voor de Oorlogsslachtoffers’ overgedragen aan het ministerie van Volksgezondheid en Gezin.29.

In de periode 1944-1946 bestond het ministerie dus uit de Algemene Directie van Volksgezondheid; de Algemene Directie van de Onderstand; de Dienst der Goedkope Woningen; de Algemene Directie van Lichamelijke Opvoeding, de Sport en de Openluchtwerken; de Gerechtelijk Geneeskundige Dienst; de Genees- en Heelkundige Hulpcolonnes (Colonnes de secours médicales et chirurgicales).

Van 1946 tot 1952 omvat het ministerie zes besturen: het Algemeen Secretariaat; het Bestuur der Volksgezondheid; het Bestuur der Sociale Geneeskunde; het Bestuur van het Gezin, van de Huisvesting en van de Onderstand; het Bestuur voor Lichamelijke Opvoeding, Sport en Openluchtwerken; het Bestuur der Gezondheidswerken.

Dit laatste bestuur verkrijgt zijn autonomie door het koninklijk besluit van 23 november 195130.

Bij koninklijk besluit van 8 juni 1950 verandert de naam van het departement in ministerie van Volksgezondheid en van het Gezin omdat alle aspecten in verband gezins-aangelegenheden door het ministerie worden overgenomen.

Bij koninklijk besluit van 24 november 1951, wordt het Instituut voor Hygiëne en Epidemiologie opgericht. Dit hergroepeert reeds actieve experts en laboratoria en breidt hun mogelijkheden uit. Daardoor wordt de expertise van het departement gevoelig versterkt. Het IHE krijgt op 6 maart 1968 het statuut van Wetenschappelijke instelling van de Staat31.

In het kader van de wederopbouw van de verzorgingsstaat werd het departement gestaag uitgebreid. Het personeelskader groeit. De taken die de wet oplegt vermenigvuldigen zich.

27 1940-1941: Bestuur Volksgezondheid en Directie der speciale verzorging. 1942-1944: Bestuur der Volksgezondheid. TERRIZZI R., Le ministère de l’Intérieur (1830-1994), p. 117 en 120. 28 Belgisch Staatsblad, 2-3 oktober 1944. 29 BOURGEOIS P., Le ministère des Victimes de la Guerre (1945-1946). Le ministère des Dommages de Guerre (1945-1946). Le ministère de la Reconstruction (1946-1952). Organisation et compétences, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1993, p. 21, 80-88. 30 Belgisch Staatsblad, 6 december 1951. 31 Belgisch Staatsblad, 1 januari 1952 en 6 april 1968. De gezondheid in België, Brussel, Europese Uitgeversmaatschappij, 1996, p. 280-294. VANDEWEYER L., Het ministerie van Volksgezondheid (1936-1990). Organisatie en bevoegdheden, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1995, p. 66, 76-77. COPPIETERS G., "Institut scientifique de la Santé publique", in Guide des organismes d’intérêt public en Belgique. Tome II. Notices concernant les parastataux soumis à la loi du 16 mars 1954 et ceux créés antérieurement et qui avaient déjà disparu avant la promulgation de celle-ci. Volume 2 (notices 160 à 290), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2007, p. 1184-1188.

23

Het Bestuur van Schade aan personen/Bestuur voor de Oorlogsslachtoffers wordt opgericht bij koninklijk besluit van 14 augustus 1952 en bij ministerieel besluit van 17 september 1952.

Bij koninklijk besluit van 18 juli 195932, wordt het Bestuur der Gezondheidswerken toegevoegd aan het ministerie van Volksgezondheid en het Gezin.

De algemene diensten worden aan het organogram toegevoegd door het koninklijk besluit van 2 april 196833, terwijl de Bestuursafdeling voor de Sanitaire Bouwkunde op 3 januari 1977 bij ministerieel besluit wordt opgericht.

Na de staatshervorming van 8 augustus 198034 en de communautarisering verdwijnt het Bestuur voor het Gezin en wordt het ministerie door het koninklijk besluit van 27 januari 1987 omgedoopt tot ministerie van Volksgezondheid en Leefmilieu. De bevoegdheden inzake gezondheid werden min of meer verdeeld tussen de verschillende overheden. Het beleid inzake zorgverstrekking wordt ontwikkeld door de staat, terwijl de activiteiten van de gemeenschappen grotendeels beperkt blijven de uitvoering van de nationale wetgeving. Gezondheidsopvoeding en preventieve geneeskunde zijn daarentegen zo goed als integraal overgedragen aan de gemeenschappen35.

Op 7 maart 1992 worden de leden van de regering Dehaene I benoemd, waaronder een minister van Sociale Zaken (P. Moureaux) en een minister van Maatschappelijke integratie, Volksgezondheid en Leefmilieu (L. Onkelinx). De bevoegdheden van deze twee departementen worden vastgelegd door het koninklijk besluit van 27 mei 1992.

Bij koninklijke besluiten van 12 september 1994 en 7 april 199536, die van kracht zijn vanaf 1 oktober 1995, wordt beslist om de ministeries van Volksgezondheid en van Sociale Zaken samen te voegen tot één ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu. Dit nieuwe departement, geleid door Secretaris-generaal E. Deloof, omsluit de bestaande structuren en neemt de bevoegdheden, het personeel en de werkingsmiddelen over van de twee opgeheven ministeries37. Deze fusie werd ongedaan gemaakt op 23 mei 200138 door de oprichting van de FOD Sociale Zekerheid enerzijds en van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu anderzijds.

De Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (of FOD Volksgezondheid) die ontstaan is uit de splitsing van het ministerie van Volksgezondheid en Leefmilieu en dat van Sociale Zaken, is bevoegd voor het hele Belgische grondgebied en staat onder het exclusieve toezicht van de minister van Volksgezondheid.

In december 2002, gaat de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu effectief van start en erft hij een gedeelte van de bevoegdheden van het vroegere ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu, alsook een deel van de bevoegdheden van het geregionaliseerde ministerie van Middenstand en Landbouw.

32 Belgisch Staatsblad, 9 september 1959. 33 Belgisch Staatsblad, 7 juni 1968. 34 Artikel 5 van de bijzondere wet inzake de staatshervorming van 8 augustus 1980. 35 BLERO B. en DONY M., "La répartition des compétences en matière de politique de santé", in Courrier hebdomadaire du Centre de Recherche et d’Information socio-politiques, nr. 1300-1301, 1990, p. 65-66. 36 Belgisch Staatsblad, 13 juni 1995. 37 De gezondheid in België, Brussel, Europese Uitgeversmaatschappij, 1996, p. 9. 38 Koninklijk Besluit van 23 mei 2001. Belgisch Staatsblad, 29 mei 2001, p. 17827-17828.

24

De volgende wetenschappelijke instellingen behoren vanaf dat ogenblik tot de FOD voor het uitvoeren van de studies ter ondersteuning van het beleid of voor het uitbrengen van adviezen: - Het CODA, Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie 39. Is enerzijds belast met de dierenziekten op epidemiologisch vlak, de immunologie en de virologie, het onderzoek van de residu’s en de contaminanten, en onderzoek inzake GGO’s. Het voert onderzoek inzake ontwikkeling en toepassing van nieuwe wetenschappelijke technieken op het vlak van de diergeneeskunde en landbouwwetenschappen, het ontwikkelt methoden voor de detectie van residu’s, zware metalen en drugs (steroïden). - Het WIV40, Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid, met als voorloper het Instituut voor Hygiëne en Epidemiologie (IHE) opgericht bij koninklijk besluit van 6 maart 1968. De wet van 21 december 1994 maakt van het IHE een parastatale. Het IHE en het in 1903 opgerichte Pasteur Instituut41 worden in de lente van 1996 samengevoegd tot één nieuwe wetenschappelijke instelling voor de volksgezondheid: het Wetenschappelijk Instituut voor Volksgezondheid - Louis Pasteur. Het staat in voor het wetenschappelijk onderzoek op het vlak van volksgezondheid. Het personeel is vooral in touw met de monitoring van ziekten. Het waakt over de validiteit van de productienormen van de federale staat inzake voedsel, farmaceutica en vaccins, en stelt ook risicoanalyses op.

De Hoge Gezondheidsraad42 is het raadgevend orgaan van de ministers van Volksgezondheid en van Leefmilieu. Zijn advies moet worden ingewonnen als het gaat over weefselbanken, over nieuwe voedingsmiddelen (novel foods), voedsel en biociden, en kan worden ingewonnen voor tal van andere domeinen, zoals tabak. Hij zorgt dat het regeringsbeleid beter is afgestemd op de adviezen uit de wetenschappelijke wereld. Hij brengt onafhankelijke adviezen uit en doet aanbevelingen aan de minister van Volksgezondheid.

Het FAVV, Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen, is belast met alle controles op de veiligheid van voedingsmiddelen43.

De FOD telt in totaal ongeveer 1800 medewerkers en is onderverdeeld in de diensten van de voorzitter, drie stafdiensten en vijf directoraten-generaal44:

Directoraat-generaal Organisatie van de Gezondheidszorgvoorzieningen (DG1) Directoraat-generaal Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer (DG2) Directoraat-generaal Dier, Plant en Voeding (DG4)45. Directoraat-generaal Leefmilieu (DG5) Bestuur Medische Expertise (DG6)

39 http://www.var.fgov.be 40 http://www.iph.fgov.be 41 http://www.pasteur.be 42 http://www.health.fgov.be. Zie p. 32-37. 43 www.afsca.be. LEFÈVRE J.-N., Archives de l'Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire (AFSCA). Tableau de tri, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. 44 Sinds de wet van 20 juli 2006 (Belgisch Staatsblad, 8 september 2006, p. 45714-45721), is het Directoraat-generaal Geneesmiddelen 3 het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezond-heidsproducten geworden. Een archiefselectielijst voor het FAGG is in voorbereiding: LEFÈVRE J.-N., Archives de l’Agence fédérale des Médicaments et des Produits de Santé. Tableau de tri, Brussel, Algemeen Rijksarchief, [2008]. 45 Het FAVV heeft twee parastatalen van de Volksgezondheid geërfd: de AEWI en het IVK. LEFÈVRE J.-N., Archives de l'Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire (AFSCA). Tableau de tri, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008, p. 22-27.

25

B. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID EN DE HORIZONTALE DIENSTEN

FOD Volksgezondheid

De FOD Volksgezondheid heeft de bevoegdheden geërfd van het vroegere ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu en van het geregionaliseerde ministerie van Landbouw.

Overeenkomstig het koninklijk besluit van 23 mei 200146 is de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu bevoegd voor47:

de voorbereiding van het beleid inzake de volksgezondheid en de uitvoering

ervan onder meer via: ° de organisatie en de financiering van de zorgvoorzieningen; ° de organisatie van de gezondheidszorgberoepen; ° de dringende medische hulpverlening; ° het internationaal overleg en de samenwerking; ° de technische en administratieve ondersteuning van communicatie, raden en

overlegorganen. de voorbereiding van het beleid inzake de voedselveiligheid en de vrijwaring van

de volksgezondheid en het leefmilieu en de uitvoering ervan onder meer via: ° de normering van de gezondheidsaspecten van geneesmiddelen en van

medische hulpmiddelen en de controle hierop; ° de controle op de verdeelpunten en op de legale handel in speciaal

gereglementeerde grondstoffen; ° de normering en de controle van de cosmetica en tabak; ° de productnormering van gezondheidsaspecten in verband met eetwaren en

andere consumptieproducten; ° de productnormering van de grondstoffen, de plantaardige sector, de

dierengezondheid en de dierlijke productie; ° de normering en het beheer van het dierenwelzijn; ° de invulling en de coördinatie van het nationaal en internationaal

milieubeleid; ° de promotie van een duurzame productie- en consumptiewijze, met inbegrip

van het geïntegreerd productbeleid. de medische expertise.

De FOD Volksgezondheid wordt bijgestaan door verschillende dienstverlenende afdelingen. Het gaat om de diensten van de voorzitter en de stafdiensten.

46 Belgisch Staatsblad, 29 mei 2001, p. 17827-17828. 47 FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Op de graad gemeten. Jaarverslag 2004, Brussel, 2005, p. 11.

26

Secretariaat

Het secretariaat verleent logistieke ondersteuning aan de voorzitter en het directie-comité. Het staat in voor de opvolging van parlementaire vragen en vervult een brugfunctie tussen de FOD en de beleidscel van de minister48. Het coördineert de dossiers die betrekking hebben op verschillende diensten of op de FOD in zijn geheel.

Communicatiedienst en Call center

De cellen interne communicatie en externe communicatie werden in 2005 samengevoegd tot Communicatiedienst en Call center49.

De Communicatiedienst omvat zowel de externe communicatie (contacten met de pers, informatiecampagnes naar de burger en naar de beroepsmensen uit de sectoren van de gezondheidszorg en het leefmilieu) als de interne communicatie. Daarnaast heeft deze centrale dienst een netwerk van communicatiespecialisten uitgebouwd in de verschillende directoraten-generaal en stafdiensten. Woordvoerders, redacteurs, multimediacoördinatoren, communicatiedeskundigen, informatiebeheerders of grafische beheerders, … in totaal gaat het om ongeveer twintig communicatiespecialisten die de informatieverspreiding bevorderen en werken aan de uitbouw van een cultuur van organisatieoverkoepelende communicatie-middelen en -processen. Bedoeling hiervan is samen te werken aan een coherent beeld en vlottere contacten mogelijk te maken tussen de personeelsleden onderling, alsook met de pers, de burgers en de beroepsmensen die actief zijn in de gezondheidszorg, de voedselveiligheid en het leefmilieu.

Het Call center heeft tot taak een antwoord te geven op alle vragen die de bevolking zich stelt over alle onderwerpen in verband met de FOD (bijvoorbeeld vragen over Medex). Het houdt zich ook bezig met het ziekteverzuim van de medewerkers van de FOD.

Vertaaldienst

De Vertaaldienst is verantwoordelijk voor alle vertalingen van de FOD. Een vertaling aanvragen gebeurt elektronisch, via het intranet. Het kan bijvoorbeeld gaan om parlementaire vragen, rondzendbrieven, openbare aanbestedingen enz.

Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk

De Interne Dienst staat de FOD Volksgezondheid, de leden van de hiërarchische lijn en de werknemers bij voor de toepassing van de wettelijke en reglementaire bepalingen betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk en alle andere preventiemaatregelen en -activiteiten. Hij staat hen ook bij in de uitwerking, programmatie, uitvoering en evaluatie van het beleid bepaald door het dynamisch risicobeheersingssysteem bedoeld in het koninklijk besluit van 27 maart 199850 betreffende het beleid inzake het

48 FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Op de graad gemeten. Jaarverslag 2004, Brussel, 2005, p. 17. 49 Het Call center zag het licht in 2004. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Op de graad gemeten. Jaarverslag 2004. op.cit., p. 17 en 27. 50 Koninklijk besluit van 27 maart 1998 betreffende de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (Belgisch Staatsblad, 31 maart 1998 en 11 juni 1998). Zie ook het koninklijk besluit van 17 mei 2007 betreffende de voorkoming van psychosociale belasting veroorzaakt door het werk,

27

welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. De Interne Dienst controleert de staat van de lokalen en de veiligheidsnormen (bijvoorbeeld bij een verhuizing), organiseert evacuatieoefeningen, stelt preventieregels voor om arbeidsongevallen te voorkomen, biedt steun aan slachtoffers van ongewenst gedrag op het werk en bouwt een team van vertrouwenspersonen uit.

Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk

De Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk ziet toe op het welzijn van de personeelsleden van de aangesloten federale overheidsdiensten51. Deze dienst werd opgericht bij het koninklijk besluit van 11 maart 200552 tot oprichting van een gemeenschappelijke dienst voor preventie en bescherming op het werk voor sommige federale overheidsdiensten. Elke administratie is verplicht om een preventie- en welzijns-beleid uit te werken, zoals is aangegeven in de wet “Welzijn op het werk” (wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk). Elke werknemer van een federale overheidsdienst die een overeenkomst heeft gesloten met de GDPBW, kan een beroep doen op deze dienst.

Juridische dienst

De juridische dienst staat in voor de opvolging en afhandeling van geschillen waarbij de FOD betrokken is, zowel voor gewone als voor administratieve rechtbanken. Ook staat deze dienst in voor de coördinatie van en de kwaliteitscontrole op de regelgeving die wordt opgesteld door de juristen en experts van de verschillende operationele diensten en staf-diensten: een van de kernactiviteiten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Daarnaast int de juridische dienst administratieve boeten. Ten slotte verleent deze dienst ook juridisch advies over principekwesties, arbeidsongevallen van personeelsleden en genadeverzoeken53.

Internationale Betrekkingen

De dienst Internationale Betrekkingen heeft als belangrijkste doelstelling het adviseren en ondersteunen van het beleid van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu op het vlak van internationale samenwerking. De dienst vertegenwoordigt de organisatie en coördineert de opvolging van de internationale richtlijnen

waaronder geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk (Belgisch Staatsblad, 6 juni 2007, p. 30656-30666) en het koninklijk besluit van 4 augustus 1996 (Belgisch Staatsblad, 18 september 1996). Reglementering van het welzijn op het werk. Wet en codex over het welzijn op het werk. Algemeen reglement voor de arbeidsbescherming (uittreksel), Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, januari 2004, p. 96-121. 51 Momenteel zijn het er veertien waaronder de FOD’s Kanselarij van de Eerste Minister; Personeel en Organisatie; Budget en Beheerscontrole; Informatie- en Communicatietechnologie (Fedict); Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking; Binnenlandse Zaken; Mobiliteit en Vervoer; Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg; Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu; Justitie; Economie, KMO, Middenstand en Energie. 52 Belgisch Staatsblad, 18 maart 2005, p. 12136-12140. 53 FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Op de graad gemeten. Jaarverslag 2004, Brussel, 2005, p. 19.

28

en verdragen. Internationale Betrekkingen werkt nauw samen met de Wereldgezondheids-organisatie54. Het World Health Organization Center for Health Systems and Health Policy Analysis is gevestigd in Brussel en wordt ondersteund door Internationale Betrekkingen. Er is een intense samenwerking voor de voorbereiding van internationale dossiers en voor de activiteiten van het WHO-center zelf. Het stabiliteitspact voor Zuidoost-Europa ondersteunt de Balkanlanden in hun streven naar vrede, economische voorspoed, democratie en respect voor de mensenrechten. Sinds 2004 zorgt Internationale Betrekkingen voor een systematische opvolging ervan in samenwerking met zowel de FOD’s Buitenlandse Zaken en Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg als met de Wereldgezondheidsorganisatie, de Raad van Europa enz. Hierdoor wordt volksgezondheid in het stabiliteitspact steeds meer beschouwd als een belangrijke pijler voor economische vooruitgang en veiligheid in de regio.

Internationale Betrekkingen droeg bij tot de bilaterale samenwerking tussen België en Luxemburg ter voorbereiding van de hoofdstukken ‘gezondheid’ en ‘leefmilieu’ van de twee BeLux-ministerraden (28 april en 21 december 2004).

In de Interministeriële Commissie voor Humanitair Recht (ICHR) coördineert Internationale Betrekkingen de vernieuwing van 45 werkfiches. De dienst kan daarbij voorstellen doen voor een betere toepassing van de mensenrechten in België.

Zowel het eerste als het tweede federale jaarrapport over de toepassing van het Internationaal Verdrag inzake de Rechten van het Kind kwamen tot stand met de steun van Internationale Betrekkingen. De dienst werkt eveneens mee aan een nationaal actieplan voor de kinderen. Ook het vierde Belgische rapport over de toepassing van het Internationaal Verdrag inzake burgerrechten en politieke rechten en het tweede periodieke Belgische rapport betreffende de toepassing van het Verdrag tegen foltering en andere wrede, onmenselijke of onterende behandeling of bestraffing werden mee opgesteld door Internationale Betrekkingen55.

De dienst Internationale Betrekkingen is ook verantwoordelijk voor de coördinatie van de Europese en internationale dossiers met de Gemeenschappen, de Gewesten, de andere ministeries en de private sector over aangelegenheden inzake volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu.

Personeel en Organisatie

De dienst P&O is belast met de ontwikkeling van een human resources-beleid gericht op het volledige traject van de medewerkers, van bij hun indiensttreding tot hun vertrek, met inbegrip van permanente begeleiding en uitvoering van de bijbehorende taken.

De dienst ‘Personeelsbewegingen’ rekruteert en selecteert nieuwe (contractuele of statutaire) ambtenaren, rekruteert en selecteert ambtenaren van de FOD voor een nieuwe of een andere functie, en begeleidt ambtenaren die de organisatie verlaten en biedt hen 54 De in 1947 te Genève opgerichte Wereldgezondheidsorganisatie is een referentieorgaan op het vlak van volksgezondheid, met haar adviezen, expertiserapporten en aanbevelingen. De WHO moet in samenwerking met andere organisaties van de Verenigde Naties haar programma’s voor hulpverlening aan de armste landen voortzetten, meer bepaald via de reorganisatie van de basisgezondheidsstructuren. De WHO speelt een essentiële rol bij de bewustmaking van de partners van de andere sectoren dat gezondheid een fundamentele voorwaarde is voor een duurzame ontwikkeling en een aspect vormt dat in alle besprekingen en alle beslissingen geïntegreerd moet worden. De WHO moet kunnen beschikken over zoveel mogelijk gezondheidsgegevens van de verschillende landen. www.who.int. 55 FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Op de graad gemeten. Jaarverslag 2004, Brussel, 2005, p. 19-21.

29

administratieve ondersteuning. De dienst ‘Arbeidsvoorwaarden en Beloningsmanagement’ beheert het statuut van de werknemer, de sociale wetgeving, verloven en afwezigheden, wedde, arbeidsongevallen, abonnementen, arbeidstijd enz. De dienst ‘Persoonlijke Ontwikkeling’ plant en organiseert de opleidings- en trainingsactiviteiten binnen de FOD (onthaal en stage, competentiemetingen, gecertificeerde opleidingen). De dienst ‘Organisatieontwikkeling’ coördineert moderniseringsprojecten, creëert netwerken tussen leidinggevenden, projectleiders en mensen die rond kwaliteitszorg werken, en organiseert interne studiedagen. De dienst ‘Kennismanagement, Informatie en Datamanagement’ ten slotte stimuleert een gemeenschappelijke cultuur inzake kennismanagement, communiceert helder en correct over P&O-materie en beheert de personeelsgegevens zodat over volledige personeelsdossiers kan worden beschikt.

Budget en Beheerscontrole - Logistiek

De stafdienst Budget & Beheerscontrole - Logistiek telt 5 afdelingen: Management Office, Begroting & Rekenplichtigheid, Financiën & Accountancy, Beheerscontrole en Logistiek. De afdeling Management Office ondersteunt de stafdirecteur en werkt voor de hele stafdienst. Het Management Office is verantwoordelijk voor de ondersteuning van het management, het budgettaire en financiële beheer van de stafdienst, het personeelsbeheer, de coördinatie van ICT-aangelegenheden en communicatie. Het beheert eveneens de reservatie en de coördinatie van de vergaderzalen binnen de FOD alsook de controle van de toegang tot het Eurostation-gebouw. Bovendien is het verantwoordelijk voor de materiële organisatie van buitenlandse zendingen (aankoop van vervoerbewijzen, reservatie van hotels en betaling van forfaitaire dagvergoedingen). Ten slotte wordt elk project binnen de stafdienst begeleid en gecoördineerd door het Management Office. De afdeling Begroting & Rekenplichtigheid is onder andere verantwoordelijk voor het opstellen van interne begrotingsinstructies; ze organiseert prebilaterale vergaderingen, vertegenwoordigt de FOD op bilaterale vergaderingen en structureert het netwerk van correspondenten B&B en rekenplichtigen. Ze houdt zich ook bezig met de ontwikkeling van een systeem van enveloppen. De kredieten van de FOD worden verdeeld over personeel, werking en operationele taken. Begroting & Rekenplichtigheid werkt een financiële en budgettaire jaarplanning uit en organiseert een systematische controle van de rekeningen. De afdeling Financiën & Accountancy is verantwoordelijk voor de uitvoering van de begroting. Ze verwerkt onder andere de betalingsopdrachten van de FOD, staat in voor fiscale maatregelen en voor de contacten met de belastingdiensten, BTW, RSZ, Reprobel en de verzekeraars. Ze waakt over de betalingskalender en verzorgt de relaties met de kredietbeheerders. Beheerscontrole heeft een systeem uitgewerkt voor controle van en toezicht op de vastleggingen, zowel voor wat betreft de aanrekening op de begroting en de duur van de procedures als voor de kwaliteit van de financiële dossiers. Bovendien werkt de afdeling nauw samen met de FOD Budget en Beheerscontrole voor de geleidelijke invoering van de controle van de andere operationele processen en activiteiten. Er werd een eerste impuls gegeven aan de uitwerking van een performantieboordtabel (BSC) voor de FOD, waaraan de afdeling Beheerscontrole meewerkt voor wat betreft de financiële kant van de zaak. De afdeling Logistiek staat in voor het beheer en het behoud van het patrimonium van de Staat, het beheer van niet-duurzame goederen en het beheer van een hele reeks diensten die tot doel hebben de toegang ervan te vergemakkelijken voor andere interne klanten van wie dit niet de hoofdtaak is.

30

Informatie- en Communicatietechnologie

De dienst ICT plant, beheert en controleert het globale gebruik van de ICT-middelen binnen de FOD. Hij biedt globale en specifieke diensten aan, zoals ze zijn goedgekeurd, op grond van vooraf bepaalde dienstverleningsniveaus. Hij voert tijdig, degelijk en binnen de toegestane budgetten de door het Directiecomité goedgekeurde projecten uit teneinde nieuwe diensten aan te bieden die beantwoorden aan de beleidsdoelstellingen.

31

C. ORGANISATIE EN WERKING VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID IN 2008

De FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu bestaat uit:

horizontale diensten

- Diensten van de Voorzitter ° Internationale Betrekkingen ° Juridische dienst ° Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk ° Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk ° Communicatiedienst & Call center ° Vertaaldienst ° Secretariaat - Stafdiensten ° Personeel en Organisatie (P&O) ° Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) ° Budget en Beheerscontrole – Logistiek

verticale diensten: 5 directoraten-generaal of DG’s

- Organisatie van de Gezondheidszorgvoorzieningen (DG 1) - Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer (DG 2) - Dier, Plant en Voeding (DG 4) - Leefmilieu (DG 5) - Bestuur van de Medische Expertise (DG 6)

drie wetenschappelijke instellingen

- CODA, Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie - WIV, Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid - HGR, Hoge Gezondheidsraad.

32

D. GESCHIEDENIS VAN DE HOGE GEZONDHEIDSRAAD EN VAN DE DIENST CONTRACTUEEL ONDERZOEK

Hoge Gezondheidsraad

De huidige Hoge Gezondheidsraad werd bij de Federale Overheidsdienst Volks-gezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu opgericht door het koninklijk besluit van 5 maart 200756, door de programmawet van 27 april 200757, inzonderheid hoofdstuk VI, artikel 35 houdende oprichting van de HGR, en door het ministerieel besluit van 8 mei 200758 houdende goedkeuring van zijn huishoudelijk reglement.

Zijn geschiedenis gaat terug tot de Conseil supérieur d’Hygiène publique59, die bij het departement Binnenlandse Zaken werd opgericht door het koninklijk besluit van 15 mei 184960. Deze was ermee belast de verslagen van de lokale gezondheidscomités te bestuderen waarvan de oprichting wordt aangemoedigd door de ministeriële omzendbrief van 12 december 184861. Hij geeft advies over de maatregelen voorgesteld in het belang van de volksgezondheid en over alle hygiënekwesties.

Deze Raad wordt door het koninklijk besluit van 30 december 188462 gereorganiseerd en krijgt de opdracht om alles wat kan bijdragen tot de vooruitgang op het vlak van openbare hygiëne te bestuderen en te onderzoeken, de verslagen van de medische commissies te bestuderen, de vragen te beantwoorden die de minister hem stelt in verband met het sanitair toezicht, de epidemieën, de arbeiderswoningen, de riolen, de kerkhoven…

De Raad wordt heringericht door het koninklijk besluit van 14 september 191963: "naast de bevoegdheden die hem zijn toegewezen krachtens wettelijke bepalingen, heeft de Conseil supérieur d’Hygiène publique de opdracht: 1. alles wat kan bijdragen tot de vooruit-gang op het vlak van de hygiëne te bestuderen en te onderzoeken, en hierover de voorstellen te formuleren die hij nuttig acht; 2. zijn advies te geven over kwesties van sanitaire en hygiënische aard die hem worden voorgelegd door de Regering, op haar initiatief of op vraag van de provinciale of gemeentelijke besturen". Bij koninklijk besluit van 24 oktober 191964 krijgt de Raad er nog de bevoegdheden van de "Commissie voor het toezicht over de serums" bovenop65.

