Kwaliteitsplanning afdrukdatum 28/01/2009 Kwaliteitsplan 2008-2009 1/9 Auditplan 2005-2010 Auditplan 2008-2009 SEPTEMBER 08 1.2.aanbod > Sandra R1 2.1 missie, visie, waarden, geschr. ref.kader > Sandra R4 4.1organisatiestructuur > Sandra R8 4.6.8 corr. maatregelen > Sandra R22 4.6.6 toetsen tevredenheid > Sandra R20 4.1 organisatiestructuur >Inge R7 4.6.9 selectie en aanwerven pers. > Dirk R23 4.6.12 evalueren middelen > Dirk R37 4.6.11ondersteunen en evalueren pers>Greet R30

OKTOBER 1.2 aanbod > Sandra R2 (deel) 4.6.1 intake > Sandra R13 4.6.2/3 bewonersbespreking > Sandra R15 4.6.9 selectie en aanwerven pers > Sandra R25 4.6.5 collectief overleg > Greet R17 4.6.9 selectie en aanwerven pers. > Dirk R24 4.6.12 evaluatie middelen > Wis R33

NOVEMBER 4.3 overlegorganen > Inge R11 4.3 overlegorganen > Inge R12 4.1 organisatiestructuur > Sandra R6 1.2 aanbod > Dirk R2 (deel) 4.6.12 evaluatie middelen > Dirk R32

DECEMBER 4.1 organisatiestructuur Inge R5 4.6.9 selectie en aanwerven pers > Inge R5 4.3 overlegorganen > Inge R9 4.3. overlegorganen > Inge R10 4.6.8 corr. maatregelen > Sandra R21

JANUARI 4.6.5 collectief overleg > staf R18 4.6.12 evaluatie middelen > staf R31

FEBRUARI 2.1 missie, visie, waarden, geschr ref kader > Inge R3 4.6.9 selectie en aanwerven pers. > Inge R26 4.6.11 onderstenen en evaluatie pers > Inge R29

MAART 1.2 aanbod > Sandra R2

APRIL 4.6.10 VTO > Inge R27 +AUDIT 4.6.10 VTO > Inge R28

MEI 4.6.2./3 bewonersbespreking > Inge R14 +AUDIT 4.6.2./3 bewonersbespreking > Inge R16 4.6.12 evaluatie middelen > Sandra R36 4.6.12 evaluatie middelen > staf R34 4.6.12 evaluatie middelen > Dirk R35 1.1 struct KHB AUDIT 4.6.14 plannen en implementatie audits AUDIT 4.6.15. jaarlijkse beoordeling KHB

JUNI 3. Opmaken nieuwe planning 4.6.6.toetsen tevredenheid > Inge R19

JULI

AUGUSTUS

VTO plan 2008-2009 is onderdeel kwaliteit maar wordt apart opgevolgd

Kwaliteitsplanning afdrukdatum 28/01/2009 Kwaliteitsplan 2007-2008 2/9 Auditplan 2005-2010 Auditplan 2007-2008 R1 opvolgrapport 1.2. beschrijving aanbod verantwoordelijke: Sandra Opdracht: folder wijzigen Doelgroepomschrijving werd veranderd R2 opvolgrapport 1.2. beschrijving aanbod verantwoordelijke: Sandra / Dirk Opdracht: onthaalbrochure verder actualiseren - Nog voorbeeld van de afrekening toevoegen na wijziging forfaits (geïndexeerd

linnenforfait en kmprijs vervoer bus) - Wijzigingen intakeprocedure toevoegen - Iets schrijven wie verantwoordelijk is bij schade en verlies van persoonlijke

spullen - Missie, visie, waarden en geschreven referentiekader opnemen in de

onthaalbrochure

R3 opvolgrapport 2.1. missie, visie, waarden, geschreven referentiekader verantwoordelijke: Inge Opdracht: uitzoeken of nieuwe werktekst rond houding moet opgenomen worden bij de missie,… Is eigenlijk onderdeel van meter/peterblad, moet dit ook bij de functieomschrijvingen? Is dit ook instrument voor functioneringsgesprek? R4 opvolgrapport 2.1. missie, visie, waarden, geschreven referentiekader verantwoordelijke: Sandra Opdracht: brief sturen naar ouders ivm toevoeging privacy in RVO Moet bij hun protocol worden toegevoegd, + kopie bezorgen aan de leefgroepen R5 opvolgrapport 4.1. organisatiestructuur

