“FMIS: Lean zonder vlag”

Case-study UZ Gent

Ir. Arch. Marc De Beer

Diensthoofd Infrastructuur

Studie

Studiedag 8 maart 2018“Innovatieve managementtechnieken binnen de technische/facilitaire diensten van zorgorganisaties”

0. Situering kengetallen UZ Gent

00. Stickerboek

000. Vetustiteit

1. Standaardenbeleid en projecten

2. FMIS: Curatief onderhoud

3. FMIS: Preventief onderhoud

4. BIM > As-built > FMIS

5. Toekomst

Programma

0. Situering kengetallen UZ Gent

00. Stickerboek

000. Vetustiteit

1. Standaardenbeleid en projecten

2. FMIS: Curatief onderhoud

3. FMIS: Preventief onderhoud

4. BIM > As-built > FMIS

5. Toekomst

0. Situering kengetallen UZ Gent

5 /

> 6000 medewerkers

480.000 consultaties / jaar

278.500 ligdagen / jaar

> 1050 bedden

42 ha campus

350.000 m² brutto opp.

13.000 lokalen

106 liften

24 hoogspanningscabines

7,5 MW noodgroepen

198 606 m³ waterverbruik/jaar

43 mio kWh elektriciteitsverbruik/jaar

61 mio kWh gasverbruik/jaar

0. Situering kengetallen UZ Gent

00. Stickerboek

000. Vetustiteit

1. Standaardenbeleid en projecten

2. FMIS: Curatief onderhoud

3. FMIS: Preventief onderhoud

4. BIM > As-built > FMIS

5. Toekomst

7 /

Verspilling vandaag

Verspilling Verspilling

Verspilling Verspilling Verspilling

Verspilling

00. Stickerboek (Lean zonder vlag)

0. Situering kengetallen UZ Gent

00. Stickerboek

000. Vetustiteit

1. Standaardenbeleid en projecten

2. FMIS: Curatief onderhoud

3. FMIS: Preventief onderhoud

4. BIM > As-built > FMIS

5. Toekomst

000. Vetustiteit

jaren

Investeringskosten

Investering in Nieuwbouw of totaalrenovatie

PlanbareonderhoudsinvesteringenConditiestaat

daalt

← bouwfase →

onderhouds-investeringen

100% Initieel : Nieuwbouw investering

1,5% tot 3,5 % jaarlijks :

0. Situering kengetallen UZ Gent

00. Stickerboek

000. Vetustiteit

1. Standaardenbeleid en projecten

2. FMIS: Curatief onderhoud

3. FMIS: Preventief onderhoud

4. BIM > As-built > FMIS

5. Toekomst

1. Standaardenbeleid en projecten

jaren

Inve

ster

ings

kost

en

Investering in Nieuwbouw of totaalrenovatie

PlanbareonderhoudsinvesteringenConditiestaat

daalt

← bouwfase→

onderhouds-investeringen

100% Investering

1,5% tot 3,5 % jaarlijks

Organigram Dienst Infrastructuur

12 /

Standaarden-beleid

Oplevering as-built

Onderhouds feedback

DOEL van het standaardenbeleid

13 /

Standaarden/richtlijnen voor nieuwbouw en

renovatieprojecten

Eenvoudigere, meer economische exploitatie

Uniforme en leesbare beleving van de campus en

gebouwen

Voldoen aan de meest recente standaarden en

wetgeving

Verwerking van curatieve onderhoudsinfo.

