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Aprobaciones y Consultas Fecha y hora de creación 23/09/2014 07:20:00 a.m.

Guía de formación Aprobaciones y Consultas

Página ii

Índice Aprobaciones y Consultas ................................................................................................ 1

Introduccion ............................................................................................................................... 1

Aprobacion Informes de Gastos ............................................................................................... 2 EX004 Aprobación, Devolucion, Rechazo de Anticipo de Caja ............................................................ 2 EX004 Segunda Aprobación de Anticipo de Caja ................................................................................. 4 EX005 Aprobación, Devolucion, Rechazo de Informe de Gastos ......................................................... 7 EX005 Segunda Aprobación de Informe de Gastos ............................................................................. 11

Aprobación de Solicitudes de compras .................................................................................. 13 300.1 Aprobación de la Solicitud ......................................................................................................... 13 300.2 Aprobación de la Solicitud - Listado de Trabajo........................................................................ 18 300.3 Aprobación de la Solicitud - Correo Electrónico ....................................................................... 21 300.4 Rechazo de la Solicitud .............................................................................................................. 24 300.5 Manejar Solicitudes Aprobadas o Rechazadas ........................................................................... 28

Aprobacion Comprobantes de Cuentas a Pagar ................................................................... 31 AP016 Aprobación Comprobantes de Cuentas por Pagar .................................................................... 31

Consultas Actividades de Presupuesto ................................................................................... 36 KK009 Detalles de Presupuesto ........................................................................................................... 37 KK010 Consulta General de Presupuesto ............................................................................................ 79


Página 1

Aprobaciones y Consultas

Introduccion ¡Bienvenidos al curso de Aprobaciones y Consultas en Peoplesoft!

Este Manual de Capacitación representa una herramienta valiosa que le provee al usuario un

mejor entendimiento de los procesos funcionales dentro de la aplicación de eCompras, Cuentas a

Pagar, Gastos y Viajes y Control de Compromisos para la aprobacion de documentos y consultas

en PeopleSoft 9.1. Ha sido diseñado tomando en consideración las necesidades básicas del

usuario. Se utiliza un lenguaje sencillo, combinado con la mayor cantidad de gráficas posibles

para facilitar el entendimiento del material.

En el manual se enfatizan todas las funciones típicas del Módulo desde un punto de vista

funcional. Los procedimientos administrativos de la División o Área que utiliza el Módulo no son

discutidos en el manual y se establece que dichos procedimientos prevalecen sobre los discutidos

en esta Guía.

El manual incluye una gama de tópicos que envuelven posiblemente funcionalidades que no

aplican a un Área o División en particular, pero si podrían utilizarse en un futuro o se están

utilizando en alguna otra Área o División. El usuario deberá aclarar cualquier duda con su

supervisor inmediato sobre cualquier tópico que entienda no le corresponda, o por el contrario,

entienda que se debe utilizar en su Área.

Este le facilitará reforzar los conocimientos aprendidos haciendo ejercicios de práctica

individuales. El mismo también incluirá informes y consultas relacionados.

Temario del Curso / Plan de Estudios Este curso contiene las siguientes lecciones:

Aprobacion Informes de Gastos

Aprobacion de Solicitudes de Compras

Consultas Actividades de Presupuesto

Acerca de este Curso El curso de Aprobaciones y Consultas en Peoplesoft ha sido desarrollado para ser usado en forma

independiente o en conjunto con enseñanza en clase. Las siguientes convenciones se utilizan a lo

largo de este curso:

Nota: Esto indica una explicación relevante. Provee de consejos útiles para el participante.

Cursiva: Indica énfasis.

Negrita: Indica los valores de campos.

Subrayado: Indica definición de un campo o proceso.


Página 2

Aprobacion Informes de Gastos

EX004 Aprobación, Devolucion, Rechazo de Anticipo de Caja

Procedimiento

ROL: Jefe Directo (Supervisor) del empleado.

Según la configuración de pasos del flujo de aprobación, es de dos personas.

En este caso mostraremos la Primera aprobación.

Paso Acción

1. 1. Aprobacion de Anticipo de Caja.

Haga clic en el vínculo Lista Trabj.

2. Seleccione el Anticipo a aprobar.

Haga clic en el vínculo CAApproval, 48411, MEX00, 1900-01-01, N, 0,

ADVANCE_ID:0000004435 RDC:RA,1,A.

3. AL pie de pagina...

Haga clic en el botón Aprobar.

4. Haga clic en el botón Acep.


Página 3

Paso Acción

5. El Anticipo ha sido Aprobado!

6. 2. Devolucion de Anticipo de Caja.


7. Seleccione el Anticipo de Caja a devolver..



8. Es requerido ingresar comentarios.

Introduzca la información que desee en el campo. Introduzca "Los Gastos

contemplados no son los planeados para este Viaje".

9. Haga clic en el botón Devolver.


11. El Anticipo ha sido devuelto!!

12. 3. Rechazo de Anticipo de Caja.


13. Seleccione el Anticipo a rechazar...



14. Es requerido ingresar comentarios.

Introduzca la información que desee en el campo. Introduzca "Estos Gastos estan

cubiertos por la Caja Chica, no requieren adelanto.".

15. Haga clic en el botón Rech.



Página 4

Paso Acción

17. El Anticipo ha sido Rechazado!!

Señale el vínculo Lista Trabj.

18. Felicitaciones!!

Usted a Aprobado, Devuelto y Rechazado Anticipo de Caja. (EX004)

Fin del procedimiento.

EX004 Segunda Aprobación de Anticipo de Caja

Procedimiento

ROL: Aprobador de Gastos. Auditor de Pre Pagos

En este tema veremos como se puede aprobar por la ruta de Autoservicio de Directores.

