ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËNARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTENTABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

63

ARCHIEF VAN DECOMMISSIE VOOR FINANCIËLE HULP AAN

SLACHTOFFERS VAN OPZETTELIJKE GEWELDDADEN EN AAN DE OCCASIONELE REDDERS

VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIERVAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST

2011

door

Kathleen DEVOLDER

Brussel2011

ARCHIEF VAN DECOMMISSIE VOOR FINANCIËLE HULP AAN

SLACHTOFFERS VAN OPZETTELIJKE GEWELDDADEN EN AAN DE OCCASIONELE REDDERS

VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIERVAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST

2011

door

Kathleen DEVOLDER

Brussel2011

INHOUDSOPGAVE

DANKWOORD.......................................................................................................................9

INLEIDING...........................................................................................................................11

LIJST VAN BRONNEN, WERKEN EN WEBSITES.......................................................13

BRONNEN..............................................................................................................................13WERKEN...............................................................................................................................13WEBSITES..............................................................................................................................13

HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER..............................................................15

NAAM...................................................................................................................................15GESCHIEDENIS........................................................................................................................15BEVOEGDHEDEN......................................................................................................................15ORGANISATIE EN WERKING........................................................................................................17

ORGANOGRAM .................................................................................................................20

VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEF..................................................21

PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK.....................................................................21ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING...........................................................................................21BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSE ARCHIEFREEKSEN..................................................................24SELECTIEPOLITIEK...................................................................................................................25

5

De Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders ─ Selectielijst

6

WOORD VOORAF

De Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders (hierna de Commissie) onderzoekt de aanvragen voor financiële bijstand van slachtoffers van een opzettelijke gewelddaad en van personen die vrijwillig hulp bieden aan slachtoffers of hun naasten. Zij oordeelt zowel over de opportuniteit van de toekenning van een hulp als over het bedrag ervan.

Sedert begin 1987 accumuleert de Commissie het ene nieuwe verzoekschrift na het andere – toen nog gemiddeld 2 à 3 per maand, thans gemiddeld 4 dossiers per dag!

De Commissie wenst te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen in het kader van de Archiefwet, hetzij door overbrenging van de afgesloten dossiers naar het Rijksarchief, hetzij door een (wettelijk geregelde) vernietiging ervan. Om deze reden werd in oktober 2010 contact opgenomen met het Rijksarchief, teneinde selectiecriteria vast te leggen voor een archiefbeheer dat én voldoet aan de wettelijke voorwaarden én meer gerationaliseerd verloopt.

Mevrouw Kathleen Devolder, verbonden aan het Rijksarchief, reageerde prompt op dit verzoek en zij legde nog vóór het kerstverlof van 2010 twee bezoeken af bij de Commissie. De samenwerking met het secretariaat bij het opstellen van de selectiecriteria werd als constructief ervaren. Binnen hetzelfde tijdsbestek slaagde mevrouw Devolder er ook in om het volledig ontwerp van selectielijst (inclusief inleiding, bronvermelding, historisch en organiek kader,…) op te stellen.

Ik zou dan ook dit voorwoord willen benutten om in de eerste plaats mijn welgemeende dank te willen uitdrukken aan mevrouw Devolder voor de kwaliteit van het gepresteerde werk en de inzet. Tevens dank ik de heer Velle, algemeen rijksarchivaris en mevrouw Depoortere, hoofd van de afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van het Rijksarchief, voor hun begeleiding bij dit project. Tot slot gaat ook mijn dank uit naar de heren Verhoeven en Van Beurden van het secretariaat van de Commissie zonder wiens initiatief er heden van een selectielijst nog geen sprake zou zijn geweest.

L.-H. Oldenhove de Guertechin,Voorzitter van de Commissie

Februari 2011

7

De Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders ─ Selectielijst

8

DANKWOORD

Volgend op de vriendelijke woorden van dhr. L.-H. Oldenhove de Guertechin in het Woord Vooraf, wil ik op mijn beurt de voorzitter van de Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders danken voor het warm onthaal dat mij in deze administratie te beurt viel.

Bij het opstellen van deze selectielijst kon ik rekenen op de bereidwillige hulp en medewerking van dhr. Philip Verhoeven en van dhr. Ben Van Beurden, respectievelijk diensthoofd en plaatsvervangend secretaris van de Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders. Zij gaven mij tekst en uitleg over de organisatie en de werking van de Commissie, leidden mij in de administratie rond en hielpen me bij het in kaart brengen van de diverse archiefreeksen. Mijn bijzondere dank gaat uit naar dhr. Ben Van Beurden voor diens constructieve bijdrage bij het uitwerken van de selectiecriteria voor de meest omvangrijke archiefreeks van de Commissie, de verzoekschriftdossiers.

Kathleen DevolderFebruari 2011

9

De Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders ─ Selectielijst

10

INLEIDING

1. Doel en structuur van een archiefselectielijst

Overheidsarchieven zijn belangrijk. In de eerste plaats moeten overheidsorganen door middel van hun archieven aan politiek en burger verantwoording kunnen afleggen over hun handelen. In de tweede plaats draagt een zorgvuldig archiefbeheer bij aan een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering van elk overheidsorgaan. Een goede informatievoorziening is een voorwaarde voor een goed functionerende overheid. In de derde plaats zijn overheidsarchieven historisch waardevol. Ze vormen onderdeel van ons nationaal cultureel erfgoed. Juist omwille van het erfgoedbelang bepaalt artikel 5 van de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd bij wet van 6 mei 20091, dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder de toestemming van de algemeen rijksarchivaris of van zijn gemachtigden. Het is echter weinig praktisch om voor de vernietiging van eender welk document telkens opnieuw de toestemming van de algemeen rijksarchivaris te moeten vragen. De oplossing is een door het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën goedgekeurde archiefselectielijst. Deze biedt een systematisch overzicht van alle archiefproducten waarvoor de archiefvormer verantwoordelijk is. Het kan daarbij zowel gaan om gelijksoortige archiefproducten (bijvoorbeeld een serie personeelsdossiers) als om losse verzamelingen van stukken over een bepaald onderwerp (bijvoorbeeld stukken betreffende het materieel beheer). Bij elk archiefproduct worden de uiterste data vermeld, de administratieve bewaartermijn en de definitieve bestemming. Er wordt met andere woorden aangeduid welke documenten in aanmerking komen voor permanente bewaring en welke documenten vernietigd mogen worden wanneer ze hun administratief nut volledig verloren hebben en hun juridische bewaartermijn verstreken is.

