1

TeamevaluatiePilot Ondersteuning

Stadspleinen

31 mei 2010

2

Doelen Pilot vooraf gesteld:

2

1. Minstens 30 ideeën waarvan minstens 10 akkoord voor uitvoer

2. De waarde van de akkoord ideeën is minstens €10.000

3. Vergroten van professionaliteit & samenwerking

4. We blijken steeds minder tijd per idee nodig te hebben.

33

Voorwaarden voor succes

4

Professionaliteit en samenwerking• De doelstelling betreft vooral de Professionalisering van beheer, functioneel

en procesaspecten van I&A. In jullie situatie heb je te maken met eigenlijk 4 teams op verschillende locaties (vanuit verschillende achtergronden) met zowel een beheer, technisch en proces-ontwerp verantwoordelijkheid voor de stadspleinen. Je bent met 18 mensen en voorziet ruim 100? mensen van applicaties, structuren en processen. Jullie hebben te maken met een andere afdeling I&B waar je geen perfecte verantwoordelijkheidssplitsing mee hebt. Ondertussen komen er veel nieuwe zaken voorbij als wets-wijzigignen en andere externe zaken waar je op moet reageren. Politieke momenten zoals WOZ waarde (eind feb) en Verkiezingen (begin maart) stuwen de workload.Je hebt een inventarisatie gemaakt van software systemen, wordkload en deels de kwaliteit van mensen. Er bestaat een systeem PLANON (een soort ITIL) dat de issues vastlegt maar er is wel nog een hoop te verbeteren met de kwaliteit van de registratie. E-missie komt  feitelijk als geroepen omdat je veel meer synergie wilt organiseren in je afdeling. Samenwerking is namelijk weinig ontwikkeld. Doordat de samenwerking in de hele afdeling is een goed bijdoel is hebben we besloten om alle teamleden tijdelijke deel te laten nemen in KaiZengine. Gevolg is wel dat er geen sprake van vrijwilligheid is terwijl die open geest er wel moet zijn voor succes. Dat gaan we vragen....

5

QuickTime™ en een-decompressor

zijn vereist om deze afbeelding weer te geven.

6

Geeltjes tijdens eerste meeting over professionaliteit en samenwerking

Count of Inhoud geeltje ProTeamGroep Professionaliteit Samenwerking Grand TotalAfspraken 3 3Committment 1 1Flexibiliteit 4 4Juiste mensen 1 5 6Kennis 10 2 12Klant 3 3KlantMaatwerk 1 1Kritisch 1 1 2Kwaliteit 1 1Multidisciplinair 4 4Overig 2 1 3Transparant 4 4Verbetercommittment 1 1Vergadereffecitiviteit 1 1Voorspellen 3 1 4Zien& Anlyse 1 3 4Grand Total 27 27 54

7

Van 30 ideeën hebben 16 ideeën betrekking op professionaliteit en samenwerking

8

ID title OwnerName6 Aanpassen v.e. WW voor meerdere appl. centraliseren jurrie horzelenberg7 Staand meetings houden doednath chaitram8 Signaal bij nieuw incident/melding Pierre van Aken

10 Eén accountteam per applicatie (Samenwerking I&B!) bas oskam14 Beheer applicatie DIS in eigen beheer nemen jerry timmermans16 Cluster:Benchmarking call registratie (planon) mieke den tuinder17 Afdelingsborrel / -uitje leo creemers18 Organisatiewijzigingen binnen IT beter regelen hetty winkelmolen20 Beoordelen leidinggevende door medewerkers jan lukken22 Werkvoorraad inzichtelijk maken Frank Kurcaba25 meer overleg met de gebruikers van de sectoren mieke den tuinder26 notuleren op de laptop(pc) doednath chaitram29 Ontwikkelen format voor omschrijving applicatie Wil van den Heuvel32 Inrichten van een wikipedia voor OSP/IA Thijs Wagemans38 Stroomlijn de diverse in- en externe controles van het werkveld Belastingenleo creemers40 Pools van experts van veel gebruikte applicaties (bijv. Excel, Word etc.)peter van brussel

Professionaliteit en samenwerking

9

Kwantitatieve resultaten Klant Contact Centrum

IdeaState €Bespaar €Cost €Netto ** Klant MedewAkkoord 97.440€ €30.832 €66.608 3,5 4,0 3,5Idee 85.942€ €13.124 €72.818 3,2 3,0 3,3In uitvoer 250.380€ €54.620 €195.760 3,2 3,4 3,3Grand Total 433.762€ €98.576 €335.186 3,2 3,3 3,4

Totaal 1940+481+1308 minuten = 62 uur 17 minuten in KaiZengine is 3/4 uur totaal (factor 3)

62 uur x 3 x €77 = €14.500 Kosten KaiZengine €10.000 dus kosten zijn € 25.000; opbrengsten indien de helft van uitvoer + akkoord = €260.000/2=€130.000; dus rendement is 500%

10

Golf 1; de eerste groep van 15 van 32 ideeën

11

Op welke punten heb je de Pilot als leerzaam ervaren?

