Europese subsidies voor de Sociale Economie

Hoe uw Europees project ontwikkelen?

Project in samenwerking met in|C, de ondersteuningsstructuur voor de sociale economie en gefinancierd door de Vlaamse

overheid

Hoe werken EU subsidies?

VIJF FASES BIJ HET INDIENEN VAN EEN

EUROPEES PROJECT

Fase 1: Interne voorwaarden in de organisatie: investeren in een projectomgeving

Fase 2: Permanente screening informatie, voorbereiding en detectie opportuniteiten

Fase 3: Projectontwikkeling: hoe een coherent EU-project schrijven?

Fase 4: Projectuitvoering

Fase 5: Projectafronding

Fase 1: Interne voorwaarden in de organisatie

BELANG VAN DEZE FASE?

Kernvragen: Moet mijn organisatie streven naar een Europese samenwerking (meerwaarde?) en hoe pakken we dat aan.

Aan EU projecten deelnemen heeft een belangrijke impact op je organisatie. Zijn de voorwaarden om succesvol te zijn aanwezig?

VOORWAARDEN OP 5 NIVEAUS

1. Stabiele organisatie

2. Europese samenwerking als strategische keuze voor innovatie

3. Investeer in een projectomgeving

4. Een Europa-verantwoordelijke … zorgt voor permanente screening en procesmanagement

5. Performante besluitvorming in het interne proces

TOOLS

1. Kennismakingstraject KCSE met uitnodiging voor (individueel) overleg

2. Vragenlijst ‘Onderzoek Interne voorwaarden’: check list of de voorwaarden in voldoende mate zijn ingevuld(Workshop)

�Voldoende gescoord: stap naar Europese samenwerking kan gezet wordenOrganiseer de verdere stappen in fase 2

�Onvoldoende gescoord:- Begin NIET aan een Europees avontuur indien de keuze niet helder en met overtuiging gemaakt kan worden- en/of verbetertraject

Fase 2: Permanente screening informatie, voorbereiding en detectie opportuniteiten

BELANG VAN DEZE FASE?

• Waarin is je organisatie geïnteresseerd? Eerste brainstorming

• Nood aan systematiek in het screenen van informatie en detecteren van opportuniteiten � Informatie uit ‘Europa’ is complex en divers

• Screening leidt tot een potentieel project.

• Uitkomst van deze fase = van ‘potentieel project’ naar ‘projectindiening’. Dus: de nodige elementen bij elkaar krijgen om een EU project aan te vragen

HOE BRENG JE SYSTEMATIEK IN DE

SCREENING EN DETECTIE? (1)

Welke thema’s / welke projectideeën wil je Europees ontwikkelen?

- Dit maakt het eenvoudiger om EU fondsen op te volgen en opportuniteiten te spotten

- Overleg met een expert in EU-subsidies over de mogelijke subsidiebronnen (KCSE / vleva / provincie)

HOE BRENG JE SYSTEMATIEK IN DE

SCREENING EN DETECTIE? (2)

Baken je bronnen af

- Eerste screening en keuze van relevante programma’s (en websites)

- Blijf op de hoogte van de actualiteit (calls, partnersearches, events) via * eigen selectie info-bronnen (niet aangeraden)* subsidiewijzer vleva (www.vleva.eu/subsidiewijzer)* EU-service KCSE (http://www.kcse.eu/welke-subsidieprogrammas-voor-de-sociale-economie)

- Wees selectief met infosessies, netwerkevents, project development workshops (“brokerage events”)

HTTP://WWW.KCSE.EU/WELKE-SUBSIDIEPROGRAMMAS-VOOR-DE-SOCIALE-ECONOMIE

HOE BRENG JE SYSTEMATIEK IN DE

SCREENING EN DETECTIE? (3)

Kies voor een afwachtende en / of proactieve houding

- Wachten op partnersearchoproepen van andere organisaties

- Deelnemen aan infosessies, netwerkevents, project development workshops (= “brokerageevents”)

- Europees netwerk en contacten � belangrijk om goede en betrouwbare partners te vinden voor jouw projectidee

HOE BRENG JE SYSTEMATIEK IN DE

SCREENING EN DETECTIE? (4)

Zelf een projectidee Europa insturen

Omschrijf je projectidee adhv een aantal vaste items (in het Engels): EU programme, projectidea, activities / work packages, expected results, …

- Deelnemen aan infosessies, netwerkevents en indien beschikbaar ‘project developmentworkshop’ of ‘brokerage event’

- Europees netwerk en contacten

WIE HELPT?

- Europa dienst van de provincie

- Vlaams-Europees verbindingsagentschap www.vleva.eu/subsidiewijzer

- Kenniscentrum Sociaal Europa‘Steunpunt Europa’ van de socialprofitsector(www.kcse.eu)

PROMOTOR EN PENHOUDER

Te beslissen doorheen je zoektocht:

- Wie wordt ‘promotor’ van je project?

