1

1 Verhouding tot bestaande omzendbrieven ................................................................. 3

2 Algemeen .................................................................................................................. 4

3 Algemene principes burgerlijke stand ........................................................................ 6

3.1 Doelstellingen burgerlijke stand .................................................................................... 6

3.2 De ambtenaar van de burgerlijke stand ......................................................................... 7 3.2.1 Aanstelling en verhindering .............................................................................................................. 7 3.2.2 Taak en delegatie .............................................................................................................................. 7 3.2.3 Actoren burgerlijke stand ................................................................................................................. 8 3.2.4 Onverenigbaarheid ........................................................................................................................... 8 3.2.5 Algemeen bevoegde ambtenaar van de burgerlijke stand ............................................................... 9

3.3 Oprichting van de DABS ............................................................................................... 10

3.4 De akten van de burgerlijke stand ................................................................................ 11 3.4.1 Elektronische akten ........................................................................................................................ 11 3.4.2 Onbeschikbaarheid DABS (art. 14 BW) ........................................................................................... 11 3.4.3 Bijlagen in de DABS (art. 15 BW) .................................................................................................... 11 3.4.4 Vermeldingen in de akten (art. 16 en 20 BW) ............................................................................... 12 3.4.5 Informatieplicht betrokkenen (art. 17 BW) .................................................................................... 12 3.4.6 Ondertekening akten (art. 18 en 19 BW) ........................................................................................ 12 3.4.7 Afschaffing randmeldingen : verbindingen tussen akten – rechtstreekse wijzigingen van akten .. 14 3.4.8 Volmacht (art. 21 BW) .................................................................................................................... 14 3.4.9 Voorlezing van de akte (art. 22 BW) ............................................................................................... 15 3.4.10 Doorlopende aktenummers ....................................................................................................... 15

3.5 Bewijskracht akten van de burgerlijke stand (art. 23 – 25 BW) ...................................... 15

3.6 Verloren gegane of vernietigde akten (art. 26 – 27 BW) ................................................ 16

3.7 Afschriften en uittreksels (art. 28 BW) ......................................................................... 17 3.7.1 Geldigheidsduur .............................................................................................................................. 17 3.7.2 Openbaarheid akten van de burgerlijke stand (art. 29 BW) ........................................................... 18 3.7.3 Aan wie afschriften en uittreksels afleveren? ................................................................................ 18

3.7.3.1 Openbare akten ..................................................................................................................... 18 3.7.3.2 Niet–openbare akten ............................................................................................................. 18

3.7.4 Afgifte via DABS – elektronisch zegel ............................................................................................. 19 3.7.5 Afschriften en uittreksels van papieren akten opgemaakt vóór 31 maart 2019 ............................ 19 3.7.6 Only once-principe .......................................................................................................................... 20 3.7.7 Taal ................................................................................................................................................. 21 3.7.8 Bewijskracht van afschriften en uittreksels van papieren akten in DABS....................................... 21 3.7.9 Vorm van het afschrift van een akte op basis van een buitenlandse akte ..................................... 22 3.7.10 Genealogische opzoekingen ....................................................................................................... 22 3.7.11 Legalisatie ................................................................................................................................... 23 3.7.12 Modellen van afschriften en uittreksels ..................................................................................... 24

3.8 Wijzigingen van akten van de burgerlijke stand ............................................................ 25 3.8.1 Rechtstreekse wijzigingen van akten (gewijzigde akten) ................................................................ 26 3.8.2 Meldingen op akten van de burgerlijke stand (art. 32 BW) ............................................................ 30 3.8.3 Opmaak basisakte ........................................................................................................................... 32 3.8.4 Elektronische randmelding ............................................................................................................. 33

3.9 Verbetering en nietigverklaring van akten van de burgerlijke stand .............................. 34 3.9.1 Verbetering en ambtshalve nietigverklaring door de ABS (art. 33-34/1 BW)................................. 34

2

3.9.1.1 Verbetering materiële vergissing ........................................................................................... 34 3.9.1.2 Ambtshalve nietigverklaring door de ABS .............................................................................. 39

3.9.2 Verbetering en nietigverklaring akte door de familierechtbank .................................................... 41

3.10 Aansprakelijkheid van en controle op de ABS ............................................................... 43 3.10.1 Aansprakelijkheid van de ABS (art. 36, 38 en 39 BW en art. 110 en 111 van de Wet Modernisering Burgerlijke Stand) ................................................................................................................ 43 3.10.2 Controle door de procureur des Konings (art. 37 en art. 40 BW) ............................................. 44

3.10.2.1 Afschaffing jaarlijkse controle van de registers ..................................................................... 44 3.10.2.2 Algemeen toezicht op de burgerlijke stand ........................................................................... 44 3.10.2.3 Adviesfunctie parket (art. 37 BW) .......................................................................................... 45 3.10.2.4 Verbetering akten van de burgerlijke stand .......................................................................... 45 3.10.2.5 Richtlijnen van het College van procureurs-generaal (uniformiteit) ..................................... 45

4 De verschillende akten van de burgerlijke stand ....................................................... 46

4.1 Standaard gegevens akten burgerlijke stand ................................................................ 46

4.2 De verschillende soorten akten van de burgerlijke stand .............................................. 48 4.2.1 De akten van geboorte ................................................................................................................... 48

4.2.1.1 Akte van geboorte .................................................................................................................. 48 4.2.1.2 Akte van geboorte van een vondeling ................................................................................... 51 4.2.1.3 Akte van geboorte bij geboorte aan boord van een schip of een luchtvaartuig .................... 51

4.2.2 De akten van erkenning .................................................................................................................. 52 4.2.2.1 Akte van prenatale erkenning ................................................................................................ 52 4.2.2.2 Akte van erkenning ................................................................................................................ 52

4.2.3 Akte van verklaring van naamskeuze .............................................................................................. 54 4.2.4 Akte van aanpassing van de registratie van het geslacht ............................................................... 54 4.2.5 Akte van huwelijk ............................................................................................................................ 55 4.2.6 Akten van overlijden ....................................................................................................................... 57

4.2.6.1 Akte van overlijden ................................................................................................................ 58 4.2.6.2 Akte van overlijden van een gerechtelijk overleden verklaard persoon................................ 59 4.2.6.3 Akte van overlijden in geval van een overlijden aan boord van een schip of een luchtvaartuig ............................................................................................................................................ 59 4.2.6.4 Akte van een levenloos kind .................................................................................................. 60

4.2.7 Akte van afwezigheid (art. 61 BW) ................................................................................................. 62 4.2.8 Akte van voornaamsverandering .................................................................................................... 63 4.2.9 Akte van naamsverandering (art. 63 BW) ....................................................................................... 63 4.2.10 Akte van echtscheiding ............................................................................................................... 64 4.2.11 Akte van adoptie ........................................................................................................................ 65 4.2.12 Akte van herroeping of herziening van adoptie, nieuwe aanpassing van de geslachtsregistratie of van nietigverklaring ( Art. 66 BW)............................................................................................................ 67 4.2.13 Akten van Belgische nationaliteit (art. 67 BW) ........................................................................... 68 4.2.14 Akte opgemaakt op basis van een buitenlandse akte (art. 68 en 69 BW) .................................. 69

4.2.14.1 Op verzoek ............................................................................................................................. 69 4.2.14.2 Bij voorlegging van een buitenlandse akte aan ABS bij de opmaak of wijziging van een akte van de burgerlijke stand .......................................................................................................................... 69 4.2.14.3 Gemeenschappelijke bepalingen ........................................................................................... 70

4.2.15 Belgische akte opgemaakt op basis van een buitenlandse rechterlijke of administratieve beslissing 74

5 Opheffing van omzendbrieven ................................................................................. 75

3

KONINKRIJK BELGIE

FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE

19 MAART 2019 - Omzendbrief over de modernisering en informatisering van de burgerlijke stand

Aan de dames en heren Procureurs-generaal bij de hoven van beroep,

Aan de dames en heren Ambtenaren van de burgerlijke stand van het Rijk,

Ik vestig uw aandacht op de bepalingen van de wet van 18 juni 2018 houdende diverse bepalingen

inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van

geschillenoplossing (verder: Wet Modernisering Burgerlijke Stand), gepubliceerd in het Belgisch

Staatsblad van 2 juli 2018. Deze wet werd gewijzigd door de wet van 21 december 2018 houdende

diverse bepalingen betreffende justitie (BS 31 december 2018). Ze treedt in werking op 31 maart 2019.

Deze omzendbrief wil de draagwijdte van de bepalingen van deze wet toelichten aan de ambtenaren

van de burgerlijke stand, zodat ze deze bij de uitoefening van hun ambt kunnen toepassen.

Uiteraard laat de toepassing van deze omzendbrief de bevoegdheid van de hoven en rechtbanken

onverlet.

1 Verhouding tot bestaande omzendbrieven

De volgende omzendbrieven blijven van toepassing, tenzij de voorliggende omzendbrief ervan afwijkt

voor wat betreft de aspecten die verband houden met de Databank Akten Burgerlijke Stand (afgekort

DABS) en rekening houdend met de verplaatsing van bepaalde artikelen en de daarmee gepaard

gaande hernummering:

1° de Ministeriële omzendbrief van 22 mei 1987 betreffende de toepassing van de wet van 31 maart

1987 tot wijziging van een aantal bepalingen betreffende de afstamming;

2° de Omzendbrief van 16 januari 2006 betreffende de wet van 3 december 2005 tot wijziging van

de artikelen 64 en 1476 van het Burgerlijk Wetboek en artikel 59/1 van het Wetboek van

Zegelrechten met het oog op de vereenvoudiging van de formaliteiten voor het huwelijk en de

wettelijke samenwoning;

3° de Circulaire van 7 mei 2007 betreffende de wet van 1 juli 2006 tot wijziging van de bepalingen

van het Burgerlijk Wetboek met betrekking tot het vaststellen van de afstamming en de gevolgen

ervan;

4° de Omzendbrief van 3 november 2008 betreffende de aangifte van geboorte in de kraamkliniek;

5° de Omzendbrief van 6 september 2013 inzake de wet van 2 juni 2013 tot wijziging van het

Burgerlijk Wetboek, de wet van 31 december 1851 met betrekking tot de consulaten en de

consulaire rechtsmacht, het Strafwetboek, het Gerechtelijk Wetboek en de wet van 15 december

1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering

van vreemdelingen, met het oog op de strijd tegen de schijnhuwelijken en de schijnwettelijke

samenwoningen;