Paso Acción

1. Haga clic en el menú Menú Principal.

2. Haga clic en el menú Autoservicio de Directores.


Página 5

Paso Acción

3. Haga clic en el menú Centro de Viajes y Gastos.

Paso Acción

4. Haga clic en el vínculo Aprobaciones.


Página 6

Paso Acción

5. Haga clic en el vínculo Aprobación de Transacciones.

Paso Acción

6. Seleccionamos la transacción que vamos a revisar para aprobación.

Haga clic en el vínculo 0000000136.

7. Paso OPCIONAL, no requerido par aprobacion!

Ingresamos un comentario para Aprobación.

Introduzca la información que desee en el campo. Introduzca "Aprobado".


Página 7

Paso Acción

8. Haga clic en el vínculo Aprobar.

9. En la lista de aprobaciones veremos que la transacción ya no aparece.


EX005 Aprobación, Devolucion, Rechazo de Informe de Gastos

Procedimiento

ROL: Jefe Directo (Supervisor) del empleado.

Según la configuración de pasos del flujo de aprobación, es de dos personas.

En este caso mostraremos la Primera aprobación.


Página 8

Paso Acción

1. 1. Aprobacion de Informe de Gastos.


2. Seleccione el Informe de Gastos a aprobar.

Haga clic en el vínculo ERApproval, 272811, MEX00, 1900-01-01, N, 0,

SHEET_ID:0000011392 RDC:RA,1,A.

Paso Acción

3. AL pie de pagina debe correr Control de Presupuesto. El resultado debe ser Valido

para poder aprobal el Informe de Gastos.

Haga clic en el vínculo Opc Ppto.

4. Haga clic en el botón Ctrl Presupuestos.


Página 9

Paso Acción


6. Haga clic en el botón Aprobar.

Paso Acción


8. El Informe de Gastos fue Aprobado!!


Página 10

Paso Acción

9. 2. Devolucion de Informe de Gastos


10. Seleccione el Informe de Gastos a devolver.



11. Es requerido ingresar comentarios...

Introduzca la información que desee en el campo. Introduzca "Escuela de

Gatronomia no aplicable, borrar.".

12. Haga clic en el botón Devolver.


14. El Informe ha sido devuelto...

15. 3. Rechazo de Informe de Gastos.


16. Seleccione un Informe de Gastos a rechazar



17. Es requerido ingresar comentarios...

Introduzca la información que desee en el campo. Introduzca "Cargar Gastos al

otro Centro de Costo".


Página 11

Paso Acción


19. SI el Informe de Gastos tuviera Anticipo de Caja aplicado, estos serian

devueltos...

Haga clic en el botón Acep.


21. El Informe de Gastos ha sido rechazado.

22. Felicitaciones!!

Usted a Aprobado, Devuelto y Rechazado Informe de Gastos. (EX005)


EX005 Segunda Aprobación de Informe de Gastos

Procedimiento

ROL: Auditor de Pre Pago


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Paso Acción

1. Haga clic en el menú Menú Principal.

2. Haga clic en el menú Autoservicio de Directores.

3. Haga clic en el menú Centro de Viajes y Gastos.

4. Haga clic en el vínculo Aprobación de Transacciones.

5. Seleccione la transacción que será aprobada.


6. Desplácese hasta la parte inferior del Informe de Gastos

Pulse [AvPág].

7. Aquí verá el Historial de Acciones de los aprobadores anteriores así como el estado

del Control de Presupuesto realizado anteriormente.

Registre un Comentario para la Aprobación.

Introduzca la información que desee en el campo. Introduzca "Aprobado".

8. Haga clic en el campo Aprobar.

9. Confirme la aprobación de la transacción.

Haga clic en el campo Acep.


Página 13

Paso Acción

10. Finalmente la transacción desaparece de la Lista de Aprobación y quedará como

Pagado o Aprobado para Pago según el Informe de Gastos haya tenido o no un

Anticipo de Caja Aplicado.


Aprobación de Solicitudes de compras

300.1 Aprobación de la Solicitud Resumen del Tema Como discutido anteriormente, la solicitud puede ser aprobadas de diferentes maneras. En este

tema aprenderá a aprobar una solicitud directamente desde la página de Aprobación de

Solicitudes en el módulo de eCompras.

Objetivos del Tema

Al finalizar este tema, usted tendrá la posibilidad de:

Revisar una Solicitud previo a realizar la Aprobación

Aprobar Solicitudes desde la página de Aprobación de Solicitudes

Introducir Comentarios de Aprobación al Solicitante

Procedimiento

En este tema, aprobará una solicitud utilizando la funcionalidad de aprobación disponible dentro

del módulo de eCompras directamente desde la página de Aprobación de Solicitudes.

Paso Acción

1. Haga clic en el botón Menú Principal.


Página 14

Paso Acción

2. Haga clic en el botón eCompras.

3. Haga clic en el vínculo Aprobación de Solicitudes.

4. El primer paso para el aprobador es buscar las solicitudes que tiene pedientes de

aprobación.

En este ejemplo, seleccionaremos la Unidad de Negocio, eliminaremos las fechas y

mantendremos el Estado "Pendiente" para que el sistema provea todas las

solicitudes que se encuentran pendientes de aprobación.


Página 15

Paso Acción

5. Introduzca la información que desee en el campo. Introduzca "MEX01".

Paso Acción

6. Presione Supr.

7. Presione Supr.

8. Haga clic en el botón Buscar.


Página 16

Paso Acción

9. El sistema le provee todas las solicitudes que al momento se encuentra con Estado

"Pendiente".

En el siguiente ejemplo, aprobará la solicitud 0000000230. Puede revisar la solicitud

presionando el vínculo del ID de la Solicitud, el vínculo Expandir Todo o el botón

de Expandir Sección.

