1a. Algemeen Handboek Bevolkingszorg (format) · • Verzamelplaats draaiboeken (archief). 1.5 Niet...

1

Handboek Bevolkingszorg

2

Versie: 1.0 Datum: 1 juni 2014 Gemeente:

3

Inhoudsopgave Algemeen ............................................................................................................................................... 6 I Gebruikswijzer Handboek Bevolkingszorg................................................................................. 7 1.1 Waarom een handboek ................................................................................................................. 7 1.2 Indeling handboek ......................................................................................................................... 7 1.3 Actualisatie handboek ................................................................................................................... 7 1.4 Locatie handboek .......................................................................................................................... 7 1.5 Niet op de plank laten liggen ......................................................................................................... 7 1.6 Wettelijke basis van het handboek (Wet- en Regelgeving) .......................................................... 8 1.7 Alarmering ..................................................................................................................................... 8 1.8 Opleiden, trainen en oefenen (OTO) ............................................................................................ 9 1.9 Overdracht nafase ......................................................................................................................... 9 1.10 Evaluatie ..................................................................................................................................... 9

II Team Bevolkingszorg (TBz) ....................................................................................................... 10 2.1 Taken .......................................................................................................................................... 10 2.2 Samenstelling .............................................................................................................................. 10 2.3 Alarmering ................................................................................................................................... 11 2.4 Aandachtspunten ........................................................................................................................ 11 2.5 Locatie ......................................................................................................................................... 11 2.6 Checklist ...................................................................................................................................... 11

III Organogram Bevolkingszorg ..................................................................................................... 12 IV Informatiebeheer en vergaderen – TBz ..................................................................................... 13 4.1 Inleiding ....................................................................................................................................... 13 4.2 Documenten TBz ........................................................................................................................ 13

V Vergaderdiscipline ...................................................................................................................... 14 5.1 Vergaderen ................................................................................................................................. 14

VI Communiceren van informatie ................................................................................................... 15 6.1 Telefoon/e-mail ........................................................................................................................... 15

VII Inrichting TBz ........................................................................................................................... 16 7.1 Voorzieningen ............................................................................................................................. 16

VIII Informatiemanagement en verslaglegging ........................................................................... 17 8.1 Informatiemanager ...................................................................................................................... 17 8.2 Verslaglegger .............................................................................................................................. 17

IX Slachtoffer Informatie Systematiek (SIS) .................................................................................. 18 9.2 Inleiding ....................................................................................................................................... 18

Bijlagen Algemeen .............................................................................................................................. 19 Bijlage Algemeen X Checklist Evaluatie ..................................................................................... 20 Bijlage Algemeen XI Formulieren vergadering Team Bevolkingszorg .................................... 21 Bijlage Algemeen XII Modelagenda Taakorganisatie ................................................................ 26 Bijlage Algemeen XIII Checklist Handboek – TBz ..................................................................... 29 Crisiscommunicatie ............................................................................................................................ 30 I Taakorganisatie Crisiscommunicatie ........................................................................................ 31 1.1 Hoofdproces en deelprocessen .................................................................................................. 31 1.2 Aandachtspunten ........................................................................................................................ 31 1.3 Functionarissen taakorganisatie Crisiscommunicatie ................................................................. 32 Pers- en publieksvoorlichting:....................................................................................................... 32

II Deelproces: Pers- en publieksvoorlichting .............................................................................. 33 2.1 Doel van Pers- en publieksvoorlichting/Analyse & Advies .......................................................... 33 2.2 Doelgroep .................................................................................................................................... 33 2.3 Taken .......................................................................................................................................... 33 2.4 Afspraken met derden ................................................................................................................. 33 2.5 Contactenlijst derden .................................................................................................................. 33 2.6 Checklist ...................................................................................................................................... 34 2.7 Inzetten NL-Alert ......................................................................................................................... 34 2.8 Ondersteuning door het bovenregionaal team crisiscommunicatie ............................................ 34

III Deelproces: Verwanteninformatie ............................................................................................. 36 3.1 Doel van Verwanteninformatie .................................................................................................... 36 3.2 Doelgroep .................................................................................................................................... 36 3.3 Taken .......................................................................................................................................... 36

4

3.4 Afspraken met derden ................................................................................................................. 36 3.5 Contactenlijst derden .................................................................................................................. 36 3.6 Checklist ...................................................................................................................................... 36

Bijlagen Crisiscommunicatie ............................................................................................................. 37 Bijlage Crisiscommunicatie II Inzetprocedure NL-Alert .......................................................... 38 Noodopvang & Verzorging I Taakorganisatie Noodopvang & Verzorging ............................ 41 1.1 Hoofdproces en deelprocessen .................................................................................................. 42 1.2 Aandachtspunten ........................................................................................................................ 42 1.3 Functionarissen taakorganisatie Noodopvang & Verzorging ...................................................... 42

II Proces: Noodopvang & Verzorging ........................................................................................... 43 2.1 Doel van het proces .................................................................................................................... 43 2.2 Doelgroep .................................................................................................................................... 43 2.3 Taken .......................................................................................................................................... 43 2.4 Afspraken met derden ................................................................................................................. 43 2.5 Contactenlijst derden .................................................................................................................. 44 2.6 Checklist ...................................................................................................................................... 44

Herstelzorg ........................................................................................................................................... 45 I Taakorganisatie Herstelzorg ...................................................................................................... 46 1.1 Hoofdproces en deelprocessen .................................................................................................. 46 1.2 Aandachtspunten ........................................................................................................................ 46 Bijzondere uitvaart en rouwverwerking: ....................................................................................... 46 1.3 Functionarissen taakorganisatie Herstelzorg .............................................................................. 47 2.1 Doel van het deelproces ............................................................................................................. 48 2.2 Doelgroep .................................................................................................................................... 48 2.3 Taken .......................................................................................................................................... 48 2.4 Afspraken met derden ................................................................................................................. 48 2.5 Contactenlijst derden .................................................................................................................. 48 2.6 Checklist ...................................................................................................................................... 48

III Deelproces: Informatiecentrum ................................................................................................. 49 3.1 Doel van het deelproces ............................................................................................................. 49 3.2 Doelgroep .................................................................................................................................... 49 3.3 Taken .......................................................................................................................................... 49 3.4 Afspraken met derden ................................................................................................................. 49 3.5 Contactenlijst derden .................................................................................................................. 49 3.6 Checklist ...................................................................................................................................... 49

IV Deelproces: Nazorg ..................................................................................................................... 50 4.1 Doel van het deelproces ............................................................................................................. 50 4.2 Doelgroep .................................................................................................................................... 50 4.3 Taken .......................................................................................................................................... 50 4.4 Afspraken met derden ................................................................................................................. 50 4.5 Contactenlijst derden .................................................................................................................. 50 4.6 Checklist ...................................................................................................................................... 50

Bijlagen Herstelzorg ............................................................................................................................ 51 Bijlage Herstelzorg I ............................................................................................................................ 52 Ondersteuning ..................................................................................................................................... 53 I Taakorganisatie Ondersteuning ................................................................................................ 54 1.1 Hoofdproces en deelprocessen .................................................................................................. 54 1.2 Aandachtspunten ........................................................................................................................ 54 1.3 Functionarissen taakorganisatie Ondersteuning ........................................................................ 54

II Deelproces: Bestuursondersteuning ........................................................................................ 56 2.1 Doel van deelproces Bestuursondersteuning ............................................................................. 56 2.2 Doelgroep .................................................................................................................................... 56 2.3 Taken .......................................................................................................................................... 56 2.4 Afspraken met derden ................................................................................................................. 56 2.5 Contactenlijst derden .................................................................................................................. 56 2.6 Checklist ...................................................................................................................................... 56

III Deelproces: Facilitaire ondersteuning ...................................................................................... 57 3.1 Doel van deelproces Facilitaire ondersteuning ........................................................................... 57 3.2 Doelgroep .................................................................................................................................... 57

5

3.3 Taken .......................................................................................................................................... 57 3.4 Afspraken met derden ................................................................................................................. 57 3.5 Contactenlijst derden .................................................................................................................. 57 3.6 Checklist ...................................................................................................................................... 57

IV Deelproces: Informatiemanagement ......................................................................................... 58 4.1 Doel van deelproces Informatiemanagement ............................................................................. 58 4.2 Doelgroep .................................................................................................................................... 58 4.3 Taken .......................................................................................................................................... 58 4.4 Afspraken met derden ................................................................................................................. 58 4.5 Contactenlijst derden .................................................................................................................. 58 4.6 Checklist ...................................................................................................................................... 58

Omgevingszorg ................................................................................................................................... 59 I Taakorganisatie Omgevingszorg ............................................................................................... 60 1.1 Hoofdproces en deelprocessen .................................................................................................. 60 1.2 Aandachtspunten ........................................................................................................................ 60 1.3 Functionarissen taakorganisatie Omgevingszorg ....................................................................... 60

II Deelproces: Milieubeheer, Ruimtebeheer en Bouwbeheer ..................................................... 61 2.1 Doel van deelproces Milieubeheer, Ruimtebeheer en Bouwbeheer .......................................... 61 2.2 Doelgroep .................................................................................................................................... 61 2.3 Taken .......................................................................................................................................... 61 2.4 Afspraken met derden ................................................................................................................. 61 2.5 Contactenlijst derden .................................................................................................................. 62 2.6 Checklist ...................................................................................................................................... 62

III Deelproces: Registeren van schade .......................................................................................... 63 3.1 Doel van deelproces Registeren van schade ............................................................................. 63 3.2 Doelgroep .................................................................................................................................... 63 3.3 Taken .......................................................................................................................................... 63 3.4 Afspraken met derden ................................................................................................................. 63 3.5 Contactenlijst derden .................................................................................................................. 63 3.6 Checklist ...................................................................................................................................... 63

6

Algemeen

7

I Gebruikswijzer Handboek Bevolkingszorg

In dit eerste onderdeel van het Handboek Bevolkingszorg staat beschreven welke zaken de gemeente geregeld moet hebben om tijdens een crisis of calamiteit de processen rondom bevolkingszorg te kunnen uitvoeren.

1.1 Waarom een handboek

Het handboek beschrijft HOE de gemeente uitvoering geeft aan de diverse processen bevolkingszorg (werkdocument). Gemeenten zijn (wettelijk) verantwoordelijk voor de inhoud van het handboek.

