© Gietema & Kotteman Deel 2 11 maart 2014 Contra-sabotage “Bewust voorkomen en bestrijden van...

© Gietema & Kottemanwww.projectsaboteur.com

Deel 2 11 maart 2014

Contra-sabotage

“Bewust voorkomen en bestrijden van projectsabotage”

www.projectsaboteur.com2

Ingewikkeld?

Welnee:

Een voorbeeld

En: het is meetbaar


Notariskantoor: Organisatie en project

OrganisatieGebaseerd op integriteit en betrouwbaarheid

Ongeloof tav Sabotage

Veel vertrouwen in de medewerkers

ProjectVernieuwing 10 jaar oude IT

RolOpdrachtgever is de directeur/eigenaar van het notariskantoor

Uitvoerder / Projectmanager is de huidige IT Beheerder


Notariskantoor: Wie

SaboteurUitvoerder / Projectmanager is de huidige IT Beheerder

EigenschappenGeniet een grote mate van vertrouwen in de organisatie

Inflexibel

Maandelijks inkomen

Geen verandering gewenst

Gemakzuchtig

Positie staat onder druk

Kenner van het oude systeem

Onmisbaar voor de organisatie

Nog een aantal jaren te gaan tot zijn pensioen

Heeft zich niet ontwikkeld in zijn vak


Notariskantoor: Wat

De kapstok voor sabotage wordt hem geboden door het ongeloof van zijn opdrachtgever

Door de rol van projectleider heeft hij alle middelen ter beschikking;

Onderneemt actie:Zorgt voor een snelle start zonder plan (“Dit moeten we pragmatisch aanpakken”)

Blokkeert vergaderingen, veel vragen en acties;

Geen akkoord op de planning;

Huurt een zeer theoretische Architect in;

…

www.projectsaboteur.com6 6

Audit rapport notariskantoor (As is)

Symptomen:

Project loopt uit;

Project resultaten worden niet goedgekeurd;

……

Oorzaken:

De requirements zijn niet goedgekeurd;

Het plan is niet goed gekeurd;

Kwaliteit architect sluit niet aan bij behoefte;

...

Wat

zou

er a

nder

s moe

ten?


Audit rapport notariskantoor (To be)

Symptomen:

Project loopt uit;

Project resultaten worden niet goedgekeurd;

De requirements zijn niet goedgekeurd;

Het plan is niet goed gekeurd;

Kwaliteit architect sluit niet aan bij behoefte;

Oorzaken:

Er is geen rekening gehouden met de persoonlijke belangen en mogelijkheden van de IT-beheerder:

Kennis;

Invloed;

Behoefte aan zekerheid en stabiliteit.


Notariskantoor: Maatregel

MAATREGEL:Bied een escape: vervroegd pensioen (met behoud van pensioenopbouw):

Neem nieuwe IT-manager aan, die wordt PL

Huidige IT-manager wordt inhoudelijk specialist.

Bedreiging is weg, dus kennisdeling

www.projectsaboteur.com9 www.projectsaboteur.com 9

Aanpak : Contrasabotage

CompanyRisk

Profiling

ProjectRisk

Profiling

RoleRisk

Profiling

ResourceRisk

Mapping

Social

Project

Control

RiskProfile

SocialProjectControl

RiskAnalysis

Social

Project

Control

Plan

Social Project Control Program

Social Project Control AssessmentMintzberg

Maslow

Prince 2

Stake holder

analysis

Organisatie kenmerken:Omvang, Profit-nonprofit, Handel, distributie, Financiële dienstverlening, Ervaring met projecten, Succes rate, Bureaucratie

Projectkenmerken:Omvang, Organisatie change, Technologie, Aanleiding project (Als gevolg van fusie, bezuiniging, noodzaak), …

Rolkenmerken:Wat gebeurt er met de rollen als gevolg van het project: minder functies, wijziging van functie, afdelingsreductie etc

Betrokkenen:Wie worden geraakt (bedreigd) door het resultaat, wie zijn er nodig voor het leveren van het resultaat.


Organi-

satie

Het onderzoek: hulpmiddelen

Project

Gebeur-

tenissen

Project-

verloop

Ra

ndv

oor

waa

rde

nW

erk

elij

khe

id

OnderzoekRollen

Spelers

Mogelijk-

heden

Shareholders

media

suppliers

publiek

Klanten

Andereprogramma’s

business

vakbonden

overheid

Top management

project

Shareholders

media

suppliers

publiek

Klanten

Andereprogramma’s

business

vakbonden

overheid

Top management

project

Stakeholder Analysis

CompanyRisk

Profiling

ProjectRisk

Profiling

RoleRisk

Profiling

ResourceRisk

Mapping

CompanyRisk

Profiling

ProjectRisk

Profiling

RoleRisk

Profiling

ResourceRisk

Mapping

Social

Project

Control

RiskProfile

Social

Project

Control

RiskProfile


RiskAnalysis


RiskAnalysis

Social

Project

Control

Plan

Social

Project

Control

Plan

Social Project Control ProgramSocial Project Control Program

Social Project Control AssessmentSocial Project Control Assessment

Project Control Assessment Tool

ProCat1

Social Project Facts Analysis

Er is sprake van een extreme hoeveelheid wijzigingen

De scope verandert continu; nieuwe specialisten krijgen de ruimte om de scope te wijzigen