Paso Acción

10. Observe que se muestran todos los detalles de la solicitud para su revisión. Puede

ver la versión impresa de la solicitud presionando el vínculo Versión para

Impresión.

Haga clic en el link Versión para Impresión.

11. A continuación se presenta la versión impresa de la solicitud. Puede revisar los

detalles de la solicitud.

Haga clic en el botón Cerrar.


Página 17

Paso Acción

12. Para ver el historial de los comentarios en la solicitud, presione el botón Expandir

en la sección Historial Comentarios.

Haga clic en el vínculo Ver/Ocultar Comentarios.

13. El sistema le provee el historial de comentarios por fecha y hora. Debe presionar el

vínculo Ver Historial para ver los detalles de los comentarios.

Paso Acción

14. En la sección de Introd Comentarios Aprobador puede colocar cualquier

comentario relacionado a la aprobación de la solicitud.

Introduzca la información que desee en el campo. Introduzca "Compra aprobada".


Página 18

Paso Acción

15. Nota: Asegúrese que los artículos que va a aprobar están seleccionados.

Haga clic en el objeto Aprobar.

16. Observe que la solicitud fue aprobada por el primer nivel de aprobación y fué

dirigida al segundo nivel, en el cual se encuentra en estado Pendiente.

17. Felicitaciones! Usted ha completado exitosamente el tema Aprobación de la

Solicitud.


300.2 Aprobación de la Solicitud - Listado de Trabajo Resumen del Tema Como discutido anteriormente, la solicitud puede ser aprobadas de diferentes maneras. En este

tema aprenderá a aprobar una solicitud directamente desde la página de Listado de Trabajo en

Peoplesoft. Hay dos formas en Peoplesoft de navegar a la página de Listado de Trabajo. En el

siguiente tema serán presentadas las dos vías de navegación.

Objetivos del Tema Al finalizar este tema, usted tendrá la posibilidad de:


Aprobar Solicitudes desde la página de Listado de Trabajo


Procedimiento

En el siguiente tema aprobará una solicitud desde la página de Listado de Trabajo. Utilizaremos

la misma solicitud utilizada en el Tema 300.1 "Aprobación de la Solicitud". En esta ocasión

aprobará el próximo nivel de aprobación.


Página 19

Paso Acción


2. A continuación se le muestra la primera vía de navegación a la Lista de Trabajo.

Haga clic en el menú Listas de Trabajos.

3. Haga clic en el comando Lista de Trabajos.

4. Observe que el sistema provee la Lista de Trabajos pendientes para este usuario.

Ahora le mostraremos la segunda vía para accesar la Lista de Trabajos.

Haga clic en el vínculo Inicio.

5. Haga clic en el vínculo Lista Trabj.

6. En el siguiente ejemplo, aprobará la solicitud 0000000230. Observe que el sistema

le indica el nombre de la persona quien refirió la solicitud a aprobación (Primer

Nivel) y la fecha de la solicitud.

Haga clic en el vínculo Requisition, 1069031, MEX01, 1900-01-01, N, 0,

BUSINESS_UNIT:MEX0.


Página 20

Paso Acción

7. Revise los detalles de las líneas en la solicitud.

Haga clic en el botón Ver Detalles Línea.

8. Se le proveen los detalles de las líneas de la solicitud incluyendo las Líneas

Contables.



Página 21

Paso Acción

9. Revise los comentarios del aprobador anterior.


10. Se despliegan los comentarios del aprobador anterior incluyendo detalles de fecha y

hora en que fué realizado el comentario.

Haga clic en el cuadro Introd Comentarios Aprobador.

11. Introduzca la información que desee en el campo Introd Comentarios Aprobador.

Introduzca "Compra aprobada".


13. Observe que la solicitud fué aprobada en todos sus niveles.

Haga clic en el vínculo Desconexión.


Solicitud - Listado de Trabajo.


300.3 Aprobación de la Solicitud - Correo Electrónico Resumen del Tema Como discutido anteriormente, la solicitud puede ser aprobadas de diferentes maneras. En este

tema aprenderá a aprobar una solicitud directamente desde su correo electrónico. Cuando una

solicitud es sometida a aprobación el sistema Peoplesoft automáticamente genera un correo

electrónico al primer nivel de aprobación y sucesivamente a los próximos niveles una vez la

solicitud es aprobada por el nivel anterior.



Aprobar Solicitudes desde su Correo Electrónico


Procedimiento

En el siguiente tema, el aprobador revisará y aprobará la solicitud accesando el sistema desde su

correo electrónico.


Página 22

Paso Acción

1. Cuando la solicitud es sometida a aprobación por el solicitante, el sistema genera

automáticamente un correo electrónico. El aprobador en turno recibirá el correo

indicándole que tiene una solicitud pendiente de aprobación. Seleccione el correo

para poder accesar al sistema Peoplesoft.

Haga clic en el objeto correo electrónico.

2. Observe que el correo electrónico le provee el número de solicitud que requiere de

su aprobación, la unidad de negocios y fecha de la solicitud.

De igual forma en el email se adjunta un vínculo el cual le permitirá accesar el

sistema Peoplesoft.

3. Haga clic en el vínculo https://leif91dev.mycmsc.com/......

4. Observe que el vínculo lo lleva directamente el sistema Peoplesoft. Introduzca su ID

Usuario y Contraseña.


Página 23

Paso Acción

5. Observe que el sistema lo lleva directamente a la página de Revisión Solicitud. En

el siguiente ejemplo revisará el detalle de las líneas.

Seleccione la opción Seleccionar Td / Anular Selec.

6. Haga clic en el botón Ver Detalles Línea.

Paso Acción

7. Haga clic en el botón Cerrar.


Página 24

Paso Acción

8. Revise los comentarios del aprobador previo, si alguno.


9. Haga clic en el cuadro Introd Comentarios Aprobador.


Introduzca "Compra es Aprobada".