6° de Omzendbrief van 30 mei 2014 betreffende de wet van 8 mei 2014 tot wijziging van het

Burgerlijk Wetboek met het oog op de invoering van de gelijkheid tussen mannen en vrouwen bij

de wijze van naamsoverdracht aan het kind en aan de geadopteerde;

4

7° de Omzendbrief van 22 december 2014 inzake de wet van 5 mei 2014 houdende de vaststelling

van de afstamming van de meemoeder en de wet van 18 december 2014 tot wijziging van het

Burgerlijk Wetboek, het Wetboek van internationaal privaatrecht, het Consulair Wetboek, de wet

van 5 mei 2014 houdende de vaststelling van de afstamming van de meemoeder en de wet van

8 mei 2014 tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek met het oog op de invoering van de gelijkheid

tussen mannen en vrouwen bij de wijze van naamsoverdracht aan het kind en aan de

geadopteerde;

8° de Omzendbrief van 27 december 2016 betreffende de wet van 25 december 2016 tot wijziging

van de artikelen 335 en 335ter van het Burgerlijk Wetboek betreffende de wijze van

naamsoverdracht aan het kind;

9° de Omzendbrief van 7 december 2017 betreffende het op de naam en de voornamen toepasselijk

recht en de erkenning van buitenlandse beslissingen en akten hieromtrent, tot wijziging van de

omzendbrief van 23 september 2004 betreffende de aspecten van de wet van 16 juli 2004

houdende het Wetboek van internationaal privaatrecht die betrekking hebben op het

personeelsstatuut, en betreffende artikel 335quater van het Burgerlijk Wetboek dat een

eventuele naamsverandering toelaat in geval van erkenning van buitenlander akten en

beslissingen inzake de naam;

10° de Omzendbrief van 15 december 2017 over de wet van 25 juni 2017 tot hervorming van

regelingen inzake transgenders wat de vermelding van een aanpassing van de registratie van het

geslacht in de akten van de burgerlijke stand en de gevolgen hiervan betreft;

11° de Omzendbrief van 21 maart 2018 bij de wet van 19 september 2017 tot wijziging van het

Burgerlijk Wetboek, het Gerechtelijk Wetboek, de wet van 15 december 1980 betreffende de

toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen en

het Consulair Wetboek met het oog op de strijd tegen de frauduleuze erkenning en houdende

diverse bepalingen inzake het onderzoek naar het vaderschap, moederschap en

meemoederschap, alsook inzake het schijnhuwelijk en de schijnwettelijke samenwoning;

12° de Omzendbrief van 11 juli 2018 betreffende de wet van 18 juni 2018 houdende diverse

bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve

vormen van geschillenoplossing, waarbij de bevoegdheid inzake verandering van voornamen

wordt overgedragen aan de ambtenaren van de burgerlijke stand en de voorwaarden en de

procedure ervan worden geregeld.

2 Algemeen

De wet Modernisering burgerlijke stand heeft tot doel om een modernisering, informatisering en

vereenvoudiging van de burgerlijke stand door te voeren, enerzijds door de creatie van een centrale

Databank van Akten van de Burgerlijke Stand (DABS), anderzijds door de aanpassing van de huidige

regelgeving omtrent de burgerlijke stand aan de 21ste eeuw.

De belangrijkste krachtlijnen van deze wet zijn de volgende:

- de oprichting van een centrale Databank van Akten van de Burgerlijke Stand (DABS), waarin al de

gemeentelijke registers en de registers van de Belgische consulaire posten worden geïntegreerd;

- de akten van de burgerlijke stand worden enkel nog elektronisch opgesteld, ondertekend en

bewaard;

- de papieren authentieke bron van akten van de burgerlijke stand (m.a.w. de papieren registers van

de burgerlijke stand) wordt een digitale authentieke bron;

5

- de “oude akten” (daterend van vóór 31 maart 2019) worden verplicht in de DABS opgenomen bij

een wijziging van of een melding op dergelijke akte of bij aflevering van een uittreksel of afschrift

ervan, voor zover deze nog niet vóór 31 maart 2019 door de gemeente werd opgeladen in de DABS;

- de bestaande processen van de burgerlijke stand worden vereenvoudigd en gemoderniseerd;

- aan de basisopdrachten en verantwoordelijkheidsverdeling inzake de burgerlijke stand wordt niet

geraakt;

- de omschakeling van protocollaire akten naar uniforme documentaire akten in alle gemeenten;

- de afschaffing van de dubbele archivering bij griffies van de rechtbanken;

- het verzekeren van een unieke gegevensinvoer door de gemeenten;

- het Rijksregister en de DABS worden gekoppeld, zodat er een automatische doorstroming is van

alle noodzakelijke gegevens naar het Rijksregister en de DABS: dit houdt in dat de informatietypes

van het Rijksregister over het statuut van de persoon (zoals de burgerlijke staat, de afstamming en

de nationaliteit) automatisch aangepast worden nadat een akte definitief wordt opgesteld, indien

er geen conflict is tussen de gegevens.

Voorbeeld: Indien een huwelijksakte definitief wordt opgesteld in de DABS en betrekking heeft op

personen uit het Rijksregister, zal de burgerlijke staat van deze personen in het Rijksregister

automatisch aangepast worden naar "gehuwd";

- het verzekeren van een plaatsonafhankelijke dienstverlening voor de burger, ongeacht de

gemeente die de akte heeft opgemaakt;

- administratieve vereenvoudiging voor zowel de burger als de overheidsdiensten;

- afstemming van de modernisering op de lopende internationale initiatieven waaronder deze van

de Internationale Commissie van de Burgerlijke Stand;

- betere bescherming van het privéleven van de burgers m.b.t. de akten van de burgerlijke stand.

Hiertoe werd Titel II van Boek I van het Burgerlijk Wetboek herschreven en kreeg het een nieuwe

indeling met meer structuur. Het geheel is nu duidelijker leesbaar en praktisch bruikbaar.

De gegevens in de akten van de burgerlijke stand werden tot de essentie beperkt.

Alle bestaande procedures met betrekking tot de burgerlijke stand werden zo veel als mogelijk

vereenvoudigd.

Titel II bevat ook de basisprincipes omtrent de oprichting, het beheer en de toegang tot de DABS, die

de nieuwe digitale authentieke bron voor de akten van de burgerlijke stand is.

Daarbij werd ook al de naast het Burgerlijk Wetboek bestaande regelgeving over de burgerlijke stand

onderzocht. De oude regelgeving werd ofwel opgeheven, ofwel zoveel als mogelijk geïntegreerd in

Titel II, om te komen tot één samenhangend geheel over de burgerlijke stand. Een aantal wetten die

raken aan de burgerlijke stand blijven evenwel afzonderlijk bestaan.

De wet Modernisering burgerlijke stand heeft andere delen van het Burgerlijk Wetboek, het

Gerechtelijk Wetboek en andere wetgeving die raken aan de burgerlijke stand aangepast aan de

nieuwe regels inzake de burgerlijke stand (o.a. het only once-principe, het afschaffen van

randmeldingen en overschrijvingen, het gebruik van een elektronische databank i.p.v. papieren

registers, de invoer van nieuwe basisakten en e-meldingen, de doorstroming van de gegevens naar

het Rijksregister, de oprichting van een Centrale autoriteit burgerlijke stand, ...).

Alle bepalingen met betrekking tot het huwelijk werden samengebracht. De oude artikelen 63 tot 75

BW, die betrekking hadden op de aangifte en de huwelijksvoltrekking werden geïntegreerd in Titel V,

6

in het aangepaste Hoofdstuk II. – Formaliteiten betreffende het huwelijk. Hierbij werden 2 afdelingen

ingevoegd, nl. enerzijds de “aangifte van het huwelijk” en anderzijds de “voltrekking van het huwelijk”.

De bepalingen van de wet van 15 mei 1987 betreffende de namen en de voornamen en de nog nuttige

bepalingen van de Wet van 6 Fructidor jaar II (23 augustus 1794) werden in het Burgerlijk Wetboek

geïntegreerd. De wet van 15 mei 1987 is dus opgeheven.

Het principe van vastheid van naam bevindt zich voortaan dus ook in het Burgerlijk Wetboek, met

name in artikel 370/1. Dat principe houdt nog steeds in dat niemand publiekelijk een naam of

voornamen mag dragen, die niet overeenkomt met deze vermeld in zijn akte van geboorte. Er werd

ter verduidelijking toegevoegd dat de namen en voornamen opgenomen in de geboorteakte enkel

kunnen gewijzigd of verbeterd worden op de wijze en in de gevallen bepaald door de wet. De vastheid

van naam houdt dus niet in dat een naam of voornaam nooit kan gewijzigd worden. Dit kan wel

wanneer de wet dit voorziet.

De oude artikelen 62bis, 62bis/1 en 62ter BW met betrekking tot de aanpassing van de registratie van

geslacht werd aangepast aan de oprichting van de DABS en verplaatst naar de nieuwe artikelen 135/1

en 135/2 BW. Voor het overige zijn er geen inhoudelijke wijzigingen, met uitzondering van artikel

135/2, § 9 BW in verband met de nieuwe aanpassing van de registratie van het geslacht, na een

eerdere aanpassing. Hiertoe wordt een akte van nieuwe aanpassing gecreëerd, vermits deze in feite

net als een nietigverklaring de (vorige) akte van aanpassing van het geslacht ongedaan maakt (zie punt

4.2.12).

Tot slot zijn er een aantal overgangsbepalingen voorzien, die hieronder worden vermeld bij de akten

waar ze betrekking op hebben.

Het is van belang om in het algemeen er reeds op te wijzen dat de nieuwe bepalingen met betrekking

tot het doorsturen van gegevens via de DABS door de griffiers of de bevoegde ambtenaren van de

Federale Overheidsdienst Justitie, van toepassing zijn op in kracht van gewijsde gegane rechterlijke

beslissingen, beslissingen tot erkenning van een adoptie of koninklijke en ministeriële besluiten, die

nog niet werden overgeschreven in de registers van de burgerlijke stand of nog niet werden

gerandmeld op een akte van de burgerlijke stand vóór 31 maart 2019.

In de mate dat de doorstroming van gerechtelijke beslissingen en de kennisgevingen via de DABS nog

niet mogelijk zijn omwille van technische redenen, zal er in die gevallen op papier verder moeten

worden gewerkt. Dit betekent dat de ambtenaar van de burgerlijke stand (hierna de ABS) die

gerechtelijke beslissingen per post ontvangt, deze zal moeten verwerken en onder meer de vereiste

akten zal moeten opmaken op basis daarvan. De ABS zal ook zelf de nodige kennisgevingen of

notificaties moeten versturen.

