Aanvraag voor evenementen [Jaar]

Melding van evenementenPolitiezone Kouter ( Gistel - Ichtegem - Jabbeke - Oudenburg - Torhout )

Dit document heeft als doel de gegevens te verzamelen die nodig zijn om een evenement goed te keuren. Het houdt tevens een beperkte risicoanalyse in, die de basis kan vormen voor het opstellen van een Bijzonder Nood- en Interventieplan ( BNIP ).

Gegevens van het evenement

Naam van het evenement :

Type evenement: : (*) fuif/ bal /staand concert of zitten concert/ beurs / receptie / ouderavond / kermis / diner /

andere: ……………………………………………………………………………………………………………………….

Genre muziek dat gespeeld wordt: ……………………………………………………………………………………….

Wat houdt het evenement in, en wat zijn de randanimaties:

……………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………...

Locatie : naam:

Stad / Gemeente : Postnummer :

Straat / Straten : Nummer :

Datum ( Data ) :

Startuur : Einduur :

Opbouwdata + uren : Afbraakdata + -uren :

Gegevens van de aanvrager

Naam vereniging, instelling of bedrijf:

Naam verantwoordelijke :

Straat : Nummer :

Stad / Gemeente : Postnummer :

1

Aanvraag voor evenementen [Jaar]

Tel / GSM : E-mail adres :

Gegevens van de eindverantwoordelijke tijdens het evenement

Eindverantwoordelijke en veiligheidsverantwoordelijke voor het evenement zijn 2 verschillende personen. Leeftijd: minimum 21 jaar Beiden zijn gedurende het hele evenement aanwezig op de locatie en telefonisch bereikbaar

Is de aanvragern tevens de eindverantwoordelijke tijdens het evenement ? JA / NEEN

Zoniet, vul hieronder de gegevens in van de eindverantwoordelijke tijdens het evenement

Naam verantwoordelijke tijdens het evenement :

Geboortedatum:

Tel / GSM :

e-mail:

Gegevens van de veiligheidsverantwoordelijke tijdens het evenement

Naam verantwoordelijke voor veiligheid tijdens het evenement :

Geboortedatum:

Tel / GSM :

e-mail:

Herkenningstekens leden organisatie op het terrein tijdens het evenement

Zijn de leden van de organisatie om een of andere manier herkenbaar? JA / NEEN

Zo ja, hoe? ………………………………………

Welke dranken worden geschonken op dit evenement

schrappen wat niet past + nadere omschrijving toevoegen

waters en frisdrankengewone bierenbieren van hoge gistingwijnen / schuimwijnen / champagnealcopops (breezers): omschrijf:………………………………………………..….; Alcoholgehalte:………….)cocktails (samenstelling: …………………………………………………………....; Alcohol gehalte: ……….)andere: …………………………………………………………………………………..…………………………..

2

Aanvraag voor evenementen [Jaar]

Omschrijving van de locatie en infrastructuur

Voorziene oppervlakte: ………………….m²

Waar gaat het evenement door? (schrappen wat niet past, meerdere antwoorden zijn mogelijk)

Buiten in open luchtBinnen, in een publiek toegankelijke ruimteTijdelijke inrichting in open lucht (bv. tent)In een onaangepaste ruimteAnderen: ………………………………………………………

Worden er tijdelijke installaties gebruikt voor het evenement

(Schrappen wat niet past en aanvullen waar nodig)

TentenDrank- en eetstandenSpeeltuigenPodiaAndere: …………

Omschrijving van het verwachte publiek

Wat is de doelgroep en de overwegende leeftijd?

Doelgroep : kinderen / jongeren / volwassenen / senioren / gezinnen / allen (*)

Leeftijd: van …………jaar tot ………………jaar.

Zijn er bijzondere risico's gekend of te verwachten bij de doelgroep?

………………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………………..

Hoeveel bezoekers of toeschouwers worden er verwacht?

(indien het evenement over meerdere dagen verloopt, specificeer per dag)

………………………………………………….

…………………………………………………

Waar verwacht u dat het publiek vandaag komt?

