1305 vergader- en presentatietechnieken c2 vergader- en presentatietechnieken c2.pdf · Vergader-...

Vergader- en presentatietechnieken

Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 3

GEACHTE VERGADERING...


Alphonse Degryse, ADC commv

1305 Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013

Het copyright van deze publicatie is geregistreerd bij VEWA, Vereniging voor Wetenschappelijke en Educatieve Auteurs.

Gebruik van de inhoud door derden is vrij mits volledige bronvermelding.



Geachte vergadering...

Presenteren voor een publiek...

Speech!

Technieken om te komen tot een geslaagde

vergadering...

Verschilt het eigenlijk allemaal zo veel van elkaar?

Voor ons alvast niet.

In alle gevallen komen mensen samen om

informatie uit te wisselen en op basis hiervan te

besluiten wel of niet iets te ondernemen.

Al kan dat informatie uitwisselen natuurlijk wel

heel erg uiteenlopend zijn: crisisvergadering,

overleg, brainstormen, gelegenheidstoespraak...

Wist je trouwens dat symposion, een chique naam

voor een vergadering met veel aanwezigen en

gastsprekers in het oorspronkelijk Grieks

betekent...: samen drinken?

En wij die dachten het Bourgondisch vergaderen in

Vlaanderen te hebben uitgevonden!

Een dunne scheidingslijn tussen presenteren en

vergaderen

Omdat je moeilijk kan vergaderen wanneer

niemand iets zegt, en het woord nemen altijd zo’n

beetje spreken voor publiek is, hebben we ervoor

gekozen beide onderwerpen in één adem te

benaderen.

Natuurlijk zullen de accenten wellicht wat

verschillend liggen wanneer je een teamoverleg

pleegt, vergeleken met een presentatie aan

publiek, maar toch duiken dezelfde irritaties en

succesfactoren op. Zo stelt Trui Moerkerke het

volgende in het voorwoord van Stilte! Ik spreek van

Sylvie Verleye:

Voor veel vrouwen is spreken in het openbaar iets

als parachutespringen. Waarom zou je het uit vrije

wil doen, zolang het vliegtuig niet neerstort?

Voor een publiek staan en het woord nemen voelt

onnatuurlijk aan...

We willen niet feministisch doen, maar het boek

waaruit geciteerd wordt gaat nu eenmaal over

vrouwen aan de top. Het woord nemen is voor

mannen niet minder een opdracht waarvan velen

klamme handen krijgen, alleen al bij de gedachte

vooraf!

Het woord nemen is leerbaar

Het is onze grootste overtuiging dat een

overtuigende interventie of presentatie doen in

een kleine of grotere groep niet zo zeer te maken

heeft met aangeboden sprekerstalent dan wel met

voorbereiding, voorbereiding en... Voorbereiding!

De magie van een mededeling die staat is zeer

vaak het resultaat van

structuur en focus, waardoor de boodschap

scherp wordt gesteld. Dat is eerder het

resultaat van weinig maar goed gekozen

woorden dan van lange niets zeggende

tussenkomsten. Niets vervelender dan een

lange redevoering waarvan noch boodschap

noch conclusie duidelijk zijn

passie, het geloof en de betrokkenheid die de

spreker uitstraalt ten aanzien van wat hij zegt,

maar zeker ook ten aanzien van de aanwezigen

en betrokkenen

Hoe hardnekkig de traditie ook moge zijn, we

geloven niet dat de hulpmiddelen op zich de kracht

van de presentatie in essentie bepalen. Laat je niet

uit de spotlights verdringen door bv. PowerPoint

en zijn alternatieven. We hebben het vaak mee

gemaakt dat enkele spontane pennentrekken op

een flipchart meer zeggen dan een dia waaraan



uren voorbereiding is besteed. (Verkopers noemen

de techniek van die enkele pennentrekken pencil

selling).

Als we Sylvie Verleye mogen geloven is PowerPoint

alvast een van de meest irritante elementen in al

even frustrerende vergaderingen en presentaties.

Doel en betrokkenheid : sleutels tot een

succesvolle voorbereiding en mededeling

Voor ons is het duidelijk: wanneer je (liefst vooraf

en tijdig) weet waar het naartoe moet en wie welk

belang heeft heb je de sleutels in handen om een

goede presentatie voor te bereiden, of het nu gaat

om een vergadering of om een public speech.

In dit programma willen we onderzoeken op welke

wijze en via welke technieken we in de

voorbereiding, tijdens de ontmoeting en na afsluit

kunnen bijdragen tot een sterk proces en een

effectief resultaat.

We kijken hierbij door de bril van sprekers,

voorzitters, moderatoren en deelnemers.

We moeten keuzes maken, ook in wat we niét

doen. We hebben er bijvoorbeeld voor geopteerd

wel een kort hoofdstuk op te nemen over creatief

vergaderen, maar dan weer niet over

onderhandelingstechnieken of

probleemanalysetechnieken. Deze beide zouden

ons in een zeer specifieke relatie brengen ten

aanzien van de aanwezigen. We zijn ervan

overtuigd dat deze thema’s een eigen, grondige

aanpak vragen, en verwijzen graag naar

gespecialiseerde programma’s hiervoor, in

aanvulling van de basisinzichten die we hier mee



geven.

We hebben het hierna vaak over de woordvoerder.

Neem dit letterlijk: we hebben het in die gevallen

over hij/zij die het woord voert. We maken dan

geen onderscheid tussen deelnemers, genodigde

sprekers, voorzitters en mentors, en zovele

anderen. Wie het woord voert heeft

verantwoordelijkheden ten aanzien van zijn eigen

agenda evenals de zichtbare en onzichtbare

belanghebbenden. Met woordvoerder als

universele term hebben we onszelf ontslagen van

het onderscheid tussen deze rollen.



INHOUD

1 Betrokken partijen ....................................................................................................... 13

1.1 Wie zijn zij? .................................................................................................................................. 13

1.2 Wie ben jij in het verhaal? ........................................................................................................... 15

1.2.1 Rollen voor de woordvoerder .............................................................................................. 16

1.2.2 Verslaggever ......................................................................................................................... 21

2 Vergaderingen zijn helemaal niet vergelijkbaar ............................................................ 23

3 Reunitis en over kill ...................................................................................................... 31

4 Voorbereiding en nazorg .............................................................................................. 31

4.1 Timing .......................................................................................................................................... 32

4.2 Locatie, zaal en accomodatie ...................................................................................................... 33



4.3 Hulpmiddelen .............................................................................................................................. 35

4.3.1 Uitnodiging en agenda ......................................................................................................... 36

4.3.2 Storyboard ............................................................................................................................ 40

4.3.3 Eigen nota's en spiekbriefjes ................................................................................................ 41

4.3.4 Bord, flip of overhead ........................................................................................................... 42

4.3.5 Beamer en smartboard ........................................................................................................ 43

4.3.6 PowerPoint less .................................................................................................................... 46

