Theorieboek Zelfstandingwerkend kok-gastheer/vrouw Niveau 3, eerste leerjaar

Inkoop en voorraadbeleidSamenstellen assortiment

InkoopkanalenInkoopproces

Leveranciers beoordelenVoorraadbeleid

1

Samenstellen assortiment – Theorie  

Inleiding

Groot assortiment remt productiviteit

Een te uitgebreid assortiment heeft een remmende werking op de productiviteit. Met beperking van het assortiment kan de efficiency in een horecabedrijf aanzienlijk worden verbeterd. Tot die conclusie komt het Bedrijfschap Horeca en Catering in zijn studie ‘Arbeidsproductiviteit op de kaart’.Een van de handvatten om die productiviteit te verbeteren is menu-engineering, zo stelt het bedrijfschap. Uit analyses blijkt dat 80 procent van het omzetvolume wordt gerealiseerd door 20 procent van de items op de menukaart. Menu-engineering is een methodiek die inzicht geeft in de relatie assortiment en verkoop, en de brutowinstmarge per artikel. De verkoopaantallen van elk artikel worden weergegeven in een populariteitsindex. De ondernemer krijgt zo inzicht in wat goed en wat niet goed loopt. Overbodige artikelen of artikelen die niet of te weinig winstgevend zijn, kan hij schrappen. Verder kan hij aan de hand van menuengineering beter zijn prijzen bepalen.

Bron: Vrijdag 22 augustus 2010, Misset Horeca nr. 34Een goed assortiment is heel belangrijk. In deze theorie leer je waar je rekening mee moet houden om een evenwichtig en winstgevend assortiment samen te stellen.

Deze theorie gaat over:

criteria voor assortimentssamenstelling; is het assortiment winstgevend?

Samenstellen assortiment – Theorie  

1Een evenwichtig assortimentHet is een lastige klus om een evenwichtig assortiment

Het totale aanbod van producten of diensten dat een horecabedrijf verkoopt. samen te stellen. Het is van belang dat je weet op basis van welke criteria je een assortiment samenstelt.

Criteria voor assortimentssamenstelling:

de wensen van je doelgroep; de winstgevendheid van het assortiment; verplichtingen; de trends van het moment; de concurrentie; wettelijke voorschriften.

Verplichtingen ontstaan bijvoorbeeld door samenwerkingsverbanden van ondernemers. Er is dan sprake van inkoopcombinaties. Die combinaties kunnen bij bepaalde leveranciers grotere

2

volumes (hoeveelheden) afnemen tegen gunstige voorwaarden. Soms mag de ondernemer dan geen producten van een ander merk in zijn assortiment opnemen. Ook contracten met brouwerijen kunnen de keuze van het assortiment beperken.

De laatste twee genoemde criteria, concurrentie en wettelijke voorschriften, noemen we ook wel omgevingsfactoren. Je kunt er als onderneming niet rechtstreeks invloed op uitoefenen, maar je hebt er wel mee te maken! Denk bijvoorbeeld aan de wettelijke voorschriften voor roken en het schenken van alcohol.

1.1AssortimentsgroepenBinnen de horeca kennen we drie assortimentsgroepen:

1. keuken2. dranken3. logies.

Assortimentsgroep VoorbeeldenKeuken Lunchkaart Lunchgerechten

Dinerkaart VoorgerechtenTussengerechtenHoofdgerechtenNagerechten

Diversen Diverse gerechtenDranken Drank hoog Bier

WijnGedestilleerd

Drank laag KoffieFrisdrankZuivel

Logies Particulier JeugdherbergFamiliehotels

Zakelijk Congresfaciliteiten

2De assortimentsindelingenHet assortiment is de verzameling van gerechten en dranken die een horecagelegenheid aanbiedt voor de verkoop aan zijn gasten. Bij de assortimentsindeling kun je vier dimensies benoemen. Breedte, diepte, hoogte, en lengte.

2.1BreedteEen breed assortiment houdt in dat je veel verschillende productgroepen verkoopt. Denk aan een kaart met voorgerechten, soepen, tussengerechten, hoofdgerechten en desserts. Bij een smal assortiment verkoop je een of enkele productgroepen. Een smal assortiment betekent weinig productgroepen. Bijvoorbeeld alleen soepen, hoofdgerechten en desserts.

2.2DiepteDe diepte van een assortiment wordt bepaald door de volledigheid van het assortiment. Het aantal variëteiten binnen de productgroepen bepaalt de diepte van het assortiment. Denk bijvoorbeeld aan soep. Als een restaurant tomaten-, kippen- en groentesoep op de kaart heeft staan, dan is het assortiment binnen de productgroep soep niet zo diep. Een restaurant met een diep assortiment in die productgroep heeft bijvoorbeeld ook nog ossenstaart-, mosterd-, asperge- en uiensoep op de kaart staan.

2.3LengteLengte betekent in de horeca de voorraad. Door voldoende lengte te hebben, voorkom je dat je ‘nee’ tegen gasten moet zeggen. Omdat veel producten in de horeca een beperkte houdbaarheid hebben, moet je een goede inschatting te maken van de voorraad die je houdt. Te weinig betekent ‘nee’ verkopen en te veel betekent weggooien. Je kunt bij reserveringen al proberen inzicht te krijgen in wat je gasten wensen.

3

Xiang Ling van Chinees Restaurant de Grote Muur krijgt een reservering voor een verjaardagsfeest met 35 volwassenen en 9 kinderen. Hij is blij met de reservering. Hij vraagt aan degene die erover belt wat de plannen zijn. ‘Willen de volwassenen bijvoorbeeld allemaal een kleine Chinese rijsttafel en de kinderen het kindermenu?’ Hij noteert 35 keer een kleine rijsttafel, waarvan een vegetarisch en een zonder vis en negen keer een kindermenu. Dit is handig met inkopen en voorbereiden.

2.4HoogteHoogte staat voor het prijsniveau van je assortiment. Het is een belangrijk onderdeel van je bedrijfsformule en van de gastvrijheidsmix. Het prijsniveau bepaal je niet per gerecht maar voor het hele assortiment. Het prijsniveau bepaalt ook in welke prijsrange een ondernemer zit. De prijsrange zegt in welke categorie een bedrijf met zijn prijsniveau zit.

2.5Vier assortimentsindelingenOp basis van de eerste twee dimensies, breedte en diepte, kun je vier indelingen van het assortiment maken:

1. breed en diep;2. breed en ondiep;3. smal en diep;4. smal en ondiep.

2.6Breed en diepEen horecabedrijf met een breed en diep assortiment heeft veel productgroepen en per productgroep veel keus.

Kenmerken Voorbeeld Voordelen NadelenBrede en diverse doelgroep La Place Groot bereik Hoge voorraadkostenVeel producten, ruime keuze Risico op bederf

2.7Breed en ondiepHorecabedrijven met een breed en ondiep assortiment hebben ook veel productgroepen, maar per productgroep weinig keus.

Kenmerken Voorbeeld Voordelen NadelenMeest voorkomende assortiment in de horeca

Stadscafé/restaurant de Vooruitgang in Eindhoven

Groot bereikAltijd ruime keus

Hoge voorraadkostenRisico op bederf

Brede doelgroep De Colonie restaurantsNiet veel kennis nodig bij de medewerkers (makkelijker opleiden)

De eetcafés De Magneet in de regio Rotterdam

2.8Smal en diepHorecabedrijven met een smal en diep assortiment hebben weinig productgroepen, maar per productgroep wel veel keus.

Kenmerken Voorbeeld Voordelen NadelenSpecialisten Belgian Beer Cafés

Olivier in Utrecht en Leiden

Aanspreken van een gerichte doelgroep

Minder flexibel bij veranderingen

1 type product en daar ruime keuze in hebben

Mexicaanse restaurants Trendgevoelig

Bewuste en gerichte doelgroep

Pizzeria's Meer vakkennis nodig bij medewerkers

4

2.9Smal en ondiepEen horecabedrijf met een smal en ondiep assortiment heeft weinig productgroepen en per productgroep weinig keus.

Kenmerken Voorbeeld Voordelen NadelenKomt voor bij zeer kleine bedrijven

Ouderwetse buurtcafés Weinig voorraad (dus weinig kosten)

Bewerkelijk

Weinig gasten Huiskamerrestaurant met 4 of 5 tafels zonder menukaart

Weinig opslagcapaciteitPer dag inkopen en ook verkopen

3Winstgevendheid van het assortimentEen zeer belangrijk criterium voor het samenstellen van een assortiment is de winstgevendheid ervan. Er moet tenslotte geld verdiend worden. Een veel gebruikte manier om dit te meten, heet menu-engineeringEen hulpmiddel bij het bepalen welke gerechten op de menukaart het beste bijdragen aan de wensen van de gasten en aan de ondernemerswinst.

. Menu-engineering is een hulpmiddel om de gerechten op de menukaart in te delen. Je kunt zien welke gerechten het beste bijdragen aan de wensen van de gasten en aan de ondernemerswinst. Je kunt een excelblad downloaden op de site van het Bedrijfschap Horeca en Catering of op de site van Koninklijk Horeca Nederland. Daarin zijn alle berekeningen geautomatiseerd. Je kunt het principe van menu-engineering toepassen op alle soorten gerechten en je kan het ook gebruiken voor drankenanalyse.