Hierna licht ik de nieuwe principes van de burgerlijke stand toe.

3 Algemene principes burgerlijke stand

3.1 Doelstellingen burgerlijke stand

De nieuwe Titel II “Burgerlijke stand” begint met het bepalen van de voornaamste doelstellingen van

de burgerlijke stand (art. 6 BW).

7

Het gaat met name om:

- het vaststellen van de rechtsfeiten en rechtshandelingen die de staat van een persoon bepalen of

wijzigen;

- de rechtszekerheid garanderen wat de staat van de persoon betreft;

- het bewijs van de staat van de persoon verzekeren, door middel van de akten van de burgerlijke

stand, en dit bewijs zorgvuldig bewaren.

De staat van de persoon wordt gedefinieerd als het geheel van bepaalde hoedanigheden van een

persoon die zijn rechtspositie in de familie en in de maatschappij bepalen en die hem onderscheiden

van de andere personen wat het bezit en de uitoefening van bepaalde rechten betreft.

3.2 De ambtenaar van de burgerlijke stand

De bevoegdheden en de aanstelling van de ambtenaar van de burgerlijke stand (hierna de ABS) blijven,

net zoals de mogelijkheid tot delegatie, de personen die als ABS kunnen optreden en de

onverenigbaarheden zo goed als ongewijzigd.

3.2.1 Aanstelling en verhindering

Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor het beheer van de burgerlijke stand (art.

7 BW).

De burgemeester, of een door het college aangeduide schepen, neemt de functie op van ABS.

Indien de burgemeester deze functie niet zal uitoefenen is er een aparte beslissing van het college

nodig waarin één schepen wordt aangeduid. Het is niet mogelijk om een schepen aan te duiden voor

bv. het voltrekken van de huwelijken, en een andere schepen voor al de overige taken van de ABS.

In geval van verhindering van de ABS vervangt de burgemeester of een schepen of een raadslid in de

volgorde van hun benoemingen hem tijdelijk (art. 7, derde lid, BW).

Enkel in het geval er binnengemeentelijke territoriale organen werden opgericht (op basis van artikel

41 GW) kunnen er één of meer schepenen worden aangewezen als ABS, die bevoegd zijn voor één of

meer binnengemeentelijke territoriale organen, indien de burgemeester deze taak niet opneemt (art.

8 BW).

Door de opheffing van artikel 127 NGW is het niet langer mogelijk om in nieuwe districten te voorzien

voor een gemeente.

3.2.2 Taak en delegatie

De taak van de ABS blijft het zorgen voor het nauwgezet naleven van de bepalingen over de akten van

de burgerlijke stand.

De delegatie van taken door de ABS aan één of meer beambten van het gemeentebestuur blijft

mogelijk via een speciale schriftelijke machtiging (art. 9 BW).

Het gaat om een persoonlijke machtiging. In geval van een wisseling van de ABS zijn er dus telkens

nieuwe machtigingen voor de beambten noodzakelijk.

Vóór de handtekening van de beambten van het gemeentebestuur moet niet meer uitdrukkelijk

melding worden gemaakt van de ontvangen machtiging. Wel moet duidelijk zijn wie de akte heeft

getekend : er staat dus vermeld of dit de gemachtigde beambte of de ABS zelf was.

8

De machtiging is mogelijk voor alle taken inzake het opmaken van akten van burgerlijke stand, met

inbegrip van het afleveren van afschriften en uittreksels ervan en het indienen van een verzoekschrift

tot verbetering van een akte door de rechtbank (zie 3.9.2.).

Een machtiging is niet mogelijk voor de opmaak van de akte van huwelijk. Dit betreft enkel de

ondertekening van de huwelijksakten, en niet de beslissingen over bv. schijnhuwelijken of

erkenningen. Een machtiging is evenmin mogelijk voor de (ambtshalve) opmaak van een akte van

nietigverklaring (volgens nieuw artikel 34/1 BW, zie 3.9.1.).

Het ambtshalve nietig verklaren van een akte moet immers de uitzondering blijven. Het is in de eerste

plaats belangrijk om de akten van de burgerlijke stand zeer zorgvuldig op te maken en te controleren

voor de ondertekening van de akte. Fouten in de akten moeten zo veel als mogelijk vermeden worden.

De machtiging van (meerdere) beambten van het gemeentebestuur is door de invoer van de

elektronische databank des te belangrijker geworden en wordt aangemoedigd.

Zolang de akten van de burgerlijke stand niet ondertekend zijn door de ABS of de gemachtigde

beambte, zijn ze niet definitief.

Dit houdt het volgende in:

- De datum van ondertekening geldt als datum van de akte.

- Het is niet mogelijk om afschriften en uittreksels af te leveren van niet ondertekende akten van de

burgerlijke stand. Uittreksels of afschriften van niet ondertekende ontwerp-akten hebben geen

juridische waarde.

- De automatische doorstroming naar het Rijksregister gebeurt pas vanaf de ondertekening van de

akte én indien er geen conflict is tussen de gegevens.

- De ABS kan de akten niet periodiek ondertekenen.

3.2.3 Actoren burgerlijke stand

Alle actoren bevoegd voor de burgerlijke stand werden opgenomen in het eerste hoofdstuk, dus ook

de consulaire ambtenaren bevoegd verklaard inzake burgerlijke stand bij het Consulair wetboek en de

officieren aangeduid door de Minister van Defensie.

Voor de officieren aangeduid door de Minister van Defensie is hun bevoegdheid beperkt tot de

opmaak van akten van overlijden in uitzonderlijke gevallen, met name bij militaire operaties buiten

het grondgebied, voor zover het onmogelijk is om de akte van overlijden te laten opstellen door een

consulair ambtenaar. De officieren kunnen de overlijdensakte opmaken zowel voor personen van

Belgische nationaliteit in dienst van de Belgische strijdkrachten, alsook van het personeel van Defensie

van Belgische nationaliteit waarvan de aanwezigheid bij deze Strijdkrachten is vereist.

De officieren die een akte van overlijden moeten opmaken, doen dit volgens de bepalingen over de

akte van overlijden in het Burgerlijk Wetboek. Ook de bepalingen in verband met het overlijden aan

boord van een schip kunnen dus van toepassing zijn.

3.2.4 Onverenigbaarheid

Artikel 12 BW integreert een onverenigbaarheid uit het Koninklijk Besluit van 8 juni 1823 en breidt ze

licht uit.

9

De ABS of zijn gemachtigde beambte mag, om belangenvermenging te vermijden, geen akte van de

burgerlijke stand opmaken die betrekking heeft op:

- zichzelf;

- zijn echtgeno(o)t(e);

- zijn wettelijk samenwonende partner;

- zijn bloedverwanten in de opgaande en neerdalende lijn (ouders, (over)grootouders,

(klein)kinderen);

- zijn bloedverwanten in de zijlijn tot de tweede graad (broers en zussen).

In geval van een onverenigbaarheid wordt de ABS of zijn gemachtigde voor de opmaak van de akte

vervangen door de burgemeester, een schepen of een raadslid in de volgorde van hun benoemingen

(verwijzing naar art. 7, derde lid, BW).

De onverenigbaarheid geldt nu ook uitdrukkelijk voor de gemachtigde beambten. Het is niet meer dan

logisch dat deze beperking ook geldt ten aanzien van de gemachtigden die de akten effectief opmaken.

In de praktijk zal de gemachtigde beambte vervangen worden door een (eveneens gemachtigde)

collega beambte. Het is dus van belang meer dan één medewerker te laten machtigen door de ABS.

3.2.5 Algemeen bevoegde ambtenaar van de burgerlijke stand

Er is voortaan een algemeen bevoegde ABS (art. 13 BW). Voorheen waren er voor de opmaak van

verschillende akten, overschrijvingen of randmeldingen, telkens andere ambtenaren van de

burgerlijke stand bevoegd waren (bv. overschrijving adoptie: woonplaats adoptanten; overschrijving

KB naamswijziging: geboorteplaats betrokkene; opmaak akte van aanpassing van de registratie van

het geslacht: woonplaats betrokkene, …).

Behalve enkele uitzonderingen zal nu dus steeds dezelfde ABS bevoegd zijn. De betrokkenen moeten

dus niet naar verschillende gemeenten gaan om bepaalde zaken omtrent de burgerlijke stand te

regelen. De restbevoegdheid van Brussel verkleint hierdoor in principe en de werklast zal beter

verspreid zijn.

Indien de wet spreekt van ‘de bevoegde ABS’, zonder uitdrukkelijk te bepalen over welke ambtenaar

het gaat, is artikel 13 BW van toepassing.

De bevoegde ABS is in principe deze van:

- de plaats van inschrijving in het bevolkings-, vreemdelingen- of wachtregister van de betrokkene,

de betrokkenen of één van hen; of bij gebrek hieraan,

- de actuele verblijfplaats van de betrokkene, de betrokkenen of één van hen; of bij gebrek hieraan,

- Brussel.

Op deze manier zal steeds de dichtstbijzijnde ABS bevoegd zijn.

Er zijn slechts enkele uitzonderingen op de algemeen bevoegde ambtenaar in de wet opgenomen,

zoals bv. voor de gevallen waar een feit wordt vastgesteld in de akte. In dat geval is het logisch dat de

ABS van de plaats van het feit de bevoegde ABS is.

Voor de akte van geboorte is dus de ABS van de geboorteplaats bevoegd, voor de akte van huwelijk

deze van de plaats van de huwelijksaangifte en voor de akte van overlijden deze van de plaats van

overlijden.

Voor de verbetering van de akte zal, naast de algemeen bevoegde ambtenaar ook de ambtenaar die

de akte heeft opgemaakt, bevoegd zijn voor de verbetering van een materiële vergissing.

10

3.3 Oprichting van de DABS

De DABS wordt, in opdracht van de Federale Overheidsdienst Justitie, opgericht bij de Federale

Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, die verantwoordelijk is voor het operationeel beheer ervan,

onverminderd de bevoegdheid van de minister van Justitie inzake de burgerlijke stand.

De Federale Overheidsdienst Justitie is de verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens in

de DABS in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

De DABS heeft als taak in te staan voor de centrale opslag, de bewaring en het beheer van de akten

van de burgerlijke stand en zij is de authentieke bron voor alle akten van de burgerlijke stand

opgemaakt na 31 maart 2019 en de gegevens die erin opgenomen zijn.