4.3.6.1 De verhouding spreker/PowerPoint .............................................................................. 47

4.3.6.2 Presenteren met de steun van PowerPoint. Voorbereiding in 4 stappen .................... 48

4.3.6.3 Valkuilen en tips ............................................................................................................ 49

4.3.6.4 Nieuwe en online presentatie tools .............................................................................. 57

4.3.7 Handouts & notitiepagina's .................................................................................................. 60

4.3.8 Video vergaderen ................................................................................................................. 62

4.3.9 Technische storingen voorbereiden ..................................................................................... 62

4.4 Algemene repititie ....................................................................................................................... 63

4.5 Planning en voortgang bewaken ................................................................................................. 63

4.6 Verslag en nazorg ........................................................................................................................ 65

5 Interactie met deelnemers ........................................................................................... 67

5.1 Inhoud: geef eerst overzicht ....................................................................................................... 73

5.1.1 Elevator pitch. Wees beknopt .............................................................................................. 74

5.1.2 Openers ................................................................................................................................ 76

5.1.3 Corpus ................................................................................................................................... 77

5.1.4 Afsluiters ............................................................................................................................... 79



5.2 Overtuigen & beslissen ................................................................................................................ 80

5.2.1 Lichaamstaal zorgt voor geloofwaardigheid ........................................................................ 82

5.2.2 Ontstress je publiek .............................................................................................................. 85

5.2.3 Betrek je publiek en hou de aandacht vast .......................................................................... 86

5.2.4 Beslissen in groep ................................................................................................................. 88

5.3 Omgaan met vragen .................................................................................................................... 90

5.4 Storend publiek ........................................................................................................................... 93

5.4.1 Groepsdynamiek................................................................................................................... 93

5.4.2 Laatkomers. Het academisch kwartiertje ............................................................................. 95

5.4.3 Afwijken van agenda, inhoud, afspraken en timing ............................................................. 95

6 Creatief vergaderen: chaos en structuur verzoenen ...................................................... 98

6.1 Waar, wanneer en waarom brainstormen?. ............................................................................... 99

6.2 proces in 4 fasen vraag div conv opvolging ................................................................................. 99

6.3 Brainstormen. Voor- en nadelen. .............................................................................................. 100

7 Inspirerende bijlagen .................................................................................................. 102

7.1 Niet communiceren is niet mogelijk .......................................................................................... 102

7.2 Aansturen op gewenst gedrag .................................................................................................. 104

7.3 De lastige vragen van Tom Gilb ................................................................................................. 108

7.4 Checlists organisatie .................................................................................................................. 115

7.5 Opbouw van een presentatie .................................................................................................... 117

8 Bibliografie ................................................................................................................. 117

9 Verwante thema's ....................................................................................................... 122



je in de verleiding komt, werp dan even een blik op

je spiekbriefje.

Het hart heeft zo

zijn redenen, waar ons

beredeneerd verstand

niet bij komt...

Origineel: Le coeur a ses raisons que la raison

ne connaît point

Blaise Pascal, Pensées, 1670

spreker-specialist

Jij bent de professional. Je straalt de beheersing uit

over je vakgebied, je bent een inhoud specialist. Je

gaat met die inhoud zelfzeker om, beredeneerd.

Die zelfzekerheid moet je niet verwerven 5' voor

de start, het is dan te laat (jammer als iemand je

een half uurtje vooraf nog zenuwachtig in de gang

of aan het toilet heeft gespot). Nog erger

wanneer je het woord wil nemen en je niet meer

uit je nota’s raakt. Even erg wanneer je de

PowerPoint gebruikt als spiekbriefje omdat je je

eigen verhaal niet (spontaan) kent). Dramatisch

wanneer je de draad kwijt bent omdat de stroom

uit valt...

Zelfzekerheid bereid je voor, ... Door je

voorbereiding! Aan aspecten van voorbereiding

besteden we een afzonderlijk hoofdstuk, verder

dus méér. Laat niets aan het toeval over, en reken

verder op je ervaring.

Let a.u.b. heel erg op het niveau van je publiek:

specialisten hebben nogal de neiging te praten

alsof ze tegen collega's bezig zijn. Is je taal, zijn je

dia’s en voorbeelden, is je documentatie wel

aangepast aan het publiek? Je maakt het mee dat

een oogchirurg de dia's van zijn laatste

internationale lezing voor collega's snel even uit de

kast haalt voor een voordracht aan patiënten.

Waanzin!

De spreker-specialist kan zich opstellen op 2

manieren:

• of hij geeft de informatie top-bottom, het

publiek stelt enkele vragen en that's it.

Misschien is hiervoor een goede reden, zoals

omvang van de zaal of te beperkte tijd.

Dikwijls zijn de argumenten die hiervoor

worden genoemd echter slechts een

goedkoop excuus. Als in de doelstellingen

bepaald is dat de presentatie wordt

gehouden ten bate van het publiek moet er

ook ruimte zijn voor interactie, bij voorkeur

zelfs (beperkt?) tijdens de vergadering.

• of hij gaat tijdens en na de presentatie een

open interactie aan met publiek. Op dat

ogenblik praten we over de coach van het

debat, zie hierna. We hoeven je wellicht niet

te vertellen dat het publiek deze tweede

aanpak meer zal waarderen

Ben je een zin of zelfs een ganse paragraaf

vergeten? Geen paniek, jij bent tenslotte de enige

die wist dat hij hierover iets zou vertellen.

Een vraag waarop je geen antwoord hebt? Geef dit

ruiterlijk toe. Je eerlijkheid hierover maakt je juist



kwetsbaarder, authentieker, herkenbaarder en dus

groter in de ogen van de deelnemers.

boodschapper

De boodschapper heeft wellicht niet de zelfde

voldoening als de spreker-specialist. Hij brengt wel

inhoud, maar heeft die wellicht niet zelf

geschreven en heeft ook niet de bevoegdheid

hieraan iets te wijzigen. In Oude Tijden werden de

boodschappers van slecht nieuws trouwens

meer dan eens omgebracht ter plekke, je weet

wel: de boodschap en de boodschapper verwarren,

do not shoot the pianist...

Wanneer je als boodschapper moet optreden is het

dus bijzonder belangrijk te weten wat je mandaat

exact inhoudt, en waar mensen terecht moeten

met vragen, die ze dus niet bij jou moeten stellen).

Vaak gaat het in boodschapper – situaties om

crisiscommunicatie.

Crisiscommunicatie is een uiterste vorm van

lastige boodschap: aan de kern van de zaak valt

niets te veranderen. Als er al ruimte is voor overleg

gaat het om de aanpak, niet om de zaak zelf.

Slecht nieuws bestaat in gradaties. Dit neemt niet

weg dat wat jij zou kunnen aanzien als een

kleinigheid door anderen wordt beschouwd als een

enormiteit.

Hierna enkele do's en don'ts uit het echte

crisismanagement. We nemen deze voorbeelden

over uit BIZZ van oktober 2002.

