MIDOFFICE =MODERNE DIGITALE DIENSTVERLENINGUitwerking vandaag, ideeën voor morgen omtrent dossier-, product- en dienstgericht

werken binnen Steden, Gemeenten en OCMW’s.

Informatisering lokale overheden

In tijd …

Euh … ICT?

“Automatisering behoort niet tot de kerntaken”

“ICT is louter technisch”

“Daarvoor betalen we externe mensen, techniekers”

“ICT kost alleen maar geld”

“ICT is niet HR besparend”

“Werd er meegedacht over de ICT in de organisatie, vanuit die

organisatie/ het beleid? Zo ja, door wie?”

Eerste digitale systemen

Intercommunale samenwerkings-

verbanden

Commerciële IC‟s

Vrije markt vindt Loc Gov ?

Informatisering lokale overheden

Waartoe dient ICT?

Automatiseren van de werkingsprocessen

(verwerkingssnelheid)

Digitale data beschikbaar maken

Automatiseren als een collectieve taak en

verantwoordelijkheid van iedereen(!)

Zijn we klaar voor de uitdagingen waar we voor

staan?

Snellere en efficiëntere dienstverlening?

Veeleisende en steeds “hippere” burger

Beheers- en beleidscyclus?

Waar zit het probleem?

Probleemstelling

De verticale silostructuur zit bij vele besturen stevig

ingeburgerd

Vb: milieupakket, bevolkingspakket, boekhoudpakket, …

Compatibiliteit tussen diverse systemen?!

Vb. personeelsgegevens … zitten in diverse pakketten.

Weten we waar onze informatie zit?

Kennen we de status van een dossier?

Kennen we onze processen?

Zijn ze optimaal?

Zijn ze efficiënt?

verzuilde situatie … wegwerken

Netwerklaag (fiber optic)

Hardwarelaag (virtualisatie)

Datawarehouse

Proceslaag (Business)Horizontale Applicatielaag

OCMWStad

Een potentiële visie …

Rijksregister

Lokaal Bevolkingsbestand

Burgerlijke Stand Ondernemingsloket Technische dienst Sportdienst

SportevenementenOndernemingen Meldingssysteem

Verrijkte Kruispuntbank Ondernemingen

Burger (klant)

Situatie (1)

Rijksregister

Lokaal Bevolkingsbestand

Burgerlijke Stand Milieudienst Technische dienst Sportdienst

SportevenementenMilieuvergunningen Meldingssysteem

Verrijkte Kruispuntbank Ondernemingen

???

Burger (klant)

Situatie (2)

Wat zijn de hinderpalen?

Klant

Voor kwaliteitsvolle dienstverlening

Gegevens zitten verspreid

Kanalen (mail, brief, loket, telefoon) zijn niet op

elkaar afgestemd

Vragen & meldingen van klanten zijn niet

organisatiebreed zichtbaar

Wat zijn de hinderpalen?

Medewerker

Voor een geïntegreerde werkomgeving

We werken al jaren met verticale applicaties

(dienstgebonden applicaties: boekhouding,

bibliotheek,…)

We beschikken niet of nauwelijks over algemene data

(veelvuldig voorkomende data die we moeten

centraliseren)

Persoonsgegevens

Bedrijfsgegevens

We missen vaak de skills om “ruwe” data te benaderen

Wat zijn de hinderpalen?

Beleid

Voor een data-gedreven beleid?

We beschikken niet of nauwelijks over

algemene data

Persoonsgegevens

Bedrijfsgegevens

We beschikken niet over een centrale opslag van

algemene dossiergegevens

Waarover gaat het?

Teveel diverse “databanken” met dezelfde

informatie (historisch gegroeid vanuit deeloplossingen)

Het gaat over gegevens uit elkaar halen.

Personen & Organisaties (in-, extern), Verenigingen, …

Gecentraliseerde gegevens (generisch)

Dossiers (intern/extern)

Metadata binnen de bestaande back-end systemen, de

pakketten (specifiek)

Back-end & Front-end (verticaal)

De creatie van een middenlaag

Midoffice! (horizontaal)

Waarover ging het?

Midoffice?

“Hoofd met de benen leren praten” (Jeroen Brinkman)

diensten met beleid, beleid met diensten

diensten met elkaar

lokale overheid met de burger, burger met de lokale overheid

Gecentraliseerde/generische gegevens

Komen meestal uit de authentieke bronnen (RR, VKBO,

CRAB, …)

Datastroom tussen gewestelijke of federale overheid naar

de lokale overheid.

Er is behoefte aan een gekoppelde Lokale Authentieke

Bron (LAB)

Schematisch

Midoffice versus Architectuur

Organisatie architectuur

Procesarchitectuur

Informatiearchitectuur

Applicatiearchitectuur

Infrastructuurarchitectuur

MidOffice

Maar hoe dan?

We kunnen onze diensten niet sluiten(!)

We kunnen wel onze structuur hertekenen en

stapsgewijs integreren, doorvoeren

De organisatie laten meedenken(!)

Ofwel … Stap durven terugzetten en analyseren

welke informatie we wanneer en waar nodig hebben.

Factoren

Integriteit?!

Redundantie?!

Veiligheid?!

verzuilde situatie … wegwerken

door horizontale lagen te leggen

Netwerklaag

Hardwarelaag

Datawarehouse

Proceslaag (Business)Horizontale Applicatielaag

OCMWStad

De visie

Kerndata?

Informatie aan het werk in uw bestuur of conceptueel – waartoe dient een CRM?

Wat wil …

Burger?

Kwaliteitsvolle dienstverlening

Medewerker vhbestuur?

Een geïntegreerde werkomgeving

Beleidsmaker?