Menu-engineering

Het is eenvoudig om deze analyse uit te voeren. Je hoeft alleen maar de volgende gegevens in te voeren in het excelblad:

de verkoopprijs van het gerecht; de kostprijs (inkoop, inclusief garnituren) van het gerecht; het aantal dat je er gedurende een bepaalde periode van verkocht hebt.

Bij menu-engineering worden gerechten ingedeeld in vier categorieën. Dit gebeurt op basis van brutowinstmarge (verkoopprijs minus inkoopprijs) en het aantal verkochte gerechten:

1. winnaar: gerecht met hoge omzet, hoge brutowinstmarge;2. slaper: gerecht met lage omzet, hoge brutowinstmarge;3. hardloper: gerecht met hoge omzet, lage brutowinstmarge;4. verliezer: gerecht met lage omzet, lage brutowinstmarge.

Als je de gerechten in deze vier categorieën ingedeeld hebt, kun je het volgende doen:

5

winnaars: winnaars zijn de meest waardevolle gerechten van uw bedrijf. Pas deze gerechten bij voorkeur niet aan tenzij je er een goed doordachte reden voor hebt.

slapers: sommige slapers kunnen worden veranderd in een winnaar. Om dit te doen, kun je meer reclame voor het gerecht maken. Ook kun je kijken of een kleine prijsverlaging leidt tot een hogere omzet. Zorg er dan wel voor dat je niet van een slaper een hardloper met een slechte marge maakt. Je kunt slaper ook combineren met hardlopers door ze samen in een dag- of weekmenu te plaatsen.

hardlopers: door de prijs te verhogen of door de inkoop goed na te kijken, kun je proberen van deze gerechten winnaars te maken. Een bekende manier om op hardlopers meer marge te halen, is ze te combineren met bijvoorbeeld slapers (zodat je daar een hoge marge op haalt). Een andere manier is om ze uit te breiden met bijvoorbeeld een drankje.

verliezers: deze gerechten zijn regelrechte losers. Misschien is er iets mis met de prijs-kwaliteitverhouding. Als deze goed en concurrerend is, verhoog dan de prijs. Als je denkt dat een prijsverhoging niet reëel is, moet je missschien stoppen met de verkoop van het gerecht.

3.13.1.1Een paar opmerkingen Het kan voor je klantenbinding of langetermijnimago verstandig zijn om bepaalde

gerechten te handhaven, bijvoorbeeld themamenu’s, seizoenmenu’s of vegetarische menu’s.

Je kunt nooit een menukaart met alleen maar winnaars hebben. Je bent immers je eigen assortiment met elkaar aan het vergelijken. Als er winnaars zijn, moeten er ook verliezers zijn.

De uitkomst van je assortimentsanalyse zou bijvoorbeeld het volgende kunnen opleveren:

6

Inkoopkanalen – Theorie  

Inleiding De relatie tussen horecabedrijf en leverancier is erg belangrijk. De een kan niet zonder de ander. Welke relatie het horecabedrijf en de leverancier hebben, is onder andere afhankelijk van het type horecaonderneming.

De één werkt als kleine zelfstandige en de ander heeft een wereldwijd imperium. Dit betekent dat de inkoopbehoeften ook heel verschillend zijn. De kleine zelfstandige gaat vaak naar lokale groothandels en zoekt zelf naar aanbiedingen die voor hem interessant zijn. Grote bedrijven of concerns opereren vaak nationaal of internationaal en kopen groot in. Hoe groter het bedrijf of concern, hoe meer prijsafspraken men kan maken. Want één doosje wijn kopen is natuurlijk iets heel anders dan een hele pallet of container.

De ondernemer gaat op zoek naar de meest geschikte relatie met de meest geschikte leverancier. Hij zoekt dus naar het juiste inkoopkanaal. Daarbij vraagt hij zich onder andere af of het beter is om zelfstandig in te kopen of om dat in een samenwerkingsverband te doen. Als hij in samenwerkingsverband wil werken, moet de ondernemer onderzoeken welk samenwerkingsverband het meest geschikt is voor zijn onderneming.

Samen inkopen levert korting op!Deze theorie gaat over:

Welke inkoopkanalen en samenwerkingsverbanden er zijn. De alternatieve inkoopkanalen

Let op: in deze leereenheid komen formules voor. Om deze goed op het beeldscherm te kunnen weergeven, is het nodig dat je de plugin MathPlayer installeert op je computer. Deze plugin kun je gratis downloaden via: www.dessci.com

7

1Soorten inkoopkanalen en samenwerkingsverbandenEen horecaondernemer moet eerst inkopen, voordat hij kan verkopen. Hij probeert natuurlijk een inkoopkanaal te kiezen dat voor hem het gunstigst is. Een horecabedrijf kan zijn assortiment op verschillende manieren inkopen. Bijvoorbeeld:

1. via de fabrikant of producent;2. via de groothandel;3. via commerciële samenwerkingsverbanden;4. via een vakbeurs;5. via tussenpersonen;6. via de tussenhandel.

We noemen deze manieren inkoopkanalen. Voor een horecabedrijf is het belangrijk dat de inkoop op juiste wijze verloopt en dat deze zo goed mogelijk aansluit op het ondernemingsbeleid.

1.11. Via de fabrikant of producentBrouwerijen zijn het bekendste voorbeeld van producenten die rechtstreeks aan horecabedrijven leveren. Het kan zijn dat een café een brouwerijcontract heeft. Het café heeft dan afgesproken om bij deze brouwerij al zijn dranken af te nemen.

Andere voorbeelden waarbij direct bij de producent wordt gekocht, zijn:

servies en glaswerk; bedrijfskleding; vers artikelen zoals groente, fruit en eieren.

Horecaondernemers kopen graag rechtstreeks bij de producent vanwege de prijs en versheid van de producten.. Er zijn ook redenen om niet bij een fabriek of producent in te kopen. Omdat:

de horecaondernemer een grote hoeveelheid producten af moet nemen; de betalingsvoorwaarden vaak minder goed zijn; de fabrikanten en/of producten vaak niet zijn ingericht op rechtstreekse leveringen aan

horecabedrijven.

8

1.22. Via de groothandelDe horeca koopt veel in bij de groothandel. De groothandel koopt zelf eerst grote hoeveelheden in bij producent of fabrikant. Daarna verkoopt de groothandel dit in kleinere hoeveelheden aan de klant. De groothandel is voor de horeca een tussenschakel.

De groothandel heeft meerdere functies:

De groothandel overbrugt hoeveelheidsverschillen. De groothandel koopt grotere hoeveelheden in en verspreidt deze in kleinere porties.

De groothandel overbrugt tijdverschillen. Namelijk fabrikant wil namelijk graag zijn geproduceerde spullen zo snel mogelijk verkopen. Dat scheelt hem in de ruimte voor opslag. Maar een horecabedrijf heeft niet de behoefte om grote partijen ineens in te kopen. De groothandel neemt deze grote partijen af en verkoopt zo’n partij daarna in kleinere hoeveelheden door.

De groothandel overbrugt de afstand tussen de producent en het horecabedrijf.

9

De groothandel kan bij meerdere producenten inkopen, waardoor hij een groter en breder assortiment kan bieden aan het horecabedrijf.

Horecabedrijven kopen om de volgende redenen graag in bij groothandels:

De horecaondernemer hoeft niet zelf fabrikanten te benaderen. De groothandel heeft dit al gedaan. De horecaondernemer hoeft minder kennis te hebben van het specifieke vak en van de markt. De groothandel heeft deze kennis in huis en gebruikt deze bij de inkoop. Het horecabedrijf kan bij de inkoop van zijn artikelen gebruikmaken van de kennis die binnen de groothandel aanwezig is.

De groothandel koopt grootschalig in. Hierdoor kan die lagere prijzen bij de producent bedingen. Vaak werkt dit door in de prijzen die de groothandel aan zijn afnemers berekent.

De groothandel levert vaak sneller en goedkoper dan de fabrikant. Want de groothandel is gespecialiseerd in het verzamelen en distribueren van goederen. Veel groothandelsbedrijven hebben toonzalen waar het horecabedrijf het aanbod goed kan bekijken. Uit het assortiment kan hij dan zijn eigen assortiment samenstellen.

1.33. Via commerciële samenwerkingsverbandenHet kan voor een horecaondernemer handig zijn om samen te werken met andere horecaondernemers. De omzet kan bijvoorbeeld groter worden door samen reclame te maken. Of de winst kan groter worden door lagere inkoopkosten, omdat je dat samen doet. In de horeca vind je de volgende manieren van samenwerken:

Gezamenlijke promotie met hetzelfde marketingconcept. Dit gebeurt vaak in de vorm van Franchise. Bij Franchise sluit de horecaondernemer een contract met de eigenaar van een handelsnaam. De horecaondernemer is dan franchisenemer en voert zijn bedrijf in de formule van de franchisegever. Voorbeelden zijn: Mc Donald’s, Kentucky Fried Chicken, Domino’s Pizza, New York pizza’s, Juffrouw Tok.

