Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie

KVAN-dagen, Assen16 juni 2014Erik Saaman (projectleider)

Normenkader, wat is dan nou weer?Lijst met eisen waaraan voldaan moet worden, met als doel:

Overheidsinformatie is vindbaar en bruikbaar voor iedereen die daar recht op heeft, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk.

Aanleiding• Digitale archivering ‘best belangrijk’• Maar er gebeurd nog steeds te weinig • Vele onderzoeken (Rekenkamer, EGI, PBLQ, …)• Toezegging duurzaamheidseisen door minister OCW (2013)• Onderdeel van programma Digitale Taken Rijksoverheid

gezaghebbende bronnen(wetgeving, beleid, standaarden, best practices)

definities

doelbasis

principes

afgeleide principes

regels

onderzoeken

communicatie

community beheerproces

startpunt

Basisprincipes (onder voorbehoud)1. Archiefstukken zijn vindbaar

2. Archiefstukken zijn leesbaar

3. Archiefstukken zijn authentiek

4. Archiefstukken zijn geordend

5. Archiefstukken zijn gemetadateerd

6. Archiefstukken zijn openbaar, tenzij

7. Archiefstukken worden vernietigd of overgebracht

8. Archiefstukken zijn beveiligd

9. Keuzes archiefbeheer op basis van werkproces

10.Het normenkader wordt gehandhaafd

Voor wie en wat geldt het normenkader?• Rijksoverheid als voorschrift (Archiefregeling)• Decentrale overheid als best practice• Tijdelijk en blijvend te bewaren• Vanaf ontstaan t/m vernietiging (niet alleen overgebracht)• Vooral voor archiefvormers• Alle werkprocessen• Alle systemen (niet alleen DMS’en, RMA of e-Depot)• Alle vormen (niet alleen office documenten)• Alle gebruikers (intern/extern, mens/machine)• Beperking: Alleen nieuwe informatie (dus alleen digitaal)

Waarom een (nieuw) normenkader• Structurele aandacht politiek en management ontbreekt• Gemeenschappelijk visie op informatie mist• Nog te veel in hoek van cultureel erfgoed en DIV• Meer centrale besturing gewenst (Compacte Rijksdienst) • Bestaande kaders:

versnipperd

weinig dwingend

onvoldoende digitaal

onvoldoende concreet

onvoldoende toepasbaar

Wat maakt het zo lastig?• Paradigmawijziging (papier digitaal)• Niet alleen de vorm maar ook proces en wensen wijzigen • Kosten en baten op verschillende plaatsen• Belangen in gevaar, mensen raken werk kwijt• Rolverdelingen onduidelijk en in beweging (reorganisaties)• Kennis ontbreekt vaak nog, vooral operationeel• Weinig geslaagde voorbeelden• Taai vraagstuk:

beproefde oplossingen werken niet

daarom ‘lerende’ aanpak

Fasering09-2014: Basis gelegd

11-2014: Conceptversie normenkader

04-2015: Rapportage praktijktoetsen en brede consultatie

07-2015: Definitieve versie normenkader

12-2015: Vaststelling normenkader en afspraken

Mee doen• Meld je aan voor de kenniscommunity:

Ervaringen delen

Discussies

Stukken voor review

Bijeenkomsten

• Binnenkort via Linked-In