De archiefselectielijst is bedoeld om de archiefvormer te helpen. Het is een basisinstrument voor een goed archiefbeheer en voor een efficiënt records management. Aangezien de archiefvormer al in een heel vroeg stadium van de archiefvorming – in feite zelfs nog vóór het ontstaan van de archiefdocumenten – weet welke reeksen voor permanente bewaring in aanmerking zullen komen, kan hij de voor archivering beschikbare menselijke en financiële middelen gerichter inzetten. Bovendien kan hij op basis van de archiefselectielijst overgaan tot de organisatie van periodieke vernietigingen. Op die manier wordt archiefruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat belangrijke documenten verloren gaan.

2. Hoe gaat u concreet te werk?

Eens de administratieve bewaartermijn van een archiefreeks verstreken is, heeft het in principe geen zin meer om de stukken zelf nog verder te bewaren.

Indien de definitieve bestemming vernietigen is, mag u tot de fysieke vernietiging overgaan. Vernietigen is het zodanig bewerken van informatiedragers dat de informatie die erop is vastgelegd op geen enkele wijze kan worden gereconstrueerd. Dit impliceert dus de versnippering of verbranding van papier, het verbrijzelen van optische schijven en het demagnetiseren (dus niet alleen het wissen met de delete-toets) van elektromagnetische informatiedragers zoals banden, diskettes en harde schijven. De te vernietigen archiefstukken mogen nooit zomaar worden meegegeven met het oud papier of met het gewone huisvuil. Zij bevatten vaak vertrouwelijke gegevens. Men moet de stukken versnipperen, met de hand of

1 Belgisch Staatsblad, 12.08.1955 en 19.05.2009. In 2010 werden 2 uitvoeringsbesluiten gepubliceerd, nl. het KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 en het KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 1, 5 en 6bis (Belgisch Staatsblad, 23.09.2010).

11

met behulp van een papiervernietiger. Voor de vernietiging van grote hoeveelheden archief kan men beroep doen op een gespecialiseerde firma die na de vernietiging een attest aflevert.U dient wel het Rijksarchief minstens één maand op voorhand op de hoogte te brengen, met vermelding van de aard van de stukken en de uiterste data. Wanneer het Rijksarchief niet reageert binnen de termijn van 20 dagen na ontvangst van de brief, houdt dit een stilzwijgende toestemming tot vernietiging in.

Indien de definitieve bestemming bewaren is, moeten de bescheiden permanent bewaard blijven. Dit kan eventueel door de administratie zelf gebeuren, maar deze moet er dan wel voor zorgen dat de documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat bewaard worden. U kunt de documenten ook overdragen aan het Rijksarchief waar ze, mits inachtneming van de regels inzake privacy, raadpleegbaar zijn voor onderzoekers en voor de rechts- en bewijszoekende burger. We willen benadrukken dat u niet alleen moet instaan voor de bewaring van uw papieren archiefbescheiden, maar dat u ook de leesbaarheid van uw digitale bestanden op lange termijn moet kunnen garanderen. Het Rijksarchief heeft richtlijnen opgemaakt voor het duurzaam bewaren van digitale bestanden (e-mailarchivering en archivering van digitale kantoordocumenten).2 Andere richtlijnen – inzake de archivering van websites bijvoorbeeld – zijn in voorbereiding.

3. De totstandkoming van deze archiefselectielijst

In november 2010 nam dhr. Ben Van Beurden van de Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders contact op met het Algemeen Rijksarchief. De Commissie die geconfronteerd wordt met een jaarlijks toenemend aantal dossiers – het aantal verzoekschriften steeg van 54 in 1988 tot 1235 in 2009! – was vragende partij voor de opmaak van een selectielijst omdat ze beseft dat een meer gerationaliseerd archiefbeheer zal leiden tot plaats- en tijdswinst:

- het selecteren van de statische archieven zal schapruimte vrijmaken;- het schonen van dossiers en het verpakken in zuurvrije dozen zal in de toekomst

beperkt kunnen blijven tot de dossiers bestemd voor permanente bewaring.

Afdeling 1 van het Rijksarchief ging graag in op de vraag van de Commissie voor financiële hulp en stelde met de medewerking van de administratie onderhavige selectielijst op. Bedoeling is dat deze in de loop van de volgende jaren up-to-date wordt gehouden. Een archiefselectielijst is een momentopname. Indien nieuwe series ontstaan of bestaande series stopgezet worden, bijvoorbeeld ten gevolge van gewijzigde bevoegdheden van de archiefvormer, moet de lijst gewijzigd worden, uiteraard in overleg met het Rijksarchief.

2 S. SOYEZ, Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van kantoordocumenten. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009 en S. SOYEZ, Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van e-mails. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009.

12

LIJST VAN BRONNEN, WERKEN EN WEBSITES

BRONNEN

Commissie voor hulp aan de slachtoffers van opzettelijke gewelddaden. Verslag over de werkzaamheden (2000-2001), Brussel, FOD Justitie, s.d.

Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders. Verslag over de werkzaamheden (2002-2004), Brussel, FOD Justitie, s.d.

Commissie voor financiële hulp aan de slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders. Verslag over de werkzaamheden (2005-2009), Brussel, FOD Justitie, s.d.

Financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders , Brussel, FOD Justitie, s.d. [Brochure]

Jaarverslagen van de FOD Justitie, Brussel, FOD Justitie, 2004-2009.

P. VERHOEVEN, Financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan occasionele redders. Een beknopt overzicht, september 2010. [PowerPoint presentatie]

WERKEN

H. COPPENS, Archiefterminologie (AT2), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004.

Financiële hulp van de Staat aan de slachtoffers van opzettelijke gewelddaden. Verslag van het Rekenhof aan de Kamers van Volksvertegenwoordigers, Brussel, Rekenhof, september 2000.

Opvolging van de audit van de financiële hulp van de Staat aan de slachtoffers van opzettelijke gewelddaden. Verslag van het Rekenhof aan de Kamers van Volksvertegenwoordigers, Brussel, Rekenhof, december 2002.

WEBSITES

http://www.ccrek.be (website van het Rekenhof).

http://ec.europa.eu/civiljustice (website van de Europese Unie).

http://www.just.fgov.be (website van de FOD Justitie).

http://www.raadvst-consetat.be (website van de Raad van State).

13

De Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders ─ Selectielijst

14

HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER

NAAMCommissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders.

De Commissie is gehuisvest in de Hallepoortlaan 5-8, 1060 Brussel. Het postadres van de administratie is Waterloolaan 115, 1000 Brussel

GESCHIEDENISSinds de wet van 1 augustus 1985 houdende fiscale en andere bepalingen 3 kunnen personen die ten gevolge van een opzettelijke gewelddaad ernstige lichamelijke of gezondheidsletsels opliepen, de staat onder bepaalde voorwaarden om financiële hulp vragen. Indien de dader onbekend of insolvabel is en indien het slachtoffer langs een andere weg geen adequate schadevergoeding heeft (of zal) kunnen bekomen, kan een tussenkomst van de staat in de geleden schade gevraagd worden. De geboden hulp berust op het idee dat de collectiviteit solidair moet instaan voor het milderen van schade die aan opzettelijke gewelddaden te wijten is.4

Dezelfde wet richtte binnen de begroting van de FOD Justitie het bijzonder Fonds tot hulp aan de slachtoffers van opzettelijke gewelddaden op,5 evenals de Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden6, een administratief rechtscollege dat uitspraak doet over de verzoekschriften en het bedrag van de hulp bepaalt. De Commissie ressorteert onder de minister van Justitie. Haar werkings- en de secretariaatskosten vallen ten laste van de begroting van de FOD Justitie.

De Commissie vatte haar werkzaamheden begin 1987 aan, na publicatie van het uitvoeringsbesluit van 18 december 1986.7 De eerste beslissingen van de Commissie dateren van april 1988. Ten gevolge van de programmawet van 27 december 20048 werd de bevoegdheid van de Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden uitgebreid tot de occasionele redders, dit zijn personen die schade hebben geleden door hulp te bieden aan een slachtoffer van een opzettelijke gewelddaad of aan een persoon wiens leven in gevaar was.

BEVOEGDHEDENDe Commissie onderzoekt de aanvragen voor financiële bijstand. De financiële hulp kan krachtens art. 31 van de wet van 1 augustus 1985 houdende fiscale en andere bepalingen, toegekend worden aan:

3 Wet van 1 augustus 1985 houdende fiscale en andere bepalingen (Belgisch Staatsblad, 06.08.1985), zoals herhaaldelijk gewijzigd, laatst bij de wet van 30 december 2009 (Belgisch Staatsblad, 15.01.2010).4 Financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders , Brussel, FOD Justitie, s.d., p. 4. [Brochure]5 Artikel 28.6 Artikel 30.7 Belgisch Staatsblad, 20.02.1987.8 Programmawet van 27 december 2004 (Belgisch Staatsblad, 31.12.2004).

15

1. personen die ernstige lichamelijke of psychische schade hebben ondervonden als rechtstreeks gevolg van een opzettelijke9 gewelddaad (m.a.w. de rechtstreekse slachtoffers);

2. de verwanten van een slachtoffer. Wanneer het slachtoffer door een opzettelijke gewelddaad overlijdt, komt de familie tot en met de tweede graad (ouders, kinderen, broers en zussen, grootouders en kleinkinderen) of de personen die in duurzaam gezinsverband met het slachtoffers samenleefden, in aanmerking voor financiële hulp;

3. de ouders of de personen die het slachtoffer onderhouden dat minderjarig is op het ogenblik van een opzettelijke gewelddaad;

4. familie tot en met de tweede graad van een slachtoffer dat sinds meer dan een jaar vermist is. De vermissing moet naar alle waarschijnlijkheid te wijten zijn aan de opzettelijke gewelddaad. Hetzelfde geldt voor de personen die in duurzaam gezinsverband met het slachtoffer samenleefden;

5. occasionele redders. Het gaat om mensen die vrijwillig reddend optreden, buiten het kader van een professionele hulpdienst of een vereniging die hulp en bijstand verleent;

6. familieleden tot de tweede graad van occasionele redders (in geval van overlijden).

De Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders kan drie soorten hulp toekennen:10

1. de noodhulp, toegekend zonder de afloop van het vooronderzoek en de gerechtelijke procedure af te wachten. Deze mogelijkheid geldt wanneer een vertraging bij de toekenning van de hulp een aanzienlijk nadeel zou berokkenen aan de verzoeker, bijvoorbeeld wanneer hij over een bescheiden inkomen beschikt en door de gewelddaad met aanzienlijke medische kosten geconfronteerd wordt. Noodhulp geldt voor schade boven de 500 euro en is gelimiteerd tot een bedrag van 15 000 euro.