Gezamenlijke inkoop van producten en diensten. Door met een inkoopcombinatie gezamenlijk in te kopen, kunnen de ondernemers een lagere prijs bedingen.

Gezamenlijke reserveringssystemen in de hotelsector.Er zijn ook nadelen aan commerciële samenwerkingsverbanden:

De horecaondernemer mag de inkoop alleen bij de contractpartij doen. De ondernemer moet een (vaak hoge) bijdrage aan het samenwerkingsverband betalen.

1.44. Via een vakbeursOp vakbeurzen worden de nieuwe trends geïntroduceerd. Wil je als horecaondernemer altijd up-to-date zijn, dan moet je regelmatig beurzen bezoeken. Hier maak je kennis met ‘nieuwe’ producten. Je kunt je goed laten informeren en je kunt er producten kopen. Vaak worden na een bestelling goederen, op een later tijdstip, bij het bedrijf geleverd.

Een aantal bekende beurzen zijn: de Horecava, Horecavakbeurs Brabant, GBB/EFFF Maastricht, Horesca en de Zeeuwse horecabeurs.

10

1.55. Via tussenpersonenIn de horeca heb je verschillende soorten tussenpersonen:

Makelaars. Zij kopen of verkopen niet zelf maar brengen partijen tot elkaar. Er zijn makelaars in producten (koffie, tabak) en in diensten (verzekeringen). Makelaars krijgen meestal een van te voren vastgestelde vergoeding.

Agenten. Zij bemiddelen voor opdrachtgevers bij de totstandkoming van overeenkomsten. Zij krijgen hiervoor provisie. Een agent helpt bijvoorbeeld een café-eigenaar bij zijn onderhandelingen met de brouwer.

Commissionairs; handelen in opdracht van een koper of verkoper. Zij handelen in eigen naam, maar in opdracht en voor rekening van een derde en krijgen meestal een vastgestelde provisie.

1.66. Via de tussenhandelBij de tussenhandel koopt een bedrijf zelf producten in bij de producent, en verkoopt die door aan wie het maar wil hebben. Dat lijkt op een groothandel, maar dit is kleinschaliger. De tussenhandel houd zich vaak bezig met partijen goederen. Een wijninkoper is een voorbeeld van de tussenhandel.

11

Inkoopproces – Theorie  

Inleiding De inkoop is een proces dat niet onderschat mag worden. Men moet zo nauwkeurig mogelijk inschatten wat er per product ongeveer nodig is per dag, week of maand. Dat vereist vakkennis en ervaring. Daarbij komt dat de kosten voor de horecabedrijven de laatste jaren nogal zijn gestegen. Denk aan de stijgende energiekosten, personeelskosten en administratieve kosten. De inkopen zijn samen met de personeelskosten, de kostenposten waarop je nog op redelijke korte termijn invloed kunt uitoefenen.

Deze theorie gaat over:

Het inkopen en bestellen van producten. Hoe de inkoop gedaan wordt en welke factoren daarbij

van belang zijn. Hoe het bestellen geregeld wordt en welke factoren

daarbij van belang zijn.

1

Inkopen en bestellen Een medewerker van Debuut BV licht een tipje van de sluier op met betrekking tot

inkoop en bestellen bij Debuut.

12

“Alle bedrijven van Debuut verzorgen zelf hun bestellingen. Elk bedrijf is anders, ook al is de formule hetzelfde. Neem alleen al het verschil in locatie (stadscentrum, buitenaf of langs een drukke (snel)weg?). Wel maken we natuurlijk centraal de prijsafspraken. Bij het wijzigen van een menukaart bijvoorbeeld maken we doorgaans een minimale bestelafspraak per periode. Zo kan de leverancier scherper kan offreren omdat hij weet hoeveel hij ongeveer nodig heeft voor ons. Zo helpen we elkaar eigenlijk.“

We gaan de onderwerpen inkopen en bestellen eens nader bekijken. Allereerst het

moeilijkste: goed inkopen! 2

De inkoop2.1Het belang van goed inkopenInkopen gaat niet alleen over geld. Naast directe besparingen op de inkoopprijs kan goed inkopen ook indirect meewerken aan een verbetering van het bedrijfsresultaat. Het bedrijfsresultaat kan indirect verbeteren door:

voorraadvermindering verlaging van dervingskosten verkorte doorlooptijden hogere omzetsnelheid brutowinstverhoging grotere flexibiliteit van het horecabedrijf ten opzichte van veranderingen op de markt

2.2Doelen van inkoopInkopen is dus een belangrijke en omvattende taak en heeft drie doelstellingen:

1. Er moet voldoende voorraad zijn. De inkoop moet ervoor zorgen dat ‘nee-verkopen’ niet of nauwelijks voorkomt.

2. Het rendement moet hoog zijn. Dit kan onder andere door: het verlagen van de kosten; het inkopen van grotere partijen; het maken van scherpe prijsafspraken met de leveranciers.

13

Pas op! Lage prijzen leveren niet altijd een hoog rendement. Door een slechte kwaliteit moet je misschien producten weggooien.

3. De inkoop moet zorgen voor betrouwbare leveranciers. Een betrouwbare leverancier levert precies datgene wat is afgesproken, op de juiste plaats en tijd.

2.3De fasen van het Inkoopproces‘Inkopen’ is ervoor zorgen dat:

de juiste goederen, in de juiste kwaliteit, op het juiste moment, tegen de juiste prijs, in de juiste hoeveelheden, op de juiste plaats zijn.

We noemen dit ook wel de 6 J’s.

Deze definitie begint met ‘de juiste goederen, in de juiste kwaliteit’. Daarmee begint ook het inkoopproces. Als je als inkoper niet weet welke goederen er nodig zijn en van welke kwaliteit deze moeten zijn, kun je geen leveranciers zoeken. Voor een plastic horloge voor een peuter moet je een andere leverancier zoeken dan voor een duikershorloge.

Het inkoopproces verloopt volgens een aantal fases.

Standaardfasen van het inkoopproces:1. probleemherkenning;2. het vaststellen van de koopbehoefte (juiste goederen, kwaliteit en dergelijke);3. het onderzoek naar de leveranciers;4. het aanvragen van een prijsopgaaf bij een leverancier;5. evaluatie van de prijsopgaaf (offerte);6. de onderhandeling;7. keuze van de leverancier;8. orderbewaking;9. evaluatie van leveranciers en het inkoopproces.

Het inkoopproces begint bij het ontstaan van een ‘probleem’ (1). Misschien is er wel opeens vraag naar een artikel dat tot dat moment niet in het assortiment is opgenomen. Het kan ook zijn dat de leverancier een nieuw artikel aanbiedt. Als inkoper moet je op de hoogte blijven

14

van ontwikkelingen in de markt. Alleen dan kun je snel reageren op mogelijke noodzakelijke wijzigingen in het assortiment.

Milieu en dierenwelzijn wordt steeds belangrijker voor de gastMeer en meer gasten kiezen voor biologische, eerlijke producten. Niet alleen vanuit persoonlijke overtuiging, maar steeds vaker ook vanuit medische achtergronden. Mensen zijn steeds vaker allergisch, lijden aan overgewicht of hebben een te hoge cholesterolwaarde. Er wordt dus ook meer verlangd van de ondernemer.

Linnen op hotelkamers wordt niet meer standaard allemaal verschoond. Alleen het gebruikte linnen wordt vervangen en door een ‘groene’ wasserij/stomerij gereinigd.

Glutenvrije diëten, koemelkallergieën en vegetarisch eten komt steeds meer voor en wordt ook steeds meer geaccepteerd.

Vanuit deze ontwikkeling kunnen behoeften aan bepaalde producten ontstaan; fase 1 van het inkoopproces.

Na deze fase gaat de inkoper bekijken wat hij nou precies nodig heeft (2). Zodra de inkoper een aantal geschikte leveranciers (3) heeft gevonden, kan hij een offerte (4) aanvragen. Als de offerte aantrekkelijk (5) genoeg is, starten de onderhandelingen.Tijdens de onderhandelingen (6) worden de prijs, de kwaliteit en de leveringsvoorwaarden van de artikelen besproken.

Als alle afspraken met de leverancier (7) zijn gemaakt, worden ze vastgelegd in een inkoopcontract.

Het kan zijn dat de inkoper in het inkoopcontract alles vastlegt, behalve de leverdatum. Een dergelijk contract heet een afroeporder. Daarin staat dat op afroep steeds een bepaalde hoeveelheid wordt geleverd. Dit afroepen noemen we bestellen.

We komen nu in de fase dat alleen de orders nog bewaakt (8) moeten worden. Je controleert of de levering klopt met de bestelling, of het op tijd is geleverd, of er beschadigingen zijn, of het nog vers is, enzovoort.

Het proces van de inkoop nu geregel. Het blijft verstandig om regelmatig te checken of dat proces nog voldoet en naar wens verloopt. Je gaat het inkoopproces (9) evalueren.

3Bestellen

3.1BestelwijzenEr zijn verschillende manier waarop je kunt bestellen. In de horeca kun je bijvoorbeeld:

15

Bestellen via internet (de website van de leverancier) of de mail. Veel discotheken, hotels en congresbedrijven doen dat op deze manier.

