Mulder Performance Consultants

Selma Mulder

Europe ©

Herkent u dit?

Europe ©

Heeft U altijd tijd tekort?

Europe ©

Gestressed om wat U niet gedaan krijgt?

Europe ©

Bereikt U in uw werk écht wat U zou willen?

Europe ©

Efficiency?

Meer gedaan krijgen met minder moeite!!

Europe ©

Verbetering “white collar”productiviteit

Productie

Administratie

Vanwaar het enorme verschil?90%

4%

Europe ©

Tegenwoordig hebben we...

• computers• fax apparaten• high speed

kopieerapparaten• voice mail• email

TECHNOLOGIE!

• achterstandenachterstanden• tijdverlies aan tijdverlies aan

papierwerk en emailpapierwerk en email• slechte planningslechte planning• slechte voortgangscontroleslechte voortgangscontrole• onvoldoende gebruik onvoldoende gebruik

van ondersteuningvan ondersteuning• te weinig delegerente weinig delegeren

• persoonlijke chaospersoonlijke chaos• slecht functionerendslecht functionerend

archiefarchief• interruptiesinterrupties• uitsteluitstel• ad hoc werkenad hoc werken

Europe ©

Wat is werkelijk van belang?

VERKEERDE PRIORITEITEN:VERKEERDE PRIORITEITEN:TIJDVERLIESTIJDVERLIES

Europe ©

Uitstel is de neiging

die we allemaal wel hebben,

om dingen die we niet graag

doen op te schuiven.

Wat is UITSTEL?

Europe ©

• persoonlijke chaospersoonlijke chaos• slecht functionerendslecht functionerend

archiefarchief• interruptiesinterrupties• uitsteluitstel• ad hoc werkenad hoc werken

TIJDVERLIESTIJDVERLIES

• achterstandenachterstanden• tijdverlies aan tijdverlies aan

papierwerk en emailpapierwerk en email• slechte planningslechte planning• slechte voortgangscontroleslechte voortgangscontrole• onvoldoende gebruik onvoldoende gebruik

van ondersteuningvan ondersteuning• te weinig delegerente weinig delegeren

VERKEERDE PRIORITEITENVERKEERDE PRIORITEITEN

Europe ©

Ons programma

PEPPP E R S O O N L I J KEE F F I C I E N C YPP R O G R A M M A

Europe ©

PEP

combineert tijdbesparende WERKPRINCIPES

met praktische individuele coaching en is gericht op:

• WERKGEWOONTEN• WERKSYSTEMEN• WERKPLANNING

Europe ©

Wat is PEP?

Dat is de brug tussen technologie, menselijkgedrag en de veranderende werkomgeving

PEP combineert tijdbesparende WERKPRINCIPESmet praktische individuele coaching gericht op:

WERKGEWOONTENWERKSYSTEMENWERKPLANNING

Europe ©

Het PEP-programma

WERKGEWOONTEN

Europe ©

Een proces, dat vaak niet wordt gezien

De meeste mensen zijn zich slechts

vaag bewust van een persoonlijk

werkproces;

En houden zich dus weinig

met dit proces bezig

Europe ©

Het PEP-programma

WERKGEWOONTEN

WERKSYSTEMEN

Europe ©

Informatie kan nu worden...

• GEGENEREERD• GEKOPIEERD• VERZONDEN• GEDUPLICEERD• GEPRINT

MET EEN SIMPELEDRUK OP DE KNOP!

Europe ©

Wist U dat...

De hoeveelheid informatie wereldwijd

iedere 1,5 jaar verdubbelt?

Europe ©

Wist U dat...

Archieven van organisaties iedere 3,5 jaar verdubbelen?

Europe ©

Wist U dat...

“Witte boorden”-medewerkers gemiddeld 10% vanhun werkweek verspillen met het zoeken naar informatie? Dat is dus 6 werkweken per jaar.

Beïnvloedt dituw productie?