Op 6 november 2001 besliste de RvB van Sabena

om de volgende dag de boeken neer te leggen. De

onheilstijding werd in 3 fasen overgebracht: de

voorbereiding op alle mogelijke scenario’s, de

crisiscommunicatie zelf en de nazorg.

In juni 1999 werden in verschillende scholen

kinderen ziek na het drinken van Coca- Cola. Het

land stond op zijn kop. Hoewel later zou blijken dat

de crisis voor het grootste gedeelte een geval

van massahysterie was werden 2,5 miljoen

producten van Coca- Cola en Coca-Cola light uit de

rekken gehaald.

De sluiting van Renault Vilvoorde werd bekend

gemaakt op 27 februari 1997. De manier waarop

dat gebeurde wordt vaak aangehaald als een

voorbeeld van hoe het niet moet. Toenmalig

hoofd communicatie Martin Baert countert dit

beeld en illustreert hoe de eigenlijke

boodschap toen erg verward is met de manier

waarop ze werd gebracht.

Do’s

• Zorg voor een aanspreekpunt waar

betrokkenen hun hart kunnen luchten en met

vragen terecht kunnen.

• Speel in op de verbondenheid van het

personeel met het bedrijf of merk signalen op

om werknemers te motiveren tot extra inzet.

• Achterhaal welke fase in het rouwproces de

mensen doormaken en stem mededelingen

daarop af.

Don'ts

• Spits niet al je aandacht toe op de crisis want

dan verlies je de dagelijkse gang van zaken en

in het bijzonder de klanten uit het oog.

• Hou bij het plannen van crisiscommunicatie

terdege rekening met de werkschema’s van de

werknemers.

• Denk niet dat met het informeren van het

personeel de kous af is. Mensen staan in

contact met de buitenwereld en dat kan de

zaak vooruit helpen of juist onderuit halen.



We gaan hierna niet verder in op dit soort

specifieke vergaderingen.

voorzitter

In de voorzittersstoel ben je niet, zoals hiervoor,

eventjes de specialist van de inhoud. Je bent nu de

Commander van het proces, JIJ zit aan de knopjes.

Proces? Wat speelt er in zo’n vergadering? We

denken dat er zeker 3 elementen zijn:

• het gevoel bij de deelnemers: ik heb

persoonlijk wat aan deze meeting,

betrouwbaar, leuk, interessant...

• Ik krijgt ruimte om iets te zeggen, zonder

dreiging van anderen. De interactie zit goed

• We hebben met z’n allen zicht en impact op het

verloop, de procedures

Bovendien ben je betrokken partij in de inhoud,

zonder misschien meteen een specialist te zijn: je

kent de belangen, en ook het belang van de

uitkomst. Voor jou is de agenda (en de eventuele

achterliggende zichtbare en onzichtbare belangen)

duidelijk. Je weet waarvan je vertrekt, je weet

waar je naartoe wil.

De instrumenten die je wil of zou kunnen

gebruiken (analysetechnieken,

besluitvormingsmethoden, stemprocedures...)

hebben voor jou geen geheim. Je bent voorbereid

op verschillende parallelle scenario's en houdt de

tijd in de gaten.

Jij bent the Captain en je zet alle mensen en

middelen in naargelang je gevoel voor effectiviteit

en efficiëntie, een verhouding die erg op

ik/jullie gebaseerd is. Een klant (kinderarts in

Vilvoorde) noemde dit ooit verlicht despotisme*.

De man was overtuigd dat

ongebreidelde democratie en vooral het

consensusmodel in veel gevallen leidt tot

vertraging en immobilisme, en een valse schijn van

ik heb mijn verantwoordelijkheid genomen, het

waren de anderen... Ik kan hem bij momenten wel

bijtreden: liever een sterke directieve voorzitter

dan een zwakke sociaaldemocraat.

Sterke voorzitters beheersen en bespelen alle

kwadranten van het situationeel leiderschap.

Een spreker inleiden

Doe de spreker, jezelf en je publiek dan een enorm

plezier en stem vooraf met spreker af wat je wel en

niet zegt, of hoe je het zegt. Ervaren sprekers

zullen wellicht waarderen dat ze zichzelf mogen

inleiden. Het risico is namelijk niet te miskennen

dat de inleider, zich van geen kwaad bewust, een

put graaft voor de voeten van de spreker, bv. door

zijn geniale openingszin te compromitteren of een

verrassend element uit zijn betoog weg te geven.

coach

Als coach ben je nog steeds zeer erg betrokken bij

de inhoud. Je participeert en zelfs stuurt nog

steeds met grote betrokkenheid.

Toch treden de deelnemers steeds meer op de

voorgrond. De hiërarchie, of ze nu functioneel dan

wel inhoudelijk is, vervaagt: het worden gelijken

onder elkaar, we moeten er samen uit komen.

Samen impliceert een andere houding, andere

taal, andere instrumenten. Je bent meer aanwezig

om door de atmosfeer en de procedures

deelnemers te stimuleren het beste van zichzelf te

geven, eerder dan zelf inhoudelijk tussen te

komen. Je bent dus op zoek naar modellen die

mensen steeds verder stimuleren om samen te

werken in een relatief zelfsturend model, op weg

naar (gedelegeerde) zelfsturende teams:

groepswerk, overleg, uitwisseling, beurtrollen...

De coach mag creativiteit niet verwarren met

stuurloosheid. Zeker in gevallen van creatieve



sessies kan het gebeuren dat een niet-productieve

chaos niet tijdig wordt herkend. Creatieve sessies

coachen kan een hele uitdaging zijn.

Mentor

Niet zo evident, maar als mentor vang je de schok

op van de (emotionele) uitbarstingen die het

gevolg kunnen zijn van een sterk gevoel van stress

en bedreiging. Stress ontstaat door een gevoel de

controle kwijt te raken. Een goede mentor kan dit

gevoel van controle terug geven. Hij geniet en

geeft vertrouwen. Mentorship is in de eerste plaats

omgaan emoties en gevoelens. Afhankelijk van de

thematiek van de vergadering en de

belangen/betrokkenheid van de aanwezigen kan je

wel een beetje voorspellen welke vergaderingen at

risk zijn. Luisteren is hier de boodschap, vooral niet

argumenteren: de reacties van de deelnemers

zijn reflexmatig en emotioneel, rationele

argumenten hebben hiermee niets te maken en

zijn in elk geval helemaal niet effectief jullie praten

naast elkaar. Een mentor is daar niet om te

antwoorden, wel om een luisterend oor te bieden,

waarna kan gezocht worden naar

passende respons.

moderator

Neem je een taak op als moderator, vergelijk ze

dan met de functie van voorzitter, maar hou op

enkele punten het verschil goed in de gaten:

Je bent inhoudelijk geen betrokken partij.

Je bent geacht alle partijen een faire en gelijke

kans te geven hun standpunt te ventileren, zonder

ook maar een moment je voorkeur te laten blijken.

Laat je ik dus maar thuis.