12. Haga clic en el vínculo Desconexión.


Solicitud - Correo Electrónico


300.4 Rechazo de la Solicitud Resumen del Tema Cuando una solicitud va a ser rechazada por el aprobador, el aprobador no puede realizarle los

cambios a la solicitud. El aprobador tiene que previo a rechazar la solicitud, incluirle al solicitante

en la sección de comentarios las razones del rechazo. El solicitante recibirá un correo electrónico

indicándole que la solicitud fué rechazada. El solicitante podrá ver las razones del rechazo en la

sección de comentarios y realizar los cambios solicitados a la solicitud, editando la solicitud de

acuerdo al proceso de edición explicado en el Tema 200.1 Editar Solicitud. Una vez realizados

los cambios, el solicitante procederá nuevamente a ejecutar el Proceso de Control Presupuestario

y someterá la solicitud a aprobación. Toda solicitud que sea editada, tendrá que ser nuevamente

aprobada por todos sus niveles de aprobación.



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Revisar una Solicitud previo a realizar el Rechazo

Rechazar una Solciitud

Introducir Comentarios de Justificación de Rechazo al Solicitante

Procedimiento

En el siguiente tema, el aprobador revisará y rechazará la solicitud accesando el sistema desde la

página de Aprobación de Solicitudes. En adición, introducirá la justificación para el rechazo en

los comentarios de la solicitud.

Paso Acción


2. Haga clic en el menú eCompras.

3. Haga clic en el comando Aprobación de Solicitudes.

4. En el siguiente ejemplo, buscará las solicitudes pendientes de aprobación.

Haga clic en el cuadro Unidad Negocio.

5. Introduzca la información que desee en el campo Unidad Negocio. Introduzca

"MEX01".

6. Presione Supr.

7. Presione Supr.

8. El *Estado de la solicitud que buscaremos es Pendiente.

Haga clic en el botón Buscar.


Página 26

Paso Acción

9. Haga clic en el vínculo 0000000232.

Paso Acción

10. Como explicado en los ejercicios anteriores, el aprobador siempre debe revisar el

contenido de las líneas de la solicitud.

Haga clic en el botón Ver Detalles Línea.



Página 27

Paso Acción


Introduzca "Solicitud es rechazada por razones de presupuesto. Favor de

cancelarla.".

13. Haga clic en el botón Rechazar.

14. Observe que el estado de la solicitud en el primer nivel cambió a Denegada. El

sistema guarda la fecha y hora en que fué rechazada la solicitud.


15. Observe que el sistema guarda la hora y fecha en que fueron introducidos los

comentarios de rechazo.


Paso Acción

16. Presione el vínculo Volver a Aprob Solicitudes.


Página 28

Paso Acción

17. Puede revisar la solciitud y ver el estado de las líneas.

Haga clic en el botón Expandir Sección.

18. Observe que el estado de las líneas indica Rechazado.

Haga clic en el vínculo Desconexión.

19. Felicitaciones! Usted ha completado exitosamente el tema Rechazo de la Solicitud.


300.5 Manejar Solicitudes Aprobadas o Rechazadas Resumen del Tema Como aprobador de solicitudes, el sistema de eCompras le provee un panel de consulta donde

puede buscar las solicitudes por fecha, estado, solicitante, nombre o número de solicitud.


Realizar búsqueda de Solicitudes en la página de Aprobación de Solicitudes

Revisar Solicitudes

Procedimiento

En este tema, buscará solicitudes aprobadas para el mes de Mayo 2014, revisará líneas de la

solicitud y entenderá el proceso de búsqueda.


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Paso Acción


2. Haga clic en el menú eCompras.

3. Haga clic en el comando Aprobación de Solicitudes.

4. En el siguiente ejemplo buscará las solicitudes aprobadas desde Mayo 1 hasta Mayo

20.

Haga clic en el botón Selección de Fecha.

5. Haga clic en la fecha deseada.

6. En el campo de *Estado seleccionará Aprobada para que el sistema le provea todas

las solicitudes aprobadas desde el 1ro de Mayo hasta el 20 de Mayo.

Haga clic en la lista Estado.

7. Seleccione el elemento de lista Aprobada.


9. Haga clic en la barra de desplazamiento.


Página 30

Paso Acción

10. Presione el botón Expandir Sección.

Paso Acción

11. Observe que se provee el detalle de las líneas de la solicitud.

Haga clic en el botón Expandir Sección.

12. Para ver la solicitud mas en detalle con su historial de aprobaciones, puede entrar

directamente a la solicitud.



Página 31

Paso Acción

13. Observe que se provee un detalle mas específico de la solicitud.

Haga clic en la barra de desplazamiento.

14. Se muestra el historial de aprobación y también puede ver el historial de

comentarios.


15. Haga clic en el botón Expandir.

16. El sistema también le permite realizar búsqueda avanzada de solicitudes.

Haga clic en el vínculo Mostrar Búsqueda Avanzada.

17. El sistema le permite realizar búsqueda de solicitudes por artículo o proveedor.

Haga clic en el vínculo Ocultar Búsqueda Avanzada.

18. Haga clic en el vínculo Desconexión.

19. Felicitaciones! Usted ha completado exitosamente el tema Manejar Solicitudes

Aprobadas.


Aprobacion Comprobantes de Cuentas a Pagar

AP016 Aprobación Comprobantes de Cuentas por Pagar

Procedimiento


Página 32

Paso Acción

1. Haga clic en el campo Menú Principal.


Página 33

Paso Acción

2. Siga la ruta del Menu Principal;

- Cuentas a Pagar

- Comprobantes

- Aprobaciones

y ...

