1 Exhibitors Exposanten-Handboek MX2016 NL...

Exposanten Handboek Material Xperience 2016

27 – 28 – 29 januari 2016, Ahoy Rotterdam

Exposantenhandboek Material Xperience 2016 2

Inhoudsopgave

Checklist & deadlines Material Xperience 2016 4 1. Concept Material Xperience 5 2. Algemene informatie 5

2.1 Locatie 5 2.2 Adres Locatie 5 2.3. Routebeschrijving 5 2.4 Parkeren 6 2.5 Plattegrond Ahoy 7 2.6 Plattegrond Material Xperience 2016 8 2.7 Openingsdata & tijden 8 2.8 Contactgegevens organisatie 9

3. Standbouw Material Xperience 2016 9 3.1 Concept + advies standontwerp 9 3.2 Algemene randvoorwaarden standontwerp 10 3.3 Bestellen elektra, internet en extra opslag 10 3.4 Waardevolle spullen 11

4. Op- en afbouw 11 4.1 Op- en afbouwinformatie 11 4.2 Zeer zware materialen en witte vloerbedekking 12 4.3 Pallets & verpakkingsmateriaal 12 4.4 Afval 13 4.5 Op- en afbouwpassen verplicht 13

5. Beursresultaat vergroten: Beursdating 13 5.1 Beursdating: inloggegevens 13 5.2 Toegangskaarten 13 5.3 Lead scanner 14 5.4 Link en banner op jullie eigen website 16 5.5 Persoonlijk welkom op je registratiepagina 16 5.6 Exposantenbadges 17

6. Promotie 17 6.1 Beursdating portaal 17 6.2 Materiaalpublicatie in Beurscatalogus 17 6.3 Advertentie in Beurscatalogus 18 6.4 MX webspecial 18 6.5 Persinformatie 18

7. Material Xperience Exhibitor Award 19 8. Catering 19

8.1 Food & Beverage op de beurs 19 8.2 Lunch tijdens de beurs 19 8.3 VIP Lounge 19 8.4 Exposantenborrel 19

9. Regels voor activiteiten 20 9.1 Directe verkoop 20 9.2 Alcoholgebruik op uw stand 20

10. Hotels 20 11. Bijlages 21

Deadlines

1 november 2015

• Content catalogus

• Inrichtingsschets

• Digitaal logo

• Banner (indien van toepassing)

1 december 2015

• Advertentie

7 januari 2016

• doorgeven bemanning

• webspecial aanleveren

• bestellen extra’s*

*elektra, badgereaders, parkeerkaarten etc.


Welkom op Material Xperience 2016 Ahoy Rotterdam

Hartelijk welkom als exposant op Material Xperience 2016, 27 – 29 januari 2016 Ahoy Rotterdam.

Om jullie te ondersteunen met de voorbereidingen voor een optimale beursdeelname, hebben we in dit

document alle belangrijke informatie voor je samengevoegd. Indien je hier vragen over hebt, helpen wij je

graag.

We wensen je een aangename Xperience en een waardevolle deelname.

Namens het Materia Team,

Jeroen van Oostveen Michel Oud

Directeur Operations Manager

[email protected] [email protected]

T +31 (0)20 – 713 06 41 T +31 (0)20 – 713 06 14


Checklist & deadlines Material Xperience 2016 Voor een optimaal beursresultaat en het creëren van bezoekersinspiratie, willen we graag samen met jou de

volgende voorbereidingen treffen:

Het cijfer achter elk punt, geeft aan waar je de informatie in het exposantenhandboek kunt vinden.

• Je ontvangt gratis 100 gedrukte toegangskaarten per post. (5.2)

• Je ontvangt inlogcodes voor de bestel- en marketingapplicatie Beursdating (5.1)

• Je dient het formulier en het beeld in, voor jullie pagina in de beurscatalogus. Voor 1 november 2015 (6.2)

• Je dient het formulier en (3D) schets in voor jullie stand-ontwerp, binnen twee weken na aanmelding en

uiterlijk 1 november 2015 (3)

• Je ontvangt akkoord/advies over jullie stand-ontwerp.

• Wij ontvangen jullie bedrijfslogo in vector-bestand (.pdf, .eps of .ai) via: [email protected]. Voor 1

november 2015.

• Jullie doen automatisch mee met de Material Xperience Exhibitors Award (7)

• Je onderneemt actie met Beursdating (5):

- nodig jullie relaties uit: download jullie persoonlijke gratis registratielink en banner

- nodig jullie relaties uit: bestel extra toegangskaarten

- bestel exposantenbadges

- bestel een lead scanner

- plaats een welkomstboodschap op julle registratiepagina

• Bestel parkeerkaarten en WiFi-vouchers via Materia (2.4 en 3.3) Voor 7 januari 2016.