Waarschijnlijk ben je niet zo goed bekend met de

onderlinge belangen van de betrokken

aanwezigen. Bereid je daarop super goed voor,

want waarschijnlijk hebben sommigen een

verborgen agenda, en zullen ze je op basis hiervan

binnen de eerste de beste kans, en voor zover de

vergadering voor hen niet de goede kant op gaat,

beschuldigen van partijdigheid, of anders je voor

hùn kar spannen. Een gedreven moderator zijn,

zonder het vermoeden van partijdigheid te

wekken is geen eenvoudige klus; vergelijk maar

met de journalisten tijdens politieke debatten op

radio en TV.



2 Vergaderingen zijn helemaal

niet vergelijkbaar Lees ook: Locatie, zaal en accommodatie,

Creatief vergaderen: chaos en structuur

verzoenen, Interactie met deelnemers

Aanleiding, doel, betrokkenheid... Eenvoudige

vragen zou je zo denken. Dat zijn ze ook, maar een

glashelder antwoord krijgen is wel minder

eenvoudig.

Elke vergadering wordt gekenmerkt door een

aantal feiten. Wat kom je te weten over deze

feiten? Correcte en volledige informatie bepalen je

kans op succes, dus: informeer je grondig!

Een duidelijk antwoord zal je helpen jouw

uitgangspunt te bepalen, evenals de beste

methode om het gestelde doel te bereiken. Alleen,

duidelijke antwoorden krijg je niet op vage vragen:

bereid je dus voor, zowel als organisator, als

woordvoerder en als deelnemer door jezelf en

anderen lastige vragen te stellen. Wees niet

tevreden met oppervlakkige antwoorden.

Informatie is dikwijls als een ui: ze bestaat uit

meerdere lagen, en als het doordringen tot de kern

te lang duurt zou je gaan wenen...

Uitgangspunt: aanleiding en doel

Het gebeurt (te) dikwijls dat de briefing

(uitnodiging) die je krijgt vanwege de

initiatiefnemer/organisator een àndere inhoud

heeft dan wat je te horen zou krijgen in geval je de

deelnemers zelf vooraf zou mogen bevragen.

In een opdracht vanwege een HR

verantwoordelijke voor het geven van een training

in een bedrijf is het helemaal niet uitzonderlijk een

situatie/behoefte voorgesteld te krijgen die na een

half uurtje in de eerste sessie door de deelnemers

al helemaal doorprikt is.

Zoals het belangrijk is dat een organisator zijn

doelen scherp en concreet stelt (doe de SMART

proef), zo zou ook elke deelnemer aan een

vergadering zich vooraf de vraag moeten stellen :

wat is mijn persoonlijk doel?

wat verwacht ik?

wat wil ik bereiken door deelname aan deze

vergadering?

Het doel scherp stellen is een onvermijdbare

voorwaarde om te komen tot het meten van het

resultaat. Hoe kan iemand zeggen dat het een

goede vergadering was als de norm niet vooraf is

vastgelegd? Goede vergadering betekent doel

bereikt; welk doel?

Stel je deze twee vragen:

hoe normeer ik geslaagd

hoe normeer ik mislukt

Belang en betrokkenheid.

Wanneer we denken aan

betrokkenheid denken we

niet enkel aan het publiek.

Ook andere, al dan niet

zichtbaar betrokkenen spelen

een rol. Hierover iets meer in

het hoofdstuk Wie zijn zij.

Benadruk het belang van het

thema voor de aanwezigen,



plaats koplampen op je presentaties.

Communicatie is een mix van gevoel en (gezond?)

verstand

Communicatie is altijd een mix van gevoel, emo

(waar we reflexen voor het gemak onder brengen)

en redenering, ratio, het hoé en het wàt als het

ware. Besef dat de emotionele betrokkenheid altijd

primeert op de rationele logica, en dat ze

bovendien toeneemt naarmate betrokkenheid en

belangen toenemen. Het goed gevoel gaat voor op

het gezond verstand...

Emotie heeft alles te maken met het interpreteren,

en dus een persoonlijke waarde toekennen in

functie van wat we denken dat er is en wat we

menen begrepen te hebben.

Doen we dat niet constant?

Elke vraag die we stellen, elke boodschap die we

geven, elke handeling die we plegen zouden we

dus moeten bekijken door een bril met 2 glazen:

een emo en een ratio glas.

De interactie wordt mee bepaald door de

atmosfeer die wordt gecreëerd rond de tafel. Dié

atmosfeer gaat samen met de opstelling van de

vergaderzaal. Soms valt hieraan niet veel te

veranderen, in andere gevallen kan je maar beter

met

tafels en stoelen verhuizen tot je de juiste

opstelling hebt.

Accommodatie, methode en proces kiezen

Pas als je een idee hebt van alle voorgaande

variabelen kan je beslissen over welke methode,

welke formule, welke timing, welke

accommodatie, welke groep samenstelling enz. het

meest aangepast is aan de gegeven

omstandigheden en het beoogde doel. Trouwens,

wie zegt dat er niet een bétere methode is dan

vergaderen om het doel te bereiken? In de

hoofdstukken hierna zullen we het uitgebreider

hebben over elementen van methode.

In het overzicht hieronder geven we een aantal

type-vergaderingen en een aantal bijhorende

voorbeelden en kenmerken.



4.3 Hulpmiddelen

Het is een zalige gedachte te weten dat je de

vergadering kan voor zitten of toespreken met

enkel de paar nota's die je zelf hebt gemaakt,

helemaal onafhankelijk van technologie of derden.

Zorg ervoor dat je in worst case scenario niet in de

onmogelijkheid verkeert je ding te doen omdat er

geen internet is, de beamer niet werkt, het scherm

te klein is of de zaal te groot... Het gaat om wat jij

te zeggen hebt!

Hulpmiddelen maken je presentatie niet

Hulpmiddelen zijn wat ze zijn: hulpmiddelen. Ze

zullen nooit van een middelmatige presentatie een

succes maken, van een slecht origineel maak je

geen overtuigende copies.

Het omgekeerde is wél waar: slecht ingezette

hulpmiddelen kunnen van een in wezen

interessant onderwerp een chaotische of saaie

bedoening maken.

Toch zijn hulpmiddelen natuurlijk wel nuttig en

belangrijk. Ze kunnen een gedegen versterkend

effect hebben, en je mag ze dus niet zo maar weg

wuiven.

We hebben het hierna over hulpmiddelen voor

onszelf, maar zeker in beperkte vergaderingen

wordt gewaardeerd als je ook zelf zorgt voor

materiaal voor de deelnemers. We denken dan bv.

aan

notapapier en schrijfgerief (je houdt het niet

voor mogelijk, maar deelnemers komen naar

een vergadering zonder pen en papier!)

