18 | CROWetcetera nr. 3 | april 2009

Auteur: Peter Rus

Coaching oplossingsvrij specificeren goede praktijktest

De coaching die CROW heeft geboden voor het toepassen van

oplossingsvrij specificeren in projecten was een goede praktijk-

test voor deze nieuwe methode van werken. De coaching is echter

niet zonder slag of stoot gegaan. “Wij zagen dat CROW nog

worstelde met het toepassen van de theorie in de praktijk”, stelt

projectleider Nico Janssen van de provincie Gelderland, waar

het eerste coachingstraject plaatsvond. Bij het tweede coachings-

traject – dat bij de provincie Noord-Holland werd gehouden –

was van die worsteling weinig meer te merken, stelt Rob Bloemsma,

projectleider van de provincie Noord-Holland. “Wij zijn zeer

tevreden over de coaching door CROW en zeer te spreken over

het resultaat.”

Oplossingsvrij specificeren gaat uit van het analyseren van je behoefte, ofwel het beschrijven van functies. Daarin wijkt de methode af van de meer gebruike-lijke methodieken die vaak gericht zijn op de ontwerpoplossingen. De methode oplossingsvrij specifi-ceren wordt door opdrachtgevers veelal ingezet voor het opstellen van geïntegreerde contracten. Hierbij wordt een open vraag gesteld aan de markt die daarop kan reageren met de best passende oplossing. Omdat oplossingsvrij specificeren een heel nieuwe aan-pak behelst van het beschrijven van een contract, is er bij veel opdrachtgevers een andere denk-wijze nodig.“Wij wilden dan ook meer doen dan alleen het gebruikelijke, zoals het uitbrengen van een publicatie, het houden van cursussen en het opzetten van een website”, vertelt Arjan Visser, projectleider van

CROW en verantwoordelijk voor het onderwerp oplossingsvrij spe-cificeren. “Met coaching sta je dicht bij de praktijk. Het is daar-door zeer geschikt om mensen deze manier van specificeren onder de knie te laten krijgen. Het is bovendien een aanpak waar je veel feedback op krijgt en dus zelf ook veel van leert. Dat was voor ons van belang, zodat we een goed beeld zouden krijgen van de omgang met het oplossingsvrij specificeren in de praktijk. Daar-door kunnen we verbeteringen doorvoeren in de methode.” Visser stelt na twee coachingstrajecten vast dat het toepassen van oplos-singsvrij specificeren niet eenvou-dig is, maar wel de nodige resulta-ten oplevert. Kennis en kundeHet eerste coachingstraject vond plaats in de provincie Gelderland rond de aanbesteding van de

reconstructie van de N302 te Harderwijk. “Het betrof hier met name het schrijven van de vraag-specificatie voor het design-, build- en maintaincontract”, vertelt Nico Janssen, projectleider van de provincie Gelderland. “Dat hebben we gedaan in een groep van twaalf tot zestien personen, waarbij ook vertegenwoordigers van de gemeente Harderwijk waren betrokken.”Door de provincie werd bewust gekozen voor een incompany-traject om zelf kennis en kunde op het gebied van oplossingsvrij spe-cificeren op te doen. Voor deze mensen werden door CROW twee cursussen verzorgd: een cursus op het gebied van geïntegreerde con-tracten (UAVgc) en een cursus oplossingsvrij specificeren. Daarna werd een coachingstraject gestart om het geleerde in de prak-tijk te brengen.“Het hele proces heeft uiteindelijk acht maanden geduurd, waarvan de laatste drie maanden er echt productie werd gemaakt”, vertelt Janssen. “Dat het zo lang duurde, had alles te maken met de worste-ling van mensen om los te komen van het denken in traditionele besteksvormen. Dat leverde de nodige vertraging op, zodat we uit-eindelijk niet meer de noodzake-lijke stappen konden doorlopen die voor oplossingsvrij specifi ceren worden aangegeven. Daarbij merk-ten we ook dat CROW worstelde met het in praktijk brengen van de theorie. Ook dat had invloed op het traject. Uiteindelijk zijn we er wel uitgekomen en ligt er een goed contract, maar de coachingsrol