Het Beheerscomité DABS, samengesteld uit vertegenwoordigers van de belangrijkste gebruikers van

de databank, beheert de DABS.

Het staat in voor de inrichting en het beheer van de DABS en bepaalt de noodzakelijke maatregelen

om de onveranderlijkheid, de vertrouwelijkheid en de bewaring van de akten van de burgerlijke stand

in de DABS te waarborgen.

De gegevens van de DABS kunnen meegedeeld worden aan of zijn rechtstreeks toegankelijk voor de

volgende personen, overheden of instellingen:

1° de personen waarop de akte betrekking heeft, voor de akten die op hen betrekking hebben of

hun advocaat (leesrechten):

2° de ambtenaren van de burgerlijke stand en de door hen gemachtigde beambten in het kader van

de uitoefening van hun wettelijke opdrachten (lees- en schrijfrechten);

3° de consulaire beambten in het kader van de uitoefening van hun wettelijke opdrachten (lees- en

schrijfrechten);

4° de magistraten bij de rechtscolleges en hun griffies, in functie van de uitoefening van hun ambt

(lees- en schrijfrechten);

5° de ambtenaren van de Directie I ‘Personenrecht en burgerlijke stand’ van het Directoraat-

Generaal Wetgeving, Fundamentele rechten en Vrijheden van de Federale Overheidsdienst

Justitie, in het kader van de uitoefening van hun wettelijke opdrachten (lees- en/of

schrijfrechten);

6° de notarissen, in functie van de uitoefening van hun ambt (leesrechten);

7° de parketten, in functie van de uitoefening van hun ambt (leesrechten).

8° de officieren aangeduid door de minister van Defensie of door de hiertoe gedelegeerde autoriteit,

in het kader van de uitoefening van hun wettelijke opdrachten.

Elke burger zal zich in de toekomst in de DABS kunnen inloggen en een overzicht krijgen van al de

akten die op hem betrekking hebben of waarin hij vermeld wordt. In een eerste fase is deze optie

echter nog niet operationeel en zal de burger zich moeten wenden tot de bestaande kanalen. De

advocaat krijgt toegang indien hij in een gerechtelijke procedure een afschrift of uittreksel moet

voorleggen.

In artikel 83 BW wordt het vertrouwelijk karakter van de gegevens gewaarborgd : ieder die in welke

hoedanigheid ook deelneemt aan de verzameling, de verwerking of de mededeling van de gegevens

in de DABS, moet het vertrouwelijk karakter ervan in acht nemen. Artikel 458 van het Strafwetboek,

dat het beroepsgeheim regelt, is op hen van toepassing.

11

3.4 De akten van de burgerlijke stand

3.4.1 Elektronische akten

De belangrijkste verandering is dat akten van de burgerlijke stand voortaan elektronische akten

worden, die elektronisch ondertekend en bewaard worden in een elektronische databank (DABS).

Deze elektronische opgemaakte akten van de burgerlijke stand zijn authentieke akten, die bijgevolg

gelden tot het bewijs van valsheid in geschrifte. Er worden geen akten op papier meer opgemaakt (art.

14 BW).

3.4.2 Onbeschikbaarheid DABS (art. 14 BW)

In zeer uitzonderlijke gevallen zal het niet mogelijk zijn om de akte van de burgerlijke stand in

gedematialiseerde vorm in de DABS op te maken, zoals bv. bij een langdurige onbeschikbaarheid van

de DABS.

In dat geval maakt de ABS de akte op in de vorm van een papieren proces-verbaal. Dit proces-verbaal

kan een afgedrukte versie zijn van het model van afschrift zoals vastgesteld in het Koninklijk besluit

van 3 februari 2019 tot vaststelling van de modellen van uittreksels en afschriften van akten van de

burgerlijke stand (BS, 15 februari 2019), dat de ABS invult en ondertekent met een handgeschreven

handtekening.

Van zodra mogelijk, maakt de ABS de akte op in de DABS, met het proces-verbaal in bijlage.

3.4.3 Bijlagen in de DABS (art. 15 BW)

De bijlagen die in de DABS moeten worden opgenomen blijven beperkt tot deze waarvoor de wet dit

uitdrukkelijk bepaalt (bv. volmacht, stukken materiële vergissing, vonnissen, een aantal stukken uit

het huwelijksdossier) en voor zover ze niet beschikbaar zijn in een andere authentieke bron. Het is

niet toegestaan bijlagen op te nemen die niet door de wet voorzien zijn.

Dit vermijdt een te zware belasting van het informatica-systeem en voorkomt dat de beperking van

de vermeldingen in de akten tot gevolg zou hebben dat er extra bijlagen bij de akten worden

opgenomen ter bewijs van de controle van deze gegevens.

Dit betekent niet dat de ABS niet alle nodige controles moet uitoefenen. De idee achter het beperken

van de vermeldingen in de akten is immers dat alle voorafgaande controles die de ABS vooraf dient

uit te oefenen, niet in de akten vermeld moeten worden. Het principe is immers dat er vanuit gegaan

wordt dat de ABS alles gecontroleerd heeft wat nodig was om de akte te kunnen opmaken, zonder

dat dit als gegeven in de akte, en zeker niet als bijlage bij de akte, wordt opgenomen ter bewijs van

deze voorafgaande controle. (zie hieronder bij ‘ondertekening akten’)

Indien de partijen bijlagen hebben overgelegd aan de ABS, worden de originelen van de bijlagen aan

de partijen teruggeven. De teruggave zal gebeuren van zodra het document als bijlage bij een akte in

de DABS is opgenomen. Het originele document blijft een grotere bewijswaarde hebben dan de scan

van de akte opgenomen in de DABS.

De neerlegging van bijgevoegde stukken bij de griffie wordt afgeschaft.

12

3.4.4 Vermeldingen in de akten (art. 16 en 20 BW)

De ABS mag enkel vermelden wat de partijen aan hem verklaren.

De ambtenaar moet dus enerzijds opnemen wat de partijen hem verklaren, en anderzijds mag hij geen

andere vermeldingen toevoegen op de akte dan wat de partijen hem verklaren.

De ambtenaar mag in de akte ook geen andere vermeldingen opnemen dan de wettelijk voorziene

gegevens.

In de DABS zal het in principe ook niet mogelijk zijn om extra gegevens toe te voegen, daar het systeem

de gegevens van de akten beperkt tot de wettelijk voorziene gegevens.

Er mogen geen afkortingen worden gebruikt in de akten van de burgerlijke stand.

De data worden in cijfers uitgedrukt.

3.4.5 Informatieplicht betrokkenen (art. 17 BW)

De personen waarop de akte betrekking heeft of die bij de totstandkoming ervan betrokken zijn

moeten alle wettelijke verplichte informatie die van belang is bij de opmaak van een akte meedelen

aan de ABS.

De informatieverplichting beperkt zich dus niet tot de ‘partijen’ bij de akte. Het gaat om alle bij de

akte betrokken personen. Zo kan het bv. ook gaan om de arts die een medisch attest opmaakt.

De ABS kan niet alle informatie zelf achterhalen. Het is dus aan de partijen om de wettelijk verplichte

gegevens mee te delen, voor zover deze niet voor ABS beschikbaar is in een authentieke bron. Indien

achteraf blijkt dat de akte niet correct werd opgemaakt, omdat de ABS een informatiegegeven niet

kende, is hij hiervoor niet aansprakelijk.

Zo kan het bv. gaan om een halfbroer die voor de ABS een kind erkent van zijn buitenlandse halfzus.

De ABS kan dit in principe niet zelf ontdekken. De partijen zijn verplicht dit aan de ABS te verklaren,

zodat hij de akte correct kan opmaken.

3.4.6 Ondertekening akten (art. 18 en 19 BW)

Een tweede grote verandering, wat de akten van de burgerlijke stand betreft, is dat de akten niet meer

worden ondertekend door de partijen. Enkel de ABS of zijn gemachtigde tekent de akte nog, op

elektronische wijze. De partijen tekenen de akte niet meer.

De wet geeft de ABS het vertrouwen wat de correcte opmaak van de akten betreft. Indien de

betrokkenen niet akkoord zijn met de gegevens die in de akte werden opgenomen, is het aan hen om

te bewijzen dat er een fout is gebeurd en om een verbetering van de akte te vragen.

Het staat de ambtenaar vrij om bv. voor de ondertekening van de akte de voorlopige elektronische

akte af te drukken en voor te leggen aan de partijen ter controle.

Niets belet de ambtenaar om het document, dat gecontroleerd werd door de partijen, tijdelijk te

bewaren in de gemeente. Dit behoort tot de autonome bevoegdheid van de ambtenaar. Het is geen

wettelijke verplichting. Dergelijke voorbereidende documenten kunnen evenmin als bijlage in de

databank worden opgenomen. Het is uiteraard ook niet de bedoeling om parallelle registers te

creëren.

13

Indien na de opmaak van de geboorteakte bv. de ouders menen dat schrijfwijze van de naam van een

kind in de geboorteakte fout is, is het in de eerste plaats aan de ouders om dit te bewijzen. Er wordt

immers vanuit gegaan dat de ABS de akte correct heeft opgemaakt. Indien een voorlopige

geboorteakte of gelijkaardig document door de ouders werd ondertekend, kan de schrijfwijze van de

naam worden nagegaan in het ondertekende document.

De partijen zullen moeten bewijzen dat de ABS, als openbaar ambtenaar die authentieke akten

opmaakt, valsheid in geschrifte heeft gepleegd, door iets te akteren dat niet door de partijen werd

verklaard of meegedeeld.

In de DABS kan de ABS een akte eerst voorlopig opmaken en nadien pas ondertekenen, waarna de

akte definitief en onveranderbaar is.

Er is geen dwingende termijn voorzien om de akte te ondertekenen. Dit wil echter niet zeggen dat de

ABS, of zijn gemachtigde, de ondertekening van de akten lang kan uitstellen. Zo zijn er opvolgingen in

de DABS voorzien die erop toezien dat de akten binnen een redelijke termijn ondertekend worden.

De akte is pas opgemaakt en definitief na ondertekening.

Afschriften en uittreksels kunnen overigens pas afgeleverd worden en de bevolkingsregisters kunnen

pas bijgewerkt worden wanneer de akte definitief ondertekend is. Afschriften en uittreksels kunnen

onmiddellijk na het ondertekenen afgeleverd worden.