Bestaat de groep uit onderling onbekenden, of

ken jij ze niet? A4 formaat naamruiters en

enkele dikke stiften. Deelnemers kunnen er hun

naam opschrijven, zodat iedereen van elkaar

weet hoe hij kan worden aangesproken. Dit

bevordert de interactie en creëert een

vaag gevoel van bekend zijn met elkaar, dus

vertrouwen.

Bedenk eventueel ook een leuk rondje kennis

maken. je komt veel te weten, en het ijs is

gebroken. Bovendien voorkom je dat mensen

die met een eigen standpunt of grote IK binnen

komen hiermee een hele tijd blijven zitten. Dit

leidt tot frustratie en weerstand, en dat is niet

bevorderlijk voor positief vergadergedrag.

Probeer dit echter binnen een strikt tijdskader

te doen, want hieraan gaat nogal ’s belangrijke

tijd verlopen.

Techniek vooraf uittesten

Ben je van plan gebruik te maken van complexe

technische snufjes die voorhanden zijn in de

vergaderzaal, test ze dan tijdig uit of vraag of er

technische assistentie beschikbaar is. En weet bij

voorbaat, als de vergadering om 13u30 begint en

je stelt op om 13u00... Is de technieker in

lunchpauze...



4.3.1 Uitnodiging en agenda

Lees ook: Verslag en nazorg

Agendavergaderingen hebben zo hun voordeel:

omdat er vooraf een agenda wordt opgesteld zit

toch iemand aan de bron van informatie en

beslissingen om even na te denken over:

Behoort dit tot het takenpakket van

de groep? Graag de jùiste mensen

aan tafel

Is dit voor iedereen van belang? Uit

welke betrokkenheid komen de

aanwezigen, en wat zijn daarvan de

gevolgen?

Kunnen over dit onderwerp

conflicten ontstaan aan tafel of na

de vergadering?

Is hierbij een breed draagvlak nodig?

(M.a.w. wie hebben we allemaal

rond de tafel nodig)

Moet de zaak per se door middel van

een vergadering worden

afgehandeld (het kan dus niet

telefonisch, schriftelijk of via e-

mail)?Is bespreking dus echt nodig?

Neemt hij dan ook de consequente beslissing bij

het uitnodigen van aanwezigen?

Datum van de meeting

Het is waanzinnig om te vast te stellen hoeveel tijd

er dezer dagen wordt verloren aan het afstemmen

over de datum en het uur. Er zijn verschillende

efficiënte methoden denkbaar, maar we adviseren

er alvast eentje dat te simpel is om niet te worden

gebruikt: kijk eens op

https://www.google.be/#q=dodle



Vink je deze niet aan, dan heb je op jouw PC de

klassieke weergavemogelijkheden terwijl je op de

beamer de diavoorstelling projecteert.

Het kan dan handig zijn dat je bij het opmaken van

je PowerPoint wat extra tekst voor jezelf hebt

neergeschreven in de notitiezone, want deze tekst

verschijnt mee op jouw PC beeldscherm.

Een smartboard in elk bedrijf, net als op school

We hebben zelf tot op heden zeer weinig ervaring

met Smartboards, gewoon omdat er zeer weinig

voor handen zijn. In onderstaand artikel, dat al

dateert van 2011 geven we toch wat meer

informatie.

bron: http://www.itprofessional.be/trendsentips

Het onderwijs is nooit een voorloper geweest in de

adoptie van technologie. Maar stilaan vinden de

slimme borden hun weg naar de klaslokalen. Wat

betekent dit voor bedrijven? Komt er eindelijk een

opvolger voor de analoge witte borden en het

eindeloze eenrichtingsverkeer van de

PowerPoints?

“Laat iemand van een halve eeuw geleden naar

vandaag flitsen, en hij zal niet weten waar hij is

beland. Alles is anders: kantoren, auto's,

ontspanning, noem maar op. Maar wanneer hij

een klas binnenstapt, zal hij zich meteen vertrouwd

voelen, want daar is helemaal niks veranderd.” Zo

omschreef Michael Kögeler van Microsoft enkele

jaren geleden de stand van zaken in het onderwijs

wat betreft het gebruik van digitale middelen.

Doorbraak blijft uit

Toegegeven: achter de schermen heeft er al wel



heel wat automatisering plaatsgevonden. En

steeds meer leraars gebruiken een pc (meestal hun

eigen laptop) en een projector om hun lessen te

illustreren. Maar de doorbraak van interactieve

digitale middelen in het leslokaal laat voorlopig

nog even op zich wachten.

Het is uiteraard ook een hele investering. En

bovendien vergt het een nieuwe manier van

lesgeven, en dus ook extra opleiding en

aanpassing. En last but not least, de hoeveelheid

digitaal lesmateriaal om op deze borden te

gebruiken, blijft voorlopig beperkt.

Smart, de grootste leverancier van smartboards,

probeert dit op te vangen met Smart Exchange,

een onlineruimte waar leerkrachten de lessen

kunnen opladen die ze zelf voor smartboards

hebben gemaakt, om te delen met collega’s. Maar

ook dit heeft nog niet voor de grote doorbraak

gezorgd.

Toch begint het smartboard stilaan een vertrouwd

gezicht te worden. Volgens Ruben Cammaerts,

verantwoordelijk voor de verkoop van Smart in ons

land, heeft intussen zowat 10% van de klassen een

smartboard, “en twee derde van die borden komt

van bij ons, samen goed voor enkele duizenden

verkochte borden in België.”

Business: weinig belangstelling

En in de bedrijven? Daar is de interesse voorlopig

zelfs nog geringer. Van de twee miljoen verkochte

smartboards wereldwijd heeft Smart er slecht

500.000 verkocht aan ondernemingen; de rest ging

naar het onderwijs.

Begrijpelijk, want in business training ligt de

nadruk meestal nog meer op

eenrichtingscommunicatie: de trainer legt de

leerstof uit, en als er al interactiviteit is, gebeurt

die veel meer in werkgroepen of in een individuele

training achteraf. Bovendien is de aanwezigheid

van PowerPoint als presentatietool veel sterker

doorgedrongen in de zakelijke wereld dan in het

onderwijs.

En, niet onbelangrijk, de nieuwe technologie moet

onmiddellijk inzetbaar zijn, want er is geen tijd om

opleiding te volgen alleen maar om opleidingen te

kunnen geven. De kant-en-klare

gebruiksvriendelijkheid is dus een aspect dat in de

bedrijfswereld veel zwaarder doorweegt dan in het

onderwijs.

Maar het allerbelangrijkste criterium voor de

acceptatie van smartboards in de bedrijfswereld is

ongetwijfeld integratie en compatibiliteit. Alles

moet met alles kunnen communiceren: niet alleen

met de smartboards van concurrerende merken,

maar ook met alle cliënt-toestellen in de omgeving

of zelfs veraf, zodat het perfect mogelijk is om

bijvoorbeeld vanaf een iPad in een andere ruimte,

of zelfs over de oceaan, een trainingssessie op een

smartboard te volgen.