Bouwprocesmanagementwww.crow.nl/bouwprocesmanagement

Rob Bloemsma: “We zijn enthousiast ge ­raakt over het gedach­tegoed achter oplos­singsvrij specificerren”

Nico Janssen: “We hebben als provincie bewust gekozen voor een incompany traject”

nr. 3 | april 2009 CROWetcetera | 19

van CROW raakte op de achter-grond.”Visser constateert dat het coachings- project bij de provincie Gelderland langzamerhand steeds passiever werd en veranderde in een verga-dertraject. “De coaching kwam daardoor niet goed uit de verf. We hebben er veel van ge leerd. En daardoor konden we voor de provincie Noord-Holland meer betekenen.”

GeluidsemissieHet tweede coachingsproject werd gehouden voor de provincie Noord-Holland. Het betrof hier de aanbesteding van de A/N208: de herinrichting van de westelijke rondweg Haarlem die deels bestaat uit autosnelweg en deels uit een gebiedsontsluitingsweg. Voor de provincie was dit het eerste design-, build- en maintain con tract. Bijzon-der was de integratie van onder-houd met een looptijd van zeven jaar in dit contract, dat dit voor-jaar werd aanbesteed.“Er stond druk op dit project omdat de planning voor de herinrichting al vaststond en de Europese aan-bestedingsprocedure al was gestart. Daardoor hebben we het aantal coachingsdagen ingekort om het proces versnellen. Maar

dat is prima gelukt”, vertelt Rob Bloemsma, projectleider van de provincie Noord-Holland.De coaching is afgerond met een contractbeoordeling. “Hierdoor is het basiscontract voor de herin-richting van de A/N 208 nog op een aantal punten gewijzigd”, vertelt Visser. “Op zich zag het contract er al goed uit, stukken beter dan gemiddeld. Wel zijn onder meer de scope van het pro-ject en de gunningscriteria verder verbeterd.”

Eyeopener“Wij zijn zeer tevreden over de begeleiding die we hebben gehad van CROW”, stelt Bloemsma. “In totaal hebben acht mensen deelge-nomen aan het coachingstraject. Daarvan hadden er twee de cursus geïntegreerd contract gevolgd (UAVgc). Maar ook de anderen zijn zeer enthousiast geraakt over het gedachtegoed achter het oplos-singsvrij specifi ceren. Het was een heel geslaagd project. Niet alleen de projectmanagers waren enthou-siast, ook het management en de inschrijvers op het contract. Het is ook zeker de bedoeling dat de pro-vincie hier meer mee gaat doen.”Bloemsma denkt dat 20 tot 25 pro-cent van de contracten die de

provincies op het gebied van grond-, weg- en waterbouw op de markt zetten, volgens een systeem-gericht contract zou kunnen wor-den aanbesteed. “Deze ontwikke-ling wordt constructief aangepakt in een samenwerkingsverband tus-sen de provincies Noord-Holland en Noord-Brabant, waarbij ook Gelderland is benaderd. En het is zeker ook weer de bedoeling CROW bij deze samenwerking te betrek-ken. Op termijn worden mogelijk ook andere provincies in IPO-ver-band gevraagd te partici peren.”“Er is iets in beweging gezet”, con-stateert Visser naar aanleiding van de coachingstrajecten. “Wel blijkt het – ook voor ons – moeilijker dan gedacht om in de praktijk echt volgens deze methode een contract op te stellen. Maar voor veel men-sen was de coaching een eyeopener en zij zijn enthousiast geraakt. En voor ons betekende het in ieder geval dat we goede praktijkgerichte verbeterpunten kregen voor de aanpassing van het Handboek Oplossinsgvrij Specifi ceren.”

Bouwprocesmanagement

Veel gww­contracten van de provincies kun­nen volgens een sys­teemgericht contract worden aanbesteed

Arjan Visser:“Voor veel mensen was de coaching een eye­opener; zij zijn enthousiast geraakt over oplossingsvrij specifi ceren”

Foto

: Her

man

Stö

ver

Arjan Visser, projectmanager Bouwprocesmanagement, visser@crow.nl

www.crow.nl/specifi ceren