Koers bepalen in een bewegend netwerk

nformatievoorziening Kees van den Tempel (Native) en Alinda van Bruggen (WagenaarHoes)

5 februari 2014

www.slimsamenwerkingdag.nl

business 6

Wat houdt u bezig ??

•Als de stelling op het scherm staat is de stemming geopend en kunt u direct uw keuze op het stemkastje maken. •Als u een foute keuze heeft gemaakt voordat de teller op 0 staat, kunt u gewoon nog een keer drukken. De laatste keuze is definitief.

•Let goed op dat het lampje op uw stemkastje (boven toets 1) “GROEN” knippert tijdens het invoeren van uw keuze. Alleen dan is uw stem ontvangen. Bij twijfel kunt u gewoon nogmaals drukken!

Ik ben benieuwd welke vragen ons te wachten staan

A. Ja

B. Nee

C. Ik heb zin in koffie

JaNee

Ik h

eb zin in

koffi

e

0% 0%0%

Ik ben:

A. Raadslid

B. Bestuurder

C. Secretaris/directie

D. Overige

Raadslid

Bestuurd

er

Secreta

ris/d

irect

ie

Overig

e

0% 0%0%0%

In hoeveel samenwerkingsverbanden participeert uw gemeente?

A. Ongeveer 5

B. Ongeveer 10

C. Ongeveer 30

D. Ongeveer 60

E. Meer dan 70

Ongeveer 5

Ongeveer 10

Ongeveer 30

Ongeveer 60

Meer d

an 70

0% 0% 0%0%0%

Weet u welke samenwerkingsverbanden voor uw gemeente de belangrijkste zijn?

A. B. C.

0% 0%0%

A. Ja

B. Nee

C. Weet niet

Hoeveel % van de samenwerkingsverbanden denkt u dat over 4 jaar nog hetzelfde zullen zijn?

1. 2. 3. 4. 5.

0% 0% 0%0%0%

1. 100%

2. 80%

3. 50%

4. 20%

5. Weet niet

Om de nieuwe taken van gemeenten succesvol op te pakken moeten we nieuwe allianties zoeken

1. 2. 3.

0% 0%0%

1. Ja

2. Nee

3. Weet niet

In samenwerking vind ik het belangrijk om te sturen op:

1. 2.

0%0%

1. Bewegingsruimte

2. Voorspelbaarheid

Informatievoorziening en ICT is bedrijfsvoering, maar belangrijk voor veel processen, dus moet besproken worden in de raadszaal

1. 2. 3.

0% 0%0%

1. Ja

2. Nee

3. Weet niet

Een strakke grip op bedrijfsvoering en ICT is belangrijk voor o.a. onze gemeentelijk dienstverlening

1. 2. 3.

0% 0%0%

1. Ja

2. Nee

3. Weet niet

Informatievoorziening is essentieel voor sturing en verantwoording, ook bij samenwerkings-verbanden

A. Ja

B. Nee

C. Weet niet

JaNee

Weet n

iet

0% 0%0%

Privacygevoelige informatie over burgers mag slechts bij uitzondering en onder strikte voorwaarden met partijen worden gedeeld

1. 2. 3.

0% 0%0%

1. Ja

2. Nee

3. Weet niet

De burger moet ervan op aan kunnen dat uitvoeringsorganisaties beschikken over juiste en volledige gegevens als het gaat om zorg, uitkeringen

A. Eens

B. Oneens

C. Weet niet

Eens

Oneens

Weet n

iet

0% 0%0%

Informatievoorziening en ICT moet gewoon werken tegen minimale kosten

A. Ja

B. Nee

C. Weet niet

JaNee

Weet n

iet

0% 0%0%

Op weg naar een nieuwe werkelijkheid

Spanning tussen behoefte aan grip en behoefte aan bewegingsruimte

• Antwoorden op de stellingen tonen aan dat zowel zekerheid en stabiliteit nodig is als ook ruimte om in te spelen op veranderingen in de omgeving

• Wat is een juiste balans?