Haga clic en el menú Entorno Aprob - Comprobantes.

3. Usamos la Unidad de Negocios MEX74

Ingrese la información que desee en el campo Unidad Negocio:. Ingrese "74".


5. Revizamos la informacion de la pagina.

Haga clic en el vínculo Información de Linea.


Haga clic en el vínculo Información de Cargos.


Haga clic en el vínculo Aprobacion.



Página 34

Paso Acción

9. Comprobante Aprobado por primer nivel.

Segundo nivel estado Pendiente

10. Cambiamos de usuarios e ingresamos como el segundo aprobador.

Haga clic en el campo Menú Principal.


Página 35

Paso Acción

11. Siga la ruta del Menu Principal;

- Cuentas a Pagar

- Comprobantes

- Aprobaciones

y ...

Haga clic en el menú Entorno Aprob - Comprobantes.

12. Ingrese la información que desee en el campo Unidad Negocio:. Ingrese "74".


Paso Acción

14. Las acciones de Aplazar y de Rechazar tienen obligatorio ingresar un

Comentarios.

Haga clic en el botón Aplazar.

15. No se ingreso Comentarios.




Página 36

Paso Acción

17. No se ingreso Comentarios.


18. Ingresamos un comentario para poder rechazar.

Ingrese la información que desee en el campo. Ingrese "Modificar valores

contables y volver a aprobar.".


Paso Acción

20. El comprobante fue rechazado/Denegado.

21.


Consultas Actividades de Presupuesto

Consultas de Presupuesto

PeopleSoft Control de Compromiso le brinda una variedad de consultas de presupuesto en línea.

Puede solicitar información de un presupuesto específico, utilice las páginas Descripción

General de Presupuesto, Detalles de Presupuesto, Registro de Actividad o Revisión

Actividades Origen Financieras.


Página 37

Estas páginas le permiten digitar filtros para su búsqueda, una vez que el sistema lo traslada a la

pagina con los resultados, usted puede utilizar varios botones para profundizar y ver las líneas

presupuestarias de asientos, movimientos contables, las actividades de la fuente de transacción y

las excepciones del presupuesto.

En los temas siguientes va a poder utilizar algunas de estas consultas.

KK009 Detalles de Presupuesto La pagina consulta Detalle Presupuesto le permite profundizar y ganar acceso al Libro

presupuestario asociado con el presupuesto control de gastos, elegir una fila y ver el detalle

presupuesto especifico y luego trasladarse al componente del asiento de presupuesto y a

cualquiera de las transacciones que originaron la actividad presupuestaria.

Procedimiento

En este ejercicio va a consultar una línea detalle de presupuesto y profundizar.

Primero tiene que conectarse al sistema con su ID Usuario y Contraseña.

Paso Acción

1. NOTA: Durante las pruebas de Aceptación del Usuario utilice su ID Usuario y

Contraseña.

(Para Capacitacion, continue.)

Una vez ingresado a PeopleSoft se despliega el escritorio de ORCALE

PeopleSoft.


Página 38

Paso Acción

2. Las aplicaciones PeopleSoft 9.1 le permiten navegar a través del Menú Principal o

desde Favoritos. (del modulo PeopleSoft no de la ventana MS Explorer)

En Favoritos va a encontrar las paginas y/o lugares del sistema que usted designo

como Mis Favoritos y también una lista de los últimos cinco lugares que visito

recientemente facilitando la navegación en el sistema.

En este ejercicio vamos a usar Favoritos y Usados Recientemente.

Paso Acción

3. Haga clic en el botón Favoritos.

4. Haga clic en el menú Detalles de Presupuesto.

5. El método de entrada de valores en estos campos es flexible, puede entrar la

información directamente si la conoce, utilizar una porción del valor con el comodín

"%" conjunto con el botón lupa y también puede utilizar las opciones entre el titulo

y el campo (comienza por, contiene, igual que, mayor o igual que, etc.)


Página 39

Paso Acción

6. Haga clic en el campo Grupo Contable.

7. Introduzca la información que desee en el campo Grupo Contable. Introduzca

"CC_ORG".

8. Haga clic en el campo Cuenta.

9. Introduzca la información que desee en el campo Cuenta. Introduzca "6504000".

10. Haga clic en el campo Departamento.

11. Introduzca la información que desee en el campo Departamento. Introduzca

"411000".

12. Haga clic en el campo Unidad Explotación.

13. Introduzca la información que desee en el campo Unidad Explotación. Introduzca

"0010".

14. Haga clic en el campo Producto_Titulo.

15. Introduzca la información que desee en el campo Producto_Titulo. Introduzca

"90".



Página 40

Paso Acción

17. Haga clic en el campo Periodo Presupuesto.

18. Introduzca la información que desee en el campo Periodo Presupuesto. Introduzca

"2012M01".



Página 41

Paso Acción

20. El sistema despliega la pagina Importe de Contabilidad resumida por:

Ppto (Presupuesto forecast) total

Gastos (Comprobantes procesados),

Gravamen (Pedidos procesados)

Pregravamen (Solicitudes con presupuesto valido).

Previsto (presupuesto control)

También incluye varios botones para profundizar al detalle de las transacciones.

Paso Acción

21. Haga clic en el botón Información Gráfico.


Página 42

Paso Acción


23. Haga clic en el botón Mostrar Gráf.

24. El sistema transforma estos datos numéricos en una representación gráfica

comparativa y la agrega al final de la pagina.

Paso Acción

25. Note la información del gráfico que contiene una comparación de Actividad en

Porcentaje entre el Presupuesto - Ingresos y Pregravamen con Saldo Disponible.


Página 43

Paso Acción

26. Los próximos pasos de esta actividad lo llevara a profundizar a través del sistema y

ver detalles de asiento, solicitud, pedido y comprobante.