• Bestel een elektra aansluiting bij jullie stand of extra opslag via Materia (3.3) Voor 7 januari 2016.

• Lunchpakket: Je ontvangt gratis lunchbonnen van Materia. (8.2)

• Je ontvangt twee weken voor aanvang per e-mail jullie op- en afbouwpassen inclusief logistieke

plattegrond en per post de bestelde exposantenbadges. (4)

• Twitter met ons mee: @materia en #MX2016.

• Je kunt voor vragen terecht bij Michel Oud ([email protected]) en Michael van Ockenburg.

([email protected]) Zij helpen je graag! (2.8)

Platinum- en Gold Partners

• Jullie ontvangen 200 gedrukte toeganskaarten per post. (5.2)

• Jullie krijgen een gratis banner op de MX-website. (deze dien je zelf aan te leveren)

• Jullie mogen een spreker voordragen, voor 20 minuten spreektijd bij Gold en 3x 20 minuten bij Platinum,

in de seminar ruimte.

• Jullie kunnen kosteloos gebruik maken van de VIP lounge. (8.3)


1. Concept Material Xperience

Material Xperience; midden in je doelgroep!

Ontmoeting is de basis van zakendoen. Maar waar ontmoet je de personen die jullie materiaal of product de

volgende dag voorschrijven? Material Xperience is het toonaangevende vak-evenement voor

(interieur)architecten en creatieve professionals gericht op materialen, innovatie en inspiratie. Het concept is

uniek: het gemak van een compleet pakket met een hoog resultaat tegen lage kosten.

Materia maakt het gemakkelijk; geen dure standbouw maar een high end omgeving met de bekende witte

Materia-kubussen waar jullie presentatie optimaal tot zijn recht komt. Samen met jou zorgen we voor

maximale exposure. Je kunt bijvoorbeeld een seminar of lezing organiseren of relaties ontvangen in onze VIP

Lounge. Ook is er de mogelijkheid om jullie product in de periode voor en na het evenement te promoten. In

onze media of via onze mediapartners.

De onafhankelijke Materia-tentoonstelling en het programma van wereldberoemde sprekers trekken jaarlijks

duizenden architecten en andere creatieve professionals. Onze geselecteerde partners sluiten daar heel

gemakkelijk op aan. Niet alleen resulteert dat in een constante hoge waardering van bezoekers en

exposanten, maar levert het al jaren het hoogste aantal nieuwe contacten per vierkante meter op!

Materia Xperience 2016 vindt tegelijkertijd plaats met Gevel 2016

2. Algemene informatie

2.1 Locatie

Ahoy Rotterdam

Hal 2 & 4

2.2 Adres Locatie

Ahoy Rotterdam

Ahoyweg 10

3084 BA Rotterdam

2.3. Routebeschrijving

Kijk voor de route ook op http://www.ahoy.nl/over-ahoy/routebeschrijving/Openbaar vervoer

Ahoy is goed bereikbaar met openbaar vervoer. Op 5 minuten loopafstand bevindt zich het metro-en

busstation Zuidplein. Voor meer informatie over het OV kijkt u op www.9292ov.nl en www.ret.nl. Houd er

wel rekening mee dat je een OV-chipkaart nodig hebt in het Rotterdamse openbaar vervoer. Een

wegwerpkaartje met 2 metroreizen koopt je eenvoudig bij de ingang van de metro. Je kunt ook een OV-

chipkaart bestellen via de webshop van de RET op www.ret.nl. Hier vind je ook meer informatie over reizen

met de OV-chipkaart.


Eigen vervoer Ahoy is gunstig gelegen ten opzichte van alle uitvalswegen. Met de auto neem je op Ring Rotterdam-Zuid

(A15) de afslag Ahoy-Zuidplein en kun je verder de borden Ahoy volgen.

Vanuit de richting Amsterdam/Den Haag Houd de A4 aan tot Den Haag. Je volgt dan de A13 richting Rotterdam en daarna de A20 richting Hoek van

Holland. Neem de A4 door de Beneluxtunnel. Vervolgens volg je de A15 Ring Rotterdam Zuid. Op de A15

staat de afslag Ahoy aangegeven. Na de afslag volg je de borden met de aanduiding: Ahoy.

Vanuit de richting Utrecht Houd de A12 aan tot Gouda. Je volgt dan de A20 richting Rotterdam. Op de A20 neem je de afslag A16

richting Dordrecht/Breda. Na de van Brienenoordbrug kies je voor de Ring Rotterdam-Zuid richting Zierikzee

(A15). Op de A15 staat de afslag Ahoy aangegeven. Na de afslag volg je de borden met de aanduiding: Ahoy.