In 1936 wordt de Raad ondergebracht bij het ministerie van Volksgezondheid. Zijn organisatie werd gewijzigd door de koninklijke besluiten van 4 december 1990,

20 juni 1994, 11 april 1995, 31 mei 1996 en 19 april 199966.

56 Belgisch Staatsblad, 21 maart 2007, p. 15947-15951. 57 Belgisch Staatsblad, 8 mei 2007, p. 25160. 58 Belgisch Staatsblad, 21 juni 2007, p. 34343-34351. 59 VELLE K., "De centrale gezondheidsadministratie in België vóór de oprichting van het eerste ministerie van Volksgezondheid. 1849-1936", in Belgisch Tijdschrift voor Nieuwste Geschiedenis, 1-2, Gent, 1990, p. 168-174. 60 Belgisch Staatsblad, 17 mei 1849. 61 Bulletin administratif du ministère de l’Intérieur, 1848, p. 591-592. 62 Belgisch Staatsblad, 6 januari 1885. 63 Belgisch Staatsblad, 1 oktober 1919. 64 Belgisch Staatsblad, 4 december 1919. 65 Opgericht bij koninklijk besluit van 2 augustus 1901. TERRIZZI R., Le ministère de l’Intérieur (1830-1994), p. 260. 66 Belgisch Staatsblad, 3 juni 1999, p. 20079.

33

De bevoegdheden van de Nationale Voedingsraad (opgericht bij koninklijk besluit van 19 juni 1991) en de Nationale Raad voor het Bloed (opgericht bij koninklijk besluit van 21 maart 1995) werden respectievelijk door het koninklijk besluit van 31 mei 1996 en het koninklijk besluit van 16 november 2001 overgeheveld naar de Hoge Gezondheidsraad67.

De Hoge Gezondheidsraad is het wetenschappelijk adviesorgaan van de FOD Volks-gezondheid.

Contractueel Onderzoek

De Dienst ‘Contractueel Onderzoek’ is de rechtsopvolger van het Instituut voor Aanmoediging van Wetenschappelijk Onderzoek in Nijverheid en Landbouw (IWONL) of Institut pour l’Encouragement de la Recherche scientifique dans l’Industrie et l’Agriculture (IRSIA), dat is opgericht door de besluitwet van 27 december 194468 teneinde tegemoet te komen aan de budgettaire beperkingen van “het Bureau wetenschap en industrie” van het Nationaal Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek, dat instond voor de ondersteuning van het wetenschappelijk onderzoek met het oog op de economische en landbouwkundige ontwikkeling van het land. Het IWONL moest via subsidies wetenschappelijke en technische onderzoeksinitiatieven lanceren, bevorderen en aanmoedigen die konden bijdragen tot de vooruitgang in de nijverheid en de landbouw. Deze subsidies werden toegekend aan onderzoeksverenigingen, bedrijven of natuurlijke personen. Bovendien kende het instituut ook specialisatie-, onderzoeks- of reisbeurzen toe voor de stimulering van de opleiding van onderzoekers gespecialiseerd in de industriële of de landbouwtechnologie. De statuten van het instituut werden herzien door het koninklijk besluit van 5 juni 195769. Het IWONL was een instelling die viel onder de categorie B van de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle van sommige instellingen van openbaar nut. De voogdij werd gezamenlijk uitgeoefend door de ministers van Economische Zaken en van Landbouw. Elke minister beschikte namelijk over een regeringscommissaris bij het instituut.

Zoals voorzien in artikel 74 van de wet van 6 augustus 199370, wordt de ontbinding van het instituut bezegeld door de koninklijke besluiten van 19 mei en 19 december 199571 en 15 april 200272 en worden zijn opdrachten, goederen, rechten en plichten overgeheveld naar de dienst ‘Contractueel Onderzoek’.

67 Belgisch Staatsblad, 7 december 2001, p. 42209-42210. 68 Belgisch Staatsblad, 29 december 1944. ANNAERT P. en GUINAND M., Le ministère des Affaires économiques (1934-1992). I. Étude de l’organisation et répertoire des commissions et parastataux, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1994, p. 141. BOURGEOIS P., DEVOLDER C., GUINAND M., TERRIZZI R., VAN DER CRUYSSEN C. en VANDEWEYER L., Het ministerie van Landbouw (1884-1990). Deel I. Organisatiestructuur van de centrale administratie en adviesorganen, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1993, p. 247. BOURGEOIS P., DEVOLDER C., GUINAND M., TERRIZZI R., VAN DER CRUYSSEN C. en VANDEWEYER L. (m.m.v. SUETENS S.), Het ministerie van Landbouw (1884-1990). Deel II. Overzicht van de bevoegheden, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1994, p. 101-105. PLISNIER F., "Institut pour l’Encouragement de la Recherche scientifique dans l’Industrie et l’Agriculture (IRSIA)", in Guide des organismes d’intérêt public en Belgique. Tome II. Notices concernant les parastataux soumis à la loi du 16 mars 1954 et ceux créés antérieurement et qui avaient déjà disparu avant la promulgation de celle-ci. Volume 1 (notices 1 à 159), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2007, p. 547-549. 69 Belgisch Staatsblad, 19 juni 1957. 70 Belgisch Staatsblad, 9 augustus 1993. 71 Belgisch Staatsblad, 19 januari 1996. 72 Belgisch Staatsblad, 29 juni 2002.

34

Van 1995 tot 2002 hing de dienst af van het ministerie van Middenstand en Landbouw. In 2002 werd hij ondergebracht bij het Directoraat-generaal ‘Dier, Plant en Voeding’ van de FOD Volksgezondheid. Sinds 2005 maakt hij deel uit van de Hoge Gezondheidsraad.

Het gesubsidieerd onderzoek houdt verband met het federale beleid bij het directoraat-generaal Dier, Plant en Voeding (DG4) en van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV).

35

E. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN VAN DE HOGE GEZONDHEIDSRAAD EN VAN DE DIENST CONTRACTUEEL

ONDERZOEK

Hoge Gezondheidsraad

De Raad heeft de opdracht om, op vraag of op eigen initiatief, onafhankelijke adviezen, aanbevelingen of rapporten inzake volksgezondheid te op te stellen met als doel het beleid ter zake te ondersteunen. In het bijzonder concentreert de Raad zich op volgende domeinen: - Geestelijke gezondheid (gedrag, psychosociale factoren, sociale ongelijkheid, verslaving,…) - Fysische omgevingsfactoren (ioniserende straling, niet-ioniserende straling, geluid,…) - Chemische omgevingsfactoren (chemicaliën, polluenten, biociden en pesticiden,…) - Voeding (evenwichtige voeding, additieven, veiligheid, verpakking, novel foods, conta-minanten, microbiologie,…) - Bloed en -derivaten, cellen, weefsels en organen - Infectiologie, vaccins, hygiëne,…

De adviezen handelen over de erkenning, toelating of registratie van vaccins, pesticiden voor niet-landbouwkundig of landbouwkundig gebruik, gevaarlijke stoffen, therapeutische substanties van menselijke oorsprong, voedingsmiddelen, water, enz.

In het kader van de uitoefening van zijn opdracht, werkt de Raad samen met nationale en internationale instanties bevoegd in dezelfde of aanverwante domeinen.73.

Dienst Contractueel Onderzoek

De dienst ‘Contractueel Onderzoek’ beheert de toekenning van de subsidies voor wetenschappelijk onderzoek inzake veiligheid van de voedselketen, het sanitair beleid voor planten en dieren, en dierenwelzijn (koninklijk besluit van 30 november 2003)74. De dienst lanceert in dat kader elk jaar een oproep voor de indiening van projectvoorstellen via zijn internetsite. Er bestaan twee kanalen: het thematisch onderzoek, waarbij er voorstellen ingediend kunnen worden rond bepaalde thema’s (bijvoorbeeld: de ftalaten in voedings-middelen, de strijd tegen een campylobacterbesmetting van gevogelte, de overdracht van PSTVd op sierplanten en op de aardappel- en tomatenteelt, de vervanging van proeven op dieren in toxiciteittests – Toxicogenomics, etc.) of het vrij onderzoek, waarbij vooropgestelde projectvoorstellen kunnen worden ingediend door een promotor. Hij levert een wetenschappelijke basis voor de ontwikkeling van een normatief beleid en stimuleert nieuwe kennis binnen de bevoegdheidsdomeinen van de FOD. Het volgt de Europese kader-programma’s voor wetenschappelijk onderzoek op het vlak van de life sciences en coördineert onderzoeksprojecten van diverse oorsprong. Tot slot verspreidt hij ook de onderzoeks-resultaten.

73 Belgisch Staatsblad, 21 maart 2007, p. 15948 en 21 juni 2007, p. 34344. 74 Belgisch Staatsblad, 17 december 2003, p. 59401-59403.

36

F. ORGANISATIE EN WERKING VAN DE HOGE GEZONDHEIDSRAAD

De Raad bestaat uit experts, een College, een voorzitter en twee ondervoorzitters. Er zijn maximaal 200 experts, die gekozen zijn onder personaliteiten verbonden aan universitaire, wetenschappelijke of aanverwante instellingen omwille van hun bijzondere competenties in verband met de missie van de Raad. Een expert wordt benoemd voor een hernieuwbaar mandaat van zes jaar, dat eindigt zodra hij de leeftijd van zeventig jaar heeft bereikt. Het College bestaat uit veertig leden, onder de aangewezen experts benoemd door de Koning op voorstel van de minister en na voordracht vanwege de Raad. Het mandaat van de leden duurt drie jaar en is twee keer hernieuwbaar. Het neemt een einde wanneer het lid zeventig jaar wordt. Om de drie jaar wordt het College voor een derde vernieuwd. Het College stelt het huishoudelijk reglement van de Raad op. Dit wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de minister. Het huishoudelijk reglement bepaalt de organisatie en de functioneringsmodaliteiten van de Raad. Behalve de adviezen die hij op eigen initiatief formuleert, behandelt de Raad de adviesaanvragen die hem worden voorgelegd door de minister of door de minister bevoegd voor het Leefmilieu, of door de diensten van de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, het Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid, het Centrum voor Onderzoek in Dier-geneeskunde en Agrochemie, het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten, het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen of het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle; door alle diensten die wettelijk gemachtigd zijn het advies van de Raad in te winnen. Indien een andere minister of een andere administratie of dienst een vraag aan de Raad wil voorleggen, dan moet dat gebeuren via de voogdijminister.

De Raad is in het bijzonder actief binnen de zes volgende domeinen: geestelijke gezondheid, fysische omgevingsfactoren, chemische omgevingsfactoren, voedingsmiddelen, voeding en gezondheid met inbegrip van voedselveiligheid, biologische problemen type 1 (bloed en bloedderivaten, enz.), biologische problemen type 2 (infectiologie, vaccins, hygiëne, etc.).

De Raad is in het bijzonder belast om samen te werken met de Europese Commissie in toepassing van de Richtlijn 93/5/EEG van de Raad van 25 februari 1993 betreffende de bijstand aan de Commissie en de samenwerking van de lidstaten bij het wetenschappelijk onderzoek van vraagstukken in verband met levensmiddelen.

De adviezen, aanbevelingen en verslagen van de Raad worden aan de aanvrager bezorgd met kopie aan de Minister en daarna desgevallend verspreid onder de actoren in het domein van de volksgezondheid. Het huishoudelijk reglement bepaalt de precieze regels voor de verspreiding van adviezen, aanbevelingen en verslagen.

Elk jaar brengt het College specifieke verslagen uit over welbepaalde vraagstukken. Het College is het beslissingsorgaan van de Raad. Het College kan elke persoon raadplegen of horen waarvan hij het advies wenst in te winnen omwille van zijn expertise. Het College kan wetenschappelijke verslaggevers benoemen.

De Voorzitter en de twee ondervoorzitters van de Raad worden benoemd door de Koning, onder de leden van het College, na advies van het College, en op voordracht van de

37

minister. Hun mandaat heeft een duur van drie jaar en is twee keer vernieuwbaar. De twee ondervoorzitters behoren tot verschillende taalrollen.

De Raad wordt bijgestaan door een administratief en wetenschappelijk secretariaat, dat beschikt over een coördinator, een wetenschappelijk coördinator, een administratief secretariaat en over wetenschappelijke en administratieve medewerkers. De wetenschap-pelijke secretarissen die aan het secretariaat verbonden zijn, bereiden de dossiers voor in de disciplines die hen zijn toegewezen. Wanneer ze daartoe opgeroepen worden, dan nemen zij met raadgevende stem deel aan de werkzaamheden van het College. De coördinator staat in voor het dagelijks beheer van het secretariaat. Hij wordt bijgestaan door de wetenschappelijke coördinator voor het wetenschappelijk secretariaat en door het administratief secretariaat.

De Voorzitter van het Directiecomité van de Federale Overheidsdienst Volks-gezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu duidt onder de personeelsleden van deze federale overheidsdienst de coördinator, de wetenschappelijke coördinator en de administratieve secretaris van de Raad aan, na advies van het College.

De voorzitter, de twee ondervoorzitters, de coördinator, de wetenschappelijke coördinator en de administratieve secretaris vormen samen het Bureau van de Raad. Dit Bureau kan andere personen uitnodigen om aan de werkzaamheden deel te nemen. Het bereidt de dossiers voor die aan het College voorgelegd moeten worden en waakt over de uitvoering van de beslissingen. De overige bevoegdheden van het Bureau zijn bevoegdheden die het College aan het Bureau heeft gedelegeerd75.

75 Belgisch Staatsblad, 21 maart 2007, p. 15948-15951.

38

39

II. ORGANOGRAMMEN VAN DE HORIZONTALE DIENSTEN VAN DE FOD

De organogrammen komen uit: 1936-1938, 1944-1994: VANDEWEYER L., Het ministerie van Volksgezondheid (1936-1990). Organisatie en bevoegdheden, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1995, p. 57-67. 1939-1944: TERRIZZI R., Le ministère de l’Intérieur (1830-1994), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1995, p. 107-122. 1995-2001: ANTOINE F., Le SPF Sécurité sociale. Tableau de tri, Brussel, Algemeen Rijksarchief, [2008]. (in voorbereiding) 2001-heden: Enquêtes sur les archives du SPF Santé publique, Algemeen Rijksarchief, 2008. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Vinger aan de pols. Jaarverslag 2006. Brussel, 2007, p. 60.