Todo esto sin salir de esta consulta :-)

Paso Acción

27. Haga clic en el botón Ir a Contabilidad.

28. Esta sección consiste de dos paginas; puede navegar individualmente a cada pagina

con un clic en la pestaña o ficha o puede convertirlas en una sola fila y ver toda la

información a la vez.

Ambas formas le muestran lo mismo.


Página 44

Paso Acción

29. Haga clic en el botón Mostrar Todas Columnas.


31. Haga clic en el botón Mostrar Fichas.

32. El primer nivel de Profundización será el detalle del o los asientos creados

33. Haga clic en el botón Profundización.

Paso Acción

34. Haga clic en la ficha Importes.

35. Haga clic en la ficha Claves Contables Ppto.

36. Si desea, desde aquí, puede ir directamente al Asiento para ver su detalle.

37. Haga clic en el botón Mostrar Detalle Asiento.

38. Note que el sistema abre una sesión nueva encima de la existente; usted puede

agrandarla para verla completa. Solamente recuerde cerrarla antes de continuar.


Página 45

Paso Acción

39. Haga clic en el botón Maximizar/Restaurar.

40. El sistema despliega el componente Asiento de Presupuesto para que pueda

consultar en cada una de la paginas y buscar cualquier información disponible.

Note que puede solamente 'consultar'. aquí no se hace ningún cambio :-)

Paso Acción

41. Haga clic en la ficha Líneas de Presupuesto.


Página 46

Paso Acción


43. Haga clic en la ficha Errores de Presupuesto.

Paso Acción

44. Haga clic en el vínculo Cabecera de Presupuesto.

45. Una vez que completo su consulta, le recomendamos que cierre esta sesión y

continúe trabajando en la sesión original


Página 47

Paso Acción


Paso Acción



Página 48

Paso Acción

48. Haga clic en el botón Ir a Registro Actividad.

49. La pagina Registro Actividad le permitirá profundizar a cualquiera de los asientos

que afectaron esta transacción.

Paso Acción

50. Puede utilizar la barra de desplazamiento para visualizar toda la información en la

fila.



52. Haga clic en el botón Prof.


Página 49

Paso Acción

53. Haga clic en el botón Ver Vínculos Relacionados.

Paso Acción

54. En vez de expandir esta sesión nueva, la vamos a agrandar solamente un poco y

mantener las dos sesiones visibles.

Lo puede hacer cuando el cursor se transforma en dos flechas que apunten a lados

opuestos:

Con el botón izquierdo pulsado, arrastre el ratón hasta la ubicación que desee.

55. Suelte el botón del ratón.


Página 50

Paso Acción


Paso Acción


Paso Acción

58. Una vez concluida su consulta, le recomendamos cierre esta sesión extra y vuelva a

su sesión original.



Página 51

Paso Acción


Paso Acción


Paso Acción

61. Haga clic en el objeto Ir a Consulta Registro Actividad.


Página 52

Paso Acción

62. Este no es un Error sino un AVISO del sistema dejándole saber que el total de las

filas es mayor que la que puede mostrar a la vez.

Acostumbrese a leer toda notificación Aviso y Errores, esta es la forma en la que

PeopleSoft lo ayuda :-)


Paso Acción




Página 53

Paso Acción

65. La pagina Registro de Actividad contiene dos barras de desplazamientos para

facilitar la navegación: con la externa puede desplazarse de un extremo al otro de la

pagina y con la interna puede ver mas filas..

66. Haga clic en el botón Profundizar.

67. El sistema lo lleva a la pagina Profundización Línea Asiento Presupuesto de

donde usted puede continuar consultando en el detalle de presupuesto.

Paso Acción



Página 54

Paso Acción


Paso Acción

70. Haga clic en el botón Volver a Detalle Presupuesto.

Paso Acción



Página 55

Paso Acción


Paso Acción

73. Una vez completada la consulta en un sesión, le recomendamos cerrarla.


74. Haga clic en el objeto Acep.


Página 56

Paso Acción

75. Haga clic en el botón Ir a Contabilidad.

76. En las próximas paginas vamos a explorar el detalle del pregravamen presupuestario

que creo la solicitud.

Paso Acción

77. Haga clic en el botón Mostrar todas las columnas.


79. Haga clic en el objeto Profundización.


Página 57

Paso Acción


81. Esta solicitud 0000000136 fue convertida en el pedido 0000036885. La siguiente

consulta nos permite ir al detalle de este pedido.

Paso Acción

82. Haga clic en el botón Ir a Consulta Registro Activ.

83. Haga clic en el Maximizar/Restaurar.


Página 58

Paso Acción


Paso Acción




Página 59

Paso Acción


Paso Acción



Página 60

Paso Acción


Paso Acción


91. Haga clic en el objeto Ir a Consulta Registro Actividad..



Página 61

Paso Acción


Paso Acción



96. Haga clic en el vínculo Ir a Entrada Origen.


Página 62

Paso Acción

97. Dependiendo de su rol o acceso de seguridad, usted va a poder ver el pedido en vivo

o en consulta.

En nuestro ejercicio, solamente podemos verlo en forma de consulta.



100. El sistema le da acceso a Consulta de Pedido, desde aquí puede navegar a cualquier

parte del mismo usando los botones y Vínculos disponibles.

Paso Acción



Página 63

Paso Acción

102. Haga clic en el botón Línea Envío.

Paso Acción

103. Haga clic en el botón Distribución/Claves Contables.


Página 64

Paso Acción


105. Una vez que termina su consulta, le aconsejamos que cierre esta ventana y continuar

en la original.