Bundeling van alle input van UZ-brede interne

stakeholders

14 /

OPBOUW standaardenbeleid

15 /

WERKDOCUMENTEN

Voorbeeld Standaard Lokaalfiche

Identificatiefiche van het lokaal

• Identificatie van het project

• Identificatie van de gebruiker

• Identificatie van het lokaaltype

Geconsolideerde vertaling PvE

• Architecturale en Technische

Lokaaleigenschappen

Totaal: 75 typelokalenWerkdocument voor intern gebruik Dienst Infrastructuur: raadpleegbaar in Idoc

Standaard LF PVE via gebruikersoverleg komen tot Project Lokaalfiches

GEHANDTEKEND DOCUMENT ALS BEKRACHTIGING VAN PVE / PROJECT

Standaardenbeleid

Organigram Dienst Infrastructuur

16 /

Standaarden-beleid

Oplevering as-built

Onderhouds

feedback

0. Situering kengetallen UZ Gent

00. Stickerboek

000. Vetustiteit

1. Standaardenbeleid en projecten

2. FMIS: Curatief onderhoud

3. FMIS: Preventief onderhoud

4. BIM > As-built > FMIS

5. Toekomst

2. FMIS Curatief onderhoud

jaren

Investeringskosten

Investering in Nieuwbouw of totaalrenovatie

PlanbareonderhoudsinvesteringenConditiestaat

daalt

← bouwfase →

onderhouds-investeringen

100% Initieel : Nieuwbouw investering

1,5% tot 3,5 % jaarlijks :

Klantenzijde:

19 /

30.000 meldingen/jaar

6.000 UZ-gebruikers

Géén call-center = 0 FTE !!!(Barnumreclame met o.a. postercampagnes,

intranet, nieuwsbrieven)

Zéér intuïtieve categorieën en meldingssjabloon (via intranet)

Apple- mindset alstublieft !!!

20 /

21 /

22 /

23 /

VOETTEKST24 /

SLA - afspraken

De interne klant zorgt voor: 1. Het kiezen van het juiste meldingssjabloon.

2. Het ingeven van de correcte locatie (bij voorkeur het juiste lokaal).

3. Voldoende terughoudendheid bij het verhogen van de opgegeven prioriteit in het

gekozen meldingssjabloon.

Gegarandeerd aanbod door het Departement Facilitair Beheer:1. Een duidelijke verwachte oplostijd per meldingssjabloon (zie Faci-Link).

2. Bij minstens 80% van alle meldingen wordt de vooraf aangegeven oplostijd gerespecteerd.

3. De verwachte oplostijd en telefoonnummer van de specifieke eindverantwoordelijke voor

uw aanvraag, is steeds consulteerbaar.

Scherm individuele technieker:

27 /

FMIS Rapportering= sturing = verbetercirkel !

Maandelijkse scorebord in werkplaatsen

Maandelijks overzicht vebruiken magazijn (SAP vs FMIS)

Maandelijks overzicht ingave prestaties (SPX vs FMIS)

Overzicht “klachten” (wekelijks)

Maandoverzicht in leverancierscockpit voor externe dienstverleners

Continu op medewerkersniveau: openstaande werkbonnen

28 /

29 /

KPI’s 21/02/2017: detail

0. Situering kengetallen UZ Gent

00. Stickerboek

000. Vetustiteit

1. Standaardenbeleid en projecten

2. FMIS: Curatief onderhoud

3. FMIS: Preventief onderhoud

4. BIM > As-built > FMIS

5. Toekomst

3. FMIS Preventief onderhoud

jaren

Inve

ster

ings

kost

en

Investering in Nieuwbouw of totaalrenovatie

PlanbareonderhoudsinvesteringenConditiestaat

daalt

← bouwfase→

onderhouds-investeringen

100% Investering

1,5% tot 3,5 % jaarlijks

32 /

Aanpak onderhoudsplan : conditiestaatmeting

Aanpak volgens norm NEN 2767 =

Basistabel: De gebouwdelen, ingedeeld volgens de BB/sfb methode.

Voor elk gebrek is er een code opgenomen en wordt er een conditiestaat opgemaakt.

7 aspecten bepaald: o Veiligheid

o Gezondheid & Comfort: toename klachten patiënten

o Medewerkers

o Impact op bedrijfsproces

o Technische vervolgschade

o Beleving, esthetica

o Energiezuinigheid

Per aspect 9 prioriteiten bepaald. (1 tem 9, laagste tot hoogste prioriteit)

Per gebouwcategorie en per aspect worden er prioriteiten en risico’s bepaald.