2. de hoofdhulp, d.i. het bedrag dat de Commissie als financiële tegemoetkoming voor de geleden schade kan toekennen. De hoofdhulp die aan een slachtoffer of zijn verwant kan worden toegekend, bedraagt maximaal 62 000 euro. De overgrote meerderheid van de verzoekschriftdossiers die de Commissie behandelt, zijn hoofdhulpdossiers (93% in 2009 en 92 % in 2010).11

3. de aanvullende hulp, die kan worden toegekend wanneer het nadeel kennelijk toeneemt na de toekenning van de hoofdhulp. De verzoekschriften aanvullende hulp zijn eerder uitzonderlijk: ze maken slechts 0,4 % uit van de verzoekschriftdossiers van 2009 en 0,2 % van de dossiers van 2010.12

De Commissie gaat in de eerste plaats na of aan de wettelijke voorwaarden – de voorwaarden opgesomd in art. 31bis van de wet van 1 augustus 1985 houdende fiscale en andere bepalingen – is voldaan. Is dit het geval, dan oordeelt zij over de toekenning en de omvang van de hulp.

De Commissie houdt rekening met: het gedrag van de verzoeker of van het slachtoffer indien dit gedrag rechtstreeks of

onrechtstreeks heeft bijgedragen tot het ontstaan van de schade of de toename ervan;9 Het gaat om opzettelijk geweld. Misdrijven uit nalatigheid of onvoorzichtigheid (zoals de meeste verkeersovertredingen) en vermogensdelicten (zoals diefstal zonder geweld of bedreiging) zijn uitgesloten.10 Financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders. Brochure uitgegeven door de FOD Justitie, s.d., p. 6.11 P. VERHOEVEN, Financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan occasionele redders. Een beknopt overzicht, september 2010. [PowerPoint]12 P. VERHOEVEN, Financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan occasionele redders. Een beknopt overzicht, september 2010. [PowerPoint]

16

de eventuele onderlinge relatie tussen de verzoeker of het slachtoffer en de dader.

De Commissie kan de stukken of inlichtingen opvragen die ze nuttig acht. Zo kan ze bij het parket het afgesloten strafdossier opvragen of inlichtingen inwinnen over de professionele, financiële en sociale toestand van de verzoeker en de dader. Ze kan de Gerechtelijke Geneeskundige Dienst (Medex/FOD Volksgezondheid) de opdracht geven om het slachtoffer te onderzoeken en duur en het percentage van de invaliditeit vast te stellen.13

De Commissie kan geen strafonderzoek voeren want dit behoort niet tot haar bevoegdheid. Ze moet zich schikken naar de definitieve beslissing op strafgebied. Zo kan ze bij vrijspraak niet oordelen dat de tegenpartij toch schuldig zou zijn. De beslissing van de rechter over de vordering tot schadevergoeding is niet bindend voor de Commissie, maar zal doorgaans als uitgangspunt genomen worden. 14

De Commissie verleent ten slotte ook bijstand aan slachtoffers van feiten gepleegd in het buitenland. Indien de opzettelijke gewelddaad zich op het grondgebied van een andere lidstaat van de Europese Unie heeft voorgedaan en indien het slachtoffer meestal in België verblijft, kan de Commissie hem bijstaan in zijn vraag om een vergoeding bij de bevoegde overheid. Het secretariaat verstrekt “essentiële informatie betreffende de mogelijkheden om een schadeloosstelling aan te vragen in de lidstaat waar de daad werd gepleegd”15 en zorgt voor de noodzakelijke aanvraagformulieren. Het slachtoffer krijgt indien gewenst informatie over de manier waarop het verzoekschrift moet worden ingevuld en over de vereiste bewijsstukken.16

ORGANISATIE EN WERKING

De Commissie is ingedeeld in 6 kamers.17 Elke kamer bestaat uit drie personen: een magistraat die de kamer voorzit, een advocaat en een ambtenaar van de FOD Financiën of van de FOD Volksgezondheid, of andere personen die werden gekozen wegens hun ‘bijzondere bekwaamheid’. De helft van de leden van de Commissie behoort tot de Nederlandse taalrol, de andere helft tot de Franse taalrol. De voorzitter van de Commissie moet het bewijs leveren van de kennis van het Nederlands en het Frans, overeenkomstig de wet van 15 juni 1935 op het gebruik der talen in gerechtszaken. Voor alle leden wordt een plaatsvervanger aangeduid. De voorzitter, de leden en de plaatsvervangers worden door de koning aangewezen voor een mandaat van 6 jaar dat vernieuwbaar is. De titularis mag wel de leeftijd van 70 jaar niet overschrijden.18

De Commissie wordt bijgestaan door een secretariaat, bestaande uit veertien personen; de helft Nederlandstaligen en de helft Franstaligen. Het secretariaat staat in voor de ontvangst van de verzoekschriften en voor het dossierbeheer. Het KB van 18 december 198619 belastte het secretariaat ook met een informatieopdracht. Het moet de personen die daarom verzoeken, inlichtingen verstrekken over de algemene voorwaarden voor de toekenning van de bijstand en over het verloop van de procedure.13 Financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders. Brochure uitgegeven door de FOD Justitie, s.d., p. 9.14 Ibid., p. 9.15 Wet van 13 januari 2006 (Belgisch Staatsblad, 31.01.2006).16 De lijst van de beslissende en bijstandverlenende overheden of instanties kan geraadpleegd worden op de website van de Europese Unie: http://ec.europa.eu/civiljustice, rubriek ‘Schadeloosstelling van slachtoffers van misdrijven’.17 Een aantal kamers hebben dubbele zetels waardoor er feitelijk meer kamers zijn.18 Wet van 1 augustus 1985 (gecoördineerde versie). Huishoudelijk reglement van de Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders van 20 maart 2006 ( Belgisch Staatsblad, 09.02.2007).19 Koninklijk besluit van 18 december 1986 betreffende de Commissie voor hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden (Belgisch Staatsblad, 20.02.1987).