Stukken worden niet beoordeeld; de specialisten/ gebruikers hebben geen tijd

Vergaderingen over de oplossing, de requirements of andere inhoudelijke aspecten eindigen altijd met meer vragen dan dat zij begonnen

Iedere bedachte oplossing wordt gepareerd met een serie van onoplosbare problemen

De specialisten komen met niet valideerbare blokkades

Er worden geen besluiten genomen/vastgelegd in de stuurgroep

Discussies worden steeds gevoed met nieuwe problemen

Discussies worden voornamelijk gevoerd over de aanpak en niet over het resultaat

Benodigde specialisten worden aan het project onthouden t.b.v. ‘belangrijker’ projecten

Procedures worden gebruikt om de besluitvorming te blokkeren

Formele vergaderschema’s blokkeren de besluitvorming

Rapportages tonen geen issues of extreem veel issues (rapportage buiten de bandbreedte)

Rapportages leiden niet tot oplossingsmaatregelen

Frequent wisseling van projectmedewerkers

Er wordt veel om uitleg gevraagd naar aanleiding van geruchten

Er worden regelmatig besluiten genomen als gevolg van niet formele rapportages

Executie is begonnen met een niet vastgestelde scope

Requirements voor het resultaat ontbreken

Ontwerpen worden niet goedgekeurd

Wanneer er geen goedkeuring is voor het ontwerp wordt er toch gebouwd

De gebruikers stellen geen eisen aan het eindresultaat

Extreem veel wijzigingen

Akkoorden op (tussen) resultaten ontbreken

Samenstelling/Mandaat stuurgroep; de ‘echte’ beslissers zitten niet in de stuurgroep

Businesscase ontbreekt

Akkoord op de opdracht ontbreekt

Akkoord op de planning ontbreekt

Plan is onvolledig

Financiën voor het project worden niet gedekt door de afdelingsbudgetten

Verantwoordelijkheden zijn niet benoemd

Formele communicatielijnen zijn niet vastgelegd





























Plan is onvolledig




Ver

loo

pG

ebeu

rten

is

Proces Resultaat

ProCat1

DNB


Nieuwe accenten in het toezicht •Meer en beter kapitaal •Liquiditeit die ook beschikbaar is

Sterkere buffers in de financiële sector •Houdbare bedrijfsmodellen en strategieën •Toezicht op governance en beloningsbeleid

Meer vooruitblikkend toezicht •Focus op de macro-prudentiële dimensie Versterking macro-prudentieel toezicht •Snel en doelgericht ingrijpen •Voldoende onafhankelijk, maar ook accountable •Internationale samenwerking •Thematisch toezicht

Nieuwe toezichtaanpak •Een breed inzetbaar crisisinstrumentarium

DNB


Het belang van governance, gedrag en cultuur •Focus op gedrag achter de ‘cijfers’ •Vooruitblikkend toezicht •Maatschappelijk belang •Beloningsbeleid


Facts Analysis





Plan is onvolledig




























Ver

loop

Geb

eurt

enis

Proces Resultaat


Identificeer de Saboteur

Inventariseer de spelers en hun belangenStakeholder analysis

Benefits analysisBenoem per stakeholder de strategische doelen en de eenvoudiger doelen (kostenbesparing, winst, machtuitbreiding, overleven, ……)

Shareholders

media

suppliers

publiek

Klanten

Andereprogramma’s

business

vakbonden

overheid

Top management

project

Shareholders

media

suppliers

publiek

Klanten

Andereprogramma’s

business

vakbonden

overheid

Top management

project


Integreer de menselijke factor in de projectaanpak

Belangen

Projecten Context

ProjectStart up

ProjectExecutie

Indi

vidu

Team

Org

anis

atie

Life cycle

Hum

an fa

ctcr Analyse/

Rapportage

Analyse/ Rapportage

Analyse/ Rapportage

Analyse/ Rapportage

Analyse/ Rapportage

Analyse/ Rapportage

Analyse/ Rapportage

Analyse/ Rapportage

Analyse/ Rapportage

Informeel -> Formeel:

Monitor tijdens het project:

Het verloop en de gebeurtenissen;

Hoe mensen er in zitten;

Neem adequate maatregelen o.b.v. de uitkomst

Project OrganisationAssessment

Pre-project Assessment

Project-monitoring

Assessment


Maatregelen

Projectsabotage heeft een negatief effect op de business case en op het projectresultaat.

Selecteer de contra-sabotagemaatregelen op basis van hun bijdrage aan de business case: (de financiële schade van het niet nemen van een maatregel verminderd met kosten van de maatregel = winstbijdrage van de maatregel)

Preventieve maatregelen zijn het meest effectief. Correctieve maatregelen zijn minder effectief, veelal is er al schade opgelopen. Let op waar je aan de bel trekt!


Dus

Herken ze

Analyseer het krachtenveld.

Stel vast of er sabotagemotieven zijn. Wie kan deze motieven hebben?

Analyseer (patronen!) uitgebreid voor aan de bel te trekken.

Bepaal welke positie de saboteurs innemen.

Leg samenwerkingsverbanden bloot.

Neem financieel verantwoorde maatregelen.

Integreer project contra-sabotage in de projectaanpak, liefst van tevoren.

Gebruik het Control Assessment Tool

© Gietema & Kotteman Deel 2 11 maart 2014 Contra-sabotage “Bewust voorkomen en bestrijden van...

Documents

Transcript of © Gietema & Kotteman Deel 2 11 maart 2014 Contra-sabotage “Bewust voorkomen en bestrijden van...