1.2 Indeling handboek

Het handboek bestaat uit een aantal onderdelen:

• Onderdeel Algemeen

• Onderdeel 1: Crisiscommunicatie

• Onderdeel 2: Noodopvang & Verzorging

• Onderdeel 3: Herstelzorg

• Onderdeel 4: Ondersteuning

• Onderdeel 5: Omgevingszorg

1.3 Actualisatie handboek

• Het Hoofd Taakorganisatie zorgt voor het actueel houden van betreffende onderdeel (proces/taakorganisatie) van het handboek. Hij draagt tussentijds (na oefeningen of daadwerkelijke calamiteiten) zorg voor het bijhouden van relevante gegevens (o.a. proces, personele en contact) voor de betreffende taakorganisatie.

• Dit handboek inclusief de onderliggende onderdelen (taakorganisaties) wordt minimaal één keer per jaar geactualiseerd en vastgesteld door het Hoofd Taakorganisatie.

• Het Hoofd Taakorganisatie vermeldt op de omslag van betreffende onderdeel: - De naam van het Hoofd Taakorganisatie; - De datum van actualisatie en duiding van de laatste wijzigingen (versiebeheer);

• Bij actualisatie/wijzigingen in het handboek stuurt het Hoofd Taakorganisatie het aangepaste handboek op naar de leden van de betreffende taakorganisatie.

1.4 Locatie handboek

• In uitrukpakket of –koffer (optioneel);

• Op werkplek leden taakorganisatie (en thuis);

• Hoofd Taakorganisatie;

• Digitaal;

• Verzamelplaats draaiboeken (archief).

1.5 Niet op de plank laten liggen

• Het Hoofd Taakorganisatie draagt zorg voor het ‘levend’ houden van betreffende onderdeel voor de taakorganisatie in het handboek.

• Minstens tweemaal per jaar of bij gebleken behoefte roept het Hoofd Taakorganisatie zijn taakorganisatie bij elkaar om betreffende onderdeel voor de taakorganisatie te bespreken en (landelijke, regionale en contact) gegevens voor het taakorganisatie door te nemen.

8

1.6 Wettelijke basis van het handboek (Wet- en Regelgeving)

• Wet Veiligheidsregio’s - Doel van de wet is de rampenbestrijding, crisisbeheersing en geneeskundige

hulpverlening, met behoud van lokale verankering bestuurlijk en operationeel op regionaal niveau te integreren, teneinde een doelmatige en slagvaardige hulpverlening te verzekeren, mede op basis van een gecoördineerde voorbereiding, en daartoe veiligheidsregio’s in te stellen, zie Wvr art. 2, art. 5, art. 7, art. 16,.

- In het Besluit Veiligheidsregio’s zijn nadere eisen en bepalingen opgenomen zie Wvr art. 2.1.1 art. 2.1.3’ en art. 21.5.

• Besluit Veiligheidsregio’s - In het Besluit Veiligheidsregio’s art 2.3.1 is opgenomen dat een taakorganisatie

bevolkingszorg binnen 90 minuten met de uitvoering van zijn taken begint. - Een uitzondering hierop is de functionaris die belast is met de coördinatie van de

voorlichting. Deze begint 30 minuten na alarmering met de uitvoering van zijn taken. - In het besluit is verder bepaald dat een taakorganisatie bevolkingszorg minimaal

uitvoering geeft aan de onderstaande taken. De taken kunnen in de regio breder zijn omschreven. Het is dan ook van belang om de omschrijvingen in het Regionaal Crisisplan te volgen. De taken uit het Besluit:

� Het geven van voorlichting aan de bevolking; � Het voorzien in opvang en verzorging van de bevolking; � Het verzorgen van nazorg voor de bevolking; � Het registreren van de betrokkenen; � Het registreren van schadegevallen; � Het adviseren van het Regionaal Operationeel Team (ROT).

• Planvormen - Het bestuur van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond stelt ten minste eenmaal in

de vier jaar een beleidsplan vast, waarin het beleid is vastgelegd ten aanzien van de taken van de veiligheidsregio.

- Het beleidsplan is mede gebaseerd op een door het bestuur van de veiligheidsregio vastgesteld risicoprofiel.

- Het bestuur van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond stelt ten minste eenmaal in de vier jaar een crisisplan vast, waarin in ieder geval de organisatie, de verantwoordelijkheden, de taken en d bevoegdheden in het kader van de rampenbestrijding en de crisisbeheersing worden beschreven.

• Regionaal Crisisplan - Het Regionaal Crisisplan omvat een beschrijving van de organisatie, de

verantwoordelijkheden, de taken en de bevoegdheden met betrekking tot de maatregelen en voorzieningen die de gemeenten treffen inzake de rampenbestrijding en de crisisbeheersing, alsmede van de afspraken die zijn gemaakt met andere bij mogelijke rampen en crises betrokken partijen.

• GRIP-regeling

• De Gecoördineerde Regionale IncidentenbestrijdingsProcedure (GRIP) van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond vormt de basis voor de operationele en bestuurlijke opschaling tijdens incidenten. De regeling is bindend voor zowel de operationele partners als alle gemeenten binnen de regio Rotterdam-Rijnmond. De GRIP regeling is gebaseerd op de Wet en het Besluit veiligheidsregio’s en het landelijk Referentiekader GRIP. Tevens is deze GRIP-regeling een uitwerking van de in het Regionaal Crisisplan beschreven multidisciplinaire hoofdstructuur waarbij rekening gehouden is met de Bestuurlijke Netwerkkaarten.

1.7 Alarmering

Alarmeren Afhankelijk van de aard en omvang van het incident kan de taakorganisatie worden opgestart.

• De Officier van Dienst Bevolkingszorg alarmeert volgens de afgesproken procedure.

• Het Hoofd Taakorganisatie kan, in gevallen waarin hij dit op grond van informatie noodzakelijk/ wenselijk acht, in overleg met de OD-Bz betreffende taakorganisatie alarmeren.

9

Bereikbaarheids- en alarmeringsgegevens Het Hoofd Taakorganisatie neemt de bereikbaarheids- en alarmeringsgegevens van de taakorganisatie op in een overzicht. Specifieke gegevens voor Rotterdam-Rijnmond: Groene boekje De Officieren van Dienst Bevolkingszorg hanteren het zogenaamde Groene Boekje met daarin alle alarmeringsgegevens van de betrokken medewerkers, taakorganisaties en locatiegegevens. De Officieren van Dienst Bevolkingszorg is tevens eindverantwoordelijk voor het actueel houden van alle gegevens. Het Hoofd Taakorganisatie is verantwoordelijk voor het actueel houden van de gegevens van betreffende taakorganisatie en houdt de Officieren van Dienst Bevolkingszorg hiervan op de hoogte. Het Hoofd Taakorganisatie geeft wijzigingen in de alarmeringsgegevens onmiddellijk door aan de Officieren van Dienst Bevolkingszorg.

1.8 Opleiden, trainen en oefenen (OTO)

De verantwoordelijkheid voor het opleiden, trainen en oefenen (OTO) ligt bij de gemeente secretaris tenzij anders is geregeld. De directie is eindverantwoordelijk voor het OTO-beleid. Het Hoofd Taakorganisatie signaleert op basis van de oefeningen de opleidingsbehoeften en bespreekt dit met Officier van Dienst Bevolkingszorg. Verder is de Hoofd Taakorganisatie verantwoordelijk voor de uitvoering. Rol Officier van Dienst Bevolkingszorg binnen OTO

• Registreert wie, wanneer opgeleid en beoefend is, en welk aanvullende cursussen/trainingen men heeft gevolgd. De HTO’s en de teamleiders leveren deze informatie aan.

1.9 Overdracht nafase

Bij grote incidenten wordt een projectplan opgesteld, waarin is weergegeven op welke wijze de gemeenschap weer tot de ‘normale’ situatie kan komen. De herstelwerkzaamheden en wederopbouw gebeurt projectmatig. Aandachtspunten overgang naar nazorg Het Team Nazorg houdt o.a. rekening met een zorgvuldige overdracht bij de overgang naar de nafase waarbij taken die langer doorlopen besproken worden. Beëindigen operationele inzet team De Voorzitter Team Bevolkingszorg beoordeelt of het TBZ nog langer operationeel moet blijven. In overleg met het Hoofd Taakorganisatie beoordelen zij dit samen wat betreft de taakorganisatie.

1.10 Evaluatie

Bij een evaluatie kan formulier Checklist Evaluatie (zie bijlage X) worden gebruikt.

10

II Team Bevolkingszorg (TBz)

Als zich een crisis voordoet treedt de gemeente vanaf het moment van de melding snel en daadkrachtig op. De crisisbestrijdingsorganisatie die dan ingericht wordt, is onder normale omstandigheden een “lege organisatie”, zeker daar waar het de gemeentelijke processen betreft. Op het moment dat er sprake is van een bijzonder ongeval of crisis, wordt deze organisatie volgens een opschalingsprincipe, in gang gezet en ingevuld door hiervoor aangewezen functionarissen.

Als inzet van de gemeente noodzakelijk is, wordt via de Officier van Dienst Bevolkingszorg (OD-Bz) contact opgenomen met de Voorzitter Team Bevolkingszorg. Verzoeken van de operationele diensten, het Beleidsteam, de Burgemeester en/of het college worden aan hen overgebracht. Door de OD-Bz bepaalt, al dan niet in opdracht van de Burgemeester en in onderling overleg met de Voorzitter Team Bevolkingszorg, de Hoofden Taakorganisaties (HTo’s of het noodzakelijk is om een Team Bevolkingszorg (TBz) in te richten. Hiertoe wordt besloten als coördinatie van de uitvoering van één of meerdere (deel-)processen noodzakelijk is en/of één of meer van de taakorganisaties hierom verzoekt.

2.1 Taken

Het TBz is het coördinatiecentrum van de gemeentelijke processen ten tijde van een crisis. In het TBz wordt alle relevante informatie verzameld en toegezonden aan de betrokken teams (of diensten) en/of het Regionaal Operationeel Team (ROT). Op basis van de verzamelde informatie kan een situatiebeeld worden opgesteld en kunnen vervolgens gevraagd en ongevraagd adviezen worden gegeven aan het ROT, de Beleidsteam (BT) en/of het gemeentebestuur

1 over in te zetten acties.

De leden van het TBz (HTo’s) zijn in hoofdlijnen verantwoordelijk voor de volgende taken:

- Het gevraagd en ongevraagd informeren van en afstemmen met de teamleider(s) van desbetreffende taakorganisatie(s).