Vanuit richting Dordrecht/Breda Houd de A16 aan richting Rotterdam. Op de A16 kies je voor de Ring Rotterdam-Zuid richting Zierikzee (A15).

Op de A15 staat de afslag Ahoy aangegeven. Na de afslag volg je de borden met de aanduiding: Ahoy.

Vanuit richting Zeeland/Roosendaal Houd de A29 aan richting Rotterdam. Je rijdt de A29 helemaal uit, de richting Ahoy staat al aangegeven. Na

de afslag volg je de borden met de aanduiding: Ahoy.

2.4 Parkeren

2.4.1 Parkeren exposanten Er zijn voor de exposanten een beperkt aantal parkeerplaatsen beschikbaar op het expeditie terrein van Hal 2 van Ahoy Rotterdam (via hek 4). Kosten: € 12,50 per dag, exclusief BTW

Bestellen: (zie bijlage 1.)

Uiterlijk te bestellen voor 7 januari 2016.

2.4.2. Parkeren bezoekers

Ahoy Rotterdam beschikt over 6.500 parkeerplaatsen. Het parkeertarief is € 12,50 inclusief BTW per dag. Bij

het inrijden van de Ahoy parkeerterreinen ontvang je een parkeerkaart, waarmee je bij vertrek kunt betalen bij

één van de parkeerautomaten op het terrein.


2.5 Plattegrond Ahoy


2.6 Beursplattegrond Material Xperience 2016

2.7 Openingsdata & tijden

Openingstijden standbemanning Openingstijden bezoekers

Woensdag 27 januari 2016 10.00 – 19:00 uur (beurs-borrel) 11.00 – 17.00 uur

Donderdag 28 januari 2016 10.00 – 21.00 uur 11.00 – 20.00 uur

Vrijdag 29 januari 2016 10.00 – 18.00 uur 11.00 – 17.00 uur

Op- en afbouwtijden: zie hoofdstuk “Op- en afbouw” (pagina 11).


2.8 Contactgegevens organisatie

Materia Exhibitions B.V.

Amsterdamsestraatweg 43-A2

1411 AX NAARDEN

The Netherlands

T +31 (0)20 - 71 30 650

[email protected]

www.materia.nl

Twitter : @materia & #MX2016

Facebook : www.facebook.com/materia.nl

Linkedin : www.linkedin.com/company/materia-bv

Michel Oud

Operations Manager

[email protected]

T +31 (0) 20 - 713 06 14

M +31 (0) 6 - 24 34 85 81

Michael van Ockenburg

International Buisiness Advisor

[email protected]

T +31 (0) 20 - 713 06 13

M +31 (0) 6 - 31 96 82 44

3. Standbouw Material Xperience 2016

3.1 Concept + advies stand-ontwerp

Optimaal resultaat behalen op Material Xperience

Graag helpen wij je om een zo optimaal mogelijk resultaat te behalen met jullie deelname aan Material

Xperience. Wij doen dit door persoonlijk advies aan te bieden over jullie stand-ontwerp, zodat deze goed

aansluit bij interesses van de architect. Els Zijlstra, architect en Creative Director van Materia, bekijkt jullie

stand-ontwerp en geeft advies over het presenteren van jullie product.

Let op: Stand-ontwerpen dienen voor 1 november 2015 bij ons binnen te zijn.

Houden jullie rekening met de volgende criteria?

• De materialen zijn esthetisch, technisch, conceptueel of sensorisch vernieuwend;

• De materialen zijn maximaal 2 jaar geleden op de Nederlandse markt geïntroduceerd.

• Het gebruik van logo’s et cetera is gebonden aan vastgelegde regels (zie bijlage 1.)


3.2 Algemene randvoorwaarden stand-ontwerp

De uitstraling die Material Xperience als evenement nastreeft, is anders dan een doorsnee beurs. De hal is

overwegend wit en ruimtelijk ingericht en de nadruk ligt op het ervaren van de diverse materialen. Om dit

concept te bewaken hebben we enkele randvoorwaarden opgesteld voor de exposantenpresentaties op het

evenement.

Indienen formulier en schets stand-ontwerp (voor 1 november 2015)

Elke exposant levert voorafgaand aan Material Xperience beeldmateriaal, een tekstuele omschrijving en (3D)

schets aan van het te exposeren materiaal. Dit door middel van het invullen en toesturen van het formulier

‘presentatievoorstel Material Xperience 2016’ en een (3D) schets van je stand-ontwerp. De schets mag

handmatig worden gemaakt.