Bestellen via de fax. Sommige restaurants en zaalbedrijven bestellen nog via de fax. Bestellen per telefoon. Dat doen vooral cafés Restaurants bestellen liever niet

telefonisch omdat de kans op vergissingen natuurlijk groot is. Bij onduidelijkheden of vragen over een bestelling, blijft een telefoontje natuurlijk wel handig. Bestellen via de vertegenwoordiger. Vaak krijgt een horecaondernemer bezoek van een commercieel medewerker buitendienst. Hij vertegenwoordigt een groothandel of producent.

Een chef-kok en/of ondernemer kan er natuurlijk ook voor kiezen om de producten zelf bij een leverancier op te halen. Het voordeel hiervan is dat de producten dan het beste beoordeeld kunnen worden.

Groothandels willen graag dat de horecaondernemer geautomatiseerd bestelt via internet. Veel horecabedrijven vinden dit echter dubbel werk, omdat ze eerst in hun magazijn opschrijven wat er nodig is en dit vervolgens moeten overtypen. Daarom investeren veel groothandels in bijvoorbeeld handscanners en uitleesprogramma’s voor de ondernemer, om het bestellen via de computer te bevorderen.

16

3.2Bestel- en voorraadkostenHet aanhouden van voorraad kost geld. Natuurlijk moet alles dat wordt ingekocht betaald worden. Daarnaast blijft de voorraad niet verkocht is, geld kosten. Helaas kun je zonder voorraad niets verkopen dus een gezonde mix van inkoop/verkoop is heel belangrijk voor een bedrijf.

Een goede chef-kok kan niet alleen goed koken en managen, maar moet ook goed kunnen inkopen. Hij moet inschatten hoeveel en welke producten de keukenbrigade nodig.

In een hotel moet een bepaalde basisvoorraad beddengoed en handdoeken zijn. Die voorraad heeft te maken met de bezetting van het hotel, gebruik door gasten, diefstal en slijtage. Ook de prijs van het linnen speelt mee (bestel je 100 handdoeken of 100.000 handdoeken?). De inkoopprijs per handdoek ligt bij 100.000 natuurlijk een stuk lager maar de totale waarde is veel hoger. Een goede hotelmanager houdt rekening met al deze factoren.

De kosten voor het aanhouden van voorraad bestaat uit bestelkosten en voorraadkosten. Bestelkosten zijn kosten die verbonden zijn aan het plaatsen van een bestelling. Bestelkosten bestaan voornamelijk uit loonkosten en administratiekosten.

Voorraadkosten zijn kosten die ontstaan uit het aanhouden van voorraden. Deze voorraadkosten worden ook wel de drie R’s genoemd. De drie R’s zijn:

ruimtekosten rentekosten risicokosten

RuimtekostenRuimtekosten zijn de kosten van een magazijn. Hier wordt de voorraad tijdelijk opgeslagen. Voorbeelden van ruimtekosten zijn:

17

huur van het magazijn onderhoudskosten (bijvoorbeeld schilderwerk) afschrijvingskosten van stellingen en transportmiddelen energiekosten, zoals koeling en elektra kosten van het magazijnpersoneel

Binnen de horeca wil men het liefst een zo klein mogelijk magazijn. Als het kan gaan vers artikelen rechtstreeks de keuken in en ook van andere goederen worden geen grote voorraden aangehouden. Je begrijpt waarom, dat scheelt in de ruimtekosten.

RentekostenDe goederen die het horecabedrijf inkoopt, kosten geld. Die voorraad levert geen geld op zolang de goederen in het magazijn liggen. De opgeslagen voorraad is dus in feite een investering. Het geld van de ondernemer zit vast in de voorraad.

Het kan ook zo zijn dat de ondernemer geen geld hoeft te lenen. Dan is er sprake van renteverlies. Want het geld dat in de voorraad is geïnvesteerd, had ook op de bank kunnen staan en zo rente kunnen opleveren. Deze rente loopt de ondernemer dan mis.

RisicokostenEr zijn risico’s bij het aanhouden van voorraden. Deze risico’s kunnen geld kosten. Het grootste risico binnen een restaurantbedrijf is natuurlijk bederf. Maar ook diefstal door eigen personeel kan een risico zijn.

3.3Relatie tussen bestel- en voorraadkostenAls een bedrijf een kleine voorraad heeft, dan moet er vaker bij een leverancier besteld worden. Gaat het bedrijf een grotere voorraad heeft, dan hoeft er minder besteld te worden. Bestel- en voorraadkosten hebben dus invloed op elkaar:

Een grote bestelling brengt relatief lage bestelkosten en hoge voorraadkosten met zich mee.

Een kleine bestelling brengt relatief hoge bestelkosten en lage voorraadkosten met zich mee.

18

De horecaondernemer moet dus een goede balans vinden tussen de voorraadkosten en de bestelkosten. Deze moeten samen opgeteld, zo laag mogelijk zijn zonder dat hij moet nee-verkopen.

BestelsystemenVoor een bestelsysteem waarbij de voorraadkosten en bestelkosten samen opgeteld zo laag mogelijk zijn, zijn twee factoren van belang:

de bestelfrequentie: het aantal keren dat je bestelt per periode (bijvoorbeeld per week) de bestelgrootte: de hoeveelheid te bestellen producten

De bestelgrootte is op zijn beurt weer van een aantal factoren afhankelijk:

de levertijd het koopgedrag van de consument de vastgestelde maximumvoorraad de veiligheidsvoorraad

19

LevertijdDe levertijd van een product is een belangrijke factor. Een brouwerij levert bijvoorbeeld één keer per week aan een café. De inkoper houdt daar rekening mee bij het bepalen van de bestelgrootte.

KoopgedragSoms neemt de vraag naar een bepaald product door een bepaalde reden toe Bijvoorbeeld de vraag naar wild neemt toe, omdat het wildseizoen is geopend. Je past de bestelgrootte van dat product daarop aan. Doe je dat niet, dan loop je het risico op een nee-verkoop aan gasten.

MaximumvoorraadVoor de producten in een assortiment wordt een maximumvoorraad vastgesteld. Die voorraad is afhankelijk van de te verwachten afzet en de levertijd. Het is immers niet de bedoeling dat het dak van het magazijn eraf gaat.

De veiligheidsvoorraadDe omzet van de meeste producten wisselt per week. De ene week worden bepaalde producten meer verkocht dan in een andere week. Het is dan moeilijk vast te stellen welke voorraad nodig is om nooit ‘nee’ te verkopen. Het aantal producten dat in de onderneming aanwezig is om aan de schommelingen in de vraag te voldoen, noemen we de veiligheidsvoorraad.

Horeca-inkoop kan honderden miljoenen euro’s goedkoper

Persbericht 16 september 2005Horeca-inkoop kan honderden miljoenen euro’s goedkoper Woerden/Enschede, 16 september 2005 - Vandaag presenteert Jeu Claes, directeur van Koninklijk Horeca Nederland op een bijeenkomst van Foodservice Network in Enschede, een ambitieus plan dat in 2015 moet leiden tot een geavanceerd inkoopproces met minder kosten voor ondernemers en producenten/leveranciers.Het plan voorziet in de oprichting van de ‘Horeca Smart Chain’ met als doel het ontwikkelen van een gecoördineerde inkoop en logistiek in de keten tussen leveranciers en de horeca. Daarnaast wordt een kennis- en ervaringsplatform opgericht die de ondernemers ondersteunt in het inkoopproces. De Horeca Smart Chain wordt eigendom van de horecaleveranciers, ondernemers en Koninklijk Horeca Nederland. Het plan is ontwikkeld in samenwerking met bureau Foodstep, TNO en KPN.De horeca in Nederland is zeer divers met verschillende bedrijfstypes met nog meer verschillende werkwijzen. Er is een enorme keuze aan producten die enerzijds in smaak en anderzijds in portionering verschillen. Ondanks deze diversiteit aan bedrijven en producten komt het bestelproces vrijwel altijd op hetzelfde neer. Koninklijk Horeca Nederland denkt dat in dit complexe proces grote kansen liggen om het rendement voor ondernemers én leveranciers te verbeteren. De horeca heeft een totale inkoopwaarde van 3,2 miljard.Koninklijk Horeca Nederland is stellig overtuigd dat door efficiency van het inkoopproces de kosten kunnen afnemen. Wanneer horecaondernemers 1 keer minder per week bestellen levert

20

dit in de keten een totale besparing van 194 miljoen euro op. Onderzoek heeft uitgewezen dat zowel l2everanciers als horecaondernemers voldoende mogelijkheden zien om direct rendement uit de inkoop te halen.“Een droom die werkelijkheid wordt wanneer dit plan draagvlak krijgt bij de leveranciers en horecaondernemers”, aldus Jeu Claes. “Met dit plan gaan we gezamenlijk in één stap de 21ste eeuw in met enorme kostenbesparingen voor beide partijen en waar uiteindelijk de consument baat bij heeft”.Samengevat bevat het plan de volgende uitgangspunten: Ondernemers bestellen via een geautomatiseerd systeem waarin precies kan worden

aangeven welke producten nodig zijn (prijs en condities zijn vooraf transparant vastgesteld)

Afnemers en leveranciers maken vooraf afspraken over de bestelfrequentie en de aflevertijden.