Gegevens om het beleid te

ondersteunen

Zicht op het presteren van de organisatie

Weet u hoeveel

serviceflats er over 10

jaar in uw gemeente

zullen nodig zijn?

Even toetsen …

Weet u hoeveel

personeelsleden

uw organisatie

telt?

Weet u hoeveel

bouwaanvragen in uw

gemeentebestuur momenteel

in behandeling heeft?

Weet u hoeveel

mensen met OMNIO-

statuut in uw

gemeente wonen?

Kent u de

gemiddelde

doorlooptijd van

een

bouwvergunning in

uw gemeente?

Weet u hoeveel

bedrijven zich in uw

gemeentebestuur af-

gelopen maand hebben

gevestigd?

Kent u de

gemiddelde

restfractie in uw

gemeente?

Waar haal ik die informatie dan?

22

Is dit spam?

Is dit wel voor mij?

Door te sturen aan

diensthoofd X

Kopie aan

burgemeester?

Begin van een

serieus probleem

Bij welk dossier hoort dit?

rechtstreeks

onrechtstreeks

Rijksregister

Lokaal Bevolkingsbestand

Burgerlijke Stand Ondernemingsloket Technische dienst Sportdienst

SportevenementenOndernemingen Meldingssysteem

Verrijkte Kruispuntbank Ondernemingen

Burger (klant)

Eerste en Tweede fase

(uitvoering ‘middenlaag’)

Lokale Authentieke Bron + dossier

CRAB (GIS)

Broker (datainterface, translator & triggercapacity)

Broker (datainterface, translator & triggercapacity)

Wat hebben we dus nodig?

• => Broker (vertaling van A naar B)Gegevens opgeslagen op één plaats moeten ter beschikking kunnen gesteld worden op een

andere plaats

• => LAB (lokale authentieke bron)Algemene gegevens worden centraal opgeslagen

• => digitale werkomgevingDossiers moeten tussen

medewerkers en afdelingen kunnen worden uitgewisseld en

doorgegeven

• => dossierkastAlgemene dossiergegevens worden centraal opgeslagen

+ product/dienst (flow & status)

Rijksregister

Lokaal Bevolkingsbestand

Burgerlijke Stand Ondernemingsloket Technische dienst Sportdienst

SportevenementenOndernemingen Meldingssysteem

Verrijkte Kruispuntbank Ondernemingen

Lokale Authentieke Bron + dossier

Burger (klant)

Derde fase

(uitbreiding ‘middenlaag’)

CRAB (GIS)

Applicatiearchitectuur

Welke zijn de belangrijke

componenten?

• Onzichtbare componenten

• Broker (berichtencentrale, gegevensmakelaar)

• LAB: Lokale Authentieke Bronnen

• Zichtbare componenten

• Gestructureerde werkomgeving

• Digitale Dossierkast

Vertalen van A

naar B

Centrale Databank

•Personen

•Bedrijven

•Adressen

CRM, workflow,

…

Wie, wat,

status,…

De toekomst geeft transparantie naar …

Centraal loket zonder confrontatie (kennis) van

de back-endsystemen – de “pakketten” (dit ifv de

statussen van de dossiers)

Beleid de informatie geven mbt de dossiers

(statussen – rapportering)

Burger (PIP of personal information page) –

beveiligd eigen informatie opvragen/geven via een

webpagina “MyLokeren” (ref. MyMinFin)

Andere diensten

MAGDA

Toekomst

Rijksregister

Lokaal Bevolkingsbestand

Burgerlijke Stand Ondernemingsloket Technische dienst Sportdienst

SportevenementenOndernemingen Meldingssysteem

Verrijkte Kruispuntbank Ondernemingen

Beleid (-informatie)Burger (klant)

MyLokeren.be

Lokale Authentieke Bron + dossiers + product/dienst (flow & status)

Centraal Loket / Dienst

Voor de burger?

Voor de medewerker?

Voor het beleid ?

Groeipad(en)

En nu …?

Dus… lessons learnedLiever bescheiden beginnen

met een goed fundament

Dan ongefundeerd grote

gebouwen willen neerzetten

Wat maakt zo‟n project „uitzonderlijk‟?

e-Gov? = “Back to the Backend”

Rekening gehouden met koppelingen Authentieke Bronnen

Rekening gehouden met bestaande backend systemen die specifiek

blijven (! eigen processen)

Opkuisen en in kaart brengen vd datawarehouse (data-elementen)

Niet enkel centraal adressenbestand gecreëerd (alle generische

basisentiteiten incl. metadata)

Dossiers opmaken op de middenlaag (dossier komt immers uit diverse

back-endsystemen).

Product/Dienst uitgewerkt op de middenlaag

+Procesflow (Horiz.Processen),

Statussen naar boven halen (Vert.Processen)

Klaar voor openstandaarden (inter-Gov, intergemeentelijk, …)

Data van overheid naar overheid ! (zonder intermediaire)

Wat maakt zo‟n project „bijzonder‟?

… dan pas de Front-end Niet, louter downloaden van formulieren (e-Gov 1.0).

Niet, louter invullen en opzetten van een nieuwe silo (e-Gov 2.0).

Geen toeters en bellen zonder integratie …

Wel, een geïntegreerde werking van front- en back-end.

Burger (klant)

E-Gov 1.0

E-Gov 2.0

?

Klant / Dossier / Product&Dienst

Uitwerking

V-ICT-OR kan/wil faciliteren

Eerste stap brochure “kennisdata” – bewustwording

Werkgroep shared platform

Buigen rond een crm oplossing

Creatie denktank/stuurgroep

Haalbaarheidsstudies

Standaardisatie van de AB op lokaal niveau (LAB)