De materiaal presentatie vindt uitsluitend plaats op de presentatie- cube, binnen de aangewezen ruimte voor

de mock up, of in een Gold- of Platinum-stand. Materia levert deze witte cubes. Er mogen geen materialen

naast de cube’s geplaats worden.

3.3 Bestellen elektra, internet en extra opslag

Het is mogelijk elektra, internet en extra opslag te bestellen bij de stand. Wil je in je ontwerp aangeven waar

en waarvoor de elektra aansluiting gebruikt wordt? Gold- en Platinum stands hebben standaard één

stroomaansluiting (ter plaatse van achterwand stand).

Elektra

Kosten: € 200,- exclusief BTW, per aansluiting.

Bestellen: (zie bijlage 1.).


Internet (WI-FI)

De basis (standard) Wi-Fi voucher is te gebruiken om tijdelijk e-mail te checken of tijdelijk websites te

bekijken. Willen jullie bijvoorbeeld jullie website gedurende het evenement laten zien aan bezoekers, dan is

een vaste DSL internet verbinding een betere optie.

(let op ! per voucher slechts op 1 apparaat/device te gebruiken, bruikbaar voor de duur van heel evenement).

Ahoy Wi-Fi voucher (1 dag) - € 8,26 exclusief BTW

Ahoy Wi-Fi voucher (3 dagen) - € 20,66 exclusief BTW

Ahoy Wi-Fi voucher (7 dagen/week) - € 28,93 exclusief BTW

ADSL/VDSL - op aanvraag.



De vouchers zijn ook bij de klantenbalie van Ahoy te verkrijgen.


Extra opslag

In de “cube” zit een opbergruimte voor promotiemateriaal (A4 doos), jas en overige eigendommen

(ongeveer 1/4 m3). Wensen jullie extra opslag ruimte, dan bieden wij de mogelijkheid om een kluisje huren.

±(35hx35bx45d)

Kosten: € 25,- exclusief BTW



3.4 Waardevolle spullen

De opbergruimte in de cube is niet afsluitbaar, dus laat jullie stand tijdens de beurs niet onbemand en pas op

jullie kostbare eigendommen (en op die van je buren). Buiten openingstijden adviseren we je spullen veilig

op te bergen of mee naar huis te nemen. Materia is niet aansprakelijk voor verlies of diefstal van jullie

eigendommen tijdens het evenement en tijdens de op- en afbouwperiode.

Bezoekers en exposanten kunnen ook gebruik maken van de centrale garderobe in Ahoy Plaza, de kosten

bedragen € 2,00 inclusief BTW per item.

4. Op- en afbouw

4.1 Op- en afbouwinformatie

Tijdens de op- en afbouw is het rondom de hallen een drukte van belang. Om iedereen in de gelegenheid te

stellen zijn materialen zo vlot mogelijk naar de stand te brengen, wordt er gebruik gemaakt van een logistiek

plan.

Gedurende de opbouw en de afbouw kunnen jullie gratis parkeren op het expeditie terrein rond hal 2 t/m 6.

Dit terrein is te betreden door HEK 4. Met een kar is het mogelijk goederen van en naar jullie stand te

vervoeren. Tijdens de op -en afbouw is geen parkeerkaart nodig om de auto op het expeditie terrein te

plaatsen. Tijdens de beursdagen is dit wel het geval.

Opbouwtijden

Maandag 25 januari 2016, 14:00 – 24:00 uur

- Opbouw alleen voor Gold- ,Platinum & Premium Members. Gebruik van heftruck of palletwagen

alleen in overleg met organisatie (om beschadigingen aan het tapijt te voorkomen).

Dinsdag 26 januari 2016, 7:00 – 24:00 uur

- Opbouw mogelijkheid voor alle exposanten.

LET OP! Materia voert op woensdag ochtend 27 januari nog een laatste check uit, vanaf 8:00 uur dienen alle

presentaties gereed te staan.


Logistiek / Heftruck

Voor het plaatsen van grote en/of zware goederen dient contact opgenomen te worden met Ceva Showfreight

(+31 (0) 10 - 29 33 526 of [email protected]). Het inhuren van een heftruck is mogelijk via Ceva

Showfreight. Het is ten strengste verboden trailers/ opleggers tijdens Material Xperience op het

parkeerterrein te laten staan. Gebruik van heftruck of palletwagen alleen in overleg met organisatie (om

beschadigingen aan het tapijt te voorkomen).

LET OP! Er worden geen voertuigen toegelaten in de hallen van Material Xperience.

Afbouw

Vrijdagavond 29 januari 2016, 19:00 – 24:00 uur.

Zaterdag zal er geen mogelijkheid zijn tot afbouw.