De logistieke kosten per levering zijn transparant opgesteld. Ondernemers kunnen bonussen verdienen als zij met de leveranciers ideale aflevertijden afspreken.

Grondstoffen worden geleverd in op maat gemaakte verpakkingen. De geleverde producten worden niet meer gecontroleerd op de kwaliteitsaspecten omdat

per product controleerbare specificaties zijn ontwikkeld en vastgesteld. Kassa’s registreren de verkoop, muteren de voorraad en leveren vervolgens een nieuwe

theoretische bestelling, gecorrigeerd aan de verwachte bedrijfsdrukte. De producten worden vooraf elektronisch aan de leverancier betaald.

Bron: Koninklijk Horeca Nederland

Kortom, op het gebied van inkopen staat de horeca voor nog heel wat mooie uitdagingen te wachten!

21

Leveranciers beoordelen – Theorie 

Inleiding Het welslagen van een horecabedrijf wordt bepaald van de kwaliteit van het product. Onafhankelijk van het soort bedrijf, een driesterrenrestaurant of een pannenkoekenhuis, de gast komt niet terug als de kwaliteit van het product niet goed is.

Kwaliteit wordt bepaald door het geheel van producten en diensten die de ondernemer aanbiedt. De producten worden ingekocht bij diverse leveranciers. De ondernemer beoordeelt leveranciers op hun kwaliteit. Een slechte leverancier zorgt voor ontevreden gasten in jouw bedrijf. Het kunnen beoordelen en kiezen van je leverancier is daarom noodzakelijk. De ondernemer moet de kwaliteit die bij zijn bedrijfsformule past bepalen en daarbij de beste leverancier kiezen.

Het kiezen van de juiste leverancier is voor de horecaondernemer een hele klus. In de horeca zijn niet alleen de verkochte producten, maar ook de inventaris heel bepalend voor de kwaliteit van het geheel. Hoe beter een ondernemer zich heeft voorbereid, hoe beter hij een leverancier kan beoordelen. Leveranciers beoordelen leer je door het veel te doen, en door theoretische kennis.

1Leveranciers in de horecaDe horecaondernemer is afhankelijk van veel verschillende leveranciers. Peterselie koop je nou eenmaal ergens anders in dan de keukeninventaris. Je moet als ondernemer de juiste leverancier kunnen vinden.

Verhaaren bv, leverancier van aardappelen, groenten en fruit, (www.verhaaren.nl) is een voorbeeld van een groenteleverancier met een groot assortiment.

De goederen en producten die je nodig hebt om een horecabedrijf te kunnen exploiteren zijn erg divers. Je moet dus als ondernemer van veel markten thuis zijn om een juiste keuze te maken.

Gelukkig is er voor ieder product een leverancier te vinden. De kunst als ondernemer is de juiste te kiezen.

22

Op het internet vind je voldoende aanbod om de juiste leverancier te kiezen.

Enkele voorbeelden van leveranciers:www.sligro.nl

www.hanos.nl

www.vhcjongensbv.nl

www.csu.nl

www.bureaudewit.nl

www.leventi.nl

www.beukhoreca.nl

www.makro.nl

www.lebouille.nl

www.sigmaseafood.nl

www.staplesofficecentre.nl

Op de website van een leverancier kun je vaak een goed beeld krijgen. Bekijk bijvoorbeeld een virtuele tour. Je komt dan meestal meer te weten over de producten en diensten, en over de werkwijze van de leverancier.

Het meest complete beeld van leveranciers krijg je als je vakbeurzen bezoekt. Veel verschillende leveranciers presenteren zich daar. Je proeft dan iets van de sfeer en kwaliteit van het bedrijf, soms letterlijk. De leveranciers zijn in korte tijd onderling goed te vergelijken en dat is tijdwinst. Ook kun je de leveranciers persoonlijk ontmoeten. De keuze voor een leverancier die bij jouw bedrijf past, is dan snel te maken.

23

2Een leverancier beoordelenOm de juiste leverancier te kunnen kiezen, moet de ondernemer weten wat hij wil.

De leverancier die het beste bij een onderneming past, zorgt ervoor dat:

de juiste producten of diensten in de juiste kwaliteit op het juiste moment tegen de juiste prijs in de juiste hoeveelheid op de juiste wijze verpakt op de juiste plaats zijn.

De ondernemer die op zoek gaat naar een leverancier die hieraan kan voldoen, moet zich goed voorbereiden. Bij het beoordelen van een leverancier kun je niet over één nacht ijs gaan. De ondernemer moet criteria formuleren waaraan een leverancier moet voldoen.

Op de site van leverancier Leventi (www.leventi.nl) kun je zien dat ze een uitgebreid assortiment hebben.Criteria waaraan een leverancier moet voldoen, zijn:

service prijs leveringsvoorwaarden versheid product wijze van portioneren wijze van betalen betrouwbaarheid reputatie besteltijden land van herkomst van de producten.

Iedere ondernemer heeft aanvullingen en afwijkingen op deze criteria. Ieder horecabedrijf heeft zijn eigen specifieke bedrijfsformule en doelgroep. De ondernemer moet zijn bedrijfspecifieke criteria voor ieder product bepalen voordat hij contact legt met de leverancier. Dit noem je de productspecificatie.

24

In de productspecificatie van vissoorten kun je de volgende onderdelen aantreffen:

naam product kwaliteitsklasse omschrijving bewerkt of onbewerkt geportioneerd of in zijn geheel koelketen niet onderbroken land van herkomst seizoensafhankelijk paaitijd duurzaamheid.

Een volledige en begrijpelijk uitgewerkte productspecificatie geeft de ondernemer duidelijkheid over de leverancier. Misverstanden over kwaliteit, of levereenheden worden voorkomen.

25

Een inkoopspecificatieEen overzicht met kwaliteitseisen waaraan producten moeten voldoen.

is het volgende overzicht dat een ondernemer moet maken. Dit is een overzicht met kwaliteitseisen waaraan producten moeten voldoen die geleverd worden. In de inkoopspecificatie vind je een beschrijving van:

grootte/gewicht verpakking temperatuur levertijd frequentie kwaliteitsklasse voorbewerkt prijs waar te leveren, bijvoorbeeld in koeling wijze van bijbestellen bij tekorten voorwaarden voor extra levering.

Inkoopspecificatie Bistrosalade, restaurant 'De vergulde aardappel'Verpakking; plastic folie, geseald, luchtdicht, niet vacuüm. In zakken van 2,5 kiloTemperatuur; 04 – 06 ° CLevertijd; 11.30 uurLeverdag; iedere woensdag, (weekvoorraad)Prijs; vaste prijs € 1,15 per kiloAfleveren; in koelcelExtra bestel mogelijkheid; via email of fax, tot 23.00 uur voor aflevering de volgende dagSamenstelling bistrosalade restaurant 'De vergulde aardappel'

Product % Totaalgewicht Snijvorm en dikteWitte kool 28 Julienne 5 mmKomkommer 24 ¼ schijf 4mmPaprika Rood 20 Blok 10 mmWinterwortel 16 Julienne 2 mmRadijs 12 Schijf 4 mmOok bij de inkoopspecificatie geldt, dat begrijpelijk en volledig uitgewerkte specificaties per product voor alle partijen duidelijkheid geven. Vaak is het als ondernemer een hele klus om deze uit te werken, De ondernemer dwingt zichzelf daarmee tot het formuleren van de producten en diensten die hij nodig heeft.

Het is voor de ondernemer belangrijk te weten wat zijn inkoopbudget per gerecht is. Deze is te berekenen via de kostprijsberekeningBerekening van de prijs van een gerecht waarin alle kosten zijn opgenomen, zoals arbeid, inkoopprijs, materiaal.

. Hiermee voorkom je dat inkoopkosten de pan uitrijzen omdat je niet weet hoeveel je maximaal mag besteden aan inkoop. Immers alles moet betaald worden. Voordat je iets kunt betalen moet het (terug)verdiend worden!

LevertijdenEen topleverancier van wild en gevogelte kan niet voldoen aan de aflevertijden van jouw bedrijf. Hij kent alleen vaste aflevertijden met vastliggende bezorgroutes en wijkt daar niet vanaf. De leverancier wijkt hiermee af van de productspecificatie van de ondernemer. De ondernemer heeft de producten niet tijdig binnen om een goede mise en place te kunnen draaien. Wat kan de ondernemer doen?

26

Een horecaleverancier prijst aan wat mogelijk is.

2.1Rapportages leverancierOm meer te weten over de achtergronden, betrouwbaarheid, reputatie, historie of andere bijzonderheden over een leverancier kunnen via het handelsregister van de Kamer van Koophandel rapportages opgevraagd worden.