Risico's: 1 tem 3

o Gering effect / kleine kans / klein risico

o Matig effect / redelijke kans / toenemend risico

o Ernstig effect / grote kans / direct risico

33 /

Conditiestaatmeting bestaande gebouwen :

Aanpak volgens norm NEN 2767 = vertalen van de waar genomen gebreken naar een conditiescore via een gebrekenlijst, foutentabel Basistabel: De gebouwdelen, zowel bouwkundig als technisch, zijn ingedeeld volgens de BB/sfbmethode.Voor elk gebrek is er een code opgenomen en wordt er een conditiestaat opgemaakt.

7 aspecten bepaald: o Veiligheid

o Gezondheid & Comfort: toename klachten patiënten

o Medewerkers

o Impact op bedrijfsproces

o Technische vervolgschade

o Beleving, esthetica

o Energiezuinigheid

Per aspect 9 prioriteiten bepaald. (1 tem 9, laagste tot hoogste prioriteit)

Per gebouwcategorie en per aspect worden er prioriteiten en risico’s bepaald.

Risico's: 1 tem 3Wat is het effect van het niet uitvoeren van onderhoud binnen een termijn van ongeveer 3 - 5 jaar volgens Norm NEN 2767: Conditiemeting van bouw- en installatiedelen:

o Gering effect / kleine kans / klein risico

o Matig effect / redelijke kans / toenemend risico

o Ernstig effect / grote kans / direct risico

Meer Jaren Onderhoudsinvesterings PlanExcel file per gebouw; Ideaal indien zonder effort uit as-built dossier !!!

35 /

Managen van de koelkast = achilleshiel ?

36 /

Oplossing achilleshiel ?

Kies bewust,

… in Change-management opties …

Actieplan

Structuur

Departement / Dienst

Management in actie

Olifantenpaden

Spontaan

Richting zoeken

Medewerkers in actie

TOP DOWN

BOTTOM UP

0. Situering kengetallen UZ Gent

00. Stickerboek

000. Vetustiteit

1. Standaardenbeleid en projecten

2. FMIS: Curatief onderhoud

3. FMIS: Preventief onderhoud

4. BIM > As-built > FMIS

5. Toekomst

Vetustiteit van gebouwinfrastrutuur

jaren

Inve

ster

ings

kost

en

Investering in Nieuwbouw of totaalrenovatie

PlanbareonderhoudsinvesteringenConditiestaat

daalt

← bouwfase→

onderhouds-investeringen

100% Investering

1,5% tot 3,5 % jaarlijks

Building Assembly Modeling

39 /

Building Operation Optimisation Model

BIM ? studiebureaus investeren graag ?

BAM ? aannemers investeren graag ?

BOOM ? bouwheer investeert graag ?

Building Information Modeling

Veel BIM , misschien BAM ….

40 /

…zeer weinig BOOM

Bouwheer draaft mee in het BIM proces

0. Situering kengetallen UZ Gent

00. Stickerboek

000. Vetustiteit

1. Standaardenbeleid en projecten

2. FMIS: Curatief onderhoud

3. FMIS: Preventief onderhoud

4. BIM > As-built > FMIS

5. Toekomst

Vervolg-stappen?

Internet of Things past mogelijk perfect op FMIS

Soft Facility en Hard Facility

BOOM BAM BIM

Open data

Connectiviteit

Robotica

43 /

SOY

Energie

tijdsbesteding

% Vandaag

% Morgen

% Overmorgen

Waarde creatie

Voor uw organisatie

Hypotheek ?En verder … Isbn : 978-90-825-4225-7

Functie

Afdeling of dienst

Universitair Ziekenhuis Gent

C. Heymanslaan 10 | B 9000 Gent

T +32 (0)9 332 21 11

E info@uzgent.be

www.uzgent.be

Volg ons op

IR. ARCH. MARC DE BEER

Diensthoofd

Infrastructuur UZ Gent