Página 65

Paso Acción



Paso Acción

111. Haga clic en el botón Contabilidades.


113. Haga clic en el botón Ver todas las columnas.



Página 66

Paso Acción


Paso Acción






Página 67

Paso Acción

120. Haga clic en el botón Ir a Consulta de Actividad.

121. Haga clic en el Maximizar/Restaurar.

Paso Acción



Página 68

Paso Acción



Paso Acción



Página 69

Paso Acción

126. Haga clic en el botón Volver a Detalle de Presupuesto.





Paso Acción



Página 70

Paso Acción





Paso Acción



Página 71

Paso Acción

137. El sistema abre una nueva sesión encima de la sesión original. La puede agrandar a

su gusto, siempre y cuando se acuerde de cerrarla cuando termina la consulta :-)

Paso Acción

138. Haga clic en el botón Maximize/Restore.


140. Una vez terminada la consulta le aconsejamos cerrar la sesión adicional y continuar

trabajando en la sesión original.


141. Haga clic en el botón Acept.



Página 72

Paso Acción

143. Haga clic en el botón Mostrar Todas Columnas.


Paso Acción

145. Haga clic en el botón Mostrar Fichas.



Página 73

Paso Acción


Paso Acción


149. En esta pantalla el sistema nos brinda la oportunidad de profundizar al comprobante

(Ir a Entrada Origen) o volver al Detalle Presupuesto (Ir a Consulta Origen).

En esta actividad vamos a consultar el detalle del comprobante.


Página 74

Paso Acción


Paso Acción


152. Haga clic en la ficha Documentos Relacionados.

153. Haga clic en el botón que se encuentra a la derecha del campo Línea Comprobante

- información Pedido.


Página 75

Paso Acción

154. Para continuar con nuestra consulta debemos desplazarnos a la parte inferior de la

pagina.


Paso Acción

155. Haga clic en el botón que se encuentra a la derecha del campo Línea Comprobante

- información Recepción.


157. Haga clic en el vínculo información sobre Factura.


Página 76

Paso Acción

158. Haga clic en la ficha Pagos.


Paso Acción

160. Haga clic en el vínculo Atributos de Comprobante.

Paso Acción

161. Haga clic en la ficha Resumen de Errores.


Página 77

Paso Acción

162. Y al finalizar con nuestra consulta, cerramos esta sesión y volvemos a la sesión

original.


Paso Acción



Página 78

Paso Acción


Paso Acción



Página 79

Paso Acción


167. Felicitaciones!

Acaba de concluir una consulta Detalles de Presupuesto con varias

profundizaciones. Esta herramienta le será muy útil durante sus tareas analíticas de

presupuesto.


KK010 Consulta General de Presupuesto EL componente Consulta General de Presupuesto le brinda información resumida y detallada de

actividad presupuestaria. Usted puede:

Crear consultas de consulta general de presupuesto.

Entrar criterios de consulta de monto.

Revisar la información general de presupuesto

Elegir la opción Consulta Detalle de Presupuesto.

Procedimiento

En esta actividad va a consultar en todo el presupuesto para tener una visión general del mismo

Primero tiene que conectarse al sistema con su ID Usuario y Contraseña.


Página 80

Paso Acción

1. Las aplicaciones PeopleSoft le permiten navegar en el sistema usando el Menú

Principal o Favoritos.(Ambas opciones disponible en la parte superior izquierda de

la barra de navegación).

Una vez que este familiarizado con el sistema usted creara su lista de Favoritos para

facilitar su trabajo diario.

En este ejercicio, vamos a entrar al sistema usando esta ultima opción.

Paso Acción

2. Haga clic en el botón Favoritos.

3. Haga clic en el menú Control de Compromisos.

4. Al guardar como Favorito la carpeta Control de Compromisos el sistema nos trajo

a esta pagina que lista todo el acceso el usuario tiene con su rol en Control de

Compromiso.

De aquí puede ir a cualquier de los componentes, paginas y/o procesos listados

simplemente pulsando el vinculo correspondiente.

Indudablemente esto facilita la búsqueda, la navegación y sobretodo reduce la

cantidad de 'clic durante la navegación :-)

5. Haga clic en el vínculo Descr General de Presupuestos.


Página 81

Paso Acción

6. Este componente consiste de dos pagina: Buscar un Valor y Añadir un Valor.

En producción, si usted ya visito este lugar y tiene un Nombre Consulta puede

digitarlo o elegirlo en la pagina Buscar un Valor y usarlo cada vez que venga a esta

consulta.

En nuestro ejercicio, como es la primera vez que visitamos esta consulta, vamos a

usar la pagina Añadir un Valor para agregar un Nombre Consulta. El sistema, lo

guarda automáticamente una vez que complete su consulta.

Paso Acción

7. Haga clic en la ficha Añadir un Valor.

8. Introduzca la información que desee en el campo Nombre Consulta. Introduzca

"Consulta".

9. Haga clic en el botón Añadir.


Página 82

Paso Acción

10. Introduzca la información que desee en el campo Descripción. Introduzca "PER

2012M01".

11. Haga clic en la lista Grupo Contable.

12. Note que las lista de valores validos le permite elegir la Consulta Contabilidades o

Grupo Contable.

En este ejercicio vamos a aceptar Grupo Contable que es el valor que aparece por

defecto.

Haga clic en el objeto Grupo Contable.

13. Haga clic en el campo Grupo Contable.

14. Introduzca la información que desee en el campo Grupo Contable. Introduzca "cc".

15. Haga clic en el botón Consultar Grupo Contable (Alt+5).

16. Haga clic en el vínculo Presupuesto Organización.

17. Haga clic en la lista Tipo Calendario.


Página 83

Paso Acción

18. La lista de Tipo Calendario También le varias opciones a elegir:

Detalle Periodo Ppto (Presupuesto)

Detalle Periodo Ppto

Resumen Periodo Contable

Resumen Periodo Ppto

Haga clic en el elemento de la lista Detalle Periodo Ppto.