Met een wachtwoord krijgt de ondernemer toegang tot de volgende gegevens van de bij de KvK ingeschreven organisaties:

uittreksels inzien en bestellen (met daarin adresgegevens, functionarissen en hun bevoegdheden, en andere belangrijke informatie);

historie (met daarin uitgetreden functionarissen, oude handelsnamen, oude adresgegevens en oude bedrijfsomschrijvingen);

deponeringen (met daarin deponeringsdata van o.a. jaarstukken, instemmings- en aansprakelijkheidsverklaringen, verklaringen over fusies/splitsingen, etc.);

in het kort (met daarin adresgegevens, bedrijfsactiviteit(en) en aantal werknemers); concernrelaties (met daarin informatie over de relaties tussen bedrijven:

aansprakelijkheid, 100%-aandeelhouders en bestuurders); jaarrekeningen (met gestandaardiseerde en originele jaarrekeningen).

Door dit te doen voordat je met een leverancier in zee gaat, heb je meer inzicht over betrouwbaarheid, grootte van het bedrijf, eventuele algemene levervoorwaarden en geschiedenis van hem.

2.2Een leverancier selecteren

3Een leverancier selecterenDe selectie van een leverancier is een vaardigheid die de ondernemer moet beheersen, wil hij de gewenste kwaliteit van producten en diensten krijgen die bij de bedrijfsformule passen. De ondernemer kan hierbij niet over een nacht ijs gaan. Immers, de leverancier bepaalt in belangrijke mate de kwaliteit van je bedrijfsformule. De ondernemer moet hierbij een juiste voorbereiding handhaven. Veel ondernemers hebben zich deze vaardigheid eigen gemaakt. Theoretische modellen zijn ontwikkeld, die de ondernemer kunnen helpen bij het maken van een juiste keuze. De eerste stap voor een leverancierselectie is selectiecriteria per product of dienst uitwerken.

Een leverancier selecteer je op grond van criteria gekoppeld aan de bedrijfsformule, bijvoorbeeld,

kwaliteit prijs service betrouwbaarheid reputatie.

27

3.1Vendor Rating SysteemVoor het vinden van de juiste leverancier moeten per product of dienst de selectiecriteria duidelijk geformuleerd zijn.

Een bruikbare methode om een leverancier te beoordelen en te kiezen is het Vendor Rating SysteemMethode om verschillende leveranciers objectief te kunnen vergelijken.

. Dit is een schema waarin je verschillende leveranciers overzichtelijk met elkaar kunt vergelijken en beoordelen. Je noteert de criteria waaraan een leverancier moet voldoen om bij jouw onderneming te mogen leveren. Vervolgens laat je verschillende leveranciers een offerte maken en/of proeflevering doen, die je met een cijfer tussen nul en vijf waardeert. Je zet al deze gegevens in een schema en telt het behaalde cijfer per onderdeel op. De leverancier met de hoogste score is de beste voor jou onderneming. Je hebt door middel van onderlinge vergelijking beoordeeld welke leverancier het beste bij je past.

Vendor rating systeemVoorwaarden Service Prijs Reputatie Betaalwijze Totaal

Leverancier A 0Leverancier B 0Leverancier C 0Leverancier D 0Met een goed vendor rating schema kun je de beste leverancier kiezen.

Vendor rating is een objectief systeem waarbij voor de onderneming belangrijke criteria van leveranciers met elkaar vergeleken worden. Een beïnvloeding door een presentje of een snel verhaal van de leverancier wordt hiermee voorkomen.

Een handige ondernemer maakt in excel een eigen schema dat gebruikt kan worden bij vendor rating. Dat kost weinig tijd en is altijd terug te vinden als het goed geregistreerd wordt in de bedrijfsbestanden. Je kunt op die manier per jaar bijhouden of de leverancier wel zo goed blijft als hij aanvankelijk was.

3.2Onderhandelen met de leverancierNadat een keuze is gemaakt voor een leverancier, ga je met onderhandelen over de toekomstige samenwerking. Deze onderhandelingen moeten door de ondernemer zo zakelijk mogelijk worden gevoerd. Doe je dit niet en worden gesprekken amicaal, dan loop je als ondernemer het risico, dat je niet voldoende serieus genomen wordt. De richtlijn voor de onderhandeling zijn de productspecificaties. Deze vormen de rode draad van het gesprek.

De onderhandelingen met leveranciers moeten er toe leiden, dat volgens de door jou opgestelde specificaties, tegen een gunstige prijs op de juiste tijd en plaats geleverd wordt.

4Afspraken maken met de leverancierNadat een keuze voor een leverancier is gemaakt komt de ondernemer tot bedrijfsspecifieke afspraken.

Iedere leverancier wil graag zijn routing en logistieke lijnen, (lees bezorgen en afleveren) zo efficiënt mogelijk inrichten. Het kan dan zijn, dat jouw bedrijf in zijn bezorgroute op een verkeerd tijstip ligt. Hoe wordt dat opgelost? Maak daar afspraken over die de eigen bedrijfsvoering niet in de weg staan.

Gelet op de HACCP-eisen mag bij verse producten een koelketen niet onderbroken worden. De ondernemer moet samen met de leverancier afstemmen wat de beste aflevertijden en frequenties per product zijn.

28

Een leverancier van verse vis komt op zijn ochtendroute langs een horecabedrijf met alleen diner. Het personeel van het horecabedrijf is om 15.00 uur aanwezig. Er is geen mogelijkheid tot gekoelde opslag zolang het bedrijf is gesloten. De verse vis staat van 11.00 tot 15.00 uur buiten onder een afdak bij de keuken.

De productspecificaties zijn niet nagekomen.

Afspraken met leveranciers kunnen gemaakt worden over:

betalingstermijn Aantal dagen of weken waarbinnen een factuur betaald moet zijn.

korting bij contante betaling; emballage/retouren; kwantumkorting

Korting bij afname van een bepaalde hoeveelheid.

bonuskorting

Extra korting naast een normale korting. vaste prijs bij een minimale jaarafname

Een vaste kiloprijs voor versproducten als je een jaar afneemt bij dezelfde leverancier. aflevertijden en frequentie; verpakking; portionering

Bij versproducten, het gewicht en wijze van verpakken.

29

panklaar

Zonder voorbewerking klaar voor bereiding.

controle bij ontvangst; aftekenen pakbon.

De inkoop en productspecificatie laten niets aan duidelijkheid te wensen over. De leverancier die akkoord gaat met de specificaties moet aan zijn afspraken gehouden worden. De kwaliteit van de bedrijfsvoering wordt dan het minste verstoord.

Met een bevestigingsbrief heb je de juiste afspraken op een rijtje.

De ondernemer is klant van de leverancier de wensen van de ondernemer moeten zo veel mogelijk nagekomen worden. De leverancier moet de bezorgtijden, verpakkingen, frequentie zoveel mogelijk aanpassen aan de bedrijfsprocessen en routing van de ondernemer.

4.1BetalingsvoorwaardenOm duidelijkheid te hebben met de leverancier moet de ondernemer afspraken maken over het betalen van de facturen. De betalingsvoorwaarden. Hoe en binnen welke termijnen moet betaald worden?

Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden:

contant automatische incasso per bank.

Contant betalen komt steeds minder voor, maar bijvoorbeeld een jager die eenmalig, bij uitzondering een stuk wild levert, wil dat graag contant ontvangen.

30

Bij automatische incasso worden eenmaal per periode, vaak een maand, de facturen door de leverancier afgeschreven van de bedrijfsrekening. De kortingen voor het afnemen van bepaalde hoeveelheden, speciale acties, retouren en emballage worden per periode in mindering gebracht.

De facturen aan de leverancier kunnen ook per bank betaald worden. Binnen 8 dagen geldt meestal een korting op het factuurbedrag.

In de bestellijst vind je informatie over het assortiment, de prijzen en de betalingsvoorwaarden van de leverancier.

4.2Service Level AgreementIn de horeca is het inkopen van specifieke diensten steeds meer in opkomst. Het betreft diensten die zo specifiek zijn, dat een horecabedrijf niet voldoende kennis in huis heeft om deze zelf uit te voeren.

voedselveiligheid/hygiëne onderzoeken onderhoud/helpdesk ict beveiliging schoonmaak gevels.

Om de afgesproken kwaliteit van deze diensten te omschrijven, gebruik je een zogenaamd service level agreement, een SLA.

31

Welke kwaliteit van diensten wordt geleverd? Voedselveiligheid, waterveiligheid, ongediertebestrijding.

4.2.1Wat is een Service Level Agreement?In een SLA (ook wel Diensten Niveau Overeenkomst of Service Niveau Overeenkomst genoemd) wordt de kwaliteit beschreven van de diensten die worden geleverd. De overeenkomst kan zowel een contract tussen externe als interne partijen zijn. Dankzij een SLA is de ondernemer op de hoogte van de invulling en kosten van de diensten die hij inkoopt en kan de leverancier erop worden afgerekend als hij niet de afgesproken kwaliteit levert.

4.2.2Wat staat er in een Service Level Agreement?In een SLA staat onder andere het volgende omschreven:

omschrijving van de dienst; duur en beëindiging van de overeenkomst; contactpersonen; responsie- en/of levertijd; berekening van tarieven en kosten; wijze van betaling; wijze waarop dienst wordt gemeten; hoe vaak en naar wie toe wordt gerapporteerd; sancties bij niet nakomen van afspraken; hoe om te gaan met eventuele wijzigingen in de dienst; of en onder welke voorwaarden er onder de SLA uit te komen is; eventuele bijzonderheden.