4.6.9. selecteren en aanwerven personeel verantwoordelijke: Inge Opdracht: wijzigingen aan meter peter bundel afwerken Wijzigingen per dienst bekijken, nieuwe werktekst houding toevoegen? Indien peter-metertaak doorgegeven wordt van groepchefs naar HOV procedure aanpassen R6 opvolgrapport 4.1. organisatiestructuur verantwoordelijke: Sandra Opdracht: knelpunten administratie en directie bespreken in grote werkgroep functieomschrijving dokter nakijken Functieomschrijvingen opnemen in KHB als bijlage R7 opvolgrapport 4.1. organisatiestructuur verantwoordelijke: Inge Opdracht: organisatiestructuur visueel voorstellen Cfr. Bertien groepchefs

Kwaliteitsplanning afdrukdatum 28/01/2009 Kwaliteitsplan 2007-2008 3/9 Auditplan 2005-2010 Auditplan 2007-2008 R8 opvolgrapport 4.1. organisatiestructuur verantwoordelijke: Sandra Opdracht: organogram herbekijken Werkgroep NAH verwijderen, nakijken raadgevende organen (raadgevend tav RVB = financieel en PC, rest is raadgevend naar directie) R9 opvolgrapport 4.3. overlegorganen verantwoordelijke: Inge Opdracht: nazien wie welke blauwdrukken gebruikt (zijn bijlages KHB nog correct?) Aandachtspunt audit R10 opvolgrapport 4.3. overlegorganen verantwoordelijke: Opdracht: aanpassingen procedure - Nachtbegeleiding komt meer dan 4x per jaar samen, afgevaardigde op HOV

- Pastoraal werkgroepje verwijderen

- Overleg administratie werkt nog steeds niet zoals het moet

- Systematiek van de beslissingsbevoegdheden opnemen in de procedure

- Periodieke evaluatie beslissingsbevoegdheden waarborgen (vb in procedure linken aan interne audit?)

- Na afwerken functieomschrijvingen zien of hierdoor overlegorganen wijzigen

R11 opvolgrapport 4.3. overlegorganen verantwoordelijke: Inge Opdracht: aantonen dat eet-drink werkgroep inderdaad 2x bijeenkomt voor de menu R12 opvolgrapport 4.3. overlegorganen verantwoordelijke: Inge Opdracht: verslag HOV aanpassen HOV bestaat vooral uit praktische afspraken en véél corrigerende maatregelen, bekijken hoe we verslag kunnen aanpassen (Sandra helpt) R13 opvolgrapport 4.6.1. intake verantwoordelijke: Sandra Opdracht: procedure wijzigen - Term wettelijke vertegenwoordiger vervangen door gebruiker

- Procedure aanpassen aan besluit zorgregie

R14 opvolgrapport 4.6.2/3 bewonersbesprekingen verantwoordelijke: Inge Opdracht: aandachtspunten - betere opvolging om bespreking met familie binnen de twee maand te halen

- aandacht voor tevredenheidsvragen en vragenlijst ster

Kwaliteitsplanning afdrukdatum 28/01/2009 Kwaliteitsplan 2007-2008 4/9 Auditplan 2005-2010 Auditplan 2007-2008 R15 opvolgrapport 4.6.2/3 bewonersbesprekingen verantwoordelijke: Sandra Opdracht: fiches up to date houden Afspreken met logo en verpleging om standaard 2x per jaar fiches na te kijken met zijn allen (opnemen in procedure) R16 opvolgrapport 4.6.2/3 bewonersbespreking verantwoordelijke: Inge Opdracht: aandacht voor actiepunten en doelstellingen Is een werk van lange adem, benadrukken dat we NT zijn, mentaliteitswijziging: verzorging mag ganse dag duren, boeiende activiteiten zijn vaak kort, niet te veel prikkels (vb telefoon stoort) best voorzien in VTO-plan R17 opvolgrapport 4.6.5. collectief overleg verantwoordelijke: Greet Opdracht: vraag van GR: begeleiding door nachten die laat gaan slapen, moet nog meegenomen worden naar betrokken leefgroepverg. In samenwerking met de nachten R18 opvolgrapport 4.6.5. collectief overleg verantwoordelijke: Staf Opdracht: grenzen GR, we zullen samen moeten aftasten in hoeverre de GR mee de lijnen mogen uitwerken of in hoeverre ze enkel een advies kunnen geven R19 opvolgrapport 4.6.6. toetsen tevredenheid verantwoordelijke: Inge Opdracht: beter opvolgen bij de voorbereiding met de leefgroep, staat wel op blauwdruk maar vaak komt het er niet van - éénmalig grote werkgroep rond laten nadenken?