1936-1938: MINISTERIE VAN VOLKSGEZONDHEID

ALGEMEEN SECRETARIAAT

1. Algemene Zaken 2. Juridische Dienst en Studiedienst 3. Algemene Diensten ° Personeel ° Economaat ° Comptabiliteit ° Verzending 4. Raad betreffende het Personeel

40

1938-194076: MINISTERIE VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN

VOLKSGEZONDHEID77

ALGEMEEN SECRETARIAAT

1. Personeel, Materieel en Algemene Zaken 2. Algemene Comptabiliteit 3. Eer- en Voorrangsbewijzen - Ereonderscheidingen 4. Dienst van de Algemene Rijkspolitie 5. Duits Vertaalbureel 6. Dienst voor Hulpverleening aan de Gezinnen der Gemobiliseerden 7. Dienst voor Zuivering van het afvalwater

76 Het besluit van de Secretaris-generaal van 25 september 1940 (Belgisch Staatsblad, 26 september 1940) voegt de departementen van Volksgezondheid en van Binnenlandse Zaken samen. De bevoegde administratie inzake Volksgezondheid komt echter pas in 1942 en 1943 in de organogrammen van de administratieve bulletins van het ministerie van Binnenlandse Zaken voor (zie het volgende organogram). Het organogram is opgesteld volgens wat in 1941 in het administratief bulletin van het ministerie van Binnenlandse Zaken is gepubliceerd, p. 375-380. TERRIZZI R., Le ministère de l’Intérieur (1830-1994), p. 113, voetnoot 191. 77 Zie de geschiedenis van de FOD, p. 22.

41

1940-1941: MINISTERIE VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN

VOLKSGEZONDHEID

ALGEMEEN SECRETARIAAT

1. Personeel, Materieel en Algemene Zaken 2. Algemene Comptabiliteit 3. Eer- en Voorrangsbewijzen - Ereonderscheidingen 4. Dienst van de Algemene Rijkspolitie 5. Duits Vertaalbureel 6. Studie- en Voorlichtingsdienst 7. Dienst voor Zuivering van het afvalwater

42

1942-1944: MINISTERIE VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN

VOLKSGEZONDHEID

ALGEMEEN SECRETARIAAT

1. Personeel en Algemene Zaken 2. Vlaams Vertaalbureel

3. Duits Vertaalbureel 4. Eer- en Voorrangsbewijzen - Ereonderscheidingen

5. Algemene Comptabiliteit 6. Economaat

7. Dienst voor Zuivering van het Afvalwater

43

1944-1946: MINISTERIE VAN VOLKSGEZONDHEID

ALGEMEEN SECRETARIAAT

1. Algemene Zaken 2. Juridische Dienst en Studiedienst 3. Algemene Diensten ° Personeel ° Economaat ° Comptabiliteit ° Verzending 4. Raden betreffende het Personeel

44

1946-1952: MINISTERIE VAN DE VOLKSGEZONDHEID (1946-1950).

MINISTERIE VAN DE VOLKSGEZONDHEID EN HET GEZIN (1950-1952)

ALGEMEEN SECRETARIAAT

1. Studie en Documentatie ° Juridische en Studiedienst ° Administratief Bureau ° Academiën voor Geneeskunde ° Bibliotheek

° Verbindingsdienst met de Vaste Commissie van het Pact van Brussel 2. Algemene Diensten 3. Inrichting en Economaat 4. Algemene Zaken en Personeel ° Sociale Dienst ° Eervolle Onderscheidingen ° Aanwijzer ° Typedienst 5. Vertaaldienst 6. Comptabiliteit

45

1952-1953: MINISTERIE VAN DE VOLKSGEZONDHEID EN HET GEZIN

ALGEMEEN SECRETARIAAT

1. Studie en Documentatie ° Juridische en Studiedienst ° Administratief Bureau

° Verbindingsdienst met de Vaste Commissie van het Pact van Brussel ° Dienst der Academiën voor Geneeskunde

° Bibliotheek 2. Algemene Diensten ° Dienst Organisatie en Economaat 3. Directie Algemene Zaken en Personeel ° Algemene Zaken en Personeel ° Sociale Dienst ° Eervolle Onderscheidingen ° Aanwijzer ° Typdienst ° Vertaaldienst ° Directie Comptabiliteit

46

1953-1963: MINISTERIE VAN DE VOLKSGEZONDHEID EN HET GEZIN

ALGEMEEN SECRETARIAAT

1. Studie en Documentatie ° Juridische et Studiedienst ° Administratief Bureau

° Verbindingsdienst met de Vaste Commissie van het Pact van Brussel ° Dienst der Academiën voor Geneeskunde

° Bibliotheek 2. Algemene Diensten ° Dienst Organisatie en Economaat 3. Directie Algemene Zaken, Personeel en Mobilisatie ° Algemene Zaken en Personeel

° Burgerlijke Mobilisatie en Geneeskundige Hulp aan de Burgerbevolking in Oorlogstijd

° Sociale Dienst ° Eervolle Onderscheidingen ° Aanwijzer ° Typdienst ° Vertaaldienst 4. Directie Comptabiliteit

47

1963-1968: MINISTERIE VAN DE VOLKSGEZONDHEID EN HET GEZIN

A. ALGEMEEN SECRETARIAAT

1. Algemene Studiën ° Algemene Programmatie ° Internationale Betrekkingen

° Bibliotheek en Documentatie 2. Organisatie

B. ALGEMENE DIENSTEN

° Geneeskundige Hulp aan de Burgerbevolking 1. Administratieve Diensten ° Personeel ° Vertaaldienst ° Algemeen Economaat ° Algemene Comptabiliteit ° Mecanographie-Statistieken ° Algemene Zaken 2. Juridische Dienst en Geschillen

° Juridische Dienst ° Geschillen 3. Geneeskundepraktijk

48

1968-1990: MINISTERIE VAN DE VOLKSGEZONDHEID EN HET GEZIN

(1968-1987). MINISTERIE VAN DE VOLKSGEZONDHEID EN LEEFMILIEU

(1987-1990)

1. Kabinet van de Secretaris-generaal 2. Geneeskundige Hulp aan de Burgerbevolking

A. ALGEMEEN SECRETARIAAT

1. Algemeen Studiën ° Algemene Programmatie ° Internationale Betrekkingen

° Bibliotheek en Documentatie 2. Organisatie

B. ALGEMENE DIENSTEN

1. Administratieve Diensten ° Personeel ° Vertaaldienst ° Algemeen Economaat ° Algemene Comptabiliteit ° Mecanographie-Statistieken ° Algemene Zaken 2. Juridische Dienst en Geschillen

° Juridische Dienst ° Geschillen 3. Geneeskundepraktijk

49

1990-1994: MINISTERIE VAN DE VOLKSGEZONDHEID EN LEEFMILIEU

A. ALGEMEEN SECRETARIAAT

1. Kabinet van de Secretaris-generaal en de Internationale Betrekkingen 2. Algemene Studiën

° Algemene Programmatie ° Bibliotheek en Documentatie

° Pers en Voorlichting ° Moderniseringscellen ° Vormingsdirecteurs ° Organisatiedienst

B. BESTUUR ALGEMENE DIENSTEN

1. Administratieve Diensten ° Personeelsdienst ° Vertaaldienst ° Algemene Huishoudelijke Dienst ° Dienst Algemene Zaken ° Algemene Boekhouding ° Centrum voor Informatieverwerking 2. Juridische Dienst

50

1995-2001: MINISTERIE VAN DE SOCIALE ZEKERHEID,

VOLKSGEZONDHEID EN LEEFMILIEU

A. ALGEMEEN SECRETARIAAT

1. Stafdienst 2. Internationale Betrekkingen 3. Bureau voor burgerlijke verdedigingsplannen

B. HUMAN RESOURCES EN ALGEMENE ZAKEN

1. Stafdienst 2. Personeelsdienst 3. Economaat 4. Vertaaldienst 5. Juridische Dienst 6. Dienst Onthaal en Vorming 7. Dienst instellingen van openbaar nut

FINANCIËN EN INFORMATICA

1. Directie budget en financiën 2. Centrum informaticaverwerking

ADMINISTRATIE INFORMATIE EN STUDIES

1. Stafdienst 2. Cel statistische studies 3. Actuariële cel 4. Voogdijcel 5. Databank 6. Bibliotheek

51

2001-HEDEN: FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE

VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

A. DIRECTIECOMITÉ

1. Internationale Betrekkingen 2. Juridische Dienst 3. Interne Dienst Preventie en Bescherming op het Werk 4. Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk78 5. Communicatie en Call center79 6. Vertaaldienst 7. Algemeen Secretariaat

B. STAFDIENSTEN

1. Personeel en Organisatie ° Personeelsbewegingen ° Arbeidsvoorwaarden en beloningsmanagement ° Persoonlijke ontwikkeling ° Organisatieontwikkeling ° Kennismanagement, Informatie en Datamanagement (CKID) 2. Information- and Communication Technology (ICT) ° Stafdienst ICT ° Management Office ° Projecten en Onderhoud ° Operaties 3. Budget en Beheerscontrole – Logistiek ° Diensthoofd ° Management office ° Begroting en rekenplichtigheid ° Financiën en accountancy ° Interne controle en beheerscontrole ° Logistiek

C. HOGE GEZONDHEIDSRAAD

Coördinatie 1. Directiesecretariaat 2. Kwaliteitsmanagement en kennisbeheer 3. Wetenschappelijk secretariaat 4. Administratief Secretariaat

78 Opgericht bij koninklijk besluit van 11 maart 2005 (Belgisch Staatsblad, 18 maart 2005, p. 12136-12140). 79 Opgericht in 2004.

52

- Administratieve ondersteuning - Communicatie en publicatie - Vertaling 5. Contractueel Onderzoek

53

III. ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER

A. ENKELE DEFINITIES

Archiefstuk

De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm en drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder het orgaan, persoon of groep personen die deze heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of vervulling van zijn/haar taken. Dit zijn dus alle documenten, op papier, magneetband, optische drager, elektronische drager of andere. Boeken en gedrukte periodieken behoren echter niet tot archief80.

Gegevensdrager

Het materiaal waarop gegevens kunnen worden vastgelegd, weergegeven of over-gedragen. Het kan papier zijn, maar ook elektronische drager, film, microfilm, microfiche, video- of audiocassette en andere81.

Reeksen

De archiefstukken vormen reeksen, anders gezegd een groep documenten of dossiers die zijn samengebracht op grond van gemeenschappelijke archivistische kenmerken, meestal van formele aard, en gerangschikt volgens een zelfde chronologisch, alfabetisch, numeriek of alfanumeriek criterium. Bijvoorbeeld: de personeelsdossiers, de briefwisseling, de dossiers van gevallen die door een dienst zijn behandeld in het kader van één van zijn specifieke bevoegdheden, of de registers van de uitgaande briefwisseling82.

Archiefvormer

De archiefvormer is een zelfstandig handelend orgaan, persoon of groep personen, die archiefstukken ontvangt, opmaakt en bewaart omwille van zijn/haar activiteiten of in uitvoering van de hem/haar opgedragen taken83.

In dit geval is de archiefvormer de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en zijn rechtsvoorgangers.84 De rechtsvoorgangers zijn alle archiefvormers waarvan de opdrachten of activiteiten en het daaraan gekoppelde archief geheel of gedeeltelijk aan de FOD zijn overgedragen.

80 PETIT R., VAN OVERSTRAETEN D., COPPENS H. en NAZET J., Terminologie archivistique en usage aux Archives de l’État en Belgique. I. Gestion des archives [TAB1], Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 1994, p. 22-23. 81 Op.cit., p. 19. 82 Op.cit., p. 65. 83 Op.cit., p. 30. 84 Op.cit., p. 30.

54

Archiefselectielijst

Is een managementinstrument - volledig geïntegreerd in het administratief proces in die zin dat het deel uitmaakt van het beheer van de betrokken organisatie - waarin de regels voor de bewaring zijn gebundeld die een instelling moet volgen om de bewaring van zijn archieven te rationaliseren.

Dank zij de archiefselectielijst kunnen de bewaringsregels verspreid en toegepast worden, kan de goedkeuring ervan gevraagd worden, kunnen ze gecontroleerd, opgevolgd, gehandhaafd en geactualiseerd worden. Kortom, de archiefselectielijst bundelt en verspreidt de bewaringsregels85.

De archiefselectielijst houdt ook rekening met de meest recente documenten, die nog gebruikt worden en die in de kantoren van de ambtenaren bewaard worden. Het feit dat deze ook de dynamische archieven omvat, vanaf (of zelfs vóór) het ontstaan van de documenten, betekent dat de instelling weet welke stukken vernietigd zullen mogen worden van zodra hun bewaartermijn is verstreken, en welke documenten permanent zullen bewaard moeten worden wegens hun historisch belang of hun bewijskracht.

Een archiefselectielijst die volgens het functionele model is opgesteld, geeft de archieven niet weer volgens het organogram van de diensten, maar volgens de bevoegdheden en de activiteiten die bij hun uitvoering aanleiding geven tot het opstellen van de documenten.

Dit instrument draagt al naargelang het land en het tijdperk andere namen. De gebruikte termen in het Nederlands zijn doorgaans "archiefselectielijst" of "archiefbeheers-plan", terwijl in het Frans meestal gesproken wordt van een "tableau de tri"of een "tableau de gestion"86.

Bewaartermijn

Periode waarbinnen het desbetreffende type documenten nog een administratief nut bezit omdat ze nog bewijswaarde, administratieve waarde of juridische waarde hebben én het ogenblik dat ze blijvend te bewaren (historisch) archief worden of vernietigd kunnen worden omdat ze voor de instelling geen waarde meer hebben.

De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in aantal jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. De aard van sommige types documenten vereist echter meer soepelheid en het gebruik van een open termijn, vooral wanneer het niet mogelijk is op voorhand de vervaldatum te bepalen. We hebben gekozen voor de bewaring tot de zaak is afgesloten (bijvoorbeeld de personeelsdossiers moeten bewaard blijven tot 110 jaar na de geboortedatum van het betrokken personeelslid) of voor de bewaring tot er een nieuwe versie van het document bestaat (bijvoorbeeld de digitale databanken)87.