“Voor bedrijven creëert dit dan ook nieuwe

mogelijkheden”, gaat Ruben Cammaerts

enthousiast verder. “Wanneer de smartboards

gekoppeld worden aan de videoconferencing-

infrastructuur krijgen videoconferenties nog een

extra dimensie: men kan elkaar niet alleen zien en

horen, maar men kan ook op hetzelfde document

of beeld op een whiteboard werken, schema’s en

notities toevoegen enzovoort.”

Zo ontgroeit het smartboard ook volledig de

wereld van opleidingen waar het oorspronkelijk

voor was bedoeld.

In België maakt hier voorlopig niemand gebruik

van, maar in het Verenigd Koninkrijk zijn er al wel

bedrijven die deze combinatie hebben

uitgeprobeerd en sindsdien steeds vaker op die

manier vergaderen. Het klinkt duur, en voor

sommigen misschien zelfs overbodig. “Maar”, zo

argumenteert Cammaerts, “hou wel rekening met

de potentiële cost of misunderstanding die u op

deze manier veel meer vermijdt.”

Maar ook meer alledaagse toepassingen, zoals het

opslaan van op de smartboards gecreëerde

content in een voor de pc leesbaar formaat, zijn

minstens even belangrijk voor de acceptatie van de



smartboards. Het toestel moet anders gezegd een

meerwaarde kunnen bieden, en zeker niet als

overlast worden ervaren.

Opgelet: merknaam in zicht

Zoals u uit het artikel kan afleiden, is een

smartboard (en zeker een Smart-board, met

hoofdletter) eigenlijk een eponiem: een eigennaam

(in dit geval een merknaam) die een soortnaam

wordt. Een beetje zoals de term iPad wordt

gebruikt wanneer men eigenlijk eender welke

tablet-pc bedoelt.

De situatie is ook vergelijkbaar: net zoals Apple de

tabletmarkt bijna in zijn eentje (terug) op de kaart

heeft gezet, is het bedrijf Smart met lengtes

voorsprong de marktleider in de markt van de

interactieve borden, en bepaalt het mee de

standaard voor hoe zo’n interactief bord er moet

uitzien.

Klasmuur omtoveren

Nochtans zijn er nog veel andere types van

interactieve borden, al kan u zich zeker bij de

meest primitieve vormen de vraag stellen of dit

wel een ‘smartboard’ genoemd mag worden. Zo

worden er bijvoorbeeld kits verkocht met

ultrasone technologie die een bord

aanraakgevoelig kunnen maken, en dus in

combinatie met projectie ook interactiviteit

kunnen opleveren.

Alleen is de term smartboard daar totaal

misplaatst, want diezelfde toolkit kan eender welk

vlak oppervlak, en dus ook de klasmuur of zelfs het

plafond, tot elektronisch schoolbord omtoveren.

Interactief?

De belangrijkste les die u hieruit kan leren, is de

volgende: vraag goed na welke technologie er

precies wordt gebruikt, en vooral hoe het zit met

de interactiviteit. Kunt u gegevens die u op het

bord schrijft achteraf ook recupereren als notities

en bewaren op uw pc bijvoorbeeld? Vaak wordt

dan snel duidelijk waarom dit model zoveel

goedkoper is dan het andere, slimmere bord.

4.3.6 PowerPoint less

Sinds de uitvinding van de fotografie begin jaren

1800 worden allerlei illustratie- en

projectietechnieken gebruikt om communicatie

visueel te ondersteunen, bv. tijdens een

presentatie of een les.

Denken we maar aan de episcoop (die een pagina

uit een boek kon projecteren), die diaprojector, de

overhead, en sinds het populariseren van de

computer en het algemeen beschikbaar worden

van de beamer...: PowerPoint. PowerPoint bestaat

al sinds de jaren '80 onder de naam Presenter,

maar kreeg zijn definitieve naam pas in '87, het

jaar waarin Microsoft Forethought kocht, het

bedrijf dat Presenter ontwikkelde.

PowerPoint, en vergelijkbare programma’s

(Keynote, Corel, Impress, Lotus/symphony en het

recente Prezi) is een bijzonder krachtige tool, die

bovendien bulkt van de grafische en special-

effectopties. Er zijn nog wel wat andere

nieuwkomers, die elk beweren over bijzondere

kwaliteiten te beschikken.



welbekend probleem uit de sector, waarvan

iedereen weet dat de ganse sector er last van

heeft, en waarvoor jij toch wel toevallig een

uitstekende oplossing hebt zeker. Iedereen weet...

En daar hebben we wat op gevonden...Het

onderlijnt de reden van je bestaan. Hiermee straal

je betrouwbaarheid uit, en geeft een impliciete

boodschap bij mij bent u aan het goede adres.

Elevator Pitches openen empathisch, ik leef me in

uw wereld in. Hoe overtuigender deze eerste

opener, des te sneller smelt de weerstand die de

bezoeker voelt tegen het zoveelste verkooppraatje

weg. Eindelijk 's een standhouder die het niet heeft

over zijn bedrijf, zijn product, en zijn voordelen...

De boodschap gaat ook hartelijk positief: je straalt

toch zelf het plezier uit dat je voelt wanneer je

iemand mag helpen met jouw dienst, informatie of

product?

2. Om je inlevingsvermogen te bevestigen vertaal

je deze algemene vaststelling in een specifiek

voordeel voor de toehoorder: ik kan me

voorstellen dat u zich nu afvraagt: wat heb ik daar

aan... Wel dat zit zo...

3. Voordelen leveren altijd waarden op, of

toegevoegde waarde. Welke winst, voorsprong,

toegevoegde

waarde,...

levert u dat

op...

4. Ik geef u een voorbeeld...

Elevator Pitches zijn een sterk instrument in

persoonlijke communicatie. Omdat ze verrassen

door hun uitgangspunt (niet Ik maar U), en door

hun empathisch en praktisch discours trekken ze

sterk de aandacht. Ze spelen in op het befaamde

AIDA proces, en zetten toehoorders op de tip van

de stoel tell me more...

Ze nemen ook uitermate weinig tijd in beslag,

waardoor de toehoorder niet de indruk krijgt zijn

kostbare tijd te verdoen aan een informatie die

hem misschien niet helemaal interesseert. De

kwaliteit van een getalenteerd spreker blijkt niet

uit de uitgebreidheid van zijn betoog, maar precies

uit de beknoptheid ervan. Niemand twijfelt er aan

dat je veel meer weet dan wat je vertelt, en slechts

uitzonderlijk is iemand geïnteresseerd in het

laatste detail. Hou steeds het belang en de

interesse van de gànse vergadering voor ogen, en

de doelen die oorspronkelijk zijn gesteld. Richt je

informatie daarop, en informeer de

hypergeïnteresseerde deelnemer extra tijdens de

pauze, in de coulissen of tijdens de nazorg.



5.1.2 Openers

Lees ook: Wie zijn zij?

Communicatie

vindt een betere

voedingsbodem in

een sfeer van

betrokkenheid en

vertrouwen. De atmosfeer waarin de vergadering

van start gaat bepaalt in grote mate haar kans op

succes.