R20 opvolgrapport 4.6.6. toetsen tevredenheid verantwoordelijke: Sandra Opdracht: grote enquete beter verankeren in de procedure ( om de zoveel jaar herhalen) R21 opvolgrapport 4.6.8. corrigerende maatregelen verantwoordelijke: Sandra Opdracht: maatregelen die gemeld worden op de HOV en waarvoor geen planning gemaakt wordt beter opvolgen R22 opvolgrapport 4.6.8. corrigerende maatregelen verantwoordelijke: Sandra Opdracht: procedure aanpassen Evaluaties corrigerende maatregelen zullen gedaan worden (als ze al niet gebeurd zijn) bij de jaarlijkse beoordeling. Sandra maakt overzicht van de maatregelen bij de voorbereiding van de jaarlijkse beoordeling en stafleden bereiden de evaluatie voor van de elementen waarvoor zij verantwoordelijk zijn

Kwaliteitsplanning afdrukdatum 28/01/2009 Kwaliteitsplan 2007-2008 5/9 Auditplan 2005-2010 Auditplan 2007-2008 R23 opvolgrapport 4.6.9. selecteren en aanwerven personeel verantwoordelijke: Dirk Opdracht: aandachtspunt: contracten tijdig tekenen Met Sarah afspreken of zij contracten op voorhand kan klaarmaken zodat Dirk voldoende tijd heeft om te tekenen achterstand is wel volledig weggewerkt R24 opvolgrapport 4.6.9. selecteren en aanwerven personeel verantwoordelijke: Dirk Opdracht: arbeidsreglement aanpassen Ook vernieuwde bijlage met vakbondsafgevaardigden na sociale verkiezingen R25 opvolgrapport 4.6.9. selecteren en aanwerven personeel verantwoordelijke: Sandra Opdracht: met grote werkgroep (en ook met GR en PC) nadenken over teamsamenstellingen (verhoudingen ½;3/4,4/5, full timers, 50 plussers) ook puntje GR nav huwelijk collega, mogen pionnen dit opvangen zodat alle collega’s naar feest kunnen of hebben pionnen teveel hun eigen werk? R26 opvolgrapport 4.6.9. selecteren en aanwerven van personeel verantwoordelijke: Inge (of meer voor groepchefs?) Opdracht: nieuwe evaluatieschema’s voor de verschillende diensten uitwerken Hoort nieuwe werktekst houding hierbij? R27 opvolgrapport 4.6.10 VTO verantwoordelijke: Inge Opdracht: in VTO plan aandacht voor - Teamsamenstellingen voor groepchefs

- Inservice met leefgroepen over de rol van een aandachtsbegeleider

R28 opvolgrapport 4.6.10 VTO verantwoordelijke: Inge Opdracht: methodiek zoeken om transfert van verworden kennis beter te verzekeren R29 opvolgrapport 4.6.11 ondersteunen en evalueren van personeel verantwoordelijke: Inge (of meer de groepchefs?) Opdracht: (groeps)functioneringsgesprekken, procedure hierrond moet gewijzigd worden, nakijken welke teksten gebruikt worden als hulpmiddel (opnemen als bijlage) werktekst houding wordt ook onderdeel van de procedure of bijlage bij peter/meter bundel Samen te bekijken met opdracht rond 2.1. missie, visie, waarden,… samen te bekijken met opdracht rond organisatiestructuur en aanwerven personeel

Kwaliteitsplanning afdrukdatum 28/01/2009 Kwaliteitsplan 2007-2008 6/9 Auditplan 2005-2010 Auditplan 2007-2008 R30 opvolgrapport 4.6.11 ondersteunen en evalueren personeel verantwoordelijke: groepchefs Opdracht: aandacht om kopie van evaluatiegesprekken bij Dirk te brengen, voorstel Dirk om dit aan IDEWElijst te koppelen voor nieuwe personeelsleden als systeem R31 opvolgrapport 4.6.12 periodiek evalueren ingezette middelen verantwoordelijke: staf Opdracht: Sarah ging personeelsmiddelen in kaart en op staf brengen. Daarna discussie over verschuivingen takenpakket staf, kan Wendy tijdelijk blijven of is zij tijdelijke ondersteuning van de administratie, paramedici zeggen ook dat hun takenpakket te groot wordt. Belangrijk om zo snel mogelijk Orbis te leren kennen om op staf een grondige evaluatie te kunnen plannen R32 opvolgrapport 4.6.12. periodiek evalueren ingezette middelen verantwoordelijke: Dirk Opdracht: nakijken naar hoeveel bewoners we best uitbreiden voor een goede omkadering te krijgen, naar 90 voor extra groepchef, naar 100 voor onderdirecteur R33 opvolgrapport 4.6.12 periodiek evalueren ingezette middelen verantwoordelijke: Wis Opdracht: bij uitbreiding aankoop hoog-laagbedden die door de deur kunnen, opvolging matrassen R34 opvolgrapport 4.6.12periodiek evalueren ingezette middelen verantwoordelijke: staf Opdracht: beginnende afspraken gemaakt met RVB om als staf ook mee op de hoogte te zijn van financiën Eyckerheyde, als dit verder evalueert op te nemen in de procedure (vb. staf krijgt overzicht begroting RVB) R35 opvolgrapport 4.6.12 periodiek evalueren ingezette middelen verantwoordelijke: Dirk Opdracht: in het oog te houden - Schimmels in slaapkamers