17

De werking van de Commissie en de voor de Commissie te voeren procedure is gedetailleerd beschreven in het KB van 18 december 1986 betreffende de Commissie voor hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en in het huishoudelijk reglement van de Commissie.20

Verzoekschriften worden bij het secretariaat van de Commissie neergelegd of per aangetekende brief toegestuurd.21 De verzoekschriften dienen vergezeld te zijn van ‘alle nodige en dienstige stukken’. Van deze stukken wordt een inventaris opgemaakt.22 De aanvragen worden ingeschreven op de algemene rol op de datum en in volgorde van ontvangst op het secretariaat. Zij worden ook opgenomen in het computerbestand.

De voorzitter van de Commissie wijst het dossier vervolgens toe aan één van de kamers op grond van de taal waarin het is opgesteld. De toewijzing verloopt volgens een beurtrol tussen de diverse kamers. In uitzonderlijke gevallen kan de voorzitter een zaak naar de verenigde kamers verwijzen.23 Het verzoekschrift wordt daarop ingeschreven op de bijzondere rol van de betrokken kamer. De voorzitter van de kamer wijst een verslaggever aan die het dossier onderzoekt, aanvult en een verslag opstelt. Het verslag omvat een beknopte weergave van de feitelijke gegevens en de genomen rechterlijke beslissingen. Het geeft eventueel aan welke gegevens nog ontbreken en welke wettelijke voorwaarden (nog) niet vervuld lijken te zijn. Het secretariaat maakt het dossier met inbegrip van het verslag, over aan de minister van Justitie. De (afgevaardigde van de) minister waakt over een correcte toepassing van de wettelijke voorwaarden. Hij beschikt over een termijn van dertig dagen om een advies in twee exemplaren uit te brengen en het dossier terug over te maken aan het secretariaat. Het secretariaat maakt vervolgens het verslag en het eventuele advies van de minister over aan de verzoeker of zijn advocaat. Ook zij beschikken over een termijn van dertig dagen om schriftelijk te reageren en, indien nodig, het dossier aan te vullen.

De kamers zijn zelf verantwoordelijk voor het organiseren van hun zittingen: aantal, dag en uur. De secretaris van de kamer bepaalt de zaken die opgeroepen worden. Hierbij wordt rekening gehouden met de aard van de zaak (voor de toekenning van noodhulp bijvoorbeeld gelden strikte termijnen), de staat van de zaak (zaken die al langer klaar zijn krijgen voorrang), de vertegenwoordiging en bijstand (indien een raadsman in twee verschillende zaken optreedt, worden deze in de mate van het mogelijke op eenzelfde dag opgeroepen). De zittingen zijn openbaar, behalve indien de verzoeker de behandeling met gesloten deuren vraagt. De aanwezigheid van de verzoeker is niet verplicht. De Commissie hoort hem enkel indien hij daar schriftelijk om gevraagd heeft of indien de Commissie dit noodzakelijk acht. De verzoeker kan zich laten bijstaan of vertegenwoordigen door een advocaat.

Indien de verzoeker of zijn advocaat aanwezig is op de zitting, overloopt de voorzitter van de kamer of de verslaggever de voornaamste elementen van de zaak. De verzoekers en hun advocaten kunnen mondelinge opmerkingen voordragen. De voorzitter van de kamer verklaart daarna de debatten voor gesloten en stelt de zaak in beraad. Het beraad van de kamer is geheim. De beslissing van de Commissie, ondertekend door de voorzitter van de kamer en door de secretaris, wordt binnen de acht dagen na de uitspraak aan de partijen per post bekendgemaakt. Zij is van rechtswege uitvoerbaar. Houdt de beslissing van de

20 Huishoudelijk reglement van de Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders, 20 maart 2006 (Belgisch Staatsblad, 09.02.2007).21 Bij het secretariaat kunnen voorgedrukte aanvraagformulieren bekomen worden. 22 Opgemaakt door diegene die de stukken afgeeft, of, bij zijn ontstentenis, door de secretaris of de beambte die de stukken in ontvangst neemt (art. 6 van het huishoudelijk reglement).23 “Indien de voorzitter van de Commissie van oordeel is dat, om de eenheid van de rechtspraak te verzekeren, een zaak in verenigde kamers moet worden behandeld, wordt de zaak naar de verenigde kamers verwezen.” Huishoudelijk reglement van 20 maart 2006 (Belgisch Staatsblad, 09.02.2007).

18

Commissie de toekenning van een hulp in, dan zal bij de betekening ervan een rekeningnummer gevraagd worden waarop het toegekende hulpbedrag mag worden gestort.

De Commissie staat zelf in voor de vereffening van dit bedrag. Door de wet van 1 augustus 1985 werd binnen de begroting van de FOD Justitie een bijzonder Fonds tot hulp aan de slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders opgericht. Dit Fonds wordt gespijsd door de bijdragen van veroordeelden tot een criminele of correctionele hoofdstraf. Boven op de uitgesproken straf moet de veroordeelde 137,5 euro in het fonds voor slachtofferhulp storten. De invordering van deze bedragen gebeurt door de FOD Financiën, volgens de regels van toepassing op de invordering van de strafrechtelijke geldboeten. De ingevorderde sommen worden driemaandelijks overgemaakt aan het Fonds.