- Het bepalen van de te volgen tactiek om te komen tot een snelle en gecoördineerde inzet van de gemeentelijke processen en andere gemeentelijke taken.

- Het uitzetten van opdrachten van het ROT bij de taakorganisaties. - Het in onderling overleg doen van voorstellen over de aanpak en de prioriteiten waarmee de

taakorganisaties bijdragen aan de gecoördineerde crisisbeheersing. - Het gevraagd en ongevraagd periodiek informeren van de Algemeen Commandant

Bevolkingszorg in het ROT. - Het gevraagd en/of ongevraagd informeren van de deelgemeente(n), buurgemeente(n),

provincie, NCC, betrokken bedrijven, scholen en/of andere instanties. Dit punt wordt uitgevoerd in overleg met het Algemeen Commandant Bevolkingszorg in het ROT.

- Het vanaf GRIP 2 situaties aanvragen van bijstandspotentieel (onder meer uit de regiogemeenten) en bijzonder materieel via Algemeen Commandant Bevolkingszorg in het ROT.

- Het invullen van LCMS.

2.2 Samenstelling

De kernbezetting van het TBz bestaat uit de volgende functionarissen:

• Voorzitter Team Bevolkingszorg

• Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie

• Hoofd Taakorganisatie Noodopvang & Verzorging

• Hoofd Taakorganisatie Herstelzorg

• Hoofd Taakorganisatie Ondersteuning

• Hoofd Taakorganisatie Omgevingszorg

• Informatiemanager TBz

1 Aan welk gremium advies wordt gegeven is afhankelijk van de aard en omvang van het incident en de fase waarin het

incident zich bevindt.

11

• Verslaglegger2/Ondersteuners

Afhankelijk van de ontwikkeling van het incident kan besloten worden om de samenstelling van het TBz te veranderen. Het TBz kan na de acute fase worden omgevormd tot een projectgroep.

2.3 Alarmering

Vanaf een GRIP 2 situatie zal naar behoefte een TBz worden ingericht. Het uitvoeren van de gemeentelijke taken, die beschreven zijn in de taakkaarten van de (deel-)processen, is dus niet per definitie gebonden aan één van de GRIP-fasen. In bijzondere omstandigheden kan het gemeentebestuur diensten gelasten ook uitvoering te geven aan de (deel-)processen. Tevens kunnen door het gemeentebestuur opdrachten aan diensten worden toebedeeld die niet in de (deel-) processen beschreven staan. Deze opdrachten zullen worden neergelegd bij de dienst van wie de normale werkzaamheden of taken in de crisisbeheersing zo dicht mogelijk bij de betreffende actie liggen.

2.4 Aandachtspunten

• Een belangrijke eis is dat Bevolkingszorg binnen 90 minuten operationeel is.

• Het Hoofd Taakorganisatie Ondersteuning alarmeert de Informatiemanager TBz en Medewerker Facilitaire Ondersteuning. De Medewerker Facilitaire Ondersteuning is gedurende de plenaire bijeenkomsten op de achtergrond aanwezig en beschikbaar voor vragen en acties op facilitair terrein. Deze persoon verzorgt algemene ondersteuning, ICT -ondersteuning en catering.

• Bij verwachting van een langdurig incident dient een tijdstip van aflossing te worden afgesproken. In principe worden de crisisteams (CoPI, ROT en Beleidsteams) uiterlijk na 8 uur afgelost. Dezelfde aflossingstijden kunnen voor de taakorganisaties gehanteerd worden. Het is raadzaam tijdig een aflossingsschema op te laten stellen.

• Indien een taakorganisatie over onvoldoende informatie beschikt voor het uitvoeren van hun taak, kan contact opgenomen worden met de Sectie Bevolkingszorg (in het ROT).

2.5 Locatie

Het TBz komt in principe bijeen in/op <<INVULLEN>>.

2.6 Checklist

Wat

2 Volgens het Regionaal Crisisplan is het verslagleggen belegd bij de Informatiemanager TBz. Sommige gemeenten wijken op

dit punt af en kiezen ervoor om naast een informatiemanager ook een verslaglegger aan het TBz toe te voegen.

12

Voorzitter

Hoofden Taakorganisaties

Informatiemanager

Taakorganisatie Crisis-

communicatie

Taakorganisatie Noodopvang en

verzorging

Taakorganisatie

Herstelzorg

Taakorganisatie

Ondersteuning

Taakorganisatie Omgevings-

zorg

Registratie van eigen

schade

Informatie- management

Verwanten-

informatie

Pers- en publieks-

voorlichting

Analyse en

Advies

Informatie-

centrum

Nood- opvang en

verzorging

Bijzondere- uitvaart

en rouw-

verwerking

Bestuurs- ondersteuning

Milieu-

beheer

Bouw-

beheer

Facilitaire

ondersteuning

Ruimte-

beheer

Nazorg

Team Bevolkingszorg

RVS/GVS

ROT

CoPI

Uitvoerings-organisatie

Bevolkingszorg inzetgebied

CoPI

Stafsectie Bevolkingszorg

Uitvoerings- organisatie

Bevolkingszorg inzetgebied

ROT

Hoofdas Operationele

hoofdstructuur

Functionele as

Bevolkingszorg

III Organogram Bevolkingszorg

13

IV Informatiebeheer en vergaderen – TBz

4.1 Inleiding

Het TBz is een schakelpunt in de crisisorganisatie waar veel informatie binnenkomt. In geval van crises zal veel afhangen van een goede doorgeleiding van informatie vanuit het ROT via het TBz richting de taakorganisaties. Maar ook vanuit de taakorganisaties via het TBz richting het ROT.

Informatiestromen.

Om informatiestromen goed te laten verlopen, wordt gebruik gemaakt van standaard agenda’s, format besluitenlijsten, maar ook van situatierapporten.

4.2 Documenten TBz

Om doelmatig te werk te gaan in het TBz is een aantal documenten opgesteld (zie bijlagen), waarmee het werkproces geordend kan worden. Het betreft de volgende documenten die in dit onderdeel van het handboek zijn opgenomen:

• Agenda’s.

• Format besluitenlijst.

• Presentielijst.

Team Bevolkingszorg Regionaal

Operationeel Team Taakorganisaties

Team Bevolkingszorg

Regionaal

Operationeel Team

Taakorganisaties

14

V Vergaderdiscipline

5.1 Vergaderen

Vergaderingen vormen de basis voor de coördinatie door het TBz (en de taakorganisaties). Daarom dienen de vergaderingen te lopen volgens een strak protocol, gebaseerd op een gestandaardiseerde agenda, (zie Bijlagen Algemeen XI en XII).

Voorbereiding

Van te voren dient vast te staan:

• Wat de vereiste input is.

• Wat de resultaten/output van een vergadering dienen te zijn.

• Wanneer men elkaar kan aflossen.

Houd hierbij rekening met:

• De verwachtingen van het ROT.

• Welke deelnemers vereist zijn voor iedere vergadering.

• Het feit dat de actielijst een grote rol speelt in de vergadering.

• De volgorde van de actiepuntenlijst in verband met de prioritering van onderwerpen.

• De hoeveelheid te loggen informatie (deze dient te worden beperkt). Aandachtspunten

Met betrekking tot de vergadertechniek en informatiemanagement is een aantal tips te

benoemen:

• Maak een duidelijke taakverdeling en houd je daar aan.

• Vergader gedisciplineerd: neem de telefoon niet op tijdens korte vergaderingen,

scheid vergaderen actiefasen, laat iedereen aan het woord, spreek kort en bondig.

• Laat de vergadering gestructureerd verlopen, mogelijk door middel van een agenda.

• Zorg voor een gemeenschappelijk beeld van de situatie aan de hand van de BOB

structuur.

• Leg besluiten duidelijk vast.

• Houd een besluitenlijst bij, op die manier gaat informatie niet verloren

• Maak gebruik van een wandkaart, flip-overs en dergelijke (visualiseer zaken).

15

VI Communiceren van informatie

6.1 Telefoon/e-mail

• De informatie, die wordt uitgewisseld dient helder te zijn. Voor heldere communicatie zijn e-mail en telefoon essentieel. E-mail zorgt voor traceerbare informatie en kan makkelijk worden nagelezen. De telefoon heeft echter als voordeel dat informatie en de bedoeling van een opdracht makkelijk geverifieerd kunnen worden.

• Een aantal diensten geeft de voorkeur aan contact via e-mail in plaats van de telefoon. Deze

wijze van communicatie is in hun ogen efficiënter. Dit ligt echter meer aan de gebruikers dan

aan het middel. Kort en zakelijk spreken is dus een vereiste. Dit vergt discipline, maar is

tijdens een crisis van groot belang.

• Het gebruik van de telefoon heeft het voordeel dat je direct kunt verifiëren of de

gesprekspartner alles begrepen heeft. Een ontvangstbevestiging met samenvatting kan

ervoor zorgen dat de boodschap kort en duidelijk overkomt. Gebruik maken van

ontvangstbevestigingen zorgt er tevens voor dat niet na-gebeld hoeft te worden.

• Een bijkomend voordeel voor de taakorganisaties om opdrachten digitaal binnen te krijgen (in

plaats van per telefoon) is dat duidelijk is van wie ze komen, aan wie ze gericht zijn en wat de

vragen/opdrachten precies zijn.

16

VII Inrichting TBz

7.1 Voorzieningen

In het TBz dient een minimaal voorzieningen niveau gerealiseerd te zijn:

• Telefoonaansluitingen op het openbare telefoonnet (met speaker).

• Aansluiting op het nationaal noodnet (1 stuk).

• Kaartmateriaal (eventueel digitaal).

• Laptops (aan te sluiten op netwerk).

• Digitale toegang tot eigen werkomgeving, intranet en internet.

• Printer.

• Kantoormateriaal (notitieblokken, papier voor printer, pennen etc.).

• Beamer.

• Projectiescherm (of witte muur).

• Televisie.

• Radio (op batterijen).

• Kopieerapparaat.

• Elke computer dient zo aangesloten te zijn, dat indien het ICT netwerk van de gemeente “uit de lucht is”, elke computer toch kan blijven functioneren (stand-alone).

• Het Regionaal Crisisplan.

• De Handboeken.

• Het Handboek TBz.

• De Noodwetgeving.

• Relevante telefoonnummers (gemeentelijk telefoonboekje).

• TBz -formulieren (presentielijst, logboek etc.).

• Klok.

• Kasten.

• Whiteboard/flip-over.

• Verlengsnoeren.