Na de officiële beurssluiting wordt onmiddellijk aangevangen met het vrijmaken van de gangpaden en andere

werkzaamheden ten behoeve van een snelle afvoer. Dozen en kisten mogen pas in de gangpaden worden

geplaatst nadat de vloerbedekking in de gangpaden is verwijderd. Je wordt geadviseerd kleine en waardevolle

goederen niet onbeheerd op jullie stand achter te laten. Grote en zware objecten afvoeren in overleg met

onze logistieke dienstverlener CEVA.

Plattegrond aanvoerroutes

Op de website van Material Xperience kun je een speciale routekaart en plattegrond met aanvoerroutes

downloaden (onder knop “deelname”, subkeuze “downloads”).

http://tinyurl.com/p398wso

Een vlotte logistieke afhandeling is in ieders belang. Wij verzoeken iedereen om zich nadrukkelijk te houden

aan de toegewezen route en transportdeuren/lift en de aanwijzingen van onze medewerkers op te volgen.

4.2 Zeer zware materialen en witte vloerbedekking

Op Material Xperience wordt een witte vilt vloerbedekking met dun folie gelegd, hier mogen geen voertuigen

en palletwagens overheen rijden. Neem contact op met de organisatie ([email protected]) indien je zeer

zware materialen wilt plaatsen, voor zowel op- als afbouw. Voor het binnenbrengen van zware materialen

heeft Materia dinsdag 26 januari tussen 7:00 en 12:00 extra voorzieningen getroffen die het gebruik van

palletwagens toelaten.

4.3 Pallets & verpakkingsmateriaal

Er is geen opslag mogelijk voor materiaal, zoals pallets en verpakkingsmateriaal. Zorg je ervoor dat dit

allemaal weer verwijderd is uit de hal, wanneer je klaar bent met de opbouw?


4.4 Afval

Ahoy Rotterdam voert een actief beleid om haar afval te reduceren. Standbouwers en/of deelnemers zijn zelf

verantwoordelijk voor afvoeren van het afval dat zij veroorzaken tijdens de op- en afbouw. Achtergebleven

afval wordt door Ahoy op kosten van de deelnemer verwijderd. Gedurende de beurs kan aan het einde van de

dag het afval in een vuilniszak in het gangpad worden geplaatst. Dit zal ’s avonds door de schoonmaak

verwijderd worden. (Plaatsing pas na sluiting van de beurs). We gaan er van uit dat jullie de stand netjes

achterlaat.

4.5 Op- en afbouwpassen verplicht

Vanaf 2 weken voor de beurs ontvangen jullie de op- en afbouwpassen en het logistieke plan via post van

Marvel +31(0)30 – 24 13 424. Deze zijn bestemd voor jou, je collega’s en derden die in opdracht werkzaam

zijn op jullie stand tijdens op- en afbouw.

Wat is het verschil tussen exposantenbadges en op- en afbouwpassen?

De exposantenbadges zijn bedoeld voor standpersoneel en geven zowel tijdens de op- en afbouwperiode als

tijdens beurs toegang tot de beursvloer.

De opbouw- en afbouwpassen zijn bedoeld voor derden die in opdracht van jullie werkzaam zijn op jullie

stand (standbouwer, transportdiensten, etc.). Deze passen geven alleen toegang tot de beursvloer gedurende

de op- en afbouw periode.

5. Beursresultaat vergroten: Beursdating

5.1 Beursdating: inloggegevens

Het Beursdating portaal is het service loket voor de exposant voor alles wat betreft de bezoekerswerving,

bezoekersregistratie en standbemanning. Via een persoonlijke login code kan je een aantal gegevens inzien

of wijzigen.

Je ontvangt van onze partner Marvel een e-mail met daarin jullie persoonlijke inloggegevens voor het

Beursdating portaal. Bewaar deze gegevens goed en log in voor alle hieronder genoemde zaken.

Vragen over Beursdating?

Neemt dan contact op met Marvel Databadge: [email protected] of +31(0)30 – 24 13 424. Je kunt ook

contact opnemen met Michael van Ockenburg van Materia, hij helpt je graag verder: +31 (0)20 – 713 06 13.

5.2 Toegangskaarten

Material Xperience stelt gratis toegangskaarten ter beschikking aan de exposanten. Jullie ontvangen

standaard 100 uitnodigingen. Wil je meer kaarten ontvangen, dan kunnen deze kosteloos via het beursdating

portaal worden bijbesteld.


De uitnodigingen zijn voorzien van unieke registratienummers die gekoppeld zijn aan jullie Beursdating-

account. Alle gegevens van jullie registraties (uitgenodigde klanten, bezoekers) zijn in te zien en te

downloaden via het Beursdating portaal. Jullie weten daardoor precies wie je kunt verwachten en kunt hier

pro-actief op inspelen.

