Post on 12-Aug-2020
HandSoft Pro is speciaal bestemd voor de
automatisering van installatiebedrijven.
HandSoft Pro integreert al uw bedrijfs-
processen, zoals artikel- en relatiebeheer,
calculaties, onderhoudscontracten,
werkvoorbereiding, projectadministratie,
bestellingen, kostenbewaking en de
financiële administratie. Dit bespaart
u veel administratief werk, omdat u
elk gegeven maar één keer vastlegt
en alles goed op elkaar aansluit.
Herkent u dit?
Kies dan voor HandSoft Pro:
· Een branchepakket voor zorgeloos automatiseren:
professioneel, betaalbaar en eenvoudig in gebruik.
· LiveUpdate van artikelgegevens via internet.
· Uw bedrijfsprocessen als uitgangspunt waardoor
de handelingen in het pakket voor zich spreken.
· Eenmalig vastleggen van gegevens bespaart tijd.
· Een pakket voor al uw dagelijkse werkzaamheden:
van offerte tot en met de financiële administratie.
HandSoft Pro Bedrijfsomvattend systeem op maat
· Gebruikt u Word of Excel voor uw administratie en
bent u toe aan een branchepakket?
· Stopt de ondersteuning op uw bestaande pakket of
wilt u overstappen naar een modern programma?
· Uw administratie is omslachtig en tijdrovend?
· Vergeet u zaken te factureren en zijn uw
artikelprijzen niet altijd up to date?
· Worden er regelmatig verkeerde materialen besteld
waardoor veel kostbare tijd verloren gaat?
Zorgeloos automatiserenvoor installatiebedrijven
GebruiksvriendelijkHandSoft Pro is zeer gebruiksvriendelijk. De logische
werkwijze en de vele handige functies zorgen ervoor dat
u de mogelijkheden optimaal kunt benutten. Vooral de
bediening van HandSoft Pro, gebaseerd op Internet
Explorer en Microsoft Outlook, maakt het programma
zeer herkenbaar en intuïtief. Op de startpagina zijn de
belangrijkste functies van HandSoft Pro direct te
benaderen. Per document worden interessante
functies en vervolgstappen via een handig hyperlink-
menu aangeboden.
HandSoft Pro kenmerkt zich door de logische
procesmatige manier van werken. Vanuit de calculatie
maakt u offertes, opdrachten, facturen, werkbonnen, de
werkvoorbereiding, kwaliteitsformulieren en
bestellingen. Hiermee stuurt u uw hele bedrijfsvoering.
De basis
StamgegevensVoor het onderhoud van actuele artikelinformatie is
Gilde Software een samenwerking aangegaan met de
website artikelbeheer.nl. Artikelbeheer.nl is een
centrale database voor de installatiebranche. In deze
database worden momenteel meer dan 4 miljoen
artikelen beheerd. Door gebruik te maken van de
koppeling met artikelbeheer.nl bent u altijd verzekerd
van actuele prijzen.
Calculeren is kopiëren Tijdens het calculeren heeft de calculator voortdurend
inzicht in de kengetallen van zijn begroting: zoals
bijvoorbeeld de kostprijzen en marges. Tevens stelt
het calculatiesysteem de calculator in staat bepaalde
aspecten van een project te optimaliseren door een
aantal scenario’s snel door te rekenen. Hiermee wordt
hij in staat gesteld naar een technisch en commercieel
verantwoord eindresultaat toe te werken.
Het basispakket van HandSoft Pro is uit aantrekkelijke
modules samengesteld van calculeren tot en met de
facturering. Daarnaast zijn er aparte modules:
CRM relatiebeheer, de projectadministratie, nacalculatie
en de volledige financiële administratie met open posten
beheer, betalingsverkeer en autorisatie. HandSoft Pro
draait zowel op het Access- als het SQL platform.
Uw eigen HandSoft Pro SysteemHandSoft Pro is modulair opgebouwd. U stelt uw eigen
systeem samen en zo levert uw investering snel
rendement op. HandSoft Pro wordt compleet met voor-
beeldbestanden en standaarddocumenten geleverd,
zodat u snel aan de slag kunt. Desgewenst worden
bestaande gegevens ingelezen. Door de ingebouwde
flexibiliteit zijn documenten, formulieren, de menubalk,
schermen en overzichten aanpasbaar op uw bedrijf.
Onze specialisatie is uw garantie op succes
Efficientie is de complete bedrijfsvoering
Grip op uw organisatie
KwaliteitszorgKwaliteitszorg is een bewustwordingsproces waarbij
klant- en kwaliteitsgericht denken centraal staan.
Aandacht voor kwaliteitszorg is geen luxe, maar een
noodzaak voor ondernemingen om sterk te blijven
staan. Kwaliteit, milieu, arbo aspecten kunnen op een
logische wijze geïntegreerd worden in HandSoft Pro.
Denk hierbij aan checklisten, formulieren, dossiers,
procedures en klachtenafhandeling.