- Wie schrijft de projectaanvraag (Lijst van gespecialiseerde en geëngageerde consultants wordt eerstdaags gepublceerd op www.socialeeconnmie.be)

STAP NAAR VOLGENDE FASE

Door permanente screening, detectie en creatie van opportuniteiten …

- Heb je een projectidee van een buitenlandse partner gevonden

- Heb je een subsidie call (of minstens programma) gespot voor jouw projectidee en een aantal organisaties uit je Europees netwerk zijn bereid om mee te stappen

- En het is duidelijk wie de promotor zal zijn en wie de pen vasthoudt om het dossier uit te schrijven

Dan kom je in fase 3: projectindiening

Fase 3: Projectontwikkeling

DOEL

- Alle ontbrekende schakels realiseren

- Het project omzetten in een projectaanvraag…

- …die tijdig, volledig en coherent toekomt bij de subsidiegever.

OVERLEG MET DE SUBSIDIEGEVER

Met de Vlaamse subsidieautoriteiten is veelal informeel overleg mogelijk. Kunnen besproken worden:

- Aftoetsing van uw projectidee/partnerschap/alle inhoudelijk aspecten van de aanvraag

- Vormelijke aspecten (deadline en timing, vragen bij aanvraagdossier, …)

- Budget

- Sommige geven (niet bindende) feedback bij de voorlopige projectaanvraag.

Maak zeker gebruik van deze mogelijkheid!

FINALE BESLISSING OVER PARTNERSCHAP

- Welke expertise en ‘type partners’ heb je nodig om je project uit te voeren?

- ‘Rollen’ in het partnerschap

- Ken je partners!

INHOUD: ALLES HANGT AAN ELKAAR

- Werkpakketten, deliverables of intellectualoutput, dissemination activities of multiplicator events, time line

- Per activiteit binnen het werkpakket is omschreven:

Welke partners erbij betrokken zijn en wat is hun taakHoeveel arbeidstijd kunnen ze aan deze taak bestedenWat het resultaat / deliverable is en wanneer deze wordt afgeleverdWat de impact van de deliverable is en hoe deze gedissemineerd zal wordenKostprijs

- Een aantal terugkerende werkpakketten: projectmanagement en –evaluatie, disseminatie

BUDGETOPMAAK

- Een duidelijk opgemaakt en realistisch budget

- Begrippen en spelregels• Maximum- en soms minimumbudget

• Percentage Cofinanciering – hoe gedefinieerd?• ‘Eligible costs’

• ‘Lumpsums’ of enveloppefinanciering

• Verantwoordingsstukken!

• Financiële auditing

- Goede afspraken met de partners:

ALLE INFORMATIE IN HET AANVRAAGFORMULIER

- Alle subsidielijnen werken met een elektronisch formulier (registratie tijdig opstarten, ook voor projectpartners)

- Neem alle handleidingen (zowel inhoudelijk als budgettair) minutieus door

TIMING IS ESSENTIEEL

• Zet een realistische timing uit. Je moet wellicht immers vele radertjes in beweging zetten.

• Als je timing niet haalbaar blijkt: schakel een versnelling hoger of…aarzel niet om te temporiseren! Bevraag of er een gelijkaardige call te verwachten is. In een ander programma of in hetzelfde programma maar volgend jaar!

2 SLEUTELBEGRIPPEN: VOLLEDIGHEID EN

COHERENTIE

- Voorbereidende fase: samenstelling partnerschap, work packages, deliverables, dissemination en budget

- Onderscheid tussen conceptfase en indiening: Opgelet voor incoherentie!

- Project wordt zelfs niet beoordeeld als het niet aan de formele indieningscriteria beantwoordt of onvolledig ingediend is

COMMUNICATIE MET JE TOEKOMSTIGE PARTNERS

Hoe zal je in de toekomst communiceren met je partners? Start hiermee reeds in de fase van de projectaanvraag!

- Archiveer permanent alle info

- Zorg dat iedereen over de juiste (recentste en volledige) info beschikt.

- Mail en skype

- Een online ‘projectomgeving’ is aan te bevelen:

FASE 4 EN 5: PROJECTUITVOERING EN

AFRONDING

Indien je project werd goedgekeurd:

Proficiat voor het gelopen traject!Het werk kan nu beginnen!

TOOLS VOOR DE SOCIALE ECONOMIE

• Handleiding “Europese subsidies voor de sociale economie: wegwijs in projectontwikkeling’

• Website www.kcse.eu met - Overzicht van relevante EU fondsen- Actualiteitsinformatie: calls, events, partner

search, werkprogramma’s

• ‘EuropaService’: mail alert on time

• Partnersearch: online template KCSE-website

• (Promotor, externe consultant)

• Screeningsgesprek

(Met steun en financiering van in|C,de koepels en Vlaamse overheid)

CONTACT

Kenniscentrum Sociaal EuropaKolonel Bourgstraat 122 bus 4,1140 Brusselwww.kcse.eu

Jos Sterckx, directeurm +32 (0) 477 44 97 14t +32 (0) 2 205 00 47jos.sterckx@kcse.eu

An Rommel, adviseur Europese projectenm +32 (0) 477 98 54 64t +32 (0) 2 205 00 46an.rommel@kcse.eu

Project in samenwerking met in|C, de ondersteuningsstructuur voor de sociale economie en gefinancierd door de Vlaamse

overheid