17

VIII Informatiemanagement en verslaglegging

8.1 Informatiemanager

De Informatiemanager TBz draagt zorg voor:

• Actie-/besluitenlijsten.

• Logboek.

• Bijhouden van LCMS.

• Verzamelen/archiveren van allerhande documentatie waaronder ook telefoonnotities, faxen en e-mails mogen worden gerekend.

Gedurende de actieve dienst van het TBz dient een ieder daarom de daarvoor bestemde logboeken en formulieren nauwkeurig in te vullen en bij te houden en in te leveren bij de Informatiemanager TBz. De Informatiemanager TBz zorgt voor een goede archivering van de telefoonnotities, verslagen, e-mails etc.

8.2 Verslaglegger

De Verslaglegger TBz draagt zorg voor: Notulen Presentielijst (ondertekenen!) Het verslagleggen en documenteren van alle acties en gebeurtenissen tijdens een crisis is van groot belang omdat achteraf hier veel uit kan worden opgemaakt en het wettelijk verplicht is. Tevens moeten de personen die in het TBz werkzaamheden uitvoeren een presentielijst tekenen met aanvangs- en vertrektijd.

IM ROT

IM Noodopvang &Verzorging

IM Herstelzorgzorg

IM Crisis-

communicatie

IM TBz

IM GBT

IM CoPI

Legenda:

ACBz = Alg. Commandant Bevolkingszorg IM = Informatiemanager

ACBz ROT

IM Ondersteuning

18

IX Slachtoffer Informatie Systematiek (SIS)

9.2 Inleiding

19

Bijlagen Algemeen

20

Bijlage Algemeen X Checklist Evaluatie

Inhoud

• Inzicht in de situatie

• Duidelijk beeld bij betrokkenen

• Suggesties voor verbetering Proces

• Alarmering o Op welke wijze bent u gealarmeerd o Hoe laat bent u gealarmeerd o Was de alarmering helder o Wat ging er goed o Zijn er verbeterpunten

• Opschaling en afschaling o Voor welk GRIP niveau bent u gealarmeerd o Was dit naar uw inziens het juiste GRIP niveau o Waarom is er opgeschaald o Is er tijdens het incident opgeschaald naar een hoger GRIP niveau o Was deze opschaling noodzakelijk o Is er op het juiste moment afgeschaald o Is er volgens de procedure afgeschaald o Wat ging er goed o Zijn er verbeterpunten

• Informatiemanagement o Hoe is de interne en externe informatievoorziening verlopen o Is er gebruik gemaakt van LCMS o Heeft u aan de hand van de gegeven informatie uw rol effectief kunnen uitvoeren o Hoe is de beeldvorming tussen het CoPI en het ROT verlopen o Wat ging er goed o Zijn er nog verbeterpunten

• Coördinatie o In welke mate is scenario denken toegepast o Was de taakverdeling binnen het CoPI/ROT of team duidelijk? o Hoe waren de vergaderingen op elkaar afgestemd o Heeft u tussen de plenaire vergaderingen door voldoende tijd gehad om uw acties uit

te zetten? o Is er tijdens het incident gebruik gemaakt van plannen o Wat ging er goed o Zijn er verbeterpunten

Getalsmatig

• Lengte inzet

• Hoeveelheid medewerkers

• Aantal betrokkenen

21

Bijlage Algemeen XI Formulieren vergadering Team Bevolkingszorg

Agenda 1

e plenair overleg TBz

1. Opening

Afhankelijk van de situatie kan het goed zijn om ook even aandacht te schenken aan de thuissituatie van de aanwezigen (veiligheid gezinsleden, acute zaken geregeld, etc.)

2. Voorstelronde

3. Werkafspraken:

• Vergaderklok (afstemmen met Regionaal Operationeel Team)

• Geen gebruik maken van (mobiele) telefoons tijdens plenair overleg

• Vergaderfrequentie

• Presentielijst (notulist)

• Besluitenlijst (notulist)

• Overig

4. Beeldvorming incident

• Update informatie door Algemeen Commandant (AC-Bz) of bestuursdesk: 010-4468052. o Situatieschets:

� (aantal doden, gewonden, vermisten, personen die opgevangen moeten worden)

o Gebied (plot aanwezig in LCMS?) o Meteorologische gegevens o Gevaren (oorzaken, uitbreidingsmogelijkheden)

� wat zijn de belangrijke objecten in het gebied ((spoor-/vaar-) wegen, verzorgingshuizen, bedrijven, scholen, enz)?

� om hoeveel omwonenden gaat het (ook in het effectgebied)?

• Aanvullingen door leden van het TBz (informatiemanager en daarna overigen)

• Welke scenario’s worden voorzien?

• Welke processen moeten worden geactiveerd? (Waar heeft het ROT behoefte aan?)

• Is het nodig om liaisons van andere partijen (of interne deskundigen) uit te nodigen?

• Beeldvorming samenvatten (heeft iedereen hetzelfde beeld?)

5. Communicatie (website, Twitter, rampenzender, persmoment, SMS-alert, enz)

• Wat wordt door de GBT gecommuniceerd?

6. Besluiten nemen en samenvatten (besluitenlijst op scherm)

7. Opdrachten aan de deelprocessen (en of het ROT) 8. Laatste nieuws (belangrijke update uit bijvoorbeeld LCMS, anders niet) & rondvraag 9. Volgende plenaire sessie (tijdstip vermelden in LCMS)

22

Agenda vervolg plenair overleg TBz 1. Opening

2. Beeldvorming incident:

• Stand van zaken actiepunten vorige vergadering (besluitenlijst op scherm)

• Algemene informatie/situatieschets o update van de ACBZ en of bestuursdesk (waar is behoefte aan?) o informatiemanager schetst beeld vanuit LCMS

• Aanvullingen door leden TBz

• Hoe verlopen de geactiveerde crisisprocessen en hoe verloopt de samenwerking daartussen? (Denk tijdig aan opschaling vanuit andere gemeenten en aflossing.)

• Is het nodig om liaisons van andere partijen (of interne deskundigen) uit te nodigen?

• Beeldvorming samenvatten (heeft iedereen hetzelfde beeld?)

3. Communicatie (website, twitter, rampenzender, persmoment, sms-alert, enz)

• Wat wordt door de GBT gecommuniceerd? 4. Besluiten nemen en samenvatten (besluitenlijst op scherm)

5. Opdrachten aan de deelprocessen (en of het ROT)

6. Laatste nieuws (belangrijke update uit bijvoorbeeld LCMS, anders niet) & rondvraag

7. Volgende plenaire sessie (tijdstip vermelden in LCMS) Agenda laatste plenair overleg TBz 1. Opening en mededelingen

2. Beeldvorming incident

• Stand van zaken actiepunten vorige vergadering

• Algemene informatie/situatieschets

• Aanvullingen door leden TBz

• Hoe verlopen de geactiveerde crisisprocessen en hoe verloopt de samenwerking?

3. Bij afschaling naar GRIP-3 of lager

• Maak afspraken over het informeren van alle betrokken processen (TBz leden informeren de teamleiders over afschaling)

• Bepalen hoe nog lopende zaken geregeld worden (bijv. opvang en nafase)

4. Evaluatie:

• First impression evaluatie

• Afspraken maken voor evaluatiemoment (zo mogelijk datum vaststellen)

5. Huishoudelijke zaken:

• Inleveren badges en/of toegangspassen

• E-mail en postadressen inleveren bij verslaglegger voor nazending stukken

23

Fo

rmat

Beslu

iten

lijs

t (L

CM

S)

Status:

Uitgezet / In behandeling / Gereed / Afgehandeld

Nr

(A)ctie/

(B)esluit

(K)nelpunt

Tijd Omschrijving

Actie voor /

Knelpunt van

Status

(U/I/

G/A)

Voortgang/Anticipatie op knelpunt

24

Pre

sen

tielijs

t T

eam

Bevo

lkin

gszo

rg

Datu

m:

Tijd

sti

p:

Lo

cati

e:

Fu

ncti

on

ari

s

Naam

, v

oo

rlett

er(

s),

tu

ssen

vo

eg

sel

Datu

m

Tijd

IN

T

ijd

U

IT

Voorzitter TBz

Informatiemanager TBz

HTo Crisis Communicatie

HTo Noodopvang en Verzorging

HTo Herstelzorg

HTo Ondersteuning

HTo Omgevingszorg

Informatiemanager

Ondersteuner

25

Mo

del L

og

bo

ek B

evo

lkin

gszo

rg

Lo

gb

oek I

nfo

rmati

em

an

ag

em

en

t V

ers

lag

leg

ger:

D

atu

m:

V

eln

um

mer:

Nr

tijd

sti

p

In / U

it

On

derw

erp

K

ort

e in

ho

ud

V

an

Aa

n

26

Bijlage Algemeen XII Modelagenda Taakorganisatie

Agenda Opening (eerste vergadering maken van werkafspraken) Beeldvorming

• Situatierapportage > Acute beslispunten > Besluitenlijst

• Knelpunten en onzekerheden Oordeelsvorming

• Te ondernemen acties/ besluiten

• In te zetten mensen/ middelen/ te hanteren methodes Besluitvorming

• Wie doet wat, waar, wanneer en hoe

• Actiepuntenlijst vaststellen

Rondvraag

• Vervolgafspraak/ tijd

Sluiting

27

Pre

sen

tielijs

t T

aako

rgan

isati

e (zelf invullen)

Fu

ncti

on

ari

s

Naam

, v

oo

rlett

er(

s),

tu

ssen

vo

eg

sel

Datu

m

Tijd

IN

T

ijd

U

IT

28

Besluitenlijst Taakorganisatie Datum : _____________________________

Tijdstip : _____________________________

Locatie : _____________________________

Besluitenlijst

Datum/tijd Actie Wie

Termijn

waarop

gereed

29

Bijlage Algemeen XIII Checklist Handboek – TBz

Checklist Handboek TBZ

Actie Effect Ja/Nee, tijdstip

1. Communicator alarmeert de OD-Bz

OD-Bz is gealarmeerd en

maakt een inschatting

2. De OD-Bz stelt zo nodig een TBz in (in

overleg met de Voorzitter TBz) Besluit

3. Alarmeren TBz leden:

• HTo’s

• Informatiemanager TBz (via HTo

Ondersteuning)

• Medewerker Facilitaire Ondersteuning

(via HTo Ondersteuning)

Opkomst binnen 60 minuten

4. Inrichting TBz ruimte

Ruimte is binnen 45 minuten

bedrijfsklaar

5. Opstarten taakorganisatie Taakorganisatie zijn in bedrijf

6. 15 minuten na aankomst voorzitter

eerste plenair overleg Start

7. Vergaderafspraken – proces Gestructureerde vergaderingen

8. Beeldvorming Actueel uniform beeld

9. Opstarten processen Maatwerk

10. Vergaderen op hoofdlijnen Beperken

11. Alert

Ruis voorkomen en alle

signalen serieus nemen

12. Tijdig nadenken over aflossing Op tijd verversing

30

Crisiscommunicatie

31

I Taakorganisatie Crisiscommunicatie

1.1 Hoofdproces en deelprocessen

Het hoofdproces Crisiscommunicatie bestaat uit de volgende deelprocessen: 1. Pers- en publieksvoorlichting/Analyse & Advies. 2. Verwanteninformatie.