Opgaven buiten verbinden: tegenstrijdigheid

Veranderende werkelijkheid • Politiek: deregulering; herverdeling taken, bevoegdheden en budgetten

(3D’s); druk op efficiency

• Economie: recessie; transformatie bedrijvigheid en arbeidsmarkt, consumenten-gedrag onder druk, nieuwe vormen ondernemerschap

• Sociaal: demografie (vergrijzing, ontgroening en krimp), voorzieningen onder druk, nieuwe vragen en mismatch in wonen en zorg vragen nieuwe vitaliteit en veerkracht

• Technologie: mogelijkheden diensten anders te organiseren: digitaal, 24/7 etc; plaats- en tijdonafhankelijk samenwerken; veranderende verwachtingen: met name duiden en verbinden van informatie

• Ecologie: aandacht duurzaamheid wordt norm

• Juridisch: nieuwe wettelijke taken en verantwoordelijkheden maar binnen (a) privacy wetgeving (b) EU regelgeving: voorwaarden aan samenwerkingsverbanden

22

Een nieuw perspectief: de gemeente van morgen

• Van gemeentelijke organisatie naar organiseren van resultaat

• Van bestuurskracht (kan de gemeente de opgaven aan?) naar realisatiekracht (kan de samenleving de opgaven aan?)

• Focus eigen organisatie verschuift naar de buitenkant: knooppunten met anderen

– Omgeving voortdurend in verandering. Vraagt om adaptieve organisatie

– Eigen rol bepaald door hoe, samen met andere partijen, het beste resultaat kan worden gerealiseerd. Vraagt genuanceerdere rolkeuze en besturing

“de Google-plus gemeente”

23

De gemeente van morgen: 4 kernbegrippen

• Samenwerking

• Meerschaligheid

• Adaptiviteit

• Rolduidelijkheid

24

Meerschalig samenwerken

25

…in voortdurend bewegende netwerken!

Adaptieve organisatie

• Responsief

• Sensitief

• Vitaal

• Veerkrachtig

• Compact

• Hoogwaardig

• En: ‘immunologisch fit

26

Impact op rollen gemeente

27

Burgerrol Contramal: gemeenterol

Verandering

1 Burger/kiezer Bestuurder Spanning democratische legitimiteit - meest effectieve oplossingen. Bestuurlijke grip op taken die je niet zelf realiseert

2 Klant Dienstverlener 24/7; daily urban systems; zoeken naar consistente benadering van de burger bij verschillende loketten

3 Onderdaan Vergunningverlener / handhaver

Integraler, sneller en efficiënter (doel). Wabo en RUDs

4 Inwoner (gebruiker openbare voorzieningen)

Beheerder openbare voorzieningen

Versmald door afstoten of in de markt zetten. Betaalbaarheid onder druk; zoeken nieuwe arrangementen en PPS

5 Partner / deelnemer lokale gemeenschap

Facilitator lokale gemeenschap

Van verzorgingsstaat > participatie-samenleving. Kanteling. Versmalling basis voor arrangementen. Eigen kracht en maatwerk; rol gemeente meer complementair

6 Partner / gebruiker maatschappelijke voorzieningen

Ontwikkelaar Idem, plus te maken met forse bijsturingen bij partners. Vanaf 2014 intensivering samen-werkingsopgave gemeenten ivm wetswijzigingen volkshuisvesting (Woonvisie)

7 Belastingbetaler Belastinginner Verandering bedrijfsprocessen, shared services en schaalvergroting

Adaptieve organisatie

• Betrokken bescheiden: reageert op dynamiek, zonder alles zelf doen

• Politiek gestuurd: gericht op toegevoegde waarde (‘outcomes’), op realisatie doelen politiek bestuur

• Resultaatgericht: zakelijk (zichtbaar, voelbaar en tastbaar )

• Gevarieerd en flexibel ingericht: passend bij taken/opgaven (burgerrollen) én schaalniveaus en arrangementen

• Intelligent: creatief probleemoplossend en verbindend vermogen

• Op kennis gebaseerd: georganiseerd geheugen, competente (op netwerken gerichte) medewerker

• Buiten/binnen: de randen van de organisatie zijn verbonden met (netwerk)samenleving. De interfaces richten de interne kernen