De geboorteaangifte moet wel gebeuren binnen de 15 dagen na de geboorte en de akte van geboorte

moet onmiddellijk worden opgemaakt (art. 43 BW). De ABS, of zijn gemachtigde, moet de akte van

geboorte dus ook binnen deze termijn ondertekenen, ook al gebeurt de aangifte op de laatste

aangiftedag.

Dit toont opnieuw het belang aan van de mogelijkheid tot aanwijzing van (een) gemachtigde

beambte(n).

De akte van huwelijk moet in principe op de dag van de voltrekking van het huwelijk ondertekend

worden. De datum van de ondertekening van de akte door de ABS is de datum van de akte, en dus

ook de datum van het huwelijk. Indien er op het ogenblik van de voltrekking van het huwelijk nog

wijzigingen moeten aangebracht worden in de voorlopig opgemaakte akte (bv. nieuwe getuigen), zal

de ABS deze dus eerst moeten aanpassen vooraleer te ondertekenen.

Indien de ABS niet op de dag zelf kan ondertekenen, moet hij dit zo snel als mogelijk nadien doen. Het

betreft in het bijzonder de gevallen waar gehuwd wordt op locaties waar er geen technische

ondersteuning is in het weekend, waar de ABS zijn identiteitskaart niet meeheeft op de dag van het

huwelijk, … Dit is bijgevolg slechts mogelijk in zeer uitzonderlijke omstandigheden en moet zo veel als

mogelijk vermeden worden. De in de akte van huwelijk vermelde huwelijksdatum is in dat geval niet

dezelfde als de datum van ondertekening door de ABS.

De ABS zal de elektronische akten ondertekenen met een gekwalificeerde elektronische

handtekening. Het gaat immers om authentieke akten die de nodige rechtszekerheid moeten

garanderen.

De ondertekening gebeurt door gebruik van de elektronische identiteitskaart. Op basis hiervan

verklaart de ambtenaar dat de gegevens opgenomen in de akte correct zijn en dat de opmaak van de

akte regelmatig is verlopen in aanwezigheid van de eventueel betrokken partijen.

14

3.4.7 Afschaffing randmeldingen : verbindingen tussen akten – rechtstreekse wijzigingen van akten

In de DABS worden er geen randmeldingen meer aangebracht op de akten van de burgerlijke stand,

maar worden akten van de burgerlijke stand die ook op andere akten betrekking hebben met elkaar

verbonden of worden akten rechtstreeks gewijzigd (zie verder punt 3.8.).

De ABS verzekert door de ondertekening van de door hem opgemaakte en gewijzigde akten:

- de juiste verbinding van die akten met de akten waarop deze akten betrekking hebben, van de

betrokkene of, in voorkomend geval, van zijn afstammelingen tot de eerste graad; en

- de correcte wijziging van deze akten.

De ABS maakt de verbindingen tussen de akten en wijzigt de akten in de DABS (of controleert de door

de DABS voorgestelde verbindingen en wijzigingen op volledigheid) op het ogenblik dat hij de door

hem opgemaakte of gewijzigde akte ondertekent.

In geval van een wijziging van een akte zal de ABS de wijzigingen van akten doorvoeren in de DABS. Zo

zal de ambtenaar bv. bij een verbetering van een materiële vergissing een gewijzigde akte opmaken

en ook de wijzigingen aanbrengen in de andere akten waarop de verbetering betrekking heeft (zie art.

31, § 2 BW).

De ABS controleert voor de ondertekening van de akte de wijzigingen op volledigheid en juistheid. De

ambtenaar is hiervoor verantwoordelijk gezien er akten van de burgerlijke stand worden gewijzigd

(net als voor de huidige randmeldingen).

In geval van raadpleging in de DABS van een akte die werd gewijzigd is steeds zichtbaar welke akten

de wijziging tot stand hebben gebracht.

3.4.8 Volmacht (art. 21 BW)

De belanghebbende partijen kunnen zich voor alle akten van de burgerlijke stand laten

vertegenwoordigen, met uitzondering van de huwelijksakte.

Indien een volmacht wordt gegeven houdt dit in dat de gevolmachtigde de volmachtgever

vertegenwoordigt. Dit betekent dus ook dat de gevolmachtigde moet verschijnen in plaats van de

volmachtgever.

Het moet gaan om een bijzondere en authentieke volmacht.

De volmacht wordt als bijlage in de DABS bij de akte opgenomen.

Partijen kunnen zich ook per volmacht laten vertegenwoordigen bij een aangifte van bv. huwelijk of

erkenning. In dit geval wordt de volmacht als bijlage in de DABS opgenomen bij de huwelijks- of

erkenningsakte. De aangifte zelf wordt niet als bijlage in de DABS opgenomen.

In dat geval is deze bijzondere en authentieke volmacht enkel nodig indien een derde de aangifte van

huwelijk komt doen.

Deze bijzondere en authentieke volmacht is te onderscheiden van het gelegaliseerd schriftelijk bewijs

van de bij de aangifte van het huwelijk afwezige toekomstige echtgenoot waaruit diens instemming

met de aangifte blijkt (art. 164/2, §2, 3°, BW).

15

3.4.9 Voorlezing van de akte (art. 22 BW)

De ABS is enkel verplicht de akte van de burgerlijke stand voor te lezen wanneer één van de

verschijnende partijen hierom verzoekt. In de andere gevallen kan de ABS de akte voorlezen indien

hij dit nuttig acht. Dit kan bv. het geval zijn indien een partij blind of analfabeet is.

De ABS heeft de plicht om de akte correct op te stellen en zich ervan te verzekeren dat de betrokkenen

alles goed hebben begrepen.

3.4.10 Doorlopende aktenummers

De DABS gebruikt doorlopende aktenummers, en dus geen aktenummer per gemeente.

Het aktenummer wordt gegenereerd door de DABS, op nationaal niveau en dus niet langer per

gemeente of per soort register toegekend.

Een aktenummer in de DABS is samengesteld als volgt: “JJJJ-XXXX.XXXX-CC”.

“JJJJ” =

a) voor de akten opgemaakt vanaf 31 maart 2019 (louter elektronische akten) : het jaartal waarin

de ontwerp-akte werd gecreëerd in de DABS (dus niet noodzakelijk het jaar van ondertekening

van de akte);

b) voor de gemigreerde papieren akten (opgemaakt vóór 31 maart 2019) : het jaartal uit de datum

feit van de akte.

Uit het DABS-nummer kan dus nooit op een betrouwbare wijze het jaar van de akte worden afgeleid.

“XXXX.XXXX” = een doorlopend volgnummer binnen de DABS.

“CC” = Het controlecijfer op basis van alle voorgaande cijfers.

3.5 Bewijskracht akten van de burgerlijke stand (art. 23 – 25 BW)

Artikel 23 BW legt het principe vast dat de akte van burgerlijke stand als enig bewijs geldt van de staat

van de persoon, voor zover de wet hierover niets anders bepaalt.

Een aantal bepalingen in het Burgerlijk Wetboek voorzien immers dat bepaalde elementen van de

staat van de persoon met andere middelen kunnen bewezen worden, zoals bv. art. 25 BW. Ook het

Wetboek van de Belgische Nationaliteit voorziet soms andere bewijsmiddelen.

Ook de processen-verbaal opgesteld in uitzonderlijke omstandigheden (waardoor er gedurende een

langere periode geen gedematerialiseerde of papieren akte van de burgerlijke stand voorhanden zal

zijn, maar wel een proces-verbaal dat door de ABS is opgemaakt), of opgemaakt in geval van geboorte

en overlijden op een schip of in een luchtvaartuig, gelden als enige bewijs van de staat van de persoon,

zolang er op basis ervan geen akte van de burgerlijke stand werd opgemaakt.

Wat de juridische bewijskracht betreft, moet er een onderscheid gemaakt worden tussen de (nieuwe)

elektronische akten van de burgerlijke stand en de (oude) papieren akten.

De elektronische akten, opgemaakt na 31 maart 2019, gelden tot bewijs van valsheid in geschrifte. Ze

hebben dus volledige bewijswaarde (art. 24 BW).

16

De in gedematerialiseerde vorm in de DABS opgenomen akten van de burgerlijke stand op basis van

de voor 31 maart 2019 op papier opgemaakte akten (m.a.w. de gemigreerde papieren akten), gelden

tot bewijs van het tegendeel (art. 25 BW).

Wanneer de originele papieren akte niet overeenkomt met de scan of metadata van de in de DABS

opgenomen akte geldt de papieren akte tot bewijs van valsheid in geschrifte, voor wat de gegevens

daterend van voor 31 maart 2019 betreft. De metadata of scan van de akte in de DABS gelden tot

bewijs van het tegendeel.

De gegevens opgenomen of gewijzigd na de opname van de akte in de DABS gelden wel tot bewijs van

valsheid in geschrifte.

Zo zal bv. in geval van een op papier opgemaakte huwelijksakte, met een melding van echtscheiding

enkel in elektronische vorm (want daterend van na 31 maart 2019), de echtscheiding gelden tot bewijs

van valsheid in geschrifte.

Bij een geboortedatum van één van de echtgenoten op de papieren akte die verschilt van de

geboortedatum via metadata opgenomen in de DABS, zal de geboortedatum van de papieren akte

een grotere bewijswaarde hebben (tenzij deze verbeterd zou zijn op de huwelijksakte na 31 maart

2019).

In geval de gegevens van de originele papieren akte en de in de DABS gemigreerde akte dus niet

overeenkomen, heeft de oorspronkelijke akte voorrang op de gemigreerde akte, voor de gegevens

daterend van vóór de inwerkingtreding van de DABS. De eventuele verkeerd opgenomen metadata in

de DABS kunnen dan aangepast worden op basis van de papieren akte.

Hetzelfde geldt voor de in de DABS op basis van op papier opgemaakte processen-verbaal opgenomen

akten van de burgerlijke stand (volgens de artikelen 14, 47 en 57): deze akten gelden tot bewijs van

het tegendeel.

De oorspronkelijke op papier opgemaakte processen-verbaal gelden tot bewijs van valsheid in

geschrifte (art. 25 BW).

Het is dus van belang om de papieren registers van de burgerlijke stand en de op papier opgemaakte

processen-verbaal zorgvuldig te bewaren. Deze papieren stukken hebben een grotere bewijswaarde

dan de gemigreerde akten. Ze hebben een permanente bewaarstatus. Ze kunnen bewaard worden in

het archief, maar mogen nooit worden vernietigd.