Tegen de beslissing van de Commissie is binnen de dertig dagen een cassatieberoep mogelijk bij de Raad van State. De griffie van de Raad van State vraagt in dat geval aan de Commissie een kopie van het dossier (papier) en van de beslissing (pdf). Indien de Raad van State beslist dat het cassatieberoep toelaatbaar is, wordt door de FOD Justitie een advocaat aangesteld. Aan de Commissie wordt opnieuw een kopie van het dossier gevraagd. Besluit de Raad van State uiteindelijk om de beslissing van de Commissie te vernietigen, dan dient dit arrest bijgeschreven te worden in het dossier van de verzoek(st)er en dan wordt de zaak verwezen naar een uit andere leden samengestelde kamer van de Commissie.24

24 De beschikkingen inzake toelaatbaarheid van een cassatieberoep en de arresten zijn raadpleegbaar op de website van de Raad van State (http://www.raadvst-consetat.be).

19

ORGANOGRAM25

25 Organogram aangeleverd door de administratie.

20

Nederlandstalig Franstalig

secretariaat(permanent)

commissieleden(niet permanent)

commissievoorzitter

COMMISSIE VOOR FINANCIELE HULP AAN SLACHTOFFERS VAN OPZETTELIJKE GEWELDDADEN EN AAN OCCASIONELE REDDERS

VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEF

PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK

Archiefstukken

De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren in principe niet tot het archief.

Archiefreeksen

De archiefstukken vormen reeksen, m.a.w. groepen van documenten of dossiers die onder één noemer worden gebracht omdat ze een gemeenschappelijk element hebben, doorgaans van formele aard, en gerangschikt worden op basis van eenzelfde chronologisch, alfabetisch, numeriek of alfanumeriek criterium. Voorbeelden zijn de agenda’s van de briefwisseling, de ontvangen brieven, de personeelsdossiers, de dossiers die door een dienst in het kader van één van zijn specifieke competenties behandeld zijn en telkens over een zaak handelen, enz.

Archiefvormers

De organisatie, persoon of groep personen die, in uitoefening van haar of zijn functies of activiteiten, archief tot stand brengt of tot stand heeft gebracht: in dit geval de instellingen van openbaar nut.

ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING

De Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders heeft sinds haar ontstaan, een twintigtal jaar geleden, een aanzienlijk archiefbestand opgebouwd. De administratie bewaart ca. 500 strekkende meter archief. Het bestand heeft een uitgesproken homogeen karakter. De Commissie maakt slechts een beperkt aantal archiefseries aan en één ervan – de verzoekschriftdossiers – vertegenwoordigt meer dan 95 % van het archiefbestand.

Het aantal hulpaanvragen ingediend bij de Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders neemt jaar na jaar toe. Onderstaande tabel geeft een overzicht van het aantal ingediende verzoekschriften (lees: het aantal geopende dossiers). Ter informatie werden ook enkele andere gegevens (het aantal beslissingen uitgesproken door de Commissie, de toegekende bedragen en het aantal beroepen ingesteld tegen de beslissingen van de Commissie) opgenomen.26

26 Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders. Verslag over de werkzaamheden (2002-2004), Brussel, FOD Justitie, s.d., p. 425-427. Federale Overheidsdienst Justitie. Jaarverslag 2009, Brussel, FOD Justitie, s.d., p. 124.

21

Jaartal Verzoekschriften Beslissingen Toegekende bedragen

(miljoen euro)

Beroepen

1987 261988 54 23 0,021989 67 32 0,141990 77 43 0,30 11991 92 68 0,331992 108 88 0,72 41993 138 92 0,79 11994 193 144 1,331995 195 121 1,23 21996 269 158 1,50 21997 391 125 1,291998 873 192 2,38 21999 715 530 4,18 82000 740 732 6,31 52001 645 541 5,17 42002 804 762 7,77 42003 900 994 10,58 142004 1298 1095 10,94 52005 1191 1176 10,60 172006 1312 1262 10,56 122007 1202 1520 12,57 82008 1237 1343 10,30 102009 1235 1164 9,38 3

De verzoekschriftdossiers worden op drie verschillende plaatsen bewaard. De oudste dossiers worden in de kelder bewaard (ca. 360 meter). Dossiers ingeleid en afgehandeld gedurende de laatste vier jaar (ca. 75 meter) worden om praktische redenen (gemakkelijker toegankelijkheid) opgeslagen in een archiefruimte die zich tussen de kantoren van het secretariaat bevindt. Jaarlijks wordt de oudste jaargang naar de kelder overgebracht om plaats te maken voor nieuwe dossiers. Dossiers die nog in behandeling zijn bevinden zich in de kantoren van de dossierbeheerders. De reeks verzoekschriftdossiers is intact sinds het ontstaan van de Commissie: tot nog toe werden geen dossiers vernietigd en/of overgedragen aan het Rijksarchief.

De archiefkelder biedt een nette en goed onderhouden indruk. De oudste dossiers zijn geschoond en verpakt in zuurvrije archiefdozen. Recentere dossiers zijn opgeborgen in hangmappen in metalen rekken. Ze zijn geordend op volgnummer. In de jaren 1988-1996 werden de dossiers doorlopend genummerd van 1 tot en met 1219. Sinds 1997 wordt de nummering elk jaar opnieuw herbegonnen. Aan de dossiers wordt een code toegekend die verwijst naar het jaartal waarin het verzoek werd ingediend én naar de volgorde waarin de verzoeken werden geregistreerd.

Enkele voorbeelden:97001: het eerste verzoek ingediend in 1997.99002: het tweede verzoek ingediend in 1999.MM100: het honderdste verzoek ingediend in 2000.M3010: het tiende verzoek ingediend in 2003.