Europe ©

Papier- of elektronisch-systeem

Europe ©

Email

Het snelst groeiende

communicatiemiddel

van vandaag

Europe ©

WERKGEWOONTEN

WERKSYSTEMEN

PLANNING

Het PEP-programma

Europe ©

Problemen met de planning?

• te optimistisch• moeite de benodigde tijd

in te schatten• geen rekening gehouden met

onvoorziene omstandigheden

Europe ©

Planning?

Als U niet weet waar U naar toe gaat, dan

brengt iedere weg U naar Rome toe.

Europe ©

Bent U een ‘Post-it’ persoon?

Europe ©

Planning in 3 stappen

1. Doel vaststellen

2. Tijd managen: volgorde bepalen, prioriteiten stellen, werken aan kerntaken

3. Beheer: (elektronische) agendaactielijst, actieplan, weekplan

Europe ©

Beheersmiddelen

• actielijst

• elektronische agenda

• actieplan

• weekplan of maandplan

Europe ©

Managing meerdere prioriteiten

Europe ©

Persoonlijk Efficiency Programma (PEP)

Wat is het niet

• seminar• buiten bedrijf• theoretisch• training• éénmalig• vast agendasysteem• groep

Wat wel

• operationeel• ter plekke• praktisch• coaching• continu proces• maatwerk• individueel

en...

Europe ©

Sleutels voor succes

• individuele begeleiding op eigen werkplek

• follow-up gesprekken over een periode van 4 - 6 maanden

Europe ©

PEP Omvat:

• 2 trainingsdagen met groepssessie

• 4 maal individueel gesprek

• doorlooptijd 4 tot 6 maanden

• intensieve persoonlijke begeleiding

• evaluatie en terugkoppeling

Europe ©

Doelgroep

• zelf prioriteiten stellen

• grote informatiestroom

• grote werkdruk

• drukke agenda

• verhuizing

• flexwerkplek

Europe ©

Welke groepen?

• zes personen per PEP coach

• managers met hun secretaresses of assistenten

• collega’s

Europe ©

Tijdbesparing

Als U 30 minuten per dagbespaart

Dan bespaart U 3 weken per jaar

Europe ©

Tijdbesparing

Als U 60 minuten per dagbespaart

Dan bespaart U6 weken per jaar

Europe ©

Investering

• circa 3 uur per week tijdwinst per cursist, dat is 0,6 uur per dag

• een jaar heeft 220 werkdagen, een tijdwinst van ongeveer 16,5 werkdagen per jaar

• gemiddelde kosten van salaris + werkplek: per jaar € 34.033,-

• voordeel (16,5/220) x € 34.033,- = € 2.552,- per cursist per jaar

• een cursusgroep bestaat uit 6 deelnemers.

• per cursus groep: 6 x € 2.552,-- € 15.312,- bruto opbrengst

Investering in PEP € 7.680,-

Per cursus groep per jaar € 7.632,- netto opbrengst

Europe ©

Terugverdientijd

• besparing per maand:

6 x € 2.552 / 12 € 1.276• investering in PEP € 7.680

Terugverdientijd investering 6 maanden.

Europe ©

Kwantitatieve evaluatie 2002 bij KLM Gemeten effecten bij 9 deelnemers

0,5

1,17

0,78

0,67

0,39

0,89

Overwerk

Post/Email

Info zoeken

Delegeren

Vergadertijd

Kerntaken

gemiddelde besparing

per persoon per week

totaal 4,4 uur

Europe ©

Doelen van PEP

• meer controle krijgen

• verhogen serviceniveau

• verbeteren werkreputatie

• slimmer werken, niet harder

• verbeteren informatie management

Europe ©

Kwantitatieve evaluatie 2002 bij Holland Railconsult Gemeten effecten bij 14 deelnemers

0% 25% 50% 75% 100%

bureau

archief

doe het nu

correspondentie

actie

afspraken

planning

prioriteiten

overzicht

tijd

Europe ©

PP E R S O O N L I J KEE F F I C I E N C YPP R O G R A M M A

Europe ©

Selma Mulder is licensed member of

PEPWoldwide

Europe ©

PEP®PEP®

PEPWorldwide Europe©