Pers- en publieksvoorlichting kent twee onderdelen:

1. Pers- en publieksvoorlichting. 2. Analyse en Advies.

Beide onderdelen (teams) hebben een eigen actiecentrum. Het verschilt per gemeente of het Hoofd Taakorganisatie lid is van het Team Bevolkingszorg of dat een liaison Crisiscommunicatie (Communicatieadviseur) lid is. De taakorganisatie Crisiscommunicatie valt onder TBz.

1.2 Aandachtspunten

Pers- en publieksvoorlichting.

• Uiterlijk 30 minuten na aanvang van het incident wordt feitelijke informatie beschikbaar gesteld aan betrokkenen, zodat zij indien noodzakelijk zelfredzaam kunnen handelen.

• Iedere 30 minuten wordt in ieder geval via www.rijnmondveilig.nl en op geëigende momenten via andere middelen en kanalen mede op basis van behoeften van betrokkenen feitelijke informatie beschikbaar gesteld. Indien nodig worden concrete handelingsperspectieven geboden.

• Iedere twee uur daarna wordt de crisis afhankelijk van de situatie opnieuw geduid

• Binnen de VRR is afgesproken dat Communicatie VRR bovenstaande taken het eerste uur na een incident uitvoert Indien gewenst of noodzakelijk geeft het ‘gezicht’ van de overheid’ (boegbeeld) binnen een uur na aanvang van het incident duiding door afhankelijk van de situatie burgers op te roepen tot (zelf-)redzaamheid.

• De getroffen gemeente komt binnen afzienbare tijd al dan niet bij monde van de burgemeester met een proportionele reactie, die rekening houdt met de lokale impact en de vragen die onder de bevolking leven.

• In de communicatieaanpak is nadrukkelijk aandacht voor verminderd zelfredzamen. Het communicatiedoel, de strategie en de keuze van de middelen worden hierop afgestemd.

Verwanteninformatie:

• Zelfredzame betrokkenen worden gestimuleerd om actief contact te zoeken met (de contactpersoon van) de verwanten. En waar nodig gefaciliteerd bij het in contact komen met verwanten.

• Verwanten worden gestimuleerd en waar nodig gefaciliteerd bij het vinden van een betrokken familielid/kennis.

• Uiterlijk 8 uur na aanvang van de (acute) crisis zijn minimaal 500 verwanten die zich bij de front office hebben gemeld, geïnformeerd worden over (het verloop van) het proces.

• Verwanten die na 24 uur na aanvang van de (acute) crisis nog in onwetendheid zijn krijgen een individuele contactpersoon toegewezen, die hen regelmatig en naar behoefte informeert over en, indien aan de orde betrekt bij het identificatieproces.

• Het boegbeeld legt als onderdeel van de duiding uit hoe het proces ‘informeren van verwanten’ is georganiseerd en welke problematiek dit met zich meebrengt (waaronder zorgvuldigheid versus snelheid).

• Vanaf januari 2014 is het Slachtoffer Informatie Systematiek (SIS) operationeel. Bij grote incidenten met veel slachtoffers wordt de verwanteninformatie middels het SIS landelijke uitgevoerd. Het systeem registreert alleen de verminderd zelfredzamen.

32

1.3 Functionarissen taakorganisatie Crisiscommunicatie

• Hoofdtaakorganisatie Crisiscommunicatie Richt de taakorganisatie Crisiscommunicatie in. Geef leiding aan de medewerkers van de taakorganisatie Crisiscommunicatie. Adviseert, informeert en rapporteert. Draagt zorg voor debriefing en nazorg van de communicatiemedewerkers binnen en buiten de taakorganisatie Crisiscommunicatie. Pers- en publieksvoorlichting:

• Communicatieadviseur GBT: Adviseert het GBT over de strategische communicatieaanpak en adviseert het GBT over de communicatieve implicaties van wat er ter tafel komt tijdens de vergadering van het GBT. Adviseert de Burgemeester over zijn rol als boegbeeld en burgervader (betekenisgeving) en informeert het Hoofd Taakorganisatie en het Hoofd Sectie Communicatie in het ROT over de besluiten van het GBT.

• Teamleider Pers- en publieksvoorlichting: Is verantwoordelijk voor het inrichten van de taakorganisatie Pers- en publieksvoorlichting en geeft leiding aan de medewerkers Pers- en publieksvoorlichting, de contactpersoon calamiteitenzender en de redacteuren web en social media. Adviseert, informeert en rapporteert.

• Redacteur web en social media: Verwerkt de communicatieaanpak uit het adviesrapport omgevingsanalyse tot communicatie-uitingen voor web/social media, plaatst en actualiseert communicatie-uitingen op relevante media en geeft voortgangs- of afwijkingsinformatie aan de teamleider Pers- en publieksvoorlichting.

• Medewerker Pers- en publieksvoorlichting: Voert het inzetplan Pers- en publieksvoorlichting uit.

• Contactpersoon calamiteitenzender: Zorgt voor een adequate en continue informatievoorziening naar de calamiteitenzender, formuleert de uit te zenden teksten aan de calamiteitenzender en doet dit in nauwe samenwerking met de sectie Communicatie in het ROT. Informeert en rapporteert. Analyse en advies:

• Coördinator Analyse en advies: Is verantwoordelijk voor het inrichten van het team Analyse en advies en geeft leiding aan de communicatieadviseurs analyse en advies en de omgevingsanalisten.

• Omgevingsanalist: Verzamelt gegevens over wat er speelt en leeft bij publiek en pers over incident/crisis, analyseert en verwerkt gegevens ten aanzien van beleving, informatiebehoefte van gedrag van publiek en pers tot een omgevingsanalyse, meet het effect van de communicatieaanpak en rapporteert hierover aan de communicatieadviseur analyse en advies en geeft voortgangs- of afwijkingsinformatie aan de teamleider analyse en advies.

• Communicatieadviseur analyse en advies: Voert het inzetplan analyse en advies uit, adviseert en informeert de teamleider analyse en advies en de Communicatieadviseur GBT over de (strategische) communicatieaanpak, adviseert de teamleider pers- en publieksvoorlichting over de communicatieve implicaties van de aangereikte omgevingsanalyse. Verwanteninformatie:

• Teamleider Verwanteninformatie

• Medewerker(s) Verwanteninformatie

33

II Deelproces: Pers- en publieksvoorlichting

2.1 Doel van Pers- en publieksvoorlichting/Analyse & Advies

• Betekenisgeving: het duiden van wat de crisis voor de samenleving betekent.

• Schadebeperking: beperken van materiële en immateriële schade door het verstrekken van communicatieadviezen aan de Beleidsteams en het doorgeven van gedrags- en handelingsadviezen/instructies aan burgers.

• Informatievoorziening: verzorgen van de algemene informatieverstrekking openbaarmaking, verklaring en toelichting van het beleid van de Burgemeester voor de bestrijding van de crisis (uitvoeren van de wet Openbaarheid van Bestuur).

2.2 Doelgroep

• Betrokkenen (inclusief de hulpverleners).

• Publiek.

• Media.

2.3 Taken

• Snelle opbouw van een slagvaardige communicatie waarbij mensen gemobiliseerd worden en goed toegerust aan de slag gaan met communicatie advisering, omgevingsanalyse en publieksvoorlichting.

• Aansluiting op eerdere communicatieactiviteiten richting pers & publiek en op informatiestroom en

-uitwisseling vanuit Pers & Publiek via social media, radio en televisie en telefonisch.

• Multidisciplinaire samenwerking tussen communicatieprofessionals, zoals opgenomen in het algemeen deel.

• Open en snelle communicatiekanalen openhouden om enerzijds alle informatie die langs de diverse kanalen binnenkomt (zoals omgevingsanalyse, publieksvragen, persvragen) langs de kortst mogelijke weg het GBT kunnen bereiken; anderzijds valt alle uitgaande informatie onder verantwoordelijkheid van het GBT.

• In het GBT wordt de strategische communicatie inhoud vastgesteld. Tegelijkertijd geeft het GBT de Taakorganisatie Communicatie op voorhand toestemming om dat te doen wat gedaan moet worden (mandatering).

• Mandatering communicatie.

2.4 Afspraken met derden

• Afspraken met calamiteitenzender

• Afspraken en procedures NCC*

• Afspraken met Defensie *Het NCC kan bemiddelen in capaciteitsuitbreiding of assistentie door het Bovenregionaal Team Crisiscommunicatie (zie Bijlage II). In dit team zitten ervaren communicatiestrategen (BT en ROT), HTo Communicaties en omgevingsanalisten. De ondersteuning kan worden aangevraagd door het HTo, de coördinator bevolkingszorg over het Hoofd Sectie Communicatie ROT.

2.5 Contactenlijst derden

Omschrijving (wat kan je verwachten)

Naam Telefoonnummer

34

2.6 Checklist

Wat

2.7 Inzetten NL-Alert

NL-Alert is een landelijk alarmmiddel voor op de mobiele telefoon. Met NL Alert kan de overheid mensen in de directe omgeving van een noodsituatie met een tekstbericht informeren. In het tekstbericht staat specifiek wat er aan de hand is en wat men op dat moment het beste kan doen. In Rotterdam Rijnmond is afgesproken dat in een NL-Alert bericht altijd wordt doorverwezen naar www.rijnmondveilig.nl voor aanvullende informatie. NL-Alert wordt verstuurd vanuit de meldkamer en altijd na een besluit van de hoogst operationeel leidinggevende (zie Bijlage Crisiscommunicatie I).