ProjectbewakingIn de projectbewaking boekt u de gebruikte uren,
materialen en overige kosten op een project. Zo bewaakt
u de voortgang en uiteindelijk het resultaat van een
project. U heeft vanuit de urenregistratie grip op de
productiviteit van uw mensen en organisatie. Na het
terugmelden van de werkbonnen worden de uren
automatisch doorgeboekt naar de weekstaten van uw
medewerkers en het onderhanden werk overzicht.
Onderhanden werkDe onderhanden werkoverzichten in HandSoft Pro
informeren u over de financiële voortgang van de
projecten in uitvoering. Dit is belangrijke informatie
voor het aansturen van projecten en de facturering.
Dossiers / CRM / digitaal archiefProjectdocumenten worden opgeslagen in een
digitaal project-, klanten- of leveranciersdossier.
Zo heeft u per project of relatie direct inzicht in alle
relevante documenten. Van alle belangrijke
ontwikkelingen in een project wordt een historie
opgebouwd binnen het dossier. Naast de project-
documenten zijn koppelingen mogelijk met alle andere
digitale (externe) documenten, zoals foto’s, tekeningen,
Word-, PDF- of Excel-bestanden.
Boekhouding In HandSoft Pro Boekhouding voert u de volledige boek-
houding inclusief betalingsverkeer, BTW-aangifte, winst-
en verliesrekening en balans. In HandSoft Pro worden
automatisch boekingen vanuit de projectadministratie
geregistreerd. Alle dagelijkse mutaties worden snel en
efficiënt vastgelegd. Uw financiële administratie kan via
de ‘Auditfile’ (volgens de Belastingdienst geadviseerde
standaard) geëxporteerd worden voor controles door uw
accountant of voor belastingcontroles.
Open posten beheerEen goede bewaking van open posten is van groot belang
voor de liquiditeitspositie van uw bedrijf. HandSoft Pro
biedt ouderdomsanalyses en genereert automatisch
aanmaningen volgens uw debiteurenbeleid.
LogistiekVanuit de opdracht wordt de magazijn- en inkoop-
administratie aangestuurd. Naar aanleiding van
prijsaanvragen bij leveranciers, verwerkt u de prijs-
voorstellen in de definitieve materiaalbehoefte. Van
hieruit genereert u bestellingen en materiaaluitgiftes.
MagazijnHet belang van goed magazijnbeheer wordt door veel
ondernemers ingezien. Toch roepen de inspanningen
voor het beheersen van de materiaalstromen een grote
weerstand op. HandSoft Pro maakt een eenvoudig en
efficiënt voorraadbeheer mogelijk. Door het inzetten van
barcodescanners kunt u efficiënt en foutloos werken.
Ketenintegratie Vanuit het logistieke traject binnen HandSoft Pro
worden bestellingen aangemaakt. Via elektronisch
bestellen worden deze orders door middel van een
vaste procedure direct in het systeem van de leverancier
opgepakt. De bestelbevestiging en eventueel
elektronische factuur zijn de volgende stappen.
Vanuit HandSoft Pro wordt direct vanaf de artikelkaart
via een deeplink een webpagina opgeroepen waar de
leverancier of fabrikant extra informatie over het artikel
aanbiedt. Denk hierbij aan foto’s, tekeningen, montage
instructies en de leverbaarheid.
Service & Onderhoud Voor een duurzame relatie met de klant speelt Service
& Onderhoud een sleutelrol. Alle relevante informatie
van de te onderhouden installaties wordt geregistreerd.
Periodiek onderhoud wordt gepland. Van de uitgevoerde
werkzaamheden wordt automatisch een historie per
installatie opgebouwd. Mogelijkheid van contract-
facturering met jaarlijkse indexatie. Evaluatie van kosten
en opbrengsten per contract.
Mobiele werkbon / Digitale Pen HandSoft Pro is uit te breiden met mobiele
toepassingen. Hiermee worden monteurs langs de
electronische weg voorzien van opdrachtinformatie.
Afgehandelde opdrachten worden via de PDA of de
Digitale Pen teruggemeld, inclusief materiaal- en
urenverbruik, waarmee de basis is gelegd voor een
snelle facturering. Dat is efficiënt werken.
Autorisatie Door toekenning van gebruikersrechten legt u vast
welke gebruikers toegang hebben tot gegevens en deze
mogen wijzigen. Alle mutaties worden bijgehouden in
een logboek per medewerker.
ManagementoverzichtenHandSoft Pro geeft grip op uw bedrijf. Op elk gewenst
moment staan belangrijke overzichten voor uw bedrijfs-
voering ter beschikking. Managementinformatie op maat
voor uw bedrijf zoals periodieke analyses van de omzet,
kosten, uren en resultaten. Analyses per klant(groep),
omzetgroep en medewerker. Grip op activiteiten,
projecten en klanten. Grip op openstaande offertes,
lopende en te factureren opdrachten. Grip op de voort-
gang en de resultaten van uw projecten. Grip op de
productiviteit en het rendement van uw organisatie.
HandSoft Pro wordt de ruggengraat van uw bedrijf.
· Verkoop: acquisitie, relatiebeheer, klantendossier,
registreren van aanvragen, commerciële agenda,
referentielijsten, correspondentie en mailings,
marges bepalen, aanbiedingsprijs vaststellen,
offerte en offerte opvolging.