(Schrappen wat niet past)

Torhout en buurgemeenten / Provincie West-Vlaanderen / België/ Benelux / Europa / Wereld

3

Aanvraag voor evenementen [Jaar]

Aanwezigheid hulpdiensten

Inzet hulpdiensten, grondplan als bijlage toevoegen

Brandweer: JA / NEENLocatie:Middelen

Medische diensten / EHBO: JA / NEENLocatie:Middelen

Politie: JA / NEENLocatie:Middelen

Security / Veiligheid : JA/ NEEN (zie ook hieronder)LocatieMiddelen

Andere: JA / NEENSpecificeer: ………………………………………. …………

Security

Inzet van een erkende private bewakingsonderneming? JA / NEENToegangscontrole? JA / NEENInzet van vrijwilligers die enkel instaan voor de veiligheid en met geen andere taak belast zijn? JA / NEEN

Gegevens private bewakingsonderneming

Ekenningsnummer

Naam onderneming

Adres

Postcode en gemeente

Telefoon

GSM

E-mail

Herkenningsmiddel JA / NEEN

Omschrijf: ………………………………………………………………………………………………………………

Verplichtingen voor securitypersoneel (bewakingsagenten en vrijwilligers!)

Indien tijdens het evenement security (beveiliging) - onder de vorm van toegangscontrole / persoonscontrole - wordt georganiseerd (= oppervlakkige controle van kledij en handbagage) is de organisatie / bewakingsfirma wettelijk verplicht hiervoor schriftelijke toestemming te vragen aan de burgemeester (wet op de private veiligheid)

4

Aanvraag voor evenementen [Jaar]

Hiervoor dienen de coördinaten (naam + adres + identificatiekaartnr. + gsm + functie tijdens het evenement) van alle medewerkers die instaan voor de persoonscontrole door de organisator te worden meegedeeld. (invulformulier te downloaden op de website www.torhout.be )

Publiciteit voor het evenement

Waar wordt publiciteit gevoerd?

LokaalRegionaalNationaalInternationaal

Welke zijn de gebruikte Mediakanalen?

Drukwerk Flyers - aantal : ………………..Drukwerk Affiches - aantal: ……………….InschuifbordenKrantenTijdschriftenRadioTVWebsiteSociale mediaAndere:

Historiek van het evenement

Heeft het evenement reeds vroeger plaatsgevonden? JA / NEEN

Zo ja: Hoeveel keer? …………….

Waar? ……………………...

Geef de opkomst op vorige edities: …………………………….

Waren er ooit problemen? JA / NEEN

Zo ja, omschrijf: ………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………….

Welke verbeterpunten heeft u ingevoerd om dergelijke problemen te voorkomen bij deze editie:

…………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………….

5

Aanvraag voor evenementen [Jaar]

Gegevens betreffende het aspect mobiliteit

Parking voorbehouden voor de organisatoren? JA / NEEN

Zo ja: Welke parking? …………….

Hoeveel plaatsen ……………………...

Parking voorbehouden voor de bezoekers? JA / NEEN

Zo ja: Welke parking voor personenwagens? …………….

Hoeveel plaatsen ……………………...

Hoe georganiseerd? (signalisatie, toezicht,…): ……………..

Wordt er gewerkt met parkeerkaarten? JA / NEEN

Zo ja origineel voorbeeld toevoegen als bijlage

Welke parking voor fietsen en bromfietsen?……………….

Hoeveel beschikbare plaatsen: fietsen: ………………. Bromfietsen: …………………………

Hoe georganiseerd ? (signalisatie, toezicht,…) …………………

Wordt er gewerkt met doorgangsbewijzen (bv. bij loop- of wielerwedstrijden) ? JA / NEEN

Zo ja origineel voorbeeld toevoegen als bijlage

Verkeerscirculatie

Indien mogelijk of vereist moet een verkeerscirculatieplan als bijlage toegevoegd worden.

U kan steeds bijkomende inlichtingen bekomen bij de lokale politie.

BELANGRIJKE OPMERKING !

ALS BIJLAGE BIJ DIT DOCUMENT MOET EEN GEDETAILLEERD INPLANTINGSPLAN GEVOEGD WORDEN MET AANDUIDING VAN ALLE ELEMENTEN ( INCLUSIEF NADAR / HERAFSLUITINGEN ).

Datum aanvraag: Handtekening:

6