- Andere telefooncentrale bij uitbreiding

- Akoestiek polyvalente zaal, ordelijke stoelen en tafels (totaalplan moet opgemaakt worden)

- Benchmarking door energie-boekhoudingssysteem

- Bij uitbreiding kleinere leefunits proberen creeëren

- Probleem éénpersoonskamers ruim bekijken

Kwaliteitsplanning afdrukdatum 28/01/2009 Kwaliteitsplan 2007-2008 7/9 Auditplan 2005-2010 Auditplan 2007-2008 R36 opvolgrapport 4.6.12 periodiek evalueren middelen verantwoordelijke: Sandra Opdracht: bij evaluatie rekening houden met omzendbrief (globale personeelsinzet evalueren, goede verdeling over verschillende diensten, onderbemanning, ziekteverzuim,…) R37opvolgrapport 4.6.11 periodiek evalueren ingezette middelen verantwoordelijke: Dirk Opdracht: driemaandelijkse financiële rapportage toevoegen aan de beschrijving in de procedure

auditplan 2008-2009

Nr. Onderwerp Geplande periode

Datum uitvoering

Auditor

1 structuur KHB 08-09 08-09 08--09 08-09

Mei 2008

2 opstellen HVD 08-09 uitvoeren,evalueren, bijsturen HVD 08-09 beëindigen HVD

Mei 2008

3. vormen, trainen, opleiden personeel

April 2008

4. plannen, implementeren audits

Mei 2008

Kwaliteitsplanning afdrukdatum 28/01/2009 Kwaliteitsplan 2007-2008 8/9 Auditplan 2005-2010 Auditplan 2007-2008 overzicht audits KHB verdeeld over 5 jaar 1. inleiding

1.1. structuur KHB 08-09 1.2. beschrijving aanbod 07-08

2. kwaliteitsbeleid 2.1. Missie, visie, waarden 07-08 2.2. SMK 09-10 2.3. geven toelating overheid 06-07

3. kwaliteitsplanning 09-10 4. kwaliteitssysteem

4.1. organisatiestructuur 06-07 4.2. verantwoordelijke kwaliteitssysteem 06-07 4.3. overlegorganen 06-07 4.4. externe overlegorganen <07 4.5. middelen 09-10 4.6. procedures

4.6.1. intake 07-08 4.6.2. opstellen HVD 08-09 4.6.3. uitvoeren,evalueren, bijsturen HVD 08-09 4.6.4. beëindigen HVD 08-09 4.6.5. collectief overleg 06-07 4.6.6. toetsen tevredenheid gebruikers 07-08 4.6.7. klachten <07 4.6.8. corrigerende en preventieve maatregelen 09-10 4.6.9. selecteren en aanwerven personeel 06-07 4.6.10 vormen, trainen, opleiden personeel 08--09 4.6.11 ondersteunen, evalueren personeel 06-07 4.6.12 periodiek evalueren ingezette middelen <07 4.6.13 beheren documentenKHB 07-08 4.6.14 plannen, implementeren audits 08-09 4.6.15 beoordelen KHB directie <07 4.6.16 misbruik en geweld tav gebruikers <07

Kwaliteitsplanning afdrukdatum 28/01/2009 Kwaliteitsplan 2007-2008 9/9 Auditplan 2005-2010 Auditplan 2007-2008 overzicht 5 jarenplan audits per werkjaar externe overlegorganen <07 klachten <07 periodiek evalueren ingezette middelen <07 beoordelen KHB directie <07 misbruik en geweld tav gebruikers <07 geven toelating overheid 06-07 organisatiestructuur 06-07 verantwoordelijke kwaliteitssysteem 06-07 overlegorganen 06-07 collectief overleg 06-07 selecteren en aanwerven personeel 06-07 inleiding ondersteunen, evalueren personeel 06-07 beschrijving aanbod 07-08 missie, visie, waarden 07-08 intake 07-08 toetsen tevredenheid gebruikers 07-08 beheren documentenKHB 07-08 structuur KHB 08-09 opstellen HVD 08-09 uitvoeren,evalueren, bijsturen HVD 08-09 beëindigen HVD 08-09 vormen, trainen, opleiden personeel 08--09 plannen, implementeren audits 08-09 SMK 09-10 kwaliteitsplanning 09-10 middelen 09-10 corrigerende en preventieve maatregelen 09-10