Via een bijkomende code (een A, B of O voor de M) wordt onderscheid gemaakt tussen:

22

- dossiers waarin de Commissie optreedt als assistentieverlenende overheid (een verzoekschrift van een Belg die het slachtoffer is van feiten gepleegd in een andere Europese lidstaat): AM-dossiers

- dossiers waarin de Commissie optreedt als beslissende overheid (een verzoekschrift van een Europese burger die het slachtoffer is van feiten gepleegd op Belgisch grondgebied): BM-dossiers

- dossiers van verzoekschriften van occasionele redders: OM-dossiers.

De dossiers worden ontsloten door een databank (“db5”). Deze werd opgestart in 1997. Ze bevat de gegevens van alle verzoekschriften ingediend sinds 1997, evenals data met betrekking tot de periode 1987-19 december 1994. Gegevens met betrekking tot de verzoekschriften ingediend in de jaren 1995-1996 werden (nog) niet ingevoerd in de databank. Deze dossiers zijn enkel toegankelijk via een steekkaartensysteem (op naam van het slachtoffer) en via de algemene en bijzondere rollen. De databank bevat voorts alle beslissingen van de Commissie (ook die van 1995-1996).

BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSE ARCHIEFREEKSEN

We wezen in de voorgaande paragrafen reeds op de aanwezigheid van één, zeer omvangrijke archiefreeks: de verzoekschriftdossiers. De samenstelling van deze dossiers weerspiegelt het verloop van de procedure. De dossiers bevatten:

een inventaris van de stukken het verzoekschrift en de bijlagen de ontvangstmelding de toewijzing van de verslaggever het ontwerp verslag van de verslaggever het verslag stukken betreffende het overmaken van het verslag aan de minister van justitie het advies van de minister van justitie de betekening van het verslag en het ev. advies van de minister aan de verzoeker of

zijn advocaat de schriftelijke reactie van de verzoeker of zijn advocaat stukken betreffende onderzoeksverrichtingen (bevelschriften, aangetekende brieven,

verslagen van de deskundigen, kopie van het strafdossier enz.) de uitnodiging voor de zitting het zittingsblad. De secretaris stelt op elke zitting, voor elke zaak, een zittingsblad op

dat nadien bij het dossier wordt gevoegd. Dit blad vermeldt: 1° de referentie van het dossier; 2° de identiteit van de verzoekende partij; 3° de naam en de hoedanigheid van de voorzitter, de leden en de secretaris die aanwezig waren; 4° of de verzoekende partij verschenen is, en in voorkomend geval, de identiteit en de hoedanigheid van de personen die haar bijgestaan of vertegenwoordigd hebben; 5° of memories, nota’s of stukken werden ingediend; 6° de identiteit van andere personen die zouden opgeroepen of gehoord geworden zijn door de kamer en, in voorkomend geval, de verklaring van deze personen; 7° de aard van de getroffen beslissing. Het zittingsblad wordt door de voorzitter en de secretaris ondertekend.27

een kopie van de beslissing de betekening van de beslissing aan de verzoeker of zijn advocaat het rekeningnummer van de verzoeker de betalingsopdracht een schrijven aan de FOD Financiën (m.b.t. de invordering).

27 Artikel 19 van het huishoudelijk reglement van de Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders. Belgisch Staatsblad, 09.02.2007.

23

Op de kaften van de dossiers worden de sleutelgegevens opgetekend.

De verzoekschriftdossiers werden aanvankelijk ontsloten door een steekkaartensysteem op naam van de verzoekers. In 1997 werd overgeschakeld op een access databank. In de databank worden alle relevante gegevens met betrekking tot de dossiers ingevoerd (persoonsgegevens van de verzoekers en/of de slachtoffers, contactgegevens van de advocaten, omschrijving van de feiten, gegevens over de zitting, de beslissing28, de betaling, de invordering…), maar ook persoonsgegevens over de commissieleden, gegevens betreffende de zittingen van de kamers enz. Er zijn uitgebreide zoekmogelijkheden. Zoals op p. 19 vermeld werd, ontbreken in deze databank de gegevens met betrekking tot de verzoekschriften ingediend in 1995 en 1996. De beslissingen van de Commissie vormen een andere belangrijke archiefserie. De meest relevante beslissingen kunnen geconsulteerd worden via het internet (http://www.just.fgov.be/index_nl.htm).29 De originele versies, ondertekend door de voorzitter en door de secretaris van de kamer en voorzien van een stempel, worden door het secretariaat in chronologische volgorde geklasseerd in ordners. Voor de periode 1988 tot nu betreft het circa 9 meter archief.

SELECTIEPOLITIEK

In de inleiding wezen we al op het belang van overheidsarchief. Voor een administratie is archief in de eerste plaats een instrument voor bedrijfsvoering. Ze ontvangt of creëert documenten tijdens de uitoefening van haar bevoegdheden. De documenten hebben een onmiddellijk doel: ze ondersteunen de eigen werking en dienen ter verantwoording van haar beslissingen en daden. Een goede informatiehuishouding is een must voor een efficiënte werking van elke administratie.

Archieven hebben naast deze administratieve waarde echter ook cultuurhistorische waarde: ze vormen het bronnenmateriaal voor de wetenschappelijke studie van de bestuurlijke instellingen en de samenleving, in het heden en in het verleden.