85 COUTURE C., Les fonctions de l’archivistique contemporaine, Presse de l’Université de Québec, Québec, 1999, p. 117. 86 DEPOORTERE R., La surveillance archivistique ou comment concilier inspection, diplomatie et persuasion. Syllabus du cours sur la surveillance donné les 4, 10, 17 et 24 septembre 2007, Brussel, Algemeen Rijksarchief, [2007], p. 59-64. 87 COUTURE C., Les fonctions de l’archivistique contemporaine, p. 126-127; PETIT R., VAN OVERSTRAETEN D., COPPENS H. en NAZET J., Terminologie archivistique en usage aux Archives de l’État en Belgique. I. Gestion des archives [TAB1], Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 1994, p. 47.

55

Definitieve bestemming

De definitieve bestemming is het lot van het archief na het verstrijken van de bewaartermijn. Het is de beslissing tot blijvende bewaring, tot integrale vernietiging of tot selectie88.

88 PETIT R., VAN OVERSTRAETEN D., COPPENS H. en NAZET J., op.cit., p. 48.

56

B. ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING

Het ordeningsplan (“het klassement”)

Algemeen beschouwd bestaat er geen ordeningsplan voor de archieven van de horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid. Elke dienst organiseert en beheert naar eigen inzicht zijn archief. Om te komen tot een harmonisering van het dossierstelsels en een grotere coherentie is het wenselijk dat de verschillende directies nadenken over een systematisch gebruik van ordeningsplannen die het beheer van zowel dynamische (lopende) als statische archieven aanzienlijk zou vergemakkelijken. Voor de toekomstige invoering van een systeem van records management, is dit (zijn deze) ordeningsplan(nen) zonder twijfel een onmisbare basisvoorwaarde.

Het beheer, de bewaring en de fysieke opslag van archieven

Tijdens onze inspectiebezoeken hebben we een bepaald aantal verkeerde praktijken vastgesteld bij het archiefbeheer. Wanneer bijvoorbeeld medewerkers (al dan niet definitief) uit een dienst vertrekken, dan worden hun dossiers in kisten opgeslagen zonder dat daar een echte ordening of voorafgaande selectie bij te pas komt, en worden die vervolgens achtergelaten in de archieflokalen. Om de toekomstige bewaring te vergemakkelijken en om te komen tot een beter dagelijks beheer, moeten er in de toekomst duidelijker procedures worden voorgeschreven voor de selectie en de ordening van dynamische archieven89 teneinde hun beheer op lange termijn te verbeteren.

Ook hebben meerdere ambtenaren er tijdens onze bezoeken op gewezen dat sommige dossiers die hun administratieve waarde hadden verloren, zonder meer vernietigd zijn. We kunnen enkel de aandacht op dit probleem vestigen en hebben geen idee van de omvang of de ernst ervan. In de toekomst dient men zich aan de bepalingen van deze archiefselectielijst houden en dient men bij twijfel de intern genomen beslissingen voor te leggen aan de Algemeen Rijksarchivaris, in toepassing van de Archiefwet van 24 juni 1955.

De opslagruimten voor de archieven van de diensten zijn als volgt verdeeld:

Eurostation: de kantoren, de lokalen die voornamelijk zijn voorbehouden voor de dynamische of semi-dynamische archieven (bijvoorbeeld voor de personeelsdossiers) en drie gesloten archieflokalen in de kelders (U1 D 012: voorbehouden voor de archieven van de diensten van de voorzitter; U1 D 018: voorbehouden voor de Dienst Personeel en Organi-satie; U1 D 033: voorbehouden voor de Dienst Budgetcontrole en Logistiek);

WTC 3: de kantoren en een lokaal voornamelijk voorbehouden voor de archieven van de

GDPBW;

Zelfbestuursstraat 4 te Anderlecht: de kantoren en lokalen die voornamelijk zijn voorbehouden voor de dynamische of semi-dynamische archieven van de Hoge

89 Deze archieven (ook lopende archieven genoemd) die een rechtstreekse administratieve waarde vertonen voor de archiefvormer, worden doorgaans bewaard in de kantoren van de ambtenaren.

57

Gezondheidsraad en van de Dienst Contractueel Onderzoek. De HGR bewaart enkele archieven in de kelder voorbehouden voor de diensten van de Voorzitter in het Eurostation.

De opslagruimten in het Eurostation, in WTC 3 en in de Zelfbestuursstraat voldoen over het geheel genomen. Toch is waakzaamheid geboden voor de blijkbaar steeds terug-kerende waterlekken in de ondergrondse verdiepingen van het Eurostation, zelfs al zijn die lekken beperkt in omvang. De lokalen die zijn ingericht voor de opslag van archieven voldoen aan de basisvoorwaarden voor een degelijke bewaring.

Het specifieke geval van digitale archieven

De opmaak en bewaring van digitale documenten stellen een hele resem specifieke problemen, die een bijzondere opmerkzaamheid en aangepaste oplossingen verdienen. Het Algemeen Rijksarchief zal binnenkort een aantal richtlijnen lanceren met betrekking tot digitale archivering90. Daarin zullen er oplossingen worden vooropgesteld voor de organisatie, het beheer en de bewaring van dit specifieke type documenten. Deze richtlijnen hebben niet de ambitie exhaustief te zijn of als model te dienen voor alle openbare besturen, maar willen in de eerste plaats elke geïnteresseerde instelling een functioneel stramien aanreiken voor zowel het beheer van zowel dynamische als permanent te bewaren digitale archieven. We verwijzen dus naar deze toekomstige richtlijnen, die wellicht de voorbode zullen zijn van meer praktische en meer bondige aanbevelingen.

We vestigen overigens ieders aandacht op het feit dat het toekomstige gebruik91 van open standaarden voor de uitwisseling van digitale documenten, onder meer inzake bestandsformaten92, ertoe zal leiden dat in grotere mate documenten kunnen worden gegenereerd en uitgewisseld (tekstdocumenten, rekenbladen, presentaties) in universeel bruikbare bestandsformaten zodat ze langer meegaan en ook gemakkelijker toegankelijk zijn.

Neem bijvoorbeeld het geval van databanken. De bewaring van databanken is net zoals bij alle andere archiefreeksen gebonden aan een bewaartermijn die in onderhavige archiefselectielijst is vastgelegd. Maar de keuze die moet worden gemaakt voor wat er nu precies van de databank bewaard moet worden is essentieel voor de ontwikkeling van een bewaarpolitiek op lange termijn. Wanneer de toepassing functioneel bewaard moet worden, dan zal deze databank (met inbegrip van de toepassing) in de informaticaomgeving bewaard moeten worden waarin ze tot stand kwam. Een andere oplossing is dat er een systeememulatie voorzien wordt voor een bewaring van meer dan 10 jaar. Wanneer de toepassing niet functioneel bewaard moet worden, dan kan een bewaring in een gestructureerd en zo open mogelijk formaat overwogen worden. Het wordt ten stelligste aanbevolen de (voornamelijk 90 Archivering van e-mails, digitale documenten (teksten, rekenbladen, databases), onder andere websites. SOYEZ S., Directive pour l’archivage numérique des e-mails, Brussel, Algemeen Rijksarchief, [2008]. 91 Het gebruik van open standaarden voor de uitwisseling van digitale documenten werd aangenomen door de Ministerraad op 23 juni 2006. Meer hierover op de website http://www.belgif.be/index.php/Accueil en op de website van de FOD Fedict, onder andere de richtlijnen over open standaarden voor de uitwisseling van digitale documenten (oktober 2006) en voor het gebruik van open standaarden en/of open specificaties in de federale administraties. 92 Op dit ogenblik beveelt de Belgische regering het gebruik van de open document format (ODF) aan, het enige bestandsformaatdat in mei 2005 werd goedgekeurd door het comité voor normalisatie van de OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) en dat in mei 2006 de ISO certificering (ISO 26300/2006) heeft gekregen. Een ander formaat dat quasi gelijkaardig is, office open XML (OOXML), werd ontwikkeld door Microsoft maar heeft tot op vandaag nog geen ISO-certificering gekregen.

58

tekstuele) documentatie in verband met de toepassing te bewaren in een zo soepel mogelijke bestandsformaat93. Een ander probleem, het historisch karakter van de gegevens – en de daarmee gepaard gaande mogelijkheid dat er gegevens verloren gaan doordat ze door nieuwe gegevens worden overschreven – is eveneens cruciaal wanneer het erop aankomt de inhoud van de databank te bewaren. Wanneer de dienst die instaat voor het beheer van de databank niet van bij de start met dit mogelijke gevaar rekening houdt, dan is het mogelijk dat op termijn tal van relevante gegevens onherroepelijk verloren gaan.

De tekstdocumenten moeten in de mate van het mogelijke worden bewaard in gestructureerde bestandsformaten94 indien men de opmaakgegevens wil bewaren en indien de structuur een expliciet belang heeft. Het PDF formaat is aangewezen indien men met name gemengde documenten (d.w.z. teksten en afbeeldingen) wil bevriezen. Het eenvoudige tekst-formaat (TXT) geniet de voorkeur wanneer men noch de structuur noch de opmaak wil bewaren.

De archivering van een laatste type digitale documenten, namelijk websites, stelt op zich een hele resem even specifieke als complexe problemen. Binnenkort zal het Algemeen Rijksarchief een richtlijn opstellen die in detail op deze problematiek ingaat. Nu kunnen we de personeelsleden die de website(s) van de FOD beheren en onderhouden, wijzen op de absolute noodzaak om ze te bewaren wanneer de website wordt beschouwd als een communicatiemiddel en wanneer men deze in zijn geheel en op functionele basis wil bewaren of archiveren. Al naargelang van de gemaakte keuzes, onder andere wat de frequentie en de omvang van de archivering betreft, zullen er meer gedetailleerde aanbevelingen worden aangereikt via passende adviezen95.

93 Het PDF formaat is momenteel een aanvaardbaar bewaringsalternatief voor (niet gestructureerde) tekstuele gegevens. 94 Zoals het formaat XML (of HTML). 95 SOYEZ S., Service public fédéral Intérieur. Direction générale de la Sécurité civile. Tableau de tri des archives. 2007, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008, p. 56-58.

59

C. BESCHRIJVING VAN DE VOORNAAMSTE ARCHIEFREEKSEN

De reeksen die in de diensten worden bewaard

A. SECRETARIAAT

Het Secretariaat bewaart de originelen van de wetten, de koninklijke en de ministeriële besluiten. Een gedeelte daarvan (deze uit de periode 1830-1978) werd op 13 oktober 2003 overgedragen aan het Algemeen Rijksarchief. Ze werden geïnventariseerd door Harald Deceulaer en Yves Dockx96. Een andere reeks koninklijke besluiten bevindt zich al in het ARA. Zij beslaat de periode 1969-2004. De bibliotheek van de FOD bewaart een reeks sinds 1996. Deze reeks is uiteraard bijzonder nuttig en moet bewaard worden. Sinds 2004 bestaat deze in digitale vorm. De notulen van de Directieraad, sinds 2002 het Directiecomité, werden voor de periode 1944-2001, d.w.z. tot aan de oprichting van de FOD, overgedragen aan het ARA in oktober 2003 (1944-1959) en in maart 2005 (1960-2001). Ze werden geïnventariseerd door Harald Deceulaer en Pierre-Alain Tallier97. De processen-verbaal van 2002 tot nu worden bewaard in een brandkast van de FOD. De Directieraad werd opgericht krachtens artikel 53 van het koninklijk besluit van 2 oktober 1937 houdende het statuut van het rijkspersoneel en door het ministerieel besluit van 31 augustus 1938 houdende oprichting van genoemde raad bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Volksgezondheid (afdeling Binnenlandse Zaken). Deze raad bestaat uit de leidende ambtenaren. Hij is belast met het hoger toezicht op de stage, de beoordeling en de bevordering van de rijksambtenaren98. Sinds 1997 bestaat er een digitale versie van de processen-verbaal.

De ingekomen en uitgaande briefwisseling moet bewaard worden. De kopieën zullen vernietigd worden. De briefwisseling wordt geregistreerd in de databank ‘SUIVI’, die in 1996 door de minister van Sociale Voorzorg in het leven is geroepen. Zij wordt gebruikt door bepaalde diensten zoals het Secretariaat of de Internationale Betrekkingen. In deze databank kunnen de binnenkomende en uitgaande poststukken worden geregistreerd. De toepassing « SUIVI » geeft onmiddellijk een nummer aan het geregistreerde poststuk. De interface van de toepassing « SUIVI » wordt aan de gebruikers aangeboden in de twee landstalen. Er kunnen bij de registratie volgende kenmerken worden toegekend: onderwerp, commentaar, type document, naam van de afzender, referentie, datum van het document, klassementcode, sleutelwoord, enz. De gebruikers kunnen handelingen stellen zoals het doorzenden van het document naar een andere gebruiker, de registratie dupliceren, alle transfers van een bepaalde registratie weergeven, registraties opzoeken op basis van de kenmerken die aan de registratie werden toegekend, het document afsluiten99. Met een volgende versie (de derde) zal het document kunnen worden gescand en meteen op het scherm gelezen kunnen worden.

96 DECEULAER H. en DOCKX Y., Ministerie van Volksgezondheid. Inventaris van de series koninklijke en ministeriële besluiten. 1830-1978, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004, 31 p. 97 DECEULAER H. en TALLIER P.-A., Inventaris van de series notulen van de directieraad van het ministerie van Volksgezondheid. 1944-2001, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2006, 33 p. 98 TERRIZZI R., Le ministère de l’Intérieur (1830-1994), p. 286, nr. 247. 99 Database schema and fields explanation. Modifications for Services. PFS/ICT DEV. Version 0.3. 07/03/08, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, n.p. SUIVI. Analyse

60

Het Secretariaat beheert ook de ‘dossiers van de Voorzitter’ waarvan er sinds 2002 ook een digitale versie bestaat. Er werden 21 meter archieven van het Secretariaat-generaal100 overgedragen aan het Algemeen Rijksarchief in 2004-2005. Deze overdracht omvat briefwisseling, de persoonlijke dossiers van de secretarissen-generaal, thematische dossiers (reeks F), algemene dossiers en documentatiedossiers van de secretarissen-generaal enz. voor de periode 1944-1987.