(RT) Het komen tot het besef dat op relatief eenvoudige wijze verbeteringen en/of besparingen zijn te realiseren. (DC) Plan van aanpak, brainstorm sessie(JT) Inzicht in het gegeven dat anders omgaan met ideemanagement daadwerkelijk op meerdere 'terreinen' tot positieve resultaten leidt. (Zzowel op financieel gebied, als op het gebied van waardering voor en door collega's)(WvdH) Vanwege veel gemiste bijeenkomsten, niet echt als leerzaam ervaren.(JE) Beter geinformeerd over het werk van mijn I&A-collega's in het Stadskantoor, trigger om eens vanuit een andere benadering naar het I&A-werk te kijken.  (JL) De Pilot heeft een goed kader gegeven waarbij je geleerd hebt om zelf ideeën uit te werken met een hoge kwaliteit voor de organisatie.(LC) Een betere kennismaking met verre collega's. Het besef dat ik zelf altijd al aan ideeën management en -uitvoering heb gedaan.(H)Je kijkt goed naar je eigen werkzaamheden en je gaat na of er iets verbetert kan worden voor jou werkzaamheden maar ook of de verbeteringen ook iets kan betekenen voor een ander. Of verbeterpunten die je al eerder wilde aanpakken, maar niet weet hoe, dan heb je nu een tool om het aan te pakken. Je zag dit gebeuren binnen de groep.Bijv. pak papier (burgerzaken) en de tool van Jan Lukken.

12

In hoeverre is (meer dan voorheen) verbondheid ontstaan in het team?

(RT) Kennismaking met collega's die binnen een ander vakgebied werkzaam zijn.Je ziet elkaar regelmatig, maar dit had je ook kunnen bereiken door regelmatig werkoverleg te plannen. (DC)    - verbondenheid met team Mercado was er al.   - verder is er weinig verbondenheid met andere team onstaan, welbegripsvorming want de groepsverdeling was als oudsher het zelfde.      mercado, stadskantoor etc bijelkaar.   - het zou beter zijn geweest om de teams te verdelen......mengen (JT) afdelingsbreed: (de niet eigen) teamleden hebben elkaar in ieder geval meer gezien en beter leren kennen dan in het hele jaar daarvoor. Daarnaast zal de 'verbondenheid' (elkaar beter leren kennen)  na realisatie van een of meer specifieke ideeën zeker nog veel groter zijn.    - teambreed: met name door elkaar te helpen bij uitwerking van ideeën zijn er andere 'werkverhoudingen/ relaties' ontstaan waarbij andere kwaliteiten en talenten van medewerkers zichtbaar werden.(WvdH) Mijn eiland is nog steeds mijn eiland. Niet meer of minder dan voorheen.(JE) Wat mij betreft op een schaal van 1 - 10: binnen eigen team amper meer verbondenheid (is m.i. al best goed), tussen ons en andere team van 2 naar 4 (kan dus nog veel beter)(JL) Door het samen werken aan ideeën is het team wat eerst uit losse delen bestond duidelijker een groep geworden die allemaal dienstbaar zijn aan de gebruikers van de organisatie. Door de onderliggende verschillen van de teams komt naar voren dat we niet allemaal op dezelfde manier hoeven te werken om ons doel te bereiken.(H)Als je goed kijkt heb je al groepjvroming groep Mercado, groep Stadskantoor en twee personen van het KBC.Maar doordat ik nu een beetje weet wie wat doet ga je ze ook benaderen, onlangs hebben Hans en Jochem mij perfect geholpen.

13

+(RT) - Ideeen kon ik al kwijt maar het realiseren daarvan stuit vaak op weerstand.+(DC) - nu was het makkelijk, omdat het project werd ondersteund door het management.+(JT) - er was op alle (mngmt-)niveau's meer 'aandacht' en bereidheid om een geopperd idee ook daadwerkelijk tot een succes te maken.- (WvdH) Niet meer of minder dan voorheen.(JE) Voorheen had ik het idee dat er vooral gezocht werd naar argumenten om niks met een idee te doen, dat er vooral naar de attitude werd gekeken (aanmoedigingspremie). De realisatie is door omstandigheden nog "blijven hangen”(JL) Ik had niet het gevoel nu meer dan voorheen mijn ideeën kwijt te kunnen. Wel bied de applicatie van Kaizengine een veel beter startpunt  voor de uiteindelijke uitvoering van een idee.(LC) Meer gelegenheid om ideeën te spuien. Minder gelegenheid om ideeën te realiseren. (H) Verhaal gemeentebrede aanpak en complexiteit (zie verhaal Hetty)

In hoeverre kon je (meer dan voorheen) je ideeen kwijt? En realiseren?

14

+(RT) Bewustwording dat de gebruikelijke gang van zaken niet per definitie de beste manier van werken is.+(DC) manier van werken is verbeterd.+(JT) de verbondenheid van de afdeling;   -  de 'drive' om anders met ideemanagement om te gaan-(WvdH) Persoonlijk zijn er geen meetbare resultaten bereikt.+(JE) Met het doel, teambuilding (beter gezegd: teamverbinding) is m.i. een aardige start gemaakt.  (JL) Voor mij persoonlijk is er vooral bereikt dat ik een beter inzicht gekregen heb in ons gehele team en dat een idee van mij nu waarschijnlijk serieuzer wordt opgepakt in de organisatie. Voordat  de methode van Kaizengine ingevoerd was werd een idee vrij snel afgeketst, in de lade gelegd of genegeerd. Dat zal nu niet zo snel gebeuren.(H) Bereikte resultaat voor mij, kijk naar je eigen werk en luister naar de anderen.