Het is de taak van het Rijksarchief om toezicht te houden op de bewaring in goede, geordende en toegankelijke staat van overheidsarchieven en om de archieven van openbare besturen en hoven en rechtbanken te verwerven en te bewaren, maar dit gebeurt slechts nadat deze archieven een grondige selectie ondergaan hebben. Archiefselectie en -vernietiging zijn noodzakelijk vanwege plaatsgebrek en vanwege de hoge financiële kosten voor conservering, maar vooral ook omwille van de toegankelijkheid van het archief. Door alle documenten te bewaren, verliest men zicht op wat relevant is. De selectieve vernietiging van minder belangrijke archiefbescheiden is van essentieel belang voor de beheersbaarheid en de toegankelijkheid van het archief. Ze stelt het Rijksarchief in staat om stukken met een permanente waarde op een verantwoorde wijze te bewaren en te ontsluiten.

Het bepalen van de definitieve bestemming van een archiefreeks – bewaren of vernietigen – gebeurt doorgaans op basis van inhoudelijke criteria. Documenten met een grote bewijs- of informatiewaarde (beleidsdocumenten zoals notulen van beslissingsorganen, of bescheiden die informatie over de werking in synthetische vorm weergeven zoals jaarverslagen en statistieken) komen in aanmerking voor permanente bewaring. Documenten die de neerslag vormen van routinematige, ondersteunende taken (zoals personeelsbeheer, financieel of materieel beheer) worden meestal aan een nadere selectie onderworpen of gewoonweg

28 Met link naar de Word documenten!29 Kies ‘Rechtspraak’ in ‘Rechtsbronnen’. Vul ‘Commissie voor hulp aan slachtoffers’ in bij ‘Jurisdictie’.

24

vernietigd. Bij de waardering van de informatie wordt ook rekening gehouden met het bewaarniveau30, met de ouderdom van de stukken en met de omvang van de reeksen.

Toegepast op het archief van het secretariaat van de Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occassionele redders, levert dit volgende ‘grote’ reeksen31 op die in aanmerking komen voor permanente bewaring en overdracht naar het Rijksarchief:

- de beslissingen van de Commissie;- de registers (algemene rol en bijzondere rollen);- de databank, die niet alleen alle essentiële gegevens van de verzoekschriftdossiers

bevat, maar ook informatie over de Commissie zelf (leden, zittingen….)

De ongeveer 14.000 verzoekschriftdossiers daarentegen, dienen na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn (15 jaar) niet integraal bewaard te blijven. Het volstaat een selectie van de dossiers over te brengen naar het Rijksarchief als getuigenis van de werking van de Commissie. Na overleg met de administratie werd besloten om jaarlijks 12 dossiers te weerhouden (één per maand). Aangezien de kans reëel is dat bij een systematische aselecte steekproef (telkens het eerste dossier van de maand bewaren bijvoorbeeld) alleen de hoofdhulpdossiers vertegenwoordigd zouden zijn, werden bijkomende criteria geformuleerd. De jaarlijkse selectie dient telkens als volgt samengesteld te zijn:

- 8 hoofdhulpdossiers- 1 noodhulpdossier- 1 dossier aanvullende hulp- 1 onontvankelijk dossier- 1 ongegrond dossier (afwijzing).

Daarnaast moeten ook de volgende dossiers voor permanente bewaring naar het Rijksarchief overgebracht worden: de verzoekschriftdossiers van

- de slachtoffers van de CCC en de Bende van Nijvel. De terreuraanslagen van de CCC en de bende waren van belang voor de totstandkoming van de Commissie in de jaren tachtig en lagen aan de basis van een aantal ontwikkelingen op wetgevend vlak (wijziging van de wet van 1 augustus 1985 door de wet van 23 juli 1991, 18 februari 1997, 8 juni 1998)32. In totaal werden 84 dossiers ingediend met betrekking tot de aanslagen van de Bende van Nijvel33

- de slachtoffers van Marc Dutroux. De zaak Dutroux lag aan de basis van belangrijke wijzigingen in de rechtspositie van het slachtoffer in België. De verzoekschriftdossiers zijn ook interessant omdat ze een beeld schetsen van het verloop van de dossiers nà het assisenproces (m.a.w. na afloop van de massale media-aandacht)

- de slachtoffers van Hans Van Temsche. Het dossier Oulematou Niangadou, de Malinese oppas van Luna die geen geldige verblijfsvergunning had toen ze vermoord werd, bracht een belangrijke wetswijziging voor de Commissie teweeg. Bij wet van 30 december 2009 werd de nationaliteitsvoorwaarde voor de verzoekers opgeheven.34

Sinds januari 2010 komen ook personen die illegaal op het grondgebied verblijven in aanmerking voor hulp

30 Het bewaarniveau wordt gedefinieerd als “het niveau of onderdeel van een organisatie, waar de archiefbescheiden in hoofdzaak zijn behandeld of waar de archiefbescheiden met bewijskracht naar buiten zijn gevormd, en waar bijgevolg de archiefbescheiden moeten bewaard worden”. H. COPPENS, Archiefterminologie (AT2), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004, p. 44.31 Voor een overzicht van alle archiefreeksen: zie de archiefselectielijst vanaf p. 23.32 Belgisch Staatsblad, 24.08.1991, 11.09.1997 en 31.07.1998.33 Jaarverslag FOD Justitie 2005, Brussel, FOD Justitie, p. 98-99.34 Wet van 30 december 2009 houdende diverse bepalingen betreffende justitie (II) (Belgisch Staatsblad, 15.01.201).

25

- de zaak Manhaeve (slachtoffer). Het betreft een dossier dat niet aan bod kwam in de media maar dat na een procedure via het Grondwettelijk Hof (arrest nr. 196/2006 van 13 december 2006) mee aan de basis lag van een wijziging aan de wet van 1 augustus 1985 door de wet van 30 december 2009. De wijziging laat de slachtoffers vrije keuze tussen een burgerlijke procedure voor de strafrechtbank en een burgerlijke procedure voor de burgerlijke rechtbank.

Dit lijstje zal in de toekomst ongetwijfeld nog aangroeien.

26