B. COMMUNICATIEDIENST EN CALL CENTER

Om de interne communicatie binnen de FOD te versterken, produceren en verspreiden de Communicatiedienst en het Call center een huisblad, een informatieblad en nieuwsberichten, waarvan de periodiciteit varieert tussen dagelijks en tweemaandelijks, zoals het tweemaandelijks tijdschrift ‘SPF Chronique’/’FOD Tijdingen’, dat dieper ingaat op projecten en andere markante feiten in het leven van de FOD. Deze bladen worden op papier gepubliceerd, staan ook op het intranet en worden verspreid bij alle diensten van de FOD Volksgezondheid. De Communicatiedienst staat ook in voor de jaarlijkse werkverslagen van de FOD die sinds 2003101 worden gepubliceerd en telkens over een welbepaald, voor de hele FOD gekozen thema handelen, zoals dat van 2003 met als titel "Op uw gezondheid", dat de ambitie had om de heel nieuwe FOD voor te stellen. Het volume varieert tussen 11 en 68 pagina’s. De dienst is sinds 2002 ook verantwoordelijk voor de realisatie van de brochures en de campagneaffiches.

De Communicatiedienst bewaart enkele exemplaren van elke publicatie in elke taal. Deze mogen in de andere diensten na 1 jaar worden vernietigd. Sommige van die publicaties, zoals Echo en News, worden gearchiveerd op het intranet en op de internetsite van de FOD. Momenteel moeten deze websites bewaard worden. Het Algemeen Rijksarchief zal binnen-kort exacte richtlijnen verstrekken voor de archivering van websites. De dienst vormt ook scharnier tussen de FOD en de pers. Hij verstuurt zo’n 80 à 100 persberichten naar het Agentschap Belga. Ook die moeten uiteraard bewaard worden.

C. VERTAALDIENST

De vertaalaanvragen gebeuren via een digitaal formulier, dat zich op het intranet bevindt. Het gaat bijvoorbeeld over parlementaire vragen, omzendbrieven, openbare aan-bestedingen enz. De vertaalde documenten worden bewaard door of in de diensten die de vertaling hebben aangevraagd, en ook in digitale vorm door de vertalers wanneer zij dat nodig achten, vooral om te voorkomen dat vertaalde documenten nogmaals (geheel of gedeeltelijk) vertaald worden.

functionnelle [sic]. Version 0.5. 21/09/07, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, 17 p. 100 Sinds 2000, werd de term secretaris-generaal vervangen door de term "voorzitter". DECEULAER H. en TALLIER P.-A., Inventaris van de series notulen van de directieraad van het ministerie van Volksgezondheid. 1944-2001, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2006, p. 8. 101 Het vroegere ministerie van Volksgezondheid en van het Gezin publiceerde ook jaarverslagen. De bibliotheek van het Algemeen Rijksarchief bewaart daarvan een reeks in het Frans en één in het Nederlands, voor de periode 1966-1975.

61

D. INTERNE DIENST VOOR PREVENTIE EN BESCHERMING OP HET WERK

De dossiers in verband met de gebouwen en de werkplekbezoeken zijn per gebouw geordend. De eerste reeks heeft administratieve waarde zolang het gebouw door de FOD wordt gebruikt, de tweede reeks gedurende 20 jaar. Nadien worden deze twee reeksen blijvend bewaard. De verslagen over de brandoefeningen worden gedurende vijf jaar bewaard, daarna mogen ze vernietigd worden.

De ongevallenaangiften en de consultatieformulieren van de arbeidsgeneesheer kunnen al na een jaar worden vernietigd aangezien de originelen in het personeelsdossier worden bewaard.

E. GEMEENSCHAPPELIJKE DIENST PREVENTIE EN BESCHERMING OP HET WERK.

De beschrijving van de inhoud van een gezondheidsdossier en de modaliteiten voor de bewaring, overdracht en bewegingen, raadpleging en geautomatiseerde verwerking ervan staan beschreven in afdeling 8 van het koninklijk besluit van 28 mei 2003 betreffende het gezondheidstoezicht op de werknemers102. Het gezondheidsdossier bestaat uit de sociaal-administratieve gegevens van het personeelslid, de professionele voorgeschiedenis en de objectieve medische gegevens van persoonlijke aard, bijzondere gegevens van persoonlijke aard die door de preventieadviseur–arbeidsgeneesheer werden opgetekend naar aanleiding van medische preventieonderzoeken die specifiek voor dat personeelslid hebben plaatsgehad, de gegevens over de blootstelling aan biologische, fysische of chemische agentia, de consultatiedata, de vaccinaties, beroepsrisico’s, analyseresultaten, enz.

De GDPBW beheert zo’n 15.000 dossiers per jaar en de databank WERKAMED telt int totaal 30.000 dossiers die zijn geordend volgens geboortedatum, gevolgd door cijfers gaande van 00 tot 99 voor het geval er meerdere personen op éénzelfde dag zijn geboren. De databank omvat de administratieve gegevens van het personeelslid, de raadplegingsdata, de inentingsdata, de beroepsrisico’s, analyseresultaten enz.

Sinds januari 2007 wordt een nieuwe software gebruikt. Het koninklijk besluit van 28 mei 2003 stipuleert: "het dossier moet tot ten minste

vijftien jaar na het vertrek van de werknemer worden bewaard. Eens die tijd verstreken mag de afdeling of het departement belast met het medisch toezicht het dossier vernietigen, of het aan de door de werknemer aangewezen arts bezorgen, indien deze werknemer dit bijtijds gevraagd heeft na op de hoogte te zijn gebracht van deze mogelijkheid. Wanneer het dossier echter langer dan vijftien jaar moet worden bewaard in de gevallen bedoeld in de specifieke bepalingen van de uitvoeringsbesluiten van de wet, dan bewaart de afdeling of het departement belast met het medisch toezicht het dossier in het archief vanaf de dag dat de werknemer geen deel meer uitmaakt van het aan het gezondheidstoezicht onderworpen personeel. Na verloop van deze termijn wordt het dossier noch vernietigd, noch overhandigd aan de werknemer of aan om het even welke instelling, maar wordt het gestuurd naar de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg - Administratie van de arbeidshygiëne en -geneeskunde. De vernietiging en de overdracht van de gezondheidsdossiers, evenals het uitlenen en het verstrekken van kopieën van de documenten

102 Belgisch Staatsblad, 16 juni 2003, p. 32158-32215

62

die ze bevatten, zoals bepaald in deze afdeling, gebeurt onder voorwaarden die het medisch geheim volledig waarborgen".

Naast deze grote reeks bewaart de GDPBW ook nog verschillende andere reeksen: de algemene briefwisseling die aan geen enkel personeelsdossier gekoppeld kan worden, de lijsten van de oproepingen die per datum zijn gerangschikt en die vooral dienen voor het uitwerken van verslagen, facturen met betrekking tot bijkomende onderzoeken of dubbels van ziekenhuisfacturen. Al deze reeksen mogen na 5 jaar of 1 jaar worden vernietigd.

Het koninklijk besluit van 27 maart 1998103 betreffende de externe diensten voor preventie en bescherming op het werk bepaalt dat deze diensten moeten worden opgericht onder de vorm van een vereniging zonder winstoogmerk. De GDBPW wordt dan ook beheerd door een beheerscomité, dat reeksen aanlegt zoals de notulen van de vergaderingen, de ledenlijsten, de briefwisseling, de contracten afgesloten met de leden en de facturen in verband met de werking van de dienst en het ledenbeheer, die doorgaans vier keer per jaar worden betaald. Al deze reeksen moeten bewaard worden, met uitzondering van de facturen, die eigenlijk maar dubbels zijn. De originelen worden bewaard door de Dienst Budget en Beheerscontrole– Logistiek van de FOD (zie verder).

De GDPBW publiceert sinds 1995 ook een jaarverslag. Deze reeks moet bewaard worden.

F. JURIDISCHE DIENST

De juridische dienst vervult meerdere opdrachten en bezit dan ook meerdere archiefreeksen. De juridische dienst staat in voor de opvolging en de behandeling van geschillen waarin de FOD betrokken partij is. De dossiers die aldus tot stand komen worden geklasseerd per rechtbank, bijvoorbeeld Arbitragehof [nu Grondwettelijk Hof], Raad van State (2300 dossiers), enz. Al deze dossiers en de geschillendossiers met betrekking tot openbare aanbestedingen moeten worden bewaard zolang de zaak niet afgesloten is. Vervolgens zullen de dossiers moeten geselecteerd worden: hiervoor wordt de selectie op basis van steekproeven aanbevolen, waarmee bedoeld wordt dat één dossier op tien wordt bewaard, alsook de dossiers die meer dan 5 cm dik zijn. Een uitzondering zijn de dossiers in verband met de Raad van State aangezien deze laatste zijn dossiers gedeeltelijk overdraagt aan het Algemeen Rijksarchief, en aangezien de arresten van de Raad van State integraal worden bewaard en zelfs door de Raad van State worden gepubliceerd. Deze dossiers kunnen bijgevolg vernietigd worden.

De juridische dienst is ook belast met de inning van administratieve boetes. Naar aanleiding van de processen-verbaal die door de inspecteurs worden opgesteld (dierenwelzijn, tabak, cosmetica, …), verstuurt de juridische dienst de te betalen boetes. Wanneer de overtreder niet betaalt, dan wordt het dossier doorverwezen naar het parket. Deze dossiers moeten worden bewaard zolang de zaak niet is afgesloten. Daarna mogen ze worden vernietigd.

De dienst verzorgt ook de coördinatie en de kwaliteitscontrole van de regelgeving die wordt opgesteld door de juristen en experts van de verschillende operationele diensten en stafdiensten. In dat kader formuleert de dienst juridische adviezen. Deze dossiers hebben gedurende een termijn van tien jaar administratief nut. Daarna worden ze blijvend bewaard. 103 Belgisch Staatsblad, 31 maart 1998.

63

Sommige van deze dossiers uit de jaren 1930 tot 1980, goed voor zo’n 10 s.m., zullen eerlang aan het ARA worden overgedragen.

De dienst heeft sinds 1965 ook de opdracht de erkenningen uit te reiken aan de laboratoria die bloedafnames mogen verrichten om het alcoholgehalte te berekenen104, en sinds 1978 aan de ambulancediensten voor dringende geneeskundige hulp. Deze dossiers moeten bewaard blijven zo lang het laboratorium of de ambulancedienst bestaat. Daarna mogen ze vernietigd worden.

Tot slot verleent de dienst juridische adviezen met betrekking tot principiële kwesties, zoals bijvoorbeeld de arbeidsongevallen van werknemers. Deze dossiers mogen na 10 jaar vernietigd worden.

De dossiers met gratieverzoeken inzake drugs bevatten verzoeken die via het ministerie van Justitie worden ingediend in verband met verzoeken tot koninklijke gratie voor dossiers in verband met delicten zoals de verkoop, de smokkel, het bezit en het gebruiken van drugs. De juridische dienst diende een advies uit te brengen, dat vervolgens aan de voogdijminister, aan het ministerie van Justitie en aan de Koning werd bezorgd met het oog op de eventuele ondertekening van het koninklijk gratiebesluit. Sinds 2006 behandelt het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen105 deze dossiers. Er zijn meer dan 8.600 dergelijke gratiedossiers. Deze moeten worden bewaard zolang de zaak loopt en daarna moeten ze worden geselecteerd: één dossier op tien wordt bewaard, evenals de dossiers die meer dan vijf centimeter dik zijn.

De databank "Winjurdi" wordt sinds 1992 gebruikt voor het beheer van de ingekomen en uitgaande briefwisseling.

De archieven van de juridische dienst werden overgebracht naar het ARA106: ministerie van Binnenlandse Zaken en Volksgezondheid: controlediensten, Economaat, Juridische Dienst, Mobiele Brigade, Inspectie Mobiele Brigade, speciale dossiers "Woestyn".

G. INTERNATIONALE BETREKKINGEN

De dienst Internationale Betrekkingen houdt voeling met de internationale context, vertegenwoordigt de organisatie en coördineert de opvolging van internationale richtlijnen en verdragen op het vlak van volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu. Hij staat ook in voor de coördinatie van de Europese en internationale dossiers met de gemeenschappen, gewesten, andere ministeries en de privé-sector met betrekking tot de veiligheid van de voedselketen en het leefmilieu. Elke medewerker is verantwoordelijk voor een "sector": België (gemeenschappen, gewesten en directoraten-generaal van de FOD), Europa (Commissie en Europese Raad), internationaal (Wereldgezondheidsorganisatie en Internationaal Comité van het Rode Kruis). Deze dossiers worden geordend per sector en per onderwerp. Zij omvatten briefwisseling, notulen van vergaderingen, tussentijdse rapporten en eindrapporten. Enkel deze dossiers moeten worden bewaard. De Europese richtlijnen kunnen vernietigd worden zodra ze geen nut meer hebben (ze worden gepubliceerd in het Publicatieblad en bewaard in het historisch archief van de Europese Commissie). De dossiers

104 Deze dossiers worden sinds kort beheerd door het Directoraat-generaal Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer, DG 2. 105 LEFÈVRE J.-N., Agence fédérale des Médicaments et des Produits de Santé. Tableau de tri, Brussel, Algemeen Rijksarchief, [2008]. (in voorbereiding). 106 Zie de lijst op p. 72.

64

die werden opgesteld naar aanleiding van het Belgische voorzitterschap in 2001 zullen vernietigd worden.

Ten slotte sluit de FOD bilaterale samenwerkingsakkoorden betreffende volksgezondheid en medische wetenschappen, met landen zoals Bulgarije. Deze dossiers worden geklasseerd per land en omvatten briefwisseling, akkoorden, documenten betreffende bezoeken van buitenlandse delegaties, enz. Deze dossiers moeten bewaard worden.

H. PERSONEEL & ORGANISATIE

Tot 2003 vormden de personeelsdossiers van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en die van de FOD Sociale Zekerheid één enkele reeks. Momenteel worden die dossiers nog steeds bewaard bij de FOD Sociale Zekerheid.

In 2004-2005 werden meer dan dertig strekkende meter personeelsdossiers ouder dan honderd jaar van deze twee ministeries/FOD’s overgedragen aan het Algemeen Rijksarchief. Daarvan bestaat er een overdrachtslijst. De dossiers zijn alfabetisch gerangschikt107.