Start op een warme en engagerende manier. Tenzij

de doelstellingen natuurlijk precies het

omgekeerde nastreven, of een met ander ongepast

zou zijn. Maar ook dàn zal je moeten kiezen voor

een juiste sfeermaker.

Het element tijd speelt een eigenzinnig effect.

Eenmaal de spreker/voorzitter/moderator... zijn

positie inneemt richt de verwachting van het

publiek zich op de start. Even wachten kan de

spanning naar een climax doen stijgen (de

verwachtingen nemen toe), maar opgelet, net als

bij de aandacht curve blijft deze spanning maar

een moment op haar hoogtepunt. Dàn moét je ook

van start gaan. Blijf niet nog 10 minuten rond

lummelen vooraan, of erger nog, nog een beetje in

je papieren rommelen of je documenten nalezen.

Het publiek verliest dan alle interesse in jou, en je

zal hard moeten trekken bij de start om haar weer

bij jou te krijgen (want ondertussen is het praatje

met de buur veel boeiender en gezelliger

geworden).

Kan je niet meteen van start gaan, schep dan geen

verwachtingen en blijf van de sprekersplaats wég.

Neem je plaats in

kijk je publiek aan (kijk ze écht aan, kijk rond,

zoek een toets van oogcontact)

begin met een glimlach

wacht op stilte (start nooit met relevante

informatie als de vergadering niet stil is). Laat

de deelnemers elkaar aanzetten tot stilte.

Hiermee heb je meteen je impact laten merken

De opening moeten de aanwezigen pakken,

aangrijpen

het juiste gevoel

een korte schets van het belang voor iedereen

een signaal van vertrouwen (het klimaat van

interactie)

Alle neuzen in één richting, no time to loose...

Tips voor openers

Denk aan charisma! Alles wat jou in een

subassertieve, ondergeschikte situatie plaatst

verzwakt je positie en het vertrouwen van het

publiek in wat je gaat zeggen. Je wekt medelijden

of spot op, en je graaft waarschijnlijk je eigen graf!

Niet doen...

Dames en heren, ik kom u vandaag eventjes

vertellen

Men heeft me slechts 2 uur gegeven

Excuseer voor mijn laattijdigheid, mijn slechte

dia's, mijn zwakke stem, mijn vergetelheid,...



Strategische

overtuigingstechnieken

Het terrein voorbereiden middels strategische communicatie

Weloverwogen behoeften creëren (verwant aan marketing methodieken).

Peilen naar en inspelen op doelgroep behoeften

Aantonen dat wat men doet niet uit eigen belang is

Win/win discussies uitlokken (lees in dat verband ook Getting to Yes van

Fisher & Ury)

Zeldzaamheid creëren, tekorten veroorzaken om het verlangen aan te

scherpen. Angst creëren

Valse dilemma’s voorstellen

Het juiste moment kiezen

Hulp van buitenaf

Ambassadeurs inschakelen

Inschakelen van overtuigde vrijwilligers

Het sociaal bewijs leveren

Opinievormende journalistiek & Opinion Leaders

Zich concentreren op de juiste mensen

Gerichte roddels op gang brengen

Persoonlijke

overtuigingskracht

De totale coherentie van lichaamstaal, stembuiging & woorden bewaken

Situationeel gedrag leren spelen, nu ’s boven/ik, dan week onder/samen

Mensen aankijken, assertief contact maken

Kracht van stilte gebruiken

Afstemmen op het publiek: hun taal, hun leefwereld, hun ervaringen

Wees een vriend. De kracht van charisma en persoonlijk, hartelijk positivisme

Zich kwetsbaar en bereikbaar opstellen. Het oeps! effect

Spelen met emotionele intelligentie en mentale programmatie

Wees een autoriteit. Gebruik maken van rationele argumenten, en deze

argumenten op het juiste moment in de discussie weten in te zetten

Wees een voorbeeld. Walk the talk

Handig omgaan met vragen en tegenstanders

Spreken voor publiek:

(extra) presentatie

technieken

(zie ook de vele suggesties

doorheen de tekst)

Hard-/soft- & advice presentaties

De fysische ruimte invullen

Vooraan verschijnen creëert een verwachting. Gebruik deze spanning

Een treffende openingszin

Een keten maken van opeenvolgende spanningsboogjes

Aandacht winnen en houden door gebruik van belletjes

Krachtig afsluiten

Omgaan met applaus



5.2.1 Lichaamstaal zorgt voor

geloofwaardigheid

verkort overgenomen uit:

http://nl.wikipedia.org/wiki/Albert_Mehrabian

Albert Mehrabian, destijds hoogleraar psychologie

aan de UCLA University of California, Los Angeles, ,

is het meest bekend geworden door zijn

publicaties over het relatieve belang van verbale

en non-verbale boodschappen. Zijn bevindingen

over tegenstrijdige boodschappen van gevoelens

en opvattingen worden wereldwijd geciteerd op

seminars over de menselijke communicatie en zijn

ook bekend geworden als de 7%-38%-55%-regel.

Drie communicatie-elementen – en de "7%-38%-

55%-regel"

In zijn onderzoek komt Mehrabian (1971) tot twee

conclusies.

Op de eerste plaats dat elke rechtstreekse

communicatie in wezen uit drie elementen

bestaat:

• woorden

• intonatie

• lichaamstaal

en op de tweede plaats dat de non-verbale

elementen met name van belang zijn voor het

overdragen van gevoelens en opvattingen, vooral

als ze niet met elkaar in overeenstemming zijn: als

woorden en lichaam niet overeenkomen, is men

geneigd de lichaamstaal te geloven.

Het is vanzelfsprekend niet zo dat non-verbale

elementen in elk opzicht het merendeel van de

boodschap overbrengen, hoewel zijn conclusies

vaak wel als zodanig worden geciteerd.

Als een lezing of voordracht wordt gehouden,

wordt de inhoud van de tekst geheel in woorden

tot uitdrukking gebracht, maar non-verbale

aanduidingen zijn heel belangrijk om de

opvatting van de spreker ten opzichte van zijn

woorden over te brengen, vooral zijn

geloofwaardigheid of overtuiging.

Houding en congruentie

Volgens Mehrabian zijn deze drie elementen, op

een verschillende manier, verantwoordelijk voor

onze voorkeur voor de persoon die een boodschap

overbrengt betreffende zijn gevoelens: woorden

zijn verantwoordelijk voor 7%, de intonatie voor

38%, en de lichaamstaal voor 55% van die

voorkeur. Ze worden vaak afgekort als de “3 V’s,”

voor Verbaal, Vocaal en Visueel.

Voor een werkzame en zinvolle communicatie over

emoties, moeten deze drie gedeelten van de

boodschap elkaar ondersteunen – ze moeten

“congruent” zijn. In het geval dat er sprake is van

enige “incongruentie,” kan de ontvanger van de

boodschap geïrriteerd raken doordat er twee

boodschappen via verschillende kanalen

overkomen, die twee verschillende richtingen

aanduiden.