5.3 Lead scanner

Tijdens Material Xperience kun je gebruik maken van de Marvel Lead Scanner om het verzamelen van leads

snel en efficiënt te laten verlopen.

Alle bezoekers zijn in het bezit van een badge. Daarop is een kleine barcode geprint welke alle

contactinformatie van de bezoeker bevat. Met de Marvel Lead Scanner kun je de gegevens op de badge direct

lezen, opslaan en printen (alleen met de Lead scanner op stroom).

Twee lead scanner oplossingen:

1. De lead scanner App

Met de Leadscanner app scan je met je smartphone of tablet de QR-code op de bezoekersbadge.

Daarna bekijk je direct alle contactgegevens van de bezoeker. Ook kun je follow-up acties vastleggen en

notities toevoegen. Het gebruik van de app is eenvoudig en wijst zich vanzelf. De Leadscanner app dient ter

vervanging van de badgereader. Meer informatie hierover vind je in het Beursdating portaal.

Scannen

• De app is klaar voor gebruik in twee stappen:

• Download de app in de App Store

• Voor een goede en snelle start is het handig om de app alvast te downloaden vóór aanvang van

de beurs.

• Voer de activatiecode in

• De activatiecode(s) vind je in het Beursdating portaal.

• Eén activatiecode per smartphone of tablet.

Internettoegang

Voor internettoegang raden wij aan om gebruik te maken van je eigen mobiele 3G of 4G verbinding. De app

heeft namelijk een laag data-verbruik van maximaal 3 Mb per dag.

Tijdelijk geen verbinding met internet?

Mocht je smartphone of tablet tijdelijk geen verbinding hebben met internet, dan kun je gewoon doorgaan

met scannen. Je ziet dan in eerste instantie alleen een beperkt aantal gegevens van de bezoeker. De rest

wordt automatisch aangevuld zodra de verbinding is hersteld. Al je leads zijn direct beschikbaar in het

Beursdating portaal. Vanuit het Beursdating portaal kun je ook gemakkelijk een printje maken van alle

contactgegevens.


Vereisten smartphone of tablet

Camera met Autofocus en minimaal 2 Megapixel. Android vanaf versie 2.3.3 en IOS vanaf versie 4.2.

Tot hoe lang kun je de app actief gebruiken?

De app is actief te gebruiken tot en met de laatste beursdag. Daarna blijven de gescande gegevens in de app

staan, maar kunnen er geen nieuwe badges meer gelezen worden. En uiteraard blijven alle gescande

gegevens beschikbaar in het Beursdating portaal.

Prijs leadscanner app

Kosten leadscanner app (max. 3 gebruikers): € 175,- exclusief BTW. Extra gebruiker :€ 25,- exclusief BTW.

Bestellen:

Te bestellen via Beursdating portaal. Uiterlijk te bestellen tot een week voor aanvang van de opbouw van het

evenement.

2. Leadscanner classic

Informatie:

• Groter apparaat

• Je beschikt in een handomdraai over de gegevens van de

bezoeker. Zwart op wit geprint op een overzichtelijk

contactformulier. En na afloop van de beurs digitaal in een

Excel bestand.

• Gebruik je eigen actiecodes om uw follow-up te structureren

• Programmeer de namen van uw standmedewerkers

• Gebruik een USB memory stick om de gegevens naar je

eigen PC over te zetten

• Let op: stroom nodig! (een stroomaansluiting kost € 200,-)

Prijs leadscanner classic

Kosten Lead Scanner classic (inclusief stroomaansluiting): €

475,- exclusief BTW.

Gold en Platinum stands hebben reeds een stroomaansluiting, hiervoor zal € 200,- euro in mindering

gebracht worden indien dit stroompunt wordt gebruikt voor de leadscanner)

Bestellen:

Te bestellen via Beursdating portaal. Uiterlijk te bestellen tot een week voor aanvang van de opbouw van het

evenement.

Vragen?

Voor al jullie vragen over de Leadscanner oplossingen, graag contact opnemen met onze partner Marvel:

+31(0)30 – 24 13 424.


5.4 Link en banner op jullie eigen website

Met jullie bedrijfsunieke registratielink kunnen bezoekers zich direct via jullie website aanmelden voor een

gratis toegangskaart. Ook kan deze link gebruikt worden in jullie uitnodigingen via de e-mail of in jullie e-

mailhandtekening zodat (potentiële) klanten en relaties zich gemakkelijk en eenvoudig gratis voor een bezoek

kunnen registreren. De registratie link en banner “bezoek ons op MX 2016” kun je downloaden via het

Beursdating portaal.