Het is uiteraard niet omdat deze akten bewaard worden, dat er nog randmeldingen in de papieren

boeken kunnen noch mogen gebeuren. Alle wijzigingen gebeuren voortaan op elektronische wijze, via

de DABS. Afschriften en uittreksels van de akten van de burgerlijke stand worden enkel nog afgeleverd

via de DABS. Afschriften uit de papieren registers zijn niet meer toegestaan.

3.6 Verloren gegane of vernietigde akten (art. 26 – 27 BW)

Deze artikelen hernemen, in aangepaste vorm, de oude artikelen 46 en 47 BW.

Verloren gegane of vernietigde akten van de burgerlijke stand (of akten die nooit hebben bestaan)

kunnen worden vervangen.

Het bewijs van de vernietiging of het verlies en de inhoud van de akten kan bewezen worden door

geschriften, andere authentieke bronnen of getuigen.

17

Dezelfde procedure als de verbetering van een akte bij de familierechtbank is van toepassing (zie art.

35, § 1 BW).

Dit is ook mogelijk voor ontbrekende buitenlandse akten, zoals reeds het geval was in de praktijk.

De vervangende akte van de burgerlijke stand, die wordt opgemaakt naar aanleiding van een

vernietigde of verloren gegane akte op basis van artikel 26 BW, kan aan elke verzoekende overheid

worden voorgelegd ter vervanging van de ontbrekende akte, indien de betrokkene aantoont dat hij

nog steeds in de onmogelijkheid verkeert de ontbrekende akte van de burgerlijke stand te verkrijgen,

en uiteraard voor zover de gegevens opgenomen in deze vervangende akte niet worden

tegengesproken (art. 27 BW).

De vervangende akte zal worden opgemaakt zoals elke andere akte van de burgerlijke stand

(overeenkomstig de bepalingen van hoofdstuk 2, afdeling 2), met vermelding van de gerechtelijke

beslissing als basis, zoals voorzien in artikel 41, § 1 BW.

Zo zal er dus bv. een vervangende geboorteakte worden opgemaakt op dezelfde wijze als een gewone

geboorteakte, maar bij de basis van opmaak van de akte zullen de gegevens van de gerechtelijke

beslissing vermeld worden.

3.7 Afschriften en uittreksels (art. 28 BW)

Artikel 28 BW definieert de begrippen ‘afschriften’ en ‘uittreksels’.

Een uittreksel vermeldt enkel de actuele gegevens van een akte, zonder de historiek van de staat van

de persoon op wie de akte betrekking heeft weer te geven.

Dit betekent dat, indien er wijzigingen zijn geweest sinds de opmaak van de akte van de burgerlijke

stand, op het uittreksel niet zichtbaar is wat er gewijzigd werd en enkel de laatste toestand wordt

weergegeven. De wijzigingen worden verwerkt en uitgevoerd door de DABS. Zo zal er bv. in een

uittreksel van de geboorteakte van een kind dat ten volle werd geadopteerd geen melding staan van

de adoptie. Bij de ‘ouders’ zullen de adoptieouders vermeld staan.

Het vroeger bestaande onderscheid tussen uittreksels met en zonder afstamming verdwijnt.

Een afschrift vermeldt daarentegen altijd de oorspronkelijke gegevens van de akte en de wijzigingen

in de staat van de persoon op wie de akte betrekking heeft die hebben plaatsgevonden na de opmaak

van de akte.

In het voorbeeld van de geboorteakte van het geadopteerde kind zal bijgevolg de adoptie zichtbaar

zijn op het afschrift.

Een afschrift vermeldt ook de historiek van de akte. De historiek wordt kort vermeld onder de

oorspronkelijke gegevens, gelijkaardig aan de vermelding van de vroegere randmeldingen.

De afschriften vermelden, in voorkomend geval, ook steeds de basis van de opmaak van de akte (zoals

voorzien in art. 41, §1, 5°). Op uittreksels wordt de basis voor de opmaak van de akte niet vermeld,

gelet op de bescherming van de persoonsgegevens van de betrokkene.

3.7.1 Geldigheidsduur

Op de afschriften en uittreksels zal steeds de termijn staan tot wanneer de authenticiteitscontrole via

een uittrekselserver mogelijk is, alsook de weblink of andere elektronische verificatie waarop de

18

controle mogelijk is. De geldigheidstermijn zal in principe 3 maanden bedragen vanaf de afgifte ervan.

Het is aan de ontvangende autoriteit (meestal in het buitenland) om te bepalen of deze het document

nadien nog wil aanvaarden, hoewel de controle via deze link niet meer mogelijk is.

De termijn van de controle is beperkt omdat het afgeleverde uittreksel of afschrift slechts gedurende

deze periode van geldigheid beschikbaar blijft op de uittrekselserver.

3.7.2 Openbaarheid akten van de burgerlijke stand (art. 29 BW)

Artikel 29, § 1 BW herneemt en past oud artikel 45 BW aan. Het bepaalt wanneer akten openbaar zijn

en ook aan wie er afschriften of uittreksels kunnen worden afgeleverd.

Openbaar houdt in dat de eenieder recht heeft op een afschrift of uittreksel.

De termijnen van openbaarheid van de akten van de burgerlijke stand worden aangepast. De termijn

van 100 jaar die van toepassing was op alle akten van de burgerlijke stand werd als te ruim beschouwd

voor bepaalde akten en bemoeilijkt genealogisch onderzoek.

Daarom wordt voorzien in gedifferentieerde openbaarheidstermijnen.

Volgende akten zijn openbaar:

- akten van overlijden van meer dan vijftig jaar oud;

- akten van huwelijk van meer dan vijfenzeventig jaar oud;

- anderen akten van meer dan honderd jaar oud.

3.7.3 Aan wie afschriften en uittreksels afleveren?

3.7.3.1 Openbare akten

Iedereen heeft recht op afschriften en uittreksels van openbare akten van de burgerlijke stand. Het

gaat dus om overlijdensakten van meer dan 50 jaar oud, huwelijksakten van meer dan 75 jaar oud en

andere akten van de burgerlijke stand van meer dan 100 jaar oud.

3.7.3.2 Niet–openbare akten

De aflevering van afschriften en uittreksels van niet-openbare akten wordt sterk beperkt, omwille van

redenen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens.

De personen die recht hebben op afschriften of uittreksels worden beperkt tot een kleine kring van

personen rond de betrokkene. Het gaat met name om :

- de persoon op wie de akte betrekking heeft;

- zijn echtgenoot of echtgenote;

- zijn wettelijk samenwonende;

- zijn wettelijke vertegenwoordiger;

- zijn bloedverwanten in de opgaande of nederdalende lijn;

- zijn erfgenamen;

- hun notaris;

- hun advocaat.

De wettelijke vertegenwoordiger dient hierbij ruim te worden geïnterpreteerd. Het gaat bv. ook om

de bewindvoerder over een persoon.

Dit zijn de personen die vroeger een afschrift of een uittreksel met afstamming konden bekomen.

19

Voor akten van personen die een aanpassing van de registratie van hun geslacht hebben gedaan

(toepassing van Titel IV/1 of artikel 1385quaterdecies, § 3, van het Gerechtelijk Wetboek) wordt het

recht op een afschrift nog verder beperkt. Het recht op een afschrift van deze akten (m.a.w. waarop

de aanpassing van de registratie van het geslacht zichtbaar is) wordt beperkt tot de persoon op wie

de akte betrekking heeft, zijn wettelijke vertegenwoordiger, zijn erfgenamen, hun notaris en hun

advocaat.

Bepaalde personen die vandaag uittreksels ontvangen zullen daar bijgevolg in de toekomst geen recht

meer op hebben, zoals bv. begrafenisondernemers, tenzij mits een onderhandse volmacht van de

erfgenamen.

Wanneer de verschillende informatiebronnen zo veel als mogelijk met elkaar verbonden zijn, zullen

uittreksels steeds minder nodig zijn (zie punt 3.7.6.).

Omwille van redenen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, is het daarenboven

wenselijk dat er in principe enkel nog uittreksels worden afgeleverd. Een afschrift zal dan enkel nog

op uitdrukkelijk verzoek afgeleverd worden.

De ABS mag echter niet nagaan of de aanvraag gerechtvaardigd is voor het doel waarvoor het afschrift

wordt gevraagd, gezien dit een ongerechtvaardigde inmenging is in het privéleven van de burger.

Het kan dus niet langer meer de bedoeling zijn dat er steeds afschriften worden afgeleverd. Dit

gebeurde voorheen wel vaak omdat het praktischer was om een kopie te maken van een papieren

akte dan een uittreksel op te stellen. Met de DABS is er op dat punt geen onderscheid meer en zullen

er dus niet meer gegevens afgeleverd moeten worden dan nodig. Afschriften worden dus enkel

afgeleverd indien de betrokken hierom uitdrukkelijk verzoekt.

3.7.4 Afgifte via DABS – elektronisch zegel

De aflevering van afschriften en uittreksels gebeurt steeds via de DABS, in die zin dat de authentificatie

bij de aflevering steeds gebeurt door de DABS in de vorm van een elektronisch zegel, en niet door de

ABS.

Het is wel nog steeds mogelijk om de afgifte van het via de DABS afgeleverde afschrift of uittreksel te

vragen aan de ABS, aan het loket of het e-loket. Ook in dit geval draagt het afschrift of uittreksel enkel

het elektronisch zegel van de DABS.

De burger zal daarnaast, in de toekomst waar hij zich ook bevindt, een uittreksel of afschrift met het

elektronisch zegel van de DABS ook rechtstreeks uit de DABS ophalen via zijn pc.

De afschriften en uittreksels vermelden ook steeds de datum van afgifte.

3.7.5 Afschriften en uittreksels van papieren akten opgemaakt vóór 31 maart 2019

Het afleveren van een afschrift in de vorm van een kopie uit de papieren registers van de burgerlijke

stand is niet meer toegestaan.

Van de ‘oude’ papieren akten van de burgerlijke stand, die in de DABS werden opgenomen kunnen

dus enkel nog afschriften en uittreksels worden afgeleverd via de DABS.

De papieren registers worden immers niet meer bijgewerkt na 31 maart 2019.

20

De afschriften van akten van de burgerlijke stand opgemaakt vóór 31 maart 2019 nemen steeds de

vorm aan van de afdruk van de in gedematerialiseerde vorm in de DABS opgenomen oorspronkelijke

akte met de hierop aangebrachte randmeldingen en de metadata van de wijzigingen van deze akte

gedaan na de inwerkingtreding van de DABS.