Het volgende voorbeeld zou als illustratie kunnen

dienen van een incongruentie tussen verbale en

non-verbale communicatie.

• Verbaal: "Ik heb geen probleem met je!"

• Non-Verbaal: de persoon mijdt oogcontact,

kijkt angstig, vertoont een ontoegankelijke

lichaamstaal, enz.

Het is waarschijnlijker dat de ontvanger meer zal

vertrouwen op de overheersende

communicatievorm, die volgens Mehrabians



bevindingen non-verbaal is (38 + 55 %), dan op de

letterlijke betekenis van de woorden (7 %).

Het is van belang op te merken dat Mehrabian in

het desbetreffende onderzoek proefnemingen

uitvoerde, die betrekking hadden op het

overbrengen van gevoelens en opvattingen (dat wil

zeggen voorkeur-afkeer), en dat de

bovengenoemde onevenredige invloed van

intonatie en lichaamstaal alleen effectief wordt als

de situatie dubbelzinnig is. Een dergelijke

dubbelzinnigheid treedt meestal op als de

gesproken woorden niet consistent zijn met de

intonatie of lichaamstaal van de spreker (zender).

Onjuiste interpretatie van Mehrabians regel

Deze "7%-38%-55%-regel" is overdreven

geïnterpreteerd, zodanig dat sommige mensen

beweren dat in elke communicatie de betekenis

van de boodschap voor het grootste gedeelte

wordt overgebracht door middel van non-verbale

signalen en niet door de betekenis van de

woorden. Deze generalisatie – gebaseerd op de

aanvankelijk zeer specifieke omstandigheden bij

zijn experimenten – vormt de wezenlijke

misvatting over "Mehrabians regel"...

Lichaamstaal speelt in de eerste plaats visueel

Communicatie is in de eerste plaats visueel. Meer

dan 50% van de communicatie verloopt geluidloos,

terwijl de communicatie slechts voor 7% wordt

bepaald door inhoudelijke woorden. Wat je ziet

vormt het (emotioneel) kader waarbinnen een

(rationele?) vergadering plaats vindt.

Dat betekent dat jouw lichaamshouding, en

bewegingen bijzonder bepalend kunnen zijn voor

de bereidwilligheid van de deelnemers om er een

constructieve, steriele of combattieve vergadering

van te maken.

Maar ook het gebruik van je stem (de zgn.

stembuiging) heeft een gigantische impact:

melodie, intonatie, nadruk, duidelijkheid...

Visuele taal is 1 miljoen jaar oud, woorden

honderdduizend jaar en schrift 4000 jaar.

Mensen zijn dus heel erg beslagen met de erfenis

van visueel communiceren.

Het gedrag dat we stellen wordt zonder uitleg (en

dikwijls onbewust) gedecodeerd door de

omgeving. Zorg er met andere woorden voor dat

de sfeer en de band die je met je publiek wil

creëren ook samenhangend terug te vinden is in je

houding, je kledij, je stemkleur,...

Wil je een leiding en deskundigheid, maar ook

empathie en samenhorigheid uitstralen, doe dan...

Positief en enthousiast: knik ja, kijk ja, doe

ja

Samenwerken, uitnodigend, geen

confrontatie? Losse armen en handen vrij

om te gebruiken, uitnodigende rustige

bewegingen, een open houding, kwetsbaar

en ontvankelijk

Gelijkwaardigheid? Plaats je op ooghoogte

(allen zitten of allen staan), maak je niet

groter dan je bent (op de vingertippen

steunen, op je voetpunten wippen), kies een

plaats op de hoek, spiegel positief (houding

en taal), hou je récht

Vertrouwen en betrouwbaarheid? Hou

visueel contact, kijk iedereen aan, kijk niet

boven of onder de mensen, kijk niet boven

je brilglazen, buig naar je publiek toe, kom

tussen de mensen staan

Aandachtig? Toon dat je luistert, hoofd

beetje opzij, veer mee, knik bevestigend,

spiegel positief

Dynamisch: varieer met je houding, maar

ook met je stem. Durf belangrijke

dingen fluisteren



Natuurlijk gezag: zwijg wanneer er teveel

lawaai is en kijk rustig en minzaam om je

heen, ga vooral niet luider praten

Foute lichaamstaal

Lichaamstaal is tot in het absurde voorwerp van

allerlei analyses en commentaren. De meeste

fouten volgen uit het feit dat velen denken van

lichaamstaal een foto te kunnen nemen en

daaraan dan een min of meer deskundige uitleg te

kunnen geven. Dat is fundamenteel fout:

lichaamstaal, en zelfs stembuiging zijn situationeel,

en moeten worden beoordeeld in hun context.

Niemand kan met zekerheid zeggen wat de

afgebeelde houdingen betekenen wanneer hij niet

de context kent. Zo is een klassieker de deskundige

uitleg van wat gekruiste armen betekenen. Volgens

velen gaat het hier om een gesloten, dus

afwijzende of gedesinteresseerde houding.

Hoeveel mensen kruisen niet de armen als blijk van

pure verbazing en belangstelling?

Maar toegegeven: je mag van een spreker en

actieve deelnemer aan een vergadering misschien

iets meer enthousiaste uitstraling verwachten.

Daar passen de volgende houdingen dan niet zo

best bij:

Oorlogsinvalide en herenboer: één of twee

handen op de rug (ik belet mezelf voor jou

de handen uit de mouwen te steken?)

Comme chez soi: handen in de zakken

Strafschophouding: beide handen gevouwen

voor je kruis (zoals hiervoor;

veiligheidshouding?)

Rambo: gebalde vuisten (teken van

ingehouden spanning en weerstand?)

Windmolen: Latin Style (te druk, zeker voor

meer ingetogen deelnemers)

Le Petit Père Camembert: zalvende gebaren

(komt betuttelend over)

De breister: handen in breihouding dicht

tegen het bovenlichaam (eng)

De ijsbeer: constant afwisselend staan en

zitten (weet wat je wil), wriemelen met je

handen, in je papieren rammelen, lijkt alsof

je niet voorbereid bent.

De sprinter: staan of zitten alsof je elk

moment uit de startblokken kan schieten

(creëert onrust en overhaast)

Zeemansbenen & Pisatorens: wiebelend van

de ene voet op de ander, schuin blijven

staan (men wordt er zeeziek en duizelig van)

Dolkenvechter: wijzen met een vinger (is een

bijzonder sterk IK signaal, arrogant)

Blijf van je lijf: constant aan je neus, je

gezicht of over je armen wrijven maakt een

bijzonder sterke indruk van onzekerheid

1305 vergader- en presentatietechnieken c2 vergader- en presentatietechnieken c2.pdf · Vergader-...

Documents

Transcript of 1305 vergader- en presentatietechnieken c2 vergader- en presentatietechnieken c2.pdf · Vergader-...