Paso Acción

19. Haga clic en el campo Periodo Inic Presupuesto.

20. Introduzca la información que desee en el campo Periodo Inic Presupuesto.

Introduzca "2012M01".


Página 84

Paso Acción

21. Haga clic en el campo Periodo Fin Presupuesto.

22. Introduzca la información que desee en el campo Periodo Fin Presupuesto.

Introduzca "2012M01".


24. Haga clic en el campo Cuenta.

25. Introduzca la información que desee en el campo Cuenta. Introduzca "6401250".

26. Haga clic en el campo Val Final CC.

27. Introduzca la información que desee en el campo Val Final CC. Introduzca

"6401250".

28. Haga clic en el campo UExpl.

29. Introduzca la información que desee en el campo UExpl. Introduzca "0000".

30. Haga clic en el campo Val Final CC.

31. Introduzca la información que desee en el campo UExpl. Introduzca "0000".



"90".



"90".

36. Haga clic en el campo Disciplina Acad.

37. Introduzca la información que desee en el campo Disciplina Acad. Introduzca

"98999".

38. Haga clic en el campo Disciplina Acad.

39. Introduzca la información que desee en el campo Disciplina Acad. Introduzca

"98999".


Página 85

Paso Acción

40. La sección Estado Presupuesto le permite elegir el estado de presupuesto que desea

ver:

Abrt (Abierto),

Cerr o (Cerrado) y/o

Retdo o (Retirado)

Solamente haga clic en el campo que no quiere incluir y el sistema lo desactiva del

listado para la búsqueda.

En nuestro ejercicio vamos a ver solamente Estado Presupuesto Abierto.

41. Haga clic en la opción Cerr.

42. Haga clic en la opción Retdo.



45. El sistema despliega la información presupuestario detalle basada en los filtros o

parámetros que entro y en la parte inferior de la pagina le da acceso al detalle y a

varios botones para profundizar.

Paso Acción


47. Haga clic en el botón Mostrar Detalles Ppto.


Página 86

Paso Acción

48. El sistema lo lleva ahora a la pagina Detalles Presupuesto que le brinda varias

opciones para continuar con su consulta.

Estas opciones ya la exploramos en el ejercicio anterior por lo tanto no vamos a

usarlas en este ejercicio.

Paso Acción




Página 87

Paso Acción

51. Haga clic en el botón Mostrar Tipo Transacción Ppto.

52. La pagina Tipos transacción Presupuesto lista claves contables y el importe por

Tipo de transacción Presupuestaria con un Total Importe presupuestario.

Paso Acción


54. Haga clic en el botón Volver.


Página 88

Paso Acción

55. Note que puede profundizar al detalle de cada uno de los valores desplegados en

forma de Vínculos.

Haga clic en el vínculo 5,790.000.

Paso Acción

56. Recuerde que las filas pueden ser muy largas y el sistema solamente le muestra lo

que puede en la pantalla.

Por lo cual en producción puede usar la barra de desplazamiento para ir de un

extremo a otro de la fila.





Página 89

Paso Acción


60. El sistema abre una sesión nueva encima de la original mostrándole el componente

de Asiento de presupuesto, para que pueda consultar las paginas de Cabecera,

Líneas y Errores de Presupuesto.

Nosotros vamos a usar el botón Maximizar/Restaurar para agrandar su tamaño

Paso Acción



Página 90

Paso Acción


Paso Acción


64. Haga clic en la ficha Errores de Presupuesto.


Página 91

Paso Acción

65. Le sugerimos que al finalizar su consulta, cierre la sesión secundaria y continúe

trabajando en la sesión original.


Paso Acción




Página 92

Paso Acción


Paso Acción



71. La pagina Registro Actividad le brinda mas detalles relacionados con la actividad

de su consulta.


Página 93

Paso Acción



74. La pagina Profundización Línea Asiento Presupuesto le brinda detalle de Línea

del asiento presupuestario y acceso al componente del asiento.

Paso Acción



Página 94

Paso Acción

76. Haga clic en el botón Volver a Detalle Presupuesto.

Paso Acción




Página 95

Paso Acción


Paso Acción



Página 96

Paso Acción


Paso Acción



Página 97

Paso Acción


Paso Acción






Página 98

Paso Acción

88. Una vez completada las consulta en esta sesión, le recomendamos la cierre.



Paso Acción




Página 99

Paso Acción

92. Usando la barra de desplazamiento busquemos una fila que tenga mas información.

En producción Usted podría profundizar a cualquiera de estos montos con

cantidades y ver su detalle.

Paso Acción

93. Haga clic en el vínculo 97,962.000.

Paso Acción



Página 100

Paso Acción

95. Este botón le da acceso a la consulta de la solicitud.

Haga clic en el botón Ver Vínculos Relacionados.



Página 101

Paso Acción

97. Dependiendo de su rol y acceso de seguridad, el sistema lo lleva a la solicitud y le

avisa en el modo que lo hace y por que.

Haga clic en el botón Acept.

Paso Acción



Página 102

Paso Acción


100. En esta sesión usted puede continuar su consulta en la solicitud y ver detalles

adicionales usando los Vínculos y botones disponibles.

101. Haga clic en la ficha Estado.

Paso Acción

102. Haga clic en el botón Estado Aprobación.

103. En esta pagina puede revisar el flujo y estado de aprobación de la solicitud.


Página 103

Paso Acción


Paso Acción


Paso Acción



Página 104

Paso Acción


Paso Acción

108. Haga clic en el vínculo Volver a Criterios.

109. Felicitaciones!

Acaba de completar una consulta General de Presupuesto con varias

profundizaciones.



Página 105

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