2.8 Ondersteuning door het bovenregionaal team crisiscommunicatie

Wat is het bovenregionaal team crisiscommunicatie? Het bovenregionaal team crisiscommunicatie is beschikbaar voor advies en ondersteuning bij crises op afstand of ter plaatse. Veiligheidsregio’s en gemeenten kunnen een beroep doen op het team. Het team is 24 uur per dag en 7 dagen per week inzetbaar. De professionals zijn afkomstig uit de verschillende veiligheidsregio’s. Het team bestaat uit strategisch adviseurs voor BT en ROT, Hoofden Taakorganisaties crisiscommunicatie en omgevingsanalisten. Daarnaast is inhoudelijke expertise beschikbaar over specifieke incidenttypes. Wie mag het team inschakelen? Het bovenregionaal team crisiscommunicatie mag worden ingeroepen door de crisisorganisatie van Veiligheidsregio’s of van gemeenten. Zorg wel dat de eindverantwoordelijke voor crisiscommunicatie op de hoogte is van de aanvraag. Hoe bereik je het team? Het team is 24 uur per dag en 7 dagen per week inzetbaar via 070-751 5000. Dit is het nummer van het Nationaal Crisiscentrum (NCC). Een crisiscommunicatieadviseur van het NCC belt de aanvrager terug en kan – op verzoek - ook adviseren over de aanvraag. Bij dit contact worden een aantal vragen gesteld om een zo goed mogelijke match te maken. Dan wordt door hetzij het NCC of het LOCC (Landelijk Operationeel Coördinatie Centrum), zo snel mogelijk een koppeling gemaakt tussen het lid van het team en de regio. Het NCC en het LOCC zijn beiden onderdeel van de NCTV (Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid). Wanneer mag ik het team inroepen? Bij een crisis of incident heeft u soms behoefte aan een adviseur die te maken heeft gehad met een zelfde soort incident. In het bovenregionaal team crisiscommunicatie is veel actuele ervaring met een breed scala aan incidenten en crises. Inzet is GRIP onafhankelijk. U bepaalt of u behoefte hebt aan een advies op afstand of een advies ter plaatse. Wanneer een incident of crises langer duurt dan 8 uur en u hebt een tekort aan hoofden taakorganisatie, omgevingsanalisten of BT- of ROT adviseurs, dan kunt u een verzoek tot bijstand doen. Stel dat ik nog meer ondersteuning nodig heb? Op het moment dat u al ondersteund wordt door het team, is al contact geweest met het NCC. Is er meer ondersteuning nodig of andere ondersteuning, kan naar dit nummer teruggebeld worden

35

Wat moet ik zelf regelen? Op het moment dat er gevraagd is om ondersteuning ter plaatse, zorg dan dat het teamlid een contactpersoon heeft, de adresgegevens, het gebouw binnen kan en een werkplek heeft (indien nodig). Kosten Voor de inzet van teamleden betaalt u reiskosten en eventuele verblijfskosten. De inzet zelf is kosteloos wanneer deze niet langer duurt dan 3 dagen. Wanneer u langer dan 3 dagen een beroep doet op een medewerker uit het team, dan maakt u zelf afspraken met de werkgever van deze medewerker over verrekening van kosten. Alle leden van het team werken bij een gemeente of veiligheidsregio. Op basis van het solidariteitsprincipe stelt iedereen zijn medewerkers beschikbaar om niet.

36

III Deelproces: Verwanteninformatie

3.1 Doel van Verwanteninformatie

• Het verstrekken van geautoriseerde informatie aan verwanten over nog in leven zijnde personen die door een crisis zijn getroffen.

3.2 Doelgroep

• Verwanten van betrokkenen die worden opgevangen, zijn geëvacueerd, in een ziekenhuis liggen of naar huis zijn gegaan.

3.3 Taken

• Het inrichten van een informatienummer waar verwanten terecht kunnen met hun vragen.

• Het verwerven van informatie over personen en dieren naar aanleiding van zoekvragen.

• Het verstrekken van informatie die is geverifieerd en waarvoor toestemming is gegeven door het bevoegd gezag.

• Het informeren van verwanten van de betrokkenen die nog in leven zijn.



Organisatie Omschrijving (wat kan je verwachten)

Naam Telefoonnummer

3.6 Checklist

Wat

37

Bijlagen Crisiscommunicatie

38

Bijlage Crisiscommunicatie II Inzetprocedure NL-Alert

Inzetprocedure (Schematisch) Versie 1

Analyse situatie

Contact CaCo met LR

Schets situatie/doelgroep/gebied

LR contact met communicatiepiket


Beoordelen neveneffecten

Besluit inzet NL Alert door LR

Opstellen NL-Alert boodschap

LR contact met CaCo

Doorgeven NL-Alert boodschap en inzetgebied

Inzet NL-Alert

Inzet communicatiemiddelenmix

Informeren/alarmeren bestuurder(s)

39

Inzetprocedure (schematisch) Versie 2

Analyse situatie

Contact CaCo met LR







LR contact met CaCo

Doorgeven NL-Alert boodschap en inzetgebied

Inzet NL-Alert



Contact tussen OD en LR

40

Inzetprocedure (schematisch) Versie 3

Analyse situatie

Contact tussen OD en LR

Contact CaCo met LR







LR contact met CaCo

Doorgeven NL-Alert boodschap en

Inzet NL-Alert



41

Noodopvang & Verzorging

42

I Taakorganisatie Noodopvang & Verzorging


Het hoofdproces Noodopvang & Verzorging staat als proces op zichzelf.

1.2 Aandachtspunten

• Zelfredzame betrokkenen worden gestimuleerd of waar nodig gefaciliteerd bij het zelfstandig voorzien in hun opvang en verzorging. Daar waar mogelijk wordt aangesloten bij de maatregelen die door redzame omstanders zijn geïnitieerd.

• Passende opvang en verzorging voor niet-zelfredzamen wordt uiterlijk 3 uur na aanvang van het incident geleverd. Dat betekent dat onderdak, drinken en voedsel, sanitaire voorzieningen en toegang tot informatie en indien aan de orde een slaapplaats of EHBO is georganiseerd.

• Er wordt opvang en verzorging geregeld of georganiseerd voor verminderd-zelfredzamen die past bij de capaciteit van maximaal 10% van de betrokkenen met een maximum van 200 personen.

• Er wordt, indien aan de orde, uiterlijk binnen 48 uur tijdelijke huisvesting geregeld en daar waar nodig en mogelijk is, worden redzame burgers in staat gesteld een bijdrage te leveren bij de opvang en verzorging

1.3 Functionarissen taakorganisatie Noodopvang & Verzorging

• Hoofd Taakorganisatie Noodopvang & Verzorging Richt de Taakorganisatie Noodopvang & Verzorging in. Geeft leiding aan de teamleiders binnen de Taakorganisatie Noodopvang & Verzorging. Adviseert, informeert en rapporteert.

• Teamleider Noodopvang en verzorging Richt Noodopvang & Verzorging in. Geeft leiding aan de deelprocessen Noodopvang & Verzorging.Adviseert, informeert en rapporteert. Voert taken uit, Rondt het deelproces af.

• Leider(s) opvanglocatie Begeeft zich zo spoedig mogelijk naar de aangewezen opvanglocatie en richt deze zo ver mogelijk in. Bepaalt de taakverdeling (en zo nodig groepsindeling) van zijn medewerkers. Wijst groepsleiders aan. Geeft leiding aan groepsleiders en medewerkers op de opvanglocatie en voert zo nodig taken zelf uit. Adviseert, informeert en rapporteert. Geeft leiding aan de afbouw van het opvangcentrum.

• Medewerker(s) opvanglocatie Verricht alle voorkomende uitvoerende en ondersteunende taken op de opvanglocatie.

• Coördinator distributiepunt Coordineert de distributie.

• Medewerker(s) distributiepunt Verricht alle voorkomende uitvoerende en ondersteunende taken op het distributiepunt.

• Medewerker(s) Noodopvang en verzorging Verricht alle voorkomende uitvoerende en ondersteunende taken.

43

II Proces: Noodopvang & Verzorging

2.1 Doel van het proces

• Opvang met locatie: Het opvangen en verzorgen van betrokkenen voor de periode dat zij – in geval van een crisis – nog niet naar hun (vaste) verblijfplaats kunnen terugkeren. Het opvangen en verzorgen van gezelschapsdieren met tussenkomst van verschillende organisaties.

• Opvang zonder locatie: Het treffen van maatregelen ter verstrekking van voedsel, drinkwater, kleding, geld, medicijnen en tijdelijke huisvesting.

2.2 Doelgroep

• Een ieder die betrokken is bij een incident of crisis en nog niet kan terugkeren naar een(vaste) verblijfplaats en ondergebracht dienen te worden in tijdelijke huisvesting/opvang.

• Gezelschapsdieren.

• Alle binnen het rampgebied gedupeerde personen.

2.3 Taken

• De opvang en verzorging van mensen en gezelschapsdieren en het inrichten van opvangcentra voor deze beide doelgroepen.

• Het regelen van tijdelijke noodhuisvesting, geestelijke verzorging.

• Het aan verminderd-zelfredzamen verstrekken van primaire levensbehoeften zoals nooddrink water.


• Rode Kruis: het verzorgen van bedden voor de tijdelijke opvang en het leveren van ondersteuning (gastheer/gastvrouw).

• Leger des Heils; levering van kleding, eten en drinken.

• Defensie; Defensiecomplex per provincie als tijdelijke opvanglocatie. Voor de provincie Zuid Holland is dit de Van Ghent kazerne.

• De dierenambulance; zorgt voor de opvang, het vervoer en de registratie van huisdieren.

• LTO/Ministerie EZ&I: zorgt voor de verplaatsing en opvang van landbouwdieren.

• Stichting Salvage: voor de opvang van betrokkenen voor de periode dat zij nog niet naar hun (vaste) verblijfplaats kunnen terugkeren.

• Diergaarde Blijdorp: adviseert met betrekking tot de opvang en verzorging van exotische gezelschapsdieren.

• Waterpartners:

44



Naam Telefoonnummer

Dierenambulance 24 uur/ 7 dagen - zorgt voor de opvang, het vervoer en de registratie van huisdieren

0900 – 0245

Leger des Heils 24 uur/ 7 dagen - leveren van kleding, eten en drinken.

06 – 533 68 352 06 – 512 66 077 06 – 232 06 916

Rode Kruis Verzorgen van bedden voor de tijdelijke opvang en het leveren van ondersteuning (gastheer/gastvrouw).