De gedematerialiseerde vorm van de akte kan zijn:

- een scan van de akte;

- een verzameling van metadata;

- een combinatie van beiden.

Een uittreksel van een ‘oude’ akte neemt dezelfde vorm aan als een uittreksel van een akte opgemaakt

na de inwerkingtreding van de DABS.

Om een uittreksel uit een papieren akte te kunnen afleveren via de DABS dienen de metadata van de

oude akte (die vermeld staan op een uittreksel in de nieuwe vorm) te worden opgenomen in de DABS.

Op basis daarvan kunnen uittreksels worden afgeleverd op dezelfde wijze als deze van de nieuwe

akten van de burgerlijke stand.

In een overgangsbepaling (art. 109 Wet Modernisering Burgerlijke Stand) wordt voorzien dat een ABS,

een griffier of een bevoegde ambtenaar van de FOD Justitie die vaststelt dat een akte van vóór 31

maart 2019 die aan hem moet worden voorgelegd niet is opgenomen in de DABS of waarvan metadata

ontbreken, de ABS die houder is van het register waarin de akte zich bevindt kan verzoeken tot

opname ervan in de DABS.

Deze ABS moet deze akte dan onmiddellijk in gedematerialiseerde vorm en met de bijhorende

metadata in de DABS opnemen. Het kan ook gaan om een vraag tot aanvulling van de metadata, indien

bv. op afschrift niveau werd gemigreerd maar er een uittreksel van de akte wordt gevraagd, of tot een

verbetering van fouten in de metadata.

Het is aangewezen dezelfde werkwijze te volgen voor de ABS die verzocht wordt om een afschrift of

uittreksel van dergelijke akte af te leveren.

De precieze termijn voor de opname vanaf de notificatie aan de ambtenaar-houder van de akte wordt

niet gepreciseerd, maar het is duidelijk dat dit zo snel als mogelijk en binnen een redelijke termijn

dient te gebeuren. Zo niet kunnen er immers geen afschriften of uittreksels van worden afgeleverd.

Een termijn van maximum 5 werkdagen moet volstaan. In hoogdringende gevallen moet dit

onmiddellijk gebeuren. Zijn collega-ABS, de griffier of de bevoegde ambtenaar van de Federale

Overheidsdienst Justitie moet immers zijn procedure kunnen voortzetten binnen de wettelijke

termijnen.

3.7.6 Only once-principe

Door de toepassing van het only-once principe en de rechtstreekse toegang die aan verschillende

overheden en instellingen wordt verleend (cfr. artikel 78 BW) zullen er veel minder afschriften en

uittreksels aangevraagd en afgeleverd moeten worden.

Dit principe houdt in dat de documenten die door een burger werden voorgelegd aan een overheid of

toegankelijk zijn voor een overheid, zoals via de DABS, niet opnieuw door een andere overheid aan

die burger kunnen worden opgevraagd. De overheid moet dan zelf de DABS raadplegen.

21

Afschriften en uittreksels zullen bijgevolg vooral nog worden aangevraagd om aan private instellingen

(zoals banken en verzekeringsmaatschappijen) of in het buitenland te worden voorgelegd.

3.7.7 Taal

De ABS maakt de akte, overeenkomstig de gecoördineerde wetten van 18 juli 1966 op het gebruik van

de talen in bestuurszaken, op in de taal van zijn gebied.

In principe kunnen de afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand opgemaakt na de

inwerkingtreding van de DABS in één van de drie landstalen worden afgeleverd. Voor deze nieuwe

akten worden er immers geen beelden (scans) ingevoerd, maar enkel metadata: de gegevens die in

een akte moeten voorkomen worden ingevuld in velden (bv. een veld voor naam, voornaam, datum

van feit, …). De nieuwe akten zijn dus taalonafhankelijk gezien zij op de metadata gebaseerd zijn.

Daar in de DABS de akten en afschriften en uittreksels geuniformiseerd en gestandaardiseerd zijn,

kunnen afschriften en uittreksels dus worden geraadpleegd in een Frans, Duits, Nederlandstalig of een

meertalig sjabloon, en ook zo worden afgeleverd.

Indien bijvoorbeeld een uittreksel uit een Franstalige akte van de burgerlijke stand in Vlaanderen

wordt opgevraagd, zal dit bijgevolg in het Nederlands afgeleverd kunnen worden. Zo kan worden

vermeden dat een burger het uittreksel nog moet laten vertalen.

Hetzelfde geldt voor de uittreksels van de ‘oude’ papieren akten, daar deze met dezelfde metadata

als deze van de ‘nieuwe’ akten in de DABS worden opgenomen. Voor de afschriften van de oude akten

zal dit niet het geval zijn. Het afschrift van een oude akte is immers gebaseerd op een beeld van de

akte. Het afschrift zal dan bestaan in een afdruk van het beeld van de oude akte, waarvan uiteraard

geen vertaling voorzien kan worden door de DABS.

3.7.8 Bewijskracht van afschriften en uittreksels van papieren akten in DABS

De bewijskracht van de afschriften en uittreksels van akten opgemaakt vóór 31 maart 2019 (in

gedematerialiseerde vorm opgenomen in de DABS) is niet dezelfde als deze van akten opgemaakt na

31 maart 2019, gezien de bewijswaarde van de akten waarop de afschriften en uittreksels betrekking

hebben niet gelijk is. De elektronische akten opgemaakt na 31 maart 2019 hebben immers volledige

bewijswaarde (nl. tot bewijs valsheid in geschrifte), in tegenstelling tot de oude papieren akten die

nadien in de DABS werden opgenomen, die slechts gelden tot bewijs van tegendeel.

Het is echter niet mogelijk om personen voor het verkrijgen van afschriften en uittreksels toch te

verwijzen naar de ABS die de papieren akte in zijn bezit heeft, gezien op de papieren akten nooit de

bijwerkingen zullen staan die nadien in de DABS werden gemaakt voor die akte. Dit afschrift of

uittreksel zal dus onvolledig zijn. Het is ook niet mogelijk om volledige bewijswaarde (tot valsheid in

geschrifte) te geven aan de in gedematerialiseerde vorm in de DABS opgenomen akten opgemaakt

voor de inwerkingtreding van de DABS. De papieren akte zal immers steeds het origineel zijn. Er

kunnen immers fouten voortkomen uit de opname ervan in gedematerialiseerde vorm in de DABS (bv.

door het scannen wordt een woord dat was uitgewist toch zichtbaar).

Art. 30, § 3 BW voorziet hiervoor dat indien het afgeleverde afschrift of uittreksel op basis van een op

papier opgemaakte akte voor de inwerkingtreding van deze wet niet wordt aanvaard, of wordt betwist

voor het doel waartoe het dient, hiervan een afschrift of uittreksel afgeleverd wordt op basis van het

papieren register, met toevoeging van de bijwerkingen op de akte in de DABS. Deze mogelijkheid dient

beperkt te blijven tot zeer uitzonderlijke omstandigheden, daar het doel is om afschriften en

22

uittreksels steeds door de DABS op elektronische wijze te laten afleveren. Enkel in het geval van

betwisting of bv. niet aanvaarding door een buitenlandse autoriteit om specifieke redenen zou een

afschrift of uittreksel van de originele papieren akte (met de bijwerkingen op deze akte opgenomen

in de DABS) afgeleverd moeten worden door de ABS die de akte onder zich in zijn papieren registers

heeft .

3.7.9 Vorm van het afschrift van een akte op basis van een buitenlandse akte

Artikel 28, § 3 BW bepaalt de vorm van een afschrift van een akte op basis van een buitenlandse akte

(opgemaakt volgens Hoofdstuk 2, Afdeling 15, zie punt 4.2.14).

Dergelijk afschrift bevat:

1. de oorspronkelijke gegevens van de Belgische akte op basis van een buitenlandse akte;

2. de referentiegegevens van de buitenlandse akte die aan de basis lag;

3. de metadata van de wijzigingen van deze akte (historiek na opmaak Belgische akte ).

De opmaak van akten van de burgerlijke stand op basis van een buitenlandse akte is mogelijk door

voorlegging van een afschrift of uittreksel van de buitenlandse akte.

De opmaak van de Belgische akte op basis van een uittreksel van de buitenlandse akte verhindert niet

dat er latere wijzigingen in de akte kunnen verwerkt worden.

Bijgevolg zal een afschrift ook de historiek van na de opmaak van de Belgische akte vermelden, in de

vorm van de metadata van de wijzigingen. Dit is ook het geval voor een afschrift van een in de DABS

gemigreerde papieren akte, waarop na de migratie ervan wijzigingen gebeurden in de DABS.

Concreet kan die historiek dan bv. het volgende zijn: een erkenning, een verklaring van naamkeuze,

een voornaamsverandering, een verbetering door een rechtbank, …. Het kan dan gaan om zowel

Belgische akten of beslissingen of in België erkende buitenlandse akten of beslissingen.

Indien de betrokkene in de toekomst een afschrift of uittreksel in België dient voor te leggen van zijn

buitenlandse akte, kan de betrokkene zich dus beroepen op een afschrift of uittreksel van de Belgische

akte op basis van de buitenlandse akte. Hij dient dus niet terug te keren naar de afleverende autoriteit

in het buitenland.

3.7.10 Genealogische opzoekingen

Artikel 79 BW stelt dat de Koning zal bepalen op welke wijze akten raadpleegbaar zijn voor

genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden.

De ambtenaar van de burgerlijke stand kan tot op de datum van inwerkingtreding van het koninklijk

besluit over de genealogische opzoekingen (voorzien in artikel 79 BW) afschriften van akten van de

burgerlijke stand afleveren voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden,

op voorwaarde dat de verzoeker beschikt over de schriftelijke toestemming van alle personen waarop

de akte betrekking heeft, voor zover deze nog in leven zijn. In geval deze personen overleden zijn,

volstaat de toestemming van één van de nabestaanden.

De ambtenaar van de burgerlijke stand levert de afschriften met dit doel af door middel van een kopie

uit de papieren registers van de burgerlijke stand (en dus geen afschrift afgeleverd uit de DABS), en

vermeldt hierop: “afgeleverd voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke

doeleinden”.

23

3.7.11 Legalisatie

Art. 29, § 3, BW herneemt uit oud artikel 45 BW dat de uittreksels en afschriften die bestemd zijn om

in het buitenland te worden gebruikt, voor zover vereist, gelegaliseerd moeten worden door de

Minister van Buitenlandse Zaken of zijn gemachtigde ambtenaar. Het zal dus het elektronisch zegel

zijn dat gelegaliseerd wordt.