32

Bij CSU kun je een scala aan diensten voor de horeca inkopen

4.2.3Waarom een Service Level Agreement?De geleverde diensten moeten aan bepaalde kwaliteitsvoorwaarden voldoen. Deze voorwaarden staan beschreven in het SLA, een overeenkomst van diensten tussen de leverancier en de ondernemer. Omdat de kwaliteitseisen van de diensten van tevoren worden vastgesteld, is met een SLA eenvoudig te controleren of hieraan wordt voldaan. Op basis van een SLA kan ook een kostenplaatje worden gemaakt zodat van tevoren vaststaat hoeveel geld de dienstverlening gaat kosten. De hoogte van de kosten is afhankelijk van het soort diensten en de invulling ervan. Ook is een SLA geschikt om het kostenplaatje van bestaande diensten in kaart te brengen en eventueel kostenbesparingen door te voeren.

Let opHoud in de gaten of de partij waarvan je diensten afneemt zelf afhankelijk is van derden. Zo kan het voorkomen dat de dienstverlener zijn werk niet kan uitvoeren omdat een andere partij verzaakt. Maak duidelijke afspraken wat te doen in zulke situaties.

33

4.3ContractmanagementSommige producten of diensten worden voor een langere periode tegen een vaststaande prijs afgenomen en geleverd. De voorwaarden en prijs worden vastgelegd in een contract.

4.3.1ProductenVoor producten is sprake van vaste prijzen voor een bepaalde periode (contractprijzen) als grote hoeveelheden van eenzelfde product afgenomen worden.

Friettent Manneken Pis zet per week grote hoeveelheden aardappelen om. Hij maakt op ambachtelijk wijze frites. Deze ondernemer kan met de leverancier van aardappelen een prijs voor zes maanden of langer afspreken.

34

Aardappelen kunnen hier voor een vaste (contract)prijs geleverd worden. Met de leverancier kunnen prijsafspraken gemaakt worden voor een langere periode.

Voordeel voor de leverancier, hij heeft voor een langere periode een vaste afnemer van een bepaalde hoeveelheid aardappelen. Voordeel voor de ondernemer, hij kan de prijs van zijn portie frites gedurende de contractperiode vaststellen. Eventuele prijsstijgingen van aardappelen gedurende de contractperiode zijn voor hem niet van invloed op de verkoopprijs van frites.

4.3.2DienstenSommige diensten worden voor een langere periode ingekocht bij een leverancier. Vaak zijn dit diensten die buiten de kernactiviteiten van een horecaonderneming vallen. Bewaking, ict, schoonmaak, catering.

De horecaonderneming zelf kan daar zelf in termen van omzet ook profijt van hebben.

De Karpendonkse hoeve, een gerenommeerd restaurant in Eindhoven, levert voor alle VIP vluchten vanaf Eindhoven airport de maaltijden.

De contracten worden vaak voor een langere periode, meerdere maanden of jaren aangegaan.

Bij contractcatering wordt de maaltijdverstrekking, op een locatie van een bedrijf of onderwijsinstelling, verzorgd door een externe partij, een bedrijfscateraar.

De specifieke leveringsvoorwaarden van een contract met langere looptijd worden tussen de ondernemer en leverancier vastgesteld en periodiek geëvalueerd en bijgesteld. Bij contracten die langer lopen dan een jaar is het normaal om te evalueren en bij te stellen. Zeker als blijkt dat omzetten, bezoekersaantallen van bijvoorbeeld een bedrijfsrestaurant tegenvallen.

Bij een aantal grote banken verdwijnen veel arbeidsplaatsen. Reden voor de bedrijfscatering en de bank om het contract te evalueren en bij te stellen. Het bedrijfsrestaurant zal immers minder klanten krijgen door het verdwijnen van arbeidsplaatsen.

Met name de vooraf vastgestelde prijzen kunnen als gevolg van externe ontwikkelen om aanpassing vragen.

35

Voorraadbeleid – Theorie 

Inleiding Voorraadbeheer krijgt binnen ondernemingen meestal maar weinig aandacht. Het is vaak een onderschat onderdeel van de bedrijfsvoering in horecabedrijven. Een goed voorraadbeleid kan, net als een goed voorraadbeheersysteem, de spil zijn van een onderneming. Want zonder een goed opgebouwde voorraad kan niet één afdeling functioneren.

Vier oude vrienden dineren bij café-brasserie Archibald Schimmelpenninck. Een van hen bestelt als voorgerecht de Salade Archibald. De ober noteert dat, en de gast verheugt zich al op deze salade met verse kreeft, geschroeide coquilles en gamba’s in rode peper- en knoflookolie. Dan verschijnt de ober weer bij de tafel. Hij vertelt de gast dat de Salade Archibald niet meer kan worden geserveerd: de coquilles zijn op. De gast is flink teleurgesteld, en besluit al mopperend om dan het voorgerecht maar over te slaan. Zijn tafelgenoten doen hetzelfde. Ze vinden het niet leuk om al te beginnen, terwijl hun vriend nog niets krijgt. De conclusie: ‘nee’ verkopen zorgt voor omzetverlies en is slecht voor de reputatie van een bedrijf.

Iedere horecaondernemer heeft voorraad nodig om de continuïteit te garanderen en winst te kunnen maken. Voorraad moet aansluiten bij de omzetsnelheidHet aantal malen dat de gemiddelde voorraad wordt omgezet.

. Dat is de snelheid waarmee gerechten en producten verkocht worden. Voorraadbeleid is een managementinstrument. Met een goed voorraadbeleid voorkomt de ondernemer dat hij zijn gasten ‘nee’ moet verkopen. Aan de andere kant zorgt het er ook voor dat hij niet teveel producten op voorraad heeft.

Let op: in deze leereenheid komen formules voor. Om deze goed op het beeldscherm te kunnen weergeven, is het nodig dat je de plugin MathPlayer installeert op je computer. Deze plugin kun je gratis downloaden via: www.dessci.com

36

1Soorten voorraadVoor een goed voorraadbeheersysteem is het nodig dat de soorten en kosten van de voorraad duidelijk zijn. Binnen de horeca zijn verschillende soorten voorraad te onderscheiden:

Veiligheidsvoorraad. De ondernemer wil geen ‘nee’ verkopen, de voorraad is altijd genoeg tot de volgende levering van een product.

Seizoenvoorraad. Voorraad om in seizoenperioden grote vraag naar een bepaald product op te kunnen vangen.

Strategische voorraad. Voorraad die gehouden wordt, omdat bepaalde producten soms moeilijk te krijgen zijn. Bijvoorbeeld asperges in het begin van het seizoen.

Dode voorraad. Voorraad van producten die niet meer gebruikt worden. Komt binnen de horeca het meeste voor als een nieuwe kaart ingaat. Sommige producten, dranken of halffabricaten kunnen dan niet meer verwerkt worden. Een administratieve methode om (dode) voorraad in beeld te brengen is het maandelijks inventariseren van de hele voorraad. De ondernemer heeft dan per artikel de exacte aantallen in beeld en weet welke artikelen niet aangevuld worden, maar niet uit de voorraad verdwijnen. De dode voorraad. In de horeca zegt men wel: “Dode voorraad is dodelijk”. Want bij teveel dode voorraad, maakt de ondernemer teveel kosten. En kosten drukken de winst en de rentabiliteitDe winstgevendheid van een onderneming, oftewel de mate waarin winst wordt gemaakt

met het geïnvesteerde kapitaal (opbrengsten minus kosten). van de onderneming. Technische voorraad. Werkelijke of fysieke voorraad. De voorraad die een bedrijf in

het magazijn/opslagruimten heeft liggen. Economische voorraad. Voorraad waarover de ondernemer betalingsverplichtingen

heeft en risico loopt. Productievoorraad. Voorraad die na voorbewerking direct bruikbaar is op de werkvloer,

meestal opgeslagen in koellades. Deze voorraad wordt niet opgeslagen in een magazijn of centrale koelcel.

Speculatievoorraad. Voorraad die gehouden wordt omdat de ondernemer een prijsstijging van het product verwacht. Wordt soms bij heel exclusieve grondstoffen of producten gehanteerd zoals verse wintertruffels, verse vanillestokjes of een heel speciale wijn.

37

Dode voorraad.

Voorbeeld van seizoenvoorraadBij strandpaviljoens kan soms een enorme vraag ontstaan naar een populaire drank. Leveranciers kunnen bij extreem veel vraag niet altijd leveren. Heb je als ondernemer genoeg voorraad voor het seizoen, dan hoef je geen 'nee' te verkopen en ben je minder afhankelijk van de leverancier.

Formule voor berekening economische voorraadEconomische voorraad = technische voorraad + lopende inkoopbestellingen – lopende verkooporders.