· Calculatie: beheren basisprijzen en ervarings-
cijfers (normen), bepalen van de hoeveelheden,
kostprijsberekening, bijstellen bestaande
calculaties en voorbereiden offertes.
· Werkvoorbereiding: inplannen werkzaamheden,
uitgeven werkorders en projectdocumenten,
calculaties uitwerken tot magazijnuitgifte en
bestellingen.
· Serviceadministratie: inspecties, onderhoud,
reparaties, planning buitendienst, bewaken en
terugmelden werkbonnen en factureren.
· Projectadministratie: bewaking openstaande
orders, onderhanden werkbewaking, uren-
administratie, mandagenregisters en
(termijn)facturering.
· Inkoop/magazijnbeheer: artikelbeheer, prijs-
aanvragen, bestellingen, ontvangsten, inkoop-
factuurcontrole, voorraadwaardelijst, bestelstatus
en bestelhistorie, voorraad besteladvieslijst en
materieelbeheer.
· Boekhouding: open postenbeheer, aanmaningen,
betalingsverkeer, winst- en verliesrekening, balans,
BTW-aangifte, uitwisseling met accountant en
Belastingdienst.
· Management/directie: kansrijke offertes,
onderhanden werk, te factureren opdrachten,
productiviteit, liquiditeit en rentabiliteit.
OfferteIn HandSoft Pro print of mailt u direct vanuit de
calculatie een op de klant afgestemde offerte. De offerte
kunt u voorzien van foto’s, documenten, berekeningen of
tekeningen. Een professionele presentatie verhoogt
uw scoringskansen aanzienlijk.
AgendaIn HandSoft Pro legt u eenvoudig alle afspraken vast in
de geïntegreerde agenda. Denk hierbij aan service- en
onderhoudswerkzaamheden. Ook commerciële
activiteiten en de opvolging van uitgebrachte offertes
worden gepresenteerd in de agenda. Deze agenda is ook
te synchroniseren met Microsoft Outlook.
WerkvoorbereidingVanuit de opdracht stuurt u met HandSoft Pro de
werkvoorbereiding aan. Ter ondersteuning van de
uitvoering van een project kunt u kiezen uit diverse
formulieren en documenten, met vermelding van
benodigde materialen, tijden en uitvoeringsinstructies.
Werkbonnen / regiewerk / meerwerkMet HandSoft Pro maakt u snel werkbonnen aan om
de uitvoering aan te sturen. Op deze bon noteren uw
medewerkers de verbruikte materialen, werktijden en
kilometers. Er is overzicht van openstaande bonnen en
er wordt niet vergeten om te factureren. Bonnen kunnen
in de agenda worden ingepland.
FactureringEen snelle en juiste facturering is van wezenlijk belang
voor uw bedrijf. De workflow in HandSoft Pro levert
automatisch de benodigde gegevens voor een correcte
factuur. HandSoft Pro kent veel facturerings-
mogelijkheden zoals verkoop op rekening, balieverkoop,
contantbonnen, termijn-, regie-, contract- en verzamel-
facturering.
Rendement
Tijdwinst
Grip
Presentatie
Continuïteit
Zorgeloos automatiseren
HandSoft wordt geleverd door Gilde Software b.v.
Gilde Software b.v. Mercurion 3 Zevenaar Postbus 1196900 AC Zevenaar Telefoon: 0316 – 34 50 50Fax: 0316 – 34 54 58E-mail: info@handsoft.nlInternet: www.handsoft.nl
Installatie van HandSoft Pro Bij de invoering van HandSoft Pro gaat Gilde Software
volgens een gestructureerde project aanpak te werk.
Allereerst wordt in overleg een plan van aanpak vast-
gesteld. Na de installatie van het systeem krijgt u een
eerste instructie van de belangrijkste functies, zodat
u snel met het systeem aan de slag kunt. Bestaande
bestanden worden ingelezen. Lay-outs en lijsten worden
ingericht volgens uw wensen en huisstijl.
OpleidingOm de mogelijkheden van
HandSoft Pro optimaal in te
zetten in uw bedrijf is goede
opleiding van uw medewerkers
van belang. Wekelijks verzorgen
specialisten van Gilde Software opleidingen in een
professionele opleidingsruimte. Weg van de dagelijkse
drukte in het bedrijf kunnen gebruikers zich hier in alle
rust concentreren op de lesstof.
Partner Service OvereenkomstOm uw investering te beschermen sluit u een partner
service overeenkomst (PSO) af. Dit geeft u recht op
(helpdesk)ondersteuning en updates van de software.
Hierdoor kunt u ook na verloop van jaren altijd
beschikken over de meest actuele stand van de
software. Door middel van de website, e-mailnieuws-
brieven, beurzen en gebruikersbijeenkomsten houdt
Gilde Software haar klanten op de hoogte van de laatste
ontwikkelingen.
Meer informatie over onze producten en diensten kunt
u aanvragen bij Gilde Software b.v. of bezoek onze
website: www.handsoft.nl