Het is van belang hier ook te wijzen op de Verordening Openbare documenten (Voluit: Verordening

(EU) 2016/1191 van het Europees Parlement en de Raad van 6 juli 2016 inzake de bevordering van het

vrije verkeer van burgers door vereenvoudigde overlegging van bepaalde openbare documenten in de

Europese Unie en tot wijziging van Verordening nr. 1024/2012).

Deze Verordening is immers van toepassing op de akten van de burgerlijke stand. Voor wat de

artikelen die van toepassing zijn op de akten van de burgerlijke stand, is deze Verordening in werking

getreden op 16 februari 2019.

Deze Verordening schaft onder andere de legalisatie- en apostillevereiste af voor bepaalde openbare

documenten en vereenvoudigt de formaliteiten met betrekking tot gewaarmerkte afschriften en

vertalingen tussen de EU-lidstaten.

Het toepassingsgebied van de verordening strekt zich uit tot:

- geboorte;

- in leven zijn;

- overlijden;

- naam;

- huwelijk, daaronder begrepen de bekwaamheid om te huwen en de huwelijkse staat;

- echtscheiding, scheiding van tafel en bed of nietigverklaring van het huwelijk;

- geregistreerd partnerschap, daaronder begrepen de bekwaamheid om een geregistreerd

partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap;

- ontbinding van een geregistreerd partnerschap, scheiding van tafel en bed of nietigverklaring

van een geregistreerd partnerschap;

- afstamming

- adoptie;

- woon- en/of verblijfplaats;

- nationaliteit;

- de afwezigheid van een strafblad;

- de openbare documenten die moeten worden voorgelegd voor het uitoefenen van het actief

of passief kiesrecht bij verkiezingen voor het Europees Parlement of bij

gemeenteraadsverkiezingen.

Er wordt wel opgemerkt dat de Verordening enkel betrekking heeft op de echtheid van het openbare

document en niet op de erkenning van de inhoud of de gevolgen ervan.

De Verordening heeft tot gevolg dat andere EU-lidstaten geen legalisatie of apostille van de afschriften

en uittreksels van akten van de burgerlijke stand die onder het toepassingsgebied van de Verordening

vallen meer mogen vragen.

24

3.7.12 Modellen van afschriften en uittreksels

Het Koninklijk Besluit van 3 februari 2019 tot vaststelling van de modellen van uittreksels en

afschriften van akten van de burgerlijke stand (B.S. 15 februari 2019) stelt de modellen van uittreksels

en afschriften van akten van de burgerlijke stand vast.

De modellen zijn terug te vinden als bijlage bij het Koninklijk besluit en werden geïntegreerd in de

DABS.

Er zijn uittreksels voorzien voor de volgende akten :

- de akte van geboorte;

- de akte van huwelijk;

- de akte van overlijden;

- de akte van erkenning;

- de akte van prenatale erkenning;

- de akte van adoptie;

- de akte van een levenloos kind;

- de akte van afwezigheid;

- de akte van Belgische nationaliteit;

Er zijn afschriften voorzien voor de volgende akten :

- de akte van geboorte;

- de akte van huwelijk;

- de akte van overlijden;

- de akte van erkenning;

- de akte van prenatale erkenning;

- de akte van adoptie;

- de akte van een levenloos kind;

- de akte van afwezigheid;

- de akte van Belgische nationaliteit;

- de akte van aanpassing van de registratie van het geslacht;

- de akte van echtscheiding;

- de akte van naamsverandering;

- de akte van voornaamsverandering;

- de akte van verklaring van naamskeuze;

- de akte van nietigverklaring;

De basis van de opmaak van de akte kan zijn :

- een rechterlijke beslissing;

- een proces-verbaal;

- een koninklijk of ministerieel besluit;

- een buitenlandse akte;

- een buitenlandse administratieve of rechterlijke beslissing.

25

De historiek van de staat van de persoon bestaat uit een chronologisch overzicht, volgens datum van

registratie in de DABS, van de gewijzigde gegevens van de oorspronkelijke akte, met vermelding van

de beslissing of akte die aan de basis ligt van de wijziging.

Het Koninklijk besluit verduidelijkt verder dat in de afschriften de oorspronkelijke gegevens van de

akte aangevuld worden met de basis van de opmaak van de akte en de historiek van de staat van de

persoon. Daarnaast somt het op welke de vermeldingen zijn voor elke mogelijke basis van de akte en

voor de gewijzigde gegevens van de oorspronkelijke akte.

In de modellen is eveneens het gegeven ‘datum uitwerking’ voorzien.

Het datamodel DABS voorziet immers voor elke akte twee datums, namelijk de datum van het feit en

de datum van opmaak van de akte.

De datum van het feit wordt in principe enkel ingevuld in de akten van geboorte, van overlijden, van

huwelijk en van een levenloos kind (datum bevalling). In deze gevallen zal de datum van uitwerking

de datum van de opmaak van de akte zijn.

In de andere gevallen zal in de DABS de datum van uitwerking gelijk zijn aan de datum van de opmaak

van de akte, tenzij de ambtenaar van de burgerlijke stand bij de opmaak van de akte op basis van een

bijgevoegd stuk (buitenlandse gerechtelijke of administratieve beslissing, een vonnis of arrest, een

proces-verbaal, …) een andere datum van uitwerking heeft ingevuld die kan teruggevonden worden

in de toegevoegde bijlage. De ‘datum uitwerking’ zal in die gevallen dus respectievelijk betrekking

hebben op de datum van uitwerking van de adoptie, van de erkenning, van de naamsverandering, ….

De modellen van uittreksels en afschriften zijn dynamisch samengesteld. Niet alle mogelijke

vermeldingen moeten immers in elk uittreksel of afschrift verschijnen.

De gegevens die zijn opgenomen achter het symbool “□” zijn facultatief. Deze gegevens worden enkel

in het afschrift of uittreksel vermeld als ze van toepassing zijn.

Bij de gegevens die zijn opgenomen achter het symbool “o” moet er minstens één van de opties

worden aangeduid. Enkel de gekozen optie moet verschijnen op het afschrift of uittreksel.

3.8 Wijzigingen van akten van de burgerlijke stand

Het systeem van de randmeldingen van akten van de burgerlijke stand wordt afgeschaft.

In een digitale databank kunnen meldingen in de kant van een akte niet meer bestaan, daar alle

gegevens in metadata in het systeem worden opgenomen en op elektronische wijze met de juiste

akten worden verbonden.

Voortaan kunnen akten van de burgerlijke stand op de volgende wijzen wijzigingen ondergaan :

1° door de rechtstreekse wijziging van een akte (‘tweede versie’ akte) (art. 31 BW);

2° door een automatische melding (art. 32 BW);

3° door de opmaak van een basisakte.

Deze werkwijzen vervangen dus de vroegere akten van overschrijving van rechterlijke of andere

beslissingen en de randmelding daarvan op andere akten van de burgerlijke stand.

26

3.8.1 Rechtstreekse wijzigingen van akten (gewijzigde akten)

In plaats van een akte te ‘randmelden’ naar aanleiding van een Belgische of buitenlandse rechterlijke

beslissing, zal in bepaalde gevallen de reeds bestaande akte zelf gewijzigd worden. De ambtenaar van

de burgerlijke stand zal m.a.w. een ‘tweede versie’ van de akte maken.

Zo zal de afstamming op de geboorteakte bv. worden gewijzigd na een rechterlijke beslissing die de

afstamming vaststelt.

De rechtstreekse wijzigingen van akten zijn slechts voorzien voor een beperkt aantal gevallen, met

name:

1° Een rechterlijke beslissing die (art. 31, §1 BW):

- de afstamming betwist of vaststelt of een erkenning nietig verklaart;

- een akte verbetert;

- een naams- of voornaamsverandering toestaat.

Het moet gaan om in kracht van gewijsde gegane beslissing die een wijziging van één of meerdere

akten van de burgerlijke stand tot gevolg heeft én er moet geen basisakte voor opgemaakt kunnen

worden.

Met basisakten worden bedoeld de akten van de burgerlijke stand vermeld in Boek I, Titel 2, Hoofdstuk

2 van het Burgerlijk Wetboek.

Een beslissing die de afstamming wijzigt noodzaakt een aanpassing van de akte omdat er geen

basisakte ‘akte van afstammingswijziging’ bestaat en er geen automatische melding kan gebeuren

door de DABS. De tussenkomst van de ABS is noodzakelijk omdat er een inhoudelijke beoordeling

vereist is van de gegevens van de rechterlijke beslissing die de burgerlijke staat wijzigt. In dit geval kan

het ook om buitenlandse rechterlijke beslissingen gaan.

Hetzelfde geldt voor de verbetering van akten van de burgerlijke stand door de familierechtbank. Hier

zijn wel enkel de Belgische rechtbanken zijn voor bevoegd en het kan dus enkel om Belgische

beslissingen gaan.

Hetzelfde geldt voor de nietigverklaring van een erkenning. De ABS zal in dat geval de volgende akten

opmaken of wijzigingen doorvoeren :

1) in het geval de erkenning in een afzonderlijke akte gebeurde:

- de opmaak van de akte van nietigverklaring van een erkenning door de ambtenaar van de

burgerlijke stand en

- de wijziging van akte(n) van de burgerlijke stand van het kind en van zijn afstammelingen

(volgens artikel 31 Burgerlijk Wetboek);

De afstamming op de geboorteakte zal dus worden gewijzigd na de nietigverklaring van een

erkenning.

2) in het geval de erkenning in de geboorteakte zelf gebeurde:

- de wijziging van akte(n) van de burgerlijke stand van het kind en van zijn afstammelingen

(volgens artikel 31 Burgerlijk Wetboek).

Wat de naams- of voornaamsverandering betreft, gaat het om de gevallen bedoeld in artikel 370/9

van het Burgerlijk Wetboek en dus de beroepen ingesteld bij de familierechtbank tegen weigeringen

van de minister van Justitie en de ABS om respectievelijk een naams- of voornaamsverandering toe te

staan. Een buitenlandse rechterlijke beslissing naams- of voornaamsverandering die erkend kan

worden op basis van art. 39 WIPR wordt verwerkt via de akte van (voor)naamsverandering.

27

Indien de familierechtbank de verandering toestaat, wijzigt de ABS de akte van geboorte en verbindt

deze met de andere akten van de begunstigde en, in geval van voornaamswijziging, met de akten van