0800 – 44 55 690

Defensie Defensiecomplex per provincie als tijdelijke opvanglocatie. Voor de provincie Zuid Holland is dit de Van Ghentkazerne.

Land- en Tuinbouw Organisatie Nederland (LTO)/Ministerie EZ&I

Zorgt voor de verplaatsing en opvang van landbouwdieren.

Stichting Salvage Zorgt voor de opvang van betrokkenen voor de periode dat zij nog niet naar hun (vaste) verblijfplaats kunnen terugkeren.

020 – 651 6070

Diergaarde Blijdorp Adviseert met betrekking tot de opvang en verzorging van exotische gezelschapsdieren.

Waterpartners

2.6 Checklist

Wat

45

Herstelzorg

46

I Taakorganisatie Herstelzorg


Het hoofdproces Herstelzorg bestaat uit de volgende deelprocessen:

• Bijzondere uitvaart en rouwverwerking.

• Informatiecentrum.

• Nazorg.

1.2 Aandachtspunten

Bijzondere uitvaart en rouwverwerking:

• De gemeenten hebben een rol als het gaat om het ondersteunen van (collectieve) herdenkingsdiensten en stille tochten om (onrust)gevoelens van de samenleving te kanaliseren. Dit naar de geuite behoefte van de familie en/of samenleving.

• Aandachtspunten betreffen; de Wet op de lijkbezorging, plaatselijke verordeningen en het begeleiden van de media voor, tijdens en na de plechtigheid.

• Het coördineren van de verschillende betrokken begrafenisondernemers (door convenanthouder Monuta).

• Monuta kan dienstverlenend of uitvoerend ingeschakeld worden op het gebied van: - voorlichting, oefenen en trainen; - opstellen (landelijke) crisisplannen; - logistieke ondersteuning; - advisering Beleidsteams of Burgemeester; - coördinatie bij aantal overledenen; - advies, coaching en uitvoering stille tochten en herdenkingsdiensten; - inrichten faciliteiten bij calamiteiten of rampen; - mediabegeleiding en communicatie; - uitvoeren uitvaarten.

• Bijzondere uitvaartzorg is niet GRIP afhankelijk.

Informatiecentrum:

• Het informatiecentrum dient: - goed bereikbaar te zijn in de breedste zin van het woord (nieuwe media); - ingericht te zijn als een goed herkenbare, uitnodigende laagdrempelige

organisatie; - toegankelijke publieksinformatie te realiseren; - een goede verwijsfunctie te hebben. De (niet-betrokkenen) burger kan terecht

bij de algemene informatiekanalen (o.a. NCC publieksinformatienummer 0800-1351);

- een goede netwerkstructuur te onderhouden met ketenpartners en deze naar behoefte uitnodigen.

• Betrokkenen worden gestimuleerd om via de reguliere weg contact te zoeken met de benodigde hulpverlenende instanties voor de nazorg.

• Betrokkenen die zich (toch) bij de overheid melden voor (een vorm van) nazorg worden gefaciliteerd bij het in contact komen met de desbetreffende hulpverlenende instanties.

Nazorg:

• De werkzaamheden die verbonden zijn aan nazorg worden zo snel mogelijk na de vaststelling van een ramp of crisis opgestart.

• Na inventarisatie worden de (noodzakelijk) te nemen acties vastgelegd in een projectplan.

47

• Betrokkenen kunnen zich, indien daar behoefte aan is, (laten) registreren zodat zij op de hoogte worden gehouden van de afhandeling van de crisis. Zij worden daarbij gefaciliteerd door de overheid (zelfregistratie).

• Vanaf januari 2014 is het Slachtoffer Informatie Systematiek (SIS) operationeel. Bij grote incidenten met veel slachtoffers wordt de verwanteninformatie middels het SIS landelijke uitgevoerd. Het systeem registreert alleen de verminderd-zelfredzamen.

• Voordat de acute fase van de crisis is afgerond (normaliter binnen 24 uur) is een plan van aanpak (zie bijlage I) voor de herstelfase opgesteld met als doel het zorgdragen voor een goede overdracht, waarin aandacht is voor:

- interne procesorganisatie en zorg aan de eigen organisatie; - de wijze waarop slachtoffers ondersteund worden als het gaat om de

schadeafhandeling, verwijzing naar psychosociale hulpverlening, etc. - collectieve rouwverwerking; - communicatie, evaluatie en verantwoording over de crisis.

• Er wordt een publieksenquête gehouden om de tevredenheid onder de betrokkenen over de bevolkingszorg inzichtelijk te maken.

1.3 Functionarissen taakorganisatie Herstelzorg

• Hoofd Taakorganisatie Herstelzorg Richt de Taakorganisatie Herstelzorg in. Geeft leiding aan de teamleiders binnen de Taakorganisatie Herstelzorg. Adviseert, informeert en rapporteert. Bijzondere uitvaart en rouwverwerking:

• Teamleider Bijzondere uitvaartzorg en rouwverwerking Richt het team Bijzondere uitvaartzorg en rouwverwerking in. Geeft leiding aan het team Bijzondere uitvaartzorg en rouwverwerking. Informeert en rapporteert. Voert het inzetplan Bijzondere uitvaartzorg en rouwverwerking en stelt een advies voor de bijzondere uitvaartzorg en rouwverwerking op. Rondt het deelproces af.

• Medewerker(s) Bijzondere uitvaartzorg Neemt deel aan het overleg van het Team Bijzondere uitvaartzorg en rouwverwerking. Geeft advies aan de Teamleider Bijzondere uitvaartzorg en rouwverwerking. Voert allerhande werkzaamheden uit die verband houden met het deelproces Bijzondere uitvaartzorg en rouwverwerking. Informatiecentrum:

• Teamleider Informatiecentrum Richt het Team Informatiecentrum in. Geeft leiding aan het Team Informatiecentrum. Informeert en rapporteert. Rondt het deelproces af.

• Klantmanager(s) Neemt deel aan het overleg van het Team Informatiecentrum. Geeft advies aan de Teamleider Informatiecentrum. Onderhoud contact met klanten.

• Medewerker(s) Informatiecentrum Neemt deel aan het overleg van het Team Informatiecentrum. Geeft advies aan de Teamleider Informatiecentrum. Voert allerhande werkzaamheden uit die verband houden met het deelproces Informatiecentrum. Nazorg:

• Teamleider Nazorg Richt het Team Nazorg in. Geeft leiding aan het Team Nazorg. Informeert en rapporteert. Voer het inzetplan Nazorg uit, maakt een overdrachtsdossier nafase (inclusief advies) ROT en (indien verzocht) een eerste concept ‘plan van aanpak nafase’. Rondt het deelproces af.

• Medewerker(s) Nazorg Neemt deel aan het overleg van het Team Nazorg. Geeft advies aan de Teamleider Nazorg. Voert allerhande werkzaamheden uit die verband houden met het deelproces Nazorg.

48

II Deelproces: Bijzondere uitvaart en rouwverwerking

2.1 Doel van het deelproces

• Op zorgvuldige wijze zorg dragen voor bijzondere uitvaartzorg en/of de rouwverwerking (onder andere stille tochten en herdenkingen) die daarmee gepaard kan gaan.

2.2 Doelgroep

• Betrokkenen.

• Samenleving.

• Eigen organisatie.

2.3 Taken

• Het coördineren van het totale proces rondom de bijzondere uitvaartzorg.

• Het – na identificatie van de overledenen door het Landelijk Team Forensische Opsporing (LTFO) of de politie – zorgen voor een juiste registratie.

• De regie voeren over de organisatie van het totale proces rondom bijzonder uitvaart en rouwverwerking.


• Monuta - Een convenant voor het uitvoeren van de door Monuta te leveren (ondersteunende) diensten zoals rouwverwerking, stille tochten etc.



Naam Telefoonnummer

Monuta

2.6 Checklist

Wat

49

III Deelproces: Informatiecentrum


• Het Informatiecentrum is een één-loket-organisatie van waaruit de informatie-, advies- en doorverwijsfuncties worden uitgeoefend. (Het is geen zorgverlenende instantie en treedt niet in de plaats van een huisarts, woningcorporatie, etc.).

3.2 Doelgroep

• Betrokkenen die naar aanleiding van een crisis vragen heeft.

3.3 Taken

• Het Informatiecentrum informeert, adviseert en verwijst door.

• Het is een centrale plaats waar een ieder bij een crisis antwoord kunnen krijgen op hun vragen naar aanleiding van de crisis.

• Faciliteert betrokkenen en stimuleert deze om via de reguliere weg contact te zoeken met de benodigde ketenpartners.

• Verwijzing naar relevante ketenpartners waar nodig.


Te denken valt aan o.a. de volgende ketenpartners:

• GGD (als coördinator van het Zorgnetwerk).

• Directie Ambulancezorg & GHOR (structuur psychosociale hulpverlening);

• GGZ (hulpverlening, dienstverlening, preventie en consultatie);

• Juridisch loket (juridische informatie en advies);

• Geestelijke verzorgers (geestelijke hulp);

• Woningbouwcoöperaties (verzorgen van tijdelijke huisvesting).



Naam Telefoonnummer

3.6 Checklist

Wat

50

IV Deelproces: Nazorg


• Aan de hand van de noodzaak, het tijdens en/of na een crisis voorzien van fysieke en immateriële hulpverlening.

4.2 Doelgroep

• Betrokkenen waaronder de eigen hulpverleners.

4.3 Taken

• Houdt taken die langer doorlopen in het oog bij de overgang naar de nafase.

• Stelt bij grote incidenten een projectplan op waarin is weergegeven op welke wijze de gemeenschap weer tot de ‘normale’ situatie kan komen.


Te denken valt aan o.a. de volgende ketenpartners:

• GGD (als coördinator van het Zorgnetwerk).

• GHOR (structuur Psychosociale Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (PsHOR).

• GGZ (hulpverlening, dienstverlening, preventie en consultatie).

• Juridisch loket (juridische informatie en advies).

• Levensbeschouwelijke zorg (begeleiding).

• Woningbouwcoöperaties (verzorgen van tijdelijke huisvesting).

• Drinkwaterbedrijven (verstrekken noodwater en nooddrinkwater).

• Energiebedrijven (het weer op gang brengen van de energielevering en communicatie daarbij aan bewoners).

Convenanten:

• Operationeel plan Stroomuitval.



