Hulshof f kan uw archiefbeheer uit handen nemen. We regelen zowel opslag als beheer en onderhoud van uw bedrijfsinformatie (archief ). Dankzij de beste beveiligings-systemen en -procedures, en softwareondersteuning is uw bedrijfsinformatie bij ons met de grootste zorg omgeven.

Hoe werkt Archiefbeheer?In de opslagruimten van Hulshoff wordt vrijwel alles gearchiveerd. Van archiefdozen, losse dossiers, röntgenfoto’s tot en met tapes, cd’s en microfilms. Onze klimaatbeheersing zorgt voor optimale condities voor uw archieven en gaat tegelijkertijd ongedierte tegen.

1. bezoek adviseurEen adviseur van Hulshoff komt altijd eerst bij u langs om een werkwijze af te spreken en een coderingsschema voor de archieven op te stellen.

2. coderenVoorafgaand aan het archiveren wordt een coderingsschema voor uw archieven opgesteld. Hiermee kunnen snel en eenvoudig uw papieren worden teruggevonden in het systeem. Hulshoff zorgt voor de (unieke) codering en instrueert uw medewerkers hoe ze ermee om moeten gaan.

3. overbrengenLiggen de procedures en codering vast, dan kan er worden de archieven door Hulshoff Projectverhuizingen overgebracht naar de opslag van Hulshoff. Uw papieren zijn gegarandeerd uiterlijk de volgende dag weer beschikbaar.

4. raadplegenDe archieven die door ons worden beheerd, kunt u altijd raadplegen. Vooraf kunt u aangeven welke personen binnen uw bedrijf hiertoe geautoriseerd zijn. In eerste instantie is een naam en handtekening voldoende. Als een archiefstuk per fax wordt opgevraagd, wordt de hand-tekening gecontroleerd, en de aanvraag goedgekeurd. Uw medewerkers kunnen ook een password krijgen, of via Internet (uiteraard streng beveiligd) het archiefstuk opzoeken. Het is heel makkelijk om bij Hulshoff uw archieven in te zien. Wij zijn 24 uur per dag, zeven dagen in de week geopend en beschikken over een eigen koeriersdienst. Als het moet, hebt u uw archieven binnen twee uur in huis.

> ARCHIEFBEHEER> DIGITALISERING

> PROJECTVERHUIZINGEN

> ARCHIEFBEHEER

BeveiligingBij Hulshoff zijn uw archieven in veilige handen. Onze beveiligingssystemen tegen brand en inbraak voldoen aan de allerhoogste eisen van de stichting BORG. Hierdoor is sabotage onmogelijk. Er heerst binnen een vrijwel constante temperatuur en ongedierte worden door experts preventief bestreden. Ook is er altijd rechtstreeks verbinding met de brandweer en is heeft Hulshoff een geavanceerd toegangscontrole systeem. Opgeslagen archieven zijn alleen in te zien door diegenen met toegang tot het geautomatiseerde systeem. Uiteraard zijn al onze systemen ISO-9001 gecertificeerd

Transport in eigen beheerHulshoff voert alle transporten in eigen beheer uit. Onze eigen koeriersdienst met vaste chauffeurs leveren uw archiefstuk(ken) gegarandeerd op tijd. Dankzij het barcodesysteem, kunt u op elk gewenst moment informeren waar uw stuk zich bevindt of aan wie en wanneer het is uitgeleverd.

BezorgingWij bezorgen uw archiefstukken op 3 gegarandeerde levertijden: • De volgende dag (gegarandeerd binnen 24 uur)• Dezelfde dag ( ’s morgens besteld: ’s middags geleverd)• Spoedbezorging (gegarandeerd binnen 2 of 3 uur, afhankelijk van de regio)

VernietigingNa een bepaalde tijd, moeten of kunnen archiefstukken vernietigd worden. Bij Hulshoff is dit van tevoren in het systeem opgeslagen. Aan het begin van het jaar krijgt u een lijst met de stukken die voor vernietiging in aanmerking komen. Als u deze ondertekent, worden de stukken vernietigd. Als bewijs ontvangt u van ons een verklaring dat de vernietiging volgens de eisen van De Nederlandsche Bank is gebeurd.

Waar zit Hulshof f Archiefbeheer?Het hoofdkantoor en distributiecentrum van Hulshoff Archiefbeheer is gevestigd in Almere. Daarnaast zijn er full-service vestigingen in Amsterdam en Soest. Door deze centrale ligging en de door onze gebruikte systemen kunnen wij u gegarandeerde levertijden bieden. Zonodig hebt u opgevraagde archiefstukken binnen 2 uur in huis.