5.5 Persoonlijk welkom op jullie registratiepagina

Jullie kunnen ervoor kiezen om de registratiepagina te voorzien van een persoonlijke noot. Zodra wordt

herkend dat de bezoeker gebruik maakt van jullie persoonlijke uitnodiging (met een uitnodigingskaart of via

jullie eigen website), wordt er een welkomstboodschap getoond. Standaard is dit een verwijzing naar jullie

standnummer, maar wij adviseren jullie via het Beursdating portaal een eigen welkomstboodschap op te

geven.

5.6 Exposantenbadges

Exposantenbadges voor standmedewerkers bestel je eenvoudig via het Beursdating portaal. De badges zijn

persoonsgebonden en gelden voor zowel de op- en afbouw periode, als tijdens het evenement zelf.

Gebruik voor jullie medewerkers tijdens beurs graag de exposantenbadges en niet de gratis toegangskaarten.

Deze toegangskaarten zijn uitsluitend bestemd voor jullie relaties. Gebruik hiervan door standpersoneel

vertroebelt het beeld van de samenstelling van het vakbezoek. Bovendien is het zonder exposantenbadge niet

mogelijk om de beurs buiten de openingstijden te betreden.


Het aantal badges dat je maximaal kunt aanvragen, is gebaseerd op de wijze van deelname aan MX.

Wijze van deelname Maximale

Standbemanning

Aantal

exposantenbadges

Aantal op-en

afbouwpassen

Platinum Partner 10 10 7

Gold Partner 5 6 7

MX Premium Member 2 3 3

MX Member 1x2 2 3 3

MX Member 1x1 1 3 3

Ontvangen van de exposantenbadges

Indien jullie zelf geen badges bestellen via het Beursdating portaal, krijgen jullie automatisch twee badges

toegestuurd, zonder naamsvermelding. Vanaf 2,5 week voor de beurs ontvang je de exposantenbadges per

post.

Alle bestellingen tot 4 werkdagen voor aanvang van de beurs worden toegestuurd. Daarna kunnen jullie de

badges ter plaatse afhalen bij de servicebalie in de Ahoy. Ook kun je extra badges en op- en afbouwpassen

bestellen. Let op dat je de juiste adresgegevens doorgeeft!

Voor vragen kan je contact opnemen met Marvel +31(0)30 – 24 13 424.

6. Promotie Gezamenlijk willen we er een succesvolle Material Xperience van maken met direct en gericht contact met je

doelgroep. We beiden jullie een aantal interessante en effecteive mogelijkheden om jullie bedrijf en

materialen optimaal te promoten bij de MX bezoekers.

6.1 Beursdating portaal

Zoals in het voorgaande hoofdstuk te lezen is, bevat het Beursdating portaal enkele effectieve tools om jullie

beursdeelname te optimaliseren, zoals:

• Gedrukte toegangskaarten

• Persoonlijke registratielink

• Banner voor op jullie website

• Personaliseren van je registratiepagina

• Downloaden van de bezoekersgegevens die zich via jullie link hebben geregistreerd

De link naar de pagina: http://materialxperience.nl/beursdating

6.2 Materiaalpublicatie in Beurscatalogus Material Xperience 2016

Als exposant op Material Xperience 2016 ontvangt je een spread, hele of halve pagina in de Engelstalige

beurscatalogus. Materia verzorgt hiermee een mooie product presentatie van uw materiaal aan alle

bezoekers!


Aanleveren van de kopij uiterlijk voor 1 november 2015. De aanleverspecificaties vind je in de bijlages.

6.3 Advertentie in officiële Beurscatalogus Material Xperience 2016

Adverteren in de officiële Material Xperience beurscatalogus is de gelegenheid bij uitstek om bezoekers te

attenderen op jullie deelname, stand locatie, activiteiten en/of noviteiten. De catalogus blijft ook na de beurs

een belangrijk naslagwerk voor architecten. De catalogus wordt tijdens alle beursdagen bij de ingang van

Material Xperience gratis uitgegeven (oplage 5.000).

Advertentie in de officiële Material Xperience beurscatalogus

1/1 advertentie: € 995,- exclusief BTW




Uiterlijk te bestellen voor 1 december 2015 (= tevens deadline aanleveren advertentie). De

aanleverspecificaties vind je in de bijlages.

6.4 Advertorial in officiële MX webspecial

Versterk jullie beursdeelname met online promotie en jullie komen zeker onder de aandacht van jullie

doelgroep. Voor een complete crossmediale promotie nemen wij jullie noviteit op in de officiële Material

Xperience Webspecial. Dit E-magazine wordt per e-mail verzonden naar de ca. 20.000 Nederlandse

nieuwsbriefabonnees van Materia.