Naam Telefoonnummer

4.6 Checklist

Wat

51

Bijlagen Herstelzorg

52

Bijlage Herstelzorg I

53

Ondersteuning

54

I Taakorganisatie Ondersteuning


Het hoofdproces Ondersteuning bestaat uit de volgende deelprocessen:

• Bestuursondersteuning

• Facilitaire ondersteuning

• Informatiemanagement

1.2 Aandachtspunten

-

1.3 Functionarissen taakorganisatie Ondersteuning

• Hoofd Taakorganisatie Ondersteuning Richt de Taakorganisatie Ondersteuning in. Geeft leiding aan de teamleiders binnen de Taakorganisatie Ondersteuning. Adviseert, informeert en rapporteert.

• Teamleider Bestuursondersteuning Richt de back office Bestuursondersteuning in. Geeft leiding aan het deelproces Bestuursondersteuning en coördineert de taken. Adviseert, informeert en rapporteert. Voert taken uit in back office Bestuursondersteuning. Rondt het deelproces af.

• Algemeen Bestuursadviseur Neemt deel aan het overleg van het Team Bestuursondersteuning. Geeft advies aan de Teamleider Bestuursondersteuning. Voert allerhande werkzaamheden uit die verband houden met het deelproces Bestuursondersteuning.

• Juridisch Bestuursadviseur Neemt deel aan het overleg van het Team Bestuursondersteuning. Geeft advies aan de Teamleider Bestuursondersteuning. Voert allerhande werkzaamheden uit die verband houden met het deelproces Bestuursondersteuning.

• Financieel Bestuursadviseur Neemt deel aan het overleg van het Team Bestuursondersteuning. Geeft advies aan de Teamleider Bestuursondersteuning. Voert allerhande werkzaamheden uit die verband houden met het deelproces Bestuursondersteuning.

• Protocollair Bestuursadviseur Neemt deel aan het overleg van het Team Bestuursondersteuning. Geeft advies aan de Teamleider Bestuursondersteuning. Voert allerhande werkzaamheden uit die verband houden met het deelproces Bestuursondersteuning.

• Teamleider Facilitaire ondersteuning Richt de back office Facilitaire ondersteuning in. Geeft leiding aan het deelproces Facilitaire ondersteuning en coördineert de taken. Adviseert, informeert en rapporteert. Voert taken in back office Facilitaire ondersteuning uit. Rondt het deelproces af.

• Medewerker(s) Algemene Ondersteuning Neemt deel aan het overleg van het Team Facilitaire ondersteuning. Geeft advies aan de Teamleider Facilitaire ondersteuning. Voert allerhande werkzaamheden uit die verband houden met het deelproces Facilitaire ondersteuning.

• Medewerker(s) ICT Ondersteuning Neemt deel aan het overleg van het Team ICT ondersteuning. Geeft advies aan de Teamleider ICT ondersteuning. Voert allerhande werkzaamheden uit die verband houden met het deelproces ICT ondersteuning.

• Medewerker(s) Facilitaire Ondersteuning

55

Neemt deel aan het overleg van het Team Facilitaire ondersteuning. Geeft advies aan de Teamleider Facilitaire ondersteuning. Voert allerhande werkzaamheden uit die verband houden met het deelproces Facilitaire ondersteuning.

• Medewerker(s) Catering Ondersteuning Neemt deel aan het overleg van het Team Catering ondersteuning. Geeft advies aan de Teamleider Catering ondersteuning. Voert allerhande werkzaamheden uit die verband houden met het deelproces Catering ondersteuning.

• Teamleider Informatiemanagement Richt het team Informatiemanagement in. Geeft leiding aan het deelproces Informatiemanagement en coördineert de taken. Informeert en rapporteert.

• Informatiemanagers Neemt deel aan het overleg van het Team Informatiemanagement. Geeft advies aan de Teamleider Informatiemanagement. Vult LCMS voor het onderdeel waaraan de Informatiemanager is toegewezen, Houdt een logboek bij van elk overleg. Houdt een presentielijst bij van elk overleg. Voert allerhande werkzaamheden uit die verband houden met het deelproces Informatiemanagement (Nazorg).

• Medewerker(s) Archivering Neemt deel aan het overleg van het Team Informatiecentrum in opdracht van Team Informatiemanagement. Geeft advies aan de Teamleider Informatiecentrum. Voert allerhande werkzaamheden uit die verband houden met het deelproces Informatiecentrum.

• Verslagleggers Neemt deel aan diverse overleggen in opdracht van Team Informatiemanagement. Notuleert de overleggen waar de Verslaglegger is toegewezen. Houdt een presentielijst bij van de deelnemers aan de diverse overleggen.

56

II Deelproces: Bestuursondersteuning

2.1 Doel van deelproces Bestuursondersteuning

• Het ondersteunen van het bestuur gedurende een crisis.

2.2 Doelgroep

• Bestuur: o B&W. o Gemeenteraad. o Gebiedscomissies. o Regiogemeenten. o Provincie o NCC o Etc.

2.3 Taken

• Maatregelen nemen ten aanzien van de bestuursondersteuning.

• Advisering en ondersteuning op het gebied van juridische, financiële en protocollaire zaken.

• Zo nodig Informeren van andere bestuursorganen.




Naam Telefoonnummer

2.6 Checklist

Wat

57

III Deelproces: Facilitaire ondersteuning

3.1 Doel van deelproces Facilitaire ondersteuning

• Het ondersteunen van de gemeentelijke crisisorganisatie gedurende een crisis.

3.2 Doelgroep

• Gemeentelijke crisisorganisatie.

3.3 Taken

• Ondersteuning van de organisatie in algemene zin.

• Zorgdragen voor facilitaire voorzieningen zoals: - toegang tot en bewaking van; - het instellen/werkzaam houden van audiovisuele middelen; - het inrichten van de benodigde ruimtes; - en catering.


• Afspraken met plaatselijke ondernemers en partners in het kader van de continuïteit.



Naam Telefoonnummer

3.6 Checklist

Wat

58

IV Deelproces: Informatiemanagement

4.1 Doel van deelproces Informatiemanagement

• Vastlegging van informatie om gedurende een crisis inzicht te genereren in de stand van zaken en om in de nafase van de crisis deze informatie te kunnen evalueren.

4.2 Doelgroep

• Alle taakorganisaties die bij de crisis zijn betrokken.

• Alle andere overlegvormen en bij de crisis betrokken partijen.

4.3 Taken

• Voortgangsbewaking van de overleggen van de taakorganisaties evenals alle overige overleggen zoals van het GBT en het Team Bevolkingszorg.

• Het Team Bevolkingszorg ziet toe op een correcte weergave van alle informatie in LCMS.

• Het archiveren van alle gegevens en bescheiden met betrekking tot de crisis.




Naam Telefoonnummer

4.6 Checklist

Wat

59

Omgevingszorg

60

I Taakorganisatie Omgevingszorg


Het hoofdproces Omgevingszorg bestaat uit de volgende deelprocessen:

• Milieubeheer, Ruimtebeheer en Bouwbeheer

• Registreren van eigen schade

1.2 Aandachtspunten

Milieubeheer, Ruimtebeheer en Bouwbeheer: - Registreren van eigen schade:

• De gemeente zorgt de voor de registratie van schade aan de gemeentelijke eigendommen.

1.3 Functionarissen taakorganisatie Omgevingszorg

• Hoofd Taakorganisatie Omgevingszorg Richt naar noodzaak de Taakorganisatie Omgevingszorg in. Geeft leiding aan de relevante Gemeentelijke ambtenaren aan de hand van de uit te voeren taken. Adviseert, informeert en rapporteert.

• Gemeentelijke ambtenaren (reguliere taken) Verricht alle voorkomende uitvoerende en ondersteunende taken die relevant zijn voor het proces Omgevingszorg.

61

II Deelproces: Milieubeheer, Ruimtebeheer en Bouwbeheer

2.1 Doel van deelproces Milieubeheer, Ruimtebeheer en Bouwbeheer

• Zorg voor de handhaving van de kwaliteit, dan wel herstel van het milieu of de leefomgeving en het inzamelen van besmette of verdachte waren om (verdere) besmetting te voorkomen.

• Tijdens een bijzondere situatie zorg dragen voor het beheer van de openbare ruimte van de gemeente. Activiteiten richten zich op de weg, het water en de openbare ruimte.

• Het waarborgen van een veilige en gezonde (bebouwde) omgeving.

2.2 Doelgroep

• Getroffenen.

• Beheerders infrastructuur (wegen, spoor, water) en van gemeentelijke eigendommen en monumenten.

• Grondeigenaren en gebouweigenaren.

• Grond- en waterbeheerders.

2.3 Taken

• Het nemen van maatregelen met als doel het milieu te beschermen. Hieronder vallen niet alleen toezichts- en handhavingstaken, maar ook afvaltaken (waaronder het inzamelen van besmette waren) en taken op het gebied van de Wet bodembescherming en de Wet luchtkwaliteit.

• De werkzaamheden in het kader van ruimtebeheer omvatten alle maatregelen die een gemeente ten tijde van een crisis op het gebied van de openbare ruimte neemt op het gebied van openbare verlichting, rioleringen, wegen, water, groen, etc.

• Het behartigen van de belangen van de gemeente als eigenaar van bouwwerken die schade hebben opgelopen of voor opvang of herstelwerk noodzakelijk zijn. Het nemen van noodmaatregelen om gevaarlijke situaties aan bouwwerken aan te pakken of verdergaande schade te voorkomen (noodsloop, stutten etc.).


Milieubeheer:

• Proactief contact zoeken met DCMR.

62



Naam Telefoonnummer

Stichting Salvage Zorgt voor de opvang van getroffenen voor de periode dat zij nog niet naar hun (vaste) verblijfplaats kunnen terugkeren.

020 – 651 6070

2.6 Checklist

Wat

63

III Deelproces: Registeren van schade

3.1 Doel van deelproces Registeren van schade

• Registratie en coördinatie van schademeldingen aan gemeentelijke eigendommen.

3.2 Doelgroep

• Gemeente.

3.3 Taken

• Het registeren en zo mogelijk vaststellen van schade aan gemeentelijke eigendommen.


• Stichting Salvage - beoordeling en registratie van schade van betrokkenen (en de eigen verzekeraars).



Naam Telefoonnummer

3.6 Checklist

Wat

1a. Algemeen Handboek Bevolkingszorg (format) · • Verzamelplaats draaiboeken (archief). 1.5 Niet...

Documents

Transcript of 1a. Algemeen Handboek Bevolkingszorg (format) · • Verzamelplaats draaiboeken (archief). 1.5 Niet...