Welke resultaten zijn vooral bereikt, vind je persoonlijk?

15

Wat vond je van de begeleiding van KaiZengine?

(RT) Professioneel, maar ik had wel vraagtekens bij de grote sommen geld die voor het oprapen zouden liggen(DC) Goed(JT) -  goed, met name de insteek om e.e.a. als gemeente of afdeling steeds meer zelf te 'doen' zonder hulp van KaiZengine. Wel vond ik dat de ideeen/resultaten heel erg 'gericht' zijn (gestuurd worden) op een zo hoog mogelijke geldelijke opbrengst.(WvdH) Meer dan voldoende.(JE) Adequaat, actief, enthousiasmerend. Wat minder vond ik de opmerking wat er gebeurt bij organisaties waarvan medewerkers niet loyaal meewerken aan dit soort sessies?(JL) De begeleiding van Kaizengine was prima en erg professioneel. Wel had ik af en toe het idee dat men zijn eigen product aan ons aan het verkopen was en het daardoor de hemel in prees (bijv. dat iedereen 10 tallen idee in zijn hoofd heeft, nou die heb ik toch echt niet). (LC) Goed(H) Atze legt het goed uit en hij is zeer enthousiast, ik zeg maar enthousiaster dan ik, maar ja het is ook zijn werk en voor mij is het naast mijn werkzaamheden, dat stilaan moet gaan integreren in mijn werkzaamheden.

16

Welke belemmeringen zou je in een vervolgstap willen (laten) wegnemen?

(RT) - ?(DC) het verbeterproces moet in 't dagelijks werkzaamheden wordengeïntegreerd.... way of life en niet iets dat je apart moet doen. common sense , common practice.(JT) - ?(WvdH) -Tijds aspect(JE) Geen idee(JL) Ik zou graag willen dat als je een idee hebt, wat voor een ieder duidelijk is dat het een goed idee is voor de organisatie, dit sneller bij de juiste afd. terecht komt waar het idee uiteindelijk thuis hoort (bijv. mijn idee over toetsenbord en muis versnelling bij I&B).Ik begrijp dat het goed is om een idee helemaal super uit te werken alleen dat kost dan erg veel tijd en moeite waardoor je makkelijk een drempel krijgt om de volgende keer een idee daardoor niet in te dienen. Nu ben je soms teveel de verkoper van het idee i.p.v. het creatieve brein.(LC) Ik vond het jammer dat de bijeenkomsten exclusief voor ideeën management plaats vonden en dat er geen gelegenheid was om andere zaken uit te wisselen met verre collega's. Een waslijst met ideeën werkt verlammend.(H) Mij maakte het niet uit in welke groep ik wordt geplaatst, maar ik had het liever gezien, dat er ook een mix zou zijn. Groep mix van mercado en stadskantoor,

17

Aan welke verbeter-doelstelling(en) zou je vanaf nu willen werken?

(RT) Het wegnemen van weerstanden bij de gebruikers zodat optimaal gebruik gemaakt kan worden van de mogelijkheden van de belastingapplicatie.(DC) verbeteren van communicatie.(JT) Voorlopig nog aan verbondenheid afdeling en Teambuilding  (WvdH) Vanwege tijd gebrek, geen.(JE) Afgezien van mijn eigen idee, nog geen andere doelstelling gevonden/favoriet(JL) Als we doorgaan met Kaizengine dan moet het een duidelijke plek krijgen in het werkproces en bij de afd. leiding. Alleen als het bij iedereen leeft zal het in de toekomst kunnen slagen. De Directie raad  zal dan ook een hoge prioriteit bij iedereen moeten toekennen aan ideeën management.(LC) Alle goede ideeën waaraan ik een bijdrage kan leveren.(H) Door mijn hoge werkdruk vaar ik Kaizengine momenteel als een extra last op mijn schouders, sorry dat ik dit zo moet zeggen. De bedoeling is om Kaizengine te integreren in je werkzaamheden, maar momenteel gun ik met daar de tijd niet voor.

18

19

Wat Hoe

Successen verzilveren ! concreet plan om minstens 10 ideeën en €200.000 en professionaliteit te winnen

Ontwikkelen uitvoer/lobby vaardigheden

2 x voorbeeld (bijvoorbeeld Planon + keyboard opnemen)

Inpassen in normale werkroutine

- 2 uur per week verbetertijd- effectiviteit team/overleg

Ontwikkelen ZIEN van eigen werk (creativiteit)

-Value stream mapping van 25 functioneel beheer processen-Creativiteit met klantprocessen

Volledig zelfstandig draaien -Train de trainer-zelfsturing in teams-Goede fysieke teamfasciliteiten

Hoe nu verder ?