Sinds 2003 heeft de FOD Volksgezondheid zijn eigen Dienst P&O die is belast met het beheer van de contractuele en statutaire personeelsdossiers van de FOD, van het personeel van bepaalde ministeriële kabinetten, doorgaans dat van leefmilieu, alsook die van de ministers Louis Tobback en Paul Magnette, het personeel van Smals108, van het COVA (Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie), van het Geneesmiddelen-agentschap (tot juni 2008) en van de studenten die voor de FOD werken.

De personeelsdossiers worden per categorie bewaard (contractuelen, statutairen, kabinetten, Smals, CODA, Geneesmiddelenagentschap en studenten) en binnen deze categorieën in alfabetische volgorde.

De niet-actieve dossiers, d.w.z. de dossiers van wie de organisatie heeft verlaten, van de gepensioneerde personeelsleden of van de overleden personeelsleden, worden op dezelfde manier bewaard in een kelder van het Eurostationgebouw.

De dossiers bestaan uit zes subdossiers, met name de besluiten/contracten (besluiten, arbeidsovereenkomst, C4, enz.), de burgerlijke staat/aanwerving (briefwisseling bij de werving, dienstaanwijzingsnota, vragenlijst ingevuld door het personeelslid, proces-verbaal van eedaflegging, examendossier, curriculum vitæ, diploma, etc.), de briefwisseling (algemene briefwisseling, adreswijziging, kinderbijslag, attesten, beroepsdossier enz.) de opleiding en evaluatie (individuele fiche, stagerapport, functiebeschrijving, evaluatiedossier, opleidingen enz.), de ziekten/arbeidsongevallen (MEDEX-fiche, aangifte van arbeidsongeval, briefwisseling, enz.) en de dienststaat/weddenfiches (samenvattende staat, weddenfiche, dienststaat, bevordering, enz.).

De dienst bewaart ongeveer 4.000 personeelsdossiers, goed voor +/- 300 strekkende meter dossiers.

Sinds juli 2007 gebruikt de Dienst P&O de gecentraliseerde, op Oracle software gebaseerde databank E-HR of DeBOHRA - wat staat voor Data Base Oracle for Human Ressources Administration - voor het dagdagelijkse beheer van de personeelsdossiers. Via deze toepassing kan elk personeelslid dat over een wachtwoord beschikt de betrokken P&O-dienst op de hoogte stellen van een adreswijziging, een werktijdvermindering, de beoordeling

107 Zie de lijst op p. 72. 108 http://www.smals.be

65

van een opleiding, enz. Al deze wijzigingen worden vooraf goedgekeurd door het diensthoofd van de betrokken persoon.

I. BUDGET EN BEHEERSCONTROLE – LOGISTIEK

De archieven die worden gevormd in het kader van het financieel beleid van de FOD Volksgezondheid, de uitvoering van de begroting en de financiën zijn gebaseerd op de wetgeving.

De omvangrijkste archiefreeks betreft de ‘ordonnanties’, die start in 2000 en die na 6 jaar mag vernietigd worden. Zij zijn geordend per nummer. Drie reeksen handelen over facturen: gekkekoeienziekte, gebouwen (water, gas, elektriciteit, telefoon…) en buitenlandse zendingen. Zij mogen allemaal vernietigd worden na 10 jaar. De dossiers over de begrotings-controle moeten bewaard worden, de dossiers over de begrotingsvooruitzichten mogen na 6 jaar vernietigd worden.

Voor het dagelijks werk doet de dienst sinds 1993 beroep op een databank. Deze moet bewaard worden.

J. ICT

De ICT-dienst beheert de internetsite van de FOD (www.health.fgov.be), een intranetsite en verschillende databanken. Eén daarvan is bijvoorbeeld het "Kadaster van de Gezondheidszorgberoepen", waarin de signaletiekgegevens worden gecentraliseerd van de in België gevestigde beoefenaars van gezondheidsberoepen. De doelstellingen van deze databank zijn onder andere een beter beheer van de gezondheidsberoepen en van hun opleidingen, alsook het aanbieden van contactgegevens aan de burger. Eind 2005 telde dit kadaster al 50.000 artsen, waarvan 15.000 huisartsen en 35.000 specialisten, 34.000 kinesi-therapeuten en 9.000 tandartsen-specialisten109. Een andere databank is ‘Orgadon’ met de gegevens van orgaandonoren. Deze gegevensbank kan ten allen tijde worden geraadpleegd door elk Belgisch ziekenhuis110. België telt zo’n 150 algemene ziekenhuizen. Sinds 1990 bezorgen zij jaarlijks aan de FOD de gegevens over hun organisatie. Die worden onder andere gebruikt om de financiering en de reglementering aan te passen aan de reële situatie. Vóór 2006 gebruikte elk ziekenhuis zijn eigen systeem. De verwerking van de gegevens was tijdrovend. Sinds 2006 kunnen de ziekenhuizen dankzij het internetportaal Portahealth, de Minimale Klinische Gegevens (MKG), d.i. de medische gegevens met betrekking tot de ziekenhuisopname van patiënten, op een snelle, uniforme en transparante manier doorgeven. Twee maal per jaar geeft elk ziekenhuis de MKG-gegevens in op de beveiligde website. De gegevens zijn beschermd tegen elke inbreuk op hun vertrouwelijkheid en zijn onmiddellijk geschikt om te worden geanalyseerd111. De gegevens en de structuur van de databank moeten worden bewaard alsook de voorbereidingsdossiers/bestekken en de documentatie over de databank. De databanken vormen namelijk een erg belangrijke synthese van informatie in verband met de gezondheidssector.

109 FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Dialoog. Jaarverslag 2005. Brussel, 2006, p. 55. 110 FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Vinger aan de pols. Jaarverslag 2006. Brussel, 2007, p. 27. 111. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Vinger aan de pols. op.cit., p. 57-58.

66

Van de internetsite die in september 2005 werd opgestart, werd in 2008 een tweede versie gelanceerd. Daarop wordt de inhoud van een dertigtal oude websites van de verschillende directoraten-generaal gegroepeerd. Hij omvat praktische tools waarmee elk directoraat-generaal de inhoud van zijn informatie kan beheren.

De intranetsite bestaat sinds 2004 en zijn tweede versie is sinds 2007 operationeel. Hij biedt vele interactieve mogelijkheden: persoonlijke gegevens tonen, een vergaderzaal reserveren, een vertaling aanvragen, bepaalde documenten raadplegen die enkel voor het eigen departement toegankelijk zijn, een lijst van ‘favorieten’ maken (documenten of pagina’s) die voortaan met één muisklik geopend kunnen worden, enz.

L. HOGE GEZONDHEIDSRAAD

De Hoge Gezondheidsraad brengt op vraag of op eigen initiatief onafhankelijke adviezen, aanbevelingen of verslagen uit op het gebied van volksgezondheid teneinde het beleid ter zake te ondersteunen. De adviezen handelen over de erkenning, de toelating of de registratie van vaccins, pesticiden voor landbouwkundig of niet-landbouwkundig gebruik, gevaarlijke stoffen, therapeutische substanties van menselijke oorsprong, voedingsproducten, water, enz.

Voor elk advies wordt er een dossier samengesteld met alle stukken die geleid hebben tot de formulering van het advies. De HGR bewaart zijn adviezen sinds 1941. Er bestaan digitale adviesdossiers sinds 2004. Ze worden ook gepubliceerd op de website van de Raad (www.health.fgov.be)112. Wanneer het College van oordeel is dat sommige adviezen, aanbevelingen of verslagen bijzondere aandacht verdienen, dan kan na overleg met de minister een persbericht worden verspreid. De Raad voert ook een actieve communicatie ten opzichte van sommige beroepscategorieën waarvoor bepaalde adviezen, aanbevelingen of verslagen een bijzonder belang kunnen hebben. Deze adviesdossiers moeten bewaard worden.

Sinds 1990 publiceert de HGR ook bepaalde adviezen, aanbevelingen of verslagen onder de vorm van brochures, die verstuurd kunnen worden naar beroepsverenigingen waarvoor het onderwerp van belang kan zijn. Deze brochures kunnen eveneens op vraag worden verkregen bij het secretariaat. Voorbeelden van brochures: "Vaccinatiegids" (2007), "Aanbeveling over sterilisatie" (2006). Zij worden sinds 2005 ook gepubliceerd op de website van de Raad (www.health.fgov.be).

De experts die voor de HGR werken, komen regelmatig bijeen in het uitgebreid Bureau (1987-1998) en in de algemene vergadering van de Hoge Gezondheidsraad (sinds

112 De adviezen, aanbevelingen of verslagen van de Raad worden bezorgd aan de vragende partij. Een kopie van alle adviezen, aanbevelingen of verslagen gaat ook naar de minister. Dat geldt niet voor de adviezen over producten of bedrijven waarbij rekening moet worden gehouden met het vertrouwelijke karakter van de gegevens met betrekking tot het bedrijf en tot de fabricage. De adviezen, aanbevelingen of verslagen van de Raad worden gepubliceerd nadat de minister daarvan op de hoogte is gesteld. Worden niet gepubliceerd: de adviezen over producten of bedrijven waarbij rekening moet worden gehouden met de vertrouwelijke aard over het bedrijf en over de fabricage; de adviezen waarvoor bij de aanvraag een expliciet verzoek tot vertrouwelijkheid werd gedaan. De adviezen over de uitwerking van reglementeringen worden enkel gepubliceerd mits het akkoord van de minister. Worden gepubliceerd op de Internetsite van de Raad: de namen van de leden van het College en de namen van de experts van de Raad en de leden van het secretariaat; een presentatie van de Raad; het koninklijk besluit tot oprichting van de Raad; het huishoudelijk reglement; de procedure die de Raad toepast op het vlak van belangenconflicten; het jaarverslag; de adviezen, aanbevelingen en verslagen van de Raad; andere documenten waarover het College oordeelt dat ze van algemeen belang zijn. Zie Huishoudelijk reglement van de Hoge Gezondheidsraad, Belgisch Staatsblad, 21 juni 2007, p. 34349-34350.

67

1990). De dossiers met betrekking tot deze vergaderingen moeten worden bewaard, net als de documenten die tijdens deze vergaderingen werden uitgedeeld. De notulen voor de jaren 1922-1940, 1947-1949, 1969-1993 werden in 2005 overgedragen aan het ARA113.

De Raad bewaart ook de signalementfiches van de experts, met hun coördinaten (diploma’s, specialisatiedomeinen, adres, enz.). Deze fiches worden geklasseerd per periode in alfabetische volgorde, en sinds kort in een digitaal bestand. Deze inlichtingen worden ook gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Vandaar dat deze bestanden mogen vernietigd worden van zodra de informatie niet meer van nut is.

De briefwisseling wordt geklasseerd per jaar en handelt over alle mogelijke onderwerpen. Tot 2004 werd er onderscheid gemaakt tussen de ingekomen en uitgaande briefwisseling.

Het jaarverslag van de Raad wordt voorgesteld tijdens de algemene vergadering. Daarin staat een overzicht van de activiteiten van de Raad gedurende het afgelopen jaar. De bibliotheek van het ARA bezit een collectie jaarrapporten van de Hoge Raad voor Openbare Hygiëne, de voorloper van de HGR.

De Hoge Gezondheidsraad heeft bij koninklijk besluit van 31 mei 1996 de Nationale Voedingsraad overgenomen en een aantal dossiers van haar geërfd, onder meer de adviezen uit zijn bestaansperiode, d.i. van 1991 tot 1996. Deze stukken moeten bewaard worden.

M. CONTRACTUEEL ONDERZOEK

De verschillende archiefreeksen die door de dienst Contractueel Onderzoek worden gevormd, zijn chronologisch geklasseerd. De synthesebrochures worden gepubliceerd voor een ruimer publiek.

De dienst bezit een volledige serie van ingebonden jaarverslagen sinds 1945. Deze verslagen worden sinds 2005 ook bewaard in digitale vorm. In de bibliotheek van het ARA bevindt er zich ook een volledige collectie van jaarverslagen van het Instituut voor Aanmoediging van het Wetenschappelijk Onderzoek in Nijverheid en Landbouw, uit de periode 1945-1993. De projectdossiers met contracten, projectevaluaties door experts, briefwisseling, budget, notulen van vergaderingen van het opvolgingscomité, enz., worden sinds 1998 in de dienst bewaard. Sinds 2005 bestaat er van de dossiers een digitale versie. De projecten hebben een looptijd van vijf jaar. Daarna mogen ze vernietigd worden. De stukken met betrekking tot de niet geselecteerde projecten worden twee jaar lang bewaard en vervolgens vernietigd. De synthesebrochures worden gepubliceerd voor een ruimer publiek. Er worden in elke landstaal enkele exemplaren van elke brochure bewaard. De wetenschappelijke en financiële rapporten moeten worden bewaard, net als de notulen en vergaderingsnota’s, die sinds 2005 ook digitaal beschikbaar zijn.

In het jaar 2000 werd een gedeelte van het archief overgedragen aan de FOD Economie, KMO’s, Middenstand en Energie. Bijvoorbeeld de wetenschappelijke verslagen voor de periode 1945-2000 en de notulen van het bureau (1946-1995)114. In de bibliotheek

113 Zie de lijst daarna p. 72: Hoge Raad voor Openbare Hygiëne, rechtsvoorganger van de HGR. 114 ANNAERT P., SPF Économie, P.M.E., Classes moyennes et Énergie. Archives de l’ancien ministère des Classes moyennes et de l’Agriculture. Tableau de gestion et de tri du fonds de l’ancien Institut pour l’Encouragement de la Recherche scientifique dans l’Industrie et l’Agriculture (IRSIA) et de la DG6 – Subvention de la Recherche contractuelle, 3 p.

68

van het ARA bevindt zich ook een reeks verslagen van onderzoeken uit de periode 1950-1965.

De archiefreeksen bewaard in het Algemeen Rijksarchief

Het Algemeen Rijksarchief bezit meerdere archiefbestanden over de volksgezondheid, die samen goed zijn voor 2338,8 s.m. We verwijzen de lezer naar de onderstaande tabel en naar de publicatie van Karel Velle: "Het voormalig ministerie van Volksgezondheid [en gezin]", in VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G. (eds), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België. 19de-20ste eeuw, Brussel, 2003, p. 422-423.