Als jullie materiaal al eerder door ons is gefotografeerd en gepubliceerd op materia.nl, hoef je verder geen

extra kopij aan te leveren. In andere gevallen maken wij op Material Xperience op woensdag 27 januari ,

professionele foto’s van jullie materiaal. Wij verzoeken je daarvoor samples van het materiaal mee te nemen.

Ook ontvangen wij graag voor 7 januari 2016 een materiaaltekst en eventuele foto’s van referentieprojecten

(minimaal 1000 pixels breed, 72 dpi)

Deelname MX webspecial

Kosten: € 595,- exclusief BTW



6.5 Persinformatie

In de VIP Lounge bieden wij jullie de mogelijkheid persinformatie beschikbaar te stellen in de daarvoor

aanwezige kast. Maximaal A4 formaat.


7. Material Xperience Exhibitor Award Voor optimale promotie, vragen we jullie om actief jullie relaties uit te nodigen voor een bezoek aan Material

Xperience. Omdat wij gezamenlijke promotie willen stimuleren hebben we de Exhibitor Award in het leven

geroepen.

De award bestaat uit twee onderdelen:

1. Meest effectieve marketingcampagne (aantal vooraf geregistreerde bezoekers, peildatum

woensdagochtend 27 januari 2016, 11:00)

2. Meest originele marketingcampagne.

Prijzen

1. Materia mediapakket t.w.v. € 3.500,-

2. Materia mediapakket t.w.v. € 1.500,-

Meedoen?

• Log in op het Beursdating portaal en haal je persoonlijke gratis registratielink op.

• Zet acties uit en nodig jullie relaties uit voor een bezoek aan jullie stand op Material Xperience 2016.

• Stuur jullie marketingactie uiterlijk 21-01-2015 door naar [email protected].

• Deel je marketingactie ook op Twitter: @materia en #MX2016.

8. Catering

8.1 Food & Beverage op de beurs

Op de beursvloer zijn bij het cateringpunt koude en warme drankjes verkrijgbaar. Broodjes enz. zijn

verkrijgbaar bij het cateringpunt (centraal gelegen tussen hal 2 en 4).

8.2 Lunch tijdens de beurs

Als exposant ontvang je gratis van Materia een lunch. Er is een aparte ruimte (“Exhibitors kantine”) waar je

het lunchpakket kunt ophalen en nuttigen: gelieve je lunch niet bij jullie stand te nuttigen.

8.3 VIP Lounge

Alleen voor Gold en Platinum partners: Jullie ontvangen bij aanvang van de beurs een kenmerk (bandje of

speciale badge) waarmee jullie gratis gebruik kunnen maken van de VIP Lounge. De lunch in de VIP Lounge

wordt tussen 12.00 – 13.30 uur geserveerd. We vragen jullie alle drankjes en de lunch in de VIP Lounge te

nuttigen en niet in jullie stand.

8.4 Exposantenborrel

Op woensdag 27 januari van 17.30 – 18.30 uur organiseert Materia een exposantenborrel. Tijdens deze borrel

wordt ook de Material Xperience Exhibitor Award uitgereikt.


9. Regels voor activiteiten

9.1 Directe verkoop

Ter behoud van het professionele karakter van de beurs is handverkoop (directe verkoop tegen betaling ter

plekke) niet toegestaan.

9.2 Alcoholgebruik op je stand

Jullie staan op de beurs om nieuwe contacten te leggen en jullie relaties gastvrij te ontvangen. Een drankje

kan sfeer verhogend werken. Als gastheer van Material Xperience dragen exposanten en organisatie een

bijzondere verantwoordelijkheid. Het alcohol-met-mate beleid draagt bij aan de juiste sfeer op de beursvloer

en een veilige thuisreis voor onze gezamenlijke gasten.

Regels

1. Er wordt geen alcohol geschonken voor 15.00 uur

2. Er wordt geen alcohol geschonken aan beschonken personen

3. Borrels op de stand na sluitingstijd zijn alleen toegestaan na schriftelijke goedkeuring van de

beursorganisatie.

Mogen wij rekenen op uw medewerking?

10. Hotels Ahoy Rotterdam heeft een samenwerking met hotels in de omgeving.

Voor meer informatie:

http://www.materialxperience.nl/hotels


In de bijlage

“Wat hebben we van jullie nodig?”

lees je stap voor stap wat we ter voorbereiding op

MX nog van jullie nodig hebben.

We wensen jullie veel succes bij de voorbereidingen!

1 Exhibitors Exposanten-Handboek MX2016 NL...

Documents

Transcript of 1 Exhibitors Exposanten-Handboek MX2016 NL...