28

Vormgeven van de samenwerking Evenwicht tussen bestuur en bedrijfsvoering

De verbinding tussen bedrijfsvoering en ICT

Bedrijfsstrategie Middelen

HRM, Cultuur

Management en

organisatie

Processen en bedrijfsvoering

Informatie- strategie

Inform. en appl.architectuur-

standaarden

Functioneel en gegevensbeheer

ICT-strategie

Technische architectuur hard-

software

Technisch beheer

Strategisch (richten)

Tactisch (inrichten)

Operationeel (verrichten)

Bedrijfsvoering Informatie Automatisering

De samenwerkingsladder

De gemeente/ samenwerking als stabiele ruimte

Bedrijfsvoering als stabiele ruimte

• Eenvoudige begrijpelijke dienstverlening (Betrouwbaar) • Internet is het primaire kanaal, de balie op afspraak, naar de burger

(Dichtbij) • Grip op bedrijfsvoering, integraal management, sturen op resultaat

(Leiderschap) • Regievoering, projectmanagement en weinig bestuurlijke drukte

(Governance) • Taakvolwassen, productieve en proactieve medewerkers (Empowerment) • Alles digitaal, weinig interne bureaucratie, plaats- en tijdonafhankelijk

werken (Agile) • Flexibiliteit en modulairiteit in de bedrijfsvoering (Complexiteitsreductie) • Lef bij bestuurders en MT’s om een samenwerking vorm te geven (Visie) • Een voortdurende alertheid om inzicht en overzicht te houden (Balans) • Alignment van persoonlijke, gemeentelijke en samenwerkingsdoelen (Win-

win-win)

ICT als stabiele ruimte (2)

1. Deregulering, procesvereenvoudiging 2. Fit for Purpose & Fit for Use. Keep it Short and Simple (KISS). 3. Gebruik maken van clouddiensten 4. Standaardisatie van processen, software en hardware. 5. Eenmalig vastleggen en meervoudig gebruik van basisgegevens. 6. Hergebruik hardware en software 7. Het gebruik van open source 8. Optimaal contractenbeheer 9. Flexibele schil medewerkers 10. Not Invented Here Syndroom. 11. Best Value Procurement 12. Standaardisatie koppelingen, software systemen en gegevens 13. Verlenging afschrijvingsduur van software en systemen

Samenvatting

• Wat zijn de maatschappelijke opgaven ? – Decentralisaties, bezuinigingen, toenemende complexiteit wet- en regelgeving, Kwaliteit openbare

ruimte, dienstverlening

• Hoe pakken we deze opgaven aan? – Samenwerken, dereguleren, kostenreductie, sociale innovatie bedrijfsvoering, participatie

• Waarom samenwerken als oplossingsrichting? – De grote opgaven vereisen het bij elkaar brengen van expertise, kennis en ervaring : bestuurskracht – Schaalgrootte leidt tot efficiency, Samen zijn we sterker!

• Wat zijn de uitdagingen bij samenwerken? – Geven en nemen, de angst om te veel te geven, desinvesteringen, – Verlies van autonomie, Verlegd bestuur, geen grip, voelt als olietanker

• Hoe kunnen we dit ondervangen? – Stabiele ruimte, immunologisch fit, adaptieve organisatie – Slimme keuzes bedrijfsvoering en ICT in de gemeente en het samenwerkingsverband

• Hoe doen we dit dan voor bijvoorbeeld ICT – Werk met Basisprincipes en Ontwerpprincipes – Implemeneer: Lichte GR, minder bestuurlijke drukte, Cloud, BVP, Lease, HNW, Agile, Scrum,

Standaardiseren, Architectuur, sturen op Outcome

Conclusie?!

Zoveel verandering en behoefte aan flexibiliteit maakt besturen ondoenlijk

A. Ja

B. Nee

JaNee

0%0%

Fuseren is een betere oplossing dan steeds blijven sleutelen aan samenwerking

1. 2. 3.

0% 0%0%

1. Ja

2. Nee

3. Weet niet

38

Dit is niet meer uit te leggen aan de burger

1. 2. 3. 4.

0% 0%0%0%

1. Ja

2. Nee

3. Past juist bij burger

4. Weet niet

39

www.slimsamenwerkingdag.nl

Voorstraat 88 4153 AN Beesd

T: 31 (0)655 172.931 E: info@nativeconsulting.nl www.nativeconsulting.nl