De bibliotheek van het ARA bewaart ook meerdere tijdschriften die handelen over het vroegere ministerie van Volksgezondheid, het ministerie van Binnenlandse Zaken, de Hoge Raad voor de Openbare Hygiëne en het Instituut voor Aanmoediging van Wetenschappelijk Onderzoek in Nijverheid en Landbouw (IWONL):

Bulletin du ministère de la Santé publique, 1936-1980. Bulletin du ministère de l’Intérieur, 1831-1944. Conseil supérieur d’Hygiène publique, Rapport annuel, 1861-1931. Institut pour l’Encouragement de la Recherche scientifique dans l’Industrie et l’Agriculture (IRSIA), Comptes-rendus de recherches, juin 1950-avril 1965. Institut pour l’Encouragement de la Recherche scientifique dans l’Industrie et l’Agriculture (IRSIA), Rapport annuel, 1945-1993. L’activité du ministère de la Santé publique et de la Famille, 1966-1975.

69

Beschrijving van de archiefbestanden Periode Aantal strekkende

meter

Toegangen

Ministerie van Volksgezondheid

Koninklijke en ministeriële besluiten 1830-1978 35 s.m. DECEULAER H. en DOCKX Y., Ministerie van Volksgezondheid: Inventaris van de series koninklijke en ministeriële besluiten. 1830-1978, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004, 31 p. (I 352, Publ. 4376)

Koninklijke besluiten 1969-2004 31 s.m.

Bestuur van de Openbare Onderstand. Burgerhulp. Comptabiliteit

1941-1960 2,7 s.m.

Ministerie van Volksgezondheid en van het Gezin

Verzorgingsinstellingen. Instellingen voor krankzinnigen en gehandicapte kinderen.

1842-1970 40 s.m.

Secretariaat-generaal 1948-2005 21,3 s.m. Overdrachtslijst.

Notulen van de Directieraad 1944-2001 25,5 s.m. DECEULAER H. en TALLIER P.-A., Inventaris van de series notulen van de directieraad van het ministerie van Volksgezondheid. 1944-2001, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2006. (I 371, Publ. 4498)

Hoge Raad van het Verplegingswezen 1937-1987 28 s.m. STRUBBE F., Inventaris van het archief van de Hoge Raad van het Verplegingswezen, Algemeen Rijksarchief, Brussel, [2008]. (ter perse)

70

STRUBBE F., Inventaris van deelarchief van de Nationale Raad voor Verpleegkunde, afkomstig uit het archief van de Hoge Raad van het Verplegingswezen, 1976-1983, Algemeen Rijksarchief, Brussel, [2008]. (Ter perse)

Consultatieve Commissie voor de Inrichting van het Hospitaalwezen van het Land

1945-1948 0,5 s.m.

Bestuur van de Volksgezondheid 1953-1969 26 s.m.

Bestuur van de Volksgezondheid. Inspectie van de Apotheken

1966-1972 1,4 s.m.

Bestuur van de Volksgezondheid. Inspectie van de Eetwaren.

1965-1976 6,3 s.m.

Bestuur van het Gezin. Hulpdiensten voor de Gezinnen

1961-1990 8,1 s.m.

Bestuur van het Gezin. Centra voor prematrimoniale, matrimoniale en familiale consultatie.

1970-1975 3,6 s.m.

Bestuur van het Gezin. Dienst gezins- en bejaardenhulp

1955-1973 12,6 s.m.

71

Sanitaire bouwkunde. Reeks I 19de en 20ste eeuw

135 s.m.

Sanitaire bouwkunde. Reeks II 19de en 20ste eeuw

205,2 s.m.

Sanitaire bouwkunde. Waterbedeling en schoolhygiëne

19de en 20ste eeuw

2,7 s.m.

Sanitaire bouwkunde. Pasteur Instituut 1962-1963 5 s.m.

Sanitaire bouwkunde. Statistieken (besmettelijke en venerische ziekten) en Varia

20ste eeuw 3 s.m.

Centrale identificatiedienst voor sociale en bijstandswerken

1914-1977 22,9 s.m.

Algemene directie voor hygiëne. Bestuur voor de veeteelt en veterinaire inspectie. Veterinaire inspectie

1937-1956 3,6 s.m.

Nationaal Werk voor Kinderwelzijn 1954-1968 1 s.m.

Bestuur voor Sociale Gezondheid. Medisch-sociale werken

20ste eeuw 3,6 s.m.

72

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Volksgezondheid

Algemeenheden 1890-1964 16 s.m. Overdrachtslijst van Cyriel Vleeschouwers.

Provinciale Medische Commissies 1885-1947 2 s.m. DECEULAER H., Inventaris van het archief van het bestuur van de Volksgezondheid (ministerie van Binnenlandse zaken en Volksgezondheid). Series en dossiers betreffende de Provinciale Medische Commissies. 1885-1947, Algemeen Rijksarchief, Brussel, 2008.

Notulen van de Hoge Raad voor de Volksgezondheid

1922-1940 1947-1949 1969-1993

24 s.m.

Controlediensten, Economaat, Juridische Dienst, Mobiele Brigade, Mobiele Inspectiebrigade, Speciale dossiers “Woestyn”

1940-1944 141,2 s.m.

Archieven van de Tweede Wereldoorlog, onder meer betreffende de Volksgezondheid

1940-1946 1500 s.m.

Ministerie van Sociale Zaken en Volksgezondheid

Personeelsdossiers ouder dan 100 jaar

30 s.m. Overdrachtslijst

73

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap

Administratie Gezondheidszorg. Bestuur hygiëne en sociale gezondheidszorg

1962-1984 1,6 s.m.

[Nom de l’institution] - Tableau de tri

74

D. VOORSTELLENING VAN HET SELECTIECONCEPT

Inleiding

De horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid bewaren momenteel zo’n 1.400 meter archief. Het is onmogelijk alles te bewaren. Vandaar dat na de selectie enkel de essentiële archieven die getuigen van alle activiteiten van de FOD worden bewaard, zodat - om Carol Couture te citeren - "zo veel mogelijk informatie te vinden is in zo weinig mogelijk documenten"115.

Van de 114 beschreven reeksen zal ongeveer 36 % gewoonweg worden vernietigd (met uitzondering van enkele specimina die zullen worden bewaard); voor 8 % van de reeksen wordt een nadere selectie in de documenten aanbevolen; en ongeveer 55 % van de reeksen moeten voor altijd worden bewaard.

We hopen dat alle medewerkers van de FOD deze archiefselectielijst systematisch zullen volgen en als een instrument voor informatiebeheer zullen gebruiken, zodat wordt vermeden dat statische archieven116 - die geen administratieve waarde meer hebben voor de FOD en/of die geen historische waarde hebben voor het Algemeen Rijksarchief - zich opstapelen.

De laatste verhuisoperatie van de FOD (in 2005) is blijkbaar de aanleiding geweest om een aantal dossiers te selecteren en te vernietigen (waarvan sommige werden geïdentificeerd in de inspectieverslagen van Harald Deceulaer, en andere niet). Voortaan moeten de aanwijzingen van deze archiefselectielijst strikt nageleefd worden en moet in geval van twijfel de Algemeen Rijksarchivaris worden geraadpleegd, om te vermijden dat de dienst in de toekomst eenzijdig beslist te vernietigen.

Alle precieze aanwijzingen rond archiefselectie (bewaring, vernietiging, selectie) worden vermeld in de onderstaande archiefselectielijst. De definitieve bestemming van de archieven wordt waar nodig becommentarieerd.

De selectie

De selectie 117 is de intellectuele en materiële ingreep die erin bestaat om binnen een geheel aan archief datgene af te zonderen wat bewaard moet worden en datgene wat vernietigd mag worden. Op het niveau van een archiefbestand wordt de selectie doorgaans uitgevoerd op de volledige dossiers aangezien en de selectie van document per document in hedendaagse archieven een uitzondering blijft (tenzij het gaat over het schonen van dossiers).

Het schonen is een selectiemethode die document per document wordt uitgevoerd en die ertoe leidt dat de dubbels, de kopieën en de blanco formulieren binnen een dossier worden verwijderd. Het schonen kan tevens de gelegenheid zijn om een eerste kwalitatieve selectie uit 115 COUTURE C., Les fonctions de l’archivistique contemporaine, Presse de l’Université de Québec, Québec, 1999, p. 119. 116 Archiefbescheiden die geen administratieve waarde meer hebben en waarvan de bewaartermijn is verstreken: COPPENS H., Archiefterminologie (AT2), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 2004, p. 26, nr. 31. (Miscellanea Archivistica Manuale, 49). 117 COPPENS H., Archiefterminologie (AT2), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 2004, p. 38-41. PETIT R., VAN OVERSTRAETEN D., COPPENS H. en NAZET J., op.cit., p. 44-46.

[Nom de l’institution] - Tableau de tri

75

te voeren en de hechtmechanieken en materialen te verwijderen die de bewaring van documenten kunnen schaden (metalen paperclips, nietjes, klasseermappen,… ). Deze operatie valt strikt genomen niet onder de selectie maar wel onder de materiële behandeling van de documenten.

In functie van het verkregen resultaat maakt men het onderscheid tussen enerzijds een microselectie (in het geval van een gedeeltelijke bewaring) en anderzijds een selectie door middel van bewaring van specimina, die zullen getuigen van de aard en de samenstelling van de vernietigde documenten (in geval van totale vernietiging of liever een bijna totale vernietiging want deze moet altijd worden afgezwakt door de bewaring van specimina).

De steekproefsgewijze selectie is een microselectie die resulteert in de bewaring van een bepaald aandeel van documenten die als representatief worden beschouwd voor de betreffende archieven. Voorbeeld van een steekproefsgewijze selectie: één document op tien bewaren.

Algemene selectieprincipes

We raden de diensten van de FOD ten stelligste aan om op geregelde tijdstippen over te gaan tot een algemene schoning van het archief. Deze eerste ingreep bestaat uit het vernietigen van dubbels, kopieën of blancoformulieren die in dezelfde archiefreeksen te vinden zijn en alle hechtmechanieken en materialen te verwijderen te verwijderen die de goede bewaring van de documenten kunnen schaden, zoals metalen paperclips, nietjes en klasseermappen. Deze schoning moet directie per directie en zelfs per dienst gebeuren om een nodeloze toename van de massa documenten of de overbodige opslag ervan in de in aantal beperkte archiefruimten te vermijden.

Onze intellectuele aanpak met het oog op de selectie van te bewaren archiefreeksen wordt in de onderstaande archiefselectielijst uiteengezet. Om de lezer nog beter inzicht te verschaffen beschrijven we eerst de algemene principes die we hebben toegepast door middel van twee essentiële criteria: de intrinsieke waarde van de dossiers, en hun belang voor het wetenschappelijk onderzoek (in de ruimste zin van het woord).

Algemene beginselen toegepast voor de selectie van de archiefreeksen gevormd en ontvangen door de horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid.

- Bewaring van de originele uitgaande en binnenkomende briefwisseling (op papier en in digitale vorm118);

- Bewaring per directie van de minuten van uitgaande brieven wanneer die voor bepaalde reeksen briefwisseling de eventuele hiaten opvullen, of wanneer zij de enige verwijzingsbron zijn voor een welbepaalde periode;

- Bewaring van de notulen van interne vergaderingen (op het niveau van de dienst die deze vergaderingen organiseert, bijvoorbeeld op niveau van het directoraat-generaal indien het een stafvergadering van de directeurs betreft);

118 Na selectie (cf. de rubriek over de problematiek van de digitale archivering); voor meer details kan verwezen worden naar de richtlijn over de digitale archivering van e-mails die eerlang zal worden gepubliceerd door het Algemeen Rijksarchief: SOYEZ S., Directive pour l’archivage numérique des e-mails, Brussel, Algemeen Rijksarchief, [2008].

[Nom de l’institution] - Tableau de tri

76

- Bewaring van de notulen van externe vergaderingen wanneer het DG het secretariaat van een commissie, een comité of een werkgroep verzekert; voor de vergaderingen waaraan het DG deelneemt als effectief lid of louter als waarnemer, zal de definitieve bestemming of de vernietiging van deze documenten afhankelijk zijn van mogelijkheid om de notulen al dan niet gemakkelijk terug te vinden bij de instelling of het organisme dat voor het secretariaat instaat;

- Bewaring, dienst per dienst of directie per directie, van de dossiers die specifiek zijn voor een opdracht of een bevoegdheid van de FOD (op het niveau van de archiefvormer, d.w.z. de directie of dienst die het/de document(en) produceert. Deze dossiers, die zo nodig worden geschoond (een deel van de documentatie en de dubbels zullen worden vernietigd), bevatten relevante informatie over de voornaamste activiteiten van de archiefvormer;

- Bewaring (zo nodig selecteren) van alle dossiers die van rechtsvoorgangers zijn geërfd en die omwille van hun secundaire waarde een belangrijke informatiebron vormen;

- Bewaring van de geïnformatiseerde gegevens119 (onder andere databanken120) in hun oorspronkelijke omgeving en naargelang van de te bewaren elementen een migratie van de gegevens of zelfs een emulatie van de systemen voorzien teneinde alle informatie te bewaren. De documenten die in blijvend te bewaren dossiers worden bewaard en die ook in digitale vorm bestaan (tekstdocumenten, grafieken en statistische tabellen) zullen tijdelijk bewaard mogen worden in hun papieren versie indien het dossier waar die documenten inzitten een coherente archivistische eenheid vormt die niet terug te vinden is of zal zijn in een digitale omgeving; op middellange termijn zal de voorkeur uitgaan naar de uitbouw van een digitaal (dynamisch en/of statisch121) klassement waarmee de digitale documenten die werden geproduceerd of ontvangen in hun geheel zullen kunnen worden beheerd;

- Selectie of zelfs vernietiging van homogene documentatiedossiers indien blijkt dat de bewaarde documentatie gemakkelijk op een andere manier kan worden teruggevonden;

- Vernietiging van de louter technische dossiers na verloop van de aangegeven bewaartermijn: bijvoorbeeld de zuiver financiële dossiers, de aankoopdossiers in verband met uitrusting en courant materiaal.

119 Cf. supra de rubriek over de problematiek van de digitale archivering. 120 Voor meer details verwijzen we naar de richtlijn met betrekking tot de digitale archivering van geïnformatiseerde documenten die weldra door het Algemeen Rijksarchief zal worden uitgevaardigd. 121 Het ingevoerde systeem zal kunnen gaan van een zuiver numerieke klassering in de bestaande geïnformatiseerde omgeving tot het opzetten van een meer geavanceerde tool voor records management.

[Nom de l’institution] - Tableau de tri

77