Voorbeeld van productievoorraadAardappelpuree wordt door een horecabedrijf volgens eigen recept gemaakt. Aardappelen worden na aflevering eerst geschild, daarna gekookt en dan tot puree verwerkt. Dit is ook voorraad. Als de puree bijna op is moeten niet alleen aardappelen, maar ook eieren, melk, boter, zout en kruiden op voorraad zijn of besteld worden.

38

2Kosten van voorraadHet houden van voorraden is voor de horecaondernemer een kostenpost. Hij moet namelijk eerst de producten bestellen, opslaan en zijn leveranciers betalen. Dit kost allemaal tijd en dus geld.

Voorraad is een deel van het kapitaal van de horeca-ondernemer.

Vervolgens kunnen de grondstoffen en producten na bewerking aan de gasten verkocht worden. Pas dan wordt omzet gegenereerd. De investering die de ondernemer in grondstoffen en producten moet doen voordat hij iets kan verkopen is behoorlijk hoog. De kosten van voorraad moeten daarom zo laag als mogelijk worden gehouden.

De kosten van voorraad kunnen enorm de pan uitrijzen ...

39

De kosten zijn te verdelen in:

bestelkosten voorraadkosten.2.1

2.1.1BestelkostenDit zijn de kosten die te maken hebben met het bestellen van de voorraad. Zoals:

bellen of mailen met de leverancier; zelf inkopen bij de groothandel; ontvangen en opslaan op een verantwoorde manier; prijzen controleren; controle kwaliteit en kwantiteit; betalingen; verwerking.

De uren die hiermee gemoeid gaan, moeten meegenomen in de voorraadkosten. Er zijn niet veel ondernemers die weten hoeveel tijd ze besteden aan de voorraad. Toch is het de moeite waard om uit te zoeken hoeveel uur het je per week kost.

Een horecaleverancier is iedere zondagochtend geopend voor de ondernemers. Zij kunnen tekorten na een onverwacht drukke zaterdagavond aanvullen. De leverancier heeft ook een bezorgdienst die dezelfde ondernemers wekelijks bevoorraad. Iedere zondag is het er een komen en gaan van meestal dezelfde ondernemers. Het is gezellig, er is verse koffie en de meesten gaan met een “pakje boter” terug naar hun bedrijf. Reken je deze tijd om in geld, dan besef je als ondernemer dat jouw voorraadbeleid niet goed is. Zeker niet als je daar iedere zondagochtend aanwezig bent.

2.1.2VoorraadkostenVoorraad houden kost geld, uitgedrukt in drie termen (De Drie RRR’en):

Ruimte. Alle voorraad moet in een aparte ruimte worden opgeslagen. Rente. Over het geld waarmee je de voorraad betaalt, ontvang je geen rente. Risico. De voorraad kan onverkocht blijven. Er kan ook schade aan de voorraad of de

opslagruimte ontstaan. Diefstal is ook een risico. De gestolen producten zijn wel betaald, maar kunnen niet verkocht worden en moeten daarom opnieuw worden ingekocht. Diefstal kan door derden gebeuren, maar helaas ‘lenen’ eigen medewerkers ook wel eens iets van de ondernemer en vergeten dat vervolgens terug te geven.

Dit kan een risico zijn van voorraad. Wie gaat dat betalen?

40

Andere kosten die met voorraadbeleid te maken hebben, zijn ook de kosten van het ‘nee’ verkopen, de zogenaamde lost sales gemiste omzet

. Deze worden meestal niet gezien als voorraadkosten, maar moeten daarin wel meegenomen worden.

2.2ServicegraadDe horecaondernemer wil de gasten zo min mogelijk nee verkopen. Het wel of geen nee verkopen wordt bepaald door de servicegraad die je als ondernemer wil bieden.

Servicegraad is de mate waarin een horecaondernemer uit voorraad wil en kan leveren.

De servicegraad die een ondernemer wil hanteren is afhankelijk van de kosten en baten die daarmee gepaard gaan.

Soms wil een horecaondernemer een product in huis hebben dat niet veel verkocht wordt. De concurrent heeft het product niet in zijn assortiment en daarmee kun je extra gasten trekken.

Andersom kan ook, een horecaondernemer wil een bepaald product juist niet in huis hebben omdat het te weinig verkoopt en de gasten die dat product willen passen niet in het bedrijf.

De servicegraad die de ondernemer wil bieden bepaald mede de kosten van de voorraad.

3Voorraad op peil houdenDe moeilijkste vraag op het gebied van voorraadbeleid voor de horecaondernemer is: wat is de juiste voorraad en hoe kan ik deze het beste aanvullen?

Daarvoor is het nodig, dat de voorraad op de juiste manier aangevuld én besteld wordt. Twee handelingen in één zin, maar niet zo eenvoudig uit te voeren als ze hier in één adem genoemd worden.

41

3.1Aanvullen van de voorradenEr zijn verschillende manieren om voorraden aan te vullen.

3.1.1FIFODe meest bekend methode is het FIFO-systeemSysteem om de voorraad zo aan te vullen, dat de oudste voorraad als eerste gebruikt wordt. FIFO staat voor: first in first out.

. De letters FIFO staan voor first in first out, of in goed Nederlands: eerst in eerst uit. Dat wil zeggen: de producten die als eerste binnenkomen moeten als eerste gebruikt worden. Voor het aanvullen van de voorraad heeft dat als consequentie dat alle producten die zijn opgeslagen naar voren in de stellingen worden gezet. De nieuwe producten worden van achteraf bijgevuld zodat de eerst binnengekomen producten als eerste gebruikt worden.

3.1.2Aanvullingsmethode zonder productieWorden producten rechtstreeks uit de voorraad verkocht, dan moet deze aangevuld worden als de veiligheidsvoorraad is bereikt. Deze methode is meer afhankelijk van de bedrijfsformule en werkprocessen.

3.1.3Aanvullingsmethode met productieOok deze methode is meer afhankelijk van de bedrijfsformule en werkprocessen.Worden producten verkocht na een voorbewerking, dan moet bekend zijn wat de benodigde tijd [glossery-enter]doorlooptijd is van de productie. De voorraad bestaat dan uit twee delen:

Één deel productievoorraad. Dit is de voorraad die meteen gebruikt wordt voor het samenstellen van gerechten. Bijvoorbeeld: verse zalm wordt gefileerd en geportioneerd voor de gebakken zalmfilet die op de kaart staat. Als de productievoorraad bijna verbruikt is, wordt deze aangevuld uit de veiligheidsvoorraad. De zalm moet bij de veiligheidsvoorraad aangevuld worden.

Één deel veiligheidsvoorraad. Deze dient om de productievoorraad aan te vullen als die verbruikt is. Deze is opgeslagen in centrale ruimten en moet altijd voldoende zijn om de productievoorraad aan te kunnen vullen.

3.1.4Aanvullingsmethode op basis van bestellingDeze methode van aanvullen wordt gestuurd door bestelde en verkochte producten, en is dus ook weer afhankelijk van de bedrijfsformule en de werkprocessen. De methode wordt het meeste gebruikt bij partycatering. Bij de verkoop of bestelling van een partij of feest worden de daarbij behorende producten besteld. Niet eerder en ook niet meer dan de hoeveelheid die nodig is. Er is geen sprake van een veiligheidsvoorraad, omdat per feest of partij heel nauwkeurig berekend kan worden wat de bestelhoeveelheden zijn.

42

Productievoorraad moet altijd aangevuld kunnen worden uit de veiligheidsvoorraad!

3.2Leveranciersprogramma’sVoorraadbeleid is een serieus onderdeel van de bedrijfsvoering en niet iets dat de ondernemer er zomaar even bij kan doen. De leveranciers hebben daar op ingespeeld en ontwikkelden bedrijfsspecifieke inkoopsystemenSysteem bestaande uit verschillende stappen, fasen, of onderdelen die te maken hebben met de manier waarop de inkoop van goederen binnen een bedrijf wordt uitgevoerd.

en voorraadbeheerssystemen Systeem waarmee in een bedrijf de voorraad op peil gehouden en tijdig aangevuld wordt.

. Deli XL heeft voor zijn afnemers een speciaal programma ontwikkeld: Bestel XL. Dit is voor vaste klanten kosteloos te gebruiken heeft als voordeel, dat alles online besteld kan worden. Zie DELI XL, Bestel XL. Sligro werkt met SLIMIS. Een speciaal voor en door Sligro ontwikkeld programma. Zie: Sligro slim is plusDoor deze systemen te gebruiken, worden producten automatisch en op tijd aangevuld. Voordeel van deze systemen is dat de voorraad altijd op peil is. Een nadeel is dat de ondernemer hiervan alleen gebruik kan maken als de leverancier het totaalassortiment kan en mag leveren.

43

Ieder gewenst uur van de dag kun je online bestellen.

Maak met een leverancier per product of artikel een inventarisatie hoeveel per week nodig is. Maak afspraken wat de mogelijkheden zijn voor tussentijds leveren bij extreme onverwachte drukte. Wat zijn de bezorgdagen, welke mogelijkheden tot online bestellen zijn er? Soms kan het raar lopen in de horeca en is het heel belangrijk om rare momenten zoals ‘s nachts of op een feestdag een bestelling te kunnen doen. Houd daar rekening mee bij je keuze voor een leverancier.

44